MMAANNUUAALL SSIIMMPPLLIIFFIICCAADDOO DDEE CCOONNVVÊÊNNIIOOSS

AAuuddiittoorriiaa GGeerraall ddoo EEssttaaddoo ddee MMaattoo GGrroossssoo ddoo SSuull

Elaboração: Laura Cesco Gonçalves da Silva – Analista de Controle Interno / AGE Tatiana Silva da Cunha – Analista de Controle Interno / AGE

Colaboração: Ararê Ferreira da Cruz – Gestor de Processos /AGE Supervisão: Sandra Maria Mauro Lopes – Coordenadora de Auditoria Interna / AGE.

Copy Right © 2005. Auditoria Geral do Estado de Mato Grosso do Sul.

Campo Grande-MS 2005

APRESENTAÇÃO Este manual tem o objetivo de informar ao leitor os passos a serem cumpridos para a celebração de convênios com o governo do Estado de Mato Grosso do Sul.

As informações contidas neste manual obedecem ao Decreto Estadual n.º 11.261, de 16 de junho de 2003 e à Resolução Conjunta SEGES/SERC n.º 002, de 22 de julho de 2003.

Convênio é um ajuste firmado entre entidades da administração pública ou entre essas e

organizações particulares que objetivam interesses comuns. É, portanto, uma cooperação onde as partes se unem para a execução de um objetivo comum.

Neste sentido, e como em todo o âmbito de governo, os recursos financeiros devem ser bem aplicados, observando os princípios constitucionais da legalidade, impessoalidade, moralidade, publicidade e eficiência.

Sendo assim, a Auditoria Geral do Estado, elaborou este manual de convênios, com o auxílio da

Coordenadoria de Controle de Contratos e Convênios - CCON/SEGES, objetivando orientar as pessoas de como se deve proceder para o bom desenvolvimento de projetos e aplicação dos recursos públicos, respeitando os objetivos de acordo com a legislação pertinente e atendendo às necessidades da população.

3

SUMÁRIO 1. O QUE É UM CONVÊNIO?..........................................................................................................4 1.1. QUAIS SÃO AS PARTES DE UM CONVÊNIO? ................................................................................4 1.2. QUAL LEGISLAÇÃO DEVE SER CUMPRIDA PARA REALIZAÇÃO DOS CONVÊNIOS?..........................4 2. EXIGÊNCIAS BÁSICAS PARA FIRMAR CONVÊNIO COM O ESTADO .........................................5 2.1. A FASE DA PROPOSIÇÃO ..........................................................................................................5 2.2. A FASE DA HABILITAÇÃO..........................................................................................................6 3. PLANO DE TRABALHO ..............................................................................................................6 3.1. COMO PROCEDER PARA SOLICITAR ALTERAÇÃO NO PLANO DE TRABALHO? ...............................7 4. PROCEDIMENTOS PARA FIRMAR CONVÊNIOS ........................................................................7 4.1. APRESENTAÇÃO DA PROPOSTA..................................................................................................7 5. EXECUÇÃO DO CONVÊNIO ...................................................................................................8 5.1. COMO CONTROLAR UM CONVÊNIO, DEPOIS DE ASSINADO? .......................................................8 5.2. CUIDADOS A SEREM ADOTADOS DURANTE A EXECUÇÃO DO CONVÊNIO.....................................9 6. CAUSAS DE NULIDADES DO CONVÊNIO ................................................................................10 7. COMO SE DÁ O TÉRMINO OU A EXTINÇÃO DE UM CONVÊNIO? ............................................10 8. PRESTAÇÃO DE CONTAS ........................................................................................................11 8.1. A ENTREGA DA PRESTAÇÃO DE CONTAS .................................................................................. 11 8.2. QUAL A IMPORTÂNCIA DE SE APRESENTAR A PRESTAÇÃO DE CONTAS DE FORMA CORRETA E NO PRAZO REGULAR?.................................................................................................................. 11 8.3. PRESTAÇÃO DE CONTAS PARCIAL............................................................................................ 11 8.4. PRESTAÇÃO DE CONTAS FINAL................................................................................................ 13 8.5. O QUE ACONTECE SE A PRESTAÇÃO DE CONTAS FOR REJEITADA? ........................................... 13 9. ANÁLISE DA AUDITORIA GERAL DO ESTADO ........................................................................14 10. TOMADA DE CONTAS ESPECIAL ...........................................................................................14 11. CONDIÇÕES PARA QUE UM CONVÊNIO TENHA VALIDADE..................................................15 12. PRINCIPAIS PONTOS QUE ENSEJAM RESSALVA OU GLOSA................................................15 12.1. QUANTO AO PLANO DE TRABALHO ........................................................................................ 15 12.2. QUANTO AOS COMPROVANTES DE DESPESAS ........................................................................ 16 12.3. QUANTO AO PATRIMÔNIO ..................................................................................................... 16 12.4. QUANTO AO PRAZO............................................................................................................... 16 12.5. QUANTO A MOVIMENTAÇÃO FINANCEIRA ............................................................................. 17 12.6. QUANTO A OUTROS COMPROVANTES .................................................................................... 17 13. TERMO DE OUTORGA ...........................................................................................................17 13.1 CONCEITOS ........................................................................................................................... 17 13.2 CELEBRAÇÃO ......................................................................................................................... 17 13.3 CUIDADOS COM A UTILIZAÇÃO DOS RECURSOS ..................................................................... 18 13.4 PRESTAÇÃO DE CONTAS ........................................................................................................ 19 13.5 RENÚNCIA, SUSPENSÃO E RESCISÃO ...................................................................................... 21 13.6 AS PENALIDADES ................................................................................................................... 21 13.7 FORMULÁRIOS DO TERMO DE OUTORGA ................................................................................ 22

4

1. O QUE É UM CONVÊNIO?

O Convênio ou instrumento similar: é um acordo firmado entre a administração estadual, autárquica ou fundacional e outra entidade pública ou organização particular, que tem por objetivo a execução descentralizada, em regime de mútua cooperação, de programa, projeto ou atividades de interesse comum.

Fala-se também em Instrumento Similar que é um termo de acordo, ajuste, cooperação,

outorga ou congêneres, que estabelecem obrigações de natureza financeira, celebrados por órgão ou entidade da administração pública estadual com entidade pública, privada ou pessoa física, para o desenvolvimento de projetos, atividades, eventos ou ações de interesse comum.

1.1. QUAIS SÃO AS PARTES DE UM CONVÊNIO? Concedente - é o órgão ou entidade da Administração Pública Estadual responsável pela transferência dos recursos financeiros ou pela descentralização dos créditos orçamentários destinados à execução do objeto, também tem a responsabilidade de supervisionar, controlar e fiscalizar a execução do convênio, bem como apreciar as prestações de contas que forem apresentadas pelo convenente. Convenente - é a pessoa jurídica de direito público ou privado com a qual o órgão ou entidade da administração estadual pactua a execução de programa, projeto ou atividade, mediante a celebração de convênio ou instrumento similar. Interveniente - é o órgão ou entidade da administração pública ou organização privada que participa do convênio, manifestando sua aprovação ou assumindo obrigações em nome próprio ou na execução do objeto. Outorgado - é pessoa física que firma o termo de outorga com órgão ou entidade da administração pública. Executor - é o órgão ou entidade responsável diretamente pela execução do objeto do convênio, caso o convenente não tenha tal responsabilidade. Coordenador - é a pessoa física, vinculada à entidade pública ou privada, responsável direta pela execução do projeto ou atividade privada, responsável direta pela execução do projeto ou atividade objeto de convênio ou instrumento similar. Gestor - é a pessoa jurídica responsável pela gerência administrativa e financeira dos créditos repassados por meio de convênio para execução de projeto ou atividade e pelo acompanhamento, comprovação da aplicação dos recursos liberados e prestação de contas. 1.2. QUAL LEGISLAÇÃO DEVE SER CUMPRIDA PARA REALIZAÇÃO DOS CONVÊNIOS?

A Administração Pública do Estado de Mato Grosso do Sul deverá firmar seus convênios observando

a seguinte legislação: ♦ Lei Complementar Federal n.º 101, de 04 de maio de 2000, artigo 25; ♦ Lei Federal n.º 4.320, de 17 de março de 1964; ♦ Lei Federal n.º 8.666, de 21 de junho de 1993 e alterações posteriores; ♦ Instrução Normativa do Tesouro Nacional

5

♦ Lei Estadual n.º 2.152, de 26 de outubro de 2000; ♦ Decreto Estadual n.º 11.261, de 16 de junho de 2003; ♦ Resolução Conjunta SEGES/SERC n.º 002 de 22 de julho de 2003; ♦ Resolução Conjunta SEGES/SERC n.º 003 de 05 de agosto de 2003; ♦ Resolução Conjunta SEGES/SERC n.º 010, de 10/09/04 (FERTEL); ♦ Portaria Normativa FERTEL n.º 01 de 13/0/04; ♦ Resolução Normativa/TC/MS n.º 053, de 12/05/04 (RECURSOS FEDERAIS); ♦ Resolução Conjunta SEGES/SERC n.º 011, de 26/01/04 (LIMITE 1000 UFERMS).

2. EXIGÊNCIAS BÁSICAS PARA FIRMAR CONVÊNIO COM O ESTADO

A formação do convênio pela Administração Pública se inicia após as fases de proposição, cadastramento e de habilitação, em processo administrativo próprio, protocolado e autuado no Órgão ou Entidade que ceder o recurso.

Para se conveniar com o Estado, devem ser atendidos alguns requisitos preliminares que estão

previstos nas fases de proposição, cadastramento e habilitação. 2.1. A FASE DA PROPOSIÇÃO

É a fase em que o convenente apresenta o Plano de Trabalho, solicitando a execução de

programas ou a realização de eventos que estejam previstos em programas do Estado ou em ações de descentralização de recursos públicos. O atendimento de tal solicitação se dá através da análise do Plano de Trabalho, devendo existir oportunidade, conveniência ou prioridade para escolha dos possíveis partícipes, observando a natureza do convênio, a região, as metas e os programas específicos.

Nesta fase o proponente, para seu registro e cadastramento da proposta, deverá comprovar

situação de regularidade e existência jurídica mediante apresentação dos seguintes documentos: I - cópia do respectivo cartão de inscrição no Cadastro Nacional de Pessoa Jurídica (CNPJ);

II - comprovante do registro de entidade de fins filantrópicos no Conselho Municipal de Assistência Social – CMAS, se for o caso;

III - cópia do ato de reconhecimento da sua condição de utilidade pública, se for o caso;

IV - declaração de funcionamento regular nos últimos três anos, emitida no exercício, por autoridade local, nos casos de entidade filantrópica;

V - cópia da ata de posse ou ato de designação dos seus dirigentes, acompanhado de cópia do estatuto social ou regimento interno, nos casos em que o convenente for entidade privada sem fins lucrativos ou com finalidade filantrópica;

6

VI - cópia do documento de identidade (RG) e da inscrição no Cadastro de Pessoa Física (CPF) do dirigente;

VII - previsão de disponibilidade orçamentária, quando for exigido, para atender à contrapartida, nos casos em que o convenente for ente público; VIII - Declaração de Cumprimento de Condicionantes Legais, inclusive obediência à LRF.

2.2. A FASE DA HABILITAÇÃO

Nesta fase o convenente deve comprovar que possui habilitação jurídica, capacidade legal,

regularidade fiscal e situação de adimplência junto ao Estado de Mato Grosso do Sul, apresentando os seguintes documentos:

I. Certidões de regularidade fornecidas pela Secretaria de Estado de Receita e Controle – SERC;

II. Certidão de inexistência de débito junto ao Instituto Nacional da Seguridade Social – INSS, referentes aos três meses anteriores à intenção de conveniar ou Certidão Negativa de Débito – CND atualizada;

III. Certificado de Regularidade do Fundo de Garantia por Tempo de Serviço – FGTS, fornecido

pela Caixa Econômica Federal;

IV. Declaração de que não se encontra em situação de inadimplência com a Administração Pública;

V. Certidão de regularidade com as prestações de contas de recursos anteriormente recebidos.

3. PLANO DE TRABALHO

O Plano de Trabalho é um documento que traz a descrição detalhada das responsabilidades e

obrigações assumidas por cada um dos participantes, devendo acompanhar a proposta de convênio. O modelo de Plano de Trabalho encontra-se disponível nos setores de convênio dos órgãos

repassadores, na Coordenadoria de Controle de Contratos e Convênios/SGA/SEGES ou no site: www.seges.ms.gov.br (Resolução Conjunta SEGES/SERC nº 002 de 22 de julho de 2003).

Conforme o art. 116 da Lei nº 8.666/93 (Lei das Licitações), a celebração de convênio por

órgãos ou entidades públicas depende da aprovação prévia do Plano de Trabalho, que deve conter, no mínimo, as seguintes informações:

� identificação especificada do objeto a ser executado; � metas a serem atingidas (qualitativa e quantitativamente); � etapas ou fases da execução; � plano de aplicação dos recursos financeiros; � cronograma de desembolso; � previsão do início e do fim da execução do objeto, bem como da conclusão das etapas

ou fases programadas;

7

� comprovação de que os recursos próprios (contrapartida) estão assegurados, salvo se o custo total do empreendimento recair sobre a entidade ou órgão descentralizador.

O Plano de Trabalho não pode ser elaborado de forma genérica, devendo trazer, clara e

sucintamente, todas as informações suficientes para a identificação do projeto, atividade ou evento de duração certa.

3.1. COMO PROCEDER PARA SOLICITAR ALTERAÇÃO NO PLANO DE TRABALHO? Para solicitar a alteração no Plano de Trabalho, deverá ser apresentada uma proposta de

repactuação, com as devidas justificativas. O ordenador da despesa deverá dar a anuência do órgão concedente para a validade da alteração.

→ Observar que a alteração no Plano de Trabalho não pode modificar o objeto do convênio e que, tal procedimento configura-se uma excepcionalidade, devendo ser adotado somente em casos estritamente necessários.

4. PROCEDIMENTOS PARA FIRMAR CONVÊNIOS

O órgão ou entidade que pretende firmar convênio com o Estado deverá cumprir algumas

exigências e obedecer determinados procedimentos. 4.1. APRESENTAÇÃO DA PROPOSTA

Dando-se início ao processo, o interessado em firmar convênio com o Estado de MS deverá apresentar a proposta ao órgão ou entidade concedente, que irá analisar a mesma.

Caso o concedente verifique que não há previsão orçamentária para a referida proposta, esta

deverá ser reformulada pelo interessado (convenente) e, assim, ser analisada novamente. Havendo previsão orçamentária, o concedente fará o cadastramento da proposta no SIAFEM,

que automaticamente fornecerá um número para tanto. Em seguida, a Coordenadoria de Controle de Contratos e Convênios - CCON/SEGES fará a análise da conformidade da proposta.

Se a CCON/SEGES verificar qualquer irregularidade, a proposta deverá ser regularizada. Caso a

proposta esteja em conformidade, a CCON/SEGES dará a autorização para o prosseguimento.

→ Nesta etapa, a CCON/SEGES irá bloquear os dados da proposta, para que, no caso de necessidade da mesma ser alterada, antes solicitem à CCON/SEGES para autorizar a alteração.

Em seguida o concedente irá fazer o ordenamento da despesa e posteriormente elaborar a

minuta do convênio que será analisada e aprovada em parecer jurídico proferido por profissional do quadro de pessoal do concedente (na hipótese de não conformidade a minuta deverá ser reformulada).

Estando aprovada a minuta, emitir-se-á a nota de empenho e a seguir o convenente e o

concedente assinam o termo de convênio. Depois de assinado o termo de convênio o concedente terá o prazo de 20 (vinte) dias (contado

do quinto dia útil do mês seguinte ao da assinatura) para publicá-lo no Diário Oficial de MS. Publicado o convênio, o concedente encaminhará no prazo de 5 (cinco) dias úteis, cópia do

extrato da publicação juntamente com cópia do termo de Convênio (art. 14 da Resolução Conjunta SEGES/SERC nº 002 de 22 de julho de 2003) para a CCON/SEGES.

8

A CCON/SEGES fará a conferência dos dados da proposta, autorizado por ela inicialmente, com as informações constantes na publicação e no Termo de Convênio.

Se estiverem compatíveis as informações a CCON/SEGES, efetiva a proposta e informa a

Coordenadoria do Tesouro para pagamento, com a conseqüente liberação de recursos. Caso haja desconformidade com os dados, a CCON/SEGES irá suspender a liberação do recurso,

informando o concedente para que tome as devidas providências (art. 14 parágrafo único da Resolução Conjunta SEGES/SERC nº 002 de 22 de julho de 2003).

Se o concedente tomar as providências, determinará a liberação dos recursos, caso contrário, o

convênio será rescindido.

5. EXECUÇÃO DO CONVÊNIO

É a fase que se inicia após o recebimento dos recursos, quando começam a se desenvolver as

atividades previstas para a consecução do produto final do convênio. 5.1. COMO CONTROLAR UM CONVÊNIO, DEPOIS DE ASSINADO? → O concedente deverá providenciar a publicação do extrato do convênio no prazo de vinte dias, contado do quinto dia útil do mês seguinte ao da assinatura. → Assinado e publicado seu extrato, o termo de convênio e seus anexos deverão ser encaminhados, em cópia, no prazo de cinco dias úteis, à Coordenadoria de Controle de Contratos e Convênios/SEGES, que fará a conferência das condições ajustadas com os registros lançados, dando a devida efetivação no SIAFEM. → Os convênios serão lavrados nos órgãos e entidades concedentes, as quais manterão, em unidade administrativa da sua estrutura, arquivo cronológico dos seus autógrafos e registro sistemático do seu extrato, para verificação dos órgãos de controle interno e externo. → O convenente deverá movimentar os recursos em conta bancária específica, indicada pelo concedente. → Os recursos serão mantidos em conta bancária específica, sendo utilizados somente para o pagamento de despesas previstas no Plano de Trabalho, por meio de cheque, cartão magnético, quando houver emissão de comprovante, ordem bancária em nome do credor ou para aplicação no mercado financeiro ou devolução do saldo ao concedente. → Enquanto os recursos não forem utilizados eles deverão obrigatoriamente ser aplicados em cadernetas de poupança de instituição financeira oficial se a previsão de seu uso for igual ou superior a um mês. → Quanto às receitas financeiras auferidas, estas deverão ser obrigatoriamente computadas a crédito do convênio ou termo similar e aplicadas, de forma exclusiva, dentro de sua finalidade, devendo constar de demonstrativo específico que integrará as prestações de contas, e não poderão ser computadas como contrapartida devida pelo convenente. → O convenente manterá registros contábeis individualizados das receitas e despesas do convênio, providenciando a criação de um sistema de controle junto à área de finanças, com vista a facilitar tanto a execução, quanto à prestação de contas futura. → As entidades sem fins lucrativos deverão observar a Resolução do Conselho Federal de Contabilidade n.º 877, de 18/04/2000.

→ Quando a entidade partícipe estiver sujeita às disposições da Lei federal 4.320, de 17/03/1964, as receitas e despesas do convênio deverão ser incluídas no respectivo orçamento.

9

→ Designar um gestor responsável pela execução do convênio, o qual se responsabilizará, inclusive, pela elaboração da prestação de contas. É aconselhável que o gestor mantenha uma estrutura de controle que permita o acompanhamento físico-financeiro.

→ Quando se tratar de obras e/ou serviços de engenharia, designar responsável técnico e providenciar na Anotação de Responsabilidade Técnica (ART);

→ Fazer pesquisas de preços de mercado, comprovadas por orçamentos levantados na localidade ou região antes da realização dos gastos, quando a entidade partícipe não estiver sujeita às disposições da Lei 8.666/93. Do contrário, as disposições desta Lei deverão ser observadas integralmente, em especial no que tange às situações de Dispensa e Inexigibilidade, que devem ser bem fundamentadas; → Responsabilizar-se pelos encargos fiscais, comerciais, trabalhistas e previdenciários ou outros de qualquer natureza, decorrentes das operações efetuadas para a execução do convênio;

→ Atentar para que os documentos comprobatórios das despesas realizadas (faturas, recibos, notas fiscais e outros) sejam emitidos em nome do convenente ou executor, com identificação do número do convênio, devendo observar que a nota fiscal abrangida pela competência tributária estadual, não seja emitida após o prazo de validade, sob pena de não ser aceita como comprovante de despesa. → Os documentos acima referidos devem ser mantidos, em primeira via no original, em arquivo próprio, juntamente com os extratos bancários, para que não extraviem, até a montagem do processo de prestação de contas para apreciação do órgão concedente. → As despesas realizadas com recursos da contrapartida também deverão ser comprovadas, nas primeiras vias originais dos documentos fiscais ou equivalentes.

→ Contribuir com a contrapartida, quando o convênio assim o exigir.

→ Acompanhar e fiscalizar os contratos com terceiros para a execução dos objetivos do convênio, responsabilizando-se pelos recebimentos provisórios e definitivos relativos a obras e/ou serviços de engenharia;

→ Comunicar, tempestivamente, os fatos que poderão ou estão a afetar a execução normal do convênio para permitir ao órgão ou entidade que cedeu o recurso à adoção de providências em tempo hábil;

→ Observar a data para a prestação de contas dos recursos recebidos.

5.2. CUIDADOS A SEREM ADOTADOS DURANTE A EXECUÇÃO DO CONVÊNIO

Aqui, serão abordados alguns cuidados importantes para que inexistam falhas durante a execução

do convênio, senão vejamos:

→ não se desviar da finalidade original do convênio; → não celebrar convênio com mais de uma instituição para o cumprimento do mesmo objeto, exceto quando se tratar de ações complementares, o que deverá ficar consignado no respectivo convênio, delimitando-se as parcelas referentes de responsabilidades deste e as que devam ser executadas à conta do outro instrumento (art. 23, Parágrafo único, do Decreto 11.261/2003); → não incorrer em atraso não justificado no cumprimento de etapas ou fases programadas; → não admitir práticas atentatórias aos princípios fundamentais da Administração Pública nas contratações e demais atos praticados, sob pena de suspensão das parcelas (art. 20, do Decreto 11.261/2003); → cumprir fielmente as cláusulas ou condições estabelecidas no convênio (art. 8.º, do Decreto 11.261/2003);

10

→ em caso de denúncia, conclusão, rescisão ou extinção do instrumento, devolver os saldos, em no máximo 30 dias, sob pena de instauração de Tomada de Contas Especial (art. 18, §4.º do Decreto 11.261/2003); → não utilizar recurso em desacordo com o Plano de Trabalho/Atendimento, sob pena de rescisão do convênio e de instauração de Tomada de Contas Especial (art. 28, I, do Decreto 11.261/2003); → apresentar a prestação de contas parcial, quando se tratar de convênio de três ou mais parcelas, sob pena de suspensão das parcelas e, até, de rescisão do convênio (art. 19, § 2.º do Decreto 11.261/2003).

6. CAUSAS DE NULIDADES DO CONVÊNIO

O art. 13 do Decreto 11.261/2003 traz uma série de situações que dão causa à nulidade nos

convênios e conseqüente responsabilização do agente causador. Sendo assim, fica proibido incluir, tolerar ou admitir nos Termos de Convênios, cláusulas ou

condições que prevejam ou permitam:

I. aditamento para mudança de objeto e ou substituição do convenente, salvo no caso de apoio cultural ou esportivo, quando o novo convenente deverá se habilitar como o substituído;

II. pagamento de gratificação, serviços de consultoria, assistência técnica ou assemelhados ou qualquer forma de remuneração aos servidores que pertençam aos quadros da concedente;

III. utilização dos recursos em finalidade diversa da estabelecida no respectivo instrumento, ainda que em caráter de emergência;

IV. atribuição de efeitos financeiros retroativos;

V. realização de despesas em data anterior ao início da sua vigência ou posterior ao seu término

VI. pagamento de multas, juros ou correção monetária, inclusive referente a recolhimentos fora

do prazo;

VII. transferência de recursos para clubes, associações de servidores ou quaisquer entidades congêneres, excetuadas creches e escolas de atendimento pré-escolar;

VIII. realização de despesas com publicidade, salvo as de caráter educativo, informativo ou de orientação social, das quais não constem nomes, símbolos ou imagens que caracterizem promoção pessoal de autoridades ou servidores públicos;

IX. realização de despesa com aquisição de mercadorias ou bens, ou com utilização de serviços abrangidos pela competência tributária estadual, acobertada por documento fiscal emitido após o prazo de validade.

7. COMO SE DÁ O TÉRMINO OU A EXTINÇÃO DE UM CONVÊNIO?

O Convênio termina quando ocorre a realização integral do objeto com a posterior aprovação

da prestação de contas pelo Órgão que cedeu o recurso. Entretanto, poderá haver motivos para a extinção

11

antecipada, acarretando a devolução dos recursos recebidos pela entidade partícipe, atualizados monetariamente. São motivos para a extinção antecipada do convênio:

� a utilização dos recursos liberados em desacordo com o Plano de Trabalho; � a não-aplicação ou aplicação dos recursos no mercado financeiro em desacordo

com o disposto no termo firmado; � a falta de apresentação dos relatórios de execução físico-financeira e das

prestações de contas parcial e final, nos prazos estabelecidos. Cabe alertar que a extinção do convênio seja qual for o motivo, não exime seus partícipes das

responsabilidades e obrigações originadas durante o período em que estiveram conveniados.

8. PRESTAÇÃO DE CONTAS

8.1. A ENTREGA DA PRESTAÇÃO DE CONTAS

O ato de recebimento, pela concedente, do expediente referente a prestação de contas não significa que houve a sua aceitação, como regular, nem tampouco a quitação da prestação de contas ou a desobrigação da juntada de outros documentos previstos em cláusula de convênio. Para tanto, haverá a necessidade do exame quanto ao conteúdo da documentação encaminhada, da comprovação das despesas com base em documentos fiscais reconhecidamente hábeis, emitidos em nome do convenente, com identificação do número do convênio.

Salienta-se a importância da observação do prazo fixado no convênio para entrega da prestação

de contas. Cabe ressaltar que as Prestações de Contas entregues de maneira incompleta poderão ter o seu

recebimento rejeitado, de plano, pelo Órgão responsável pela apreciação, sujeitando-o as penalidades previstas em lei. 8.2. QUAL A IMPORTÂNCIA DE SE APRESENTAR A PRESTAÇÃO DE CONTAS DE FORMA CORRETA E NO PRAZO REGULAR?

A não apresentação da prestação de contas no prazo regulamentar vem causando sérios transtornos

à Administração Pública, resultando, com freqüência, na instauração de Tomada de Contas Especial. A Tomada de Contas Especial, por sua vez, é um procedimento que demanda mão-de-obra e, por

conseguinte, resulta num alto custo para o Governo do Estado. Além disso, na hipótese de omissão ou irregularidade, a população a ser atendida resta prejudicada, pois o órgão ou entidade convenente fica impossibilitado de receber novos recursos estaduais e resulta em sérias sanções contra o responsável pelo dano. 8.3. PRESTAÇÃO DE CONTAS PARCIAL

A prestação de contas parcial deve ocorrer quando se tratar de convênio onde há liberação de

três ou mais parcelas. Libera-se a primeira e segunda parcelas. Para o convenente receber a terceira parcela ele

deverá prestar contas da primeira parcela para receber a quarta parcela, deverá prestar contas da segunda e assim sucessivamente até a liberação da última parcela.

12

Num primeiro momento, a prestação de contas parcial deverá ser instruída dos seguintes documentos (descritos nos incisos II, III, IV, V, VI, VII, X, XI e XII, do art. 21 da Resolução Conjunta SEGES/SERC n.º 002 de 22 de julho de 2003):

II. relatório de execução físico-financeira – Anexo IX-A ou Anexo IX-B,

conforme o caso; III. demonstrativo da execução da receita e despesa, evidenciando os

recursos recebidos em transferências, a contrapartida, os rendimentos auferidos da aplicação dos recursos no mercado financeiro, quando for o caso, bem como dos saldos – Anexo X;

IV. relação de pagamentos efetuados – Anexo XI; V. relação dos bens adquiridos, produzidos ou construídos com recursos

recebidos – Anexo XII; VI. extrato da conta bancária específica do período do recebimento da

primeira parcela até o último pagamento; VII. conciliação bancária – Anexo XIII; X. cópia do despacho adjudicatório e homologação das licitações realizadas

ou justificadas para sua dispensa ou inexigibilidade, com o respectivo embasamento legal, quando o convenente for órgão ou entidade de Administração Pública.

XI. juntada de documentos comprobatórios da coleta de preços prevista no

parágrafo único do artigo 26 do Decreto nº 11.261, de 16 de junho de 2003, se for o caso;

XII. relatório de atendimento, quando o convênio destinar-se a serviços de

ação continuada na área social – Anexo XIV;

Quando for o caso, também deverão ser apresentados os documentos constantes nos incisos IX e X do art. 21 da Resolução (VIII - cópia do termo de aceitação definitiva da obra, quando o instrumento objetivar a execução de obra ou serviço de engenharia; IX - comprovante de devolução dos saldos financeiros remanescentes).

Desta forma, é importante ressaltar o que dispõe o Parágrafo Único do art. 14 da referida

Resolução:

“O convenente fica dispensado de juntar à prestação de contas parcial os documentos especificados nos incisos do VIII ao XII do artigo 21, desde que já tenham sido apresentadas em prestação de contas de parcelas anteriormente recebidas.”

À medida que as parcelas vão sendo liberadas e apresentadas as prestações de contas, é

montado um processo administrativo para tanto. Em tal processo de prestação de contas é feita uma análise da regularidade da aplicação dos recursos.

→ SE NÃO ESTIVER REGULAR: O Ordenador de Despesas irá suspender a liberação das parcelas restantes, notificação o convenente para, no prazo de 30 dias, sanar as irregularidades ou cumprir a obrigação.

� Se regularizou, o concedente irá liberar as próximas parcelas. � Se não regularizou, permanece suspensa a liberação de parcelas, registrando a

inadimplência no SIAFEM e instaurando TOMADA DE CONTAS ESPECIAL.

13

→ SE ESTIVER REGULAR, dá-se continuidade na liberação das parcelas, prestando contas das mesmas até a prestação de contas final.

Oportunamente, a unidade de contabilidade analítica registrará no SIAFEM o resultado da

análise da prestação de contas parcial, com base no parecer emitido pelo setor de tomada de contas do concedente ou unidade equivalente.

8.4. PRESTAÇÃO DE CONTAS FINAL

A prestação de contas final ocorre quando é feita a liberação da última parcela do convênio. Trata-se de uma etapa onde são apresentados todos os documentos relacionados no art. 21 da Resolução Conjunta SEGES/SERC n.º 002/03, ou seja, todos aqueles mencionados na prestação de contas parcial e mais o relatório de cumprimento do objeto (inciso I).

Se o convenente for órgão ou entidade da administração pública estadual que movimente

recursos pela conta única, o mesmo não precisará apresentar o extrato da conta bancária e a conciliação bancária (incisos VI e VII do art. 21, acima mencionado).

Vencido o prazo previsto para aplicação da última parcela ou para o cumprimento das

obrigações pactuadas no convênio, o convenente deverá apresentar a prestação de contas final ao concedente no prazo de trinta dias.

O concedente, ao receber a prestação de contas final, providenciará, imediatamente, o registro

de seu recebimento no SIAFEM. Caso referida prestação não seja apresentada no prazo de trinta dias, é feito um registro de inadimplência do convenente no SIAFEM.

O órgão ou entidade concedente deverá, em 60 (sessenta) dias, contados do recebimento da

prestação de contas final, verificar a correta e regular aplicação dos recursos do convênio e emitir relatório sobre a aprovação ou não da prestação de contas apresentada.

� Constatada irregularidade na prestação de contas o concedente fixará prazo compatível,

dentro do período de 60 dias (fixados no caput do art. 26 da Resolução 002/03), para o convenente promover sua correção, apresentar justificativa e ou devolver os recursos cuja aplicação tenha sido impugnada, devidamente corrigido.

• Se o convenente não tomar providências, será registrada a inadimplência do convenente. • Se o convenente tomar providências, e estando regular a prestação de contas, o processo é encaminhado à Auditoria Geral do Estado para as devidas providências.

� Aprovada a prestação de contas, o processo é encaminhado à Auditoria Geral do

Estado que irá registrar o recebimento e prosseguir com análise da documentação e da prestação de contas.

8.5. O QUE ACONTECE SE A PRESTAÇÃO DE CONTAS FOR REJEITADA?

Se a prestação de contas for rejeitada, seja por omissão do partícipe conveniado, seja pela aplicação dos recursos transferidos em desacordo com o previsto no objeto do convênio ou mesmo pela ausência injustificada de prestação de contas, se em decorrência da execução do convênio resultarem prejuízos ao erário, o dirigente do órgão concedente fica obrigado a instaurar de TOMADA DE CONTAS ESPECIAL. Assim, depois de concluída, admitida a hipótese de ter ocorrido a irregularidade, esta TOMADA DE CONTAS ESPECIAL deverá ser encaminhada ao Tribunal de Contas, com vista a sua análise, julgamento e sanção.

14

Caso haja, ainda, a possibilidade da ocorrência crime, esse processo será encaminhado à análise do Ministério Público, que, se for o caso, providenciará a instauração do respectivo processo-penal.

9. ANÁLISE DA AUDITORIA GERAL DO ESTADO

Depois de elaborado o relatório final pelo concedente, a prestação de contas, será

encaminhada, no processo original da concessão, à Auditoria Geral do Estado - AGE, que registrará o seu recebimento no SIAFEM.

→ Constatada a irregularidade (que enseja glosa), a Auditoria Geral do Estado

providenciará o registro da inadimplência no SIAFEM, emitirá certificado correspondente e fará retornar o processo ao concedente para as providências.

• No prazo de até trinta dias, o concedente deverá notificar o convenente, fixando prazo para cumprimento da exigência sobre a irregularidade e requerer justificativas e ou a devolução dos recursos, cuja aplicação tenha sido glosada.

- Considerando procedente as justificativas ou suficientes as providências

tomadas pelo convenente, o concedente notificará a AGE solicitando baixa da inadimplência no SIAFEM.

- O concedente deverá enviar o processo com a prestação de contas para

o Tribunal de Contas do Estado, com ressalvas ou não, dentro dos trinta dias referidos acima.

→ Constatada a regularidade (ou verificado que a irregularidade não enseja glosa), a

Auditoria Geral do Estado emitirá o certificado correspondente e devolverá o processo ao concedente, que o encaminhará ao Tribunal de Contas do Estado.

A não aprovação da prestação de contas do convênio pelo Tribunal de Contas deverá ser

registrada pelo concedente no SIAFEM, como inadimplência do convenente. Quando o novo administrador ou dirigente do órgão ou entidade convenente comprovar que

tomou providências para cobrança pela via judicial do responsável pela aplicação irregular ou ilegal de recursos de convênio, poderá ser promovida a baixa do registro da inadimplência

Após julgamento pelo Tribunal de Contas do Estado da execução e prestação de contas do

convênio, o processo deverá ser mantido em arquivo do concedente pelo prazo de cinco anos, em boa ordem e a disposição dos órgãos de controle interno e externo.

10. TOMADA DE CONTAS ESPECIAL

Tomada de Contas Especial é um procedimento administrativo realizado pelo Governo do Estado,

que tem por finalidade a apuração dos fatos, a identificação dos responsáveis e a quantificação do débito. O responsável em uma Tomada de Contas Especial é o agente que assinou o convênio,

responsabilizando-se pelas obrigações assumidas pela convenente. Por exemplo, quando o convenente é uma Prefeitura, o responsável é o Prefeito ou seu substituto legal .

15

Será instaurada Tomada de Contas Especial para apuração dos fatos, identificação dos responsáveis e avaliação dos danos, por determinação do ordenador de despesa do órgão ou entidade concedente, quando:

i a prestação de contas não for apresentada no prazo; i houver indícios de desfalque ou desvio de recursos ou de prática de qualquer ato ilegal, ilegítimo ou antieconômico de que resulte frustração dos objetivos do convênio.

Caso não seja instaurada a Tomada de Contas, deve-se atentar o que prescreve o parágrafo

único do art. 31 da Resolução Conjunta n.º 002/2003:

“Parágrafo Único. A não instauração da Tomada de Contas implicará na responsabilidade solidária do ordenador da despesa da concedente”.

E, em caso de omissão da concendente, caberá à Auditoria-Geral do Estado determinar a instauração da Tomada de Contas, fixando prazo para seu cumprimento.

Instaurada a Tomada de Contas Especial, caberá ao concedente ou à Auditoria-Geral do Estado,

conforme o caso, registrar a inadimplência no SIAFEM. Somente será dada baixa do registro de inadimplência quando a prestação de contas for

aprovada ou o valor integral do débito imputado for recolhido, acrescido de correção monetária e juros de mora, bem como as justificativas e as alegações de defesa julgadas necessárias.

11. CONDIÇÕES PARA QUE UM CONVÊNIO TENHA VALIDADE

Para que o convênio tenha validade, além dos requisitos até aqui levantados, é imprescindível o cumprimento dos seguintes pressupostos:

→ emissão do empenho pelo órgão concedente até a data assinatura do convênio; → assinatura do termo de convênio pelos participantes, por duas testemunhas devidamente qualificadas e pelo interveniente, se houver; → publicação do extrato do convênio no Diário Oficial do Estado (essa publicação é providenciada pelo órgão repassador).

12. PONTOS QUE GERAM RESSALVA OU GLOSA 12.1. QUANTO AO PLANO DE TRABALHO

→ Ausência do Plano de Trabalho devidamente aprovado pelo órgão concedente; → Remanejamento de recursos com relação ao Plano de Trabalho sem autorização prévia (GLOSA);

16

→ Relação dos itens do plano de trabalho com nomes genéricos enquanto que a nota fiscal encontra-se com nome científico do produto adquirido;

12.2. QUANTO AOS COMPROVANTES DE DESPESAS

→ Falta de atestos nos documentos comprobatórios de despesas; → Documentos comprobatórios de despesas em “fotocópias” (GLOSA); → Ausência de relatório de viagens, quando for o caso; → Utilização de recursos fora do objeto (GLOSA); → Não utilização correta da “contrapartida” (fora do objeto, em fotocópias e em valor menor do que

o estipulado) (GLOSA); → Pagamento de juros e multas com recursos do convênio e/ou da contrapartida (GLOSA); → Ausência de identificação do número de convênio nos documentos comprobatórios de despesas; → Documentos comprobatórios de despesas sem recibo de pagamento, datado e assinado; → Ausência do documento comprobatório dos recolhimentos dos tributos, quando for o caso

(GLOSA).

12.3. QUANTO AO PATRIMÔNIO

→ Ausência do Termo de Doação de Bens, quando for o caso.

12.4. QUANTO AO PRAZO

→ Encaminhamento da prestação de contas fora do prazo; → Encaminhamento do processo de prestação de contas à Auditoria Geral do Estado fora prazo ; → Utilização dos recursos “antes e após a vigência do convênio” (GLOSA); → Notas fiscais com prazo vencido para sua emissão (GLOSA); → Aditamento do convênio com prazo extrapolado (GLOSA); → Publicação do termo do convênio e seus aditivos além do prazo de 20 dias (contado do quinto dia

útil do mês seguinte ao da assinatura); → Ao determinar prazo de vigência, estipular “a partir da data da assinatura do termo até a uma

determinada data” e não da liberação dos recursos. OBS. Ter sempre em mente que contagem de dias é diferente da contagem de meses. (Ex.: 90 dias não equivalem a 03 (três) meses.)

17

12.5. QUANTO A MOVIMENTAÇÃO FINANCEIRA

→ Falta de aplicação dos recursos no mercado financeiro; → Ausência de extratos bancários e/ou apresentação incompleta dos mesmos; → Contas bancárias não específicas.

12.6. QUANTO A OUTROS COMPROVANTES

→ Ausência da declaração do ordenador de despesas sobre os débitos anteriores do órgão

conveniado; → Ausência de cópia do termo de adjudicação e homologação; → Apresentação com rasuras dos demonstrativos, balancete financeiro, relação de pagamento e

conciliação bancária; → Os demonstrativos deverão ser feitos separadamente. Ex.: do recurso recebido, da contrapartida,

dos recursos próprios (quando for o caso) e dos rendimentos auferidos; → Ausência da relação dos bens adquiridos; → Prestação de contas não homologada.

13. TERMO DE OUTORGA O Termo de Outorga é submetido às disposições do Decreto n° 11.261 de 16 de junho de

2003, e seus regulamentos, quando couber. 13.1. CONCEITOS

Termo de Outorga é o instrumento similar ao convênio que concede apoio financeiro a pessoa física

para a execução de projetos ou atividade de interesse comum entre o concedente e o outorgado. Concedente é a pessoa jurídica de direito público ou privado com a qual o órgão ou entidade da

administração estadual pactua a execução de programa, projeto ou atividade, mediante a celebração de Termo de Outorga.

Outorgado é a pessoa física que firma termo de outorga com órgão ou entidade da administração

pública.

13.2. CELEBRAÇÃO

Para formalizar o Termo de Outorga, deve ser atendidos, basicamente, os requisitos constantes nos incisos de I a VIII do art. 1.º, da Resolução Conjunta SEGES/SERC n.º 003 de 05 de agosto de 2003, sendo eles:

- apresentação do Plano de Trabalho;

18

- apresentação da minuta do Termo de Outorga; - comprovação da habilitação do Outorgado para receber o apoio financeiro; - cadastro do Outorgado, do Interveniente e do Executor; - declaração de regularidade do Outorgado, Interveniente e Executor com a Administração Estadual; - apresentação das cópias autenticadas do RG, do CPF e do comprovante de residência do

Outorgado; - abertura da conta corrente, tipo “suprimento de fundos”, em instituição bancária oficial, a qual

deverá conter o nome do Outorgado e do Concedente; - apresentação do “curriculun vitae” do Outorgado.

13.3. CUIDADOS COM A UTILIZAÇÃO DOS RECURSOS

Algumas regras são importantes serem observadas pelo Outorgado na aplicação dos recursos transferidos (incisos I a XIV do art. 2.º da Resolução Conjunta SEGES/SERC 003/03):

- utilizar os recursos por meio de cheques nominativos, cartão magnético, com emissão de

comprovante, transferência eletrônica ou ordens de pagamento, no valor exato de cada pagamento;

- manter os recursos recebidos e os saldos financeiros em caderneta de poupança, quando a

previsão de sua utilização for igual ou superior a trinta dias; - computar os rendimentos obtidos nas aplicações a crédito do projeto e aplicá-los exclusivamente

no objeto e nas rubricas orçamentárias aprovadas no Plano de Trabalho; - não movimentar na conta bancária do Termo de Outorga recursos de outras fontes, mesmo que

destinados ao mesmo projeto/atividade; - utilizar os recursos liberados, respeitando os limites aprovados, por natureza de despesa e não

fazer alteração na aplicação dos recursos de um elemento de despesa para outro, salvo com autorização prévia do Concedente;

- aplicar os recursos de capital exclusivamente na aquisição de equipamentos e ou materiais

permanentes especificados no projeto, salvo alteração aprovada previamente pelo Concedente; - os comprovantes de despesa (notas fiscais, faturas, recibos, etc.) deverão ser emitidos sem

rasuras, em nome do Outorgado, os quais deverão conter, obrigatoriamente: a) a data de emissão; b) a descrição detalhada do bem adquirido ou do serviço prestado; c) a declaração expressa do recebimento dos recursos pelo fornecedor ou prestador de

serviço (carimbo de “Recebi” ou a autenticação mecânica);

d) o atestado no verso, datado e assinado por dois componentes da equipe do projeto/atividade, que os materiais foram recebidos ou que os serviços foram realizados;

e) o número do cheque, da ordem bancária ou do comprovante de utilização do cartão

magnético mediante os quais foi efetivado o pagamento;

19

- emitir em nome do Concedente ou da Interveniente os documentos fiscais comprobatórios de despesas, no caso de importação, para usufruir dos incentivos fiscais de que trata a Lei Federal n° 8.010, de 29 de março de 1990, e sua regulamentação, e apresentar na prestação de contas a cópia autenticada do contrato de câmbio, da declaração de importação e da fatura comercial;

- preencher o Recibo de Pagamento - Anexo VI, sempre que ocorrer remuneração a pessoa física,

nos termos da legislação aplicável aos recolhimentos de encargos sociais, trabalhistas e tributários compulsórios;

- os pagamentos ao próprio Outorgado ou a pessoa da Interveniente serão exclusivamente para

cobertura de diárias, por ocasião de deslocamento para desempenho de atividades pertinentes ao projeto/atividade, utilizando o formulário Recibo de Diárias - Anexo VII, conforme valores estipulados pelo Concedente;

- não utilizar recursos do projeto/atividade a título de empréstimo pessoal para reposição futura ou

em finalidade diversa daquelas previstas no Plano de Trabalho; - não utilizar recursos para pagamento de despesas com seguro e prestação de serviços de

assistência técnica, preventiva e corretiva de bens adquiridos para o projeto; - não pagar com recursos concedidos despesas efetuadas fora do prazo de vigência do Termo de

Outorga. - a observância do princípio da licitação será dispensável na aquisição de bens ou na contratação de

serviços destinados ao desenvolvimento de pesquisa científica e tecnológica objeto de apoio individual, requerido, entretanto, a apresentação de três orçamentos e a justificativa da escolha, se esta não recair sobre o bem ou serviço de menor preço;

⇒⇒⇒⇒ Os recursos devem ser utilizados conforme o estabelecido no Termo de Outorga. ⇒⇒⇒⇒ Os bens adquiridos, construídos ou produzidos deverão integrar, obrigatoriamente, o patrimônio do Concedente e poderão ficar depositados nas instalações da Interveniente, desde que firmado “Termo de Depósito". ⇒⇒⇒⇒ O Outorgado deverá assinar e encaminhar o “Termo de Depósito” ao Concedente, no prazo de trinta dias do seu recebimento. ⇒⇒⇒⇒ Todos os custos com conservação e manutenção dos bens adquiridos para o projeto são de responsabilidade do Interveniente e ou Outorgado, que responderão solidariamente pelos mesmos. ⇒⇒⇒⇒ No caso de roubo, furto ou outro sinistro envolvendo o bem, após a adoção das medidas cabíveis, comunicar imediatamente ao Concedente, através de relatório contendo justificativa e prova de suas causas, acompanhado de cópia autenticada da Ocorrência Policial, se for o caso. ⇒⇒⇒⇒ Deverá ser juntado à prestação de contas final a cópia de termo comprovando a incorporação dos bens doados ao encerramento do projeto/atividade, seja à instituição à qual o Outorgado é vinculado, seja a órgão ou entidade da Administração Estadual ou outra entidade pública ou privada.

13.4. PRESTAÇÃO DE CONTAS

Após o término da vigência do Termo de Outorga, a prestação de contas deverá ser encaminhada

diretamente, ou via postal por meio de Aviso de Recebimento (A.R.) ou SEDEX. Os documentos que compõem a prestação de contas estão descritos nos incisos I a X do art. 4.º da

Resolução Conjunta n.º 003/03, quais sejam:

20

- Relatório Técnico; Quando o Outorgado receber o apoio financeiro mediante fornecimento de bem ou da prestação do serviço diretamente pelo Concedente, apresentará como prestação de contas o Relatório Técnico.

- Formulário de encaminhamento da Prestação de Contas; - Relação de Pagamentos Efetuados; - Relação dos bens adquiridos, produzidos ou construídos com recursos recebidos; - Comprovantes (notas fiscais, faturas, recibos etc) das despesas realizadas, em original e

primeira via, organizados em ordem cronológica; - Comprovante do recolhimento do saldo dos recursos não utilizados, dentro do prazo de

trinta dias imediatamente após o término da vigência do Termo de Outorga; - Conciliação bancária; - Extratos da conta bancária específica do período de recebimento dos recursos até a última

movimentação da conta, com saldo “zerado”; - Canhotos dos cheques emitidos ou comprovantes de utilização de cartão magnético; - Cheques não utilizados, com o carimbo (ou escrito) “CANCELADO”;

O Outorgado deverá apresentar prestação de contas dos recursos recebidos no encerramento do Termo de Outorga, ou anualmente (nesse caso quando a execução do objeto abranger mais de um exercício).

Prazo para apresentação da prestação de contas: 30 dias após o vencimento do prazo previsto para aplicação da última parcela transferida ou do cumprimento total das obrigações pactuadas. O Concedente, ao receber a prestação de contas, registra o recebimento no SIAFEM e anexa a documentação no processo original da concessão do apoio.

Vencido o prazo de 30 dias para prestar contas, sem que tenha feito, será efetuado registro de inadimplência do Outorgado no SIAFEM.

Prazo para o concedente analisar a prestação de contas e emitir relatório: 60 dias (contados a partir do recebimento da prestação de contas).

→ Constatada a irregularidade (que enseja glosa), será determinada ao Outorgado a

devolução de recursos ou a apresentação de justificativas, em prazo compatível ao estabelecido no §3º do art. 6.º da Resolução Conjunta SEGES/SERC n.º 003 de 05 de agosto de 2003 (dentro do prazo de 60 dias).

• Extinto o prazo, sem que haja apresentação de justificativa ou tomada de providências para regularização da aplicação dos recursos ou se as mesmas não forem acatadas pelo concedente, este registrará a inadimplência do Outorgado no SIAFEM.

Após emissão do relatório pelo Concedente, a prestação de contas será encaminhada à Auditoria

Geral do Estado – AGE, a qual registrará seu recebimento no SIAFEM.

A Auditoria Geral do Estado, concluindo sua análise pela regularidade na aplicação dos recursos ou por irregularidade que não ensejam glosa, emitirá o certificado correspondente e devolverá o processo ao concedente, que o encaminhará ao Tribunal de Contas do Estado.

21

A Auditoria Geral do Estado, tendo constatado irregularidade na aplicação de recursos que

enseje glosa, providenciará o registro da inadimplência no SIAFEM, emitirá o certificado correspondente e retornará o processo ao concedente para as providências.

O Concedente, no prazo de 30 dias, após receber o processo com o certificado da AGE, notificará

o Outorgado sobre a irregularidade apontada e exigir a apresentação de justificativas ou a devolução dos recursos cuja aplicação tenha sido glosada.

Quando forem consideradas procedentes ou suficientes as providências tomadas pelo Outorgante e ou as justificativas apresentadas, o Concedente notificará à Auditoria Geral do Estado solicitando a baixa da inadimplência no SIAFEM e enviará o processo para o Tribunal de Contas do Estado.

O Concedente somente poderá eximir o Outorgado da condição de inadimplente se eliminada ou sanada, totalmente, a irregularidade apontada pela Auditoria Geral do Estado no seu certificado.

O concedente deverá enviar o processo para o Tribunal de Contas do Estado, com ressalvas ou não, dentro de 30 dias de seu recebimento da Auditoria Geral do Estado. 13.5. RENÚNCIA, SUSPENSÃO E RESCISÃO

O Outorgado que desistir da execução do projeto/atividade, antes do seu início, deverá justificar a desistência, e no prazo de até trinta dias devolver os recursos recebidos ao Concedente.

A não observância desse prazo implicará na correção do valor originalmente concedido acrescido de juros, na forma da legislação aplicável, e as providências cabíveis para reaver os recursos liberados.

Qualquer descontinuidade ou cessação da execução do projeto/atividade deverá ser comunicada,

por escrito, pelo Outorgado ao Concedente, acompanhada da devida justificativa da prestação de contas, conforme disposto no art. 4º da Resolução Conjunta n.º 003/03.

Quando ocorrer denúncia, rescisão ou extinção do Termo de Outorga, os saldos financeiros remanescentes serão devolvidos ao Concedente no prazo improrrogável de 30 dias do evento, sob pena de imediata instauração de tomada de contas especial. 13.6. AS PENALIDADES

A inadimplência técnica e ou financeira do Outorgado faculta ao Concedente o direito de suspender, até que as pendências sejam solucionadas, a assinatura de novos Termos que tenham como uma das partes a mesma Interveniente ou Executor.

O descumprimento de qualquer condição constante do Termo de Outorga e a inobservância de dispositivos legais aplicáveis à concessão de apoio financeiro, implicará na sua suspensão ou rescisão, ficando o Outorgado obrigado a ressarcir ao Concedente os valores referentes a todas as liberações efetivadas ou despesas realizadas. ⇒⇒⇒⇒ Os valores devidos pelo Outorgado serão atualizados, monetariamente, pelo índice de correção da UFERMS, até a data do seu recolhimento, sem prejuízo da aplicação de penalidades cabíveis. ⇒⇒⇒⇒ A recusa ou omissão do Outorgado quanto ao ressarcimento ensejará a inscrição do seu débito na Dívida Ativa do Estado, para cobrança judicial.

22

13.7. FORMULÁRIOS DO TERMO DE OUTORGA

FASE ANEXO DESIGNAÇÃO

I Modelo de Termo de Outorga

II Plano de Trabalho - Descrição do Projeto ou Atividade III Cadastro do Outorgado e do Interveniente

IV Declaração de inexistência de qualquer pendência ou inadimplência do outorgado, interveniente e executor com órgão ou entidade da Administração Pública Estadual;

CELEBRAÇÃO

V Proposta de Aquisição de Equipamentos e Material Permanente VI Recibo de Pagamento APLICAÇÃO VII Recibo de Diárias VIII Encaminhamento da Prestação de Contas IX Relatório Técnico X Relação de Pagamentos Efetuados XI Relação de Bens Adquiridos, Produzidos ou Construídos

PRESTAÇÃO DE CONTAS

XII Conciliação Bancária