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Manuale all’utilizzo di Webdesk – Fattura Smart Creazione del Cliente in Webdesk.

Agenzia B&B S.R.L. - Modena Versione n.3, Dicembre 2018

Manuale all’utilizzo di Webdesk – Fattura Smart | Agenzia B&B S.R.L. - Modena

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La Creazione Del Cliente In Webdesk

1. OPERAZIONI PRELIMINARI…………………..…………………………………………………………2

2. LA CREAZIONE DEL CLIENTE……………………………………………………………………………6

3. ATTIVAZIONE GUIDATA FATTURA SMART®……………………………………………...…….9

4. ATTIVAZIONE DELL’OPERATORE…………………………………………………………………..12


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La creazione del Cliente in Webdesk 1 – Operazioni Preliminari. Per accedere in Webdesk, aprire Google Chrome ed andare all’indirizzo https://www.webdesk.it/account/login.aspx Per impostare la password dell’account di licenza, è necessario far riferimento alla scheda di licenza* ricevuta via e-mail. In particolare, prendere nota del “login di accesso”. Inserire il dato nella sezione “Studio” in alto. Come Login, digitare “Administrator” e poi fare click su “password dimenticata”.

A questo punto sarà necessario inserire nell’apposito campo la e-mail riportata nella scheda di licenza* e fare click su “conferma”. Controllare la posta elettronica e prendere nota del codice di sicurezza riportato nella mail di ripristino password, infine accedere all’area di impostazione della password attraverso il link in essa contenuto.


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* esempio di scheda di licenza


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Di seguito, l’interfaccia di impostazione password alla quale si viene indirizzati cliccando il link presente nella e-mail.

Inserire il codice di sicurezza nell’apposito campo, digitare due volte la password desiderata e fare click su “salva”.

Suggerimento: La password deve essere composta da 8 caratteri, avere almeno un carattere maiuscolo, uno minuscolo, riportare almeno un carattere numerico ed un carattere speciale (es.: !; @ ;%; ecc…).


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Entrare nella Suite Ipsoa e cliccare su “Impostazioni”, nella sezione in alto della scheda cliccare su “Servizi Online” e selezionare infine la sottosezione “Webdesk”.


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Inserire quindi i dati di accesso negli appositi campi, cliccando su “Verifica Impostazioni”. Se compare una comunicazione che attesti la correttezza dei dati inseriti, premere “OK”. La procedura appena eseguita va effettuata su un solo Computer.

A questo punto il Sistema Professionista è correttamente configurato per accedere in Webdesk.

2 – La creazione del cliente La creazione del cliente viene effettuata da parte dello Studio, utilizzando la Suite Ipsoa. Per poter abilitare un cliente in Fattura Smart, è necessario che il cliente sia presente nel programma di Contabilità. Entare quindi in Webdesk, cliccando sul pulsante in alto presente nell’intestazione superiore della Suite IPSOA.

Cliccare su “Gestisci Clienti” e poi, nella finestra che si aprirà, “Nuovo Cliente” in alto a destra.

Note:

• La password di Administrator scade ogni 90 giorni. Sarà opportuno ripetere la procedura di impostazione password accedendo al sito di Webdesk come Administrator e fare click su “password dimenticata”. La nuova password andrà poi inserita anche nella Suite Ipsoa, nel pannello delle impostazioni (vedi immagine sopra).

• Il login si blocca per 5 minuti nel caso in cui fossero state inserite password non corrette per 5 volte di fila. Durante questo lasso di tempo non sarà possibile né accedere né fare click su “password dimenticata”.


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Selezionare l’anagrafica del cliente da creare in Webdesk e fare click sul tasto “Acquisisci” in basso a destra. In questa fase, il programma esporta la denominazione ed i dati generali presenti in Anagrafica Unica su Webdesk.


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Al termine dell’acquisizione il programma riporta la schermata di Attivazione dei Servizi. In questa sede lo Studio decide, spuntando sulle caselle, quali saranno le funzioni disponibili nell’area web riservata del cliente su Webdesk.


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3 – Attivazione Guidata di Fattura Smart

Per l’attivazione di Fattura Smart, proseguire cliccando su “Attivazione guidata Servizio”.

Cliccare su “Acquisisci i dati dal gestionale”. Il programma effettuerà l’esportazione dei dati da Anagrafica Unica e, a procedimento ultimato, proporrà all’esportazione dei nominativi presenti in Contabilità.

Al termine del caricamento, comparirà una finestra riassuntiva di tutti i dati inseriti fino ad ora in Anagrafica Unica per il cliente da creare in Webdesk. In questa sede, per integrare o apportare modifiche, sarà necessario cliccare sul tasto “Modifica” in basso.


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Note:

• Il tasto “Modifica” aprirà Anagrafica Unica. • In caso di mancata valorizzazione del Codice ATECO è necessario aprire l’azienda in Contabilità

ed andare a valorizzare o ad aggiornare l’omonimo campo nella sezione “Parametri Attività”. • Nell’anagrafica del cliente devono essere presenti obbligatoriamente alcuni dati:

- Dati Generali - Data di Inizio attività - Stato dell’Attività - Attività Prevalente e Codice ATECO - Regime di Contabilità e Gestione IVA - Valorizzare o lasciare vuoti entrambi i campi CCIAA e Numero Iscrizione al REA

• Al termine di ogni modifica potrebbe essere necessario valorizzare la Forma Giuridica. • E’ consigliabile inserire anche la Banca. Nel caso in cui lo Studio non conoscesse tal dato, può

demandarne l’inserimento al cliente quando accederà a Webdesk per la prima volta. • I dati inseriti in questa fase, saranno sottoposti ad un controllo da parte nel cliente durante il suo

primo accesso in Fattura Smart.

Dopo aver inserito i dati mancanti in Anagrafica Unica, cliccare “Conferma”. Il programma effettua l’esportazione dei nominativi presenti in Contabilità. Ai fini della corretta importazione, è necessario che non vi siano mancanze nei dati generali dei nominativi.


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Nel caso in cui i nominativi abbiano delle incompletezze, il programma tiene nota dei nominativi non importabili. Comparirà il seguente avviso. Premere “Annulla” per visualizzare l’esito dei nominativi inviati a F.Smart.

Note:

• E’ possibile stampare il log delle esportazioni. • E’ possibile apportare delle correzioni ai nominativi in modo da eseguirne la corretta

esportazione. E’ altresì possibile demandarne l’inserimento al cliente nel menù delle anagrafiche clienti di Fattura Smart.

• Può capitare che nel log un nominativo appaia completo ma non importabile per “nome mancante”. In quel caso, procedere valorizzando, nel nominativo, il campo “Cognome/Denominazione”.

• Per eseguire nuovamente l’importazione dei nominativi, è necessario procedere nuovamente all’“Attivazione guidata del servizio” di Fattura Smart e alla successiva acquisizione dei dati dal gestionale precedentemente illustrata al punto 2.1 della guida.


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Dopo aver chiuso il log dei nominativi importati, premere “Sì” per avviare l’esportazione dei nominativi in Fattura Smart. Ad operazione ultimata, il cliente avrà a disposizione la lista delle anagrafiche nella propria area riservata di Fattura Smart. 4 – Attivazione dell’Operatore Al termine dell’esportazione dei nominativi, si aprirà la schermata dedicata all’attivazione dell’operatore di Webdesk – Fattura Smart. L’operatore è il soggetto abilitato all’utilizzo dei servizi precedentemente attivati in Webdesk.

Dopo aver selezionato “Inserisci i dati di un nuovo operatore”, valorizzare i campi secondo quanto segue, facendo riferimento alla precedente schermata:

1) Email: Inserire il recapito di posta elettronica a cui far pervenire la e-mail di Webdesk per l’impostazione della password con codice di sicurezza.

2) Login: Inserire un nome generico che identificherà l’accesso al portale dell’operatore. Questo riferimento verrà comunicato al cliente automaticamente da Webdesk, attraverso la e-mail di impostazione della password.


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3) In base alle esigenze dello studio, nel menù “Gestisci Fatture Elettroniche”, valorizzare:

a. “Non le gestisco”: Selezionare nel caso in cui Fattura Smart debba essere impiegato per emettere fatture esclusivamente non elettroniche.

b. “Le genero e poi le invio al commercialista”: L’operatore emette fattura con Fattura Smart e procede ad inviare il file al Commercialista, senza inviare allo SDI. Il menù di esportazione del xml è reso disponibile al cliente, che potrà provvedere autonomamente all’invio SDI attraverso modalità estranee a Fattura Smart.

c. “Le invio direttamente al cliente attraverso lo SDI”: L’operatore emette fattura con Fattura Smart e procede ad inviare il file allo SDI attraverso la funzione integrata. Procederà poi alla consegna fatture al Commercialista solamente dopo la ricezione degli Esiti di avvenuta consegna da parte dello SDI.

Una volta aver valorizzato tutti i campi, fare click su “Conferma Dati”. Il sistema invierà automaticamente una e-mail al cliente contenente tutte le informazioni utili per impostare la password di accesso alla propria area riservata di Webdesk.

Dopo aver inserito i dati, si apre una schermata di esito delle operazioni. Nel caso in cui vi fossero degli errori, fare click su “Ritorna al Passo 1” ed effettuare una nuova esportazione dei dati cliccando su “Acquisisci dati dal gestionale”.


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Note:

• La e-mail che verrà invitata all’operatore ha un formato identico a quello che lo studio ha ricevuto nella fase di impostazione della password dell’utente Administrator (vedi punto 1 del manuale).

• Attraverso la e-mail di attivazione, l’operatore, oltre che impostare la password di accesso a Webdesk, prenderà nota del nome dello studio e del Login.

• Il recapito e-mail dell’operatore può essere modificato nella sezione “Attiva Operatori” presente nel lato sinistro della finestra di Webdesk.

• Il codice di sicurezza ha una validità di 24h. Nel caso in cui il cliente non impostasse la password entro il termine, lo studio dovrà accedere in Webdesk, modificare l’azienda in cui è presente l’operatore a cui inviare la nuova password ed entrare nella scheda “Attiva Operatori” sul lato sinistro della finestra. Infine, avvicinarsi sul triangolino a comparsa che si trova sul lato sinistro dell’operatore corrispondente e fare click su “reset password”. In tal modo l’operatore riceverà un nuovo codice di sicurezza sulla mail indicata.

• Al fine di tutelare la riservatezza dell’Operatore, non è possibile per lo studio creare più operatori con la stessa e-mail.

• La password dell’operatore scade ogni 90 giorni. E’ possibile modificare tal parametro nella scheda “Attiva Operatori”.

• Per ragioni di sicurezza, se l’operatore non entra nella propria area riservata di Webdesk per un periodo superiore a 180 giorni, il suo accesso viene bloccato dal sistema. Per sbloccare l’accesso, è necessario accedere nella sezione “Attiva Operatori”, fare click su modifica e spuntare la casella “Operatore abilitato all’utilizzo di Webdesk”.

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