¿Cómo se hace un Mapeo de Alcances?

¿Qué es el Mapeo de Alcances?

El mapeo de alcances es la parte más importante cuando se hace un proyecto que pretende lograr un cambio en la comunidad; sin embargo, el mapeo de alcances no pretende lograr una acción en concreta sino un cambio de actitud en la comunidad.

Por ejemplo: Imagínese que es su comunidad hay un problema de con el cuidado del agua. Muchas personas abren los chorros y los dejan así aún cuando ya acabaron de utilizar éste recurso. Al crear un proyecto que ayude con el problema en cuestión, no se buscaría que el agua ya no se desperdiciara solamente (este es el producto concreto), sino que el objetivo del proyecto es que las personas aprendan el valor de cuidar el agua, los riesgos que representa el dejar el chorro abierto en un futuro y sobre todo, que tengan en cuenta que la acción de una persona puede ser de gran ayuda como solución de un problema.

Con el Mapeo de Alcances se busca reflejar un cambio en el comportamiento, en las relaciones, actividades y/o acciones de las personas, grupos y organización que trabajan en el programa de manera directa. Los cambios que se logren deben contribuir al bienestar humano y ecológico de la región. Es importante tener en cuenta que cuando se aplica un Mapeo de Alcances no se pre-

tende haber alcanzado los impactos de desarrollo (es decir, que la situación cambie), sino haber contribuido a lograr los alcances obtenidos (cambios en la población y sus comportamientos).

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Un Mapeo de Alcances no es algo que pretenda utilizar la relación de causa-efecto, esto quiere decir que antes un problema (causa) se obtendrá una solución (efecto). Más bien, pretende que todas las organizaciones, grupos y personas se interesen y contribuyan a largo plazo a contribuir con un desarrollo por medio del conocimiento de conceptos básicos que ayudan al pro-greso de la comunidad, intercambio de información y la retroalimentación para que los programa alcancen su verdadero des-empeño. Por ello, el Mapeo de Alcances se centra en los alcances en el lugar del impacto, aunque también tiene como fin último la importancia del impacto que los programas pretenden alcanzar.

3 ETAPAS

1. Diseño Intencional: en esta parte se establece un consenso sobre los cambios a nivel “macro” (es decir, a gran escala) para contribuir a generar y planificar estrategias que se deban utilizar. Para realizar esta etapa se deben contestar cuatro preguntas: ¿Por qué? (¿En qué consiste la visión a la cual el programa desea contribuir?), ¿Quién? (¿Quiénes son los sociedad directos del programa?), ¿Qué? (¿En qué consisten los cambios que se pretende generar?), ¿Cómo? (¿Cómo logrará el programa contribuir el proceso de cambio?).

2. Seguimiento de Alcances y Desempeño: se refiere al cumplimiento de los alcances. ¿Estamos logrando los objetivos del programa?, se basa en la autoevaluación y proporciona las siguientes herramientas: “Diario de Alcances: señales de pro greso”, “Diario de Estrategias: mapa de estrategias” y “Diario de Desempeño: prácticas de la organización”

3. Planificación de la Evaluación: es la parte que permite identificar y desarrollar las prioridades de evaluación del programa y fomentar la autoevaluación.

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Preguntas de Evaluación: 1. ¿Qué es un Mapeo de Alcances?2. ¿Para qué puede servir un Mapeo de Alcances en los proyectos de su comunidad3. Realiza un ejemplo sobre cómo ayudaría el Mapeo de Alcances a saber si un proyecto funcionó.

¿Para qué sirve el Mapeo de Alcances?El Mapeo de Alcances sirve para que cuando lo implementen en una comunidad, puedan medir el nivel de cambio que están teniendo luego de que se ha puesto en práctica un proyecto. ¿Cómo han cambiado las actitudes de la población?, ¿Qué circunstancias se modificaron en pro del proyecto y de la comunidad? Y a un largo plazo, ¿Se cumplieron las metas del programa?

¿Quiénes pueden ayudar en el proyecto?

Se debe tener en cuenta que cada miembro de una comunidad es muy importante para el desenvolvimiento de la misma. Cada persona en el mundo tiene un talento o hace una actividad con gran eficiencia; esas habilidades son las que se necesitan apro-vechar al momento de llevar a cabo un proyecto.

Se debe tomar en cuenta que cada persona de su comunidad tiene conocimientos respecto a un tema en específico por lo que se debe tomar en cuenta activamente a toda la población para que desarrollen sus habilidades a favor de la comunidad y tam-bién, para que aprendan nuevos conceptos de trabajo que puedan seguir implementando a largo plazo.

Los miembros de los equipos de trabajo de un proyecto deben compartir una misma meta, trabajar en colaboración mutua y valorar las opiniones de todos sus compañeros. Si por alguna situación surgieran diferencias entre los miembros del equipo, se debe dar el espacio para que el grupo comente el problema y lo discuta, de esta manera pueden buscar un consenso entre todos.

Preguntas de Evaluación: 1. Elabore un ejemplo de un problema que puede darse en una comunidad.2. Identifique (en base al problema seleccionado) cómo deben participar activamente todos los miembros de su comuni dad.

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¿Qué es una Visión?La visión de un proyecto es el reflejo de los cambios a gran escala y largo plazo relacionados con el desarrollo que el progra-ma pretenda alcanzar. Es decir, una visión es como un gran sueño; describe los cambios económicos, políticos, sociales o medioambientales que el proyecto en cuestión pretende introducir, cambios que en general quiere lograr en los principales socios directos.

La visión va más allá del programa, pero aunque su verdadero logro se encuentre más allá de la capacidad del programa no dejará de contribuir a la finalidad que tenía el proyecto inicialmente para que de ésta forma se facilite la labor. La visión es la representación del ideal que busca el programa y debe ser amplia y motivador para que su importancia se mantenga en el transcurso del tiempo aún cuando las circunstancias cambien, pero debe cumplir (la visión), con las actividades del pro-grama para que correspondan con lo que se quiere lograr.

Preguntas de Evaluación: 1. Diga en pocas frases, qué se supone que debe lograr el programa.2. ¿Creen que esto cuadra con los objetivos y el cometido del proyecto?3. Apunte dos o tres características que describan el futuro próximo, suponiendo que el programa tenga éxito.4. ¿Con qué tipo de éxito sueñan ustedes? ¿Qué cambios les gustaría ver en su comunidad?5. En base a esto, y teniendo en cuenta el proyecto, realice una visión.

¿Qué es una Misión?

Una misión es la forma en la que el programa pretende apoyar a la visión. En la misión se indican las áreas en que el programa trabajará para lograr hacer realidad la visión propuesta haciendo una declaración de la manera más adecuada en que se puede contribuir para llegar a alcanzarla. Representa lo que aspira el proyecto al apoyar el logro de la visión.

Cuando se redacta una misión se tienen que tener en cuenta la manera en la que se mantendrá efectivo, eficiente y relevante el proyecto; la forma en qué funciona, la información que se utilizar y cómo se manejan los cambios.

Para redactar la misión es necesario tener en cuenta las siguientes preguntas y darles respuesta:- ¿Cómo puede la iniciativa respaldar o contribuir de una mejor manera al logro de la visión? - ¿En qué áreas es necesario trabajar? - ¿Dónde tiene credibilidad? - ¿Con quiénes se puede trabajar? Y ¿Qué habilidades tienen?

Preguntas de Evaluación:1. ¿Cuál es la mejor manera para que el proyecto contribuya al logro de la visión o le sirva de apoyo? 2. ¿Qué características tendría el programa si funcionara?3. Redacte una misión.

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Como utilizar el Mapeo de AlcancesEl Mapeo de Alcances toma la forma de una planificación, seguimiento y evaluación que conviene utilizar al principio de un programa. Resulta eficaz cuando se utiliza a partir de la etapa de planificación, porque define a los socios desde un principio, y se adapta al proyecto desde un inicio. El Mapeo de Alcances ayuda al programa a aclarar lo que pretende conseguir, con quién y cómo. Permite seguir los cambios que se logran en los socios directos y en el programa como organización, y también hace que el programa se analice constantemente para medir su desempeño. También se usa como herramienta de evalua-ción al terminar el programa.

Retomemos el ejemplo del cuidado del agua para una comunidad. Si se pretende hacer conciencia en la población que el des-perdicio o mal uso del agua tiene una serie de consecuencias que los afecta directamente, el mapeo serviría como la herra-mienta ideal para determinar los cambios logrados a través de quienes se implican en el programa. Como se empleo desde un principio, ahora el mapeo de alcances da un seguimiento a la planificación y establece si ha existido o no desempeño.

En el Mapeo de Alcances, la planificación, el seguimiento y la evaluación siempre van de la mano porque conforman un círculo sin fin, alimentándose unos a otros. Como en todo proyecto, es imposible prever cualquier problema u obstácu-lo que puede surgir en el camino, pero el programa debe estar dispuesto a adaptarse a cualquier situación tras una reflexión intensa. Esto no quiere decir que se cambie toda la estructura que ya se llevaba, pero sí que esta se adapte a las necesidades que puedan afectar al programa en el camino. Esta reflexión se hace en base a la evaluación en el cambio, y como las medidas pueden ayudar de manera oportuna a lo que se pretende.

Si en un principio el objetivo era el enseñar el cuidado de cosechas en general, por ejemplo, y la comunidad se ve afectada por una sequia intensa, entonces el proyecto se debe adaptar a esto, cambiando el método por el cuidado de cosechas ante el clima severo o adaptadas a estas necesidades. No se cambia en si el centro que guía el programa, solamente el alcance que se preten-de conseguir.

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Para ayudar en el proceso del Mapeo de Alcances responda a las siguientes preguntas paso a paso:

Diseño y articulación del programa:• ¿Cuáles son nuestras metas de desarrollo de la comunidad?• ¿Cómo puede contribuir nuestro programa a alcanzar estas metas?• ¿Quiénes son nuestros socios directos?• ¿Cómo debemos cambiar para lograr animar a nuestros socios directos a hacer un cambio?

Datos para el seguimiento:• ¿Hasta qué punto han progresado nuestros socios directos a alcanzar los alcances?• ¿Qué estamos haciendo para impulsar el logro de los alcances?• ¿Nuestro desempeño ha sido correcto? ¿Qué es lo que ha funcionado bien? ¿Por qué? ¿Cómo se puede mejorar?• ¿Cómo podemos sacar el máximo partido de nuestras contribuciones?

Evaluar los resultados:• ¿Quién ha cambiado? ¿Cómo se logro el cambio?• Si el cambio no se ha logrado de la manera en que se esperaba, ¿es necesario cambiar nuestras expectativas generales

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Datos sobre la contribución que realizó el programa en los socios:• ¿Qué actividades/estrategias se usaron?• ¿De qué manera lograron las actividades influir y generar un cambio en las personas, los grupos o las insti tuciones?

Establecer las prioridades de evaluación y preparar un plan de evaluación:• ¿Cuáles son las estrategias, o las cuestiones que hay que analizarse a fondo?• ¿De qué manera podemos juntar y analizar los datos necesarios, y a qué fuentes vamos a utilizar?

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Seguimiento de Alcances y Desempeño

Para saber si los cambios esperados se están dando, por parte de los diferentes socios, según la misión y visión, se realiza el seguimiento de alcances y desempeño. El Seguimiento de alcances y desempeño está compuesto por tres partes para las cuales se hacen diarios: alcances, estrategias y desempeño.

Diario de alcancesLas señales de progreso se pueden escribir de la siguiente manera y no importa cuántas sean, mientras puedan medir los alcan-ces reales que, cada día, tiene el proyecto.

- Antes de comenzar: Se espera que…- Durante el desarrollo: Sería positivo que…- Después del proyecto, ya que los cambios deberían conti nuar: Sería ideal que…

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Se espera que...

Sería positivo que...

Sería ideal que...

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Dentro del diario de alcances, también ayuda completar una hoja de seguimiento para tener información sobre:- Descripción del cambio- Factores y personas contribuyentes al cambio- Dónde y de qué manera se ve el cambio- Cambios no planeados, inesperados- Lecciones y cambios que hay que hacer en el programa / reacciones Diario de estrategiasEl diario de estrategias sirve para analizar la manera en que se está llevando a cabo el programa, si esta manera es la mejor según los alcances o cómo podría mejorarse. El diario de estrategias se hace a partir de las siguientes preguntas:- Qué es lo que estamos haciendo bien y lo que debemos seguir haciendo?- ¿Qué es lo que estamos haciendo “más o menos bien” o mal, y qué debemos mejorar?- ¿Qué estrategias o prácticas deberíamos agregar?- ¿A qué estrategias o prácticas deberíamos renunciar (aquellas que no han dado fruto, o que requieren demasiado esfuerzo o recursos para producir resultados)?- ¿Quién es el responsable? ¿De cuánto tiempo disponemos?- ¿Ha surgido alguna cuestión que tengamos que evaluar más profundamente? ¿Cuál? ¿Cuándo? ¿Por qué? ¿Cómo?

Ejemplo: Sobre el taller en curso.

- Se espera que todos podamos aprender cómo se hace y para qué sirve el mapeo de alcances- Sería positivo que todos compartamos conocimientos para construir la visión, misión y estrategias que mejor nos ayudan- Sería ideal formar una red de líderes en mapeo de alcances que puedan llevar esta herramienta a las distintas comuni dades, para que puedan medir sus esfuerzos y alcances en cualquier tema

Para el diario de estrategias también se debe crear una hoja de seguimiento para evaluar las estrategias más importantes que se desee controlar.- Descripción de las actividades (qué se ha hecho, con quién y cuándo?)- Efectividad (¿cómo esto creó un cambio en las acti tudes de las personas?)- Productos (los cambios o resultados que creó)- Seguimiento o cambios que se deben sumar al programa- Lecciones- Fecha de la próxima reunión de seguimiento

Diario de desempeñoEl diario de desempeño evalúa el proyecto en general: la información obtenida de los diarios de alcances y estrategias para llegar a conclusiones. Este diario se divide en dos partes:La hoja de seguimiento:1. Buscar nuevas ideas, oportunidades o recursos2. Escuchar la opinión de los principales informantes y participantes3. Buscar el apoyo de la autoridad superior más cercana4. Evaluar y (re)diseñar los productos, servicios, sistemas y procedimientos5. Comprobar el nivel de satisfacción de los clientes del proyecto6. Compartir los mejores conocimientos que han salido del proceso7. Experimentar para seguir siendo innovadores, creativos8. Reflexionar en conjunto, como grupo encargado del mapeo de alcances 9. Definir la fecha de la próxima reunión de seguimiento

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Repaso de la lógica del programa:

- POR QUÉ: Volver a leer la visión y misión. ¿Sigue siendo el sueño o meta del programa?

- QUIÉNES: ¿Cómo se está trabajando con los socios directos? ¿Se necesita incluir a alguien más?

- QUÉ: ¿Los productos o cambios que hacen los socios son los que realmente necesitamos de ellos para lograr la meta del programa? ¿Ha sido útil este proceso de cambio? ¿Qué podemos sumar o restar a las señales de progreso?

- CÓMO: Repasar las estrategias ¿Qué habíamos planeado hacer para alcanzar lo deseado? ¿Lo hemos cumplido y cómo? ¿Por qué sí o por qué no?

- NOSOTROS: ¿Estamos haciendo todo lo que podemos (como red de mapeo de alcances) para guiar y apoyar a nues tros socios?

¿Quiénes son los Socios Directos?

Los socios directos son las personas, organizaciones o grupos que están relacionados directamente con nuestro proyecto y que nos pueden ayudar para lograr cambios. Con nuestros socios directos debemos lograr un aprendizaje mutuo y trabajar de la mano para lograr los objetivos de un proyecto que nos interesa a todos.

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Ejercicio Entonces, identifiquemos a nuestros socios directos. 1. ¿Quiénes están haciendo con nosotros el proyecto?2. ¿Quiénes están interesados en lograr cambios? 3. ¿Quién más tiene interés para lograr la misión?

¿Quiénes son los Socios Estratégicos?

Socio estratégico es una persona o un grupo que trabaja indirectamente en nuestro proyecto pero que también nos ayuda a lograr la misión, sin embargo, no necesariamente haga un cambio en su comportamiento. Son nuestros aliados para lograr parte de nuestro objetivo.

Ejercicio Entonces, ahora identifiquemos a nuestros socios estratégicos. 1. ¿Con quiénes podemos aliarnos para realizar la misión?

2. ¿Quién tiene información, conocimiento, recursos o influencias que nos ayuden a lograr la misión?

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Plani�cación de la Evaluación Esta es la etapa donde debemos definir las prioridades de nuestro proyecto y que elaboremos un plan para evaluarlo. Aquí haremos una descripción de los elementos del proyecto que nos ayudará a realizar una evaluación del mismo así identificare-mos y desarrollaremos las ventajas de la evaluación del proyecto. Esta es nuestra señal y evidencia del progreso de los progra-mas.

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¿Cómo lo podemos evaluar?

Para evaluar los proyectos necesitamos acercarnos a la gente que los ha utilizado y para saber qué es lo que piensan debemos utilizar herramientas que nos permitan tener un índice de la percepción de las personas. Para esto podemos hacer entrevistas o grupos donde las personas nos puedan contestar preguntas que nos ayuden a tener una idea de la apreciación de los proyectos implementados. Así también debemos decidir cuándo realizaremos la evaluación, como la persona quien va a dirigir esta activi-dad.

Aquí hay unas preguntas que nos pueden ayudar a evaluar los proyectos:

1. ¿Cuáles son los proyectos que estamos utilizando? 2. ¿Qué tan impactantes han sido estos proyectos en la comunidad? 3. ¿Cuáles han sido las más útiles para la comunidad? 4. ¿Cuáles han sido los menos útiles para la comunidad?

Ejercicio1. ¿Para qué utilizaremos la evaluación en nuestra comunidad?

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¿Cómo se hace un Mapeo de Alcances?

Autores:Abbie García

Brenda CervantesCynthia Gonzalez

Eddie LaraMaría Fernanda Orozco

Diagramación:José Mariano Díaz

Guatemala, 2012