Upload
buianh
View
261
Download
8
Embed Size (px)
Citation preview
Manual Sistem eSurat, Jabatan Kesihatan Negeri Kedah
1 /16
MANUAL SISTEM E-SURAT
1.0 PENGENALAN
Manual ini disediakan untuk memperincikan tatacara penggunaan Sistem eSurat, Jabatan Kesihatan Negeri Kedah kepada pengguna
2.0 DAFTAR MASUK
Menu Login
Pengguna perlu memasukkan idpengguna dan katalaluan yang telah didaftarkan oleh Unit ICT, JKN Kedah untuk
login kedalam sistem eSurat. Seterusnya klik pada butang Login seperti Rajah 1 dibawah.
Rajah 1 : Daftar Masuk
Masukkan ID Pengguna
Masukkan Kata Laluan
Klik “Login”
Manual Sistem eSurat, Jabatan Kesihatan Negeri Kedah
2 /16
Skrin Utama
Setelah login, skrin utama sistem akan dipaparkan seperti di Rajah 2. ID pengguna dipaparkan pada sebelah atas
skrin.
Rajah 2 : Skrin Utama
Terdapat 8 modul di dalam Sistem eSurat iaitu :
i. Surat Biasa
ii. Surat Berdaftar
iii. Surat Pelbagai
iv. Surat Poslaju
v. Surat Pengarah
vi. Laporan
vii. Profile
viii. Log Keluar
Paparan ID Pengguna
Manual Sistem eSurat, Jabatan Kesihatan Negeri Kedah
3 /16
3.0 SURAT BIASA
Bagi modul Surat Biasa, terdapat 2 sub modul iaitu Daftar Surat Biasa dan Carian Surat Biasa seperti Rajah 3
dibawah.
Rajah 3 : Modul Surat Biasa
3.1 Daftar Surat Biasa
Skrin seperti di Rajah 4 dipaparkan apabila pengguna klik pada Menu Daftar Surat Biasa .Pengguna perlu
memasukkan semua maklumat berkenaan surat yang diperlukan iaitu:
i. No Rujukan :
ii. Nama Kakitangan :
iii. Tarikh Diterima :
iv. Daripada :
v. Tarikh :
vi. Tajuk Surat :
vii. Unit :
Rajah 4 : Sub Modul Daftar Surat Biasa
Setelah memasukkan maklumat surat, pengguna perlu menekan butang Simpan dan Tutup. Sekiranya terdapat
lebih daripada 1 surat dari kategori yang sama, pengguna boleh menekan butang simpan dan seterusnya.
Manual Sistem eSurat, Jabatan Kesihatan Negeri Kedah
4 /16
3.2 Carian Surat Biasa
Sub modul Carian Surat Biasa ini akan menyenaraikan semua data surat biasa yang telah dikunci masuk seperti
Rajah 5 dibawah. Pengguna boleh mencari dengan mudah data surat yang telah dimasukkan. Carian boleh
dilakukan melalui semua jenis maklumat surat.
Rajah 5 : Sub Modul Carian Surat Biasa
Pengguna boleh melihat data surat, mengemaskini maklumat dan memadam maklumat surat yang telah dikunci
masuk. Pengguna hanya perlu menekan butang di sebelah kanan paparan surat.
Lihat
Kemaskini
Padam
Manual Sistem eSurat, Jabatan Kesihatan Negeri Kedah
5 /16
4.0 SURAT BERDAFTAR
Surat Berdaftar terdiri daripada 2 sub modul iaitu Daftar Surat Berdaftar dan Carian Surat Berdaftar seperti Rajah
6 di bawah.
Rajah 6: Modul Surat Berdaftar
4.1 Daftar Surat Berdaftar
Skrin seperti di Rajah 7 dipaparkan apabila pengguna klik pada Menu Daftar Surat Berdaftar .Pengguna perlu
memasukkan semua maklumat berkenaan surat yang diperlukan iaitu:
i. No Daftar Surat :
ii. No Rujukan :
iii. Nama Kakitangan :
iv. Tarikh Diterima :
v. Daripada :
vi. Tarikh :
vii. Tajuk Surat :
viii. Unit :
Rajah 7 : Sub Modul Daftar Surat Berdaftar
Setelah memasukkan maklumat surat, pengguna perlu menekan butang Simpan dan Tutup. Sekiranya terdapat
lebih daripada 1 surat dari kategori yang sama, pengguna boleh menekan butang simpan dan seterusnya.
Manual Sistem eSurat, Jabatan Kesihatan Negeri Kedah
6 /16
4.1 Carian Surat Berdaftar
Sub modul Carian Surat Berdaftar ini akan menyenaraikan semua data surat berdaftar yang telah dikunci masuk
seperti Rajah 8 dibawah. Pengguna boleh mencari dengan mudah data surat yang telah dimasukkan. Carian boleh
dilakukan melalui semua jenis maklumat surat.
Rajah 8 : Sub Modul Carian Surat Berdaftar
Pengguna boleh melihat data surat, mengemaskini maklumat dan memadam maklumat surat yang telah dikunci
masuk. Pengguna hanya perlu menekan butang di sebelah kanan paparan surat.
Lihat
Kemaskini
Padam
Manual Sistem eSurat, Jabatan Kesihatan Negeri Kedah
7 /16
5.0 SURAT PELBAGAI
Di dalam modul Surat Pelbagai terdapat dua sub modul iaitu Daftar Surat Pelbagai dan Carian Surat Pelbagai
seperti Rajah 9 di bawah.
Rajah 9 : Modul Surat Pelbagai
5.1 Daftar Surat Pelbagai
Skrin seperti di Rajah 10 dipaparkan apabila pengguna klik pada Menu Daftar Surat Pelbagai .Pengguna perlu
memasukkan semua maklumat berkenaan surat yang diperlukan iaitu:
i. No Rujukan :
ii. Nama Kakitangan :
iii. Tarikh Diterima :
iv. Daripada :
v. Tajuk :
vi. Tarikh Surat :
vii. Unit :
Rajah 10: Sub Modul Daftar Surat Pelbagai
Setelah memasukkan maklumat surat, pengguna perlu menekan butang Simpan dan Tutup. Sekiranya terdapat
lebih daripada 1 surat dari kategori yang sama, pengguna boleh menekan butang simpan dan seterusnya.
Manual Sistem eSurat, Jabatan Kesihatan Negeri Kedah
8 /16
5.2 Carian Surat Pelbagai
Sub modul Carian Surat Pelbagai ini akan menyenaraikan semua data surat pelbagai yang telah dikunci masuk
seperti Rajah 11 dibawah. Pengguna boleh mencari dengan mudah data surat yang telah dimasukkan. Carian
boleh dilakukan melalui semua jenis maklumat surat.
Rajah 11: Sub Modul Carian Surat Pelbagai
Pengguna boleh melihat data surat, mengemaskini maklumat dan memadam maklumat surat yang telah dikunci
masuk. Pengguna hanya perlu menekan butang di sebelah kanan paparan surat.
Lihat
Kemaskini
Padam
Manual Sistem eSurat, Jabatan Kesihatan Negeri Kedah
9 /16
6.0 SURAT POS LAJU
Modul Surat Pos Laju mempunyai 2 sub modul iaitu Daftar Surat Pos Laju dan Carian Surat Pos Laju seperti Rajah
12 dibawah.
Rajah 12: Modul Surat Pos Laju
6.1 Daftar Surat Poslaju
Skrin seperti di Rajah 11 dipaparkan apabila pengguna klik pada Menu Daftar Surat Poslaju .Pengguna perlu
memasukkan semua maklumat berkenaan surat yang diperlukan iaitu:
i. No Rujukan :
ii. Nama Kakitangan :
iii. Tarikh Diterima :
iv. Daripada :
v. Tajuk :
vi. Tarikh Surat :
vii. Unit :
Rajah 13 : Sub Modul Daftar Surat Pos Laju
Setelah memasukkan maklumat surat, pengguna perlu menekan butang Simpan dan Tutup. Sekiranya terdapat
lebih daripada 1 surat dari kategori yang sama, pengguna boleh menekan butang simpan dan seterusnya.
Manual Sistem eSurat, Jabatan Kesihatan Negeri Kedah
10 /16
6.2 Carian Surat Poslaju
Sub modul Carian Surat Poslaju ini akan menyenaraikan semua data surat poslaju yang telah dikunci masuk
seperti Rajah 14 dibawah. Pengguna boleh mencari dengan mudah data surat yang telah dimasukkan. Carian
boleh dilakukan melalui semua jenis maklumat surat.
Rajah 14 : Sub Modul Carian Surat Poslaju
Pengguna boleh melihat data surat, mengemaskini maklumat dan memadam maklumat surat yang telah dikunci
masuk. Pengguna hanya perlu menekan butang di sebelah kanan paparan surat.
Lihat
Kemaskini
Padam
Manual Sistem eSurat, Jabatan Kesihatan Negeri Kedah
11 /16
7.0 SURAT PENGARAH
Modul Surat Pengarah mempunyai 2 sub modul iaitu Daftar Surat Pengarah dan Carian Surat Pengarah seperti
Rajah 15 di bawah.
Rajah 15 : Modul Surat Pengarah
7.1 Daftar Surat Pengarah
Skrin seperti di Rajah 16 dipaparkan apabila pengguna klik pada Menu Daftar Surat Pengarah .Pengguna perlu
memasukkan semua maklumat berkenaan surat yang diperlukan iaitu:
i. Kaedah Penghantaran :
ii. No Daftar Pos :
iii. No Rujukan :
iv. Tarikh Diterima :
v. Daripada :
vi. Tajuk :
vii. Tarikh Surat :
Rajah 16 : Sub Modul Daftar Surat Pengarah
Setelah memasukkan maklumat surat, pengguna perlu menekan butang Simpan dan Tutup. Sekiranya terdapat
lebih daripada 1 surat dari kategori yang sama, pengguna boleh menekan butang simpan dan seterusnya.
Manual Sistem eSurat, Jabatan Kesihatan Negeri Kedah
12 /16
7.2 Carian Surat Pengarah
Sub modul Carian Surat Pengarah ini akan menyenaraikan semua data surat pengarah yang telah dikunci masuk
seperti Rajah 14 dibawah. Pengguna boleh mencari dengan mudah data surat yang telah dimasukkan. Carian
boleh dilakukan melalui semua jenis maklumat surat.
Pengguna boleh melihat data surat, mengemaskini maklumat dan memadam maklumat surat yang telah dikunci
masuk. Pengguna hanya perlu menekan butang di sebelah kanan paparan surat.
Lihat
Kemaskini
Padam
Manual Sistem eSurat, Jabatan Kesihatan Negeri Kedah
13 /16
8.0 LAPORAN
Terdapat 4 sub modul di dalam modul Laporan iaitu Rekod Surat Harian (Laporan 1), Jumlah Surat Harian
(Laporan 2), Statistik Pengguna (Laporan 3) dan Statistik Bulanan (Laporan 4) seperti Rajah 17 dibawah.
Rajah 17 : Laporan eSurat
8.1 Rekod Surat Harian (Laporan 1)
Laporan Rekod Surat Harian memaparkan carian surat berdasarkan tarikh terima surat yang dimasukkkan oleh
pengguna. Pengguna perlu memilih unit, memasukkan tarikh dan klik pada jenis surat yang hendak dicari.
Kemudian pengguna perlu menekan butang “Refresh” untuk memaparkan data carian seperti Rajah 18 di bawah.
Rajah 18 : Rekod Surat Harian (Laporan 1)
Manual Sistem eSurat, Jabatan Kesihatan Negeri Kedah
14 /16
8.2 Jumlah Surat Harian (Laporan 2)
Laporan 2 ini memaparkan jumlah surat harian yang diterima berdasarkan unit dan tarikh yang dipilih. Pengguna
perlu memilih unit, memasukkan tarikh mula dan tarikh akhir, seterusnya klik pada butang “Refresh” untuk
menjana laporan seperti Rajah 19 di bawah.
Rajah 19 : Jumlah Surat Harian (Laporan 2)
8.3 Statistik Pengguna (Laporan 3)
Pengguna boleh melihat jumlah surat yang telah dikunci masuk. Pengguna perlu memilih nama, memasukkan
tarikh mula dan tarikh akhir dan seterusnya menekan butang “Refresh” untuk memaparkan data seperti Rajah 20
dibawah.
Rajah 20 : Statistik Pengguna (Laporan 3)
Manual Sistem eSurat, Jabatan Kesihatan Negeri Kedah
15 /16
8.4 Laporan Bulanan (Laporan 4)
Modul ini menjana laporan jumlah surat yang dikunci masuk mengikut tahun. Pengguna perlu memilih tahun dan
menekan butang “Refresh” untuk menjana laporan seperti Rajah 21 seperti dibawah.
Rajah 21 : Laporan Bulanan (Laporan 4)
Manual Sistem eSurat, Jabatan Kesihatan Negeri Kedah
16 /16
9.0 Profile
9.1 Tukar Kata Laluan
Bagi tujuan keselamatan sistem, pengguna boleh menukar kata laluan sendiri dengan menekan butang kata laluan
seperti Rajah 22 di bawah.
Rajah 22: Ubah Kata Laluan
10.0 Log Keluar
Setelah pengguna selesai menggunakan sistem, pengguna perlu log keluar sistem bagi memastikan tiada
pencerobohan data berlaku. Pengguna hanya perlu menekan butang keluar seperti Rajah 23 di bawah.
Rajah 23 : Log Keluar