MANUAL PENGGUNAAN KLASIFIKASI FAIL JABATAN … PENGGUNAAN...100-2/8 Perutusan / Ucapan / Penghargaan / Takziah 100-2/9 Derma dan Sumbangan . JABATAN PERDANA MENTERI (JPM) 5 100-3 Program

JABATAN PERDANA MENTERI (JPM)

1

MANUAL PENGGUNAAN KLASIFIKASI FAIL


1. TUJUAN Manual Penggunaan Klasifikasi Fail Jabatan Perdana Menteri (JPM) ini

disediakan bertujuan untuk memudahkan dan membantu pegawai/kakitangan

di Kementerian dalam urusan pengurusan fail yang melibatkan proses

pembukaan serta penutupan fail.

2. SKOP

Manual ini meliputi penggunaan klasifikasi fail urusan am dan klasifikasi fail

urusan fungsian yang meliputi semua jenis rekod awam di Jabatan Perdana

Menteri (JPM).

3. TAFSIRAN

3.1 Klasifikasi Fail

Pengenalpastian dan pengumpulan maklumat secara logikal ke dalam

kategori/kumpulan yang sama atau seakan-akan sama di mana setiap

satu kategori/kumpulan rekod itu dikenali dengan identitinya sendiri.

3.2 Rekod Awam

Rekod yang diterima secara rasmi atau yang dikeluarkan oleh mana-

mana pejabat awam bagi perjalanan hal ehwalnya atau oleh mana-

mana pekhidmat awam atau pekerja pejabat awam dalam perjalanan

tugas rasminya dan termasuk rekod mana-mana perusahaan kerajaan

dan juga termasuk segala rekod yang, pada permulaan kuat kuasa Akta

ini, adalah dalam jagaan atau di bawah kawalan Arkib Negara Malaysia

yang ditubuhkan di bawah Akta Arkib Negara 1966 [Akta 511].

3.3 Rekod Urusan Am adalah rekod yang memberi sokongan kepada

perjalanan jentera Kementerian ini yang meliputi rekod berhubung

perkara seperti Pentadbiran; Tanah, Bangunan dan Infrastruktur;


2

Aset; Kewangan; dan Sumber Manusia. Kod bagi fail urusan am ialah

seperti berikut:

100 – Pentadbiran

200 – Tanah, Bangunan dan Infrastruktur

300 – Aset

400 – Kewangan

500 – Sumber Manusia

3.4 Rekod Urusan Fungsian pula adalah rekod teras berkaitan fungsi dan

aktiviti khusus bagi Kementerian ini meliputi rekod berkaitan perkara

Pengurusan Hal Ehwal Pentadbiran Negara. Kod bagi fail urusan

fungsian ialah seperti berikut:

600 – Pengurusan Hal Ehwal Pentadbiran Negara

4. SUSUNAN HIERARKI KLASIFIKASI FAIL

Fungsi, aktiviti, sub-aktiviti dan transaksi yang telah dikenalpasti hendaklah

disusun mengikut hierarki.

Fungsi – merujuk kepada tanggungjawab utama/khusus yang dilaksanakan.

Aktiviti – merujuk kepada kegiatan yang dilaksanakan dalam mencapai

fungsi.

Sub-Aktiviti – merujuk kepada kegiatan-kegiatan khusus yang dilaksanakan

di bawah aktiviti.

Transaksi – fail-fail dengan tajuk khusus di bawah sub-aktiviti dan

mengandungi dokumen-dokumen yang berkaitan dengan tajuk fail tersebut.


3

5. PENYELARASAN PENGGUNAAN TANDA PEMISAH

I. Tanda titik ( . ) hendaklah digunakan untuk memisahkan nama

Kementerian dan unit/bahagian.

II. Tanda sengkang ( - ) hendaklah digunakan untuk memisahkan fungsi dan

aktiviti.

III. Tanda serong ( / ) hendaklah digunakan untuk memisahkan aktiviti, sub-

aktiviti dan transaksi.


4

6. KOD KLASIFIKASI FAIL JPM

Klasifikasi Urusan Am Kod 100 – 500

100 – PENGURUSAN PENTADBIRAN

100-1 Perundangan

100-1/1 Khidmat Nasihat

100-1/2 Pandangan Undang-Undang

100-1/3 Kes Mahkamah JPM/Agensi di Bawah JPM [SULIT]

100-1/4 Kes Tatatertib Agensi Bawah JPM [SULIT]

100-1/5 Khidmat Guaman

100-1/6 Dokumen Perundangan

100-1/7 Akta Persekutuan

100-1/8 Enakmen/Ordinan Negeri

100-1/9 Pekeliling Dalam Jabatan

100-1/10 Pekeliling Dan Peraturan Daripada Luar Jabatan

100-1/11 Arahan dan Perintah

100-2 Perhubungan Awam

100-2/1 Publisiti, Promosi dan Protokol

100-2/2 Pertanyaan Jabatan/Agensi/Orang Awam

100-2/3 Pelanggan

100-2/4 AduanPelanggan [SULIT]

100-2/5 Lawatan

100-2/6 Makluman Pertukaran

100-2/7 Pemberitahuan Tawaran Barangan & Perkhidmatan

100-2/8 Perutusan / Ucapan / Penghargaan / Takziah

100-2/9 Derma dan Sumbangan


5

100-3 Program Kerjasama Dalam Negeri

100-3/1 Program Anjuran Kementerian/ Jabatan-jabatan

Persekutuan

100-3/2 Program Anjuran Jabatan-jabatan Negeri

100-3/3 Program Anjuran Badan-badan Berkanun

100-3/4 Program Anjuran Swasta/Orang Perseorangan

100-4 Program Kerjasama Luar Negara

100-4/1 Institusi Profesional

100-5 Laporan Dan Perangkaan

100-5/1 Laporan Kemajuan Kerja Harian/

Mingguan/Bulanan/Suku/Setengah Tahun

100-5/2 Laporan Kemajuan Kerja Tahunan

100-6 Pengurusan Mesyuarat

100-6/1 Mesyuarat Dalam Jabatan

100-6/2 Mesyuarat Luar Jabatan

100-6/3 Mesyuarat Terperingkat Dalam Jabatan [TERPERINGKAT]

100-6/4 Mesyuarat Terperingkat Luar Jabatan [TERPERINGKAT]

100-6/5 Jemaah Menteri [RAHSIA]

100-7 Kemudahan (Fasiliti)

100-7/1 Tempahan Penggunaan Premis

100-7/2 Kuarters Kerajaan

100-7/3 Taska/ Tadika JPM

100-7/4 Tempahan Kenderaan

100-8 Pertubuhan, Persatuan Dan Kelab

100-8/1 Dalam Negeri

100-8/2 Luar Negara


6

100-9 Parlimen/Dewan Undangan Negeri

100-9/1 Pegawai / Jadual Bertugas di Parlimen

100-9/2 Pembentangan dan Perbahasan [TERPERINGKAT]

100-9/3 Takwim

100-10 Penerbitan Jabatan

100-10/1 Jawatankuasa Penerbitan

100-10/2 Laporan Tahunan

100-10/3 Buletin

100-10/4 Jurnal

100-10/5 Newsletter/Majalah

100-10/6 Lain-Lain Terbitan

100-10/7 Video Korporat

100-10/8 Pesanan Terbitan

100-10/9 Pengedaran Terbitan

100-10/10 Projek Terbitan Bersama

100-10/11 Perolehan Bahan Terbitan Jabatan Luar

100-11 Teknologi Maklumat Dan Komunikasi

100-11/1 Keselamatan Maklumat

100-11/2 Sistem Aplikasi

100-11/3 Teknikal

100-11/4 Web dan Multimedia

100-11/5 Tadbir Urus ICT

100-11/6 Pusat Data

100-11/7 Rangkaian

100-12 Pengurusan Rekod

100-12/1 Sistem Fail

100-12/2 Pentadbiran Registri dan Bilik Rekod

100-12/3 Pelupusan Rekod

100-12/4 Tadbir Urus Pengurusan Rekod

100-12/5 Pendokumentasian dan Pentadbiran Arkib


7

100-12/6 Pengurusan Rekod Terperingkat

100-13 Pembaharuan Pentadbiran

100-13/1 Piagam Pelanggan

100-13/2 Key Performance Indicator (KPI)/ Key Result Areas

100-13/3 Manual Prosedur Kerja

100-13/4 Fail Meja

100-13/5 Inovasi

100-13/6 Kad Perakam Waktu/Waktu Bekerja

100-13/7 Anugerah Perkhidmatan [SULIT]

100-13/8 Amalan Persekitaran Berkualiti (5S)

100-13/9 Star Rating

100-13/10 Penyampaian Perkhidmatan

100-13/11 Town Hall

100-13/12 Pengurusan Integriti

100-14 Pelaksanaan Piawaian International Organization for

Standardization (ISO)

100-14/1 Perancangan dan Pelaksanaan

100-14/2 Audit Kualiti Dalaman

100-14/3 Tindakan Pembetulan Dan Pencegahan

100-14/4 Audit Pemantauan

100-14/5 Kawalan Dokumen dan Data

100-14/6 Kajian Semula Pengurusan

100-14/7 Pindaan MS ISO

100-15 Pengurusan Pejabat

100-15/1 Perancangan Kerja

100-15/2 Perhimpunan

100-15/3 Perancangan Strategik

100-16 Majlis/Sambutan/Perayaan

100-16/1 Majlis Dalam Jabatan

100-16/2 Majlis Rasmi Luar Jabatan


8

100-16/3 Majlis Tidak Rasmi

100-17 Pengurusan Pusat Sumber / Perpustakaan

100-17/1 Perancangan dan Perolehan Bahan Perpustakaan

100-17/2 Hadiah

100-17/3 Perkhidmatan Perpustakaan

100-17/4 Pengurusan Perpustakaan

100-17/5 Program Perpustakaan

100-18 Harta Intelek

100-19 Lembaga Penasihat

100-20 Daftar Warisan Kebangsaan

100-21 Pilihanraya

100-21/1 Pilihanraya Malaysia

100-22 Rancangan Malaysia

100-22/1 Rancangan Malaysia Ke-10 (RMK10)

100-23 Pengurusan Risiko

100-23/1 Pelan Kesinambungan Perkhidmatan (PKP)

200 TANAH, BANGUNAN DAN INFRASTRUKTUR

200-1 Perancangan Perolehan Tanah/Bangunan

200-1/1 Jawatankuasa Perancangan Perolehan Tanah

200-2 Perolehan, Pelepasan dan Tukar Guna Tanah

200-2/1 Pengurusan dan Permohonan Tanah

200-2/2 Perolehan Tanah (SULIT)


9

200-3 Pembinaan/Perolehan/Pelupusan Bangunan

200-3/1 Projek Pembinaan/Perolehan/Pelupusan

200-4 Sewaan

200-4/1 Sewaan Ruang/Premis JPM

200-4/2 Penyewaan Ruang/Premis Untuk JPM

200-5 Ruang

200-5/1 Agihan Ruang

200-6 Keselamatan Bangunan/Tanah

200-6/1 Sistem Keselamatan (SULIT)

200-6/2 Pemeriksaan Keselamatan Fizikal/Dokumen

(SULIT)

200-6/3 Kawalan Kebenaran Masuk Pejabat/Kawasan

JPM

200-6/4 Pas Keselamatan

200-6/5 Kawalan Keselamatan Fizikal/Dokumen

200-7 Penyelenggaraan

200-7/1 Bangunan Kerajaan

200-7/2 Kediaman Rasmi

200-7/3 Penyenggaraan Landskap/Hardskap

200-7/4 High Performance Green Buildings (HPGB) di

Bangunan Perdana Putra

200-7/5 Perkhidmatan dan Utiliti

300 ASET ALIH/HIDUP DAN STOR KERAJAAN

300-1 Tadbir Urus Aset Alih / Aset Tak Alih Dan Stor Kerajaan

300-1/1 Pelantikan Pegawai Aset

300-1/2 Pengurusan Kod Aset/Stok

300-1/3 Pemantauan Pengurusan Aset dan Stor

300-2 Perolehan Aset Alih

300-2/1 Perolehan Aset

300-2/2 Pembelian Kereta Jabatan

300-2/3 Penerimaan/Semakan Aset Alih/Harta Modal

300-2/4 Penerimaan Aset Bernilai Rendah Secara Belian

300-2/5 Permohonan Aset Bernilai Rendah Peralatan

Pejabat

300-2/6 Pendaftaran Aset Alih


10

300-2/7 Penggunaan, Penyimpanan dan Pemeriksaan

Aset Alih

300-2/8 Penyelenggaraan Aset Alih Peralatan ICT

300-2/9 Penyelenggaraan Peralatan Keselamatan

300-2/10 Pelupusan Aset

300-2/11 Kehilangan dan Hapus Kira Aset

300-3 Pengurusan Kenderaan

300-3/1 Kenderaan Jabatan

300-3/2 Kenderaan Sewaan SPANCO

300-3/3 Tadbir Urus Kenderaan

300-4 Pengurusan Stor

300-4/1 Penerimaan, Penyimpanan, Pengeluaran dan

Pemeriksaan Barangan Stok

300-4/2 Pelupusan stok

300-4/2 Pengurusan Kehilangan dan Hapus Kira Stok

300-4/4 Keselamatan dan kebersihan Stor

300-5 Pengurusan Aset Hidup - Ikan

300-5/1 Pengurusan Penerimaan Ikan

300-5/2 Pendaftaran Ikan

300-5/3 Penggunaan, Penyimpanan dan Pemeriksaan Ikan

300-5/4 Pengurusan Pelupusan Ikan

300-5/5 Pengurusan kehilangan dan Hapuskira Ikan

300-6 Pengurusan Aset Hidup – Haiwan

300-6/1 Pengurusan Penerimaan Haiwan


Haiwan

300-6/3 Pengurusan Pelupusan Haiwan

300-6/4 Pengurusan Kehilangan dan Hapuskira Haiwan

300-7 Pengurusan Aset Hidup - Tumbuhan

300-7/1 Pengurusan Penerimaan Tumbuhan


Tumbuhan

300-7/3 Pengurusan Pelupusan Tumbuhan


11

300-7/4 Pengurusan Kehilangan dan Hapuskira Tumbuhan

400 PENGURUSAN KEWANGAN

400-1/ Akaun

400-1/1 Acara Perakaunan

400-1/2 Akaun Antara Jabatan

400-1/3 Akaun Deposit

400-1/4 Akaun Terimaan

400-1/5 Akaun Pendahuluan

400-1/6 Akaun Panjar

400-1/7 Penutupan Akaun

400-1/8 Akaun Awam

400-1/9 Pemantauan Pengurusan Kewangan dan Akaun

400-1/10 Sistem Aplikasi Kewangan

400-2 Bank

400-2/1 Akaun Bank

400 –3 Bayaran

400-3/1 Bayaran Perbelanjaan AP 58(a) & AP 59

400-3/2 Akaun Pukal

400-3/3 Bil

400-3/4 Kadar Pertukaran Mata Wang

400-3/5 Yuran Keahlian

400-3/6 Kursus/Persidangan

400-3/7 Bayaran Pendahuluan Diri

400-3/8 Pendahuluan Pelbagai

400-3/9 Bayaran Sewaan

400-3/10 Tuntutan Rawatan Perubatan

400-3/11 Potongan Gaji

400-3/12 Elaun

400-4/ Bajet

400-4/1 Mengurus

400-4/2 Pembangunan

400-4/3 Outcome Based Budgeting (OBB)

400-4/4 Private Financing Initiative (PFI)

400-5 Waran Peruntukan

400-5/1 Mengurus

400-5/2 Pembangunan

400-5/3 Private Financing Initiative (PFI)


12

400-6 Bon

400-6/1 Cagaran

400-7 Cek/Electronic Fund Transfer (EFT)

400–7/1 Urusan Cek

400-8 Kumpulan Wang Disatukan

400-8/1 Akaun Hasil

400-8/2 Akaun Amanah

400-8/3 Akaun Pinjaman

400-8/4 Kod Perakaunan JPM

400-8/5 Perakaunan Akruan

400-8/6 Akaun Subsidiari

400-9 Penurunan Kuasa

400-9/1 Arahan Perbendaharaan 11 & 69

400-9/2 Surat Kuasa Menandatangani Dokumen

Kewangan

400-10 Perolehan Bekalan, Perkhidmatan dan Kerja

400-10/1 Rundingan Terus

400-10/2 Sebutharga (SULIT)

400-10/3 Tender

400-10/4 Lembaga Perolehan

400-10/5 Kontrak Pusat

400-10/6 Pembelian Darurat

400-10/7 Pembelian Gotong-Royong

400-10/8 Pembelian Terus

400-10/9 Pelaksanaan eBidding 400-10/10 Urus Tadbir Perolehan

400-11 Pinjaman Kakitangan Awam

400-11/1 Kenderaan

400-11/2 Komputer

400-11/3 Perumahan

400-12 Audit Kewangan dan Perkhidmatan

400-12/1 Audit/Naziran Kewangan

400-12/2 Pemeriksaan Mengejut dan Susulan

400-12/3 Pengauditan Khas

400-12/4 Kajian Bahagian Audit Dalam (Audit Prestasi)


13

400-12/5 Teguran/Pemerhatian/Pertanyaan Audit

Terimaan dan Perkhidmatan

400-12/6 Pelaksanaan Audit Dalam

400-12/7 Pelaksanaan Audit Dalam – Unit Penyelarasan

Pelaksanaan (ICU)

400-12/8 Pelaksanaan Audit Dalam – Agensi

Penguatkuasaan Maritim Malaysia

400-12/9 Pelaksanaan Audit Dalam – Jabatan

Perpaduan Negara dan Integrasi Nasional

(JPNIN)

400-12/10 Pelaksanaan Audit Dalam – Biro Pengaduan

Awam


Perangkaan (JP)

400-12/12 Pelaksanaan Audit Dalam – Pejabat Ketua

Pegawai Keselamatan Kerajaan (PKPKK)


Insolvensi Malaysia

400-12/14 Pelaksanaan Audit Dalam – Jabatan Bantuan

Guaman (JBG)

400-12/15 Pelaksanaan Audit Dalam – Pejabat Pendaftar

Ketua Mahkamah Persekutuan

400-12/16 Pelaksanaan Audit Dalam – Mahkamah

Syariah

400-12/17 Pelaksanaan Audit Dalam – Suruhanjaya

Pencegahan Rasuah Malaysia (SPRM)


Kemajuan Islam Malaysia (JAKIM)

400-12/19 Pelaksanaan Audit Dalam – BiroTatanegara

(BTN)

400-12/20 Pelaksanaan Audit Dalam – Jabatan Audit

Negara

400-12/21 Pelaksanaan Audit Dalam – Majlis

Keselamatan Negara (MKN)

400-12/22 Pelaksanaan Audit Dalam – Pejabat Tanah

dan Galian

400-12/23 Pelaksanaan Audit Dalam – Unit Pemodenan

Tadbiran Dan Perancangan Pengurusan

Malaysia (MAMPU)


Pengangkutan Awam Darat (SPAD)


14


Perkhidmatan Pelajaran (SPP)


Perkhidmatan Awam (SPA)

400-12/27 Pelaksanaan Audit Dalam – Pejabat Mufti

400-12/28 Pelaksanaan Audit Dalam – Suruhanjaya Hak

Asasi Manusia (SUHAKAM)

400-12/29 Pelaksanaan Audit Dalam – JPM

400-12/30 Pelaksanaan Audit Dalam – Bahagian

Penyelidikan


Pendidikan Awan Kanak-Kanak (PERMATA)

400-12/32 Pelaksanaan Audit Dalam – Bahagian Istiadat,

Urusetia dan Persidangan Antarabangsa

(BIUPA)


Pelantikan Kehakiman (SPK)

400-12/34 Pelaksanaan Audit Dalam – Unit Kerjasama

Awam Swasta (UKAS)

400-12/35 Pelaksanaan Audit Dalam – Parlimen


Perlindungan

400-12/37 Pelaksanaan Audit Dalam – Unit Perancang

Ekonomi (EPU)


Pengurusan Hartanah (BPH)

400-12/39 Pelaksanaan Audit Dalam – Jabatan Wakaf,

Zakat Dan Haji (JAWHAR)

400-12/40 Pelaksanaan Audit Dalam – Pejabat Penyimpan

Mohor Besar Raja-Raja (PPMBRR)

400-12/41 Pelaksanaan Audit Dalam – Istana Negara

400-12/42 Pelaksanaan Audit Dalam – Lembaga

Penasihat


15

400-12/43 Pelaksanaan Audit Dalam – Bahagian Kabinet,

Perlembagaan Dan Perhubungan Antara

Kerajaan (KABINET)

400-12/44 Pelaksanaan Audit Dalam – Puspanita

Kebangsaan

400-12/45 Pelaksanaan Audit Dalam – Bahagian Hal

Ehwal Undang-Undang (BHEUU)

400-12/46 Pelaksanaan Audit Dalam – Institut Latihan

Kehakiman dan Perundangan Malaysia

(ILKAP)

400-12/47 Pelaksanaan Audit Dalam – Bahagian Hal

Ehwal Penguatkuasaan Maritim Malaysia

(BHEPMM)

400-12/48 Pelaksanaan Audit Dalam – Kawasan

Keselamatan Khas Sabah (ESSCOM)


Integriti Agensi Penguatkuasaan (SIAP)

400-12/50 Pelaksanaan Audit Dalam – Agensi Inovasi

Malaysia (AIM)

400-12/51 Pelaksanaan Audit Dalam – Yayasan Waqaf

Malaysia

500 PENGURUSAN SUMBER MANUSIA

500-1 Perjawatan

500-1/1 Penstrukturan Semula [SULIT]

500-1/2 Waran Perjawatan

500-1/3 Maklumat Perjawatan

500-1/4 Pengisian Jawatan

500-1/5 Penggredan Semula Jawatan

500-1/6 Maklumat Pekerja/Pengemaskinian dan

Penyemakan Maklumat

500-2 Perkhidmatan

500-2/1 Skim Perkhidmatan/Skim Saraan

500-2/2 Pengiklanan

500-2/3 Permohonan Kerja

500-2/4 Pelantikan dan Pengesahan

500-2/5 Pengambilan dan Perlanjutan Tempoh

500-2/6 Tapisan Keselamatan/Keutuhan [TERPERINGKAT]

500-2/7 Penempatan dan Pertukaran

500-2/8 Pertukaran Perlantikan


16

500-2/9 Pinjaman Sementara/Tetap

500-2/10 Kenaikan Pangkat [TERPERINGKAT)

500-2/11 Pemangkuan

500-2/12 Penanggungan Kerja

500-2/13 Senarai Tugas/Jadual Tugas/Nota Serah Tugas

500-2/14 Pengisytiharan Harta

500-2/15 Pengurusan Tatatertib [SULIT]

500-2/16 Perletakan/Pelepasan/PenamatanJawatan

500-2/17 Pelarasan dan Anjakan Gaji

500-2/18 Persaraan

500-2/19 Opsyen Perkhidmatan

500-2/20 Bekerja di Luar Waktu Pejabat

500-2/21 Kebenaran Memiliki Tanah/Saham

500-2/22 Kebenaran Terlibat Dalam Politik

500-3 Cuti

500-3/1 Cuti Rehat

500-3/2 Cuti Tanpa Rekod

500-3/3 Cuti Berekod

500-3/4 Cuti Sakit Tambahan/Cuti Sakit Lanjutan

500-3/5 Cuti Sakit Tibi Kusta dan Barah

500-3/6 Cuti Tanpa Gaji Mengikut Pasangan

500-3/7 Cuti Tanpa Gaji

500-3/8 Cuti Separuh Gaji Atas Sebab Kesihatan Sanak

Saudara

500-3/9 Cuti Kecederaan

500-4 Kompetensi

500-4/1 Peperiksaan

500-4/2 Pengurniaan Dan Penghargaan [TERPERINGKAT]

500-4/3 Perancangan Sasaran Kerja Tahunan (SKT)

500-4/4 Penilaian Prestasi [TERPERINGKAT]

500-5 Latihan

500-5/1 Kursus Dalam Negara

500-5/2 Kursus Luar Negara

500-5/3 Kursus Profesional

500-5/4 Bengkel

500-5/5 Seminar/Persidangan/Forum

500-5/6 Ceramah/Taklimat

500-5/7 Retreat

500-5/8 Tadbir Urus Kursus


17

500-6 Perhubungan Pekerja

500-6/1 Kebajikan

500-6/2 Keselamatan dan Kesihatan Pekerjaan

500-6/3 Majlis Bersama Jabatan (MBJ)

500-7 Kaunseling dan Psikologi

500-7/1 Rujukan Kes Kaunseling – Individu

[TERPERINGKAT]

500-7/2 Rujukan Kes Kaunseling – Kelompok

[TERPERINGKAT]

500-7/3 Rakan Pembimbing Perkhidmatan Awam (AKRAB)

500-7/4 Konsultansi Psikologi

500-7/5 Penyelidikan Psikologi

500-7/6 Pengurusan Audit Nilai

500-7/7 Psikologi Dalam Pembangunan Personel

500-7/8 Pementoran

500-7/9 Penilaian Ujian / Inventori Psikologi

500-7/10 Pengurusan Psikologi dan Kaunseling

500-8 Pembangunan Sumber Manusia

500-8/1 Perancangan Sumber Manusia

500-9 Personal (Peribadi)

500-9/1 Fail Peribadi Anggota Pentadbiran

500-9/2 Fail Peribadi Kumpulan Pengurusan Tertinggi

500-9/3 Fail Peribadi Kumpulan dan Professional

500-9/4 Fail Peribadi Kumpulan Pelaksana

500-9/5 Fail Peribadi Kumpulan Sokongan 1

500-9/6 Fail Peribadi Kumpulan Sokongan 2

500-9/7 Fail Peribadi Kumpulan Kontrak/ Sambilan/

Sementara/Pekerja Singkat Harian (PSH)

600 PENGURUSAN HAL EHWAL PENTADBIRAN NEGARA

600-1 Penggubalan/Pindaan Perundangan 600-1/1 Penggubalan/ Pindaan Akta

600-1/2 Penggubalan/ Pindaan Peraturan 600-1/3 Penggubalan/ Pindaan Dasar 600-1/4 Penyediaan/ Pindaan Pekeliling 600-1/5 Penyediaan/ Pindaan Surat Pekeliling 600-1/6 Penyediaan/ Pindaan Garis Panduan 600-1/7 Penyediaan/ Pindaan Manual 600-1/8 Penyediaan/ Pindaan Nota/ Memorandum Jemaah

Menteri


18

600-2 Pemantauan Hal Ehwal Perundangan 600-2/1 Kawal Selia Kehakiman dan Perundangan

600-2/2 Kawal Selia Hal Ehwal Harta Pusaka dan Wasi 600-2/3 Kawal Selia Jemaah Pengampunan [RAHSIA]

600-3 Pemantauan Pertumbuhan Ekonomi Negara

600-3/1 Kawal Selia Perancangan Strategik Ekonomi Negara [TERPERINGKAT]

600-3/2 Kawal Selia Pembangunan Ekonomi 600-3/3 Kawal Selia Pembangunan Wilayah Koridor [SULIT]

600-3/4 Kawal Selia Transformasi Ekonomi Negara 600-3/5 Pelaksanaan Kerjasama Sektor Awam – Sektor Swasta

600-4 Pemantauan Hal Ehwal Pembangunan Negara [RAHSIA] 600-4/1 Penyelarasan Perancangan Pembangunan Negara

600-5 Pemantauan Keselamatan Negara [TERPERINGKAT] -

600-5/1 Kawal Selia Keselamatan Maritim 600-5/2 Kawal Selia Keselamatan Ruang Udara

600-5/3 Kawal Selia Keselamatan Daratan 600-5/4 Kawal Selia Perisikan Keselamatan Negara 600-5/5 Kawal Selia Ancaman Keselamatan Negara [SULIT]

600-6 Pemantauan Ketenteraman Awam

600-6/1 Kawal Selia Hak Asasi Manusia 600-6/2 Pengukuhan Perpaduan dan Integrasi Nasional

600-7 Pemantauan Hal Ehwal Bencana Negara 600-7/1 Kawal Selia Bencana Alam [RAHSIA] 600-7/2 Kawal Selia Wabak Penyakit

600-8 Pemantauan Hal Ehwal Politik Negara 600-8/1 Kawal Selia Pelaksanaan Aku Janji Barisan Nasional

600-9 Tadbir Urus Hal Ehwal Parlimen

600-9/1 Penyelarasan Hal Ehwal Parlimen 600-9/2 Kawal Selia Pelantikan Senator [RAHSIA]

600-10 Pemantauan Hal Ehwal Keagamaan 600-10/1 Kawal Selia Hal Ehwal Agama Islam 600-10/2 Kawal Selia Hal Ehwal Lain-lain Agama


19

600-11 Pemantauan Hal Ehwal Sosial Negara 600-11/1 Kawal Selia Hal Ehwal Sosial Negara [SULIT]

600-11/2 Kawal Selia Pelaksanaan Projek Perumahan Rakyat

600-11/3 Kawal Selia dan Pemantauan Projek Perumahan Rakyat [SULIT]

600-11/4 Kawal Selia Pelaksanaan Projek Infrastruktur 600-11/5 Penyelarasan Perkhidmatan Pengangkutan

Awam 600-11/6 Kawal Selia Pesawat Eksekutif [RAHSIA] 600-11/7 Kawal Selia Pelaksanaan Projek Sosial

600-12 Pembangunan Kampung Baru

600-12/1 Pelaksanaan Projek Pembangunan Kampung Baru

600-12/2 Kawal Selia Projek Pembangunan Kampung Baru

600-13 Tadbir Urus Pengurniaan Pingat/ Darjah Kebesaran [SULIT] 600-13/1 Penyelarasan Pencalonan dan Pemilihan

Penerima Pingat/ Darjah Kebesaran

600-14 Pemantauan Hal Ehwal Pentadbiran Kerajaan

600-14/1 Kawal Selia Hal Ehwal Perkhidmatan Awam [TERPERINGKAT]

600-14/2 Penyelarasan Pemodenan Penyampaian Perkhidmatan

600-14/3 Penyelarasan Aduan Penyampaian Perkhidmatan

600-14/4 Penyelarasan Pentadbiran Kerajaan Persekutuan dan Negeri [RAHSIA]

600-14/5 Penyelarasan Kolaborasi Strategik Perkhidmatan Awam Malaysia dan Antarabangsa

600-14/6 Penyelarasan Kebajikan dan Sukan Penjawat Awam

600-15 Pemantauan Aktiviti Bawah JPM

600-15/1 Kawal Selia Projek Pembangunan

600-15/2 Kawal Selia Projek PFI


20

7. SINGKATAN NAMA UNIT/BAHAGIAN JPM

I. Jabatan Perdana Menteri – JPM

II. Bahagian Hal Ehwal Undang-Undang (BHEUU)

III. Institut Latihan Kehakiman dan Perundangan Malaysia (ILKAP)

IV. Suruhanjaya Integriti Agensi Penguatkuasaan (SIAP)

V. Suruhanjaya Pengangkutan Awam Darat (SPAD)

VI. Pejabat Penyimpan Mohor Besar Raja-Raja (PPMBRR)

VII. Unit Perancang Ekonomi (EPU)

VIII. Bahagian Pengurusan Hartanah (BPH)

IX. Pelaksanaan Audit Dalam – Jabatan Wakaf, Zakat Dan Haji

(JAWHAR)

X. Outcome Based Budgeting (OBB)

XI. Private Financing Initiative (PFI)

XII. Unit Penyelarasan Pelaksanaan (ICU)

XIII. Suruhanjaya Pelantikan Kehakiman (SPK)

XIV. Bahagian Pendidikan Awan Kanak-Kanak (PERMATA)

XV. Bahagian Istiadat, Urusetia dan Persidangan

Antarabangsa (BIUPA)

XVI. Unit Kerjasama Awam Swasta (UKAS)

XVII. Pejabat Ketua Pegawai Keselamatan Kerajaan (PKPKK)

XVIII. Suruhanjaya Perkhidmatan Pelajaran (SPP)

XIX. Rakan Pembimbing Perkhidmatan Awam (AKRAB)

XX. Sasaran Kerja Tahunan (SKT)

XXI. Pekerja Singkat Harian (PSH)


21

8. PENULISAN KOD KLASIFIKASI PADA FAIL DAN SURAT

i. Contoh:

500 Sumber Manusia – Fungsi

500-6 Latihan – Aktiviti

500-6/1 Kursus Dalam Negara – Sub-Aktiviti

Pecahan tajuk fail di bawah Sub-Aktiviti Kursus Dalam Negara:

500-6/1/1 Kursus Anjuran Kementerian – Transaksi (Fail)

500-6/1/2 Kursus Anjuran INTAN – Transaksi (Fail)

500-6/1/3 Kursus Anjuran JPA – Transaksi (Fail)

No. Rujukan dan Tajuk Fail Yang Terhasil:

I. JPM.500-6/1/1 Kursus Anjuran Kementerian

II. JPM.500-6/1/2 Kursus Anjuran INTAN

III. JPM.500-6/1/3 Kursus Anjuran JPA

No. Rujukan Surat:

JPM.500-6/1/1/4

JPM = Singkatan Nama Bagi Jabatan Perdana Menteri

*Nombor bagi transaksi (fail) ialah nombor yang berturutan (running number)

mengikut susunan pembukaan fail dari semasa ke semasa

Nombor 4 mewakili lampiran surat keempat

di dalam fail bertajuk Kursus Anjuran

Kementerian


22

ii. Contoh:

Penulisan No. Rujukan Bagi Fail Terperingkat

JPM.R.100-1/3/1 Kes Mahkamah Parlimen

JPM.S.100-6/3/1 Mesyuarat Pagi

JPM = Singkatan Nama Bagi Jabatan Perdana Menteri

.R. = Singkatan Bagi Fail Peringkat RAHSIA

.S. = Singkatan Bagi Fail Peringkat SULIT

9. PENGEMASKINIAN KLASIFIKASI FAIL

Kementerian perlu membuat pengemaskinian klasifikasi fail sekiranya berlaku:

I. Penstrukturan semula.

II. Penambahan atau pengurangan fungsi.

III. Keseluruhan atau sebahagian fungsi dijumudkan.

10. PENUTUP

Dengan adanya manual ini, diharapkan agar klasifikasi fail yang ada dapat

diseragamkan dan dikawal penggunaannya secara teratur berdasarkan satu

kaedah yang telah ditetapkan dan dipersetujui. Seterusnya satu sistem

pengurusan rekod yang sistematik dan efisien dapat diwujudkan di

Kementerian ini dan melancarkan urusan pentadbiran dan penyampaian

perkhidmatan kerajaan.

Disediakan oleh:

Seksyen Pengurusan Rekod

Bahagian Khidmat Pengurusan

Jabatan Perdana Menteri (JPM)

1 Disember 2015

Documents

MANUAL PENGGUNAAN KLASIFIKASI FAIL JABATAN … PENGGUNAAN...100-2/8 Perutusan / Ucapan / Penghargaan / Takziah 100-2/9 Derma dan Sumbangan . JABATAN PERDANA MENTERI (JPM) 5 100-3 Program