manuali i Auditit

KONTROLLI I LARTË I SHTETIT

MANUALI I AUDITIMIT TË PERFORMANCËS

Tiranë, 2009

KLSH1925

1


Përmbajtja

I. Parathënie ........................................................................................................................ 3

1. Hyrje ............................................................................................................................... 5

2. Çfarë është auditimi i performancës? ............................................................................. 6

3. Tiparet dalluese të auditimit të performancës ................................................................. 6

4. Përfitimet nga auditimi i Performancës. ......................................................................... 6

5. Krahasimi midis Auditimit të Performancës dhe Auditimit Financiar. .......................... 7

6.Çfarë kuptojmë me ekonomicitet, efiçencë dhe efektivitet? ............................................ 8

Çfarë është Ekonomiciteti .............................................................................................. 8 Çfarë është Efiçenca ....................................................................................................... 8 Çfarë është Efektiviteti ................................................................................................ 11

7. Si janë të lidhura ekonomiciteti efiçenca dhe efektiviteti (3E) ..................................... 13

Funksionimi i Auditimit me outpute të ndryshme (jouniforme). .................................. 15 8. Matja e Performancës ................................................................................................... 16

9. Përzgjedhja e Auditimit ................................................................................................ 17

10. Objektivat e Auditimit të Performancës ..................................................................... 25

II. Hapat për kryerjen e Auditimimit të Performancës .................................................... 26

1. Plani i Auditimimit. .............................................................................................. 27 A. Proseci i planifikimit ............................................................................................. 27

Të kuptosh subjektin/entin: ....................................................................................... 28 Analiza e Riskut në Auditimin e Performancës. ....................................................... 29 Kriteret e Auditimit ................................................................................................... 31

B. Stafi që do të kryej auditimin ................................................................................... 31 Karakteristikat e një Grupi Auditimi. ....................................................................... 32 Pavarësia, Integriteti dhe Kujdesi i Përshtatshëm. .................................................... 33

2. Dokumentet dhe Evidencat ....................................................................................... 34 A. Evidencat e Auditimit .......................................................................................... 34

B. Llojet e Evidencave të Auditimit ......................................................................... 36 3. Kryerja e Auditimit (Puna në terren) ........................................................................ 39

A. Zbatimit i Planit të Auditimit të Performancës. ................................................... 39 Identifikimi dhe Përpilimi i nën-pyetjeve ..................................................................... 40

C. Mënyra e Auditimit .............................................................................................. 43 D. Realizimi i Programit të auditimit.........................................................................45

4. Hartimi i Projektraporti dhe Raportit Përfundimtar .................................................. 51 5. Rishikimi dhe Mbikëqyrja e materialit. .................................................................... 60

2


Karakteristikat e Përgjithshme të Raportit Përfundimtar. ............................................. 61 6. Ndjekja e rekomandimeve që janë lënë nga Raporti i Auditimit. ............................. 63 7. Kontrolli i Cilësisë .................................................................................................... 65 Aneksi 1 ........................................................................................................................ 69 Aneksi 2 ........................................................................................................................ 73 Referuar dhe Bibliografia. ............................................................................................ 78

3


I. Parathënie

Kryerja e auditimit të performancës ka ndryshuar, rrjedhojë kjo e politikave të KLSH-së për t’u afruar kështu sa më shumë standardeve të INTOSAIT dhe KLSH-ve më të njohura, të cilat kryejnë auditime financiare (Kontroll rregullshmërie) dhe auditime performance (Auditimi vlerësues dhe i drejtimit). Gjatë zbatimit të projektit të binjakëzimit me NAO (Zyrën Kombëtare të Auditimit të Britanisë së Madhe) dhe NCA (Gjykatën e Llogarive të Holandës) u kryen disa auditime performance. Që auditimi i performancës të vazhdojë ciklin e saj dhe të jetë i suksesshëm u gjykua se duhej të azhurnohej Manuali i Auditimit Vlerësues dhe i Drejtimit si dhe të përshkruhej ana praktike e këtij tip auditimi. Ky udhëzues është hartuar nga metodologjia e KLSH-së që të përcjelli auditimin e vlerës së parave1 tek audituesit. Udhëzuesi ka si qëllim që të paraqesë në mënyrë sa më të kuptueshme dhe të ndihmojë audituesit në plotësimin e kërkesave gjatë auditimit të performancës. Udhëzuesi shpjegon dhe paraqet një kuptim themelor mbi performancën. Gjithashtu tregon kornizën e kritereve dhe të nën-kritereve, për treguesit e performancës gjatë auditimit të vlerës së parasë. Auditimi i performancës (i vlerës së parave) mund kryhet nga auditues të profesioneve të ndryshme. Ky udhëzues ka si synim, që t’i ndihmojë këto grupe, të realizojnë në mënyrë sa më cilësore punën e tyre gjatë auditimit të performancës dhe të përcaktojnë nxjerrjen e ekonomicitetit, efiçencës dhe të efektivitetit. Auditimet e performancës kryhen për të përmirësuar proceset e punës në sektorin publik. Auditimi i performancës vlerëson ekonomicitetin, efiçencën dhe efektivitetin e organizatave dhe programeve qeveritare. Ky auditim i përgjigjet pyetjeve si: -Burimet (inputet), që janë blerë me fondet publike, a janë zgjedhur në mënyrë sa më ekonomike?

-A jemi duke marrë shërbimet më të mira me burimet që kemi? -A i ka përmbushur të gjitha qëllimet që kishte si synim enti2?

1 Termi: “vlera e parave” nënkupton përdorimin e vlerës monetare në mënyrë ekomomike, efiçente, efektive dhe me rendiment. 2 Termi: “ent” që është përdorur në këtë manual i referohet çdo organizate ose sektori publik. Këto organizata përfshijnë ministritë, zyrat vartëse, korporatat, ndërmarrjet publike, institucionet publike financiare, institucionet qeveritare lokale, etj.

4


Auditimi i performancës nuk është një auditim i rregullt me një formë të caktuar mundësish, por më shumë se sa në kontabilitet dhe në shpenzime fokusohet mbi vlerësimin e performancës. Ky tip auditimi i shtrin “rrënjët” e tij në kërkesat për analiza të pavarura nëpërmjet ekonomicitetit, efiçencës dhe efektivitetit. Kryerja e një analize mbi një ent me anë të auditimit të performancës zakonisht bëhet duke u munduar që t’i përgjigjemi dy pyetjeve kryesore:

- A janë duke u bërë gjërat në mënyrën e duhur? - A janë duke u bërë gjërat e duhura? Auditimi i performancës nuk ka një rrugë të caktuar analizimi të dokumenteve, por është një punë hetuese që kërkon fleksibilitet, imagjinatë dhe aftësi të mira analitike. Procedura të detajuara, standarde dhe metodat fikse të auditimit mund të pengojnë vënien në funksionim të auditimit të performancës.

5


1. Hyrje Audituesit e performancës mund të përballen me shumëllojshmëri dhe dykuptimshmëri të konsiderueshme gjatë punës. Ata duhet të kenë aftësi të mira administrative dhe analitike. Gjithashtu mund të përballen me nevojën për t’u familjarizuar me një gamë të gjerë të entit ose të subjektit. Ky udhëzues mund t’i ndihmojë audituesit duke i dhënë një kuptim të përgjithshëm mbi performancën. Me qëllim që të bëjmë një udhëzues sa më të mirë mbi performancën jemi bazuar në eksperiencën e KLSH-së, SAI-ve të tjerë, standardeve të INTOSAIT etj. Vlen të theksohet se nuk është e mundur bërja e një udhëzuesi i cili mund të zbatohet me përpikmëri në të gjitha auditimet e performancës. Kjo ndodh sepse në kryerjen e auditimeve të performancës vende të ndryshme përdorin, mandate, organizim dhe metoda të ndryshme pune. Auditimi i performancës merret me çështje të ndryshme, si rrjedhim nuk është e mundur bërja e standardeve dhe procedurave në mënyrë të detajuar që të jenë të vlefshme për të gjitha auditimet e performancës. Të gjithë audituesit duhet të përdorin gjykimin e tyre në situata të ndryshme që mund të dalin gjatë auditimit të entit. Efiçenca në disa raste mund të jetë pjesa kryesore e një auditimi performance, sepse me anë të saj mund të kuptojmë se si janë arritur objektivat. Të gjitha ndryshimet e rëndësishme që ndikojnë në marrëdhëniet midis burimeve (inputeve) të një subjekti dhe të produkteve ose shërbimeve (outputeve) që ajo prodhon duhet të konsiderohen në përcaktimin e qëllimit. Objektivat e efiçencës në auditimin e performancës mund të përfshijnë vlerësimin e një ose më shumë prej kritereve të mëposhtme:

• Nivelit të arritur të efiçencës nga subjekti ose drejtimi në lidhje me standardet.

• Saktësia dhe besueshmëria e sistemit, ose procedurat e përdorura në matjen dhe raportimin e efiçencës.

• Arritjet e subjektit në zbulimin dhe përfitimin e mundësive drejt përmirësimit të efiçencës.

• Nëse procesi i menaxhimit dhe sistemet informative, sistemi i drejtimit dhe praktika e subjektit, ndihmojnë në arritjen e efiçencës.

6


2. Çfarë është auditimi i performancës?

Auditimi i performancës është një auditim sistematik për sigurimin e një vlerësimi të drejtë dhe të pavarur të aktiviteteve, procedurave dhe funksioneve të enteve në sektorin publik. Ky auditim përfshin një vlerësim të pavarur nëse ekonomiciteti, efiçenca dhe efektiviteti i veprimtarive janë arritur nga enti në fjalë. Qëllimi i këtij lloji auditimi është përmirësimi i metodave të punës. Auditimi i Performancës bazohet në marrjet e vendimeve ose mbi objektivat që janë përcaktuar nga legjislatura.

3. Tiparet dalluese të auditimit të performancës

Auditimi financiar ka dhe aplikon standarde fikse, ndërsa auditimi i performancës është më shumë elastik përsa i përket gjykimit, objektivave, mundësive dhe metodave të auditimit. Disa tipare të Auditimit të Performancës janë:

- ka një ekzaminim të pavarur që i bëhet një subjekti (enti). - ka një shtrirje të gjerë kërkimi dhe kërkon një gjykim dhe interpretim te

lirë. - kërkon një përzgjedhje të madhe të dokumenteve. - ka një proces pune të ndryshëm nga auditimi financiar. - nuk është auditim që bazohet në listë verifikimesh (check – list). - ka një shumëllojshmëri dhe një kompleksitet përsa i përket pyetjeve

gjatë auditimit.

4. Përfitimet nga auditimi i Performancës.

KLSH-ja, me anë të auditimit të performancës, jep një informacion më të gjerë mbi ecurinë e të gjithë projekteve në entet (subjektet) e audituara, kurse me auditimin financiar shikohet vetëm ana financiare e subjektit dhe rregullshmëria e administrimit financiar. Gjithashtu nxjerrja në pah e ekonomicitetit, efiçencës dhe efektivitetit, të cilat në mënyre direkte ose indirekte ndihmon subjektet për të përcaktuar (gjetur) mundësi të tjera për rritjen e rezultateve (outputeve), ose përmirësimin e tyre me të njëjtën kosto. Në mënyrë më specifike, audituesit mund të: -ndihmojnë drejtuesit dhe personelin që të jenë më të kujdesshëm në detyrat që ata kanë përsa i përket efiçencës; -theksojnë rëndësinë e matjes së ekonomicitetit, efiçencës, efektivitetit dhe përdorimit të këtij informacioni për administrimin e zbatueshmërisë dhe

7


sigurimin e besueshmërisë; -këshillojnë mënyra të reja për përmirësimin e proceseve të punës dhe në veprimtaritë ku efiçenca është e vështirë për t’u matur; -rritjen e sasisë, ose përmirësimin e cilësisë së outputeve dhe nivelit të shërbimeve pa rritur shpenzimet; dhe - përdorim më të mirë të burimeve.

5. Krahasimi midis Auditimit të Performancës dhe Auditimit Financiar.

Auditimi Financiar Auditimi i Performancës

1- I orientuar drejt faturave, dokumenteve justifikuese, etj. 2- Auditon nëse çdo proces është kryer sipas rregullave financiare. 3- Zakonisht është auditim i mirëfilltë, i thjeshtë dhe i matshëm. 4- Nuk është shumë analitik. 5- Zakonisht nuk merr në konsideratë analizën e kostos kundrejt të mirave të përfituara. 6- Nuk përdor treguesit e performancës, standardet dhe objektivat. 7- Auditon deklarimet financiare, si psh. kontabilitetin financiar, 8- Zakonisht auditon aktivitetin e mëparshëm dhe aktivitetin aktual të një enti. 9- Zakonisht nuk ka si synim shpërndarjen e burimeve në mënyrë sa më të mirë.

1- I orientuar drejt objektivave 2- Auditon nëse përdorimi i burimeve është bërë në mënyrë ekomomike, efiçente dhe efektive. 3- Zakonisht është auditim i vështirë dhe kërkon njohuri të mira kualifikuese. 4- Është shumë analitik. 5- Zakonisht merr në konsideratë analizën e kostos kundrejt të mirave të përfituara. 6- Kërkon tregues, standarde, dhe objektiva që të mati performancën. 7- Auditon të gjithë ose pjesërisht aktivitetin e një enti në lidhje me 3E. 8- Merr në konsideratë performancën e gjendjes së mëparshme, aktuale dhe të ardhme. 9- Ka si synim shpërndarjen e burimeve në mënyrë sa më të mirë.

8


6. Çfarë kuptojmë me ekonomicitet, efiçencë dhe efektivitet? Siç e kemi treguar dhe më sipër auditimi i performancës përqendrohet kryesisht në ekzaminimin e ekonomicitetit, efiçencës dhe efektivitetit. Çfarë është Ekonomiciteti? Ekonomiciteti - të mbash koston e ulët. Sipas Standardeve të Auditimit me “ekonomicitet” do të kuptojmë marrjen e burimeve, që do të përdoren në një aktivitet, me çmimin sa më te ulët, por me standardet e duhura. Auditimet e ekonomicitetit mund t’i përgjigjen pyetjeve të tilla si :

- Materialet – inputet – janë marrë me çmimin më të arsyeshëm? - A janë kryer aktivitete menaxheriale sipas metodave administrative që

ishin planifikuar më parë? Megjithëse koncepti i “ekonomicitetit” është përkufizuar në mënyrë shumë të saktë, auditimi i ekonomicitetit nuk është i thjeshtë për t’u kryer. Kjo është një detyrë e vështirë për auditorët për të përcaktuar:

- nëse zgjedhja e lëndëve të para (inputet) janë marrë në mënyrë ekonomike.

- dhe nëse sasia dhe cilësia e inputeve janë blerë sipas standardeve të dëshiruara.

Një detyrë tjetër e vështirë për audituesit janë rekomandimet për uljen e kostos, por pa ndikuar tek sasia dhe cilësia e outputeve. Shembull: Verifikimi nëse enti i kontrolluar ka kryer blerjet duke pasur në konsideratë nevojën për të pasur cilësinë e nevojshme, me koston më të ulët, duke zbatuar kuadrin ligjor në fuqi. Shembull: Verifikimi nëse rezultati i punës së bërë nga departamenti ekonomik i entit të audituar ishte reduktimi i çmimit të kontratës për disa shërbime, duke ruajtur nivelin e cilësisë së këtyre shërbimeve. Çfarë është Efiçenca? Efiçenca – bërja e sa më shumë outputeve nga burimet e disponueshme. Në thelb, efiçenca përcakton se sa mirë një organizatë përdor burimet e veta për të prodhuar të mira dhe shërbime. Pra, efiçenca përqendrohet tek marrëdhënia midis produkteve të përfituara në terma të mallrave, shërbimeve ose të mirave të tjera (outputet) në raport me burimet e përdorura për t’i përfituar ato (inputet). Për ta kuptuar më mirë kuptimin e “efiçencës” është e nevojshme që të kuptojmë termat në vazhdim: inputet,

9


outputet, (duke përfshirë sasinë dhe cilësinë) prodhueshmërinë, dhe nivelin e shërbimeve.

-Inputet janë burimet (p.sh. burimet njerëzore, financiare, pajisjet, materiale, lehtësira, informacione, energji, tokë) që do të përdoren për të prodhuar të mira (outpute).

-Outputet janë shërbimet dhe të mirat e prodhuara që përmbushin kërkesat e përdoruesve. Outputet janë përcaktuar në termat e sasisë dhe cilësisë dhe janë shpërndarë brenda parametrave në lidhje më nivelin e shërbimeve.(shiko figurën 1)

Figura 1

• Sasia i përket shumës, volumit, numrit të outputeve të prodhuara. P.sh. numrit të pasaportave të lëshuara, numrit të aplikantëve të përzgjedhur për punë etj.

• Cilësia i përket vetive të ndryshme dhe karakteristikat e outputeve siç janë besueshmëria, saktësia, lehtësia, siguria, komoditeti.

- Prodhueshmëria është raporti i shumës së pranueshme e të mirave dhe shërbimeve të prodhuara (outputet) nga shuma e burimeve (inputet) për të prodhuar ato. Prodhueshmëria tregohet në formën e përqindjes siç janë kosto ose koha për njësi të outputit. Nëse rezultati i prodhueshmërisë është 1 ose më i madhe, situata e një enti është shumë e mirë.

Të mira

Shërbime

-Sasi -Cilësi

Përdorues

Të jashtëm

Të brendshëm

10


- Niveli i shërbimeve që ka lidhje me “bollëkun” e shërbimeve në terma të tillë karakteristikë siç janë, pranueshmëria, e drejta e zgjedhjes, frekuenca, dhe përgjigjja në kohë. Standardet e nivelit të shërbimeve ndonjëherë janë të përcaktuara nga, statutet, rregulloret, politikat. Të tilla standarde mund të ndikojnë në cilësi sikurse dhe në koston e shërbimit.

Stafi dhe procesi i punës, midis faktorëve të tjerë, përcaktojnë përqindjen në të cilën burimet janë konsumuar për të prodhuar të mirat ose shërbimet. Efiçenca është një koncept relativ. Sasia dhe cilësia e arritur e outputeve dhe niveli i shërbimeve të siguruara do të krahasohen me standardet, ose qëllimet, për të përcaktuar në ç’farë shtrirje ky output mund të ketë pasur ulje të rendimentit ose ndryshim të efiçencës. Efiçenca ka lidhje me marrëdhëniet midis burimeve (inputeve) që janë përdorur dhe produkteve e shërbimeve të përfituara (outputet). Një ent është efiçent kur prodhon më shumë outpute me një cilësi të caktuar dhe me të njëjtën ose me sa më pak sasi inputesh, ose e njëjta sasi outputesh është prodhuar me sa më pak inpute, thënë ndryshe harxhim i mirë. Lidhja midis tyre jepet në figurën 2.

Figura 2

ELEMENTËT KRYESORË TË EFIÇENCËS Përdorimi i Burimeve për të prodhuar të mira Outputet e të mirave Burimet/ Inputet ose shërbime ose shërbimeve

Efiçenca është e lidhur shumë me ekonomicitetin. Pyetjet kryesore janë: - Burimet e marra janë vënë në përdorim në mënyrë të saktë, ose në

mënyrë të përshtatshme?

• Njerëzore • Financiare • Pajisje • Materiale • Energji • Tokë

• Cilësinë e duhur • Sasinë e duhur • Në kohën e

duhur • Kosto të ulët • Procesi

Rezultatet duke i krahasuar me standardet.

• Prodhueshmërinë • Sasinë • Cilësinë • Niveli i shërbimit

11


- A do kishim të njëjtat rezultate nga ana e cilësisë dhe e afatit kohor po të përdornim më pak burime?

- A jemi duke marrë më shumë outpute- në termat e sasisë dhe të cilësisë- nga veprimtaritë dhe inputet ekzistuese? Gjetjet mbi efiçencën mund të arrihen me anë të krahasimit me ente që kanë të njëjtat aktivitete, me anë të standardeve, etj. Vlerësimi i efiçencës mund të bazohet mbi kushtet që nuk janë të lidhura standarde specifike. Në të tilla raste, vlerësimi duhet të bazohet mbi argumentet dhe informacionet e disponueshme. Auditimi i efiçencës përfshin aspekte si :

- njerëzit, financa, dhe burime të tjera janë përdorur në mënyrë efiçente, - procesi i punës në programet qeveritare, entet dhe aktivitete

menaxheriale, rregulloret, organizmat shtetërorë, zbatueshmëria, monitorimi, që duhet të bashkëpunojnë në mënyre efiçente,

- Shërbimet publike duhet të jenë të një cilësie të mirë, sipas kërkesave të klientit dhe të jenë të shpërndara në kohën e duhur.

- Objektivat e programeve qeveritare të jenë arritur me një kosto efiçente.

Koncepti i kostos efiçente i përket aftësive, aktiviteteve, programeve ose zbatueshmërive për të arritur rezultate me një kosto të arsyeshme. Analizat e kostos efiçente janë studimet e marrëdhënieve midis kostos së projektit dhe rezultatit përfundimtar. Koncepti i efiçencës është kryesisht i përqendruar nëse burimet janë përdorur në mënyrë të rregullt ose janë shpërndarë në mënyrë të kënaqshme.

Shembull: Në një spital analizohet nëse numri i pacientëve që presin është zvogëluar, ose shërbimi ndaj tyre është më i mirë, pa pasur nevojë për kosto shtesë dhe pa ulur cilësinë e shërbimeve të ofruara. Shembull: Në një ent të kontrolluar verifikohet nëse kostot e përdorimit dhe të pjesëve të ndërrimit të mjeteve motorike janë reduktuar, ndërkohë që numri i mjeteve është rritur dhe njëkohësisht janë respektuar standardet e sigurisë në përdorimin e tyre.

Çfarë është Efektiviteti. Efektiviteti – arritja e objektivave ose e qëllimeve të përcaktuara më parë. Efektiviteti lidhet kryesisht me konceptin mbi arritjen e qëllimit. Efektiviteti është përfundimi i outputeve dhe raporti i impaktit të synuar dhe atij të realizuar. Është marrëdhënia midis qëllimit ose objektivave me outputet dhe ndikimin që kanë sjellë outputet e arritura. Disa nga pyetjet mund të jenë:

12


- A janë arritur outputet dhe objektivat nga punonjësit sipas kërkesave që ishin përcaktuar?

- A kanë outputet ato ndikime siç ishin të planifikuara dhe përcaktuara me parë?

Pyetja e efektivitetit përqendrohet në tre pjesë kryesore: - nëse janë arritur ose deri në çmasë janë realizuar objektivat, - nëse janë arritur outputet sipas politikave, standardeve dhe rregulloreve, - ndikimi (imapkti) i synuar dhe ndikimi (impakti) aktual i aktivitetit,

Audituesit mund të vlerësojnë efektivitetin duke krahasuar rezultatet, ndikimet (impaktet) e arritura me qëllimet të cilat janë të përcaktuara në objektivat e politikave. Kjo mënyrë shpesh quhet si analiza e “arritjes së qëllimeve”. Sidoqoftë kur auditojmë efektivitetin, audituesi duhet të përcaktojë se në ç’masë përdorimi i instrumenteve (ekonomicitetit dhe efektivitetit) ka kontribuar drejt arritjes së objektivave politike. Ky është në të vërtetë auditimi i efektivitetit dhe kërkon evidenca për gjykimin e rezultateve të arritura. Shembull: Në cilën lëndë ka pasur përmirësime të rezultateve nga provimi i bërë në shkollë, ose në ç’sektor kanë pasur përmirësim të sëmurëve, si rezultat i trajtimit ndaj tyre. Shembull: Nëse blerja e mjeteve ose shërbimi i siguruar për mirëmbajtje ka qenë i përshtatshëm. Gjatë auditimit të efektivitetit (në auditimin e performancës) audituesit duhet të: - vlerësojnë nëse programet qeveritare janë planifikuar dhe përgatitur në

mënyrë të qartë dhe efektive. - vlerësojnë nëse objektivat dhe procedurat (ligjore, financiare, etj) e

përdorura në vazhdimësinë e programeve qeveritare janë të sakta, të qëndrueshme ose të përshtatshme.

- vlerësojnë efektivitetin e strukturës organizative, procesit të marrjes së vendimeve dhe të sistemit të administrimit për programin e zbatimit.

- vlerësojnë nëse kualiteti i shërbimeve publike plotëson, kërkesat e popullsisë, ose përcaktimin e objektivave.

- vlerësojnë saktësinë e sistemit në lidhje me matjen, monitorimin, dhe raportimin e programit të efektivitetit.

- vlerësojnë efektivitetin e programeve, investimeve qeveritare dhe të komponentëve të tjerë individuale (p.sh. përcaktimin nëse objektivat janë arritur)

13


- të identifikojnë faktorët që frenojnë arritjen e performancës ose arritjen e qëllimeve.

- të analizojnë problemet e konstatuara në mënyrë që të gjenden mënyra të tjera për të përmirësuar efektivitetin e programeve dhe aktiviteteve qeveritare.

- të japin këshilla për gjetjen e mënyrave të reja që përmirësojnë efektivitetin ose eliminojnë faktorët që frenojnë programin e efektivitetit. Si përfundim mund të themi se: Ekonomiciteti shërben që të kemi një kosto sa më të ulët. Efiçenca është marrja e sa më shumë outputeve me burimet që disponojmë. Efektiviteti është arritja e qëllimit ose e objektivit që është planifikuar.

7. Si janë të lidhura ekonomiciteti efiçenca dhe efektiviteti (3E)?

Tre E-të janë të lidhura ngushtë me njëra tjetrën. Ekonomiciteti kërkon që burimet me sasinë dhe cilësinë e dëshiruar të merret me çmimin më të ulët. Për shkak se efiçenca ka prejardhjen si pasojë e marrëdhënies midis burimeve inputet dhe outputet, konceptet e efiçencës dhe të ekonomicitetit janë të lidhura ngushtë. Marrja e burimeve (lëndës së parë) në mënyrë ekonomike do të ndihmojë në efiçencë duke zvogëluar koston e inputeve që do të përdoren. Pyetjet e efektivitetit e tejkalojnë shtrirjen e efiçencës. Pyetjet përqendrohen rreth ndikimit dhe efektit të rezultateve që janë arritur. Efiçenca është shumë e lidhur me efektivitetin sepse është një faktor i rëndësishëm në përcaktimin e metodës me kosto më të ulët për të arritur rezultatin e dëshiruar. Për të arritur një auditim sa më të mirë performance është e nevojshme që të arrihen të vlerësohen të tre aspektet e saj (ekonomiciteti, efiçenca dhe efektiviteti). Nëse do të auditonim vetëm ekonomicitetin dhe efektivitetin nuk do të kishim një informacion më të saktë mbi një aktivitet qeveritar po të mos përshkruajmë qoftë edhe vetëm pak mbi efektivitetin. Në auditimin e efektivitetit, audituesit mund të dëshirojnë që të shikojnë dhe aspekte e tjera, që janë ekonomiciteti dhe efektiviteti. Rezultatet e aktivitetit qeveritar mund të kenë impaktin e dëshiruar, por a janë arritur me ekonomicitet dhe efektivitet objektivat e përcaktuara me parë? Për sa më sipër tregohet se të tre instrumentet (ekonomiciteti, efiçenca dhe efektiviteti) janë të lidhua ngushtë me njeri-tjetrin. Raporti se si janë të lidhura ekonomiciteti, efiçenca, dhe efektiviteti tregohet në Figurën 3.

14


Figura3

Për të kuptuar më mirë se si janë të lidhura 3 E-të po paraqesim shembullin në vijim. Shembull: N.q.s Ministria e Transportit dëshiron që të ndërtojmë një rrugë dhe 3 E-të do jenë të lidhura si më poshtë:

Ekonomiciteti Marrja e inputeve në sasinë dhe cilësinë që ne dëshirojmë do të jenë:

• Toka • Ana financiare • Pajisjet • Makineritë • Burimet e para • Dhe materiale të tjera që na nevojiten

Efiçenca Rritja e Outputit duke e krahasuar me inputet që kemi në dispozicion ose zvogëlimi i inputeve për të arritur të njëjtin output. Në rastin tonë është procesi, aktiviteti, pra studimet, projektimet e ndryshme, procesi prokurimit, kontraktimit, mbikëqyrjes etj. që Ministria e Transportit do të bëjë për ndërtimin e rrugës. Efektiviteti Është rezultati i rrugës që Ministria ka ndërtuar si pasojë e ekonomicitetit dhe efiçencës. Rruga që u ndërtua a është siç ishte planifikuar dhe me të

��

-��

��

��

��

� ��

��

�� !��

�� " �� " ��#�� #��

$�� %��

�� &�� #�� '� ��

15


njëjtën kosto? A është e kënaqur Ministria me rezultatet e arritura? Trafiku a është lehtësuar? A është ulur numri i aksidenteve? Në Figurat nr.4 paraqitet në mënyrë grafike lidhja midis tyre. Figura 4

Funksionimi i Auditimit me outpute të ndryshme (jouniforme). Veprimtaritë Qeveritare mbulojnë një shumëllojshmëri të gjerë punimesh duke i klasifikuar nga punime të përsëritshme (monotone) deri në analiza të ndryshme të ndërlikuara, dhe nga detyra të thjeshta deri në veprimtari që kryhen në mënyrë automatike duke përdorur teknologjitë e reja dhe pajisje të shtrenjta. Efiçenca në disa veprimtari me outpute të ndryshme mund të jetë e vështirë për t’u matur. Shembuj të këtyre veprimtarive mund të jenë zhvillimi i politikave, kërkimet, shpenzime të papërcaktuara administrative dhe menaxhim i projektit. Veprimtaritë e matshme kanë shumë tipare të njëjta me veprimtaritë që janë të vështira për t’u matur. P.sh. të dy llojet e veprimtarive duhet të planifikohen, investohen, zbatohen, monitorohen dhe të auditohen. Zakonisht të gjitha veprimtaritë kanë klientë që marrin të mirat ose shërbimet. Ndryshimi kryesor është vështirësia për të matur dhe vlerësuar efiçencën bazuar mbi raportin output / input. Detyra e audituesit është që të jetë i kujdesshëm në lidhje me veprimtaritë në përdorimin e burimeve, duke përfshirë edhe efiçencën që është e vështirë për t’u matur. Nëse efiçenca e një veprimtarie është e vështirë për tu matur, audituesit duhet të vërtetojnë nëse: a-auditimi i brendshëm;

��

%��

��i

��

��"�� & ��(�� )��

��

��

��*�)�#�� )�#� � ��

��

+�� *��,�� " �

16


b-proceset e punës; c-dhe metodat e punës; janë të përshtatshme për të minimizuar inputet, ose për të rritur numrin e outputeve me të njëjtat burime. Në vazhdim do të paraqesim disa shembuj që audituesi duhet të ketë në konsideratë përsa i përket efiçencës: Shembull: Të përdori informacionin e administrimit të projektit, për të krahasuar:

-çfarë është arritur ndaj çfarë është planifikuar, -të dhënat aktuale ndaj të dhënave që subjekti ka si qëllim, -buxheti i përdorur ndaj buxhetit të planifikuar.

Shembull: Krahasimi i shumës dhe i kostos së zërave për punimet (përfshirë dhe shpenzimet e pa përcaktuara) me kostot e të tjera subjekteve që kanë veprimtari të ngjashme. P.sh. krahasimi midis ujësjellësve në qytetet e ndryshme të vendit.

8. Matja e Performancës

Informacioni rreth veprimtarisë së një enti është i nevojshëm jo vetëm për KLSH, por edhe për vetë entin që të kuptojë nëse niveli aktual i veprimtarisë që ka kryer, ka arritur standardet dhe objektivat e përcaktuara më parë. Informacioni është gjithashtu i nevojshëm për të krahasuar nivelin e veprimtarisë përpara dhe pas udhëzimeve korrigjuese që K.L.SH-ja do t’i dërgojë subjektit. Veprimtaria dhe faktorët shoqërues të një enti zakonisht mund të maten dhe të monitorohen më së miri duke u përqendruar e përdorur tregues familjarë si p.sh. mbi aspektet e ndryshme të blerjes së burimeve, arritjes së prodhueshmërisë, kualitetit, cilësisë dhe nivelit të shërbimeve, dhe ndikimeve që kanë këto tek outputet. Qëllimi i përdorimit të treguesve familjarë është për të kuptuar se si faktorët bashkëveprues ndikojnë në veprimtarinë e një enti. Këto faktorë mund të auditohen dhe të përmirësojnë veprimtarinë e një enti.

Matja e inputeve. Inputet (p.sh. forca punëtore, pajisjet, kapitali, etj) mund të maten jo vetëm sipas termave fizikë, por edhe sipas termave financiar. Inputi i forcës punëtore, p.sh. mund të matet sipas orëve, ose sipas pagesës me ditë pune.

Matja e outputeve. Outputet e disa veprimtarive janë uniformë (të njëjta). Këto lloj outputesh mund të llogariten lehtësisht dhe shuma e burimeve (inputeve) të shpenzuara mund gjithashtu të maten për të llogaritur efiçencën e prodhimit të tyre. N.s.q. outputet nuk janë të njëjta (s’janë uniformë), nuk

17


është e përshtatshme që t’i llogarisim ato si njësi të prodhuara standarde duke kërkuar shumën e burimeve (inputeve) për të llogaritur efiçencën. Standardet për efiçencën. Standardet që sigurojnë një pikë reference ose një etapë për të matur dhe vlerësuar efiçencën janë:

i. Standardet Inxhinierike. Këto standarde janë zhvilluar me teknika shumë të mira në matjen e punimeve. Prandaj, standarde inxhinierike sigurojnë një bazë të besueshme për matjen dhe vlerësimin e niveleve të efiçencës.

ii. Standarde Historike. Përqindja e prodhimtarisë, duke pasqyruar arritjet e efiçencës në të kaluarën, mund të përdoren si një bazë për të vlerësuar nivelin aktual të efiçencës.

iii. Krahasimet midis Subjekteve (krahasimi i standardeve). Krahasimi kundrejt standardeve duke u bazuar mbi arritjet e subjekteve të tjera që bëjnë të njëjtën punë dhe janë konsideruar si më të mirët në fushën e tyre janë mënyra të tjera për të vlerësuar efiçencën e subjektit.

iv. Shfrytëzimi i mundësive. Efiçenca e personelit, mjeteve, dhe pajisjeve etj, ndikohen shumë nga mënyra, prej të cilave këto burimet do të përdoren për t’u prodhuar në lidhje me kohën e mundshme. D.m.th shfrytëzimi i mundësive duhet të bëhet brenda afateve kohore. Tejzgjatja e këtyre afateve do të sjelli një ulje të efiçencës.

9. Përzgjedhja e Auditimit

Koncepte Themelore Fusha – është një program, lloj aktiviteti ose funksion specifik i kryer nga një ose disa ente të kontrolluara. Enti i kontrolluar – organe qendrore apo vendore të qeverisjes, ose njësi të tjera përdoruese dhe përfituese të fondeve publike subjekt kontrolli. Përzgjedhja e fushës, subjektit dhe enteve objekt të auditimit të performancës është e rëndësishme sepse: Burimet në dispozicion të KLSH janë gjithmonë të kufizuara. Ndaj KLSH nuk është gjithmonë në gjendje të kryejë të gjitha auditimet që do dëshironte. Në këtë fazë të auditimit të performancës vendoset: - Çfarë të bëjmë, dhe - Si do t’i alokojmë burimet.

18


Mbledhja e informacionit, Përdorimi Fusha e Kontrollit ndahet në disa zona, dhe secilës prej tyre i jepet përgjegjësi individuale për kërkim, për të identifikuar riskun e vlerës për para dhe zhvillimin e monitorimit. Këto zona mund të jenë ente të veçanta, apo çështje të përbashkëta të shumë dikastereve (si p.sh. prokurimi, teknologjia e informacionit dhe shërbimi ndaj publikut.) Audituesit synojnë të mësojnë të kuptojnë procesin e punës së enteve dhe për të identifikuar rreziqet kryesore ndaj vlerës së parasë. Audituesit mbledhin informacionin e nevojshëm dhe i bëjnë koherente detajet e objektivave, veprimtarisë, organizimit, aseteve, shpenzimeve, të ardhurave dhe aktivitetit të enteve dhe ndryshimeve të planifikuara prej tyre. Gjithashtu synojnë të kuptojnë faktorët që ndikojnë mbi to, nëse entet i arrijnë objektivat e tyre. Disa lloje informacioni:

- Pasqyrat financiare, projekt buxhetet dhe buxhetet. - Numri i qytetarëve i përfshirë në aktivitetet qeveritare. - Raporte dhe dokumente zyrtare – Publikime qeveritare. - Dokumente & transkriptime të debateve parlamentare. - Referime të medieve, deklarata shtypi. - Raportet e mëparshme të KLSH-së. - Të dhëna mbi entet që do auditohen dhe identifikimi i risqeve. - Mjediset e kontrollit. - Sistemi i informimit të drejtuesve. - Raporte të audituesve dhe mbikëqyrësve të tjerë. - Të tjera.

Përzgjedhja e fushës, subjektit dhe enteve objekt të auditimit të performancës është një çështje gjykimi. Informacioni i mbledhur duhet të përmbajë të dhëna mbi kornizat rregullatore, strukturat organizative, objektivat, detyrat dhe rezultatet e pritshme nga aktivitetet qeveritare. Nuk është e nevojshme të aplikohen të njëjtat standarde për evidencat në këtë etapë siç bëjmë për raportimin. Analiza e programit për kuptimin e enteve publike Grupi auditimit njihet me burimin kryesor të evidencave. Ata shikojnë zbulimet nga auditimet e mëparshme në zonë (duke përfshirë kontrollet ligjore dhe financiare) dhe çdo rishikim nga kontrolli i brendshëm apo subjekte të tjera. Shihen botimet qeveritare. Gjithashtu shikohen edhe raportet tona të mëparshme, si dhe raportet akademike dhe mediatike.

19


Me konkretisht disa burime informacioni janë si vijon: - Hetime të veçanta në Parlament ose me interes parlamentar. - Dokumente në lidhje me Strategjitë e Zhvillimit Kombëtar

(përcaktime e udhëzime të ministrive, akte të ndryshme të qeverisë etj.)

- Plani Strategjik i KLSH (përfshirë edhe misionin, objektivat dhe raportet vjetore)

- Raporte auditimit të fundit, rishikime, vlerësime dhe investigime - Materiale mbi kushtet ekonomiko-sociale në vend. - Materiale mbi performancën e organeve qeveritare, përfshirë risqet

dhe problemet ekzistuese. - Materiale mbi ndryshime domethënëse të politikave qeveritare dhe

programeve të rritjes ekonomike, për shpenzimet publike - Informacion mbi planin e kontrolleve të KLSH ose auditimit të

brendshëm. - Materiale mbi marrëveshjet me institucionet financiare ndërkombëtare

(FMN, Banka Botërore etj.) - Materiale të interesit publik, raportime në media, ankesa të qytetarëve

etj. KLSH vëzhgon të ardhurat e përgjithshme dhe shpenzimet e Ministrisë për pesëvjeçarin e fundit, si dhe buxhetin e vitit pasardhës. Ajo shqyrton shpenzimet për programe të veçanta, dhe në njësi të tilla si stafi, ndërtesat apo grandet dhe mund t’i krahasojmë këto shpenzime me vendndodhje dhe organizata të ngjashme. Mund të krahasojmë tendencat tek të ardhurat dhe shpenzimet me ato në numrin e stafit, ngarkesës së punës apo outputeve. Mund të rezultojë një risk i vlerës së parasë nëse, Shembull Kostot për çdo kërkues për mirëqenie rriten, ose të ardhurat shtetërore nga taksat për çdo taksapagues bien. Nëse kostoja për pacientet e spitaleve ndryshon në varësi të zonës, kjo mund të tregojë vlerë të ulët të parasë në zonat me kosto të lartë. Kështu KLSH-ja gjykon nëse veprimtaria e matur duket se po përmirësohet apo ka rënie, apo varion. Mund të pyeten autoritetet zyrtare nëse ata mund t’i shpjegojnë tendencat apo variacionet. Për mbledhjen e informacionit në një mënyrë të strukturuar, audituesit mund të përdorin një analizë programi shih (Tabelat 1 dhe 2).

20


Tabela 1: Analiza e programit

Objektivat Inputi Procesi Outputi Variabli Rezultati Synime: Objektiva:

Burimet që u përgjigjen objektivave: si njerëzit, ndërtesat dhe pajisjet. Gjithashtu, Autoriteti ligjor, rregullat, dhe standardet e cilësisë.

Procedurat Sistemet Veprimtaritë

Shërbimi, produkti apo kushtet e ofruara nga subjekti apo programi.

Faktorët e jashtëm që ndikojnë në rezultat

Ndikimi i subjekteve apo programit në shoqëri, duke përfshirë edhe ato ndikime të paqëllimshme.

Tabela 2: Shembull i një analize programi Objektivat Inputi Procesi Outputi Variabli Rezultati Qëllimi: rritja e sigurisë së shoferit Objektivi: Pakësimi i lëndimeve serioze që shkaktohen nga aksidentet Synimi: pakësimi i aksidenteve automobilistike në 20 % deri në 2005

Ministria shpenzon për reklamat. Ligji i jep të drejtën ministrisë për të inspektuar mjetet motorike. Ministria shpenzon për inspektimin e mjeteve motorike Ligji kërkon që personat Brenda në mjet të mbajnë rripin e sigurimit Ligji kërkon që pronarët e mjeteve motorike të paguajnë për inspektimin e mjeteve me vjetërsi më shumë se 3 vjet.

Kontraktimi Inspektimet e mjeteve motorike Inspektime rrugore

Mjetet e Inspektuara Lëshohen lajmërime për kontrolle Rrugët e inspektuara Shoferi është i vetëdijshëm për çështjet e sigurisë

Sjellja e kontraktorit Kushtet në të cilat i jep makinës Bëhet mirëmbajtja sipas standardeve Sjellja e shofereve Teknologjia për sigurinë Vjetërsia e mjetit

Më pak aksidente Më pak pjesëtare të mjeteve të aksidentuar Mjeti ecën me shpejt

21


Shpenzimi i pronareve për inspektimin e mjetit.

Audituesit duhet të jenë të vetëdijshëm se entet jo gjithmonë mund të maten në mënyrë të drejtpërdrejtë, ose të jenë plotësisht nën kontrollin e Ministrisë. Audituesit identifikojnë objektivat e strukturës – çfarë do të bëjë subjekti shtetëror për të arritur qëllimin. Gjithashtu të kërkojë objektiva që janë specifike e të matshme. Entet jo gjithmonë kanë qëllime, objektiva dhe synime të qarta e të matshme. Audituesi mund të diskutojë qëllimet dhe objektivat me punonjës zyrtarë për të sqaruar ndonjë paqartësi dhe të identifikojë ndonjë gjë ende të padeklaruar. Audituesi identifikon synimet e veprimtarisë së subjektit në një nivel sasior të për të shkuar në një datë të ardhshme. (Tabela 3)

Tabela 3: Shembull i Objektivave te Departamentit Antikrim

Qëllimi Objektivat

Synimi

Pakësimi i krimit, frikës ndaj tij dhe kostot e tyre sociale dhe ekonomike

Pakësimi i nivelit aktual të krimeve dhe çrregullimeve të rendit publik

Pakësimi i krimit te mjeteve ne 30% ne 2004 Pakësimi i vjedhjeve shtëpiake me 25%, dhe asnjë pushtet lokal, deri në 2005 të mos e kalojë sasinë tre herë më të lartë sesa mesatarja kombëtare. Ulja e numrit të vjedhjeve në qytetet tona kryesore me 14 % në vitin 2005.

Ulje në ndikimin e keq që shkaktojnë krimi dhe çrregullimet në jetën e njerëzve.

Të sigurohet se brenda 2004 sasia e frikës nga krimi në kategoritë kyçe të krimit të dhunshëm, vjedhjeve me thyerje dhe krimit të makinave, të raportuara në Anketën e Krimit Britanik, janë më të ulta sesa nivelet e raportuara në të njëjtën Anketë për vitin 2001.

22


Vlerësimi i cilësisë së drejtimit Audituesit vlerësojnë se sa mirë subjektet e menaxhojnë veprimtarinë. Marrim në konsideratë vlerësimin që audituesit financiarë i bëjnë mjedisit të kontrollit. Mjedisi i auditimit ka të bëjë se deri ku vepron kryesia e subjektit. Shembull. Nëse kryesia e një subjekti ka vepruar sipas rekomandimeve të mëparshme të kontrollit, kjo tregon se ata e marrin përgjegjësinë e tyre seriozisht. Nëse mjedisi i auditimit është i dobët, ka shumë të ngjarë që subjekti të mos e menaxhoje mirë veprimtarinë. Në veçanti, audituesi merr në konsiderate faktin nëse subjekti vepron në pakësimin e riskut të trashëgueshëm i cili është identifikuar më parë nga grupi i auditimit dhe nëse kjo gjë është efektive në kosto. Gjithashtu, audituesit mund të rishikojnë vlerësimin e kontrollorëve financiarë të auditimit të brendshëm dhe të tjera informacione dhe të gjykojnë nëse subjekti:

- Ka qëllime që lidhen me rezultatet, objektiva të matshme që ndihmojnë në arritjen e qëllimeve, dhe synimet e numëruara.

- Planifikon në mënyrë sistematike se si entet do t’i arrijnë objektivat në vitin në vazhdim dhe në planet afatgjata.

- Mat veprimtarinë e enteve me kalimin e kohës, duke përfshirë këtu inputet e monitorimit, procesin (procedurat dhe veprimtarinë) outputet (produktet apo shërbimet) dhe nëse është e mundur, pasojat (ndikimi tek shoqëria).

- Implementon planet në mënyrë sistematike. - Monitoron dhe vlerëson veprimtarinë e entit. - Identifikon, vendos prioritete, planifikon dhe i vë në jetë këto

përmirësime.

Përcaktimi se çfarë na tregojnë treguesit e veprimtarisë Audituesit marrin në konsideratë treguesit e veprimtarisë. Ata e ekzaminojnë informacionin e botuar për veprimtarin dhe analizën e informacionit tonë në shifra. Audituesit mendohen me kujdes se çfarë tregojnë treguesit e veprimtarisë. Shembull Një subjekt që merr një numër të madh ankesash nga klientët mund të jetë duke ofruar një shërbim të dobët. Megjithatë, ankesat e klientëve tregojnë se subjekti duhet t’i shqyrtojë dhe të veprojë për shqetësimet e tyre.

23


Veprimtaria e mirë dhe ajo e keqe mund të jetë rezultat i veprimeve të qëllimshme apo të paqëllimshme të subjektit. Shembull Veprimtaria e keqe mund të jetë shkaktuar gjithashtu nga mungesa e sinqeritetit, korrupsioni apo faktorë që janë jashtë kontrollit të subjektit. Vlerësimi i interesit parlamentar dhe atij publik KLSH vlerësohet nga interesimi që ka Parlamenti, publiku dhe mediat për tema të ndryshme të veprimtarisë së enteve. KLSH monitoron debatet në Kuvend, korrespondencën me anëtaret e kuvendit dhe ata të publikut, si dhe interesin e medias. Gjithashtu, KLSH identifikon çdo subjekt apo temë që Komitetet e Kuvendit kanë në shqyrtim. Identifikimi i pyetjeve të auditimit Çdo vit KLSH planifikon auditimet që do të kryejnë në vitin e ardhshëm. KLSH merr në konsideratë monitorimin dhe vlerësimin e audituesve. Audituesit punojnë si një ekip për identifikimin e pyetjeve gjatë planifikimit. Kjo gjë kufizon riskun që paragjykimet individuale të ndikojnë në idetë që KLSH përzgjedh. Audituesit në një takim fillestar për planifikim mund të japin emrat e programeve, projekteve apo enteve, ose sugjerojnë pyetje për auditim. Ata gjithashtu mund të sugjerojnë titujt e raporteve të mëparshme nëse mendojnë së është koha që të auditohen sërish. Një anëtar i ekipit regjistron pyetjet për auditim. KLSH ka si qëllim të përftojë një numër të madh idesh në këtë fazë. Pjesëmarrësit janë të kujdesshëm që të mos japin vlerësime apo gjykime gjatë seancës. Pas marrjes së informacioneve në entet përkatëse, audituesit ndahen në grupe për të vendosur pyetjen kryesore të auditimit që mund të bëjnë për çdo program auditimi. Referohen pyetjet që duan një përgjigje po / jo si Shembull - A ishte i menaxhuar mire programi? - A u arritën objektivat? Audituesit rrallë bëjnë pyetje rreth shkaqeve (Pse nuk u arrit objektivi?) apo pyetje që kanë nevojë për përshkrim ( Si e kreu Ministria…) Audituesit punojnë si ekip për të vlerësuar pyetjet, për të arritur në një listë nga e cila hartojnë propozimet për auditim. Grupi auditues merr çdo mendim në shqyrtim, duke eliminuar pyetjet e auditimit për të cilat përgjigjja e çdo pyetjeje do të ishin JO. (Tabela nr.4)

24


Tabela 4 - Vlerësimi i pyetjeve të auditimit

1. A vihen në risk ekonomiciteti, efiçenca dhe efektiviteti?

Marrim parasysh rezultatet e kërkimeve dhe monitorimit.

2. A do të sjellë ndonjë risi përgjigjja ndaj pyetjeve të auditimit?

Në studim ka të ngjarë të shtohet diçka nëse nuk ka pasur rishikime të mëparshme; audituesit janë të qartë nëse informacioni i marrë është i mjaftueshëm dhe i përshtatshëm, ose audituesit mund të kërkojmë në zona, tema apo veprimtari të reja.

3. Përgjigjja e pyetjeve – a do të ndihmojë kjo gjë për ta përmirësuar situatën?

Audituesit gjykojnë nëse nga kryerja e një auditimit mund të arrijë ndryshime me karakter pozitiv. Shembull, -Çfarë mund të bëhet për të zgjidhur problemin? -Çfarë mund të ishte bërë më përpara? -Pse nuk është bërë gjë deri tani? -Mund të përmirësohet gjendja aktuale e entit nëse Audituesit raportojnë?

4. A është çasti i duhur? (dhe a do të jetë i tille kur të bëjmë publike rezultatet tona?)

A është koha e duhur për të pasur efekte pozitive? A është kjo koha e duhur nga këndvështrimi i Ministrisë? Mund të mos jetë koha e përshtatshme për t’i hedhur sytë çështjes nëse Ministria planifikon ndryshime thelbësore apo një rishikim, ose kur ata po bëjnë një ri – organizim, apo kur futet legjislacioni i ri.

5. A mund të kryhet auditimi?

Audituesit i bëjnë një vështrim paraprak evidencave që nevojiten. Atëherë gjykojnë nëse janë të aftë t’u përgjigjen pyetjeve për studim, dhe nëse kanë aftësitë e nevojshme.

6. A rakordon auditimit i entit me përparësitë e institucionit tonë?

Administrata e lartë mund të jetë mjaft e interesuar për tema të veçanta. A përfshihet zona e studimit në një nga këto tema?

Gjatë procesit të punës audituesit diskutojnë vlerësimin e riskut të vlerës së parasë dhe pyetjet e auditimit me disa eprorë të enteve në fjalë. Audituesit kërkojnë mendimet e tyre për temat e auditimit, pyetjet për auditim që do të bëjnë, dhe metodat për mbledhjen dhe analizimin e evidencave që mendojnë se do jenë të nevojshme gjatë procesit të punës. Audituesit duhet të synojnë që, për çdo auditim që do të bëjnë, kërkojnë të kenë dy apo tre propozime, që tu japin hapësirë programit të auditimit. Nëse grupi i auditimit i përgjigjet me ‘po’ të gjitha pyetjeve të mësipërme, atëherë hartohen programet e auditimit (zakonisht jo më shumë se një faqe) dhe administrata e lartë mund të përzgjedhë.

25


- Në çfarë konsiston auditimi? (duke përmendur Ministrinë apo dikasterin, dhe duke përshkruar shkurtimisht objektivat, proceset dhe burimet që janë të arritshme.

- Pse duhet të kryhet ky auditim (psh përse shqetësohen investitorët; problemi; shkalla e interesit parlamentar dhe atij publik; ose përparësitë e institucionit tonë.)

- Ç’pyetje për auditim do të bëjmë? (metodat kryesore për mbledhjen dhe analizimin e informacionit)

- Cili mund të jetë rezultati? (�farë mendojmë se mund të ndodhë si rezultat i raportimit për temën e kërkuar)

10. Objektivat e Auditimit të Performancës. Objektivi kryesor i auditimit të performancës është që ti sigurojë Parlamentit një informacion të pavarur vlerësues, dhe një opinion rreth ekonomicitetit, efiçencës dhe efektivitetit (në fakt vlerës së parasë). Një auditim i pavarur i performancës mund të tregojë nëse administrimi i një enti ka realizuar ose ka arritur politikat e tija, principet ose standardet, ekonomicitetin, efiçencën, efektivitetin. Një objektiv tjetër është dhënia e një informacioni të pavarur personave që bëjnë rregulloret, marrësit e vendimeve dhe popullsisë mbi përmirësimin e përgjegjësisë publike që enti ka marrë si detyrë. Objektivi i tretë i auditimit të performancës është përcaktimi i vlerës së parasë. Inkurajon dhe ndihmon audituesit të ndërmarrin veprimet e duhura për përmirësimin e sistemit dhe të auditimit. Ndikimet e Auditimit të Performancës janë:

- Rritja e të ardhurave - Uljen e kostos ose të shpenzimeve, sjell kursim në financë - Përmirësimi i efiçencës - Fortëson, përmirëson ose shtrin më tej proceset administrative. - Përmirëson kualitetin e shërbimeve - Arritjen e objektivave në mënyrë efiçente - Zhvillon politika të reja - Krijon informacionin e duhur për besueshmërinë dhe transparencën

mbi përdorimin e burimeve.

26


II. Hapat për kryerjen e Auditimit të Performancës Pjesa e dytë e këtij manuali është përqendruar në përshkrimin e anës praktike, ose thënë ndryshe hapat kryesorë që ndoqën audituesit gjatë auditimit të performancës me qëllimin që të jetë sa më i kuptueshëm për audituesit e KLSH-së ky lloj auditimi. Ana praktike e këtij tip auditimi është i bazuar në Standardet e KLSH-së, trajnimin e kryer me NCA si dhe duke marrë metodikat më të mira bashkëkohore Botërore. Organigrama e më poshtme do ndihmojë për të kuptuar se cilët janë hapat e auditimit të Performancës, ndërsa bashkëlidhur këtij Manuali është dhënë shembulli se si janë zbatuar këto hapa gjatë auditimit të Liqenit të Ohrit (auditim që është kryer në bashkëpunim me specialistët e NCA-së). Secila nga hapat e këtij tipi auditimi janë të detajuara më poshtë:

Plani i Auditimit

Dokumentet dhe Evidencat

Kryerja e Auditimit

Rishikimi dhe Mbikëqyrja e Materialit

Ndjekja e Rekomandimeve

Hapat Kryesore të Auditim të Performancës

Hartimi i Projekt dhe Rap. Përfundimtar

Auditimi i cilësisë

27


1. Plani i Auditimit.

A. Procesi i planifikimit Duke u mbështetur në Standardet e KLSH-së pika “3.3 Planifikimi” grupi i auditimit fillon fazën e parë të auditimit të performancës. Kjo fazë përmban procedurat e përfshira që kërkohen për planin e auditimit në të dy llojet e auditimit (performance dhe financiare). Një plan i mirë auditimi siguron që në të gjitha entet publike,

- që cilat janë vulnerabël drejt riskut të mbulohen në program auditimi,

- burimet e disponuara janë përdorur më së miri për bërjen e auditimit, - audituesi të kuptojë e të përshtatet me termat e entit dhe puna të

përfundohet brenda afateve. Planifikimi i auditimeve dhe i hartimit të Programit të Auditimit janë proceset më kritike për të siguruar një standard të lartë auditimi në një ent/subjekt. Një plan i mirë auditimi do të sigurojë një përqendrim më të mirë në punën në terren nga grupi i auditimit dhe gjithashtu do të lehtësojë monitorimin dhe rishikimin e auditimit nga funksionarët e tjerë të institucionit të KLSH. Gjatë auditimit të performancës objektivat janë të shprehura në termat e pyetjeve mbi performancën dmth arritja e ekonomicitetit, efiçencës dhe efektivitetit të një enti ose subjekti. Në “procesin e planifikimit të auditimit dhe njohja me subjektin”, analizohet subjekti që do auditohet. Procedurat që aplikohen në një auditim mund të mos jenë të përshtatshme për një auditim tjetër. Shembull: matja se sa i suksesshëm është një universitet – si psh. përqindja e se sa student të diplomuar fillojnë punë menjëherë – nuk ka lidhje me matjen se sa i suksesshëm ka qenë ndërtimi i një rruge. Kjo luhatje midis programeve qeveritare le të kuptojë se audituesit duhet të bëjnë programe të veçanta për secilin auditim. Përpara se audituesit të fillojnë auditimin në ent duhet të kenë kujdes në:

- mbledhjen e informacionit; - të kuptojnë entin; - vlerësimin e riskut; - përcaktimin e kritereve të auditimit;

Standardet e Auditimit të KLSH dhe INTOSAI-t Në Standardet e KLSH-së pika “3.3 Planifikimi” dhe të INTOSAIT thuhet

28


se: “Kontrollori duhet të planifikojë kontrollin në mënyrë që garanton kryerjen e kontrollit me cilësi të lartë në rrugën ekonomike,efiçente, efektive dhe në kohën e duhur.” Në planifikimin e një auditimi, grupi i auditimit duhet të:

• identifikojë aspektet kryesore të mjedisit në të cilën operon subjekti. • vazhdojë të kuptojë më mirë marrëdhëniet, procedurat dhe

besueshmërinë e subjektit. • identifikojë drejtuesit e subjektit dhe të përfundojë vlerësim paraprak

të studimit se cilat janë pikat e forta dhe të dobëta të subjektit. • rishikojë raportet e auditimeve të brendshme dhe manualin e

procedurave të punës së subjektit. • vlerësojë besueshmërinë e raporteve që janë kryer nga auditimi i

brendshëm. • sigurojë dokumentet e përshtatshme që nevojiten për hartimin e

programit të auditimit. Të kuptosh subjektin/entin: Audituesit duhet përcaktojnë se ku duhet të përqendrohen gjatë punës në terren. Objektivat e auditimit fokusohen në këtë fazën . Hapat e objektivave të auditimit mund të përmblidhen si më poshtë:

- kuptimi i proceseve kryesore të entit, - përcaktimi i problemeve kryesore që mund të ndeshet enti gjatë

proceseve të punës, - bërjen e një diagrame “inputet – procesi – outputet – rezultatet” dhe

përcaktimi nëse enti i ndjek këto procedura si duhen, - përcaktimi në cilat aspekte mund të përfshihen 3E-të performancës.

Hapi i parë në planifikimin e auditimit të performancës është që audituesi duhet të kuptojë : - temën që do auditojë (subjektin); - dhe si funksionon enti që duhet të auditojë. Një kuptim i mirë nga audituesit mbi subjektin, do t’i ndihmojë ata në përcaktimin e pyetjeve të auditimit. Në auditimin e performancës është e nevojshme që të shikohet mjedisi i entit, baza ligjore (legjislacioni), rregulloret, struktura organizative, plani i detyrave dhe përgjegjësit brenda entit, ecurinë e punës dhe rrjedhjen e informacionit, mekanizmin dhe besueshmërinë e auditimit të brendshëm, etj.

29


Analiza e Riskut në Auditimin e Performancës. Vlerësimi i riskut – siç është përmendur në auditimin e performancës, risku ka të bëjë me ngjarje që, nëse ndodhin, kanë ndikim negativ mbi entin. Vlerësimi i riskut ndihmon në renditjen e prioriteteve dhe për të vendosur cilat midis mundësive të vendosen për t’u audituar në programin e performancës. Në përfundimin e vlerësimit të riskut audituesit duhet të:

- të përcaktojnë zonat, aktivitetet dhe zbatueshmëritë që janë të prekshme nga risku (dmth, shfrytëzim dhe shpërndarje e keqe e burimeve)

- përcaktojnë risqet të veçanta që mund të ketë një ent, - përcaktojnë auditimin e vlerës së parasë dhe të sistemit informativ

administrativ, - vlerësojnë shkallën e riskut në terma si psh. i mundshëm, i shpeshtë,

i rëndësishëm, i vazhdueshëm ose me pasoja. - organizon zonat që do të auditohen në mënyrë që të behët një

renditje e tyre. Risku ekzistent: mund të përfshijë konfliktin e interesave, mos koordinimin e aktiviteteve qeveritare, fatkeqësitë natyrore, ose ndikime të tjera. Risku i mbetur: mund të përfshijë gabime në qeverisje, pakësim të burimeve, mungesë të kontrolleve të brendshme, hapësira interpretative në legjislacion, mungesë të masave të sigurisë e të tjera presione. Shembuj të risqeve të mundshme - Qëndrim jo shqetësues dhe indiferent i menaxherëve të ekzekutivit

kundrejt publikimeve negative të medias; - Neglizhencë nga ana e administratës për dobësitë e vëna në pah nga

autoritetet kontrolluese; - Ndryshime të shpeshta strukturore dhe të kompetencave, qarkullim i

konsiderueshëm i stafit; - Kompleksitet dhe pasiguri ekstreme e sistemit të menaxhimit; - Debate kundërshtuese në media mbi funksionimin e enteve që

kontrollohen Grupi i auditimit identifikon rreziqet kryesore për vlerësimin e parasë. Shpesh e bëjmë këtë gjë në dy faza. Së pari mendohet për rreziqet e trashëguara – faktorët që na e bëjnë këtë vlerësim të vështirë për t’u arritur, sado mirë ta administrojë subjekti veprimtarin e tij. Së dyti, vlerësohet, në vija të përgjithshme, cilësia e menaxhimit të veprimtarisë. Disa veprimtari janë me risk të trashëgueshëm. Entet, si ato shtetërore, ashtu

30


edhe ato private, shpesh e kanë të vështirë të ruajnë vlerën e parasë nga investimet në teknologjitë e reja, projektet e ndërtimit të një shkalle të gjerë, dhe nga konsulentët e punësimit. Gjithashtu, shpesh entet publike hasin në vështirësi në veprimtari të reja, dhe kur merren me ndodhi të pazakonta. Entet publike mund ta kenë të vështirë të masin vlerën e parasë në rastet kur ligjet janë të ndërlikuara, të vështira për t’u zbatuar apo kur ndryshojnë shpesh. Programet publike mund të ketë të ngjarë të kenë vlerë të ulët të parasë nëse është e vështirë të sigurohesh se deri në ç’masë programi dhe faktorë të tjerë kanë ndikuar tek rezultatet (programet për promovimin e zhvillimit ekonomik, psh.) Risqet identifikohen duke menduar për analizën e programit të auditimit. Grupi auditues merr në konsideratë faktin nëse ka risk të trashëguar të korrupsionit administrativ. Ky fakt mund të ushtrojë një ndikim tepër të madh në vlerësimin e parasë. Risku i korrupsionit administrativ mund të ndodhë kudo ku punonjësit e administratës publike japin licenca, bëjnë përzgjedhje të shembujve për t’i dhënë përparësi ofrimit të shërbimeve publike, ose për të bërë përzgjedhje të padrejtë në zbatimin e rregullave apo rregullores së punës. Risku shtohet nëse nëpunësit marrin rroga të ulta, trajtohen keq apo nëse punët e tyre vihen në rrezik. Në fund grupi auditues dokumenton riskun kryesor të identifikuar, dhe e rendisin sipas probabilitetit dhe ndikimit. Grupi auditues ka si qëllim që të jetë specifik dhe të përfshijë rastet dhe efektet e mundshme. (Tabela 5)

Tabela 5 - Përshkrim i riskut ndaj vlerës së parasë Shkaqet

Pasojat (efektet)

Risk i objektivave të paqarta të prokurimit

Shpenzohet më shumë sesa duhet

Risku i objektivave dhe qëllimeve të paqarta

Përpjekje të çuara dëm

Risku i koordinimit të keq ndërmjet agjencive

Dyfishimi i përpjekjeve

Risku i trajnimit të papërshtatshëm dhe mungesës së kontrollit cilësor

Shmangia e ri – punimit

Analiza e riskut është një mjet i rëndësishëm për planifikimin e auditimit në subjekt. Gjatë planifikimit të auditimit, sipas shqyrtimit të dokumenteve që i nevojiten për hartimin e programit të auditimit, përfaqësuesit e KLSH-së

31


duhet të përfundojnë analizën e riskut. Një perceptim i mirë i riskut do të ndihmojë shumë përfaqësuesit e KLSH-së në përcaktimin e zonave ku duhet të përqendrohet auditimi i performancës, në përcaktimin e objektivave të auditimit dhe në vendosjen e kritereve të auditimit. Gjithashtu, analiza e riskut, do të ndihmojë përfaqësuesit e KLSH-së në përzgjedhjen e dokumenteve. Auditimi në subjekt duhet të bazohet tek risqet që mund të ketë subjekti/enti ose të fokusohet në zonat e riskut më të madh që subjekti mund të hasë në arritjen e objektivave që ka si qëllim. Kriteret e Auditimit Procesin e Planifikimit të auditimit, në auditimin e performancës, audituesit duhet të përcaktojnë kriteret e auditimit, i cili është një hap shumë kritik. Auditimi i performancës mund të kryhet vetëm pasi objektivat dhe kriteret e auditimit të jenë përcaktuar më parë. Kriteret e auditimit duhet të jenë të pranueshme (të matshme), dhe të arritshme sipas standardeve të performancës që janë ekonomiciteti, efiçenca dhe efektiviteti. Me anë të kritereve të auditimit që janë përcaktuar nga audituesit do të bëhet krahasimi me gjendjen aktuale të situatës në të cilën është enti në fjalë. Këto kritere tregojnë praktikën e mirë të punës, konfirmojnë se cilët janë detyrat e personelit, se çfarë procesi pune ka për të kryer. Kur kriteret do krahasohen me çfarë ekziston në të vërtetë (çfarë është), dalin gjetjet e auditimit. Disa nga karakteristikat e kritereve janë, objektiviteti, dobishmëria, kuptueshmëria, krahasueshmëria, besueshmëria. B. Stafi që do të kryej auditimin Puna e auditimit mund të kryhet në mënyrë efiçente kur stafi auditues është kompetent dhe i dedikohet punës që i jepet. Një impenjim i mirë i audituesve që do kryejnë punën, varet shumë nga profesionalizmi dhe nga devotshmëria që do të japin. Kësaj kërkese duhet t’i kushtohet një vëmendje të veçantë gjatë procesit dhe kryerjes së auditimit. Çdo impenjim në auditim të një enti është një bashkëpunim midis audituesve që bashkëpunojnë me njëri-tjetrin për tu dhënë përgjigje pyetjeve të Programit Auditimit dhe të nxjerrin në pah rezultatet e dëshiruara . Eksperienca dhe aftësitë e audituesve janë element të rëndësishëm në përfundimin e detyrave të tyre në mënyrë sa më efiçente.

32


Në standardet e përgjithshme të KLSH-së dhe në Standardet e INTOSAIT thuhet se KLSH duhet të adaptojë politikat dhe procedurat për: “Pika 2.1(a) Punësimin e personelit me kualifikim të përshtatshëm, Stafi që punon në KLSH duhet të zotërojë kualifikime të përshtatshme arsimore dhe të pajiset me trajnimin dhe eksperiencën e duhur profesionale. KLSH vendos dhe rishikon rregullisht kërkesa arsimore minimale për emërimin e kontrollorëve. Pika 2.1 (b) Trajnimin dhe zhvillimin e kontrollorëve për t’i aftësuar ata të kryejnë detyrat në mënyrë efektive, duke përcaktuar kritere bazë për progresin e tyre dhe të pjesës tjetër të stafit. Pika 2.1 (d).... Kontrollorët duhet të kenë njohje të mirë të mjedisit shtetëror, përfshirë këtu aspekte të tilla si: roli i pushtetit legjislativ, dispozita ligjore dhe institucionale që udhëheqin veprimet e pushtetit ekzekutiv, si dhe statutet e rregulloret e brendshme të ndërmarrjeve publike. Gjithashtu, stafi kontrollues duhet të zotërojë njohuri të mjaftueshme për standardet, politikat, procedurat dhe praktikat e kontrollit të KLSH. Pika 2.1.1 Burimet që kërkohen për të ndërmarrë një kontroll, duhet të vlerësohen në mënyrë që të caktohen në punën kontrolluese, stafi me aftësitë e duhura; ndërkohë duhet të bëhet kontroll mbi përdorimin e burimeve nga ky staf. Nuk është e nevojshme që çdo auditor të zotërojë aftësi në të gjitha aspektet e mandatit kontrollues. Politikat dhe procedurat në caktimin e kontrollorëve në detyra kontrolli, synojnë në vendosjen e punonjësve që kanë aftësitë kontrolluese që kërkohen; në mënyrë që grupi i kontrollit të zotërojë kolektivisht aftësitë dhe specialitetin e nevojshëm.” Karakteristikat e një Grupi Auditimi. Një grup i suksesshëm auditimi duhet të ketë karakteristikat e më poshtme:

• njohuritë, aftësitë, eksperiencën dhe ekspertizën e nevojshme për të mbyllur një auditim të suksesshëm;

• i pavarur dhe objektiv; • një përkushtim për zbatimin e planit të auditimit në mënyrë efiçente

dhe efektive. Audituesit duhet të përcaktojnë që në fazën e planifikimit të auditimit, nëse kërkohen aftësi teknike ose specifikë për të kryer auditimin, që nuk janë të disponueshme në grupin e auditimit. Një përcaktim i hershëm nëse kërkohen

33


aftësi specifike ose teknike, do të lejojë për marrjen e një stafi të përshtatshëm brenda KLSH ose për të kërkuar një ekspert të jashtëm. Pavarësia, Integriteti dhe Kujdesi i Përshtatshëm. Pavarësia nga enti që do auditohet është e padiskutueshme për audituesit. Pavarësia kërkon që KLSH-ja dhe pjesëtarët e grupit të auditimit të jenë të pavarur, në të kundërt mund të dobësojnë përfundimin e punës që do kryejnë, gjykimin e tyre, formimin e opinioneve dhe bërjen e konkluzioneve dhe të rekomandimeve. Audituesit duhet të përpiqen jo vetëm që të jenë të pavarur nga enti që do auditojë, por duhet të jenë objektiv gjatë kryerjes së auditimit. Integriteti është thelbi i “Kodit të Etikës”. Audituesit kanë si detyrë që të përkrahin standardet më të larta të sjelljes (p.sh. ndershmëria dhe mirësjellja) në çështjen e punës së tyre dhe të marrëdhënieve që kanë me stafin e entit që auditojnë. KLSH ka kryer dhe ka shpallur tek stafi i tij “Kodin Etik” më shkurt 2006. Ky kod i ndihmon në kulturën administrative të etikës profesionale gjatë auditimit si dhe në marrëdhëniet midis audituesit dhe entit. Në thelb të “Kodit Etik” të KLSH diskutohet rreth Besimit, Konfidencialitetit, Besueshmërisë, Integritetit, Pavarësisë, Objektivitetit, Pa anshmërisë, Konflikt Interesit, Intimiteti, Përgjegjësia, Maturia, etj. Një kujdes të veçantë kërkohet nga audituesit, që të përfundojnë punët e tyre në mënyrë të kujdesshme, të ndërgjegjshme dhe me gjykimin e duhur ndaj entit. Gjithashtu kërkohet që puna audituese të kryhet sipas Standardeve të KLSH, sikurse dhe kërkon që personat që do e rishikojnë punën e audituar duhet të ushtrojnë të njëjtat hapa.

34


2. Dokumentet dhe Evidencat A. Evidencat e Auditimit Për Mbledhjen e informacionit audituesit kryejnë:

- një studim të dokumentacionit mbi aktivitetit e entit që do auditojnë, - një rishikim të aktiviteteve që janë të përshtatura me legjislacionin, - të familjarizohet me planet, buxhetin, shpenzimet e entit (tabela 6).

Të gjitha këto aktivitete të audituesit arrihen nëpërmjet intervistave me përfaqësuesit dhe personat përkatës të entit që kryejnë për arritjen e objektivit/ve, të cilët mund të tregojnë procedurat. Tabela 6

Aktiviteti Përfitimet Rishikimi i dokumentacionit Kuptimi i riskut të brendshëm gjatë procesit të punës,

nxjerrjen e përgjegjësive për aktorët përkatës, gjetjen e standardeve të performancës.

Studimi i legjislacionit, rregullat dhe rregulloret e tjera

Kuptim më të mirë të qëllimit, që është përcaktuar më parë nga marrëveshja, ligji, rregulloret, etj, dhe të mjedisit rrethues të entit.

Studimi i planeve Kuptimi i misionit të trashëguar, strategjive, procedurave duke i krahasuar me rezultatet që janë arritur,

Studimi i buxhetit dhe i shpenzimeve

Kuptimi i veprimtarive që enti ka për të kryer dhe mënyrën se si janë bërë shpenzimet.

Evidencat janë informacione të mbledhura dhe të përdorura nga grupi i auditimit për të mbështetur gjetjet e auditimit. Konkluzionet dhe rekomandimet, e nxjerra nga grupi i auditimit, qëndrojnë mbi bazat e këtyre evidencave. Si pasojë audituesit duhet të marrin evidenca të përshtatshme dhe të mjaftueshme që të jenë në gjendje për të hartuar konkluzionet e arsyeshme dhe një opinion auditimi. Evidencat duhet të jenë të vlefshme, të arsyeshme, të sakta dhe komplete. Besueshmëria e evidencave varet nga burimi i brendshëm ose i jashtëm dhe nga natyra e tyre që mund të jetë:

- elektronike, - vizuale, - e dokumentuar - ose verbal (gojor/ intervistë).

35


Më poshtë janë dhënë disa shembuj të përgjithshëm që mund të ndihmojnë në vlerësimin e evidencave të auditimit:

• Evidencat e auditimit që vijnë nga burimet e jashtme (shembull, konfirmimi i marrë nga pala e tretë) është me e besueshme se sa evidencat që bëhen nga burimet e brendshme);

• Evidencat e auditimit që janë bërë nga enti janë të besueshme kur sistemi i auditimit të brendshëm është efektiv;

• Evidencat e marra nga një auditues janë më të besueshme se sa nga ato të marra nga enti;

• Evidencat e auditimit janë më të besueshme kur është në formë dokumenti se sa kur kemi një prezantim ose një intervistë jo të shkruar;

• Fotokopje e dokumentit është më pak e besueshme se sa dokumenti origjinal, për të pasur një besueshmëri në dokumentet e fotokopjuara ato duhet të jenë të noterizuara ose të firmosura nga personat përkatës të entit.

• Evidencat që janë të pranueshme nga enti janë gjithmonë të besueshme;

Gjatë auditimit të performancës audituesit mendojnë se a janë të përshtatshme ose të mjaftueshme dokumentet që kanë audituar. Të dy këto terma janë të lidhura me njëra tjetrën. Mjaftueshmëria është sasia e evidencave të auditimit kurse përshtatshmëria është cilësia dhe besueshmëria e evidencave të auditimit. Gjykimi i audituesve se çfarë është e mjaftueshme dhe e besueshme varet nga disa faktorë siç janë:

• Vlerësimi i audituesve mbi natyrën dhe nivelin e riskut të trashëguar në të dyja deklaratat financiare ose bilancet e kontabilitetit;

• Natyra e sistemit të auditimit të brendshëm dhe vlerësimit të riskut; • Materialiteti i artikullit ose dokumenteve që janë duke u audituar; • Eksperienca e fituar gjatë auditimeve të më pashme; • Rezultatet e procedurave të auditimit, përfshirë gabimet dhe

mashtrimet të cilat mund të jenë gjetur; • Burimi dhe besueshmëria e informacionit që i është dhënë grupit të

auditimit;

36


B. Llojet e Evidencave të Auditimit B/1 Evidencat fizike Evidencat fizike janë: fotografitë, grafikët, hartat, ose çdo prezantim i ilustruar, etj. Evidencat fizike përfshijnë një inspektim ose vëzhgim të menjëhershëm të personave, pronës, ose evenimenteve të tjera siç janë vëzhgimi i inventarit, rezervave, gjendjes së parave, etj për të vërtetuar ekzistencën e aseteve të prekshme ose gjendjes aktuale të entit që po auditohet nga grupi i auditimit.

B/2 Evidencat Dëshmuese Evidencat dëshmuese përcaktojnë marrjen e një përgjigjeje ne formë të shkruar ose në formë bisede. Këto lloj evidencash merren nga intervistat dhe pyetësorët, nga pala e tretë e pavarur që vërtetojnë saktësinë e informacionit që është kërkuar nga audituesit. Me që këto evidencat vijnë nga burime të pavarura, duhet të shqyrtohen nëse informacioni është i vlefshëm dhe i saktë dhe të merren në konsideratë për përdorim. B/3 Evidencat e Dokumentuara Dokumentet janë forma më e përdorshme (zakonshme) e evidencave. Evidencat e dokumentuara janë letrat e lëshuara dhe të firmosura nga personat përgjegjës, dosjet, kontratat, kërkesat, memorandumet (shënimet) e brendshme të entit, buxhetin e entit, rregulloret e brendshme, kuadri ligjor, rishikimet dhe raportimet e administruesve, të dhënat dhe publikimet e gjendjes faktike dhe performancës së entit në vite, raportet e auditimit të brendshëm, regjistrat e kontabilitetit. Të dhënat e mbajtura nga enti, vëzhgimet e pavarura që janë kryer në ent, vlerësimet që i janë bërë entit, kërkimet, etj që janë kryer nga burimet e jashtme. Raportet e auditimeve që janë kryer më parë janë burime të rëndësishme evidence. B/4 Evidenca të tjera Në këtë grup futen të gjitha evidencat e tjera të marra të cilat nuk janë përmendur më sipër. Një formë e tillë është marrja e evidencave me anë të programeve kompjuterike. Grupi i auditimit duhet të jetë i kujdesshëm në të tilla evidenca. Ata duhet të sigurohen që këto të dhëna janë të besueshme dhe të përshtatshme për auditimin që po kryejnë.

37


C. Analizat e Evidencave Mbledhja e evidencave sipas objektivave të grupit të auditimit duhet të analizohen dhe të testohen sipas kritereve transparente të auditimit dhe të arrihen observacionet, konkluzionet dhe rekomandimet e auditimit. Analiza e evidencës midis të tjerave duhet të ketë karakteristikat e më poshtme:

• Duhen të jetë logjike • Interpretimet dhe konkluzionet duhet të jenë bindëse dhe • Duhet të mbështes observacionet / pyetjet e auditimit

Standardet e KLSH Në pikën 3.9.5. thuhet se: “Dokumentimi i saktë i të dhënave dhe rezultateve është i rëndësishëm, për disa arsye, si më poshtë:

• Konfirmon dhe mbështet opinionet dhe raportet e audituesve, • Rrit efiçencën dhe efektivitetin e auditimit, • Shërben si burim informacioni për përgatitjen e raporteve ose

përgjigjeve për çdo pyetje nga subjekti i kontrolluar ose nga ndonjë palë tjetër,

• Shërben si evidencë e zbatimit të standardeve të kontrollit nga kontrollorët,

• Lehtëson planifikimin dhe mbikëqyrjen, • Ndihmon zhvillimin profesional të kontrollit, • Ndihmon për t’u siguruar që puna është kryer në mënyrë të

kënaqshme; • Siguron evidencën e punës si referencë për të ardhmen.”

Në tabelën 7 paraqitet matrica e hartimit të auditimit.

Tabela 7: Matrica e hartimit të auditimit Pyetjet për auditim

Kriteret

Evidencat e kërkuara

Burimi i të Dhënave

Metodat e mbledhjes së evidencave

Metodat e analizimit të evidencave

Kufizimet se ç’farë mund të themi.

Çfarë na lejon analiza që të themi

Ç’FARË DUAM TË DIMË

PËRKUNDR-EJT KUJT STANDARTE E BËJMË MATJEN?

CILA EVIDENCË I PERGJIGJET PYETJES?

KU DO TA MARRIM KËTË EVIDENCË

SI DO TA MARRIM EVIDENCEN

C’DO TË BËJMË ME TË KUR TA MARRIM

Ç’FARE S’MUND TE THEMI?

Ç’FARË MUND TË THEMI?

Përgjigjet mund të jenë ‘po’ ‘jo’’po,

Objektivat, synimet ose standardet

Faktet (evidence numerike; evidence

Ministria Të tjera subjekte

Personalisht (vëzhgim, shqyrtim dokumentesh,

Evidence sasiore (psh. Tendencat, krahasimet,

Përshkrim i evenimentit unik

Përshkrim i evenimentit unik

38


por…’ ose ‘jo, por…’.

Veprimtaria e shkuar, ose veprimtaria e organizatave të tjera. Ligji, hapat ligjore, ose praktikat drejtuese Premisat e klientit/ konsumatorit

përshkruese informacion cilësor) Përvoja / /Ndijimet / /Opinionet

publike Kërkimet e botuara Klientët / Konsumatoret Furnitorët Grupet e interesit

Intervista, grupe vëzhgimi) Me postë, telefon, postë elektronike (kërkim dokumentesh, pyetësorë) Model anketimesh (të cilat mund të kryhen personalisht, me postë ose e-mail

koeficientet) Evidence cilësore (kodimi, matricat) Analiza e sistemeve (Psh grafiket) Studimet e rasteve

Deklarata për modelin Deklarata për popullsinë Cilësia dhe besueshmëria e evidencës

Deklarata për modelin Deklarata për popullsitë

Shënim: Ky format bazohet ne një dokument plani te marrë nga GAO - SHBA

39


3. Kryerja e Auditimit (Puna në terren) Në këtë seksion paraqiten procedurat dhe praktikat që duhet të ndiqen nga grupi i auditimit në kryerjen e auditimit të performancës. Në përgjithësi ky proces ka të bëjë me zbatimin e Programit të Auditimit dhe deri në hartimin e Raportit Përfundimtar ku evidentohen gjetjet dhe rekomandimet përkatëse.

A. Zbatimit i Planit të Auditimit të Performancës. Bërja e pyetjeve të auditimit. Metodologjia janë mbledhja e të dhënave dhe teknika e analizimit që do të përdoren gjatë kryerjes së auditimit. Mënyra për marrjen e të dhënave mund të jetë me anë të:

- metodës me përzgjedhje, - pyetësorëve, - vëzhgimin e procesit të punës, - intervistave, - auditimit të dokumentacionit me etapa kohe të ndryshme,

Një nga principet kryesore të auditimit është që të zgjedhësh metodën e duhur me anë të së cilës mund përfundosh objektivin e auditimit, por me kosto të ulët. Programi i Auditimit. Një nga aspektet kryesore gjatë auditimit është hartimi i Programit të Auditimit. Sipas Standardeve të KLSH nr. 2.1.4 citohet se “Përpara ushtrimit të çdo kontrolli, nga drejtuesit e KLSH-së duhet të jepet autorizimi (programi) përkatës”. Pasi është zgjedhur dhe metodologjia e duhur për auditimin, grupi i auditimit përgatit programin e auditimit. Programi i auditimit duhet te jetë i qartë. Në këtë program përcaktohen personat që do të kryejnë auditimin, objektivat e auditimit, metoda e zgjedhjes së informacionit, termat dhe standardet se ku bazohet grupi i auditimit, pyetjet dhe nën-pyetjet e auditimit, kalendari i punës dhe buxhet, risqet që auditori mund të hasi në subjekt dhe grafikun e kryerjes së auditimit. Përfaqësuesit e KLSH-së mund të qëndrojnë në subjekt për një periudhë të shkurtër kohe me qëllim që të kuptojnë procedurat dhe temën që do auditojnë.

40


Është e rëndësishme që gjatë kësaj faze audituesit pasi të kenë marrë informacionet e nevojshme në subjektin që ata kanë për të audituar, duhet të fillojnë në hartimin e programit të auditimit. Për hartimin e Programit të Auditimi shih Aneksin 1.

Në programin e auditimit grupi i auditimit duhet të përcaktojnë : 1. Hyrje 2. Rolet dhe përgjegjësitë 3. Strukturimi i programit të auditimit 3.1 Rëndësia e auditimit 3.2 Detajet e auditimit 3.2.1 Objektivi dhe 4. Termat dhe standardet 5. Pyetjet e auditimit 6. Kalendari i punës dhe kostoja 7. Risqet dhe sigurimi i cilësisë 8. Grafiku i kryerjes së auditimit

Duke ndjekur objektivat e auditimit, kriteret e auditimit dhe evidencat e mbledhura, grupi i auditimit fillon të përgatisë një listë me pyetjet. Secila pyetje duhet të ketë disa nën-pyetje. Çdo pyetje dhe nën-pyetje e hartuar nga grupi i auditimit, që do të shkruhet në Programin e Auditimit, duhet të marrin përgjigje. Në Aneksin nr.2 paraqiten se si grupi i auditimit hartoi pyetet dhe nën-pyetjet në një program auditimi . Identifikimi dhe Përpilimi i nën-pyetjeve Pyetjet kryesore ndahen në nën – pyetje, dhe këto të fundit në të tjera nën – pyetje. Siç bëhet kalimi në çdo fazë, pyetjet bëhen gjithmonë e më specifike. Pyetjet për studimin marrin përgjigjen ‘po’ ose ‘jo’, ‘po, por…’ ose ‘jo, por…’ në shumicën e rasteve. Në mënyrë që nën –pyetjet duhet të jenë rigoroze dhe logjike grupi i auditimit sigurohet :

- që hierarkia e pyetjeve të jetë rigoroze dhe logjike. Ata duhet të eliminojnë pyetjet jo thelbësore. Sigurohet që nën – pyetjet nuk përfshijnë njëra – tjetrën, meqë mund të ndahen edhe me tej.

- që përgjigjet ndaj këtyre nën – pyetjeve gjithashtu të ndihmojnë në dhënien e përgjigjes së nivelit më të lartë.

- të ketë një parim logjik që i rendit nën – pyetjet. Parimi logjik mund të jetë kronologjik (A ishte planifikuar mirë prokurimi?, A u zbatua mirë? ,

41


A u dorëzua kontrata? ). Mund të jetë strukturor (A është Divizioni A efikas?, A është Divizioni B efikas? , e kështu me radhë). Parimi logjik gjithashtu mund të lidhet me objektivat (A i paguhet asistenca e papunësisë njerëzve të duhur?, A marrin sasinë e duhur të parave? , A paguhen në kohë? )

- që numri i nën – pyetjeve për çdo pyetje të dhënë nuk e tejkalon numrin gjashtë dhe preferohen tre ose katër të tilla. Gjithmonë audituesit duhet të kenë më shumë sesa një nën –pyetje. (Tabela 8)

��Tabela 8 Hartimi i nën- pyetjeve�

�

Shembull Pyetja kryesore e studimit për përftimin e një sistemi të ri kompjuterik mund të jetë “ A mund të ofrojë kontrata një sistem te ri kompjuterik që ka më shumë probabilitet të sjellë vlerë për paranë?” Grupi i auditimit mund të identifikojë tre nën-pyetje: (1) A e ka menaxhuar mirë prokurimin Ministria? (2) A i përgjigjet sistemi nevojave të përdoruesve me një kosto të

arsyeshme? (3) A ka marr agjencia masat e duhura për t’u siguruar që kontraktuesi

është dakord me termat e kontratës? Pyetjen e dytë mund ta ndajmë në nën-pyetje me te detajuara. (Tabela 9)

Pyetje – përgjigje

‘Po’ ose ‘Jo’

Pyetja kryesore

Të paktën 2, jo më shumë sesa 6

Nën pyetje

Nën pyetje

Nën pyetje

Nën pyetje

Nën pyetje

Nën - pyetjet kanë rend logjik

42


Tabela 9: Shembull i pyetjeve për studim duke analizuar nën-pyetjet 2. A i përgjigjet sistemi nevojave të përdoruesve me një kosto të arsyeshme?

2.1 A u paraqitën kërkesat e shërbimit për sistemin që në fillim? 2.2 A i përgjigjen termat e kontratës kërkesave të shërbimit?

2.3 A është arritur një çmim i arsyeshëm?

2.3.1 A ka pasur konkurrence të vërtetë për kontratën?

2.3.1.1 A ka pasur interes për kontratën? 2.3.1.2 A është marr numri i arsyeshëm i ofertave? 2.3.1.3 A u morën masat për t’u siguruar se çmimet janë konkurruese?

2.3.2 A ka pasur konkurrence gjatë gjithë procesit të kontraktimit? 2.3.3 A janë marr në konsideratë burimet alternative të prokurimit?

Në Aneksin nr. 2 është dhënë një shembull tjetër, për mënyrën e hartimit të pyetjeve kryesore dhe nën-pyetjet. Ky shembull është marrë gjatë trajnimit me një përfaqësuese të NAO-s gjatë auditimit mbi koncesionet. Fokusimi tek kriteret Faza e parë për auditimin në terren është realizimi i Programit të Auditimit. Gjatë kësaj faze është e rëndësishme që grupi i auditimit të jetë i përqendruar në kriteret e auditimit, të cilat janë pjesë e objektivave të auditimit. Një kuptim i mirë i kritereve të auditimit së bashku me një nga burimet dhe llojet e evidencave do të ndihmojnë grupin e auditimit për të krijuar një metodë efiçente në mbledhjen e evidencave të mjaftueshme pa testuar ose pa audituar të gjitha dokumentet. Identifikimi i kritereve Kriteret që përdorim për të gjykuar menaxhimin e veprimtarisë shpesh nuk janë të dukshme në pyetjet e auditimit. Këto kritere mund të jenë synimet apo objektivat që zbaton një strukture qeveritare ose program, veprimtari të shkuara në klasë, ligji, udhëzimet profesionale, praktikat drejtuese, apo ato që presin klientët. Audituesi që të identifikojë kriteret specifike në nën-pyetjet e nivelit më të ulët për më tepër shih tabelën 10.

43


Tabela 10

Nën pyetja e nivelit më të ulët

Kriteret

2.1 A janë prezantuar qartë kërkesat e shërbimit për sistemin që në fillim?

Kërkesat të jenë të përshkruara dhe të dokumentuara.

2.2 A i përgjigjen termat të kontratës kërkesave të shërbimit?

Kërkesat për shërbim

2.3.1.1 A ka pasur interes për kontratën? Më tepër sesa gjashtë organizma që shprehin interes

2.3.1.2 A është marrë një numër i konsiderueshëm ofertash?

Më shumë sesa dy oferta

2.3.1.3 A janë marrë masa për t’u siguruar që të ketë konkurrence çmimesh?

Çmimet rregullohen ku të jetë e nevojshme për te siguruar një konkurrence të ndershme

C. Mënyra e Auditimit Në auditimin e performancës nuk ekziston një mënyrë e auditimit uniforme e cila të jetë e aplikueshme për të gjitha llojet e subjekteve. Disa nga mënyrat për të kryer auditimin e performancës janë:

• Analizimi i procedurave; • Përdorimi i të dhënave ose gjendja faktike që është dhënë nga

agjencia/subjekti që është duke u audituar; • Analiza e rezultateve financiare, inxhinierike, teknike, etj; • Studimi i çështjeve ; • Vëzhgimi në terren; • Kryerja e disa analizave deri as të harrim në një konkluzion; • Hartimi i pyetësorëve që do i shpërndahen publikut ose

personave që marrin shërbimin e dhënë që ka ofruar subjekti. (shembull bërja e pyetësorëve për qytetarët e Pogradecit mbi gjendjen e Liqenit të Ohrit. Pyetësori duhet të mos ketë shumë pyetje dhe të mos ketë shumë terma specifike);

• Studimi në terren se si kryhet procesi i punës. Kjo i shërben audituesit për të kuptuar më mirë proceset e ndryshme të punëve në ent.

44


D. Realizimi i programit të auditimit. Hapat kryesorë janë:

• Të kuptosh entin: kjo është pjesa kryesore e auditimit. Të kuptosh se si dërgohet informacioni, përfshirë këtu dhe sistemin e mbajtjes së llogarive dhe sistemin e auditimit të brendshëm. Në këtë fazë gjithashtu përfshihet kuptimi i kuadrit ligjor dhe kuptimi i mjedisit të jashtëm që ndikon mbi entin.

• Rishikimi i kuadrit ligjor në këtë fazë grupi i auditimit duhet të dijë se mbi cilat baza ligjore mbështet enti dhe të fokusohet në zonat në të cilat auditimi i brendshëm nuk i ka audituar në mënyrë të efektshme (ka qenë i dobët).

• Kryerja e procedurës së auditimit Auditimi mbi entin nuk duhet të kryhet si auditimi financiar. Audituesi duhet të auditojë me një këndvështrim tjetër mbi entin. Për të pasur një auditim sa më të mirë të performancës audituesit duhet ta fokusojnë punën e tyre rreth 3 E-ve (ekonomicitetit, efiçencës dhe efektivitetit). Shembull se si mund të përqendrohemi rreth 3 E-ve janë pyetjet e më poshtme: - A janë blerë lëndët e para në përputhje me standardet që kërkoheshin? - A janë blerë në mënyrë ekonomike? - A është efiçente përdorimi i këtyre materialeve? - A u arritën rezultatet e dëshiruara dhe brenda kohës së dëshiruar? Duke i përqendruar pyetjet dhe nën-pyetjet rreth 3 E-ve do t’i orientoj audituesit drejt auditimit të performancës dhe jo drejt auditimit të ligjshmërisë (auditimin financiar).

Kryerja dhe marrja e Pyetësorëve / Intervistave.

• Intervistat që bëhen me subjektin nuk duhet të jenë stresuese. Bërja e intervistave në mënyre të qetë e lehtëson shumë personin/ personat që janë duke u marrë në intervistë dhe si rezultat përfaqësuesit e KLSH-së mund të marrin më tepër informacion, ose të marrin informacionin që i nevojitet. Në fillim përgatitet një udhëzim për intervistat e hollësishme.

- Zakonisht intervistat përgatiten me pyetje të përgjithshme dhe të thjeshta në mënyrë që i intervistuari të flasë i qetë. Psh, nëse audituesi dëshiron të bëjnë pyetje për të shkuarën, të tashmen apo

45


të ardhmen. Fillimisht e nis me të tashmen, sepse janë më të lehta për t’iu përgjigjur. Pyetjet për të ardhmen bëhen në fund sepse janë më të vështira.

- Audituesi shpjegon objektivat e tyre dhe se si do ta kryejë intervistën, i bën një përshkrim të shkurtër të institucionit, auditimin që kryhet dhe rolin e personit që mban shënime. E pyesin të intervistuarin nëse kanë ndonjë pyetje përpara se të fillojë intervista.

- Audituesi i shmang pyetjet që mund të ndikojnë tek ta. Gjithashtu, i shmang pyetjet si ‘ Cilat janë avantazhet dhe disavantazhet e programit?’ Intervistuesi përqendrohet ose tek avantazhet, ose tek disavantazhet. Pyetjet duhet të jenë “Dua të të pyes për avantazhet dhe disavantazhet e programit, më trego avantazhet të parat – sipas mendimit tënd cilat janë ato?” (Jepet përgjigjja) “Tani më trego disadvantazhet – cilat janë ato sipas mendimit tuaj?”

- Audituesit mund të vijojë me intervistën duke bërë pyetje që lidhen me çështjen. Për shembull, mund të pyesin “Çfarë mendoni për projektin?” Përgjigjja mund të jetë “Mendoja se ishte shumë i mirë”. Atëherë audituesit mund të pyesim “Në ç’anë projekti ishte i mirë?” Pas një përgjigje, mund të ekzaminohet çdo gjë në projekt që mund të kishte qenë më mirë.

- Rregullisht, duhet të përmbledhin pikat kryesore për të parë nëse audituesi i ka kuptuar informacionet drejt. Sigurohen që ta mbajmë intervistën nën kontroll, dhe të përmendin temat që ka nevojë të mbulojë. Psh. Nëse të intervistuarit dalin jashtë teme, audituesi duhet të kthejë në temë me takt, por gjithashtu dhe me vendosmëri. Audituesit duhet të jenë në gatishmëri në rast përgjigjesh që devijojnë nga tema, ose nëse të intervistuarit flasin shumë.

- Në fund të intervistës audituesit përmbledhin ato që kanë mësuar. Kjo i jep të intervistuarit një mundësi për të korrigjuar çdo keqkuptim. Mund të ftohen të intervistuarit të japin më shumë informacion për të zgjeruar dhe cilësuar pyetjet e tyre. Audituesit i shpjegojnë të intervistuarve se ç’do të ndodhe më pas, psh. Nëse duhet të bisedojnë serish me ta. Shpesh i dërgohet të intervistuarve një shënim (aktverifikim) për intervistën që ata ta firmosin në mënyrë që të pranohet nga ana e tyre se ky shënim është i saktë. Në ketë pike, mund të ftohen të intervistuarit të bëjnë komente të tjera nëse dëshirojnë.

46


• Intervistat e strukturuara mund të zgjatin shumë kohë nëse popullsia është e shpërndarë. T’i kërkosh njerëzve të plotësojnë dhe kthejnë një pyetësor mund të jetë një mënyre me efektive. Pyetësorët që plotësohen vetëm kanë disavantazhin se disa njerëz nuk i përgjigjen pyetësorëve, i plotësojnë me vonesë ose pasaktësisht. Zakonisht pyetësorët nuk duhet të kenë shumë pyetje për arsye se lexuesi mund të mërzitet dhe mundet që informacioni të mos jetë i saktë. Grupit të auditimit i nevojiten prova me bindëse nëse kemi të bëjmë me një çështje delikate apo kontradiktore. Audituesit mund të kërkojnë një pjesë të vogël të një evidence bindëse për t’iu përgjigjur pyetjeve. Shpesh, kërkojnë pjese të ndryshme të evidencave që në tërësi janë bindëse. Audituesit si zakonisht i verifikojnë mendimet e tyre me të tjera evidenca. Psh. i verifikojnë evidencat duke intervistuar që nga nëpunësit, deri tek konsumatoret apo furnitorët.

- Fillimisht përgatitet një formular se ç’do të përmbajë pyetësori, duke pasur parasysh pyetjet e auditimit. Pyetjet që bëhen të jenë të lehta për t’u përgjigjur dhe nuk duhen të drejtohen në një përgjigje të caktuar. Pyetjet e mbyllura që u lejojnë personave të zgjedhin nga një shumëllojshmëri përgjigjesh zakonisht duhet te përbejnë pjesën më të madhe të pyetjeve. Përfshijmë të paktën një pyetje të hapur, në fund të pyetësorit, zakonisht diçka të tillë si “A do te shtoni gjë për të shpjeguar, zgjeruar apo cilësuar përgjigjet e dhëna nga ju?”

Zakonisht pyetësorët fillojnë me pyetje të lehta dhe vazhdojnë me të vështira. Gjuha (fjalori) i përdorur të jetë ai i përditshmi sesa ai teknikë. - Pyetjet e mbyllura me një përgjigje të vetme kërkojnë një ‘po’ ose

‘jo’ ose mund te sjellin një shumëllojshmëri variantesh (Tabela 11).

47


Tabela 11

Pyetja1 : Ç’lloj zone e përshkruan më mirë vendndodhjen e spitalit?

Ju lutem shënoni në kuti

Qendra e qytetit Zona urbane Zona suburbane Zona rurale Të tjera-specifikoni:

Kur përgatiten pyetjet grupi auditues tregohet i kujdesshëm për të siguruar se do të paraqes një listë të plotë të opsioneve të disponueshme.� Gjithashtu mund të përfshijë një kategori “tjetër” përkundrejt riskut që mund të humbim një përgjigje të mundshme. Ata përdorin pyetje me përgjigje të shumëfishta atëherë kur ka mundësi për më shumë sesa një përgjigje. (Tabela 12)

Tabela 12�Pyetja 2: Në çfarë aspektesh të operacioneve tuaja të burgut, nëse ka të tilla, ndikon mungesa për arsye shëndetësore?

Ju lutem shënoni në kuti.

Mbajtja e rregullit Sigurimi i kohës së duhur për kohën e liridaljes Lejimi i të burgosurve ta kalojnë kohën në mënyre produktive. Trajnimin e stafit Të tjera (specifikoni): Asnjë aspekt i operacioneve të burgut nuk është ndikuar.

Pyetjet mund të jenë për vlerën specifike nëse mendojmë se ata e dinë ketë gjë. Nëse mendohet se personat do te vlerësojmë përgjigjen, atëherë mund t’u kërkojmë të japin një përgjigje në radhe (Tabela13)

48


Tabela 13 Pyetje 3. Sa raste të këtij tipi keni pasur në periudhën Janar – Dhjetor 2003? Ju lutem shënoni në kuti

Më pak se 10 11 deri në 20 21 deri në 30 31 ose më tepër

Mund t’i përdorim pyetjet renditëse për të zbuluar përparësitë dhe opsionet e dhëna (Tabela 14)

Tabela 14

Pyetje 4. Cilat janë gjerat më të rëndësishme në punën tuaj? Ju lutem renditni tre opsionet më të rëndësishmet, ose bëj shenjë tek ‘Asnjë’

Siguria në punë Kënaqësia nga puna Pagesa Të ardhurat nga pensionet Shpresat për ngritje në përgjegjësi

Asnjë prej tyre

Shpesh përdorim pyetje në shkallë për të matur se sa të forta janë mendimet e dhëna. Audituesit duhet të jenë të kujdesshëm të mos përdorim ato pyetje që çojnë drejt një përgjigjeje te caktuar. (Tabela 15)

Tabela 15 Pyetja 5. Si do ta cilësonit testin?

Shënoni në kutinë përkatëse.

Shumë i thjeshtë

I thjeshtë

As i thjeshtë as i ndërlikuar

I ndërlikuar

Shumë i ndërlikuar

Gjithashtu përdorim pyetje të hapura edhe pse zgjatin më shumë kohe sesa pyetjet e mbyllura. Shih me poshtë.

49


Pyetja 6. Pse ndodhi kjo gjë? Ju lutem shkruani

______________________________________________________________________ ______________________________________________________________________

Shpesh është e nevojshme të tregojmë me pyetje nëse audituesit kërkojnë mendime ose fakte. Psh., mund të bëjmë pyetje të tilla si “Për mendimin tënd, cilat janë arsyet kryesore për…”

- Të shmangen pyetjet drejtuese si “A keni hasur vështirësi për shkak të mungesës së efikasitetit në sistem?” ose “A e gjetët përgjigjën ndaj problemit?”

- Të shmangen pyetjet e dykuptimshme apo të paqarta, si “Sa larg jeni nga përfundimi i programit rrugor?”, “A ka qenë e nevojshme që të kontaktonit me Ministrinë kohët e fundit?” ose “A ishte e mirë cilësia e shërbimeve?”.

Është e këshillueshme që një gjë të tillë në fillim pyetjet drejtohen në fillim kolegeve, kryesisht që të identifikohen pyetjet e paqarta apo dykuptimshme. Gjithashtu, e njëjta procedurë bëhet me persona të ngjashëm. Më pas bisedohet dhe kërkohet mendim se sa i lehtë ishte për t’u plotësuar pyetësori. Në këtë fazë testohet analiza e pyetjeve që grupi i auditimit ka ndërmend të bëjë. Shkalla më e lartë e përgjigjeve jep të dhëna më të besueshme. Grupi i auditimit nuk duhet të nxjerri përfundime nga një anketë nëse shkalla e përgjigjes është më e ulët sesa 60 %. Zakonisht i kontaktojmë personat që nuk janë përgjigjur dhe i inkurajojnë që ta bëjnë këtë gjë. Marrja e të dhënave me anë të pyetësorëve që dërgohen më postë mund të kërkojë kohë. Një anëtar tjetër i ekipit gjithmonë kontrollon që të dhënat të jenë futur në mënyrë korrekte. Gjithashtu kërkojmë trajta të çuditshme në përgjigje si psh nëse të gjitha kutitë e mesit janë të plotësuara.

• Vlerësoni rezultatet e gjetura dhe krijoni opinionin mbi gjetjet. Të kombinohen rezultatet sipas të gjitha procedurave të auditimit që janë në përputhje me standardet e KLSH-së, për të krijuar një konkluzion

50


të përgjithshëm rreth gjendjes së entit dhe gabimeve materiale / dëmeve ekonomike që mund të kenë ndodhur në ent. Kjo përfshin një vlerësim cilësor dhe sasior që i duhet bërë entit në fjalë.

• Raportimi i gjetjeve bashkë me rekomandimet. Në këtë pjesë grupi i auditimit duhet të hartojë Projektraportin mbi gjetjet e zbuluara në ent. Gjetjet e auditimit janë përcaktuar nga mangësitë që mund të dalin nga objektivat dhe nga kriteret e auditimit. Ato duhet të vlerësohen sipas fazave të ndryshme të auditimit. Gjetjet kryesore të përcaktuara sipas fazës së planifikimit ose gjatë fazës fillestare duhet të ndiqen në fazën e zbatimit dhe deri në fund. Të gjitha auditimet e performancës duhet të mbyllen me rekomandimet përkatëse. Për kryerjen e rekomandimeve grupi i auditimit duhet të përshtatë çdo gjetje me një/disa rekomandim/e. Karakteristikat e përgjithshme që rekomandimet të zbatohen dhe të jenë sa më efektive, duhet të jenë teknike (specifike nëse është e mundur), të jenë të zbatueshme nga ana ekonomike dhe të jetë kosto-efektive.

51


4. Hartimi i Projektraporti dhe Raportit Përfundimtar “Procesi i Zbatimit të Auditimit në Subjekt”. Në këtë fazë grupi i auditimit, pasi ka hartuar programin e auditimit, fillon t’u përgjigjet pyetjeve dhe nën-pyetjeve që ka hartuar. Po në këtë fazë grupi i auditimit harton dhe një pyetësor. Qëllimi i këtij pyetësori është marrja e një informacioni sa më të saktë mbi aktivitetin që subjekti është duke kryer. Pasi grupi i auditimit i është përgjigjur të gjitha pyetjeve dhe nën-pyetjeve të programit të auditimit dhe pas marrjes së pyetësorëve, lihet një takim i fundit me subjektin lidhur me gjetjet nga auditimi. Ky takim ka si qellim

- që të sqarohen gjetjet e konstatuara nga auditimi i bërë - dhe rënien dakord përpara se gjetjet të hidhen në projektraport.

Pas hartimit të projektraport u lihet një periudhë kohë, personave me të cilin mbahet ky projekt raport, për dhënien e observacioneve. Merren observacionet dhe hartohet raporti përfundimtar bashke me rekomandimet. Raporti përfundimtar i dorëzohet jo më personave përgjegjës, por rangut drejtues si mund të jenë drejtoret e përgjithshëm, ose Ministrat përkatës. Puna në ekip Audituesit përgatitin një material të shkurtër me pika, që përmbledh se çfarë duan të shkruajnë në raport dhe evidencën që e mbështet gjetjet e zbuluara. Për ta bërë këtë proces punë, audituesit punojnë në formën e një skuadre. Kjo gjë zakonisht përfshin çdo auditues që ka dhënë ndihmën e vet në mbledhjen e evidencës. Ndonjëherë ky proces përfshin të tjerë që kanë dijeni për çështjen, si psh audituesit financiare. Vendimi për audiencën Audituesit i shkruajnë raportet për lexuesit, jo për drejtuesit e tyre. Lexuesit mund të jenë Kuvendi, nëse u raportojmë atyre, ose Ministria. Audituesit duhen të jenë të qartë rreth të dhënave të raporteve përpara se t’i përpilojnë ato. Zakonisht KLSH i raporton Kuvendit, ndaj raportet shkruhen që të kuptohen nga një lexues, jo vetëm nga ekspertë. Gjithmonë duhet të kihet në konsideratë lexuesit kur planifikohet dhe shkruhet raporti. Zhvillimi i një argumenti logjik Raportet tona nuk janë një përmbledhje e shkresave të punës, por një përgjigje ndaj të gjitha pyetjeve të auditimit. Raportet përbejnë një argument

52


logjik për veprim, dhe përmbajnë vetëm çfarë i duhet lexuesit për të njohur, kuptuar dhe pranuar argumentet tona. Vendosja e mesazhit kryesor të raportit Në një takim, grupi i auditimit vendos për mesazhin kryesore të raportit. Mesazhi kryesore i ngjan një përfundimi të përgjithshëm. Kjo gjë përfshin shpesh përmbledhjen e shumë ideve në një te vetme. Mesazhi duhet të jetë i shkurtër dhe të kihet në konsideratë lexuesi kur vendosim për ta raportuar. Standardi i gjerave për t’u përfshire në raportin drejtuar Kuvendit është më i lartë sesa ai i raportit drejtuar Ministrisë. Mesazhet tona nuk duhet thjesht të sqarojnë se çfarë është e dukshme. Raporti duhet të jetë disi i shkurtër dhe të përfshijë një përmbledhje të evidencës që mbështet mesazhin e raportit dhe rekomandimet që do të bëhen. Është e këshillueshme të bëhet të paktën një takim me grupin e auditimit për të rishikuar që përmbledhja e raportit përfundimtar me pika të tij të jetë rigoroze dhe logjike. Planifikim i rekomandimeve Audituesit duhet të mendohen me kujdes se çfarë do të rekomandojmë me që rekomandimet duhet t’u adresohen zbulimeve të auditimit të kryer. Rekomandimet duhet të jenë specifike. Të përmenden gjerat që duhen kryer (duke iu referuar shkaqeve); perse duhen kryer (duke iu referuar pasojave); ku duhen kryer; si duhen kryer; dhe kush duhet t’i kryeje. Normalisht audituesit nuk rekomandojnë se si të zhvillojnë një sistem, por përpiqen të jenë specifik rreth sistemit që duhet përmirësuar dhe objektivave të ndryshimit. Rekomandimet duhet të kenë në konsideratë faktorët financiarë, ligjorë, praktikë dhe të politikave të cilët pengojnë proceset e punës. Mund të vlerësohet se përse drejtuesit nuk e kanë zgjidhur problemin që më përpara, dhe ndikimin që zgjidhja e problemit ushtroi tek pjesa tjetër e subjektit. Audituesit mund të përcaktojnë koston e zgjidhjes së problemit, dhe se sa kohë do të duhet të zgjidhet problemi. Përveç rastit të kundërt në të cilin rekomandojnë që subjekti të veproje sipas ligjit, audituesit pranojnë kostot fillestare dhe ndonjëherë edhe i vlerësojmë ato.

53


Diskutimi i përmbledhjes me eksperte të pavarur Individët që bëjnë rishikimin, gjykojnë nëse evidenca që mbështeten gjetjet, përfundimet dhe rekomandimet janë të mjaftueshme, të besueshme dhe me rëndësi. Shembull Ekspertët e pavarur gjykojnë nëse evidencat, janë jo të plota, nëse shembujt e dhënë nuk janë bindëse, apo nëse burimi i evidencës nuk është i besueshëm. Ata janë të gatshëm për të pikasur evidencën që vjen nga një burim i vetëm, veçanërisht atë që vjen nga një evidence me verbale dhe e paverifikuar; evidencat që vijnë nga dy a me shumë burime që janë të pabazuara. Ndërsa kryhet një rishikim i mëtejshëm, nëse kemi gjetur eksperte të pavarur, mund t’u kërkojmë mendim për përmbledhjen e raportit. Diskutimi i përmbledhjes me Ministrinë Më pas grupi i auditimit diskuton përmbledhjen e raportit me Ministrinë. Diskutimi përqendrohet në përfundimet dhe dokumentacionin mbështetës. Pas këtij diskutimi, mund të bëjmë ndryshime në përfundimet e nxjerra, psh nëse Ministria siguron evidenca të reja. Mund ta bëjmë punën nga e para nëse evidencat e reja ndikojnë në argumentet tona. Nëse ndodh kështu, mund ta diskutojmë përmbledhjen e re me Ministrinë. Vendosja e objektivave Audituesit përpara se të fillojë të shkruajë, qartësojë se çfarë synojnë të arrijnë nga raportet, zakonisht i shkruajnë raportet për të vepruar në praktikë. Në këtë rast, grupi i auditimit i vendos objektivat duke përdorur formulën – “Pas leximit të këtij raporti, lexuesit do të …” për shembull, mund të deklarojë objektivat “Si rezultat i leximit të këtij raporti, Ministria pranon se projekti nuk ka qenë efikas sepse këto arsye janë bërë të qarta - …”. Objektivat bëhen sa më specifike. Zakonisht lexuesit i kushtojnë vëmendje titullit kryesor, titujve të kapitujve dhe seksioneve, grafikeve dhe përmbledhjeve të përgjithshme. Gjithashtu, raportet e KLSH-së japin rekomandime për marrjen e masave, dhe përfshijnë, objektivat dhe metodat që kemi përdorur. Vendosja e titullit Mendojmë se është praktike e mirë për ta përdorur si titull idenë kryesore të raportit, nëse mund ta shprehim me pak fjalë. Gjithashtu, në titull

54


përmendim edhe emërtimin e strukturës së audituar dhe titullin e programit. Titujt e GAO-s në SHBA janë një shembull i mirë për ketë. Shembull “Doganat, Imigracioni dhe Shërbimi i Natyralizmit: Programet e Inspektimit rastësor mund të forcohen” ose “Programet e testimit të mjeteve: Përcaktimi i Ligjshmërisë Financiare është një mënyrë e pa menaxhueshme dhe mund të thjeshtohet.” Vendosja e titujve të kapitujve Parapëlqejmë të vendosim objektivat e përmbledhjes si tituj të kapitujve dhe ndarjeve të raportit. Fleta e Pasqyrës së Lëndës në raport tregon të gjitha historikun e raportit në një formë të shkurtuar (shih tabelën 16)

Tabela 16 Titulli kryesor Ministria e Tregtisë mund të bënte më shumë për të luftuar

praktikat e parregullta tregtare. Nëntitulli 1 Ministria mund të bënte më tepër për t’u siguruar se

licencat e kreditit mbahen vetëm nga persona të autorizuar.

Nëntitulli 2 Veprimi i Ministrisë në luftën ndaj kontratave në dëm të konsumatorit kanë bërë që të ketë kursime të mëdha, por janë të mundura kursime edhe më të mëdha.

Nëntitulli 3 Masat ndaj tregtareve në baze të Ligjit Për Tregtinë e Drejtë të 1973 duan shumë kohë për t’u zbatuar dhe janë të paefektshme.

Audituesit duhet të jenë shumë të kujdesshëm në zgjedhjen e fjalëve për titujt, sepse ndikojnë në tonin e raportit. Audituesit duhet të sigurohen që ata të jenë të specifikuar dhe informues. Parapëlqejmë të përdorim tituj si shembulli 4 në tabelën e mëposhtme, edhe pse shpesh shtypim 3 tituj nëse përgjegjësia është disi e paqartë. (Tabela 17)

55


Tabela 17 Titulli Komenti

1

Elementet krahasues të Sektorit Publik dhe Përqindja që Zbritet

Nuk dëften se cili është përfundimi

2

Përdorimi i Përqindjes që Zbritet për të marrë elemente krahasues në Sektorin Publik

Disi me informues sesa shembulli 1, por nuk jep informacion për përfundimin e mundshëm.

3

Përdorimi i Përqindjes së Zbritjes ka rezultuar me deklarimin më të lartë të kursimeve sesa në shifrat reale.

Jep përfundimet e seksionit. Është informues, por neutral. Ka ton të fortë por jo fajësues.

4

Ministria ka deklaruar shifra më të larta kursimesh duke mos përdorur Përqindjen e Zbritjes të rekomanduar nga Ministria e Financave.

Është e saktë, e fortë dhe informuese. Është më informuese sesa shembulli 3 më sipër, sepse thekson personin/personat përgjegjës.

Struktura e Projektraportit dhe Raportit Përfundimtar Hyrja Raporti përmban një hyrje të shkurtër. Ajo përfshin kuadrin e punës që e ndihmon lexuesin të kuptojë arsyen e auditimit. Mund të shohim tek analiza e çështjes për të vendosur temat që do të përfshijmë në këtë hyrje, pyetjet kryesore për auditim dhe, në një shtojcë të detajuar, se si u arrit mbledhja e evidencës. Gjithashtu përshkruajmë kuadrin adiminstrativ, duke futur në të objektivat e Ministrisë, sfidat kryesore me të cilat përballet ajo, kostot operative, numrin e stafit, dhe nëse i raporton struktura të tjera raportojnë tek kjo strukur. Kjo gjë e ndihmon lexuesin t’i vendose këto rezultate në kontekstin e duhur. Vendosni me kujdes evidencat Grupi i auditimit duhet të jetë i kujdesshëm që t’i përshkruajmë evidencat drejt dhe sakte, dhe t’i vendosim ato në kontekstin e duhur. Për shembull, nëse përshkruajmë çfarë kanë deklaruar nëpunësit në përgjigjen e pyetësorit. Fjalët që përdorim në këto raste janë “Nga 80 zyrat që iu përgjigjen pyetësorit tonë, 46 prej tyre deklaruan se institucioni nuk kishte arritur objektivat e vitit të shkuar për mbledhjen e taksave…”.

56


Përveç rastit kur grupi i auditimit të sigurohet që kjo gjë është e vlefshme nga ana statistikore. Vendimmarrja për mënyrën e përdorimit të tabelave dhe grafikeve Tabelat dhe grafikët përdoren kryesisht për të theksuar mesazhe të rëndësishme, ndaj na duhet të vendosim. Se cila prej grafikëve do të japi një mesazh të qartë dhe të vetëm. Për të provuar nëse tabela jep informacion të qartë, përpiqemi të formojmë një fjali të shkurtër që shpreh mesazhin e saj. Këtë fjali e vendosim poshtë tabelës si një shënim apo nëntitull. Ndonjëherë ato përdoren për të dhënë thjesht informacione të ndërlikuara. Shembull Për të treguar se si është organizuar subjekti, apo marrëdhëniet e tij me furnitorët dhe konsumatorët. Audituesit në këtë rast hartojmë një grafik, lloji i të cilit përcaktohet nga tipi i mesazhit që do të transmetojë. Tipat kryesorë të grafikëve që përdoren, janë: diagrami me shtylla, grafiku pica, diagrami me pika, tabela, dhe diagrami hierarkik. Diagrami me shtylla përdoret për të treguar tendencat në kohë, ku dhe përdoren kolona vertikale, ose proporcione (Grafiku 1). Shtyllat horizontale përdoren kur kemi emërtime të gjata. Zakonisht, këtu nuk vendosim vlera. Nëse shifrat janë të rëndësishme, përdoren në formë tabele. Grafiku 1

2

0 1 0 2 0 3 0

In c id en te t q e s je llin ko m p en s im

B urim i: m od e l i N A O

R re th ce reku i ke rkesave pe r k om p ens im lidhen m e

inc iden te t q e kane ndodhu r p rane loka leve

L o ka le t

G ja te o ra rit te p u n es

Te tje ra

P erd h u n im / ab u z im seksu a l

V jed h je

M o sm arre vesh je m id is fq in je ve

B ren d a F am iljes

P e rq ind

57


Përdorimi i grafikut pica shërben të tregoj përmasat relative të përbërëseve në formë e një rrethi, (Tabela 23). Grafikët pica duhet të përmbajnë një sasi maksimale prej 6 pjesësh, edhe pse në parapëlqejmë më pak. Zakonisht i rregullohen ndarjet sipas përmasave. Shih grafikun 2 Grafiku 2

1

B a n e s a

T re g ta re

B u jq e s o re

N d a rja e fo n d it te in v e s tim e v e te A g je n s is e

B u rim i: A g jen s ia e A u to s tra d a ve E A u to s tra

P a k m e s h u m e s e 8 0 p e rq in d e v le re s s e p ron av e p e r n d e rtim in e rru g e s p e rb e h e n n g a b a n e s a t.

Grafiket lineare përdoren për të ilustruar ndryshimet në kohë. Ndonjëherë vëmë në tregues variablat në një pikënisje të njëjte për të treguar ndryshimet relative në kohë. (grafiku 3)

Grafiku 3

4

- 3 0 %

- 2 0 %

- 1 0 %

0 %

1 0 %

2 0 %

3 0 %

M a y - 9 7 M a y - 9 8 M a y - 9 9 M a y - 0 0

L e v i z j e t k r a h a s u e s e t e k o s t o s , g r a n t i t d h e t e a r d h u r a v e

B u r i m i : N e w M i l l e n n i u m E x p e r i e n c e( P e r v o j a e R e e M i j ë v j e c a r i t )

M e r e n i e n e t e a r d h u r a v e , g r a n t i u r r i t .

G r a n t i

T e a r d h u r a t

K o s t o t

58


Diagrami me pika përdoret për të ilustruar lidhjen midis dy variablave. Këtë Diagram mund ta përdorim për të ilustruar rastet jashtë nivelit normal (grafiku 4– Shihni Muzeumin e Durrësit) Grafiku 4

5

0.00

2.50

5.00

7.50

1 0.00

0 20 ,0 00 40 ,0 00 6 0,00 0 8 0,00 0

T e a rd h u ra t p e rk u n d re jt m a s e s s e ve n d o s u r

B u rim i: M in is tr ia e M b ro jtje s

N e S ta c io n in X te a rdh u ra t is h in m e te p a k ta se sa p rite j

N u m ri i k lien te ve

T e a rd h u ra t (m ije £ )

S ta c io n i X

Nëse duhet të tregohen shifra të sakta, në vend te grafikeve përdorim tabela. Zakonisht rrumbullakosim shifrat për të parë magnitudën relative të tyre. Në përgjithësi i vendosen njësitë në rend zbritës me në krye kolonën më të rëndësishme shih grafikun 5 Grafiku 5

6

I n t e r e s i n g a r i m b u r s i m i e T V S H

B u r i m i : T e a r d h u r a t e b r e n d s h m e

S o u t h E a s t - i j e p i n t e r e s i n m e t e l a r t e n g a r i m b u r s i m i i T V S H .

Z y r aR a j o n a l e

S a u t h I s t

N o r t h U e s t

S k o c i

S a u t h U e s t

N o r t h I s t

U e l l s

I n t . n g a k o n t r o l l i i b e s u e s h m e r i s e

£ 3 5 0 m

£ 2 5 0 m

£ 2 2 0 m

£ 2 1 0 m

£ 2 4 0 m

£ 2 5 0 m

I n t . n g a v i z i t a t e s i g u r i s e

£ 9 5 0 m

£ 9 1 0 m

£ 8 4 0 m

£ 8 3 0 m

£ 8 1 0 m

£ 8 0 0 m

59


Përmbajtja e raportit të auditimit Gjithmonë e raporti i auditimit ri – lexohet me sy kritik. Mund t’i kërkojmë një kolegu që nuk mori pjesë në hartimin e raportit ta lexojë atë. E përdorim këtë procedurë për të hequr fjalët e panevojshme dhe për të kontrolluar nëse termat janë përdorur në mënyre të qëndrueshme. Gjithashtu të shikohet përsëri tonin i materialit që është shkruar. Raportimi i gjetjeve Audituesit duhet të fusin informacion të mjaftueshëm dhe të përshtatshëm për të dhënë një kuptim të saktë mbi lëndën e raportuar dhe gjetjet duhet të bindin lexuesin dhe të paraqiten në mënyrë të drejtë. Gjetjet janë rezultatet e fakteve të auditimit të përcaktuara nga evidencat përkatëse nga objektivat e auditimit. Konkluzionet Konkluzionet përputhen duke u bazuar mbi gjetjet e audituesve. Ato duhet të jenë specifike dhe jo të lënë lexuesin të nxjerrin kuptimin e tij (pra të jetë sa më i saktë) Mesazhi Mesazhi që grupi i auditimit ka nxjerrë si konkluzion përfundimtar. Mesazhi nuk duhet të jete më shumë se 2 fjali. Ai shkruhet tek Përmbledhja. Rekomandimi i veprimeve Rekomandimet – duhet të jepen për korrigjimin e problemeve dhe të përmirësoj procesin e punës. Rekomandimet dobiprurëse mund të nxisin përmirësime në programet qeveritare. Rekomandimet janë dobiprurëse kur ato janë direkte, specifike në zgjidhjen e problemit të përcaktuar(gjetur), t’i adresohet personave që kanë autoritetin për të vepruar, të janë praktike për t’u zbatuar dhe me kosto-efektive. Rekomandimet bëhen bindëse në sajë të balancës dhe lidhjeve të qarta të evidencës. Zakonisht i audituesit i përmbahen të gjitha proceseve të punës që Ministria ka planifikuar apo kryer për zgjidhjen e problemit. Audituesit duhet të shmangin fjalorin e butë dhe të pakët si psh” Për t’u marrë në konsideratë janë edhe …”. Ndonjëherë subjekti vepron menjëherë ndaj problemit që konstaton audituesi gjatë punës në terren. Nëse kjo gjë ndodh, veprimet e tyre i përfshijmë në raport, edhe pse nuk rekomandojmë për veprime që tashme ata i kanë kryer.

60


5. Rishikimi dhe Mbikëqyrja e materialit. Auditimi i performancës kërkon një rishikim të kujdesshëm nga grupi i auditimit, sepse ka të bëjë më shumë me gjykimin dhe interpretimin e të dhënave. Ata (grupi i auditimit) duhet të sigurohen që :

• Auditimi, përfshirë evidencat dhe dokumentet, është zbatuar sipas standardeve të auditimit, planifikimit të auditimit dhe objektivave të auditimit.

• Informacioni, përshkrimi, analizat dhe rekomandimet janë të sakta dhe të drejta, të balancuara, mirë bazuara dhe nëse ato janë komunikuar saktësisht në ent.

Rishikimi i punës kryhet nga vetë grupi i auditimit për të bërë ndryshimet e mundshme që materiali të jetë sa me i saktë dhe sa më i kuptueshëm dhe i qartë (për Krye kontrollorët dhe Drejtorët, për Parlamentin, për Taksapaguesit, për Median, etj). Me anë të materialit që grupi i auditimit ka përfunduar duhet të marri lexuesin “dorë për dore” në çdo hap ose në çdo paragraf të materialit që është kryer nga grupi i auditimit, pra të jetë i kuptueshëm për të gjithë. Për të pasur një auditim të mirë performance, është e nevojshme të bëhet një mbikëqyrje. Mbikëqyrja kryhet nga Krye audituesit dhe Drejtorët përkatës të departamentit që duhet të studiojnë Projektraportin, Draft Raporti Përfundimtar, si dhe dokumente të tjera që jepen nga grupi i auditimit. Ata duhet të monitorojnë nëse pyetjeve të auditimit janë dhënë përgjigje në mënyrën e duhur (nëse janë realizuar objektivat e auditimit). Gjithashtu mbikëqyrja ka të bëj me

- caktimin e përgjegjësive duke i siguruar udhëzimet e nevojshme grupit të auditimit,

- të qëndrojnë të informuar rreth problemeve të rëndësishme që grupi i auditimit mund të hasë gjatë punës në terren,

- rishikimin e punës së kryer nga grupi i auditimit. Më vonë ky Draft Raport Përfundimtar duhet të kalojë në Drejtorinë Juridike, Metodologjisë dhe Kontrollit të Cilësisë, Drejtorit të Përgjithshëm për dhënien e mendimit dhe në fund Kryetarit të KLSH-së për miratimin në Raport Përfundimtar .

61


Shkrimi i tekstit shkurt, qartë dhe saktë Që raporti përfundimtar të jetë i kuptueshëm audituesit duhet që të shkruajnë shkurt, qartë dhe saktë. Ata duhet të japim informacion të mjaftueshëm, në mënyrë që lexuesit ta kuptojnë raportin e lëshuar nga KLSH-ja, por jo të tepërt që të humbë kuptimi. Raporti ynë nuk synon t’i bëjë përshtypje lexuesve, por të japë informacion. Kryesisht përdorim fjalë të shkurtra dhe të njohura (jo gjuhe teknike - zhargon), fjali dhe paragrafë të shkurtër. Rrallë përdoren iniciale, dhe kur përdoren, shoqërohen me shpjegimet përkatëse.

Karakteristikat e Përgjithshme të Raportit Përfundimtar. Raporti i Auditimit. Raporti i auditimit i cili është bërë nga grupi i auditimit duhet të përputhet dhe lidhet, me rregulloret dhe standardet e KLSH-së dhe të INTOSAIT. Raporti i auditimit është një komunikim i shkruar mbi rezultatet/gjetjet e arritura nga grupi i auditimit gjatë punës në terren. Raporti është një paraqitje e të gjitha proceseve të punës që kryen KLSH-ja. Kontrolli i Lartë i Shtetit së fundmi gjykohet nga cilësia e raporteve përfundimtare që nxjerr. Raporti përfundimtar duhet të jetë i shkruar më qëllim që:

• Të komunikojë rezultatet e gjetura tek zyrtarët e të gjitha niveleve të qeverisë;

• Gjetja e rezultateve të jetë më pak dyshuese kundrejt keq kuptimeve dhe keq interpretimeve;

• Të lehtësojë punën për ndjekjen e rekomandimeve për të përcaktuar nëse janë marrë masat e duhura dhe në kohën e duhur që KLSH-ja ka sugjeruar në subjekt.

Raporti i auditimit është një lidhje e fortë që siguron besueshmërinë e burimeve publike sepse, ai jep një informacion parlamentit, publikut nëse:

• Burimet qeveritare janë menaxhuar në mënyrë të përshtatshme në përputhje me rregulloret dhe ligjet,

• Programet qeveritare kanë arritur objektivat që ka pasur si qellim, • Shërbimet qeveritare janë siguruar në mënyrë ekonomike, efiçente

dhe efektive.

62


Karakteristikat e një raporti të mirë auditimi Raporti i auditimit duhet të jetë i përfunduar, i saktë, objektiv, i bindshëm, i qartë dhe konciz,

• I plotë – duhet të këtë të gjithë informacionin e nevojshëm që të përmbushi objektivat e Auditimit, të garantojë një kuptim të mjaftueshëm dhe të qartë mbi gjendjen në ent dhe të përmbushi kërkesat e raportit.

• I saktë – evidencat e paraqitura janë të vërteta dhe gjetjet janë përshkruar drejtë.

• Objektiv – i gjithë raporti është i balancuar në përmbajtje dhe në tonin e shprehur, duhet të jetë i drejtë dhe jo çorientues, duke paraqitur rezultatet e auditimit në mënyrë të pa anshme dhe të mos kryhen auditime tendencioze duke ekzagjeruar ose mbivlerësuar performancën e dobët të entit.

• I bindshëm – raporti duhet të jetë i mjaftueshëm në mënyrë që lexuesit të bindet dhe të njoh vlefshmërinë e gjetjeve, të gjykojë mbi konkluzionet dhe çfarë të mirash mund të përfitohen nga zbatimi i rekomandimeve të lëna nga grupi i auditimit.

• I qartë – raporti duhet të jetë i lehtë dhe i kuptueshëm për lexuesin, të shkruhet në një gjuhë sa më të qartë dhe të thjeshtë sa të lejon tema që auditon. Një shkrim i drejtpërdrejtë, me gjuhë jo teknike e bën raportin më të thjeshtë dhe tërheq më tepër lexuesin.

• Konciz – nuk duhet të jetë më shumë i gjatë nga sa është e nevojshme për të mbështetur mesazhin e raportit përfundimtar.

• Kohor – raporti është më i vlefshëm për entin, nëse ai përfundohet në kohën e duhur.

Raporti i auditimit të performancës duhet të ketë dhe të dhëna vizuale – foto, grafikë imagjinarë, tabela – për të paraqitur gjetjet në mënyrë më imponuese dhe në mënyrë më të kuptueshme për lexuesin gjendja e entit.

63


6. Ndjekja e rekomandimeve që janë lënë nga Raporti i Auditimit. KLSH-ja përgatit çdo fund viti një plan mbi ndjekjen e rekomandimeve në lidhje me auditimet e bëra në të shkuarën. Ndjekja e rekomandimeve duhet të mbështetet nga të dhënat mbi rekomandimet e bëra më parë. Ndjekja e rekomandimeve mund të bëhet nga:

• Verifikimi i zbatimit të rekomandimeve; • Përfundimi e rishikimit të dokumenteve, cili përfshin një rishikim më

të detajuar të zbatimit të rekomandimeve, por nuk përfshin vëzhgimin në terren;

• Një rishikim të detajuar që përfshin vëzhgimin në terren në lidhje me rekomandimet e bëra gjatë raportit të auditimit;

• Një rishikim të përgjithshëm të rekomandimeve kryesore që janë të njëjtit tip në të njëjtin ent ose në ente të ndryshme për të analizuar arsyet e përbashkëta të ecurisë/vazhdimësisë së performancës.

“Procesi i Ndjekjes së Rekomandimeve”.Në këtë fazë audituesi dokumenton dhe përcakton zbartueshmërinë e rekomandimeve të lëna nga grupi i auditimit. Procesi i ndjekjes së rekomandimeve është jetësor për arsye se:

- përmirëson procesin e punës, - rrit ekonomicitetin, efiçencën dhe efektivitetin në subjekt. - mos realizimi i rekomandimeve do të sjellë një efektivitet të ulët, - siguron reagimin e legjislacionit të KLSH ndaj subjektit

Raportet e auditimit janë të rëndësishme për përmirësimin e performancës së entit të audituar. Kjo mund të arrihet me anë të ndjekjes së zbatimit të rekomandimeve që KLSH-ja ka lënë në raportin e saj përfundimtar. Procesi i ndjekjes së rekomandimeve nga KLSH-ja mund të kontribuojë në mënyrë thelbësorë në efektivitetin e auditimit që mund të sjellë përmirësim në funksionin e entit. Administratori/Drejtuesi i enti të audituar është përgjegjësi kryesor për zbatimin e rekomandimeve të lëna nga auditimi. Përgjegjësia e audituesve është për të siguruar mundësitë për zbatimin e rekomandimeve të lëna si detyrë. Që rekomandimi të jetë cilësor duhet të ketë një nga specifikimet e më poshtme:

• Veprues, i orientuar, i drejtë-drejtues, specifik,bindës, kuptim plotë, ton pozitiv dhe në përmbajtje;

• Duhet të korrigjojë çështjet që janë jo efiçente; • I realizueshëm – është kryesore për zbatimin e rekomandimit;

64


• Kosto-efektive – produkti / shërbimi që mund të merret nga zbatimi i rekomandimit duhet të jetë ekonomike gjatë zbatimit.

Objektivat për ndjekjen e rekomandimeve të KLSH-së:

• Të rrisë efektivitetin e raporteve të auditimit – të rrisë probabilitetin që rekomandimet do të implementohen;

• Sjell përmirësime në performancën e programeve qeveritare; • Vlerësohet performanca e KLSH-së – ndjekja e rekomandimeve dhe e

outputeve mund të jetë një matje e mirë për vlerësimin e performancës së KLSH-së

• Ndjekja e rekomandimeve duhet të jetë e orientuar drejt pranimit të rekomandimeve me theks mbi nxitjen zbatimit të tyre, jo vetëm të theksohet që nuk janë marrë masa.

65


7. Kontrolli i Cilësisë “Procesi i Auditimit të Cilësisë” brenda 3 muajsh nga botimi i raporteve bëhet një rishikim i auditimit të kryer. Kjo fazë e cila quhet dhe rishikimi i raportit me “sy të ftohtë”, për arsye se auditori i cilësisë duhet të shikojë se si është kryer auditimin e performancës. Ky proces është i rëndësishëm për rregullimin e

- gabimeve, - auditimit jo të saktë, - dhe mos ndjekja e procedurave sipas manualit të performancës,

rregulloreve dhe standardeve të KLSH-ë, që auditorët kanë kryer nëpër ente të korrigjohen në të ardhmen. Pra qëllimi i kësaj faze është identifikimi i mundësive për të përmirësuar dhe siguruar cilësinë e auditimeve të performancës dhe të rrisim reputacionin e mirë të institucionit. Që auditimi i cilësisë të jetë sa më i saktë është hartuar një formular në të cilin do të raportohen të gjitha gjetjet që audituesi i cilësisë do të konstatojë gjatë rishikimit. Më pas audituesi për mangësitë ose gabimet që do të hasë do kontaktojë me drejtorët përkatës, krye kontrollorin e departamentit dhe me përgjegjësin e grupit të auditimit. Gjatë takimit audituesi i cilësisë shpjegon gjetjet dhe mënyrën se si duhet të kryhet auditimi i performancës në të ardhmen.

66


Shembull i Auditimit të Performancës në Liqenin e Ohrit : Hapi i parë – Plani i Auditimit: Në fillim grupi i auditimit mori informacionin e duhur mbi: - Ministrinë përgjegjëse për zbatimin e marrëveshjes mbi ruajtjen e Liqenit të Ohrit (LO), -U takua me pjesëtarët të cilët ishin përgjegjës nga ministria për zbatimin e këtij Projekti, - Filloi të gjykonte se çfarë risqesh mund të hasnin gjatë periudhës së auditimit dhe filluan ti renditnin sipas rëndësisë/prioritetit këto risqe. Analizimi i Riskut nga grupi i auditimit, d.m.th. cilat mund të jenë ngjarjet që mund të kishin ndikim negativ në zbatimin e këtij Projekti, që mund të jetë ndryshimi i stafit të punës, vështirësia për mbledhjen e dokumenteve pasi kishte një kohë të gjatë që projekti kishte përfunduar, vlefshmëria dhe besueshmëria e dokumenteve që mund t’u jepej grupit të auditimit; - U mor informacioni i duhur që i nevojitej grupit të auditimit për hartimin e programit, me anë të dokumenteve dhe bashkëbisedimeve, - Mësoi së ku ishte vendndodhja e Agjencisë së Zbatimit të Projektit (AZP). Hapi i dytë – dokumentet dhe Evidencat Gjatë punës në Ministri dhe shkuarjes në qytetin e Pogradecit u morën evidenca dhe dokumente të tipave të ndryshme që ishin fizike, dëshmuese, të dokumentuara dhe në formë elektronike. Këto evidenca janë marrë nga:

• Raportet 3 dhe 6 mujore të bëra nga KPMG dhe Deloitte & Touche; • Evidenca të marra nga ente te tjera vartëse të kësaj Ministrie; • Evidenca të marra në AZP; • Raportet 6 mujore dhe vjetore për monitorimin e Liqenit të Ohrit; • Intervistat e kryera me personat përgjegjës, etj

Hapi i tretë – Kryerja e Auditimit -Pasi analizoi në mënyrë shumë të detajuar të dokumentacionit dhe risqeve, hartoi Programin e Auditimit shih Aneksin 1 me pyetje dhe nën-pyetje për secilën pyetje. Pyetjet duhen të jenë sa më specifike që mund t’i jepet përgjigje. Hartimi i pyetjeve/nën-pyetjeve dhe përgjigjet e tyre duhen të jenë rreth 3 E-ve (Performancës) shih Aneksin 2. Procesi i hartimit të pyetjeve është shumë i rëndësishëm sepse përgjigjet e tyre janë Projektraporti dhe Raporti Përfundimtar i auditimit.

67


a)Grupi i auditimit duke shqyrtuar dokumentacionin dhe vështirësinë e auditimit vendosi afatin se për sa kohë duhet të kryhej ky auditim në subjekt. b)Hartimi i Programit të Auditimit nga grupi i auditimit dhe miratimit të tij nga Kryetari; c)Dorëzimi i Programit të Auditimit në Ministrinë e Mjedisit, Pyjeve dhe Administrimit të Ujërave; Pasi u vendos në Ministri, grupi i auditimit filloi të shqyrtonte dokumentet që ju vunë në dispozicion. Gjetjet që do të dilnin nga shqyrtimi i dokumente do të jepnin përgjigje pyetjeve dhe nën-pyetjeve të hartuara dhe të shkruara në Programin e Auditimit; - Të gjitha risqet që mendoi se mund të ndodhnin gjatë kryerjes së auditimit filloi t’i auditonte. -Gjatë punës në terren dhe shqyrtimit të dokumenteve grupi i auditimit hartoi një pyetësor që ju shpërndanë banorëve të Pogradecit; - U mor në intervistë për të gjitha paqartësitë me Drejtorin e AZP ku u mbajt dhe një aktverifikimi; -Për gjendjen dhe gjetet e gjetura nga grupi i auditimit u mbajt Projektraporti me personat përkatës. Hapi i katërt – Hartimi i Projektraportit/Raportit Përfundimtar Për të pasur një Projektraport sa më të qartë dhe të kuptueshëm për lexuesin u mbajt një strukturë e përgjithshme për secilën pyetje/ nën pyetje që duhet të shtjellohet është si më poshtë : - Kriteret e auditimit (Çfarë duhet të bëhet); - Evidencat e auditimit (Çfarë është); - Gjetjet e auditimit (Diferenca e 2 pikave të para); - Vlerësimi i gjetjeve; - Përcaktimi i shkaqeve që kanë ndodhur gjetjet; - Nxjerrja e konkluzioneve dhe i rekomandimeve (këtu është gjykimi dhe opinioni i audituesit) Hapi i pestë – Rishikimi dhe Mbikëqyrja e Materialit dhe dërgimi i Raporti Përfundimtar në Ministrinë/Entin përkatës. - Pas ardhjes së observacioneve të cilat u shqyrtuan, u morën në konsideratë ose jo Materiali u rishikua dhe njëherë me imtësi nga grupi i auditimit. Ky rishikim u bë për të vetmen arsye se auditimi i performancës ka të bëjë shumë me gjykimin dhe interpretimin e të dhënave gjë që kërkon një

68


rishikim të kujdesshëm. U pa dhe një herë, nëse ishin objektive, gjetjet dhe rekomandimet përkatëse; - Një rishikim dhe një Mbikëqyrje e materialit nëse është plotë, i saktë, i bindshëm, objektiv, i qartë, konciz. - Dorëzimi i Raporti Përfundimtar në Ministrinë përkatëse. Hapi i gjashtë – Ndjekja e Rekomandimeve - Në fund të vitit grupi i auditimit shkoi në Ministri për të parë nëse rekomandimet përkatëse janë marrën në konsideratë nga Ministria. - Më pas u mbajt dhe një aktverifikimi. Hapi i shtatë – Auditimi i cilësi Pas një periudhe prej 3 muajsh nga botimi i raporteve u bë një rishikim i auditimit.

69


Aneksi 1

Programi i Auditimit

REPUBLIKA E SHQIPËRISË KONTROLLI I LARTË I SHTETIT

Departamenti i _______ Adresa: Bulevardi “Dëshmorët e Kombit”, Tiranë, Tel. 04 247-296

Nr. _____ Prot. Tiranë, më __/__/200_

M I R A T O H E T Kryetari i Kontrollit të Lartë të Shtetit Robert ÇEKU

PROGRAM AUDITIMI PËR

“_________________________________”

1. Hyrje (Pak historik 1 ose 2 fjali pse dëshirojmë të kryejmë auditimin )............, po paraqesim propozimin për auditim mbi vlerësimin e performancës.

70


2. Rolet dhe përgjegjësitë

Ky program është përgatitur nga grupi i auditimit: (emrat e grupit të auditimit)

3. Strukturimi i programit të auditimit

Programi i auditimit përbëhet nga: - Rëndësia e auditimit - Detajet e auditimit - Kalendari i punës dhe kostoja - Risqet dhe sigurimi i cilësisë

3.1 Rëndësia e auditimit

KLSH-ja disponon standarde të auditimit të INTOSAI-t dhe udhëzues e praktika të BE-së në lidhje me çështje të ndryshme në fushën e auditimit si dhe materiale për metodologjinë e auditimit financiar dhe atë të performancës. Nisur nga rëndësia që ka ky (subjekti dhe tema që po auditohet), nga pikëpamja sociale dhe nga ana e taksa paguesve është i rëndësishëm ky auditim për t’u informuar publiku mbi ___________________ dhe paratë e shpenzuara për ____________.

3.2 Detajet e auditimit 3.2.1 Objektivi dhe problemi

Me këtë auditim duam të informojmë Qeverinë Shqiptare mbi performancën e _______________ dhe të synojmë në përmirësimin e proceseve të ardhshme të__________________. Objektivi i këtij auditimi ka të bëjë me performancën e kryerjes së _____________________________ Problemi është përcaktimi i performancës së Qeverisë Shqiptare në ndjekjen e procedurave _________________________________________

3.2.2 Termat dhe standardet

71


Gjatë hartimit të këtij programit të auditimit janë marrë në konsideratë evidencat statistikore, materiale të auditimit të brendshëm, informacione nëpërmjet intervistave me persona që kanë dijeni rreth kësaj marrëveshjeje, informacione dhe raporte nga Njësitë e monitorimit, si dhe nga media, Kuvendi etj. - Ligji nr. 8270, datë 23.12.1997 “Për Kontrollin e Lartë të Shtetit”, ndryshuar me ligjin nr. 8599, datë 01.06.2000; - Ligji nr. ( ligje te tjera ku do bazoheni)

3.2.3 Pyetjet e auditimit

1- Pyetja kryesore.......... A. Nën pyetje? B. Nën pyetje? C. .............. 2- Pyetja kryesore A. Nën pyetje B. Nën pyetje C. Nën pyete Dhe nën pyetjet e tjera nëse ka.......... E kështu me radhë

3.3 Kalendari i punës dhe kostoja

Për realizimin e këtij auditimi do të angazhohen: (emri i kontrollorit/es ) Përgjegjës i grupit të auditimit (emri i kontrollorit/es ) Kontrollor (emri i kontrollorit/es ) Kontrollor etj emra nëse ka Periudha e auditimit: Auditimi do të fillojë më datë __.__.200_ dhe do të mbarojë më datë __.__.200_. Afati i auditimit: Auditimit do të ushtrohet për periudhën __. __. 200_ deri __.__.200_ Kosto e auditimit do të jetë (shuma totale) mijë lekë nga të cilat: 1 përgjegjës i grupit të auditimit x 45 ditë pune x 4380 lekë/d. pune =____ mijë lekë

72


2 kontrollor x 45 ditë pune x 4380 lekë/d = ____ mijë lekë

3.4 Risqet dhe sigurimi i cilësisë

Në këtë program auditimi kemi marrë në konsideratë: - - Në përfundim të auditimit, mbi bazën e të dhënave të grumbulluara, procesverbaleve, aktverifikimeve dhe shqyrtimit të shpjegimeve të subjektit të audituar, do të përgatitet Projektraporti i Auditimit, i cili do të jetë materiali bazë për hartimin e Raportit Përfundimtar të Auditimit.

3.5 Grafiku i kryerjes së auditimit.

- Paraqitja e grupit të auditimit dhe prezantimi i programit në Ministrinë e ___________ dhe Ministrinë _____________, më datë ___.___.200_.

- Informacion sipas dokumentacionit të gjetur në Ministrinë e ______dhe Ministrisë ___________ si dhe kontakte e intervista me personat përkatës që janë marrë me këtë procedurë nga data _______ deri më _________.

- Informacion sipas dokumentacionit që mund të gjejmë në (subjekt), si dhe kontakte dhe intervista me persona të ndryshëm nga data ______ deri më ________.

- Informacione të ndryshme të marrë nga media e shkruar dhe elektronike si dhe nga burime të tjera, nga data ______ deri më datë _______.

D R E J T O R

_________________ Konc;.Dak. _______.

73


Aneksi 2

Shembull pyetjesh dhe nën pyetjesh për Auditimin e performancës në Aeroportin Nënë Tereza Fushat Kyçe te Auditimit

Pyetjet Kyçe te Auditimit

Pyetje te mëtejshme auditimi Pyetje te mëtejshme auditimi

Puna e Auditimit që duhet marrë në konsideratë

1) A ishte një plan i mirë procesi për projektin?

A. A ishte zgjedhur forma e duhur për këtë projekt?

a) A është zhvilluar, për qeverinë, prioriteti ekonomik dhe transporti i aeroportit ?

Rishikoni dokumentet e politikave për të përcaktuar se çfarë rëndësie i është dhënë zhvillimit të aeroportit.

b) A ishin përcaktuar objektiva të qarta për projektin?

Rishikoni dokumentet e planifikimit fillestar për aeroportin për te përcaktuar nëse janë vendosur objektivat.

c) A kishte kryer një analizë e mire kostoje / fitimi që të përcaktohet me përafërsi kapaciteti i kërkuar për aeroportin?

Rishikoni dokumentet e planifikimit për të përcaktuar se çfarë analizash sasiore janë kryer. Përcaktoni nëse shifrat e përdorur në këtë analize kanë evidenca te mira mbështetëse për t’i justifikuar ato.

B. A është një çështje e mirë për të përdorur Koncesioni?

d) A është një çështje e mirë,për zhvillimin e aeroporti , që të justifikojë përdorimin e koncesionit?

Përcaktoni nëse është hartuar dhe rishikuar një plan-biznesi për projektin. A ishte planifikimi dhe prokurimi i azhurnuara për të pasqyruar zhvillimet gjatë hartimit të plan-biznesit.

e) A ka evidenca të qarta që dhënia me 20 vite koncesion ishte zgjidhja më e mirë për vlerën e parasë?

Përcaktoni nëse dokumentet e planifikimit ofrojnë evidence të mjaftueshme që justifikojnë përdorimin e një koncesioni.

f) A kishte modele të tjera kohëzgjatje për koncesionin?

Rishikoni analizat sasiore për të përcaktuar nëse janë modeluar kohëzgjatje të ndryshme koncesioni. Auditoni nëse ekzistojnë evidenca të qarta që koncesioni 20-vjeçar ofroi vlerën më të mirë për Qeverinë.

74


Fushat Kyçe te Auditimit




g) A kishte mundësi të tjera për zhvillimin dhe bërjen e aeroportit?

Përcaktoni nëse një vlerësim i opsioneve është kryer duke krahasuar përdorimin e një koncesioni përkundrejt metodave të tjera për të zhvilluar aeroportin.

h) A është konsultuar Qeveria me partneret përkatës për kërkesat që ata kanë për aeroportin?

Rishikoni dokumentacionin e planifikimit për të përcaktuar nivelin e konsultimeve të kryera për të përcaktuar pikëpamjet e partnereve. Intervistoni menaxherin e projektit për të parë se cilat janë procedurat e ndjekura për konsultimin.

i) A ka pasur një analize të mire të riskut në lidhje me projektin?

Përcaktoni nëse është kryer një analize risku e cila identifikoi risqet e mundshme në lidhje me projektin dhe propozimet e dhëna për mënyrën se si do të zvogëloheshin ato.

C. A ka ngritur Qeveria një strukture menaxhimi projekti për te mbikëqyrur projektin?

j) A ka pasur një axhenda reale të projektit?

Rishikoni dokumentet e planifikimit për të përcaktuar nëse vëmendja e duhur i është dhënë planifikimit të kohës për prokurimin e koncesionit.

k) A është caktuar stafi dhe këshilltarët me kualifikimet e duhura ne projekt?

Rishikoni dokumentet e prokurimit për të përcaktuar aftësitë që kishin anëtaret e grupit dhe këshilltarët. Intervistoni menaxherin e projektit dhe këshilltarët, dhe vlerësoni nivelin e ekspertizës së tyre.

75






2) A është ndjekur procesi i tenderit në mënyrë të mirë?

D. A ka shkruar Deloitte & Touche specifikimet e duhura për procesin e tenderimit?

l) A ka kryer Deloitte & Touche një studim të përshtatshëm se cilat ishin kërkesat e kapaciteteve për aeroportin, dhe a siguruan ata që kjo të pasqyrohej në specifikimet e dokumentacionit për tenderim?

Intervistoni konsulentët përkatës nga Deloitte & Touche për të përcaktuar kërkimet që ata kanë kryer. Rishikoni çdo dokument / raporte për kërkesat e aeroportit, të hartuara nga Deloitte & Touche.

m) A pasqyronin specifikimet për projektin objektivat e përcaktuara?

Krahasoni specifikimet në dokumentacionin e tenderimit me çdo objektiv të përcaktuar në fillim të procesit të planifikimit (për shembull, në plan-biznesin).

n) A ekzistojnë gjurmë të qarta auditimi që lidhin specifikimet me analizat e detajuara të kapaciteteve të nevojitur për aeroportin?

Rishikoni dokumentet e planifikimit

E. A janë ndjekur proceset ligjore në këtë proces tenderimi?

F. A është kryer menaxhim i mire i projektit për tenderimin?

o) A ka pasur grupi i menaxhimit të projektit aftësitë përkatëse për prokurim?

Rishikoni dokumentet e prokurimit për të caktuar aftësitë që kishin anëtarët e grupit dhe këshilltarët. Intervistoni menaxherin e projektit dhe këshilltarët, dhe vlerësoni nivelin e ekspertizës së tyre.

p) A ka pasur auditime të mirë të kostove të prokurimit?

A. A janë caktuar qartë buxhetet për prokurimin?

Përcaktoni nëse buxhetet për prokurimin e koncesionit ishin përcaktuar.

76






B. A janë monitoruar me kujdes kostot e këshilltarëve?

Përcaktoni se cili monitorim i kostove u krye.

C. A ka qenë kostoja e prokurimit brenda buxhetit?

q) A kanë pasqyruar kriteret e vlerësimit objektivat për projektin?

Rishikoni kriteret e përdorura për vlerësimin e ofertave dhe përcaktoni nëse ato lidhen qartë me objektivat e vendosura në dokumentet zyrtare (psh plan-biznesi) në fillimet e procesit të planifikimit.

G. A ka pasur konkurrence te mire për kontratën?

r) A ka kryer Qeveria testime të tregut për te inkurajuar ofertuesit?

Rishikoni dokumentet në lidhje me prokurimin e kontratës. Përcaktoni llojin e kërkimit të tregut të bërë.

s) A ka pasur sukses Qeveria në tërheqjen e shumë ofertave, në mënyrë që të maksimizojë tensionin e konkurrencës?

Rishikoni tenderimet për te përcaktuar se sa tendera u dhanë për koncesionin. Tre ofertues do të ishin të mjaftueshëm për të përcaktuar që ka pasur konkurrence të mirë.

H .A ishte fituesi i tenderit zgjedhja me e mirë?

t) A ka ofruar fituesi i tenderit çmimin më të mire për koncesionin?

Krahasoni çmimet e ofruara nga kompanitë që morën pjesë në tenderin e koncesionit.

u) A ishin propozimet cilësore të dhëna nga fituesi më e mira e ofertave, d.m.th cilësia e shërbimeve të propozuara?

Rishikoni vlerësimin e propozimeve të ofertuesve dhe përcaktoni nëse propozimet cilësore u vlerësuan ne mënyrën e duhur.

v) A kanë pasur negociata transparente midis çmimit dhe cilësisë?

Rishikoni procesin e vlerësimit te kryer nga Qeveria. Përcaktoni nëse është kryer një proces i qartë për balancimin e çmimit përkundrejt cilësisë, përpara se të kryhej vlerësimi aktual i tenderit.

ë) A ka pasur fituesi i tenderit një regjistrim të mire te

Kërkimet në thelb për kompaninë fituese duhet të japin detaje të konstruksioneve dhe

77






gjurmës së ndjekur? operacioneve të tjera të kryera nga kompania si dhe përvojën e saj ne menaxhimin e aeroporteve. Rishikoni vlerësimin e ofertës së kompanisë fituese për të kuptuar se ç’lloj ekspertize premtuan ata të përfshinin në projekt.

3) A është bërë një kontratë e mirë?

I. A ishte çmimi i drejte?

x) A ka qenë e aftë kompania fituese të ketë përfitime të larta nga koncesioni deri tani?

Auditoni llogaritë financiare të kompanisë fituese për të përcaktuar nivelin e fitimeve. Krahasojini këto përkundrejt çdo fitimi të parashikuar në kohën e dhënies së kontratës.

y) Si janë tarifat e aeroportit, krahasuar këto me ato të aeroporteve të ngjashme?

Krahasoni tarifat e vjelura në Aeroportin e Tiranes përkundrejt tarifave të aeroporteve të ngjashme.

J. A ka pasur alokim efektiv të riskut?

z) A përfiton Qeveria me shumë për koncesionin nëse përdorimi i aeroportit është më i lartë nga ajo çka ishte parashikuar?

Rishikoni kontratën dhe përcaktoni nëse pagesa për koncesionin varet nga përdorimi i aeroportit.

aa) A ka marre përsipër kompania fituese përgjegjësitë e rëna dakord në koncesion pa kërkuar ndryshime / reduktime në shumën e koncesionit?

Rishikoni monitorimin e kontratës nga Qeveria për të përcaktuar nëse janë përmbushur kërkesat kontraktuale.

K. A është cilësia e shërbimit të koncesionit deri ne këto momente e mirë?

ab) A janë pasagjeret, përdoruesit e aeroportit të kënaqur me cilësinë e shërbimit?

Rishikoni sondazhet e kryera për të parë nëse pasagjeret janë të kënaqur.

78


Referuar dhe Bibliografia.

- Standardet e Kontrolli të Latë të Shtetit

- Office of the Auditor General of Canada – Auditing of Efficiency.

- Imolementation guidelines for performance auditing – Standards and

guidelines for performance auditing base on INTOSAI Audit Standards and

practical experience.

- Praktika me ekspertet Holandez të NCA-së

- Manuali i ASOSAI ( http://asosai.org/R_P_auditquality/contents.htm )

- Public Sector Performance Auditing in Developing Countries

- Manuali i Kontrollit të Lartë të Shtetit (SAI-it) Bangladesh

- Manuali i Performancës së NCA

- Manuali i Kontrollit Vlerësues i Drejtimit

Documents

manuali i Auditit