Manual Operacion Portal Heineken v1.2

7/25/2019 Manual Operacion Portal Heineken v1.2

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HEINEKEN Mxico

Recepcin decomprobantes

fiscalesManual de proveedores


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Recepcin de Comprobates fiscales. Manual de proveedores, versin 1

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Contenido

HISTORIAL DE VERSIONES ............................................................................................... 2

1.INTRODUCCIN ....................................................................................................... 3

2.CMO ENTREGAR DOCUMENTOS A HEINEKEN ............................................................. 4

2.1 Correo Electrnico ....................................................................................... 4

2.2 Portal de Proveedores ................................................................................. 8

Antes de comenzar .................................................................................... 8Acceso al portal .......................................................................................... 8

Carga de documentos ................................................................................ 9

Cmo consultar el estado de los comprobantes enviados........................ 13

3.CMO CONSTRUIR SU ADDENDA EN EXCEL ................................................................... 17

4.ANEXO - CATLOGO DE MONEDAS ............................................................................ 24

5.ANEXO - CATLOGO DE SOCIEDADES......................................................................... 30


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HISTORIAL DE VERSIONES

Versin Fecha Descripcin Autor

1.0 10/Julio/2015Elaboracin del manual

de proveedoresGabriela Lara S.


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1.INTRODUCCIN

El Portal de Proveedores HEINEKEN se desarroll con el objeto de agilizar y facilitar la

comunicacin de la empresa con nuestros socios comerciales.

La gua rpida que aqu se presenta muestra las diferentes formas con las que usted podr

enviar sus documentos. Asimismo, explica el modo para construir la addenda HEINEKEN

de una manera fcil y sencilla, a travs de un archivo en Excel; el cual acompaar a sus

Comprobantes Fiscales Digitales (CFDIs) que usted entregue a HEINEKEN.

De igual manera, dentro de esta gua rpida se muestra la manera en la que usted podr

consultar el estatus de cada uno de los documentos que ya han sido recibidos por

HEINEKEN.


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2.CMO ENTREGAR DOCUMENTOS A HEINEKEN

Existen dos canales por medio de los cuales usted podr efectuar el envo de sus

documentos a HEINEKEN: Correo electrnico y Portal de Proveedores.

2.1

Correo Electrnico

Para el envo por correo electrnico tenga en cuenta las siguientes especificaciones:

A. La CUENTA DE CORREO a la cual deber enviar sus documentos es:

[email protected]

B. En el ASUNTO del correo escriba su USUARIO (Recuerde que este dato le fue enviado

por correo electrnico).

C.

Siempre deber ADJUNTAR ARCHIVOS, para lo cual identifique los archivos que podradjuntar:

Si usted es PROVEEDOR NACIONAL

Las posibles combinaciones de archivos a enviar pueden ser:

Un archivo XML (CFDI) y un archivo Excel, el cual contendr los datos de la

addenda de HEINEKEN.

Un archivo ZIP (con varios XMLs [CFDIs]) y un archivo Excel correspondiente a

la addenda de HEINEKEN. Este archivo Excel deber contener un rengln por

cada XLM (Ver seccin: Cmo construir su addenda en Excel).


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Si usted es PROVEEDOR EXTRANJEROLas posibles combinaciones de archivos a enviar pueden ser.

Un archivo PDF (comprobante) y un archivo Excel, el cual contendr los datos

de la addenda de HEINEKEN.

Un archivo ZIP (con varios PDFs) y un archivo Excel correspondiente a la

addenda de HEINEKEN. Este archivo Excel deber contener un rengln por cada

PDF (Ver seccin: Cmo construir su addenda en Excel).

Una vez que sus documentos son recibidos, usted recibir a su cuenta de correo que se

tiene resgistrada, una notificacin indicando que:

Sus comprobantes han sido recibidos yse inicia el proceso de validaciones. En el

mismo correo se muestra un nmero de control. Este nmero le permitir dar

seguimiento al estado de sus comprobantes. Cabe mencionar que el nmero de

control corresponde a cada correo electrnico recibido, sin importar si se recibe

uno o varios comprobantes.

En caso de que el correo que usted haya enviado a HEINEKEN, no contenga

archivos adjuntos; recibir la siguiente notificacin: No se detectaron

comprobantes adjuntos dentro del correo recibido.

En caso de que el correo que usted haya enviado a HEINEKEN, contenga archivos

diferentes a XML, Excel, PDF o ZIP; recibir la siguiente notificacin: No se recibi

ningn tipo de archivo esperado.


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A partir de lo anterior se iniciar con las validaciones generales, las cuales corresponden a:

Validaciones fiscales establecidas por el SAT, stas slo aplican para los

proveedores nacionales.

Que usted se encuentre dado de alta como proveedor.

Que el RFC del receptor del comprobante que usted emiti, pertenezca a alguna

de las razones sociales de Heineken.

Que no se haya recibido anteriormente, el mismo comprobante.

Una vez realizadas las validaciones generales, usted recibir un correo electrnico a travs

del cual conocer si su comprobante cumpli o no, con las validaciones generales.

En caso de que su comprobante no cumpla con las validaciones generales, ser rechazado.

El motivo de la inconsistencia (o motivo del rechazo) podr consultarlo ingresando al

Portal de Proveedores (Ver seccin: Cmo consultar el estado de sus

comprobantes). Si su comprobante es rechazado, usted deber generar un

comprobante nuevo considerando que ste incluya la correccin a la inconsistencia

detectada.

Cuando el comprobante cumple con las validaciones generales, se iniciar con las

validaciones del negocio; las cuales corresponden a:

Se verifica que los campos definidos como obligatorios dentro de la addenda de

Heineken, se encuentren contenidos dentro del archivo Excel.


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Que el pedido exista.

Que el RFC del emisor del comprobante, sea igual que el registrado en el pedido.

Que el RFC del receptor del comprobante, sea igual que el registrado en el pedido

Que la moneda del pedido y la del comprobante recibido, sean iguales.

Que el nmero de entrada de mercanca o el nmero de hoja de entrada de

servicio registrado en el comprobante, sea igual que el del pedido.

Que la planta registrada en el comprobante, pertenezca a la sociedad receptora de

HEINEKEN.

Cabe mencionar que no todas las validaciones de negocio mencionadas anteriormente,

aplican a todos los comprobantes, las anteriores dependen del tipo de operacin realizada

con HEINEKEN.

Usted recibir un correo electrnico, a travs del cual conocer si su comprobante

cumpli o no, con las validaciones de negocio.

En caso de que su comprobante no cumpla con las validaciones de negocio, ser

rechazado. El motivo de la inconsistencia (o motivo del rechazo) podr consultarlo

ingresando al Portal de Proveedores (Ver seccin: Cmo consultar el estado de sus

comprobantes). Si su comprobante es rechazado, usted deber generar un comprobante

nuevo considerando que ste incluya la correccin a la inconsistencia detectada.

Cuando su comprobante es aceptado, es decir, cuando su comprobante cumple con las

validaciones fiscales y las de negocio; se inicia con el proceso interno por parte de

HEINEKEN para lograr que usted reciba el pago de su comprobante. El estatus de este

proceso, podr consultarlo a travs del Portal de Proveedores (Ver seccin: Cmo

consultar el estado de sus comprobantes).


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2.2

Portal de Proveedores

Antes de comenzar

En el momento en el que usted es registrado en el Portal de Proveedores, recibir un

correo electrnico ([email protected]) a travs de la cual

se le proporcionar su usuario y contrasea para accesar al Portal de Proveedores.

Es importante que se asegure de haber recibido sus datos de acceso, de lo contrario

comunquese con nosotros al telfono 01 800 CERVEZA Opcin 4 Opcin 6Call Center

proveedores Heineken Mxico.

Acceso al portal

Desde su navegador de internet ingrese a:

www.cuamoc.com/proveedores

Aparecer una ventana como la siguiente:


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En los campos correspondientes capture sus datos de acceso que recibi a travs delcorreo electrnico: usuario y contrasea, de esta manera ingresar al Portal de

Proveedores HEINEKEN.

Es posible que ustede pueda cambiar su contrasea, para lo cual deber dar clic en la

opcin Datos de Cuenta, Cambiar Contrasea. Aparecer la siguiente pantalla, a

travs de la cual podr capturar su nueva contrasea:

Finalmente de clic en el botn Actualizar.

Carga de documentos

Una vez en el Portal, elija el men Recepcin y seleccione la opcin Carga de

documentos proveedores, aparecer la siguiente pantalla:


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Identifique los archivos que cargar:

Si usted es PROVEEDOR NACIONAL


Un archivo XML (CFDI) y un archivo Excel, el cual contendr los datos de la

addenda de HEINEKEN.

Un archivo ZIP (con varios XMLs [CFDIs]) y un archivo Excel correspondiente a

la addenda de HEINEKEN. Este archivo Excel deber contener un rengln por

cada XLM (Ver seccin: Cmo construir su addenda en Excel).

Si usted es PROVEEDOR EXTRANJERO


Un archivo PDF (comprobante) y un archivo Excel, el cual contendr los datos

de la addenda de HEINEKEN.

Un archivo ZIP (con varios PDFs) y un archivo Excel correspondiente a la

addenda de HEINEKEN. Este archivo Excel deber contener un rengln por cada

PDF (Ver seccin: Cmo construir su addenda en Excel).


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Una vez que haya identificado los archivos que cargar en el Portal, seleccinelos en los

renglones (elementos) y columnas correspondientes:

Si requiere cargar un archivo XML y un Excel:

o De clic en el botn Examinar de la columna XML, se abrir un cuadro de

dilogo para que usted ubique y seleccione el archivo XML que cargar,

despus seleccione el botn Examinar de la columna EXCEL, se abrir un

cuadro de dilogo para que usted ubique y seleccione el archivo EXCEL que

cargar.

Si requiere cargar un archivo PDF y un Excel:

o De clic en el botn Examinar de la columna PDF, se abrir un cuadro de

dilogo para que usted ubique y seleccione el archivo PDF que cargar,

despus seleccione el botn Examinar de la columna EXCEL, se abrir un


cargar.

Si requiere cargar un archivo ZIP y un Excel

o De clic en el botn Examinarde la columna ZIP, se abrir un cuadro de

dilogo para que usted ubique y seleccione el archivo ZIP que cargar,

despus seleccione el botn Examinarde la columna EXCEL, se abrir un


cargar.

o RECUERDE: el archivo ZIP puede contener varios archivos XML (en caso de

usted sea Proveedor Nacional) o varios archivos PDF (en caso de que usted

sea Proveedor Extranjero), es decir, el archivo ZIP puede contener varios

archivos con la misma extensin.


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Es posible que usted pueda cargar ms archivos, para lo cual deber agregar un rengln oelemento dando clic en el botn Agregar elemento. Aparecer un nuevo rengln en el

que podr cargar, del modo antes descrito, otros archivos.

En cualquier momento usted puede seleccionar la leyenda Eliminar para borrar un

rengln o elemento.

Cmo consultar el estado de los comprobantes enviados

Una vez que accese al portal, elija el men Recepcin y seleccione la opcin

Comprobantes Enviados, aparecer la siguiente pantalla:

De clic en el botn Nueva Bsqueda y utilice los filtros de bsqueda para realizar una

consulta especfica:


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Cabe mencionar que los siguientes filtros de bsqueda son obligatorios:

Transaccin, cuyos datos esperados son: 1, 2, 4 5

o 1, si el comprobante enviado es factura

o 2, si el comprobante es nota de crdito

o 4, si el comprobante es nota de cargo posterior

o 5, si el comprobante es nota de crdito posterior

Fecha de Emisin: Usted podr realizar consultas de los comprobantes

entregados a HEINEKEN, hasta 62 das antes de la fecha actual.

En caso de que desee utilizar algn otro filtro de bsqueda, puede hacerlo. Finalmente,

deber dar clic en el botn Buscar.


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Aparecer en pantalla el listado de documentos que corresponden con los filtros de

bsqueda seleccionados:

Las primeras columnas del listado muestran la informacin del comprobante.

Posteriormente, aparecen las columnas correspondientes a la informacin de las

Validaciones Generales y Validaciones del Negocio. El Resultado Final (Aceptado o

Rechazado) depende de dichas validaciones. En caso de rechazo, la causa se muestra en

la columna Motivo Rechazo. Asimismo dentro de la columna denominada Estatus, se

refleja el proceso interno en el cual se encuentra su comprobante:

Creado Contabilizado

Bloqueado

Cancelado

Una vez que su comprobante se encuentre en estatus Contabilizado, dentro de la misma

columna de estatus se mostrar la posible fecha de pago. Cabe mencionar que es posible

que el estatus de Contabilizado cambie a Bloqueado o Cancelado, para la aclaracin

de dicha situacin, deber ponerse en contacto con nosotros al telfono 01 800 CERVEZA

Opcin 4Opcin 6 Call Center proveedores Heineken Mxico.


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Asimismo, es posible que usted pueda visualizar o descargar los archivos XLM y/o PDF,

para lo cual deber dar clic en el cono deseado (XML o PDF). Cabe mencionar que si ustedes un proveedor nacional, slo deber entregar a HEINEKEN los CFDIs (archivos de tipo

XML), a travs del portal usted podr visualizar una representacin grfica estndar

(archivo PDF) de su comprobante.

Si usted es proveedor extranjero, slo podr visualizar y descargar el mismo archivo PDF

que entreg.


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3.CMO CONSTRUIR SU ADDENDA EN EXCEL

Antes de construir la adenda es muy importante que verifique la versin de Excel que

utilizar: las nicas versiones de Excel que se aceptarn para la recepcin de la addenda

son 2007 o posteriores (es decir, archivos cuya extensin sea: XLSX).

Cuando usted enva un archivo ZIP con varios documentos por correo o lo carga en el

Portal de Proveedores, el archivo Excel deber contener un rengln por cada documentoenviado (XLMs o PDFs). Recuerde que si usted es proveedor nacional, no debe enviar los

PDFs.

En la tabla de la pgina siguiente se presentan los campos que deben ser llenados en el

archivo Excel y que conforman la addenda de HEINEKEN.

La adenda debe ser construida tal y como estn definidos los campos en la tabla ,considerando maysculas, nmero de caracteres y formatos especiales, as como el orden

de los campos presentados.


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Estructura del archivo Excel para incluir la addenda HEINEKEN

COLUMNA CAMPO Descripcin Uso

A KEY

Nombre delarchivo del

ComprobanteFiscal

IMPORTANTE:Este dato debeser IDNTICO al nombre deldocumento que se enva, yasea XLM o PDF

Obligatorio

B Transaccin

Posibles valores:

1 = Factura2 = Nota de Crdito4 = Nota de Cargo Posterior5 = Nota de Crdito Posterior

Obligatorio

C#Emisor del

ComprobanteFiscal

Nmero de proveedor(proporcionado porHEINEKEN, proviene de SAP)

Obligatorio

D,E,F Obligatoriospara

Centro (planta) Cdigo de Planta

Obligatorio en caso de que el comprobante corresponda aConsignacinFecha Inicio

PeriodoFormato: da/mes/aoEjemplo: 01/12/2015


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COLUMNA CAMPO Descripcin Uso

consignacin Fecha Fin Periodo Formato: da/mes/aoEjemplo: 01/12/2015


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G - M

Datosadicionales

que seutilizan slo

paraproveedoresextranjeros

#ComprobanteFiscal

Nmero de folioObligatorio en caso de comprobantes extranjeros

Serie delComprobanteFiscal

Opcional

RFC receptor MAYSCULAS (ALTAS) deacuerdo con el catlogo desociedades

Obligatorio en caso de comprobantes extranjeros

Importe Requerido en formatonumrico, con coma y 2

decimales: 1,235,520.10Obligatorio en caso de comprobantes extranjeros

Moneda Tres letras, de acuerdo con elcatlogo de monedas Obligatorio en caso de comprobantes extranjeros

Concepto Longitud mxima: 50caracteres Obligatorio en caso de comprobantes extranjeros

Fecha de Emisin Formato: da/mes/ao

Ejemplo: 01/12/2015

Obligatorio en caso de comprobantes extranjeros

N - AG

Comprasrelacionadascon pedidos

#Pedido1 Nmero de pedido 1 ObligatorioLlenar encaso de 1

pedidoObligatorioLlenar encaso de 2pedidos

ObligatorioLlenar encaso de 3pedidos

ObligatorioLlenar en

caso de 10pedidos

#EM1 Nmero de entrada aalmacn 1

#Pedido2 Nmero de pedido 2



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#EM9 Nmero de entrada a

almacn 9




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Consideraciones:

Columna A. El dato Nombre del Archivo del Comprobante Fiscal debe ser

idntico al nombre del documento que se enva incluyendo la extensin.

Recuerde que si es proveedor nacional, no debe anexar archivos PDFs.

Columna C. El dato del Emisor de la Factura debe ser igual a su nmero de

proveedor, el cual debe ser proporcionado por HEINEKEN.

Columnas D, E y F. Los datos de estas columnas son obligatorios en caso de

que se trate de una consignacin.

Columna D. El dato de centro o planta debe ser llenado con el cdigo de la

planta que HEINEKEN le proporcione.

Columnas G a la M. Los datos son obligatorios en caso de que usted sea un

proveedor extranjero, excepto la columna H correspondiente a la serie del

comprobante. El RFC receptor debe ser llenado usando como referencia el

Anexo Catlogo de Sociedades.

Columna K. El dato de moneda, debe ser llenado con tres letras MAYSCULAS

(ALTAS) usando como referencia el Anexo Catlogo de Monedas que se

encuentra al final de este manual.

Columnas N a la AG. Los datos en estas columnas son obligatorios dependiendo

del nmero de pedidos y entradas de mercanca relacionadas con el

comprobante enviado.

Por ejemplo. Si slo hay un pedido, entonces se llenan nicamente las celdas de

las columnas N y O. Si hay dos entradas de mercanca con el mismo nmero de

pedido, entonces se llenan las celdas de las columnas N, O, P y Q. En donde N y

P contendrn el mismo nmero de pedido. Y as sucesivamente.

En el caso de Adendas Especiales de Rentas las Columnas N a la AG, sernllenadas slo en los campos referentes al nmero de pedido (#Pedido),mientras que los campos referentes a entrada a almacn (#EM) permanecernvacos.


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4.ANEXO - CATLOGO DE MONEDAS

A continuacin se presenta el catlogo que podr usar para el llenado del Campo

Moneda (Columna K), en el cual deber capturar slo los tres caracteres que aparecen

el la columna Id Moneda.

Id

MonedaDescripcin

ADP Peseta andorrana

AED Dirham Emiratos rabes UnidosAFA Afgani (ant.)

AFN Afgani

ALL Lek albano

AMD Dram armenio

ANG Florines antillanos

AOA Kwanza angoleo

AON Nuevo kwanza angoleo (ant.)

AOR Kwanza angoleo reajustado (ant.)

ARS Peso argentino

ATS Cheln austraco

AUD Dlar australiano

AWG Florn arubense

AZM Manat azerbaiyano

BAM Marco convertible Bosnia-Herzegovina

BBD Dlar Barbados

BDT Taka Bangladesh

BEF Franco belga

BGN Lev blgaro

BHD Dinar BahreinBIF Franco burunds

BMD Dlar Bermudas

BND Dlar Brunei

BOB Boliviano

BRL Real brasileo

BSD Dlar Bahamas

BTN Ngultrum del Buthan

BWP Pula botswanesa

BYB Rublo bielorruso (ant.)

BYR Rublo bielorruso


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Id

MonedaDescripcin

BZD Dlar BeliceCAD Dlar canadiense

CDF Franco CFA

CFP Franco francs (islas del Pacfico)

CHF Franco suizo

CLP Pesos chilenos

CNY Yuan de la R.P.China (internacional)

COP Peso colombiano

CRC Coln costarricense

CSD Dinar serbio

CUP Peso cubano

CVE Escudo Cabo Verde

CYP Libra chipriota

CZK Corona checa

DEM Marco alemn

DEM3 (Interno) marco alemn (3 decimales)

DJF Franco Yibuti

DKK Corona danesa

DOP Peso dominicano

DZD Dinar argelinoECS Sucre ecuatoriano (--> USD)

EEK Corona estonia

EGP Libra egipcia

ERN Nakfa de Eritrea

ESP Peseta espaola

ETB Birr etope

EUR Euro europeo

FIM Marco finlands

FJD Dlar fiyiano

FKP Libra Malvinas

FRF Franco francs

GBP Libra esterlina

GEL Lari georgiano

GHC Cedi ghans

GIP Libra gibraltarea

GMD Dalasi gambiano

GNF Franco guineano

GRD Dracma griego

GTQ Quetzal guatemaltecoGWP Peso guineano


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Id

MonedaDescripcin

GYD Dlar guyansHKD Dlar Hong Kong

HNL Lempira hondureo

HRK Kuna croata

HTG Gourde haitiano

HUF Forint hngaro

IDR Rupia indonesia

IEP Libra irlandesa

ILS Shekel israel

INR Rupia hind

IQD Dinar iraqu

IRR Rial iran

ISK Corona islandesa

ITL Lira italiana

JMD Dlar jamaicano

JOD Dinar jordano

JPY Yen japons

KES Cheln keniata

KGS Som de Kirguizistn

KHR Riel camboyanoKMF Franco Comores

KPW Won coreano

KRW Won surcoreano

KWD Dinar kuwait

KYD Dlar Caimanes

KZT Tenge Kazajstn

LAK Kip laosiano

LBP Libra libanesa

LKR Rupia Sri Lanka

LRD Dlar liberiano

LSL Loti Lesotho

LTL Lita lituano

LUF Francos luxemburgueses

LVL Lat letn

LYD Dinar libio

MAD Dirham marroqu

MDL Lei moldavo

MGA Ariary malgache (nuevo)

MGF Franco malgache (antiguo)MKD Dinar macedionio


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Id

MonedaDescripcin

MMK Kyat de la Unin de Myanmar (Birmania)MNT Tugrik mongols

MOP Pataca de Macao

MRO Ouguiya mauritana

MTL Libra maltesa

MUR Rupia Mauricio

MVR Rufiyaa maldiva

MWK Kwacha malawiano

MXN Pesos mexicanos

MYR Ringgit malayo

MZM Metical mozambiqueo

NAD Dolar nambio

NGN Naira nigeriana

NIO Cordoba Oro nicaragense

NLG Florn holands

NOK Corona noruega

NPR Rupia nepalesa

NZD Dlar neozelands

NZD5 Dlar neozelands

OMR Rial omanPAB Balboa panameo

PEN Nuevo Sol peruano

PGK Kina pap

PHP Peso filipino

PKR Rupia pakistan

PLN Zloty polaco (nuevo)

PTE Escudo portugs

PYG Guaran paraguayo

QAR Riyal katar

RMB RenMinBi Yuan chino (nacional)

ROL Leu rumano

RON Nuevo Leu Rumano

RSD Dinar Serbio

RUB Rublo ruso

RWF Franco ruands

SAR Riyal saudita

SBD Dlar Salomn

SCR Rupia Seychelles

SDD Dinar sudansSDP Libra sudanesa


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Id

MonedaDescripcin

SEK Corona suecaSGD Dlar Singapur

SHP Libra de Sta. Elena

SIT Tolar esloveno

SKK Corona eslovaca

SLL Leone de Sierra Leona

SOS Cheln somal

SRD Dlar surinamita

SRG Florn surinamita (antiguo)

STD Dobra Santo Tom

SVC Coln salvadoreo

SYP Libra siria

SZL Lilangeni Swazilandia

THB Baht tailands

TJR Rublo tadjik (ant.)

TJS Somoni de Tayikistn

TMM Manat turcomano

TND Dinar tunecino

TOP Pa'anga tongano

TPE Escudo de TimorTRL Lira turca (antigua)

TRY Lira turca

TTD Dlar Trinidad y Tobago

TWD Dlar taiwans nuevo

TZS Cheln tanzans

UAH Griwna ucraniano

UGX Cheln ugands

USD Dlar americano

USDN (Int.) Dlares americanos (5 decimales)

UYU Peso uruguayo (nuevo)

UZS Sum de Uzbequistn

VEB Bolvar venezolano

VEF Bolivar Fuerte venezolano

VND Dong vietnamita

VUV Vatu Vanuatu

WST Tala samoano

XAF Franco CFA gabons BEAC

XCD Dlar caribeo oriental

XDS Dlar de la isla de San CristbalXEU Unidad Monetaria Europea (ECU)


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Id

MonedaDescripcin

XOF Franco CFA benims BCEAOXPF Franco CFP

YER Rial yemen

YUM Dinar nuevo yugoslavo (antiguo)

ZAR Rand sudafricano

ZMK Kwacha zambiano

ZRN Zaire (ant.)

ZWD Dlar zimbabuano


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