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SOMMAIRE
1. PROCEDURE DE MISE EN ROUTE DE L’AUTOMATE APOTEKA ® : .............................. 4
2. PROCEDURE D’ARRET DE L’AUTOMATE APOTEKA® : ..... ........................................... 5
3. LE PROGRAMME VBAPOCOM .......................... ................................................................ 6
3.1 PRESENTATION GENERALE DU PROGRAMME VBAPOCOM : .................................................. 6
3.2 LANCEMENT MANUEL DU PROGRAMME VBAPOCOM : ........................................................... 7
3.3 FERMETURE DU PROGRAMME VBAPOCOM : ........................................................................ 7
3.4 FENETRE DES COMMANDES VBAPOCOM : ........................................................................... 7
3.5 CONTROLE DES EJECTIONS ET PRODUITS EN ERREURS ........................................................ 7
3.6 FENETRE DES ERREURS DE BOITES : .................................................................................... 8
3.7 DETAIL D ’UNE LIGNE D’ERREUR : ......................................................................................... 8
3.9 EJECTION PRODUIT EN ERREUR : ......................................................................................... 9
3.10 AFFICHER LA FENETRE D ’ERREUR : .................................................................................... 9
3.11 RE EXECUTER LA DERNIERE COMMANDE ............................................................................ 9
3.12 REINITIALISATION DU PROGRAMME : .................................................................................. 9
3.13 ACTIVATION DES TAPIS ROULANTS MANUELLEMENT : ......................................................... 9
4. LE PROGRAMME VBAPOTEKA ......................... ............................................................... 9
4.1 LANCEMENT DE VBAPOTEKA :....................................................................................... 10 4.2 FERMETURE DE VBAPOTEKA : ....................................................................................... 10 4.3 SAISIE DES PRODUITS .................................................................................................... 10
4.3.1 Visualiser les positions géographiques des pro duits dans l’automate : ......................................... 11
4.3.2 Créer un nouveau produit dans l’automate : ........................................................................................ 12
4.3.3 Base de référence nationale en ligne (IBase) ....................................................................................... 14
4.3.4 Ajout d’une position .................................................................................................................................. 15
4.3.5 Suppression d’un produit dans la base ApotéKa : .............................................................................. 15
4.3.6 Suppression d’une position sans suppression du produit : .............................................................. 16
4.3.7 Modification de position ........................................................................................................................... 16
4.3.8 Modification d’une puissance d’éjection ou d’ un temps d’activation .............................................. 17
4.3.9 Modification du code CIP ou du libellé d’un pr oduit ........................................................................... 18
4.3.10 Autre fonctionnalité de VBApoteka ...................................................................................................... 19
4.4 COMMANDE MANUELLE : ........................................................................................................................ 20
4.5 MENU DES EDITIONS : ............................................................................................................................ 21
4.5.1Vente ............................................................................................................................................................. 21
4.5.1.1 Le journal des ventes ............................................................................................................................ 21
4.5.1.2 Comparatifs des commandes et des sorties ..................................................................................... 22
4.5.1.3 Journal des invendus : .......................................................................................................................... 22
4.5.2 Produits et Positions ................................................................................................................................ 23
4.5.2.1 Produits .................................................................................................................................................... 23
4.5.2.2 Produits en Multi Goulotte .................................................................................................................... 23
4.5.2.3 Contrôle des doublons de position : ................................................................................................... 23
4.5.2.4 Inventaire ................................................................................................................................................. 24
4.5.2.5 Tableau d’occupation ............................................................................................................................ 24
4.5.2.6 Produits sans position .......................................................................................................................... 24
4.5.2.7 Produits sans tailles/libellés ................................................................................................................. 24
4.5.2.8 Bon de réassort ...................................................................................................................................... 25
4.5.2.9 Liste des commandes réceptionnées ........................................................................................ 28
4.5.3 Menu des étiquettes ......................................................................................................................... 29
4.5.3.1 Étiquettes d’un rail complet ......................................................................................................... 29
4.5.3.2 Étiquettes individuelles ................................................................................................................ 29
4.6 SAUVEGARDE : .............................................................................................................................. 31
4.7 LIVRAISON : ................................................................................................................................... 32
5 UTILISATION DU PDA .............................. .................................................................. 33
5.1 LANCEMENT DE L ’APPLICATION ...................................................................................................... 33
5.2 AFFICHE LES POSITIONS ................................................................................................................. 34
5.3 RESERVE A PARTIR DU PALM .......................................................................................................... 35
5.4 RECEPTION DE PRODUIT ................................................................................................................. 35
5.5 RECEP. INVENDUS / RESERVE ................................................................................................. 35
5.6 ERREURS DE BOITES ...................................................................................................................... 36
5.6.1 F5 Refresh ......................................................................................................................................... 36
5.6.2 F3 Supp Défaut ................................................................................................................................. 36
5.6.3 F9 Eff toutes lignes .......................................................................................................................... 36
5.6.4 F2 Eject .............................................................................................................................................. 36
5.6.5 0 Exit ................................................................................................................................................... 36
5.7 LEDS ARRIERES ............................................................................................................................. 37
5.8 DYSFONCTIONNEMENT POSSIBLE ................................................................................................... 37
5.8.1 Pas de réponse du serveur ............................................................................................................. 37
5.8.2 Batterie déchargée ........................................................................................................................... 38
6 LES LEDS ARRIERES DE CHARGEMENT OU DE DEFAUT .... ................................. 39
6.1 INDICATIONS LUMINEUSES : ........................................................................................................... 39
6.2 FONCTIONNEMENT : ....................................................................................................................... 39
7 LES RANGEMENTS DANS L’AUTOMATE APOTEKA® : ....... ................................... 40
7.1 SENS DES BOITES : ........................................................................................................................ 40
7.2 LOCALISATION DES BOITES : .......................................................................................................... 40
8 ERREURS D’EJECTION : ............................ ............................................................... 41
9 PROCEDURES DE RANGEMENT : ....................... ..................................................... 44
9.1 ALLIADIS : .......................................................................................................................................... 44
9.2 CIP GS : .............................................................................................................................................. 48
9.3 CIP PRIMORIS : ................................................................................................................................ 52
9.4 DATA PREMIUM : ................................................................................................................................ 56
9.5 LGPI :................................................................................................................................................... 60
9.6 PERIPHAR : ....................................................................................................................................... 64
9.7 WINPHARMA : ................................................................................................................................... 68
10 MISE EN AUTOMATE SUR VOTRE SYSTEME INFORMATIQUE ............................ 72
10.1 ALLIADIS : ........................................................................................................................................... 72
10.2 CIPGS : ............................................................................................................................................. 73
10.3 DATA PREMIUM : ................................................................................................................................ 74
10.4 LGPI : ................................................................................................................................................ 75
10.5 PERIPHAR : ........................................................................................................................................ 76
10.6 WINPHARMA : ..................................................................................................................................... 77
11 COORDONNEES MEKAPHARM ET SERVICE APRES VENTE ... ........................... 78
4
1. Procédure de mise en route de l’automate ApotéKa ® :
Actionner le bouton Marche/Arrêt de l’automate vers la droite (Le bouton doit
s’allumer en vert),
Vérifier qu’il n’y ait aucun bouton d’arrêt d’urgen ce enclenché
Appuyer sur le bouton vert de ‘Réarmement’ Afin d’autoriser le fonctionnement des tapis roulants (le bouton vert doit
s’allumer) Allumer le PC Automate par son bouton power
Une fois la mise en route du PC effectuée (attendre environ une
minute), Windows lance automatiquement le programme «VBApocom» : c’est ce programme qui assure le fonctionnement de l’automate ApotéKa
(Il relie l’informatique de votre officine à l’automate ApotéKa) :
IMPORTANT : Ce programme doit être actif en permanence pour le fonctionnement de l’automate ApotéKa : le défilement du compteur atteste du bon fonctionnement de celui-ci.
Le programme VBApoteKa est également exécuté au démarrage, c’est le logiciel de gestion des données de l’automate.
2. Procédure d’arrêt de l’automate ApotéKa® :
Arrêt du programme VBApoteKa et de l’ordinateur
Activer la fenêtre du programme VBApoteka
Cliquer sur Arrêter dans le logiciel VBApoteKa
Une fenêtre s’ouvre sur laquelle vous devez :
choisir « Eteindre l’ordinateur » en cliquant dessus.
Le PC Automate s’arrête automatiquement.
Sur l’automate
Actionner le bouton Marche/Arrêt vers la gauche
Les voyants verts doivent s’éteindre
6
3. Le programme VBApocom
Le programme VBApocom permet de :
Gérer toutes les commandes en provenance de votre système informatique ou des commandes manuelles,
Actionner les tapis roulants manuellement (touches F5 à F8 du clavier),
3.1 Présentation générale du programme VBApocom :
Permet de fermer VBapocom
Indicateur (défile en aléatoire de 0 à 1000) permet de visualiser le bon fonctionnement de l’automate
Permet de réduire (sans le fermer) VBApocom dans la barre de tâche
Permet de ré exécuter la dernière commande
Dernière commande exécutée avec Code Cip, Libellé, Quantité demandée Quantité Sortie, Nombre d’Essai, Position du produit
3.2 Lancement manuel du programme VBApocom :
Sur le Bureau de votre ordinateur double-cliquer sur l’icône VBApocom :
3.3 Fermeture du programme VBApocom :
Appuyer sur le bouton ou sur la touche F2
3.4 Fenêtre des commandes VBApocom :
Vous permet de visualiser les dernières commandes transmises à l’automate et de pouvoir les ré éjecter en cliquant sur l’intitulé de la commande (en bleu) puis exécute commandes sélectionnées en bas à gauche de l’écran, il est possible de visualiser les 200 dernières commandes.
3.5 Contrôle des éjections et produits en erreurs
Lors d’un problème d’éjection la ligne du produit dont la quantité sortie est différente de la quantité demandée s’affiche en rouge
Code CIP, Libellé, Quantité demandée, Quantité sortie,
Position du produit
Il s’affiche dans un cadre à côté de la fenêtre d’erreurs boites
8
3.6 Fenêtre des erreurs de boîtes :
Une fenêtre s’affiche automatiquement à côté du programme VBApocom lorsqu’une erreur à été détectée pendant l’exécution d’une commande (manque boîte, boîte non référencée …)
Le clignotement de la barre de titre permet d’attirer plus l’œil.
Pour valider une erreur comme étant lue par l’opérateur, il suffit de cliquer sur la ligne d’erreur en question,
La suppression d’une ligne entraîne automatiquement l’extinction de la led ‘défaut’ à l’arrière de l’automate.
Une fois toutes les erreurs validées, la fenêtre se fermera toute seule.
3.7 Détail d’une ligne d’erreur :
Elle contient :
L’heure du défaut,
La sortie ayant demandé ce produit,
La position dans l’automate,
Le libellé du produit,
La quantité réellement sortie,
La quantité manquante,
Le code CIP du produit
Vous ne pouvez pas fermer cette fenêtre si des erreurs sont présentes, elle ne pourra qu’être réduite sur la barre de tâches.
Si vous cliquez sur l’icône le contenu de cette fenêtre est imprimé (seulement le contenu).
Si vous cliquez sur l’icône c’est comme si vous cliquiez sur tous les lignes de défauts (annulation des défauts, extinction des leds AR et fermeture de cette fenêtre).
3.9 Ejection produit en erreur :
Vous pouvez éjecter un produit en erreur présent dans cette fenêtre, pour cela vous devez appuyer sur la touche SHIFT du clavier tout en cliquant sur la ligne d’erreur de ce produit. (L’automate éjectera alors la quantité manquante et l’acheminera vers la bonne sortie)
3.10 Afficher la fenêtre d’erreur :
Pour la faire réapparaître lorsqu’elle avait été réduite, cliquez sur la barre de tâche (icône jaune !) ‘Err. Boîtes’
3.11 Ré exécuter la dernière commande
Vous pouvez redemander l’exécution de la dernière commande (reçue, commande manuelle, tapis), simplement en cliquant sur ce bouton jaune.
Cas particulier d’un ascenseur à médicaments
Dans le cas d’une commande avec un volume trop important, le programme peut décider de découper cette commande en plusieurs parties afin de ne pas dépasser la capacité de l’ascenseur (critère : Nombre de boîtes ET/OU surface des boîtes)
3.12 Réinitialisation du programme :
Appuyez sur la touche F11 du clavier pendant que la fenêtre de ce programme est active.
3.13 Activation des tapis roulants manuellement :
Lorsque le programme VBApocom tourne, que la barre de titre est bleue et visible à l’écran, il est possible d’actionner les tapis roulants à tout moment. Pour cela il suffit d’appuyer sur une des touches F5, F6, F7 ou F8 sur le clavier du PC automate (suivant le nombre de sorties).
- F5 permet de démarrer les tapis vers la sortie 1, - F6 permet de démarrer les tapis vers la sortie 2, - F7 permet de démarrer les tapis vers la sortie 3, - F8 permet de démarrer les tapis vers la sortie 4.
4. Le programme VBApoteKa
10
4.1 Lancement de VBApoteka :
Double cliquez sur l’icône VBApoteKa sur le bureau de votre ordinateur
La fenêtre de VBApoteKa s’ouvre :
4.2 Fermeture de VBapoteka :
Cliquez sur « Arrêter » puis sur le bouton « Fermer le logiciel VBapoteka ».
4.3 Saisie des produits
Cliquez sur l’icône Saisie des produits
4.3.1 Visualiser les positions géographiques des pr oduits dans l’automate :
Cette application permet de visualiser les positions géographiques des produits contenus dans l’automate. Tapez la position du produit, ou les premières lettres de son CIP ou de son nom, puis le sélectionner dans la liste : sa fiche produit apparaît.
Exemple : le produit Doliprane 500mg cpr est positionné en A 03 13
avec une puissance d’éjection de 80 %et un temps d’activation de 80 ms .
Pour sortir de l’application Saisie des produits, Cliquez une fois sur le bouton Retour
12
4.3.2 Créer un nouveau produit dans l’automate :
Avant de créer un produit dans l’automate vous devez d’abord vérifier ces rotations sur votre système informatique (pour savoir si ce produit va être placé dans les meubles de petites ou de grandes rotations) puis le noter sur votre système informatique comme étant dans l’automate
Cliquez sur le bouton Saisie des produits de VBapoteka ,
Tapez le code CIP à 7 chiffres du nouveau produit, puis validez par « Entrée »
Ou scannez le code barre à l’aide de la douchette
Confirmez la création du produit,
Le logiciel va automatiquement chercher le produit (ses dimensions et sa photo sur la base nationale Apoteka en ligne)
Si le produit est connu, les données sont directement rapatriées sur votre ordinateur via internet Il ne vous reste plus qu’à double cliquez sur la position qui vous convient La position sélectionnée s’affiche, cliquez sur ok pour validez votre choix
Entrez le libellé si aucun libellé n’est proposé, puis validez par ok
Vous devez maintenant mesurer la boite pour que le logiciel puisse vous proposer des emplacements valides pour votre produit
Largeur en MM
Hauteur en MM
Longueur en MM
Attention : La Hauteur est toujours inférieure ou égale à la largeur, qui est toujours inférieure ou égale à la longueur si cette règle n’est pas respectée le message suivant apparait, veuillez reprendre les mesures.
Une fois la mesure effectuée le produit est créer le logiciel vous propose automatiquement les emplacements libres pour votre produit, il ne vous reste plus qu’à double cliquer sur la position qui vous convient La position sélectionnée s’affiche, cliquez sur ok pour valider votre choix
Vous pouvez allumer les leds pour visualiser les emplacements libres de votre automate
Cliquez sur le bouton
14
Une fois votre produit créé et mis en goulotte vous devez tester pour vérifier qu’il s’éjecte bien
(Le tapis ne se met pas en marche c’est juste un test sur l’éjection)
Pensez à indiquer au système informatique que le médicament est dans l’automate (voir procédure en fin de manuel)
4.3.3 Base de référence nationale en ligne (IBase)
Petite explication sur la base de référence en ligne
Cette base est enrichie chaque jour par de nouveaux produits, en effet à chaque fois que vous créez un produit nouveau non connu sur la base en ligne le libellé que vous venez de créer ainsi que les dimensions que vous avez renseignées sont automatiquement envoyées sur la base.
Si les dimensions sont cohérentes le produit est validé et devient donc accessible à tous les clients qui veulent créer ce même produit.
D’où l’importance de renseigner des mesures exactes car cela permet d’avoir moins de produit à créer entièrement si les produits sont plus rapidement validés
Il vous est possible de mettre à jour un produit déjà créé dans votre automate
Cliquez sur le petit I qui se trouve en dessous de la photo du produit
Le logiciel va rechercher sur la base nationale en ligne les mises à jour effectuées pour ce produit.
4.3.4 Ajout d’une position
On peut également ajouter une ou plusieurs positions pour un même produit dans le cas ou ce produit a une forte rotation et dont la quantité mise dans une goulotte n’est pas suffisante pour 7 jours de stock .il suffit de cliquez sur
Ces produits sont appelés multi goulottes, il est impératif de positionner les goulottes dans des rails différents (l’un au-dessus de l’autre) pour que l’automate puisse en éjecter plusieurs simultanément
Un message d’avertissement s’affichera automatiquem ent lors de la création d’une position supplémentaire.
4.3.5 Suppression d’un produit dans la base ApotéKa :
Tapez le CIP, le nom ou la position du produit,
Si le produit a été appelé par son nom, la liste de tous les produits ayant ce nom s’affiche
Sélectionnez le produit a supprimer
Si vous avez appelé le produit par son code CIP ou sa position sa fiche produit s’affiche automatiquement.
Cliquez sur le bouton Supprimer,
Cliquez sur Oui pour confirmer cette suppression
(2 confirmations)
16
4.3.6 Suppression d’une position sans suppression d u produit :
Cliquez sur le bouton Saisie des produits de VBapoteka , Tapez le code CIP, le nom ou sa position, sa fiche produit apparaît. Cliquez sur la position à supprimer
Cliquez sur le bouton Supprimer une position
Confirmez par oui
4.3.7 Modification de position
Il est possible de modifier à tout moment une position, une puissance ou un temps de tous les produits :
Cliquez sur le bouton Saisie des produits de la barre principale.
Tapez le CIP, le nom ou la position du produit à modifier. (Exemples : A12 ; F0501 ; 3232018 ; ADVIL)
Sélectionnez le bon produit dans la liste, dans la fiche produit la première position du produit est alors sélectionnée.
Double-cliquez sur la bonne position dans la liste puis cliquez sur
La liste des positions libres apparait à l’écran, Double-cliquez sur la position sélectionnée
Validez les modifications en appuyant sur le bouton OK.
4.3.8 Modification d’une puissance d’éjection ou d’ un temps d’activation
Les modifications de puissance et de temps sont nécessaires pour certains produits en cas de problème d’éjection.
Procédez comme lors d’une modification de position.
Sélectionnez le produit, et double cliquez sur la position à modifier.
Modifiez la puissance et ou le temps et cliquez sur OK
18
4.3.9 Modification du code CIP ou du libellé d’un p roduit
Vous pouvez modifier un code CIP ou un Libellé
Sélectionnez le produit à modifier
Puis cliquez sur la zone à modifier
Modification de CIP
Un avertissement s’affiche Cliquez sur OUI
Puis entrez le nouveau code CIP
Puis OK
Modification de libellé
Entrez le nouveau libellé et OK
4.3.10 Autre fonctionnalité de VBApoteka
Histo modif : Permet de visualiser toutes les modifications faites sur un produit
Histo Vente : Permet de visualiser toutes les ventes faites sur un produit
Quantité goulottable : C’est la quantité maximale de boites de médicaments que l’on peut intégrer dans l’automate, Attention cette quantité tient compte du fait qu’aucune boite ne doit dépasser à l’arrière de la goulotte.
Ejecter : Permet d’éjecter le produit avec la quantité désirée
Retour : Permet de revenir au menu général VBApoteka
20
4.4 Commande manuelle :
Cette fonction permet de sortir de un ou plusieurs des produits contenus dans l’automate sans passer par votre informatique de gestion.
Tapez les premières lettres du produit, ou son CIP : la liste se met à jour et vous pouvez sélectionner le produit désiré.
Remarque : vous pouvez taper une * pour affiner la recherche. Exemple : tapez « effe*500 », cela vous affichera la liste de tous les produits qui contiennent dans leurs libellés « effe » et « 500 »
Double-cliquez ou validez le produit, puis entrez la quantité désirée dans la boite de dialogue qui apparaît.
Répétez l’opération pour chaque produit désiré dans votre commande manuelle.
Sélectionnez la sortie que vous désirez
Remarque : s’il y a déjà des produits dans la commande manuelle, le fait de sélectionner une sortie, déclenchera l’exécution de cette commande
Une fois la commande terminée
Cliquez sur le bouton « Exécuter la commande ».
Vous pouvez aussi appuyer sur la touche « Entrée »
Après la sélection du dernier produit et de sa quantité.
4.5 Menu des éditions :
Pour accéder à la liste des produits et aux statistiques, cliquez sur le bouton « Editions » de VBApoteKa .
Une fenêtre s’ouvre et propose dans 3 onglets
4.5.1Vente
4.5.1.1 Le journal des ventes
En cliquant sur le bouton « journal des ventes » :
La liste des produits vendus durant cette période s’affiche à l’écran, elle vous renseigne sur :
Le nombre de boîtes sorties par l’automate
Le nombre de boîtes demandées par les dénominations suivantes :
Q demandées correspondant à la quantité demandée par le client,
Q servie correspondant à la quantité livrée par l’automate,
22
4.5.1.2 Comparatifs des commandes et des sorties
En cliquant sur le bouton comparatif des commandes et des sorties vous obtiendrez la liste de tous les produits dont la quantité servie par l’automate était différente de la quantité commandée
Seuls les produits dont la quantité servie est égale à 0 et dont l’interprétation est : « problème non identifié » doivent attirer votre attention
En effet ce sont ces produits qui peuvent avoir des problèmes d’éjection et qui nécessitent un contrôle de votre part :
(Goulotte trop serrée, éjecteur en position Haute, problème dans les réglages de puissance ou de temps)
4.5.1.3 Journal des invendus :
Cliquez sur le bouton
Taper une date dans « Date Vente Max »
(Par défaut la date est à la date du jour - 6 mois)
Cliquez sur sans les produits nouveaux
(Ce qui exclut de la liste les produits créés Depuis la Date de Vente Max)
Sélectionnez (cochez) tous les produits
Que vous voulez éjecter puis appuyez sur le bouton « Ejection »
(Les produits s’éjecteront 25/25 lignes il faut ré appuyé sur « Ejection » pour avoir la suite des éjections)
Vous pouvez également supprimer en une seule opération tous les produits invendus depuis 6 mois
Cochez tous les produits à supprimer comme pour les éjecter puis cliquez sur
Le logiciel vous propose d’imprimer la liste des produits que vous voulez supprimer, cliquez sur oui, cette liste vous permettra de modifier les produits sur votre logiciel informatique
Puis comme pour toute suppression de produit une deuxième confirmation vous sera demandée, cliquez sur oui
4.5.2 Produits et Positions
4.5.2.1 Produits
Cette fonction vous permet d’obtenir une liste de tous les produits ayant une ou plusieurs positions dans votre automate vous pouvez classer cette liste par position dans l’automate ou par le libellé des produits
4.5.2.2 Produits en Multi Goulotte
Cette fonction vous permet d’obtenir la liste des produits « Multi goulottes » c'est-à-dire les médicaments dont il existe plusieurs goulottes pour le même produit.
4.5.2.3 Contrôle des doublons de position :
Un doublon de position correspond à deux produits différents
enregistrés pour une même position géographique.- Cliquez sur le bouton Doublons de positions : un tableau s’affiche, lorsque vous avez des doublons de positions, il faut supprimer le produit qui n’est pas à sa place sauf si le doublon est voulu (produit avec deux CIP différents) :
24
4.5.2.4 Inventaire
Vous permet de visualiser ou d’imprimer le contenu de votre automate.
La liste étant classée par position.
Pour les clients gérant le stock par le logiciel Apoteka cela permet d’avoir un état de stock de l’automate.
4.5.2.5 Tableau d’occupation
Vous permet de visualiser les produits de votre automate, ainsi que les places libres pour tous les types de rails ou simplement les rails que vous avez sélectionnés.
4.5.2.6 Produits sans position
Vous permet de connaître les produits enregistrés dans votre base et qui n’ont pas de position dans l’automate
4.5.2.7 Produits sans tailles/libellés
Vous permet de connaître les produits dans votre base qui n’ont pas de taille ou de libellé
(attention pour les produits sans taille les renseigner impérativement si on doit les mettre dans le bon de réassort)
4.5.2.8 Bon de réassort
Le bon de réassort se trouve dans l’onglet, Edition, Produit et position
Et cliquez sur
Le bon de réassort s’affiche
Il faut renseigner la liste des produits qui ont une réserve hors automate
Pour cela vous cochez la case ou voir la mise en réserve par le palm (dans le chapitre palm)
Cette fonction permet de mettre un produit en gestion de réserve ou de le supprimer lorsqu’il ne reste plus de boites hors automate.
Par défaut la case cochée est la création du produit en réserve
Vous pouvez cocher soit :
La suppression des produits en réserve
Création des filtres (pour mettre à part les génériques par exemple ou pouvoir mettre des produits dans des réserves géographiques différentes)
Lorsque vous avez choisi l’opération à effectuer, scanner les produits avec la douchette, l’action choisie (par exemple mis en réserve) deviendra active pour tous les produits scannés
Vous pouvez visualiser ou imprimer les anciens bons de réassort
Sélectionnez le bon puis cliquer sur :
Pour visualiser :
Pour imprimer :
26
Vous pouvez accéder en bas à gauche de cet écran à tous les produits que vous avez gérés en réserve
Une fois les produits mis en réserve vous pouvez créer un bon de reassort
Plusieurs possibilités s’offrent à vous :
Vous pouvez sélectionner les quantités vendues entre deux bons de réassort
Lorsque vous laissez la quantité vendue à 1, dès qu’une boite est vendue elle est incluse au bon de réassort (valable pour le réassort des petites rotations)
Vous pouvez augmenter la quantité vendue pour réassortir les grosses rotations (pourquoi remplir lorsqu’une seule boite a été vendue)
Vous pouvez sélectionner aussi par pourcentage de quantité goulottable (par défaut)
Lorsque vous sélectionnez cette option le calcul du nombre de boites vendues se fera suivant la quantité de boites que l’on peut mettre dans l’automate pour cette référence. Exemple : deux références :
La première à une capacité dans l’automate de 4 boites
Le deuxième à une capacité dans l’automate de 30 boites
Lorsque vous demandez un remplissage avec un pourcentage mini en goulotte de 50%, il ne sortira la première référence que lorsque 2 boites auront été vendues et la deuxième référence que lorsque 15 boites auront été vendues
Vous pouvez faire un bon de réassort en sélectionnant un ou plusieurs meubles pour faire votre réassort
Si vous avez différencié vos réserves (exemple Générique) vous pouvez sélectionner soit tous les produits soit uniquement les produits du filtre 1
Une fois ces opérations terminées cliquez sur :
Vous pouvez maintenant :
Éditer le bon
Allumer les goulottes à réapprovisionner
Annuler le bon
Valider le bon
Attention ne valider le bon que quand celui-ci est effectivement effectué
(En cas de gestion de stock par Apoteka modifier les quantités à réapprovisionner si celles-ci sont inexactes)
Attention vous ne pourrez pas créer un nouveau bon de réassort tant que celui-ci n’est pas soit validé soit annulé.
28
4.5.2.9 Liste des commandes réceptionnées
Cliquez sur
Ce programme vous permet de visualiser, imprimer, allumer les leds des commandes réceptionnés par Apoteka
Vous pouvez cocher la commande que vous voulez visualiser
Ex :
Commande numéro 10627 réceptionné à 9H12 le 16/04
Une fois la commande sélectionnée vous pouvez :
Visualiser les produits
Imprimer la commande
Allumer toutes les leds des produits qui se trouvent dans cette commande
4.5.3 Menu des étiquettes
Vous avez deux façons d’imprimer vos étiquettes
Soit étiquette individuelle soit en étiquette en rail complet
4.5.3.1 Étiquettes d’un rail complet
Sélectionnez le meuble
Puis sélectionnez le rail
Puis imprimez
4.5.3.2 Étiquettes individuelles
Deux façons d’imprimer vos étiquettes individuelles
Soit vous tapez le code CIP
Vous pouvez l’ajouter à la liste
Puis imprimez la liste
Soit vous pouvez cliquer sur le bouton
30
Dès qu’un produit est modifié (Modification de position ou de code CIP ou de Libellé ou création d’une nouvelle position)
Les produits sont automatiquement inclus dans une liste d’étiquettes que vous pouvez éditer
Choisissez la date de dernière édition étiquette Exemple (nous sommes le 23 Mars, dernière étiquette éditée le 23 Février 2010)
Mettez le 23/03/2010 ou en nombre de jours soit 30 jours puis OK
La liste de tous les produits modifiés ou créés depuis le 23/02/2010 s’affiche
Vous pouvez soit éditer la liste
Soit supprimer certains produits en cliquant sur les produits à supprimer puis sur supprimer la ou les Lignes sélectionnée(s)
4.6 Sauvegarde :
Il est recommandé d’effectuer tous les jours une sa uvegarde de la base. Une sauvegarde automatique est planifiée chaque jour. Pour sauvegarder manuellement, cliquer sur le bouton Sauvegarde :
La sauvegarde sera effectuée sur le disque dur , puis sur le support
amovible si la case Copier la sauvegarde sur le support amovible est cochée (recommandé).
Cliquez sur le bouton
Puis patientez jusqu’à ce que le message indiquant que la sauvegarde est terminée apparaisse.
Puis cliquez sur le bouton NB : Pour interrompre la sauvegarde afin de réutiliser les autres
fonctions de VBApoteKa , cliquez sur Annuler .
32
4.7 Livraison :
Permet de réceptionner vos commandes du grossiste ou direct sur Apoteka
L’avantage étant que les quantités entrées en stock seront transmises à votre système informatique pour la gestion de stock et vous permettra de ne faire qu’un seul Scan puisque les leds arrières s’allumeront automatiquement lors de l’entrée en stock des produits
Mettre le numéro de la commande ou numéro de votre choix (voir procédure de rangement) puis Entrée
Scanner les produits et renseigner la quantité reçue puis passer au produit suivant ou faire entrée
(Si la quantité n’est pas renseignée et que vous scannez un nouveau produit la quantité enregistrée sera de 1)
Il vous est possible d’intégrer un produit en gestion de réserve à partir de la livraison, pour cela
lorsque l’on scanne un produit, le bouton apparait
Cela signifie que ce produit n’est pas connu comme ayant une réserve, si vous voulez l’intégrer à la gestion de réserve vous cliquez soit sur le bouton
avant de renseigner la quantité réceptionnée le bouton passe en rouge ce qui veut dire que ce produit est connu comme ayant une réserve.
Une fois terminé cliquez sur
Vous pouvez allumer toutes les leds d’aide au rangement une fois la commande validée (voir paragraphe « liste des commandes réceptionnées »)
5 Utilisation du PDA
Écran de contrôle
Boutons pour scanner les codes barres
Pavé numérique
Allumage,Exctinction du PDA
5.1 Lancement de l’application
Avec le stylet double cliquez sur l’icône Apoteka3
Vous arrivez sur le menu principal d’Apoteka
Plusieurs possibilités s’offrent à vous
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5.2 Affiche les positions
Ce programme permet de scanner une boîte afin de pouvoir afficher sur le PDA les positions
géographiques de ce produit, la quantité en stock, la capacité totale de l’automate et d’allumer la led
sur l’arrière de l’automate où il faut ranger ce produit
Il n’y a aucun mouvement de stock, ni sur l’automate, ni sur le HOST (ordinateur de la pharmacie)
Lorsque vous cliquez sur affiche les positions
Le pda se met en relation avec le Pc Apoteka et vous affiche cet écran, vous pouvez alors scanner une boite
Le nom du produit apparaît ainsi que
Son code CIP
Le stock (si gestion par Apoteka)
La capacité totale des goulottes
Position du produit
Nombre de goulottes
Éjection du produit à partir pda
Test de position
Pour mettre un produit en réserve
Pour sortir de ce programme
5.3 Réserve à partir du palm
Il vous est possible d’intégrer un produit en gestion de réserve à partir
du palm, pour cela on affiche les positions scanner le produit, sa fiche apparaît, en haut a gauche se trouve
Cela signifie que ce produit n’est pas connu comme ayant une réserve, si vous voulez l’intégrer a la gestion de réserve vous cliquez soit sur l’icône F9 Reserve ou vous appuyer sur la touche F9 du palm
La touche
Passe alors en rouge
Ce qui veut dire que ce produit est connu comme ayant une réserve
(Vous pouvez alors le supprimer de la réserve en cliquant sur l’icône ou vous appuyez sur la touche F8 du palm)
5.4 Réception de produit
Cette fonction permet de recevoir une livraison en provenance d’un grossiste ou d’un fournisseur avec mise à jour du stock sur l’automate et sur le HOST (ordinateur de la pharmacie)
Voir le chapitre procédure de rangement suivant votre système informatique a la fin du manuel.
5.5 Récep. INVENDUS / RESERVE
Cette fonction permet de réapprovisionner l’automate (boite en stock sur étagère (réserve)) OU retour des invendus de l’officine
Le stock est seulement mis à jour dans l’automate
Les fonctionnalités sont exactement les mêmes que pour la ‘réception d’un produit’ sauf qu’il
ne vous sera pas demandé de numéro pour le bon de commande.
PS : vous n’êtes pas obligé d’être en protocole CDA PI pour utiliser cette fonction
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5.6 Erreurs de boites
Cette fonction vous permet de pouvoir contrôler à distance la fenêtre d’erreur qui s’affiche sur le programme VBApocom (voir explication dans le chapitre VBApocom)
Cette fonction vous annonce les erreurs de sorties de boites vous pouvez alors :
5.6.1 F5 Refresh Vous permet d’afficher la liste des erreurs de boites qui viennent d’apparaître sur l’écran du PC Apoteka
5.6.2 F3 Supp Défaut Vous permet, après avoir cliqué à l’aide du stylet sur la ligne qui vous intéresse, d’effacer la ligne de la fenêtre d’erreur
5.6.3 F9 Eff toutes lignes Vous permet de supprimer toutes les lignes de la fenêtre d’erreur
5.6.4 F2 Eject Vous permet, après avoir cliquez à l’aide du stylet sur la ligne qui vous intéresse de ré éjecter ce produit dans la bonne sortie et dans la quantité manquante
5.6.5 0 Exit Vous permet de sortir du programme d’erreur de boites
5.7 Leds arrières
0 Sortir du programme des leds arrières
1 Eteindre toutes les leds de chargements (clignotement lent)
2 Eteindre toutes les leds de goulottes vides (ou en défaut)
3 Allumer toutes les goulottes vides qui étaient mémorisées
4 Supprimer la mémorisation des goulottes vides (+ extinction)
5 Allumer toutes les goulottes dont le stock mémorisé dans l’automate est égal à une valeur saisie par l’utilisateur. Vous devez saisir cette valeur à droite du bouton « allume goul. Stock=valeur » puis appuyez sur ce bouton.
6 Allumer les goulottes dont la quantité en stock est inférieure ou égale au stock mini mémorisé pour chaque goulotte
7 Allumer toutes les goulottes dont les dimensions de boîtes ou le libellé sont inconnues
8 Allumer toutes les goulottes dont les produits ne sont pas dans le type de rail préconisé
5.8 Dysfonctionnement possible
5.8.1 Pas de réponse du serveur
Il est possible que parfois le pda perde la liaison avec le PC Apoteka dans ce cas cliquez sur « menu » pour ressortir du programme
Vous allez de nouveau avoir accès au menu de base
Il vous suffit de double cliquer sur l’icône Apoteka3
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5.8.2 Batterie déchargée
Après un défaut de charge de batterie, vous devez réinstaller les programmes sur le Pocket MC3090
À l'aide du stylet, cliquer précisément sur les 5 croix, puis appuyer sur la touche "Ent"
Sur la fenêtre "MC30XX demo", faire un double clic sur
Sur la fenêtre "P-apoteka3.exe", cliquer sur "OK"
Sur le bureau, faire un double clic sur l'icone
Votre Pda est maintenant prêt à fonctionner.
6 Les leds arrières de chargement ou de défaut
L’automate Apoteka est équipé de leds arrières qui vous indiquent l’emplacement où charger votre boite et les goulottes reconnues en défaut après éjection
6.1 Indications Lumineuses :
Le clignotement lent d’une goulotte indique l’endroit où il faut charger le produit
Le clignotement rapide de la goulotte indique un défaut d’éjection sur cette goulotte (vide)
6.2 Fonctionnement :
Lorsqu’un défaut d’éjection est détecté lors d’une commande, la led se met à clignoter rapidement et il y a mémorisation de ce défaut dans la base de données
Pour supprimer ce défaut, il suffit de scanner à l’aide du PALM ou de taper sur le programme VBApocom le code du produit concerné (en fait il suffit de dire à l’automate que l’on recharge cette goulotte)
Pour charger un produit, scanner à l’aide du Pda ou Douchette ou taper son code sur le programme VBApocom ou (CDAPI dial. E ou I), la goulotte ou les goulottes correspondantes à ce produit clignoteront lentement (effaçant du même coup le défaut de la goulotte)
Si vous re scannez un produit avant un certain temps paramétré (20s par défaut), l’ancienne LED reste allumée (ou les anciennes Leds) pour vous permettre le rangement de plusieurs références simultanément
Si l’éjection suivante de la goulotte est correcte, le défaut est automatiquement supprimé
Le système éteindra automatiquement les leds d’erreurs au bout de 2 heures (par défaut)
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7 Les rangements dans l’automate ApotéKa® :
7.1 Sens des boîtes :
Mettre les languettes de fermeture vers le haut, la boîte risquerait de se coincer par sa languette contre le rail alu.
Ne pas mettre deux boîtes côte à côte dans une même goulotte, Mettre les vignettes par dessus, si possible (attention aux étiquettes ou vignettes décollées), En cas d’écriture braille sur la boîte, la mettre par dessus même si la vignette est en dessous, Positionner les boîtes en long et à plat, Positionner les flacons le « cul » vers le bas,
7.2 Localisation des boîtes :
Grosses boîtes et boîtes fragiles : elles se trouveront dans les derniers rails en bas du meuble (la
hauteur entre les rails est plus importante), Petites boîtes : elles se trouveront dans les autres rails du meuble. L’ordre alphabétique n’est pas une religion cf. tiroirs. Attention aux boîtes défraîchies, mal fermées, défectueuses : elles risquent de rester coincées
pendant la descente le long des goulottes.
8 Erreurs d’éjection :
Vous pouvez vous-même régler les erreurs d’éjection il suffit pour cela de connaître les 3 principes de base.
1) L’éjecteur reste en position haute :
La première boite a été éjectée et la deuxième boite est venue bloquer l’éjecteur en position haute avant que ce dernier n’est eu le temps de redescendre.
La correction à apporter est la suivante :
On remet manuellement l’éjecteur dans sa position par défaut.
Cliquez sur le bouton Saisie des produits de la barre principale.
Tapez le CIP, le nom ou la position du produit à modifier.
Sélectionnez le bon produit dans la liste, dans la fiche produit la première position du produit est alors sélectionnée.
Double-cliquez sur la bonne position dans la liste puis Effectuez les modifications dans la fenêtre apparue au centre de l’écran.
Baissez le temps d’activation de l’électro aimant, validez les modifications en appuyant sur le bouton OK. Refaire un test position pour ce produit
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2) La boite prête à éjecter se met en « cathédrale »
Soit la boite a été éjectée avec trop de puissance, elle a tapé le plateau du dessus puis est retombée a sa place la boite suivante ayant commencé à glisser elle est passée sous la première.
Soit la boite est seule dans sa goulotte donc on entend bien claquer l’éjecteur mais la boite ne sort pas
La correction à apporter est la suivante :
On remet manuellement la boite dans sa position par défaut.
Cliquez sur le bouton Saisie des produits de la barre principale.
Tapez le CIP, le nom ou la position du produit à modifier.
Sélectionnez le bon produit dans la liste, dans la fiche produit la première position du produit est alors sélectionnée.
Double-cliquez sur la bonne position dans la liste puis Effectuer les modifications dans la fenêtre apparue au centre de l’écran.
Baisser la puissance de l’électro aimant
Validez les modifications en appuyant sur le bouton OK.
Refaire un test position pour ce produit
3) Lorsque la goulotte est pleine le produit ne s’éjecte pas, vider la goulotte de moitié puis refaite un test position
- Le produit ne s’éjecte pas, l’éjecteur est défectueux changer le produit d’emplacement
Cliquez sur le bouton Saisie des produits de la barre principale.
Tapez le CIP, le nom ou la position du produit à modifier.
Sélectionner le bon produit dans la liste, dans la fiche produit la première position du produit est alors sélectionnée.
Double-cliquer sur la bonne position dans la liste puis cliquez sur
La liste des positions libres apparait à l’écran, Double-cliquez sur la position sélectionnée
Validez les modifications en appuyant sur le bouton OK
- Le produit s’éjecte lorsque la goulotte est a moitié remplie il y a donc un défaut de puissance d’éjection, vérifiez que la puissance est a 100% si c’est le cas il va falloir changer le produit de place
La méthode est la même que ci-dessus a une petite exception près, lorsque la liste des positions libre apparait le type de rail proposé est identique à celui où se trouve actuellement le produit, hors ce type de rail a une puissance d’éjection insuffisante pour le produit , il faut donc le mettre sur un type de rail inferieur exemple R15,il faut mettre le produit en R13
Vous devez donc décocher
Apparait alors tous les emplacements libres de l’automate à vous de sélectionner le type de rail adéquat
R21 et R18 passage en R15
R15 passage en R13
R13 passage en R11
R11 passage en R08
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9 Procédures de rangement :
9.1 ALLIADIS :
Vous pouvez réceptionner sur l’écran Apoteka (voir livraison) ou sur le Pda. La procédure ci-dessous est décrite à partir du Pda :
Cliquez sur l’icône
Cliquez sur l’icône
Tapez le numéro de la commande (pas important pour alliadis) puis sur entrée ou la date du jour suivi de 1 pour le matin ou 2 pour l’après midi Ex : 280820091 pour le 28 aout 2009 le matin puis entrée
La commande est acceptée vous pouvez scanner la première référence
Notez la quantité à réceptionner à l’aide du pavé numérique puis entrée, passez à la référence suivante, si la quantité à réceptionner n’est que d’une seule boite vous pouvez scanner la référence suivante sans taper la quantité la quantité par défaut étant une boite. Une fois la commande terminée cliquez sur la touche « F10 menu » ou sur la touche F10 du pavé numérique pour finaliser la commande sur votre système informatique.
Remarque : si vous avez fait une erreur lors de la saisie de la quantité à réceptionner deux solutions :
• la quantité réceptionnée est inférieure à la quantité réelle alors scanner la ou les boites en plus, puis ajouter la quantité Ex : 3 boites reçues, 1 boite scanner on scanne et on ajoute 2 boites
• la quantité réceptionnée est supérieure à la quantité réelle alors la modification se fera sur le système informatique de la pharmacie lors du contrôle des écarts.
Sur Alliadis :
Sur le menu principal
Onglet Achat, Onglet Commande, Mot de passe
(Toutes les commandes passées apparaissent à l’écran
(Quelque soit le grossiste ou le labo))
Vous pouvez aussi entrer directement le numéro du grossiste
Rattaché à l’automate.
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Sélectionnez la commande à valider
Puis Réception
Faire F1 (Pointage des produits reçus)
Puis sélectionnez « Choix de réception automate »
Sélectionnez la réception venant de l’automate en faisant Entrée sur la ligne de commande puis la touche étoile (*) pour valider.
Contrôler la différence entre la commande et la réception
Modifier la réception puis valider par étoile (*) et justifier les différences entre les quantités commandées et les quantités réceptionnées
Ou si tout est correct valider directement par étoile (*)
Allumage des leds de la commande :
Dans VBapoteka Cliquez sur
Ce programme vous permet d’allumer les leds des commandes réceptionnées
Vous devez cocher la commande (la dernière commande réceptionnée est la première de la liste)
Ex :
Commande numéro 10627 réceptionnée à 9H12 le 16/04
Allumez toutes les leds des produits qui se trouvent dans cette commande
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9.2 CIP GS :
Vous pouvez réceptionner sur l’écran Apoteka (voir livraison) ou sur le Pda. La procédure ci-dessous est décrite à partir du pda :
Cliquez sur l’icône
Cliquez sur l’icône
Tapez le numéro de la commande (pas important pour CIPGS) puis sur entrée ou la date du jour suivi de 1 pour le matin ou 2 pour l’après midi Ex : 280820091 pour le 28 aout 2009 le matin puis entrée
La commande est acceptée vous pouvez scanner la première référence
Notez la quantité à réceptionner à l’aide du pavé numérique puis entrée, passez à la référence suivante, si la quantité à réceptionner n’est que d’une seule boite vous pouvez scanner la référence suivante sans taper la quantité la quantité par défaut étant une boite. Une fois la commande terminée cliquez sur la touche « F10 menu » ou sur la touche F10 du pavé numérique pour finaliser la commande sur votre système informatique.
Remarque : si vous avez fait une erreur lors de la saisie de la quantité à réceptionner deux solutions :
• la quantité réceptionnée est inférieure à la quantité réelle alors scanner la ou les boites en plus, puis ajouter la quantité Ex : 3 boites reçues, 1 boite scanner on scanne et on ajoute 2 boites
• la quantité réceptionnée est supérieure à la quantité réelle alors la modification se fera sur le système informatique de la pharmacie lors du contrôle des écarts.
Sur CIPGS :
Faire B (Gestion de stock), et M (Réception de Commande)
La commande venant de l’automate s’affiche automatique, cochez la case « sélec » pour la sélectionner puis sur « Fin » pour valider
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Sélectionnez maintenant la ou les commandes à réceptionner puis faire « fin » pour valider.
Le rapprochement entre les quantités commandées et les quantités reçues s’effectue, a vous maintenant de valider ces écarts ou de les corriger puis terminer la réception.
Allumage des leds de la commande :
Dans VBapoteka Cliquez sur
Ce programme vous permet d’allumer les leds des commandes réceptionnées
Vous devez cocher la commande (la dernière commande réceptionnée est la première de la liste)
Ex :
Commande numéro 10627 réceptionnée à 9H12 le 16/04
Allumez toutes les leds des produits qui se trouvent dans cette commande
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9.3 CIP PRIMORIS : Vous pouvez réceptionner sur l’écran Apoteka (voir livraison) ou sur le Pda. La procédure ci-
dessous est décrite à partir du Pda :
On commence sur le logiciel CIP Primoris :
Onglet Commande : 1- Grossiste
6- Contrôle de livraison
Sélectionner la ou les commandes à réceptionner
En faisant « Entrée » sur la ou les lignes puis valider par la touche « F10 »
Restez sur l’écran ci contre sur CIP puis réceptionner sur Apoteka
Sur Apoteka :
Cliquez sur l’icône
Cliquez sur l’icône
Taper le numéro de la commande (qui est affiché sur l’écran CIP) puis sur entrée
La commande est acceptée vous pouvez scanner la première référence
Notez la quantité à réceptionner à l’aide du pavé numérique puis entrée, passez à la référence suivante, si la quantité à réceptionner n’est que d’une seule boite vous pouvez scanner la référence suivante sans taper la quantité la quantité par défaut étant une boite. Une fois la commande terminée cliquez sur la touche « F10 menu » ou sur la touche F10 du pavé numérique pour finaliser la commande sur votre système informatique.
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Remarque : si vous avez fait une erreur lors de la saisie de la quantité à réceptionner deux solutions :
:
• la quantité réceptionnée est inférieure à la quantité réelle alors scanner la ou les boites en plus, puis ajouter la quantité Ex : 3 boites reçues, 1 boite scanner on scanne et on ajoute 2 boites • la quantité réceptionnée est supérieure à la quantité réelle alors la modification se fera sur le système informatique de la pharmacie lors du contrôle des écarts.
Sur CIP Primoris :
En fin de commande faire « F10 »
Faire « oui » sur la validation de saisie des produits
Contrôle des écarts, vérifiez que les quantités en écart soient exactes
Terminer la réception
Allumage des leds de la commande :
Dans VBapoteka Cliquez sur
Ce programme vous permet d’allumer les leds des commandes réceptionnées
Vous devez cocher la commande (la dernière commande réceptionnée est la première de la liste)
Ex :
Commande numéro 10627 réceptionnée à 9H12 le 16/04
Allumez toutes les leds des produits qui se trouvent dans cette commande
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9.4 DATA Premium :
Vous pouvez réceptionner sur l’écran Apoteka (voir livraison) ou sur le Pda. La procédure ci-dessous est décrite à partir du Pda :
Cliquez sur l’icône
Cliquez sur l’icône
Taper le numéro de la commande à réceptionner (récupérer le numéro sur DATA) puis sur entrée
La commande est acceptée vous pouvez scanner la première référence
Notez la quantité à réceptionner à l’aide du pavé numérique puis entrée, passez à la référence suivante, si la quantité à réceptionner n’est que d’une seule boite vous pouvez scanner la référence suivante sans taper la quantité la quantité par défaut étant une boite. Une fois la commande terminée cliquez sur la touche « F10 menu » ou sur la touche F10 du pavé numérique pour finaliser la commande sur votre système informatique.
Remarque : si vous avez fait une erreur lors de la saisie de la quantité à réceptionner deux solutions :
• la quantité réceptionnée est inférieure à la quantité réelle alors scanner la ou les boites en plus, puis ajouter la quantité Ex : 3 boites reçues, 1 boite scanner on scanne et on ajoute 2 boites • la quantité réceptionnée est supérieure à la quantité réelle alors la modification se fera sur le système informatique de la pharmacie lors du contrôle des écarts.
Sur DATA
Cliquez sur 3 « Stock et Commande »
Cliquez sur 1 « Commande Répartiteur et Grossiste »
Cliquez sur 6 « gestion des entrées »
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Renseignez le numéro du répartiteur
Cliquez sur 1 « livraison commande »
Cliquez sur 5 « rapprochement d’une commande »
Se mettre sur la commande puis faire « F10 » valide
Validez les écarts de livraison
Faire « F10 » pour valider et restockage des produits « oui »
Allumage des leds de la commande :
Dans VBapoteka Cliquez sur
Ce programme vous permet d’allumer les leds des commandes réceptionnées
Vous devez cocher la commande (la dernière commande réceptionnée est la première de la liste)
Ex :
Commande numéro 10627 réceptionnée à 9H12 le 16/04
Allumez toutes les leds des produits qui se trouvent dans cette commande
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9.5 LGPI :
Vous pouvez réceptionner sur l’écran Apoteka (voir livraison) ou sur le Pda. La procédure ci-dessous est décrite à partir du pda :
Cliquez sur l’icône
Cliquez sur l’icône
Tapez le numéro de la commande (pas important pour lgpi) puis sur entrée ou la date du jour suivi de 1 pour le matin ou 2 pour l’après midi Ex : 280820091 pour le 28 aout 2009 le matin puis entrée
La commande est acceptée vous pouvez scanner la première référence
Notez la quantité à réceptionner à l’aide du pavé numérique puis entrée, passez à la référence suivante, si la quantité à réceptionner n’est que d’une seule boite vous pouvez scanner la référence suivante sans taper la quantité la quantité par défaut étant une boite. Une fois la commande terminée cliquez sur la touche « F10 menu » ou sur la touche F10 du pavé numérique pour finaliser la commande sur votre système informatique.
Remarque : si vous avez fait une erreur lors de la saisie de la quantité à réceptionner deux solutions :
• la quantité réceptionnée est inférieure à la quantité réelle alors scanner la ou les boites en plus, puis ajouter la quantité Ex : 3 boites reçues, 1 boite scanner on scanne et on ajoute 2 boites
• la quantité réceptionnée est supérieure à la quantité réelle alors la modification se fera sur le système informatique de la pharmacie lors du contrôle des écarts.
Sur LGPI:
Faire B (Gestion de stock), et M (Réception de Commande)
La commande venant de l’automate s’affiche automatique, cocher la case « sélec » pour la sélectionner puis sur « Fin » pour valider
Sélectionner maintenant la ou les commandes à réceptionner puis faire « fin » pour valider. Le rapprochement entre les quantités commandées et les quantités reçues s’effectue, a vous maintenant de valider ces écarts ou de les corriger puis terminer la réception comme d’habitude.
62
Allumage des leds de la commande :
Dans VBapoteka Cliquez sur
Ce programme vous permet d’allumer les leds des commandes réceptionnées
Vous devez cocher la commande (la dernière commande réceptionnée est la première de la liste)
Ex :
Commande numéro 10627 réceptionnée à 9H12 le 16/04
Allumez toutes les leds des produits qui se trouvent dans cette commande
64
9.6 PERIPHAR :
Vous pouvez réceptionner sur l’écran Apoteka (voir livraison) ou sur le Pda. La procédure ci-dessous est décrite à partir du pda :
Cliquez sur l’icône
Cliquez sur l’icône
Tapez le numéro de la commande que vous aurez au préalable été cherché sur Periphar : onglet Achat, réception répartiteur, numéro du répartiteur et la commande correspondante à la réception
La commande est acceptée vous pouvez scanner la première référence
Notez la quantité à réceptionner à l’aide du pavé numérique puis entrée, passez à la référence suivante, si la quantité à réceptionner n’est que d’une seule boite vous pouvez scanner la référence suivante sans taper la quantité la quantité par défaut étant une boite. Une fois la commande terminée cliquez sur la touche « F10 menu » ou sur la touche F10 du pavé numérique pour finaliser la commande sur votre système informatique.
Remarque : si vous avez fait une erreur lors de la saisie de la quantité à réceptionner deux solutions :
• la quantité réceptionnée est inférieure à la quantité réelle alors scanner la ou les boites en plus, puis ajouter la quantité Ex : 3 boites reçues, 1 boite scanner on scanne et on ajoute 2 boites
• la quantité réceptionnée est supérieure à la quantité réelle alors la modification se fera sur le système informatique de la pharmacie lors du contrôle des écarts.
Sur Periphar
Onglet Gestion Commercial, Achat
Onglet Réception répartiteur
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Sélectionnez le répartiteur pour la commande automate
Sélectionnez la commande à réceptionner
Le rapprochement se fait automatiquement entre la réception venant de l’automate et la commande venant de Periphar, vous n’avez plus qu’à réceptionner sur Periphar comme d’habitude.
Allumage des leds de la commande :
Dans VBapoteka Cliquez sur
Ce programme vous permet d’allumer les leds des commandes réceptionnées
Vous devez cocher la commande (la dernière commande réceptionnée est la première de la liste)
Ex :
Commande numéro 10627 réceptionnée à 9H12 le 16/04
Allumez toutes les leds des produits qui se trouvent dans cette commande
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9.7 WINPHARMA :
Vous pouvez réceptionner sur l’écran Apoteka (voir livraison) ou sur le Pda. La procédure ci-dessous est décrite à partir du pda :
Cliquez sur l’icône
Cliquez sur l’icône
Tapez le numéro de la commande que vous aurez au préalable cherché sur Winpharma : onglet commande, commande grossiste.
Si vous avez plusieurs commandes à réceptionner, sélectionnez les lignes à fusionner puis onglet commande, fusion de commande, puis récupérez le numéro de la commande fusionné.
La commande est acceptée vous pouvez scanner la première référence
Notez la quantité à réceptionner à l’aide du pavé numérique puis entrée, passez à la référence suivante, si la quantité à réceptionner n’est que d’une seule boite vous pouvez scanner la référence suivante sans taper la quantité la quantité par défaut étant une boite. Une fois la commande terminée cliquez sur la touche « F10 menu » ou sur la touche F10 du pavé numérique pour finaliser la commande sur votre système informatique.
Remarque : si vous avez fait une erreur lors de la saisie de la quantité à réceptionner deux solutions :
• la quantité réceptionnée est inférieure à la quantité réelle alors scanner la ou les boites en plus, puis ajouter la quantité Ex : 3 boites reçues, 1 boite scanner on scanne et on ajoute 2 boites
• la quantité réceptionnée est supérieure à la quantité réelle alors la modification se fera sur le système informatique de la pharmacie lors du contrôle des écarts.
Sur Winpharma
La livraison venant de l’automate s’ouvre automatiquement avec la commande correspondante, valider les écarts ou justifier les si besoin
Les produits ayant des écarts sont notés en rose dans la commande quantité à réceptionner
70
Si certaines références ne sont pas justifiées (ex : réception ultérieure) un message s’affiche à l’écran vous permettant de
« Marquez les produits non reçus comme annulés et terminer la réception » permet d’annuler tous les produits non reçus « Laissez les produits non reçus en attente de réception ultérieure »permet de mettre en attente de réception les produits qui suivront chez le grossiste. « Revenir à la réception »permet de justifier les lignes à justifier
Il ne vous reste plus qu’à clôturer financièrement (ou non) la commande
Allumage des leds de la commande :
Dans VBapoteka Cliquez sur
Ce programme vous permet d’allumer les leds des commandes réceptionnées
Vous devez cocher la commande (la dernière commande réceptionnée est la première de la liste)
Ex :
Commande numéro 10627 réceptionnée à 9H12 le 16/04
Allumez toutes les leds des produits qui se trouvent dans cette commande
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10 Mise en Automate sur votre système informatique
10.1 Alliadis :
10.2 CIPGS :
Sur le Menu principal
Tapez C données puis L produits
Tapez le code Cip ou le nom du produit puis allez dans l’onglet stock
Dans la zone « Dépôt » notez Automate
Puis validez
74
10.3 Data Premium :
10.4 LGPI :
76
10.5 Periphar :
10.6 Winpharma :
78
11 Coordonnées MéKapharm et Service Après Vente
10 avenue de l’industrie
61200 Argentan
Tel. 02.33.67.87.30
Fax 02.33.67.87.31
SAV 0810 810 897
Du lundi au vendredi
De 09h00 à 19h00
Samedi et Dimanche
Service d’astreinte