MANUAL USUARIO PARA LA INSTALACIÓN Y EJECUCIÓN DE VALIDADORES · EJECUCIÓN DE VALIDADORES Sistema Único de Autenticación -SUA Documento. MANUAL USUARIO PARALA INSTALACIÓN Y

MANUAL USUARIO PARA LA INSTALACIÓN Y

EJECUCIÓN DE VALIDADORES

Sistema Único de Autenticación - SUA

Documento. MANUAL USUARIO PARA LA INSTALACIÓN Y EJECUCIÓN DE VALIDADORES. - Versión 2.0 Página 1 de 18

MANUAL USUARIO PARALA INSTALACIÓN Y EJECUCIÓN DE VALIDADORES

Sistema Único de Información – SUI





CONTROL DE VERSIONES, REVISIONES Y APROBACIONES DEL DOCUMENTO

Fecha Versión Descripción Elaboró Revisó Aprobó

29/08/14 2.0

Actualización del Manual de Aplicación para la

Instalación y Ejecución de Validadores SUI

Teresa García C Hildebrando Forero B. Jorge Iván Dueñas M.

Analistas Grupo SUI

Hermes Cruz

Asesor Grupo SUI

Hernán Alfonso Muriel

Coordinador Grupo SUI





TABLA DE CONTENIDO

INTRODUCCIÓN. ............................................................................................................................ 4 DEFINICIONES, ACRÓNIMOS Y ABREVIATURAS. ........................................................................ 4 1. DESCRIPCIÓN DE LA APLICACIÓN. ....................................................................................... 4 1.2. Requisitos del Sistema. ......................................................................................................... 5 2. GENERALIDADES DE LA APLICACIÓN. .................................................................................. 5 2.1. Descarga e Instalación de los Validadores Completo y Ligero. .............................................. 5 2.2. Orden para instalación de Validadores. .................................................................................. 6 2.3. Descarga e Instalación del Validador Completo. .................................................................... 7 2.4. Descarga e Instalación del Validador Ligero. ....................................................................... 10 2.5. Descarga e Instalación del Validador por Servicios. ............................................................. 10 3. VALIDACIÓN DE UN ARCHIVO CSV. ...................................................................................... 11 3.1. Acceso al validador. .............................................................................................................. 11 3.2. Componentes y Opciones del Validador. .............................................................................. 11 3.3. Menú de Navegación. ........................................................................................................... 11 3.4. Opción Archivo. .................................................................................................................... 12 3.5. Opción Configuración. ......................................................................................................... 12 3.5.1. Opción Ver........................................................................................................................ 12 3.5.2. Opción Ayuda. .................................................................................................................. 12 3.6. Trabajo de validación. .......................................................................................................... 12 3.6.1. Opción Servicio. ............................................................................................................... 13 3.6.2. Opción Norma. ................................................................................................................. 13 3.6.3. Opción Formato a validar. ................................................................................................ 13 3.6.4. Acciones permitidas para validación archivos CSV........................................................... 13 3.6.4.1. Botón Selección. ........................................................................................................... 13 3.6.4.2. Botón Validar................................................................................................................. 13 3.6.4.3. Botón comprimir. ........................................................................................................... 15 3.6.4.4. Información de estado .................................................................................................. 15 4. PREGUNTAS FRECUENTES. ................................................................................................ 15 5. MENSAJES DEL SISTEMA. .................................................................................................... 17 6. CENTRO DE SOPORTE - SUI. ............................................................................................. 178




Documento. MANUAL USUARIO PARALA INSTALACIÓN Y EJECUCIÓN DE VALIDADORES. - Versión 2.0 Página 4 de 18

INTRODUCCIÓN La Superintendencia de Servicios Públicos, con el objetivo de facilitar la validación de la información solicitada por el SUI en archivos planos o CSV a los prestadores de servicios públicos, ha desarrollado un programa para efectuar esta labor y que se encuentra disponible a través de la página www.sui.gov.co. El objetivo del programa validador es el de verificar que la información enviada cumpla con los requerimientos y normas dictadas por la ley, optimizando el proceso de recolección de información. El programa verifica la sintaxis del archivo plano, realiza las validaciones que deben cumplir cada uno de los registros, lo fragmenta y finalmente lo comprime, facilitando y reduciendo errores que se presenten en la comunicación durante el envío de información a través de internet. Este documento está dividido en seis partes incluyendo esta breve introducción. En la siguiente sección, se realiza una descripción de la aplicación; luego se presentan sus generalidades y, finalmente, se presentan algunas preguntas frecuentes y los datos del centro de soporte del SUI.

DEFINICIONES, ACRÓNIMOS Y ABREVIATURAS

- SUI: Sistema Único de Información.

- CSV: (Comma-separated values) = (valores separados por comas): Es un tipo de documento en formato abierto sencillo para representar datos en forma de tabla, en las que las columnas se separan por comas y las filas por saltos de línea

- Validador: Herramienta que verifica la sintaxis del archivo CSV, realiza controles lógicos, comprime y fragmenta el archivo en volúmenes. Todo archivo CSV debe ser cotejado mediante el validador.

- Validador Completo: Programa base que le permitirá instalar los componentes necesarios para la perfecta ejecución de los validadores por servicio. Requiere de la instalación previa del componente Java Runtime Environment que se puede obtener de la página www.javasoft.com. Consulte a su departamento o área de sistemas o contacte el servicio del Centro de Soporte SUI.

- Validador Ligero: Versión del validador de menor tamaño. Necesario para el funcionamiento del Validador por Servicio. Esta versión del validador se instala cada vez que se instala el validador por servicio.

- Log de errores: Listado de errores que el validador SUI encontró en el archivo CSV.

- Booleano: es un dato lógico que permite representar valores de lógica binaria, esto es 2 valores, valores que normalmente representan falso o verdadero.

1. DESCRIPCIÓN DE LA APLICACIÓN El Manual Usuario Para la Instalación Y Ejecución De Validadores, se creó con el fin de que





las entidades que están obligadas a cargar información al Sistema Único de Información SUI, y que tenían volumen alto de información para reportar, pudieran hacerlo en forma clara y precisa utilizando un aplicativo fácil de manejar, el cual requiere instalar en el equipo del usuario un validador completo, ligero y por servicio. Con la instalación de estos validadores le genera un menú de navegación llamado validador SUI el cual solicita un archivo en Excel .csv para ser validado y dando como resultado un archivo .SUI que será cargado al aplicativo SUI para que sea cargado a una base de datos para ser evaluado por la SSPD. Para poder llevar a buen término el proceso se debe seguir paso a paso las indicaciones que se darán a continuación,

1.1. ¿Hacia quién va dirigido? Este instructivo va dirigido a los prestadores de servicios públicos domiciliarios y demás entidades que están obligadas a cargar información al SUI.

1.2. Requisitos del Sistema Para que se pueda utilizar correctamente el programa de validador SUI, se debe tener un equipo con las siguientes características:

- Memoria suficiente para ejecutar los validadores

- Personalizar la Configuración Regional del equipo: Separador de listas debe ser la coma (,), el separador de decimales es el punto (.) y el separador de miles es la coma (,).

- Es preciso aclarar que la configuración regional no es un requisito del sistema para la instalación de los validadores, pero esta favorece la eliminación de uno de los errores más recurrentes que corresponde a “Columna: IdColumna 0 --> La línea no contiene todos los campos”.

- Conexión a internet con una velocidad de ancho de banda mayor a 1 MB (velocidad real) Navegador de internet.

- Se recomienda tener instalado un antivirus.

2. GENERALIDADES DE LA APLICACIÓN

2.1. Descarga e Instalación de los Validadores Completo y Ligero Para el ingreso al Sistema Único de Información SUI es necesario registrarse en el sitio web ww.sui.gov.co para que le sea asignado un usuario y contraseña. Los prestadores de servicios públicos deberán estar registrados en el Registro Único de Prestadores de Servicios Públicos - RUPS, conforme a la Resolución vigente. Una vez registrado debe ingresar en la página principal (www.sui.gov.co) los datos de usuario y contraseña, garantizando de esta manera el acceso a las aplicaciones de cargues de información al SUI. La página principal le permite el acceso a los validadores por la opción Ayudas de Cargue.





Imagen 2.1.: Descarga e Instalación de los Validadores Completo y Ligero.

2.2. Orden para instalación de Validadores

Para que la instalación de los validadores no genere contratiempos, se debe seguir la siguiente secuencia:

- Se descarga el Validador Completo en el escritorio de su equipo el cual debe ser ejecutado antes de los demás validadores, solo cuando no se encuentre instalado.

- Luego se debe descargar el Validador Ligero, el cual debe ser ejecutado después del Validador Completo.

- Por último se debe descargar y ejecutar el Validador del Servicio. Se debe tener en cuenta que si no se sigue la secuencia indicada no es posible que se pueda instalar el programa para validar la información que se requiere. La actualización de los Validadores Ligero y por Servicio se debe hacer semanal, para que en caso de modificación por parte de la Superintendencia de Servicios Públicos Domiciliarios - SSPD, no le afecte al momento de validar el formato deseado.

Imagen 2.2.: Orden para instalación de Validadores.





2.3. Descarga e Instalación del Validador Completo En el menú Ayudas de Cargue encuentra el link Validador Completo. La instalación se realiza una sola vez en el equipo y cuando se realice actualización por parte de la SSPD. La fecha de la última actualización se encuentra a la derecha del ícono de descarga.

Imagen 2.3.: Descarga e Instalación del Validador Completo.

Inicie el proceso de descarga haciendo clic en el ícono correspondiente al Validador Completo. Al efectuar esta acción el sistema solicita guardar o ejecutar los instaladores. Se recomienda guardar los archivos de instalación en una ubicación específica.

Imagen 2.3.1.: Descarga e Instalación del Validador Completo.





Escoja la carpeta donde desea guardar el instalador. Verifique que el sistema no le arroje ningún error. Proceda a buscar en la carpeta de descarga el archivo .exe y dé clic para ejecutar el programa, de clic al botón <Install>.


A continuación se mostrará la ventana para la instalación de los componentes Java denominados 'Java Runtime Environment', acepte las condiciones de la licencia.


¡IMPORTANTE! Si el equipo ya tiene instalados los componentes Java se mostrará la siguiente pantalla. Escoja <Cancelar> de lo contrario se desinstalarán los componentes Java y no podrá utilizar el validador.






Continúe el proceso de instalación seleccionando la opción 'Típica' y presione el botón < S i g u i e n t e >.


De clic al botón <Finish> para finalizar el proceso de instalación






2.4. Descarga e Instalación del Validador Ligero En el menú Ayudas de Cargue encuentra el link Validador Ligero. La instalación se realiza una vez en el equipo; sólo es necesario volverlo a instalar cuando hay disponible una nueva versión del programa. La fecha de la última actualización se encuentra a la derecha del ícono de descarga.

Imagen 2.4.: Descarga e Instalación del Validador Ligero.

Recuerde guardar el archivo en la misma carpeta del Validador Completo, siga los mismos pasos de la Sección 2.3

2.5. Descarga e Instalación del Validador por Servicios En el menú Ayudas de Cargue encuentra el link Validador por Servicios. Cada vez que se realice una actualización es necesario volverlo a instalar. La fecha de la última actualización se encuentra a la derecha del ícono de descarga.

Imagen 2.5.: Descarga e Instalación del Validador por Servicios.





Guardar el archivo en la misma carpeta del Validador Completo, siga los mismos pasos de la Sección 2.3

3. VALIDACIÓN DE UN ARCHIVO CSV A continuación se describen los pasos y características que se deben tener en cuenta para la validación de un archivo csv.

3.1. Acceso al validador El acceso al programa SUI Validador se realiza en Windows desde Menú Inicio -> Programas ->SuiValidador ->Validador

Imagen 3.1.: Acceso al validador.

3.2. Componentes y Opciones del Validador

El validador SUI se compone de cuatro secciones:

3.3. Menú de Navegación

Imagen 3.3.: Menú de Navegación.





3.4. Opción Archivo

Permite salir o cerrar el programa, cuya función también se encuentra en el botón

3.5. Opción Configuración La opción Configuración despliega las opciones Trabajo y Avanzada:

Opción Trabajo, se puede configurar el número máximo de errores posibles que se puedan presentar antes de detener el proceso de validación y adicionalmente, permite ingresar el NIT de la Empresa que quedará grabado en la configuración del validador.

Opción Avanzada contiene información que se recomienda no ajustar para el buen funcionamiento del validador.

3.5.1. Opción Ver

La opción <Ver> -> <Log> despliega una ventana con los errores que se presenten en caso de que el archivo CSV contenga inconsistencias. En esta pantalla se puede identificar la fila o línea exacta donde se presenta el error de validación y el tipo de error que se presenta.

3.5.2. Opción Ayuda La opción <Acerca de> del menú <Ayuda> permite conocer la versión del validador instalada en el equipo.

3.6. Trabajo de validación Esta sección permite seleccionar el Servicio, Normas, Resoluciones, Decretos asociados al Servicio Público que el usuario escogió y su respectivo formato que desea validar.

Imagen 3.6.: Trabajo de validación.





3.6.1. Opción Servicio Según el validador que esté utilizando se despliega los diferentes servicios, realice la selección teniendo en cuenta el formato que validará.

3.6.2. Opción Norma En la lista encontrará el nombre de la Norma, Resolución y Decreto que establece el cargue de información.

3.6.3. Opción Formato a validar En la lista encontrará el nombre del formato que aplica para el Servicio y la Norma escogida.

3.6.4. Acciones permitidas para validación archivos CSV

Imagen 3.6.4.: Acciones permitidas para validación archivos CSV.

3.6.4.1. Botón Selección

Este botón se activa únicamente cuando se diligenció el Servicio, Norma y Formato a Validar, permitiendo examinar o traer el archivo a validar.

3.6.4.2. Botón Validar Este botón se activa una vez seleccionado el archivo CSV; permite realizar las validaciones que han sido definidas como regla de validación para cada una de las celdas del archivo. Una vez se dé clic en el botón <Validar>, en el área 'Información de estado' aparece uno de los siguientes avisos:





La validación no contiene errores: El archivo no presenta errores y por lo tanto puede ser comprimido.

Imagen 3.6.4.2.: La validación no contiene errores.

El archivo contiene errores de validación: El validador identificó que algún campo del archivo csv no cumple con los parámetros establecido en la norma. Si se genere este mensaje es necesario revisar el log, donde se identificaran los errores que presenta el archivo.

Imagen 3.6.4.2.1.: El archivo contiene errores de validación.

Error en operación del sistema: Error en el funcionamiento del validador, Verifique que haya escogido el validador, servicio y norma correcta. Si no logra solucionar el inconveniente e s n e c e s a r i o q u e s e comunique con el Centro de Soporte SUI.

3.6.4.2.1. Visualización del archivo CSV

Una forma sencilla de visualizar el archivo en formato CSV, es abrirlo por el Bloc de Notas, el cual muestra la información, con los valores separados por comas (,).





El acceso al Bloc de notas se realiza en Windows en el menú Inicio -> Programas ->Accesorios ->Bloc de notas. Una vez abierto el Bloc de notas se ingresa al menú <Archivo> -> <Abrir...> y se ubica el archivo convertido en csv. De esta manera se pueden observar los errores que generó el validador. Si al visualizar el archivo en Bloc de notas aparece como separador de valores el punto y coma (;) se deben reemplazar por comas (,), lo cual se puede hacer entrando por el menú <Edición> y luego haciendo clic en <Reemplazar>.

3.6.4.3. Botón comprimir El botón <Comprimir> no se activa hasta tanto el archivo CSV se encuentra sin errores, es decir, que se despliegue el mensaje “La validación no contiene errores”. Al dar clic en el botón <Comprimir>, solicitará la ruta en donde desea guardar el archivo comprimido o el .sui.

3.6.4.4. Información de estado Una vez terminado el proceso y comprimido el archivo CSV se muestra en el área 'Información de Estado' el mensaje “Compresión Completada, código de chequeo: QJWJVFHNGHAQ”.

Imagen 3.6.4.4.: Información de estado.

¡IMPORTANTE! Copie en un documento o archivo el código de chequeo que se muestra en esta área. El código es para el sistema SUI que lo solicita al momento de cargar el archivo para certificar.

4. PREGUNTAS FRECUENTES

- ¿Qué validadores se deben instalar en el equipo para procesar un archivo? R. En el proceso de validación de archivos .csv se deben instalar:

1. El validador Completo





2. El validador Ligero

3. El validador del servicio.

- ¿Por qué al instalar los validadores crea el formato de validación pero no permite seleccionar nada?

R. El problema se genera porque los validadores no se instalaron en el orden requerido. Debe seguir el siguiente orden: Primero el validador completo, siguiente el validador ligero y por último el validador específico o del servicio deseado.

- ¿Con qué periodicidad se debe actualizar los Validadores? R. Los validadores se deben actualizar mínimo dos veces en la semana, como también verificando la fecha de actualización del validador que aparece al lado izquierdo de cada uno.

- ¿Es necesario instalar los tres validadores (completo, ligero y servicio) cuando se presente una actualización del validador del servicio?

R. La actualización solo se hace para los validadores ligero y del servicio, teniendo en cuenta que el validador completo se instala una sola vez.

- ¿El validador tiene en cuenta todas las filas del archivo a validar? R. Si, sin embargo el validador solo analiza los datos a partir de la segunda fila. La primera línea contiene el nombre de las columnas de acuerdo con las especificaciones de la Resolución, en estos campos puede ingresar cualquier dato excepto caracteres especiales.

- ¿En el archivo a validar siempre se debe colocar los nombres completos de las columnas o acepta palabras abreviadas?

R. Como en la validación solo se analiza la información a partir de la segunda fila, puede utilizar palabras abreviadas o números que identifiquen cada columna.

- ¿Si por alguna circunstancia se cerró el validador y no se tiene el digito de chequeo se debe iniciar nuevamente la validación o hay alguna forma de conocer el digito de chequeo sin validar?

R. Si no copió el código de cheque es necesario validar el archivo .csv desde su inicio; la aplicación generara un nuevo código de chequeo diferente al anterior.

- ¿Cuándo se instala nuevamente el validador completo nos sale un mensaje que si quiere borrar el anterior, afecta en algo si se borra y se instala nuevamente?

R. El validador completo crea una base para reconocer los validadores ligero y por servicios, por lo tanto, no afecta siempre y cuando se actualice el validador ligero como el del servicio en el orden indicado.

- ¿En Excel cómo defino un formato numérico específico? R. En Excel para definir un formato específico ingrese por la opción Formato -> Celda -> Número -> Personalizar -> Tipo. Ejemplo si el formato requerido es diez enteros con diez decimales debe ingresar el número 0000000000.0000000000.





5. MENSAJES DEL SISTEMA Errores Comunes al Validar un Archivo CSV A continuación se listan los errores más comunes que se presentan al validar el archivo y su posible solución.

Mensaje del sistema Descripción

Error en columna cero

- El error se corrige eliminando los caracteres especiales contenidos en el archivo csv, como comillas("), guiones (-), paréntesis, ñ, etc. - Verifique por bloc de notas que al final de cada fila no existan comas adicionales, esto genera columnas adicionales.

La linea no contiene el numero de campos necesarios .

- Revise en el archivo CSV que las columnas se encuentren separadas por comas, si existen puntos y comas (;) reemplácelas y valide nuevamente. - Verifique que el símbolo decimal utilizado sea el punto(.) - Verifique que ingresó el número exacto de columnas que exige el formato. - Verifique la línea de los títulos, puede estar generando varias filas para títulos y el validador solo toma la primera fila para estos.

El campo es obligatorio El campo no tiene ningún valor y el valor es requerido, es decir, obligatorio de diligenciamiento.

El valor de campo no cumple el formato.

Verifique el formato de la columna ya que no está cumpliendo con el formato establecido. Tenga en cuenta las siguientes apreciaciones: Si el campo es de tipo fecha se debe seguir el formato especificado en el archivo de configuración, este formato por lo general es de la forma dd-mm-aaaa (dd=día, mm=mes, aaaa=año) Si el campo es numérico verifique que no está ingresando otros caracteres. El sistema solo acepta números de la forma entero y decimal, sin separador de miles ni exponente y el punto como separador de decimales. Si el campo es de tipo booleano verifique que el valor sea alguno de los siguientes de acuerdo a las especificaciones solicitadas del archivo: SI, NO, S, N. Verifique que no existan espacios en blanco,





Mensaje del sistema Descripción

debido a que el validador lo puede tomar como un caracter. Existen columnas que deben estar vacías según el dato ingresado en otro campo y su regla de validación.

El campo no se ajusta a la longitud esperada

El campo no tiene el número de caracteres determinado por las regla de validación de longitud mínima y máxima. Se refiere al número de caracteres permitidos en el campo, no al valor.

El valor del campo no está entre los valores posibles de la lista o El campo no se ajusta a los rangos

El campo no cumple con las especificaciones de rango. Funciona en números y fechas y se puede especificar rango mínimo, rango máximo o ambos.

El campo no cumple la validación de cálculo

Algunos campos están condicionados a lo reportado en otra columna, tenga en cuenta las reglas de validación indicadas en las Resoluciones o Manuales. Ej. Si lo reportado en el campo 17 es <=[6] ENTONCES en el campo 18 debe ingresar un valor <=[6].

Al subir el archivo .sui al sistema se genera el error "Falta código"

Rectifique el validador que utilizó para procesar el archivo csv, posiblemente trabajó con un validador que no corresponde al formato.

6. CENTRO DE SOPORTE - SUI El Centro Especializado de Servicio y Soporte SUI está disponible para aclarar cualquier duda relacionada con el acceso o diligenciamiento de los formularios a través de los siguientes medios: telefónicamente con el número (1) 6913006, línea gratuita nacional 018000 910305, horario de atención de Lunes a Viernes: 7:00 am a 5:00 pm, Sábados 8:00 am a 12:00 m, página web www.sui.gov.co o el correo electrónico [email protected].

http://www.sui.gov.co/

mailto:[email protected]

Documents

MANUAL USUARIO PARA LA INSTALACIÓN Y EJECUCIÓN DE VALIDADORES · EJECUCIÓN DE VALIDADORES Sistema Único de Autenticación -SUA Documento. MANUAL USUARIO PARALA INSTALACIÓN Y