Manuali i metodologjise se VNT - rks-gov.net

1

Dhjetor 2010

Registration No. 40003694713

VAT No. LV40003694713

Pulkveža Brieža str. 8-1, Riga, LV-1010,

Latvia

Tel. +371 6 7876811, Fax + 371 67871206

[email protected],

www.cpmconsulting.eu

MANUALI I

METODOLOGJISE

SE VLERESIMIT TE

NEVOJAVE PER

TRAJNIM NE SHCK

Hartimi i metodologjisë për

hulumtimin dhe analizimin e nevojave

për trajnim dhe hartimin e strategjisë

së trajnimit në SHCK

Nr. prokurimit

12100-010-84-211

Y o u r p ar t n e r s i n d ev e l o p m e n t

2

PERMBAJTJA

1. Hyrje ...................................................................................................................................................................... 3

1.1. Propozimi ..................................................................................................................................................... 4

1.2. Qëllimi .......................................................................................................................................................... 5

2. Reforma e shërbimit civil-kuadri i përgjithshëm për ngritjen e kapaciteteve ...................................................... 6

3. Vlerësimi i Nevojave për Trajnim në Nivel Strategjik dhe Organizativ ................................................................. 6

3.1. Analiza e një organizate dhe nevojat e saj për trajnim ................................................................................ 7

Plani Strategjik ....................................................................................................................................................... 7

Analiza SWOT ......................................................................................................................................................... 8

3.2. Vlerësimi i Nevojave për Trajnim në Nivel Individësh .................................................................................. 9

Shtojca A ...................................................................................................................................................................... 10

Vlerësimi i nevojave për trajnim në Nivel Strategjik dhe Organizativ ......................................................................... 10

Hapi 1 - Jep një përshkrim të gjerë të organizatës .............................................................................................. 11

Hapi 2 - Analiza të procesit kritik ......................................................................................................................... 11

Hapi 3 - Analiza e mundësive ose detyrave për të përmirësuar performancen .................................................. 12

Hapi 4 - Përmbledhja e vlerësimit të nevojave të trajnimit ................................................................................. 13

Shtojca B ...................................................................................................................................................................... 15

Analiza e nevojave individuale për trajnim .................................................................................................................. 15

PËR NJË EPROR TË DREJTPËRDREJTË .................................................................................................................... 15

2. Përgatitja për dialogun me eprorin e drejtpërdrejtë (formularët 1, 2 dhe 3) - Për një vartës ........................ 20

3. Dialogu me vartësin për nevojat e tij për zhvillim dhe trajnim të lidhura me detyrat e tij (formularët 1, 2 dhe

3) - Për eprorin ..................................................................................................................................................... 24

Shtojca C ...................................................................................................................................................................... 29

Përgatitja, miratimi dhe zbatimi i Planit Vjetor të Trajnimit të Nëpunësve Civil ......................................................... 29

PËR DEPARTAMENTIN E ADMINISTRIMIT TË SHËRBIMIT CIVIL ....................................................................... 33

1. HYRJE

Për të kryer një trajnim të nëpunësve civilë, i cili të jetë i fokusuar tek nevojat e Qeverisë në tërësi, të

secilit institucion të shërbimit civil dhe të secilit nëpunës civil që punon në këto institucione, supozohet

të kryhet sistematikisht vlerësimi i nevojave për trajnim (VNT) në tre nivelet e sipër

Në pjesën më të madhe të vendeve të BE

harte trajnimi, ekzaminohen (i) në lidhje me përparësitë dhe qëllimet strategjike, të cilat i referohen një

qasjeje nga lart - poshtë dhe (ii) në lidhje me nevojat dhe pritshmëritë individuale, e cila është

nga poshtë - lart. Të dy qasjet duket se ndërthuren në thuajse të gjitha vendet, meg

vihet njërës qasje apo tjetrës ndryshon shumë.

Për institucionet e Republikës së Kosov

theks tek realizimi i centralizuar, meqënëse Kosova po përpiqet të zbatojë reformimin strukturor të

Administratës Publike dhe në këtë rast e

së ndryshimeve. Skema më poshtë bën një par

Nevojat për trajnim nga këndvështrimi i qeverisë dhe nga këndvështrimi i institucioneve të shërbimit

civil do të pasqyrojnë qasjen nga lartë

Ajo çka lidhet me qasjen nga poshtë

civile të vendeve të tjera (sidomos në BE) është se nevojat për trajnim në këtë nivel identifikohen

përmes një dialogu të hapur midis eprorit dhe vartësit

performancës. Përse ndodh kështu:

1) Vendet e Europës Perëndimore i përfshijnë eprorët e drejtpërdrejtë në konstatimin e

nevojave për trajnim për vartësit e tyre meqënëse këta eprorë e dinë me saktësi gjendjen e

Niveli Strategjik qeveria

Niveli organizativ

Niveli individual

3


lit institucion të shërbimit civil dhe të secilit nëpunës civil që punon në këto institucione, supozohet

simi i nevojave për trajnim (VNT) në tre nivelet e sipër përmendura.

Në pjesën më të madhe të vendeve të BE-së nevojat për trajnim, të cilat mbështesin përgatitjen e një

në lidhje me përparësitë dhe qëllimet strategjike, të cilat i referohen një

në lidhje me nevojat dhe pritshmëritë individuale, e cila është

. Të dy qasjet duket se ndërthuren në thuajse të gjitha vendet, meg

vihet njërës qasje apo tjetrës ndryshon shumë.

Kosovës është një gjë pozitive ndërthurja e të dyja qasje

realizimi i centralizuar, meqënëse Kosova po përpiqet të zbatojë reformimin strukturor të

Administratës Publike dhe në këtë rast ekziston nevoja për të pasur një monitorim qendror gjatë fazës

Skema më poshtë bën një paraqitje grafike të ndërthurjes së metodave:


o të pasqyrojnë qasjen nga lartë - poshtë.

ka lidhet me qasjen nga poshtë - lart, dmth me nevojat individuale për trajnim, në shumë shërbime


përmes një dialogu të hapur midis eprorit dhe vartësit, kryesisht gjatë procesit të vlerësimit të

:



Niveli Strategjik -

Niveli organizativ

Niveli individual

DASHC/IKAP

DASHC/IKAP

Institucionet


lit institucion të shërbimit civil dhe të secilit nëpunës civil që punon në këto institucione, supozohet

përmendura.

r trajnim, të cilat mbështesin përgatitjen e një

në lidhje me përparësitë dhe qëllimet strategjike, të cilat i referohen një

në lidhje me nevojat dhe pritshmëritë individuale, e cila është një qasje

. Të dy qasjet duket se ndërthuren në thuajse të gjitha vendet, megjithatë theksi që i

të dyja qasjeve, por me një

realizimi i centralizuar, meqënëse Kosova po përpiqet të zbatojë reformimin strukturor të

ziston nevoja për të pasur një monitorim qendror gjatë fazës

aqitje grafike të ndërthurjes së metodave:


lart, dmth me nevojat individuale për trajnim, në shumë shërbime


yesisht gjatë procesit të vlerësimit të



DASHC/IKAP

DASHC/IKAP

Institucionet

4

njësive të tyre dhe të vartësve të tyre më mirë se kushdo tjetër brenda organizatës ose jashtë

saj.

2) Një tjetër arsye përse dialogu midis palëve është i hapur është se të dyja palët janë të

ndërvarura: një menaxher nuk mund të arrijë objektiva të një njësie pa kontributin e duhur të

vartësve të tij; një vartës nuk mund t’i kryejë me efektivitet detyrat e veta pa një orientim

strategjik, pa një mbështetje të prekshme nga eprori i drejtpërdrejtë.

Zakonisht, identifikimi i nevojave individuale për trajnim nuk kryhet në një kohë të caktuar të vitit, por sa

herë që diskutohet për realizimin e detyrave.

Ky manual është i strukturuar në dy pjesë kryesore:

- Në pjesën e parë hyrëse është përshkruar qasja dhe kombinimi i metodave teorike të VNT;

- Në pjesën e dytë, të organizuar në formën e shtojcave, është përshkruar procedura me hapa

konkrete që duhet të ndiqet nga secili faktor i përfshirë në modulin përkatës të VNT, formularët

që mund të përdoren, si edhe programi i punës dhe kalendari i veprimeve.

Metodologjia që do të përdoret do të perfshijë udhëzime në lidhje me hapat konkretë, modelet

mbështetëse për zhvillimin e analizës së rregullt të nevojave për trajnim në tre nivele: në nivel qeverie,

në nivel institucioni të shërbimit civil dhe në nivel të nëpunësit civil. Aktorët kryesorë që janë përgjegjës

për sistemin e ri të Vleresimit të Nevojave për Trajnim janë si më poshtë:

• Departamenti i Administrimit të Shërbimit Civil / Instituti Kosovar për Administratë Publike;

• Eprorët e drejtpërdrejtë dhe vartësit e tyre;

• Specialistët e trajnimit dhe drejtorët e Departamenteve te Burimeve Njerezore (ose njësi apo

persona të tjerë të cilët luajnë funksione të ngjashme) brenda institucioneve;

• Drejtuesit e administratave të institucioneve të shërbimit civil (dmth sekretarët e përgjithshëm,

kryeshefat ekzekutivë, etj.);

1.1. PROPOZIMI

Metodologjia e vlerësimit të nevojave për trajnim (VNT) në Shërbimin Civil të Kosovës do të jetë një

kombinim të qasjeve nga lart - poshtë dhe nga poshtë - lart, por me një menyrë te centralizuar. Kjo

metodologji do të ndihmojë te fokusojë trajnimin e nëpunësve civilë në nevojat në nivel qeveritar, në

nivel organizativ dhe në nivel individual, sipas prioriteteve të identifikuara për secilin nivel. Rolin e

institucionit koordinues do ta luajë Departamenti i Administrimit të Shërbimit Civil. Sistemi i propozuar i

VNT për Kosovën paraqitet në diagramin e mëposhtëm:

Praktika ekzistuese e vlerësimit të nevojave për trajnim në Kosovë nuk mbulon siç duhet nevojat në nivel

strategjik dhe në nivel organizativ. Nevojat

vlerësuar në mënyre te kujdesshme ose sistematikisht. Për këtë qëllim kutitë me ngjyrë te verdhë

përfaqësojnë elementët e rinj të nevojshëm në sistemin e vlerësimit të nevojave për trajnim.

1.2. QËLLIMI

Departamenti i Administrimit të Shërbimit Civil

në vlerësimin e kapaciteteve aktuale në administratën publike Kosovare, në kuadrin e implementimit të

strategjive ekzistuese dhe të zhvillimit të st

përqëndrohen në adresimin e nevojave të mësipërme.

Manuali është një dokument i rëndësishëm për tu përdorur për trajnimin e Menaxhereve dhe

Departamenteve të Burimeve Njerëzore në institucionet e Qev

për të zhvilluar plane për ngritjen e kapaciteteve.

Mënyra më e rëndësishme është që institucionet e përfshira në Shërbimin Civil duhet të jenë në gjendje

të identifikojnë nevojat e tyre për ngritjen e kapaciteteve

në linjë me kompetencat në fushat e caktuara. DASHC mund të qëndrojë në pozicionin e dhënies së këshillave për institucionet lidhur me programet e trajnimit që nevojiten, duke i lënë atyre kompetencën

e plotë të zhvillimit të analizës. Por, institucioneve

analizë dhe DASHC duhet të rekomandojë mënyra dhe rrugë praktike në mënyrë që të zhvillojë dhe

zbatojë programet e trajnimit.

5


strategjik dhe në nivel organizativ. Nevojat individuale për trajnim të secilit nëpunës civil nuk janë



Departamenti i Administrimit të Shërbimit Civil është përballë sfidës për të qënë një institucion


strategjive ekzistuese dhe të zhvillimit të strategjive të reja për qeverinë qëndrore

përqëndrohen në adresimin e nevojave të mësipërme.


Departamenteve të Burimeve Njerëzore në institucionet e Qeverisë së Kosovës, se çfarë duhet të bëjnë

për të zhvilluar plane për ngritjen e kapaciteteve.

më e rëndësishme është që institucionet e përfshira në Shërbimin Civil duhet të jenë në gjendje

të identifikojnë nevojat e tyre për ngritjen e kapaciteteve, në lidhje me objektivat e tyre organizative dhe


të të zhvillimit të analizës. Por, institucioneve qëndrore zakonisht i mungon kapaciteti për këtë



secilit nëpunës civil nuk janë



për të qënë një institucion kryesor


rategjive të reja për qeverinë qëndrore, të cilat do të


farë duhet të bëjnë

më e rëndësishme është që institucionet e përfshira në Shërbimin Civil duhet të jenë në gjendje

, në lidhje me objektivat e tyre organizative dhe


zakonisht i mungon kapaciteti për këtë


6

2. REFORMA E SHËRBIMIT CIVIL-KUADRI I PËRGJITHSHËM PËR NGRITJEN E

KAPACITETEVE

Praktika ka treguar që pengesa kryesore në përmirësimin e eficencës dhe efektivitetit të shërbimit publik

qëndron në organizimin dhe mungesën e kapaciteteve. Këto anë të dobta mund te jenë të lidhura me

• mënyrën e veprimit të zyrtarëve politikë dhe menaxherëve administrativë për zhvillimin e

politikave dhe procesin e implementimit të tyre,

• strukturë organizimi jo optimale,

• proceset e punës janë jo të plota, ose të ngatërruara,

• mungesa e aftësive.

Mekanizmat për koordinimin e politikave mund të kenë nevojë për përmirësim për të mbështetur institucionet në zbatimin e planeve strategjike, të cilat krijojnë bazat e një performance të mirë të

sistemit të menaxhimit. Për këtë, menaxherët duhet të zhvillohen për mirëstrukturimin e organizatës

dhe për zhvillimin e kapaciteteve, që të koordinojnë, zhvillojnë, monitorojnë dhe kontrollojnë zbatimin e

politikave.

Janë një sërë fusha reformash të lidhura me përmirësimin e performancës organizative, raste në të cilat

trajnimi është një mjet për të ndryshuar cilësinë e shërbimit:

• Përmirësimi i kapaciteteve për të përcaktuar qëllimet e politikave, aprovimin e strategjive dhe

sigurimin e monitorimit të treguesve të performancës;

• Aftësitë për të siguruar që struktura organizative është në linjë me kompetencat më të rëndësishme të institucionit dhe ofron performancë organizative efiçente të tij;

• Forcimi i kapaciteteve për funksione të veçanta administrative: planifikim strategjik dhe

operativ, koordinim dhe mbikqyrje e institucioneve të varësisë, monitorimin e performancës

dhe sistemet përgjegjës, menaxhimi dhe vlerësimi i personelit, raportimi i rezultateve;

• Rishikimi i përshkrimit të punës të personelit dhe planet e punës individuale, në mënyrë që ato ti

përshtaten strukturës organizative të rishikuar.

• Identifikimi i nevojave për trajnim dhe kërkesave për ngritje kapacitetesh;

• Sigurimi i ndihmës për menaxherët që të lehtësojnë ristrukturimin dhe rimodelimin e

procedurave dhe proceseve të aktivitetit, si dhe mbështetja për identifikimin e objektivave

SMART për matjen e performancës;

• Rishikimi i mekanizmit të menaxhimit të vlerësimit të performancës, i cili lejon organizatat

qeveritare që të kenë të gjitha elementet dhe burimet për ofrimin e shërbimeve cilësore;

• Zhvillimi i standarteve të shërbimit publik dhe shpërndarja e tyre në të gjitha institucionet;

• Sigurimi që menaxherët marrin përsipër jo vetëm rolin e menaxhimit por edhe të udhëheqjes.

Më poshtë do të bëjmë një paraqitje të VNT në të tre nivelet e parashikuara.

3. VLERËSIMI I NEVOJAVE PËR TRAJNIM NË NIVEL STRATEGJIK DHE ORGANIZATIV

Niveli strategjik: në mënyrë që të krijojnë bazat për ndërtimin e një plani të gjerë strategjik për ngritjen

e kapaciteteve në nivelin qeveritar, duke u përqëndruar në Strategjitë Kombëtare, institucionet

7

qëndrore si Zyra e Kryeministrit, Ministria e Integrimit, Ministria e Ekonomisë dhe Financave dhe

Ministria e Administratës Publike / DASHC, duhet të diskutojnë proceset dhe politikat më të

rëndësishme që institucionet qendrore të shtetit pretendojnë ti zbatojnë. Nevojat mund të ndryshojnë

çdo vit, paralelisht me zhvillimin e programeve dhe reformave të reja qeverisëse. Pavarësisht, gjithmonë

ka një nevojë për ngritjen e kapaciteteve të stafeve ministrore që të zbatohen dhe zhvillohen politikat dhe të përdorin sistemet strategjike të monitorimit. DASHC dhe IKAP duhet të luajnë një rol strategjik në

marrjen pjesë në këto negociata, në mënyrë që të hartohen plane afatgjata për ngritjen e kapaciteteve.

Pas konsultimeve dhe feedback të marrë nga këto institucione, DASHC harton një listë me fushat

prioritare, në të cilat është e nevojshme ndërhyrja nëpërmjet trajnimit. Bashkë me stafin e përzgjedhur

nga këto institucione dhe stafin e IKAP vendoset për programet e trajnimit.

Niveli Organizativ: bazuar në fushat e përgjithshme të trajnimit, hapi pasardhës lidhet me konsultimin e

institucioneve (ministritë, agjencitë, etj), me qëllim përcaktimin më specifik të nevojave për prioritetet e

ngritjes së kapaciteteve - trajnimet për sektor që kanë të nevojshme implementimin e politikave dhe

programeve të ndryshme, në bazë të kërkesave të sektorëve. Nevoja të tilla janë komplekse dhe shpeshherë shumë të veçanta. Në këto raste duhet që DASHC/IKAP të luajnë një rol orientues /

këshillues për percaktimin e prioriteteve. Një bashkëveprim i tillë do të mundësojë hartimin e

programeve të trajnimit më të mirë dhe më të përshtatshëm për nevojat e Shërbimit Civil.

3.1. ANALIZA E NJË ORGANIZATE DHE NEVOJAT E SAJ PËR TRAJNIM

Në kryerjen e kësaj analize qëllimi është të vlerësohen nevojat për kompetenca, në mënyrë që

organizata të realizojë misionin dhe objektivat e saj. Vlerësimi duhet të bëhet nga grupi i menaxherëve,

duke përfshirë persona të rëndësishëm nga stafi dhe nga departamenti i burimeve njerëzore.

Komponentet kryesore janë:

1. Karakteristikat e organizatës.

2. Identifikimi dhe analizimi i proceseve kryesore dhe më të rëndësishme për plotësimin e misionit

dhe strategjisë.

3. Identifikimi i aktiviteteve parësore që kanë të bëjnë me krijimin e produkteve dhe shërbimin,

çfarë do dali në treg në formën e outputit dhe vlerës. 4. Mbështetje e aktiviteteve që ndihmojnë në ekzekutimin e aktiviteteve parësore si burimet

njerëzore, menaxhimi financiar, IT etj.

5. Vlerësimi i hendekut të kompetencave dhe minimizimi i tij.

6. Analizimi i veprimeve që duhen marrë nga DASHC/IKAP ose i mënyrave të tjera për të mbyllur

hendekun.

PLANI STRATEGJIK

Në fillim të planit strategjik, një vlerësim duhet të bëhet në mënyrë që të dimë se ku jemi tani (duke

përfshirë anët e forta dhe të dobëta) dhe vlerësimi i mjedisit të organizatës (mundësitë dhe risqet). Pasi

organizata dhe mjedisi i saj janë vlerësuar, një analizë tjetër ilustron shkaqet e situatës ku ndodhemi, në

mënyrë që të kemi mundësi të krijojmë një ide për të ardhmen dhe si të arrijmë atë. Kjo përfshin

zhvillimin e organizatës dhe stafit të saj. Më poshtë shpjegohen një metodë ndër më të përdorurat në

këtë fushë, ndërsa detaje të tjera jepen në shtojcat.

8

ANALIZA SWOT

Analiza SWOT është një mjet për të analizuar një situatë, divizion, departament ose një organizatë të

tërë. Akronimi qëndron për anët e forta dhe të dobëta (Strengths and Weaknesses) – të cilat janë

çështje të brendshme të organizatës, si edhe Mundësitë dhe Rreziqet (Opportunities and Threats), -të

cilat janë çëshjet e jashtme që kanë të bëjnë me ambientin ku organizata vepron.

Ndonjëherë Kufizimet përfshihen në Rreziqet, ose lihen kufizime nëse nuk ka rreziqe. Një analizë SWOT

është një mënyrë e thjeshtë për të përshkruar çdo situatë dhe për të identifikuar karakteristikat më të

rëndësishme që ndikojnë në organizatë, departament ose divizion, ose që mund të influencojnë

organizatën në një të ardhme të afërt. Është një metodë e ekuilibruar dhe shqyrton aspektet pozitive

dhe negative.

Informacioni për një analizë SWOT mund të përfitohet me anë të shkëmbimit të mendimeve

(brainstorming), intervistave, studimeve, dhe anketimeve, ose duke kombinuar këto metoda. Nëse diçka

është parë si anë e fortë dhe anë e dobët në të njëjtën kohë, duhen kryer analiza të mëtejshme për të

qartësuar se çfarë ane është e fortë dhe çfarë e dobët.

Si fillim bëhet një vlerësim i organizatës dhe ambientit të saj. Pyetjet kryesore janë:

� Ku jemi ne tani?

� Si po shkojmë?

� Çfare po ndodh rreth nesh?

Pasi ti përgjigjemi këtyre pyetjeve, mund të pyesim:

� Në çfarë drejtimi duam të shkojmë? � Çfarë duam të arrijmë / cilat janë synimet tona?

Pyetjet strategjike mund të jenë:

� Sa mirë mund ti arrijmë pikësynimet; çfarë rruge strategjike duhet ndjekur?

� Çfarë rrugësh dhe mënyrash mund të përdorim më mirë për të arritur qëllimet tona?

� Si mund të përdorim më mirë burimet njerëzore, sistemet dhe procedurat?

� Ku duhet ti përqëndrojmë burimet tona (p.sh. përmirësimi i përdorimit të burimeve njerëzore,

zhvillimi i kompetencave dhe përmiresimi i proceseve)?

� Çfarë duhet të fillojmë/përfundojmë/vazhdojmë të bëjmë?

� Si mund ti japim formë organizatës që të arrijë në mënyrën më të mirë nevojat për të ardhmen (struktura organizative dhe kultura)?

Një mënyrë për këtë proces është menaxhimi me objektiva. Duke nxjerrë informacion nga misioni dhe

vizioni i organizatës, objektivat janë të ndërtuara për fusha të ndryshme prodhimi ose procesesh, duke informuar çfarë duhet të arrihet. Në mënyrë që të arrihen objektivat, aktivitetet duhet të qartësojnë se

si ta arrijnë atë. Në këtë nivel duhen nxjerrë kostot dhe duhen vlerësuar burimet për inputin e kërkuar.

Hapi tjetër është të japim outputin e pritshëm,- kjo jep rezultatet e pritshme. Indikatorët për të

vlerësuar progresin gjithashtu duhen parë si rreziqe dhe supozime për të vlerësuar suksesin e

mundshëm të objektivave.

Në mënyrë të detajuar hapat e realizimit të Vlerësimit të Nevojave për Trajnim në këto nivele

paraqiten në shtojcën A të këtij manuali.

9

3.2. VLERËSIMI I NEVOJAVE PËR TRAJNIM NË NIVEL INDIVIDËSH

Analiza e nevojave individuale/grupit: menaxherët janë përgjegjës për përdorimin sa më të mirë të burimeve që ata kanë, duke përfshirë asetin më të rëndësishëm - stafin. Për menaxherët ka një numër

instrumentesh dhe procesesh për tu përdorur, në mënyrë që të vlerësohen nevojat për ngritje

kapacitetesh. DASHC luan një rol mbështetës dhe këshillues, duke përdorur manualet VNT dhe duke

ofruar kurse trajnimesh për menaxherët dhe stafin e Menaxhimit të Burimeve Njerëzore, në mënyrë që

ata të maksimizojnë rezultatet e përpjekjeve të tyre.

Vlerësimi i nevojave individuale ka për bosht kryesor procesin e vlerësimit të performancës së

nëpunësve civilë, megjithëse nuk është i kufizuar në këtë të fundit. Meqënëse gjatë procesit të

vlerësimit të performancës eprori dhe vartësi diskutojnë sëbashku për arritjet dhe realizimin e

objektivave individuale gjatë vitit, atëhere është e mundur edhe diskutimi lidhur me kapacitetet aktuale

dhe kapacitetet e kërkuara nga pozicioni i punës (identifikimi i hendekut të kompetencave) dhe

përcaktimi nëse ky hendek mund të zvogëlohet nëpërmjet proceseve trajnuese.

DASHC pasi të përfundojë kompletimin e këtyre hapave të kërkuar mund të caktojë IKAP të zhvillojë

kurrikulat dhe programet e trajnimit dhe të përcaktojë trajnerët. Programet e trajnimit dërgohen në

institucionet qëndrore dhe kërkohen përgjigje për pjesëmarrjen e mundshme, që shërben si bazë për

kalendarin vjetor të trajnimeve.

Hapat e realizimit të Vlerësimit të Nevojave për Trajnim në këto nivele paraqiten në shtojcën B të këtij

manuali

10

SHTOJCA A VLERËSIMI I NEVOJAVE PËR TRAJNIM NË NIVEL STRATEGJIK DHE ORGANIZATIV

Ky ushtrim ka per qëllim të realizohet nga DASHC/IKAP si pjesë e një dialogu me një

ministri/organizatë/departament. Jep një drejtim sesi një plan i plotë për ngritjen e kapaciteteve

duhet zhvilluar si punë më analitike që duhet të kryhet nga organizata vetë.

Qëllimi është të analizohen nevojat për ngritjen e kapaciteteve, nga kjo nxirren se çfarë mund ti

drejtohen trajnimit, diskutimit me grupe organizatash dhe, bazuar në këto të dhëna, zhvillon një

program trajnimi i cili përmirëson këto nevoja.

Përgatitjet për DASHC/IKAP:

1. Të lajmerojë ministrinë të paktën 2 javë para takimit të parë

• Qëllimi i takimit dhe çështjet që duhen mbuluar janë përcaktimi i detyrave, identifikimi i

trajnimeve që kanë të bëjnë me rezultatet e pritshme të organizatës.

• Të listojë çështjet që do diskutohen në mënyrë që organizata të jetë mirë e përgatitur.

• Të përshkruhet rezultati i menduar i VNT.

• Koha, vendi dhe kohëzgjatja e diskutimit.

2. Para se të vendoset takimi me ministritë, DASHC/IKAP duhet të fillojë të përgatitet që të njohë

organizatën. Ky proces do të përfshijë disa kërkime dhe studime të disa dokumentave. Është e

nevojshme që stafi i DASHC/IKAP të jetë i mësuar me:

• Politika udhezuese ose dokumenta ligjor si psh. Strategjinë e sektorit, Planin e integruar të ministrisë dhe çdo dokument tjetër të rëndësishëm që duhet.

• Struktura dhe stafi.

• Sfidat që do të hasi të përshkruara në raporte të ndryshme të Qeverisë të Kosovës,

Komisionit Europian etj.

• Trajnime aktuale ose të mëparshme

Hapave të mëposhtme duhet t’ju kthehet përgjigje dhe përgjigjet të dokumentohen. Duhet informuar

organizata me anë të një shkrese zyrtare.

Prezenca e rekomanduar për hapat 1-3

• Drejtori i departamentit

• Drejtuesit e divizioneve

• Drejtori i departamentit të burimeve njerëzore në ministri

11

HAPI 1 - JEP NJË PËRSHKRIM TË GJERË TË ORGANIZATËS

Çfarë duhet të mbulohet? Për të gjithë organizatën

• Misioni i organizatës.

• Orientimi strategjik. Kjo mundëson orientimin për çdo udhëzim dhe planifikim. A ka ndonjë

vendim politik që veçanërisht drejton organizatën? Çfarë politikash, direktivash apo standarte të

EU ndikojnë organizatën?

• Objektivat strategjike (duke marrë para sysh ndryshimet në mjedis, të cilat kontribuojnë në misionin dhe strategjinë e organizatës

• Përshkruaj fushat kryesore të biznesit. Kjo nënkupton produktet dhe shërbimet që ofrojmë për

klientët ose qytetarët. Në çfarë aktivitetesh të fushave kryesore është më e shpeshtë të ndodhin

gabime dhe defekte?

• Përshkruaj fushat kryesore të mbështetjes. Shembuj jane Departamenti i Burimeve Njerëzore,

marrëdhëniet me publikun, financa, IT etj. Ku ndodhin gabime dhe defekte?

Për njësinë e analizuar

• Si kontribuon njësia në arritjen e objektivave strategjikë të ministrisë

• Kush janë klientet e organizatës (të jashtëm dhe të brendshëm)

• Cilat janë produktet dhe shërbimet e prodhuara

• Cilat janë aktivitet kryesore

HAPI 2 - ANALIZA TË PROCESIT KRITIK

Qëllimi është të zbulojmë se cilat janë anët e forta dhe të dobëta. Pasi nuk është e mundur të bëjmë

një analizë SWOT, çështjet që vijojnë mund të ngrihen me anë të intervistave. Një aspekt i rëndësishëm këtu është të besojmë informacionin nga organizata lidhur me fushat e dobëta dhe mundësitë dhe

rreziqet që kanë të bëjnë me anët e dobëta.

Nëse keni mbledhur informacion të mjaftueshëm për organizatën që merrni në pyetje dhe vlerësimin e

fushave të përmirësuara të organizatës, ky është mometi që të filloje diskutimi me departamentet.

Intervista duhet të mbulojë fushat si më poshtë:

• Çfarë rezultatesh do organizata të arrijë? Kjo duhet të vihet në pah nga strategjitë e sektorit dhe planet respektive, dokumenta të tjerë strategjike.

• Cilat procese që ofrojnë shërbime dhe produkte jane më sfidues, duke marrë në konsideratë

performancën, ndryshimet strategjike, legjislacionin e ri etj? Cilat janë proceset e reja ose

aktivitete që do të fillojnë? Çfarë do të bëjnë ndryshe?

• Përshkruaj çdo proces sfidues në lidhje me aftësitë dhe njohuritë e kërkuara. Kjo duhet të bëhet

për aktivitetet dhe fushat e mbështetjes që pamë në hapin e parë.

• Çfarë përmirësimesh janë të nevojshme të bëhen për çdo proces sfidues në mënyrë që ta bëjmë procesin më efektiv dhe më efiçent.

Në lidhje me proceset sfidues:

12

• Çfarë kompetencash (njohuri, aftesi, teknika dhe sjellje) duhen për të prodhuar çdo

shërbim/produkt?

• Cilat jane kompetencat aktuale që janë të pranishme në organizatë?

HAPI 3 - ANALIZA E MUNDËSIVE OSE DETYRAVE PËR TË PËRMIRËSUAR PERFORMANCEN

Bazuar në informacionin e mbledhur më sipër DASHC/IKAP, së bashku me organizatën, do të listojnë çështjet kryesore që do të zhvillojë.

Pyetje për tu përgjigjur në mënyrë që të plotësojnë kërkimet gjatë hapit të 2 mund të jenë:

• Çfarë aftësish duhet të ketë stafi në mënyrë që të bëhen aktivitete të përshkruara në planin

strategjik, në kuptim të zhvillimit të politikave/shërbimeve që do të jepen.

• Konkretisht çfarë kompetencash teknike kërkohen.

• Çfarë kompetencash specifike në sjellje duhen.

Shënim: Çfarë tregohet në tabelën e mëposhtme nuk përbën akoma një plan trajnimi. Çfarë është

përmendur në kolonën e parë janë thjesht shembuj, si udhërrëfyes se si të dallohen detyrat që kërkojnë

trajnim.

Emri i organizatës

Emri i Menaxherit Data e intervistës Lista e detyrave kryesore që kërkojnë zhvillimin e kompetencave.

Përshkruaj kompetencat e dëshiruara që të kryhet detyra

Përshkruaj nivelin e hendekut 1 i ulët-5 shumë i lartë, e cila do të tregojë prioritet

Ndërhyrjet e sugjeruara për të zvogëluar hendekun

Aftësia per të zhvilluar

planin vjetor të trajnimit Plani i trajnimeve i

korrespondon

nevojave për trajnim

kërkuar nga klientet

3 Nevoja për të mësuar

si të vlerësohet

zhvillimi i nevojave në

mënyrë që të

mbështesim klientet. Aftësia për të përfaqësuar

Kosovën në organizatat

ndërkombëtare

Aftësitë për të kuptuar

standartet Kosovare dhe

Europiane ne fushat

kryesore të biznesit.

Aftësia për të marrë në

konsideratë dhe

implementuar reformat

Aftësia e kuadrit ligjor dhe

normativ.

13

Aftësia për të menaxhuar

dhe udhëhequr

Aftësia për të zhvilluar

propozime projektesh per

financimet IPA

Aftësia për të zhvilluar dhe

formuluar politika

Aftësia për të zhvilluar

buxhete

Aftësia për menaxhimin e

mjedisit

Etj...shtoni rrjeshta për

fushat që mbulohen nga

ministritë përkatëse

b. Lista e detyrave të rëndësishme që mund të kryhen me raste

Përshkruaj kompetencat e dëshiruara që të kryhet detyra

Përshkruaj nivelin e hendekut 1 i ulet-5 shumë i lartë, e cila do të tregoj prioritet

Ndërhyrjet e sugjeruara për të zvogëluar hendekun

Aftësi për të zbatuar

strategjikisht përdorimin e IT

Njohja e gjuhëve të huaja Aftësia për të promovuar

menaxhimin me pjesëmarrje

c. Lista e detyrave të rëndësishme që mund të shfaqen në të ardhmen

Përshkruaj kompetencat e dëshiruara për të kryer detyrat

Problemet kryesore që mund të hasen

Mbështetja e kërkuar

Aftesia për të implementuar

strategji që janë të lidhur me sisteme të ndryshme

Aftësia për të menaxhuar asetet dhe detyrimet

HAPI 4 - PËRMBLEDHJA E VLERËSIMIT TË NEVOJAVE TË TRAJNIMIT

Vlerësimi është bërë i ditur duke përshkruar hendekun e mësipërm, dhe tashmë mund të përmblidhet në prespektiva afatshkurtra. Kjo do të listojë tranimet që kanë një hendek 4ose 5 me një prezencë të

lartë, që është trajnim me nevoja prioritare që shqetësojnë stafin.

14

Detyra që kanë nevojë për trajnim Kapaciteti i rritur nga sugjerimi i trajnimit Aftësia për të zhvilluar veprimtari në bazë të

standarteve Europiane Trajnim për legjislacionin Europian

Aftësia për të zhvilluar projekt propozime për

fondet IPA Trajnime si të përgatiten projektet IPA

Ngritja e kapaciteteve me rëndësi të madhe, që ka një rëndësi strategjike të veçantë, por me pjesëmarrje relativisht të ulët dhe për një pjesë të vogël të shërbimit civil.

Detyrat që kanë nevojë për trajnim Kapaciteti i rritur nga sugjerimi i trajnimit Analiza politikash dhe rishikime Trajnimi në zhvillimin dhe transfromimin e

politikave në planet veprues Aftësi të kryhen inspektime tregu Trajnim për inspektim ose mbikëqyrjen e

tregut.

Ngritja e kapaciteteve që ka një prioritet të madh por jo të rëndësishëm

Detyrat që kanë nevojë për trajnim Kapaciteti i rritur nga sugjerimi i trajnimit Aftesia për të përgatitur një raport të mirë dhe

memo Trajnim për shkrimin e raporteve dhe memove

15

SHTOJCA B ANALIZA E NEVOJAVE INDIVIDUALE PËR TRAJNIM

Në pjesën e parë të këtij manuali (Përgatitja për dialog me vartësin) jepen udhëzimet për eprorët e

drejtpërdrejtë se si të përgatiten për të kryer dialogun me vartësit e tyre.

Në pjesën e dytë (Përgatitja për dialog me eprorin e drejtpërdrejtë) jepen udhëzime për vartësit se si të

përgatiten për të kryer dialogun me eprorët e tyre të drejtpëdrejtë.

Në pjesën e tretë (dialogu me vartësin në lidhje me nevojat e tij për trajnim dhe zhvillim, të cilat lidhen

me detyrat e vartësit) jepen udhëzime për eprorët e drejtpëdrejtë se si ta kryejnë dialogun me vartësit e

tyre dhe se si të nxjerrin, si rezultat, Planet Individuale të Zhvillimit dhe të Trajnimit për vartësit e tyre.

PËRGATITJA PËR DIALOG ME VARTËSIN (FORMULARËT 1, 2 AND 3)

PËR NJË EPROR TË DREJTPËRDREJTË

DETYRAT, MODELET

Detyrat Modelet

1. Nisja e një marrëveshjeje (ose miratimi i propozimit të një

vartësi për të bërë një dialog të tillë) me një vartës për të bërë

një dialog të hapur për nevojat e tij për zhvillim dhe trajnim në

lidhje me detyrat e tij.

2. Përgatitja për dialog me vartësit:

• Hartimi i vlerësimit të detyrave të të gjithë vartësve.

• Hartimi i planeve individuale të zhvillimit për të gjithë

vartësit.

• Hartimi i planeve individuale të trajnimit për të gjithë

vartësit.

3. Kryerja e dialogëve të hapur me të gjithë vartësit për nevojat e

tyre për zhvillim dhe trajnim të lidhura me detyrat e tyre dhe

rënia dakort me ta për vlerësimin e detyrave, planet individuale

të zhvillimit dhe planet individuale të trajnimit.

4. T’i jepen njësisë së personelit (ose njësive apo personave të

tjerë me funksione të ngjashme) vlerësimet e detyrave, planet

individuale të zhvillimit dhe planet individuale të trajnimit të të

gjithë vartësve.

Formulari 1: Vlerësimi i detyrave.

Formulari 2: Plani individual i zhvillimit

Formulari 3: Plani individual i trajnimit

16

SI TA KRYEJMË - HAPAT 1-7:

1. Bini dakort me vartësit (Ju ose ata mund ta nisin një proces të tillë marrëveshjeje) për të diskutuar pas

disa ditësh (ose pas një jave) për nevojat e vartësit për zhvillim dhe trajnim. Një bisedë e shkurtër për të

përvijuar atë që do të diskutohet do të ndihmonte shumë vartësin për t’u përgatitur për këtë takim. Për ta ulur frikën dhe ankthin, e informoni vartësin për orën, datën, vendin dhe arsyen e takimit/ do të ishte

mirë t’i thuhej vartësit:

a. Qëllimi i takimit.

b. Marrëdhënia e këtij takimi me diskutimet e tjera me eprorin

c. Temat që do të trajtohen në takim (vlerësimi i detyrave, nevojat për zhvillim dhe trajnim të

lidhura dhe detyrat e vartësit).

d. Përgatitja e nevojshme — a duhet të sjellë ndonjë gjë vartësi apo a duhet të bëjë ndonjë gjë

paraprakisht? (Po – të përgatiten drafte të “Vlerësimit të detyrave”, “Planit individual të

zhvillimit”, dhe “Planit individual të trajnimit”). e. Orën dhe vendin e diskutimit.

f. Kohëzgjatjen e mundshme të diskutimit (afërsisht një orë).

2. Brenda kësaj kohe përgatituni për diskutim duke hartuar “Vlerësimin e detyrave”, “Planin individual të

zhvillimit”, dhe “Planin individual të trajnimit” për vartësin tuaj. Niseni këtë gjë duke hartuar vlerësimin e detyrave

të vartësit.

2.1. Rendisni detyrat e vartësit në katër pjesët e mëposhtëme (formulari 1 “Vlerësimi i detyrave”):

a. Rendisni detyrat kryesore që

kryen normalisht vartësi

b. Rendisni detyrat kryesore që kryen me raste vartësi

c. Rendisni detyra të

rëndësishme të cilat pritet të

kryerjë vartësi (më rrallë)

d. Rendisni detyra të rën-

dësishme të cilat vartësi nuk i

kryen tani por të cilat mund t’i

kërkohet t’i kryejë në të

ardhmen (mund të lidhet edhe

me lëvizjet e dëshiruara në pozicione të tjera)

2.2. Shkruani nëse mendoni se vartësi ka nevojë për ndihmë/mbështetje/informacion/këshilla për t’i kryer këto

detyra (po ose jo). Nëse po atëherë shpjegoni shurtimisht se për çfarë lloj

ndihmë/mbështetje/informacion/këshilla ka nevojë vartësi sipas mendimit tuaj.

2.3. Nëse i jeni përgjigjur Po pyetjes së mëparshme, shkruani edhe nëse ju apo kolegët e vartësit mund t’ia ofrojnë

këtë ndihmë/mbështetje/informacion/këshilla. Nëse Po, përcaktoni nga kush.

Formulari 1 Vlerësimi i detyrave

Nëpunësi civil (emër, mbiemër, pozicioni): Data:

Lista e detyrave Për të kryer këto detyra a nevojitet ndihmë/mbështetje/informacion/këshilla? (Po ose Jo). Nëse Po, përse dhe çfarë lloj ndihmë/mbështetje/informacion/këshilla nevojitet?

A mund të jepet kjo ndihmë/mbështetje/informacion/këshilla nga kolegët apo nga eprori i drejtpëdrejtë? (Po ose Jo) Nëse Po, nga kush?

a.Detyrat kryesore që kryen normalisht nëpunësi civil - - -

b. Detyrat kryesore që kryen me raste nëpunësi civil - -

c. Të tjera detyra të rëndësishme të cilat pritet te kryejë nëpunësi civil (më rrallë) - -

d. Detyra të rëndësishme të cilat nëpunësi civil nuk i kryen tani por që mund t’i kërkohet t’i kryejë në të ardhmen (mund të lidhet edhe me lëvizjet në punë) --

SHENIM: nderkohe që rendisni

detyrat e vartesit merrni parasysh

objektivat jo vetem te njesise

suaj, por edhe te te gjithe

institucionit dhe qeverise.

17

Për shembull, kutitë e formularit 1 “Vlerësimi i detyrave” mund të mbushen si më poshtë:

Lista e detyrave Për të kryer këto detyra a nevojitet

ndihmë/mbështetje/informacion/këshilla? (Po

ose Jo).

Nëse Po, përse dhe çfarë lloj

ndihmë/mbështetje/informacion/këshilla

nevojitet?

A mund të jepet kjo ndihmë /

mbështetje/informacion/këshi

lla nga kolegët apo nga eprori i

drejtpëdrejtë? (Po ose Jo)

Nëse Po, nga kush?

c. Të tjera detyra të

rëndësishmetë cilat pritet

te kryejë nëpunësi civil

(më rrallë)

c.1. Të përgatisë një draft

të X programi

c.2. Të hartojë një raport

në lidhje me YYY

c.1. Po, sepse për këtë program ai ka nevojë të

përdorë programin “Microsoft Excel”, por unë e

shoh që ai nuk di ta përdorë këtë program.

Mbase ka nevojë të trajnohet për këtë ose të

ndihmohet nga kolegë më me përvojë.

c.2. Po, sepse jam zhgënjyer nga raporti që

hartoi herën e fundit. Kështu që mendoj se

duhet të marrë këshilla nga kolegët më me

përvojë të cilët dinë si ta shkruajnë një raport.

c.1. Po, nga kolegë me

përvojë.


përvojë.

3. Nëse përgjigja juaj në hapat 2.2 dhe 2.3 ishte Po, atëherë ka mundesi qe te kete Nevojë Zhvillimi për

vartësin (nëse lidhet me pikat e tij të forta të pazhvilluara, si psh mungesë njohurie, aftësie ose përvoje),

e cila mund të plotësohet në punë me ndihmën tuaj ose me ndihmën e kolegëve me më shumë përvojë

të vartësit. Në formularin 2 “Plani individual i zhvillimit” rishkruani shpjegimin tuaj se për çfarë lloj

ndihmë/mbështetje/informacion/këshilla ka nevojë vartësi dhe nga kush si edhe tregoni se kur do të

donit që ta merrte ai atë.

Formulari 2 Plani Individual i Zhvillimit

Për të plotësuar nevojat e zhvillimit në punë

ndihmë/mbështetje/informacion /këshilla që nevojitet

Nga kush (epror ose koleg)

Deri kur

Vërejtje në lidhje me ecurinë (Për vitin e ardhshëm)

18

Për shembull, kutitë e formularit 2, “Plani Individual i Zhvillimit” mund të plotësoheshin kështu:

ndihmë/mbështetje/informacion/kë

shilla që nevojitet

Nga kush

(epror ose koleg)

Deri kur

Vërejtje në lidhje

me ecurinë

Për vitin e

ardhshëm)

T’i shpjegohet si të shkruajë raporte

pa gabime.

Kolegë me më

shumë përvojë

Deri më 10

tetor 2011.

Të ndihmohet për të përdorur

programin “Microsoft Excel”

Kolegë me më

shumë përvojë

Deri më 15

nëntor 2011

4. Nëse jeni përgjigjur “Po” në hapat 2.2 dhe 2.3, por nuk lidhet me mungesën e njohurive, aftësive apo

përvojës së vartësit, por me gjëra të cilat nuk mund t’i ketë nën kontroll, atëherë kjo detyrë ka pengesa të cilat mund të eleminohen vetëm nga ju. Në tabelën e mëposhtme do të gjeni shembuj të llojeve më

tipike të këtyre pengesave. Shënoni me (X) ato pengesa të cilat mendoni se ia vështirësojnë vartësit

kryerjen e detyrës, por kushtojuni vëmendje vetëm atyre pengesave të cilat mendoni se përsëriten

shpesh dhe të cilat pengojnë punën e vartësit tuaj.

Pengesa të jashtme Shënoni me ( X)

1. Mungesë burimesh (përfshirë kohën) dhe teknologjish.

2. Kushte të papërshtatshme pune (të prekshme, psh tryezë pune, dhe të

paprekshme, psh zhurmë, marrëdhënie jo të mira njerëzore).

3. Detyra, objektiva, qëllime të paqarta.

4. Emërim i papërshtatshëm i vartësit në atë pozicion, ose caktim i

papërshtatshëm përgjegjësie për një detyrë

5. Rregulla, procedura jo të duhura

6. të tjera……………………………………………………………………

Nëse keni vënë re ndonjë lloj të këtyre pengesave, diskutojeni këtë informacion gjatë dialogut me vartësin sepse në këto fusha do ta presë ai ose ajo ndihmën tuaj.

5. Nëse jeni përgjigjur Po në hapin 2.2 dhe Jo në hapin 2.3, atëherë kjo detyrë parashtron një Nevojë për

Trajnim të vartësit, e cila mund të plotësohet përmes një kursi trajnimi (nëse lidhet me pikat e forta të

pazhvilluara të vartësit, si mungesë njohurie, aftësie apo përvoje). Në formularin 3 “Plani Individual i

Trajnimit” rishkruajeni shpjegimin tuaj se çfarë lloj ndihmë/mbështetje/informacion/këshilla mendoni se

i nevojiten vartësit në formën e një Nevoje për trajnim dhe tregoni se kur mendoni se është e

nevojshme që vartësi të bëjë trajnimin e nevojitur.

*Shtyllën “Vërejtje në lidhje me ecurinë” do të keni mundësi ta

plotësoni vetëm vitin në vijim kur të filloni të përgatiteni përsëri

për dialogun (kjo vlen edhe për formularin 2 ”Plani Individual i

zhvillimit”). Pas një viti do të keni informacionin e mjaftueshëm

për të gjykuar nëse vartësi ka pasur progres ose në ai ka të

njëjtën nevojë zhvillimi apo trajnimi. Për shembull: “Ka nevojë

ende për të përmirësuar aftësinë e tij në këtë fushë” ose “Nuk ka

më probleme në këtë fushë”. Pra, mbani kopje të formularëve

“Vlerësimi i detyrave”, “Plani Individual i Zhvillimit”, dhe “Plani

Formulari 3 Plani Individual i Trajnimit

Nevojat për trajnim Deri kur duhet trajnimi

Vërejtje në lidhje me ecurinë

Për vitin e ardhshëm

19

Individual i Trajnimit” për të cilat keni rënë dakort me vartësin,

deri vitin e ardhshëm.

6. Nëse përgjigja juaj në hapin 2.2 është Po dhe në hapin 2.3 është Jo, por nuk ka lidhje me mungesën e

njohurive, aftësisë apo përvojës të vartësit, por me gjëra të cilat janë jashtë kontrollit të tij, atëherë

detyra parashtron pengesa të cilat mund të eleminohen vetëm nga nivelet e larta të drejtimit të

institucionit tuaj. Përdorni të njëjtën tabelë, si në hapin 4, për të treguar këto pengesa të jashtme, dhe

pastaj diskutoni për këtë informacion gjatë dialogut me vartësin sepse në ato fusha ai do të presë

ndihmën tuaj.

7. Tani keni plotësuar “Vlerësimin e detyrave”, “Planin Individual të Zhvillimit”, dhe “Planin Individual të

trajnimit” për vartësin tuaj. Ju do t’i diskutoni ato me vartësin gjatë takimit të planifikuar.

20

2. PËRGATITJA PËR DIALOGUN ME EPRORIN E DREJTPËRDREJTË (FORMULARËT 1, 2 DHE 3)

- PËR NJË VARTËS

Detyrat Modelet

1. Nisja e një marrëveshjeje (ose miratimi i propozimit të një eprori

për të bërë një dialog) me një epror për të bërë një dialog të hapur për

nevojat e veta për zhvillim dhe trajnim në lidhje me detyrat.

2. Përgatitja për dialog me eprorin:

• Hartimi i vlerësimit të detyrave të vetvetes.

• Hartimi i planit individual të zhvillimit për vetveten.

• Hartimi i planit individual të trajnimit për vetveten.

3. Pjesëmarrja në një dialog të hapur të hapur me eprorin për nevojat

për zhvillim dhe trajnim të lidhura me detyrat dhe rënia dakort me të

për vlerësimin e detyrave, planin individual të zhvillimi dhe planin

individual të trajnimit.

Formulari 1: Vlerësimi i detyrave.

Formulari 2: Plani individual i

zhvillimit

Formulari 3: Plani individual i

trajnimit

SI TA KRYEJMË - hapat 1-7:

1. Bini dakort me eprorin (ose ju mund ta merrni vetëm nismën) për të diskutuar pas disa ditësh (ose pas një jave) për nevojat tuaja për zhvillim dhe për trajnim të lidhura me detyrat që duhet të kryeni, në një

takim afërsisht një-orësh.

2. Brenda kësaj kohe përgatituni për diskutim duke hartuar “Vlerësimin e detyrave”, “Planin individual të

zhvillimit”, dhe “Planin individual të trajnimit”. Filloni duke bërë vlerësimin e detyrave tuaja.

2.1. Rendisni detyrat tuaja në katër pjesët e mëposhtëme (formulari 1 “Vlerësimi i detyrave”):

21

a. Rendisni detyrat kryesore që kryeni

normalisht

b. Rendisni detyrat krye-sore që kryeni me raste

c. Rendisni detyra të tje-ra rëndësishme të cilat priteni

të kryeni (më rrallë)

d. Rendisni detyra të

rëndësishme të cilat nuk i

kryeni tani por të cilat mund

t’u kërkohet t’i kryeni në të

ardhmen (mund të lidhet

edhe me lëvizjet e dëshiruara në pozicione të

tjera)

2.2. Shkruani nëse mendoni se keni nevojë për ndihmë/mbështetje/informacion/këshilla për t’i kryer

këto detyra (po ose jo). Nëse po atëherë shpjegoni shkurtimisht se për çfarë lloj

ndihmë/mbështetje/informacion/këshilla keni nevojë sipas mendimit tuaj.

2.3. Nëse i jeni përgjigjur Po pyetjes së mëparshme, tregoni edhe nëse eprori apo kolegët tuaj mund

t’jua ofrojnë këtë ndihmë/mbështetje/informacion/këshilla. Nëse Po, përcaktoni nga kush.

Për shembull, formulari 1 “Vlerësimi i detyrave” mund të mbushet si më poshtë:


ndihmë/mbështetje/informacion/këshilla? (Po ose Jo).


ndihmë/mbështetje/informacion/këshilla nevojitet?

A mund të jepet kjo

ndihmë

/mbështetje/informacion

/këshilla nga kolegët apo

nga eprori i

drejtpëdrejtë? (Po ose Jo)

Nëse Po, nga kush?


rëndësishmetë cilat

pritem t’i kryej (më

rrallë)

c.1. Të përgatis një

draft të X programi

c.2. Të hartoj një

raport në lidhje me

c.1. Po.

1) sepse për këtë program kam nevojë të përdor programin

“Microsoft Excel”, por unë nuk di ta përdor këtë program.

2) sepse kolegët nuk ma japin informacionin në kohë, kam

c.1.

1) Jo.

Formulari 1 Vlerësimi i detyrave

Nëpunësi civil (emër, mbiemër, pozicioni): Data:

Lista e detyrave Për të kryer këto detyra a nevojitet ndihmë/mbështetje/informacion/këshilla? (Po ose Jo). Nëse Po, përse dhe çfarë lloj ndihmë/mbështetje/informacion/këshilla nevojitet?

A mund tëjepet kjo ndihmë/mbështetje/informacion/këshilla nga kolegët apo nga eprori i drejtpëdrejtë? (Po ose Jo) Nëse Po, nga kush?

a.Detyrat kryesore që kryen normalisht nëpunësi civil - - -

b. Detyrat kryesore që kryen me raste nëpunsi civil - -

c. Të tjera detyra të rëndësishmetë cilat pritet te kryejë nëpunësi civil (më rrallë) - -

d. Detyra të rëndësishme të cilat nëpunësi civil nuk i kryen tani por që mund t’i kërkohet t’i kryejë në të ardhmen mund të lidhet edhe me lëvizjet në punë) --

22

YYY

nevojë për këshilla se çfarë të bëj.

c.2. Po, sepse eprori im është zhgënjyer nga raporti që hartova

herën e fundit. Kështu që kam nevojë për shpjegime se si të

mos gabime nëpër raporte.

2) Po, nga eprori.

c.2. Po, nga eprori.

3. Nëse përgjigja juaj në hapat 2.2 dhe 2.3 ishte Po, atëherë ka mundesi qe te kete nevojë për zhvillim

(nëse lidhet me pikat e tua të forta të pazhvilluara, si psh mungesë njohurie, aftësie ose përvoje), e cila

mund të plotësohet në punë me ndihmën e eprorit, ose me ndihmën e kolegëve me më shumë përvojë.

Në formularin 2 “Plani individual i zhvillimit” rishkruani shpjegimin tuaj se për çfarë lloj

ndihmë/mbështetje/informacion/këshilla keni nevojë dhe nga kush si edhe tregoni se kur do të donit që

ta merrnit nga eprori ose nga kolegët tuaj.

Për shembull, kutitë e formularit 2, “Plani Individual i Zhvillimit” mund të plotësoheshin kështu:


që nevojitet

Nga kush

(epror ose

koleg)

Deri kur


me ecurinë

Për vitin e

ardhshëm)

Të më shpjegohet si të shkruaj raporte pa

gabime.

Eprori Deri më 20

nëntor 2006.

Të më këshillojnë si ta marr nga kolegët

informacionin për programin X në kohë.

Eprori Deri më 20

tetor 2006.

4. Në se jeni përgjigjur “Po” në hapat 2.2 dhe 2.3, por nuk lidhet me mungesën e njohurive, aftësive apo përvojës tuaj, por me gjëra të cilat nuk mund t’i keni nën kontroll, atëherë kjo detyrë ka pengesa të cilat

mund të eleminohen vetëm nga eprori juaj. Në tabelën e mëposhtme do të gjeni shembuj të llojeve më

tipike të këtyre pengesave. Shënoni me (X) ato pengesa të cilat mendoni se jua vështirësojnë kryerjen e

detyrës, por kushtojuni vëmendje vetëm atyre pengesave të cilat mendoni se përsëriten shpesh dhe të

cilat jua pengojnë me të vërtetë punën.

Pengesa të jashtme Shënoni

me ( X)

1. Mungesë burimesh (përfshirë kohën) dhe teknologjish.

2. Kushte të papërshtatshme pune (të prekshme, psh tryezë pune, dhe të paprekshme, psh zhurmë,

Formuali 2

Plani Individual i Zhvillimit

Për të plotësuar nevojat e zhvillimit në punë

ndihmë/mbështetje/informaci

on/këshilla që nevojitet

Nga kush (epror ose koleg)

Deri kur

Vërejtje në

lidhje me

ecurinë Për vitin e

ardhshëm)

23

marrëdhënie jo të mira njerëzore).

3. Detyra, objektiva, qëllime të paqarta.

4. Emërim i papërshtatshëm në pozicion që keni, ose caktim i papërshtatshëm përgjegjësie për një

detyrë

5. Rregulla, procedura jo të duhura

6. të tjera……………………………………………………………………

Nëse keni ndonjë lloj të këtyre pengesave, diskutojeni këtë informacion gjatë dialogut me eprorin dhe kërkojini ndihmë.

5. Nëse jeni përgjigjur “Po” në hapin 2.2 dhe “Jo” në hapin 2.3, atëherë kjo detyrë parashtron një Nevojë

për Trajnim për ju, e cila mund të plotësohet përmes një kursi trajnimi (nëse lidhet me pikat e forta të

pazhvilluara të juajat, si mungesë njohurie, adtësie apo përvoje). Në formularin 3 “Plani Individual i

Trajnimit” rishkruajeni shpjegimin tuaj se çfarë lloj ndihmë/mbështetje/informacion/këshilla mendoni se

ju nevojiten në formën e një Nevoje për trajnim dhe tregoni se kur besoni se është e nevojshme që ta

bëni trajnimin e nevojitur.

Për shembull, kutitë e formularit 3, “Plani Individual i Trajnimit”, mund të mbushen si më poshtë:

Nevojat për trajnim Deri kur duhet

trajnimi


me ecurinë

Për vitin e

ardhshëm

Të mund të përdor programin” Microsoft Excel” Deri më 20

dhjetor 2006.

6. Nëse përgjigja juaj në hapin 2.2 është “Po” dhe në hapin 2.3 është “Jo”, por nuk ka lidhje me

mungesën njohurive, aftësisë apo përvojës suaj, por me gjëra të cilat janë jashtë kontrollit tuaj, atëherë

detyra parashtron pengesa të cilat mund të eleminohen vetëm nga nivelet e larta të drejtimit të

institucionit tuaj. Përdorni të njëjtën tabelë, si në hapin 4, për të treguar këto pengesa të jashtme, dhe

pastaj jepjani këtë informacion eprorit dhe kërkojini atij ndihmë.

7. Tani keni plotësuar “Vlerësimin e detyrave”, “Planin Individual të Zhvillimit”, dhe “Planin Individual të

trajnimit”. Ju do t’i diskutoni ato me eprorin tuaj.

Formulari 3

Plani Individual i Trajnimit

Nevojat për trajnim Deri kur

duhet

trajnimi

Vërejtje në

lidhje me

ecurinë

Për vitin e

ardhshëm

24

3. DIALOGU ME VARTËSIN PËR NEVOJAT E TIJ PËR ZHVILLIM DHE TRAJNIM TË LIDHURA ME

DETYRAT E TIJ (FORMULARËT 1, 2 DHE 3) - PËR EPRORIN SI TA KRYEJMË - HAPAT 1-18:

Vini re: Është përgjegjësia juaj që ta bëni këtë dialog konstruktiv dhe të këndshëm për vartësin tuaj.

1. Kujdesuni që askush të mos ju shqetësojë gjatë takimit për afërsisht një orë. Gjeni një vend të

përshatshëm për ta zhvilluar dialogun – një vend ku të mund të flisni lirshëm pa u ndërprerë nga dikush,

apo pa u shqetësuar se mos ju dëgjon kush. Kjo do të mundësojë të folurit lirshëm dhe diskutimin e çështjeve delikate pa asnjë pengesë. Kujdesuni që edhe ju edhe vartësi juaj të keni material për të

shkruar në mënyrë që të mbahen shënime gjatë dialogut. Nëse vartësi flet gjatë kohës që ju mbani

shënime, kujdesuni të mos e ndërprisni atë që po ju thotë vartësi. Nëse ju duhet ta ndërprisni dialogun,

atëherë kujtojini vetes dhe vartësit se ku e kishit lënë bisedën përpara se ta vazhdoni atë.

2. Përgatisni atmosferën – jepini mundësi vartësit të qetësohet duke e informuar shkrutimisht se çfarë

do të ndodhë. Tregoni sa i rëndësishëm është ky diskutim duke mbyllur derën, duke mos marrë

telefonata ose duke e bërë atë jashtë zyrës në një kafe. Gjatë këtij hapi prekni këto tema:

1). Shpjegoni se sa kohë keni rezervuar për takimin.

2). Paraqisni çështjet që do të diskutohen, si psh:

a. Pikëpamje dhe marrëveshje në lidhje me performancën dhe problemet e lidhura me

detyrat (“Vlerësimi i detyrave”).

b. Pikëpamje dhe marrëveshje në lidhje me nevojat individuale për zhvillim (“Plani

Individual i Zhvillimit”). c. Pikëpamje dhe marrëveshje në lidhje me nevojat individuale prë trajnim (“Plani

Individual i Trajnimit”).

3). Ofroni një kafe ose një pije joalkolike (nëse përshtaten me rrethanat).

4). Ritheksoni që ky është një diskutim, dhe jo një monolog.

3. Niseni dialogun me fjalë pozitive për vartësin. Pastaj sillni në vëmendje synimin kryesor të këtij takimi

– të bihet dakort për nevojat për zhvillim dhe trajnim të vartësit të cilat lidhen me detyrat e tij.

4. Sugjeroni t’ia nisni me krahasimin e “Vlerësimit të detyrave” që keni mbushur ju dhe vartësi juaj.

5. Gjeni pika ku ju përputhen pikëpamjet.

6. Gjeni pika ku keni pikëpamje të ndryshme. Pastaj shikoni cilat janë arsyet për këtë mospërputhje. Nxiteni vartësin të flasë për perceptimet e tij për detyrat dhe për performancën. Duhet të jeni të

gatshëm të diskutoni për idetë e tij për përmirësimin e performancës.

7. Merrni vendimet përfundimtare për ato që duhen shtuar, ndryshuar apo hequr në versionin

përfundimtar të “Vlerësimit të detyrave” vetëm pasi t’i keni diskutuar dhe rënë dakort për to me vartësin tuaj.

Shëmbull:

Gjatë përgatitjes, eprori e ka vënë theksin te gjërat e mëposhtme (një pjesë nga formulari 1

“Vlerësimi i detyrave”):

25



ose Jo).



nevojitet?



on/këshilla nga kolegët apo

nga eprori i drejtpëdrejtë? (Po

ose Jo) Nëse Po, nga kush?


rëndësishme të cilat

pritet te kryejë

nëpunësi civil (më rrallë)

c.1. Të përgatisë një


c.2. Të hartojë një

raport në lidhje me YYY

c.1. Po, sepse për këtë program ai ka nevojë të

përdorë programin “Microsoft Excel”, por unë e

shoh që ai nuk di ta përdorë këtë program. Mbase

ka nevojë të trajnohet për këtë ose të ndihmohet

nga kolegë më me përvojë.

c.2. Po, sepse jam zhgënjyer nga raporti që hartoi

herën e fundit. Kështu që mendoj se duhet të

marrë këshilla nga kolegët më me përvojë të cilët

dinë si ta shkruajnë një raport.


përvojë.


përvojë.

Vartësi e ka plotësuar të njëjtin rresht me një mendim paksa të ndryshëm:



ose Jo).



nevojitet?



on/këshilla nga kolegët apo

nga eprori i drejtpëdrejtë? (Po

ose Jo) Nëse Po, nga kush?


rëndësishmetë cilat

pritem t’i kryej (më

rrallë)

c.1. Të përgatis një


c.2. Të hartoj një raport

në lidhje me YYY

c.1. Po.

1) sepse për këtë program kam nevojë të përdor

programin “Microsoft Excel”, por unë nuk di ta

përdor këtë program.

2) sepse kolegët nuk ma japin informacionin në

kohë, kam nevojë për këshilla se çfarë të bëj.

c.2. Po, sepse eprori im është zhgënjyer nga

raporti që hartova herën e fundit. Kështu që kam

nevojë për shpjegime se si të mos gabime nëpër

raporte.

c.1.

1) Jo.

2) Po, nga eprori.

c.2. Po, nga eprori.

Nga ky informacion duket qartë që të dy jeni dakort se:

a. Vartësi ka një farë vështirësie me 2 detyra “c.1. Të përgatisë një draft të X programi

c.2. Të hartojë një raport në lidhje me YYY ”.

26

b. Detyra c.1. është e vështirë për vartësin sepse ai nuk di të përdorë programin

“Microsoft Excel”.

c. Detyra c.2. është e vështirë për vartësin sepse herën e fundit ai nuk ka mundur ta

hartojë raportin ashtu siç e donte eprori.

Nga informacioni duket qartë që të dy keni mendime të ndryshme si më poshtë:

a. Shkaqet që e vështirësojnë kryerjen e detyrës c.1. Vartësi mendon se kolegët nuk ia

japin në kohë informacionin e nevojshëm, kështu ai ka nevojë për ndihmën e eprorit. Ky

informacion mund të jetë për eprorin e drejtpëdrejtë dhe për rrjedhojë i jep atij një

shans të mirë të t’i menduar edhe një herë idetë e tija.

b. Kush mund t’ia japë ndihmën vartësit për të kryer detyrën c.1. – eprori mendon se

vartësin mund ta ndihmojnë kolegët për të përmirësuar aftësinë për të përdorur

programin kompjuterik “Microsoft Excel”, por vartësi nuk mendon se është e

mundshme ta marrë ndihmën duke kryer edhe punën dhe sidomos ta marrë këtë

ndihmë prej kolegëve. Ky mendim mund të jetë i ri për eprorin dhe për rrjedhojë i jep

atij një shans të mirë për t’i menduar edhe një herë idetë e tija.

c. Kush mund t’ia japë ndihmën vartësit për të kryer detyrën c.2. – eprori mendon se

kolegët mund ta ndihmojnë vartësin e tij për të përmirësuar aftësinë për të hartuar

raporte, por vartësi mendon se eprori mund t’ia shpjegojë më mirë se si të mos bëjë

gabime gjatë hartimit të raporteve të veta. Në këtë rast do të ishte e arsyeshme të

bashkoheshin të dyja zgjidhjet si plotësuese të njëra tjetrës.

8. Krahasoni formularët “Plani Individual i Zhvillimit” të plotësuar nga ju dhe nga vartësi.


10. Gjeni pika ku keni pikëpamje të ndryshme (duke përfshirë edhe shtyllën “Vërejtje në lidhje me

ecurinë”). Pastaj shikoni cilat janë arsyet për këtë mospërputhje. Nxiteni vartësin të flasë për

perceptimet e tij të mënyrave te zhvillimit që mund të bëhet në punë.


përfundimtar të “Planin Individual të Zhvillimit” vetëm pasi t’i keni diskutuar dhe rënë dakort për to me

vartësin tuaj.

Shembull:

Gjatë përgatitjes një epror ka shënuar si më poshtë (një fragment nga formulari 2 “Plani

Individual i Zhvillimit”):

Ndihmë/mbështetje/infor

macion/këshilla që

nevojitet

Nga kush

(epror ose koleg)

Deri kur


me ecurinë (Për vitin e ardhshëm)

T’i shpjegohet si të

shkruajë raporte pa

gabime.

Kolegë me më shumë

përvojë

Deri më 10

tetor.

Të ndihmohet për të

përdorur programin

“Microsoft Excel”

Kolegë me më shumë

përvojë

Deri më 15

nëntor.

Një vartës e ka plotësuar të njëjtin formular me një pikëpamje disi të ndryshme:

27

Ndihmë/mbështetje/infor

macion/këshilla që

nevojitet

Nga kush

(epror ose koleg)

Deri kur


me ecurinë (Për vitin e ardhshëm)

Të më shpjegohet si të

shkruaj raporte pa

gabime.

Eprori Deri më 20

nëntor.

Të më këshillojnë si ta

marr nga kolegët

informacionin për

programin X në kohë.

Eprori Deri më 20

tetor.

Nga ky informacion duket qartë që të dy jeni dakort për:

a. Nevojën për zhvillim – Të shpjegohet se të shkruhen raportet pa gabime.

Nga informacioni duket qartë që të dy keni mendime të ndryshme si më poshtë:

a. Kush mund të ndihmojë në lidhje me nevojën për zhvillim “Të shpjegohet si të

shkruajë raporte pa gabime”. Eprori mendon se këtë ndihmë mund t’ia japin vartësit

kolegët. Vartësi mendon se vetëm eprori i tij i drejtpërdrejtë mund ta ndihmojë. Nëse

një mospërputhje e tillë mendime është zgjidhur gjatë hapave 6-7, atëherë nuk do të

mbetet asnjë mospërputhje mendimesh për hapat 10-11.

b. Deri kur mund të plotësohet nevoja “Të shpjegohet si të shkruajë raporte pa gabime

“. Eprori mendon se duhet të kryhet një muaj më parë se afati i përcaktuar nga vartësi.

Arritja e marrëveshjes për datën mund të mbështetet vetëm në argumenta të

arsyeshëm.

c. Nevoja për zhvillim “Të ndihmohet për të përdorur programin “Microsoft Excel””.

Eprori mendon se një ndihmë e tillë mund të jepet nga kolegët gjatë punës. vartësi

mendon se nuk është e mundshme të ndihmohet gjatë punës, sidomos nga kolegët.

Nëse një mospërputhje e tillë mendime është zgjidhur gjatë hapave 4-7, atëherë nuk do

të mbetet asnjë mospërputhje mendimesh për hapat 10-11.

d. Nevoja për zhvillim “Të më këshillojnë si ta marr nga kolegët informacionin për

programin X në kohë”. Vartësi mendon se ka nevojë për diçka të tillë, por eprori nuk ka

pasur më përpara informacion në lidhje me këtë gjë. Nëse një mospërputhje e tillë

mendime është zgjidhur gjatë hapave 6-7, atëherë nuk do të mbetet asnjë

mospërputhje mendimesh për hapat 10-11.

12. Krahasoni formularët “Plani Individual i Trajnimit” të plotësuar nga ju dhe nga vartësi.


14. Gjeni pika ku keni pikëpamje të ndryshme (duke përfshirë edhe shtyllën “Vërejtje në lidhje me

ecurinë”). Pastaj shikoni cilat janë arsyet për këtë mospërputhje. Nxiteni vartësin të flasë për perceptimet e tij të mënyrës së trajnimit që mund të bëhet në punë.


përfundimtar të “Planin Individual të trajnimit” vetëm pasi t’i keni diskutuar dhe rënë dakort për to me

vartësin tuaj.

Shembull:

28

Gjatë përgatitjes një epror ka shënuar si më poshtë (një fragment nga formulari 3 “Plani

Individual i Trajnimit”):


trajnimi

Vërejtje në lidhje me

ecurinë Për vitin e ardhshëm

Të mund të përdorë programin” Microsoft

Excel” Deri më 30 nëntor.

Një vartës e ka plotësuar të njëjtin formular me një pikëpamje disi të ndryshme:


trajnimi

Vërejtje në lidhje me

ecurinë Për vitin e ardhshëm

Të mund të përdor programin” Microsoft Excel” Deri më 20

dhjetor.

Nga ky informacion duket qartë që të dy janë dakort për:

a. Nevojën për trajnim - Të mund të përdor programin” Microsoft Excel”.

Nga informacioni duket qartë që të dy kanë mendime të ndryshme si më poshtë:

a. Deri kur duhet kryer trajnimi për “Për t’u aftësuar për të përdorur programin

‘Microsoft Excel’”. Eprori mendon se duhet kryer të paktën një muaj përpara afatit

të caktuar nga vetë vartësi. Arritja e marrëveshjes për datën mund të mbështetet

vetëm në argumenta të arsyeshëm. Për shembull “Përse është e nevojshme të

kryhet trajnimi një muaj më përpara?”, “A ka vartësi ndonjë arsye të rëndësishme

për të mos e kryer trajnimin një muaj më herët?”, etj.

16. Diskutoni dhe vendosni cilat janë ato pengesa të jashtme (nëse janë përmendur nga ju ose nga

vartësi – shih hapin 4 nga “Përgatitja për dialogun me vartësin”) të cilat pengojnë punën e vartësit.

17. Hapi i fundit i dialogut duhet të përmbledhë çdo vendim që është bërë dhe të falenderohet vartësi

që ka ardhur në takim. Përmendni se çfarë gjërash ka pozitive në lidhje me performancën e vartësit, dhe

pastaj shkruani një version përfundimtar të formularëve për të cilët është rënë dakort tashmë

“Vlerësimi i Detyrave”, “Plani Individual i Zhvillimit” dhe “Plani Individual i Trajnimit” të cilat duhen

firmosur nga të dy. Jepini vartësit kopje të formularëve të firmosur dhe mbajini origjinalët për vete.

18. Një kopje të formularëve “Vlerësimi i Detyrave”, “Plani Individual i Zhvillimit” dhe “Plani Individual i

Trajnimit” jepjani specialistit të trajnimit në Drejtorinë e Personelit (ose në ndonjë njësi apo person

tjetër me të njëjtat funksione) në fund të çdo viti, maksimumi deri më 20 janar, por nëse Plani Individual

i Zhvillimit apo i trajnimit nxirret gjatë vitit, ai mund t’i jepet Drejtorisë së Personelit sa herë që nxirret

apo ndryshohet. Është e rëndësishme të krijohet mundësia për ta përditësuar Planin Individual të

Zhvillimit ose të trajnimit sa herë të jetë nevoja – për shembull kur ka:

• Një lëvizje karriere për në një nivel më të lartë;

• Një ndryshim të vendit të punës, të pozicionit, të legjislacionit, të procedurave ose të një institucioni;

• Një nevojë për të mësuar shpejt për të kryer detyra apo përgjegjësi krejtësisht të reja.

29

SHTOJCA C

PËRGATITJA, MIRATIMI DHE ZBATIMI I PLANIT VJETOR TË TRAJNIMIT TË NËPUNËSVE CIVIL

Aktorët, detyrat, modelet dhe datat

Nr. Aktorët Detyrat Modelet Datat

1. Një specialist trajnimi nga Njësia

e Personelit (ose njësi apo individ

tjetër me funksione të ngjashme) brenda një institucioni të Sektorit

Publik shtetëror

Të hartojë Planin Vjetor të Trajnimit të Nëpunësve Civil dhe t’ia japë këtë plan shefit të

administratës ose titullarit të institucionit për

miratim.

Plani Vjetor i Trajnimit të

Nëpunësve Civil.

Deri më 30

janar të çdo viti.

2. Një shef administrate ose titullar

i një institucioni të sektorit publik

shtetëror

Të miratojë projekt Planin Vjetor të Trajnimit të Nëpunësve Civil..


Nëpunësve Civil.

Deri më 10

shkurt, të çdo

viti.

3. Një specialist trajnimi nga Njësia

e Personelit (ose njësi apo individ

tjetër me funksione të ngjashme) brenda një institucioni të Sektorit

Publik shtetëror

T’i dorëzojë DASHC Planin Vjetor të Trajnimit të Nëpunësve Civil të miratuar (nga shefi i

administratës ose titullari i institucionit)


Nëpunësve Civil.

Deri më 15

shkurt të çdo

viti.

4. DASHC Të gjykojë për aktualitetin e Planeve Vjetore të Trajnimit të Nëpunësve Civil të të gjitha

institucioneve dhe t’u dorëzojë institucioneve

Planet e konfirmuara Vjetore (me rregullimet e

nevojshme, kur duhet).


Nëpunësve Civil.

Deri më 10

mars të çdo viti.

5. DASHC Të analizojë Raportet e zbatimit të Planeve Vjetore të Trajnimit, nga IKAP dhe të shqyrtojë

vendimet e nevojshme për të përmirësuar

situatën.

Të përditësojë prioritetet e trajnimit nga këndvështrimi qeverisë dhe t’i informojë të

gjitha institucionet e përfshirë në lidhje me to.

Raportet e zbatimit të

Planeve Vjetore të

Trajnimit.

Deri më 10

mars të çdo viti.

Në mars, çdo 2-

5 vjet.

30

PËR NJË SPECIALIST TRAJNIMI NGA NJËSIA E PERSONELIT (OSE NJËSI APO INDIVID TJETËR ME PËRGJEGJËSI PËR ORGANIZIMIN E TRAJNIMIT NË TË GJITHË ORGANIZATËN)


1. Informoni paraprakisht (3 javë) të gjitha njësitë strukturore të institucionit tuaj që prisni të merrni prej

tyre Vlerësimin e Detyrave, Planin Individual të Zhvillimit dhe Planin Individual të trajnimit për secilin

nëpunës civil deri më 20 janar dhe u sugjeroni t’i mbështesni në formën e konsultimeve, nëse kanë

pyetje në lidhje me plotësimin e formularëve dhe me kryerjen e dialogëve për nevojat për zhvillim dhe

për trajnim të lidhura me këto detyra. Për ta lehtësuar punën tuaj të agregimit të të gjitha planeve

individuale të trajnimit, u kërkoni njësive t’ju japin jo vetëm versionet në letër të këtyre planeve por

edhe versionet elektronike të tyre.

2. Mblidhni nga të gjitha njësitë strukturore Vlerësimin e Detyrave, Planin Individual të Zhvillimit dhe

Planin Individual të trajnimit për secilin nëpunës civil deri më 20 janar. Nëse nuk ju dorëzohen të gjithë

formularët në kohë atëherë shqyrtoni arsyet e kësaj moskorrektese dhe, nëse është e nevojshme,

diskutoni me Drejtorin e departamentit tuaj (ose edhe me nivelet më të larta të institucionit tuaj, nëse

është e nevojshme) në lidhje me masat që duhet marrë për të parandaluar moskorrektësi të tilla në të

ardhmen.

3. Synimi i mbledhjes së Vlerësimit të Punës dhe i Planeve Individuale të Zhvillimit është që ju të

kujdeseni që këto dokumente të diskutohen në çdo njësi strukturore të institucionit çdo vit. Këto dy dokumente vendosini në Dosjet Personale të secilit nëpunës civil.

4. Agregoni të gjithë Planet e Trajnimit (të cilët i keni marrë deri më 20 janar) për të krijuar një projekt

Plan Vjetor Trajnimi të Nëpunësve Civil:

4.1. Plotësoni shtyllën “Nevojat për

trajnim” nga planet individuale të trajnimit (shtylla “Nevojat për

trajnim”). Agregoni nevoja të

ngjashme në të njëjtin rresht. 4.2. Në shtyllën “Numri i nëpunësve

civil që duhen trajnuar” numëroni sa

nëpunës të ndryshëm civil kanë të

njëjtën nevojë për trajnim.

Për shembull, kutitë në shtyllat “Nevojat për trajnim” dhe “Numri i nëpunësve civil që duhen trajnuar”

mund të plotësohet si më poshtë:

PLAN VJETOR I TRAJNIMIT I NËPUNËSVE CIVIL për periudhën (muaji) 2XXX – (muaji)

2XXX

Nevojat për trajnim Numri i nëpuns

ëve civil që duhen

trajnua

Përshtatja *me prioritetet e

trajnim

Tirulli i programit/k

ursit të trajnimit dhe kuhëzgjatja e

tij (nëse

Ofruesi i

trajnimit (nëse dihet)

Çmimi i trajnim

it (aktivitetit)

Afati i

parapëlqyer

PLAN VJETOR I TRAJNIMIT I NËPUNËSVE CIVIL për periudhën (muaji) 2XXX – (muaji) 2XXX

Nevojat për trajnim Numri i

nëpunsëve civil që duhen

trajnuar

Përshta

tja *me priorite

tet e trajnimit

Titulli i

programit/kursit të trajnimit dhe kuhëzgjatja

e tij (nëse dihet)

Ofruesi i

trajnimit (nëse dihet)

Çmim

i i trajnimit

(aktivitetit)

Afati

i parapëlq

yer

1. Për nëpunësit civil të cilët kanë lidhje me vende anglishtfolëse dhe shprehit e të cilëve në këtë gjuhë

janë 2 pikë më pak nga sa nevojiten

4

2. Për nëpunësit civil të cilët duhet të jenë të aftë të

përdorin programin “Microsoft Excel”

2

31

5. Në shtyllën “Titulli i

programit/kursit të trajnimit dhe

kohëzgjatja e tij (nëse dihet)” jepni

titujt e kurseve/moduleve të

trajnimit dhe kohëzgjatjen e tyre (në ditë), nëse i dini ose nëse është

e mundshme t’i gjeni kurset

/modulet e nevojitura të trajnimit

në katalogët e institucioneve

trajnuese (zakonisht këto katalogë

mbahen nga Njësia e Personelit).

Përpiquni të jepni programe/kurse

trajnimi të ofruesve më të mirë të

mundshëm të trajnimit duke marrë

në konsideratë përvojën në të shkuarën dhe mundësitë e reja (për

shembull, ofrues ose donatorë të

rinj trajnimi).

Nëse e dini titullin, atëherë në shtyllën “Ofruesi i trajnimit” mund të jepni emrin e një ofruesi trajnimi i

cili e ofron një program/kurs të tillë trajnimi dhe të cilin e njihni nga përvoja si zgjedhja më e mirë e

ofruesve të mundshëm të trajnimit.

Nëse nuk mund të jepni asnjë titull programi/kursi trajnimi për një nevojë të veçantë trajnimi dhe as

ofruesin e trajnimit, lëreni keto shtylla bosh. Zakonisht kjo mund të ndodhë kur:

a) Nuk është e dukshme apo e lehtë nga një nevojë e parashtruar për trajnim të kuptohet se cili program trajnimi nga të gjithë programet e mundshme mund të jetë i përshtatshëm – në një

rast të tillë institucioni juaj mund t’u dërgojë një kërkesë për trajnim ofruesve të trajnimit me

programe të veçanta trajnimi. Këta ofrues do të jenë të aftë të përdorin programe të

përshtatshme trajnimi. Mund të ndodhë që këta ofrues do të duan të vijnë në institucionin tuaj

për të ekzaminuar më mirë nevojën specifike për trajnim dhe vetëm pas kësaj vizite t’u japin

propozimin e tyre;

b) Nuk ka në treg një program trajnimi i cili të plotësojë nevojën specifike për trajnim - në një rast

të tillë, nëse informohen në kohë, ofruesit e trajnimit mund të përgatisin një program të ri

trajnimi, por ata do të shohin se sa nëpunës civil do të ishin të interesuar për këtë program për

të justifkuar investimin për programin e ri të trajnimit. Nëse është kështu, nëse një nevojë të tillë unike trajnimi e kanë vetëm një numër i vogël nëpunësish civil, atëherë mund të ishte më e

arsyeshme të gjendej një zgjidhje tjetër për plotësimin e kësaj nevoje. Ka gjithmonë instrumenta

të tjerë përveç trajnimit, dmth aktivitete autodidaktike (libra, hapësira në internet, buletine, CD

ROM-e, konferenca gjatë pushimit të drekës, seanca videoje) apo detyra praktike, vizita

studimore, stërvitje nga një epror, "mbajtje pranë" nga një koleg me përvojë, këshillim,

monitorim dhe marrje opinioni në mënyrë të rregullt, udhëzime me shkrim dhe me gojë,

rotacion i vendeve të punës, zgjerim i detyrave, pjesëmarrje në ekipe projektesh apo grupe të

posaçme pune, stazh, pjesëmarrje në konferenca, etj. Disa prej tyre janë më të lira se seminarët

e trajnimit.

6. Tani (pasi i keni plotësuar të gjitha shtyllat) keni një bocë (version paraprak) të Planit Vjetor të trajnimit të Nëpunësve Civil. Qarkullojeni këtë bocë në të gjitha njësitë strukturore të institucionit për

mendime dhe vërejtje (u vini në dispozicion jo më shumë se 5 ditë) dhe negocioni me to çdo

përmirësim, nëse duhet.

PLAN VJETOR I TRAJNIMIT I NËPUNËSVE CIVIL për periudhën (muaji) 2XXX – (muaji)

2XXX

Nevojat për

trajnim Numri i

nëpunsëve

civil që duhen trajnua

r

Përshta

teni*me

prioritetet e trajnim

it

Titulli i

programit/kursit të

trajnimit dhe kuhëzgjatj

a e tij (nëse dihet)

Ofruesi

i trajnim

it (nëse dihet)

Çmimi i

trajnimit

(aktivitetit)

Afati

i para

pëlqyer

32

7. Jepjani Planin Vjetor të Trajnimit të Nëpunësve Civil drejtorit të departamentit tuaj për ta shqyrtuar

dhe më pas (deri më 30 janar) jepjani kreut të administratës së institucionit për miratim (në rastin e ministrive t’i jepet Sekretarit të Përgjithshëm; në rastin e një lloji tjetër institucioni kreut të

administratës që mbulon burimet njerëzore në nivel strategjik).

8. Bëni korrigjimet në bocë sipas mendimeve dhe vërejtjeve të kreut të administratës të institucionit

(nëse ka) dhe më pas dorëzojani Planin Vjetor të Trajnimit të Nëpunësve Civil në DASHC (çdo vit deri më 15 shkurt).

9. Informoni të gjithë nëpunësit civil të prekur nga ky plan në lidhje me Planin Vjetor të Trajnimit të

konfirmuar nga DASHC.

10. Hartoni kërkesat e nevojitura për trajnimin dhe dorëzojani ato ofruesve të trajnimit, duke pasur

parasysh afat e parapëlqyera të institucionit tuaj dhe kalendaret e kurseve të trajnimit të shpallura nga

ofruesit e trajnimit.

11. Mblidhni gjatë vitit opinionet e nëpunësve civil pasi të kenë marrë pjesë në aktivitet e trajnimit. Nga

këto opinione mblidhni informacione në lidhje me ofruesit më të mirë të trajnimit, programet më të

mira të trajnimit, aktivitetet e tjera të trajnimi dhe trajnuesit më të mirë.

12. Mblidhni gjatë gjithë vitit informacione në lidhje me mungesat në aktivitetet e planifikuara dhe të

miratuara të trajnimit dhe shqyrtoni arsyet në mënyrë që të siguroheni që të gjithë nëpunësit civil të

kenë të drejta të barabarta për të qenë të lirë nga puna të marrin pjesë në aktivitetet e planifikuara dhe

të miratuara të trajnimit. Nëse ka raste të përsëritura të shkeljes së këtyre të drejtave, diskutojeni këtë

çështje me drejtorin e departamentit tuaj (ose, nëse është e nevojshme, me autoritetet më të larta të

institucionit tuaj) dhe gjeni çfarë masash të merrni për të parandaluar shkeje të tilla në të ardhmen.

33

PËR DEPARTAMENTIN E ADMINISTRIMIT TË SHËRBIMIT CIVIL


1. Mblidhini Planet Vjetore të Trajnimit të Nëpunësve Civil nga çdo institucion deri më 15 shkurt të çdo

viti. Nëse disa institucione do t’jua dorëzojnë më vonë se data 15 shkurt Planet Vjetore të Trajnimit të Nëpunësve Civil, ju mund të mendoni të aplikoni edhe sanksione, për shembull, edhe ju mund t’ua

dorëzoni vonë planet e konfirmuara vjetore të trajnimit çka do të vononte zbatimin e tyre.

2. Shqyrtoni brenda 3 javësh përputhjen e të gjitha Planeve Vjetore të Trajnimit të Nëpunësve Civil me

prioritetet e trajnimit nga këndvështrimi i qeverisë dhe burimet e disponueshme. Nëse burimet e

kufizuara të trajnimit dhe ato financiare nuk mundësojnë plotësimin e të gjitha nevojave të identifikuara

për trajnim brenda një viti, prioritet t’u jepet atyre që:

1. plotësojnë nevojat e interesit strategjik të qeverisë në tërësi – prioritetet e trajnimit nga

këndvështrimi i qeverisë.

2. plotësojnë nevojat në nivel institucioni – prioritetet e trajnimit nga këndvështrimi i institucionit.

3. janë aktivitete trajnimi të cilat lindin kryesisht nga interesat personale të nëpunësve civil.

3. Kthejuani planet e konfirmuara dhe të ndryshuara nga ju (nëse është e nevojshme të ndryshohen) të

gjitha institucioneve në fjalë deri më 10 mars.

4. Mblidhini raportet e zbatimit të Planeve Vjetore të Trajnimit nga çdo institucion deri më 15 shkurt të

çdo viti.

4/1. Zhvillimi i Planeve të Trajnimit

Metodologjia e përdorur nga VNT identifikon kompetencat që duhet të zhvillohen nëpërmjet planeve të

trajnimit. Kjo nuk përfshin rrjedhimisht zonat e papërshtatshme për trajnim dhe nuk përfshin trajnimin

me një prioritet shumë të ulët.

Tani është kërkuar të grupojmë kompetencat sipas prioriteteve në fushat e trajnimit në nivel të

rëndësisë dhe të zhvillojmë një plan trajnimi afatshkurtër, afatmesëm dhe afatgjatë.

Listo fushat e kompetences të përcaktuara në VNT në matricën e mëposhtme.

Niveli i prioritetit të trajnimit Kompetencat I lartë I mesëm I ulët

Hapi tjetër është grupimi i trajnimit në fusha trajnimi. Grupi i parë janë trajnimet që pas analizës duket

të jenë të përbashkëta për të gjithë institucionet e intervistuara dhe që kanë prioritete të qarta.

Trajnimi mund të jetë specifik që do të thote që është i vecantë për një institucion të dhënë. Është e

rëndësishme që në zhvillimin e planeve të trajnimit, trajnime të tilla specifike me prioritet të lartë të

analizohet në terma se si duhet të zhvillohet dhe se si do të informohen institucionet.

34

Pra, grupimi i bërë duhet të fokusohet në trajnim tërthor (në të gjithë institucionet).

Brenda trajnimit të tërthortë, mund të bëhet një shkallëzim tjetër, në

• Trajnime të fushës strategjike, ku trajnimet janë të lidhura direkt me misionin e institucionit, të shkallëzuara në objektiva institucionale.

• Trajnime mbështetëse, që mbështesin zhvillimin dhe performancën e aktiviteteve të institucionit,

duke kontribuar indirekt në misionin e institucionit.

Plani final i trajnimit duhet të përfshijë shumicën e trajnimeve të fushës strategjike të prioritetit të lartë.

Ne varësi të asaj se çfarë nxjerr VNT, trajnimi duhet të grupohet në një numër fushash si

Fusha e trajnimit A. Shkurtër A. Mesëm A. Gjatë Legjislacioni i BE Përshkruaj qëllimin e

trajnimit

Marrëdhëniet

ndërkombetare

Kuadri politik dhe

institucional i

qeverisjes

Aftësitë udhëheqëse Menaxhimi strategjik Përshkruaj qëllimin e

trajnimit

Performanca dhe

zhvillimi organizativ

Organizimi i

administratës publike

Menaxhimi i

burimeve financiare

Menaxhimi i

Burimeve Njerëzore Përshkruaj qëllimin e

trajnimit Menaxhimi i të

mësuarit

Menaxhimi i Cilësisë Komunikimi

organizativ

Marrëdheniet

ndërpersonale

Gjuhët e huaja IT Trajnim specifik

sektorial

35

5. Analizojini raportet e zbatimit të Planeve Vjetore të trajnimit dhe shqyrtoni vendimet e nevojshme

për të përmirësuar ndonjë problem të lindur – deri më 10 mars të çdo viti. Këto vendime mund të

trajtojnë jo vetëm realizimin e trajnimit por edhe organizimin e aktiviteteve të trajnimit, përgatitjen e

planeve vjetore të trajnimit, analizën e nevojave për trajnim, kërkesat për standartet e performancës,

etj. Forma e vendimeve mund të jetë e shumëllojshme – që nga propozime për të ndryshuar legjislacionin ekzistues, deri në dhënie të synuar të informacionit, konsultime dhe trajnim.

6. Çdo 2-5 vjet (koha më e mirë për një gjë të tillë është muaji mars) organizoni rifreskimin e prioriteteve

të trajnimit nga këndvështrimi i qeverisë të kryer nga drejtuesit e niveleve të larta të organeve në nivel

qeverie gjatë një takimi gjysmëditor për të vendosur nëse rifreskimi i prioriteteve të trajnimit kërkohet

nga ndryshimet, prirjet, presionet, problemet apo reformat brenda dhe jashtë qeverisë. Analiza e

raporteve të zbatimit të planeve vjetore të trajnimit dhe prirjet e identifikuara mund të shërbejnë si

burim i vlefshëm informacioni për vendimet e marra në lidhje me rifreskimin e prioriteteve të trajnimit

nga këndvështrimi i qeverisë.

7. Informojini të gjitha institucionet e sektorit publik shtetëror dhe donatorët në lidhje me prioritetet e

përditësuara të trajnimit nga këndvështrimi i qeverisë.

Documents

Manuali i metodologjise se VNT - rks-gov.net