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Manual registro de resultados deportivos

1. Operador de Datos GMS

Los operadores de datos para resultados en el GMS, (Games Management System), son ustedes, las personas que se encargan de registrar los datos de resultados de cada competencia en los juegos, y son por ende quienes le van a informar al mundo por medio de la página web de los juegos, de los resultados de cada uno de los deportes que les ha sido asignados, razón por la cual su labor es de suma responsabilidad y cuidado

2. Objetivo Principal

Consolidar los resultados de cada competencia en el sistema, en el menor tiempo posible, para que se reflejen en el sitio web y en la aplicación oficial de los juegos.

3. Responsabilidades

Los operadores de datos deben cumplir con los siguientes compromisos:

• Recibir la capacitación por parte del coordinador de cada deporte de Deporte Virtual

• Asistir al congreso técnico, llegando con 30 minutos de anticipación

• Presentarse con el director de campeonato y jueces oficiales, durante el congreso técnico; establecer contacto directo con ellos, guardando sus números de contacto.

• Recordar al director de campeonato, el papel que desempeñaremos: Consolidar los resultados oficiales de los juegos, para que se reflejen en el sitio web y en la aplicación, en el menor tiempo posible.

• Llegar con una hora de anticipación a la hora oficial de inicio de competencia

• Instalarse en la mesa asignada para Deporte Virtual, al lado de los jueces principales

• Ajustar permanentemente hora de inicio de las competencias originalmente programadas, conforme a la realidad de cada deporte.

• Para los deportes manuales, solicitar al director de campeonato o a la persona que este delegue, la información oficial de resultados de competencia, cada vez que esta se genere. Es crucial que el proceso en que se entregue la información y se registre en el sistema, no tarde más de 5 minutos.

• Para los deportes automatizados, deberá revisar permanentemente que los datos automáticamente registrados, se reflejen de forma correcta y en caso de detectar alguna inconsistencia, ajustarlo de inmediato. En caso de no poder hacerlo informar de inmediato a su coordinador.

• Ningún deporte y sus resultados deberían tardar más de 15 minutos en el peor de los casos en consolidarse en el sistema. No debe quedar información pendiente cuando se acabe la competencia y es totalmente inaceptable

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4. Que es el Sistema de Gestión Deportiva Hércules

Hércules® es una poderosa herramienta que permite sistematizar eventos deportivos de cualquier tamaño incluyendo el manejo avanzado de los siguientes procesos

• Sitio web

• Inscripciones.

• Exportación de Planillas Técnicas.

• Acreditaciones.

• Manejo de escenarios.

• Creación del torneo por tipo de disciplina deportiva.

• Definición del tipo de torneo (eliminación directa, múltiples partidos, etc.).

• Sistemas de competencia para todos los deportes.

• Programación de Competencias.

• Registro y publicación de Resultados.

5. Como usamos el sistema para el registro de resultados

El primer paso para poder utilizar el sistema es poder acceder al mismo, para ello diríjase al enlace: https://sistemabasepanamericanos.herculesdeportevirtual.com/sistema.php/login con su nombre de usuario y contraseña, complete los campos de la ventana de acceso y haga clic en el botón Ingresar (este es un usuario demo, posteriormente se les informará un nuevo enlace para acceder al sistema oficial de los juegos que es uno diferente)

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5.1. CONFIGURACIÓN DE TORNEOS

En este paso se realiza la configuración de cada uno de los torneos especificando cada una de las particularidades de cada deporte como el sistema de juego, como se van a dividir los participantes, como son los resultados, y las diferentes reglas de desempate que apliquen para cada deporte (este paso no se encuentra en detalle pues ya lo encontrarán de antemano configurado en el sistema)

5.2. SUBIR PROGRAMACIÓN

Una vez se tiene configurado el torneo, el siguiente paso es cargar la programación de los enfrentamientos que tendrán los diferentes deportes, para ello se deben realizar las diferentes distribuciones de los deportistas o equipos previamente inscritos en el sistema, y se asignan las fechas y hora de cada uno de las competencias. Este módulo es de gran importancia y mucho cuidado pues cualquier cambio que se realice se ve reflejado inmediatamente en el sitio web de los juegos, razón por la cual se debe tener la mayor precaución al momento de realizar estas programaciones (Esta programación también la van a encontrar configurada de antemano en el sistema)

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5.3. AJUSTAR PROGRAMACIONES

Una vez las programaciones estén montadas en el sistema, es posible que, por razones climáticas, u otros factores externos las mismas puedan sufrir alteraciones, razón por la cual es muy importante que estemos atentos a esos cambios para actualizarlos inmediatamente en el

sistema. Para ello debemos acceder por la siguiente ruta Programación Resultados y

Posiciones Resultados Competencias. Este será el panel con el que tendremos la mayor interacción pues es el mismo donde cargamos los resultados de cada uno de los deportes que les han sido asignados

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Para ajustar una programación simplemente debemos desplegar el deporte, seleccionamos la fase, damos clic en uno de los participantes del enfrentamiento al que le queremos ajustar la hora, posteriormente clic en fechas especiales y luego en Modificar fecha y lugar de competencia

En la nueva ventana que se despliega se puede ajustar la hora y de ser necesario también la fecha del encuentro. Para finalizar la actualización damos clic en el botón Guardar cambios

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5.4. CARGAR RESULTADOS

Esta es la misión principal en este proceso de registro de resultados y es una tarea en la cual también se debe tener mucha precaución, especialmente porque los resultados oficiales se deben cargar inmediatamente termine el enfrentamiento, lo cual puede llevar a que por el afán de ingresar la información de forma rápida se cometan errores de digitación, razón por la cual se reitera del cuidado que se debe tener en este proceso.

INGRESO DE RESULTADOS EN VIVO

A medida que van transcurriendo los diferentes enfrentamientos, el sistema permite que

mediante el mismo panel al que accedemos por la ruta Programación Resultados y Posiciones vayamos cargando los diferentes marcadores a medida que se van desarrollando los encuentros, para ello debemos simplemente dar doble clic en la columna resoluciones, frente al equipo al que le queremos ingresar la anotación, digitamos le marcador y le damos clic derecho en el botón guardar cambios

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De esta forma se van actualizando los marcadores en vivo mientras se desarrollan los encuentros. Este proceso aplica para todos los deportes menos para Natación artística, Natación, Balonmano Clavados, Voleibol, Voleibol playa, Boxeo y Ciclismo BMX, deportes que cuentan con un Scoreboard o tablero de resultados con una persona dedicada para esa tarea.

INGRESO DE RESULTADOS DETALLADOS

Una vez concluye la competencia, y se cuenta con la planilla oficial firmada por los jueces debemos digitalizar la misma por medio de escáner o una muy buena foto tomada con sus teléfonos celulares, y con ella procedemos a cargar la información detallada de la competencia finalizada Para ello seleccionamos alguno de los integrantes de la competencia finalizada, y damos clin en el botón, resultados detallados, o simplemente dando doble clic sobre uno de los nombres de la competencia concluida.

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Para el caso de los deportes de conjunto, en la siguiente ventana debemos ingresar los deportistas que fueron planillados para esta competencia seleccionándolos del listado total de deportistas inscritos. Es posible que las columnas varíen y se encuentren una dos o tres dependiendo de la configuración del torneo. Lo cierto es que siempre vamos a encontrar por lo menos la columna de deportistas planillados.

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A continuación, se proceden a cargar cada uno de los indicadores de la competencia entre las que se destacan Goles, Tarjetas amarillas y rojas, Faltas, Penalizaciones, etc., y las cuales varían dependiendo de tipo de deporte. Debemos ir seleccionando cada una de las pestañas e ingresando la información correspondiente a cada uno de esos indicadores por cada uno de los tiempos de juego. En el caso de los goles que es el indicador principal, seleccionamos la pestaña respectiva, posteriormente agregamos cada uno de los tiempos de juego con el signo + de la parte izquierda del módulo

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A continuación, seleccionamos, el tiempo y la persona que realizó la anotación, y en panel que se despliega al lado derecho, damos clic en el signo + para agregar una nueva anotación, y escribimos el minuto en numero entero en la casilla respectiva

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Este proceso lo repetimos con el resto de anotaciones, y demás indicadores como tarjetas amarillas y rojas, de acuerdo con la información que nos proporcione la planilla oficial de competencia. Para finalizar le cargue de resultados debemos dar clic en el botón Salvar, de la parte inferior del módulo

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5.5. CONFIRMAR RESULTADOS

Una vez tenemos toda la información de la planilla ingresada dentro del sistema, y confirmamos que la misma está correcta, debemos confirmar los resultados a efecto, que ese resultado se convierta en RESULTADO OFICIAL, y empiece a ser contabilizado en las respectivas tablas de posiciones o resultados oficiales. Para realizar esta confirmación simplemente debemos dar clic derecho uno de los competidores bien sea persona o equipo, y posteriormente damos clic en confirmar resultados

Aparecerá un chulo verde, el cual confirma que los resultados se han verificado y son RESULTADOS OFICIALES. Una vez se confirmen los resultados no se pueden modificar los datos ingresados.

5.6. SUBIR PLANILLAS DE RESULTADOS

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El ultimo paso del proceso de registro de resultados en el sistema es el cargue de la planilla oficial de la competencia, para tal fin debemos disponer de dicha acta digitalizada bien sea por medio de la utilización de un escáner, o con cámara. Para realizar el cargue de la planilla damos un clic en uno de los nombres de los participantes de la competencia a la que le queremos cargar el acta y damos clic en el botón Archivo o Texto

A continuación, seleccionamos el archivo preferiblemente en formato PDF y damos clic en el botón Guardar.

5.7. TIPS PARA TENER EN CUENTA

Una vez los partidos finalizan en la debemos asegurarnos que aparezca como tal, en el sitio web para ello existen diferentes estados, los más frecuentes son POR COMPETIR, EN COMPETENCIA, FINALIZADO, RESULTADO NO OFICIAL, Y RESULTADO OFICIAL. Es de vital importancia que tratemos de controlar que estos estados se reflejen de manera correcta en el sitio web, por ejemplo si un partido de voleibol le establecemos una hora de duración de una hora en el sistema, pero el partido finaliza de manera apabullante en 25 minutos, podemos ajustar ese tiempo de

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duración como se indicó en el numeral 2.3, y cambiarlo de una hora a 25 minutos, de esa forma en la página web se verá reflejado como RESULTADO NO OFICIAL, mientras cargamos los resultados oficiales, de otra manera sino ajustamos ese tiempo en la página web se seguirá viendo ese partido como EN COMPETENCIA, así ya se esté mostrando un resultado que arroja un ganador. Si se toma foto de la planilla, se debe tener muy en cuenta que la misma quede perfectamente legible, centrada y que contenga toda la información de la planilla. Se recomienda tomarla en un sitio con buena iluminación evitando al máximo que la misma salga corrida.