Manual Sac

MANUAL DE USUARIO “SAC”

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1. INGRESO AL SISTEMA

Usuario: admin Contraseña: 123

2. MENU PRINCIPAL En la parte superior nos muestra el menú principal del sistema, y en la parte inferior tenemos los iconos de acceso directo a las opciones mas utilizadas del sistema, como se detalla a continuación.

CLIENTES: Catalogo de clientes COMPRAS: Listado de compras VENTAS: Listado de Ventas PRECIOS: Consulta de precios P. VENTA: Punto de venta CAJA: Movimientos de Caja INVENTARIOS: Permite registrar uno o varios inventarios Fisicos CALCULADORA: INFORMES: Reportes estadísticos UTILIDADES: Calendario, Agenda, guía telefónica.

3. MENU PARAMETROS


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- CAJAS: Nos muestra un listado de las cajas apertura das para el sistema

Adicionar una nueva caja.- Seleccionamos un click en el icono con signo + Modificar los datos de una caja.- Seleccionamos la caja que queremos modificar y le damos click en el icono que esta al lado derecho de adicionar. Anular una caja.- Seleccionamos la caja que deseamos anular, y damos un click al icono con el signo –


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- CLIENTES

Adicionar un Nuevo cliente.- Seleccionamos un click en el icono con signo + Modificar los datos de un cliente.- Seleccionamos la caja que queremos modificar y le damos click en el icono que esta al lado derecho de adicionar. Anular un cliente.- Seleccionamos el cliente que deseamos anular, y damos un click al icono con el signo –

Los campos de la ficha del cliente que están con rojo son datos requeridos para la creación de un nuevo cliente (NIT, RAZON SOCIAL, FECHA NAC, CLIENTE ACTIVO), el resto de los campos son datos alternativos Un cliente no puede ser eliminado, si este tiene dependencias, si ventas que lo relacionen, y movimientos en caja.


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- ABC PRODUCTOS.- Catalogo de productos, donde se puede, registrar un nuevo producto, modificar, anular o eliminar. El listado nos muestra, código del producto, código de barras, descripción, unidad, precio de costo, precios de lista, stock, estado y si tiene una foto, se puede visualizar.

Adicionar un Nuevo producto.- Seleccionamos un click en el icono con signo + Modificar los datos de un producto.- Seleccionamos el producto que deseamos modificar y le damos click en el icono que esta al lado derecho de adicionar. Anular un producto.- Seleccionamos el producto que deseamos anular, y damos un click al icono con el signo –

- PROVEEDORES.- Es el catalogo de proveedores, donde se puede crear, modificar y dar de baja un proveedor


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Adicionar un Nuevo Proveedor.- Seleccionamos un click en el icono con signo + para crear un nuevo proveedor Modificar los datos de un proveedor.- Seleccionamos el proveedor que deseamos modificar y le damos click en el icono que esta al lado derecho de adicionar. Anular un producto.- Seleccionamos el proveedor que deseamos anular, y damos un click al icono con el signo –

- TIPOS DE MOVIMIENTO.- Nos permite definir los tipos de movimientos que vamos a manejar en el almacén tanto de ingreso, egreso y traspaso


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Adicionar un Nuevo Movimiento.- Seleccionamos un click en el icono con signo + para crear un nuevo movimiento Modificar los datos de un tipo de movimiento.- Seleccionamos el movimiento que deseamos modificar y le damos click en el icono que esta al lado derecho de adicionar. Anular un producto.- Seleccionamos el movimiento que deseamos anular, y damos un click al icono con el signo –

- CONCEPTOS MOV. CAJA.- Se definen los conceptos para los movimientos en caja, ingreso, egreso o traspaso.


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Adicionar un Nuevo Concepto.- Seleccionamos un click en el icono con signo + para crear un nuevo movimiento Modificar los datos de un Concepto.- Seleccionamos el movimiento que deseamos modificar y le damos click en el icono que esta al lado derecho de adicionar. Anular un concepto.- Seleccionamos el movimiento que deseamos anular, y damos un click al icono con el signo –


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4. MENU PROCESOS

- REGISTRO DE COMPRAS.- Permite registrar compras en el sistema, se puede registrar

compras al contado y al crédito.

Adicionar una Compra.- Seleccionamos un click en el icono con signo + para una nueva compra. Modificar una compra.- Solo se puede modificar una compra si se encuentra en estado emitido, caso contrario no se podrá modificar la compra, para modificar una compra seleccionamos la compra en estado emitido, que deseamos modificar y le damos click en el icono que esta al lado derecho de adicionar. Anular una compra.- Seleccionamos la compra en estado emitido y le damos anular en el icono con el signo – Revertir una compra.- Seleccionamos la compra en estado consolidado que deseamos revertir, y le damos un click con el botón derecho del mouse, y seleccionamos la opción anular la aplicación de inventarios.


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- CUENTAS X PAGAR.- Nos muestra un listado de todas las compras al crédito con saldo positivo.

Registro de los pagos.- Para registrar el pago de una compra al crédito, selecionamos la compra que deseamos cancelar, y presionamos click con el botón derecho del mouse, seleccionamos la opcion pagar cuenta. Se puede registrar el pago total de la cuenta o parcial.


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- PUNTO DE VENTA.- Permite registrar ventas, con o sin factura.

NIT/CI: introducimos el nit/ci del cliente y presionamos la tecla enter, si el cliente se encuentra registrado en el sistema automáticamente aparecerá. Si no se encuentra se debe crear al cliente. Habilitar el lector de código de barras: Clickeamos la opcion que dice lector activo. Una vez habilitado el lector, presionamos la tecla insert, y empezamos a leer los productos en sus respectivos códigos de barras. Opciones: permite configurar la impresión del papel en formato ticket, tanto para la factura como para la nota de entrega.

- REGISTRO DE VENTAS.- Permite visualizar las ventas que se van registrando en el punto de venta o en la misma venta.



Adicionar una venta.- Seleccionamos un click en el icono con signo + para una nueva venta. Modificar una venta.- Solo se puede modificar una venta si se encuentra en estado emitido, caso contrario no se podrá modificar la venta, para modificar una venta seleccionamos la compra en estado emitido, que deseamos modificar y le damos click en el icono que esta al lado derecho de adicionar. Anular una venta.- Seleccionamos la venta en estado emitido y le damos anular en el icono con el signo – Revertir una Venta.- Seleccionamos la Venta en estado consolidado que deseamos revertir, y le damos un click con el botón derecho del mouse, y seleccionamos la opción anular la aplicación de inventarios.



- CUENTAS POR COBRAR.- Muestra un listado de todas las ventas al crédito con saldo positivo, también podemos registrar el cobro de cada cuenta x cobrar.

Registro de los pagos.- Para registrar el cobro de una venta al crédito, seleccionamos la venta que deseamos cobrar, y presionamos click con el botón derecho del mouse, seleccionamos la opción cobrar saldo. Se puede registrar el pago total de la cuenta o parcial.



- ACTUALIZACION MANUAL DE PRECIOS.- Permite registrar la modificación de los precios,

tanto de costo como de ventas.

-

Seleccionamos, el producto que deseamos modificar el precios, ubicamos el cursor el la columna del precio que vamos modificar, y modifcamos el precio como una hoja Excel, para que los cambios tengan efectos, damos un click en el botón modificar que esta en la parte superior izquierda de la venta.

- COBROS Y PAGOS EN CAJA.- Permite registrar movimientos de egreso e ingresos en caja, los mismos que se clasifican de acuerdo al concepto que se utilize. Arqueos de caja, solo se puede hacer arqueos de caja, a todas las cajas menos a la caja principal o CAJA GENERAL.



Para hacer un movimiento de caja click boto derecho en el listado de los movimientos de caja, y nos despliega un menú con las siguientes opciones.

- INVENTARIO FISICO.- Permite el registro del inventario inicial o los inventarios periódicos que se realizan en la gestión.



- INVENTARIO ENTRADAS – SALIDAS.- Permite registrar movimientos de almacen, estos movimientos pueden ser salidas varias, salidas por sobrante, salidas por desechos o rotas, ingresos por ajuste, según el tipo de movimiento que se utilice o sea necesario, para crear



INGRESO DE ALMACEN.- Para registrar un ingreso de almacen, presionamos click en el botón que dice entra, colocamos una descripción del ingreso, seleccionamos el concepto, almacén, fecha, para cargar los productos presionamos la tecla insert. SALIDA DE ALMACEN.- Para registrar una salida de almacén, presionamos click en el botón que dice entra, colocamos una descripción de la salida, seleccionamos el concepto, almacén, fecha, para cargar los productos presionamos la tecla insert.



5. MENU REPORTES.- Tenemos un listado de reportes el mismo que esta clasificado por reportes estadísticos, facturación, ventas, movimientos de caja, almacenes e inventarios.



6. MENU HERRAMIENTAS.- Permite la configuración del sistema, Datos de la empresa, Grupos de usuario, registro de usuarios, privilegios de acceso, configuración de la base de datos, copias de seguridad de la base de datos y restauración de la base de datos.

- DATOS DE LA EMPRESA.- Permite la configuración de los datos de la empresa, para la

impresión de los reportes, notas de venta, tickets, etc.



PARAMETROS



- VALIDACION DEL CODIGO DE CONTROL

- GRUPO DE USUARIOS.- Permite la creación y modificación de los grupos de usuario,



- REGISTRO DE USUARIOS.- Permite registrar, modificar o dar de baja a los usuarios del sistema



Nombres: Datos personales del usuario Sucursal: Permite la asignación de la sucursal al usuario Grupo de usuario: Asignacion del perfil al usuario Nombre de usuario: nombre de usuario, el sistema diferencia entre un usuario (Ventas, VENTAS y ventas) Contraseña: la contraseña de acceso para el usuario. Usuario Activo: Para dar de alta a un usuario, debe estar marcado esta opcion, caso contrario no podrá acceder al sistema.



- PRIVILEGIOS DE ACCESO.- Permite la asignación de los permisos al grupo de usuarios.

- CONEXIÓN DE LA BASE DE DATOS.- Permite la configuración de la base de datos con el sistema.



Usuario: SYSDBA Password: masterkey

- RESPALDAR BASE DE DATOS.- Permite realizar copia de seguridad de la base de datos



- RESTAURAR BASE DE DATOS.- Permite restaurar la base de datos





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