MANUALES COORDINADOR DE SALONES - Icfes Interactivo · 2019-08-14 · MANUAL DEL COORDINADOR DE SALONES ... • Haga ﬁrmar al Jefe de salón el Acta de sesión (Parte inferior)

No podrán ingresar al sitio de aplicación elementos no autorizados como: celulares, cualquier aparato electrónico o de comunicaciones, impresos o escritos, armas, etc. Quienes sean sorprendidos con cualquiera de estos elementos en el sitio de aplicación serán sancionados con la anulación del examen, sin perjuicio de las sanciones que van hasta la inhabilidad para presentarlo nuevamente entre 1 y 5 años. Sólo podrán ingresar al sitio de aplicación: documento de identidad válido, lápiz de mina negra No 2, borrador y tajalápiz. 1

MANUAL DEL COORDINADOR DE SALONES

Al aceptar su participación como examinador1, usted representa al ICFES ante los usuarios que presentarán las pruebas y ante la institución educativa donde se desarrollará la aplicación, por ello debe tener en cuenta lo siguiente:

• La oportunidad, confiabilidad y validez de los resultados que obtienen los examinandos2 depende de la rigurosidad, seriedad e imparcialidad con que se implementen los procedimientos de aplicación.

• El cumplimiento exacto de todos los procedimientos previstos asegurará que la aplicación se desarrolle homogéneamente en todos los sitios dispuestos para el efecto. Por lo anterior, todo examinador tiene la obligación de seguir las instrucciones contenidas en los manuales de forma precisa y detallada, sin realizar modificación alguna a las mismas, de forma que se brinden idénticas condiciones de aplicación a todos los examinandos.

• Los examinadores son directamente responsables por el control, vigilancia y seguridad de la aplicación y, particularmente, del material de examen en el sitio asignado. Por lo tanto, deben estar permanentemente atentos a prevenir y evitar todo intento de copia o fraude, sustracción o mutilación de materiales, así como a no permitir que éste sea fotocopiado o transmitido por medio alguno o leído por personas diferentes a quienes presentan las pruebas.

PROCEDIMIENTOS ANTES DE LA APLICACIÓN

1. Reunión previa

Asista a la reunión previa convocada por el ICFES, en la cual se revisa conjuntamente y en forma detallada todo lo concerniente a los procedimientos de aplicación y se le entrega el siguiente material:

• Manual de procedimientos. • Instrucciones específicas. • Credencial y escarapela.

1Término genérico que agrupa a todos los responsables de llevar a cabo la aplicación: delegados, coordinadores, jefes de salón y dactiloscopistas.

2 Término genérico que agrupa a todos los usuarios que se registran para presentar los exámenes: estudiantes, egresados, validantes, concursantes y otros.

C5.1.F41Versión 3.

2

No podrán ingresar al sitio de aplicación elementos no autorizados como: celulares, cualquier aparato electrónico o de comunicaciones, impresos o escritos, armas, etc. Quienes sean sorprendidos con cualquiera de estos elementos en el sitio de aplicación serán sancionados con la anulación del examen, sin perjuicio de las sanciones que van hasta la inhabilidad para presentarlo nuevamente entre 1 y 5 años. Sólo podrán ingresar al sitio de aplicación: documento de identidad válido, lápiz de mina negra No 2, borrador y tajalápiz.

2. Identificación de los salones

En los salones asignados y con el apoyo del Coordinador de sitio:

• Fije los rótulos y listados de puerta (ANEXOS 2 y 3) cerca de la puerta de entrada de cada salón; confirme que la nomenclatura del rótulo corresponda con la del listado. • Confirme que los salones estén abiertos y en completo aseo.

3. Material de aplicación

Reciba en la oficina del Delegado el siguiente material:

• Listados de registro de asistencia e identificación (ANEXO 4). • Afiches de tiempos y de instrucciones de aplicación. • Cuadro de pruebas. • Informe del Coordinador de salones. • Formato de ubicación. • Bolígrafo negro, bolígrafos rojos, marcadores y lápices de mina No. 2. • Bolsas plásticas pequeñas para las hojas de respuestas.

El día del examen:

• Tenga en cuenta su presentación personal, la cual debe ser acorde con el trabajo que va a realizar.

• Preséntese en la oficina del Delegado a la hora acordada para cada sesión.

• Porte la credencial que lo acredita como Coordinador de salones (ANEXO 1).

• Apoye al Delegado en todos los procesos de aplicación y manténgalo informado de cualquier anomalía que se presente durante la aplicación.

• Conforme un excelente equipo de trabajo con el Delegado y los examinadores. Mantenga con ellos una comunicación constante, con el fin de prestarles colaboración cuando lo requieran.

Recuerde que no puede modificar los horarios de citación de los examinandos.

PROCEDIMIENTOS DURANTE LA APLICACIÓN

1a. Sesión

2a. Sesión

Control:


4. Entrega del material de aplicación a los jefes de salón

Entregue a los jefes de salón:

• Listado de registro de asistencia e identificación (ANEXO 4). • Afiche de tiempos y de instrucciones de aplicación. • Cuadro de pruebas. • Bolígrafo rojo. • Marcador. • Bolsa plástica pequeña para las hojas de respue tas.

5. Organización de los salonesEn los salones asignados revise que:

• Los pupitres estén organizados en forma rectilínea y con el distanciamiento máximo entre ellos. • Los afiches de tiempos y de instrucciones de aplicación estén colocados en el tablero.

Mantenga informado al Delegado sobre cualquier novedad que se presente con los jefes de salón o con la organización de los salones.

6. Material de examen Reciba en la oficina del Delegado el material de examen. Tenga en cuenta lo siguiente:

• Cuente y verifique los paquetes de cuadernillos, teniendo en cuenta los salones asignados. Informe al Delegado si encuentra alguna novedad. • Firme el Listado de asignación de cuadernillos ¨Biblia¨ (ANEXO 7) en el espacio correspondiente. • Deje los cuadernillos en la oficina del Delegado. Este material lo custodiará el Delegado y el encargado de la compañía contratada, hasta que los estudiantes se encuentren ubicados en los salones.

7. Ubicación de los examinandos

Realice las siguientes actividades:

• Ayude a los examinandos a orientarse dentro del sitio de aplicación e infórmeles la ubicación de salones y baños. • Guíe hasta la oficina del Delegado a los examinandos que no presenten documento de identidad o presenten documentos no válidos. • Verifique que el ingreso de los examinandos a los salones se realice a la hora indicada y de acuerdo con los procedimientos establecidos.

1a. Sesión

2a. Sesión

Control:

1a. Sesión

2a. Sesión

Control:

1a. Sesión

2a. Sesión

Control:

1a. Sesión

2a. Sesión

Control:

1a. Sesión

2a. Sesión

Control:

s

4


8. Entrega del material de examen a los jefes de salón

Una vez se encuentren ubicados los examinandos en los salones, proceda así:

• Entregue en cada salón el paquete de cuadernillos, teniendo en cuenta la nomenclatura que los identifica. • Indique al Jefe de salón que cuente el paquete de cuadernillos. • Haga firmar al Jefe de salón el Acta de sesión (Parte inferior). • Infórmele que este material queda bajo su responsabilidad.

9. Controles inicialesVerifique, en los salones asignados, que los jefes de salón:

• Den las instrucciones generales y específicas a los examinandos. • Entreguen los cuadernillos de examen, de acuerdo con los procedimientos establecidos. • Consignen, en el afiche de tiempos, la hora de iniciación y terminación de cada sesión. • sol noc odreuca ed nóicacifitnedi ed osecorp le necilaeRprocedimientos establecidos.

10. Control de examinandos que llegan tarde

Tenga en cuenta lo siguiente:

• Permita el ingreso de los examinandos que llegan tarde, hasta 30 minutos después de la hora de iniciación del examen escrita en los tableros. • Recuerde a los jefes de salón que no se les da tiempo adicional. • Guíe a la oficina del Delegado los examinandos que lleguen después

sodidneta res nebed sosac sotse ;nóicnem ne sotunim 03 sol eddirectamente por él.

11. Control del horario de examen en cada salón

Revise que esté correctamente escrita la hora de iniciación y de terminación de cada sesión de examen, y que el tiempo corresponda exactamente al establecido por el ICFES.

1a. Sesión

2a. Sesión

Control:

1a. Sesión

2a. Sesión

Control:

1a. Sesión

2a. Sesión

Control:

1a. Sesión

2a. Sesión

Control:


12. Control del material de examen

Usted debe responder por la seguridad del material del examen. Tenga en cuenta lo siguiente:

• Verifique que el material de examen no salga de los salones. • Apoye a los jefes de salón en lo que requieran, dado que no pueden salir del salón una vez reciben el material de examen. • Informe al Delegado si encuentra a un Jefe de salón con los cuadernillos de examen en sitio diferente al salón asignado. • Verifique que los cuadernillos de los ausentes estén guardados en un lugar seguro y recuerde a los jefes de salón que por ningún motivo pueden abrir este material. • Reemplace a los jefes de salón en el momento que lo requieran y garantice la seguridad del material de examen.

13. Recolección de cuadernillos de ausentes

La seguridad de las pruebas es una prioridad durante el desarrollo de la aplicación. Por esta razón, los cuadernillos de los ausentes no deben permanecer en los salones de examen; usted debe recogerlos 30 minutos después de iniciada cada sesión. Para realizar este proceso tenga en cuenta lo siguiente:

• Solicite al Delegado una tula vacía. • Pase por los salones asignados. • Cuente los examinandos presentes. • Cuente los cuadernillos de los ausentes. • Verifique que la suma de presentes más ausentes sea igual al total de cuadernillos asignados a ese salón. • Compruebe que estos cuadernillos se encuentren sellados, tal como usted los entregó al inicio de la sesión. • Ordene los cuadernillos de ausentes, de acuerdo con el Acta de sesión (Parte intermedia). • Relacione en el Acta de sesión (Parte superior, intermedia e inferior)la cantidad de cuadernillos de ausentes y presentes. • Escriba con marcador la nomenclatura del salón en la bolsa plástica del primer cuadernillo de ausentes. Asegure el grupo de cuadernillos con una banda de caucho. • Entregue al Delegado del ICFES los cuadernillos de ausentes.

14. Rondas

Pase constantemente por los salones asignados, con el fin de controlar el óptimo desarrollo de la aplicación y:

• Verifique que los jefes de salón no hagan uso de celulares, dejen el salón solo o realicen actividades diferentes a las contempladas en el manual de procedimientos. • Vigile que no exista opción de copia. • Supervise que los examinandos no estén haciendo uso de celulares, tablas, radios, beepers, calculadoras o cualquier otro elemento no permitido. Si alguna persona está haciendo uso de estos elementos, informe de inmediato al Delegado. • Vele por el buen manejo de las hojas de respuestas y la seguridad del material de examen.

1a. Sesión

2a. Sesión

Control:

1a. Sesión

2a. Sesión

Control:

1a. Sesión

2a. Sesión

Control:

6


15. Formato de ubicación

Este formato ha sido diseñado para consignar información básica para los controles que realiza el ICFES durante y después de la aplicación. Para su diligenciamiento, tenga en cuenta las instrucciones que aparecen en el formato y la siguiente información:

• Identificación de la institución. • Nomenclatura de los salones. • Hora de iniciación y terminación de cada sesión. • Cantidad de examinandos ausentes. • Ubicación de los examinandos en cada salón de examen.

16. Corrección de nombres y/o documentos de identidad

Para garantizar que los examinandos reciban los resultados con los datos personales correctos, usted debe realizar esta verificación. Tenga en cuenta lo siguiente:

• Solicite al Delegado el Formato de corrección de datos (ANEXO 6). • Solicite al Jefe de salón el Listado de registro de asistencia e identificación (ANEXO 4). • Identifique quiénes se registraron de manera individual, en el Listado de registro de asistencia e identificación (ANEXO 4). Esta población aparece diferenciada con la palabra “INDIVIDUAL”. • Solicite al Jefe de salón los documentos de identidad de aquellas personas a quienes se les debe reportar corrección de nombre y/o documento de identidad. • Confronte los datos del documento de identidad con los que aparecen en el Listado de registro de asistencia e identificación (ANEXO 4) y precise cuál es la inconsistencia. • sotad ed nóicerroc ed otamroF le ne sedadevon sal engisnoC (ANEXO 6); para su correcto diligenciamiento tenga en cuenta las instrucciones contenidas en el mismo. • En caso de cambios de nombre y/o apellidos, solicite al examinando la fotocopia autenticada de la escritura pública y/o la sentencia del juzgado, el registro civil con la nota respectiva y una fotocopia del documento de identidad actualizado. Anexe estos documentos al Formato corrección de datos (ANEXO 6).

Tenga presente que usted debe responder por la seguridad del material de examen y que por ningún motivo éste puede extraviarse. Si llegara a suceder el hecho, se denunciará ante las autoridades competentes.

1a. Sesión

2a. Sesión

Control:

1a. Sesión

2a. Sesión

Control:

PROCEDIMIENTOS DESPUÉS DE LA APLICACIÓN

Tenga en cuenta que:

• La corrección de nombre y/o apellido obedece a los errores cometidos por los usuarios en el proceso de registro y que el cambio se refiere a la modificación o adición de nombres y/o apellidos, mediante escritura pública o sentencia de juzgado.

• Sólo debe reportar las correcciones o cambios de quienes se registraron de manera ¨INDIVIDUAL¨. Los estudiantes informan estas novedades a través de las instituciones educativas donde están matriculados.


17. Recibo del material de examen en cada salón asignado

Finalizada cada sesión de examen, pase por cada salón y:

• Solicite al Jefe de salón el material de examen. • Revise y firme el informe del Jefe de salón, el cual se encuentra ubicado al reverso del Acta de sesión. • Confirme que los cuadernillos estén organizados en el orden del Acta de sesión (Parte intermedia). • Cuente los cuadernillos y verifique que esta suma coincida con la cantidad de presentes consignada en el Acta de sesión (Parte intermedia). • Empaque los cuadernillos en la bolsa plástica e incluya el Acta de sesión (Parte superior). • Verifique que las hojas de respuestas estén ordenadas de acuerdo al orden del Acta de sesión (Parte intermedia). • sal edrauG .nóises ed atcA le ne sodangisnoc setneserp sol noc adicnioc amus atse euq euqifirev y satseupser ed sajoh sal etneuChojas en la bolsa plástica e incluya el Acta de sesión (Parte intermedia). • Firme el recibo, Acta de sesión (Parte inferior) y entréguelo al Jefe de salón. • Al finalizar cada sesión recoja los listados de registro de asistencia e identificación (ANEXO 4). • En la última sesión recoja el material sobrante.

18. Entrega del material de examen al Delegado

A medida que reciba el material de examen de cada salón, diríjase a la oficina del Delegado y:

• Entregue al Delegado los paquetes que contienen los cuadernillos de examen con las hojas de operaciones y la bolsa que contiene las hojas de respuestas. • Espere que el Delegado cuente los cuadernillos y las hojas de respuestas de cada salón. • Entregue los listados de registro de asistencia e identificación (ANEXO 4) debidamente organizados. • En la última sesión, entregue el informe del Coordinador de salones, el Formato de ubicación debidamente diligenciado y el material sobrante.

19. Informe Coordinador de salones

En el formato diseñado por el ICFES, registre las novedades presentadas durante la aplicación de manera clara y precisa. Así mismo consigne sus comentarios y sugerencias en los temas que integran la parte general de su informe.

1a. Sesión

2a. Sesión

Control:

1a. Sesión

2a. Sesión

Control:

1a. Sesión

2a. Sesión

Control:

8


20. Evaluación de los jefes de salón

Evalúe a cada Jefe de Salón en forma objetiva y teniendo en cuenta los parámetros establecidos. Comuníquele el resultado de esta evaluación y lleve a cabo un proceso de retroalimentación a partir de esta información.

21. Evaluación del Coordinador de salones

Finalizada la aplicación, será evaluado por el Delegado del ICFES o el Coordinador de sitio en el formato de evaluación que usted diligenció en la reunión previa. Esta labor debe realizarse en su presencia, con el fin de llevar a cabo un proceso de retroalimentación a partir de su desempeño en la aplicación.

El ICFES agradece su apoyo,dedicación y compromiso en la aplicación de las pruebas.


CIUDAD

NOMBRE

SITIO

DEPARTAMENTO

DACTILOSCOPISTA

CIUDAD

NOMBRE

SITIO

DEPARTAMENTO

JEFE DE SALÓN

CIUDAD

NOMBRE

SITIO

DEPARTAMENTO

COORDINADOR DE SITIO

CIUDAD

NOMBRE

SITIO

DEPARTAMENTO

COORDINADOR DE SEGURIDAD

CIUDAD

NOMBRE

SITIO

SALONES

DEPARTAMENTO

COORDINADOR DE SALONES

CIUDAD

NOMBRE

SITIO

DEPARTAMENTO

AUXILIAR

AnexosAnexo 1

Anexo 2 Anexo 3

SalónICFES

LISTADO PARA PUERTA DE SALÓNEXAMEN DE ESTADO

Ciudad:Sitio:Dirección:

ORDEN

1

No. REGISTRO APELLIDOS Y NOMBRES DOC. IDENTIDAD

AC200810001511 CARMONA SOTO DORA PATRICIA CC 29158068

CARTAGOCOLEGIO NACIONAL ACADÉMICO (10-001) 76147002CARRERA 11 CALLES 14 Y 15

Página: 282

Salón: Salón 001

2 AC200810046649 RIVERA AMORTEGUI DIANA YINETH TI 910929531533 AC200810042028 QUINTERO NORA ISABEL CC 314272804 AC200810047803 ZAPATA LUIS ENRRIQUE CC 148843435 AC200810011916 GALLEGO GIRALDO CAROLINA CC 11127514446 AC200810003632 MITUNEVICIUTE SIMONA RE 5495127 AC200810013532 SALAZAR CANDELA CARLOS EDUARDO CC 11127693558 AC200810002071 AGUDELO YEPES JUAN CARLOS CC 94262662

Anexo 4 Anexo 5

Anexo 6

ICFESREGISTRO DE ASISTENCIA E IDENTIFICACIÓN

EXAMEN DE ESTADO


ESPACIO PARACONFRONTACIÓN

DACTILAR

No.ORDEN

1 0001511

CARMONA SOTO DORA PATRICIA

Cédula Ciudadanía 29158068

EgresadoNo. Cuadernillos: E005238 No. Cuadernillos: I004007

No. DEREGISTRO

APELLIDOS Y NOMBREDOCUMENTO IDENTIDAD SESIÓN 2

CARTAGOCOLEGIO NACIONAL ACADÉMICO (10-001) 76147002CARRERA 11 CALLES 14 Y 15

Página: 1001

Salón: Salón 001

2 0046649

RIVERO AMORTEGUI DIANA YINETH


EgresadoNo. Cuadernillos: F005236 No. Cuadernillos: I004008

3 0042028

CARMONA SOTO DORA PATRICIA


EgresadoNo. Cuadernillos: G005234 No. Cuadernillos: I004573

ICFESLISTADO DE ASIGNACIÓN DE CUADERNILLOS **BIBLIA**

EXAMEN DE ESTADO

Página: 1


SALÓN SESIÓN CUADERNILLOS CANT. PRUEBAS FIRMA SOBRANTES

MEDELLIN (05001)UNIVERSIDAD DE MEDELLIN BLOQUE 15 (10-002) 05001118CARRERA 87 No. 30 -65

Bloque 15 Salón 202 1 A005460 al A005464 5

1 B005460 al B005464 5

1 C005460 al C005464 5

1 D005460 al D005464 5

1 E005460 al E005464 5

1 F005460 al F005464 5

1 G005460 al G005464 5

1 H005460 al B005464 5

Bloque 15 Salón 203 1 A005460 al A005464 5

1 B005460 al B005464 5

1 C005460 al C005464 5

1 D005460 al D005464 5

1 E005460 al E005464 5

1 F005460 al F005464 5

1 G005460 al G005464 5

1 H005460 al B005464 5

Instituto Colombiano para la Evaluación de la Educación

NODO

SITIO DE APLICACIÓN

CIUDAD

PROGRAMA CÓDIGO DEL SITIO

DEPARTAMENTO

DELEGADO

Formato de corrección de datos

Señor Delegado

Instrucciones:

NÚMERODE REGISTRO:

AC201021457418 CARRILLO PEREZ JHOJANA X CARRILLO PEREZ JOHANNAVG201024720501 RUEDA VARGAS ANGEL X 79.194.110

APELLIDOS Y NOMBRES(Como figuran en el Listado de Asistencia e Identificación)

NOVEDAD(Escríbala exactamente como aparece en el Documento de Identidad)

Tipo NovedadNombre Documento

Previamente el Jefe de Salón ha destacado en el Listado de Registro de Asistencia e Identificación aquellos casos que ameritan modificación. Diligencie este formato así:1. Escriba en las columnas de NUMERO DE REGISTRO y APELLIDOS Y NOMBRES los datos del examinado tomados como aparecen en el Listado de Registro de Asistencia e Identificación 2. Señale con una X en la columna respectiva de TIPO NOVEDAD, la corrección que va a efectuar.3. Finalmente en la columna de NOVEDAD, escriba la corrección tomada directamente del Documento de Identidad.

• Modificación de LETRAS en Apellidos y Nombres. Escriba los Apellidos y Nombres en la columna NOVEDAD exactamente como aparecen en el Documento de Identidad.• Cambio de NOMBRES Y/O APELLIDOS. Solicite al examinado la fotocopia de la escritura pública más el Registro Civil con nota reciproca y fotocopia del Documento de Identidad rectificado.• Modificación de NUMEROS en el Documento de Identidad. Escriba el número de Documento en la columna NOVEDAD como aparece en el Documento de Identidad.• Cambio de DOCUMENTO. Escriba en la columna NOVEDAD el número del nuevo Documento de Identidad, indicando a un lado su clase (Tarjeta, Cédula, etc.)

Documents

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