MANUALE DI GESTIONE

INFORMATICA DEI DOCUMENTI

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Approvato con Deliberazione della Giunta Municipale n. 79 del 9 ottobre 2015.

SETTORE AFFARI GENERALI

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MANUALE DI GESTIONE INFORMATICA DEI DOCUMENTI

2015

^^^^^^^^^^^^^^^^^^ A cura di: Dott.ssa Maria Molezzi Dirigente del Settore AA. GG. Rag. Angela Talarico Responsabile P.O. Archivio-Notifiche-Albo Pretorio

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INDICE

1. Premessa ……………………………………………………………………………… 3 2. Definizione di manuale di gestione …………………………….…………………….. 3 3. Organizzazione del Comune: Organigramma …………………………………..……. 3 4. Riferimenti Normativi ………………………………………………………………… 4 5. Atti preliminari di organizzazione interna …………………………………….…..….. 4 6. Gli strumenti archivistici di supporto …………………………………………............ 4 7. La classificazione e la fascicolazione ………………………………………..…….…. 5

SEZIONE I - DISPOSIZIONI DI CARATTERE GENERALE

Art. 1 – Ambito di applicazione …………………………………………………............ 6

Art. 2 – Definizioni ……………………………………………………………………. 6 Art. 3 – Individuazione delle Aree Organizzative Omogenee …………………….……. 7 Art. 4 – Individuazione e funzioni del Responsabile della gestione documentale ……… 8 Art. 5 – Unicità del protocollo ………………………………………………………….. 8 Art. 6 – Eliminazione dei protocolli interni …………………………………………….. 8

Art. 7 – Descrizione del Flusso di lavorazione dei documenti …………………………. 8 Art. 8 – Modello operativo adottato per la gestione dei flussi documentali ……………. 11

Art. 9 – Tutela dei dati personali ………………………………………………………. 11 Art.10 – Piano di formazione …………………………………………………………... 12 SEZIONE II – REGISTRAZIONE DEI DOCUMENTI A PROTOCOL LO

Art. 11 – Documenti soggetti a registrazione di protocollo …………………………….. 12 Art. 12 – Documenti non soggetti a registrazione ……………………………………… 13 Art. 13 – Documenti soggetti a particolare registrazione ……….……………………… 13 Art. 14 – Registrazione di protocollo …………………………………………………... 14

Art. 15 – Segnatura di protocollo ………………………………………………………. 14 Art. 16 – Annullamento di una registrazione ………………………………………...… 15 Art. 17 – Registro giornaliero di protocollo ……………………………………………. 15 Art. 18 – Registro di emergenza ……………………………………………………….. 15 Art. 19 – Differimento dei termini di registrazione ……………………………………. 16 Art. 20 – Lettere anonime, documenti non firmati, documenti con firma illeggibile…. 16 Art. 21 – Documenti di competenza di altre amministrazioni o di altri soggetti …….... 16 Art. 22 – Comunicazioni pervenute da una casella di posta elettronica certificate ……. 17 Art. 23 – Spedizione dei documenti informatici da trasmettere all’esterno …………… 17 Art. 24 – Memorizzazione dei documenti informatici ………………………………… 18 Art. 25 – Protocollazione atti giudiziari ……………………………………………….. 18

SEZIONE III – SPEDIZIONE DEI DOCUMENTI

Art. 26 – Spedizione dei documenti su supporto cartaceo …………….………………. 18 Art. 27 – Spedizione di documenti informatici ………………………………………... 18 Art. 28 – Apposizione di firme ………………………………………………………… 19

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SEZIONE IV – CLASSIFICAZIONE E FASCICOLAZIONE DEI D OCUMENTI Art. 29 – Piano di conservazione dell’archivio ………………………………………… 19 Art. 30 – Classificazione dei documenti ………………………………………….…… 19 Art. 31 – Aggiornamento e modifica del piano di conservazione ……………………... 19 Art. 32 – Fascicolazione dei documenti ……………………………………………….. 20 SEZIONE V – ARCHIVIAZIONE DEI DOCUMENTI Art. 33 – Archivio corrente …………………………………………..………………... 21 Art. 34 – Archivio di deposito…………………………………………………………. 21 Art. 35 – Selezione e scarto …..……………………………………………………….. 21 Art. 36 – Archivio storico ……………………………………….…………………….. 22 Art. 37 – Riproduzione di documenti …………………..……………………………… 22 SEZIONE VI – ACQUISIZIONE DIGITALE DEI DOCUMENTI CA RTACEI Art. 38 – Scansione di documenti ……………………………………………………… 22 Art. 39 – Modalità di svolgimento del processo di scansione …………………………. 23 SEZIONE VII – ACCESSIBILITÀ AL SISTEMA DI GESTIONE INFORMATICA DEI DOCUMENTI Art. 40 – Accessibilità da parte degli utenti ……………………………………………. 23 Art. 41 – Piano di sicurezza dei sistemi informatici ……………………………………. 24 SEZIONE VIII – FORMAZIONE, ACQUISIZIONE, TRATTAMENTO E CONSERVAZIONE DEI DOCUMENTI INFORMATICI Art. 42 – Ambito di applicazione ……………………………………………………… 24 Art. 43 – Conservazione dei documenti e dei fascicoli digitali ....................................... 24 Art. 44 – Archiviazione sostitutiva ……………………………………………………. 25 SEZIONE IX – APPROVAZIONE E AGGIORNAMENTO DEL MANUALE DI GESTION E Art. 45 – Modalità di approvazione e aggiornamento del Manuale ………………….... 25 Art. 46 – Pubblicità del Manuale ……………………………………………………… 25

ALLEGATI

A. Organigramma del Comune di Cosenza B. Piano di classificazione o titolario C. Massimario di selezione o Piano di conservazione D. Repertorio dei fascicoli E. Piano di Sicurezza

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1. Premessa Il Manuale di gestione informatica dei documenti del Comune di Cosenza è stato approvato dalla Giunta Comunale con Deliberazione n. 638 del 31.12.2003. La rapida evoluzione del contesto normativo, tecnologico e organizzativo ha già comportato una integrazione del testo del Manuale, approvata con la Deliberazione della Giunta Comunale n. 160 del 19.07.2010. Con la deliberazione di G.M. n. 638/2003, sono state individuate, due Aree Organizzative Omogenee:

• Protocollo Generale, deputato alla ricezione e protocollazione di tutta la corrispondenza in arrivo ed in partenza, generante procedimenti amministrativi non afferenti alla AOO “Comando VV.UU”

• Comando dei VV.UU. che ha gestito un proprio protocollo unico a decorrere dal 1 gennaio 2004, per tutti i documenti afferenti allo specifico Comando di Polizia Municipale.

Contestualmente alla definizione delle due Aree Organizzative Omogenee, la AOO “Protocollo Generale” è stata inserita nell’ambito del Servizio Archivio ed affidata alla responsabilità del dirigente del Servizio. Successivamente, con la soppressione delle strutture qualificate come “Servizio”, la responsabilità dalla AOO è stata affidata al dirigente del Settore Affari generali, mentre la AOO “Comando VV.UU” è stata inserita all’interno del Comando di Polizia Municipale e la responsabilità affidata al Comandante del Corpo. 2. Definizione di manuale di gestione Strumento introdotto per la prima volta col DPCM 31 ottobre 2000, il manuale di gestione di un sistema documentale descrive il sistema di gestione, anche ai fini della conservazione dei documenti informatici e fornisce le istruzioni per il corretto funzionamento del servizio per la tenuta del protocollo informatico, della gestione di flussi documentali e degli archivi. Le nuove Regole tecniche per il protocollo informatico, emanate con il DPCM 3 dicembre 2013, sostanzialmente confermano la disciplina prevista dall’articolo 5 del DPCM 31 ottobre 2000. In breve, il Manuale deve contenere:

- Le disposizioni di carattere generale sulla struttura del sistema documentale, del Servizio per la sua gestione e delle responsabilità all’interno dell’Amministrazione

- Le procedure di formazione, acquisizione e tenuta dei documenti; modalità di registrazione e classificazione (attraverso il piano di classificazione o titolario); norme generali di gestione della corrispondenza (in arrivo, in partenza, interna) e delle altre tipologie documentarie

- Il piano di conservazione dei documenti, che deve comprendere il massimario di selezione integrato con il piano di classificazione

- Il piano per la sicurezza informatica del sistema documentale - Le procedure e le regole per la consultazione e la riproduzione dei documenti

3. Organizzazione del comune: organigramma Con deliberazione della Giunta comunale n. 28 del 13.04.2015 è stata approvata la nuova Struttura organizzativa dell’Ente, il cui organigramma è allegato al presente manuale. Allegato “A”

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4. Riferimenti normativi o Legge 7 agosto 1990, n. 241 o Decreto legislativo n. 39/1993 con il quale viene istituita l’AIPA “Autorità per l’informatica

nella pubblica amministrazione”. All’AIPA farà seguito il CNIPA “Centro Nazionale per l’informatica nella pubblica amministrazione”, sostituto da DigitPA, in attuazione del D.lgs. n.177 del 1 dicembre 2009 e poi dall’ Agenzia per l’Italia Digitale, ai sensi del decreto legge n. 83/2012, convertito in legge n. 134/2012;

o D.lgs. 29 ottobre 1999, n. 490 o DPR 28 dicembre 2000, n.445 “Testo Unico delle disposizioni legislative e regolamentari

in materia di documentazione amministrativa; o Decreto Legislativo 7 marzo 2005, n.82 noto come “Codice dell’amministrazione digitale”. o DPR 11 febbraio 2005 n.68, “Regolamento recante disposizioni per l’utilizzo della posta

elettronica certificata, a norma dell’articolo 27 della Legge 16 gennaio 2003, n.3” con le relative Regole Tecniche (DM 2 novembre 2005)

o D.lgs. 30 dicembre 2010, n. 235 o DPCM 3 dicembre 2013 – “Regole tecniche per il protocollo informatico” o DPCM 3 dicembre 2013 – “Regole tecniche in materia di sistema di conservazione”

5. Atti preliminari di organizzazione interna Secondo le disposizioni di legge, la realizzazione del nuovo sistema documentale deve essere preceduta da una serie di atti preliminari di organizzazione interna, finalizzati a creare le condizioni per supportare al meglio le innovazioni da introdurre (DPR n.445/ 2000, art.50). In particolare ci si riferisce:

a. All’individuazione delle Aree Organizzative Omogenee (AOO), ai fini di una gestione unica e coordinata dei documenti;

b. All’introduzione del protocollo unico ed alla conseguente eliminazione dei protocolli interni;

c. All’adozione di un titolario di classificazione che assicuri criteri uniformi di organizzazione e archiviazione della documentazione;

d. All’individuazione del Responsabile del Servizio per la tenuta del protocollo informatico, della gestione dei flussi documentali e degli archivi.

6. Gli strumenti archivistici di supporto Gli Enti Pubblici hanno l’obbligo giuridico di ordinare il proprio archivio e quindi di predisporre un piano di conservazione, che definisce i criteri di organizzazione dell’archivio e comprende perciò anche i due fondamentali strumenti archivistici di supporto: il piano di classificazione e il massimario di selezione. Il piano di classificazione o titolario è uno schema generale di voci logiche, stabilite sulla base delle funzioni e delle attività dell’ente, che consente la sedimentazione razionale e ordinata di tutta la documentazione prodotta e ricevuta dall’ente stesso. Si tratta di uno schema gerarchico che va dal generale al particolare, finalizzato all’identificazione del fascicolo/sottofascicolo cui dovrà essere attribuito il singolo documento. Lo schema adottato è quello unico per tutti i Comuni italiani, fornito all’Ente dalla Soprintendenza Archivistica della regione Calabria, nell’anno 2002. Il massimario di selezione, integrato col piano di classificazione, stabilisce i tempi di conservazione dei fascicoli e serie documentali nella loro gestione corrente e di deposito e individua, per ogni voce di titolario, la documentazione destinata alla conservazione permanente, e quindi trasferibile nell’archivio storico, e quella da proporre per lo scarto. Anche per il piano di conservazione si

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aderisce al modello proposto dal Gruppo di lavoro del Ministero per i Beni e le Attività Culturali, approvato nel dicembre del 2005. 7. La classificazione e la fascicolazione La classificazione è una attività che consente di organizzare tutti i documenti dell’ente, secondo lo schema articolato di voci previsto dal titolario. Sono soggetti a classificazione tutti i documenti che entrano a far parte di un sistema documentale, a prescindere dal fatto che siano documenti ricevuti, spediti o interni e dal fatto che si tratti di documenti cartacei o informatici. Mediante l’operazione di classificazione viene attribuito al documento un codice che lo identifica e permette di inserirlo in un fascicolo. La fascicolazione è una attività di riconduzione logica e, nel caso dei documenti cartacei, anche fisica di un documento all’interno dell’unità archivistica che ne raccoglie i precedenti, al fine di mantenere vivo il vincolo che lega i singoli documenti nella pratica relativa. Questa attività permette di costruire un sistema basato sull’organizzazione funzionale dei documenti in unità complesse stabili nel tempo (i fascicoli) che riflettono la concreta attività dell‘Ente. Per la corretta formazione dell’archivio corrente è necessario descrivere i fascicoli in un registro destinato a tale scopo, che prende il nome di repertorio dei fascicoli. Il Repertorio dei fascicoli è organizzato in maniera da riprodurre le suddivisioni del Titolario d’archivio e i fascicoli vengono registrati con numerazione progressiva secondo l’ordine cronologico in cui vengono creati. I sistemi di classificazione e di fascicolazione, in virtù della loro funzione di legare sistematicamente i documenti, rappresentano gli strumenti indispensabili nell’organizzazione sia degli archivi cartacei sia di quelli digitali, nonché dei sistemi ibridi, nei quali i documenti per ragione di conservazione fisica dei diversi supporti si trovano in collocazione diverse. Fin dall’adozione del Manuale di gestione, a decorrere dall’anno 2004, nel Comune di Cosenza, per i documenti in entrata e in uscita, si è proceduto alla loro classificazione.

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SEZIONE I Disposizioni di carattere generale

Articolo 1: ambito di applicazione Il presente Manuale di gestione dei documenti è adottato ai sensi degli articoli 3 e 5 del DPCM del 31 ottobre 2000, recante le Regole Tecniche per il protocollo informatico. Esso descrive e disciplina le attività di formazione, registrazione, classificazione e archiviazione dei documenti, oltre che la gestione documentale e la gestione archivistica del Comune di Cosenza. Articolo 2: definizioni Ai fini del presente Manuale s’intende per: Amministrazione, l’ente che adotta il presente Manuale. Archivio corrente, la parte di documentazione relativa agli affari ed ai procedimenti in corso di trattazione. Archivio di deposito, la parte di documentazione di affari esauriti da almeno cinque anni, non più occorrenti quindi alla trattazione degli affari in corso. Archivio storico, il complesso documentale relativo ad affari esauriti da almeno quarant’anni e destinati, previe operazioni di selezione, alla conservazione permanente e alla consultazione da parte del pubblico. Area Organizzativa Omogenea (AOO), un insieme di funzioni e strutture, individuate dall’amministrazione, che opera su tematiche omogenee e presenta esigenze di gestione della documentazione in modo unitario e coordinato. Documento amministrativo, ogni rappresentazione comunque formata del contenuto di atti, fatti o cose giuridicamente rilevanti, anche interni, delle pubbliche amministrazioni o, comunque, utilizzati ai fini delle attività amministrative. Documento informatico, qualsiasi supporto informatico contenente atti, fatti o dati giuridicamente rilevanti. Documento cartaceo Si intende per documento cartaceo un documento amministrativo prodotto su carta. Ogni documento cartaceo andrà redatto in duplice copia, originale e minuta, intendendo per il primo un documento nella sua redazione definitiva completo di intestazione, firma, timbro tondo dell’ufficio ecc. e per il secondo copia dell’originale, con firma autografa e relativo timbro tondo, da conservare agli atti. Fascicolo, l’unità di base indivisibile di un archivio, che raccoglie i documenti relativi a un procedimento amministrativo o ad un affare; insieme organico di documenti relativi a una medesima persona fisica o giuridica; aggregazione di documenti relativi a uno stesso oggetto di competenza del soggetto produttore. Gestione dei documenti, l’insieme delle attività finalizzate alla registrazione di protocollo e alla classificazione, organizzazione, assegnazione e reperimento dei documenti amministrativi formati o acquisiti dall’amministrazione, nell’ambito del sistema di classificazione d’archivio adottato. Massimario di selezione, lo strumento archivistico che indica, per ciascuna partizione del titolario di classificazione, quali documenti debbono essere conservati permanentemente e quali invece possono essere destinati al macero dopo un certo periodo di conservazione. Piano di conservazione dell’archivio, il piano, integrato col titolario di classificazione, contenente i criteri di organizzazione dell’archivio, di selezione periodica e conservazione permanente dei documenti nel rispetto delle vigenti disposizioni in materia di tutela dei beni culturali. Responsabile del Servizio, un dirigente o un funzionario comunque in possesso di idonei requisiti professionali o di professionalità tecnico-archivistica acquisita a seguito di processi di formazione definiti secondo le procedure prescritte dalla disciplina vigente, preposto alla direzione del Servizio.

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Segnatura di protocollo, l’apposizione o l’associazione, all’originale del documento in forma permanente e non modificabile, delle informazioni che consentono di individuarlo in modo inequivocabile. Servizio, il Servizio per la tenuta del protocollo informatico, della gestione dei flussi documentali e degli archivi. Sistema di gestione informatica dei documenti, l’insieme delle risorse di calcolo, degli apparati, delle reti di comunicazione e delle procedure informatiche utilizzati dall’amministrazione per la gestione dei documenti. Titolario di classificazione, un sistema precostituito di partizioni astratte gerarchicamente ordinate, individuato sulla base dell’analisi delle competenze dell’amministrazione, al quale deve ricondursi la molteplicità dei documenti prodotti, per consentirne la sedimentazione secondo un ordine logico che rispecchi lo sviluppo dell’attività svolta. Articolo 3: Individuazione delle Aree Organizzative Omogenee Vengono individuate, a norma dell’art. 50, comma 4 del D. lgs n.445/2000, due Aree Organizzative Omogenee, afferenti ognuna ad uno stesso sistema di gestione documentale che assicuri criteri uniformi di classificazione e archiviazione, nonché di comunicazione interna tra le aree stesse, con un unico sistema di protocollazione generale:

- AOO “Protocollo generale” - AOO “Comando di Polizia Municipale”

La AOO “Protocollo generale”: - Attribuisce il livello di autorizzazione per l’accesso alle funzioni della procedura,

distinguendo tra abilitazioni alla consultazione e abilitazioni all’inserimento e alla modifica delle informazioni;

- Garantisce che le operazioni di registrazione e di segnatura di protocollo si svolgano nel rispetto delle disposizioni vigenti in materia;

- Garantisce la corretta produzione e la conservazione del registro giornaliero di protocollo; - Vigila sulla sicurezza e sull’integrità del sistema e sollecita il Settore Innovazione

tecnologica, affinché le funzionalità del sistema, in caso di guasti o anomalie siano ripristinate entro ventiquattro ore dal blocco delle attività e, comunque, nel più breve tempo possibile;

- Sovrintende all’esatta conservazione delle copie informatiche e dei salvataggi generali, che resteranno di competenza del Settore Innovazione Tecnologica;

- Garantisce il buon funzionamento degli strumenti e dell’organizzazione delle attività di registrazione di protocollo, di gestione dei documenti, dei flussi documentali, degli archivi;

- Fornisce informazioni sul collegamento esistente tra ciascun documento ricevuto dall’amministrazione e i documenti dalla stessa formati nell’adozione dei provvedimenti finali;

- Consente il reperimento delle informazioni riguardanti i documenti registrati; - Consente, in condizioni di sicurezza, l’accesso alle informazioni del sistema da parte dei

soggetti interessati, nel rispetto delle disposizioni in materia di tutela delle persone e di altri soggetti rispetto al trattamento dei dati personali;

- Autorizza, ove necessario, le operazioni di eventuale annullamento o modifiche delle registrazioni, su richiesta formale del dirigente di competenza;

- Organizza il sistema di gestione dei flussi, che comprende la registrazione al protocollo e la classificazione dei documenti, lo smistamento e l’assegnazione dei documenti, la costituzione e la repertoriazione dei fascicoli.

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Articolo 4: Individuazione e funzioni del Responsabile della gestione documentale 1. La figura del Responsabile della gestione documentale viene individuata nel dirigente del Settore Affari generali, nelle cui competenze rientra la AOO “Protocollo Generale” 2. Al Responsabile della gestione documentale è affidato il compito di elaborare ed aggiornare il piano di conservazione degli archivi, integrato con il sistema di classificazione, per la definizione dei criteri di organizzazione dell’archivio, di selezione periodica e di conservazione permanente dei documenti, giusta art.68 D.P.R. 445/00, cui ciascun Settore dovrà adeguarsi. In aggiunta, specificatamente, il Responsabile della gestione documentale deve: - organizzare la fase di versamento dei documenti dai Dipartimenti/Settori/Staff all’Archivio generale; - curare e garantire la conservazione dell’archivio nella fase di deposito; - predisporre un piano di conservazione dei documenti; - effettuare la selezione periodica dei documenti e procedere allo scarto o al trasferimento nella separata sezione d’archivio del materiale destinato alla conservazione permanente; - stabilire i livelli di accesso ai documenti archivistici e regolamentare le forme di consultazione interna ed esterna dell’archivio, nel rispetto della normativa sulla tutela della riservatezza dei dati personali. 3. Il responsabile della gestione documentale provvede a definire le modalità per la gestione dei documenti, a raccogliere e coordinare eventuali esigenze di modifica dello schema di classificazione e della procedura. Articolo 5: Unicità del protocollo 1. Nell’ambito del Comune di Cosenza, la numerazione delle registrazioni di protocollo è unica e progressiva. Essa comincia il primo giorno dell’anno e si chiude al 31 dicembre del medesimo anno solare. 2. Il numero di protocollo è costituito da almeno sette cifre numeriche. 3. Non sono ammessi sistemi di registrazione di protocollo diversi dalla procedura utilizzata per la gestione informatica dei documenti descritta. Articolo 6: Eliminazione dei protocolli interni Con l’entrata in funzione del sistema di gestione informatica dei documenti devono essere eliminati tutti i sistemi di registrazione dei documenti alternativi al protocollo informatico, compreso l’eventuale protocollo riservato ed i protocolli di settore. Pertanto, a far data dall’1 gennaio 2016, con l’avvio a regime dei flussi documentali, sarà operativa la protocollazione unica dei documenti. Articolo 7: Descrizione del Flusso di Lavorazione dei documenti Ricezione dei documenti dall’esterno La protocollazione e lo smistamento della corrispondenza in arrivo spettano a ciascuna delle due AOO sopra individuate, a cui deve essere convogliata tutta la documentazione comunque pervenuta al Comune dall’esterno, tramite consegna manuale, servizio postale, corriere, fax o eventuali altri sistemi. L’indirizzo dell’AOO – Protocollo Generale è “ Comune di Cosenza. Piazza E. Cenisio - 87100 Cosenza. Nei casi in cui la documentazione pervenga o sia consegnata ad uffici diversi dal Protocollo, è necessario che venga comunque tempestivamente inoltrata al Protocollo generale per la necessaria protocollazione. L’indicazione dell’indirizzo nel caso di pacchi e merci dovrebbe invece riportare con chiarezza l’ufficio destinatario.

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Rilascio di ricevuta di un documento consegnato a mano A richiesta dell’interessato, l’Ufficio Protocollo appone un timbro su una fotocopia del documento consegnato a mano all’Ufficio stesso, che ha valore di ricevuta di consegna. La ricevuta riportante il numero di protocollo assegnato al documento, viene rilasciata nella giornata successiva alla consegna, ove non sia possibile, a causa della mole di lavoro, rilasciarla contestualmente alla consegna stessa. Apertura della corrispondenza Tutta la corrispondenza sulla quale non sia riportata una dicitura del tipo “Riservata”, “Personale”, ecc. anche quando è indirizzata nominativamente, viene regolarmente aperta e protocollata. Data di protocollazione La protocollazione avviene di norma nella stessa giornata lavorativa in cui gli atti e documenti pervengono al Protocollo generale. Tuttavia, per la documentazione consegnata a mano ed inviata al Protocollo tramite gli uscieri, se tale corrispondenza arriva dopo le ore 16 di lunedì e giovedì, o dopo le ore 10 del martedì, mercoledì e venerdì, non è possibile assicurare che sia protocollata nella giornata di consegna, ma si garantisce che venga comunque protocollata entro il successivo giorno lavorativo. Casi di particolare urgenza possono sempre essere segnalati al Protocollo generale, che in ogni caso si adopererà per soddisfare le esigenze dei Dipartimenti/Settori, Staff. Protocollazione di offerte I plichi e le buste che riportano l’indicazione “Offerta” - “Gara d’appalto” – “Concorso”, o dalla cui confezione si evince la partecipazione ad una procedura di gara o similare, non vengono aperti, e l’etichetta di protocollo viene apposta direttamente sulla busta. Al momento dell’apertura, il numero di protocollo apposto sulla busta va poi riportato, a cura del responsabile del procedimento, sui documenti contenuti nella busta, conservando comunque la busta nel fascicolo. Per evitare ritardi e garantire una più efficiente gestione delle procedure relative allo svolgimento delle gare, i Dipartimenti/Settori/ Staff sono tenuti a comunicare all’Ufficio Protocollo l’indizione e la scadenza di gare ed offerte. Doppia registrazione Ogni documento è individuato da un unico numero di protocollo. Non è consentito l’utilizzo di uno stesso numero di protocollo per il documento sia in entrata che in uscita, anche se la registrazione avviene nello stesso giorno. Ne verrà presa nota nello spazio riservato al protocollo di riferimento. Fax Il documento trasmesso da chiunque a una pubblica amministrazione tramite telefax, qualora ne venga accertata la fonte di provenienza, soddisfa il requisito della forma scritta e quindi il documento pervenuto via fax può non essere seguito da altro originale. Se il fax si riferisce a richieste per l’ottenimento di contributi e provvidenze diverse o finalizzate al rilascio di autorizzazioni, certificazioni, attestazioni, licenze, concessioni o atti similari, lo stesso deve essere accompagnato dalla copia di un documento di riconoscimento, valido agli effetti di legge, del richiedente. In caso contrario e qualora sia riportata la dicitura “segue originale” o similari, si dovrà attribuire all’originale la stessa segnatura di protocollo del documento pervenuto via fax. Qualora si rilevi che l’originale è stato registrato con un diverso numero di protocollo, la registrazione relativa all’originale deve essere annullata. Se tuttavia tra il documento pervenuto via fax e l’originale ricevuto con altro mezzo vi sono differenze anche minime, si debbono considerare documenti diversi e quindi l’originale dovrà essere registrato con un nuovo numero di protocollo. Il timbro di protocollo va apposto di norma sul documento e non sulla copertina di trasmissione del fax.

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E’ esclusa la trasmissione di documenti a mezzo fax tra le Pubbliche Amministrazioni, ai sensi dell’art. 47, comma 2 lett. c) del D.lgs. n. 82/2005, per come modificato dall’art. 14 del D.L. n. 69 del 21.06.2013, convertito in legge n. 98/2013. Smistamento La corrispondenza pervenuta al Servizio viene aperta, secondo le modalità espresse in precedenza, e timbrata con apposito Bollo d’entrata che ne attesta la data e l’ora di arrivo. Viene quindi passata all’ufficio Protocollo per la registrazione secondo le modalità in precedenza descritte e per il successivo smistamento. La corrispondenza in arrivo, aperta, registrata e classificata, viene smistata, con indicazione sull’originale di ciascun documento, al Dipartimento/Settore/Staff, così come definiti all’organigramma che, per quanto a conoscenza dell’Ufficio protocollo stesso, ha competenza sull’oggetto specificato nel documento. Ad altri Dipartimenti/Settori/Staff, indicati sull’originale successivamente al primo, può essere inviata una copia del documento per conoscenza. I documenti in arrivo una volta registrati sono inviati ai Dipartimenti/Settori/Staff tramite apposito personale. Assegnazione Il Dirigente del Dipartimento/Settore/Staff, o un loro incaricato, provvede ad assegnare ciascun documento in arrivo al responsabile del relativo procedimento amministrativo. Spettano al responsabile del procedimento amministrativo le incombenze relative alla gestione del documento: l’inserimento nel fascicolo di competenza preesistente o eventualmente in un nuovo fascicolo, l’eventuale integrazione del codice di classificazione assegnato dal Protocollo, l’effettuazione, tramite la procedura del protocollo informatico, dei collegamenti ai protocolli precedenti. Variazioni nell’ufficio di carico di un documento Documento di competenza di altro Dipartimento/Settore/Staff. Nel caso in cui un Dipartimento/Settore/Staff riceva un documento originale estraneo alla propria specifica competenza, il Dirigente restituirà all’Ufficio protocollo il documento per l’invio al Dipartimento/Settore/ Staff competente. L’Ufficio protocollo registrerà l’avvenuta movimentazione sul registro di protocollo. Documento inviato in copia ad altri uffici Qualora il responsabile del procedimento ritenga opportuno portare altri uffici a conoscenza del contenuto di un documento inviandogliene una copia, deve provvedere altresì ad aggiungere tale informazione sul protocollo informatico. Posta elettronica non certificata In base all’art. 45 del Decreto Legislativo n.82/2005 “Codice dell’amministrazione digitale”, i documenti trasmessi con un mezzo telematico o informatico idoneo ad accertarne la provenienza soddisfano il requisito della forma scritta e la loro trasmissione non deve essere seguita da quella del documento originale. Qualora pervenga al Comune di Cosenza un documento elettronico da una casella di posta non certificata, se il Responsabile del procedimento ne accerta la fonte di provenienza e lo ritiene utile ai fini amministrativi, procederà alla stampa del messaggio ed all’inoltro dello stesso, al protocollo generale che provvederà a protocollarlo e ad apporre la dicitura “documento ricevuto via posta elettronica”. Il documento cartaceo, con la segnatura di protocollo, seguirà l’iter di consegna del resto della corrispondenza. Se il documento allegato al messaggio di posta elettronica non certificata è firmato digitalmente viene acquisito al protocollo in formato elettronico.

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Articolo 8: modello operativo adottato per la gestione dei flussi documentali Documenti in entrata a. Per la gestione dei flussi documentali è adottato un modello operativo di tipo decentrato che prevede la partecipazione attiva di più soggetti e uffici. Il nuovo iter prevede che l’Ufficio Protocollo – subito dopo l’apposizione del timbro d’entrata nel caso di documentazione cartacea – provveda alla protocollazione dei documenti in entrata ed al successivo smistamento, non più ai protocolli di settore, ma alle postazioni intermedie del “Flusso”. Le postazioni intermedie, acquisito lo smistamento proveniente dal protocollo generale, provvedono ad effettuare gli smistamenti interni verso una struttura a nodi del tipo:

- Dirigente - Ufficio/servizio

Responsabile procedimento • Tecnico istruttore • Altro

L’albero dei nodi del “Flusso” ben dettagliato consentirà – in fase di ricerca – una tracciabilità dell’istanza in tutte le sue fasi amministrative e anche temporali. Documenti in uscita Il nuovo iter prevede che l’Ufficio Protocollo generi la richiesta di protocollazione dei documenti in uscita dall’Ente o in modo diretto (flusso cartaceo), oppure accogliendo le richieste di “prenotazione digitale” provenienti dalle postazioni intermedie del flusso, assegnando – previa verifica documentale – il numero di protocollo generale e posa dell’etichetta adesiva (per i documenti cartacei). Il nuovo iter prevede che le postazioni intermedie generino una richiesta di prenotazione digitale verso il protocollo generale che, previa verifica documentale, provvede ad assegnare il numero di protocollo generale in uscita e alla posa dell’etichetta adesiva (se trattasi di documento cartaceo). Le postazioni intermedie possono allegare digitalmente il documento integrale da protocollare (in formato pdf o p7m), anche firmato digitalmente. Questa funzionalità consente all’Ufficio Protocollo di effettuare immediatamente le verifiche del caso, di generare un’etichetta digitale e di inviarlo digitalmente tramite Pec al destinatario. b. L’individuazione dei soggetti preposti alle postazioni intermedie e le relative abilitazioni, sono attribuite dai dirigenti dei singoli Dipartimenti/Settori/staff Il sistema è teso a realizzare la gestione integrata della protocollazione, della gestione dei flussi documentali e dei procedimenti amministrativi, permettendo agli uffici ed agli utenti di controllare gli stati di avanzamento delle loro pratiche. Articolo 9: Tutela dei dati personali In relazione alla protezione dei dati personali - comuni, sensibili e/o giudiziari - trattati all’interno del sistema di protocollo informatico, si dà atto che il Comune di Cosenza ha ottemperato a quanto previsto dal Decreto Legislativo 30 giugno 2003, n.196 con particolare riferimento:

• Al principio di necessità nel trattamento dei dati • Al diritto di accesso ai dati personali da parte dell’interessato • Al modo del trattamento e ai requisiti dei dati • All’informativa fornita agli interessati • Alle nomina dei responsabili e degli incaricati del trattamento • Alle misure minime di sicurezza

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Articolo 10: Piano di formazione Nell’ambito del processo di riorganizzazione dei flussi documentali, sono stati effettuati percorsi formativi, con il supporto della società che gestisce il sistema di protocollazione informatizzata, che hanno coinvolto le figure professionali interessate con specifico riferimento:

• Ai processi di semplificazione e alle innovazioni procedurali necessarie per una corretta gestione dei flussi documentali

• All’uso dell’applicativo utilizzato dal Comune per l’implementazione del sistema di protocollo informatico

SEZIONE II Registrazione dei documenti a protocollo

Articolo 11: Documenti soggetti a registrazione di protocollo 1. documenti in arrivo. Per documenti in arrivo si intendono i documenti che hanno rilevanza giuridico - probatoria, acquisiti dal Comune di Cosenza nell’esercizio delle proprie funzioni. L’operazione di registrazione per i documenti in arrivo è effettuata in ciascuna AOO individuata e nei rispettivi punti di registrazione. I documenti in arrivo possono essere in formato cartaceo o digitale pervenuti per posta elettronica certificata. I documenti registrati vengono poi smistati al competente Dirigente di Dipartimento/Settore/Staff che procede all’individuazione del responsabile del procedimento amministrativo. Per la AOO di Polizia Municipale, le registrazioni avvengono in loco utilizzando la postazione in remoto del protocollo generale, ed i documenti smistati ai responsabili dei procedimenti incaricati. 2. documenti in partenza. Per documenti in partenza si intendono i documenti che hanno rilevanza giuridico – probatoria prodotti dall’Ente nell’esercizio delle proprie funzioni. La registrazione dei documenti in partenza è effettuata dall’ufficio Protocollo afferente a ciascuna delle AOO a cui vengono trasmessi dal responsabile del procedimento amministrativo incaricato. 3) documenti interni a) comunicazioni interne informali Per comunicazione interna informale tra uffici (o documento interno informale) si intende uno scambio di comunicazioni, con o senza documenti allegati, della quale non si ritiene necessario tenere traccia in archivio. Questo genere di comunicazioni sono ricevute e trasmesse di norma per posta elettronica e non vengono acquisite al sistema di protocollo informatico. Ciascun settore deve provvedere alla conservazione delle comunicazioni interne in una cartella elettronica di settore. b) documenti interni aventi rilevanza giuridica procedimentale Per documento interno avente rilevanza giuridico - procedimentale (o comunicazione interna formale) si intende una comunicazione, con o senza documenti allegati, rilevante ai fini dell’azione amministrativa, della quale si vuole tenere traccia nel fascicolo relativo all’affare o al procedimento cui si riferisce. Questo genere di comunicazioni è gestito all’interno del sistema di protocollo informatico e viene registrato a protocollo.

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La registrazione dei documenti interni formali è competenza dell’ufficio mittente ed affidata alla responsabilità del RPA incaricato delle operazioni di creazione e gestione del fascicolo relativo all’affare o al procedimento amministrativo. Articolo 12: Documenti non soggetti a registrazione Sono esclusi da qualsiasi forma di registrazione nel sistema: · Gazzette ufficiali; · Bollettini ufficiali e notiziari della pubblica amministrazione; · Note di ricezione delle circolari e di altre disposizioni; · Materiali statistici; · Atti preparatori interni; · Giornali; · Riviste; · Libri; · Materiali pubblicitari; · Inviti a manifestazioni che non attivino procedimenti amministrativi; · Certificazioni anagrafiche/demografiche; · Lettere chiuse, senza mittente, che pervengono con il timbro postale e che riportano l’apposita dicitura “Riservata Personale” o similare. Queste non vengono aperte e viene apposto sulla busta solo il bollo d’entrata. Articolo 13: Documenti soggetti a particolare registrazione 1. Sono soggetti a particolare registrazione: · Deliberazioni di Consiglio Comunale:

Le deliberazioni di Consiglio Comunale, sono attualmente numerate progressivamente e per anno solare a cura della Segreteria Generale, e registrate su apposito registro cartaceo dal Servizio Archivistico, nelle more dell’attivazione della procedura informatizzata creata ad hoc.

· Deliberazioni di Giunta Municipale: Le deliberazioni di Giunta Municipale sono registrate, a cura del Servizio Archivistico, in un proprio registro informatico, il quale genera automaticamente numero e data delle stesse.

· Ordinanze: Le ordinanze hanno una registrazione unica su un proprio registro informatico.

· Determinazioni Dirigenziali: Le Determinazioni Dirigenziali sono registrate, in un proprio registro informatico, il quale genera automaticamente numero e data delle stesse progressivamente e per anno solare, a cura del Servizio Archivistico.

· Contratti stipulati in forma pubblica-amministrativa o scrittura privata autenticata dal Segretario generale: I contratti sono registrati nello speciale repertorio.

· Convenzioni e contratti per scrittura privata non autenticata dal Segretario generale, compresi i contratti stipulati per atto pubblico presso notaio, aventi come parte il Comune di Cosenza: Viene istituito presso il Servizio Archivistico un registro unico per l’annotazione di tutte le convenzioni stipulate dai vari Dipartimenti/Settori/Staff.

· Atti inerenti le attività consiliari: L’Ufficio di Presidenza del Consiglio comunale iscrive in apposito registro cronologico gli atti

inerenti le attività consiliari (per es. mozioni, interrogazioni, interpellanze, ecc.). · Atti da pubblicare:

E’ prevista la registrazione su apposito registro informatico, cui è conferito valore legale, dei documenti per i quali viene richiesta la pubblicazione all’Albo Pretorio on-line.

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La registrazione indica il periodo di pubblicazione all’Albo previsto dalle specifiche norme di legge ai fini della presunzione legale di conoscenza.

2. Ciascun complesso delle deliberazioni, dei decreti, delle determinazioni, dei contratti ecc. costituisce una serie. La registrazione consiste nell’apposizione di un numero progressivo riferito alla serie di appartenenza, che per le deliberazioni, le determinazioni e i decreti e le ordinanze riparte da 1 ogni anno, mentre i contratti stipulati per atto pubblico o scrittura privata autenticata dal Segretario generale sono identificati con un numero di repertorio che prosegue di anno in anno. Per ogni deliberazione, decreto, determinazione sono redatti un originale ed una copia, dei quali il primo va conservato nella rispettiva serie e ordinato secondo il numero progressivo dell’anno, il secondo deve essere inserito nel rispettivo fascicolo, insieme agli altri documenti che afferiscono al medesimo procedimento amministrativo.

Articolo 14: registrazione di protocollo I documenti dai quali possono nascere diritti, doveri o legittime aspettative di terzi o che generano comunque procedimenti amministrativi vanno protocollati. Si può così certificare l’esistenza di un documento, di provarne la data archivistica, che è quella da cui partono gli effetti giuridici. Ciascuna registrazione di protocollo è costituita dai seguenti dati:

- Numero di protocollo, generato automaticamente dal sistema e registrato in forma non modificabile

- Data di registrazione di protocollo, assegnata automaticamente dal sistema e registrata in forma non modificabile

- Mittente (o mittenti) per i documenti ricevuti o, in alternativa, destinatario (o destinatari) per i documenti spediti, registrati in forma non modificabile

- Oggetto del documento, registrato in forma non modificabile - Codice/i (indice) di classificazione - Indicazione del numero degli allegati e descrizione degli stessi - Data e numero di protocollo del documento ricevuto, se disponibili - Mezzo di ricezione o, in alternativa, mezzo di spedizione - Ufficio di competenza, mittente o destinatario - Tipo di documento

Il sistema consente la produzione del registro giornaliero di protocollo con l’elenco delle informazioni inserite nella registrazione di protocollo effettuata nell’arco della giornata. E’ allo studio la possibilità di inserire negli smistamenti l’opzione “per conoscenza”. Articolo 15: Segnatura di protocollo 1. La segnatura di protocollo è l’apposizione o l’associazione all’originale del documento, in forma permanente non modificabile, delle informazioni riguardanti il documento stesso, al fine di consentire di individuare ciascun documento in modo inequivocabile. 2. La segnatura di protocollo è effettuata contemporaneamente alla registrazione di protocollo: segnatura e registrazione costituiscono un’operazione unica e contestuale. Nel documento in arrivo la segnatura viene posta, di norma, con apposita adeguata etichetta avente le seguenti caratteristiche: a) codice identificativo dell’Amministrazione; b) codice identificativo dell’Area Organizzativa Omogenea c) codice identificativo del registro d) codice di classificazione e) data di protocollo

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f) progressivo di protocollo, costituito da almeno sette cifre e la cui numerazione dovrà essere rinnovata ogni anno solare; 3. La segnatura avrà dunque l’indicazione “Comune di Cosenza”. Prot. N. del Dipartimento/Settore, Staff di classificazione, per tutti i documenti in entrata. 4. Il codice di classificazione è assegnato in fase di protocollazione. 5. Per i documenti in partenza la segnatura sarà apposta anche tramite etichetta. Art. 16: Annullamento di una registrazione. 1. E’ consentito l’annullamento delle registrazioni di protocollo attraverso l’apposizione della dicitura “annullato”. Le registrazioni annullate rimangono memorizzate e visibili in maniera tale da consentire la lettura di tutte le informazioni originarie unitamente alla data di annullamento, all’operatore che lo ha effettuato ed agli estremi del provvedimento di autorizzazione. Solo il Dirigente del Servizio di ciascuna AOO è autorizzato ad annullare tali registrazioni. 2. Le richieste di annullamento di una registrazione vanno trasmesse al Responsabile della AOO “Protocollo generale” in forma scritta e devono contenere tutti gli elementi indispensabili per identificare la registrazione da annullare e il motivo della richiesta di annullamento, nonché, se il documento è stato riprotocollato in maniera corretta, gli estremi della nuova registrazione. Articolo 17: Registro giornaliero di protocollo 1. Il registro di protocollo è un atto pubblico che fa fede della tempestività e dell’effettivo ricevimento e spedizione di un documento, indipendentemente dalla regolarità del documento stesso, ed è idoneo a produrre effetti giuridici a favore o a danno delle parti. 2. Il Responsabile della AOO “Protocollo generale” provvede alla produzione del registro giornaliero di protocollo, costituito dall’elenco delle informazioni inserite con l’operazione di registrazione di protocollo nell’arco di uno stesso giorno solare. 3. Il registro giornaliero di protocollo è trasmesso entro la giornata lavorativa successiva al sistema di conservazione, garantendone l’immodificabilità del contenuto. Art. 18: Registro di emergenza 1. Ogni qualvolta per cause tecniche non sia possibile utilizzare la normale procedura informatica, il Responsabile della gestione documentale autorizza la protocollazione manuale dei documenti. 2. La protocollazione manuale di emergenza deve essere effettuata in maniera accentrata, esclusivamente presso l’ufficio protocollo generale: questo provvede a registrare manualmente il documento su un registro cartaceo dove sono riportate la causa, la data e l’ora di inizio dell’interruzione nonché la data e l’ora del ripristino della funzionalità del sistema. 3. Qualora l’impossibilità di utilizzare la procedura informatica si prolunghi oltre ventiquattro ore, per cause di eccezionale gravità, il Responsabile della gestione documentale può autorizzare l’uso del registro di emergenza per periodi successivi di non più di una settimana. Sul registro di emergenza vanno riportati anche gli estremi del provvedimento di autorizzazione. 4. Per ogni giornata di registrazione di emergenza è riportato sul registro di emergenza il numero totale di operazioni registrate manualmente. La sequenza numerica utilizzata sul registro di emergenza, anche a seguito di successive interruzioni, deve comunque garantire l’identificazione univoca dei documenti registrati nell’ambito del sistema documentario. 5. Le informazioni relative ai documenti protocollati in emergenza sono inserite nel sistema informatico, utilizzando un’apposita funzione di recupero dei dati, senza ritardo al ripristino delle funzionalità del sistema. Durante la fase di ripristino, a ciascun documento registrato in emergenza viene attribuito un numero di protocollo del sistema informatico ordinario, che provvede a mantenere stabilmente la correlazione con il numero utilizzato in emergenza.

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6. Il registro di emergenza si rinnova ogni anno solare e, pertanto, inizia il 1° gennaio e termina il 31 dicembre di ogni anno. 7. Il Responsabile della gestione documentale dovrà annotare nel protocollo unico i periodi di attivazione del registro di emergenza. Qualora nel corso di un anno non si sia fatto ricorso al registro di emergenza, deve esserne annotato anche il mancato uso. 8. Ad ogni registrazione recuperata dal registro di emergenza sarà attribuito un nuovo numero di protocollo. A tale registrazione sarà associato anche il numero di protocollo e la data di registrazione del relativo protocollo di emergenza. I documenti annotati nel registro di emergenza e trasferiti nella procedura informatica recheranno, pertanto, due numeri: uno del protocollo informatico ed uno del protocollo di emergenza. L’efficacia della registrazione è dunque garantita dal numero attribuito dal registro di emergenza ed a quel numero si farà riferimento per l’avvio dei termini del procedimento amministrativo. L’efficienza invece verrà garantita dall’unicità della catena documentale e dalla normalizzazione dei dati gestionali, compresa la classificazione. 9. Tranne che per casi particolari (gare ecc.), agli uffici vengono di norma inviate esclusivamente copie dei documenti protocollati, mentre i documenti originali vengono trattenuti presso il protocollo, che provvederà, non appena ripristinato il funzionamento della procedura, a riportare i dati di protocollazione sulla procedura stessa e ad apporre il relativo numero sul documento. Art. 19: Differimento dei termini di registrazione 1. Le registrazioni di protocollo dei documenti ricevuti sono effettuate entro la prima giornata lavorativa utile dal ricevimento degli atti. 2. Nel caso di un temporaneo ed eccezionale carico di lavoro che non permette di evadere la corrispondenza ricevuta nella stessa giornata lavorativa e qualora, dal ritardo nella registrazione di protocollo possa venir meno un diritto di terzi (per es. la registrazione di un consistente numero di domande di partecipazione ad un concorso in scadenza), il dirigente della AOO, su richiesta del Responsabile del procedimento, può autorizzare con proprio provvedimento motivato la protocollazione differita, fissando comunque un limite di tempo e conferendo valore, nel caso di scadenze predeterminate, al timbro bollo d’entrata. 3. Il provvedimento del Responsabile dovrà indicare le tipologie documentarie da ammettere alla protocollazione differita, le cause di adozione della procedura ed il termine entro il quale la registrazione di protocollo dovrà essere improrogabilmente effettuata. 4. Il protocollo differito si applica solo ai documenti in arrivo e per tipologie omogenee che il dirigente della AOO deve descrivere nel provvedimento. Art. 20: Lettere anonime, documenti non firmati, documenti con firma illeggibile 1. Le comunicazioni anonime che contengono informazioni o dati di interesse per il Comune di Cosenza, e danno quindi seguito a determinate procedure, devono essere protocollate e identificate con la dicitura “mittente anonimo”. 2. Le lettere prive di firma di cui sia possibile identificare l’autore sono registrate a protocollo secondo le modalità del presente Manuale, specificando in nota la dicitura “documento privo di firma”. Istanze e comunicazioni saranno regolarizzate se ritenuto necessario dal Responsabile del procedimento e della regolarizzazione sarà data notizia nelle registrazioni del sistema. 3. Le lettere con firma illeggibile, qualora la firma sia l’unico elemento identificativo, vengono registrate a protocollo con la dicitura “firma illeggibile” quale mittente.

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Articolo 21: Documenti di competenza di altre amministrazioni o di altri soggetti 1. Qualora pervenga al Comune di Cosenza un documento di competenza di un altro ente, o di altra persona fisica o giuridica, lo stesso viene trasmesso a chi di competenza, se individuabile, altrimenti viene restituito al mittente. 2. Nel caso in cui un documento della fattispecie sopra indicata venga erroneamente registrato al protocollo, verrà spedito a chi di competenza, oppure restituito al mittente, procedendo all’annullamento della registrazione, che riporterà nella motivazione anche gli estremi della spedizione. Articolo 22: Comunicazioni pervenute da una casella di posta elettronica certificata 1. La ricezione dei documenti informatici indirizzati al Comune di Cosenza è assicurata attualmente tramite due caselle di posta elettronica certificata dichiarate istituzionali e pubblicate nell’Indice nazionale della Pubblica Amministrazione: AOO “Archivio – Protocollo Generale” comunedicosenza@superpec.eu AOO “Polizia Municipale” comunedicosenza.poliziamunicipale@superpec.eu L’Amministrazione può istituire ulteriori caselle di posta elettronica certificata, disciplinandone la gestione per uffici e procedimenti specifici; 2. SUAP Il flusso Documentale proveniente dalla piattaforma regionale “Calabria Suap”, inviato all’indirizzo Pec del Settore Attività Produttive comunedicosenza.suap@superpec.eu, seguirà il seguente iter: a. Calabria Suap trasmette a mezzo Pec alla Pec del Settore Attività Produttive, una comunicazione di formale avvio istanza che necessita, per il prosieguo procedurale, di acquisire formalmente il numero di protocollo generale; b. la Pec proveniente da Calabria Suap e destinata alla Pec del Settore Attività produttive, viene inoltrata a cura del responsabile del procedimento, alla Pec Istituzionale dell’Ente; c. L’inoltro della Pec, di cui al punto precedente, consente la normalizzazione del flusso documentale d’entrata, pertanto, l’Ufficio Protocollo può gestire questa casistica assimilandola al normale iter riservato alle Pec; d. Eventuali comunicazioni, tra Settori cointeressati, possono avvenire direttamente dalle postazioni intermedie di flusso. 3. I Dirigenti che ritengano necessario avere una casella di posta certificata istituzionale ne richiedono l’attivazione al Dirigente dei Sistemi informativi, segnalando i nomi dei dipendenti autorizzati ad accedere alla suddetta casella e ogni eventuale variazione delle autorizzazioni che si renda in seguito necessaria. 4. Le ricevute e gli avvisi provenienti dai gestori del servizio di posta elettronica certificata, nonché quelli provenienti dai sistemi di gestione informatica dei documenti dei destinatari, devono essere riconosciuti dal sistema e collegati ai messaggi cui si riferiscono. La notifica al mittente dell’avvenuto recapito del messaggio è assicurata dagli specifici standard del servizio di posta elettronica certificata dell’AOO. 5. I documenti informatici che pervengono alle caselle di posta elettronica certificata dichiarate istituzionali vengono protocollati secondo le modalità descritte nel punto seguente; 6. Gli operatori autorizzati alla gestione delle caselle di posta certificata del Comune di Cosenza verificano almeno due volte al giorno la lista dei documenti informatici in arrivo, prendendo in carico nel sistema di protocollo informatico, previa protocollazione, i documenti informatici pervenuti. 7. La procedura di assegnazione del numero di protocollo, genera automaticamente un’etichetta digitale associata al documento informatico protocollato, che contiene tutti i dati obbligatori previsti per la segnatura di protocollo, in un file nel formato conforme alle vigenti normative;

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Articolo 23: Spedizione dei documenti informatici da trasmettere all’esterno 1. La spedizione dei documenti formati su supporto digitale avviene a cura degli uffici competenti e viene effettuata utilizzando le postazioni intermedie dei flussi documentali, meglio descritte nell’art. 7 del presente Manuale, tramite prenotazione di invio indirizzata al Protocollo generale. 2. I documenti informatici sono trasmessi all’indirizzo elettronico dichiarato dai destinatari. 3. L’ufficio di spedizione deve provvedere a:

• Verificare l’avvenuto recapito dei documenti spediti per via telematica • Archiviare le ricevute elettroniche collegandole alle registrazioni di protocollo dei rispettivi

documenti spediti Articolo 24: Memorizzazione dei documenti informatici I documenti informatici sono memorizzati nel sistema, in modo non modificabile, al termine delle operazioni di registrazione e segnatura di protocollo. Articolo 25: Protocollazione atti giudiziari Gli atti giudiziari notificati all’Ente vengono protocollati ed acquisiti in formato digitale, tramite scannerizzazione dei documenti, che vengono di seguito inviati on-line agli uffici competenti. I rispettivi dirigenti possono visualizzare i documenti, attraverso l’utilizzo dell’applicazione di protocollo informatico e, in base alle abilitazioni previste, potranno visualizzare gli estremi e il contenuto del documento e, se necessario, stamparlo. La presa in carico dei documenti informatici viene registrata dal sistema in modo automatico. La data di ingresso dei documenti negli uffici competenti coincide con la data di assegnazione degli stessi. Gli originali degli atti sopra detti, a cura del Servizio Archivio, vengono tempestivamente consegnati all’Avvocatura Comunale e/o agli uffici direttamente destinatari degli stessi.

SEZIONE III Spedizione dei documenti

Articolo 26: Spedizione dei documenti su supporto cartaceo 1. I documenti prodotti dagli uffici del Comune nello svolgimento delle loro funzioni e destinati all’esterno dell’Amministrazione sono protocollati dalle due AOO, previa inserimento sulla procedura informatizzata, a cura del Responsabile del procedimento, da una delle postazioni intermedie dei flussi documentali dell’ufficio di appartenenza. 2. Dei documenti spediti è necessario conservare una minuta da inserire nel fascicolo, nella quale è comunque apposto il numero di protocollo. Sulla minuta, corredata di firma autografa, è impressa la dicitura “minuta”. 3. Nelle lettere in partenza occorre specificare che chi risponde è tenuto a citare i riferimenti di protocollo della lettera cui fa riscontro. 4. La descrizione dell’oggetto registrata nel sistema deve essere perfettamente identica all’oggetto del documento spedito. 5. Il protocollo generale verifica la correttezza dei dati inseriti nella procedura e la conformità degli stessi con il documento cartaceo, classifica il documento, assegna il numero di protocollo, appone l’etichetta sul documento e provvede alla scannerizzazione del documento completo.

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Articolo 27: Spedizione di documenti informatici La spedizione dei documenti informatici prodotti dagli uffici del Comune nello svolgimento delle loro funzioni viene esclusivamente mediante il sistema di protocollo informatico, con le modalità precisate nell’art. 23. Articolo 28: Apposizione di firme Le firme necessarie alla redazione e alla perfezione giuridica del documento in partenza devono essere apposte prima della sua protocollazione.

SEZIONE IV Classificazione e fascicolazione dei documenti

Articolo 29: Piano di conservazione dell’archivio 1. Il piano di conservazione dell’archivio del Comune di Cosenza comprende il titolario (o Piano di classificazione) e il massimario di selezione. La gestione del piano di conservazione è riservata esclusivamente al Responsabile della gestione documentale. 2. Il titolario è uno schema generale di voci logiche, stabilite sulla base delle funzioni e delle attività dell’ente, che consente la sedimentazione razionale e ordinata di tutta la documentazione prodotta e ricevuta dall’ente stesso. Si tratta di uno schema gerarchico che va dal generale al particolare, finalizzato all’identificazione del fascicolo/sottofascicolo cui dovrà essere attribuito il singolo documento. Lo schema del piano di classificazione è riportato nell’Allegato “B”; 3. Il massimario di selezione o piano di conservazione stabilisce i tempi di conservazione dei fascicoli e serie documentarie nella loro gestione corrente e di deposito ed individua, per ogni voce di titolario, la documentazione destinata alla conservazione permanente, e quindi trasferibile nell’archivio storico, e quella da proporre per lo scarto. Il Piano di conservazione è riportato nell’Allegato “C”. Articolo 30: Classificazione dei documenti 1. La classificazione è l’operazione che prevede l’attribuzione e l’apposizione sul documento dell’indice di classificazione, cioè di quel codice attribuito sulla base del piano di classificazione, che indica immediatamente la posizione logica che il documento va ad assumere all’interno del complesso documentale in cui è entrato a far parte. 2. La classificazione riguarda tutti i documenti del Comune di Cosenza, sia ricevuti sia spediti sia interni. Articolo 31: Aggiornamento e modifica del piano di conservazione 1. L’aggiornamento degli strumenti di cui all’art. 28 del presente Manuale compete esclusivamente al Responsabile della gestione documentale, che provvede in merito quando ne ravvisi la necessità. 2. Nel pieno rispetto delle disposizioni contenute nella normativa vigente in materia di formazione e conservazione degli archivi deve essere garantita la storicizzazione delle variazioni di titolario e la possibilità di ricostruire le diverse voci nel tempo, mantenendo stabili i legami dei fascicoli e dei documenti con la struttura del titolario vigente al momento della produzione degli stessi. Di norma le variazioni vengono introdotte dal 1 gennaio e valgono almeno per un intero anno. 3. Ad ogni modifica del titolario, il Responsabile provvede ad informare tutti i soggetti abilitati all’operazione di classificazione dei documenti e a dare loro le istruzioni per il corretto utilizzo delle nuove classifiche.

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4. La sostituzione o la soppressione di voci di titolario comporta l’impossibilità di aprire nuovi fascicoli nelle voci precedenti dalla data di attivazione delle nuove voci. Rimane possibile, se il sistema di protocollo informatico lo consente, di registrare documenti in fascicoli già aperti fino alla conclusione e chiusura degli stessi. Articolo 32: Fascicolazione dei documenti 1. Fascicoli e Serie. I documenti possono essere aggregati sulla base dell’affare o del procedimento cui si riferiscono, oppure sulla base della loro omogeneità di forma (delibere, contratti, mandati di pagamento ecc.). Nel primo caso si formano dei fascicoli, nel secondo delle serie. La scelta di organizzare i documenti in un modo piuttosto che in un altro dipende esclusivamente da esigenze funzionali, e, per determinate tipologie di documenti (delibere, determine ecc.) è opportuno che dello stesso documento vengano redatti due originali, dei quali uno va inserito nel fascicolo di competenza, l’altro conservato nella serie relativa. 2. Fascicolo Per fascicolo si intende dunque l’insieme dei documenti che afferiscono al medesimo procedimento amministrativo, o che riguardano uno stesso affare, o che appartengono a una medesima tipologia. Ciascun fascicolo è individuato dall’anno di istruzione, dall’oggetto e dal codice di classificazione. Esso costituisce l’unità di base fondamentale per la gestione e la conservazione della documentazione relativa a ciascun procedimento o affare. I documenti contenuti nel fascicolo sono ordinati cronologicamente, in modo che l’atto più recente compaia per primo. 3. Serie Per serie si intende invece un raggruppamento, dettato da esigenze funzionali, di documenti con caratteristiche omogenee in relazione alla natura e alla forma dei documenti (serie delle determinazioni, dei contratti, dei registri di protocollo), o in relazione all’oggetto e alla materia (serie dei fascicoli personali, delle pratiche edilizie, ecc.). 4. Piano di classificazione o Titolario A ciascun fascicolo e a ciascuna serie è attribuito un indice di classificazione specifico, capace, insieme alla data di istruzione e all’oggetto, di identificarli univocamente. Il titolario adottato dal Comune di Cosenza suddivide i documenti secondo la funzione esercitata al fine di organizzare in maniera omogenea documenti che si riferiscono a medesimi procedimenti amministrativi. Il titolario di classificazione che dovrà essere utilizzato è strutturato in 14 categorie che vanno dall’amministrazione generale agli organi di governo, alle risorse umane, alla polizia urbana, ai servizi alla persona, alle risorse finanziarie, alla pianificazione e gestione del territorio, alle attività economiche, ai servizi demografici. Ciascuna categoria a sua volta è articolata in un numero variabile di classi, che, a seconda della materia, possono essere suddivise in più sottoclassi. Eventuali modifiche possono essere concordate con il responsabile della gestione documentale. 5. Chiusura di un fascicolo Quando il procedimento amministrativo o l’affare è concluso, il relativo fascicolo deve essere chiuso dal responsabile del procedimento prima di passare all’archivio di deposito. Le operazioni di chiusura del fascicolo comprendono la verifica dell’ordinamento e l’identificazione delle copie, fotocopie ecc. che possono essere eliminate nell’ambito delle attività di selezione e scarto. La documentazione appartenente all’archivio corrente è conservata di norma presso lo stesso Settore/Staff competente alla trattazione degli affari correnti.

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6. Repertorio dei fascicoli Il repertorio dei fascicoli è uno strumento che al momento non è ancora utilizzato presso tutti gli uffici del Comune. Per repertorio dei fascicoli si intende l’elenco ordinato e aggiornato dei fascicoli istruiti all’interno di ciascuna classe o sottoclasse, contenente, oltre all’oggetto dell’affare o del procedimento amministrativo, l’indice di classificazione completo (categoria, classe, eventuale sottoclasse e numero del fascicolo). Sul repertorio dei fascicoli deve essere annotata anche la movimentazione dei fascicoli da un ufficio all’altro e dall’archivio corrente a quello di deposito. Il repertorio dei fascicoli ha cadenza annuale: inizia il 1 gennaio e termina il 31dicembre di ciascun anno. Allegato “D” Tenuta dei fascicoli I fascicoli dell’archivio corrente sono formati a cura dei Responsabili di procedimento e conservati, fino al versamento nell’archivio di deposito, presso gli uffici cui sono state assegnate le pratiche. Dopo dieci anni dalla fine del procedimento, i fascicoli sono versati nell’archivio di deposito secondo le modalità di seguito descritte.

SEZIONE V Archiviazione dei documenti

Articolo 33: Archivio corrente Per archivio corrente si intende il complesso dei documenti relativi ad affari e a procedimenti amministrativi non ancora conclusi. Tale documentazione è custodita, nell’ambito di ogni Dipartimento/Settore/Staff, direttamente dal responsabile del procedimento, che è responsabile anche della corretta organizzazione e gestione dei documenti che tratta, indipendentemente dal supporto e dalle modalità di trasmissione. Articolo 34: Archivio di deposito Per archivio di deposito si intende il complesso dei documenti relativi ad affari e a procedimenti amministrativi conclusi da meno di 40 anni, per i quali non risulta più necessaria una trattazione o comunque verso i quali sussista un interesse sporadico. L’archivio di deposito è concentrato in una unica sede che coincide con l’Archivio comunale. Almeno una volta ogni anno il dirigente del Servizio Archivistico provvede a trasferire fascicoli e serie documentarie relativi a procedimenti conclusi nell’apposito archivio di deposito. Il trasferimento deve essere attuato rispettando l’organizzazione che i fascicoli e le serie avevano nell’archivio corrente. Il dirigente del Servizio Archivistico deve formare e conservare un elenco dei fascicoli e delle serie trasferite nell’archivio di deposito. Articolo 35: Selezione e scarto Nell’ambito dell’archivio di deposito vengono effettuate le operazioni di selezione e scarto, curate dal Servizio Archivistico, in collaborazione con il Dipartimento/Settore/Staff che detiene la documentazione. La selezione va effettuata sulla base del piano di conservazione del Comune di Cosenza o sulla base dei massimari di scarto per gli archivi comunali attualmente disponibili.

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I documenti selezionati per l’eliminazione devono essere descritti in un elenco dove saranno registrati, per poter lasciare traccia significativa del materiale eliminato, i seguenti elementi:

• Numero progressivo; • Tipologia documentaria con descrizione della documentazione; • Riferimento alle categorie del titolario di classificazione, il numero e la tipologia delle unità

archivistiche (faldoni, fascicoli, registri ecc.); • Quantità; • Estremi cronologici; • Motivazione.

Tale elenco, sotto forma di proposta di scarto, deve essere trasmesso alla Soprintendenza Archivistica per la Calabria per la concessione della necessaria autorizzazione. Le operazioni di selezione e scarto sono sempre preliminari al passaggio della documentazione all’archivio storico. Articolo 36: Archivio storico Per archivio storico si intende il complesso dei documenti relativi ad affari e a procedimenti amministrativi conclusi da oltre 40 anni e destinati, previa effettuazione delle operazioni di scarto, alla conservazione permanente per finalità storiche e culturali. Sede dell’archivio Storico è l’Archivio Comunale, sito nei locali seminterrati del Palazzo di Città. Il Servizio Archivistico provvede al riordinamento del proprio patrimonio documentario e all’inventariazione dell’archivio storico, nonché a consentire la consultazione per finalità storiche e scientifiche. Articolo 37: Riproduzione di documenti La richiesta di consultazione o di eventuale riproduzione può essere avanzata sia da appartenenti all’Amministrazione Comunale che da esterni. La richiesta di consultazione deve essere dettata da motivi di studio, ricerca scientifica, interesse personale e concreto. Dei documenti prelevati dagli archivi deve essere tenuta traccia del movimento effettuato e della richiesta di prelevamento. Il prelevamento avviene dietro richiesta espressa, vistata dal dirigente del Servizio Archivistico, contenente i motivi e la firma del richiedente. L’originale della richiesta viene conservata all’interno del medesimo fascicolo, una copia nella posizione fisica occupata dal fascicolo in archivio. Il dirigente del Servizio archivistico avrà cura di istituire un registro di carico e scarico dei fascicoli, nel quale riportare il nominativo del richiedente, motivazione, data della richiesta, data della restituzione ed eventuali note sullo stato della documentazione così come si consegna e così come viene riconsegnata. I documenti appartenenti all’archivio di deposito e all’archivio storico possono essere fotocopiati solamente se da tale operazione non derivi danno al documento stesso. I documenti che non possono essere fotocopiati per ragioni di conservazione possono sempre essere fotografati. La fotocopiatura o l’eventuale fotografia dei documenti devono svolgersi all’interno dei locali comunali. Per particolari documentate esigenze, il dirigente del Servizio Archivistico può autorizzare lo svolgimento di tali operazioni al di fuori dei locali comunali. (D.lgs. 29 ottobre 1999, n. 490, art. 40). I costi per le riproduzioni sono riferiti a quelli stabiliti dalla vigente regolamentazione comunale.

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SEZIONE VI Acquisizione digitale dei documenti cartacei

Articolo 38: scansione di documenti 1. Salvo particolari esigenze di riservatezza, i documenti (ricevuti, spediti, interni) su supporto cartaceo, dopo le operazioni di registrazione nel sistema vengono acquisiti in formato immagine con l’ausilio di dispositivi di scansione digitale. 2. I documenti di cui al punto precedente, anche se acquisiti in formato immagine con l’ausilio di dispositivi di scansione digitale, al termine delle operazioni di registrazione nel sistema devono essere inseriti nei relativi fascicoli e conservati insieme ai precedenti e susseguenti. Articolo 39: modalità di svolgimento del processo di scansione 1. Il processo di scansione si articola nelle seguenti fasi:

• Acquisizione delle immagini in modo tale che ad ogni documento, anche composto da più pagine, corrisponda un unico file in un formato standard abilitato alla conservazione

• Verifica della leggibilità delle immagini acquisite e della loro esatta corrispondenza con gli originali cartacei

• Collegamento delle immagini alle rispettive registrazioni nel sistema, in modo non modificabile

• Memorizzazione delle immagini, in modo non modificabile 2. Le regole tecniche circa le modalità di acquisizione, le tipologie documentarie soggette a scansione ed alle specifiche tecniche da adottare, sono riportate nel Manuale Utente fornito dalla software house “Aquarius sas”, disponibile in linea all’interno dell’applicativo. 3. Le copie per immagine di originali analogici hanno la medesima efficacia degli originali se la loro conformità è attestata dal Responsabile del procedimento.

SEZIONE VII Accessibilità al sistema di gestione informatica dei documenti

Articolo 40: Accessibilità da parte degli utenti 1. Al sistema di protocollo informatico accedono esclusivamente gli utenti identificati e sulla base di autorizzazioni di accesso differenziate. Una autorizzazione di accesso (profilo) limita le operazioni dell’utente nel sistema alle operazioni necessarie e indispensabili a svolgere le attività di competenza dell’ufficio a cui l’utente appartiene. 2. Ad ogni utente quindi sono assegnate:

� Una credenziale di accesso costituita da una componente pubblica che permette l’identificazione dell’utente da parte del sistema (userID)

� Una credenziale privata di autenticazione (password) � Una sigla operatore.

3. I diversi livelli di autorizzazione sono assegnati agli utenti dal Responsabile del Servizio, (Amministratore), la cui descrizione funzionale e operativa è descritta nel Manuale Utente fornito dalla software house “Aquarius Sas”, disponibile in linea all’interno dell’applicativo. Di seguito, si esplicitano le tipologie di profili, i criteri gerarchici ed i privilegi di accesso al sistema informatico, compreso le relative autorizzazioni. Amministratori: gli utenti di questo insieme sono abilitati alla definizione dell’ambiente applicativo e alla supervisione del sistema tramite specifiche funzionalità. Gli Amministratori inseriscono, modificano e cancellano specifici parametri operativi e gestionali fondamentali per l’utilizzazione del sistema, sulla base delle norme del Manuale e delle indicazioni del Responsabile

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del Servizio. Sono autorizzati ad effettuare operazioni che impattano con il sistema, compreso operazioni di annullamento delle registrazioni. Gestiscono la struttura degli account utente e i relativi privilegi di accesso e di gestione. Record Manager: gli utenti di questo insieme sono abilitati ad effettuare inserimenti nel sistema e accessi in modifica alle registrazioni inserite. Protocollisti: gli utenti di questo insieme sono abilitati ad accedere al sistema ed effettuare molteplici operazioni in funzione del profilo utente assegnato, sono abilitati alla protocollazione, alla registrazione a repertorio, alla registrazione delle comunicazioni interne formali, alla gestione della Pec e delle fatture PA. Sono autorizzati alla classificazione, alla modifica della classificazione e alla gestione dei fascicoli. Consultatori: sono autorizzati ad accedere al tutte le registrazioni della AOO esclusivamente in visualizzazione. Articolo 41: piano di sicurezza dei sistemi informatici 1. Il piano di sicurezza relativo alla formazione, gestione, trasmissione e interscambio dei documenti informatici, di cui all’art.4, comma 1, lettera c) del DPCM 31 ottobre 2000 e dalla deliberazione AIPA n.51 del 23 novembre 2000, prende in considerazione i seguenti aspetti:

- Analisi dei rischi - Politiche di sicurezza - Interventi operativi

2. Il piano per la sicurezza informatica è stato fornito dalla software house “Aquarius Sas”, che gestisce il sistema informativo in uso al Comune di Cosenza, per la gestione informatica del Flusso documentale “Aquarius PA”, nel rispetto delle misure minime di sicurezza previste dall’art. 34, c.1, lett.g) e dall’Allegato B, punto 19 del D. lgs. 30 giugno 2003, n.196. Allegato “E”

SEZIONE VIII Formazione, acquisizione, trattamento e conservazione dei documenti informatici

Articolo 42: Ambito di applicazione 1. Ai sensi dell’art.12 comma 1 del D. Lgs. n.82/2005 “Codice dell’amministrazione digitale”, il Comune di Cosenza, nell’esercizio delle sue funzioni, può ricorrere per la formazione e la conservazione dei documenti anche all’utilizzo di strumenti informatici. 2. A tal fine, i documenti informatici prodotti si intendono correttamente formati, trattati e/o conservati se conformi alle regole tecniche di cui all’art.71 del “Codice dell’Amministrazione digitale”. 3. Per quanto riguarda le operazioni di acquisizione, protocollazione, segnatura, classificazione, archiviazione dei documenti informatici mediante il sistema di protocollo informatico, si rimanda alle regole tecniche contenute nel Manuale Utente, meglio descritto nell’art. 39. Articolo 43: Conservazione dei documenti e dei fascicoli digitali I sistemi e le procedure di conservazione dei documenti e dei fascicoli digitali sono conformi alla normativa vigente descritta nel piano di conservazione dell’archivio, di cui all’art. 29, comma 3 del presente Manuale. Il Responsabile del Servizio per la conservazione dei documenti informatici viene individuato nel Dirigente dei Servizi Informativi o in un responsabile esterno, che:

• Valuta le tecniche di conservazione digitale idonee a garantire nel tempo l’accesso ai documenti e la loro esibizione;

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• Fornisce informazioni sul contenuto del supporto di memorizzazione delle copie di sicurezza;

• Stabilisce le necessarie misure di sicurezza logica e fisica del sistema. Articolo 44: Archiviazione sostitutiva Il Responsabile per la conservazione elettronica dei documenti effettua le operazioni di archiviazione sostitutive dei documenti ai sensi dell’art. 42 e 71 del Codice dell’Amministrazione Digitale. In ogni caso e per ogni tipo di documento, le operazioni dovranno essere compiute considerando i tempi stabiliti dal piano di conservazione. La conservazione deve garantire di mantenere l’integrità e l’affidabilità dei documenti, nonché il contesto di produzione, la loro struttura e il loro contenuto. Si applicano in ogni caso, per l’archiviazione e la custodia dei documenti contenenti dati personali, le disposizioni di legge sulla tutela della riservatezza dei dati personali

SEZIONE IX Approvazione e aggiornamento del Manuale di gestione

Articolo 45: modalità di approvazione e aggiornamento del Manuale 1. La Giunta Comunale adotta il presente Manuale di gestione su proposta del Responsabile del Settore Affari generali. 2. Il presente Manuale può essere aggiornato a seguito di:

• Aggiornamenti normativi • Introduzione di nuove pratiche tendenti a migliorare l’azione amministrativa in termini di

efficacia, efficienza e trasparenza • Necessità di adeguare le disposizioni del Manuale a modifiche organizzative, procedurali o

procedimentali dell’attività del Comune • Necessità di adeguare le disposizioni del Manuale a modifiche della piattaforma tecnologica

di supporto del sistema informatico di gestione dei flussi documentali 3. Gli aggiornamenti del Manuale sono predisposti dal Responsabile della gestione documentale, che sottopone la nuova stesura del Manuale agli organi competenti per l’approvazione. 4. Le modifiche degli Allegati al presente Manuale sono approvate dal Responsabile della gestione documentale con proprio provvedimento. Articolo 46: pubblicità del Manuale Il presente Manuale è disponibile per il pubblico sul sito internet dell’Amministrazione.