Manual para la Certificación

de Eventos Sustentables

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50%

35%

20%10%

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1. ¿Qué es un evento sustentable?2. ¿Por qué organizar un evento sustentable?3. Lo que aporta un evento sustentable4. ¿Por qué es necesario realizar acciones sustentables?5. Organizaciones relacionadas con eventos sustentables

5.1 Organizaciones nacionales5.2 Organizaciones internacionales

6. El Comité para el Desarrollo Sustentable de la UAT y la certifi-cación de eventos7. Nuestro objetivo8. Tipos de eventos sustentables9. Impactos10. ¿Qué ofrecemos en los eventos sustentables?11. Metodología de evaluación

11.1 Categorías de eventos sustentables11.2 Niveles de certificación

12. Transporte12.1 Acciones de mejora para el transporte

13. Papelería13.1 Acciones de mejora para la papelería

14. Servicios de comida14.1 Acciones de mejora para el servicio de comida

15. Energía y mitigación15.1 Acciones de mejora para la energía y mitigación

16. Desperdicios16.1 Acciones de mejora para los desperdicios

17. Comunicación17.1 Acciones de mejora para la comunicación

18. Innovación18.1 Acciones de mejora para la innovación

19. Otros19.1 Regalos sustentables

20. Proveedores20.1 Acciones de mejora para los proveedores

21. Supervisión de prácticas sustentables22. Acciones Post–evento23. Contacto e informes

Contenido

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1. ¿Qué es un evento sustentable?

Es cualquier tipo de reunión, encuentro social o de trabajo donde se incluye un equilibrio entre el medio ambiente y los recursos utilizados desde la planeación hasta la ejecución,

El cuidado del medio ambiente es un factor importante. Se desarrolla mediante pequeñas acciones que contribuyen al cuidado de nuestro planeta antes, durante y después del evento.

Green Meeting Industry Council señala que los eventos sustentables implementan políticas que benefician la dimensión ambiental, económica y social.

Según la Secretaría de Turismo (SECTUR), en México un evento sustentable es aquel donde se incorporan prácticas y acciones que reducen el impacto ambiental negativo, benefician a la comunidad receptora, generan beneficios económicos y promueven la educación ambiental entre los participantes.

Sustentable

Evento

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2. ¿Por qué hacer un evento sustentable?

El severo deterioro del medio ambiente en México es consecuencia de una crisis global según lo señala el Manual de eventos verdes de la SECTUR . Los seres humanos han contaminado los ecosistemas y agotado los recursos naturales al desarrollar actividades económicas y sociales con descuido. Desde hace algunas décadas las naciones empezaron a tomar medidas para disminuir el impacto ecológico.

Es importante considerar la mejora continua de los recursos que utiliza nuestra universidad.

Al realizar esfuerzos en materia sustentable:

Reusas, Reduces y Reciclas95%

75%

80%

97%

Reduces huella de carbono

Aportas a la economía local

Mejoras la imagen que proyectas a la sociedad

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3. Lo que aporta un evento sustentable

Entorno social:- Difunde los valores de la sustentabilidad- Ayuda al comercio local (emprendedor y proveedor)- Promociona incentivas sociales- Retorna inversiones e infraestructuras- Favorece el intercambio cultural

Entorno ambiental:- Mitiga molestias ambientales-Optimiza el consumo de los recursos naturales- Incentiva la movilidad sustentable, eficienciaenergética y reciclaje- Reduce, compensa o elimina el impacto ambiental y lahuella de carbono- Valora los recursos naturales

Entorno asistente:- Cumple con expectativas y se alinea con nuevos valores- Recibe información y educación- Favorece su comprensión del entorno- Disfruta de nuevas posibilidades durante el evento

Entorno organizativo:- Muestra la responsabilidad ambiental y social- Genera una imagen social positiva- Mejora procesos de organización y gestión de eventos- Enriquece la oferta cultural del evento

EventoSustentable

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4. ¿Por qué es necesario realizar accionessustentables?

El hombre sabe el daño que ocasiona al medio ambiente. Si no lo revierte, todo su entorno se verá afectado: las actividades económicas, sociales, culturales y turísticas, entre otras, ya provocan impactos de diversas índoles en el planeta.

El calentamiento global es resultado de la emisión desmedida de gases de dióxido de carbono.

Algunas consecuencias ambientales son los huracanes, el aumento de la temperatura, las lluvias intensas, terremotos, inundaciones, entre diversas manifestaciones dañinas.

Es necesario realizar acciones de mejora continua en lo individual y en lo colectivo para generar un cambio en nuestro entorno.

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5.Organizaciones relacionadas con eventossustentables

Es importante trabajar con organismos relacionados con la incorporación de prácticas verdes y sustentables. Algunas instituciones a nivel nacional que rigen acciones en la protección del medio ambiente y turismo verde son:

5.1 Organizaciones nacionales:• Secretaría de Medio Ambiente y Recursos Naturales (SEMARNAT)• Procuraduría Federal de Protección al Ambiente (PROFEPA)• Secretaría de Turismo (SECTUR)

5.2 Organismos internacionales:• Green Meeting Industry Council (GMIC)• Convention Industry Council (CIC)• Green Globe y Green Hotels (Regulan el turismo)• Green Seal y US Green Building Council (Reglamentan las cuestiones ambientales)

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6. El Comité para el Desarrollo Sustentabley la certificación de eventos

La Universidad Autónoma de Tamaulipas (UAT) se preocupa por la sustentabilidad.

En 2014 se formó el Comité para el Desarrollo Sustentable de la UAT, que tiene como funciones principales:

» Certificar a la universidad como una institución sustentable.» Desarrollar y promocionar proyectos y acciones innovadoras quepermitan alcanzar los objetivos de sustentabilidad de la universidad.» Involucrar a la comunidad universitaria.» Recomendar políticas sustentables.

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6.1 Nuestro enfoque de sustentabilidad atiende los temas relacionados con:

BienestarAtender la seguridad, equidad de genero, accesibilidad, asequibilidad, calidad de vida, desarrollo personal y temas afines.

EconomíaUso eficiente de los recursos económicos, empleo, ganancias, producción e inversión.

NaturalezaCuidado del medio ambiente, manejo de residuos, reforestación, cuidado del agua, energía, reciclaje y demás asuntos relacionados.

SociedadTodos los compromisos que la universidad establece con la comunidad donde se ubica.

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7. Nuestro objetivo

Fomentar, reconocer, difundir y celebrar los esfuerzos voluntarios por parte de los organizadores para reducir el impacto social, económico y ecológico de su evento.

La certificación también sirve como una oportunidad para informar y comprometer a los asistentes con las iniciativas verdes que se llevan a cabo en la Universidad Autónoma de Tamaulipas.

EVENTO SUSTENTABLE

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8. Tipos de eventos sustentables

Los eventos sustentables son reuniones que desde su planeación y ejecución realizan esfuerzos enfocados en la sustentabilidad. Cada vez se celebran en más naciones alrededor del mundo, mientras que son cotidianos en países desarrollados como Estados Unidos, Canadá y Reino Unido, entre muchos otros.

Algunos tipos de eventos que pueden ser sustentables son los siguientes:

Congresos

Convenciones

Diplomados

Exposiciones

Talleres

Viajes

Otros

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9. Impactos

Un evento sustentable tiene un gran impacto en aspectos sociales, económicos y ambientales al realizar acciones que benefician los procesos, diseños, planificación, promoción, comunicación y ejecución de cada reunión.

Se debe de tener en cuenta lo siguiente:

- Apoyo a accionessociales- Movilidad y transporteeficiente

- Reciclaje de residuos- Gestión eficiente de losrecursos naturales- Cálculo de la huella decarbono

- Comunicación,promoción y difusión- Eficiencia energética

- Proveedores locales- Servicio de alimentos- Reutilización demateriales

Soci

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10. ¿Qué ofrecemos para los eventossustentables?

Una metodología propia para la implantación de prácticas en pro de la sustentabilidad.

» Reconocimiento de evento sustentable de acuerdo a niveles de certificación categorizados por: platino, oro, plata y bronce.

» Guía de certificación de evento sustentable para la realización y evaluación del evento.

» Difusión y Promoción del evento sustentable mediante página web y redes sociales propios del comité para el desarrollo sustentable.

» Asesoramiento en implantación de acciones necesarias para la elección de acciones en pro de la sustentabilidad.

» Evaluación de los asistentes de las acciones sustentables realizadas antes y después del evento.

» Evaluación de encuestas: “¿Qué tan verde soy en el hogar?”

» Taller sobre acciones sustentables en el departamento, escuela, dependencia o institución participante.

» Sugerencias de acciones sustentables para los asistentes antes del evento.

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11. Metodología de evaluación

Se diseñó una guía como herramienta para la evaluación de los eventos sustentables. Para el correcto uso de esta evaluación se deben seguir estos pasos:

1. Agrega la información de tu evento en la hoja de “Información del Evento”.2. En todas las secciones, indica tu respuesta. “S” si es sí ; “N” si es no; o “N/A” si no corresponde con tu evento. En la última hoja se

verifican los totales. “Revisar y Enviar”.3. Los puntos se actualizarán de forma automática conforme se llenen las hojas.4. Recuerda que la puntuación marcada no será la final, pues falta agregar puntos por innovación o liderazgo.5. Anexa fotografías del evento donde se muestre el compromiso con la sustentabilidad.6. Asegúrate de guardar el archivo y enviarlo al correo: comite.sustentable@uat.edu.mx7. Una vez recibida la certificación, difunde tus resultados.

La lista señala acciones recomendadas para eventos de la universidad y así reducir el impacto dañino de los mismos.

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11.1 Categorías de los eventos sustentables

Transporte Papelería Servicios de comida

Energía y mitigación Desperdicios Comunicación

Innovación Otros

Se deben elegir cuando menos dos categorías para considerar que un evento es sustentable.

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Recomendaciones

» Cada recomendación tomada equivale a 1 punto. Algunas que representan un reto mayor representan » 2 puntos en la sección de Bonus.» La evaluación se realiza de acuerdo al porcentaje de puntos alcanzados sobre el posible total.» La sección de innovación y liderazgo representa puntos extras.

Información del evento

» Oficina organizadora» Nombre del organizador» Correo del organizador» Nombre del evento» Fecha de inicio y duración del evento» Número esperado de asistentes

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11.2 Niveles de certificación

70%

50%

35%

20%10%

Porcentaje sobre el total de puntos posibles en la evaluación

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12. Transporte

El transporte sustentable nace de la preocupación por los problemas sociales y del medio ambiente. La contaminación del aire, el uso excesivo de energía y la saturación de vías de circulación provocan efectos nocivos en muchas ciudades.

Es importante elegir un medio de transporte sustentable y adecuado para contribuir en la reducción del impacto ambiental. Seleccionar la mejor opción de las redes de transporte existentes reduce los efectos medioambientales del transporte.

Bicicleta

Avión

A pieTransporte público

En automóvil

MotocicletaAutomóvilcompartido

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12.1 Acciones de mejora para el uso de transporte

Para la selección de los traslados pueden considerarse las siguientes medidas:

» Elegir locaciones donde la distancia entre los participantes y el lugar permita poder llegar a pie.

» Obtener contacto con proveedores que ofrezcan transporte sustentable o masivo.

» Incluir información sobre transporte público en el programa del evento, de manera que los asistentes puedan tener alternativas detraslado.

» Planear traslados colectivos de ponentes o participantes para reducir el uso de los vehículos.

» Sugerir a los participantes que compartan su automóvil para reducir las emisiones de CO2.

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13. Papelería

Se busca ser consciente y responsable del consumo de estos insumos. Una buena política de consumo significa: “Reducir, Reusar y Reciclar” al reutilizar elementos que reduzcan el consumo de materia prima nueva.

Productos de regalo 100% sustentables

Papel 100% reciclado, usable por ambos lados y certificado de FSC

Consumo responsable

Consumo sustentable de papelería

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13.1 Acciones de mejora para el uso de papelería

La selección de papelería puede tener en cuenta las siguientes medidas:

» Utilizar papel 100% reciclado, libre de ácidos y cloro; y certificado como ecológico.

» Utilizar bolígrafos construidos con cartón en vez de plástico, lápices de madera biodegradable y artículos sustentables que no seandañinos al medio ambiente.

» Se recomienda utilizar tintas vegetales para las imprentas.

» Reutilizar las hojas desperdiciadas por ambos lados.

» Reutilizar material de eventos realizados.

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14. Servicios de comida

14.1 Acciones de mejora para el servicio de alimentos

Las prácticas sugeridas en esta sección para alimentos y bebidas excluyen aspectos estructurales de edificios y su operación. En general, los organizadores de eventos deben evaluar el tratamiento de los desechos orgánicos e inorgánicos, ahorro de agua, ahorro de energía y políticas de compras de apoyo a la comunidad local.

La operación de eventos sustentables sugiere que los proveedores de servicios de alimentos atiendan lo siguiente:» Tener contenedores de basura señalados para cada tipo de desperdicios: a) Orgánicos b) Inorgánicos c) Papel y cartón d) Plásticos e) Latas, vidrio y tetrapack f) Otros

» Servir bebidas en envases de vidrio o porcelana. Evitar el uso del unicel y PET.» Servir en envases individuales y en pequeñas porciones para evitar el desperdicio.» Contar con un proveedor que tenga el programa de manejo de desechos sólidos. » Hacer composta de los desechos orgánicos que genere el evento.» Utilizar productos 100% naturales y frescos.» Servir productos orgánicos o de temporada.» Señalar en el evento los tipos de productos que se ofrecen.

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15. Energía y mitigación

Las prácticas sugeridas incluyen utilizar productos certificados por Energy Star, apagar aparatos sin uso y tener un programa de mantenimiento preventivo en todos los equipos. Además se sugiere continuar estas prácticas como acciones para disminuir el uso de la energía.

Uso eficiente de los recursos Iluminación natural

¡Acciones de disminución!¡Apagado y

desconectado!

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16. Desperdicios

Durante todo el evento debe contarse con envases separadores de basura (orgánico, inorgánico, papel, vidrio, plástico, etc.). Los desechos del evento deberán destinarse a proyectos en cualquier área de la universidad, por ejemplo: enviar los residuos orgánicos a la Facultad de Ingeniería y Ciencias de la UAT para que los estudiantes realicen composta en alguna actividad o práctica de alguna materia. Separar residuos concientizará a las personas sobre el desperdicio innecesario. En esta sección se recomiendan acciones para usar mejor los recursos y evitar desperdicios.

10%5%

20%25%

35%

Biodegradables Otros VidrioLatas y

metales

Papel y

cartón

Evitar el desperdicio al menos un:

50%¡Reduce - Reusa - Recicla!

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16.1 Acciones de mejora para el uso de desperdicios

Algunas acciones que se deben realizar para reducir los desperdicios:

» Separar la basura en botes de diferentes tipos.

» Realizar composta de los desperdicios del evento.

» Contratar empresas locales certificadas en materia sustentable para evitar los desperdicios.

» Donar lo sobrante del servicio de comida a bancos de alimentos o gente necesitada.

» Pedir confirmación de asistencia de invitados para programar cantidad aproximada de personas que asistirán y evitar excesos.

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17. Comunicación

La comunicación sustentada en valores y principios busca crear una herramienta transformadora de cambio y valor en las personas. Para contribuir con un mundo mejor es recomendable que antes del evento se informe al público sobre las características sustentables.

La correcta comunicación con la audiencia crea lazos de mejora en todos los aspectos por evaluar antes, durante y después del evento.

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Comunicación interna Comunicación externa

Concientizar al equipo de trabajo para que apliquen y supervisen acciones verdes.

Informar a los invitados acerca de los aspectos verdes e importancia de los mismos.

Si los invitados son de la misma empresa, sensibilizarlos sobre acciones en pro de la sustentabilidad consideradas para el evento.

Comunicar a los proveedores sobre cláusulas necesarias para el desarrollo del evento.

Informar a la comunidad sobre acciones de sustentabilidad y medidas por implementar.

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17.1 Acciones de mejora parala comunicación

Las tareas de comunicación requieren las siguientes acciones:

» Antes del evento informar sobre acciones sustentables que se desarrollarán durante el mismo.» Informar a empresas, asistentes o ponentes sobre el uso de materiales vía correo o USB, esto parareducir el consumo de papel.» Tener un sitio web o blog del evento y notificar a los participantes con oportunidad.

En el área de comunicación del evento es necesario desarrollar tareas de marketing:

» Usar un sitio web, red social o blog para información del evento.» Usar un email masivo para promover el evento.» Publicar programas, actividades, cronogramas de tiempos e información relevante mediante el sitioweb, blog, correo electrónico o red social, para que los participantes puedan descargarlo.» Promover mediante sitios web, redes sociales, blog o correo electrónico los beneficios medioambientales,sociales, culturales y de ahorro en costos del evento.» Informar a la audiencia sobre recomendaciones del evento sustentable.

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18. Innovación

18.1 Acciones de mejora parala innovación

En esta fase se describen todas las prácticas sustentables que se tomaron en cuenta durante el evento y que no fueron mencionadas con anterioridad.

El Comité para el Desarrollo Sustentable de la UAT proporcionará puntos extras por cada actividad de innovación generada que aporte soluciones creativas en pro de la sustentabilidad.

Algunas acciones que se pueden realizar para la innovación son:

» Ser creativos» Utilizar ingenio para innovar en acciones que involucren a la audiencia durante el evento» Estimular la creación de ideas nuevas que motiven a la audiencia

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19. Otros

Acciones sustentables como la utilización de Wi-Fi gratuito durante el evento, señalización de acciones de mejora continua, reutilización de utensilios de eventos anteriores, centros de mesa y decoración sustentable.

100%Wi-Fi gratuito

50%Señalización de

accionesde mejora continua

65%Decoraciónsustentable

39%Reutilizaciónde utensilios

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19.1 Acciones de mejora para otros aspectos

19.2 Regalos sustentables

» Todas las señales usadas durante el evento deben ser durables y reutilizables.» Reutilizar artículos de eventos anteriores tales como material de papelería, de innovación, de comunicación, de decoración, etc.» El evento puede contar con centros de mesa y decoración sustentable.» Regalar premios o utensilios sustentables, de manera que se deje a los participantes un recuerdo sustentable de asistencia.» Informar a los participantes los requisitos para el uso de Wi-Fi .

Un recuerdo también es un motor para la concientización y reflexión sobre la sustentabilidad. Existen proveedores que cuentan con certificaciones ecológicas de productos. Algunos regalos ecológicos que se pueden dar durante el evento son:

» Libretas de hojas recicladas con empaque sustentable.» Plumas construidas con bioplástico o ecológicas de cartón.» Banners reutilizables impresos en tela.» Artículos promocionales diversos, fabricados con bioplástico, aluminio reciclado/reciclable,entre muchos otros.» Termo o ánfora para uso y llenado de agua durante el evento.» Bolsos o morrales a base de hilo o tela con algodón orgánico o material reciclado.

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20. Proveedores

20.1 Acciones de mejora para losproveedores

Es importante la selección de proveedores de servicios de manera que se impulse a la economía local y se dé a conocer a la sociedad este tipo de evaluación en eventos.

Se pueden considerar proveedores o empresas con convenios para movilidad, limpieza, servicio de cocina, logística de eventos, papelería, entre otras. Es necesario establecer políticas sustentables con ellos ya que facilitarán la evaluación de eventos posteriores.

Se sugiere a los organizadores contratar proveedores de bienes o servicios que cuenten con la mayoría de los siguientes criterios:

» Determinar un presupuesto que evalúe la importancia de comprar o no el producto.» Valorar si el producto cumple con los requerimientos que se ajusten a cuestiones sustentables deproducción, materiales, etc.» Verificar si los empaques de los productos son sustentables.» Utilizar y mantener los productos en buen estado para el futuro.» Analizar que los productos puedan desecharse de manera fácil y no tengan impactos ambientales.

Proveedores de papelería

locales

Personal de logística y evaluación de los eventos

Proveedor de servicios de limpieza y cocina

Movilidad durante el evento

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21. Supervisión de prácticassustentables

Los asistentes comprueban las acciones realizadas en pro de la sustentabilidad. En el desarrollo de las actividades, el Comité para el Desarrollo Sustentable se hará cargo de estar en contacto con organizadores y proveedores para concluir con la supervisión de todas las prácticas sustentables durante la organización del evento.

Ejecución

Cierre del evento

Actividades de apoyo a la comunidad local

Supervisión de prácticas sustentables

Comunicación

Dirección y control

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22. Post-evento

La última etapa del evento se relaciona con los impactos posteriores de las acciones que realizarán los asistentes del evento. Algunas acciones que se integran en esta fase son:

Acciones continuas en pro de la

sustentabilidad

Difundir los resultados del evento

Realizar esfuerzos para que se apoye este tipo de evaluación en todos los eventos de la

Universidad Autónoma de Tamaulipas

Invitar a los participantes a regresar al lugar del

evento después de algún tiempo, para observar

el desarrollo de acciones realizadas

Dar consejos sustentables mediante encuestas

o cuestionariosrelacionados con

sustentabilidad aplicables en la oficina, casa o

situaciones de la vida cotidiana

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23. Contacto e información

Si organiza un evento, simposio, conferencia o taller y desea implementar algunas acciones en pro de la sustentabilidad.

Contáctenos en:

Comité para el Desarrollo Sustentable

Universidad Autónoma de Tamaulipas

Teléfono: 31 8 18 00 ext. 2934, 2909, 2910

comite.sustentable@uat.edu.mx

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@uatcsustentable

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