MANUAL PROSEDUR KERJA - hep1.uitm.edu.my · Pengetua-Pengetua Kolej Kediaman/ NR Kolej Mawar Kolej Melati Kolej Perindu Kolej Seroja Kolej Teratai Kolej Anggerik Kolej Delima Kolej

Nama

Jawatan

UNIVERSITI TEKNOLOGI MARA

MANUAL PROSEDUR KERJA

AKADEMI KEPOLISAN UITM - PDRM

BAHAGIAN HAL EHWAL PELAJAR

MPK/UiTM/AKP/2018

Disediakan oleh

Prof. Madya TPr. Dr. Rosmin Talib

Pengarah Akademi Kepolisan UiTM

Diluluskan oleh

Prof. Dr. Azizan Abdullah

Timbalan Naib Canselor Hal Ehwal Pelajar

Tandatangan

Tarikh 01 Mac 2019 01 Mac 2019

Manual Prosedur Kerja Akademi Kepolisan UiTM-PDRM

Manual Prosedur Kerja Bahagian Hal Ehwal Pelajar dan Alumni

ii

KANDUNGAN

Senarai Kandungan BAHAGIAN A : Kawalan Dokumen BAHAGIAN B : Rekod Pindaan BAHAGIAN C : Latar Belakang Jabatan/Pejabat C1 – Latar Belakang Jabatan/Pejabat C2 – Objektif Jabatan/Pejabat C3 - Piagam Pelanggan Jabatan/Pejabat BAHAGIAN D : Carta Organisasi Fungsi BAHAGIAN E : Senarai Fungsi Utama dan Aktiviti-aktiviti Fungsi Utama BAHAGIAN F : Proses Kerja Aktiviti Utama BAHAGIAN G : Senarai Borang-borang Yang Diguna

BAHAGIAN HEP UiTM SHAH ALAM

MANUAL PROSEDUR KERJA AKADEMI KEPOLISAN UITM-PDRM

No. Dokumen : MPK/UiTM/AKP/A

Keluaran : 01 Pindaan : 01 Tarikh : 16/03/2018

MANUAL PROSEDUR KERJA Akademi Kepolisan UiTM-PDRM

1

BAHAGIAN A: KAWALAN DOKUMEN Manual Prosedur Kerja ini disediakan untuk panduan Jabatan bagi memastikan pelaksanaan aktiviti dan proses-proses Jabatan adalah menepati perundangan, dasar dan peraturan yang berkuatkuasa di Universiti Teknologi MARA selaras dengan sistem pengurusan kualiti supaya penyampaian perkhidmatannya memenuhi keperluan dan memuaskan hati pelanggan serta mematuhi piawaian MS ISO 9001:2015

Dokumen ini adalah dokumen kualiti dan senggaraan dokumen adalah tertakluk kepada Klausa 7.5.3 9001:2015.

Manual Prosedur Kerja ini adalah hak terpelihara Jabatan. Sebarang bahagian dokumen ini tidak boleh dicetak atau disimpan dalam cara yang boleh dipergunakan lagi, ataupun dipindahkan, dalam sebarang bentuk, tanpa izin daripada Ketua Jabatan.

Prof Madya TPr. Dr Rosmin Talib Pengarah

Akademi Kepolisan Universiti Teknologi MARA

40450 Shah Alam Selangor.

Tel: 03-55442584 Fax: 03-55442586

BAHAGIAN AKP UiTM SHAH ALAM


No. Dokumen : MPK/UiTM/AKP/B



2

BAHAGIAN B: REKOD PINDAAN

Bil Bahagian/ Mukasurat

Ringkasan

Kelulusan

Tarikh Tandatangan

BAHAGIAN AKP UiTM SHAH ALAM


No. Dokumen : MPK/UiTM/AKP/B



2



No. Dokumen : MPK/UiTM/AKP/C


3

BAHAGIAN C: LATAR BELAKANG JABATAN C.1 Latar belakang Akademi Kepolisan UiTM-PDRM

Penubuhan Akademi Kepolisan UiTM-PDRM (AKP) adalah lanjutan daripada Memorandum

Persefahaman yang ditandatangani antara Universiti Teknologi MARA dengan Polis Diraja

Malaysia (PDRM) pada 14 Julai 2011.

AKP merupakan satu daripada rangkaian kerjasama yang telah dipersetujui penubuhannya untuk

menyediakan ruang dan peluang kepada warga PDRM sama ada untuk melanjutkan pelajaran ke

peringkat yang lebih tinggi atau pun meningkatkan kerjaya kepolisan mereka.

Selain itu, AKP turut berperanan untuk meluaskan pelaksanaan latihan Kor SUKSIS di seluruh

Kampus Negeri dengan pendekatan yang lebih dinamik dan efektif dari segi kos. Justeru, AKP

akan bekerjasama dengan Cawangan Latihan dan Cawangan Pembantu PDRM untuk

merealisasikan pendekatan tersebut.

Struktur perjawatan AKP pada dasarnya telah diluluskan oleh JKE UiTM dalam mesyuarat

BIl.18/2011 pada 08 Ogos 2011, yang kemudiannya disahkan di dalam mesyuarat JKE Bil19/2011.

AKP diketuai seorang Pengarah dan dibantu 2 orang koordinator. Manakala pentadbirannya

dikendalikan oleh seorang Penolong Pendaftar dan dibantu seorang Kerani Kanan dan 1

Pembantu Operasi.

C.2 Objektif Jabatan/Pejabat

Menyediakan ruang dan peluang kepada warga PDRM melanjutkan pelajaran ke peringkat yang

lebih tinggi.

Meluaskan pelaksanaan latihan Kor SUKSIS Mahasiswa UiTM ke seluruh Kampus Negeri dengan

pendekatan yang lebih dinamik dan efektif.



No. Dokumen : MPK/UiTM/AKP/C


3

Merancang, merekabentuk dan melaksanakan modul kursus jangka pendek dan usahasama untuk

meningkatkan kemahiran pegawai dan staf PDRM.

Mempromosi, melaksana dan memantau program Gap Year Khidmat Negara bersama Bahagian

Pembangunan Mahasiswa Kementerian Pengajian Tinggi (KPT), Angkatan Tentera Malaysia

(ATM) dan Angkatan Pertahanan Awam Malaysia (APM).

C.3 Piagam Pelanggan Jabatan/Pejabat

AKP berjanji akan memberikan perkhidmatan berkualiti seperti berikut:

a) Memberikan perkhidmatan secara professional dalam persekitaran yang kondusif dan

mesra.

b) Memupuk kerjasama erat serta melaksanakan aktiviti secara hybrid antara UiTM dan

PDRM yang boleh membawa manfaat kedua-dua pihak secara berterusan berdasarkan

Memorandum Persefahaman dan Memorandum Perjanjian yang dimeterai.

c) Menguruskan perkhidmatan perundingan dan perkhidmatan akademik yang cemerlang

dalam tempoh lima (5) hari bekerja.

d) Mengambil tindakan terhadapa sebarang permohonan, cadangan, pertanyaan dan aduan

dengan kadar segera tidak melebihi lima (5) hari bekerja.



No. Dokumen : MPK/UiTM/AKP/D



5

D1. Carta Organisasi Ha Ehwal Pelajar Lampiran D1



No. Dokumen : MPK/UiTM/AKP/D



5

D2. Carta Organisasi Akademi Kepolisan UiTM-PDRM Naib Canselor

Timbalan Naib Canselor HEP

Pengarah Akademi PM. DR ROSMIN TALIB

Koordinator Akademik

DR MOHAMAD NOOR JALIL

Pegawai Eksekutif

KOSONG

Pembantu Tadbir NOR AZIYAH HARUN

Pembantu Tadbir KOSONG

Pembantu Operasi (Pejabat)

KOSONG

Pen. Setiausaha Pejabat

KOSONG

Koordinator Kursus Jangka Pendek / Usahasama & Gap Year

PN ZATUL FAHANY

Koordinator SUKSIS (PDRM)

ASP JEFERI AHMAD

Pembantu Operasi (Pejabat)

M. RADZI JANTAN

Pegawai Latihan PDRM

Pembantu Operasi (Pemandu) KOSONG

Jurulatih / Pen. Jurulatih PDRM

Penolong Pendaftar Kanan MOHAMAD ZAHID AHMAD

Penggalakan & Pembangunan Sukan

Program Kecemerlangan Sukan

CARTA ORGANISASIBAHAGIAN HAL EHWAL PELAJAR UNIVERSITI TEKNOLOGI MARA

LEMBAGA PENGARAH UNIVERSITI

J/K KEWANGAN DAN PEMBANGUNAN

J/K PELABURAN

NAIB CANSELOR

TIMBALAN NAIB CANSELOR (HEP)

J/K EKSEKUTIFSENAT

Ketua Audit Dalam

JAWATANKUASA KEBAJIKAN & KESEJAHTERAAN PELAJARJAWATANKUASA EKSEKUTIF HEP

Strategik

Mengubal dasar, matlamat dan memantau prestasi dan terlibat dengan membuat keputusan penting (peruntukan Seksyen 14, 15, & 16 Akta UiTM 1976.

Eksekutif

Bertanggungjawab dalam keseluruhan perancangan, pemantauan, pelaksanaan keputusan, arahan dan keputusan Lembaga Pengarah Universiti dan mencapai matlamat organisasi.

Operasi dan Pengurusan

Memikul tanggungjawab melaksana aktiviti teras dan terpilih.

JAWATANKUASA KUALITI HEP

25 Timbalan Dekan (HEP)Fakulti UiTM Shah Alam

13 Timbalan Rektor (HEP)UiTM Kampus Negeri

21 Kolej Bersekutu(Kokurikulum & Pro-KI)

Pengurusan dan Pentadbiran

Memikul tanggungjawab melaksana aktiviti teras dan terpilih dengan 2 fungsi utama HEP iaitu menjalankan aktiviti pembangunan dan kepimpinan pelajar serta menyediakan kemudahan dan memberi perkhidmatan serta menjaga kebajikan pelajar UiTM

MENTERI PENGAJIAN TINGGI

PengarahPembangunanPelajar

Pusat Kebudayaan

Pusat Kegiatan Pelajar

Pengarah Pusat Kokurikulum

PengurusanAkademikKokurikulum

PengurusanAktivitiKokurikulum

Pengarah InstitutKepimpinan Pelajar

Kualiti, Latihan dan Perhubungan Luar

Program Kemahiran Insaniah (KI) Pelajar UiTM

PEMBANGUNAN DAN KEPIMPINAN PELAJAR PENTADBIRAN, PERKHIDMATAN DAN KEBAJIKAN PELAJAR

Timbalan PendaftarKanan

Pej. Pentadbiran HEP - [Pentadbiran Am, Pengurusan Kewangan, Pengurusan dan Pembangunan Sumber Manusia serta SekretariatKualiti HEP]

Unit Kenderaan

Unit Pengurusan Kebajikan Pelajar

JAWATANKUASA AKAUN AMANAH (HEP)

Unit Kewangan Zon (3/1/23/16)

Unit Korporat & Tugas-TugasKhas [Sekretariat Majlis Perwakilan Pelajar - MPP]

Ketua Pusat Kerjaya & Kaunseling

Pengarah Pusat Kesihatan

Kesihatan Awam

Kesihatan Mulut

Perubatan

Diagnostik dan Perkembangan Perubatan

PembangunanKerjaya

PembangunanKaunseling danKomuniti

PenempatanPekerjaan dan Perhubungan Majikan

PerkhidmatanKaunseling danPsikologi

Pengetua-Pengetua Kolej Kediaman/ NR

Kolej Mawar

Kolej Melati

Kolej Perindu

Kolej Seroja

Kolej Teratai

Kolej Anggerik

Kolej Delima

Kolej Meranti

UnitPengurusan NR

Penasihat Undang- Undang

Unit Debat

Pengarah Pusat Sukan

Unit OperasiUnit OperasiPentadbiran danOperasi

Unit Pengurusan Ruang Niaga

J/K HAL EHWAL KAKITANGAN

J/K AUDIT

Pejabat Pusat/Institut KolejStatus Jabatan :

Unit

Pejabat Pengarah - [Pembangunan Pelajar, Kepimpinan Pelajar, Peralatan Teknikal serta Pengurusan Akaun Amanah HEP]

Unit Kemudahan Kolej

Pengarah Akademi Kepolisian UiTM – PDRM

Pengurusan AkademiKepolisian

Pengurusan Ko SUKSIS

Unit ICT

PENTADBIRAN HEP- Pentadbiran Am, Dasar dan Perluasan Skop HEP- Menguruskan perkhidmatan, perjawatan dan kebajikan staf HEP- Pengurusan dan Pembangunan Sumber Manusia- Penyediaan bajet mengurus, agihan bajet dan pengurusan

kewangan- Penyediaan bajet perjawatan dan pengurusan penempatan staf- Merancang, menyemak dan memantau perancangan strategik

HEP- Skim Khidmat Pelajar- Perolehan Peralatan dan Keperluan Pejabat- Inventori dan verifikasi harta- Pencapaian dan penilaian sasaran tahunan HEP- Menguruskan Hal Ehwal Khidmat Pelanggan HEP

Urusetia Kualiti HEP- Sekretariat kepada Jawatankuasa Kualiti HEP- Menyelenggara Sistem Pengurusan Kualiti di Peringkat HEP- Menjalankan aktiviti kualiti dan pengauditan- Perluasan skop pengurusan Kualiti / ISO HEP

Unit Korporat dan Tugas-Tugas Khas- Menguruskan Hal Ehwal Korporat HEP- Menyelaras hubungan antara HEP dengan komuniti, IPT, KPT,

fakulti dan kampus negeri- Menjaga kebajikan dan kemudahan MPP- Menyelaraskan program yang diadakan oleh / untuk MPP- Urusetia Pendaftaran Pelajar Baru & Minggu Mesra Siswa- Sekretariat Pilihanraya MPP

UNIT KEMUDAHAN KOLEJ- Menyelaras dan menyemak dasar kemudahan kolej dan

dasar pemberian elaun makan- Merancang keperluan kemudahan kolej seluruh sistem UiTM

(pembelian peralatan/sewa dan naik taraf kolej)- Menyelaras permohonan dan rayuan kolej- Melaksanakan sistem e-kolej, e-rayuan kolej dan e-insentif

UNIT PENGURUSAN KEBAJIKAN PELAJAR- Menyelaras dan memberi perkhidmatan berkaitan dengan

kebajikan pelajar UiTM- Menyelaras serta menguruskan bantuan kewangan

pelajar/Biasiswa, PTPTN, Tabung Dermasiswa dan TabungKecemasan Pelajar

Perkhidmatan Kaunter Setempat- Menyediakan maklumat berkaitan UiTM- Memberi perkhidmatan di kaunter- Membantu pusat/unit/kolej menyebarkan maklumat berkaitan

dengan kemudahan dan perkhidmatan

PUSAT KERJAYA DAN KAUNSELINGKerjaya- Merancang dan melaksana program dan pembangunan

kerjaya- Bimbingan dan informasi kerjaya- Menjalin hubungan dengan industri dan majikan- Pendaftaran, temuduga dan penempatan pekerjaan- Merancang dan melaksana program finishing school- Menyediakan pengkalan data dan maklumat kerjaya

Kaunseling- Mengendali perkhidmatasn psikologi dan kaunseling

termasuk perkhidmatan kaunseling individu dan berkelompokserta kaunseling kerjaya dan akademik

- Menjalankan aktiviti dan program peningkatan kemahiranpelajar

- Mengurus dan mengumpul maklumat berkaitan dengankaunseling, psikologi dan penyelidikan perundingan

PUSAT KOKURIKULUM

PEJABAT PENGARAH PEMBANGUNAN PELAJAR- Pentadbiran kepada Pejabat Pengarah Pembangunan Pelajar- Mengurus dan menyelaras aktiviti dan program

Pembangunan pelajar bagi seluruh sistem UiTM- Merancang dan mengawalselia aktiviti dan program

kepimpinan pelajar seluruh sistem UiTM

TIMBALAN NAIB CANSELOR (HEP)

PEMBANGUNAN DAN KEPIMPINAN PELAJAR

TIMB. PENDAFTAR KANANPENG. PEMB. PELAJAR

PUSAT KEGIATAN PELAJAR- Merancang Keperluan Aktiviti dan Program Pembangunan

Pelajar- Menyelaras dan memantau aktiviti pelajar di peringkat

Pusat/Unit/Kolej/Fakulti/UiTM- Menyelaras Aktiviti dan pertandingan di dalam negara dan

antarabangsa- Menyedia dan menyelenggara pangkalan data persatuan pelajar

/ kelab pelajar- Sekretariat tabung amanah

PUSAT KEBUDAYAAN- Merancang dan menyelaras aktiviti kebudayaan dan kesenian

pelajar- Menyediakan prasarana bagi mengembangkan bakat pelajar

dalam bidang kesenian dan kebudayaan- Memberi latihan melalui penganjuran aktiviti kebudayaan

UNIT DEBAT- Merancang dan menyelaras aktiviti kebudayaan dan kesenian

pelajar- Menyediakan kemudahan dan latihan bagi mengembangkan

bakat pelajar dalam bidang pengucapan awam dan debat- Menyertai pertandingan debat di peringkat UiTM, Kebangsaan

dan Antarabangsa

Memikul tanggungjawab melaksana aktiviti teras dan terpilihdengan 2 fungsi utama HEP iaitu menjalankan aktivitipembangunan dan Kepimpinan pelajar serta menyediakankemudahan dan memberi perkhidmatan kepada pelajar

PUSAT SUKAN- Merancang dan melaksana Dasar Pembangunan Sukan UiTM- Menyediakan prasarana dan kemudahan sukan yang kondusif

dan perkhidmatan yang berkualiti kepada pelajar, staf danpelanggan

- Meningkatkan kemudahan sukan bertaraf antarabangsa danmengurus, mengawal serta menyelenggara kemudahan sukan

- Menganjurkan aktiviti dan program pembangunan sukan kepadapelajar dan staf UiTM

- Menyertai pertandingan sukan di peringkat Komuniti, IPT, KPT,Kebangsaan dan Antarabangsa

- Menyelaras dan melaksanakan kokurikulum Sukan- Meningkatkan imej UiTM melalui pencapaian sukan dalam dan

luar negara

INSTITUT KEPIMPINAN PELAJAR

PUSAT KESIHATAN- Menyediakan perkhidmatan pesakit luar dan farmasi kepada

warga UiTM- Menyediakan perkhidmatan kesihatan awam yang meliputi

perkhidmatan kawalan penyakit berjangkit, kawalan mutumakanan dan promosi kesihatan

- Menyediakan perkhidmatan pergigian- Merancang dan melaksanakan dasar perkhidmatan perubatan

dan kesihatan UiTM di kampus induk dan kampus cawangan

PERKHIDMATAN DAN KEBAJIKAN PELAJAR

UNIT KENDERAAN- Mengendalikan / Merancang kemudahan dan keperluan

kenderaan serta permohonan kenderaan UiTM- Merancang keperluan dan menyediakan penjadualan

kenderaan UiTM- Menyelaras perolehan, pembaikan penyelenggaraan

kenderaan UiTM Shah Alam- Jadual kenderaan UiTM Shah Alam

KOLEJ KEDIAMAN- Menyediakan kemudahan penginapan kepada pelajar yang

layak- Merancang dan menyediakan kemudahan dan perkhidmatan

di kolej- Mengurus dan memantau perkhidmatan perkhidmatan

pemberian elaun makan- Mengendalikan aktiviti pelajar di Kolej- Melaksanakan program pembangunan pelajar di Kolej

UNIT PENGURUSAN NR- Menyelaras permohonan pelajar NR mendapatkan tempat

tinggal dan insentif makanan- Menyediakan NR Direktori untuk memudahkan pelajar

mendapatkan rumah sewa- Membantu persatuan NR menjalankan aktiviti dengan pihak

yang berkaitan- Memantau dan menjaga keselamtan pelajar NR

AKADEMI KEPOLISAN UiTM-PDRM‒ Bekerjasama dengan fakulti berkaitan untuk mengendalikan

penawaran program akademik di peringkat Sarjanamuda danDiploma secara mod pengajian luar kampus kepada pegawaidan anggota PDRM.

‒ Menggubal dan melaksanakan kursus-kursus jangka pendekmenggunakan kepakaran UiTM kepada pegawai dan anggotapolis.

‒ Menguruskan pelaksanaan latihan kepolisan KorSukarelawan Simpanan Polis Siswa di seluruh kampusUniversiti Teknologi MARA.

‒ Merancang dan menyelaras pelaksanaan Program Gap Year Khidmat Negara yang melibatkan seluruh pelajar Universiti Awambersama Angkatan Tentera Malaysia dan Angkatan Pertahanan Awam Malysia

.

Kemudahan ICT- Merancang, mengurus dan mengawalselia alatan dan

kemudahan ICT di HEP.- Menyelaras, menyelenggara dan menaiktaraf 17 sistem

elektronik (sistem e) dan portal web HEP- Menyedia dan mengawal perolehan dan peminjaman peralatan

dan kemudahan ICT di HEP

Kemudahan Teknikal- Merancang, mengurus dan mengawalselia alatan dan

kemudahan dan peralatan teknikal HEP

Menyedia dan mengawal perolehan dan peminjaman peralatandan kemudahan teknikal di HEP

-

Unit Pengurusan Ruang Niaga- Menyelaras aktiviti penggunaan ruang oleh pihak dalaman dan luar- Menjalankan kerja-kerja pembaikan dan naik taraf yang perlu bagi

memastikan fasiliti yang disediakan adalah sesuai dan berada dalam keadaan baik serta selamat

- Menjalankan pemantauan terhadap semua aktiviti penggunaan ruang danaktiviti perniagaan yang melibatkan penyediaan kemudahan dan perkhidmatankepada pelajar dan pelanggan UiTM mengikut prosedur dan peraturan UiTM

- Menguruskan ruang niaga melalui sebutharga rasmi UiTM bagi ruang yang melibatkan syarikat luar yang diuruskan dibawah Jawatankuasa Ruang Niaga UiTMmanakal bagi tawaran perniagaan kepada usahawanan UiTM, ianya diuruskan melalui Mesyuarat Pengurusan Perniagaan UiTM (Keusahawanan) - JawatankuasaKeusahawanan UiTM.

- Platform bagi melatih lebih ramai Persatuan / Kelab Usahawan dan peserta Tunas Mekar secara praktikal dalam bidang keusahawanan.

- Menyediakan kemudahan penting kepada warga UiTM melalui perkhidmatanbank, perkhidmatan pos, perkhidmatan telekomunikasi (prepaid card) dan sebagainya.

- Merancang dan melaksana Dasar Kokurikulum UiTM.- Melantik, melatih, memantau dan menilai jurulatih kokurikulum.- Merancang dan melaksana program pengukuhan Kemahiran Insaniah kepada kepada pelajar kokurikulum.- Merancang dan melaksana program Kesukarelawanan dalam kalangan pelajar dan staf UiTM.- Merancang dan melaksanakan program University Community Engagement (UCE) kepada pelajar kokurikulum.- Membuat kajian impak terhadap pelaksanaan kursus kokurikulum UiTM.

Program Kepimpinan Pewaris BangsaMenyedia, melaksana dan memantau modul Program Kepimpinan Pewaris Bangsa-

- Membuat penilaian dan laporan pelaksanaan modul- Melaksanakan TOT PKPB untuk pensyarah dan kakitangan- Menggubal, menyemak semula kandungan modul mengikut keperluan semasa.

Menyelaras program Kepimpinan Profesional (jangka pendek)-Melaksanakan latihan- latihan (jangka pendek) -

Pembangunan Kerjaya--Menyelaras peruntukan pelaksanaan program Pembangunan Kerjaya di fakultiMenyelaras pelaporan Modul Finishing School



Tajuk : Senarai Fungsi Utama dan Aktiviti-aktiviti Fungsi Utama

No. Dokumen : MPK/UiTM/AKP/E


Fungsi Utama Aktiviti Fungsi Utama

MANUAL PROSEDUR KERJA Akademi Kepolisan UITM - PDRM 8

Bil

Fungsi Utama

Aktiviti-Aktiviti Fungsi Utama

1. Pengurusan Kursus Jangkan Pendek / Usahasama / Gap Year

1.1 Pemilihan bidang kemahiran

1.2 Penyediaan modul latihan

1.3 Pelantikan pensyarah / jurulatih

1.4 Pelaksanaan Kursus

1.5 Pemantauan dan penilaian

2. Pengurusan Program Akademik

2.1 Urusan pemilihan program

2.2 Urusan pemilihan pelajar

2.3 Pendaftaran dan rekod pelajar

2.4 Penyediaan Jadual Waktu

2.5 Pelantikan pensyarah

2.6 Pemantauan kehadiran pelajar

2.7 Pemantauan pencapaian akademik



Tajuk : Senarai Fungsi Utama dan Aktiviti-aktiviti Fungsi Utama

No. Dokumen : MPK/UiTM/AKP/E


Fungsi Utama Aktiviti Fungsi Utama

MANUAL PROSEDUR KERJA Akademi Kepolisan UITM - PDRM 8

3. Pelaksanaan Latihan Kor SUKSIS

3.1 Pelantikan Pegawai KEhormat Kor SUKSIS

3.2 Pemilihan pelatih

3.3 Pelantikan pensyarah / jurulatih Kor SUKSIS

3.4 Permohonan bilik Kuliah

3.5 Pemantauan pelaksanaan latihan Kor SUKSIS

3.6 Pemantauan kehadiran pelatih

3.7 Pemantauan pencapaian akademik pelatih



AKADEMI KEPOLISAN UITM-PDRM

Tajuk : Senarai Proses Kerja Aktiviti Utama

No. Dokumen : MPK/UiTM/AKP/F

No. Proses Kerja

Tajuk Proses Kerja (Pemunya Proses)

Input Output Petunjuk Prestasi Proses Kerja

MANUAL PROSEDUR KERJA 10 Akademi Kepolisan UITM - PDRM

F.01 Pemilihan Bidang Kemahiran Dan

Penyediaan Modul Latihan

F.02 Pemilihan Peserta Kursus Jangka Pendek

F.03 Perlantikan Pensyarah / Jurulatih Kursus Jangka Pendek

F.04 Pemantauan Kursus Jangka Pendek

F.05 Pengurusan Kursus Usahasama

F.06 Pelaksanaan Program Gap Year

F.07 Pemilihan Program Akademik

F.08 Pemilihan Pelajar Program Akademik




Tajuk : Senarai Proses Kerja Aktiviti Utama

No. Dokumen : MPK/UiTM/AKP/F

No. Proses Kerja

Tajuk Proses Kerja (Pemunya Proses)

Input Output Petunjuk Prestasi Proses Kerja

MANUAL PROSEDUR KERJA 10 Akademi Kepolisan UITM - PDRM

F.09 Pendaftaran & Rekod Pelajar Program Akademk

F.10 Perlantikan Pensyarah Program Akademik

F.11 Penyediaan Jadual Waktu Program Akademik

F.12 Pemantauan Kehadiran Pelajar Program Akademik

F.13 Pengambilan Pelatih Kor SUKSIS

F.14 Latihan Luar Kor SUKSIS

F.15 Penilaian & Ujian Akhir Kor SUKSIS

F.16 Tamat Latihan Kor SUKSIS



Tajuk : Pemilihan Bidang Kemahiran Dan Penyediaan Modul Latihan

No. Dokumen : MPK/UiTM/AKP/F.01

Mula surat 1 daripada 5

STATUS DOKUMEN

Petunjuk

Nombor Mukasurat

Nombor Keluaran

Nombor Pindaan

Tarikh Kuatkuasa

01 02 03 04 05 06 07 08 09 10

1.0 TUJUAN

Proses kerja ini diwujudkan bagi tujuan menguruskan pemilihan bidang kemahiran dan modul latihan kursus jangka pendek.

2.0 SKOP

Prosedur di dalam manual ini adalah meliputi proses pemilihan bidang kemahiran dan penyediaan modul latihan, mendapatkan penceramah serta jurulatih modul

3.0 DEFINISI

3.1 Jurulatih - Merupakan kakitangan PDRM yang dilantik oleh pihak AKP untuk

melaksanakan modul.

3.2 Penceramah - Merupakan kakitangan pengurusan profesional yang mempunyai kepakaran dalam bidang berkaitan.

Singkatan

TNC - Timbalan Naib Canselor PAKP - Pengarah AKP PDRM - Polis Diraja Malaysia KOO - Koordinator KK - Kerani Kanan

4.0 RUJUKAN

Tiada






5.0 PROSES KERJA

PEMILIHAN BIDANG KEMAHIRAN DAN PENYEDIAAN MODUL LATIHAN

Bil Proses Kerja Pegawai Yang

Melulus/Dirujuk Seksyen Undang-undang/Peraturan

1.

Mengadakan perbincangan dengan pihak PDRM / Dekan berkenaan bidang kursus

PAKP

2. Menghubungi pensyarah berkaitan KOO

3.

Penyediaan modul kursus yang akan ditawarkan

KOO

4. Mendapatkan kelulusan pihak PDRM PDRM

5. Memajukan kelulusan kepada Pengarah KOO






6.0 CARTA ALIR

PEMILIHAN BIDANG KEMAHIRAN DAN PENYEDIAAN MODUL LATIHAN

ALIRAN KERJA PROSES KERJA REKOD KUALTI

Mula

Perbincangan dengan pihak PDRM / Dekan berkenaan bidang kursus

100-(AKP.36/8/12)

Menghubungi pensyarah berkaitan

Penyediaan modul 100-(AKP.36/8/13)

Kelulusan PDRM 100-(AKP.36/8/12)

Memajukan kelulusan kepada Pengarah

Merekod kelulusan 100-(AKP.36/8/14)

Tamat

lulus

Tidak lulus






7.0 PERATURAN-PERATURAN PENTADBIRAN Tiada 8.0 BORANG TINDAKAN KERJA

Tiada

9.0 BORANG SENARAI SEMAKAN

Tiada






CARTA ALIR RISIKO PROSES PENYEDIAAN MODUL

TANGGUNG JAWAB


Mula

Koordinator

Kenalpasti risiko (Modul tidak mendapat kelulusan)

Pengarah

Berbincang dengan pihak terbabit

Koordinator

Menawarkan modul yang bersesuaian

Kerani akademik

Catat dan rekod

Tamat



Tajuk : Pemilihan Peserta Kursus Jangka Pendek



STATUS DOKUMEN

Petunjuk

Nombor Mukasurat

Nombor Keluaran

Nombor Pindaan

Tarikh Kuatkuasa

01 02 03 04 05 06 07 08 09 10

1.0 TUJUAN

Proses kerja ini diwujudkan bagi tujuan menguruskan pemilihan peserta kursus jangka pendek.

2.0 SKOP

Prosedur di dalam manual ini adalah meliputi proses menerima dokumen permohonan peserta, menyemak, mengesahkan dan merekod maklumat peserta.

3.0 DEFINISI

3.1 Peserta - Merupakan kakitangan PDRM yang terpilih untuk mengikuti latihan.

Singkatan

TNC - Timbalan Naib Canselor PAKP - Pengarah AKP PDRM - Polis Diraja Malaysia KOO - Koordinator KK - Kerani Kanan

4.0 RUJUKAN

Tiada






5.0 PROSES KERJA

Pemilihan Peserta Kursus Jangka Pendek



1. Memaklumkan kepada PDRM untuk mendapatkan peserta

KOO

2. Menerima dokumen permohonan anggota/pegawai kanan

KK

3. Memajukan senarai calon kepada Koordinator kursus Jangka Pendek

KOO

4. Menyemak dan mengesahkan modul kursus jangka pendek

PAKP

5. Menyediakan surat makluman

KK

6. Menerima senarai peserta kursus jangka pendek

KK






6.0 CARTA ALIR

PEMILIHAN PESERTA KURSUS JANGKA PENDEK

ALIRAN KERJA PROSES KERJA

REKOD KUALTI

Mula

Memaklumkan PDRM untuk mendapatkan peserta.

Menerima dokumen permohonan anggota/pegawai kanan

Memajukan senarai calon kepada Koordinator kursus Jangka Pendek

Menyemak dan mengesahkan modul kursus jangka pendek

Menyediakan surat makluman

Menerima senarai peserta kursus jangka pendek

Pemakluman kepada PDRM mengenai modul dan tarikh kursus

Merekod

Tamat

Tidak lulus lulus







Tiada

9.0 BORANG SENARAI SEMAKAN Tiada




Tajuk : Pelantikan Pensyarah / Jurulatih Kursus Jangka Pendek



STATUS DOKUMEN

Petunjuk

Nombor Mukasurat

Nombor Keluaran

Nombor Pindaan

Tarikh Kuatkuasa

01 02 03 04 05 06 07 08 09 10

1.0 TUJUAN

Proses kerja ini diwujudkan bagi tujuan menguruskan perlantikan pensyarah dan jurulatih kursus jangka pendek.

2.0 SKOP

Prosedur di dalam manual ini adalah meliputi proses pemilihan pensyarah dan jurulatih, mengesahkan lantikan pensyarah dan menyediakan surat lantikan kepada pensyarah.

3.0 DEFINISI


melaksanakan modul.


Singkatan

TNC - Timbalan Naib Canselor PAKP - Pengarah AKP PDRM - Polis Diraja Malaysia KOO - Koordinator KK - Kerani Kanan PO - Pembantu Operasi

4.0 RUJUKAN

Tiada







5.0 PROSES KERJA

Perlantikan Pensyarah / Jurulatih Kursus Jangka Pendek



1.

Cadangan senarai pensyarah

KOO

2.

Menyemak dan mengesahkan perlantikan

PAKP

3.

Menyediakan surat lantikan

KK

4.

Menyerahkan surat kepada pensyarah berkaitan

PO







6.0 CARTA ALIR

PERLANTIKAN PENSYARAH / JURULATIH KURSUS JANGKA PENDEK


Mula

Cadangan senarai pensyarah

100-(AKP.36/8/4)

Menyemak dan mengesahkan perlantikan

Menyediakan surat lantikan

100-(AKP.36/8/15)

Menyerahkan surat kepada pensyarah berkaitan

Merekod

Tamat

Tidak lulus

lulus








Tiada





Tajuk : Pemantauan Kursus Jangka Pendek



STATUS DOKUMEN

Petunjuk

Nombor Mukasurat

Nombor Keluaran

Nombor Pindaan

Tarikh Kuatkuasa

01 02 03 04 05 06 07 08 09 10

1.0 TUJUAN

Proses kerja ini diwujudkan bagi tujuan menguruskan pemantauan kursus jangka pendek.

2.0 SKOP

Prosedur di dalam manual ini adalah meliputi proses mengedarkan borong penilaian kursus, mengumpul dan memproses borang penilaian kursus dan mencadangkan penambaikan kepada perlaksanaan kursus.

3.0 DEFINISI

3.1 Tiada.

Singkatan

TNC - Timbalan Naib Canselor PAKP - Pengarah AKP PDRM - Polis Diraja Malaysia KOO - Koordinator KK - Kerani Kanan PO - Pembantu Operasi

4.0 RUJUKAN

Tiada







5.0 PROSES KERJA

Pemantauan Kursus Jangka Pendek



1. Mengedarkan borang penilaian kursus

KK

2. Mengumpul borang penilaian kursus

KK

3. Memproses borang soal selidik KOO

4. Perbincangan penambahbaikan kursus

jangka pendek

PAKP

5. Mencadangkan penambahbaikan kepada

pelaksanaan kursus

KOO

6. Permakluman kepada pensyarah KOO

7. Catat dan rekod KK







6.0 CARTA ALIR

PEMANTAUAN KURSUS JANGKA PENDEK


Mula

Mengedarkan borang penilaian kursus

Mengumpul borang penilaian kursus

Memproses borang soal selidik

Perbincangan penambahbaikan kursus jangka pendek

Mencadangkan penambahbaikan kepada pelaksanaan kursus

Permakluman kepada pensyarah

Catat dan rekod

Tamat







7.0 PERATURAN-PERATURAN PENTADBIRAN

Tiada 8.0 BORANG TINDAKAN KERJA

Tiada




Tajuk : Pengurusan Kursus Usahasama



STATUS DOKUMEN

Petunjuk

Nombor Mukasurat

Nombor Keluaran

Nombor Pindaan

Tarikh Kuatkuasa

01 02 03 04 05 06 07 08 09 10

1.0 TUJUAN

Proses kerja ini diwujudkan bagi tujuan menguruskan perlaksanaan kursus usahasama.

2.0 SKOP

Prosedur di dalam manual ini adalah meliputi proses menerima permohonan kursus, pengesahan modul, mengenal pasti fakulti berkaitan dan lantikan pensyarah DEFINISI

2.1 Pensyarah - Merupakan tenaga pengajar profesional yang mempunyai kepakaran

dalam bidang berkaitan.

Singkatan TNC - Timbalan Naib Canselor PAKP - Pengarah AKP PDRM - Polis Diraja Malaysia KOO - Koordinator KK - Kerani Kanan PO - Pembantu Operasi

3.0 RUJUKAN

Tiada






4.0 PROSES KERJA

Pengurusan Kursus Usahasama



1.

Menerima dan merekod surat permohonan dari Jabatan Pengurusan Latihan PDRM, PULAPOL dan lain-lain Jabatan PDRM

KK

2.

Mengenalpasti fakulti berkaitan

KOO

3.

Menyediakan surat untuk mendapat nama pensyarah dari fakulti

KK

4.

Merekod cadangan nama pensyarah

KK

5.

Menyemak cadangan nama pensyarah

KOO

6.

Mengesahkan cadangan pensyarah

PAKP

7.

Menyediakan surat lantikan pensyarah dan rekod

KK






5.0 CARTA ALIR

PERLAKSANAAN KURSUS USAHASAMA


Mula

Menerima dan merekod surat permohonan dari Jabatan Pengurusan Latihan PDRM, PULAPOL dan lain-lain

Jabatan PDRM

Mengenalpasti fakulti berkaitan

Menyediakan surat untuk mendapat

nama pensyarah dari fakulti

Merekod cadangan nama pensyarah

Menyemak cadangan nama pensyarah

Mengesahkan cadangan pensyarah

Menyediakan surat lantikan pensyarah

dan rekod

Tamat







Tiada


Tiada






CARTA ALIR RISIKO MENGESAHKAN LANTIKAN PENSYARAH KURSUS USAHASAMA

TANGGUNG JAWAB


Mula

Koordinator

Kenalpasti risiko (Pensyarah menolak tawaran)

Koordinator

Mendapatkan pensyarah yang baru

Pengarah

Mengesahkan lantikan

Kerani akademik

Catat dan rekod

Tamat



Tajuk : Pelaksanaan Program Gap Year



STATUS DOKUMEN

Petunjuk

Nombor Mukasurat

Nombor Keluaran

Nombor Pindaan

Tarikh Kuatkuasa

01 02 03 04 05 06 07 08 09 10

1.0 TUJUAN

Proses kerja ini diwujudkan bagi tujuan menguruskan perlaksanaan program Gap Year.

2.0 SKOP

Prosedur di dalam manual ini adalah meliputi proses menerima dan merekod permohonan, melaksanakan bengkel bersama agensi dan penempatan pelajar.

3.0 DEFINISI

3.1 Agensi - Merupakan merupakan Angkatan Tentera Malaysia, Polis Diraja Malaysia dan Angkatan Perkhidmatan Awam yang di lantik untuk melatih peserta Gap year.

Singkatan

TNC - Timbalan Naib Canselor PAKP - Pengarah AKP PDRM - Polis Diraja Malaysia KOO - Koordinator PP - Penolong Pendaftar KK - Kerani Kanan PO - Pembantu Operasi

4.0 RUJUKAN

4.1 Garis Panduan Gap Year Kementerian Pendidikan Tinggi






5.0 PROSES KERJA

Pelaksanaan Program Gap Year



1.

Menerima dan merekodkan surat permohonan pelajar

PP

2.

Mengenal pasti agensi berkaitan

KOO

3.

Mendapatkan kelulusan agensi berkaitan

KOO

4.

Mengesahkan nama agensi berkaitan

PAKP

5.

Merekod

KK

6.

Bengkel bersama agensi

KK

7.

Penempatan

KOO






6.0 CARTA ALIR

PERLAKSANAAN PROGRAM GAP YEAR


Mula

Menerima dan merekodkan borang permohonan pelajar dari seluruh

IPTA

100-HEP(AKP.35/6/3/1)

Mengenal pasti agensi berkaitan samaada APM atau ATM

100-HEP(AKP.35/6/3/1)

Mendapatkan keluusan agensi berkaitan

Mengesahkan nama agensi berkaitan

Merekod

Bengkel bersama agensi

100-HEP(AKP.35/6/3/3)

Penempatan

Tamat







Tiada


Tiada






CARTA ALIR RISIKO MENERIMA DAN MEREKOD PROGRAM GAP YEAR

TANGGUNG JAWAB


Mula

Koordinator

Kenalpasti risiko (maklumat pelajar tidak lengkap)

Koordinator

Menghubungi pelajar bagi mendapatkan maklumat

Kerani akademik

Catat dan rekod

Tamat



Tajuk : Pemilihan Program Akademik



STATUS DOKUMEN

Petunjuk

Nombor Mukasurat

Nombor Keluaran

Nombor Pindaan

Tarikh Kuatkuasa

01 02 03 04 05 06 07 08 09 10

1.0 TUJUAN

Proses kerja ini diwujudkan bagi tujuan menguruskan pemilihan program akademik bagi pelajar PLK-PDRM.

2.0 SKOP

Skop prosedur ini berdasarkan kepada perjanjian MOU diantara UiTM dengan PDRM.

3.0 DEFINISI

3.1 Pelajar - Merupakan kakitangan PDRM yang dilantik oleh pihak UiTM untuk

mengikuti program akademik yang ditawarkan

3.2 Pensyarah - Merupakan kakitangan akademik atau pengurusan profesional yang mempunyai kepakaran dalam bidang berkaitan.

Singkatan PAKP - Pengarah AKP PDRM - Polis Diraja Malaysia KDA - Koordinator Akademik PP - Penolong Pendaftar KK - Kerani Kanan PO - Pembantu Operasi

4.0 RUJUKAN

4.1 Memorandum Perjanjian antara UiTM dan PDRM 4.2 Minit Mesyuarat JKP 150-05/12/2006 4.3 Syarat kemasukkan terkini






5.0 PROSES KERJA

Pemilihan Program Akademik



1.

Bermesyuarat mengenai pemilihan program Akademik bersama Bhg latihan PDRM

PAKP

2. Merujuk fakulti bagi menawarkan program

PAKP

3.

Menyediakan kertas kerja kepada senat bagi mendapatkan kelulusan menjalankan program

KDA

4. Menerima, merekod kelulusan dan memajukan kepada pengarah

KK

5. Memaklumkan kelulusan Program kepada Bhg Latihan Bukit Aman

PAKP/KDA

6. Menyediakan kertas kerja cadangan yuran untuk kelulusan JKP

PAKP/KDA

7. Menerima,merekod memajukan kelulusan JKP kepada pengarah

KK

8.

Menyediakan memorandum perjanjian melaksanakan program

PAKP/KDA

9.

Memajukan surat cadangan perlaksanaan program, syarat kemasukkan terkini, borang permohonan dan struktur yuran kepada Bhg latihan PDRM

KDA






6.0 CARTA ALIR

PEMILIHAN PROGRAM AKADEMIK

CARTA ALIR PROSES REKOD KUALITI

Mula

Bermesyuarat mengenai pemilihan program Akademik bersama Bhg latihan PDRM

Merujuk fakulti bagi menawarkan program

Menyediakan kertas kerja kepada senat bagi mendapatkan kelulusan menjalankan program

Menerima, merekod kelulusan dan memajukan kepada pengarah

Memaklumkan kelulusan Program kepada Bhg Latihan Bukit Aman

Menyediakan kertas kerja cadangan yuran untuk kelulusan JKP

Menerima,merekod memajukan kelulusan JKP kepada pengarah

Menyediakan memorandum perjanjian melaksanakan program

Memajukan surat cadangan perlaksanaan program, syarat kemasukkan terkini, borang permohonan dan struktur yuran kepada Bhg latihan PDRM

TAMAT







Tiada




Tajuk : Pemilihan Pelajar Program Akademik



STATUS DOKUMEN

Petunjuk

Nombor Mukasurat

Nombor Keluaran

Nombor Pindaan

Tarikh Kuatkuasa

01 02 03 04 05 06 07 08 09 10

1.0 TUJUAN

Proses kerja ini diwujudkan bagi tujuan menguruskan pemilihan program akademik bagi pelajar PLK-PDRM.

2.0 SKOP

Skop prosedur ini berdasarkan kepada kursus yand boleh ditawarkan dalam perjanjian MOU diantara UiTM dengan PDRM.

3.0 DEFINISI


mengikuti program akademik yang ditawarkan


Singkatan

PAKP - Pengarah AKP PDRM - Polis Diraja Malaysia KDA - Koordinator Akademik PP - Penolong Pendaftar KK - Kerani Kanan PO - Pembantu Operasi

4.0 RUJUKAN

4.1 Memorandum Perjanjian antara UiTM dan PDRM 4.2 Minit Mesyuarat JKP 150-05/12/2006 4.3 Syarat kemasukkan terkini






5.0 PROSES KERJA

Pemilihan Pelajar Program Akademik



1.

Memajukan surat cadangan perlaksanaan program, syarat kemasukkan terkini, borang permohonan dan struktur yuran kepada Bhg Latihan PDRM

KDA

2.

Menerima borang permohonan kemasukkan dari PDRM

PP

3.

Menyemak syarat kelayakkan dan menyediakan senarai calon yg berjaya

PP

4.

Memajukan senarai calon kepada KDA untuk pengesahan

PP

5.

KDA memajukan senarai berjaya kepada PDRM untuk panggilan calon

KDA

6.

Menyediakan surat pemakluman pendaftaran pelajar kepada bahagian pengambilan UiTM.

PAKP/KDA

7.

Menyadiakan surat permohonan mencadangkan calon koordinator program kepada fakulti

KDA

8.

Menyediakan surat perlantikan koordinator

KK






6.0 CARTA ALIR

PEMILIHAN PELAJAR PROGRAM AKADEMIK


Mula

Memajukan surat cadangan perlaksanaan program, syarat kemasukkan terkini, borang permohonan dan struktur yuran kepada Bhg Latihan PDRM

Menerima borang permohonan kemasukkan dari PDRM

Menyemak syarat kelayakkan dan menyediakan senarai calon yg berjaya

Memajukan senarai calon kepada KDA untuk pengesahan

KDA memajukan senarai berjaya kepada PDRM untuk panggilan calon

Menyediakan surat pemakluman pendaftaran pelajar kepada bahagian pengambilan UiTM.

Menyadiakan surat permohonan mencadangkan calon koordinator program kepada fakulti

Menyediakan surat perlantikan koordinator

tamat







Tiada




Tajuk Pendaftaran & Rekod Pelajar



STATUS DOKUMEN

Petunjuk

Nombor Mukasurat

Nombor Keluaran

Nombor Pindaan

Tarikh Kuatkuasa

01 02 03 04 05 06 07 08 09 10

1.0 TUJUAN

Proses kerja ini diwujudkan bagi tujuan menguruskan program akademik bagi pelajar PLK-PDRM.

2.0 SKOP

Prosedur di dalam manual ini adalah meliputi proses pendaftaran dan rekod pelajar.

3.0 DEFINISI


mengikuti program akademik yang ditawarkan.

Singkatan TNC - Timbalan Naib Canselor PAKP - Pengarah AKP PDRM - Polis Diraja Malaysia BPP - Bahagian Pengambilan Pelajar UiTM KDA - Koordinator Akademik PP - Penolong Pendaftar KK - Kerani Kanan PO - Pembantu Operasi

4.0 RUJUKAN

4.1 Syarat kelayakkan akademik terkini






5.0 PROSES KERJA

Pendaftaran & Rekod Pelajar



1.

Semak dokumen senarai pelajar dan majukan kepada KDA untuk pengesahan

PP/KK

2.

Dokumen pendaftaran disahkan untuk dimajukan kepada Bhg pengambilan UiTM

KDA

3.

Mengisi maklumat pelajar secara online

PP/KK

4.

Mengeluarkan surat tawaran

BPP

5.

Semakan Surat Tawaran dan penyerahan kepada calon

PAKP/KDA

6.


PP/KA

7.


KDA

8.


PP/KK

9.


BPP






6.0 CARTA ALIR

PENDAFTARAN & REKOD PELAJAR


Mula





Semakan Surat Tawaran dan penyerahan kepada calon





tamat







Tiada




Tajuk Pelantikan Pensyarah



STATUS DOKUMEN

Petunjuk

Nombor Mukasurat

Nombor Keluaran

Nombor Pindaan

Tarikh Kuatkuasa

01 02 03 04 05 06 07 08 09 10

1.0 TUJUAN

Proses kerja ini diwujudkan bagi tujuan menguruskan program akademik bagi pelajar PLK-PDRM

2.0 SKOP

Prosedur di dalam manual ini adalah meliputi proses pemilihan dan perlantikan pensyarah bagi mengajar pelajar PLK-PDRM

3.0 DEFINISI

3.1 Jurulatih - Merupakan kakitangan PDRM yang dilantik oleh pihak AKP untuk melaksanakan modul.


Singkatan

TNC - Timbalan Naib Canselor PAKP - Pengarah AKP PDRM - Polis Diraja Malaysia BPP - Bahagian Pengambilan Pelajar UiTM KDA - Koordinator Akademik PP - Penolong Pendaftar KK - Kerani Kanan PO - Pembantu Operasi

4.0 RUJUKAN

4.1 Memorandum Perjanjian antara UiTM dan PDRM 4.2 Minit Mesyuarat JKP 150-05/12/2006






5.0 PROSES KERJA

Perlantikan Pensyarah



1.

Cadang senarai pensyarah kepada PAKP

KDA

2.

Menyemak senarai pensyarah

KDA

3.

Menyediakan surat pelantikan secara manual dan online

PP/KK

4.

Mengesahkan perlantikan online dan mendatangani surat pelantikan

PAKP

5.

Merekod dan menyerahkan surat lantikan kepada pensyarah

PO






6.0 CARTA ALIR

PERLANTIKAN PENSYARAH


Mula

Cadang senarai pensyarah kepada KDA

Menyemak senarai pensyarah

Menyediakan surat pelantikan secara manual dan online

Mengesahkan perlantikan online dan mendatangani surat pelantikan

Merekod dan menyerahkan surat lantikan kepada pensyarah

Tamat







Tiada


Tiada






CARTA ALIR RISIKO PROSES MENGESAHKAN LANTIKAN PENSYARAH

TANGGUNG JAWAB


Mula

Koordinator

Kenalpasti risiko (Pensyarah menolak tawaran)

Koordinator

Mendapatkan pensyarah yang baru

Pengarah

Mengesahkan lantikan

Kerani akademik

Catat dan rekod

Tamat




Tajuk Penyediaan Jadual Waktu



STATUS DOKUMEN

Petunjuk

Nombor Mukasurat

Nombor Keluaran

Nombor Pindaan

Tarikh Kuatkuasa

01 02 03 04 05 06 07 08 09 10

1.0 TUJUAN


2.0 SKOP

Prosedur di dalam manual ini adalah meliputi proses penyediaan jadual waktu pelajar.

3.0 DEFINISI

3.1 Pelajar - Merupakan kakitangan PDRM yang dilantik oleh pihak UiTM untuk mengikuti program akademik yang ditawarkan


Singkatan

TNC - Timbalan Naib Canselor PAKP - Pengarah AKP PDRM - Polis Diraja Malaysia BPP - Bahagian Pengambilan Pelajar UiTM KDA - Koordinator Akademik KDP - Koordinator Program PP - Penolong Pendaftar KK - Kerani Kanan PO - Pembantu Operasi

4.0 RUJUKAN

4.1 Memorandum perjanjian antara UiTM dan PDRM







5.0 PROSES KERJA

Penyediaan Jadual Waktu



1.

Menyediakan Jadual Waktu dan majukan kepada KDA untuk semakan

KDP

2.

Menyediakan surat pemakluman jadual waktu kepada Bhg Latihan PDRM bagi mengeluarkan semboyan kepada pelajar dan ketua bahagian. Memajukan kepada KDA untuk semakan

PP/KK

3.

Mengesahkan surat pemakluman dan memajukan kepada Bhg Latihan PDRM

PAKP/KDA

4. Simpanan dan Rekod

KK







6.0 CARTA ALIR

PENYEDIAAN JADUAL WAKTU


Mula

Menyediakan Jadual Waktu dan majukan kepada KDA untuk semakan

Menyediakan surat pemakluman jadual waktu kepada Bhg Latihan PDRM bagi mengeluarkan semboyan kepada pelajar dan ketua bahagian. Memajukan kepada KDA untuk semakan

Mengesahkan surat pemakluman dan memajukan kepada Bhg Latihan PDRM

Simpanan dan Rekod

TAMAT







7.0 PERATURAN-PERATURAN PENTADBIRAN

Tiada 8.0 BORANG TINDAKAN KERJA

Tiada




Tajuk Pemantauan Kehadiran Pelajar Program Akademik



STATUS DOKUMEN

Petunjuk

Nombor Mukasurat

Nombor Keluaran

Nombor Pindaan

Tarikh Kuatkuasa

01 02 03 04 05 06 07 08 09 10

1.0 TUJUAN


2.0 SKOP

Prosedur di dalam manual ini adalah meliputi proses pemantauan kehadiran pelajar.

3.0 DEFINISI


melaksanakan modul.


Singkatan

TNC - Timbalan Naib Canselor PAKP - Pengarah AKP PDRM - Polis Diraja Malaysia KDA - Koordinator Akademik PP - Penolong Pendaftar KK - Kerani Kanan PO - Pembantu Operasi

4.0 RUJUKAN

4.1 Memorandum perjanjian antara UiTM dan PDRM 4.2 Buku Peraturan Akademik UiTM






5.0 PROSES KERJA

Pemantauan Kehadiran Pelajar Program Akademik



1.

Mendapat maklumat kehadiran dari pensyarah, melapor sekiranya terdapat pelajar yang tidak hadir melebihi 2 kali berturut kepada KDA.

KDP

2.

Menerima laporan kehadiran pelajar Dan menyediakan surat peringatan kepada pelajar yg tidak hadir 2 kali berturut.

PP/KK

3.

Menyediakan surat tunjuk sebab kepada pelajar yg tidak hadir 3 kali berturut.

PP/KK

4.

Menerima surat tunjuk sebab dan memajukan kepada KDA

KK

5.

Menghantar laporan kepada KP untuk tindakan mengikut prosedur akademik Universiti.

PAKP

6.

Menerima keputusan dari fakulti dan menghantar keputusan kepada Bhg Latihan-PDRM dan merekod ke dalam fail pelajar.

KP






6.0 CARTA ALIR

PEMANTAUAN KEHADIRAN PELAJAR PROGRAM AKADEMIK


Mula

Mendapat maklumat kehadiran dari pensyarah, melapor sekiranya terdapat pelajar yang tidak hadir melebihi 2 kali berturut kepada KDA.

Menerima laporan kehadiran pelajar Dan menyediakan surat peringatan kepada pelajar yg tidak hadir 2 kali berturut.

Menyediakan surat tunjuk sebab kepada pelajar yg tidak hadir 3 kali berturut.

Menerima surat tunjuk sebab dan memajukan kepada KDA

Menghantar laporan kepada KP untuk tindakan mengikut prosedur akademik Universiti.

Menerima keputusan dari fakulti dan menghantar keputusan kepada Bhg Latihan-PDRM dan merekod ke dalam fail pelajar.

Tamat







Tiada





Tajuk Pengambilan Pelatih Kor SUKSIS



STATUS DOKUMEN

Petunjuk

Nombor Mukasurat

Nombor Keluaran

Nombor Pindaan

Tarikh Kuatkuasa

01 02 03 04 05 06 07 08 09 10

1.0 TUJUAN

Proses kerja ini diwujudkan bagi tujuan menguruskan program Kor SUKSIS.

2.0 SKOP

Prosedur di dalam manual ini adalah meliputi proses pemilihan pelatih yang berkelayakkan untuk menyertai Kor SUKSIS.

3.0 DEFINISI


melaksanakan modul.

Singkatan TNC - Timbalan Naib Canselor PAKP - Pengarah AKP PDRM - Polis Diraja Malaysia KDA - Koordinator Akademik PP - Penolong Pendaftar AJ - Ajutan J - Jurulatih KK - Kerani Kanan PO - Pembantu Operasi

4.0 RUJUKAN

4.1 Manual Pentadbiran dan pengurusan Kor Sukarelawan Simpanan Polis Siswa (Kor SUKSIS) Institusi Pengajian Tinggi (IPTA).







5.0 PROSES KERJA

Pengambilan Pelatih Kor SUKSIS



1. Penyediaan kertas kerja pengambilan

pelatih Jurulatih

2. Kelulusan Ajutan dan Pusat

Kokurikulum

AJ dan Pusat

Kokurikulum

3. Promosi Jurulatih / Pelatih Senior

4. Ujian Fizikal Jurulatih / Panel PDRM

5. Temuduga lisan Jurulatih / Panel

PDRM

6. Keputusan senarai berjaya Panel PDRM

7. Pemeriksaan Kesihatan Pusat Kesihatan UiTM

8. Ujian air kencing / Cap jari Panel PDRM

9. Angkat sumpah Jurulatih & Peg. Penyelaras

10. Tapisan keselamatan dan Daftar

Nombor pelatih SUKSIS Bukit Aman







6.0 CARTA ALIR

PENGAMBILAN PELATIH Kor SUKSIS


Mula

Penyediaan kertas kerja

pengambilan pelatih

Kelulusan Ajutan dan Pusat

Kokurikulum

Promosi

Ujian Fizikal

Temuduga lisan

Keputusan senarai berjaya

Pemeriksaan Kesihatan

Ujian air kencing / Cap jari

Angkat sumpah

Tidak Lulus







Tapisan keselamatan dan Daftar

Nombor pelatih SUKSIS

Tamat


Borang Permohonan




Tajuk Latihan Luar Kor SUKSIS



STATUS DOKUMEN

Petunjuk

Nombor Mukasurat

Nombor Keluaran

Nombor Pindaan

Tarikh Kuatkuasa

01 02 03 04 05 06 07 08 09 10

1.0 TUJUAN

Proses kerja ini diwujudkan bagi tujuan menguruskan program Kor SUKSIS

2.0 SKOP

Prosedur di dalam manual ini adalah meliputi proses mengendalikan latihan luar Kor SUKSIS.

3.0 DEFINISI


melaksanakan modul.


4.0 RUJUKAN

4.1 Manual Pentadbiran dan pengurusan Kor Sukarelawan Simpanan Polis Siswa (Kor SUKSIS) Institusi Pengajian Tinggi (IPTA)

4.2 Sillabus Kor SUKSIS






5.0 PROSES KERJA

Latihan Luar Kor SUKSIS



1.

Rujuk silibus Kor SUKSIS / Jadual latihan

Pegawai Penyelaras & Jurulatih

2. Pemilihan tempat latihan Jurulatih

3. Penyediaan kertas kerja Pelatih & Jurulatih

4. Kelulusan Ajutan dan Pusat Kokurikulum

Ajutan & Pusat Kokurikulum

5.

Permohonan / kelulusan mengadakan program dari Bukit Aman

Pegawai Penyelaras

6. Menjalankan program Pelatih & Jurulatih

7. Penilaian program dan pelaporan Pelatih & Jurulatih






6.0 CARTA ALIR

LATIHAN LUAR KOR SUKSIS


Mula

Rujuk silibus Kor SUKSIS / Jadual latihan

Pemilihan tempat latihan

Penyediaan kertas kerja

Kelulusan Ajutan dan Pusat Kokurikulum

Permohonan / kelulusan

mengadakan program dari Bukit Aman

Menjalankan program

Penilaian program dan pelaporan

Tamat

Tidak Lulus







8.1 Borang Permohonan Aktiviti pelajar (Borang C) : Borang C-HEP/PKP/09 (Pindaan 2013]




Tajuk Penilaian Berterusan & Ujian Akhir Kor SUKSIS



STATUS DOKUMEN

Petunjuk

Nombor Mukasurat

Nombor Keluaran

Nombor Pindaan

Tarikh Kuatkuasa

01 02 03 04 05 06 07 08 09 10

1.0 TUJUAN


2.0 SKOP

Prosedur di dalam manual ini adalah meliputi proses penilaian dan ujian akhir. 3.0 DEFINISI


melaksanakan modul.



4.0 RUJUKAN

4.1 Manual Pentadbiran dan pengurusan Kor Sukarelawan Simpanan Polis Siswa (Kor SUKSIS) Institusi Pengajian Tinggi (IPTA)

4.2 Sillabus Kor SUKSIS






5.0 PROSES KERJA

Penilaian Berterusan & Ujian Akhir Kor SUKSIS



1. Semak Silibus Kor SUKSIS Pegawai Penyelaras & Jurulatih

2.

Pemantauan berterusan Disiplin

1. Kehadiran 2. Sahsiah diri 3. Komitment

Latihan Luar

1. Latihan kawad 2. Latihan tembak 3. Latihan Kepimpinan Modul PGA 4. Latihan Menyelamat /

Pertolongan Cemas 5. Kursus Integriti PDRM 6. Khidmat Masyarakat

Jurulatih

3.

Ujian Akhir 1. Penyediaan soalan ujian

undang-undang dan skima jawapan.

2. Pelatih mengambil Ujian

Undang-undang

Pegawai Penyelaras Jurulatih & Pelatih

4.

Isi borang penilaian permarkahan pelatih

1. Disiplin (40 %) 2. Latihan Luar (30%) 3. Undang-undang (30 %)

Jurulatih

5. Pengesahan markah oleh Pegawai Penyelaras

Pegawai Penyelaras

6. Pelaporan kepada Pusat Kokurikulum.

Jurulatih






6.0 CARTA ALIR

PENILAIAN BERTERUSAN DAN UJIAN AKHIR Kor SUKSIS


Mula

Semak Silibus Kor SUKSIS

Pemantauan berterusan Disiplin

4. Kehadiran 5. Sahsiah diri 6. Komitment

Latihan Luar 7. Latihan kawad 8. Latihan tembak

Ujian Akhir 3. Penyediaan soalan ujian undang-

undang dan skima jawapan. 4. Pelatih mengambil Ujian Undang-

undang

Isi borang penilaian permarkahan pelatih

4. Disiplin (40 %) 5. Latihan Luar (30%) 6. Undang-undang (30 %)

Pengesahan markah oleh Pegawai Penyelaras

Pelaporan kepada Pusat Kokurikulum.

Tamat







Tiada




Tajuk Tamat Latihan Kor SUKSIS



STATUS DOKUMEN

Petunjuk

Nombor Mukasurat

Nombor Keluaran

Nombor Pindaan

Tarikh Kuatkuasa

01 02 03 04 05 06 07 08 09 10

1.0 TUJUAN


2.0 SKOP

Prosedur di dalam manual ini adalah meliputi proses Tamat Latihan Kor SUKSIS.

3.0 DEFINISI


melaksanakan modul.

Singkatan

TNC - Timbalan Naib Canselor PAKP - Pengarah AKP PDRM - Polis Diraja Malaysia KDA - Koordinator Akademik PP - Penolong Pendaftar AJ - Ajutan J - Jurulatih KK - Kerani Kanan PO - Pembantu Operasi

4.0 RUJUKAN

4.1 Manual Pentadbiran dan pengurusan Kor Sukarelawan Simpanan Polis Siswa (Kor

SUKSIS) Institusi Pengajian Tinggi (IPTA).






5.0 PROSES KERJA

Tamat Latihan Kor SUKSIS



1. Menerima arahan tamat latihan dari Bukit Aman

Pegawai Penyelaras

2. Semakan keperluan pelatih untuk tamat latihan

Jurulatih

3. Penyediaan kertas kerja permohonan peruntukan kewangan

Jurulatih

4. Kelulusan Ajutan dan Pusat Kokurikulum

Ajutan & Pusat Kokurikulum

5.

Permohonan / kelulusan mengadakan program dari Bukit Aman

Pegawai Penyelaras

6. Menjalankan program tamat latihan Pelatih & Jurulatih

7. Pelaporan kepada Pusat Kokurikulum.

Jurulatih






6.0 CARTA ALIR

TAMAT LATIHAN KOR SUKSIS


Mula

Menerima arahan tamat latihan

dari Bukit Aman

Semakan keperluan pelatih untuk tamat latihan

Penyediaan kertas kerja permohonan peruntukan kewangan

Kelulusan Ajutan dan Pusat Kokurikulum

Permohonan / kelulusan

mengadakan program dari Bukit Aman

Menjalankan program tamat latihan

Pelaporan kepada Pusat Kokurikulum.

Tamat







Tiada


Lampiran 4

Borang Permohonan Tindakan Pembetulan/Pencegahan

Pegawai yang bertanggungjawab terhadap Dokumen: PK.UiTM.HEP(P).06(02) Pin 1/2013

Wakil Pengurusan SPK, Ketua Unit/PTJ. Diluluskan oleh: Tarikh: Page 1 of 2

Salinan rasmi borang ini boleh dimuat turun dari laman web HEP.

No. Siri:

Borang Tindakan Pembetulan/Pencegahan/Audit Dalam BAHAGIAN 1: LAPORAN PENEMUAN/MASALAH

Audit Dalam (AD) Tindakan Pembetulan (TB) Risiko

NC Pemerhatian

MKSP Aduan Pelanggan (AP)

Nama pegawai yang melaporkan masalah:

1. Amizar Fadzilah Hj. Mohd Amin

2. Nur Fadiah Izzati Mohd Darus (Ketua)

3. Noor Elyza Binti Supaiman

Nombor telefon: 03-55443550

E-mail:

[email protected]

Tarikh Laporan: 14 Mac 2018

Apakah masalah/ ketidakakuran/penemuan/potensi masalah?:

Pihak auditi memahami dengan jelas proses-proses kerja yang dilakukan dan ini amat baik kerana penghayatan

dan pengetahuan yang mendalam dalam bidang kerja. Walaubagaimana pun proses kerja tersebut tidak dapat

dipanjangkan dan tidak dapat dijadikan rujukan kepada pegawai seterusnya. Beberapa sampel proses kerja telah

disemak dan di antaranya adalah proses kerja Majlis Perbarisan Tamat Latihan. Didapati proses kerja yang

digunakan tidak dibuat secara bertulis dan tidak dikemaskini di dalam Manual Prosedur Kerja (MPK) dan Fail Meja.

Dimana berlaku?

Akademi Kepolisan UiTM-PDRM

Bila berlaku?

14 Mac 2018

Ketidakpatuhan adalah berpunca daripada:

Manusia Sistem Peralatan

Nyatakan rujukan SPK atau klausa ISO : 7.5.1 (b)

Apakah tindakan yang telah diambil (jika ada)?

- Teguran telah di beri kepada auditee

BAHAGIAN 2: TINDAKAN PEGAWAI BERTANGGUNGJAWAB (PTJ) Apakah punca sebenar masalah?

- Manual prosedur kerja (MPK) tidak dikemaskini

Tindakan pembetulan jangka pendek yang diperlukan:

- Kemaskini MPK

“Nama Pegawai yang mengambil tindakan”

Tindakan jangka pendek diserahkan kepada:

Nama: Mohamad Zahid bin Ahmad

Tarikh perlu diselesai:

13 April 2018

Tarikh selesai:

12 April 2018

Tindakan jangka panjang yang perlu diambil:

- Kemaskini fail meja setiap staf dan MPK mengikut format yang betul

“Nama Pegawai di pertanggunjawab” tindakan

pembetulan jangka panjang ditugaskan kepada:

Nama: Mohamad Zahid bin Ahmad

Tarikh perlu diselesai:

17 Jun 2018

Tarikh selesai:

ADSV3-1/15

√

/

Lampiran 4

Borang Permohonan Tindakan Pembetulan/Pencegahan

Pegawai yang bertanggungjawab terhadap Dokumen: PK.UiTM.HEP(P).06(02) Pin 1/2013

Wakil Pengurusan SPK, Ketua Unit/PTJ. Diluluskan oleh: Tarikh: Page 2 of 2

Salinan rasmi borang ini boleh dimuat turun dari laman web HEP.

BAHAGIAN 3: TINDAKAN SUSULAN

STATUS TINDAKAN PEMBETULAN:

Selesai/ Tutup Belum Selesai/ Terbuka Belum diambil tindakan

Ketidakpatuhan ditutup (jika berkaitan dengan audit)

Tandatangan (PTJ/Pegawai yang memantau atau mengawal proses) Tarikh

Arahan: Apabila ketidakpatuhan ditutup; cetak, tandatangan, rekodkan tarikh dan hantar satu salinan

kepada Wakil Pengurusan dan Ketua Sistem Audit

Arahan: Sila lengkapkan Bahagian 1 dan hantar borang ini kepada Wakil Pengurusan/KSA, atau email

kepada: [email protected]

BAHAGIAN 4: TINDAKAN WAKIL PENGURUSAN

/KETUA SISTEM AUDIT HEP

Tarikh diterima: No Rujukan Log:

Adakah ini ketidakpatuhan SPK? (ya atau tidak berserta ulasan. Nyatakan rujukan SPK atau

klausa ISO

Nonconformity assigned to: (Nama pegawai bertanggungjawab (PTJ) )

Nama: …………………………………………………

Tarikh:

………………………………..

KEBERKESANAN TINDAKAN: Adakah tindakan pembetulan menyelesaikan masalah secara berkesan (masalah tidak lagi berulang) dalam

mengatasi punca sebenar masalah berlaku? (Jelaskan bagaimana kesimpulan dibuat). (Diisi oleh WP/KSA)

Tutup/Sokong:…………………………………… Tarikh:………………………….

Terbuka/Tidak Disokong:………………………………………….. Tandatangan:………………..

Apakah terdapat cadangan untuk meminda Dokumen Kualiti (jika ada)? (Diisi oleh WP/KSA)



No. Dokumen : MPK/UiTM/AKP/G



1 daripada 01

BAHAGIAN G: SENARAI BORANG-BORANG YANG DIGUNA

Nama/No. Borang

Tajuk Borang

1 Permohonan Mengikuti Gap Year Khidmat Negara

2 Pemantauan Pelaksanaan Gap Year oleh Agensi

3 Permohonan Menjadi Pelatih Kor SUKSIS

4 Permohonan Perlantikan Pegawai Kehormat Kor SUKSIS

5 Penilaian Kursus Usahasama / Jangka Pendek

Documents

MANUAL PROSEDUR KERJA - hep1.uitm.edu.my · Pengetua-Pengetua Kolej Kediaman/ NR Kolej Mawar Kolej Melati Kolej Perindu Kolej Seroja Kolej Teratai Kolej Anggerik Kolej Delima Kolej