MANUAL PARA GESTIONAR TU TIEMPO Y TUS TAREAS

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Manual para gestionar el tiempo y tus tareas

MANUAL PARA GESTIONAR EL TIEMPO Y TUS TAREAS

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“Un minuto que pasa es irremplazable. Sabiendo esto, ¿Cómo podemos malgastar tantas horas?”

Gandhi

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INDICE

1. La Administración del Tiempo………………………………………. 4

2. Organización y Planificación de Tareas …………………………… 8

3. Conciliación de la Vida Personal, Familiar y Profesional……….. 24

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1. LA ADMINISTRACIÓN DEL TIEMPO

Llego tarde…, no tengo tiempo…, disculpen el retraso… Estas y otras frases

similares nos son muy familiares. Son frases que, desafortunadamente, pronunciamos

ante casi cualquier situación.

El t iempo es un constructo que nos permite medir nuestra existencia, nos sitúa y

también nos atrapa.

El tiempo es escaso

No se puede comprar

No se puede almacenar

No se puede multiplicar

Y pasa lento pero inexorablemente

EL TIEMPO ES UN RECURSO NO RENOVABLE

En la actualidad, todas las personas padecemos los efectos de uno de los males más

comunes de nuestra época: la falta de tiempo y esta realidad es especialmente

cierta en el caso del desempeño de tareas ejecutivas, en el caso del

cumplimiento de plazos. Por ello, es fundamental que hablemos del uso

racional del t iempo.

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En las sociedades modernas como la nuestra, las personas atendemos múltiples

tareas y desempeñamos numerosos roles que nos conducen a verdaderos colapsos

mentales y a veces emocionales.

Los cambios en la estructura demográfica y productiva ocurridos en nuestro entorno,

tales como:

El acceso de las mujeres al mercado de trabajo, tanto por cuenta propia como

por cuenta ajena.

El mayor número de personas jubiladas.

El aumento de personas desempleadas.

La expansión del ocio y del tiempo libre.

Los tiempos no productivos, como por ejemplo el empleado en el transporte.

Han venido a complejizar no solo la organización del trabajo, sino también y

principalmente las relaciones entre las personas.

Todas las personas disponemos del mismo capital: 24 horas diarias de tiempo. Sin

embargo, con este capital, a unas personas les falta tiempo y a otras no.

Las múltiples tareas y la presión por “l legar a t iempo” y las excesivas cargas de

trabajo, hacen que la gestión eficaz del t iempo sea en ocasiones una quimera.

No obstante, algunas personas gestionan su tiempo de manera muy eficiente. El

t iempo se relaciona con otros factores tales como la capacidad de planif icación y

organización, las relaciones interpersonales o el esti lo de desempeño de

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una determinada persona y está mediado por factores sociales, culturales y

personales.

Otras personas soportan agendas interminables con numerosas y largas reuniones

de trabajo, acuden a innumerables eventos y actos sociales. A ello hay que

sumarle las obligaciones famil iares y el tiempo de ocio.

Por el contrario, otras organizan el tiempo de manera más realista y se plantean

metas alcanzables.

En general, éstas últimas son personas con un alto nivel de desempeño,

cumplen objetivos y son muy eficaces en la gestión de su t iempo.

Pero, ¿realmente somos dueños o dueñas de nuestro tiempo? Para adueñarnos de

nuestro tiempo, primero tenemos que tomar conciencia del mal uso que hacemos del

mismo.

La administración eficaz del t iempo “no consiste en exprimir al máximo los

minutos ni triplicarse para realizar más cosas” (Stephen Coves), sino que es

necesario tomar conciencia de la manera en que optimizamos el uso del mismo.

Si seguimos haciendo lo mismo, obtendremos los mismos

resultados.

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Administrar el t iempo, en realidad, significa autogestión personal.

La primera cuestión a tener en cuenta respecto a la administración eficaz de nuestro

tiempo es que no siempre las personas que realizan más actividad son las más

eficientes, pues no hay que confundir resultados con el nivel de actividad.

¿CÓMO ORGANIZO MI TIEMPO?

Si no sabemos a dónde vamos, podemos tomar

cualquier camino…

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La mayoría de las personas desean organizar mejor su t iempo. Lo que muchas

no saben es que para organizar bien el tiempo hay que mejorar la organización

del trabajo.

“No sé por dónde empezar”, “Se me acumulan las tareas”, “Necesito diferenciar mi

tiempo profesional y mi tiempo personal y familiar”. En términos generales, cada

persona puede ahorrar entre 5 y 10 horas de tiempo a la semana.

2. ORGANIZACIÓN Y GESTIÓN DE LAS TAREAS

La gestión del t iempo es una competencia directiva y como tal se puede

entrenar.

DESMITIFICAMOS:

Trabajar deprisa no significa trabajar bien

La mayoría de las personas no resuelven su falta de tiempo trabajando más

horas

Hacer varias cosas a la vez no garantiza un uso eficaz del tiempo

La mayoría de las personas no tienen exceso de trabajo

La responsabilidad no exige estar disponible full time. Responsabilidad y

disponibilidad son conceptos diferentes.

Si queremos gestionar bien nuestro tiempo es importante que nos detengamos a

pensar: ¿soy consciente de la manera en que empleo mi tiempo?, ¿planifico

sistemáticamente mis tareas?, ¿oriento mis tareas a resultados? La mayoría de las

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personas, incluso aquellas que tiene desempeños ejecutivos, no son conscientes

de estas cuestiones. Sin embargo, redefinir el uso del t iempo requiere:

1. Análisis y Autocrítica.

Algunas causas de las fugas de tiempo:

No organizar

No planificar

No objetivar

No priorizar

Posponer tareas

Realizar múltiples tareas a la vez.

Existen numerosas causas que favorecen la fuga de tiempo. ¿Cuáles son las

suyas?

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Causas de fuga de tiempo Solución

1

2

3

4

5

Seguimos analizando la manera en la que usamos nuestro tiempo.

Nunca A veces Frecuentem

ente

Siempre

1 Cada año me fijo metas

concretas por escrito

2 Cada día defino mis

tareas por escrito

3 Cada día, al finalizar mi

jornada realizo una lista

de asuntos pendientes

4 Delego buena parte del

trabajo a realizar

5 Gestiono las tareas de

manera inmediata

6 No permito

interrupciones en mi

programación diaria

7 Digo no cuando se me

demandan cosas que

interfieren con mis

asuntos

8 Llevo trabajo a casa

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fuera de mi jornada

9 Pospongo los asuntos

desagradables o

difíciles de abordar

10 Habitualmente practico

relajación para reducir

tensiones

OBSERVACIONES Y

COMENTARIOS

2 y 3. Organización y Planificación de tiempos y tareas.

Todas las personas, incluso las más destacadas y significativas tienen el mismo

tiempo disponible.

Esto es así para todo el mundo. La realidad es que disponemos de 24 horas diarias.

No obstante, como dice Mª Jesús Izquierdo, “el t iempo de las mujeres es un

tiempo continuo, los días y las horas se repiten a sí mismas,

prácticamente no existe diferencia entre los días laborables y los

festivos” .

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Para optimizar el tiempo, es necesario promover cambios políticos, sociales y

personales.

Por el momento, nos detendremos en los aspectos personales de la gestión del

t iempo, optimizar el tiempo significa obtener el mayor rendimiento sobre el mismo, lo

que permite hacer previsiones y reducir tensiones.

La capacidad para organizar el t iempo es un bien en sí mismo, que se puede

entrenar. La primera cuestión a tener en cuenta a la hora de organizar el t iempo es

el no crear situaciones imprevistas y ser una persona sistemática en la manera de

actuar.

1. Programa las visitas. Un estilo de liderazgo que permite las puertas abiertas

no significa “entre usted cuando quiera”.

Decide cuál es tu horario de puertas abiertas y no permitas entrar a quienes te

piden un minuto de tiempo.

Di NO amablemente y propón alternativas para otro momento. Si, a pesar de

todo, esa persona logra “colarse”, mantén la conversación de pie y hazle saber

que solo dispone de 5 minutos.

Proteje tu tiempo. No dejes que te lo roben, prevé un plan de acción contra los robos

de tiempo.

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2. Gestión de l lamadas telefónicas entrantes. Determina un horario para

recibir llamadas y comunica el horario de llamadas.

Fuera de ese horario activa el contestador o deriva las llamadas a centralita.

Gestiona las llamadas no deseadas y ve al grano.

3. Gestión de l lamadas telefónicas salientes. Destina un tiempo a realizar

llamadas telefónicas y hazlas todas en el mismo espacio de tiempo.

Prepara las llamadas (objetivos, documentos, notas, papel, bolígrafo,

agenda…)

No pospongas llamadas difíciles, hazlas lo antes posible, ve al grano, no

titubees y no dilates más de lo necesario la conversación.

4. Gestión de reuniones. Asegúrate que la reunión es necesaria y que el

asunto a tratar no pueden resolverse de otra manera.

Racionaliza el número de reuniones y fija el límite de duración de la misma y

horario de inicio y finalización.

Planifica el orden del día y cíñete a él.

5. Gestión de documentos.

Dar de baja documentos que no deseas recibir

Trabaja en un solo asunto a la vez

Reduce los flujos de información. No pidas lo que no necesites y no conserves

todo lo que te llega.

6. Gestión del email.

Da de baja correos no deseados

Vacía la bandeja de entrada en carpetas para proyectos

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Lee y gestiona los mail dos veces al día. Por la mañana y por la tarde.

Una vez abiertos los mails, contesta a ellos o gestiónalos de manera inmediata

y oportuna.

7. Aprende a decir no.

Decir no es un derecho asertivo. Decir no, amablemente pero con firmeza,

evita crear falsas expectativas.

Di no y, si es posible, ofrece alternativas.

8. Aprende a priorizar.

El 80% de las tareas pueden hacerse en el 20% de tiempo.

Para priorizar, conviene ordenar las tareas por categorías: 1. Indispensable

hacerlo hoy, 2. Debe hacerse hoy y 3. Podría hacerse hoy.

Asimismo, establecer prioridades por el método de Eisenhower.

Lo primero es lo primero. Lo importante es en sí

mismo urgente y lo que es urgente es en sí

mismo, importante.

I. No dilates las tareas en el t iempo.

Hazlo ya y acaba con las tareas

emprendidas. Dejar las cosas para

mañana conlleva una pérdida de

oportunidades, de tiempo y supone

además bajar la productividad y

aumentar los niveles de estrés. Para que las tareas no se dilaten en el tiempo

debemos de comprometer de manera responsable con los plazos de entrega.

Concéntrate en un solo asunto a la vez.

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II. Delega. Delegar significa repartir responsabilidades y funciones con el equipo

de trabajo. La responsabilidad gerencial no admite delegación pero si la

responsabilidad operativa

III. Planif ica a largo, medio y corto plazo: agenda anual, semanal y diaria y

analiza incumplimientos. Revisión de listado diario de tareas pendientes.

La administración eficaz del tiempo, según Stephen Cores, no consiste en exprimir al

máximo los minutos, ni multiplicarse a sí mismo o a sí misma para realizar más cosas.

La planificación de agendas supone anticipar situaciones mediante un plan de acción.

En la planificación, la agenda es un elemento indispensable. Por ejemplo:

1º. Anotar los días festivos

2º. Anotar las responsabilidades y compromisos familiares.

3º. Anotar las actividades personales

4º. Anotar los compromisos profesionales

“Yo duermo menos que usted D. Manuel. Si, replicó Unamuno,

pero yo cuando estoy despierto estoy más despierto que usted”

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PROGRAMACIÓN DIARIA

Anotar en la agenda lo que hay que hacer (metas), el t iempo asignado para cada

tarea. Establecer prioridades y enumerar las tareas por orden de importancia /

urgencia.

Las tareas más complejas debe programarse para desarrollarlas durante el tiempo

óptimo personal (mañana / tarde / noche según sea el caso). Lo habitual es realizar

este tipo de tareas a primera hora de la mañana.

Organizar las carpetas por colores:

Rojo: Asuntos pendientes

Verde: Asuntos en elaboración

Azul: Ideas nuevas para el futuro

RECOMENDACIONES

Evita que las tareas se hagan eternas

Evita distracciones

Evita colapsos

Prevé y neutraliza las barreras emocionales como el estrés o la ansiedad

Dispón de un tiempo para pensar y también para descansar

Gestiona las situaciones de crisis de manera inmediata con diligencia y

resolución

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RECUERDA:

4. Orientación a resultados para optimizar el tiempo.

La tendencia actual en la empresa es concretar los resultados esperados y la

consecución de altos niveles de rendimiento y de calidad y superar estándares

propios en línea con los criterios de mejora continua.

Desde este punto de vista, dos son los factores a tener en cuenta:

a. La superación de estándares propios por medio de los procesos de

calidad

b. La superación de las competencias por medio de procesos de innovación.

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La orientación a resultados implica trabajar con estándares de excelencia.

Establecer metas para optimizar el t iempo tiene que ver con la orientación a la

consecución de mejores resultados en dos direcciones:

a. Rendimientos empresariales

b. Beneficios personales

Organizar el tiempo con un criterio orientado a resultados nos obliga a

planificar itinerarios

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EJEMPLOS PARA PRACTICAR:

¿Es así como quiero emplear mi tiempo? SI NO

1. Analizo:

2. Reflexiono:

3. Diagnostico:

4. Medidas

Correctoras:

¿Hago muchas cosas que no quiero hacer? SI NO

1. Analizo:

2. Reflexiono:

3. Diagnostico:

4. Medidas

Correctoras:

¿Frecuentemente me llevo trabajo a casa? SI NO

1. Analizo:

2. Reflexiono:

3. Diagnostico:

4. Medidas

Correctoras:

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¿Trabajo más horas de las estipuladas? SI NO

1. Analizo:

2. Reflexiono:

3. Diagnostico:

4. Medidas

Correctoras:

¿Noto que tengo los niveles de estrés demasiado altos? SI NO

1. Analizo:

2. Reflexiono:

3. Diagnostico:

4. Medidas

Correctoras:

¿Disfruto con mi trabajo? SI NO

1. Analizo:

2. Reflexiono:

3. Diagnostico:

4. Medidas

Correctoras:

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¿Disfruto con mi familia? SI NO

1. Analizo:

2. Reflexiono:

3. Diagnostico:

4. Medidas

Correctoras:

¿Disfruto con mi tiempo de ocio? SI NO

1. Analizo:

2. Reflexiono:

3. Diagnostico:

4. Medidas

Correctoras:

La orientación a resultados en relación a la optimización del t iempo requiere

mejorar cuatro dimensiones relacionadas con los aspectos personales y

organizacionales.

Habilidades personales

El entorno organizativo

Los métodos y los procesos de producción o de prestación de servicios

La cultura de la empresa

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PLANIFICACIÓN:

Utilizo cronograma de desempeño

Programo agenda

Controlo el seguimiento del uso del tiempo de manera sistemática

Cumplo la relación 8/8/8. (8 horas de sueño, 8 horas trabajando y 8 horas de

tiempo personal y familiar)

DECISIÓN:

Digo no de manera amable

Regulo las llamadas internas y externas, tanto de entrada como de salida.

Decido el número y horario de reuniones a las que asisto

Respeto el tiempo propio y el de las demás personas

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DELEGACIÓN:

Selecciono a las personas adecuadas para cada tarea

Sigo los resultados de las tareas delegadas

Clarifico

Ejerzo la autoridad

CORRECCIÓN DE HABITOS NEGATIVOS:

Cumplo fechas y plazos

Asisto puntualmente a citas

Asisto puntualmente y desarrollo racionalmente las reuniones

Priorizo tareas y no dejo la realización de tareas para después.

MEJORA DE PROCESOS:

Defino metas para la mejora en el uso del tiempo

Cumplo los registros de tiempo

Refuerzo el uso eficaz del tiempo en los equipos de trabajo

Dedico tiempo a los asuntos familiares, personales y de ocio

Procuro hacer las cosas bien a la primera

ELIMINACIÓN:

Ladrones y ladronas de tiempo

Interrupciones innecesarias

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Tiempo ocioso

3. CONCILIACIÓN DE LA VIDA PERSONAL, FAMILIAR Y

PROFESIONAL

“El t iempo de las mujeres es un tiempo continuo, los días y las horas se

repiten a sí mismas, prácticamente no existe diferencia entre los días

laborables y festivos”

Mª Jesús Izquierdo

Los nuevos usos y costumbres sociales exigen tener en consideración la manera en

la que las personas administran su tiempo en relación a sus entornos

profesionales, personales y famil iares. El t iempo, considerado hasta ahora

como una cuestión personal, deviene en asunto público desde el momento en el

que la disposición desigual del mismo conlleva desigualdades sociales y de

género.

El t iempo dedicado al trabajo es el que determina las demás actividades

(familiares, de ocio, etc.) y las condiciona. Las mujeres tienen su tiempo “hipotecado”

pues éstas se han incorporado al mercado de trabajo, pero los hombres, por lo

general, no se han incorporado en la misma medida al trabajo doméstico.

Hasta ahora, las responsabil idades famil iares han sido un condiciónate negativo

para el desarrollo profesional de las mujeres y, todavía hoy sigue siendo una

asignatura pendiente de nuestra sociedad.

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La concil iación de la vida profesional, famil iar y personal es una

responsabil idad individual de hombres, mujeres y también es una

responsabil idad empresarial y polít ica.

La ley 39/1999 que promueve la concil iación de la vida famil iar, profesional y

personal favorece los equilibrios entre hombres y mujeres, pero realmente, ¿qué

significa conciliar?

La cultura de la empresa ha ido evolucionando en paralelo a como lo ha hecho la

sociedad. En la actualidad, las empresas conocen y tienen en cuenta las necesidades

y expectativas de las personas que componen la organización. Conocer y valorar

estas necesidades, incrementan el potencial creativo y productivo de las

mismas. Cada vez son más las empresas que consideran que su capital humano

es la mayor ventaja competit iva. Las empresas con capacidad de adaptación a los

entornos cambiantes tienen más oportunidades para su crecimiento y expansión.

Las personas tenemos necesidades que afectan a distintas dimensiones de nuestras

vidas: trabajo, famil ia, ocio…Hasta ahora, estas dimensiones se han considerado

como compartimentos estancos y su interacción produce tensiones personales y

laborales. Por ello, concil iar significa en primer término examinar conceptos, analizar

prioridades y sobre todo modificar actitudes.

DIFERENCIAS ENTRE LA CONCEPCIÓN DEL USO DEL TIEMPO POR

PARTE DE MUJERES Y HOMBRES

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Concil iar significa hacer frente a las distintas responsabil idades de las personas,

adoptar una visión más acorde con las necesidades de las personas y asumir

responsabil idades compartidas.

A nivel personal, se plantea la necesidad de adoptar conductas corresponsables y

a nivel empresarial, el compromiso con la adopción de medidas para la

conciliación.

Las empresas a la hora de diseñar un Plan de Concil iación deben tener en cuenta

a toda la plantilla, aunque debería prestar atención diferencial a los colectivos con

especiales dificultades para conciliar en función de su situación familiar o del

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momento del ciclo de la vida en la que se encuentre una determinada persona o

grupos de personas.

¿CÓMO DISEÑAR UN PLAN DE CONCILIACIÓN?

En primer lugar, la empresa habrá de diseñar los objetivos estratégicos del

Plan de Concil iación y éste habrá de incluir medidas para producir cambios

en la cultura de la empresa.

Un Plan de Concil iación es una estrategia empresarial que contribuye a

equilibrar las oportunidades de mujeres y hombres dentro de la empresa y su

implantación es voluntaria.

En segundo lugar y como ocurre con cualquier toma de decisión de carácter

empresarial, habrá que diagnosticar la situación de partida. El

diagnóstico permite analizar situaciones de manera realista y tomar decisiones

responsables y acertadas.

Y, en tercer lugar, se decidirán las medidas de conciliación a adoptar por la

empresa.

ALGUNAS MEDIDAS PARA LA CONCILIACIÓN DE LA VIDA PROFESIONAL,

FAMILIAR Y PERSONAL

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En resumen, diseñar e implantar un Plan de Concil iación en una empresa requiere

cumplimentar una serie de pasos:

SENSIBILIZACIÓN – COMPROMISO - ANÁLISIS DE LA SITUACIÓN DE PARTIDA -

DIAGNÓSTICO - TOMA DE DECISIONES – EVALUACIÓN Y SEGUIMIENTO.

La empresa que se compromete con la conciliación es una empresa más abierta y dinámica, más moderna y productiva y por supuesto mejor valorada.

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