MANUAL PROSEDUR KERJA 1GFMAS · Borang Pinjaman / Pinjaman Harta (Kew. 322) • Terima dokumen pinjaman komputer & telefon pintar yang telah diluluskan beserta dokumen sokongan berkaitan

MANUAL PROSEDUR KERJA

1GFMAS

JABATAN AKAUNTAN NEGARA

MALAYSIA

MODUL

LMS –External Loan

(LMS EL)

KEMASKINI PADA SEPTEMBER 2017

KERAJAAN MALAYSIA

MANUAL PROSEDUR KERJA iGFMAS

MODUL LOAN MANAGEMENT SYSTEM –

EMPLOYEE’S LOAN AND ADVANCE (LMS-ELA)

JABATAN AKAUNTAN NEGARA MALAYSIA



MODUL LOANS MANAGEMENT SYSTEM – EMPLOYEE’S LOAN AND ADVANCE (LMS-ELA)

SENARAI ISI KANDUNGAN

BIL. NO. RUJUKAN

DOKUMEN TAJUK DOKUMEN MUKA SURAT

1. SINGKATAN SINGKATAN MPK iGFMAS 5 - 9

2.

MPK LMS ELA-01

PENGELUARAN BAYARAN BAGI PINJAMAN KOMPUTER & TELEFON PINTAR

10 – 18

3.

MPK LMS ELA-02

PENYEDIAAN PENGESAHAN BAKI PINJAMAN KOMPUTER & TELEFON PINTAR BAGI PENYELESAIAN AWAL PINJAMAN

4.

MPK LMS ELA-03

PROSES PENYELESAIAN PENUH / SEPARA PEMBIAYAAN KOMPUTER & TELEFON PINTAR

5.

MPK LMS ELA-04

BAYARAN BALIK LEBIHAN (REFUND) PINJAMAN KOMPUTER & TELEFON PINTAR

26 – 28

6.

MPK LMS ELA-05

NOTIS TUNTUTAN / PERINGATAN TUNGGAKAN ANSURAN BAYARAN PINJAMAN KOMPUTER & TELEFON PINTAR

29 – 31

7. MPK LMS ELA-06 PENGAMBILALIHAN PINJAMAN KOMPUTER & TELEFON PINTAR 32 – 40

8.

MPK LMS ELA-07

SERAH ALIH PINJAMAN KOMPUTER & TELEFON PINTAR KE KERAJAAN NEGERI ATAU BADAN BERKANUN

41 – 43

9.

MPK LMS ELA-08

PENYEDIAAN PENGESAHAN BAKI PINJAMAN KENDERAAN PERSEKUTUAN BAGI PENYELESAIAN AWAL PINJAMAN

44 – 46

10.

MPK LMS ELA-09

PROSES PENYELESAIAN PENUH / SEPARA PINJAMAN KENDERAAN PERSEKUTUAN

47 – 50

11.

MPK LMS ELA-10

BAYARAN BALIK LEBIHAN (REFUND) PINJAMAN KENDERAAN PERSEKUTUAN

51 – 54

12.

MPK LMS ELA-11

NOTIS TUNTUTAN/PERINGATAN TUNGGAKAN ANSURAN BAYARAN PINJAMAN KENDERAAN PERSEKUTUAN

55 – 57

13. MPK LMS ELA-12 PENGAMBILALIHAN PINJAMAN KENDERAAN PERSEKUTUAN 58 – 65

14.

MPK LMS ELA-13

SERAH ALIH PINJAMAN KENDERAAN PERSEKUTUAN KE KERAJAAN NEGERI ATAU BADAN BERKANUN

66 – 69

15.

MPK LMS ELA-14

PEWUJUDAN KONTRAK TANPA BAYARAN – PENDAHULUAN DIRI BAYARAN TERLEBIH EMOLUMEN AP327B (A0461107)

70 – 77

19 – 21

22 – 25

2




BIL. NO. RUJUKAN


16.

MPK LMS ELA-15

PENGELUARAN BAYARAN PENDAHULUAN DIRI - PERBELANJAAN DI BAWAH AP55 (A0461104), PERBELANJAAN DI BAWAH AP59 (A0461105) DAN KEHILANGAN WANG AWAM AP322 (A0461106)

78 – 86

17.

MPK LMS ELA-16

PENGELUARAN BAYARAN PENDAHULUAN DIRI KOD PENDAHULUAN DIRI TUNGGAKAN CARUMAN KWSP (A0461102) DAN BAYARAN BIL HOSPITAL KAKITANGAN KERAJAAN (A0461103)

87 – 93

18. MPK LMS ELA-17 PENGELUARAN BAYARAN PENDAHULUAN PELBAGAI (A0461201) 94 – 100

19.

MPK LMS ELA-18

PROSES MEMBUAT PELARASAN AKAUN PENDAHULUAN DIRI PERBELANJAAN DI BAWAH AP55 (A0461104), PERBELANJAAN DI BAWAH AP59 (A0461105) DAN KEHILANGAN WANG AWAM AP322 (A0461106)

101 - 103

20.

MPK LMS ELA-19

PROSES MEMBUAT PELARASAN AKAUN PENDAHULUAN PELBAGAI (A0461201)

104 – 106

21.

MPK LMS ELA-20

PENYEDIAAN PENGESAHAN BAKI PENDAHULUAN BAGI PENYELESAIAN AWAL

107 – 109

22. MPK LMS ELA-21 PROSES PENYELESAIAN PENUH / SEPARA PENDAHULUAN 110 - 113

23.

MPK LMS ELA-22

NOTIS TUNTUTAN / PERINGATAN TUNGGAKAN BAYARAN PENDAHULUAN

114 – 116

24. MPK LMS ELA-23 PROSES ARAHAN POTONGAN GAJI (AUTO SCHEDULED JOB) 117 - 120

25.

MPK LMS ELA-24

PROSES PENILAIAN DAN MENGAKAUNKAN PENJEJASAN NILAI PINJAMAN KAKITANGAN DAN PENDAHULUAN

121 – 124

26.

MPK LMS ELA-25

PROSES MENGAKAUNKAN PENJEJASAN NILAI PINJAMAN KAKITANGAN DAN PENDAHULUAN

125 – 128

27.

MPK LMS ELA-26

PROSES MENGAKAUNKAN PELARASAN SEMULA PENJEJASAN NILAI PINJAMAN KAKITANGAN DAN PENDAHULUAN

129 – 131

28.

MPK LMS ELA-27

PROSES HAPUS KIRA AKAUN PINJAMAN KAKITANGAN DAN PENDAHULUAN TERTUNGGAK

132 -135

3




BIL. NO. RUJUKAN


29. MPK LMS ELA-28 KEMAS KINI KONTRAK 136 - 142

30. MPK LMS ELA-29 PENGURUSAN LAPORAN 143 - 145

31.

MPK LMS ELA-30

PENGELUARAN BAYARAN PENDAHULUAN DIRI - PENGANGKUTAN & PERBELANJAAN SARA HIDUP (A0461101)

146 - 148

32.

MPK LMS ELA-31

PROSES MEMBUAT PELARASAN AKAUN PENDAHULUAN DIRI - PENGANGKUTAN & PERBELANJAAN SARA HIDUP DALAM NEGERI (A0461101)

149 - 151

33.

MPK LMS ELA-32

TERIMAAN BAYARAN BALIK PINJAMAN KAKITANGAN DAN PENDAHULUAN - PROSES PENGELUARAN RESIT

152 -154

4

SINGKATAN MPK IGFMAS

ABT Akaun Belum Terima

ABC Activity-Based Costing

ADP / AUC Aset Dalam Pembinaan (Asset Under Construction)

ANM Akauntan Negara Malaysia

AO Pejabat Perakaunan (Bahagian Akaun Kementerian / JANM Negeri / Cawangan)

AP Arahan Pembayaran / Authorised Personnel / Arahan Perbendaharaan (redundant)

APG Arahan Potongan Gaji

APK / SI Arahan Pengurangan Kuantiti Bekalan dan Perkhidmatan (Stop Instruction)

APP Pengguna Aplikasi

AR Account Receivable

BA Bahagian Akaun Kementerian

BB Baucar Bayaran

BKP Bahagian Khidmat Perunding, Jabatan Akauntan Negara Malaysia

BNM Bank Negara Malaysia

BP Business Partner

BPAD Bahagian Pengurusan Audit Dalam, Jabatan Akauntan Negara Malaysia

BPOPA Bahagian Perkhidmatan Operasi Pusat dan Agensi, Jabatan Akauntan Negara Malaysia

BPOPP Bahagian Pengurusan Operasi Pejabat Perakaunan, Jabatan Akauntan Negara Malaysia

BPPP Bahagian Pembangunan Perakaunan dan Pengurusan, Jabatan Akauntan Negara Malaysia

BPTM Bahagian Pengurusan Teknologi Maklumat, Jabatan Akauntan Negara Malaysia

BPD Borang Pergerakan Dokumen

BW / BI Business Warehouse / Business Intelligence

BWTD Bahagian Pengurusan Wang Tak Dituntut, Jabatan Akauntan Negara Malaysia

5


CA Certified Authority

CAA Carta Akaun Akruan

CM Cash Management

COGSTR Certified under the Goods and Service Tax (Relief) Order 2014 – Sijil Pelepasan GST

CPC Certificate of Practical Completion

CTL Cek Tak Laku

DO Nota Pesanan Penghantaran (Delivery Order)

DTB Desktop Banking

EC Laporan Penyata Pendapatan

ECC Enterprise Central Component

Ee Kumpulan Pekerja (Employee Group)

EeSubgroup Sub Kumpulan Pekerja (Employee Subgroup)

EFT Electronic Fund Transfer

EG Electronic Government

eP ePerolehan

GPKI Government Public Key Infrastructure

GTS Government Travel System

HCM Human Capital Management

HO Ibu Pejabat

HR Human Resource

HRMIS Human Resource Management Information System

iA Innovation Associates Consulting Sdn Bhd. Juga dikenali sebagai System Integrator (SI)

ICU Unit Penyelarasan Pelaksanaan, JPM

6


IPN Institut Perakaunan Negara, Jabatan Akauntan Negara Malaysia

Jab Jabatan

JANM Neg Jabatan Akauntan Negara Malaysia Negeri

JANM Neg / Caw Jabatan Akauntan Negara Malaysia Negeri / Cawangan

JKKPP Jawatankuasa Kerja Perakaunan Pengurusan

JKP Jawatankuasa Pemandu Akruan

JKPPA Jawatankuasa Pelaksanaan Perakaunan Akruan Kementerian

JSM Job Schedule Management

KA Desktop Banking

Kem Kementerian

KEW.8 Borang Penyata Perubahan Gaji

KEW. 320 / SG20 Borang Perubahan Gaji

KEW310E Borang Wujud / Batal / Kemas kini Akaun Pukal

KEW310 Borang Wujud Akaun Pukal

KEW311 Borang Kemas Kini Akaun Pukal

KGT Kenaikan Gaji Tahunan

KnowA Knowledge Article

KP Kad Pengenalan

KWSP Kumpulan Wang Simpanan Pekerja

LA AO Local Admin - Pejabat Perakaunan

LHDN Lembaga Hasil Dalam Negeri

LoA Limit of Amount

LPC Sijil Gaji Akhir

7


LTH Laporan Terimaan Harian / Lembaga Tabung Haji (redundant)

LUH Laporan Urus niaga Harian

MM Material Management

MP Manual Pengguna iGFMAS

MPKA Mesyuarat Pengarah dan Ketua Akauntan

MyCost Sistem Pengkosan Kerajaan Persekutuan

NPB / GRN Nota Penerimaan Bekalan dan Perkhidmatan (Goods / Services Received Notes)

NPP / FRN Nota Pelaksanaan Perkhidmatan (Fulfillment Receipt Notes)

OTC One Time Customer

PAT Penutupan Akhir Tahun

PBH Kementerian

PC Borang Penyata Perubahan Gaji

PCB Borang Perubahan Gaji

Penyedia Pegawai diberi kuasa sebagai Penyedia

Peraku I Pegawai diberi kuasa sebagai Peraku I

Peraku II Pegawai diberi kuasa sebagai Peraku II

PERKESO Pertubuhan Keselamatan Sosial

PK / PO Pesanan Kerajaan Bekalan dan Perkhidmatan (Purchase Order)

PP Pejabat Pemungut

PPPA Pasukan Pelaksanaan Perakaunan Akruan, Jabatan Akauntan Negara Malaysia

Pre DME Pre Data Medium Exchange

PTJ Pusat Tanggungjawab

RA Registration Authority

8


SA Sub Admin

SAP System Application and Product

SAPGUI SAP Graphical User Interface

SBP Sistem Bayaran Pukal

SFTP Secured File Transfer Protocol

SOLMAN Solution Manager

SPA Sistem Pengurusan Aset

SST Surat Setuju Terima

TK / CO Tanggungan Kontrak Kerajaan Bekalan dan Perkhidmatan (Contract Order)

TJ (K) / CW Tanggungan Kontrak Kerajaan Kerja (Contract Work Order)

TP1 Personal Tax Waive Able Claims

TT Telegraphic Transfer

USB Universal Serial Bus

VO Perubahan Tanggungan Kontrak

WebI Web Intelligence

WO Inden Kerja / Pesanan Kerja (Work Order)

WJP Wang Jaminan Pelaksanaan

WPUA Waran Perjalanan Udara Awam

iGFMAS Integrated Government Financial Management and Accounting System

iSPLN Integrated Sistem Perakaunan Luar Negeri

9


MANUAL PROSEDUR KERJA iGFMAS MODUL LOANS MANAGEMENT SYSTEM – EMPLOYEE’S LOAN AND ADVANCE (LMS-ELA)

TAJUK : PENGELUARAN BAYARAN BAGI PINJAMAN KOMPUTER & TELEFON PINTAR

RUJUKAN DOKUMEN : MPK LMS ELA-01 MUKA SURAT : 1/9

KELUARAN : 2 PINDAAN : 0 TARIKH KEMAS KINI : 30 JUN 2019

1

1.0 OBJEKTIF

Prosedur ini bertujuan untuk memberi panduan tatacara melaksanakan proses pengeluaran pinjaman

komputer & telefon pintar kepada peminjam.

2.0 SKOP

Prosedur ini digunakan oleh Kementerian / Jabatan bagi memproses pengeluaran pinjaman komputer &

telefon pintar kepada peminjam.

3.0 TERMINOLOGI

BIL. TERMA PENERANGAN

1. Auto sistem Sistem memproses / menghantar maklumat secara auto

2. AP Arahan Pembayaran

3. BDP Buku Daftar Pinjaman

4. BP Business Partner

5. BPP Buku Perkhidmatan Pegawai

6. Cash Flow Jadual Bayaran Balik Pinjaman / Pendahuluan

7. HCM Human Capital Management

8. HR Human Resource

9. LMS Loans Management System

10. PTJ Pusat Tanggungjawab

11. UGAT Unit Gaji Angkatan Tentera

10






2

4.0 TINDAKAN DAN TANGGUNGJAWAB

BIL. TINDAKAN TANGGUNGJAWAB CARTA ALIRAN

1.

2.

Terima dokumen pinjaman komputer & telefon pintar yang telah diluluskan beserta dokumen sokongan berkaitan dari PTJ. Semak dan pastikan dokumen yang dikepilkan lengkap dan tepat: • Borang Permohonan Pinjaman

Komputer & Telefon Pintar (Smartphones) Bagi Pegawai Perkhidmatan Awam (Kew. 317 - Pind. 1/2011)

• Dokumen Perjanjian Untuk Skim Pinjaman Komputer / Telefon Pintar (Smartphones) Perkhidmatan Awam yang telah dimatikan setem (Kew. 318 - Pind. 1/2011)

• Borang Pinjaman / Pinjaman Harta (Kew. 322)

• Surat Kelulusan dan Tawaran Pinjaman dan Memorandum Penerimaan

• Salinan kad pengenalan

• Slip gaji terkini

• Sebutharga yang disahkan oleh pembekal

• Salinan penyata / buku akaun bank

Penyedia (Bahagian Akaun

Kementerian)


Kementerian)

11






3


3.

4.

5.

6.

Wujud Rekod Peminjam (BP)

Semak melalui T-Code: BP sama ada butiran peminjam (Business Partner - BP) telah wujud di Modul Loans Management System (LMS) dengan menggunakan Search Term 1 untuk nombor MyKad / Nombor Tentera atau Search Term 2 untuk nombor gaji. Tentukan kategori BP sama ada HR atau UGAT sekiranya BP belum wujud dengan mengambil tindakan berikut:

i) HR, kunci masuk nombor MyKad / No. Gaji bagi membolehkan maklumat peminjam ditarik dari sistem HCM; atau jika

ii) UGAT, kunci masuk nombor Tentera secara manual untuk wujudkan nombor BP.

Kemaskini maklumat BP melalui T-Code: ZULM103 jika BP telah wujud tetapi terdapat perbezaan dengan rekod di sistem HCM. Sekiranya tiada perbezaan, terus ke para 7. Cetak Notifikasi Perbezaan Maklumat Peminjam Di LMS dan HCM melalui T-Code: ZFLM107. Notifikasi Perbezaan Maklumat Peminjam Di LMS dan HCM perlu dihantar segera ke Unit Gaji Pejabat Perakaunan bagi mengemaskini maklumat asas peminjam di sistem HCM.


Kementerian)


Kementerian)


Kementerian)


Kementerian)

12






4


7.

8.

9.

Wujud Rekod Pinjaman (Kontrak)

Wujud kontrak melalui T-Code: ZULM101. (Rujuk MP LM1-002 Kontrak dan Pengeluaran - Ada Bayaran) Kunci masuk maklumat yang diperlukan. (Rujuk MP LM1-002 Kontrak dan Pengeluaran - Ada Bayaran) Sistem secara auto akan menjalankan proses semak syarat kelayakan pinjaman. Semakan kelayakan:

i. Tiada pinjaman dari produk kod yang sama berkuatkuasa/masih berbaki. Sekiranya tidak mematuhi syarat kelayakan, pop-up mesej akan memaparkan ‘anda masih di dalam tempoh tangguh dari pinjaman terdahulu’.

ii. Tarikh akhir pinjaman tidak melebihi tarikh persaraan. Sekiranya tidak mematuhi syarat kelayakan, pop-up mesej akan memaparkan ‘tempoh pinjaman melebihi tarikh pencen, sila kurangkan tempoh pinjaman’.

iii. Tempoh untuk permohonan bukan kali pertama (dikira bermula dari tarikh kelulusan pinjaman sebelum ini) adalah 3 tahun. Sekiranya tidak mematuhi syarat kelayakan, pop-up mesej akan memaparkan ‘anda masih di dalam tempoh tangguh dari pinjaman terdahulu’.


Kementerian)


Kementerian)

Auto sistem

13






5


10.

11.

12.

13.

14.

Jika syarat kelayakan di para 9 tidak dipatuhi, sediakan 3 salinan Surat Penolakan Permohonan untuk:

• PTJ; • Peminjam; dan • Fail.

Bagi yang memenuhi kelayakan, teruskan dengan proses kerja seterusnya. Kunci masuk maklumat dokumen sokongan berdasarkan senarai semak melalui T-Code: ZULM101. (Rujuk MP LM1-002 Kontrak dan Pengeluaran - Ada Bayaran) Semak melalui T-Code: FNV3 ketepatan maklumat kontrak (amaun, kadar faedah, tempoh, tarikh mula/tarikh akhir, ansuran, maklumat peminjam, Cash Flow). Proses Perakuan

Semak dan buat perakuan I melalui T-Code: SBWP. (Rujuk MP LM1-020 Peraku / Pengesahan) Semak dan buat perakuan II melalui T-Code: SBWP. (Rujuk MP LM1-020 Peraku / Pengesahan) Abaikan para 15-17 sekiranya pengeluaran pinjaman diluluskan.


Kementerian)

Penyedia

(Bahagian Akaun Kementerian)


Kementerian)

Peraku I (Bahagian Akaun

Kementerian)

Peraku II (Bahagian Akaun

Kementerian)

14






6


15.

16.

17.

18.

Kuiri atau Penolakan

Kunci masuk sebab kuiri atau penolakan sekiranya perakuan I dan II tidak dibuat dan maklumkan kepada Penyedia. Semak inbox di T-Code: SBWP untuk tindakan kemaskini atau pembatalan kontrak. Kemaskini maklumat kontrak atau membuat pembatalan kontrak. Sekiranya kontrak dibatalkan, cetak 3 salinan Surat Makluman Penolakan Pembiayaan melalui T-Code: ZFLM105 untuk:


Cetak dokumen berikut untuk simpanan fail bagi pengeluaran pinjaman yang diluluskan: i) Arahan Bayaran melalui T-Code:

ZFLM202. (Rujuk MP LM1-002 Kontrak dan

Pengeluaran – Ada Bayaran) ii) Senarai Semak melalui T-Code:

ZFLM103. (Rujuk MP LM1-002 Kontrak dan Pengeluaran – Ada Bayaran)

Peraku I / II (Bahagian Akaun

Kementerian)


Kementerian)


Kementerian)


Kementerian)

15






7


19. 20. 21. 22.

Cetak 3 salinan Surat Pemberitahuan Pengeluaran Pinjaman melalui T-Code: ZFLM106 untuk:


Hantar surat yang berkaitan kepada PTJ dan Peminjam:

i) Kes syarat kelayakan pinjaman tidak dipatuhi • Surat Penolakan Permohonan atau;

ii) Kes pengeluaran bayaran tidak diluluskan • Surat Makluman Penolakan

Pembiayaan atau;

iii) Kes pengeluaran bayaran diluluskan • Surat Pemberitahuan Pengeluaran

Pinjaman

Failkan salinan surat beserta dokumen asal permohonan. Rekod maklumat pinjaman yang dibuat dalam Buku Daftar Pinjaman dan Buku Perkhidmatan Pegawai.


Kementerian)


Kementerian)


Kementerian)

Penyedia (PTJ)

16






8

5.0 NOTA PENTING

5.1 Seorang kakitangan Kerajaan hanya layak untuk membuat satu pinjaman komputer & telefon

pintar dalam satu tempoh masa. Pinjaman kali kedua dan seterusnya adalah selepas tempoh tiga

(3) tahun dari tarikh kelulusan pinjaman pertama atau sebelumnya.

5.2 Tempoh tamat pinjaman tidak boleh melebihi tarikh persaraan peminjam.

5.3 Sekiranya terdapat perbezaan maklumat gaji, Notifikasi Perubahan Maklumat Peminjam perlu

dihantar segera ke Unit Gaji Pejabat Perakaunan bagi mengemaskini maklumat asas peminjam di

sistem HCM.

5.4 Bayaran balik pinjaman akan dikutip melalui potongan gaji. Rujuk Proses Kerja MPK – LMS

ELA 23: Proses Arahan Potongan Gaji

5.5 Arahan potongan gaji akan bermula dari Modul LMS dan sebarang kunci masuk kod potongan gaji

selain dari Modul LMS tidak dibenarkan. Kod Potongan Gaji bagi pinjaman komputer & telefon

pintar adalah 5800.

5.6 Sebarang urusan berkaitan pinjaman mestilah menggunakan Nombor Kontrak sebagai rujukan.

5.7 PTJ bertanggungjawab untuk menyelenggara Buku Daftar Pinjaman.

5.8 Bahagian Akaun Kementerian bertanggungjawab untuk membuat naziran secara berkala bagi

menyemak penyelenggaraan Buku Daftar Pinjaman memastikan ia lengkap dan dikemaskini.

5.9 Proses arahan pembayaran (disbursement) pinjaman melalui T-Code: FNV5 melibatkan catatan

perakaunan seperti berikut:

DT Pinjaman

KT Pendahuluan dan Pinjaman (Due)

5.10 Pengeluaran pembayaran (run payment) kepada akaun bank peminjam melalui T-Code: F110

dibuat melalui modul AP dan melibatkan catatan perakaunan seperti berikut:

DT Pendahuluan dan Pinjaman (Due)

KT Bank

17






9

6.0 LAMPIRAN

6.1 Senarai Borang

6.1.1 Borang Permohonan Pinjaman Komputer & Telefon Pintar (Smartphones) Bagi Pegawai

Perkhidmatan Awam (Kew. 317 - Pind. 1/2011)

6.1.2 Dokumen Perjanjian Untuk Skim Pinjaman Komputer/Telefon Pintar (Smartphones)

Perkhidmatan Awam yang telah dimatikan setem (Kew. 318 - Pind. 1/2011)

6.1.3 Borang Pinjaman/Pinjaman Harta (Kew. 322)

7.0 RUJUKAN / PEKELILING

7.1 WP 9.1 Peraturan-Peraturan Dan Syarat-Syarat Mengenai Skim Pembiayaan Komputer Dan

Telefon Pintar (Smartphones) Bagi Anggota Perkhidmatan Awam

7.2 Manual Pengguna (MP) iGFMAS - Modul Loan Management System – ELA

7.2.1 MP LM1-002 Kontrak dan Pengeluaran - Ada Bayaran

7.2.1 MP LM1-020 Peraku / Pengesahan

7.3 Manual Prosedur Kerja (MPK) - Modul Loan Management System – ELA

7.3.1 MPK LMS ELA-23 : Proses Arahan Potongan Gaji

18



TAJUK : PENYEDIAAN PENGESAHAN BAKI PINJAMAN KOMPUTER & TELEFON PINTAR BAGI

PENYELESAIAN AWAL PINJAMAN



1

1.0 OBJEKTIF

Prosedur ini bertujuan untuk memberi panduan tatacara penyediaan pengesahan baki pinjaman

komputer & telefon pintar bagi tujuan penyelesaian awal oleh peminjam.

2.0 SKOP

Prosedur ini digunakan oleh Kementerian / Jabatan bagi menyediakan pengesahan baki pinjaman

komputer & telefon pintar bagi tujuan penyelesaian awal oleh peminjam.

3.0 TERMINOLOGI


1. PTJ Pusat Tanggunjawab

19







2



1.

2.

3.

4.

5.

Terima permohonan pertanyaan baki bagi tujuan penyelesaian awal pinjaman komputer & telefon pintar melalui PTJ. Larikan simulasi (activate) program penyelesaian penuh melalui T-Code: FN8X. (Rujuk MP LM1-008 Penyelesaian Penuh) Kunci masuk medan Due On dengan tarikh terakhir bulan penyelesaian penuh yang dijangka akan dibuat. Contoh: Permohonan dibuat pada 15 Jun 2017. Jika bayaran dijangka akan dibuat pada 10 Julai 2017, medan Due On perlu diisi dengan tarikh 31 Julai 2017. Kemaskini kontrak melalui T-Code: FNV2 sekiranya melibatkan peminjam yang bercuti tanpa gaji. (Rujuk MPK LMS ELA-28: Kemas kini Kontra) Cetak 3 salinan Surat Pengesahan Baki melalui T-Code: ZFLM101 dan hantar kepada:

PTJ

Peminjam; dan

Fail.


Kementerian)


Kementerian)


Kementerian)


Kementerian)


Kementerian)

20







3

5.0 NOTA PENTING

Sekiranya bayaran penyelesaian awal tidak dibuat sebelum tarikh yang ditetapkan seperti yang dikunci

masuk di medan Due On, potongan gaji akan terus berlaku. Peminjam perlu mengemukakan semula

permohonan pertanyaan baki sekiranya masih ingin membuat penyelesaian awal.

6.0 LAMPIRAN

Tiada


7.1 WP 9.1 Peraturan-Peraturan Dan Syarat-Syarat Mengenai Skim Pembiayaan Komputer Dan

Telefon Pintar (Smartphones) Bagi Anggota Perkhidmatan Awam

7.2 Manual Pengguna (MP) Modul Loans Management System - ELA

7.2.1 MP LM1-008 Penyelesaian Penuh

7.3 Manual Prosedur Kerja (MPK) iGFMAS Modul Loans Management System - ELA

7.3.1 MPK LMS ELA-28: Kemas kini Kontra

21



TAJUK : PROSES PENYELESAIAN PENUH / SEPARA PEMBIAYAAN KOMPUTER & TELEFON PINTAR



1.0 OBJEKTIF

Prosedur ini bertujuan untuk memberi panduan tatacara proses penyelesaian penuh/separa pinjaman komputer

& telefon pintar oleh peminjam.

2.0 SKOP

Prosedur ini digunakan oleh Kementerian / Jabatan bagi memproses penyelesaian penuh/separa pinjaman

komputer & telefon pintar oleh peminjam / Kerajaan Negeri / Badan Berkanun.

3.0 TERMINOLOGI


1. AR Account Receivable





22








1.

2.

3.

4.

5.

Terima dokumen bayaran balik penyelesaian penuh/separa pinjaman komputer & telefon pintar daripada peminjam atau Kerajaan Negeri / Badan Berkanun. • Bank draf, cek, wang pos, slip EFT atau

tunai. • Surat Pengesahan Baki dari Bahagian

Akaun Kementerian. • Emel pengesahan pembayaran dari bank

(sekiranya ada). Di Modul AR: Laksanakan proses penerimaan. (Rujuk MPK – LMS ELA 32: Terimaan Bayaran Balik Pinjaman Kakitangan Dan Pendahuluan (Proses Pengeluaran Resit) Di Modul LMS: Jana Senarai Terimaan Bayaran Pinjaman/Pendahuluan secara harian melalui T-Code: ZRLM106. (Rujuk MP LM1-008 Penyelesaian Penuh atau MP LM1-009 Penyelesaian Separa) Hapus simulasi (yang dibuat di MPK – LMS ELA 02) melalui T-Code: FN8X. Nota: Proses ini perlu dilakukan bagi mengelakkan implikasi potongan gaji sekaligus ke atas perbezaan amaun bayaran penyelesaian. Post jumlah bayaran penyelesaian sebenar yang dibuat oleh peminjam melalui T-Code: FN8X. (Rujuk MP LM1-008 Penyelesaian Penuh atau MP LM1-009 Penyelesaian Separa) Nota: Pilihan jenis penyelesaian penuh atau separa perlu dibuat.


Kementerian / PTJ)


Kementerian / PTJ)


Kementerian)


Kementerian)


Kementerian)

23







6.

7.

8.

9.

10.

Laksana proses offsetting melalui T-Code: FZNB bagi memastikan baki pinjaman dikemaskini. (Rujuk MP LM1-007 Offsetting)

Semak baki pinjaman di Penyata Lejer Individu melalui T-Code: ZRLM101 sama ada berbaki kosong atau masih berbaki. Abaikan para 8 sekiranya baki pinjaman berbaki kosong dan terus ke para 9. Rujuk MPK LMS ELA-04: Bayaran Balik Lebihan Pinjaman Komputer & Telefon Pintar sekiranya akaun berbaki kredit dan rujuk MPK LMS ELA-05: Notis Tuntutan Tunggakan Ansuran Bayaran Pinjaman Komputer & Telefon Pintar sekiranya akaun masih berbaki debit. Cetak 3 salinan Surat Makluman Bayaran Penuh melalui T-Code: ZFLM108 atau Surat Makluman Bayaran Separa melalui T-Code: ZFLM112 dan hantar kepada:

• PTJ / Kerajaan Negeri/Badan Berkanun • Peminjam • Fail

Kemas kini maklumat penyelesaian penuh / separa pinjaman dalam Buku Daftar Pinjaman dan Buku Perkhidmatan Pegawai.

Penyedia



Kementerian)

Penyedia Bahagian Akaun

Kementerian


Kementerian)


Kementerian)

24






5.0 NOTA PENTING

5.1 Surat Pengesahan Baki terkini dari Bahagian Akaun diperlukan untuk memastikan baki hutang

pinjaman adalah kemaskini.

5.2 PTJ bertanggungjawab mengemaskini Buku Daftar Pinjaman sebaik penyelesaian penuh dibuat

oleh peminjam.


menyemak penyelenggaraan Buku Daftar Pinjaman yang lengkap dan dikemaskini.

5.4 Bayaran secara tunai hanya boleh dibuat dengan amaun sen yang dibundarkan ke sen yang lebih

besar dan bukan ke sen yang lebih kecil. (Contoh: Baki pinjaman RM112.81, bayaran tunai perlu

dibundarkan ke RM112.85).

6.0 LAMPIRAN

Tiada


7.1 WP 9.1 Peraturan-Peraturan Dan Syarat-Syarat Mengenai Skim Pembiayaan Komputer & Telefon

Pintar (Smartphones) Bagi Anggota Perkhidmatan Awam

7.2 Manual Pengguna (MP) iGFMAS Modul Loans Management System – ELA

7.2.1 MP LM1-007 Offsetting


7.2.3 MP LM1-009 Penyelesaian Separa

7.3 Manual Prosedur Kerja (MPK) iGFMAS Modul Loans Management System – ELA

7.3.1 MPK LMS ELA-04 Bayaran Balik Lebihan Pinjaman Komputer & Telefon Pintar

7.3.2 MPK LMS ELA-05 Notis Tuntutan Tunggakan Ansuran Bayaran Pinjaman Komputer & Telefon Pintar

7.3.3 MPK LMS ELA-32 Terimaan Bayaran Balik Pinjaman Kakitangan Dan Pendahuluan (Proses Pengeluaran Resit)

25



TAJUK : BAYARAN BALIK LEBIHAN (REFUND) PINJAMAN KOMPUTER & TELEFON PINTAR

RUJUKAN DOKUMEN : MPK LMS EL-04 MUKA SURAT : 1/3


1

1.0 OBJEKTIF

Prosedur ini bertujuan untuk memberi panduan tatacara proses membuat bayaran balik lebihan pinjaman

komputer & telefon pintar kepada peminjam.

2.0 SKOP

Prosedur ini digunakan oleh Kementerian / Jabatan bagi membuat bayaran balik lebihan pinjaman komputer

& telefon pintar oleh peminjam.

3.0 TERMINOLOGI



26






2



1.

2.

3.

4.

5.

6.

7.

Jana Laporan Senarai Bayaran Balik Lebihan melalui T-Code: ZRLM114 sebelum 15hb. (Rujuk MP LM1-008 Payoff - Penyelesaian Penuh)

Semak lejer individu melalui T-Code: ZRLM101 bagi mengesahkan baki pinjaman telah diselesaikan sepenuhnya sama ada dengan penyelesaian awal atau tamat tempoh potongan, pastikan juga tiada tunggakan bayaran balik. Larikan program pulangan bayaran balik melalui T-Code: FZNB. (Rujuk MP LM1-007 Offsetting) Proses Perakuan Semak dan buat perakuan I melalui T-Code: SBWP. (Rujuk MP LM1-020 Peraku / Pengesahan) Semak dan buat perakuan II melalui T-Code: SBWP. (Rujuk MP LM1-020 Peraku / Pengesahan) Abaikan para 6-7 sekiranya tiada kuiri. Kuiri Kunci masuk sebab kuiri sekiranya perakuan I dan II tidak dibuat dan maklumkan kepada Penyedia. Semak inbox di T-Code: SBWP untuk tindakan kemaskini.


Kementerian)


Kementerian)


Kementerian)


Kementerian)


Kementerian)


Kementerian)


Kementerian)

27






3


8.

9.

Cetak Arahan Bayaran melalui T-Code: ZFLM202 bagi refund yang diluluskan untuk simpanan fail. (Rujuk MP LM1-002 Kontrak dan Pengeluaran – Ada Bayaran) Sedia surat makluman refund dan hantar kepada peminjam dan PTJ.

Penyedia



Kementerian)

5.0 NOTA PENTING

5.1 Bahagian Akaun Kementerian perlu mengesahkan peminjam mempunyai baki kredit dengan semakan

di sistem melalui Laporan Senarai Bayaran Balik Lebihan.

5.2 Pengeluaran pembayaran (run payment) kepada akaun bank peminjam melalui T-Code: F110 dibuat

melalui modul AP.

6.0 LAMPIRAN

Tiada


7.1 WP 9.1 Peraturan-Peraturan Dan Syarat-Syarat Mengenai Skim Pembiayaan Komputer & telefon


7.2 Manual Pengguna (MP) iGFMAS Modul Loan Management System – ELA

7.2.1 MP LM1-002 Kontrak dan Pengeluaran – Ada Bayaran


7.2.3 MP LM1-008 Payoff - Penyelesaian Penuh


28



TAJUK : NOTIS TUNTUTAN / PERINGATAN TUNGGAKAN ANSURAN BAYARAN PINJAMAN KOMPUTER &

TELEFON PINTAR



1

1.0 OBJEKTIF

Prosedur ini bertujuan untuk memberi panduan tatacara proses pengeluaran notis tuntutan / peringatan

tunggakan ansuran bayaran pinjaman komputer & telefon pintar kepada peminjam.

2.0 SKOP

Prosedur ini digunakan oleh Kementerian / Jabatan bagi mengeluarkan notis tuntutan / peringatan tunggakan

ansuran bayaran pinjaman komputer & telefon pintar oleh peminjam.

3.0 TERMINOLOGI




29




TELEFON PINTAR



2



1.

2.

3.

4.

5.

Jana Laporan Kontrak Tertunggak melalui T-Code: ZRLM105 sebelum 10hb. (Rujuk MP LM1-019 Laporan, Surat dan Penyelenggaraan)

Semak kedudukan tunggakan dan baki pinjaman di Penyata Lejer Individu melalui T-Code: ZRLM101. Pastikan jumlah post due adalah betul.

Cetak 3 salinan Surat Tuntutan / Surat Peringatan Tunggakan melalui T-Code: ZFLM111 untuk:


(Rujuk MP LM1-022 Tunggakan) Tuntutan akan dibuat ke atas jumlah tunggakan atau keseluruhan baki (sekiranya peminjam tidak dalam perkhidmatan / meninggal dunia). Hantar Surat Tuntutan / Surat Peringatan Tunggakan dan Laporan Kontrak Tertunggak kepada PTJ dan surat berkaitan kepada peminjam. Failkan salinan surat dan Laporan Kontrak Tertunggak.


Kementerian)


Kementerian)


Kementerian)


Kementerian)


Kementerian)

30




TELEFON PINTAR



3

5.0 NOTA PENTING

5.1 Bahagian Akaun Kementerian hendaklah memastikan PTJ membuat tindakan pemantauan ke atas

tuntutan bagi memastikan tunggakan dapat dikutip.

5.2 Bahagian Akaun Kementerian hendaklah mengemukakan surat tuntutan / peringatan secara berkala

kepada PTJ bagi memastikan kes bertunggakan tidak terbiar dan berlarutan.

5.3 PTJ hendaklah memantau kes akaun pembiayaan komputer & telefon pintar yang bertunggakan.

Punca tunggakan hendaklah dicatatkan dalam Buku Daftar Pinjaman.

5.4 Status pengeluaran Surat Tuntutan / Peringatan Tunggakan akan dikemas kini di dalam Laporan

Kontrak Tertunggak semasa cetak surat dibuat.

5.5 Bagi kes peminjam yang berpindah perkhidmatan ke Kerajaan Negeri atau Badan Berkanun, tindakan

serah alih pinjaman hendaklah dilakukan.

5.6 Bagi kes peminjam yang tidak lagi dalam perkhidmatan atau meninggal dunia, rujuk kes ke pejabat

Penasihat Undang-Undang selepas tindakan 3 kali surat peringatan oleh PTJ.

6.0 LAMPIRAN

Tiada


7.1 WP 9.1 Peraturan-Peraturan Dan Syarat-Syarat Mengenai Skim Pembiayaan Komputer Dan Telefon


7.2 Manual Pengguna (MP) iGFMAS Modul Loan Management System - ELA

7.2.1 MP LM1-019 Laporan, Surat dan Penyelenggaraan

7.2.2 MP LM1-022 Tunggakan

31



TAJUK : PENGAMBILALIHAN PINJAMAN KOMPUTER & TELEFON PINTAR



1.0 OBJEKTIF

Prosedur ini bertujuan untuk memberi panduan tatacara proses pengambilalihan pinjaman komputer &

telefon pintar dari Kerajaan Negeri atau Badan Berkanun.

2.0 SKOP

Prosedur ini digunakan oleh Kementerian/Jabatan bagi pengambilalihan pinjaman komputer & telefon

pintar dari Kerajaan Negeri atau Badan Berkanun.

3.0 TERMINOLOGI


1. Auto sistem Sistem memproses/menghantar maklumat secara auto

2. BDP Buku Daftar Peminjam



5. Cash Flow Jadual Bayaran Balik Pinjaman/Pendahuluan






32








1.

2.

3.

4.

Terima surat permohonan pengambilalihan pinjaman komputer & telefon pintar dari Kerajaan Negeri/Badan Berkanun / PTJ (pegawai bertukar perkhidmatan dari Kerajaan Negeri / Badan Berkanun ke Kerajaan Persekutuan). Semak semua dokumen sokongan seperti berikut disertakan dengan lengkap; • Surat dari Kerajaan Negeri / Badan

Berkanun • Sijil Gaji Akhir • Slip Gaji terakhir di Kerajaan Negeri/Badan

Berkanun • Surat penempatan / lapor diri

Dapatkan maklumat Nombor Gaji dari PTJ.

Wujud Rekod Peminjam (BP)

Semak melalui T-Code: BP sama ada butiran peminjam (Business Partner - BP) telah wujud di Modul Loans Management System (LMS) dengan menggunakan Search Term 1 untuk nombor MyKad / Nombor Tentera atau Search Term 2 untuk nombor gaji.


Kementerian)


Kementerian)


Kementerian)

Penyedia


33







5.

6.

7.

8.

Tentukan kategori BP sama ada HR atau UGAT sekiranya BP belum wujud, dengan mengambil tindakan berikut:



Kemas kini maklumat BP melalui T-Code: ZULM103 jika BP telah wujud tetapi terdapat perbezaan dengan rekod di sistem HCM. Sekiranya tiada perbezaan, terus ke para 8.

Cetak Notifikasi Perbezaan Maklumat Peminjam Di LMS dan HCM melalui T-Code: ZFLM107. Notifikasi Perbezaan Maklumat Peminjam Di LMS dan HCM perlu dihantar segera ke Unit Gaji Pejabat Perakaunan bagi mengemaskini maklumat asas peminjam di sistem HCM. Wujud Rekod Pendahuluan (Kontrak) Wujud kontrak melalui T-Code: ZULM101 [Rujuk MP LM1-003 Kontrak dan Pengeluaran – Kepada Pihak ke-3 (Pinjaman Ambil Alih)]


Kementerian)

Penyedia



Kementerian)


Kementerian)

34







9.

10.

11.

Kunci masuk maklumat yang diperlukan. [Rujuk MP LM1-003 Kontrak dan Pengeluaran – Kepada Pihak ke-3 (Pinjaman Ambil Alih)] Pastikan checkbox Pinjaman Ambil Alih ditanda pada box Bayaran Kepada Pihak Ke-3 (FNV5: Drawing). Sistem secara auto akan menjalankan proses semak kelayakan pemohon.

i. Tiada pinjaman dari produk kod yang sama berkuatkuasa / masih berbaki. Sekiranya tidak mematuhi syarat kelayakan, pop-up mesej akan memaparkan ‘anda masih di dalam tempoh tangguh dari pinjaman terdahulu’.

ii. Tarikh akhir pinjaman tidak melebihi tarikh persaraan. Sekiranya tidak mematuhi syarat kelayakan, pop-up mesej akan memaparkan ‘tempoh pinjaman melebihi tarikh pencen, sila kurangkan tempoh pinjaman’.

iii. Pinjaman dari produk kod yang sama berkuatkuasa / masih berbaki akan memaparkan pop up mesej ‘Peminjam mempunyai kontrak yang masih aktif. Sila pastikan kontrak sedia ada diselesaikan sebelum mewujudkan kontrak baru’


• PTJ • Kerajaan Negeri / Badan Berkanun • Peminjam; dan Fail.

Bagi permohonan yang memenuhi kelayakan, teruskan dengan proses kerja seterusnya.

Penyedia


Auto Sistem

Penyedia


35







12.

13.

14.

15.

16.

17.

Kunci masuk maklumat dokumen sokongan berdasarkan senarai semak melalui T-Code: ZULM101. [Rujuk MP LM1-003 Kontrak dan Pengeluaran – Kepada Pihak ke-3 (Pinjaman Ambil Alih)] Kemas kini maklumat penerima bayaran melalui T-Code: FNV5 di tab Drawings. [Rujuk MP LM1-003 Kontrak dan Pengeluaran – Kepada Pihak ke-3 (Pinjaman Ambil Alih)] Semak melalui T-Code: FNV3 ketepatan maklumat kontrak (amaun, kadar faedah, tempoh, tarikh mula / tarikh akhir, ansuran, maklumat peminjam, Cash Flow). Proses Perakuan Semak dan buat perakuan I melalui T-Code: SBWP. [Rujuk MP LM1-020 Peraku / Pengesahan] Semak dan buat perakuan II melalui T-Code: SBWP. (Rujuk MP LM1-020 Peraku / Pengesahan) (Abaikan para 17-19 sekiranya pengeluaran pendahuluan diluluskan.) Kuiri atau Penolakan Kunci masuk sebab kuiri atau penolakan sekiranya perakuan I dan II tidak dibuat dan maklumkan kepada Penyedia.


Kementerian)


Kementerian)


Kementerian)


Kementerian)


Kementerian)


Kementerian)

36







18.

19.

20.

Semak inbox di T-Code: SBWP untuk tindakan kemas kini atau pembatalan kontrak. Kemas kini maklumat kontrak atau membuat pembatalan kontrak. Sekiranya kontrak dibatalkan, cetak 4 salinan Surat Makluman Penolakan Pembiayaan melalui T-Code: ZFLM105 untuk:

• PTJ

• Kerajaan Negeri / Badan Berkanun;

• Pegawai; dan

• Fail.

Cetak dokumen berikut untuk simpanan fail bagi pengeluaran pembiayaan yang diluluskan:

i. Arahan Bayaran melalui T-Code: ZFLM202. (Rujuk MP LM1-002 Kontrak dan Pengeluaran – Ada Bayaran)

ii. Senarai Semak melalui T-Code: ZFLM103. [Rujuk MP LM1-003 Kontrak dan Pengeluaran – Kepada Pihak ke-3 (Pinjaman Ambil Alih]


Kementerian)


Kementerian)


Kementerian)

37







21.

22.

23.

24.

Cetak 3 salinan Surat Pemberitahuan Pengeluaran Pembiayaan melalui T-Code: ZFLM106 untuk:

• PTJ • Kerajaan Negeri / Badan Berkanun; • Pegawai; dan • Fail.

Hantar surat yang berkaitan kepada PTJ, Kerajaan Negeri / Badan Berkanun dan Pegawai:

a. Kes syarat kelayakan pembiayaan tidak dipatuhi • Surat Penolakan Permohonan atau;

b. Kes pengeluaran bayaran tidak diluluskan • Surat Makluman Penolakan

Pembiayaan atau;

c. Kes pengeluaran bayaran diluluskan • Surat Pemberitahuan Pengeluaran

Pembiayaan Failkan salinan surat beserta dokumen asal permohonan. Rekod maklumat pendahuluan yang dibuat dalam Buku Daftar Pinjaman dan Buku Perkhidmatan Pegawai.


Kementerian)


Kementerian)


Kementerian / PTJ)

Penyedia (PTJ)

38






5.0 NOTA PENTING

5.1 Seorang kakitangan Kerajaan hanya layak untuk membuat satu pinjaman komputer & telefon pintar

dalam satu tempoh masa. Pinjaman kali kedua dan seterusnya adalah selepas tempoh tiga (3) tahun

dari tarikh kelulusan pinjaman pertama atau sebelumnya.

5.2 Tarikh akhir pinjaman tidak boleh melebihi tarikh persaraan peminjam.

5.3 Sekiranya terdapat perubahan maklumat gaji, Notifikasi Perbezaan Maklumat Peminjam perlu dihantar

segera ke Unit Gaji bagi mengemaskini maklumat asas peminjam di sistem HR.

5.4 PTJ bertanggungjawab untuk menyelenggara Buku Daftar Pinjaman.


menyemak penyelenggaraan Buku Daftar Pinjaman memastikan ia lengkap dan dikemas kini.

5.6 Proses arahan pembayaran (disbursement) pinjaman melalui T-Code: FNV5 melibatkan catatan

perakaunan seperti berikut:

DT Pinjaman

KT Pendahuluan dan Pinjaman (Due)


melalui modul AP dan melibatkan catatan perakaunan seperti berikut:

DT Pendahuluan dan Pinjaman (Due)

KT Bank

6.0 LAMPIRAN

Tiada

39









7.2 Manual Pengguna (MP) iGFMAS Modul Loan Management Systems - ELA


7.2.2 MP LM1-003 Kontrak dan Pengeluaran – Kepada Pihak ke-3 (Pinjaman Ambil Alih)


40



TAJUK : SERAH ALIH PINJAMAN KOMPUTER & TELEFON PINTAR KE KERAJAAN NEGERI ATAU BADAN

BERKANUN



1.0 OBJEKTIF

Prosedur ini bertujuan untuk memberi panduan tata cara proses serah alih pinjaman komputer & telefon pintar

kepada Kerajaan Negeri atau Badan Berkanun.

2.0 SKOP

Prosedur ini digunakan oleh Kementerian / Jabatan bagi serah alih pinjaman komputer & telefon pintar ke

Kerajaan Negeri atau Badan Berkanun.

3.0 TERMINOLOGI






41




BERKANUN





1.

2.

3.

4.

5.

Terima Surat pertanyaan baki dari Kerajaan Negeri / Badan Berkanun atau maklumat perpindahan pegawai ke Kerajaan Negeri / Badan Berkanun melalui PTJ. Semak semua dokumen sokongan seperti berikut disertakan dengan lengkap;

• Sijil Gaji Akhir dari PTJ

• Surat penempatan ke Kerajaan Negeri / Badan Berkanun

• Slip Gaji terakhir di PTJ

Sediakan surat pengesahan baki pembiayaan komputer & telefon pintar. (Rujuk MPK LMS ELA-02 : Penyediaan Pengesahan Baki Pinjaman Komputer Dan Telefon Pintar Bagi Penyelesaian Awal Pinjaman) Laksanakan proses penerimaan bayaran penyelesaian dari Kerajaan Negeri / Badan Berkanun. (Rujuk MPK LMS ELA-03 : Proses Penyelesaian Penuh / Separa Pinjaman Komputer & Telefon Pintar) Kemas kini maklumat penyelesaian penuh pinjaman dalam Buku Daftar Pinjaman dan Buku Perkhidmatan Pegawai.


Kementerian)


Kementerian)


Kementerian)


Kementerian)

Penyedia (PTJ)

42




BERKANUN



5.0 NOTA PENTING

5.1 PTJ perlu memantau kes pertukaran perkhidmatan pegawai dan memaklumkan kepada Bahagian

Akaun Kementerian segera bagi tujuan permohonan serah alih pinjaman kepada Kerajaan Negeri /

Badan Berkanun.

5.2 PTJ perlu mencatatkan maklumat pertukaran pegawai di dalam Buku Daftar Pinjaman dan Buku

Perkhidmatan pegawai.

5.3 PTJ bertanggungjawab mengemaskini Buku Daftar Pinjaman sebaik bayaran penyelesaian diterima

dari Kerajaan Negeri / Badan Berkanun.


menyemak penyelenggaraan Buku Daftar Pinjaman yang lengkap dan dikemas kini.

6.0 LAMPIRAN

Tiada





7.2.1 MPK LMS ELA-02 : Penyediaan Pengesahan Baki Pinjaman Komputer Dan Telefon Pintar Bagi Penyelesaian Awal Pinjaman

7.2.2 MPK LMS ELA-03 : Proses Penyelesaian Penuh / Separa Pinjaman Komputer & Telefon Pintar

43



TAJUK : PENYEDIAAN PENGESAHAN BAKI PINJAMAN KENDERAAN PERSEKUTUAN BAGI




1

1.0 OBJEKTIF

Prosedur ini bertujuan untuk memberi panduan tatacara penyediaan pengesahan baki pinjaman

kenderaan Persekutuan bagi tujuan penyelesaian awal oleh peminjam.

2.0 SKOP

Prosedur ini digunakan oleh Kementerian / Jabatan bagi menyediakan pengesahan baki pinjaman

kenderaan Persekutuan bagi tujuan penyelesaian awal oleh peminjam.

3.0 TERMINOLOGI


1. PTJ Pusat Tanggunjawab

44









1.

2.

3.

4.

5.

Terima permohonan pertanyaan baki bagi tujuan penyelesaian awal pinjaman kenderaan melalui PTJ. Larikan simulasi (activate) program penyelesaian penuh melalui T-Code: FN8X. (Rujuk MP LM1-008 Penyelesaian Penuh) Kunci masuk medan Due On dengan tarikh terakhir bulan penyelesaian penuh yang dijangka akan dibuat. Contoh: Permohonan dibuat pada 15 Jun 2017. Jika bayaran dijangka akan dibuat pada 10 Julai 2017, medan Due On perlu diisi dengan tarikh 31 Julai 2017. Kemas kini kontrak melalui T-Code: FNV2 sekiranya melibatkan peminjam yang bercuti tanpa gaji. (Rujuk MPK LMS ELA-28 Kemaskini Kontrak) Cetak 3 salinan Surat Pengesahan Baki melalui T-Code: ZFLM101 dan hantar kepada:

PTJ

Peminjam; dan

Fail


Kementerian)


Kementerian)


Kementerian)


Kementerian)


Kementerian)

45







5.0 NOTA PENTING

Sekiranya bayaran penyelesaian awal tidak dibuat sebelum tarikh yang ditetapkan seperti yang dikunci

masuk di medan Due On, potongan gaji akan terus berlaku. Peminjam perlu mengemukakan semula

permohonan pertanyaan baki sekiranya masih ingin membuat penyelesaian awal.

6.0 LAMPIRAN

Tiada


7.1 WP 9.2 Skim Pinjaman Kenderaan Bagi Pegawai Perkhidmatan Awam Am Dan Persekutuan,

Pegawai Perkhidmatan Pendidikan Dan Pegawai Perkhidmatan Pasukan Polis

7.2 WP 9.3 Skim Pinjaman Al Bai’ Bithaman ‘Ajil Bagi Pegawai Perkhidmatan Awam Am Dan

Persekutuan, Pegawai Perkhidmatan Pendidikan Dan Pegawai Perkhidmatan Pasukan Polis


7.3.1 Rujuk MP LM1-008 Penyelesaian Penuh


7.4.1 MPK LMS ELA-28 Kemas kini Kontrak

46



TAJUK : PROSES PENYELESAIAN PENUH / SEPARA PINJAMAN KENDERAAN PERSEKUTUAN



1.0 OBJEKTIF

Prosedur ini bertujuan untuk memberi panduan tatacara proses penyelesaian penuh / separa pinjaman

kenderaan Persekutuan oleh peminjam.

2.0 SKOP

Prosedur ini digunakan oleh Kementerian/Jabatan bagi memproses penyelesaian penuh/separa

pinjaman kenderaan Persekutuan oleh peminjam/Kerajaan Negeri/Badan Berkanun.

3.0 TERMINOLOGI


1. AR Account Receivable





47








1.

2.

3.

4.

5.

Terima dokumen bayaran balik penyelesaian penuh / separa pinjaman kenderaan Persekutuan daripada peminjam atau Kerajaan Negeri/Badan Berkanun. • Bank draf, cek, wang pos, slip EFT atau

tunai. • Surat Pengesahan Baki dari Bahagian

Akaun Kementerian. • Emel pengesahan pembayaran dari bank

(sekiranya ada). Di Modul AR: Laksanakan proses penerimaan. [Rujuk MPK LMS ELA-32 Terimaan Bayaran Balik Pinjaman Kakitangan Dan Pendahuluan (Proses Pengeluaran Resit)] Di Modul LMS: Jana Senarai Terimaan Bayaran Pinjaman / Pendahuluan secara harian melalui T-Code: ZRLM106. (Rujuk MP LM1-008 Penyelesaian Penuh atau MP LM1-009 Penyelesaian Separa) Hapus simulasi (yang dibuat di MPK – LMS ELA 08) melalui T-Code: FN8X. Nota: Proses ini perlu dilakukan bagi mengelakkan implikasi potongan gaji sekaligus ke atas perbezaan amaun bayaran penyelesaian. Post jumlah bayaran penyelesaian sebenar yang dibuat oleh peminjam melalui T-Code: FN8X. (Rujuk MP LM1-008 Penyelesaian Penuh atau MP LM1-009 Penyelesaian Separa) Nota: Pilihan jenis penyelesaian penuh atau separa perlu dibuat.


Kementerian / PTJ)


Kementerian / PTJ)


Kementerian)


Kementerian)


Kementerian)

48







6.

7.

8.

9.

10.

11.

Laksana proses offsetting melalui T-Code: FZNB bagi memastikan baki pinjaman dikemas kini. (Rujuk Manual Pengguna LMS - ELA: MP LM1-007 Offsetting)

Semak baki pinjaman di Penyata Lejer Individu melalui T-Code: ZRLM101 sama ada berbaki kosong atau masih berbaki. Abaikan para 8 sekiranya baki pinjaman berbaki kosong dan terus ke para 9. Rujuk MPK LMS ELA-10: Bayaran Balik Lebihan Pinjaman Kenderaan Persekutuan sekiranya akaun berbaki kredit dan rujuk MPK LMS ELA-11: Notis Tuntutan Tunggakan Ansuran Bayaran Pinjaman Kenderaan Pesekutuan sekiranya akaun masih berbaki debit. Cetak 3 salinan Surat Makluman Bayaran Penuh melalui T-Code: ZFLM108 atau Surat Makluman Bayaran Separa melalui T-Code: ZFLM112 dan hantar kepada:

• PTJ / Kerajaan Negeri / Badan Berkanun

• Peminjam • Fail

Bagi penyelesaian penuh pinjaman, cetak 3 salinan Surat Serah Hak Milik melalui T-Code: ZFLM104 dan hantar kepada:

• PTJ • Peminjam • Fail

Kemas kini maklumat penyelesaian penuh / separa pembiayaan dalam Buku Daftar Pinjaman dan Buku Perkhidmatan Pegawai.

Penyedia



Kementerian)


Kementerian)


Kementerian)


Kementerian)


Kementerian)

49






5.0 NOTA PENTING

5.1 Surat Pengesahan Baki terkini dari Bahagian Akaun diperlukan untuk memastikan baki hutang

pinjaman adalah kemas kini.

5.2 PTJ bertanggungjawab mengemaskini Buku Daftar Pinjaman sebaik penyelesaian penuh dibuat

oleh peminjam.


menyemak penyelenggaraan Buku Daftar Pinjaman yang lengkap dan dikemas kini.

5.4 Bayaran secara tunai hanya boleh dibuat dengan amaun sen yang dibundarkan ke sen yang lebih

besar dan bukan ke sen yang lebih kecil. (Contoh: Baki pinjaman RM112.81, bayaran tunai perlu

dibundarkan ke RM112.85).

6.0 LAMPIRAN

Tiada


7.1 WP 9.2 Skim Pinjaman Kenderaan Bagi Pegawai Perkhidmatan Awam Am Dan Persekutuan,


7.2 WP 9.3 Skim Pembiayaan Al Bai’ Bithaman ‘Ajil Bagi Pegawai Perkhidmatan Awam Am Dan


7.3 Manual Pengguna (MP) iGFMAS Modul Loans Management System - ELA



7.3.3 MP LM1-009 Penyelesaian Separa


7.4.1 MPK LMS ELA-10: Bayaran Balik Lebihan Pinjaman Kenderaan Persekutuan

7.4.2 MPK LMS ELA-11: Notis Tuntutan Tunggakan Ansuran Bayaran Pinjaman Kenderaan Pesekutuan

7.4.3 MPK LMS ELA-32 Terimaan Bayaran Balik Pinjaman Kakitangan Dan Pendahuluan (Proses Pengeluaran Resit)]

50



TAJUK : BAYARAN BALIK LEBIHAN (REFUND) PINJAMAN KENDERAAN PERSEKUTUAN



1.0 OBJEKTIF

Prosedur ini bertujuan untuk memberi panduan tata cara proses membuat bayaran balik lebihan pinjaman

kenderaan Persekutuan kepada peminjam.

2.0 SKOP

Prosedur ini digunakan oleh Kementerian / Jabatan bagi membuat bayaran balik lebihan pinjaman kenderaan

Persekutuan oleh peminjam.

3.0 TERMINOLOGI



51








1.

2.

3.

4.

5.

Jana Laporan Senarai Bayaran Balik Lebihan melalui T-Code: ZRLM114 sebelum 15hb. (Rujuk MP-LM1-008 Penyelesaian Penuh)

Semak lejar individu melalui T-Code: ZRLM101 bagi mengesahkan baki pembiayaan telah diselesaikan sepenuhnya sama ada dengan penyelesaian awal atau tamat tempoh potongan, pastikan juga tiada tunggakan bayaran balik. Larikan program pulangan bayaran balik melalui T-Code: FZNB. (Rujuk MP LM1-007 Offsetting)

Proses Perakuan Semak dan buat perakuan I melalui T-Code: SBWP. (Rujuk MP LM1-020 Peraku / Pengesahan) Semak dan buat perakuan II melalui T-Code: SBWP. (Rujuk MP LM1-020 Peraku / Pengesahan) Abaikan para 6-7 sekiranya tiada kuiri.


Kementerian)


Kementerian)


Kementerian)


Kementerian)


Kementerian)

52







6.

7.

8.

9.

Kuiri Kunci masuk sebab kuiri sekiranya perakuan I dan II tidak dibuat dan maklumkan kepada Penyedia. Semak inbox di T-Code: SBWP untuk tindakan kemaskini. Cetak Arahan Bayaran melalui T-Code: ZFLM202 bagi refund yang diluluskan untuk simpanan fail. (Rujuk MP LM1-002 Kontrak dan Pengeluaran – Ada Bayaran) Sedia dan hantar surat makluman refund kepada peminjam dan PTJ.


Kementerian)


Kementerian)


Kementerian)


Kementerian)

5.0 NOTA PENTING

5.1 Bahagian Akaun Kementerian perlu mengesahkan peminjam mempunyai baki kredit dengan semakan di

sistem melalui Laporan Senarai Bayaran Balik Lebihan.


melalui modul AP.

6.0 LAMPIRAN

Tiada

53







7.1 WP 9.2 Skim Pinjaman Kenderaan Bagi Pegawai Perkhidmatan Awam Am Dan Persekutuan, Pegawai

Perkhidmatan Pendidikan Dan Pegawai Perkhidmatan Pasukan Polis

7.2 WP 9.3 Skim Pembiayaan Al Bai’ Bithaman ‘Ajil Bagi Pegawai Perkhidmatan Awam Am Dan


7.3 Manual Pengguna (MP) iGFMAS Modul Loans Management System - ELA





54



TAJUK : NOTIS TUNTUTAN / PERINGATAN TUNGGAKAN ANSURAN BAYARAN PINJAMAN KENDERAAN

PERSEKUTUAN



1.0 OBJEKTIF

Prosedur ini bertujuan untuk memberi panduan tatacara proses pengeluaran notis tuntutan / peringatan

tunggakan ansuran bayaran pinjaman kenderaan Persekutuan kepada peminjam.

2.0 SKOP

Prosedur ini digunakan Kementerian / Jabatan bagi mengeluarkan notis tuntutan / peringatan tunggakan

ansuran bayaran pinjaman kenderaan Persekutuan oleh peminjam.

3.0 TERMINOLOGI




55




PERSEKUTUAN





1.

2.

3.

4.

5.

Jana Laporan Kontrak Tertunggak melalui T-Code: ZRLM105 sebelum 10hb. (Rujuk MP LM1-019 Laporan, Surat dan Penyelenggaraan)

Semak kedudukan tunggakan dan baki pinjaman di Penyata Lejer Individu melalui T-Code: ZRLM101. Pastikan jumlah post due adalah betul. Cetak 3 salinan Surat Tuntutan / Surat Peringatan Tunggakan melalui T-Code: ZFLM111 untuk:


Rujuk MP LM1-022 Tunggakan. Tuntutan akan dibuat ke atas jumlah tunggakan atau keseluruhan baki (sekiranya peminjam tidak dalam perkhidmatan / meninggal dunia). Hantar Surat Tuntutan / Surat Peringatan Tunggakan dan Laporan Kontrak Tertunggak kepada PTJ dan surat berkaitan kepada peminjam. Failkan salinan surat dan Laporan Kontrak Tertunggak.


Kementerian)


Kementerian)


Kementerian)


Kementerian)


Kementerian)

56




PERSEKUTUAN



5.0 NOTA PENTING

5.1 Bahagian Akaun Kementerian hendaklah memastikan PTJ membuat tindakan pemantauan ke atas

tuntutan bagi memastikan tunggakan dapat dikutip.

5.2 Bahagian Akaun Kementerian hendaklah mengemukakan surat tuntutan / peringatan secara berkala

kepada PTJ bagi memastikan kes bertunggakan tidak terbiar dan berlarutan.

5.3 PTJ hendaklah memantau kes akaun pembiayaan kenderaan Persekutuan yang bertunggakan. Punca

tunggakan hendaklah dicatatkan dalam Buku Daftar Pinjaman.

5.4 Status pengeluaran Surat Tuntutan / Peringatan Tunggakan akan dikemas kini di dalam Laporan Kontrak

Tertunggak semasa cetak surat dibuat.

5.5 Bagi kes peminjam yang berpindah perkhidmatan ke Kerajaan Negeri atau Badan Berkanun, tindakan

serah alih pinjaman hendaklah dilakukan.

5.6 Bagi kes peminjam yang tidak lagi dalam perkhidmatan atau meninggal dunia, rujuk kes ke pejabat

Penasihat Undang-Undang selepas tindakan 3 kali surat peringatan oleh PTJ.

6.0 LAMPIRAN

Tiada


7.1 WP 9.2 Skim Pinjaman Kenderaan Bagi Pegawai Perkhidmatan Awam Am Dan Persekutuan, Pegawai

Perkhidmatan Pendidikan Dan Pegawai Perkhidmatan Pasukan Polis

7.2 WP 9.3 Skim Pembiayaan Al Bai’ Bithaman ‘Ajil Bagi Pegawai Perkhidmatan Awam Am Dan Persekutuan,


7.3 Manual Pengguna (MP) iGFMAS Modul Loans Management System – ELA

7.3.1 MP LM1-019 Laporan, Surat dan Penyelenggaraan

7.3.2 MP LM1-022 Tunggakan

57



TAJUK : PENGAMBILALIHAN PINJAMAN KENDERAAN PERSEKUTUAN



1.0 OBJEKTIF

Prosedur ini bertujuan untuk memberi panduan tatacara proses pengambilalihan pinjaman kenderaan

Persekutuan dari Kerajaan Negeri atau Badan Berkanun.

2.0 SKOP

Prosedur ini digunakan oleh Kementerian / Jabatan bagi pengambilalihan pinjaman kenderaan

Persekutuan dari Kerajaan Negeri atau Badan Berkanun.

3.0 TERMINOLOGI


1. Auto sistem Sistem memproses/menghantar maklumat secara auto

2. BDP Buku Daftar Peminjam



5. Cash Flow Jadual Bayaran Balik Pinjaman/Pendahuluan






58








1.

2.

3.

4.

Terima surat permohonan pengambilalihan pinjaman kenderaan Persekutuan dari Kerajaan Negeri / Badan Berkanun/PTJ (pegawai bertukar perkhidmatan dari Kerajaan Negeri / Badan Berkanun ke Kerajaan Persekutuan). Semak semua dokumen sokongan seperti berikut disertakan dengan lengkap; • Surat dari Kerajaan Negeri / Badan

Berkanun • Sijil Gaji Akhir • Slip Gaji terakhir di Kerajaan Negeri/Badan

Berkanun • Surat penempatan / lapor diri

Dapatkan maklumat Nombor Gaji dari PTJ.

Wujud Rekod Peminjam (BP) Semak melalui T-Code: BP sama ada butiran peminjam (Business Partner - BP) telah wujud di Modul Loans Management System (LMS) dengan menggunakan Search Term 1 untuk nombor MyKad / Nombor Tentera atau Search Term 2 untuk nombor gaji.


Kementerian)


Kementerian)


Kementerian)


Kementerian)

59







5.

6.

7.

8.

9.

Tentukan kategori BP sama ada HR atau UGAT sekiranya BP belum wujud, dengan mengambil tindakan berikut:



Kemaskini maklumat BP melalui T-Code: ZULM103 jika BP telah wujud tetapi terdapat perbezaan dengan rekod di sistem HCM. Sekiranya tiada perbezaan, terus ke para 8. Cetak Notifikasi Perbezaan Maklumat Peminjam Di LMS dan HCM melalui T-Code: ZFLM107. Notifikasi Perbezaan Maklumat Peminjam Di LMS dan HCM perlu dihantar segera ke Unit Gaji Pejabat Perakaunan bagi mengemaskini maklumat asas peminjam di sistem HCM. Wujud Rekod Pendahuluan (Kontrak) Wujud kontrak melalui T-Code: ZULM101. [Rujuk MP LM1-003 Kontrak dan Pengeluaran – Kepada Pihak ke-3 (Pinjaman Ambil Alih)] Kunci masuk maklumat yang diperlukan. [Rujuk MP LM1-003 Kontrak dan Pengeluaran – Kepada Pihak ke-3 (Pinjaman Ambil Alih)] Pastikan checkbox Pinjaman Ambil Alih ditanda pada box Bayaran Kepada Pihak Ke-3 (FNV5: Drawing).

Penyedia


Penyedia



Kementerian)


Kementerian)


Kementerian)

60







10.

11.

12.

13.

Sistem secara auto akan menjalankan proses semak kelayakan pemohon.

i. Tarikh akhir pinjaman tidak melebihi tarikh persaraan. Sekiranya tidak mematuhi syarat kelayakan, pop-up mesej akan memaparkan ‘tempoh pinjaman melebihi tarikh pencen, sila kurangkan tempoh pinjaman’.

ii. Pinjaman dari produk kod yang sama berkuatkuasa / masih berbaki akan memaparkan pop up mesej ‘Peminjam mempunyai kontrak yang masih aktif. Sila pastikan kontrak sedia ada diselesaikan sebelum mewujudkan kontrak baru’


• PTJ • Kerajaan Negeri/Badan Berkanun • Peminjam; dan • Fail.

Bagi permohonan yang memenuhi kelayakan, teruskan dengan proses kerja seterusnya. Kunci masuk maklumat dokumen sokongan berdasarkan senarai semak melalui T-Code: ZULM101. [Rujuk MP LM1-003 Kontrak dan Pengeluaran – Kepada Pihak ke-3 (Pinjaman Ambil Alih)] Kemaskini maklumat penerima bayaran melalui T-Code: FNV5 di tab Drawings. [Rujuk MP LM1-003 Kontrak dan Pengeluaran – Kepada Pihak ke-3 (Pinjaman Ambil Alih)]

Auto Sistem


Kementerian)


Kementerian)


Kementerian)

61







14.

15.

16.

17.

18.

19.

Semak melalui T-Code: FN(V3 ketepatan maklumat kontrak (amaun, kadar faedah, tempoh, tarikh mula / tarikh akhir, ansuran, maklumat peminjam, Cash Flow).

Proses Perakuan Semak dan buat perakuan I melalui T-Code: SBWP. (Rujuk Manual Pengguna LMS-ELA : MP LM1-020 Peraku / Pengesahan)

Semak dan buat perakuan II melalui T-Code: SBWP. (Rujuk Manual Pengguna LMS-ELA : MP LM1-020 Peraku / Pengesahan) (Abaikan

Documents

MANUAL PROSEDUR KERJA 1GFMAS · Borang Pinjaman / Pinjaman Harta (Kew. 322) • Terima dokumen pinjaman komputer & telefon pintar yang telah diluluskan beserta dokumen sokongan berkaitan