Manual Usuario Presentacion Eeff Super 2013

Prohibida su reproduccin parcial o total

Direccin de Organizacin y Mtodos

MANUAL DE USUARIO

Presentacin de Informacin Financiera y Societaria

Versin: 05

Isabel EspinozaHighlight

Presentacin de Informacin Financiera y Societaria

VERSION 05

FECHA: 18/06/13

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CONTROL DE CAMBIOS

Versin

Seccin y/o

pgina

Descripcin de la modificacin

Fecha de la

Modificacin

05

06 Se actualiza la nueva forma de ingreso. Se modifica figura 1.

18/06/2013

05

07 Se incluye pantalla Men del Portal de Trmites. Figura 3

18/06/2013

05

08 Se incluye pantalla #Ingreso de Balances. Figura 4

18/06/2013

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NDICE

OBJETO .......................................................................................................................4

ALCANCE ....................................................................................................................4

REQUISITOS TCNICOS ............................................................................................4

CONSIDERACIONES ..................................................................................................4

GLOSARIO ...................................................................................................................5

PROCEDIMIENTO PARA PRESENTACIN DE INFORMACIN FINANCIERA Y SOCIETARIA ................................................................................................................6

1. INGRESO AL PORTAL WEB DE LA SUPERINTENDENCIA DE COMPAAS 6

2. INGRESO DE INFORMACIN FINANCIERA Y SOCIETARIA ..........................8

3. ENVO ELECTRNICO DE INFORMACIN ................................................... 18

4. ESTADOS FINANCIEROS RECTIFICATORIOS ............................................. 27

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OBJETO

El objeto del presente manual de usuario es facilitar el procedimiento para la presentacin de la informacin financiera y societaria de las compaas sujetas al control y vigilancia de la Superintendencia de Compaas.

ALCANCE

El presente manual de usuario inicia con el ingreso de la informacin financiera y termina con el envo de la informacin e impresin del comprobante de presentacin electrnica.

REQUISITOS TCNICOS

Para poder acceder a la aplicacin Web se requiere cumplir con los siguientes requerimientos:

Una computadora con acceso a internet.

Un navegador de Internet actualizado, puede ser Internet Explorer, Mozilla Firefox, Google Chrome, Netscape, Safari.

Poseer usuario y clave para el acceso de la compaa a los servicios en lnea que presta la Superintendencia de Compaas a travs del portal web www.supercias.gob.ec.

CONSIDERACIONES

Para realizar la presentacin de informacin financiera y societaria, las compaas deben obtener su clave de acceso mediante la presentacin del Formulario de actualizacin de datos y la firma de la Solicitud de acceso y declaracin de responsabilidad.

Los documentos que se adjuntarn deben estar en formato PDF. El tamao mximo permitido por pgina es de 150kb. El escaneo debe hacerse en blanco y negro con una resolucin mxima de 300 ppp (puntos por pulgada).





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GLOSARIO

Estados Financieros.- Los estados financieros constituyen una representacin estructurada de la situacin financiera y del rendimiento financiero de la entidad. Un conjunto completo de estados financieros incluye los siguientes componentes: balance; cuenta de resultados; estado de cambios en el patrimonio neto; estado de flujos de efectivo; y, notas a los estados financieros.

Estados Financieros consolidados.- Los estados financieros de un grupo en el que los activos, pasivos, patrimonio, ingresos, gastos, y flujos de efectivo de la controladora y sus subsidiarias se presentan como si se tratase de una sola entidad econmica.

Estado Financiero Rectificatorio (slo bajo Normas Ecuatorianas de Contabilidad).- Estado financiero presentado a la Superintendencia de Compaas para rectificar un estado financiero presentado con anterioridad (original). Al ser revisado y aprobado por el rea de control correspondiente, se lo considera vlido y reemplaza al estado financiero original.

Documentos anexos.- Documentos que acompaan a los estados financieros de acuerdo a lo establecido en el Art. 20 y 23 de la Ley de Compaas y en el Reglamento que establece la informacin y los documentos que estn obligadas a remitir anualmente las sociedades sujetas al control y vigilancia de la Superintendencia de Compaas. Entre los cuales se encuentran: Nmina de socios o accionistas, Informe o memoria del representante legal, Informe o memoria del comisario, Informe de auditora externa, entre otros.

Sistema para Presentacin de Informacin Financiera y Societaria.- Sistema informtico de la Superintendencia de Compaas que permite, a travs del portal web www.supercias.gob.ec, ingresar la informacin de los estados financieros y enviar electrnicamente los estados financieros y sus anexos.

Envo electrnico de informacin.- Proceso mediante el cual las compaas envan electrnicamente la informacin requerida por la Superintendencia de Compaas.

Comprobante de presentacin electrnica.- Documento probatorio del cumplimiento de la presentacin electrnica de la informacin financiera y societaria. Contiene la fecha y hora de presentacin, la descripcin de los documentos enviados y el valor a pagar por concepto de contribucin.

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PROCEDIMIENTO PARA PRESENTACIN DE INFORMACIN

FINANCIERA Y SOCIETARIA

1. INGRESO AL PORTAL WEB DE LA SUPERINTENDENCIA DE

COMPAAS

1.1. Ingresar al portal web de la Superintendencia de Compaas

www.supercias.gob.ec.

1.2. Seleccionar la opcin PORTAL DE TRMITES.

Figura 1 Portal de Trmites

El sistema presentar la pantalla Ingresar al Sistema (Ver figura 2).

1.3. Ingresar el nombre de usuario de la compaa (RUC) y la contrasea

(clave de acceso).

1.4. Presionar el botn INGRESAR.

Figura 2 Pantalla Ingreso al Sistema



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1.5. En la pantalla principal del Portal de trmites seleccione la opcin

ESTADOS FINANCIEROS.

Figura 3 Men de Portal de Trmites

1.6. Contina el numeral 2.

1.7. En el caso de no tener la contrasea (clave de acceso) de la compaa o

de haberla olvidado, deber realizar el procedimiento de Actualizacin de

Informacin General y Solicitud de clave de acceso. (Ver Manual de

usuario para Actualizar informacin general)

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2. INGRESO DE INFORMACIN FINANCIERA Y SOCIETARIA

2.1. En la seccin ESTADOS FINANCIEROS, seleccionar la opcin

INGRESAR BALANCE ORIGINAL DEL AO XXXX. (Ver figura 4)

Figura 4 Ingresar Balance

El sistema identifica si la compaa tiene que presentar estados financieros bajo NEC o bajo NIIF y muestra la pantalla correspondiente. Nota: Los instructivos NEC y NIIF pueden ser encontrados en la pgina web institucional en el PORTAL DE CAPACITACIN.

Para el caso de estados financieros que deban ser presentados bajo las

Normas Ecuatorianas de Contabilidad (NEC), el sistema mostrar la

siguiente pantalla:

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Para el caso de estados financieros que deban ser presentados bajo las

Normas Internacionales de Informacin Financiera (NIIF), el sistema

mostrar la siguiente pantalla:

Figura 5 Pantalla Ingreso de Estados Financieros bajo NEC

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2.2. Se debe ingresar la informacin general correspondiente a la compaa:

personal ocupado, fecha de la junta general que aprob el balance,

nmero de Auditor Externo RNAE (si la compaa estuviere obligada a

presentar el informe de auditora externa), identificacin y nombre

completo del contador.

Si la compaa debe presentar estados financieros consolidados de

acuerdo a lo establecido en la NIC 27 y en la seccin 9 de la Norma

Internacional de Informacin Financiera para Pequeas y Medianas

Entidades (NIIF para las PYMES), debe seleccionar la opcin Si en el

casillero Tiene consolidados?.

2.3. En la esquina superior derecha del formulario, el Representante Legal

de la Compaa podr visualizar la nmina de socios o accionistas y la

nmina de administradores, cortadas al 31 de diciembre del ao al que

correspondan los estados financieros presentados.

Figura 6 Pantalla Ingreso de Estados Financieros bajo NIIF


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2.4. En la seccin Formulario para el ingreso de informacin bajo NEC

(Ver figura 5), o Formularios para el ingreso de informacin bajo

NIIF (Ver figura 6), segn sea el caso, ingresar los cdigos de las

cuentas y el valor correspondiente de las mismas.

Al ingresar el cdigo de la cuenta, el sistema mostrar la descripcin

automticamente y el usuario podr ingresar el valor correspondiente.

Nota: Si la compaa debe presentar estados financieros con formato

NEC deber llenar un solo formulario de ingreso; si el formato es NIIF,

deber llenar cuatro formularios.

Los estados financieros a presentar bajo NEC o los rectificatorios son:

Estado de Situacin.

Estado de Resultados.

Los estados financieros a presentar en NIIF son:

Estado de Situacin Financiera.

Estado de Resultado Integral.

Estado de Flujos de Efectivo y,

Estado de Cambios en el Patrimonio.

2.5. Si desea utilizar la opcin IMPORTAR para cargar la informacin, debe tener un archivo tipo texto que en su estructura considere los campos: Cdigo de cuenta Valor en dlares :

Para importar se debe realizar lo siguiente:

2.5.1. Presionar el botn Examinar. 2.5.2. Seleccionar el archivo tipo texto. 2.5.3. Presionar el botn IMPORTAR. (Ver figura 8)

Figura 7 Importar informacin



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2.5.4. Contina actividad 2.7.

2.6. Presionar el botn VALIDAR INFORMACIN Y CALCULAR TOTALES. Para el caso de ingreso de Estados financieros individuales bajo NIIF, asegrese de que las cuentas ingresadas estn correctas, ya que no existen balances rectificatorios para los estados financieros presentados bajo NIIF. Si existe algn error, el sistema mostrar un mensaje indicndolo para que se realice la modificacin correspondiente. Caso contrario, el sistema habilitar el botn GRABAR INFORMACION.

2.7. Si est de acuerdo con la informacin, presionar el botn GRABAR INFORMACIN habilitado por el sistema. Una vez presionado el botn, no podr realizar algn tipo de modificacin. Nota importante: Una vez que su informacin financiera ha sido grabado con xito. Usted tiene 8 das para enviar definitivamente la informacin financiera y societaria para obtener su comprobante de presentacin electrnica, caso contrario sta ser eliminada y usted tendr que volver a ingresar la informacin. Nota importante: Si desea grabar de forma provisional la informacin ingresada, deber mantener el estado financiero descuadrado.

Figura 8 Importar archivo de texto











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2.7.1. Contina el numeral 3.

2.8. Si la compaa va a presentar por primera vez estados financieros bajo

NIIF, al finalizar el ingreso de los valores correspondientes a los estados financieros individuales, debe ingresar los valores correspondientes a los estados financieros conciliados de NEC a NIIF, de la siguiente manera:

2.8.1. Presionar el botn CONTINUAR CON EL INGRESO DE LA

CONCILIACIN DE LOS ESTADOS FINANCIEROS BAJO NIIF de la pgina de ingreso de estados financieros bajo NIIF. (Ver figura 9)

2.8.2. El sistema mostrar los Formularios para el ingreso de informacin de la conciliacin bajo NIIF (Ver figura 11), ingresar los cdigos de las cuentas y el valor correspondientes de las mismas.

Al ingresar el cdigo de la cuenta, el sistema mostrar la

descripcin automticamente y el usuario podr ingresar el

valor correspondiente.

Figura 9 Botn Ingresar Conciliacin de los Estados Financieros

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2.8.3. Al finalizar el ingreso de los valores, presionar el botn

CALCULAR TOTALES DE LA CONCILIACIN

Figura 10 Formularios para el ingreso de informacin de la conciliacin bajo NIIF

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Asegrese de que las cuentas ingresadas estn correctas, ya que no existen balances rectificatorios para los estados financieros presentados bajo NIIF. Si existe algn error, el sistema mostrar un mensaje indicndolo para que se realice la modificacin correspondiente. Caso contrario, el sistema habilitar el botn GRABAR INFORMACIN DE LA CONCILIACIN.

2.8.4. Si est de acuerdo con la informacin, presionar el botn GRABAR INFORMACIN DE LA CONCILIACIN habilitado por el sistema. (Ver figura 11) Una vez presionado el botn, no podr realizar algn tipo de modificacin.

Nota importante: Una vez que su informacin financiera ha sido grabado con xito. Usted tiene 8 das para enviar definitivamente la informacin financiera y societaria para obtener su comprobante de presentacin electrnica, caso contrario sta ser eliminada y usted tendr que volver a ingresar la informacin. Nota importante: Si desea grabar de forma provisional la informacin ingresada, deber mantener el estado financiero descuadrado.

2.8.5. Contina el numeral 3.

2.9. Si la compaa est obligada a presentar estados financieros consolidados, de acuerdo a lo establecido en la NIC 27 y en la seccin 9 de la Norma Internacional de Informacin Financiera para Pequeas y Medianas Entidades (NIIF para las PYMES), al finalizar el ingreso de los estados financieros individuales y de las conciliaciones de NEC a NIIF,

Figura 11 Botn Grabar informacin de la conciliacin

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en el caso de estar obligada, debe ingresar los valores correspondientes a los estados financieros consolidados, de la siguiente manera:

2.9.1. Presionar el botn PRESIONE AQU PARA INGRESAR

ESTADOS FINANCIEROS CONSOLIDADOS BAJO NIIF que se encuentra en el formulario de ingreso de conciliaciones de estados financieros bajo NIIF. (Ver figura 10)

2.9.2. El sistema mostrar los Formularios para el ingreso de

estados financieros consolidados (Ver figura 12), ingresar los cdigos de las cuentas y el valor correspondientes de las mismas.

Al ingresar el cdigo de la cuenta, el sistema mostrar la

descripcin automticamente y el usuario podr ingresar el

valor correspondiente.

2.9.3. Al finalizar el ingreso de los valores, presionar el botn VALIDAR INFORMACIN Y CALCULAR TOTALES Asegrese de que las cuentas ingresadas estn correctas, ya que no existen balances rectificatorios para los estados financieros presentados bajo NIIF.

Figura 12 Formulario para el ingreso de informacin de los consolidados bajo NIIF

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Si existe algn error, el sistema mostrar un mensaje indicndolo para que se realice la modificacin correspondiente. Caso contrario, el sistema habilitar el botn GRABAR INFORMACIN DE CONSOLIDADOS.

2.9.4. Si est de acuerdo con la informacin, presionar el botn GRABAR INFORMACIN DE CONSOLIDADOS habilitado por el sistema. (Ver figura 12) Una vez presionado el botn, no podr realizar algn tipo de modificacin.

Nota importante: Una vez que su informacin financiera ha sido grabado con xito. Usted tiene 8 das para enviar definitivamente la informacin financiera y societaria para obtener su comprobante de presentacin electrnica, caso contrario sta ser eliminada y usted tendr que volver a ingresar la informacin. Nota importante: Si desea grabar de forma provisional la informacin ingresada, deber mantener el estado financiero descuadrado.

2.9.5. Contina numeral 3.

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3. ENVO ELECTRNICO DE INFORMACIN

Una vez grabada la informacin, el sistema lo llevar a la pantalla Opciones de la compaa.

3.1. Seleccionar la opcin ENVO ELECTRNICO DE LA INFORMACIN

ANUAL que se encuentra en la seccin ESTADOS FINANCIEROS. (Ver figura 13)

Figura 13 Envo de la Informacin

3.2. El sistema presentar una pantalla en la que ver los envos pendientes. Presionar el hipervnculo ENVIAR ELECTRNICAMENTE para el ao que corresponda. (Ver figura 14)

Figura 14 Pantalla Envo electrnico








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El sistema abrir la pantalla para la recepcin electrnica de la informacin financiera anual de las compaas. (Ver figura 15)

En esta pantalla el usuario puede realizar las siguientes acciones: a) Visualizar los documentos (en formato PDF) generados

automticamente por el Sistema en funcin de la informacin de

los estados financieros ingresada por el usuario. (Ver figura 16)

Figura 15 Pgina para realizar el envo electrnico de la informacin

Figura 16 Pgina para realizar el envo electrnico de la informacin


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El sistema presentar el estado financiero generado por el sistema en funcin de la informacin financiera ingresada. (Ver figura 17)

Los documentos generados por el Sistema son:

Estados Financieros bajo NEC

Estados Financieros individuales bajo NIIF

Estados Financieros conciliados de NEC a NIIF

Estados Financieros consolidados bajo NIIF

Nmina de Socios o Accionistas

Nmina de Administradores

b) Cargar los documentos (en formato PDF) que el sistema no genera

automticamente y cuya elaboracin es responsabilidad de la compaa,

stos son:

Notas a los Estados Financieros.

Informe de auditoria externa.

Informe de gerente.

Informe de comisario.

Registro nico de Contribuyentes (R.U.C.).

Acta de la Junta General que aprob los estados financieros.

Todos los documentos que se carguen al sistema en formato PDF debern estar completos y firmados, es decir, deben ser elaborados, impresos y firmados para su posterior digitalizacin (escaneo), caso contrario esta informacin ser eliminada y el incumplimiento ser

Figura 17 Ejemplo de estado financiero generado por el sistema









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reflejado en el informe de obligaciones pendientes, sin perjuicio de la aplicacin de las sanciones correspondientes. No todas las compaas deben presentar todos los documentos sealados anteriormente. Los documentos de presentacin obligatoria estarn marcados con un asterisco.

3.3. Para cargar un documento, presionar el botn Examinar que corresponda. (Ver figura 18)

3.4. Seleccionar el archivo PDF y presionar el botn Abrir. (Ver figura 19)

Figura 18 Botn Examinar


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3.5. Una vez seleccionado el archivo, presionar el botn Cargar para cargarlo en el sistema. (Ver figura 20)

Inmediatamente el Sistema inicia la carga del archivo PDF hacia un repositorio temporal en los servidores de la Superintendencia de Compaas, este proceso puede durar varios segundos, inclusive minutos, dependiendo del tamao del archivo y de la conexin de

Figura 19 Elegir archivos para cargar

Figura 20 Cargar archivo al sistema

Informe de gerente.pdf

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Internet del usuario. Mientras el proceso de carga se lleva a cabo, el Sistema presenta un mensaje como el que se puede ver en la figura 21.

Si no se produce ningn inconveniente durante la carga del archivo PDF, el sistema notificar al usuario sobre el resultado satisfactorio del proceso. Esto puede verse en la figura 22. As mismo, si se produce algn error durante la carga del archivo PDF, el sistema notificar al usuario sobre el error producido. En el ejemplo de la figura 23, el Sistema indica al usuario que NO se ha podido cargar el archivo debido a que es demasiado grande para el nmero de pginas que tiene, en este caso el usuario deber volver a escanear el documento en blanco y negro utilizando una resolucin mxima de 300 ppp (puntos por pulgada).

Figura 21 Mensaje del sistema

Figura 22 Mensaje de pgina web

Figura 23 Mensaje de pgina web

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Una vez que el archivo PDF ha sido cargado, el sistema sustituye el botn Cargar por el botn Reemplazar. Esto significa que el usuario puede remplazar el archivo previamente cargado seleccionando un nuevo archivo haciendo clic el botn Examinar y posteriormente haciendo clic en el botn Reemplazar. Adicionalmente se pone un visto en la casilla de verificacin correspondiente al documento cargado. (Ver figura 24).

3.6. Una vez cargados todos los documentos, presionar el botn ENVIAR DEFINITIVAMENTE LA INFORMACIN Y OBTENER EL COMPROBANTE DE PRESENTACIN que se encuentra en la parte inferior de la ventana.

Figura 24 El usuario puede remplazar un archivo PDF previamente cargado utilizando el botn

Reemplazar

Figura 25 Botn ENVIAR DEFINITIVAMENTE LA INFORMACIN

Nomina de socios.pdf

Nomina de socios.pdf

Nomina de administradores.pdf

Informe de gerente.pdf

Informe de comisario.pdf

Formulario actualizacion.pdf

RUC.pdf

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El proceso de envo definitivo de la informacin anual puede tardar varios segundos, mientras esto sucede el Sistema presenta un mensaje que indica al usuario que est procesando la informacin y que por favor espere un momento (ver figura 26).

Si no se produce ningn error en el envo definitivo de la informacin, el Sistema presentar el comprobante de presentacin de la informacin, tal como se muestra en la figura 27. All se encuentran dos hipervnculos que permiten al usuario Imprimir el comprobante y Cerrar esta ventana.

Figura 26 El Sistema muestra al usuario un mensaje que indica que la

informacin est siendo procesada

Figura 27 El Sistema presenta el comprobante de presentacin de la informacin


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El comprobante de presentacin contiene en la parte derecha (ver figura 27) un cdigo QR que garantiza la autenticidad del mismo puesto que dicho cdigo tambin se encuentra almacenado en la Superintendencia de Compaas para efectos de verificaciones posteriores. Adems, en el comprobante de presentacin consta el valor a pagar por concepto de contribucin societaria del perodo contable reportado. Los intereses y multas sern calculados en las ventanillas de Contribuciones del Departamento Financiero de esta entidad, o comunquese a las siguientes direcciones de correo electrnico: [email protected], [email protected], [email protected], [email protected]. Inmediatamente despus de que el sistema muestra el comprobante de presentacin, se abre automticamente la ventana para que el usuario pueda imprimir este comprobante que deber guardar como prueba de la presentacin de la informacin anual de la compaa.

Fin del Procedimiento


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4. ESTADOS FINANCIEROS RECTIFICATORIOS En el caso de los estados financieros rectificatorios (slo para NEC), el usuario deber realizar el siguiente procedimiento:

4.1. Ingresar al Portal web de la Superintendencia de Compaas de acuerdo a lo sealado en el numeral 1.

4.2. Dentro del sistema, en la pantalla Opciones de la compaa, seleccionar la opcin INGRESAR BALANCE RECTIFICATORIO (slo para NEC).

4.3. El sistema lo llevar a la pantalla Ingreso de Estados Financieros, seleccionar el ao en el que ingresar el balance rectificatorio.

4.4. Ingresar la informacin correspondiente a los datos generales de la compaa, que solicita el sistema.

Figura 28 Ingresar Balance

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4.5. Ingresar la informacin financiera de la compaa.

4.6. Continuar con la actividad 2.5. Fin del procedimiento

Figura 29 Pantalla Ingreso de Estados Financieros

Figura 30 Pantalla Ingreso de Estados Financieros

Documents

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