MANUAL SOBRE

LA ORGANIZACIÓN DE EVENTOS

Adaptado de:

INTRODUCCIÓN

La organización de un evento requiere una amplia planificación y una serie de preparativos, ya que gran parte del trabajo suele realizarse a escasos meses de la celebración del evento. En la mayoría de las ocasiones, la organización parece que funciona como un reloj, ya que los eventos se desarrollan sin problemas y de acuerdo con el programa. La planificación anticipada es la clave para que un evento de un Capítulo sea todo un éxito.

ESTABLECIMIENTO DE LA TEMÁTICA DEL EVENTO

Cada evento se desarrolla en torno a una temática y un objetivo en el que se basarán la organización, el público objetivo o los participantes, los invitados y el enfoque de marketing del evento. En términos generales, un evento, como por ejemplo, una conferencia regional para una comunidad técnica en concreto, atraerá a participantes que llevan a cabo actividades comerciales dentro del sector, así como a patrocinadores que sacan partido de la publicidad de sus productos durante el evento.

Además, la temática del evento o del seminario también determinará el tipo de los canales de marketing que se utilizarán con fines publicitarios. Esto también se aplica al equipo de organización que necesitará la temática del evento para identificar de forma correcta los participantes y las empresas objetivo a las que se les presentarán el evento.

SELECCIÓN DE UN LUGAR DE CELEBRACIÓN

La selección de un lugar depende considerablemente de la envergadura del evento. Por lo general, la envergadura se determina por el número de participantes, las actividades realizadas durante el evento, y si hay espacio adicional disponible con fines de exposición.

La ubicación y el estándar de calidad del lugar de celebración son también aspectos importantes. Se recomienda en todo momento barajar la posibilidad de contar con varios lugares de celebración y comprobar su idoneidad, nivel de servicios, ambiente y precios antes de tomar una decisión.

Pregunte sobre las instalaciones y servicios del lugar. Es importante asegurarse de que dicho lugar le permita incorporar promoción in situ de su evento. Se debe explicar las limitaciones o la disponibilidad de las siguientes opciones:

Capacidad de mostrar carteles/señalización/señales de dirección Cualquier tipo de restricción para mostrar información sobre el evento. Disponibilidad de conserjes/puntos de información.

Visite las instalaciones. El director del lugar de celebración debe estar al tanto de todas las actividades para anticiparse a posibles problemas. Tenga en cuenta los siguientes aspectos:

Capacidad y tamaños adecuados de la sala donde se celebrará el evento. Flexibilidad para modificar la distribución/mesas de la sala. No existen obstrucciones visuales en la sala. Iluminación interior (flexibilidad para

ajustar/oscurecer secciones). Posibilidad de controlar la luz natural.

Distracción sonora limitada en vestíbulos/detrás de las paredes. Acceso cercano a los aseos.

Disponibilidad de equipos audiovisuales. Casi todos los eventos incorporan uno o más elementos de equipos audiovisuales. Confirme la disponibilidad de cada una de las siguientes opciones:

Acceso a Internet de alta velocidad (con cable/inalámbrico). Micrófonos: sistema de solapa y pie de micro (n.º necesarios). Proyectores LCD y mandos a distancia portátiles. Tamaños adecuados de pantallas y opciones de configuración. Monitores de pantalla plana, pantallas de televisión para opciones de vídeo. Pizarras de caballete, pizarras blancas y accesorios. Tomas de corriente (n.º y ubicaciones en la sala).

Justifique su presupuesto. Realice una compilación de todos los gastos, incluidos los que se indican a continuación:

1. Gastos de las instalaciones donde se celebrará el evento.2. Gastos de los servicios de restauración.3. Gastos de alquiler de equipos audiovisuales.4. Gastos de servicios de oficina.5. Póliza de garantía.6. Servicios gratuitos.7. Opciones de pago.

Existen varias opciones para celebrar un evento en un lugar de bajo coste. En función de la envergadura del evento, lugares de celebración pueden ser las oficinas de un colega, un auditorio o clase de la universidad, o un salón para eventos de un restaurante.

Si está pensando servir comida durante el evento, los gastos podrían aumentar considerablemente. Por otro lado, la comida atrae a gente a los eventos por lo que sería conveniente encontrar el lugar adecuado, o coordinar un servicio de restauración en el evento. Es muy probable que los hoteles ofrezcan un precio más elevado en lo que respecta a servicios de restauración, así que debe confirmar con el personal del hotel si puede llevar comida a las instalaciones.

CREACIÓN DE UNA “MAGNÍFICA AGENDA”

Una vez que los organizadores descubren que a la gente le gusta asistir a los eventos, es importante crear un programa al que merezca la pena asistir. La agenda debe centrarse en una única temática y no abrumar a los asistentes. Por ejemplo, el siguiente programa de muestra de un seminario de medio día tiene en cuenta las necesidades de los asistentes:

8:00 a.m. Llegada y desayuno 8:45 a.m. Mensaje de bienvenida 9:00 a.m. Ponente de apertura 10:00 a.m. Descanso 10:15 a.m. Debates de paneles 11:30 a.m. Últimos comentarios

Tenga muy presente la agenda y el reloj. A pesar de contar con una magnífica agenda, los asistentes del evento tienen preferencias en lo que respecta a cuándo desean asistir a dichos programas y cuándo no lo desean. Tenga en cuenta los siguientes aspectos cuando establezca las fechas y las horas de su evento:

1. Los asistentes prefieren programas de mañana para los seminarios.2. Los asistentes prefieren eventos de agradecimiento inmediatamente después del

trabajo.3. Los martes y los jueves son los días predilectos para celebrar eventos.4. Si fuera posible, evite celebrar eventos los viernes.5. Evite programar eventos en vacaciones y en vísperas de vacaciones.6. Tenga muy presente los requisitos de viaje de los asistentes del evento.

Otras cuestiones importantes: fórjese una reputación por comenzar y finalizar con puntualidad.

REALICE UNA LISTA DE INVITADOS ADECUADOS

Las reuniones exitosas cuentan con una temática específica y un público objetivo de dicho mensaje. Es importante realizar una lista de invitados que incluya asistentes adecuados, incluso si se clasifican en orden de importancia. Los organizadores realizarán una lista principal de posibles invitados e informarán del evento a los medios de comunicación. Esto funcionará si trata de completar el número de asistentes maquillando las estadísticas.

Uno de los aspectos principales para lograr un éxito de asistencia a su evento es invitar a los posibles asistentes con antelación, y recordarles el evento incluso si han confirmado su asistencia. Es importante suscitar interés en torno al evento. Las invitaciones impresas tradicionales son adecuadas, y hoy en día suele ser aceptable confiar en la tecnología para enviar las invitaciones. Pruebe este enfoque:

1. Mencione el evento a los invitados antes de enviar las invitaciones.2. Envíe con antelación un mensaje de “reserve la fecha” en el proceso de

planificación (en papel o en formato electrónico).3. Envíe una invitación detallada, en la que se incluya los puntos destacados de la

agenda (en papel o en formato electrónico).4. Vuelva a enviar la invitación detallada con una nota personalizada (en formato

electrónico).5. Llame a los invitados e invíteles formal y personalmente al evento.

MARKETING Y PUBLICIDAD DEL EVENTO

El marketing del evento es la tarea más importante y, con frecuencia, la más desafiante en la organización de eventos, y suele considerarse como el factor más importante del éxito de un evento. Esto se debe a que el número de participantes en un seminario depende en gran manera de la potencia de las actividades de marketing y la publicidad. Que el evento logre su objetivo o no depende en gran medida de la comerciabilidad de dicho evento. Esto significa que deben adoptarse el posicionamiento adeucado del seminario y la estrategia correcta de marketing para conseguir el número deseado de asistentes al evento.

La mayor parte de las veces, los organizadores de eventos que disponen de presupuestos holgados optan por opciones de marketing de pago, como los

periódicos. También pueden enviarse comunicados de prensa a los principales periódicos, para dar a conocer el próximo evento. Además, también pueden adquirirse grandes pancartas y carteles publicitarios para anunciar el evento en zonas muy transitadas.

Puede encontrar una opción de impresión económica en www.vistaprint.com.au. Trabajan con 120 países.

Si utiliza publicidad impresa, el periódico o revista concretos que utilice deben tener el público objetivo de su evento como principal base de lectores. Además, todos los soportes impresos deben estar redactados de forma atractiva, y resaltar las grandes ventajas de participar en el evento.

De todos modos, si el presupuesto es un problema, el marketing “de guerrilla” también puede hacer maravillas. Si el evento se dirige a un sector concreto, se podría realizar un envío masivo de faxes a empresas de dicho sector. El envío masivo de mensajes de correo electrónico se ha convertido en uno de los métodos más rentables para llegar a grandes audiencias. Esto es realmente útil si el organizador del evento ya cuenta con una base de datos.

La Internet Society ha desarrollado una serie de merchandising que pueden ser distribuidos en los eventos de los capítulos. Leer màs…

COLABORACIÓN CON PATROCINADORES

Conseguir que patrocinadores acreditados participen en un evento contribuirá a aumentar la credibilidad de dicho evento, además de reducir costes. Los patrocinadores también pueden servir de ayuda en el marketing, pues pueden publicitar su evento, además, entre sus clientes. Por otra parte, algunos de los patrocinadores pueden contribuir a pagar el alquiler del local a cambio de espacio publicitario o de publicidad para ellos mismos. Algunos patrocinadores solicitan además que se comunique a los participantes un breve mensaje de su empresa durante el evento. Más información… (PDF)

ORGANIZACIÓN DEL PERSONAL Y TRABAJO CON LOS PONENTES

Un seminario no tendría nunca éxito sin las personas que lo organizan, o sin los ponentes que comparten sus conocimientos con los participantes. Invite al evento a ponentes de prestigio y buena reputación, que ofrezcan a los participantes información importante para su trabajo, sector o negocio. Prepare los ponentes de antemano y trabaje con ellos en sus presentaciones en Power Point, además de informarlos con antelación sobre los procesos logísticos, el calendario y el público que se espera. Atienda sus necesidades especiales, si existen, como puede ser la solicitud de un retroproyector o de micrófonos adicionales para utilizarlos en las sesiones de preguntas y respuestas.

Cualquier evento necesita un buen equipo de personas que se encarguen de tareas relacionadas con la acomodación, el registro, la atención al cliente y las finanzas. Familiarice al equipo con los protocolos necesarios para el evento, con el fin de eliminar la posibilidad de que se produzca alguna confusión o algún error. Para garantizar una ejecución impecable, todos deben estar familiarizados con sus funciones concretas. Esto puede garantizarse preparando una programación detallada de los eventos, junto con la descripción de las funciones y responsabilidades de cada

persona. Lo ideal es que un jefe de proyecto controle a todo el equipo y se asegure de que todo el mundo desempeñe sus obligaciones de forma eficiente. Además, se delega en el jefe de proyecto la autoridad necesaria para tratar con todas las partes, entre las que se incluyen los propietarios del local, los patrocinadores y los expositores que participen en el evento.

DÍA D: PREPARACIÓN, REGISTRO, ACOMODACIÓN, COMENTARIOS

Todos los preparativos y la planificación del seminario, que constituyen el 80% del total del trabajo necesario, producen en último término el evento en sí, que puede durar solo unas horas o unos días. El día anterior al evento, visite el local para asegurarse de que todo esté conforme a los requisitos y las especificaciones. Debe comprobarse que los micrófonos, proyectores y sistemas de imagen y sonido funcionen perfectamente. Es necesario tener preparada una lista con todo lo necesario, y trasladarlo al local del evento al menos un día antes de su celebración. Los organizadores del evento deben comenzar a preparar el local, incluyendo la colocación de adornos y carteles, el día antes del evento.

El día del evento, el personal debe estar en el local al menos una hora y media antes del comienzo del evento, y debe estar preparado para recibir a los participantes media hora antes de la hora de llegada convenida. El registro debe realizarse en la puerta, para garantizar que todas las personas que accedan al evento estén autorizadas a hacerlo. Las etiquetas de identificación, los obsequios de bienvenida y los folletos o programas del evento se entregarán en este punto, y los acomodadores mostrarán a los participantes sus asientos.

El personal también será responsable de ofrecer asesoramiento o ayuda a los participantes durante el evento. Por último, deben distribuirse entre los participantes los formularios de comentarios y, a continuación, recogerse, para determinar su nivel de satisfacción en todos los aspectos del evento. Esto se hace para recibir sugerencias, ideas y consejos, con el fin de mejorar en el futuro.

EJEMPLO: UN SEMINARIO

El seminario es quizá el evento que más se suelen organizar. Y la mayor parte de los seminarios tienen medio día o un día de duración. Para los interesados en crear una lista de control con el fin de planificar un seminario, a continuación se ofrece una estructura de alto nivel para planificar y llevar a cabo un seminario.

Y quienes estén planificando una conferencia de varias sesiones o varios días, pueden adoptar un enfoque similar. Simplemente, la lista de control para la planificación del seminario será más larga.

1. Confirmar el propósito del evento

Antes de comenzar a indagar para seleccionar el local, asegúrese de conocer los objetivos básicos del evento:

1. ¿Quién es el público?2. ¿Cuál es el tema del seminario?3. ¿Dónde debe celebrarse?4. ¿Por qué asistirá la gente?5. ¿Cuál es la agenda del seminario?

El Convention Industry Council (Consejo de la industria de los congresos) ha establecido una serie de herramientas que deben considerarse una excelente fuente de prácticas recomendadas, que ayudará al planificador de la reunión o del evento a no pasar por alto ningún detalle de la planificación del evento. Con herramientas de descarga gratuita, ayudará a cualquier planificador de eventos a crear una lista de detalles importantes. Entre estos detalles se incluyen:

1. Perfil del evento (fecha, horario, ubicación, contactos, etc.)2. Información de contacto del organizador/coordinador del evento3. Información de contacto de los proveedores4. Perfil de los asistentes5. Espacio necesario6. Comida y bebida7. Requisitos de equipos audiovisuales8. Organización de la recepción/sala

2. Creación de un perfil de evento

Una vez que el planificador conozca los aspectos básicos del evento en cuestión, es el momento de buscar posibles lugares de celebración para la reunión. Es muy importante trabajar estrechamente con el organizador/coordinador del evento para establecer el tipo de lugar de celebración y el lugar más cómodo para celebrar el seminario tanto para el organizador como para los invitados (la lista de ideas puede ser interminable):

Hotel local Centro de conferencias local Restaurante privado Club privado Museo/galería de arte

3. Descripción de las necesidades del seminario y solicitud de propuestas sobre el lugar de celebración.

La mayoría de los encargados de los lugares de celebración estarán encantados de ofrecerle un presupuesto para un posible seminario. El contacto de ventas o de los servicios de restauración necesitará la siguiente información:

Posible(s) fecha(s) del evento Número de asistentes Estilo de la organización de la sala (aula, forma de u, etc.) Tiempo del evento (incluyendo el tiempo de montaje y desmontaje) Requisitos de comida y bebida Necesidades de equipos audiovisuales (incluyendo pantallas, micrófonos, etc.) Organización de la sala

4. Confirmación y/o desarrollo de la agenda

Es muy importante que la persona encargada de la planificación del evento trabaje estrechamente con el organizador/coordinador del evento, ya que la agenda cambiará con frecuencia desde el momento de la conversación inicial hasta el mismo día del evento. El planificador del evento debe estar listo para ajustar el plan y trabajar estrechamente con los encargados del lugar de celebración para garantizar que todo transcurre sin problemas.

5. Confirmación del acuerdo con el responsable del lugar de celebración

Una vez el planificador sepa el número de asistentes y los requisitos logísticos del seminario, deberá conseguir el lugar del evento y los requisitos relacionados. La mayoría de los acuerdos deberían ofrecer al planificador la oportunidad de reducir/aumentar los requisitos de comida y bebida hasta un determinado número de días antes del evento. Sin embargo, muchos acuerdos limitarán hasta qué punto podría reducir un grupo las cantidades, de modo que debe hacer un cálculo correcto.

6. Creación de materiales y comunicaciones de evento

Se trata de un elemento en el que algunos planificadores están involucrados y otros no. Fundamentalmente, algunos planificadores de reuniones serán los responsables de lo siguiente:

Crear invitaciones a eventos Imprimir la agenda y otros materiales Garantizar regalos/sorteos para los asistentes Crear identificaciones Enviar letreros y carteles para eventos

7. Trabajo estrecho con el coordinador del evento para ultimar los detalles relacionados con la logística

Antes del evento, hay un par de pasos importantes que un planificador de reuniones debe seguir. Se incluye la confirmación de lo siguiente:

Oradores del evento Requisitos de equipos audiovisuales del evento Número de asistentes al evento Funciones y responsabilidades del coordinador Necesidades relacionadas con los materiales del evento (debe comprobarse varias

veces)

8. Organización del evento

Asegúrese de incluir en la programación el tiempo necesario para la organización del evento. Se recomienda llegar aproximadamente 1.5 horas antes del evento. Sugerencia: si el seminario está programado por la mañana, pregunte al contacto de ventas del lugar de celebración si su grupo podría organizar el evento la noche antes (pero no deje nada de valor en un lugar público).

Todos los materiales, folletos, carteles, letreros, regalos, mesas de inscripción, identificaciones, etc. deben estar listos para el evento.

Advertencia: a veces los oradores cambian las diapositivas la noche antes y proporcionan nuevas presentaciones que deben añadirse al programa Power Point 10 minutos antes del evento.

9. Realización del evento

Una vez preparado, será el momento de celebrar el seminario. Tenga en cuenta lo siguiente:

Algunos asistentes siempre llegan pronto. Algunos asistentes siempre llegan tarde.

Suele surgir algún tipo de problema técnico.

OTROS ASPECTOS DE INTERÉS: PATROCINIO

Cómo recaudar fondos para realizar eventos a través del patrocinio

Celebrar un taller, un seminario, una conferencia o un evento especial puede ser una tarea costosa. Gastos en aspectos, tales como salones para eventos, servicios de restauración, viajes de los ponentes, conectividad, equipos y opciones de impresión pueden superar fácilmente los ingresos obtenidos por las cuotas de registro de los asistentes. Por ello, muchos organizadores buscan un apoyo financiero adicional para sus eventos a través del patrocinio. Esto se puede conseguir sin sacrificar la integridad de su evento o de su Capítulo.

Comprender por qué las empresas patrocinan eventos

Para conseguir un buen patrocinio, debe comprender en primer lugar el interés de una empresa en su evento. Los eventos ofrecen a las empresas oportunidades únicas para sacar provecho de sus intereses ante un público clave. Dado que estos eventos reúnen a un gran número de personas de un sector, profesión o comunidad específicos, permiten que las empresas patrocinadoras comuniquen mensajes importantes o entablen negocios con numerosos clientes o posibles clientes, en un momento y una ubicación determinados.

Determine qué puede ofrecer a los patrocinadores y elabore una lista de posibilidades

Para atraer a posibles patrocinadores, deberá determinar los elementos que su evento ofrece, asignar valores a cada uno y enumerarlos de forma clara y concisa. Un evento bien planificado le ofrecerá una serie de elementos que pueden compilarse y venderse a empresas interesadas como posibles patrocinadores. Plantéese su evento como si fuera una tienda y realice un inventario de todos los elementos que pueden ser valiosos para los patrocinadores. Este inventario puede incluir artículos de obsequio tangibles y una variedad de otras oportunidades de reconocimiento, antes y durante el transcurso del evento. Dedique tiempo a realizar una lista exhaustiva. Esto permitirá obtener mejores resultados cuando pase a la fase de búsqueda de patrocinadores. Entre los posibles elementos que podrían patrocinarse asociados con su evento se pueden incluir:

Servicios de restauración: o Desayunos continentales o Descansos con refrigerio o Almuerzos o Recepciones y cenas

Planifique el reconocimiento de cada patrocinador de servicios de restauración desde el estrado antes de la comida, o haga público el nombre de la empresa de la que se

ha recibido financiación, e incluya su nombre o logotipo junto con el evento, en sus programas impresos o en línea. También puede colocar un cartel que muestre el logotipo del patrocinador en la entrada de la zona de restauración o descanso. Si el evento es una comida servida en mesas, contemple la opción de invitar al patrocinador a un asiento reservado en la mesa de la presidencia del evento.

Elementos del programao Ponentes de apertura o Sesiones individuales o Actividades de entretenimiento

Reconozca a las empresas que patrocinan a un ponente, una sesión o una actividad de entretenimiento de la misma forma que patrocinaría un evento con servicio de restauración, incluyendo el estrado y las menciones del programa y la señalización. Asimismo, contemple la opción de invitar a un representante de la empresa patrocinadora a la presentación del ponente o de la sesión desde el estrado.

Obsequios Identificaciones o Bolsas del evento o Portafolios o Bloc de notas o Bolígrafos o Unidadeso Flash o Concentradores de puertos o Calculadoraso Alfombrillas para ratón

Si cuenta con un gran número de asistentes, debe adquirir artículos de obsequio como los anteriores en una tienda de saldos. Dichos artículos deben estar personalizados con el logotipo de la empresa patrocinadora. Los artículos de mayor tamaño podrían incluir dos logotipos; el de la empresa patrocinadora y el creado especialmente para su evento. Los artículos de obsequio son una opción muy conocida entre los patrocinadores, ya que suelen contar con valor promocional que perdura después de la celebración del evento. Asígneles un precio en consecuencia y lo suficientemente alto para pagar no solo el artículo de obsequio, sino también para afrontar otros gastos del evento.

Otros elementos o Conectividad de Internet o Mesas de exposición o Pases o registros gratuitos

Si la conectividad de Internet es una opción necesaria para su evento, deseará contar con un patrocinador que financie el coste u ofrezca acceso, como una contribución "en especie". Las mesas o los stands de exposición suelen ser muy populares entre los patrocinadores, ya que permiten a las empresas conocer personalmente a los asistentes, compartir información y desarrollar iniciativas empresariales. Los patrocinadores agradecerán contar con uno o más pases o registros gratuitos para

asistir a su evento.

Reconocimiento de medios o Información promocional impresa (folletos, carteles, panfletos)o página web del evento o Boletines electrónicos o Páginas de inicioo Programa in situ o Señales, carteles, telones de fondo

Los medios en línea e impresos asociados con su evento ofrecen importantes oportunidades para el reconocimiento de patrocinadores, mediante la visualización de logotipos de los patrocinadores, antes y durante el evento. Estas oportunidades pueden ofrecerse a patrocinadores como parte de su reconocimiento por patrocinar otros elementos, o pueden compilarse o venderse por separado. (Por ejemplo, si cuenta con un patrocinador de conectividad de Internet, puede contemplar la opción de ofrecer al patrocinador la pantalla de inicio de Internet.) Las oportunidades de reconocimiento antes del evento, como por ejemplo folletos, sitios web y boletines para promocionar el evento, también pueden utilizarse como incentivos para que las empresas se comprometan a ofrecer su patrocinio de forma anticipada, por ejemplo, mediante una fecha límite de impresión.

Cada evento ofrece distintas oportunidades para el patrocinio. Tenga en cuenta su propio evento y público, y realice su propia lista exclusiva. Se recomienda que enumere sus artículos de patrocinio en folletos de patrocinio de 1 o 2 páginas, que incluyan una descripción y el precio de cada artículo, así como información básica sobre el evento, la asistencia prevista y un punto de contacto del patrocinador. Puede ofrecer artículos de forma individual o agruparlos en paquetes de patrocinadores a distintos precios (por ejemplo, Oro, Plata y Bronce).

Realice su lista de posibles patrocinadores

Una vez que haya determinado los elementos que podrían patrocinarse del evento, asígneles un precio en consecuencia y descríbalos junto a su evento en un folleto; deberá realizar una lista de posibles patrocinadores. Sus mejores posibles patrocinadores serán aquellas empresas y organizaciones que desean comunicar o entablar actividades comerciales con sus asistentes. Redacte una lista exhaustiva de posibles patrocinadores tras tener en cuenta los siguientes aspectos:

¿Qué tipos de productos y servicios adquieren o utilizan los asistentes de su evento? (Céntrese en los intereses únicos de compra de su público.)

¿Qué empresas en su comunidad ofrecen productos o servicios relacionados con su público?

¿Qué empresas en su comunidad dan empleo a personas con las habilidades y los conocimientos profesionales de su público? (Las empresas pueden estar interesadas en patrocinar su evento para apoyar sus programas de contratación.)

¿Qué empresas en su comunidad patrocinan eventos similares con públicos parecidos?

¿Qué empresas les han apoyado anteriormente?

Las respuestas a estas preguntas le ayudarán a realizar una lista de empresas y organizaciones con las que tratar el tema del patrocinio. Gracias a la red de contactos, identifique una persona en cada empresa con la que tratar el tema del patrocinio del evento. Si ningún miembro de su organización tiene contactos en una empresa en concreto, plantéese la opción de dirigirse a los directores de los siguientes departamentos: marketing, relaciones públicas, gestión de marca, gestión de productos, recursos humanos, publicidad, relaciones con la comunidad y aportaciones de empresa. En las empresas de mayor tamaño, es posible que haya distintos departamentos interesados en su evento. Si el director del primer departamento rechaza su oferta, póngase en contacto con otro director.

Atraer a patrocinadores

El correo electrónico y los sitios web son inventos maravillosos, que utilizados de forma independiente no le harán conseguir patrocinadores para su evento. Conseguir patrocinio para los eventos es más fructífero cuando se realiza mediante llamadas telefónicas personales y conversaciones cara a cara.

En su conversación, recuerde que el mayor interés de la empresa en su evento es probablemente llegar a su público. Aunque su propuesta pueda ofrecer un menú de eventos con servicios de restauración y obsequios, debe destacar que el patrocinio ofrecerá a la empresa la oportunidad de llegar a su público exclusivo. Incluso puede ofrecer información demográfica de apoyo sobre el público al que su evento espera atraer: sus puestos de trabajo, los sectores que representan, su poder adquisitivo. Tras su conversación envíe la propuesta de patrocinio y cualquier dato adicional que podría influir en el posible patrocinador.

Una vez que haya convencido al patrocinador y acordado el nivel o elemento patrocinado, se recomienda que envíe un correo electrónico de confirmación, una factura y un breve acuerdo por escrito.

Seguimiento y reconocimiento final

Una vez que haya confirmado los patrocinadores de su evento y haya recibido el pago, es importante ofrecer las ventajas que ha prometido. Puede incluir ponerse en contacto con los patrocinadores para obtener logotipos de las empresas en diversos formatos de archivo, suministrarles formularios de registro gratuito, aconsejarlos sobre lugares de exposición y programas, o coordinar su participación en el estrado. Le recomendamos que mantenga a los patrocinadores informados sobre el evento y haga todo lo que esté en sus manos para asegurase de que el evento les será una experiencia gratificante. Y de esta forma, creará un fuerte vínculo entre su organización y el patrocinador. Esto aumentará la posibilidad de que la empresa vuelva a actuar como patrocinadora en futuros eventos. Un último paso debe incluir el envío de cartas formales de agradecimiento a cada patrocinador.

FUENTE:

http://isoc.org/wp/chapter-events/primer-es/