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MANUAL: RECOMENDAÇÕES PARA
PADRONIZAÇÃO DE ARQUIVAMENTO
DIGITAL
PROGRAMA DE SANIDADE AVÍCOLA
(versão 1.0 – data 19/12/2017)
1
1) Padronização de códigos para os Departamentos Regionais:
Blumenau - BLU; Caçador - CDR; Campos Novos - CNOVOS; Canoinhas - CAN; Chapecó - CHA; Concórdia - CON; Criciúma - CRI; Itajaí - ITJ; Joaçaba - JOA; Joinville - JOI; Lages - LAG; Mafra - MAF; Rio do Sul - RDS; São Joaquim - SJQ; São Lourenço do Oeste - SLO; São Miguel do Oeste - SMO; Tubarão - TUB; Videira - VDA; Xanxerê - XAN.
2
Etapas para abertura de pastas;
Etapa 1: criar a pasta SANIDADE AVÍCOLA
Etapa 2: criar dentro da pasta SANIDADE AVÍCOLA, as pastas;
ANO VIGENTE - exemplo: 2018
ARQUIVO - inserir nesta pasta toda documentação retroativa ao ano vigente
AUDITORIAS (MAPA) E MISSÕES INTERNACIONAIS – relatório, plano de
ação
CERTIFICADOS - eventos, treinamentos e simulados
COMPARTIMENTAÇÃO – termo de colheita, check list, plano de ação, resultado
SUPERVISÕES
EAC
HABILITADOS
UVLS
OUTROS – informações complementares relacionadas ao PNSA
manter salvo neste local o arquivo “controle sanidade avícola”
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Etapa 3; dentro da pasta do ano vigente (exemplo: 2018) criar as seguintes pastas
AVES DE DESCARTE - Termos de colheita, Resultados, Decl. Abate e Programações
CASOS PROVÁVEIS – suspeitas fundamentadas
ESTABELECIMENTOS COMERCIAIS - Anexos e Registros
ESTABELECIMENTOS DE REPRODUÇÃO - Declarações, Certificados
FORM - Formulários
RESULTADOS – IN10, SC Rural, estabelecimentos de reprodução
SIF SIE e SISBI - Notificações e Resultados
LEGISLAÇÃO – ano vigente
LARINGOTRAQUÍTE - Ofícios e Requerimentos
TREINAMENTOS – SIMULADOS (separar documentação por evento)
AVES MIGRATÓRIAS – termo, resultados, manuais, doc complementar
INQUÉRITOS – TC, resultados, doc complementar
5
Para as seguintes pastas, padronizar o sistema de arquivo da seguinte forma:
Notificação de mortalidade SIF SIE e SISBI
____________________________________________________________________________
Nomenclatura dos arquivos
Notificação: MORT_Cód. Regional_Número do SIF_Notificação_1° nome do produtor
Exemplo: MORT_CHA_104_03_Êndrio
Resultado: MORT_Cód. Regional_Número do SIF_Notificação_1° nome do produtor_RES_Numeral
Exemplo: MORT_CHA_104_03_Êndrio_RES_1
Descarte de Amostra: O descarte da amostra deverá ser arquivado como um resultado.
Salvar os arquivos na pasta ano dentro da pasta SIF.
Exemplo: SANIDADE AVÍCOLA > 2018 > SIF
6
FORM-IN
____________________________________________________________________________
Código: FORM_Cód. Regional_Nº do FORM-IN_1° nome do produtor
Exemplo: FORM_CHA_421200930001_Êndrio
Salvar na pasta ano, dentro da pasta FORM.
Exemplo pasta: SANIDADE AVÍCOLA > 2018 > FORM
7
Certificação de Estabelecimento de Reprodução
____________________________________________________________________________
Nomenclatura dos arquivos
Declaração: DECL_Cód. Regional_Nº registro MAPA_ANO_Numeral
Exemplo: DECL_CHA_22135-7_2017_1
Certificado: CERT_Cód. Regional_Nº registro MAPA_ANO_Numeral
Exemplo: CERT_CHA_22135-7_2017_1
Salvar na pasta ano, dentro da pasta ESTAB. DE REPRODUÇÃO.
Exemplo pasta: SANIDADE AVÍCOLA > 2018 > ESTAB. DE REPRODUÇÃO > Pasta correspondente ao
n° do registro da declaração/certificado.
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Aves de Descarte
____________________________________________________________________________
Nomenclatura dos arquivos
Termo de colheita: AD_Cód. Regional_Nº termo_1° nome do produtor
Exemplo: AD_CHA_1_Êndrio
Resultado: AD_Cód. Regional_Nº termo_1° nome do produtor_RES
Exemplo: AD_CHA_1_Êndrio_RES
Declaração de abate: DAAD_Cód. Regional_1° nome do produtor_Data da declaração
Exemplo: AD_CHA_Êndrio_12.12.2017
Descarte de Amostra: O descarte da amostra deverá ser arquivado como um resultado.
Salvar na pasta ano, dentro da pasta AVES DE DESCARTE.
Exemplo pasta: SANIDADE AVÍCOLA > 2018 > AVES DE DESCARTE
9
Resultados
____________________________________________________________________________
Monitoramento para certificação: RES_CERT_Cód. Regional_n° do protocolo LAB_1° nome do produtor
Exemplo: RES_CERT_CHA_2635_Êndrio
IN 20: RES_IN20_Cód. Regional_n° do protocolo LAB_1° nome do produtor
Exemplo: RES_IN20_CHA_2966_Êndrio
SC Rural: RES_SCR_Cód. Regional_n° do protocolo LAB_1° nome do produtor
Exemplo: RES_SCR_CHA_2966_Êndrio
Salvar na pasta ano, dentro da pasta RESULTADOS.
Exemplo pasta: SANIDADE AVÍCOLA > 2018 > RESULTADOS
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Na planilha CONTROLE – SANIDADE AVÍCOLA, na aba Aves de Descarte (roxo), deverão ser cadastrados
os dados dos termos de colheita e seus respectivos resultados.
Na planilha CONTROLE – SANIDADE AVÍCOLA, na aba Certificação (azul), deverão ser cadastrados os
dados das declarações e certificados.
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Na planilha CONTROLE – SANIDADE AVÍCOLA, na aba FORM-INs (amarela), deverão ser cadastrados
os dados dos Form-ins e, quando a investigação estiver relacionada a lote subsequente de notificação SIF, o
número da notificação e do SIF deverão ser preenchidos. Desta forma, na aba de notificações já estará
vinculada a informação.
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Na planilha CONTROLE – SANIDADE AVÍCOLA, na aba Notificações SIF (verde), deverão ser
cadastrados os dados da notificação e seu respectivo resultado. No caso de mais de um resultado, manter as
informações do mais recente. As informações dos Form-ins serão vinculadas automaticamente desde que o
preenchimento na aba de FORM-INs tenha ocorrido.
Na planilha CONTROLE – SANIDADE AVÍCOLA, na aba Resultados (rosa), deverão ser cadastrados os
dados dos resultados de monitoramento de granjas de reprodução, IN 20, SC Rural. Assinalar como positivo
para a doença que positivou. No caso de não haver positivos, assinalar negativo para a doença que foi testada.