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WWW.OCTOPUS.BE Manuel de facturation - ver. 9.0 – 04 1/56
Manuel de Facturation Établissez vos factures, notes de livraison et rappels et enregistrez automatiquement vos factures dans la comptabilité. Générez les ‘e-invoice’ et envoyez-les directement à votre client. Rel. 90-10 Inaras S.A..
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WWW.OCTOPUS.BE Manuel de facturation - ver. 9.0 – 04 3/56
TABLE DES MATIÈRES
Table des matières ................................................................................................................................. 3
Avant-propos ......................................................................................................................................... 5
Manipulations générales ....................................................................................................................... 7
Rechercher dans les aperçus ............................................................................................................ 7 Au moyen du bouton ‘Recherche’ ............................................................................................... 7 Au moyen de la boîte de recherche. ............................................................................................ 7
Trier dans les aperçus. ..................................................................................................................... 8 Rafraichir les aperçus . .................................................................................................................... 8 Afficher les détails ........................................................................................................................... 8 Listes de recherche (Fonction ‘dictionnaire’) . ................................................................................ 9 Messages d’erreur. ........................................................................................................................... 9 Listes de sélection. .......................................................................................................................... 9 Champs de date ............................................................................................................................... 9
Champs d’utilisateur propres (‘Gestion, Champs’). ............................................................. 10
Création de champs d’utilisateur ................................................................................................... 10 Définition des champs ............................................................................................................... 10
Gestion des articles (‘Gestion, Articles’). .......................................................................... 11
Création de groupes d’articles ....................................................................................................... 11 Articles .......................................................................................................................................... 11
Écran de détail des articles. ....................................................................................................... 11 Champs d’utilisateur ‘Articles’ ................................................................................................. 12 Articles: explicatif des champs généraux .................................................................................. 12
Importation d’articles .................................................................................................................... 13 Emplacement du fichier à importer ........................................................................................... 13 Définition des données à importer ............................................................................................. 14 L’importation proprement-dite. ................................................................................................. 14
Création des relations - clients (‘Gestion, relations). ....................................................... 15
Création de la relation ................................................................................................................... 15 Détails de la relation – Champs généraux ................................................................................. 15 Details de la relation – Champs des fiches (information comptable) ........................................ 16 Détails de la relation – Champs d’adresse ................................................................................. 17 Détails de la relation – Champ ‘Mémo’ .................................................................................... 17 Détails de la relation – Champs de recherche ............................................................................ 17 Champs d’utilisateur .................................................................................................................. 17 Filtre relations Actives/ Non actives. ....................................................................................... 18 Exportation des relations. .......................................................................................................... 18
Journal de facturation: ....................................................................................................................... 19
Détails de banque. ......................................................................................................................... 19 Modifier une écriture de vente créée par l’enregistrement d’une facture générée dans le module
de facturation Octopus ................................................................................................................... 20
Initialisation du module de facturation(‘Facturation,Initialisation du module de
facturation). .................................................................................................................................... 21
Emplacement des fichiers sauvegardés. ........................................................................................ 21 Synchronisation des modèles (templates) ..................................................................................... 22
WWW.OCTOPUS.BE Manuel de facturation - ver. 9.0 – 04 4/56
Paramétrage des modèles (templates) ........................................................................................... 23 Envoi des notes de livraison électroniques : établir les modèles d’e-mail. ................................... 24 Envoi des factures électroniques : établir les modèles d’e-mail. ................................................... 24 Pour plus de détails au sujet de l’utilisation de codes ‘champs’, voir le manuel ‘Module de
facturation’ à la page 56 ................................................................................................................ 25 Paramètres ‘escompte pour paiement comptant’ ........................................................................... 26 Paramétrage des rappels ................................................................................................................ 27 Envoi des rappels : établir les modèles d’e-mail. .......................................................................... 28 Enregistrement automatique – paramétrer les comptes ................................................................. 29
Éditeur : agencement des modèles de documents ............................................................................. 30
Facturation (‘Facturation, Factures de vente’). ....................................................... 36
Aperçu de l’écran ‘Factures de Vente’ .......................................................................................... 36 Facture: explicatif des champs – En-tête de la facture. ............................................................. 36
Création d’une nouvelle facture .................................................................................................... 38 Facture: explicatif des champs – Détails de la facture. ............................................................. 39
‘Exécution’ de la facture. .............................................................................................................. 41 Imprimer la facture ........................................................................................................................ 41
Facturation. Imprimer plusieurs factures en série. .................................................................... 41 Facturation électronique – e-Invoice ........................................................................................ 42
Établissement d’une e-invoice ....................................................................................................... 42 Sauvegarder une e-invoice en emplacement local ......................................................................... 42
Exemple d’une facture ............................................................................................................... 43 Une nouvelle facture sur base d’une facture existante .................................................................. 44 Factures encodées avec des montants ‘TVA incluse’ ................................................................... 45 Note de crédit ................................................................................................................................ 45 Établir et imprimer une note de livraison ...................................................................................... 45 Enregistrer (saisir) les factures. ..................................................................................................... 46
Sélection des factures à enregistrer (saisir). .............................................................................. 46
Gestion des rappels .............................................................................................................................. 47
Sélection des clients aux factures ‘Ouvertes’ ................................................................................ 47 Générer les rappels ........................................................................................................................ 47 Exemple de rappel ......................................................................................................................... 48
Liste des factures ................................................................................................................................. 49
Aperçu succinct sur base des numéros de facture. ........................................................................ 49 Liste détaillée, regroupée par relation ........................................................................................... 49
Option: Création de notes de livraison – regrouper en une facture ............................................... 50
Création du journal des notes de livraison..................................................................................... 50 Établissement des notes de livraison ............................................................................................. 50 Créer une note de livraison ............................................................................................................ 51 Regrouper les notes de livraison.................................................................................................... 52 Liste des bons de livraison ............................................................................................................ 53
Emplacement des documents sauvegardés. ....................................................................................... 54
‘Codes Champs’à utiliser da,s les modèles (canevans) ..................................................................... 55
Codes des champs généraux ...................................................................................................... 55 Codes des champs ‘Facture’ et ‘Notes de livraison’ ................................................................. 55 Codes des champs ‘Rappel ........................................................................................................ 56
WWW.OCTOPUS.BE Manuel de facturation - ver. 9.0 – 04 5/56
AVANT-PROPOS
Le module de facturation est une option complémentaire au logiciel comptable Octopus.
Ce module vous permet d’établir vos factures de vente dans le programme Octopus et de les
enregistrer automatiquement dans votre comptabilité.
Octopus permet d’établir et d’imprimer les factures et de générer les bons de livraison et les rappels
Le module de facturation permet également de créer les factures électroniques (e-invoice) aux normes
e-fff. Ceci amène l’établissement d’un fichier xml spécifique.
Un e-mail généré automatiquement expédie un lien vers votre client, lui donnant accès à la facture
électronique. Si votre client dispose d’un logiciel pourvu de la fonctionnalité nécessaire pour traiter les
factures e-fff, il pourra effectuer l’encodage dans le journal des achats par un simple clic.
Il va de soi que vous pouvez vous-aussi, en tant qu’utilisateur Octopus, traiter de la même manière les
factures de vos fournisseurs envoyées sous la norme e-fff.
Pour tous renseignements complémentaires sur la norme : http://www.e-fff.be/FR/index.php
Les modèles de factures, bons de livraison et rappels peuvent être agencés par vous-même.
L’application est pourvue d’un éditeur intégré d’utilisation conviviale.
Si vous désirez générer des rappels, il vous faudra entrer les frais de rappel éventuels etc…
Les factures sont rédigées sur base d’articles, susceptibles éventuellement d’ être subdivisés en
groupes d’articles. Si vous décidez d’utiliser ces articles de facturation, ceux-ci devront être créés au
préalable.
Le lignes de détail des factures peuvent néanmoins être établies sans faire appel aux articles.
Hormis les détails des articles et de la signalétique du client, la facture peut reprendre des données
entrées dans des ‘champs d’utilisateur’. Le cas échéant, ceux-ci devront être définis au préalable.
Les factures sont reprises dans un journal des ventes spécifique qui devra être paramétré correctement
avant d’entamer les facturations.
Avant de démarrer le module de facturation Octopus, un certain nombre de paramétrages initiaux sont
donc nécessaires. Ce document les passe en revue, pas à pas.
WWW.OCTOPUS.BE Manuel de facturation - ver. 9.0 – 04 6/56
Conventions:
- Dans les pages suivantes, les textes à entrer sont rendus par les caractères suivants « Documents privés ». Vous entrez alors le texte voulu sans guillemets.
- Les instructions via la barre de menu sont rendues comme suit : Fichier, Sauver,…
ce qui veut dire : Cliquez dans le menu ‘Fichier, cliquez ensuite sur ‘Sauver en tant que…’
- Les raccourcis de clavier sont rendus comme suit : < CTRL SHIFT A >,
ce qui veut dire : sur le clavier, enfoncez simultanément la touche CTRL, la touche SHIFT, et la
touche A
- Si la position d’entrée/le curseur doit être déplacé, ceci sera indiqué explicitement. Lorsqu’un
texte doit être sélectionné, ce sera indiqué également.
- Sauf mention contraire, un ‘clic’ s’entend toujours avec le bouton gauche de la souris
Résolution d’écran recommandée.
En Octopus, la visualisation sera optimale avec une résolution d’écran de 1024 par 768
pixels
Si vous utilisez une résolution moindre, l’utilisation fréquente des barres de défilement
s’imposera pour pouvoir visualiser de contenu complet de écrans
WWW.OCTOPUS.BE Manuel de facturation - ver. 9.0 – 04 7/56
MANIPULATIONS GÉNÉRALES
Les pages suivantes passent par le détail les divers éléments de l’écran.
Un trajet progressif vous fera prendre connaissance de toutes les possibilités du module de
facturation..
Rechercher dans les aperçus
Au moyen du bouton ‘Recherche’
ou le raccourci <CTRL F>.
Une boîte de recherche s’affichera, permettant de sélectionner dans quelle colonne on désire
chercher, et sur base de quels caractères. Dans l’exemple illustré, nous recherchons tous les numéros
de compte généraux dont le libellé comporte le fragment de texte ‘auto’
Pour afficher l’aperçu complet après la recherche, cliquer à nouveau sur le bouton ‘Recherche’.
Au moyen de la boîte de recherche.
Dans le ‘champ de recherche’, l’on peut entrer immédiatement le fragment de texte.
La recherche se fera sur toutes les lignes commençant par ce fragment.
Lorsque l’on fait précéder le fragment par un astérisque‘*’, la recherche se fera dans toutes les
colonnes et lignes contenant le fragment.
3
4
Cliquez sur 'Chercher' 1
Entrez les caractères
recherchés
Selectionnez la colonne
2
Entrez le fragment de
libellé précédé d’un
astérisque 3
Cliquez sur 'OK'
4
WWW.OCTOPUS.BE Manuel de facturation - ver. 9.0 – 04 8/56
Trier dans les aperçus.
L’ordre dans lequel apparaissent les données dans un aperçu est indiqué en tête de colonne par un
triangle pointant vers le haut (données en ordre croissant ou de A à Z)
Si l‘on désire trier sur base d’une autre colonne, il suffit de cliquer en tête de cette colonne.
Pour inverser l’ordre ( ordre décroissant ou de Z à A), on clique à nouveau en tête de colonne. Le petit
triangle pointera alors vers le bas.
Rafraichir les aperçus .
Lors de la création de nouveaux comptes généraux, codes TVA, relations etc…, il peut arriver que
l‘aperçu n’affiche pas immédiatement l’élément fraichement introduit. L’on peut alors rafraichir la
liste en cliquant sur le bouton ‘Renouveler’
Afficher les détails
Les détails d’un élément peuvent être appelés en doublecliquant sur la ligne concernée.
L’exemple ci-dessous nous appelons les détails d’un numéro de compte général.
Feuilletez les fiches détaillées par les boutons ‘Suivant’ et ‘Précédent’
Si l’on désire afficher les détails et y apporter des modifications, on
utilise le bouton ‘Éditer’
Utilisez les boutons
‘Précédent’ et
‘Suivant’ pour
feuilleter dans les
fiches de détail.
Cliquez sur ‘Aperçu’
pour appeler à nouveau
l’aperçu général.
Utilisez, s’il y a lieu, le
bouton ‘Renouveler’
pour mette à jour la
liste
Cliquez en tête de
colonne pour trier
Cliquez sur Éditer pour
modifier les détails.
WWW.OCTOPUS.BE Manuel de facturation - ver. 9.0 – 04 9/56
Listes de recherche (Fonction ‘dictionnaire’) .
Lorsque pour un champ à remplir une liste est disponible, celle-ci peut être ouverte par le bouton
‘loupe’ ( à droite du champ)
Quand le curseur se trouve dans le champ, cette liste de recherche peut être ouverte par la touche
F2 du clavier.
Lorsque l’on a déjà entré quelques caractères, la touche F2 n’appellera que les libellés
commençant par les caractères entrés.
Messages d’erreur.
Dans le cas où on entre une valeur erronée dans un champ, où qu’un champ obligatoire a été laissé en
blanc, ce champ s’affichera en rouge. Lorsqu’on place le pointeur de la souris sur le champ affiché en
rouge, un message d’erreur s’affichera dans une fenêtre d’informations. La même information
apparaîtra en général dans la barre d’état.
Listes de sélection.
Lorsqu’une liste de sélection est disponible, celle-ci peut être ouverte en cliquant sur la flèche (à droite
du champ)
Lorsque le pointeur se trouve dans le champ, la liste de sélection peut être ouverte en appuyant
sur la barre d’espace du clavier.
Champs de date
Les dates sont toujours rendues dans la structure jour/mois/année
Si l’on entre chaque fois deux chiffres pour le jour et le mois il ne faudra pas entrer les barres obliques.
Ex: 12022003 sera rendu automatiquement par 15/02/2003
On peut retaper une date déjà présente dans le champ, mail on peut également ajuster la date par les
touches ‘curseur’ du clavier.
Ex.: Si le curseur se trouve dans la section ‘mois’ d’une date, l’on peut passer au mois suivant ou
précédent pet les touches ou
Ouvrez la liste de recherche en appuyant
sur la touche F2 ou en cliquant sur la
‘loupe’
Sélectionnez par les touches à flèche et
appuyez ‘Enter’ ou cliquez sur la ligne
de votre choix.
Ouvrez la liste de sélection en
cliquant sur la flèche ou en
appuyant sur la barre d’espace
Placez le curseur dans
la section de la date à
ajuster Utilisez la touche pour
augmenter et la touche
pour diminuer la valeur
1
2
WWW.OCTOPUS.BE Manuel de facturation - ver. 9.0 – 04 10/56
CHAMPS D’UTILISATEUR PROPRES (‘Gestion, Champs’).
Hormis les champs prévus par défaut dans le programme ( nom et adresse du client, libellé, prix de
l’article etc…) Octopus permet de créer des champs qui vous sont propres. Au moyen de l’éditeur
intégré, le contenu de ces champs peut apparaître à votre convenance sur les modèles de documents
(voir page 31 )
Op die manier is de facturatie module aanpasbaar en inzetbaar voor diverse domeinen.
Création de champs d’utilisateur
Octopus permet la création de divers types de champs :
Champs ‘Relation’: sont relatés à un client/fournisseur donné. Ex. : date de naissance, plaque
de voiture,…
Champs ‘Facture’: sont relatés à une facture donnée. Ex. : acompte payé, numéro de devis…
Champs ‘Article’: sont relatés à un article donné. Ex : teinte, pointure, type d’emballage….
Par le menu ‘Gestion, Champs’, l’on peut créer autant de champs que l’on veut.
Définition des champs
Type Champ ‘relation’, facture, ou article.
Nom Choix libre. Utilisez des noms courts, simples et clairs.
Code Template Sera utilisé dans la mise en page des modèles (facture, bon de livraison, rappel)
pour afficher le contenu de ce champ. Utilisez un code court, sans espace ni
ponctuation.
Le code entré ici devra être précédé de {v:c_ et suivi de }
Ex. Pour le code entré ‘datliv’ le code ‘template sera finalement {v:c_datliv} .
Sélectionnez le type de
champ
Dénommez le champ
Attribuez un ‘code
template’
Créez un nouveau
champ
Sauvez le champ créé
1
2
3
4
5
5
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GESTION DES ARTICLES (‘GESTION, ARTICLES’).
Avant de générer la première facture, il vous faudra entrer les articles de facturation.
Octopus est pourvu d’une gestion des articles très simple.
Les articles entrés peuvent être subdivisés en groupes d’articles.
Création de groupes d’articles
Par ‘Gestion,Groupes d’articles’ , l’on peut définir les groupes
Articles
Les articles contiennent les informations détaillées à reprendre dans ‘lignes de détail’ à facturer
ultérieurement.
Il est possible d’entrer des lignes de détail dans une facture sans faire usage d’articles. On évite
ainsi d’avoir à créer un article pour une facturation appelée à rester unique.
Par ‘Gestion, Articles’ , on appelle un aperçu des articles déjà créés, et on peut créer un
nouvel article. Pour les notions générales concernant l’entrée ou la consultations de données, nous
référons au manuel général Octopus.
Écran de détail des articles.
Champs généraux
Champs créés en
propre
WWW.OCTOPUS.BE Manuel de facturation - ver. 9.0 – 04 12/56
Champs d’utilisateur ‘Articles’
Lorsque des champs d’utilisateur propres ont été définis, ceux-ci sont affichés dans un onglet
supplémentaire ‘Champs d’utilisateur’.
Le contenu de ce champ pourra être repris sur la facture ou le bon de livraison.
Articles: explicatif des champs généraux
N° externe de produit. Facultatif et libre. N’est pas utilisé dans la facturation.
Groupe de produits Un groupe entré par ‘Gestion, Groupes d’articles’.
Facultatif.
Nom Libellé de l’article tel qu’il apparaîtra dans la ligne de détail de la
facture
Code Code d’article. Ce code est utilisé pour l’appel de l’article pendant
la facturation.
Les codes ne doivent pas nécessairement être uniques (un code
peut se présenter plusieurs fois). Utilisez des codes simples,
clairs et évidents qui faciliteront l’appel des articles au moment
voulu.
Prix hors TVA Prix de vente hors TVA.
Prijs TVA incluse Prix de vente TVA incluse. Est claculé et entré automatiquement
par l’entrée du code ‘TVA vente’
Code TVA vente Code ‘TVA vente’. Entré ultérieurement par ‘Gestion, Codes TVA’
(voir manuel général Octopus).
Compte d’imputation Numéro du compte général sur lequel la vente de cet article sera
reprise dans la comptabilité (enregistrement des factures)
Si aucun compte n’est spécifié, l’imputation se fera sur base du
compte lié au code TVA (voirFout! Bladwijzer niet gedefinieerd..
Devise La devise usuelle pour cet article.
Centre de frais par défaut. Le cas échéant, le centre de frais à proposer par défaut (voir manuel
général
Infos fournisseur Texte libre.
WWW.OCTOPUS.BE Manuel de facturation - ver. 9.0 – 04 13/56
Importation d’articles
Au départ de la commande ‘Gestion, Articles’, le bouton ‘importation’( ) permet de lancer
une procédure pour la récupération d’une liste d’articles en provenance d’une autre application.
Quelques conditions :
- Le fichier doit être du type CSV ( les fichiers csv peuvent être obtenus au départ de MS-Excel par ‘Fichier, sauver en tant que fichier csv’
- Le fichier doit comprter une colonne contenant un code TVA valide.
- Si l’on prévoit également une colonne ‘groupe d’articles’, les groupes figurant dans le fichier
doivent avoir été créés en Octous au préalable par ‘Gestion, Articles’
Emplacement du fichier à importer
La première étape de l’assistant (wizzard) d’importation demande l’emplacement du fichier à
récupérer/importer
Donnez
l’emplacement et le
nom du fichier à
importer
WWW.OCTOPUS.BE Manuel de facturation - ver. 9.0 – 04 14/56
Définition des données à importer
L’étape suivante demande d’établir à quel champ (‘Gestion, Articles’) correspond chaque
colonne du fichier csv.
Les colonnes du fichier source qui ne doivent pas être récupérées, on choisit ‘Champ non valable’.
Cette colonne ne sera pas lue/récupérée.
Si une colonne à récupérer/lire contient un code TVA, celui-ci doit être présent en Octopus avant
l’importation (‘Gestion, Codes TVA’)
Si une colonne à récupérer/lire contient le groupe d’articles, ce groupe d’articles doit être résent en
Octopus avant l’importation (Gestion, Groupes d’articles).
L’importation proprement-dite.
La dernière étape consiste en l’importation proprement-dite des données.
Si certains éléments (records) ne peuvent pas être importés, les messages d’erreur s’afficheront ici.
.
Choisissez un champ
pour chaque colonne,
Indiquez si la première
rangée du fichier csv
contient une rangée de
noms de champs.
Feuilletez le fichier à
récupérer pas ces
boutons
WWW.OCTOPUS.BE Manuel de facturation - ver. 9.0 – 04 15/56
CRÉATION DES RELATIONS - CLIENTS (‘GESTION, RELATIONS).
En Octopus, les clients et les fournisseurs sont créés par ‘Gestion, Relations’). Il n’y a donc
qu’un seul fichier ‘Relations’, (et non deux fichiers distincts ‘Clients’ d’une part et ‘Fournisseurs’
d’autre part). Ceci évite les doublons dans la comptabilité dans le cas où une relation est à la fois client
et fournisseur.
Création de la relation
(Gestion, Relations) L’écran comporte plusieurs onglets (fiches).
Détails de la relation – Champs généraux
Nom La raison sociale de la société ou le nom de famille de la personne
physiques. Le deuxième champ est prévu pour un nom ou un élément
d’adresse supplémentaire.
Forme juridique List de sélection des types de forme juridique
Contact (personne) Nom de la personne de contact (facultatif)
Contact (moyen) Par le bouton ‘nouveau’, des moyens de contact supplémentaires peuvent
être ajoutés.(téléphone, GSM, fax, E-mail, URL).
Cliquez sur le bouton ‘Nouveau’
pour entrer une nouvelle relation.
1
Remplissez les données
nécessaires
Cliquez sur ‘Nouveau’ pour
appeler et ajouter des ‘Champs
de contact’ supplémentaires
3
2
Enlevez s’il y a lieu des champs
de contact non utiles
4
Plusieurs onglets
WWW.OCTOPUS.BE Manuel de facturation - ver. 9.0 – 04 16/56
Details de la relation – Champs des fiches (information comptable)
Type d’assujetti TVA Sélectionnez le type d’assujetti dans la liste de sélection.
Lors de la sélection ‘Assujetti belge’, il y a reprise automatique dans le
listing TVA
Numéro de TVA Entrez le numéro TVA. Pour les numéros belges, vérification automatique
de la structure correcte
Lors de l’entrée du numéro TVA, le bouton ‘Vérifier le numéro TVA’
(papillon vert à droite) permet de vérifier la validité du numéro de TVA par
la banque de données ‘VIES’ (système européen d’échange d’informations
TVA). Ce contrôle fonctionne également pour les numéros de TVA
européens. Pour les entreprises belges, les informations peuvent être
reprises telles quelles.
Attention : comme cette information est fournie par une tierce partie, Inaras
SA décline toute responsabilité concernant la disponibilité du service ou la
validité des informations offertes.
N° de compte bancaire Numéro du compte bancaire de la relation.
Pour les numéros belges, contrôle de la validité du numéro
Entrée obligatoire si cette relation fait l’objet de paiements par le module
bancaire optionnel. Le bouton ‘convertissez en n° de compte IBAN’, à
droite du champ, permet de convertir immédiatement le numéro au format
voulu (uniquement pour les numéros belges)
Code BIC Code BIC
N° IBAN N° de compte IBAN
Devise Sélectionnez une des devises dans la liste. L’EUR est prévu par défaut
Ce code devise sera utilisé par défaut lors d’encodages concernant cette
relation. Voir également la ‘Manuel général’
Enregistrement
automatique comme
client
Entrez le numéro de compte du plan comptable (généralement) utilisé pour
cette client. Lors d’encodages de ventes pour ce client, ce numéro sera
proposé par défaut. Voir également le ‘Manuel général’
Enregistrement
automatique comme
fournisseur
Entrez le numéro de compte du plan comptable (généralement) utilisé pour
ce fournisseur. Lors d’encodages de factures de ce fournisseur, ce numéro
sera proposé par défaut.
Sélection
client/fournisseur
Cochez s’il s’agit d’un client ou d’un fournisseur, ou les deux.
Attribuer l’escompte
pour paiement
comptant
Cochez si vous prévoyez d’attribuer à ce client un escompte pour paiement
comptant (Voir page 38)
N° externe relation
(Autre application)
S’il y a lieu, le code unique de cette relation dans une autre application.
Indispensable en cas de passerelle vers un programme lié (voir
www.ocotpus.be > partenaires)
Mon N° de client S’il y a lieu , votre numéro de client chez ce fournisseur
Échéance facture Indiquez le nombre de jours pour le calcul de l’échéance
Type d’échéance Sélectionnez si l’échéance prend cours ‘fin de mois’ ou ‘à date de facture’
Langue de la facture Déterminera le modèle de document utilisé lors de la facturation (voir
aussi: ‘Agencer les modèles de documents’, page 22 et suivantes.
WWW.OCTOPUS.BE Manuel de facturation - ver. 9.0 – 04 17/56
Détails de la relation – Champs d’adresse
Rue et numéro Texte libre.
Code postal Texte libre. Lors de l’entrée d’un code belge, le nom de la localité sera
immédiatement proposé et entré
Localité Texte libre. Sera rempli automatiquement par l’entrée d’un code belge
valable dans le champ prévu.
Pays Code pays. Rempli automatiquement comme BE pour les codes belges.
Détails de la relation – Champ ‘Mémo’
Cette partie permet de noter en texte libre divers détails concernant cette relation
Détails de la relation – Champs de recherche
Sur la fiche ‘Champs de recherche’, quelques champs sont encore libre et peuvent êtres utilisés.
Ceux-ci sont également affichés dans la liste des relations. Leur contenu permet donc de trier et de
faire des recherches. Le contenu de ces champs peut éventuellement apparaître sur les factures etc…
Exemple : dans un garage, un des champs pourrait être utilisé pour la plaque du client, l’autre pour le
kilométrage.
Champs d’utilisateur
Si l’on a défini des champs d’utilisateur propres, ceux-ci seront accessibles par un onglet
supplémentaire appelé ‘Champs d’utilisateurs’
Leur contenu peut être repris plus tard sur la facture ou le bon de livraison.
Champs créés en propre
Filtre relations Actives/ Non actives.
Une relation peut être mise en mode ‘actif’ ou ‘inactif’
Les relations ‘non actives’ ne seront plus affichées dans les listes de sélection des écrans d’encodage. Une
relation ‘non active’ ne peut plus faire l’objet d’encodages ou de factures.
Au moyen des boutons de la barre d’outils, on peut activer des filtres ‘actif’ et ‘non actif’.
Les deux filtres peuvent ëtre combinés.
Exportation des relations.
Le bouton ‘Exporter’, offre le choix entre exporter les relations en un fichier PDF ou un fichier Excel
Filtre ‘non actif’
Filtre ‘actif’
Cliquez sur ‘Exporter’
WWW.OCTOPUS.BE MANUEL MODULE DE FACTURATION - ver. 90-10 19/56
JOURNAL DE FACTURATION:
Par (‘Gestion, Journaux’), l’on pourra créer un journal des ventes spécifique aux factures créées dans le
module, ou changer le paramétrage d’un journal des ventes existant, dans le même but, en sélectionnant
‘factures de vente’
La création d’un journal des ventes est décrite dans le manuel général Octopus.
L’illustration ci-dessous montre les différents paramétrages spécifiques d’un journal des
Il est possible de créer plusieurs journaux des ventes
La période active doit être supérieure à la période protégée.
Détails de banque.
Le module de facturation permet également d’établir les factures électroniques aux normes e-fff.
Cela se fait par la génération d’un fichier xml.
Le fichier généré contiendra également vos données bancaires L’onglet ‘Détails de banque’ vous permet
d’entrer les données nécessaires.
La création et l’expédition du fichier xml sont traitées plus loin.
Sélectionnez ‘Factures
(hors TVA)
Indiquez le numéro
d’ordre de la prochaine
facture à établir
Indiquez la ‘période
active’ (période dans
laquelle les factures
seront enregistrées
Cliquez ici pour
supprimer la dernière
facture créée
WWW.OCTOPUS.BE MANUEL MODULE DE FACTURATION - ver. 90-10 20/56
Paramétrage des champs à afficher dans l’écran de facturation. Par l’onglet ‘Champs de facturation’, nous pouvons déterminer les champs qui devront apparaître dans
l’écran de facturation.
De cette façon, nous pouvons décider de ne jamais faire apparaître la colonne ‘Remise’, ou par contre, de
faire apparaître des champs qui vous sont propres.
Le bouton ‘Nouveau’ dans l’écran ci-dessus permet d’indiquer lesquels des champs définis
ultérieurement (voir page 10) doivent être affichés.
Par facture: permet de choisir entre les champs ‘facture’ et les champs ‘relation’.
Par ligne: permet de choisir entre les champs ‘article’ prédéfinis ultérieurement?
Le même écran permet d’entrer quels champs d’article généraux doivent être affichés (N° d’article, unité,
remise, code TVA).
Par ‘decimales, prix unitaire’, nous indiquons le nombre de décimales à faire apparaître.
Modifier une écriture de vente créée par l’enregistrement d’une facture générée dans le module de facturation Octopus
Si l’on a paramétré un journal des ventes en ‘Factures’ et que l’on désire quand même modifier une
écriture dans ce journal, il faudra passer par ‘Gestion, journaux’, et redéfinir le type du journal en
‘Enregistrement ventes’. Ensuite l’on pourra adapter les écritures comme indiqué dans le manuel général
Octopus.
Om daarna opnieuw via de facturatie module verkoopsfacturen aan te maken moet dit dagboek opnieuw
als ‘facturen’ gedefinieerd worden.
Ceci n’est possible que si toutes les factures ont été enregistrées, et qu’aucune n’est en attente de
l’être.
Onglet ‘Champs de
facturation’
Indiquez quels sont les
champs à afficher dans
l’écran de facturation
Indiquez quels champs
d’utilisateur doivent
apparaître dans la ligne
de détail de la facture
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INITIALISATION DU MODULE DE FACTURATION(‘Facturation,Initialisation du
module de facturation).
Lors de la première ouverture du dossier (lancemen,t de votre dossier Octopus), une vérification
automatique établit si le module de facturation est actif et si les paramétrages nécessaires ont déjà été
effectués. Ceci est unique pur chaque poste de travail. Si Octopus est lancé au départ d’un autre poste de
travail, cette procédure unique devra être parcourue là aussi.
Pour opérer une modification dans les mises en page ou les paramétrages, ceux-ci pourront être appelés
par ‘Facturation, Installation du module de facturation’
Emplacement des fichiers sauvegardés.
L’étape suivante nous permet de déterminer où les documents générés par le module (factures, bons de
livraison, rapppels) seront sauvegardés.
L’emplacement par défaut peut varier en fonction de votre système d’exploitation.
Pour Windows l’emplacement normal est : c:\Users\<usersname>\Octopus\Nom de votre dossier
Indiquez ici l’
emplacement où les
documents doivent être
sauvegardés.
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Sauf si vous désirez absolument changer cet emplacement, il ne faut rien changer. Vous pouvez cliquer
‘suivant’et passer à l’étape suivante
Synchronisation des modèles (templates)
Dans l’étape suivante, les modèles du serveur sont synchronisés avec votre dossier.
Lors du premier lancement d’Octopus, les modèles par défaut seront préparés pour votre dossier. Ceci
peut prendre un certain temps.
Après un certain temps, Octopus confirme que la synchronisation est achevée.
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Paramétrage des modèles (templates)
Les étapes suivantes permettent d’agencer les mises en page des divers modèles de documents.
Dans chaque cas, il est prévu de le faire en 3 langues différentes.
L’éditeur intégré offre une grande liberté dans l’agencement des divers documents.
La manipulation de l’éditeur est décrite à partir de la page 31
Bons de livraison
Adapter les colonnes:
Un clic sur ‘Adapter les colonnes’ appelle la fenêtre suivante:
La largeeur des colonnes est exprimée en Pixels.
Les valeurs en centimètres sont approximatives.
Largeur utile maximale d’une ligne de détail
(somme de toutes les colonnes) : 535 Pixels (18,52 cm)
Sélectionnez la version
(langue) dans laquelle vous
voulez apporter les
modifications
Sélectionnez les
champs que vous
désirez voir dans les
lignes de détail
Cliquez ici pour établir
la mise en page au
moyen de l’éditeur
intégré
Sélectionnez une
colonne à rendre
Envoyez la colonne dans
le corps de la facture
Supprimez la colonne
Adapter l’ordre des
colonnes sélectionnées
Doublecliquez pour
adapter la largeur de
colonne
Sauvegardez les
modifications
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Envoi des notes de livraison électroniques : établir les modèles d’e-mail.
Lorsque l’on désire envoyer des notes de livraison ou des factures sous forme de fichier xml, on peut
rédiger soi-même le mail d’accompagnement.
L’étape suivante illustre l’établissement du modèle d’e-mail pour l’envoi des notes de livraison
électroniques.
Les détails seront traités plus loin, dans le cadre de l’envoi des factures électroniques. La procédure est
similaire. (voir page 25)
Envoi des factures électroniques : établir les modèles d’e-mail.
Lorsque l’on désire envoyer les factures sous forme de fichier xml, on peut rédiger soi-même le mail
d’accompagnement.
L’étape suivante illustre l’établissement du modèle d’e-mail pour l’envoi des factures.
L’objet et le texte explicatif peuvent également contenir des champs qui seront remplis automatiquement.
Sélectionnez la langue
du mail à établir
Séléctionnez, s’il y a
lieu, le journal
Libellez l’objet du
Libellez le texte
explicatif
Cliquez sur
‘Sauvegarder’.
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Dans l’exemple ci-dessus, l’objet Facture {v:f_key} et {v:f_firma_name} seront remplacés :
{v:f_key} par le numéro de facture et
{v:f_firma_name} par le nom du client destinataire de la facture.
Exemple de texte::
Madame, Monsieur, cher client,
Votre facture électronique est en attente. Nous vous invitons à la télécharger et à la conserver soigneusement au
format électronique
URL_PDF
N° de facture:{v:f_key}
Date de la facture :{v:f_date}
Montant : {v:f_total}
Nous vous prions de régler le montant à l’échéance {v:f_exp_date} sous la référence {v:f_reference}.
Sincères salutations ,
Votre raison sociale
Pour plus de détails au sujet de l’utilisation de codes ‘champs’, voir le manuel ‘Module de facturation’ à
la page 55
Octopus place ici le lien qui
mène à la facture
Octopus place ici le numéro de facture, la date, et le montant
total
Champ pour la date d’échéance
Champ pour la communication structurée
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Paramètres ‘escompte pour paiement comptant’
Lorsque l’on opte pour l’application de l’escompte pour paiement comptant’, l’étape suivante
déterminera le taux appliqué et le nombre de jours à prendre en compte pour le calcul de l’échéance.
Ces valeurs seront proposées par défaut lors de l’établissement de la facture mais peuvent être adaptées au
cas par cas.
Il faudra également entrer le numéro du plan comptable auquel sera imputé le montant de l’escompte.
L’étape suivante permettra, tout comme pour les notes de livraison, d’agencer la mise en page de la
facture
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Paramétrage des rappels
L’étape suivante permet de définir les paramètres spécifiques aux rappels.
Pour les rappels de type 2 et de type 3, on entrera les valeurs des frais et des intérêts tels qu’ils seront
portés en compte.
Dans l’étape suivante, tout comme pour les bons de livraison, d’agencer la mise en page des rappels.
Lors de l’appel des rappels à envoyer (voir Gestion des rappels), on peut indiquer quel type de rappel sera
imprimé.
Définition des frais de
rappel et des intérêts
Sélectionnez le type
de rappel
S’il y a lieu, modifiez
l’explicatif.
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Envoi des rappels : établir les modèles d’e-mail.
Lorsque l’on veut expédier les rappels sous forme de fichiers xml, l’agencement du mail peut être fait
soi-même.
L’étape suivante décrit l’agencement du modèle d’e-mail pour l’expédition d’un rappel.
La méthode est identique à celle décrite plus haut pour la facture électronique.
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Enregistrement automatique – paramétrer les comptes
Dans le module de facturation, les factures de vente peuvent être saisies (enregistrées) automatiquement
dans la comptabilité.
Cette fonction s’appelle ‘Enregistrer’
Au niveau de la ‘Gestion, Articles’ l’on pourra indiquer pour chaque article à quel compte
‘produit’ celui-ci devra être enregistré dans la comptabilité.
Lorsque ce numéro de compte ‘produit’ n’a pas été indiqué au niveau de l’article, l’information sera saisie
au compte lié au code TVA utilisé. Voir l’écran ci-dessous.
Cette liste contient les codes TVA entrés comme ‘type de vente’ (voir le manuel général, Gestion des
codes TVA)
Si par ‘Gestion, Codes TVA’, un code TVA a déjà été entré, il sera affiché ici et pourra
éventuellement être adapté.
Pour chaque code TVA appelé à être utilisé dans le module de facturation, il faudra entrer un numéro
de compte correspondant pour pouvoir enregistrer correctement les ventes.
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ÉDITEUR : AGENCEMENT DES MODÈLES DE DOCUMENTS
L’éditeur intégré permet d’agencer soi-même, très simplement, la mise en page des documents appelés à
être imprimés (bons de livraison, facture, rappel)
Dans notre exemple, nous adaptions la facture comme suit:
Nous ajoutons un graphisme (logo)
Nous modifions les données reprises par défaut dans le dossier.
Nous ajoutons un texte, en utilisant les champs d’utilisateur créés.
Dans l’étape ‘Modèles – Factures’, cliquez sur le bouton ou cliquez au, milieu du document.
Nous obtenons la fenêtre de l’éditeur..
Le modèle affiché contient déjà bon nombre d’informations. Il ne faudra ajouter que quelques éléments
obligatoires, comme par exemple le numéro de compte bancaire, pour pouvoir l’utiliser tel quel.
En haut à gauche apparaissent les données du dossier telles qu’elles ont été entrées par ‘Gestion, dossiers’
Les valeurs entrées lors de la création du dossier ont été reprises.
Si les données sont modifiées ultérieurement au niveau du dossier, il faudra adapter les modèles soi-
même.
Le code {v:f_doc_type}est ce qu’on appelle un ‘code champ’. Lors de l’impression, celui-ci sera
automatiquement remplacé par ‘Facture’ ou ‘Note de Crédit’, selon le cas.
Dans un espace délimité par le format de la fenêtre d’une enveloppe commerciale, nous retrouverons les
codes nécessaires au rendu de la signalétique clients.
Les lignes de détail contiennent déjà toutes les données nécessaires. Une ligne de détail contient toutes les
colonnes agencées lors d’une étape précédente ‘Adaptez les colonnes’(voir page 24)
Les totaux apparaissent au bas de la facture dans une grille adaptée.
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Insertion d’un logo
Dans l’éditeur, nous cliquons sur le bouton ‘adapter les images’, et ensuite sur le bouton ‘ajouter l’image’
Sélectionnez ensuite l’image à insérer (au format Jpeg ou Gif).
L’image sera affichée dans l’éditeur
Adapter les images Ajouter l’image
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Cliquez sur l’image pour en modifier le format ou l’emplacement.
Cliquez sur l’image et glissez-déplacez, en tenant le bouton gauche enfoncé, pour modifier l’emplacement
Cliquez sur un des petits carrés pour modifier le format
Maintenir la touche CTRL enfoncée et ensuite ‘glisser-déplacer’ un des coins aura pour effet que les
proportions resteront inchangées.
Il est possible d’insérer plusieurs images, figures ou logos. Il est même possible de les utiliser comme
arrière-fond. Veillez à la lisibilité du texte.
Cliquez sur pour sauvegarder vos données et fermez la fenêtre lorsque vous avez terminé
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Modification du texte
Dans l’éditeur, cliquons d’abord sur le bouton ‘Adapter le texte’.
L’entrée et la mise en page du texte est comparable au procédé employé dans les logiciels de traitement de
texte courants.
Les boutons ‘En gras’, ‘Italique’, ‘Type de caractères’, ‘Taille des lettres’, permettent de réaliser la
plupart des mises en page.
Les tabulateurs peuvent être réglés par la fonction ‘Cliquer-déplacer’
N’oubliez-pas de cliquer sur le bouton pour sauvegarder vos adaptations.
L’agencement des lignes de détail est fixe et ne peut pas être modifié
Pour les lignes de détail générées en interne, le caractère par défaut est ‘SansSerif 10pt’
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Ajout de textes et utilisation des champs d’utilisateur.
Dans notre exemple, nous désirons ajouter au bas de la facture une ligne contenant des informations
supplémentaires et des champs d’utilisateurs.
Un aperçu des champs d’utilisateurs disponibles est repris à la fin de ce manuel.
Ouvrez l’éditeur et cliquez sur le bouton ‘Adapter texte’
En enfonçant à répétition la touche ‘Enter’ après le dernier texte introduit (dans notre cas : l’adresse du
client), nous descendons jusqu’au bas du document.
Nous tapons le début du texte ‘ Veuillez payer avant le……’
Après ce texte, nous désirons mentionner automatiquement la date d’échéance.
À cet effet, nous utilisons le code champ {v:f_edt}
Attention, les codes champ doivent être repris littéralement tels qu’ils apparaissent dans l’aperçu.
Nous complétons le texte de la même manière, en reprenant le montant total de la facture et la référence.
Au moyen des boutons de mise en page, nous mettrons certaines parties en gras (Bold).
De manière similaire, on réalisera les modèles de tous les documents (bon de livraison, facture, rappel)
respectivement en trois langues.
Attention: le code-champ sera remplacé par le contenu de ce champ. Comme ce contenu peut être
plus long que le code lui-même, il se peut que le texte empiète sur les lignes et influence la position
des lignes suivantes.
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Reprendre la mise en page/l’agencement d’un modèle déjà établi.
Afin d’éviter de d’avoir à refaire le travail de mise en page pour chaque document ou pour chaque langue,
un modèle de document déjà établi peut être utilisé comme base pour un autre type de document.
Ceci se fait par le bouton ‘Copiez un canevas’ ( ).
Les modifications de mise en page apportées au canevas d’origine seront automatiquement reprises sur la
version en traitement.
Sélectionnez le
canevas à copier
Cliquez sur ‘copiez un
canevas’
Cliquez ‘OK’
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FACTURATION (‘Facturation, Factures de vente’).
L’établissement proprement-dit des factures commence par la commande ‘Facturation, Factures de vente’
Si plusieurs journaux ont été paramétrés comme ‘Journal des Factures’(Voir ‘Gestion’>’Journaux’),
un tableau s’affichera pour sélectionner le journal voulu.
Aperçu de l’écran ‘Factures de Vente’
Les champs affichés des lignes de détail (quantité, unité, article,…) peuvent
varier en foction des paramétrages du journal des ventes.
Voir ‘Gestion, Journaux’ page 21
Facture: explicatif des champs – En-tête de la facture.
Numéro d’ordre facture Entrée automatique. Dépend du paramètre dans ‘Gestion, Journaux,
numéro du prochain enregistrement.’
Période Période comptable dans laquelle la facture sera saisie.
Relation Client auquel on adresse la facture.
Factuurdatum Date de la facture.
Date d’échéance Entrée automatique en fonction des paramètres dans ‘Gestion
Relations’. Adaptable au cas par cas
Devise Le cas échéant: autre que la devise par défaut..
Données générales de
la facture
Ligne de détail de la
facture - Articles
Totaux calculés
Onglet pour les
champs
d’utilisateur
propres
Numéro d’ordre de la
facture (voir ‘Gestion’-
‘Journaux’
Conversion du
montant entré en
‘TVA incluse’
Application de la
‘Remise pour paiement
comptant
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Communication structurée
Lorsque l’établissement d’une communication structurée est demandée par le bouton , la structure est
définie comme suit :
Ex. 447/3010/56797
447 3 chiffres Numéro de client génére en interne
3 1 chiffre Désignation de l’exercice (numéro interne)
01 2 chiffres Numéro d’ordre interne du journal
0567 4 chiffres Désignation du numéro de document.
97 2 chiffres Nombre de contrôle
Remise pour paiement au comptant
Lors de la sélection ‘Remise pour paiement au comptant’, le montant total de la facture sera calculé en
tenant compte du taux indiqué lors de l’initialisation du module de facturation (paramétrer la remise pour
paiement au comptant – page 26
Si pour le client concerné (relation), dans ‘Gestion, Relations’,il a été sélectionné ‘Attribuer la
remise pour paiement au comptant’, ceci sera proposé par défaut lors de la facturation
La base imposable sera alors : total hors TVA – le montant de la remise.
La remise accordée sera reprise dans la grille des totaux (en bas du document), comme imposable à 0% de
TVA, et sera saisie au compte indiqué lors du ‘Paramétrage de la remise pour paiement au comptant’(ex :
le compte 708000 – remises, ristournes et rabais)
La facture sera pourvue automatiquement de la mention :
‘En cas de paiement avant le../../…, une remise de …..EUR sera accordée.
Koers En cas de devise étrangère: le cours du jour.
Commentaire Texte libre.
Peut être imprimé sur les documents.
Référence Bancaire. Texte libre ou communication structurée générée automatiquement.
Pour l’établissement de la structurée, cliquez sur
Imprimé par défaut sur la facture sous ‘référence’.
Imprimante par défaut Indiquez ici si l’impression peut être lancée automatiquement sur
une imprimante par défaut. Si cette case n’est pas cochée, une boîte
de dialogue ‘imprimantes’ s’ouvrira à chaque fois.
Nombre d’exemplaires Nombre d’exemplaires à imprimer par défaut.
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Création d’une nouvelle facture
Après avoir entré les informations d’ordre général (nom, date, commentaire,…) il faudra entrer les lignes
de détail.
Ceci peut se faire en sélectionnant des articles créés précédemment (voir aussi en page 11)
Entrée des lignes de détail.
Indiquez la période
comptable
Sélectionnez le
client
Entrez la date et
adaptez l’échéance
s’il y a lieu
Commentaire
(n’apparaît pas sur la facture)
Entrée des détails
Utilisez F2 pour
ouvrir la liste de
sélection
Indication ‘Remise pour
paiement au comptant
Générez la
communication
structurée (facultatif)
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Pour sélectionner un article, on utilise le bouton de sélection ou la fonction F2
Si l’on introduit les premiers caractères d’un code d’article avant d’appuyer sur F2, seuls seront affichés
les articles dont les codes commencent par ces caractères..
Si l’on introduit dans le champ ‘Article’ une combinaison de caractères précédée d’un astérisque ‘*’, les
articles s’afficheront qui comportent cette combinaison soit dans le code d’article, soit dans le libellé.
Après avoir sélectionné l’article désiré (Cliquer ou taper ‘Enter’ dans la liste de sélection ou utiliser la
touche de tabulation.) on introduit le reste des informations nécessaires.
Pour l’article sélectionné, l’unité, le libellé, le prix unitaire et le code TVA seront entrés
automatiquement. Toutes ces données peuvent être adaptées au cas par cas en cours de facturation.
On crée des lignes d’article supplémentaires par la touche ‘Insert’ du clavier.
Enfoncer la touche de tabulation en fin de ligne crée également une nouvelle ligne de détail.
Une ligne d’article (ligne de détail) peut être supprimée par le bouton .. Supprimer toutes les lignes
d’article se fait par le bouton (enlever les lignes Ctrl+D).
Le bouton permet d’appeler l’information détaillée de l’article concerné et de la modifier s’il y a lieu.
Une ligne de détail peut être entrée sans utiliser de code d’article (ex. pour la facturation de services ou de
produits uniques)
Si l’on désire insérer une ligne de commentaire, on n’indique pas de quantité ni de prix.
Lorsqu’on établit une facture adressée à un client ‘Assujetti à la TVA hors UE’, ‘Assujetti
Intracommunautaire’, ‘Non assujetti TVA’ ou ‘Inconnu’ et qu’un ’Compte d’enregistrement automatique’ a été
défini pour ce client (voir page15), la saisie finale se fera sur ce compte et ce code TVA. Le code TVA
éventuellement repris dans la fiche de détail de l’article(Gestion, Articles) ne sera donc pas proposé.
Nombre de textes récurrents peuvent faire l’objet d’articles ‘Fictifs’. Ex. : pour le texte ’TVA à acquitter par le
cocontractant AR n°1, art 20*…’ on peut créer un article, au code MC, en dont le libellé est le texte complet.
L’appel du code article MC sera suffisant pour faire apparaître le texte complet dans la ligne de détail.
Lorsqu’une ligne de détail comporte le code MC ‘Cocontractant’ ou un code TVA ‘intracommunautaire (usage
des casesTVA 44, 45, 46) l’écran affichera immédiatement l’avertissement : ‘Attention : Vous devez reprendre
le paragraphe TVA correct dans la ligne, en rapport avec l’exonération de la TVA.’
Facture: explicatif des champs – Détails de la facture.
Par ‘Gestion, journaux’ nous pouvons établir au niveau du journal des ventes si l’écran d’encodage
de la facture doit afficher ou non les champs ‘Article’, ‘code TVA’, ‘Unité’, ‘Remise’.
Nombre Nombre ou quantité à facturer pour cette ligne de détail. Un nombre
valable est indispensable pour le calcul du prix total.
Unité Entrée facultative (litre, mètre, kilogramme, …).
Article Code d’article. L’entrée d’un code d’article valable appellera
automatiquement la description (libellé) et le prix unitaire.
On peut entrer des lignes de détail sans qu’un article soit
disponible. Dans ce cas le champ ’code article’ sera laissé
vide.
Libellé Est rempli automatiquement si un code article valable est entré. On
peut utiliser un texte libre ou adapter le texte existant.
PU (hors TVA) Est rempli automatiquement si un code article valable est entré .
Peut être adapté librement au cas par cas.
BTW Code TVA. Doit être un code existant dans ‘Gestion, Codes TVA)
Sera rempli automatiquementsi un code article valable a été entré.
Korting Taux de la remise accordée pour cette ligne.
Totaal (Excl. BTW) Calculé automatiquement en fonction du nombre, du prix unitaire et
la remise.
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Champs d’utilisateur ‘facture’
Par la touche F4, nous pouvons appeler l’onglet ‘Champs’
Celui-ci reprend tous les champs ‘facture’ indiqués par ‘Gestion, journaux’ (voir également page
21)
Les données entrées dans les champs d’utilisateur peuvent être rendus sur les factures en faisant usage des
‘Codes template’ (voir également page 10)
Champ d’utilisateur
– ligne de détail
Pour voir des champs
supplémentaires,
utilisez la barre de
défilement s’il y a lieu.
Onglet ‘champs
d’utilisateur’
Champs d’utilisateur
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Utilisation des centres de frais et gestion des quantités.
Octopus prévoit en standard la possibilité de traiter les données comptables en analytique.
Pour ce faire, nous utilisons les fonctions ‘Centres de frais’ et ‘Quantités’.
Pour pouvoir utiliser les centres de frais dans le module de facturation, un nombre de paramètres sont
indispensables.
Le compte sur lequel se fera la saisie (voir également ‘Gestion, Comptes’ et ‘Gestion,
Articles’)doit être paramétré en ‘Centre de frais obligatoire’, ou ‘Centre de frais
facultatif’.
Par ‘Gestion, Journaux’, dans le journal des ventes, onglet ‘Champs d’utilisteur’, nous
cochons la case ‘Centre de frais.
Par ‘Gestion, Centres de frais’, il faudra que des centres de frais aient été définis.
Pour plus d’infos sur l’usage des centres de frais, nous référons au manuel général au chapitre ‘Gestion-
Centres de frais)
‘Exécution’ de la facture.
La sauvegarde proprement-dite des détails de la facture se fait en cliquant sur le bouton ‘Exécuter (F12)’
Ceci est indispensable pour pouvoir rappeler la facture ou pour la saisir (enregistrer) dans la comptabilité.
( voir plus loin )
Imprimer la facture
L’impression des factures peut se faire de deux manières:
1. Immédiatement après l’entrée des informations ci-dessus, en cliquant sur le bouton ‘Imprimer
(CTRL+P)’
2. Par ‘Facturation, Imprimer, Facture de vente’
Ceci est pratique quand on veut imprimer en série des factures établies ultérieurement.
À ce niveau, les factures à imprimer peuvent être séléctionnées par ‘relation’
Si vous maintenez le touche SHIFT enfoncée en cliquant sur ‘Imprimer’ une version PDF s’affichera
dans une fenêtre séparée. Au départ de cette fenêtre, le document pourra éventuellement être expédié.
Facturation. Imprimer plusieurs factures en série.
Par ‘Facturation, Imprimer, Factures de vente’, on peut sélectionner les factures à
imprimer
Les factures peuvent être sélectionnées sur base de la période, du numéro de facture, la relation, ou la
date.
Sélectionnez le
journal
Sélectionnez sur base
de la période, la date
ou le numéro
Générez la liste
Sélectionnez les
factures à imprimer
Imprimez les
factures
sélectionnées.
WWW.OCTOPUS.BE MANUEL MODULE DE FACTURATION - ver. 90-10 42/56
Facturation électronique – e-Invoice
Le module de facturation permet également d’établir des factures électroniques à la norme e-fff.
À cet effet, il sera établi un fichier xml spécifique.
Un e-mail généré automatiquement permettra d’envoyer l’accès à cette facture électronique à votre client.
Si celui-ci dispose d’un logiciel comptable pourvu de la fonctionnalité de traitement des factures
électroniques e-fff, il pourra saisir votre facture dans sa comptabilité par un simple clic.
Établissement d’une e-invoice
Maintenir la touche ALT enfoncée en cliquant sur le bouton ‘Imprimer’.
Un e-mail sera établi (dans votre messagerie standard) , qui pourra ensuite être envoyé à votre client.
Een voorbeeld:
Le contenu de cet e-mail sera déterminé lors de la procédure ‘Initialisation du module de
facturation’? (voir page 25)
La facture électronique elle-même – fichiers PDF et XML – sera accessible et disponible pendant 3 mois
au moyen du lien contenu dans le mail.
Cliquer sur le lien donne le résultat suivant (dans le navigateur standard) :
Sauvegarder une e-invoice en emplacement local
S’il ya lieu, les factures sortantes peuvent être sauvegardées en local par le bouton E-Invoice (CTRL-F).
Il faudra indiquer l’emplacement où la facture (fichier PDF ou XML) doit être conservé.
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Exemple d’une facture
L’exemple illustré est une facture établie dans le module de facturation Octopus.
La mise en page de la facture est quasi complètement adaptable (voir pages 31 et suivantes)
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Une nouvelle facture sur base d’une facture existante
Le bouton ‘Historique’ permet d’appeler une liste des factures établies précédemment au nom du client.
Au départ de cette liste, on peut soit copier une facture, soit l’utiliser comme base d’une nouvelle facture
Il va de soi que dans la nouvelle facture toutes les données peuvent être adaptées avant de l’exécuter ou
de l’ imprimer
Sélectionnez le client
Cliquez sur
‘Historique’
‘Historiek’
Sélectionnez l’exercice
Sélctionnez ‘Ouvrir’
ou ‘copier’.
Indiquez si le
commentaire doit être
repris
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Factures encodées avec des montants ‘TVA incluse’
En principe, le module de facturation établit toujours les factures sur base de lignes de détail contenant un
prix unitaire ‘hors TVA’. La TVA sera calculée sur base du code TVA utilisé.
Si on désire entrer des lignes de détail contenant un prix ‘TVA incluse’, on peut utiliser le bouton
‘Convertir le montant en ‘hors TVA’( ) pour obtenir la répartition en fonction du code TVA utilisé. On
peut également se servir de la touche F9 du clavier.
Si on désire entrer des lignes de détail contant un prix ‘TVA incluse’, nous recommandons de paramétrer
les ‘Champs de facturation du journal des ventes’ (voir page 21) comme suit : ‘décimales prix unitaire’ >
0.0001. Ceci évitera des différences dues aux arrondis.
Note de crédit
Lorsque le montant total de la facture est négatif, le document sera considéré comme une note de crédit.
Lors de la visualisation et l’impression le document portera le titre de ‘Note de crédit’ au lieu de ‘facture’.
Établir et imprimer une note de livraison
Partant de l’écran de détail facturation (facturation, factures de vente) il est possible de produire une note
de livraison et ensuite de l’imprimer
La mise en page de la note de livraison peut être adaptée par ‘Facturation, Initialisation
module de facturation ‘ (voir plus haut)
L’établissement d’une note de livraison est similiaire à celui d’une facture.
Tout comme les factures, les notes de livraison peuvent être imprimées en série par ‘Facturation, Imprimer, Notes de livraison’.
.
WWW.OCTOPUS.BE MANUEL MODULE DE FACTURATION - ver. 90-10 46/56
Enregistrer (saisir) les factures.
Les factures encodées dans le module de facturation peuvent être enregistrées (saisies) très simplement
dans la comptabilité
Une fois que les factures sont enregistrées (saisies), elles peuvent être appelées et rouvertes par le
module de facturation, mais elles ne plus être modifiées.
Sélection des factures à enregistrer (saisir).
Par ‘Facturation, Enregistrer’ nous obtenons en écran de sélection où nous pouvons
sélectionner les factures par période, le numéro, ou la date.
Initalement,la liste n’affichera que les factures non encore enregistrées..
Les factures doivent toujours être enregistrées ‘dans l’ordre’. Ainsi, la facture 2013/V2/4 ne peut pas
être enregistrée tant que la facture 2013/V2/3 ne l’est pas.
Une adaptation de l’enregistrement/écriture d’une facture déjà enregistrée ne peut se faire – au besoin-
qu’en modifiant le type du journal des ventes en ‘Enregistrement ventes’ (voir également page 21).
Sélectionnez le
journal
Sélectionnez sur base
de la période, la date,
ou le numéro
Générez la liste
Sélectionnez les
factures à enregistrer
Cliquez sur
‘enregistrer’
Factures déjà
‘enregistrées’
1
2
5 4
3
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GESTION DES RAPPELS
Le module de facturation comprend une gestion des rappels élaborée.
On peut prévoir jusqu’à 3 types de modèle de rappel ( voir ‘Facturation, initialisation module de facturation’.)
Lors de l’impression des rappels de type 2 et 3, les frais seront portés en compte selon les paramètres
prévus lors de l’initialisation du module.
Sélection des clients aux factures ‘Ouvertes’
Par ‘Facturation, Imprimer, Rappels’, nous établissons une sélection des rappels à générer
s’il y a lieu.
Générer les rappels
Au départ de l’écran de sélection affiché, on peut indiquer pour lesquels des clients de la liste on désire
envoyer en rappel, et de quel type.
Type de rappel: Octopus indiquera automatiquement quel
est le prochain type de rappel à envoyer (2 ou 3)
si un rappel a déjà été envoyé précédemment..
Si on passe le curseur sur le type de rappel ou l’échéance,
on obtient des infos sur les rappels précédents
Sélectionnez
l’échéance
Sélectionnez u nou
plusieurs clients
Générez la liste
Cliquez sur un client
pour les détails
Factures ‘Ouvertes’
pour ce client.
Indiquez pour quels
clients il faut établir
un rappel
Sélectionnez le type
Imprimez le(s)
rappel(s)
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Exemple de rappel
Dans l’exemple ci-dessous, nous illustrons un rappel établi dans le module de facturation Octopus.
La visualisation et l’impression dépendent des modèles/mises en pages pré établis
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LISTE DES FACTURES
Par le menu ‘Listes, notes de livraison et factures’, on obtient un aperçu des
factures déjà établies
Aperçu succinct sur base des numéros de facture.
Liste détaillée, regroupée par relation
Remplissez les critères
de sélection
Avec/sans détails
Générez la liste
V: factures
saisies/enregistrées
détails
Groupage
Une nouvelle page par
relation
Sélectionnez le journal
voulu
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OPTION: CRÉATION DE NOTES DE LIVRAISON – REGROUPER EN UNE
FACTURE
Le module de facturation permet de générer les factures. Au départ de l’écran de facturation, il est
également possible de créer et d’imprimer une note de livraison. Il faudra prévoir un modèle de document
spécifique.
Dans certains cas, on préfère établir les factures sur base de notes de livraison établies auparavant. Il
arrive souvent qu’on doive regrouper plusieurs notes de livraison par client en une facture
Ceci nécessite l’activation préalable de l’option regrouper les notes de livraison. Contactez Octopus pour
cette activation ([email protected]).
Création du journal des notes de livraison.
Pour pouvoir créer des notes de livraison, il est nécessaire de prévoir un journal des notes de livraison.
La création de ce journal se fait par ‘Gestion, Journaux’.
Sélectionnez comme type de jounal: ‘ L.’
Pour ce journal également, il est possible de créer les champs d’utilisateur voulus.
Pour une description détaillée, nous renvoyons à la page 20.
Établissement des notes de livraison
Par l’activtion de ce module spécifique, deux fonctions supplémentaires apparaissent dans le menu
‘Facturation’ : ‘Créer des notes de livraison’ et ‘Grouper les notes de livraison’
Dans l’écran principal ces fonctions sont rendues par deux boutons supplémentaires.
Grouper les notes de
livraison
Créer les notes de
llivraison
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Créer une note de livraison
Soit par le menu ‘Facturation, Créer les Notes de livraison.’, soit par le bouton
, nous appelons l’écran d’encodage. L’entrée des données est similaire à l’entrée des factures. Nous
référons donc à la page 37.
Appeler une note de
livraison
précédemment vidée
Effacer toutes les
lignes de détail.
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Regrouper les notes de livraison
Soit par le menu ‘Facturation, Grouper les notes de livraison’, soit par le bouton nous pouvons
regrouper des notes de livraison établies précédemment en une seule facture
La date de la facture doit tomber dans la période comptable!
Sélectionnez le client
dont vous voulez voir
les notes de livraison
Indiquez les notes à
reprendre sur la facture
Indiquez le journal des
ventes à utiliser
Changez, s’il y a lieu,
la date de la facture et
la date déchéance
Indiquez si les lignes de détail de
la note doivent être reprises sur la
facture
Modifiez s’il y a lieu le ‘code template’
pour le libellé des lignes de détail
Visualisez la facture
composée
Changez la période
comptable s’il y a lieu.
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La facture composée peut-être visualisée dans l’onglet ‘Facture’.
À ce stade, il est toujours possible d’apporter des modifications aux informations générales ou de détail.
L’option ‘Grouper toutes les lignes d’une note de livraison en une ligne de facturation’ regroupe toutes les
lignes de la note de livraison au même code TVA en une ligne sur la facture. Il va de soi que dans cette
manière d’opérer, les libellés des détails de livraison ne peuvent pas être récupérés.
Liste des bons de livraison
Par le menu ‘Listes, notes de livraison et factures’, nous pouvons appeler un aperçu
des notes de livrasion déjà établies.
La procédure est similaire à celle de la ‘liste, factures de vente’ (voir également page 52
Vers l’écran ‘Regrouper’
Entrée éventuelle de données dans les
champs d’utilisateur
V: Note reprise sur
facture
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EMPLACEMENT DES DOCUMENTS SAUVEGARDÉS.
Pour tous mes documents générés (Facture, note de livraison, rappel) une version pdf est conservée en
local sur l’ordinateur où ils ont été créés. L’emplacement exact est à déterminer durant la procédure
‘Facturation, Initialisation du module de facturation’ (voir également page 22
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‘CODES CHAMPS’À UTILISER DA,S LES MODÈLES (CANEVANS)
Codes des champs généraux
Disponibles sur les factures, les notes de livraison, les rappels Code-champ Libellé
{v:f_fn} Raison sociale
{v:f_ct} Forme juridique
{v:f_as} Rue
{v:f_ac} Localité
{v:f_ao} Pays (nom)
{v:f_ acc } Pays (code)
{v:f_p} N° de téléphone
{v:f_f} N° Fax
{v:f_m} N° GSM
{v:f_e} Adresse e-mail
{v:f_u} URL
{v:f_cp} Personne de contact
{v:f_rm} Memo (en provenance de ‘Gestion, Relations)
{v:f_dct Type de document (Facture, Note de livraison, Note de crédit, Rappel)
{v:f_cur} Code devise
{v:f_cvn} N° TVA de la relation
{v:f_cmt} Commentaire
{v:f_ref} Référence
{v:f_zk1} Champ de recherche 1
{v:f_zk2} Champ de recherche 2
{v:f_eds} Nombre de jours après…
{v:f_et} Texte: Après la date de la facture, Après la fin du mois
Codes des champs ‘Facture’ et ‘Notes de livraison’
Code-champ Libellé
{v:f_nr} N° séquentiel du document ( N° de facture )
{v:f_yr} Exercice comptable ( 2010 )
{v:f_j} Journal ( V01 )
{v:f_key} Clé de document (document key) ( 2010/V01/15 )
{v:f_dt} Date de la facture
{v:f_edt} Date d’échéance
{v:f_ev} Total hors TVA
{v:f_v} Total montant TVA
{v:f_di} Total remise
{v:f_t} Montant total facture
{v:f_fd} Montant remise pour paiement comptant
{v:f_fde} Date limite de paiement remise paiem. comptant
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Codes des champs ‘Rappel
Code-champ Libellé
{v:f_to} Montant total des factures ouvertes pour ce client.
{v:f_ti} Montant total des intérêts
{v:f_tc} Montant total des frais
{v:f_tr} Montant total du rappel
{v:f_dot} Date d’aujourd’hui
Hormis les codes ci-dessus, il est possible d’entrer des codes pour des champs d’utilisateur créés en
propre. (Voir également le manuel du module de facturation page 10)