Manual Pengguna | Aplikasi Persediaan Manual Persediaan.pdf · ... (ATK), obat - obatan, ... (PNS), khususnya untuk ATK. Gambar 2.1. ... Gambar 2.3. Tampilan Data Request Status Belum

Manual Pengguna | Aplikasi Persediaan 2017

Page | 1

DAFTAR ISI

I. User Request Persediaan ………………………………………………………………………………. 1 II. Verifikator ………………………………………………………………………………. 12 III. Petugas Gudang ………………………………………………………………………………. 15 IV. Petugas Aplikasi Persediaan

Desktop ………………………………………………………………………………. 18

V. Pejabat Pengadaan ………………………………………………………………………………. 21

Dalam aplikasi persediaan ini terdapat beberapa akses pengguna yang berinteraksi sesuai

uraian tugas pengelolaan barang persediaan, diantaranya :

I. User Request Persediaan

Berikut adalah penjelasan mengenai uraian tugas dari aktor user request :

Penjelasan Aktor

a) Mengkoordinir permintaan barang persediaan berupa Alat Tulis Kantor (ATK), obat-obatan, bahan kimia/pembersih serta persediaan pemeliharaan peralatan mesin dan/atau gedung bangunan di lingkup organisasinya;

b) Melakukan permintaan barang persediaan melalui aplikasi persediaan online; c) Menerima barang persediaan yang diminta serta menandatangani bon permintaan

dan penyerahan barang; d) Melakukan persetujuan apabila transaksi sudah selesai agar dapat melakukan

transaksi permintaan kembali. e) Mengumpulkan dan menyerahkan kuitansi pembelian barang persediaan ke petugas

aplikasi persediaan dekstop, apabila ada persediaan yang dibeli dari mata anggaran selain MAK 5218/ 523112/ 523123 untuk diinput sebagai persediaan.

Gambar 1.1. Tampilan penjelasan fitur utama untuk akses User Request

Fitur-fitur utama user


Page | 2

Menu Form Permintaan

Fitur ini merupakan layanan untuk user request meminta kebutuhan barang dengan

melakukan pengisian form yang telah disediakan oleh aplikasi. Data permintaan

kebutuhan barang akan terkirim kepada pengelola persediaan satker diantaranya

kepada verifikator dan pengelola gudang persediaan.

Gambar 1.2. Tampilan fitur form permintaan

Gambar 1.3. Tampilan memilih permintaan nama barang

Form Isian barang

Ketikkan nama barang, maka

akan muncul daftar barang.

Kemudian pilih dan tunggu

beberapa saat.


Page | 3

Gambar 1.4. Tampilan form isian permintaan barang

Gambar 1.5. Tampilan simpan keranjang

Stok persediaan

barang yang dicari

Jika sudah mengisi jumlah

permintaan & keterangan,

Simpan Keranjang

Setelah disimpan,

tampil di keranjang


Page | 4

Gambar 1.6. Tampilan Header Notif Keranjang

- Kondisi jika kita membutuhkan barang yang stok persediaannya habis, maka informasi

kebutuhan tersebut akan dikirim ke bagian pengadaan barang.

Gambar 1.7. Tampilan Permintaan stok barang kosong / tidak tersedia.

Notif header

keranjang

Link menuju menu

katalog barang

Stok barang yang di gudang kosong, maka

barang ini akan tercatat sebagai

pengadaan. Kemudian Simpan Keranjang.


Page | 5

Gambar 1.8. Tampilan permintaan stok barang kosong setelah disimpan

Gambar 1.9. Tampilan list keranjang dan isian pesan tambahan

Info ketersediaan

barang

Status Barang

Isi keterangan / pesan kepada

penyedia, Kirim Permintaan


Page | 6

Gambar 1.10. Tampilan data permintaan setelah kirim permintaan

Menu Katalog Barang

Fitur ini sama dengan layanan permintaan barang, hanya perbedaannya dari

bentuk tampilan berupa katalog barang. Tampilan seperti ini akan mempermudah

pengguna melihat ketersediaan stok barang.

Gambar 1.11. Tampilan Daftar / Katalog Ketersediaan Barang

Info pengiriman

permintaan

Kode Permintaan

Status Permintaan

Filter Data Katalog


Page | 7

Gambar 1.12. Tampilan filter pencarian katalog barang

Gambar 1.12. Tampilan filter pencarian katalog barang (Lanjutan)

Gambar 1.13. Tampilan Hasil dari filter barang & isian jumlah barang

1. Bentuk Grid

2. Bentuk Tabel

Tampilan Tabel

Tampilan katalog

barang dari hasil filter

Tambah Barang


Page | 8

Gambar 1.14. Tampilan Tambah keranjang permintaan barang

Gambar 1.15. Tampilan Pilihan Setelah Simpan Permintaan Barang

Setelah memilih Add,

maka muncul popup

untuk mengisi

permintaan. Kemudian

Simpan.

Pesan Lagi, akan

mengarahkan untuk memilih

barang kembali

Selesai Pemesanan,

Maka akan diarahkan ke

tampilan konfirmasi

pemesanan


Page | 9

Gambar 1.16. Tampilan keranjang permintaan

Menu Request Barang Baru

Fitur ini digunakan untuk pengguna yang memiliki kebutuhan barang baru,

dimana barang tersebut belum terdata di aplikasi persediaan. Berikut langkah-langkah

penggunaan fitur request barang baru :

Gambar 1.17. Tampilan Data Permintaan Barang Baru

Data konfirmasi item

pemesanan

Isi pesan tambahan kepada

penyedia, kemudian Kirim

Permintaan

Data Permintaan

Barang Baru Tambah Barang

Detail, Edit dan

Hapus Data


Page | 10

Gambar 1.18. Tampilan form kebutuhan barang baru

Menu Data Request-Ku

Pada menu ini menampilkan kumpulan data transaksi permintaan barang yang

dilakukan, setiap permintaan akan di identifikasi oleh kode permintaan.

Gambar 1.19. Tampilan Data Permintaan Barang

Isi formulir kebutuhan barang

baru. Jika ada foto, lampirkan

untuk memudahkan bagian

pengadaan.

Klik untuk melihat detail

permintaan dan

statusnya.


Page | 11

Gambar 1.20. Tampilan Detail Permintaan Barang

Menu Report

Fitur ini digunakan untuk kebutuhan informasi pelaporan, ada beberapa menu

laporan yang dapat dipergunakan. Berikut cara penggunaan fitur laporan :

- Report Penggunaan Barang

Gambar 1.21. Tampilan Report Penggunaan Barang

Pemilihan tanggal

awal sampai tanggal

akhir

Submit untuk

memproses

pengambilan data

laporan


Page | 12

II. Verifikator Persediaan

Setelah user request mengirim data permintaan barang maka peran selanjutnya dilakukan

oleh verifikator yang memiliki wewenang menyetujui permintaan item barang, Berikut uraian

tugas dari pengguna verifikator persediaan :

Penjelasan Aktor

a) Melakukan verifikasi terhadap usulan/permintaan barang persediaan dari user request. Verifikasi dilakukan dengan mempertimbangkan stok barang yang ada, kebutuhan user dan perhitungan saldo persediaan;

b) Memberikan persetujuan setelah dilakukan verifikasi; c) Mengatur saldo persediaan yang disesuaikan dengan Standar Biaya Masukan (SBM)

per orang (PNS), khususnya untuk ATK.

Gambar 2.1. Tampilan uraian fitur-fitur verifikator


Page | 13

1. Menu Data Request

Fitur ini merupakan fitur utama untuk verifikator yaitu memverifikasi seluruh data

permintaan barang. Verifikator dapat memonitor setiap status data permintaan yang

ditandai notifikasi pada bagian menu.

Gambar 2.2. Tampilan notifikasi data permintaan pada menu sebelah kiri

Gambar 2.3. Tampilan Data Request Status Belum Disetujui

Data Permintaan belum

disetujui

Klik untuk melihat detail

permintaan

Tombol untuk menyetujui

permintaan user


Page | 14

Gambar 2.4. Tampilan proses verifikasi permintaan

Gambar 2.5. Tampilan setelah data permintaan disetujui

Verifikator dapat merubah jumlah

/ kuantitas barang yang diminta

History permintaan

barang yang sama

Klik tombol Setujui, jika

jumlah barang yang diminta

sesuai

Klik, Next. Maka akan

diarahkan ke tampilan data

permintaan sudah disetujui

Masukkan

keterangan jika

ada.


Page | 15

III. Petugas Gudang

Setelah data permintaan barang disetujui oleh verifikator, peran selanjutnya adalah

petugas gudang yang menyiapkan item pesanan barang sampai diakhiri serah terima barang

oleh pemesan. Berikut beberapa uraian tugasnya :

Uraian Tugas

a) Menyiapkan barang persediaan setelah mendapat persetujuan dari verifikator; b) Mencetak bon permintaan dan penyerahan barang dari aplikasi persediaan dan

ditandatangani bersama dengan user request apabila sudah ada serah terima barang persediaan;

c) Mengarsipkan d) Melakukan opname fisik gudang baik gudang utama maupun gudang pengguna

setiap tanggal 30 Juni dan 31 Desember guna penyusunan laporan BMN ; e) Melakukan opname fisik gudang selain tanggal pada poin d apabila diperlukan

penyamaan antara stok dan pencatatan; f) Membuat Berita Acara Opname Fisik; g) Bertanggung jawab terhadap gudang utama persediaan berikut isinya.

1. Menu Data request (Sudah Disetujui)

Menu ini memberikan informasi status permintaan barang dari hasil verifikasi untuk petugas

gudang, dimana setelah menerima informasi tersebut petugas akan langsung menyiapkan setiap

item barang dan melakukan pemberkasan bukti serah terima barang.

Gambar 3.1. Tampilan data permintaan barang sudah disetujui

Klik, detail data

permintaan

Klik, detail form

penyerahan


Page | 16

Gambar 3.2. Tampilan form permintaan siap kirim oleh petugas

Gambar 3.3. Tampilan notifikasi siap kirim permintaan

Masukkan

keterangan

Permintaan akan

disiapkan oleh petugas

gudang

Print berkas serah

terima


Page | 17

Gambar 3.4. Tampilan berkas serah terima permintaan barang

Cetak berkas serah

terima


Page | 18

IV. Petugas Aplikasi Persediaan Desktop

Penjelasan Aktor

a) Mengumpulkan bukti perolehan/kuitansi pembelian barang persediaan; b) Mencatat persediaan masuk ke dalam aplikasi persediaan desktop; c) Mengarsipkan bukti perolehan/kuitansi pembelian barang persediaan; d) Mencatat persediaan keluar berdasarkan rekapitulasi dari aplikasi persediaan online

setiap 2 minggu sekali; e) Mencatat hasil opname fisik berdasarkan Berita Acara Opname Fisik ke dalam

aplikasi persediaan desktop; f) Melakukan rekonsiliasi data persediaan dengan data BMN setiap bulan; g) Mengidentifikasi dan menjelaskan selisih persediaan dengan keuangan apabila

dtemukan persediaan belum diregister; h) Menyusun laporan persediaan setiap 6 (enam) bulan/periode semesteran.

1. Menu Rekap Barang Keluar (Report)

Fitur utama untuk petugas aplikasi persediaan desktop yaitu merekap data permintaan

barang yang nantinya data tersebut akan di entry ke aplikasi persediaan desktop. Berikut

langkah-langkah untuk merekap data barang keluar.

Gambar 4.1. Tampilan form rekap laporan barang keluar

Filter tahun, bulan

dank ode djkn

Info Periode rekap

yang pernah dilakukan


Page | 19

Gambar 4. 2. Tampilan data rekap barang keluar

Gambar 4.3. Tampilan notifikasi rekap periode permintaan

No. Dokumen

Rekap

Data rekapan akan

tersimpan di Log periode

rekap


Page | 20

Gambar 4.4. Tampilan log periode rekap

Gambar 4.5. Tampilan notifikasi proses entry aplikasi desktop

Status Proses Entry, Jika proses

sudah selesai, klik teks tersebut

maka akan tampil pilihan

Download file

rekapan .xls

Jika sudah selesai, maka

rekapan data keluar tersebut

akan terakui sebagai data yang

sudah dimasukkan ke aplikasi

desktop


Page | 21

V. Pejabat Pengadaan

Penjelasan Aktor

a) Melakukan pengadaan barang persediaan untuk persediaan yang berada di bawah Pejabat Pembuat Komitmen (PPK) Biro Umum;

b) Menyerahkan bukti perolehan/kuitansi pembelian barang persediaan ke petugas aplikasi persediaan desktop;

c) Melakukan monitoring apabila ada barang persediaan yang hampir/sudah habis.

Documents

Manual Pengguna | Aplikasi Persediaan Manual Persediaan.pdf · ... (ATK), obat - obatan, ... (PNS), khususnya untuk ATK. Gambar 2.1. ... Gambar 2.3. Tampilan Data Request Status Belum