MANUAL PROSEDUR - sastrainggris.usu.ac.idsastrainggris.usu.ac.id/images/PDF/Implementasi_Manejemen_Mutu.pdf · Administrasi Keuangan Departemen Sastra Inggris Fakultas Ilmu Budaya-USU

MANUAL PROSEDUR

Prosedur : Implementasi Manajemen Mutu Dokumen : MP-GKM-SAE-FIB-3-00

TANGGAL TERBIT : 27 September 2018STATUS REVISI : 05DIREVISI OLEH : TIM GKM FIB USUDIPERIKSA DAN DISETUJUI OLEH : GJM FIB USUDISAHKAN OLEH : Dr. Budi Agustono M.Si

GUGUS KENDALI MUTU DEPARTEMEN SASTRA INGGRIS FAKULTAS ILMU BUDAYA UNIVERSITAS SUMATERA UTARA SEPTEMBER 2018 MEDAN

MANUALPROSEDUR

No. Dokumen : MP-GKM-SAE FIB-3-00Edisi : 02Revisi : 05Berlaku Efektif : 27 September 2018

Halaman : I

PENYUSUN

1. Prof. Dr . T . Silvana Sinar, MA, Ph.D Ketua GKM

2. Rahmadsyah Rangkuti, MA, Ph.D Sekretaris GKM

3. Dr. Deliana, M.Hum Anggota

Departemen Sastra Inggris FIB-USU 1

MANUALPROSEDUR


Halaman : Ii

KATA PENGANTAR

Puji syukur dipanjatkan kehadirat Allah SWT atas disusunnya Buku Manual ProsedurImplementasi Manajemen Mutu Departemen Sastra Inggris FIB USU. Ucapan terimakasihjuga disampaikan kepada semua pihak yang terlibat langsung atau tidak langsung dalam usahapenyusunan Manual Prosedur Departemen Sastra Inggris FIB USU ini.

Buku Manual Prosedur Departemen Sastra Inggris FIB USU ini berisi ProsedurImplementasi Manajemen Mutu Departemen Sastra Inggris FIB USU Dan Manual Proseduruntuk proses operasional lainnya. Manual Prosedur Departemen Sastra Inggris FIB USU inimenguraikan isi Manual Mutu (MM) menjadi kegiatan-kegiatan opeasional yang dilakukan diDepartemen/Program Studi S-1 Sastra Inggris, dan unit-unit penunjang lainnya pada FakultasIlmu Budaya, Universitas Sumatera Utara.

Manual Prosedur ini memberikan rujukan tatacara pelaksanaan Sistem Manajemen Mutu dilingkungan Departemen Sastra Inggris FIB USU. Pada setiap prosedur, dilaksanakan dengantekad menyelenggarakan usaha-usaha perbaikan dan peningkatan mutu secara berkelanjutandalam hal pendidikan, penelitian, dan pengabdian pada masyarakat dengan motto “mutu hari inimenentukan mutu akan dating “.

Medan, 27 Sseptember 2018 Ketua,

Prof. Dr. T. Silvana Sinar, MA, Ph.D

NIP. 19540916198003 2 003

MANUAL No. Dokumen : MP-GKM-SAE FIB-3-00Edisi : 02

PROSEDUR Revisi : 05Berlaku Efektif : 27 September 2018

Halaman : 1 dari 19

IMPLEMENTASI MANAJEMEN MUTU

PROSEDUR IMPLEMENTASI SISTEM MANAJEMEN MUTUDEPARTEMEN/ PROGRAM STUDI S-1 SASTRA INGGRIS FIB USU

DisiapkanOleh

Nama Jabatan Tanda Tangan Tanggal

1. Prof. Dr. T. SilvanaSinar, MA. Ph.D

2. Rahmadsyah Rangkuti,MA. Ph.D

3. Dr. Deliana M.Hum

Ketua

Sekretaris

Anggota

DisiapkanOleh

Nama Jabatan Tanda Tangan Tanggal

Dr. Budi Agustono, M.Si Dekan

DAFTAR DISTRIBUSI

No Penerima Personel TandaTangan

Tanggal

1. Dosen Yang Bersangkutan Dosen

2 Administrasi Umum DepartemenSastra Inggris Fakultas IlmuBudaya-USU

Tata Usaha

3. Administrasi PendidikanDepartemen Sastra Inggris FakultasIlmu Budaya-USU

Pendidikan

4. Administrasi KeuanganDepartemen Sastra Inggris FakultasIlmu Budaya-USU

Keuangan

5 Administrasi Kemahasiswaan Departemen Sastra Inggris FakultasIlmu Budaya-USU

Kemahasiswaan


MANUALPROSEDUR


Halaman : 2 dari 19


CATATAN PERUBAHAN PROSEDUR IMPLEMENTASI SISTEMMANAJEMEN MUTU DEPARTEMEN/PROGRAM STUDI SASTRA

INGGRIS FAKULTAS ILMU BUDAYA USU

Revisike

Tanggal Halaman Paragraf Alasan DisahkanOleh

Fungsi/Jabatan TandaTangan

05 27 September 2018

1 PergantianKetua danSekretaris Program Studi

MANUALPROSEDUR


Halaman : 3 dari 19


1. TUJUAN

Prosedur IMPLEMENTASI SISTEM MANAJEMEN MUTUDEPARTEMEN/PROGRAM STUDI S-1 SASTRA INGGRIS FAKULTAS ILMUBUDAYA USU disiapkan untuk memberi penjelasan kepada semua Unit/Bagian 1 dilingkungan DEPARTEMEN/PROGRAM STUDI S-1 SASTRA INGGRIS FAKULTASILMU BUDAYA USU tentang tatacara pelaksanaan SISTEM MANAJEMEN MUTUDEPARTEMEN/PROGRAM STUDI S-1 SASTRA INGGRIS FAKULTAS ILMUBUDAYA USU.

2. RUANG LINGKUP

Ruang lingkup proses penerapan Sistem Manajemen Mutu DEPARTEMEN/PROGRAMSTUDI S-1 SASTRA INGGRIS FAKULTAS ILMU BUDAYA USU meliputi semuaunit/bagian dibawah DEPARTEMEN/PROGRAM STUDI S-1 SASTRA INGGRISFAKULTAS ILMU BUDAYA USU dan bagian yang mendukung proses realisasipenyampaian hal tersebut, yaitu Bidang Keuangan, Operasional Akademik, BidangAdministrasi Umum, dan Bidang Administrasi Akademik, serta Bidang AdministrasiKemahasiswaan.

3. DEFINISI

3.1 SJM : Sistem Jaminan Mutu

3.2 MP : Manual Prosedur

3.3 UMM : Unit Manajemen Mutu

4. REFERENSI


4.1 Undang-undang No. 20/2003 tentang Sisdiknas

4.2 PP No. 19 Tahun 2005 tentang Standar Nasional Pendidikan. Pasal 45 tentangPengendalian Mutu dan Pasal 18,19 TENTANG STANDAR KOMPETENSI PendidikanTinggi.

4.3 Keputusan Rektor Universitas Sumatera Utara No. 1023/JO5/SK/PP/2005 tentangPeraturan Akademik Program Sarjana (S-1) Universitas Sumatera Utara.

4.4 Keputusan Rektor Universitas Sumatera Utara No. 3128/JO5/AK/2004 tentang PeraturanAkademik Program Diploma Universitas Sumatera Utara.

4.5 Manual Mutu SMM USU 2005.

4.6 Manual Mutu FIB USU 2007.

4.7 Manual Mutu PROGRAM STUDI S-1 SASTRA INGGRIS FIB-USU

MANUALPROSEDUR


Halaman : 4 dari 19


5. PENGERTIAN

Buku Manual Prosedur Sistem Manajemen Mutu DEPARTEMEN/ PROGRAM STUDI S-1SASTRA INGGRIS FAKULTAS ILMU BUDAYA USU yang selanjutnya disebut ManualProsedur (MP), merupakan dokumen tingkat II (Gambar I), menguraikan isi Manual Mutu(MM) menjadi kegiatan-kegiatan operasional yang dilakukan di Departemen /Program StudiS-1 Sastra Inggris FIB-USU, dan uni-unit penunjang lainnya.

Beberapa kegiatan operasional yang terkait dengan proses akademik di FIB USU, a.l :

a. Pendataan Mahasiswa Baru

b. Perwalian

c. Perkuliahan

d. Ujian

e. Kartu Hasil Studi dan Transkrip

f. Skripsi

g. Yudisium

h. Pendataan Alumni

i. Kurikulum

j. Survei Kepuasan Pelanggan (Mahasiswa, Orang Tua Mahasiswa, Industri, Pemda, dll)

Buku Manual Prosedur ini berisi Prosedur Implementasi SMM FIB USU; Manual Proseduruntuk proses operasional lainnya disiapkan oleh Gugus Jaminan Mutu bersama PelaksanaTekknis pada tingkat unit terkait.

MANUALPROSEDUR


Halaman : 5 dari 19


6. TUJUAN SMM DEPARTEMEN/PROGRAM STUDI S-1 SASTRA INGGRIS FIBUSU

Sistem Manajemen Mutu (SMM) akademik di DEPARTEMEN/PROGRAM STUDI S-1SASTRA INGGRIS FIB dilaksanakan di tingkat departemen/program studi, serta unitpenunjang lainnya.

Pada tingkat program studi dirumuskan kompetensi lulusan dan spesifikasi program studiserta dilakukan evaluasi diri.

SMM DEPARTEMEN/PROGRAM STUDI S-1 SASTRA INGGRIS FIB USU dirancangdengan tujuan :

a. Membantu pencapaian visi dan misi DEPARTEMEN/PROGRAM STUDI S-1 SASTRAINGGRIS FIB USU

b. Menjamin kepatuhan seluruh perangkat kelembagaan DEPARTEMEN/PROGRAMSTUDI S-1 SASTRA INGGRIS FIB USU dalam penjaminan mtupendidikan,penelitian,pengabdian,dan pelayanan pada masyarakat.


c. Menjamin kepastian bahwa lulusan DEPARTEMEN/PROGRAM STUDI S-1 SASTRAINGGRIS FIB USU memiliki kompetensi yang sesuai dengan standar yang ditetapkan.

d. Menjamin kepastian bahwa setiap mahasiswa memperoleh pengalaman belajar sesuaidengan spesifikasi bidang konsentrasi yang diikutinya.

e. Menjamin relevansi antara program pendidikan dan tutntutan/kebutuhan stakeholders.

f. Memfasilitasi dan melakukan koordinasi tindakan perbaikan mutu berkelanjutan bersamaFIB USU dan lembaga-lembaga mitra DEPARTEMEN/PROGRAM STUDI S-1SASTRA INGGRIS.

g. Menjamin bahwa proses pembelajaran berjalan sesuai dengan standar yang ditetapkan.

7. ORGANISASI

Organisasi manajemen mutu DEPARTEMEN/PROGRAM STUDI S-1 SASTRA INGGRISFIB USU disesuaikan dengan struktur organisasi USU yang telah disahkan oleh MWA USU.Secara skematik organisasi manajemen mutu FIB USU diperlihatkan pada gambar 2.

Pada tingkat Departemen/Program Studi, system penjaminan mutu dikoordinasikan secaralangsung (embedded) dalam struktur organisasi yang ada, dibantu oleh suau Gugus KendaliMutu. Audit internal pada tingkat departemen/program studi dilakukan secara terpadu ditingkat fakultas oleh sebuat Tim Auditor Internal (TAu-F) yang terdiri dari para Dekan,Pimpinan Unit Penunjang, dan personel lain yang kompeten.

MANUALPROSEDUR


Halaman : 6 dari 19


Gambar 2. Organisasi SMM DEPARTEMEN/PROGRAM STUDI S-1 SASTRA INGGRIS FIBUSU


MANUALPROSEDUR


Halaman : 7 dari 19


8. PROSEDUR PELAKSANAAN

8.1 Tingkat Universitas

Prosedur pelaksanaan organisasi seperti yang diperlihatkan pada gambar 2 secara rincidapat dijelaskan sebagai berikut :

8.1.1 Organisasi penjaminan mutu akademik pada tingkat universitas terdiri atas unsur :

a. Senat Akademik (SA)

b. Pimpinan Universitas

c. Unit Manajemen Mutu (UMM)

8.1.2 Senat Akademik (SA) adalah badan normative tertinggi Universitas di bidang

akademik. Senat Akademik Terdiri dari :

a. Wakil Guru Besar sebanyak-banyaknya 25% dari jumlah anggota DGB.

b. Wakil Dosen bukan Guru Besar sebanyak 3 (tiga) orang dari setiap Fakultas.

c. Rektor dan Pembantu Rekator

d. Dekan

e. Kepala Perpustakaan dan Pusat Sistem Informasi

f. Direktur Sekolah Pascasarjana

g. Direktur Lembaga Penelitian dan Pelayanan kepada Masyarakat

h. Mantan Rektor Universitas periodesebelumnya

i. Mantan ketua SA periode sebelumnya

Senat Akademik, antara lain bertugas untuk :

a. Menyusun kebijakan akademik Unversitas

b. Menyususn kebijakan penilaian prestasi akademik dan kecakapan serta kepribadian Sivitas Akademika.

c. Merumuskan norma dan tolok ukur penyelenggaraan Universita dengan tetap memperhatikan prinsip kehati-hatian

d. Memberi masukan kepada Majelis Wali Amanat berdasarkan penilaiannya atas kinerja Pimpinan dalam masalah akademik.

e. Merumuskan peraturan pelaksanaan kebebasan akademik, kebebasan mimbar akademik,dan otonomi keilmuan.

f. Memberi masukan kepada Pimpinan dan penyusun Rencana Strategis serta Rencana Kerja dan Anggaran.

g. Melakukan pengawasan mutu akademik dalam penyelenggaraan Universitas.

h. Merumuskan tata tertib kampus.

MANUALPROSEDUR


Halaman : 8 dari 19


8.1.3 Pimpinan Universitas adalah Rektor yang dibantu oleh para Pembantu Rektor. PimpinanUniversitas bertanggung jawab atas penyelenggaraan pendidikan, penelitian dan pengabdiankepada masyarakat.

Rektor antara lain bertugas untuk mengelola seluruh kekayaan Universitas danmemanfaatkannya secara optimal untuk kepentingan Universitas. Rektor membina tenagakependidikan dan tenaga kerja lainnya yang ditetapkan oleh Universitas. Selain itu Rektorberwenang untuk menyelenggarakan pembukuan Universitas, menyususn Rencana Strategisyang memuat sasaran dan tujuan Universitas yang hendak dicapai dalam jangka waktu 5(lima) tahun, dan menyususn Rencana Kerja dan Anggaran tahunan Universitas. Dan jugamembina hubungan dengan alumni,lingkungan Universitas dan masyarakat pada umumnya;melaporkan secara berkala kepada Majelis Wali Amanat tentang kemajuan kerja satuan


akademik Universitas; serta, bersama Majelis Wali Amanat menyusun dan menyampaikanLaporan Tahunan kepada Menteri.

Disamping itu, pimpinan universitas bertugas untuk :

a. Mengangkat dan memberhentikan pimpinan fakultas dan unit-unit lain di lingkunganuniversitas.

b. Mengangkat dan memberhentikan pegawai universitas.

c. Menunjuk dan mengangkat auditor internal untukmelaksanakan dan melaporkan hasil auditkeuangan dan audit kinerja akademik berdasarkan kebijakan audit yang ditetapkan olehDewan Audit; Membuka dan menutup Fakultas, Departemen, Program Studi, Lembaga, danunit-unit akademik lainnya dengan memperhatikan pertimbangan Senat Akademik.

8.1.4 Pembantu Rektor Bidang Akademik (PR-1) bertanggung jawab atas penyelenggaraanpendidikan, peningkatan mutu akademik, dan dengan berkoordinasi dengan PembantuReaktor lainnya juga diberi tanggung jawab dalam penyelenggaraan jaminan mutu. PR-1menyusun kebijakan Rektor yang berhubungan dengan proses pembelajaran,menformulasikan prosedur yang tepat dalam pemantauan dan penilaian terhadap efektifitaspenyelenggaraan kegiatan akademik serta pelaksanaan sistem jaminan mutu.

Dalam melaksanakan penjaminan mutu akademik PR-1 didukung oleh Unit ManajemenMutu (UMM) yang dibentuk dengan SK Rektor.

MANUALPROSEDUR


Halaman : 9 dari 19


8.1.5 Lingkup kerja UMM mencakup semua program studi, serta pendidikan (diploma,sarjana,dan pascasarjana) serta pengelola program studi (fakultas,departemen/program studi) danunit penunjang lainnya.

UMM bertugas untuk :

a. Merencanakan dan melaksanakan system penjamin mutu secara keseluruhan diUniversitas Sumatera Utara

b. Membuat perangkat yang diperlukan dalam rangka pelaksanaan sistem penjamin mutuakademik.

c. Meminitor pelaksaan system penjamin mutu akademik

d. Melakukan audit dan evaluasi pelaksanaan system penjaminan mutu akademik diUniversitas Sumatera Utara.

8.1.6 Unit Manajemen Mutu (UMM) melaksanakan fungsi pelayanan dalam bidang :

a. Mengkoordinasikan keiatan penjaminan mutu dalan/luar universitas.

b. Menjadikan kantor UMM sebagai pusat informasi (Information Center)

c. Melaksanakan program pelatihan untuk beberapa program yang menyangkut jaminanmutu,audit internal yang berorientasi kepada standar ISO, konsultasi, dan lain lain.

d. Mmendokumentasikan Buku Manual Jaminan Mutu dan Daftar para Auditor.

e. Mengeluarkan dan meng-update standar jaminan mutu USU

f. Mempersiapkan penghargaan (awards) bidang jaminan mutu.

g. Memberi dukungan pada system evaluasi pembelajaran.

h. Mempublikasikan kegiatan jaminan mutu melalui media cetak dan elektronik. Publikasiintranet dan internet dilakukan melalui website www.umm.usu.ac.id.

i. Mempersiapkan laporan kegiatan jaminan mutu.

8.1.7 PR-1 selaku penanggung jawab mutu akademik USU menunjuk Kepala Unit ManajemenMutu (K-UMM) dan seorang Ketua Tim Audit Mutu Internal tingkat universitas (K-Tau-U), yang ditetapkan dengan Surat Keputusan Rektor.

8.1.8 Kepala UMM bertanggung jawab dalam menyiapkan dan menyusun Buku Manual mutuakademik dan buku Manula Prosedur yang sesuai dengan kebijakan akademik, standarakademik, peraturan yang berlaku, serta selaras dengan keaadaan social-budaya kampusUSU

8.1.9 K-Tau-U bertanggung jawab atas terlaksananya audit mutu akademik yang memeriksakepatuhan pelaksaan akademik dengan Standar Akademik. Buku Manual Akademik danBuku Manual Prosedur Pelaksanaan system jaminan mutu.


http://www.umm.usu.ac.id/

MANUALPROSEDUR


Halaman : 10 dari 19


8.2 Tingkat Fakultas

Organisasi jaminan mutu akademik pada tingkat fakultas terdiri atas Dewan PertimbanganFakultas, Dekan, dan Pembantu Dekan Bidang Akademik (PD-1).

8.2.1 Dewan Pertimbangan Fakultas (DPF) merupakan organ fakultas yang berperan untukmemberikan pertimbangan, arahan dalam upaya peningkatan mutu penyelenggaraanpendidikan di lingkungan fakultas.

8.2.2 Dekan bertanggung jawab atas penyelenggaraan pendidikan, penelitian, danpengabdian pada masyarakat, serta pembinaan tenaga akademik, tenaga administrasi,dan mahasiswa. Dekan bertanggng jawab atas terjaminnya mutu akademik difakultas. Dalam mengemban tanggung jawab akademik, Dekan dibantu olehPembantu Dekan 1 (Bidang Akademik ).

8.2.3 Pembantu Dekan Bidang Akademik bertanggung jawab atas tersusunnya :

a. Standar Akademik Fakultas

b. Buku Manual Mutu Akademik Fakultas

c. Buku Manual Prosedur Pelaksanaan Sistem Jaminan Mutu Fakultas yang selarasa dengan Standar Akademik, Buku Manual Mutu Akademik.

d. Buku Manual Pelaksanaan system jaminan mutu di tigkat fakultas.

8.2.4 Tiap fakultas memiliki Gugus Jaminan Mutu (GJM) yang dibentuk dengan SKDekan. Tugas-tugas GJM tersebut adalah membantu Pembantu Dekan BidangAkademik dalam pengembangan system penjamin mutu akademik yang mencakupantara lain :

a. Ppenjabaran Standar Akademik USU ke dalam Standar Akademik fakultas.

b. Penjabaran Buku Manual Mutu Akademik Universitas ke dalam Buku ManualMutu Fakultas.

c. Sosialisai system penjaminan mutu ke semua sivitas akademika di tingkat fakultasyang bersangkutan

d. Pelatihan dan konsultasi kepada sivitas akademika fakultas tentang pelaksanaanpenjaminan mutu.

Dalam melaksanakan tugasnya GJM melakukan konsultasi dan koordinasi dengan TimGugus Kendali Mutu (GKM) tingkat fakultas dan UMM ditingkat Universitas.

MANUALPROSEDUR




8.2.5 Pembantu Dekan Bidang Akademik bersama Tim GKM fakultas bertugas untukmelaksanakan kegiatan penjaminan mutu akademik ditingkat fakultas. Dalammelaksanakan tugasnya, GKM fakultas dibantu olehTim GKM pada tiap departemendan/atau program studi.

8.2.6 GKM fakultas beranggotakan; Pembantu Dekan Bidang Akademik (ketua merangkapanggota), para Ketua Departemen, dan para Ketua Program Studi. GKM fakultas bertugasuntuk :

a. Membahas dan menindaklanjuti laporan dari GKM Departemen/Program Studi.

b. Membuat evaluasi diri departemen/program studi.

c. Memperbaiki proses belajar mengajar.

d. Mengirim hasil evaluasi diri departemen/program studi ke Dekan.

8.2.7 Pembantu Dekan Bidang Akademik, sebagai Penanggung Jawab pelaksanaan penjaminanmutu akademik pada tingkat Fakultas menujuk seorang Ketua Tim Audit Mutu AkademikInternal (K-Tau-F) yang ditetapkan dengan surat keputusan Dekan. Tugas K-Tau-F adalah :


a. Membentuk tim audit mutu akademik internal

b. Melaksanakan pelatihan audit untuk anggota tim audit mutu akademik internal

c. Mmelakukan koordinasi audit akademik internal terhadap departemen/program studi.

8.2.8 Dekan menerima laporan audit mutu (termasuk Usulan Tindakan Koreksi (UTikor) darI

K-Tau-F). Dekan melakukan koordinasi tindak lanjut atas UTikor, membuat keputusandalam batas kewenangannya, serta memobilisasi sumberdaya di fakultas untukmelaksanakan keputusan tersebut.

8.2.9 Setiap tahun (awal tahun ajaran atau sebelum berakhir tahun ajaran) DPF menerimalaporan evaluasi diri serta laporan audit mutu akademik internal dari dekan. DPF akanmempelajari kedua laporan tersebut dan memberikan pertimbangan dan arahan terhadapkebijakan dan peraturan baru di tingkat fakultas untuk peningkatan mutu akademik.

8.2.10 Organisasi penjaminan mutu akademik pada Sekolah Pacasarjana dan Program DiplomaUSU serta unit penunjang lainnya dapat mengadopsi bentuk organisasi tingkat fakultas.Bentuk organisasi yang disusun harus mendapat pengesahan dari Rektor.

MANUALPROSEDUR




8.3 Tingkat Departemen/ Program Studi

8.3.1 Ketua Departemen/Program Studi bertanggung jawab atas tersusunnya :

a. Spesifikasi Program Studi (SP).

b. Buku Manual Prosedur, dan Instruksi Kerja (IK) yang sesuai dengan StandarAkademik, Manual Mutu, dan Manual Prosedur Tingkat Fakultas.

8.3.2 Ketua Departemen /Program Studi bertanggung jawab atas terlaksananya :

a. Proses pembelajaran yang bermutu sesuai dengan SP,MP,IK

b. Evaluasi pelaksanaan proses pembelajaran.

c. Evaluasi hasil proses pembelajaran.

d. Penyempurnaan SP, MP, dan IK secara berkelanjutan.

Dalam melaksanakan tanggung jawabnya tersebut Ketua Departemen/Proram Studidibantu oleh Gugus Kendali Mutu Departemen (GKM-D).

8.3.3 GKM-D dibentuk pada tingkat departemen/program studi dan beranggotakan:

a. Pengelola program studi, sekertaris departemen

b. Dosen

GKM-D bertugas untuk :

a. Menyusun laporan hasil evaluasi proses pembelajaran.

b. Melakukan evaluasi proses pembelajaran semester.

GKM-D mengadakan rapat minimal sekali dalam satu semester (diakhir semester).

Laporan evaluasi dikirim oleh Ketua Departemen/Program Studi kepada Dekanuntuk dibahas dalam GKM-F.

MANUALPROSEDUR





8.4 Langkah Pelaksanaan Sistem Jaminan Mutu Tingkat Fakultas

8.4.1 Pelaksanaan SJM Fakultas

Tabel 1 dibawah ini menjelaskan langkah demi langkah pelaksanaan SJM padatingkat Fakultas dan unit yang lebih rendah dibawahnya, misalnyaDepartemen/Program Studi.

Tabel 1. SOP SJM Fakultas

1 Dekan menunjuk dan mengeluarkan SK pengangkatan untul :a. Penanggung Jawab Pelaksanaan Sistem Jaminan Mutub. Koordinator, Sekretaris, dan anggota Gugus Jamiinan Mutu tingkat Fakultas (GJM-

F)Penanggung jawab pelaksanaan system penjaminan mutu tingkat fakultas (ex officio)adalah Pembantu Dekan 1 (bidang akademik).

Koordinator GJM-F dapat diangkat dari dosen tetap fakultas.2 Dewan Pertimbangan Fakultas (DPF) memberikan masukan dan saran sebelum ditetapkan

oleh Dekan tentang perumusan :a. Kebijakan Akademik dan,b. Standar Akademik tingkat Fakultas.

Dalam menetapkan pengesahan kedua dokumen ini, Dekan dapat meminta masukan dariDPF dan GJM-F.

3 Gugus Jaminan Mutu dan Pembantu Dekan Bidang Akademik/ penanggung JawabPelaksanaan Sistem Penjaminan Mutu menyusun :

a. Buku Manual Mutub. Buku Manual Prosedur Pelaksanaan system jaminan mutu tingkat fakultas.

Penyusunan dilakukan dengan mengacu pada: Kebijakan Akademik dan StandarAkademik tingkat Fakultas yang telah disusun dan disahkan oleh Dekan.

4 Ketua Departemen dan Ketua Program Studo menyusun :a. Kompetensi Lulusanb. Spesifikasi Program Studi

GJM-F dapat memeberi bantuan teknis dalam proses penyusunan Kompetensi Lulusan danSpesifikasi Departemen/Program Studi.

5 Dekan menetapkan SK pengangkatan GKM-F dan GKM-D atas usul Pembantu DekanBidang Akademik/ Penanggung Jawab Pelaksanaan Sistem Penjaminan Mutu Akademik.

MANUALPROSEDUR




6 GKM-F dan GKM-D melakukan pemantauan dan evaluasi proses pembelajaran semester.7 GKM-F menyusun laporan evaluasi diri dan rencana tindak lanjut untuk peningkatan mutu

proses pembelajaran serta melaporkannya kepada Dekan.8 Dekan mempelajari laporan GKM-F dan mencantumkan rencana tindak lanjut untuk

peningkatan mutu proses pembelajaran ke dalam Rencana Kegiatan dan Anggaran Tahunan(REKAT)

9 GKM-F dan GKM-D melaksanakan peningkatan mutu proses pembelajaran

8.4.2 Pelaksanaan Audit Mutu Akademik Internal

1 Dekan menetapkan SK pengangkatan Ketua Program Audit Mutu Akademik Internal (K-Tau-F) atas usul Pembantu Dekan Bidang Akademik/Penanggung Jawab Pelaksana SistemJaminan Mutu.

2 K-TAu-F dapat membentuk Tim Audit Mutu Akademik tingkat fakultas danmengkoordinasikan pelatihan audit mutu akademik. K-Tau-F dapat meminta bantuan tuntukpelatihan tersebut kepada Auditor Mutu Akademik tingkat Universitas melalui UnitManajemen Mutu (UMM) USU.

3 K-TAu-F bersama dengan Tim Audit Mutu Akademik tingkat fakultas merencanakanpelaksanaan audit.

4 Tim Audit Mutu Akademik tingkat fakultas melaksanakan audit mutu akademik internalsesuai siklus audit.

5 Tim Audit Mutu Akademik tingkat Fakultas menyerahkan laporan audit dan ususlantindakan koreksi (UtiKor) kepada K-TAu-F yang akan meneruskan ke Dekan dengantembusan kepada UMM USU.

6 Pimpinan fakultas melakukan tindakan koreksi sesuai dengan UtiKor dan melaporkan hasiltindakan koreksi kepada Pembantu Rektor Bidang Akademik (PR-1) dengan tembusankepada Ketua UMM USU

7 Dekan melaporkan hasil evaluasi diri, hasil audit, dan tindak lanjut UtiKor kepada DPF.Setelah mempelajari kedua laporan tersebut DPF dapat memberikan rekomendasi/sarankebijakan dan peraturan baru ditingkat fakultas untuk peningkatan mutu pendidikan.

8 UMM USU melakukan :a. Audit Pelaksanaan Penjaminan Mutu Akademik tingkat Fakultasb. Pemantauan pelaksanaan Audit Mutu Akademik Internal tingkat fakultasc. Pemantauan pelaksanaan tindakan koreksi.d. Penyusunan rencana peningkatan system penjaminan mutu akademike. Melaporkan hasil kerjanya kepada PR-1 USU.

MANUALPROSEDUR





9 PR-1 mempelajari laporan UMM USU, menyusun REKAT dalam ruang lingkup tugasnya,serta menyampaikannya kepada Rektor. Rektor meminta masukan tentang REKAT bidangakademik kepada SA.

10 PR-1 melakukan tindak lanjut peningkatan mutu akademik11 UMM USU melakukan penyempurnaan system penjaminan mutu akademik di lingkungan

USU.

8.5 Model Sistem Manajemen Mutu

DEPARTEMEN/PROGRAM STUDI S-1 SASTRA INGGRIS FAKULTAS ILMUBUDAYA USU merujuk pada SMM FIB yang mengadopsi pendekatan proses dalammengelola system manajemen mutu, berdasarkan pada standar internasional ISO-9001:2000. Implementasinya pada setiap proses dapat menggunakan konsep PDCA(PLAN-DO-CHECK-ACT), seperti diperlihatkan pada Gambar 4.

MANUALPROSEDUR




PLAN (rencanakan) : Menetapkan tujuan (objectives) yang didasarkan pada kebijakan mutu organisasi dan proses yang diperlukan untuk mendapatkan


hasil sesuai dengan kebutuhan stakeholders dan kebijakan organisasi.

DO (lakukan) : Menerapkan prosesnya.

CHECK (periksa) : Memantau dan mengukur proses dan produk terhadap kebijakan mutu, tujuan mutu, dan persyaratan mutu bagi produk dan melaporkan hasilnya

ACT (tindak) : Melakukan tindakan untuk perbaikan berlanjut (continual improvement) dari kinerja (performance) proses.

MANUALPROSEDUR




Menggunakan model ini, stakeholders mempunyai peranan dalam menetapkankebutuhan/persyaratan sebagai masukan. Untuk sebuah perguruan tinggi Badan Hukum MilikNegara seperti USU, yang termasuk dalam stakeholders, antara lain : mahasiswa, orang tuamahasiswa, industri, instansi pemerintah/swasta, pemerintah daerah, DIKTI (Depdiknas),perguruan tinggi negri/swasta, dll. Pemantauan kepuasan menghendaki penilaian informasiberkaitan dengan persepsi stakeholders, atau belum.

8.6 Kegiatan Akademik

Dokumen yang harus disediakan untuk kegiatan akademikdi tingkat Departemen/ProgramStudi S-I Ilmu Komputer beserta organisasi dibawahnya adalah seperti pada table 2 berikutini :

Tabel 2 Tanggung Jawab dan wewanang Sistem Penjaminan Mutu tingkatDepartemen/Program Studi.

Tingkat Dokumen yangdihasilkan

Satuan Kerja

Pen.JawabPelaksana SistemPenjaminan MutuAkademik

PenanggungJawab SistemAudit MutuAkademikInternal

Dept/PS

KompetensiLulusan

SpesifikasiProgram Studi

Manual Mutu Manual Prosedur Instruksi Kerja Rekaman

Gugus Kendali Mutu(GKM-D/PS)

Sekretaris Departemen/Pejabatatau Ketua yang ditunjuk

Ketua TimAudit MutuAkademikInternal (K-TAu-F)(ditunjuk olehPD-1 denganSK Dekan)

Kebijakan mutu (quality policy) DEPARTEMEN/PROGRAM STUDI S-1 SASTRAINGGRIS FAKULTAS ILMU BUDAYA dituangkan dalam Buku Pedoman (Manual)Mutu DEPARTEMEN/PROGRAM STUDI S-I SASTRA INGGRIS FAKULTAS ILMUBUDAYA USU yang mengacu pada Buku Manual SMM FIB USU.

No. Dokumen : MP-GKM-SAE FIB-3-00


MANUALPROSEDUR

Edisi : 02Revisi : 05Berlaku Efektif : 27 September 2018



Kebijakan Mutu DEPARTEMEN/PROGRAM STUDI S-I SASTRA INGGRIS FAKULTASILMU BUDAYA USU berkenaan tentang beberapa hal berikut ini :

Visi : Program Studi Sastra Inggris Fakultas Ilmu Budaya bertujuan untuk mengembangkan pendidikan, penelitian, dan pengabdian masyarakat. Khususnya dibidang pendidikan bertujuan untuk :

1. Menjadikan mahasiswa sebagai sarjana yang mampu menguasai persoalan-persoalansosio budaya khususnya bidang bahasa dan sastra, dan lain-lain (local, nasional, daninternasional).

2. Menjadikan mahasiswa sebagai sarjana yang mampu memahami masalah-masalah sastradan bahasa baik local, nasional, dan internasional.

3. Menjadikan mahasiswa sebagai sarjana yang mampu mengalihbahasakan (terjemahan)dari bahasa sumber kedalam bahasa target atau sebaliknya baik lisan maupun verbaldalam bentuk teks maupun wacana.

4. Menjadikan mahasiswa sebagai sarjana yang mampu menghasilkan karya sastra.

5. Mmenjadikan mahasiswa sebagai sarjana yang mampu memahami teori tentang sastradan bahasa.

6. Menjadikan mahasiswa yang mampu menguasai implikasi sastra dan bahasa secarainternasional.

7. Menjadikan mahasiswa yang memiliki kemampuan untuk memberikan penjelasan secarateoritis, melakukan pengkajian (penelitian) serta kemampuan mempresentasikan solusipersoalan-persoalan bahasa dan sastra diatas, melakukan forum ilmiah, jurnal, danjaringan komunikasi yang ada ditingkat nasional.

Dalam bidang penelitian tujuan yang ingin dicapai adalah sebagai berikut :

1. Untuk memecahkan masalah sastra dan bahasa inggris berkaitan dengan penggunaanbahasa yang baik dan benar.

2. Meningkatkan kemampuan berfikir mahasiswa untuk membuat suatu karya ilmiah yangberhubungan dengan ilmu yang diperoleh selama perkuliahan.

Sedangkan dalam bidang pengabdian, tujuan yang ingin dicapai adalah :

1. Mengaplikaikan ilmu-ilmu yang diperoleh ditengah-tengah masyarakat baik dalambentuk ceramah maupun penyuluhan kepada masyarakat.

2. Meningkatkan pengetahuan masyrakat yang berhubungan dengan ilmu-ilmu yangdisampaikan. Memberdayakan lembaga-lembaga bahasa supaya dapat berfungsi denganbaik dan mendidik masyarakat untuk dapat mengembangkan bahasa yang baik dan benar.

MANUALPROSEDUR




Misi :

1. Menyelenggarakan pendidikan dan pengajaran yang lebih professional, penelitian danpengabdian pada masyarakat yang lebih berkualitas dimana hal ini sejalan dengan cita-cita pendirian USU yang bertujuan meningkatkan kualitas pendidikan dam membinamasyrakat yang sehat dan profesional.

2. Berperan aktif memprkaya khasanah ilmu pengetahuan kesusastraan dan kebahasaInggris yang berkaitan dengan pengembangan teori dan aplikasi.

Kebijakan Mutu : DEPARTEMEN/PROGRAM STUDI S-I SASTRA INGGRIS FAKULTAS ILMU BUDAYA USU siap dan bertekad menyelenggarakan usaha-usahaperbaikan dan peningkatan mutu secara berkelanjutan dalam bidang FIBbaik pendidikan, penelitian, dan pengabdian pada masyarakat hinggamemberikan kepuasan pada stakeholders.

Tujuan Mutu :

1. Menghasilkan lulusan sebagai sumberdaya manusia yang beriman dan bertaqwa kepadaTuhan Yang Maha Esa, berbudi pekerti luhur, berbudaya, memiliki rasa tanggung jawabkemasyarakatan, kebangsaan, berdaya saing serta memiliki pengetahuan dan kemampuanakademik untuk diterapkan dan dikembangkan.

2. Menerapkan dan mengembangkan ilmu bahasa dan Sastra Inggris melalui Tri DharmaPerguruan Tinggi.

3. Meningkatkan potensi individu dalam memahami bahasa, sastra dan budaya Inggrisuntuk membentuk kepribadian dalam membina dan mengembangkan budaya bangsayang mempunyai nilai-nilai luhur dan universal.


4. Memndidik calon sarjana Sastra Inggris yang menguasai ilmu pengetahuan kebahasaandan kesastraan serta mampu mengembangkan dan mengamalkan pengetahuannya bagikesejahteraan masyarakat.

Documents

MANUAL PROSEDUR - sastrainggris.usu.ac.idsastrainggris.usu.ac.id/images/PDF/Implementasi_Manejemen_Mutu.pdf · Administrasi Keuangan Departemen Sastra Inggris Fakultas Ilmu Budaya-USU