Manual Operacao Geplanes

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Telefone/Fax: (31) 3239-4000 - E-mail: [email protected]

MANUAL DE OPERAÇÃO

Jordanna Malena da Silva e Mendonça Lima

Lissandra Clementoni Teixeira

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Agradecimento

O conhecimento de planejamento estratégico envolvido neste projeto é oriundo da

Fundação Ezequiel Dias- FUNED. Desde 2006 vários de seus colaboradores se dedicam

a especificar e homologar este sistema que agora está disponível de forma irrestrita

para toda a comunidade através do Portal do Software Público Brasileiro. Por isto a

agradecemos imensamente à FUNED sem a qual este projeto não seria possível.

Visite o site da Fundação www.funed.mg.gov.br

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SUMÁRIO

1. INTRODUÇÃO ..................................................................................................................................... 4

2. ACESSANDO O GEPLANES .................................................................................................................. 5

3. MENU CADASTRO .............................................................................................................................. 8

3.1 ANO DE GESTÃO ............................................................................................................................... 8

3.2 UNIDADES GERENCIAIS .................................................................................................................. 11

3.3 METAS ........................................................................................................................................... 14

3.4 MEDIDAS ........................................................................................................................................ 17

3.5 INDICADORES ................................................................................................................................. 21

3.6 DETALHAMENTO DO INDICADOR ................................................................................................... 23

3.7 DEFINIÇÃO DO NEGÓCIO ................................................................................................................ 27

3.8 DEFINIÇÃO DE COMPETÊNCIAS ...................................................................................................... 30

3.9 SOLICITAÇÃO DE CANCELAMENTO DE METAS ................................................................................ 32

3.10 AUDITORIA DE GESTÃO ................................................................................................................ 34

4. MENU LANÇAMENTOS ..................................................................................................................... 39

4.1 LANÇAMENTO DE RESULTADOS ..................................................................................................... 39

4.2 DIÁRIO DE BORDO .......................................................................................................................... 43

4.3 TRATAMENTO DE ANOMALIA ........................................................................................................ 46

5. MENU RELATÓRIOS .......................................................................................................................... 53

5.1 PAINEL DE CONTROLE .................................................................................................................... 53

5.2 APRESENTAÇÃO DE RESULTADOS ................................................................................................... 57

5.3 RELATÓRIOS ................................................................................................................................... 60

6. MENU SISTEMA ................................................................................................................................ 61

6.1 ACESSO - AUTORIZAÇÃO ................................................................................................................ 61

6.2 ACESSO – NÍVEL DE ACESSO............................................................................................................ 63

6.3 ENVIAR E-MAIL .............................................................................................................................. 65

6.4 ÁREA DE RESULTADOS ................................................................................................................... 67

6.5 OBJETIVO ESTRATÉGICO ................................................................................................................. 69

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6.6 PARÂMETROS ................................................................................................................................ 71

6.7 UNIDADES DE MEDIDA ................................................................................................................... 73

7. REFERÊNCIAS ................................................................................................................................... 77

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1. INTRODUÇÃO

O Geplanes é um software público, desenvolvido para ser utilizado como ferramenta de

Gestão Estratégica em organizações públicas ou privadas. Suas funções se aplicam desde a

fase do planejamento até a execução estratégica, possibilitando o monitoramento do

desempenho organizacional de ponta a ponta.

Ao aplicar o Geplanes de maneira adequada, o gestor pode monitorar o desempenho dos

objetivos estratégicos, analisar fatores críticos de sucesso, definir prioridades, desdobrar

metas de forma alinhada em todos os níveis funcionais, acompanhar planos de ação, avaliar

resultados apurados periodicamente por meio de indicadores de desempenho, emitir diversos

relatórios gerenciais e gráficos de gestão à vista, dentre outras funções. Além disso, o

Geplanes dispõe de ferramentas da qualidade que permitem o registro e o tratamento de

anomalias ou não-conformidades, promovendo a melhoria contínua da organização.

O objetivo deste manual é servir de referência básica aos usuários iniciantes do Geplanes, a

fim de facilitar o processo de operacionalização do planejamento estratégico, utilizando os

recursos oferecidos pelo software.

Salienta-se a possibilidade de adaptação do Geplanes às particularidades de cada organização.

As demandas devem ser dirigidas à Linkcom Informática Ltda, empresa que desenvolveu o

Geplanes, por meio dos canais de contato disponibilizados em http://www.linkcom.com.br.

Não deixe de ler todas as intruções de uso e segurança antes de iniciar a utilização do

Geplanes.

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2. ACESSANDO O GEPLANES

Para ter acesso ao Geplanes o usuário deverá proceder o cadastramento de login e senha. Ao

acessar pela primeira vez, o usuário deve utilizar os seguintes dados:

LOGIN: admin

SENHA: admin

Após digitar login e senha, clique em

FIGURA 1

Após fazer o login, a tela inicial do sistema será aberta. Nesse ambiente, o usuário terá acesso

ao menu principal de operações, além de visualizar informações consolidadas sobre o número

de unidades gerenciais, metas e indicadores e também mensagens cadastradas pelos usuários

com perfil de administrador.

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FIGURA 2

ATENÇÃO! Já no primeiro acesso, o usuário deverá alterar seu login e senha do Geplanes. Para

tal, deve-se conduzir o cursor até o menu > Acesso > Alterar Senha, conforme

demonstrado na figura 3:

FIGURA 3

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Preencha os dados solicitados, iniciando pela seleção do perfil de usuário (os gestores do

sistema deverão ser cadastrados com perfil de Administrador), depois cadastre a nova senha,

repita a nova senha e no campo “DIGITE SUA SENHA” digitar a senha genérica de primeiro

acesso ao sistema (admin). Clique em .

FIGURA 4

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3. MENU CADASTRO

3.1 Ano de gestão

MENU: CADASTRO >ANO DA GESTÃO

FIGURA 5

O Ano da gestão define o período de um ano de exercício. Reúne o conjunto de metas,

medidas, indicadores e seus desdobramentos, que estão pactuados entre os membros da

organização para o alcance dos mesmos, naquele ano de exercício. O Ano da gestão

compreende o acompanhamento das ações em prol das metas que visam atingir o nível /

conjectura / contexto desenvolvido pelo planejamento estratégico da organização. Um plano

de gestão contempla datas limites para que haja um controle consistente das informações

sobre metas, indicadores e desdobramentos gerenciados.

Para entrar na tela Ano da gestão, vá até o menu Cadastro >> .

Funções disponíveis em Ano da Gestão:

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• Visualizar Ano da gestão: Inicialmente são listados todos os anos de gestão já

cadastrados no sistema. Caso prefira realizar uma pesquisa mais específica, digite o

ano do exercício ou um trecho da descrição e clique em . Serão

mostrados apenas os anos de gestão que atenderem ao critério estabelecido. No caso

do primeiro acesso, seguir passos descritos abaixo em Inserir ano de Gestão.

FIGURA 6

• Inserir Ano da gestão: Clique no botão . Insira o ano de exercício que

deseja trabalhar. Defina datas-limite de criação das metas e dos indicadores para o

ano em questão. Depois determine a data limite para aprovação dos valores base a

serem lançados. Para salvar o ano de gestão cadastrado clique em após o

preenchimento da tela. Para retornar à tela de listagem, clique em .

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FIGURA 7

• Copiar Ano da gestão: Caso deseje copiar as informações do ano de gestão

anterior, como as unidades gerencias, metas, indicadores, etc, o usuário deverá

clicar em .

• Editar Ano da gestão: Clique no ícone e aparecerá a tela de cadastro já com os

dados do ano selecionado. Após editar os dados, clique no botão .

• Excluir Ano da gestão: Clique no ícone e confirme e exclusão. Atenção: ao excluir

um ano de gestão, serão excluídos todos os dados previamente cadastrados, incluindo

unidades gerenciais, metas, indicadores, etc.

Autorizações :

Administrador Outros

Listar e consultar X X

Inserir e alterar X

Excluir X

TABELA 1 – AUTORIZAÇÕES PARA USUÁRIOS DA FUNÇÃO ANO DA GESTÃO

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3.2 Unidades gerenciais

MENU: CADASTRO > UNIDADES GERENCIAIS

FIGURA 8

Unidade gerencial é uma área específica de gestão. Compreende uma área, setor, segmento

ou unidade produtiva da empresa. Pode, ou não, estar subordinada a outra unidade gerencial,

assim como pode possuir várias outras subordinadas a ela. O Geplanes permite a definição da

estrutura hierárquica entre as unidades gerenciais.

Para acessar, o usuário deverá conduzir o cursor até o menu Cadastro >> .

Funções disponíveis em Unidades Gerenciais:

• Inserir Unidade gerencial: Clique no botão . Insira o nome desejado para a

unidade gerencial e determine uma sigla para a mesma. Para designar uma

subordinação entre a unidade gerencial a ser criada e uma outra já existente, clique

em , selecione a unidade gerencial no pop-up e clique em

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. Após o preenchimento de todos os dados necessários, clique em

. Para retornar à tela de listagem, clique em .

FIGURA 9

• Visualizar Unidades gerenciais: Inicialmente são mostradas todas as unidades

gerenciais cadastradas no sistema. Caso deseje realizar uma pesquisa mais específica,

digite o nome e/ou a sigla da unidade gerencial e clique em . Pode-se

também realizar uma pesquisa a partir da subordinação da unidade gerencial. Para

isso, clique em , aparecerá uma janela pop-up. Marque a unidade

gerencial desejada e clique em .

FIGURA 10

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• Editar Unidade gerencial: Clique no ícone e aparecerá a tela de cadastro já com

os dados da unidade gerencial selecionada. Após alterar os dados, clique no botão

.

• Excluir Unidade gerencial: Clique no ícone e confirme. Atenção: serão excluídas

também todas as metas desta unidade gerencial.

Autorizações:


Listar e consultar X X

Inserir e alterar X

Excluir X

TABELA 2 – AUTORIZAÇÕES PARA USUÁRIOS DA FUNÇÃO UNIDADES GERENCIAIS

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3.3 Metas

MENU: ELABORAÇÃO > METAS

FIGURA 11

As metas orientam as ações destinadas ao cumprimento da missão e do plano estratégico de

uma organização. As metas são definidas para cada unidade gerencial e devem ser orientadas

pelo planejamento estratégico e objetivos estratégicos ou baseadas nas medidas definidas

para o alcance de uma meta de unidade gerencial superior. Assim acontece o desdobramento

das metas e o cumprimento individual de cada meta será medido por meio dos indicadores de

desempenho.

Funções disponíveis em Metas:

• Inserir meta: Pré-requisitos: é necessário ter cadastrado um ano de gestão, uma

unidade gerencial e pelo menos um verbo. Clique no botão . Selecione um ano

de gestão já cadastrado. Selecione a Unidade gerencial clicando no botão

, marcando-a no popup e em ou digitando a sigla da

unidade gerencial. Caso a meta a ser criada tenha origem em uma meta da unidade

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gerencial superior, é possível selecioná-la no campo Origem, com isso as medidas

daquela meta serão listadas no campo Medidas origem, onde se pode selecionar a

qual dessas medidas a meta criada estará subordinada. No campo Índice será

determinado o valor para ordenação/indexação da meta quando esta for listada junto

às outras. Selecione no campo Verbo um dos verbos já cadastrados previamente no

sistema (menu Sistema >> Verbos). Determine o nome da meta a ser criada e sua

descrição (detalhamento). O status de uma meta pode variar entre Aguardando

aprovação e Aprovada. Clique em .

FIGURA 12

• Visualizar meta: Escolha um ano de gestão e uma unidade gerencial e clique no

botão . Caso deseje realizar uma pesquisa mais específica, escolha um

verbo e/ou digite um trecho do nome ou descrição e clique em .

• Editar meta: Clique no botão . A tela de cadastro será mostrada com todos os

dados preenchidos. Após alterar os dados desjados, clique em .

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• Excluir meta: Clique no botão . Atenção: serão excluídas todas as medidas dessa

meta.

FIGURA 13

Autorizações:

Administrador Responsável Apoio Outros

Listar e consultar X X X X

Inserir e alterar X X X

Excluir X X

Aprovar as metas a partir do status X X

Inserir, alterar e excluir com a data atual superior

a data limite definida no respectivo plano de

gestão (data limite para distribuição das metas e

indicadores)

X

TABELA 3 – AUTORIZAÇÕES PARA USUÁRIOS DA FUNÇÃO METAS

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3.4 Medidas

MENU: CADASTRO >> MEDIDAS

FIGURA 14

Medidas são as ações definidas para que uma meta seja alcançada. Sendo assim, as metas se

desdobram em uma ou mais medidas. Estas, por sua vez, irão orientar posteriormente a

elaboração de planos de ação.

Funções disponíveis em Medidas:

• Inserir medida: Pré-requisito: meta cadastrada. Clique no botão , selecione

um ano de gestão e a unidade gerencial que deseja cadastrar a medida. Para

selecionar a unidade gerencial, clique no botão , abrirá uma janela pop

up, selecione a unidade gerencial e clique em ou dê um duplo clique

sobre ela. Escolha a meta na qual a medida estará contida e determine um valor para o

seu índice (ordenação). Acrescente o texto explicativo da medida e clique no botão

.

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FIGURA 15

• Visualizar medidas: Clique no botão , caso esteja na tela de cadastro.

Selecione o ano de gestão, a unidade gerencial e a meta da qual deseja visualizar as

medidas, clique no botão .

Editar medida: Clique no botão , altere os dados e depois clique em .

Excluir medida: Clique no botão .

FIGURA 16

Outra forma de inserir medidas é pela tela de cadastramento de metas. Siga os passos

indicados para visualização de meta. Clique no botão Editar.

19




Clique na aba

FIGURA 17

Clique em e preencha os campos “ÍNDICE” e “TEXTO”

FIGURA 18

Autorizações:


Listar e consultar X X X X

Inserir e alterar X X

Excluir X X

Inserir, alterar e excluir com a data atual superior

a data limite definida no respectivo plano de

gestão (data limite para distribuição das metas e

indicadores).

X

TABELA 4 – AUTORIZAÇÕES PARA USUÁRIOS DA FUNÇÃO MEDIDAS

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• Ciclos de revisão: Eventualmente os administradores poderão habilitar um ciclo de

revisão para uma determinada meta e todo seu desdobramento. Assim, as U.G. podem

efetuar modificações nos seus desafios até determinada data.

Inserir / alterar ciclo de revisão: Pré-requisito: É necessário que haja uma meta cadastrada

no sistema e que a data limite para lançamento de valores base (esta data pertence ao ano de

gestão) já esteja ultrapassada.

Na tela de listagem de metas, clique no botão da meta que deseja criar um ciclo de revisão.

Clique na aba . Determine uma data de início e fim para o ciclo de revisão e

clique no botão .

Excluir ciclo de revisão: Clique no botão

FIGURA 19

Autorização:


Listar / Criar / Acesso X

TABELA 5 – AUTORIZAÇÕES PARA USUÁRIOS DA FUNÇÃO CICLOS DE REVISÃO

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3.5 Indicadores

MENU: CADASTRO >> INDICADORES

FIGURA 20

Os indicadores são como termômetros para o gestor, uma vez que medem o desempenho das

unidades gerenciais em suas atividades. O indicador é a forma de mensuração de um

determinado objetivo ou meta. Nessa função do Geplanes, serão cadastrados os indicadores e

serão distribuídos pesos para os mesmos, conforme sua relevância dentro dos objetivos

estratégicos.

Funções disponíveis em Indicadores:

• Inserir indicadores: Pré-requisitos: meta aprovada, objetivos estratégicos definidos,

unidades de medida estabelecidas, áreas de resultado/perspectivas cadastradas.

Selecione o ano de gestão. Clique em para determinar qual a unidade

gerencial desejada com um duplo clique ou selecionando-a clicando em

. Uma lista com as metas já cadastradas aparecerá. Determine o peso

para cada meta, conforme a relevância de cada uma dentro dos objetivos estratégicos

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da organizaç ão, sendo que a soma do peso de todas as metas deverá ser igual a

100. Clique em para criar um novo indicador para a meta. Preencha os

dados pedidos e para criar um novo indicador basta clicar em

novamente. Preencha todos os campos e clique em para fazer o detalhamento do

indicador. Enquanto o detalhamento não estiver completo, o farol ao lado se mantém

vermelho . Obs.: No campo “precisão” deverá ser definido o número de casas

decimais que aparecerão no lançamento de resultados. No campo “tolerância” deverá

ser definido um percentual de tolerância para resultados inferiores ao esperado. Isso

implicará no painel de controle (faróis) que indicarão o estágio em que se encontra o

desempenho daquela unidade gerencial. Ex: se a meta é alcançar 100% de resultado

num determinado indicador, qual é o resultado mínimo que a organização tolera para

aquele indicador?

FIGURA 21

• Excluir indicador: Clique no botão . Clique em para validar todas as

alterações realizadas na lista. Atenção: será excluído qualquer Detalhe do indicador.

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3.6 Detalhamento do Indicador

Contêm todos os atributos de um indicador, sua descrição, fórmula de cálculo,

responsabilidades, mecanismos de controle etc., e abas onde o usuário poderá registrar

informações como: planos de ação, objetivos estratégicos aos quais o indicador se vincula,

valores a serem alcançados (parâmetros – observar unidades de medida), anexos, sub-

indicadores.

FIGURA 22

Funções disponíveis em Detalhamento do Indicador:

• Cadastrar sub-indicadores: esta função só é utilizada quando a unidade

gerencial julgar necessária a criação de indicadores condutores para alcançar

um resultado em um indicador finalístico. Ex.: Indicador finalístico – Índice de

satisfação de clientes; indicador condutor – Percentual de cumprimento de

plano de ação para elevar satisfação de clientes.

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FIGURA 23

• Elaborar plano de ação: Cada indicador pode possuir um plano de ação definido. O

plano de ação detalha as ações a serem executadas para o alcance dos resultados

esperados. Para cadastrar planos de ação clique na aba ; clique no

botão . Insira o texto desejado e clique em .

FIGURA 24

25




• Anexos: cada indicador pode possuir documentos anexos para futuras consultas. Caso

seja necessário anexar algum documento relacionado ao indicador no sistema, como

planilhas, cronogramas, imagens ou outros, clique na aba ; clique no botão

. Escolha um nome para o anexo. Se quiser, escreva uma descrição

para ele. Escolha o arquivo anexo desejado clicando em . Para excluir

anexo clique no botão .

FIGURA 25

• Valores a serem alcançados: Para definir os valores a serem alcançados em cada

período de avaliação do indicador clique na aba ,

preencha os campos com os valores superiores e inferiores. Após aprovação, marque

os campos de aprovação e clique em . Importante: Observar polaridade do

indicador (maior melhor ou menor melhor).

FIGURA 26

26




Após preencher os valores desejados em todas as abas, clique em . Após

completar o detalhamento do indicador, o farol ao lado do ícone de detalhamento

ficará verde .

Salvar a tela de distribuição de pesos e indicadores.

Autorizações:


Acesso à tela X X

Alterar com a data atual superior a data limite

definida no respectivo plano de gestão (data

limite para distribuição das metas e indicadores)

X

TABELA 6 – AUTORIZAÇÕES PARA USUÁRIOS DA FUNÇÃO INDICADORES

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3.7 Definição do Negócio

MENU: CADASTRO > DEFINIÇÃO DO NEGÓCIO

FIGURA 27

A Definição do Negócio é onde a UG detalha seus fornecedores, insumos, produtos e clientes

para possibilitar a visualização dos seus inputs e outputs, bem como relacionar seus produtos

aos seus clientes e estruturar indicadores operacionais que mensuram o desempenho do seus

processo. Para cadastrar o mapa do negócio, selecione o ano da gestão e clique em

para selecionar a UG.

FIGURA 28

Preencha os campos indicados e clique na aba .

28




FIGURA 29

Preencha os campos indicados e clique em

29




FIGURA 30

30




3.8 Definição de Competências

MENU: CADASTRO > DEFINIÇÃO DE COMPETÊNCIAS

FIGURA 31

A definição de competências é onde a UG descreve as atividades que realiza e quais são as

competências necessárias ao exercício das suas atividades.

Para cadastro das competências e atividades, selecione do Ano da Gestão e clique em

para selecionar a UG.

FIGURA 32

31




Clique em para preencher as atividades e competências. Após preenchimento,

clique em .

FIGURA 33

32




3.9 Solicitação de cancelamento de metas

MENU: CADASTRO > SOLICITAÇÃO DE CANCELAMENTO DE METAS E SOLICITAÇÃO DE

CANCELAMENTO DE INDICADORES

FIGURA 33

O Sistema permite a visualização das solicitações de cancelamento de metas e indicadores.

Funções disponíveis em Solicitação de Cancelamento de Metas/Indicadores:

• Visualização de Cancelamento de Metas: Selecione o Ano da Gestão, clique em

para selecionar a UG, selecione a meta e o status da solicitação e clique

em

33




FIGURA 34

• Visualização de Cancelamento de Metas: Selecione o Ano da Gestão, clique em

para selecionar a UG, selecione o indicador e o status da solicitação e

clique em

FIGURA 35

Os administradores do sistema deverão aprovar ou reprovar as solicitações de

cancelamento, justificando seu parecer para tal alteração. A distribuição de pesos dos

indicadores e metas deverá ser revista.

34




3.10 Auditoria de Gestão

MENU: CADASTRO > AUDITORIA DE GESTÃO

FIGURA 36

O Sistema permite a realização de auditoria de gestão para aferição da qualidade do

desdobramento, e dos valores lançados.

Funções disponíveis em Auditoria de Gestão:

• Criação de fator de avaliação: é a categoria estabelecida pela empresa para avaliar

determinado padrão de trabalho referente aos indicadores estabelecidos. Para

cadastrar fatores de avaliação, clique em , escreva o nome do fator e clique na

aba .

35




FIGURA 37

FIGURA 38

Os itens são os parâmetros de avaliação definidos pela empresa. Para cadastrar mais

itens clique em . Para finalizar o cadastro, clique em .

Exemplo: Fator de avaliação – Disseminação das metas aos colaboradores / Itens – 1:

Não disseminado, 2: pouco disseminado, 3: disseminado, 4: altamente disseminado.

• Criação de Modelos de Auditoria: O Sistema permite o registro de diferentes tipos de

auditoria, conforme a necessidade ou normas que a empresa segue. Clique em

, descreva o nome do modelo de auditoria que deseja criar e clique na aba

. Escreva o nome do item de avaliação, sua descrição, selecione o fator de

avaliação ao qual este item estará relacionado e defina sua ordenação no relatório.

Para cadastrar novo item, clique em . Para salvar o cadastro clique em

36




FIGURA 39

• Realizar auditoria de gestão: clique em , e comece a preencher os campos.

Ao preencher o campo “Modelo de Auditoria”, abrirá uma tela pop up para

confirmação de cadastro.

FIGURA 40

FIGURA 41

37




Clique na aba

FIGURA 42

Selecione o indicador e pontue conforme a avaliação. Para finalizar clique em

FIGURA 43

• Visualizar Auditoria: Inicialmente são mostradas todas as auditorias. Caso deseje

realizar uma pesquisa mais específica, digite o nome e/ou a sigla da unidade gerencial

e clique em . Pode-se também realizar uma pesquisa a partir da

subordinação da unidade gerencial. Para isso, clique em , aparecerá uma

janela pop-up, conforme figura 40. Marque a unidade gerencial desejada e clique em

.

• Editar auditoria: Clique no botão .

38




• Excluir auditoria: Clique no botão .

• Abrir relatório de auditoria: Clique no botão .

FIGURA 44

39




4. MENU LANÇAMENTOS

4.1 Lançamento de Resultados

MENU: LANÇAMENTOS > LANÇAMENTO DE RESULTADOS

FIGURA 45

Utilizado para o lançamento dos resultados alcançados no período de avaliação de

desempenho estipulado. As metas e indicadores estarão compostos de forma hierárquica para

que o usuário possa localizar e lançar seus valores reais adequadamente. O lançamento dos

valores reais atuará como base para análise do sucesso ou insucesso no cumprimento da meta.

Funções disponíveis em Lançamento de resultados:

• Lançamento de Resultados: Pré-requisitos: existir distribuição de pesos e

indicadores e valores a serem alcançados. Selecione o Ano de Gestão. Clique em

e selecione a Unidade de Gestão desejada.

40




FIGURA 46

Preencha o resultado alcançado no período avaliatório correspondente. Clique em

. Se o preenchimento estiver correto, aparecerá a mensagem de texto na

cor verde no lado superior esquerdo da tela: Lançamento de resultados salvo com

sucesso. Caso o preenchimento estiver incorreto, o sistema informará a pendência por

meio de uma mensagem de texto na cor vermelha.

FIGURA 47

41




• Consultas: Detalhamento do indicador - Para consultar o detalhamento do

indicador clique em ; Medidas - Para

consultar as medidas referentes ao indicador clique em .

• Cancelamentos - Indicador: Para solicitar o cancelamento do indicador clique em

; Preencha o campo “justificativa da solicitação” e

clique em .

FIGURA 48

Meta - Para solicitar o cancelamento da meta clique em . Preencha o

campo “justificativa da solicitação” e clique em .

42




FIGURA 49

• Análise Crítica: Um resultado muita acima do esperado pode significa que a meta foi

sub-dimensionada ou mal formulada. Um resultado muito abaixo do esperado, pode

ter sido mal formulado ou é necessário alguma intervenção nos processos para não

comprometer as estratégias institucionais. Dessa forma, é possível ao usuário fazer

uma análise crítica do resultado quando necessário. Clicar no botão

FIGURA 50

Aparecerá a tela para tratamento de anomalias. Seguir os mesmos passos do item

TRATAMENTO DE ANOMALIAS.

43




4.2 Diário de Bordo MENU: LANÇAMENTOS > DIÁRIO DE BORDO

FIGURA 51

O Diário de Bordo é onde se registram ocorrências de uma unidade gerencial em um ano de

gestão.

Funções disponíveis em Diário de Bordo:

• Visualizar: Escolha um plano de gestão e uma unidade gerencial. Clique no botão

. Serão mostradas todas as ocorrências da unidade gerencial no plano

de gestão em questão.

• Editar: Clique no botão . A tela de cadastro será mostrada com todos os dados

preenchidos.

• Excluir: Clique no botão .

• Inserir (lançamento de ocorrência): clique no botão .

44




FIGURA 52

Selecione o ano de gestão e clique em para selecionar a Unidade

Gerencial. Preencha os demais campos e clique em .

FIGURA 53

Aparecerá uma janela pop up. Caso deseje criar uma anomalia clique em

. Caso não considere necessário, clique em .

45




FIGURA 54

46




4.3 Tratamento de Anomalia MENU: LANÇAMENTO > TRATAMENTO DE ANOMALIA

FIGURA 55

Anomalias são condições ou circunstâncias que causaram ou não impactos adversos no

cumprimento da meta. As anomalias são registradas a partir de faróis, ocorrências (menu

Execução > Diário de bordo > ) ou lançamento dos valores a serem alcançados.

Funções disponíveis em Tratamento de Anomalias:

• Visualizar anomalia: Inicialmente, uma lista com todas as anomalias irá aparecer.

Caso deseje uma consulta mais detalhada, escolha uma ou mais das opções: unidade

gerencial de origem, unidade gerencial responsável ou escreva um treco de descrição.

Clique em .

• Emissão de relatório: Clique em

• Editar e tratar anomalia: Clique em

• Excluir anomalia: Clique em

47




• Inserir anomalia: Pré-requisitos: existir unidade gerencial cadastrada. Clique no

botão . Cique em para selecionar o Setor Responsável pelo

Registro e o Setor responsável pelo tratamento. Preencha todos os campos e clique

em .

FIGURA 56

48




FIGURA 57

Se o preenchimento estiver correto, aparecerá a mensagem de texto na cor verde no lado

superior esquerdo da tela:

• Tratamento de anomalia salvo com sucesso

Caso o preenchimento estiver incorreto, o sistema informará a pendência por meio de

uma mensagem de texto na cor vermelha.

49




FIGURA 58

50




Preencha os campos da tela.

FIGURA 59

• Análise de Causa e Efeito: Para fazer a análise crítica da anomalia usando o diagrama

“espinha de peixe”, clique em e preencha os

campos que julgar necessário. Para visualizar clique em .

Para imprimir, clique em . Para salvar a análise, clique em

51




FIGURA 60

Para elaboração do plano de ação do tratamento de anomalia, clique em

e para preencher os campos referentes ao plano de ação clique em

.

52




FIGURA 61

Para salvar o tratamento clique em . Aparecerá uma janela pop up. Para

abrir o relatório elaborado, clique em . Para salvar, clique em

ou clique em para cancelar a operação.

FIGURA 62

53




5. MENU RELATÓRIOS

5.1 Painel de controle

MENU: RELATÓRIOS > PAINEL DE CONTROLE

FIGURA 63

É uma base de comparação entre os faróis que sinalizam o desempenho de indicadores e o

acompanhamento do cumprimento de uma meta. Em um painel de controle é possível

expandir os vários níveis das U.G. para uma verificação detalhada. Cada farol tem sua cor em

função de seu respectivo valor de desafio, valor de base e a tolerância.

Para consultar os dados do sistema pelo painel de controle os valores de base do

acompanhamento dos faróis já devem estar definidos e aprovados. Além disso, alguns valores

reais no andamento dos indicadores já devem estar lançados para haver dados que definam os

faróis.

Pelo painel de controle é possível visualizar todo o desdobramento em todos os níveis e

hierarquias em um determinado plano de gestão tendo uma visão detalhada dos faróis.

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É possível ainda verificar quais indicadores tiveram anomalias registradas, visualizar sua

descrição e tratá-las.

FIGURA 62

Ano de gestão: Selecione um ano de gestão e o sistema apresentará sua árvore de unidades

gerenciais com suas respectivas metas, áreas, indicadores e sub-indicadores.

• Acumulados e apurados: Escolha uma forma de apresentação entre valores

acumulados e apurados e o sistema apresentará os valores já lançados ou o somatório

dos valores respectivamente.

• Reset: Uma vez que os dados do painel de controle já estão apresentados na tela é

necessário que o sistema guarde esta árvore na memória para que ela não seja

recarregada desnecessariamente. Porém, se seus dados forem alterados em alguma

outra tela do sistema, o usuário deve reiniciar a árvore através do botão reset.

Clicando em alguma linha do painel de controle, seu respectivo detalhamento será

apresentado na tabela abaixo da árvore. Este detalhamento mostra os valores reais, os valores

a serem alcançados, os valores percentuais calculados e os usuários que ainda não lançaram

algum valor.

Clique em para selecionar uma UG.

FIGURA 64

Para visualizar as metas e indicadores da UG selecionada, clique em . Para visualizar o valor

do resultado alcançado de determinada Meta, clique em cima da Meta desejada. Os valores

alcançados aparecerão em uma tabela no fim da página. Para visualizar o detalhamento dos

55




valores referentes aos indicadores, clique em cima do indicador desejado. O detalhamento dos

valores aparecerá em uma tabela no fim da tela.

FIGURA 65

• Tratar Anomalia Via Painel De Controle

Clique na setinha preta que aparece abaixo, ao lado direito do farol > .

Aparecerá no canto esquerdo inferior da tela a descrição da anomalia criada relativa

àquele resultado. Clique em

56




FIGURA 66

Autorizações:


Acessar X X

TABELA 6 – AUTORIZAÇÕES PARA USUÁRIOS DA FUNÇÃO PAINEL DE CONTROLE

57




5.2 Apresentação de resultados

MENU: RELATÓRIOS > APRESENTAÇÃO DE RESULTADOS

FIGURA 67

É uma base de comparação do andamento dos indicadores e, conseqüentemente, da meta. O

andamento será verificado por meio de gráficos.

Os valores de base do acompanhamento dos faróis já devem estar definidos e aprovados e

alguns valores reais no andamento dos indicadores já devem estar lançados para haver dados

para compor os gráficos.

Funções disponíveis em Apresentação de Resultados:

• Gerar gráfico: Selecione uma unidade gerencial, um plano de gestão, o intervalo de

datas, o tipo do gráfico e o sistema apresentará um gráfico e uma tabela com os

valores dos indicadores selecionados.

58




FIGURA 68

59




FIGURA 69

60




5.3 Relatórios

MENU: RELATÓRIOS

O sistema Geplanes possibilita a emissão dos seguintes relatórios:

• Listagem de indicadores por área de resultados: Relatório que permite a

visualização da relação de indicadores de cada área de resultados perspectiva de mapa

estratégico.

• Listagem de indicadores por objetivo estratégico: Relatório que permite a

visualização da relação de indicadores vinculados a cada objetivo estratégico da

organização.

• Alcance de metas institucionais: Relatório que permite a visualização do alcance de

resultados de todas as unidades gerenciais, por período.

• Mapa do Negócio: Relatório que permite a visualização do Mapa do Negócio da UG

selecionada.

• Mapa Estratégico: Relatório que permite a visualização do Mapa Estratégico da

empresa.

• Pendência no cadastro: Relatório que permite a visualização da relação de

pendências das unidades gerenciais no Geplanes (lançamento de resultados, mapa do

negócio, etc).

• Pendência no cadastro de anomalia: Relatório que permite a visualização da

relação de pendências das UGs referente ao cadastro e tratamento de anomalias.

• Anomalias: Relatório que permite a visualização da relação de anomalias abertas no

ano de gestão selecionado.

• Desempenho: Relatório que permite a visualização do desempenho da empresa em

relação às UGs ou em relação aos objetivos estratégicos.

Para visualizar os relatórios selecione o tipo de relatório desejado no menu > Relatórios e

clique em cima do relatório desejado. Selecione o ano de gestão e clique em

.

61




6. MENU SISTEMA

6.1 Acesso - Autorização

MENU: SISTEMA > ACESSO > AUTORIZAÇÃO

FIGURA 70

O Sistema permite o controle de acesso dos perfis de usuários definidos pela empresa. Para

estabelecimento do nível de acesso, selecione o nível do perfil.

FIGURA 71

Selecione os acessos que serão permitidos ao perfil selecionado, conforme figura 70, e clique

em .

62




FIGURA 72

63




6.2 Acesso – Nível de Acesso

MENU: SISTEMA > ACESSO > NÍVEL DE ACESSO

FIGURA 73

O Sistema já vem com dois níveis de acesso cadastrados: Administrador e Usuário.

• Editar Nível de Acesso: Clique em .

• Excluir Nível de Acesso: Clique em .

FIGURA 74

• Cadastrar novo nível: clique em , descreva o nome do nível e clique em

.

64




FIGURA 75

65




6.3 Enviar e-mail

MENU: SISTEMA > ENVIAR MAILING

FIGURA 76

O Sistema permite o envio de mensagem a todos os perfis de usuários cadastrados no sistema.

Para enviar mensagem, preencha os campos e clique em . Para novo e-

mail, preencher o campo “Novo e-mail” e clicar em . Para incluir usuário,

clicar em . Para excluir todos os usuários, clicar em

.

66




FIGURA 77

67




6.4 Área de resultados

MENU: SISTEMA > ÁREA DE RESULTADO

FIGURA 78

São agrupamentos de indicadores. Também são conhecidos como dimensões de qualidade.

Por exemplo, alguns indicadores estão relacionados à segurança, enquanto outros podem

estar relacionados com investimentos. Além disso, as áreas de resultados podem se referir às

perspectivas do mapa estratégico.

Funções disponíveis em Área de Resultados:

• Visualizar: Inicialmente todas as áreas de resultado são mostradas. Para uma

pesquisa mais detalhada, entre com um trecho do nome e clique em .

• Editar: Clique em . A tela de cadastro será mostrada, com todos os campos

preenchidos.

• Excluir: Clique no botão . Atenção: Os indicares desta área ficaram sem área de

resultado.

• Incluir: Clique no botão .

68




FIGURA 79

69




6.5 Objetivo Estratégico

MENU: SISTEMA > OBJETIVO ESTRATÉGICO

FIGURA 80

Funções disponíveis em Objetivos Estratégicos:

• Visualizar Objetivos Estratégicos: Inicialmente, uma lista com todas as anomalias

irá aparecer. Caso deseje uma consulta mais detalhada, escreva um trecho de

descrição. Clique em .

• Editar Objetivo Estratégico: Clique em

• Excluir Objetivo Estratégico: Clique em

FIGURA 81

70




• Inserir Objetivo Estratégico: Pré-requisitos: existir unidade gerencial cadastrada.

Clique no botão . Preencha a descrição e clique em .

FIGURA 82

71




6.6 Parâmetros

MENU: SISTEMA > PARÂMETROS

FIGURA 83

Área de parametrização e customização de dados e valores padrão que serão utilizados por

todo o sistema em seus processamentos.

São eles:

• Dias para lembrete de criação de metas e indicadores

• Dias para lembrete de lançamento de valores reais

• Dias para lembrete de aprovação de valores base

• Notificar os Envolvidos na Anomalia

• Freqüência Padrão do indicador

Para definição dos parâmetros, preencha os campos disponíveis e clique em .

72




FIGURA 84

73




6.7 Unidades de Medida

MENU: SISTEMA > UNIDADES DE MEDIDA

FIGURA 85

Um indicador necessita de uma unidade de medida aos valores lançados em seus

desdobramentos. Todos os valores lançados serão valores referentes à uma unidade de

medida em específico, para que seja possível nas referências (desafio, real e limite inferior)

uma análise de valores de mesmas dimensões.

Funções disponíveis em Unidades de Medidas:

• Visualizar: Inicialmente todas as unidades de medida são mostradas. Para uma

pesquisa mais detalhada, entre com um trecho do nome ou da sigla e clique em

.


preenchidos.


74




Incluir: Clique no botão . Escreva o nome e a sigla da unidade de medida e clique em

FIGURA 86

75




6.8 Verbos

MENU: SISTEMA > VERBOS

FIGURA 87

Verbo é o objetivo principal de metas. É utilizado para defini-las de forma objetiva.

Funções disponíveis em Verbos:

• Visualizar: Inicialmente todos os verbos são mostrados. Para uma pesquisa mais

detalhada, entre com dados nos campos que desejar e clique em .


preenchidos.


• Incluir: Clique no botão . Cadastre o verbo desejado e clique em

76




FIGURA 88

77




7. REFERÊNCIAS GEPLANES – Gestão de Planejamento Estratégico: software proprietário de linguagem livre (Java). Versão 1. Belo Horizonte: LinkCom. Disponível em: http://www.softwarepublico.gov.br/ver-comunidade?community_id=20483099. Acesso em 21 de maio de 2010.

Documents

Manual Operacao Geplanes