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AVANT PROPOS
Le manuel des procédures administratives et financières est un outil indispensable dans la gestion
de la société Tontine CEB, car il contient toutes les directives, procédures et formulaires nécessaires
pour la gestion quotidienne des activités. Il fournit ainsi à tous les organes de la CEB en général et
en particulier la Gérance, les règles établies pour l’exécution de toute opération administrative et
financière.
Ce manuel est donc l’un des outils de contrôle de gestion de la Tontine CEB quel que soit le
contrôle externe ou interne. Il décrit la structure organisationnelle ; comptable et financière de la
Tontine CEB pour mettre en évidence la gestion des ressources humaines et matérielles en place.
Ce manuel n’est pas une cure miraculeuse. Le respect et l’application effectif de ces procédures
doivent se traduire par la coordination, par des contrôles réguliers pour pallier aux différents risques
qui peuvent résulter d’irrégularités ou de malversation, mais surtout des négligences, d’erreurs
d’exécution, de jugement ou de compréhension malgré l’existence d’un manuel des procédures.
Le manuel des procédures administratives et financières est sous l’autorité du Conseil
d’Administration de la Tontine CEB. Il rassemble toutes les décisions de l’Assemblée Générale, le
contenu des statuts et règlement d’ordre intérieur relatif à la gestion des ressources de la CEB.
Président du Conseil d’Administration
ii
LISTE DES ABREVIATIONS
A.G. : Assemblée Générale
C.A : Conseil d’Administration
C.E.B. : Caisse d’Entraide de Butare
P.T.T. : Poste, Téléphone et Télécommunication
UNR : Université Nationale du Rwanda
VCN : Valeur Comptable Nette
CHUB : Centre Hospitalier Universitaire de Butare
CHUK : Centre Hospitalier Universitaire de Kigali
IRST : Institut de Recherche Scientifique et Technologique
MS : Mutuelle de Santé
INMR………………. : Institut National des Musées au Rwanda
LABOPHAR : Laboratoire Pharmaceutique du Rwanda
iii
LISTES DES ANNEXES
Modèle 1 : REQUISITION D’ACHAT .................................................................................... 3
Modèle 2 : ORDRE DE MISSION ........................................................................................... 5
Modèle 3 : CONTRAT D’EPARGNE...................................................................................... 6
Modèle 4 : Contrat de travail ................................................... Error! Bookmark not defined.
Modèle 5 : EN TETE ............................................................... Error! Bookmark not defined.
Modèle 6 :BILLET DE SORTIE ............................................. Error! Bookmark not defined.
iv
TABLE DES MATIERES
AVANT PROPOS ..................................................................................................................... i LISTE DES ABREVIATIONS ................................................................................................ ii LISTES DES ANNEXES ........................................................................................................ iii TABLE DES MATIERES ....................................................................................................... iv
I. INTRODUCTION GENERALE ............................................................................................ 1
1.1. Identification de la Tontine CEB ................................................................................... 1
1.2. Vision, Mission, Objectifs et Stratégies de la Tontine CEB .......................................... 1
1.2.1 Devise ...................................................................................................................... 1
1.2.2 Objectifs .................................................................................................................... 1
1.2.3 Stratégies ................................................................................................................... 1
1.3. Objectifs de ce manuel ................................................................................................... 2
1.4. Utilisation du manuel ..................................................................................................... 2
1.5. Modification du manuel ................................................................................................. 2
PARTIE I: GESTION ADMINISTRATIVE DE LA TONTINE .............................................. 3
CHAPITRE I : GESTION ADMINISTRATIVE DE LA COOPERATIVE ............................. 4
I.1. Structure organisationnelle ............................................................................................. 4
Structure organisationnelle de la CEB ....................................................................................... 4
I.2 L’ASSEMBLEE GENERALE ....................................................................................... 5
I.2.1 Composition .............................................................................................................. 5
I.2.2 Attributions ................................................................................................................ 5
I.2.3 Réunions .................................................................................................................... 5
I.3 CONSEIL D’ADMINISTRATION ................................................................................ 6
1.3.1 Composition .............................................................................................................. 6
1.3.2 Attributions ............................................................................................................... 6
1.3.3 Réunions .................................................................................................................. 7
1.3.4 Elections ................................................................................................................... 7
1.3.4 Démission des membres du Conseil d’Administration ............................................. 8
1.3.5 Déposition d’un membre du Conseil d’Administration, ........................................... 8
I.4. DES ATTRIBUTIONS DES MEMBRES DU CONSEIL D’ADMINISTRATION ..... 9
1.4. 1 Le Président ............................................................................................................ 9
1.4. 2 Le Vice-président ..................................................................................................... 9
1.4. 3 Le Secrétaire ........................................................................................................... 9
1.4. 4 Le Secrétaire-Adjoint ............................................................................................. 10
1.4. 5 L’Administrateur Gestionnaire .............................................................................. 10
1.4. 6 L’Administrateur Gestionnaire -Adjoint ............................................................... 10
1.4. 7 L’Administrateur-Signataire .................................................................................. 10
1.4. 8 Les autres Administrateurs .................................................................................... 10
I.5 CONSEIL DE SURVEILLANCE ................................................................................. 10
1.5.1 Définition et Composition ...................................................................................... 10
1.5.2 Attributions ............................................................................................................. 10
1.5.3 Elections .................................................................................................................. 11
1.5.4 Démission ............................................................................................................... 11
1.5.5 Déposition ............................................................................................................... 12
I.6 Le Gestionnaire (Gérant) ............................................................................................... 12
v I.7 Le Comptable ................................................................................................................ 13
I.8 Le service de Technologie de l’information et communication. ................................... 14
I.9. Le Secrétaire aide comptable ........................................................................................ 14
I.10. le planton et veilleur ................................................................................................... 15
I.11 Fréquence des réunions administratives ...................................................................... 15
CHAPITRE II GESTION DES COURRIERS ........................................................................ 17
II.1. Le courrier reçu ........................................................................................................... 17
II.2. Le Courrier expédié ..................................................................................................... 17
Ex : voir modèle (7) en tète ..................................................................................................... 17
CHAPITRE III. REGLEMENT INTERIEUR DU TRAVAIL DU PERSONNEL ................ 18
3.1. DU RECRUTEMENT DU PERSONNEL .................................................................. 18
3.1.1 Organes de recrutement .......................................................................................... 18
3.1.2 Procédures de recrutement ...................................................................................... 18
3.1.3 Conditions de recrutement ...................................................................................... 19
3.1.4 Les pièces administratives d’usage ......................................................................... 20
3.2 CONTRAT DE TRAVAIL ........................................................................................... 20
3.2.1 PERIODE D’ESSAI ............................................................................................... 20
3.2.2 Engagement définitif ............................................................................................... 21
3.3 DE LA CATEGORISATION ET PROMOTION DU PERSONNEL ......................... 21
3.3.1 Catégorisation du personnel .................................................................................... 21
3.3.2 Promotion du personnel .......................................................................................... 23
3.4 DES CONDITIONS DE TRAVAIL ............................................................................. 23
3.4.1 Obligations de l’employeur et de l’employé ........................................................... 23
3.4.2 Jours ouvrables et heures de service normal, retards et absences ........................... 24
3.4.3 Heures supplémentaires .......................................................................................... 25
3.4.4 Congé annuel .......................................................................................................... 25
3.4.5 Congé de maternité et d’allaitement ...................................................................... 26
3.4.6 Congé de Maladie ................................................................................................... 26
3.4.7 Congé de maladie de longue durée ......................................................................... 27
3.4.8 Congés de circonstance ........................................................................................... 27
3.5 DU SALAIRE ET AUTRES AVANTAGES ............................................................... 28
3.5.1 Salaire .................................................................................................................... 28
3.5.2 Indemnités ............................................................................................................... 29
3.5.3 Indemnités d’intérim .............................................................................................. 29
3.5.4 Primes .................................................................................................................... 29
3.5.5 Prime de performance ou prime de Bilan .............................................................. 30
3.5.6 13ème mois ............................................................................................................... 30
3.6. DU DEVELOPPEMENT DES CAPACITES DU PERSONNEL .............................. 30
3.7 DE L’EVALUATION DES PERFORMANCES ........................................................ 31
3.8 DU REGIME DISCIPLINAIRE ................................................................................... 32
3.8.1. Avertissement ........................................................................................................ 32
3.8.2. Le blâme, ............................................................................................................... 32
3.8.3. La mise à pied ........................................................................................................ 33
3.8.4 Le licenciement ou révocation ............................................................................... 33
3.8.5. Interdictions ........................................................................................................... 34
3.9 DE LA RESILIATION DU CONTRAT ..................................................................... 34
3.10 DES INDEMNITES DE RETRAITE ......................................................................... 35
3.11 MISSION DE TRAVAIL ........................................................................................... 36
3.11.1 Planification des déplacements, procédures d’autorisation et indemnités ........... 36
vi
3.11.2 DEPLACEMENTS A L’INTERIEUR DU PAYS ............................................... 36
3.11.3 MISSION A L’EXTERIEUR DU PAYS ............................................................. 37
3.11.4 RAPPORT DE MISSION ..................................................................................... 37
CHAPITRE IV. DISPOSITIONS FINALES .......................................................................... 37
PARTIES II: MANUEL DE GESTION FINANCIER............................................................ 38
CHAPITRE I : INTRODUCTION .......................................................................................... 39
CHAPITRE II. PROCEDURES COMPTABLES ................................................................... 39
2.1. La préparation des documents comptables de base ..................................................... 39
2.1.1. Les trois étapes principales de la comptabilité au cours d’un exercice ................. 41
2.1.2. Les documents comptables de base ....................................................................... 42
2.2. L’analyse et l’imputation comptables .......................................................................... 43
2.3. L’enregistrement des opérations comptables ............................................................... 46
2.3.1. Principes de base .................................................................................................... 46
2.3.2 Les marchés de la CEB ........................................................................................... 46
2.3.3 La comptabilisation des salaires du personnel de la C.E.B. ................................... 47
2.3.4. Procédures d’enregistrement dans les journaux ..................................................... 48
CHAPITRE III. GESTION DES FONDS D’EPARGNE ET DE CREDITS .......................... 50
3.1. Les dépôts .................................................................................................................... 50
3.1.1. Ouverture des comptes ........................................................................................... 50
3.1.2. La comptabilisation des cotisations des clients/membre de la C.E.B. ................. 51
3.1.3 Retrait 1/3 ............................................................................................................... 51
3.1.4. Identification et traitement .................................................................................... 51
3.1.5. Remise de cheque .................................................................................................. 52
3.1.6 Autres retraits sur l’épargne .................................................................................... 52
3.2. Les Crédits ................................................................................................................... 53
3.2.1 Prêt ordinaire ........................................................................................................... 53
3.2.2 Prêt ordinaire urgent ............................................................................................... 54
3.2.3 Prêt spécial .............................................................................................................. 55
3.2.4 Prêt à caractère social ............................................................................................. 55
3.3 INTERET SUR PRET .................................................................................................. 55
3.4 Le remboursement des prêts ......................................................................................... 56
3.4.1 Le remboursement par salaire ................................................................................. 56
3.4.2 Le remboursement par versement bancaire ............................................................ 56
3.4.3 Autres moyens de remboursement .......................................................................... 56
3.5 Intérêt retournes ............................................................................................................ 57
3.5 La gestion du portefeuille de crédit .............................................................................. 58
CHAPITRE IV. LE BUDGET ET SA GESTION .................................................................. 59
4.1. Principes de base .......................................................................................................... 59
4.2. Des ressources et des dépenses de fonctionnement ..................................................... 60
CHAPITRE V. LA GESTION DU PATRIMOINE DE LA C.E.B. ........................................ 62
5.1. La gestion des actifs ..................................................................................................... 62
5.1.1 La gestion des actifs fixes ....................................................................................... 62
5.1.2. Gestion des bâtiments ............................................................................................ 62
5.1.3. Entretien des locaux ............................................................................................... 63
5.2. La gestion du mobilier ................................................................................................. 63
5.3. La gestion du matériel roulant ..................................................................................... 63
5.4. Matériel mis à disposition du personnel ...................................................................... 64
5.4.1. Téléphone ............................................................................................................... 64
5.4.1.1. Appels ................................................................................................................ 64
vii
5.4.1.2. Répondre au téléphone ........................................................................................ 64
5.4.2. Ordinateurs ............................................................................................................. 64
5.4.3. Copieurs ................................................................................................................. 65
5.5. Utilisation des fonds de la C.E.B. ................................................................................ 65
5.5.1. Sécurité des fonds .................................................................................................. 65
CHAPITRE VI. LA GESTION DES COMPTES BANCAIRES............................................ 66
CHAPITRE VII. LA GESTION DES COMPTES « CAISSE » ............................................. 68
CHAPITRE VII. LA GESTION DES COMPTES « CAISSE » ............................................. 68
CHAPITRE VIII. CLOTURE DE L’EXERCICE COMPTABLE .......................................... 69
8.1. Méthodologie générale ................................................................................................ 69
8.2. Les inventaires de fin d’exercice ................................................................................. 70
8.2.3. Inventaire des immobilisations .............................................................................. 70
8.2.4. Inventaire des stocks .............................................................................................. 70
8.3. Les écritures de régularisation ..................................................................................... 70
8.4. Le calcul des amortissements ...................................................................................... 71
8.5. Les comptes caractéristiques de gestion ...................................................................... 72
8.5.1. Détermination de la marge brute ........................................................................... 73
8.5.2. Détermination de la valeur ajoutée ........................................................................ 73
8.5.3. Détermination du résultat d’exploitation ............................................................... 73
8.5.4. Inventaire des stocks .............................................................................................. 73
CHAPITRE IX : LA CONFECTION DES RAPPORTS FINANCIERS PERIODIQUES .... 74
9.1. Types de rapports ......................................................................................................... 74
9.1.1 Chaque mois ........................................................................................................... 74
9.1.2 Chaque trimestre ..................................................................................................... 74
9.2. Procédure d’élaboration des différents rapports .......................................................... 75
9.2.1 Liste des crédits du mois ......................................................................................... 75
9.2.3 Listes des retraits divers .......................................................................................... 75
9.2.4 Trésorerie et payement institution .......................................................................... 75
9.2.5 Les arriérés de paiement ......................................................................................... 75
9.2.6 Rapport sur les Ratios ............................................................................................. 75
9.2.7 La balance vérification du mois .............................................................................. 76
9.2.8 Rapport d’Exécution Budgétaire ............................................................................ 76
9.2.9 Le rapport de contrôle interne ................................................................................. 76
9.2.10 Le portefeuille du crédit ........................................................................................ 76
9.2.11 Le bilan ................................................................................................................. 77
9.2.12 Le compte de résultat ........................................................................................... 77
9.2.13 Rapport des recouvrements des crédits douteux ................................................... 77
9. 2.14 Rapport d’évaluation des performances (Imihigo) .............................................. 77
CHAPITRE X. LE CLASSEMENT DES DOCUMENTS COMPTABLES .......................... 78
ANNEXE ............................................................................................................................... 79
1
I. INTRODUCTION GENERALE
1.1. Identification de la Tontine CEB
Créée en 1978, la Caisse d’Entraide de Butare (CEB) est une Tontine à caractère financière basée
sur la mutualité des agents de l’UNR, de l’IRST, du MS UNR, du CHUB, du CHUK, du
LABOPHAR et de l’INMR. Ses principales activités consistent en la perception des cotisations
régulières de ses membres et l’octroi de prêts à ses membres sur base de l’épargne.
1.2. Vision, Mission, Objectifs et Stratégies de la Tontine CEB
1.2.1 Devise
S’entraider pour se développer.
1.2.2 Objectifs
La Tontine «C.E.B.» a pour objet de:
• Recevoir les cotisations mensuelles de ses membres
• Octroie des crédits sur base de l’épargne
• Promouvoir les intérêts socio-économiques de ses membres.
1.2.3 Stratégies
Pour atteindre les objectifs définis, les stratégies suivantes seront développées :
- Mettre en place les organes de la Tontine ;
- Recruter le personnel compétent et leur assurer des formations nécessaires ;
- Equiper en matériels et mobilier ;
- Disponibiliser les outils de la gestion ;
- S’approcher des clients pour répondre à leurs attentes (ou besoins);
- Multiplier les zones d’action.
- Mettre en place un système de prêt
- Sensibiliser les agents des institutions membres à l’adhésion.
2 1.3. Objectifs de ce manuel
Ce Manuel constitue un guide de référence pour le contrôle interne et externe, l’amélioration de son
efficacité et du respect des procédures administratifs financières.
Il représente, également un outil de garantie (une fois respecté) vis-à-vis des membres en ce qui
concerne la gestion de leurs fonds.
1.4. Utilisation du manuel
Le présent manuel est applicable à toutes les activités de la CEB sans exception aucune. Le C.A de
la CEB peut prendre des décisions pour préciser ou compléter les modalités d’application. Il est
également responsable de la maintenance du Manuel. Il veille à collecter et centraliser toute
information susceptible de modifier le manuel. Les utilisateurs du Manuel devraient être en mesure
d’en tirer un grand profit pour la mise en œuvre des activités de la CEB.
1.5. Modification du manuel
Le Manuel serait mis à jour si :
− la structure de la CEB serait modifiée ;
− la réglementation applicable à la CEB connaîtrait des changements
− le mode opératoire des tâches enregistrerait des changements.
Les modifications importantes du Manuel sont soumises à l’approbation du Conseil
d’Administration et à la non –objection de l’Assemblé Générale, le cas échéant. Le Gérant tient une
liste des détenteurs officiels du Manuel afin de communiquer à chacun en cas de besoin toutes les
modifications jugées utiles. Un manuel de procédure doit toujours être entretenu et mis à jour
régulièrement afin qu’il soit un véritable outil de gestion.
Ce manuel est divisé en deux grandes parties : Le premier est le manuel de gestion administratif et
le deuxième est le manuel de gestion financier.
3
PARTIE I: GESTION ADMINISTRATIVE DE LA TONTINE
4
CHAPITRE I : GESTION ADMINISTRATIVE DE LA COOPERATIVE
I.1. Structure organisationnelle
La coopérative dispose de quatre organes qui sont l’Assemblée Générale, le Conseil d’Administration, le Commissariat aux comptes et la gérance.
Structure organisationnelle de la CEB
L’Assemblée générale est l’organe suprême de la tontine ; elle est composée de tous les membres
de la coopérative. Le Conseil d’administration et commissaires aux comptes répondent à
l’Assemblée générale. La composition, les attributions et le fonctionnement de chaque organe
seront définis ultérieurement.
Assemblé General
Conseil de surveillance
Conseil d’Administration
Gérance
Comptabilité Secrétariat
Planton et veilleur
5
I.2 L’ASSEMBLEE GENERALE
I.2.1 Composition
L’Assemblée Générale se compose de tous les membres de la Tontine.
I.2.2 Attributions
• L’Assemblée Générale approuve, modifie ou rejette le montant minimum de la cotisation
fixé par le Conseil d’Administration
• Elle approuve, modifie ou rejette les projets présentés par le Conseil d’Administration ou par un membre de l’Assemblée Générale ;
• Elle approuve, modifie ou rejette les sanctions prises par le Conseil d’Administration à
l’égard d’un membre de la Caisse d’Entraide de Butare ;
• Elle tranche les différends au sein du Conseil d’Administration en cas de besoin.
• Elle fixe les jetons de présence des membres du Conseil d’Administration et du Conseil de surveillance.
I.2.3 Réunions
Les réunions de l’Assemblée Générale sont dirigées par le Président du C.A. Les décisions de
l’Assemblée Générale sont prises à la majorité simple à main levée. Toutefois, un vote par écrit est
nécessaire pour des questions de grande importance.
L’Assemblée Générale ne peut-être convoquée que pendant les jours ouvrables.
6
I.3 CONSEIL D’ADMINISTRATION
1.3.1 Composition
Le Conseil d’Administration est composé de neuf administrateurs.
Il élit en son sein :
i) Un Président
ii) Un Vice-Président
iii) Un Secrétaire
iv) Un Secrétaire-Adjoint
v) Un Administrateur Gestionanire
vi) Un Administrateur Gestionanire-Adjoint
vii) Un Administrateur-Signataire
viii) Deux autres administrateurs
1.3.2 Attributions
Le Conseil d’Administration dispose des pouvoirs les plus larges de gestion et d’administration que
lui délègue l’Assemblée Générale notamment :
a) administrer les affaires courantes de la Tontine ;
b) définir la politique et les orientations de son développement ;
c) assurer la proportion et la sauvegarde de ses intérêts ;
d) établir le règlement intérieur de la Tontine ;
e) veiller à l’exécution des règlements et du programme de ses activités ;
f) créer des commissions chargées d’étudier des problèmes relatifs à la gestion et à
l’organisation de la Tontine ;
g) coordonner les activités des commissions en place ;
h) servir d’organe de liaison entre les membres effectifs et les autorités publiques notamment le
Ministre ayant les Tontines dans ses attributions ;
i) veiller à la discipline des membres et du personnel de la Tontine ;
j) régler les différends éventuels entre les membres de la Tontine ;
7 k) adopter des mesures ayant trait :
- son fonctionnement
- à gestion et au contrôle du patrimoine de la Tontine
- au contrôle et les activités de la Tontine
- à l’utilisation des moyens d’information
l) présenter à l’Assemblée Générale le rapport financier semestriel et annuel de la Tontine ;
m) proposer à l’Assemblée Générale le taux d’intérêts à réaliser sur les prêts accordés aux
membres ;
n) décider de la fonction des intérêts à partager entre les membres ainsi que la fraction qui
servirait comme frais de fonctionnement de la Tontine ou dépôt permanent.
o) Recruter, rémunérer, gérer et licencier le personnel de la CEB,
p) Adopter le budget annuel proposé par le Gérant de la CEB.
1.3.3 Réunions
a) Le Conseil d’Administration se réunit une fois par mois et chaque fois que de besoin sur
convocation de son Président ;
b) Toutefois, à la demande d’1/3 des membres du Conseil d’Administration ou à la demande du
Ministre ayant les Tontines dans ses attributions ou a la demande de l’autorité compétente,
une réunion extraordinaire est convoquée par son Président ;
c) Les délibérations du Conseil d’Administration sont valables lorsque les 2/3 de ses membres
ont siégé. En cas de défaut de ce quorum, la réunion est ajournée, et lorsque le cas se présente
à la convocation suivante, une demi-heure après l’heure marquée sur la convocation les
membres présents peuvent siéger et délibère valablement ;
d) Les décisions du Conseil d’Administration sont prises à la majorité simple. En cas d’égalité
de voix au second tour, la voix du Président de la réunion est prépondérante.
1.3.4 Elections
a) Les membres du conseil d’Administration sont élus par l’Assemblée Générale et sont
rééligibles pour un maximum de 3 mandats successifs ;
b) L’Assemblée Générale élit un nombre déterminé des membres du Conseil d’Administration
qui se répartissent par voie de vote les postes au sein du Conseil ;
c) La durée de mandat des membres du Conseil d’Administration est de 3 ans ;
d) Est éligible comme membre du Conseil d’Administration, tout membre effectif de la Caisse
d’Entraide de Butare depuis au moins une année ;
8 e) Les candidatures des membres du Conseil d’Administration sont déposées par courrier
enregistré dix jours avant les élections. Le Conseil d’Administration sortant publie les noms
de tous les candidats au moins 5 jours avant les élections ;
f) La campagne électorale dure 5 jours et doit respecter la réputation morale des candidats.
1.3.4 Démission des membres du Conseil d’Administration
a) Tout membre du Conseil d’Administration présente sa démission devant le Conseil
d’Administration. Celui-ci statue sur les raisons de sa démission et prononce son avis dans un
délai de 15 jours à dater du jour de la réception de l’acte de démission. Le Conseil
d’Administration en informe l’Assemblée Générale ;
b) En cas de démission d’un membre du Conseil d’Administration, le remplacement au sein du
Conseil se fait suivant le nombre de voix obtenues lors des dernières élections ;
c) En cas de démission du Président, le Vice-Président organise les élections au sein du CA dans
un délai ne dépassant pas un mois;
d) La démission de la majorité des membres du Conseil d’Administration entraîne la dissolution de
celui-ci ;
e) En cas de démission générale du Conseil d’Administration qui doit se faire devant l’Assemblée
Générale, les affaires courantes de la Caisse sont assurées par les membres du Conseil de
surveillance. Une session de remise et reprise est organisée à cet effet entre le Président du
Conseil d’Administration démissionnaire et les membres du Conseil de surveillance dans un
délai de 24 heures. Le Conseil de surveillance est alors tenu d’organiser de nouvelles élections
endéans les 30 jours qui suivent la dite démission.
1.3.5 Déposition d’un membre du Conseil d’Administration,
a) Un tiers des membres de l’Assemblée Générale peut demander la déposition d’un membre du
Conseil d’Administration.
b) Lorsqu’un membre du Conseil d’Administration se rend indigne de ses responsabilités, le CA
peut le suspendre provisoirement et l’Assemblée Générale dans sa prochaine séance prononce sa
déposition.
c) La déposition de la majorité des membres du Conseil d’Administration entraîne la dissolution de
celui-ci.
9 I.4. DES ATTRIBUTIONS DES MEMBRES DU CONSEIL D’ADMINISTRATION
1.4. 1 Le Président
a) Est le représentant légal et le porte-parole de la Tontine devant les autorités judiciaires et
administratives du Rwanda ;
b) Est d’office Président de l’Assemblée Générale et du Conseil d’Administration ;
c) Convoque et dirige les réunions ;
d) Veille à la sauvegarde de tous les intérêts de l’Association ;
e) Représente l’Association dans les relations intérieures et extérieures ;
f) Coordonne toutes les commissions créées au sein de l’Association et contrôle leurs
activités ;
g) Prend toutes décisions urgentes après consultation du Conseil d’Administration ;
h) Signe avec le Trésorier et l’Administrateur-Signataire les chèques et les contrats conclus au
nom de l’Association ;
i) Signe conjointement avec le Trésorier et l’Administrateur-Signataire les avis de crédits
octroyés aux membres ;
j) Es responsable avec le Trésorier du patrimoine de l’Association devant le Conseil
d’Administration et devant l’Assemblée Générale ;
k) Signe conjointement avec le Secrétaire, les procès-verbaux et les comptes-rendus des
réunions de l’Assemblée Générale ou du Conseil d’Administration.
1.4. 2 Le Vice-président
a) Est le représentant légal suppléant de la Tontine;
b) Assiste le Président et le remplace en cas d’absence ou d’empêchement ;
c) Assume toute tâche lui confiée par le Conseil d’Administration ;
d) Est le chef du personnel de la CEB.
1.4. 3 Le Secrétaire
a) Dresse les comptes-rendus ou les procès-verbaux de toutes les réunions de l’Assemblée
Générale ou du Conseil d’Administration et les signe avec le président ;
b) Assume toute autre tâche lui confiée par le Conseil d’Administration.
10 1.4. 4 Le Secrétaire-Adjoint
a) Assiste le Secrétaire et le remplace en cas d’absence ou d’empêchement ;
b) Assume toute autre tâche lui confiée par le Conseil d’Administration
1.4. 5 L’Administrateur Gestionnaire
a) Est responsable conjointement avec le Président de la gestion du patrimoine de la Tontine
devant le Conseil d’Administration et devant l’Assemblée Générale ;
b) Signe toute sortie de fonds de la Caisse, conjointement avec le Président et l’Administrateur
signataire ;
c) Supervise les inventaires et l’élaboration des bilans et comptes ;
d) Il assume tout autre tache lui confiée par le conseil d’administration
1.4. 6 L’Administrateur Gestionnaire -Adjoint
a) assiste l’Administrateur Gestionnaire et le remplace en cas d’absence ou d’empêchement ;
b) assume toute autre fonction lui confiée par le Conseil d’Administration.
1.4. 7 L’Administrateur-Signataire
a) signe toute sortie de fonds de la Caisse, conjointement avec le Président et le l’Administrateur
Gestionnaire ;
b) assume toute tâche lui confiée par le Conseil d’Administration.
1.4. 8 Les autres Administrateurs
Assument des responsabilités que le Président ou le Conseil d’Administration peuvent leur
déléguer.
I.5 CONSEIL DE SURVEILLANCE
1.5.1 Définition et Composition
Le Conseil de Surveillance constitue un organe de la Caisse d’Entraide de Butare. Trois membres
élus tous les 2 ans par l’Assemblée Générale, composent cet organe.
1.5.2 Attributions
Sans porter préjudice aux dispositions de l’article 31 du ROI, le Conseil de Surveillance a pour
mandat de :
11
a) Procéder chaque trimestre au moins et chaque fois que l’intérêt de la Tontine l’exige à un
contrôle des affaires financières avant toute réunion du Conseil d’Administration;
b) Vérifier les livres et les valeurs de la Caisse ;
c) Contrôler la régularité et la sincérité des inventaires et des bilans ainsi que l’exactitude des
informations données sur les comptes de la Tontine, dans le rapport du Conseil
d’Administration ;
d) Signaler au Conseil d’Administration les irrégularités constatées dans la gestion des affaires
statutaires et règlementaires de la Tontine en ce qui a trait à la gestion ;
e) Participer au Conseil d’Administration sur invitation et avec voie consultative ;
f) Assurer les affaires courantes en cas de démission ou de déposition du Conseil
d’Administration ;
g) Présenter le rapport de contrôle à l’Assemblée Générale ;
h) Prononcer, dans les cas graves, la suspension des activités financières de la Tontine et
convoquer une Assemblée Générale dont la présidence lui incombe.
i) Contrôler la mise en application des décisions du AG par le CA
1.5.3 Elections
a) L’Assemblée Générale élit tous les 2 ans trois membres du Conseil de Surveillance ainsi qu’un
membre suppléant qui sont rééligible deux fois ;
b) Est éligible comme membre du Conseil de Surveillance tout membre effectif de la Caisse
d’Entraide, qui adhère à l’Association depuis au moins un an ;
c) Les candidatures au Conseil de Surveillance sont présentées au Président du Conseil
d’Administration au moins dix jours avant les élections. Le Président publie les noms des
candidats cinq jours avant les élections ;
d) La campagne électorale est ouverte avec la publication des noms des candidats.
1.5.4 Démission
a) Les membres du Conseil de Surveillance présentent leur démission écrite devant le conseil
d’administration. Celui-ci statue sur les raisons de sa démission et prononce son avis dans un
délais de 15 jours a dater de la réception de l’acte de démission. Le CA en informe l’Assemblée
Générale dans sa prochaine séance.
b) Dans le cas où l’un des membres du Conseil de Surveillance venait à être empêché dans
l’exercice de ses fonctions, il est remplacé par le membre suppléant du Conseil de Surveillance.
12
Dans le cas où les deux venaient à démissionner, le remplacement se fait suivant le nombre de
voix obtenues lors des élections précédentes des membres du Conseil de Surveillance.
1.5.5 Déposition
a) Lorsqu’un membre du CS se rend indigne de ses responsabilités, le President du CA peut le
suspendre et l’AG prochaine prononce sa déposition.
b) Les ¾ des membres présents dans l’Assemblée Général peut demander la déposition d’un
membre du Conseil de Surveillance ;
c) Ils relèvent du droit commun pour toute faute ou falsification commise dans l’exercice de leur
fonction.
I.6 Le Gestionnaire (Gérant)
Le gérant de la Tontine est chargé principalement de :
- La coordination des activités de la Tontine ;
- Mettre en application les politiques adoptées par la Tontine ;
- Gérer le patrimoine de la Tontine ;
- Gérer les ressources humaines de la Tontine ;
- Appliquer toutes les décisions et recommandations du conseil d’administration et Assemblée
générale ;
- Préparer et participer aux réunions du conseil d’administration ;
- Préparer et organiser les réunions des commissions ad hoc mise en place par le C.A et
assurer la mise en application des décisions de ces commissions;
- Représenter la Tontine sur mandat du conseil d’administration ;
- Evaluer l’atteinte des performances de la Tontine.
- Gérer et Faire le suivi de gestion des immobilisations et de stock
Comme le CEB ne dispose pas de service Administrative et Financier, le Gérant s’en charge, il doit
notamment :
- Veiller au respect du manuel des procédures administratives et financières ;
- Assurer la gestion du personnel ;
- Assurer la gestion des matériels ;
- Assurer la gestion financière ;
- Planifier périodiquement les activités de la Tontine ;
13
- Superviser l’établissement des états financiers ;
- Préparer le projet de budget et faire le suivi de son exécution ;
- Identifier les besoins en ressources nécessaires ;
- S’assurer de tout payement à temps des services fournis par les tierces personnes ;
- Proposer des solutions aux doléances du personnel ;
- Répondre à toutes interpellations des autorités compétentes.
- Tenir à jour les dossiers du personnel ;
- Veiller au respect le Règlement d’ordre intérieur et manuel du personnel de la
Tontine et proposer les amendements éventuels;
- Participer au recrutement ;
- Préparer le dossier de payement du personnel ;
- Centraliser les doléances du personnel ;
- Identifier les besoins en formation du personnel;
- Etablir un calendrier des congés du personnel ;
- Accomplir toutes autres tâches lui confiées par ses supérieurs.
Le gérant doit avoir le profil suivant :
• Etre de nationalité rwandaise,
• Avoir occupé des postes de responsabilité ;
• Avoir au moins un diplôme universitaire de niveau licence en gestion, économie, finances ;
• Avoir une expérience dans le domaine des institutions financières et de finance ;
• Maîtriser le Kinyarwanda, le français et/ou l’anglais, la maîtrise des trois langues constitue
un atout ;
• Maîtriser l’utilisation de l’outil informatique ;
• Avoir une facilité de communication, d’adaptation et de rédaction ;
• Etre consciencieux ;
• Etre de bonne moralité.
I.7 Le Comptable
Le comptable a pour tâches :
- Tenir des livres comptables ;
- Elaborer les états financiers ;
- Effectuer le rapprochement bancaire mensuel ;
14
- Centraliser les informations comptables et effectuer les travaux comptables ;
- S’assurer de la tenue et classement des pièces comptables ;
- Préparer toutes les pièces d’engagement des dépenses ;
- Gérer le stock ;
- Proposer le placement des fonds disponibles ;
- Gérer les immobilisations ;
- Suivre régulièrement la gestion des approvisionnements ;
- Il assume toute autre tâche lui assignée par le Gérant en rapport avec le service.
Profil :
- Etre de nationalité rwandaise
− un diplôme de niveau A1 en Gestion, Economie, comptabilité ou tous autres domaines
similaires ;
- Expérience de 3 ans dans les travaux de comptabilité ;
- Avoir une expérience dans le domaine de la micro finance ;
- Maîtriser le Kinyarwanda, le français et/ou l’anglais, la maîtrise des trois langues constitue
un avantage ;
- Etre de bonne moralité et réputation familiale et sociale ;
- Maîtriser l’utilisation de l’outil informatique au moins un logiciel comptable.
I.8 Le service de Technologie de l’information et communication.
A la CEB, ce service est assuré par un technicien mainteneur sous contrat annuel dont la location est
assurée par la commission Tender Board. Le service d’informatique et communication répond
directement au Gérant. Il est tenu à suivre toutes les installations électroniques et proposer les
changements nécessaires.
- Etablir le plan d’investissement dans son domaine ;
- Appuyer techniquement les utilisateurs des matériels informatiques ;
- Proposer et faciliter l’informatisation ;
- Répondre à toutes interpellations utiles.
I.9. Le Secrétaire aide comptable
Attaché à la Gérance, il répond aux responsabilités suivantes :
- Accueillir les visiteurs et les orienter ;
15
- Tenir l’agenda du Gérant ;
- Enregistrer les courriers reçus et expédiés ;
- Assurer le classement des courriers ;
- Rédiger les projets des lettres administratives ;
- Faire le compte-rendu des réunions ;
- Aider le comptable de la CEB ;
- Il assume toute autre tâche lui assignée par le Gérant en rapport avec le service.
Profil :
- Etre de nationalité rwandaise ;
- Avoir un diplôme au moins de niveau A2 en Sciences Administratives, Gestion ou
tout autres domaines similaires ;
- Expérience de 2 ans dans les travaux de secrétariat et ou comptabilité;
- Maîtriser le Kinyarwanda, le français et/ou l’anglais, la maîtrise des trois langues
constitue un avantage ;
- Maîtriser l’utilisation de l’outil informatique.
I.10. le planton et veilleur
Attributions du planton nettoyeur
Le planton est chargé de la distribution du courrier en provenance ou à destination de la CEB ou de
ses membres.
Il assure la propreté du bâtiment et du matériel
Il assume toute autre tâche lui assignée par le Gérant en rapport avec le service.
Attributions du veilleur de nuit
Le veilleur de nuit est chargé d’assurer la garde du bâtiment de la CEB et de ses dépendances.
Il assume toute autre tâche lui assignée par le Gérant.
I.11 Fréquence des réunions administratives
Pour le bon fonctionnement et une meilleure coordination des activités de la Tontine, il est prévu
des réunions administratives périodiques de façon suivante :
16 Réunion Période
1. Réunion de Conseille d’Administration
2. Réunion du Conseil de Surveillance
Mensuelle
Mensuelle
Toute fois d’autres réunions extraordinaires qui s’avèrent nécessaires seront tenues suivant que le
besoin se présente.
17
CHAPITRE II GESTION DES COURRIERS
Les courriers de la Tontine sont gérés par le secrétariat du Gérant. Ainsi, toute correspondance entre
et sorte par une même voie.
II.1. Le courrier reçu
Le courrier est déposé à la réception/secrétariat de la Tontine et le service concerné signe pour
réception au porteur du courrier ou encore par le canal de la boîte postale de la Tontine.
Le processus à suivre est presque le même.
- Le courrier est enregistrée directement dans le registre approprié du courrier reçu et la lettre
reçoit le numéro d’enregistrement et la date de réception.
- Le courrier est acheminé chez le Gérant selon le cas qui l’oriente dans le département pour
traitement.
- Le courrier rentre au Secrétariat pour l’enregistrement du service chargé du traitement.
Le destinataire signe pour réception du courrier et reçoit la photocopie du courrier car, l’original
reste classé dans le secrétariat exception faite des dossiers comptables qui sont envoyés au service
payeurs en original et la copie classée au secrétariat.
La gestion des factures fera l’objet des commentaires dans la partie comptable. Chaque responsable
doit s’assurer qu’il est au courant de tous les dossiers dont le traitement revient dans ses attributions
pour ne pas accumuler des dossiers à traiter. Ainsi, le traitement de courrier est ouvert au secrétariat
mais aussi aux services traitants.
II.2. Le Courrier expédié
Tout courrier qui sort de la Tontine est signée par le Président du Conseil d’Administration ou le
gérant selon le cas. Après la signature, le courrier retourne au secrétariat pour enregistrement dans
le registre de « courrier expédié » à travers lequel la lettre trouve la date et un numéro de référence
et par après une copie est classée dans le classeur approprié.
L’expédition se fait par tout moyen officiel tel que la poste, les agences de voyage, l’E-mail,
remettre de main en main aux personnes compétentes avec accusé de réception daté et signé.
Tout courrier expédié devra avoir l’identité de la Tontine qui est manifestée par l’entête de la lettre
qui contient l’adresse et les numéros de comptes bancaires ainsi que la référence de la
correspondance. Ex : voir modèle (7) en tète
18
CHAPITRE III. REGLEMENT INTERIEUR DU TRAVAIL DU PERSONNEL
3.1. DU RECRUTEMENT DU PERSONNEL
La CEB s’est engagée à recruter un personnel compétent pour la réussite de ses activités. Ce
recrutement suit les principes de transparence et d’équité.
3.1.1 Organes de recrutement
Le recrutement et la révocation des membres de la commission de recrutement relève de la
compétence du Conseil d’Administration. Toutefois, la nomination du Gérant et sa révocation
doivent être entérinées par l’Assemblée Générale de la CEB. Les agents des autres catégories quant
à eux sont recrutés par la commission de recrutement après avis du Conseil d’ Administration.
3.1.2 Procédures de recrutement
Il ne peut y avoir engagement à un emploi que si ce poste est prévu et déclaré vacant. Il peut s’agir
d’un nouveau poste créé par le Conseil d’Administration, sur demande du Gérant ou d’un poste
vacant après le départ d’un employé.
Tout recrutement au sein de la CEB se fait par compétition, par le biais d’un processus de tests
écrits, pratiques et d’interviews. Le poste vacant est rendu public par un avis officiel comprenant la
description du poste, le profil et la qualification nécessaire ainsi que le délai de soumission. Cet avis
est affiché au siège et à d’autres endroits publics. Il est également publié dans la presse orale et/ ou
écrite.
Ci-après les procédures à suivre pour le recrutement :
• Les lettres de demande d’emploi accompagnées des dossiers exigés sont adressées au Président
du C.A. Les dossiers sont rassemblés par le Gérant ;
• Sur base de ces informations, le Comité de recrutement de la CEB procède à la présélection des
candidatures et ne retient que celles qui remplissent les critères préétablis;
• La liste des présélectionnés, la date, le lieu et l’heure des tests sont communiqués aux candidats
retenus. Ceux-ci sont convoqués pour un test écrit, oral et/ou pratique ;
• Après la correction du test écrit, les meilleurs candidats sont invités à passer une interview ;
19 • Pour tout poste à pourvoir, un jury composé par le Comité de recrutement est constitué. Il peut
être, en cas de besoin, appuyé par un expert externe ou un membre du Conseil d’Administration.
• Ce sont les membres de ce jury qui préparent et corrigent le test écrit et oral ;
• Pour le test écrit, les candidats passent des examens dans la matière pour lesquelles la CEB juge
leurs performances suivant le travail pour lequel ils ont postulé. Ceux qui réussissent le test écrit
à 70% passent l’interview ;
• Au cours de l’interview, le jury s’entretient avec le candidat et juge ses performances selon les
critères préalablement définis;
• Un candidat ayant obtenu le plus de points est retenu. Une lettre d’engagement assortie d’une
liste des documents à présenter lui est adressée et on lui demande de se présenter à une date
donnée ;
• Au cas où le candidat retenu ne se présente pas ou refuse l’offre d’emploi, celle-ci est offerte au
deuxième candidat ;
• Une fois ces préalables accomplis, le/la futur(e) employé(e) est invité(e) à lire le Règlement
d’Ordre Intérieur de la CEB ainsi que le présent manuel, afin d’être informé des conditions
d’emploi. S’ensuit la signature du contrat de travail, auquel sont annexées la description des
tâches et la fiche de salaire. Enfin, l’employé(e) reçoit une lettre d’affectation.
3.1.3 Conditions de recrutement
Pour postuler à un travail au sein de la CEB, les candidats doivent remplir les conditions suivantes :
- Avoir présenté une lettre manuscrite de demande d’emploi, un Curriculum Vitae, la copie
des diplômes obtenus et attestations de services rendus;
- Etre âgé de 18 ans au moins;
- Etre de nationalité Rwandaise ;
- Etre de bonne conduite, vie et mœurs ;
- Ne pas avoir subi, pour tout genre d’infraction, une condamnation d’emprisonnement de six
mois ou plus ;
- Etre libre de tout engagement envers un autre employeur;
- Posséder le(s) diplôme(s) ou certificat(s) requis pour le poste pour lequel la CEB recrute ;
- Justifier de l’expérience requise dans le domaine ;
- Remplir toutes les conditions exigées par l’appel d’offre.
20 3.1.4 Les pièces administratives d’usage
Il est obligatoire d’ouvrir pour chaque nouvel employé, un dossier du personnel qui comprend
notamment les éléments suivants :
• Une lettre d’engagement provisoire et définitif;
• Contrat ;
• Description du poste;
• Diplômes;
• Curriculum vitae;
• Lettre de demande d’emploi;
• Les attestations d’usage;
• Deux photos passeport;
• Evaluation des performances pendant la période d’essai ;
• Congés;
• Autorisations de sortie ;
• Repos médical ;
• Toute correspondance entre l’employé et l’employeur
Ces dossiers sont garder par le Gérant ; sauf son dossier qui est garder par le Vice président chargé
du personnel.
3.2 CONTRAT DE TRAVAIL
Au sein de la CEB la forme de contrat peut être à durée déterminée ou indéterminée. Le contrat de
travail traduit le consentement mutuel entre le travailleur et la Tontine, les deux s’engageant à
respecter leurs obligations l’un envers l’autre.
3.2.1 PERIODE D’ESSAI
Tout agent nouvellement recruté subit une période probatoire dont la durée ne peut dépasser six
mois renouvellement compris. Si malgré la prorogation, l’essai est non concluant, le contrat est
rompu de plein droit
La période d’essai peut être prolongée une fois, si le Superviseur estime que le membre du
personnel a besoin de plus de formation ou s’il faut plus de temps pour l’évaluer.
21 A n’importe quel moment de la période d’essai, l’employé(e) peut être transféré à un autre poste
que celui auquel il/elle avait été assigné(e) initialement, s’il est déterminé que l’employé(e)
convient mieux pour le nouveau poste. Ceci se fait après consultation et accord entre le CA et le
Comité de recrutement et l’employé(e) lui/elle-même.
Pendant la période d’essai, l’agent bénéficie du salaire et d’autres avantages correspondant à son
poste. A ce stade, chacune des parties peut rompre le contrat à n’importe quel moment sans
formalités.
3.2.2 Engagement définitif
Les employés qui terminent avec succès leur période d’essai sont confirmés dans leur nouvelle
position lorsqu’ils reçoivent un rapport d’évaluation les concernant, préparé par leur superviseur
direct et signé par le vice président du C.A pour les agents des catégories I et II et préparé par le
Gérant et signé par le président du CA pour les catégories III et IV. L’évaluation du Gérant est faite
par le bureau du Conseil d’Administration.
Ce rapport est fait au plus tard deux semaines après la fin de leur période d’essai. Si cette
confirmation n’est pas reçue endéans les quatre semaines à partir de la date de fin d’essai,
l’employé(e) se considère comme confirmé dans son poste. La carrière de l’agent court à la date de
son engagement à l’essai jusqu’à la cessation définitive de ses services.
3.3 DE LA CATEGORISATION ET PROMOTION DU PERSONNEL
3.3.1 Catégorisation du personnel
Le personnel de la CEB est classé en catégories et échelons d’après le poste occupé, la formation
reçue et/ou l’expérience exigée au recrutement. De plus, il est tenu compte du mérite de
l’employé(e) et de son ancienneté au sein de Tontine.
22 Il existe actuellement 6 catégories réparties dans un tableau comme suit :
Catégorie Formation de base, expérience professionnelle exigée
Description sommaire Poste
I
Ecole Primaire complète au moins
Manœuvres
Travailleurs occupés à des travaux ne nécessitant pas de connaissances professionnelles spéciales.
-Plantons - Jardiniers -Veilleurs
II
Trois ans post primaire avec une expérience d’au moins trois ans dans le domaine concerné
Techniciens auxiliaires
Travailleurs avec des connaissances techniques acquises sur le tas ou par formation professionnelles. Ils doivent pouvoir exécuter leur travail sur simples directives mais avec une responsabilité dans l’utilisation des équipements mis à leur disposition dans le cadre du travail.
- Chauffeur - Dactylographes -Agent de maintenance
III
A2 avec une expérience d’au moins 3 ans
Techniciens
Techniciens ayant reçu une formation professionnelle, sanctionnée par un certificat d’aptitude ou un diplôme. Ils occupent des emplois nécessitant des connaissances générales du métier.
- Secrétaire - Agent de saisi - Logisticien
IV
Diplôme de niveau universitaire A1 avec une expérience d’au moins trois ans dans le domaine concerné
Techniciens supérieurs
Travailleurs ayant un certain niveau de supervision.
- Comptable,
V
Diplôme de Licence avec 3 ans d’expérience
Cadres supérieurs
Travailleurs ayant des attributions nécessitant de larges initiatives et responsabilités; participant directement à la conception, programmation, prévisions budgétaires, évaluation. Ils collaborent directement avec le conseil d’administration.
- Gérant
23
3.3.2 Promotion du personnel
Les employés permanents possédants les qualifications et/ou les compétences requises pourraient
bénéficier d’une promotion interne. Il s’agit de la promotion d’une catégorie à une autre qui lui est
directement supérieure.
La promotion d’une catégorie à une autre qui lui est directement supérieure répond à conditions
suivantes : vacance de poste et être jugé apte par ses supérieurs hiérarchiques.
L’agent promu bénéficie du salaire et des avantages liés à son nouveau poste. Néanmoins, tout en
restant au même poste, un agent ayant obtenu la note «excellent» 3 fois successives, pourra sur
décision du CA, bénéficier d’un droit acquis de l’échelon débutant de la catégorie immédiatement
supérieure, s’il en existe. Si cela advenait au Gérant, une prime d’excellence dont la nature et
l’importance seront déterminées par le Conseil d’Administration sera décernée à l’intéressé.
3.4 DES CONDITIONS DE TRAVAIL
3.4.1 Obligations de l’employeur et de l’employé
1.1. Obligations de l’employeur :
La C.E.B, en qualité d’employeur, a notamment l’obligation de:
• De donner à l’employé le travail convenu et ce, dans les conditions, au temps et au lieu
convenu ;
• De garantir la bonne exécution du contrat de travail conclu en son nom ;
• De diriger le travail et veiller à ce qu’il s’accomplisse dans les meilleures conditions de sécurité,
de santé et de dignité du travailleur ;
• De payer à l’employé la rémunération convenue avec régularité et ponctualité ;
• D’éviter tout ce qui peut nuire à la vie de l’entreprise, de ses travailleurs et à l’environnement.
1.2. Obligations de l’employé
• Tout employé de la C.E.B doit accomplir ses tâches avec fidélité, dévouement, discipline et
intégrité.
• Il doit sauvegarder et défendre l’image de Tontine ;
24 • Se conformer ponctuellement aux instructions de son supérieur hiérarchique;
• Faire preuve de la loyauté, de l’honnêteté dans tout ce qu’il fait ;
• Faire preuve d’une attitude correcte à l’égard de ses supérieurs, des collègues et de tous ceux qui
sont accueillis à la CEB ;
• Cultiver et sauvegarder l’esprit d’initiative, de collégialité, de discrétion et de transparence ;
• Utiliser rationnellement et entretenir efficacement le matériel et les locaux que Tontine met à sa
disposition.
• Porter sa carte de service pour son identification.
3.4.2 Jours ouvrables et heures de service normal, retards et absences
L’horaire légal du travail au sein de la C.E.B est de 40 heures par semaine, à l’exception des
veilleurs pour qui une dérogation permanente existe selon la réglementation en vigueur, dont la
durée de service peut excéder la durée légale du travail de deux heures par jour.
L’horaire de travail pour le personnel de bureau est le suivant :
Du lundi au vendredi, de 7h 30 à 12h 30 et de 13h 30 à 17h 30. Cependant, pour certaines périodes
ou pour certains postes cet horaire peut être modifié tout en respectant la législation du travail en
vigueur. Dans ce cas, l’emploi du temps est discuté cas par cas et les récupérations peuvent être
prévues.
Tout employé doit se présenter à l’heure à son lieu d’affectation. Il est requis des employés qu’ils
restent à leurs postes de travail pendant les heures normales de travail au bureau et/ou sur terrain.
En cas de retard ou d’absence imprévue, l’employé doit prévenir son superviseur direct. Au retour,
il doit remplir un formulaire de demande de congé pour régularisation.
Lorsque le retard ou l’absence sont prévisibles, l’employé doit s’assurer que son superviseur est
informé à l’avance et qu’un formulaire de demande de congé ait été rempli et approuvé 48 heures à
l’avance. Ce formulaire sera classé dans le dossier de l’employé. Le nombre de jours autorisés sera
déduit des congés annuels.
Afin d’assurer la régularité des agents au service, un registre de présences est placé au secrétariat du
Gérant. Obligation faite par chaque employé d’y mentionner ses heures d’entrée et de sortie avec
signature. Toute sortie doit faire l’objet d’une demande approuvé par le Gérant. A cet effet, le
25 secrétaire du Gérant tient à la disposition des employés un billet de sortie (voir modèle 9) à remplir
en deux exemplaires.
Conformément à l’article 60 du code du travail, les heures pendant lesquelles le travail est considéré
comme travail de nuit sont comprises entre dix neuf heures du soir (19H00) et cinq heures du matin
(5H00).
3.4.3 Heures supplémentaires
Les heures supplémentaires doivent être préalablement autorisées par le Gérant et par le Vice
Président chargé du personnel, selon le cas et seront assujetties au code du travail et lois en vigueur,
notamment à l’Arrêté Ministériel no 05/19 du 14/03/2003 déterminant les modalités d’application et
les taux de rémunération des heures supplémentaires. Elles sont calculées sur base du système de
pointage établi par l’administration.
Toutefois, l’agent qui bénéficie une prime de responsabilité et de fonction ne réclame pas la
rémunération des heures supplémentaires prestées.
3.4.4 Congé annuel
Le personnel permanent a droit à un congé annuel payé dépendant de son ancienneté. L’employé
nouvellement engagé à droit à ce congé annuel après une année de service effectif.
Tout employé qui vient d’accomplir une année de service a droit à 1.5 jour par mois soit 18 jours
ouvrables de congé payé. Ensuite le congé annuel sera majoré d’un jour ouvrable tous les 3 ans de
service accomplis. Le congé annuel doit être pris quand il est dû sauf report sur accord de deux
parties.
Toute demande de congé doit parvenir au Gérant, au moins 10 jours avant la date présumée de
début de congé. Si deux employés ou plus sollicitent un congé en même temps, priorité sera
logiquement donnée à celui ayant sollicité le premier.
Chaque employé doit soumettre à son superviseur direct la programmation de ses congés annuels au
début de l’année fiscale. Le congé annuel dû est calculé sur base des années fiscales ou
proportionnellement au nombre de mois prestés, y compris la période d’essai.
26 Il est demandé au personnel de prendre son congé annuel dans le courant de l’année fiscale pendant
laquelle ce congé a été gagné. Seule le chargé du personnel peut autoriser les exceptions
éventuelles, sinon les jours non pris au cours de l’année sont automatiquement perdus.
Le Gérant a la responsabilité de préparer un plan des congés de son personnel, plan qui doit être
soumis au chargé des Ressources Humaines et finalisé au plus tard le 15 décembre de chaque année.
3.4.5 Congé de maternité et d’allaitement
Les femmes enceintes ou qui allaitent ont droit à des congés de maternité afin de préparer la
naissance, puis de prendre soin de leurs enfants nouveau-nés. Durant cette période, elles recevront
leur salaire complet pendant :
• Les 2 semaines consécutives qui précèdent immédiatement la date probable de l’accouchement ;
• Les 10 semaines consécutives qui suivent immédiatement la date réelle de l’accouchement.
Ce principe s’appliquera seulement lorsque la grossesse aboutit à une naissance vivante. Les jours
de congé pris à cause d’une grossesse ne résultant pas d’une naissance vivante sont considérés
comme des congés de maladie, et nécessitent une justification sous forme de documents établis par
un médecin qualifié.
L’employé(e) doit soumettre une demande écrite de congé de maternité, au moins un mois avant la
Date Prévue de l’Accouchement (DPA), lettre justifiée par un document prouvant la grossesse et
établie par un médecin qualifié. Bien que les demandes de congés de maternité soient basées sur la
DPA, elles seront par la suite modifiées de manière à garantir 12 semaines.
Allaitement
La C.E.B offre aux membres du personnel qui allaitent leurs nouveau-nés une heure de repos par
jour ouvrable, pendant les quinze premiers mois (15 mois) qui suivent le congé de maternité.
L’heure exacte devant être déterminée à l’avance et communiquée au superviseur direct et au
chargé des Ressources Humaines.
3.4.6 Congé de Maladie
La C.E.B accorde un congé de maladie pour couvrir les absences pour soins médicaux, maladie de
courte durée, de convalescence ou de repos médical.
27 Toute absence au service ne dépassant pas une journée doit être communiquée au superviseur direct
aussitôt que possible.
Au-delà d’une journée, un certificat médical d’exemption de service devra être envoyé au chargé
des ressources humaines qui, à son tour, avisera le département d’affectation de l’intéressé.
Si l’employé(e) tombe malade pendant son congé annuel, ce temps sera considéré comme congé de
maladie si l’employé(e) peut fournir comme preuve un certificat médical établi par un médecin
agréé.
3.4.7 Congé de maladie de longue durée
Le congé de maladie de longue durée est considéré par la Tontine comme une période de plus d’un
mois au cours de laquelle un(e) employé(e) peut se trouver dans l’incapacité physique temporaire
(hospitalisé ou convalescent, à l’issue d’une hospitalisation) de se rendre au service pour raison de
santé. La durée tolérée d’une telle absence ne peut dépasser 6 mois.
Pendant le congé de maladie de longue durée, l’employé(e), percevra son salaire de base sans les
primes et/ou indemnités allouées pour remboursement de frais.
Pendants le congé de maladie de longue durée, l’employé(e) s’il n’est pas hospitalisé(e) devra
envoyer au chef du personnel au début de chaque mois, le certificat médical et/ou la justification
établie du médecin traitant.
Lorsque l’employé(e) est absent(e) depuis plus de 6 mois, la C.E.B a le droit de s’en séparer
définitivement. En tout état de cause, la C.E.B n’est pas tenu de payer à un(e) employé absent(e) au
travail depuis plus de 6 mois.
3.4.8 Congés de circonstance
L’occasion et la durée des congés sont fixées par la loi et exprimées en jours ouvrables. Ils sont pris
au moment de l’événement et sont rémunérés comme jours d’activités. Selon l’arrêté ministériel n°
12/19 du 14/03/2003 déterminant les événements qui donnent droit aux congés de circonstance,
dans son article 1er : sauf dispositions conventionnelles plus favorables, le travailleur bénéficie des
28 congés de circonstance avec maintien du salaire à l’occasion des événements survenus dans sa
famille en tenant compte des limites suivantes:
• Un jour ouvrable pour le décès d’un beau – frère ou d’une belle – sœur ;
• Deux jours ouvrables pour le mariage de l’employé, le décès d’un frère ou d’une sœur, le décès
d’un beau-père ou d’une belle-mère ;
• Trois jours ouvrables pour le décès d’un ascendant en ligne directe au premier degré ;
• Un congé de paternité quatre jours ouvrables à l’occasion de l’accouchement de son épouse
légale.
Le congé doit être pris directement après la naissance ou est perdu. Si l’employé(e) est requis à son
poste durant cette période, il pourra prendre six jours de congé le plutôt possible, avec l’accord de
son superviseur.
L’approbation d’un congé de circonstance doit correspondre à l’événement qui le justifie. Si le
membre du personnel néglige de prendre ce congé, il sera perdu. Les congés de circonstance ne sont
pas déduits des congés annuels.
Les congés de circonstance non pris ne feront l’objet d’aucun paiement, et aussi en fin de contrat.
Le formulaire de demande de congé doit être complété et approuvé avant le début du congé.
Les absences ne dépassant pas trois jours ouvrables par an et justifié par un événement grave et
fortuit constaté, affectant directement le foyer de l’employé tel que l’incendie de l’habitation, le
déménagement involontaire, accident ou maladie grave du conjoint, d’un ascendant ou descendant
vivant avec lui, peuvent être autorisées par la Direction sans être déduites du congé annuel.
3.5 DU SALAIRE ET AUTRES AVANTAGES
3.5.1 Salaire
Le salaire du personnel est calculé en fonction de la grille salariale en vigueur et en respectant la
législation relative au salaire dans le code du travail et est basé sur les évaluations annuelles
effectuées. La grille des salaires prend en compte le poste occupé.
Chaque mois, le service administratif et financier établit un état des rémunérations et des retenues
comme les taxes professionnelles, la pension et la cotisation patronale, …
29
Les montants mentionnés dans les grilles salariales pourraient faire l’objet d’une révision par le
Conseil d’Administration. Dans ce cas, la nouvelle grille serait portée à la connaissance du
personnel.
A la fin de l’année tout employé doit signer un formulaire d’attestation de reçu de salaire, certifiant
qu’il a bien reçu la totalité des gages dus pour les services prestés pendant l’année écoulée, et qu’il
n’y aura pas d’autres réclamations. Tout(e) employé(e) qui quitte la C.E.B, pour une raison ou une
autre, doit également signer ce formulaire.
3.5.2 Indemnités
Indemnités de transport, de logement et de fonction et soins médicaux.
En plus du salaire de base, le Conseil d’Administration accorde également au personnel des
indemnités de transport, de logement et de fonction. Ces indemnités sont mentionnées dans la grille
salariale.
3.5.3 Indemnités d’intérim
Pour une fonction d’intérim dûment notifié et allant au-delà d’un mois calendrier à un poste de
responsabilité, le responsable sollicité bénéficie au prorata des jours prestés d’une indemnité
d’intérim calculée sur base des indemnités de fonction du responsable remplacé. Toutefois, passer
plus de six mois à l’intérim donne automatiquement droit à tous les avantages du poste occupé.
3.5.4 Primes
Une prime de fidélité équivalente à une, deux, quatre et six mois du salaire brut est accordée par le
Conseil d’Administration à un agent ayant respectivement cinq, dix, vingt ou trente ans de service
successifs dans la C.E.B. ce prime n’a pas d’effet retro actif.
30 3.5.5 Prime de performance ou prime de Bilan
Le Conseil d’Administration, sur base des performances prédéterminées au début de l’exercice
comptable, peut décider d’accorder au personnel, une prime de performance selon le niveau de
performance atteint par l’Entreprise.
3.5.6 13ème mois
Le Conseil d’Administration peut décider sur base de la situation financière de l’Entreprise,
d’accorder au personnel le 13ème mois dans le cadre de motivation.
3.6. DU DEVELOPPEMENT DES CAPACITES DU PERSONNEL
La C.E.B, reconnaît le besoin de renforcer les capacités de son personnel. Ainsi des sessions de
formations collectives ou individuelles sont organisées dans le cadre d’améliorer l’efficacité, la
compétence et la responsabilité de tous les agents.
Pour mener à bonne fin cette activité, des plans de formation tenant compte des besoins du
personnel ainsi que des exigences du poste occupé et des responsabilités qui s’y rattachent, doit être
préparé par les chefs des départements et soumis à la Direction au plus tard le 30 janvier de chaque
année.
La formation que chaque agent bénéficie, est considérée comme un investissement qui doit donc
profiter à la C.EB. De ce fait, vu les implications financières des ateliers ou des formations tant
nationales qu’internationales, un contrat particulier liant les deux parties, en occurrence l’employé
et l’employeur doit être établi conformément à la loi.
La C.E.B encourage des stages de perfectionnement de longue durée. Toutefois, une formation
d’une durée de plus de deux mois entraîne la suspension du salaire pendant le reste de la période de
formation sauf les charges à caractère de remboursement.
31
3.7 DE L’EVALUATION DES PERFORMANCES
Tout employé nommé à titre définitif fait l’objet d’une évaluation annuelle au sujet de ses
performances. Ainsi, il est de la responsabilité des superviseurs d’effectuer des évaluations de
performances de tous les employés ayant été sous leur responsabilité pendant au moins trois mois de
l’année fiscale précédente. Ces évaluations doivent se faire au plus tard le 15 janvier de chaque
année en se référant aux accomplissements de l’année écoulée.
L’appréciation synthétique du mérite est donnée par l’une des mentions « Elite », « Très Bon »,
« Bon », « Assez Bon » et « Médiocre » qui correspondent en terme de pourcentage respectivement
à 80% et plus, 70 à 79 %, 60 à 69%, 50 à 60% et moins de 50% de points.
L’évaluation doit tenir compte des performances stipulées dans la description des tâches, des
critères d’appréciation et des coefficients de pondération se trouvant sur le formulaire d’évaluation.
La fiche d’évaluation du Gérant est établie par le Président du Conseil d’Administration au premier
degré et par le Bureau du Conseil d’Administration en dernier ressort.
Les techniciens sont cotés en premier lieu par le Gérant et par le Conseil d’Administration en
dernier ressort.
Le signalement du personnel d’appui est établi au premier degré par le chef de département
d’Administration et Finances et en dernier degré par le Gérant.
Avant la transmission au 2ème échelon, l’agent doit être mis au courant de sa cote, la discuter avant
de la signer. Les employés dont le recrutement relève du Conseil d’Administration font leur recours
auprès de celui-ci avec copie au Gérant. L’agent dont l’appréciation est « Médiocre » ou deux fois
«Assez Bon » est d’office démis de ses fonctions. La démission est réputée infligée après
épuisement de tous les moyens de recours. L’évaluation influe sur les augmentations annuelles du
traitement de base et entre en compte pour la promotion en grades.
Le taux des augmentations annuelles en plus de 4% du traitement de base est respectivement de 4%,
3% et 2% selon que l’agent a obtenu la cote « Elite », « Très Bon » et « Bon ». Les cotes « Assez
Bon » et « Médiocre » n’entraînent aucune augmentation du traitement.
32 3.8 DU REGIME DISCIPLINAIRE
Il est attendu de chaque employé un comportement et une conduite irréprochables dans le service.
Ainsi tout manquement d’un agent aux obligations qui lui incombent constitue une faute
disciplinaire qui entraîne, selon sa gravité l’une ou l’autre des sanctions suivantes :
• avertissement écrit ;
• blâme ;
• la mise à pied ;
• le licenciement ou la révocation.
N.B: Cette liste n’est pas limitative. De façon générale, commettre de telles fautes de façon répétée
ou bien plusieurs de ces fautes sera considéré comme faute grave.
3.8.1. Avertissement
L’avertissement écrit vient après la demande d’explication et garde ses effets durant les 12 mois à
compter de la date de sa réception par l’employé conformément à la législation en vigueur. Le 4ème
avertissement écrit entraîne le licenciement.
Il est de la compétence du Gérant de rappeler à l’ordre tout agent sous sa supervision en cas de
constatation d’un écart de conduite de la part de ce dernier. L’avertissement entraîne une demande
d’explication qui doit être sanctionnée par écrit.
Des exemples de telles fautes peuvent être :
• absence et/ ou retard injustifié ;
• négligence dans l’exécution d’un travail confié par sa hiérarchie ;
• mauvaise exécution du travail ;
• négligence dans l’utilisation des équipements mis à la disposition du personnel ;
• non-respect des règles et autres consignes de la Tontine.
3.8.2. Le blâme,
Vient après la demande d’explication pour une faute commise, et dont la réponse à la demande
n’est pas fondée.
33 3.8.3. La mise à pied
Si l’employé ne s’améliore pas dans son service suite aux avertissements écrits et blâme qui lui ont
été adressés, le personnel peut être suspendu pour une durée ne pouvant pas excéder 15 jours
consécutifs, avec suppression de salaire. L’employé conserve toute fois son droit aux indemnités de
logement.
3.8.4 Le licenciement ou révocation
Le licenciement sans préavis est appliqué en cas de manquement grave aux obligations
professionnelles. La décision de suspension est du ressort du Conseil d’Administration ou le Comité
de Gestion selon la catégorie du personnel et est notifiée à l’intéressé par écrit. Sont considérées
comme fautes lourdes et sanctionnées comme telles :
. .
• Falsification des documents ;
• Faux usage de fonds ;
• Divulgation et/ou utilisation d’informations sans autorisation de la C.E.B;
• Vol ou sa tentative des biens de la C.E.B ou de ses employés;
• Détournement ou sa tentative
• Provoquer délibérément des dégâts matériels ;
• Abandon de poste sans autorisation, pour une période consécutive d’au moins 5 jours sans
justification valable ;
• Faute et/ou manquement de façon répétée;
• Propagation de rumeurs envenimant le climat général au travail ;
• Bagarre, menaces ou autre forme de violence ;
• Manque de respect et propos injurieux ou calomnieux envers un collègue
• Ivresse sur le lieu de travail et/ou au cours des heures de service ;
• Désobéissance répétée aux ordres et règlements donnés dans l’intérêt du service ;
• Acceptation de pots-de-vin et autres formes de corruption ;
• Absence manifeste de performance. ;
Cette liste n’est pas limitative.
Lorsqu’une faute lourde a été commise, l’employé(e) est renvoyé d’office et sans préavis.
Toutefois, conformément à la loi, la faute lourde est notifiée à l’employé(e) dans les 48 heures de la
34 constatation, par pli recommandé ou remis contre reçu ou en présence de 2 témoins ou encore par
l’intermédiaire d’un huissier.
Les sanctions ci-dessus doivent, à l’exception de l’avertissement verbal, être notifiées au travailleur
par écrit. Elles peuvent être cumulées. Une copie de la lettre signifiant la sanction et l’accusé de
réception par l’employé sont consignés dans le dossier individuel.
3.8.5. Interdictions
Il est formellement interdit aux employés de la C.E.B de :
- Se livrer à des activités incompatibles avec les objectifs de la Tontine dans l’exercice de
leur fonction ;
- Adresser à leurs supérieurs, toute demande, recommandation ou correspondance, sans passer
par la voie hiérarchique ;
- Accepter, directement ou indirectement, tous présents, commissions, indemnités ou autres
avantages de forme quelconque qui seraient en relation directe ou indirecte avec le travail
fournit et accordé par les personnes physiques ou morales exécutant un travail pour le
compte ces personnes ;
- Quitter le travail sans autorisation ;
- Venir au travail en état d’ébriété ou de fatigue caractérisée ;
- Mener des transactions commerciales ou financières avec le fonds et/ou le bien de la
Tontine.
- Révéler des faits dont ils auraient pris connaissance en raison de leurs fonctions et qui
auraient un caractère confidentiel par leur nature ou par prescription de leur hiérarchie.
- Ne pas utiliser un langage insolent et violent.
- Mener des activités concurrentes à celles de la Tontine.
3.9 DE LA RESILIATION DU CONTRAT
Le contrat de travail à durée indéterminée signé entre l’agent et la C.E.B peut toujours être résilié
par la volonté de l’une des parties, à condition qu’un préavis soit donné par la partie qui prend
l’initiative de la rupture ou, en lieu et place, la compensation financière correspondante.
35 La durée du préavis est de 30 jours pour les employés de la VII, VI et V catégorie et est de 15 jours
pour les agents des autres catégories. Selon le Code du travail, dans son article 48, l’employeur
informe l’Inspection du travail dans les 15 jours qui suivent la résiliation du contrat.
Le préavis est porté à la connaissance de la partie intéressée par écrit. Pendant la durée de préavis,
la C.E.B et l’agent sont tenus au respect de toutes les obligations qui leur incombent de par ce
manuel.
Selon l’article 97 du code du travail, lors de la fin de service d’un employé pour quelque raison que
soit, celui-ci doit remettre tous les biens que l’entreprise lui a confiés. Cette remise et reprise entre
les deux parties est obligatoire et doit être faite avant le départ de l’employé. Un procès verbal de
remise et reprise est dressé et signé par les parties en présence des témoins. L’employé doit
également remettre tous les documents attestant qu’il est employé de l’entreprise (carte de service,
ordre de mission…).
A la fin du préavis, une attestation de services rendus doit être remise à chaque employé.
L’attestation mentionne exclusivement : Nom, Prénom de l’employé, la fonction occupée, les dates
de début et de fin de service et la mention « libre de tout engagement »
Les procédures de rupture de contrat pendant et après la période d’essai sont différentes. En période
d’essai, chacune des parties peut rompre le contrat à tout moment sans obligation de préavis.
En cas de résiliation du contrat par suppression d'emploi, les dispositions du Code du Travail seront
mises en application.
3.10 DES INDEMNITES DE RETRAITE
Un(e) employé(e) qui prend sa retraite perçoit une indemnité de fin de carrière fixée par l’Arrêté
Ministériel. Ainsi, l’employé(e) admis(e) à la retraite a droit à une indemnité déterminée comme
suit :
• Une fois le montant de la rémunération moyenne mensuelle pour une ancienneté de moins
de 5 ans ;
• Deux fois le montant de la rémunération moyenne mensuelle, pour une ancienneté comprise
entre 5 et 10 ans ;
36
• Trois fois le montant de la rémunération moyenne mensuelle, pour une ancienneté comprise
entre 10 et 15 ans ;
• Quatre fois le montant de la rémunération moyenne mensuelle, pour une ancienneté
comprise entre 15 et 20 ans ;
• Cinq fois le montant de la rémunération moyenne mensuelle, pour une ancienneté comprise
entre 20 et 25 ans ;
• Six fois le montant de la rémunération moyenne mensuelle, pour une ancienneté de plus de
25 ans.
La rémunération mensuelle moyenne s’obtient en divisant par 12 le total des rémunérations perçues
par l’employé(e) au cours de 12 derniers mois d’activités, déduites les indemnités à caractère de
remboursement des frais.
3.11 MISSION DE TRAVAIL
3.11.1 Planification des déplacements, procédures d’autorisation et indemnités Tout déplacement hors du lieu de travail pour des raisons de service, doit être planifié. Les objectifs
et les résultats escomptés de la visite sur terrain doivent être mentionnés dans un mémorandum qui
est vérifié et approuvé par le Superviseur direct.
Un ordre de mission est établi et est signé par le Gérant. L’ordre de mission du Gérant est signé par
le Président du Conseil d’Administration. Sur présentation de l’ordre de mission signé, les frais
relatifs à la mission sont payés à l’agent, avant son départ.
Les frais de mission sont déterminés par le Conseil d’Administration sur proposition du Comité de
Gestion. Ces frais sont de 15 000 Frw par nuit et de 5000 Frw par jour.
3.11.2 DEPLACEMENTS A L’INTERIEUR DU PAYS
Seuls les déplacements en dehors de la zone du travail donnent droit aux frais de mission. Dans ce
cadre, il est considéré comme n’étant pas dans sa zone de travail, toute personne se trouvant dans un
rayon de plus de 30 km comptés à partir de son lieu de travail. Le nombre d’heures inférieures à 7
heures ne donne pas lieu à des frais de mission.
37 3.11.3 MISSION A L’EXTERIEUR DU PAYS
Les missions à l’extérieur du pays font l’objet d’une programmation et d’une budgétisation
annuelle. Les missions non programmées font l’objet de financement selon la nature de l’invitation.
Dans ce cas, les conditions de prise en charge sont définies de commun accord avec le bailleur.
L’ordre de mission à l’étranger est signé pour toutes les catégories des agents par la Président du
Conseil d’Administration.
3.11.4 RAPPORT DE MISSION
A l’issu d’une mission de travail, un rapport de mission doit être présenté verbalement au retour et
par écrit dans 7 jours au maximum suivant la date de retour.
CHAPITRE IV. DISPOSITIONS FINALES
Le Conseil d’Administration se réserve le droit de modifier en partie ou en totalité le présent
manuel conformément aux dispositions légales, notamment le code du travail et les arrêtés de sa
mise en application.
38
PARTIES II: MANUEL DE GESTION FINANCIER
39
CHAPITRE I : INTRODUCTION
Ce manuel tâchera de fournir au Conseil d’Administration de la CEB, aux personnels et partenaires
de la C.E.B., les directives nécessaires et suffisantes à l’analyse et au traitement des données
relatives aux opérations financières. Pour ce faire, il va décrire les modalités d’enregistrement des
opérations, les procédures comptables de mouvement de fonds, de restitution de l’information, les
schémas des étapes du cycle comptable ainsi que les procédures d’engagement des opérations. Ce
manuel contient enfin un ensemble de directives et de procédures requises pour la bonne gestion
quotidienne de la C.E.B. Tous les acteurs de la CEB sont tenus de les respecter et de les appliquer
scrupuleusement.
CHAPITRE II. PROCEDURES COMPTABLES
Au niveau de la C.E.B., le processus comptable, tel que repris sur le schéma de la page 3 suit les
principales étapes suivantes :
� La préparation des documents comptables de base et l’analyse ;
� L’imputation et l’enregistrement des opérations comptables dans le logicielle;
� Classement des pièces comptables ;
� Confection des rapports financiers périodiques.
2.1. La préparation des documents comptables de base
Toute opération comptable doit être matérialisée par des documents comptables appropriés.
Ce sont ces documents qui vont servir à justifier les mouvements des fonds et des biens. Les pièces
justificatives constituent ainsi les documents de base de la comptabilité sans lesquelles il ne peut y
avoir d’enregistrement comptable.
Le principe général est que toute sortie de fonds et toute entrée de fonds au sein de la C.E.B.
doit être justifiée par une pièce justificative.
40 Au niveau de la C.E.B., les documents les plus utilisés sont les suivants :
- Pour les opérations liées à l’épargne-crédit :
� La fiche de dépôts et de crédits ;
� Le livret d’épargne et de crédits ;
� Le bordereau de versements ;
� La fiche déboursé ;
� Le chèque ;
� L’Ordre de Paiement.
- Pour la gestion interne de la C.E.B.
� Réquisition d’achat;
� L’ordre de paiement ;
� L’ordre de mission ;
� La Facture
� Le journal d’exploitation.
� Le journal des opérations ;
� Le grand livre ;
� Bon de commande ;
� Bon de réception
41
2.1.1. Les trois étapes principales de la comptabilité au cours d’un exercice
1. Comptabilité
Générale
Au cours
du mois
2. Comptabilité
auxiliaire
A la fin
du mois
A la fin de
l’année
Réception des pièces
comptables, collecte des
données et analyse
Imputation et
enregistrement
comptable dans le
logiciel de
gestion
Tenue des livres de base
et contrôle
Classement des pièces
comptables
Enregistrement des
données sur les fiches
électroniques de dépôts
et de crédits.
Tenue régulière des
journaux et des livres
de base
- Réconciliation livre de caisse livre de
banque
- Vérification des données des livrets des
membres et celles de fiches.
Confection des rapports mensuels
Confection des rapports trimestriels
Inventaire de fin d’année
Etats financiers
Ecritures de fin d’exercice
42
2.1.2. Les documents comptables de base
a) La fiche de dépôts et de crédits du client
A la CEB, la fiche de dépôts et de crédits sont entièrement informatisées La fiche de dépôts est
utilisé et il est utilisé dans les opérations de versements et de retraits des membres et des clients,
tandis que la fiche de prêts est utilisée pour les opérations de déblocage et de remboursement.
A l’ouverture d’un compte, la fiche de dépôts porte un numéro qui sera le numéro du compte du
membre/client. Elle porte aussi son nom, son institution et sa date d’adhésion.
La fiche est subdivisée en colonnes dans lesquelles on enregistre la date, la nature de mouvement, le
type d’opération, le libellé, les versements, les retraits et les soldes en chiffres. La fiche de crédits
est subdivisée en colonnes dans lesquelles on enregistre la date, la nature d’opérations, le type
d’opération, le libelle, les débogages de prêts, les intérêts sur prêts, tranche à payer et tranche
remboursé. Lors elles sont imprimées, il doit aussi porter la signature du client et la signature et
cachet de la C.E.B.
b) Le livret d’épargne et de crédit du client
Détenu par les épargnants, le livret d’épargne et de crédit est un petit carnet portable dans lequel
l’agent de la C.E.B. inscrit les mêmes informations que sur la fiche de dépôts et prêts de
membre/client. Ce carnet sert pour chaque membre, à vérifier et à conserver les informations
retenues sur sa fiche de dépôts et de crédits à la CEB.
c) Le bordereau de versements
C’est un document recommandé qu’il faut systématiquement utiliser comme document de preuve
pour les versements dans les banques partenaires de la CEB.
43 d) La fiche déboursé (modèle 1)
Document comptable utilisé lors de chaque opération de remise de fonds au bénéficiaire et pour les
opérations internes de la CEB.
e) Le chèque Actuellement, la CEB ne dispose pas de guichet, toute opération de sortie de fonds se déroule avec
les chèques ou les Ordre de paiement.
f) L’Ordre de paiement
Pièces utilisées pour les paiements directs à la Banque.
g) Réquisition d’achat (modèle 2)
Pièce utilisée pour toute sortie de fonds dans la caisse. Elle doit être remplie scrupuleusement et doit
être explicitée. Cette pièce doit porter en annexe les factures cachetées, les quittances, l’ordre de
mission, etc. comme pièces justificatives. Elle est établie par le service demandeur et approuvé par
le Vice-président ou le trésorier du C.A.
h) La Facture Pièce établie par la comptabilité pour concrétiser la dette des tiers envers la C.E.B. et vice versa.
i) L’Ordre de mission (modèle 3) Pièce établie lorsque le personnel ou les membres de la C.E.B. vont en mission pour l’intérêt du
service. Etablit par le service demandeur, Il est autorisé par le Président
2.2. L’analyse et l’imputation comptables
Au niveau de la C.E.B., pour les opérations liées à l’épargne-crédit, le logiciel est conçu
pour minimiser les possibilités d’erreurs pour un agent formé et expérimenté pour le travail
demandé. L’agent chargé de valider les montants sur les fiches, doit veiller à enregistrer
correctement les versements et les retraits. Cette opération doit être reprise dans le livret d’épargne
et de crédit du client/membre. En outre, il doit veiller à ce que l’opération inscrite sur le livret soit
authentifiée par les signatures autorisées.
44 En rapport avec les autres documents comptables relatifs à la gestion, pour éviter
d’introduire les erreurs dans la comptabilité, un agent comptable qualifié devra procéder à l’analyse
de tout document comptable approprié. Pour ce faire, il devra vérifier :
- L’authenticité du document : l’original et la (les) signature(s) autorisée(s) ;
- L’exactitude du libellé ;
- L’arithmétique des montants libellés en chiffres et en lettres ;
- Les numéros et date du document.
Il devra enfin lui attribuer une imputation c.-à-d. qu’il indiquera le compte à débiter et le
compte à créditer. Le logicielle se charge du numéro de référence.
Actuellement le plan comptable de la CEB est composé des comptes suivant :
Nr Compte Intitule Nature Compte
1000 Capital PASSIF
1110 Reserve PASSIF
1910 Provisions pour charges PASSIF
2210 Immobilisations Corporelles ACTIF
2211 Autres Immobilisations Corporelles ACTIF
4110 Prêts aux membres ACTIF
4111 Prêt à Risque ACTIF
4210 Personnels PASSIF
4211 Avance sur salaire ACTIF
4310 Taxe Professionnelle PASSIF
4311 CSR PASSIF
4312 Ms/UNR PASSIF
4410 Epargne des membres PASSIF
4411 Epargne des membres inactifs PASSIF
4412 Epargne des autres institutions PASSIF
4610 Débiteurs Divers ACTIF
4611 Créditeurs Divers PASSIF
4612 Créances sur IRST ACTIF
4613 Créances sur CHUB ACTIF
45
4614 Créances sur UNR ACTIF
4615 Créances sur CHUK ACTIF
4616 Créances sur MS UNR ACTIF
4617 Créances sur LABOPHAR ACTIF
4700 Régularisation Actif ACTIF
4800 Régularisation Passif PASSIF
5610 BK Butare ACTIF
5611 BCR ACTIF
5612 Compte Epargne BK ACTIF
5613 Compte Epargne BCR ACTIF
5614 Compte 4 to 4 BCR ACTIF
5615 Compte courant COGEBANQUE ACTIF
5616 Compte épargne COGEBANQUE ACTIF
5700 Petite Caisse ACTIF
6100 Matières et fournitures consommés CHARGES
6200 Transports consommés CHARGES
6300 Autres services consommés CHARGES
6400 Charges et pertes diverses CHARGES
6500 Frais du personnel CHARGES
6600 Impôt et Taxes CHARGES
6700 Intérêts payes CHARGES
6702 Intérêts retournes CHARGES
6800 Amortissements CHARGES
7410 Profits divers PRODUITS
7710 Intérêts sur P.0 PRODUITS
7711 Intérêts sur PS PRODUITS
8700 Résultats PASSIF
46 2.3. L’enregistrement des opérations comptables
2.3.1. Principes de base
Les opérations qui ne se rapportent pas à la clientèle seront enregistrées conformément aux
normes comptables généralement reconnues, permettant de conclure par exemple que :
- La comptabilité a été régulièrement tenue ;
- Les dépenses enregistrées ont été faites dans le cadre des activités de la C.E.B. ;
- Les dépenses sont valables et étayées par des pièces justificatives pertinentes ;
- Les rapports financiers issus de cette comptabilité sont corrects, complets et traduisent la réalité
des comptes à la date de clôture de la période considérée ;
- L’équipe de gestion a mis en place un ensemble de mesures administratives et comptables pour
assurer la protection de biens de la Caisse et de garantir la bonne conduite des opérations.
Les opérations comptables sont enregistrées dans le logicielles de gestion de la CEB. Seul le
comptable et le gérant de la CEB peuvent valider une opération avec des pièces justificatives à
l’appui. Les détails de la manipulation du logicielles sont dans le manuel d’utilisation du logicielle.
2.3.2 Les marchés de la CEB
Au niveau de la CEB toute commande de matériel, équipement ou fourniture fera l’objet
d’un bon de réquisition établi par le service demandeur, vérifié par le Gérant et approuvé par le
C.A. Le conseil d’administration crée une commission composé de 3 membres et le Gérant, qui
forment une commission « Tender Board » chargé d’étudier les marchés de la CEB dont le mandat
est de 6 mois. Les marchés de la CEB sont régies par la loi No 12/2007 du 27/03/2007 relatives aux
marchés publics. Cette commission se réunit sur invitation du Gérant après approbation du Conseil
d’administration quand il s’agit d’une dépense d’investissement et reçoit un jeton de présence dont
le montant est déterminé par le Conseil d’Administration. Le jeton est libellé après signature du
Compte rendu par le Président et le secrétaire de cette commission. Le Gérant peut convoquer cette
commission pour un achat d’urgence.
Une fois le marché attribué, la procédure suivant devra être respecté.
47 1°. Etablissement d’un bon de commande
Le bon de commande porte un n° puisé dans une suite ininterrompue,
- est établi par le service demandeur ;
- signé par le Gérant.
- approuvé par le Président du C.A.
L’original et une copie seront transmis au fournisseur, une copie sera envoyée lors de la facturation,
une troisième copie sera orientée au service de la comptabilité.
2°. Réception de la commande
A la réception de la commande, il est exigé un bordereau d’expédition en 3 exemplaires, ou à
défaut, il est rédigé un bon de réception qui reprend :
- le n° du bon de commande ;
- le nom du fournisseur ;
- la description de la marchandise ;
- la quantité et la valeur ;
L’original est transmis à la comptabilité qui s’assure de l’authenticité de l’opération et signé par le
Gérant.
3°. Le paiement
Avant de présenter la facture pour approbation et paiement, une série de vérification doit
être faite par la comptabilité :
- Comparaison du bon de commande, du bon de réception et de la facture pour s’assurer que les
quantités facturées sont celles effectivement livrées et reçues ;
- Comparaison du bon de commande et la facture pour s’assurer que les prix facturés sont ceux
indiqués sur le bon de commande ou s’il y a eu des surfacturations. En cas de conformité de la
liasse (facture, bon de commande), la facture est approuvée et payée (par chèque ou virement).
2.3.3 La comptabilisation des salaires du personnel de la C.E.B.
La gestion des frais du personnel de la C.E.B. du fait de l’importance et de sensibilité de ce
poste, doit être suivie très soigneusement selon les principes suivants :
1) les frais du personnel sont prévus au budget sous forme des postes ouverts ; les postes
approuvés au budget ne peuvent être modifiés que suivant les règles de modification du budget.
2) A effectif constant, l’accroissement des frais du personnel provient des composantes du salaire.
48 3) L’accroissement des frais du personnel peut aussi provenir d’une augmentation générale de
salaire de base.
Il importe de préciser les points suivants concernant les salaires :
a) le salaire est la contre partie du travail fourni ;
b) le salaire est payé à l’agent, il est versé mensuellement et à terme échu ;
c) sous réserve d’une cession volontaire de l’agent ou d’une saisie-arrêt découlant d’une décision
judiciaire, le salaire, indemnités ou prime ne peuvent faire l’objet de quelque autre retenue qui
soit.
Une fois la liste préparée par le comptable, elle est transmise aux Gérant pour vérification,
puis a un membre du conseil de surveillance, au Chargé du personnel dans le CA, au Trésorier et au
Président pour approbation. Après vérification et approbation, les écritures à passer sont les
suivantes :
- Débiter le compte : Frais du personnel
- Créditer les comptes :
- Personnel
- Etat-taxes professionnelles
- Mutuelle de Sante
- Caisse sociale
- Autres retenues.
Le compte « salaire à payer » est soldé au paiement effectif des salaires, les comptes taxes
professionnelles et Caisse Sociale du Rwanda sont soldés périodiquement lors du paiement effectif
de ces montants au trésor public et à la Caisse Sociale du Rwanda.
2.3.4. Procédures d’enregistrement dans les journaux
1. Le livre de caisse (module de caisse) C’est un des documents très importants dont la tenue journalière doit attirer l’attention
particulière du responsable.
A la C.E.B., le livre de caisse est tenu par le Comptable, le solde maximum ne doit pas
dépasser 50 000 Frw.
49 2. Livre de Banque (module banque)
Le livre de Banque est un document d’enregistrement complet de toutes opérations qui
passent par la Banque. Celles-ci sont symbolisées par les extraits bancaires. A la fin de la journée on
calcule les soldes.
3. Le Journal des crédits
Il enregistre les mouvements en rapport avec les crédits accordés aux clients. Les différentes
rubriques à enregistrer étant suffisamment claires et simplifiées, il n’y a pas de dispositions
particulières à décrire comme procédures. Il est établi un rapport mensuel récapitulant tous les
crédits octroyé, présenté à la réunion mensuelle du Conseil d’ Administration.
4. Le Registre des clients Il s’agit d’un journal sur lequel on enregistre, chaque jour, un ou les clients nouveaux. C’est
en quelque sorte une liste chronologique des clients dont le tenu n’exige pas des procédures
particulières.
5. Le Journal d’Exploitation
Il s’agit d’un document qui enregistre, chaque jour, les dépenses et les recettes liées à
l’exploitation. Ce sont notamment les salaires, les dépenses sur le petit matériel, les frais de mission
et de transport, les frais de représentation et de communication et les autres dépenses liées à
l’exploitation et les produits sur prêt et produits divers.
6. Le Journal principal
C’est un tableau récapitulatif journalier qui enregistre les totaux des débits et crédits de
caisse, de banque, des dépôts, des crédits accordés, du matériel durable, des dépenses
d’exploitation, des parts sociales, des cotisations et des dons éventuels ainsi que les dettes reçues
des tiers. La tenue de ce journal doit être régulière et les procédures sont trivialement simples.
50
CHAPITRE III. GESTION DES FONDS D’EPARGNE ET DE CREDITS
3.1. Les dépôts
3.1.1. Ouverture des comptes
A la C.E.B., il existe un seul type de compte utilisé dans le cadre du programme d’épargne.
Il s’agit d’un compte Epargne non productif d’intérêts.
Un numéro de compte d’un client/membre comprend 2 parties non séparé :
- La première partie est constituée par l’indicatif C.E.B. ;
- La deuxième partie indique le numéro du membre;
EX : 20070256 avec 2007 : Indicatif CEB et 0256 No du membre.
A l’ouverture du compte, le client/membre se présente avec deux photos passeports ainsi
que ceux de son mandataire qui sont utilisées dans le livret d’épargne et sur la fiche d’inscription, il
doit amener également sa carte d’identité pour remplir la fiche d’inscription. L’ouverture du compte
Epargne est subordonné à la libération d’une part sociale de 5000 Frw et de 200 Frw d’achat du
livret d’épargne à retrancher sur le premier mois de cotisation. La CEB ne reçoit pas de membre à la
personnalité morale.
Pour cotiser un membre doit signer un contrat d’épargne (modèle 4), en précisant le montant de sa
cotisation. Ce montant sera retranché sur son salaire tous les mois. Un membre peut modifier son
contrat d’épargne tous les mois avant le 15eme jour du mois. La comptabilité de la CEB doit fournir
un rapport mensuel des nouveaux membres ainsi que des modifications d’épargne aux institutions
partenaires. Ce rapport est établi par le comptable de la CEB et approuvé par le Gérant. La
cotisation par apport des fonds propre en dehors du salaire n’est pas permise. Il perd la qualité du
membre lors que celui-ci fait trois mois consécutifs sans cotisation. La délégation peut être accordée
par le CA après avoir montré que cela n’est pas à sa volonté.
51
3.1.2. La comptabilisation des cotisations des clients/membre de la C.E.B.
Ces cotisations mensuelles proviennent des services publics ou privés partenaires de la CEB.
A l’arrivée des listes de retenues mensuelles, le service de comptabilité vérifie la conformité de ces
listes au rapport de la CEB. Il appartient au Gérant de la CEB de valider dans le logicielles
l’enregistrement de ces retenues sur leur fiches respectives. Les écritures comptables sont les
suivant :
Débit : Créances sur l’institution
Crédit : Epargne des membres
C’est lors de la réception de la preuve de paiement qu’on régularise le compte Créances à banque.
Après validation dans le logiciel, les clients peuvent amener leur livret pour enregistrement. Le
secrétaire est le seul habilité à porter les écritures sur les livrets d’épargne. Il revient au service de
contrôle de vérifier quotidiennement l’exhaustivité des opérations effectuées par le secrétaire. En
son absence il est remplacé par le comptable.
3.1.3 Retrait 1/3
Tout membre peut retirer une fois tous les douze mois une somme non supérieure au tiers (1/3) de la
différence entre ses cotisations et sa dette aussi longtemps que ce retrait ne met pas en cause les
garanties de remboursement des cautions.
Pour garantir la sécurité des opérations, l’opération de retrait est à faire en deux étapes :
3.1.4. Identification et traitement
Tous les opérations de retrait à la CEB se fait au moyen des lettres adressé au Président du Conseil
d’administration de la CEB au plus tard le 15eme jour de chaque mois, en cas d’urgence la CEB
retient 2% de frais d’administration. Le comptable est chargé de vérifier l’identité du client, sa
signature, voir si le solde du compte permet le retrait. Après la vérification il inscrit l’épargne, la
dette, le solde et le calcul du tiers ainsi que les frais d’administration y relatifs sur la lettre de
demande et appose sa signature et un cachet « bon pour signature » avant enregistrement et
validation dans le logiciel et l’impression de la pièce déboursé y relatif. Ce dernier doit être
52 approuvé par le Gérant avant d’être signé par les signataires autorisés en même temps que le
cheque. Une fois le dossier complet les signataires y appose leurs signatures (d’abord sur la fiche
déboursé puis sur le cheque). Lors de la signature des chèques le schéma suivant devra être
respecté :
En cas d’absence de l’un de ces signataires, il est remplacé par le trésorier-adjoint.
Les chèques doivent revenir au Gérant pour une dernière vérification avant la remise au client.
En principe, aucune autre personne n’a le droit de retrait sur un compte que son titulaire ou
son mandataire, sinon on exige une procuration dûment signée par le titulaire du compte
accompagnée des photocopies des cartes d’identité du titulaire et du porteur à attacher et classer
avec la fiche déboursé de retrait. La procuration électronique est permise pour un membre en dehors
du pays, dans ce cas la procuration doit être donnée à un membre de la CEB. A la CEB, le cheque
porte toujours le nom du membre propriétaire du compte.
3.1.5. Remise de cheque
Dès que le contrôle est terminé, le cheque est photocopié et le comptable fait signer « pour
acquit » au client dans le livre de banque et sur la pièce déboursé et lui remet le cheque. Les pièces
déboursées ayant fait l’objet de paiement sont classés avec tout le dossier complet.
3.1.6 Autres retraits sur l’épargne
Le retrait de l’épargne entière est permis au membre qui a démissionné ou qui est exclu. Il
est aussi autorisé aux ayants droits d’un membre décédé. Les délais sont de 6 mois pour les
employés des institutions partenaires et 2 mois pour les autres, mais aussi cela dépend du ratio de
liquidité. En cas d’urgence, les frais d’administration de 2 % sont retranchés au profit de la CEB.
Les procédures sont les mêmes que pour le retrait d’un 1/3. Le comptable de la CEB doit vérifier
l’état de remboursement des prêts qu’il aurait cautionnés avant de lui remettre ses cotisations. Si ces
prêts sont supérieurs à leur épargne, le membre doit présenter des avaliseurs remplaçants.
Trésorier/ Ou le Trésorier adjoint
Administrateur Signateur
Président
53
Un membre qui a démissionné, exclu et même les ayants droit d’un membre décédé ont droit
à leurs parts sociales 3 mois après la démission, l’exclusion ou le décès d’un membre. Un membre
peut aussi retirer l’intérêt retourné, les reliquats sur remboursement et les intérêts annuels. Les
modes de calcul de ces derniers seront expliqués ultérieurement.
3.2. Les Crédits
Éligibilité au prêt de la CEB
• Être membre effectif de la CEB
• Avoir une ancienneté de 6 mois au moins dans la Tontine
• Ne pas avoir d’autres dettes envers la Tontine lorsqu’on demande un prêt ordinaire
Les catégories de prêts
3.2.1 Prêt ordinaire
Un prêt ordinaire est accordé à la fin de chaque mois à un membre qui en fait la demande
par lettre adressée au président du conseil d’administration et déposé au secrétariat au plus tard le
15éme jour de chaque mois. Le CA se réunit le dernier mardi de chaque mois et étudie les dossiers
de demande cas par cas.
Le montant Maximum de prêt qu'un membre peut contracter auprès de la CEB ou le droit au
prêt est déterminé par la formule suivant:
D = E X 2.5 avec D= Droit au prêt et E = Épargne
Cette formule peut être modifiée par l’A.G sur proposition du C.A.
3.2.1.1 Analyse, traitement et comptabilisation des prêts ordinaire
Les lettres de demande de prêt sont reçues par le secrétaire de la CEB, qui y appose un
cachet pour réception et la date de réception avant classement. Ces lettres seront transmises à
l’agent de crédits lors de la confection des rapports des crédits du mois. Les crédits sont octroyés
par la réunion du Conseil d’administration du dernier mardi de chaque mois. Le client peut se
présenter à la CEB après cette réunion pour la signature des contrats de prêt (modèle 5). Si la
demande est agréée, un formulaire de contrat de prêt est rempli.
54 Celui-ci doit comporter:
• Le montant emprunté,
• La période de remboursement, qui est de 4 ans maximum et peut être inferieur.
• L’intérêt que la Tontine doit bénéficier,
• L’identité et la signature de l’emprunteur,
• Les noms et signatures de deux cautionnaires, c’est-à-dire deux membres effectifs qui
acceptent de payer pour l’emprunteur lorsqu’il se trouvera dans l’impossibilité de payer sa
dette; chaque caution pouvant être poursuivie pour le paiement intégral de la dette. Celles-ci
signent devant un membre du Conseil d’Administration. L’emprunteur doit aussi fournir un
accréditif du dernier mois de paie pour la vérification de sa capacité de remboursement.
Si le montant emprunté ne dépasse pas l’épargne, ce dernier sert de caution. Les signatures du
Président, du Trésorier et d’un Administrateur Signataire seront apposées en même temps sur le
formulaire et sur le chèque à donner à l’emprunteur.
Le comptable de la CEB rempli les informations nécessaires dans le logicielles et passe les écritures
comptables suivant :
Débit : Prêt aux membres
Crédit : Banque
Intérêt sur prêt
Une fois le contrat signé, le comptable vérifie sa véracité et imprime une pièce déboursé y relative.
Apres vérification il enregistre le montant de la banque sur la pièce déboursé sur le cheque. Tous le
dossier complet doit être présenté au Gérant pour approbation avant de suivre la procédure de
signature des chèques.
3.2.2 Prêt ordinaire urgent
Un prêt ordinaire urgent est accordé aux membres de la CEB réunissant les conditions ci hauts cités
mais en cas d’urgence. Sauf que pour ce prêt, outre les intérêts retenus d’une façon générale sur
n’importe quel prêt, la CEB se réserve le droit de retenir un pourcentage de 2% d'urgence.
Le client se présente à la CEB avec une lettre de demande et il est reçu par le comptable qui inscrit
sur sa lettre la situation de son épargne, sa dette, le droit au prêt ainsi que le montant souhaite. Il
doit aussi y appose sa signature. Avant enregistrement dans le logicielles le Gérant doit approuver et
55 y appose sa signature et le cachet de la CEB. Les procédures d’analyse et d’enregistrement sont les
mêmes que celle du prêt ordinaire.
3.2.3 Prêt spécial
Un prêt spécial est un prêt accordé à un membre de la CEB qui a un autre prêt ordinaire. Il n’est
demandé qu’en cas d’urgence et le montant maximum de ce prêt est de 100 000 Frw ou 60 000 Frw
selon que l’épargne est supérieure ou inférieure à la dette de l’emprunteur. Il est accordé 3 fois par
an en intervalle de quatre mois. Les procédures sont les même que pour le prêt ordinaire urgent.
3.2.4 Prêt à caractère social
Un prêt a caractère social est un prêt accordé à un membre de la CEB qui a déjà bénéficié un prêt
ordinaire et un prêt spécial. Il n’est demandé qu’en cas de problème graves sociaux comme la
maladie, l’incendie, l’accident, etc… Le montant maximum de ce prêt est déterminé par la gravité
du problème.
3.3 INTERET SUR PRET
Chaque prêt est sanctionné par le paiement des intérêts retenus sur ce prêt et versés
immédiatement au compte de la CEB (Intérêts précompté). Ce qui veut dire que l’emprunteur reçoit
la différence entre son prêt et les intérêts. Le taux d’intérêt n’est pas fixe il varie selon les années à
raison de:
- De 1 à 12 mois le taux d’intérêt est de 3.4
- De 13 à 24 mois le taux d’intérêt est de 3.6
- De 24 à 36 mois le taux d’intérêt est de 4.1
La formule de calcul d’intérêts à la CEB est la suivante
( )( )TIxN
TIxNPxI
+=1200
Avec: I: Intérêts
P: Prêt accordés
TI: Taux d'intérêts
N: Échéance en mois
56 3.4 Le remboursement des prêts
3.4.1 Le remboursement par salaire
A la CEB, la tranche mensuelle est déduite au salaire du membre par son employeur. Le comptable
de la CEB fournit aux institutions partenaires un rapport mensuel des crédits du mois et les tranches
mensuelles à retenir sur les salaires des membres. Ce rapport est préparé par le comptable de la
CEB approuvé par le Gérant de la CEB. Aucun membre ne peut s’opposer au prélèvement de cette
tranche. C’est le rapport cité ci-haut qui arrête également le prélèvement de la tranche en cas
d’épuration de la dette. Les écritures comptables lors de la réception des retenues de ces tranches est
de :
Débit : Créances aux institutions
Crédit : Prêt aux membres
3.4.2 Le remboursement par versement bancaire
Le remboursement par versement bancaire est aussi autorisé. Les opérations de versement se font
uniquement dans les banques partenaires de la CEB. Aucun versement en espèces n’est accepté à la
CEB. Lors du versement, le Client se présenter à l’agent de crédits ou Comptabilité de la CEB avec
son bordereau de versement pour enregistrement. Le comptable enregistre le versement sur le
compte du client. Les écritures à passer sont les suivant :
Créditer : Prêt aux membres
Débit : Banque
Le libellé doit contenir la datte et numéro du bordereau de versement. Finalement le comptable ou
l’agent de crédits inscrit le montant versé dans le livret du client et y oppose sa signature.
3.4.3 Autres moyens de remboursement
Le remboursement de la dette par l’épargne est autorisé sous peine de pénalité de 6 mois sans
bénéficier d’aucun service de la CEB et sans droit à la remise des intérêts retournés. Le comptable
de la CEB doit également vérifier l’état de remboursement des prêts que le client aurait cautionnés
avant d’enregistrer l’opération. La lettre de demande de remboursement doit être approuvée par le
Gérant.
57
En cas de démission d’un membre avant apurement de la dette, la CEB s’approprie d’abord son
épargne, son décompte final dans son institution avant de saisir les cautionnaires.
Si le membre n’a pas notifié son départ, le constat de sa démission doit se faire après trois mois
consécutifs sans cotisations. Une lettre signée par le président du Conseil d’administration doit lui
parvenir avec copie à ses cautionnaires lui informant qu’il a seulement 3 mois pour liquider sa dette.
Apres 3 mois, ses cautionnaires sont saisi, sans droit à la remise de leur épargne une fois que le
cautionné aura remboursé. Le remboursement par intérêt annuels est aussi autorisé.
Un reliquat sur remboursement est constaté lors qu’un membre rembourse plus que son crédit. Si le
montant dépasse 5000, il doit lui être remboursé directement en passant sur son compte épargne.
Les frais d’administration de 2% doit être supporté par le client si c’est de sa faute.
3.5 Intérêt retournes
Tout versement anticipé de la dette entraîne un nouveau calcul des intérêts sur prêt à retournés aux
membres après six mois. En cas d’urgence la Tontine se réserve le droit de retenir 10% de ces
intérêts comme frais d’administration.
La lettre de demande d’intérêts retournés est transmise au comptable de la CEB, qui y inscrit le
calcul de cet intérêt et y appose sa signature. La lettre doit être approuvés par le Gérant avant
enregistrement dans le logicielle. Les écritures comptables sont les suivant :
Pour mettre les intérêts retournes sur l’épargne
Crédit : Epargne des membres
Débit: Intérêt retournés
Pour le retrait des intérêts retournés
Débit : épargne des membres
Crédit : Banque
58 Ces intérêts sont calculés à l’épuration de la dette. Ils sont calculés en fonction de la durée de
remboursement anticipée et le taux correspondant a ce délai. Ils sont directement virés sur le compte
épargne du client en attente de retrait. Ces intérêts ne constituent la base de crédits uniquement
âpres 6 mois sur l’épargne. Une fois considéré sur la base de crédit ils ne peuvent plus être retirés
individuellement.
Le remboursement de la dette par versement bancaire après clôture du compte, c'est-à-dire après
trois mois de non cotisations, ne donne pas droit aux intérêts retournés.
3.5 La gestion du portefeuille de crédit
Le Gérant de la CEB doit veiller à ce que les avances et crédits octroyés sur les dépôts ne dépassent
pas 80% du portefeuille des comptes des épargnants.
Il doit garder un dépôt égal au moins à 20% de son portefeuille sur un compte bancaire.
59
CHAPITRE IV. LE BUDGET ET SA GESTION
4.1. Principes de base
La budgétisation consiste à traduire le plan d’activités en termes d’argent. Cette phase
permet de déterminer les moyens financiers que la C.E.B. devra mettre en place pour exécuter
toutes les actions définies. Le budget devra être suffisamment détaillé pour faciliter le suivi et le
contrôle dans son exécution.
L’exercice financier de la C.E.B. coïncide avec l’année du 01 janvier au 31 décembre.
Sur base des résultats des années précédentes et des planifications des activités ; au cours du
mois d’août, le Gérant communique au CA, les prévisions budgétaires estimatives de leurs services
pour l’exercice suivant, tout en indiquant les ressources et les dépenses.
Au plus tard le 15 septembre de chaque année, la Gérant communique a ses services les
instructions budgétaires pour l’exercice suivant, après examen au sein du comité chargé du budget.
Cette comite est composée de 3 membres nommés par le CA et le Gérant. Les membres de cette
comite reçoivent un jeton de présence lors de chaque réunion dont le montant est déterminé par le
Conseil d’Administration. Il précise notamment les limites budgétaires en tenant compte :
- des recettes propres prévisibles ;
- des financements prévisibles ;
- des activités en cours ;
- des nouvelles activités prioritaires et les membres du Conseil d’Administration sont informés de
ces instructions.
Le Gérant présente le budget global au plus tard le 15 novembre au comite du budget qui
soumet le budget aux membres du Conseil d’Administration le 30 novembre au plus tard,
accompagné du rapport d’exécution du budget en cours.
Le Conseil d’Administration adopte le budget le 15 décembre au plus tard ; celui-ci est
provisoirement exécuté en attendant son approbation par l’Assemblée Générale lors de sa prochaine
session ordinaire.
60
Le Gérant informe ses services du budget adopté par le Conseil d’Administration et spécifie
les montants alloués à chaque poste budgétaire.
Toute modification au budget doit être approuvée par le Conseil d’Administration avant sa
mise en application.
Le Gérant présente trimestriellement une balance de vérification ainsi que les états
budgétaires au plus tard le 15 du 3 mois suivant afin que le CA puisse s’assurer du respect des
prévisions budgétaires lors de la réunion de planification trimestrielle. Ils constatent mensuellement
les écarts budgétaires et proposent au Conseil d’Administration des mesures pour redresser la
situation.
4.2. Des ressources et des dépenses de fonctionnement
Au niveau de la C.E.B., à l’heure actuelle, les recettes prévisibles peuvent provenir des ressources
suivantes :
- les Intérêt sur prêt ordinaire ;
- les Intérêt sur prêt spéciale et social;
- les Intérêt sur prêt ordinaire urgent;
- les intérêts sur les placements ;
- les ventes des livrets;
- les frais d’administration sur les intérêts retournes
- les frais d’administration sur les retraits 1/3 urgent
- les frais d’administration sur les retraits épargne urgent
- les frais d’administration sur les retraits reliquats
- etc.
De même, pour les dépenses, les rubriques généralement rencontrées sont :
- les salaires ;
- les jetons de présence ;
- l’assemble Générale ;
- les frais de réception ;
- les frais de mission ;
- les frais de représentation éventuels ;
61 - le matériel et fourniture de bureau ;
- les frais de transport et communication;
- les intérêts à payer.
- Les intérêts retournés
- Les dépenses d’investissement
- Autres services consommés :
* Réparation et entretien des machines ;
* PTT
* Frais bancaires ;
* Photocopie
- Charges diverses
* Frais d’étude, de recherche et de formation ;
* Frais judiciaires ;
* Frais de représentation en justice ;
* Amendes et les pénalités éventuelles
Dans les prévisions, la commission du budget devrait prévoir un budget équilibré en recettes et en
dépenses, sinon bénéficiaire. Dans le cas contraire, il faudrait prévoir les voies et moyens de
remédier à la situation avant de s’engager dans l’exécution de ce budget. Il faudra également
séparer le budget de fonctionnement et celui d’investissements.
62
CHAPITRE V. LA GESTION DU PATRIMOINE DE LA C.E.B.
Pour une gestion rationnelle et transparente du patrimoine de la C.E.B., il est proposé une
méthodologie de travail qui servira à orienter le Gérant et autres responsables dans le suivi et dans
le contrôle des ressources et de biens octroyés à la C.E.B. Dans cette démarche, il sera tenu en
considération les actifs fixes et les dettes à long terme.
5.1. La gestion des actifs
5.1.1 La gestion des actifs fixes
Sous cette rubrique, seront considérés comme actifs fixes :
- les immobilisations corporelles :
- les bâtiments ;
- les installations ;
- le mobilier ;
- le matériel roulant ;
- le matériel mis à disposition du personnel.
Pour la gestion des actifs, il faut faire trimestriellement un inventaire détaillé de tous les biens de la
C.E.B. qui renseigne obligatoirement sur l’année d’acquisition, la valeur d’origine et la valeur
actualisée.
5.1.2. Gestion des bâtiments
Pour ses services quotidiens, les responsables de la C.E.B. doivent :
- Veiller à ce que les locaux soient toujours propres au niveau des murs et du super sol.
- Le nettoyage des toilettes doit être régulier ainsi que les abords et les jardins.
- Pour éviter que les murs soient salis intempestivement, il serait bon de donner, dans des endroits
assez visibles, les indications telles que "ne touchez pas au mur S.V.P., ne collez rien au mur
S.V.P.", etc.
- Les installations et les équipements des bâtiments doivent être gardés en bon état de
fonctionnement. Sinon, ils doivent être réparés.
63 - Pour les installations de la C.E.B.et autres depenses : si le devis dépasser 500.000 Frw, la
commission tender Board doit intervenir, sinon le Gérant examine les devis préparés par 3
techniciens pour qu’on puisse choisir le mieux offrant.
5.1.3. Entretien des locaux
Chaque agent est responsable du bon rangement et de la propreté de son espace de travail, de
son bureau. Chaque utilisateur des locaux est tenu de garder les installations sanitaires dans un état
de propreté impeccable.
5.2. La gestion du mobilier
L’acquisition et l’entretien du mobilier incombe au Gérant qui doit en informer le Conseil
d’Administration dans sa réunion mensuelle. En cas d’urgence, il peut convoquer la commission
Tender qui doit statuer.
5.3. La gestion du matériel roulant
Tout déplacement du matériel roulant doit être programmé par le Gérant, et communiqué au
comptable. Pour les moyens de transport, il faut remplir les documents suivants :
- Le carnet de Bord : rempli avant tout déplacement ;
- La fiche de réquisition de transport : pour les déplacements de véhicules, il faut établir
l’utilisation des véhicules ;
- La fiche de consommation de carburant : qui permet de contrôler et de suivre l’utilisation du
carburant.
Elle indique :
� la date de prise de carburant ;
� le lieu de prise de carburant ;
� l’index compteur au moment de la prise ;
� le nombre de litres pris ;
� le prix unitaire ;
� le total.
Les cas très importants pour la gestion des matériaux de transport :
1. Pour la réparation & entretien : la 1ère constatation d’un défaut à réparer sur un véhicule émane
du chauffeur du véhicule et la réparation commence. Si la réparation en question a requis une
64
avance de fonds, la facture y relative aura en son annexe la pièce de sortie de cette avance et
sera classée ainsi.
2. Pour ce cas (entretien & réparation), il faut faire une demande de réparation ou d’entretien
autorisé par l’autorité qui convient ; il faut ensuite établir un devis de réparation c-à-d une
identification d’un ou plusieurs fournisseurs potentiels du service sollicité et les différents devis
seront examinés en prenant le seul qui est choisi (le devis, prix et qualité).
3. A la fin du mois, on devra faire la ventilation des frais de chaque véhicule, carburant, entretien
et réparation, etc.
5.4. Matériel mis à disposition du personnel
5.4.1. Téléphone
5.4.1.1. Appels
La gestion du téléphone est confié au Gérant, qui reçoit un montant fixé par le CA de la CEB, en
cas de dépassement de ce montant il paye lui-même la facture.
5.4.1.2. Répondre au téléphone
Il est demandé aux agents concernés de répondre poliment et clairement à un appel ; cela contribue
au maintien de la bonne relation de la C.E.B avec ses collaborateurs. Si vous devez effectuer un
transfert d’appel, demandez également poliment qui appelle.
5.4.2. Ordinateurs
La perte ou détérioration de fichiers entraîne une perte de travail qui peut difficilement être
récupéré ; aussi, il est demandé aux utilisateurs en cas de doute sur des manipulations à effectuer, de
s’adresser aux personnes mieux formées à l’utilisation des ordinateurs, pour obtenir l’aide
nécessaire. Il est demandé à tout utilisateur qui remarquerait une anomalie dans le fonctionnement
de l’ordinateur qu’il utilise, d’en informer rapidement le Gérant qui à son tour en informe le service
habilité.
65 5.4.3. Copieurs
Le personnel doit utiliser la photocopieuse de façon rationnelle. Toute panne ou mauvais
fonctionnement doit rapidement être signalé à la personne responsable.
De façon générale et en vertu des articles 109 et 110 du code du travail, le travailleur est
responsable des biens et outils mis à sa disposition. Il peut être fait des retenues sur salaire à titre de
remboursement pour perte ou dommage affectant les produits de l’employeur, par saisie-arrêt ou
cession volontaire constatée par écrit devant le magistrat ou l’inspecteur du travail.
5.5. Utilisation des fonds de la C.E.B.
5.5.1. Sécurité des fonds
Chaque agent qui a la responsabilité de gestion de fonds de l’organisation, doit le faire de manière
responsable, et prendre toutes les dispositions nécessaires afin de prévenir tout risque de vol ou
perte des fonds qui sont confiés. En cas de perte ou vol de fonds de la C.E.B., l’employé doit
immédiatement en rendre compte au superviseur, pour que celui-ci prenne les dispositions qui
s’imposent. Un employé causant perte ou détérioration de fonds ou biens de la C.E.B. par sa propre
imprudence, pourrait se voir demander de réparer le préjudice subi.
Aucune dépense ne peut être engagée sans l’accord préalablement signé de la hiérarchie.
Les dépenses effectuées : Tous les justificatifs doivent être présentés aux services concernés, pour
les dépenses effectuées dans le cadre du service avec des fonds de la C.E.B. Aussi, aucune dépense
effectuée par un employé avec son propre argent ne pourra être remboursée par l’organisation sans
la présentation de ces justificatifs. Tous les rapports de dépenses doivent être signés par le
superviseur, pour accord. Ils doivent être déposés aux services concernés dans les 5 jours ouvrables
suivant les dépenses engagées. Toutefois, des exceptions dans la présentation de reçus ne sont pas
tolérées.
66
CHAPITRE VI. LA GESTION DES COMPTES BANCAIRES
La C.E.B. a ouvert des comptes qui permettent de faire les opérations avec d’autres
institutions financières.
Ces comptes enregistrent :
� les remises de chèques bancaires ;
� les remboursements ou déblocages de crédits sur le compte bancaire ;
� le paiement des dépenses ;
� les subventions par voie bancaire ;
� les dons d’immobilisations éventuelles ;
� les approvisionnements de caisse.
Chaque opération passée à la banque sera appuyée par une pièce justificative qui sera suivie
par un extrait bancaire.
Les instruments en usage sont les suivants :
1) le chèque, signé par au moins trois personnes, il sert à autoriser le déblocage des fonds à la
banque pour les paiements autorisés par la CEB.
2) Le bon de sortie qui permet la sortie d’un ordre de paiement. On y enregistre le numéro de
l’Ordre de Paiement sorti, le nom du bénéficiaire, le numéro du compte mouvementé, le libellé
ainsi que le montant à débloquer.
3) L’autorisation de chèque est un document qui permet de sortir un chèque. elle porte le numéro
du chèque sorti, le nom du bénéficiaire, la date d’émission ainsi que le montant en lettres et en
chiffres de la somme à débloquer. Le document portera la signature du Gérant.
Pour le fonctionnement de ses comptes, un chéquier permet de faire les opérations de retraits
ou de paiement par banque. Le service de comptabilité prépare le chèque qui sera signé et approuvé
par les mandataires de la CEB. Ce n’est qu’au moment où toutes les signatures autorisées seront
apposées que le détenteur pourra se présenter à la banque pour paiement. Dans le cadre du suivi de
la gestion quotidienne des comptes bancaires, il est recommandé de tenir régulièrement le (les)
livres de banque. Son fonctionnement est décrit ci-après :
67 - à l’émission d’un chèque, il enregistre l’opération ;
- à la réception d’un extrait bancaire, le comptable devra vérifier s’il y a une correspondance entre
l’entrait et le chèque et après il passe l’écriture dans le livre de banque. Le livre de banque porte
la date, le libellé, le montant se trouvant sur l’extrait et le solde actuel de ce compte bancaire.
- Une réconciliation bancaire mensuelle est obligatoire pour rapprocher le livre de banque au
compte en banque.
- Lors des réunions du CA, le Gérant doit présenter une situation réelle de la trésorerie de la CEB
sur base des historiques des comptes à faire imprimer à la fin da chaque mois. Il incombe au
Gérant de la CEB de retirer les carnets des chèques ainsi que l’impression des historiques des
comptes. Il doit également garder les carnets et faire sortir un à un dans la comptabilité. Ces
derniers doit vérifier les souches âpres retrait du cheque avant classement. Tous les chèques
annulés doivent être attaché à leur souche respective.
68 CHAPITRE VII. LA GESTION DES COMPTES « CAISSE »
La Gérance dispose d’une petite caisse de 50.000 frw pour les petites dépenses qui ne dépasse pas
10 000 Frw.
Les instruments en usage sont les suivants :
- le livre de caisse (module de caisse) pour enregistrer toutes les recettes, les dépenses dans le
logicielle.
- le bon de dépense qui doit être préparé par le Gérant, approuvé par le Vice président ou le
trésorier du CA.
- le formulaire de réapprovisionnement de la caisse qui montre le montant restant dans la caisse et
les besoins en réapprovisionnement ;
69
CHAPITRE VIII. CLOTURE DE L’EXERCICE COMPTABLE
8.1. Méthodologie générale
Annuellement, à la clôture de l’exercice financier, le Gérant, organise la clôture de
l’exercice comptable comme suit :
- Le Comptable prépare la liste exhaustive des épargnes en précisant les numéros de comptes, le
nom du client, le solde initial, le total des mouvements de la période et le solde final qui doit
coïncider avec le solde figurant sur la fiche d’épargne du client.
- Le comptable dresse la liste des crédits en cours au 31 décembre en expliquant le client, son
numéro de compte, le montant du crédit octroyé, la date d’octroi, le montant remboursé en
capital, en intérêts et le montant restant à rembourser.
- Le Gérant dresse la liste respective des débiteurs et des créditeurs.
- Le Gérant effectue le rapprochement bancaire de tous les comptes de la C.E.B. à cette date et il
en informe le Gérant.
- Le Gérant procède à l’inventaire physique de tous les biens mobiliers et immobiliers de la
C.E.B. Il calcule en même temps les amortissements.
Autres actions à effectuer :
• liquider le plus possible les comptes en suspens, sinon détailler le contenu de chaque
compte ;
• vérifier et approuver le contenu de chaque compte ;
• calculer les intérêts créditeurs à percevoir sur les comptes bloqués ;
• s’assurer des dettes/créances éventuelles à l’égard des tiers ;
• procéder aux écritures de régularisations ;
• établir les états financiers ;
En Janvier de l’année suivante, le rapport annuel d’activité et financier de la C.E.B., le
rapport d’audit externe doivent être soumis au Conseil d’Administration. Ainsi, l’exercice de
l’année écoulée est clôturé.
70 8.2. Les inventaires de fin d’exercice
8.2.3. Inventaire des immobilisations
A la fin de l’exercice, l’on procèdera à faire une liste complète des immobilisations en tenant
compte des dates et de leurs valeurs d’acquisition (même estimatives).
8.2.4. Inventaire des stocks
A la fin de l’exercice, pour chaque article détenu en stocks, l’on procèdera à l’inventaire des stocks
comme suit :
- Vérifier le solde arithmétique issu des mouvements d’entrée et de sortie de l’article en stocks
pour dégager le solde théorique.
- Procéder au décompte physique pour chaque article pour lequel il existe encore des éléments
dans les stocks.
- Dresser la fiche de stocks de fin d’exercice.
8.3. Les écritures de régularisation
Ces écritures ont pur but de rectifier, de régulariser les comptes afin que les états financiers
représentent fidèlement la réalité.
Les prévisions pour dépréciation (provision pour diminution d’actif) consistent à corriger
certains éléments d’actif afin de présenter un bilan sincère et aussi exact que possible.
La règle de prudence veut, qu’en comptabilité, on n’anticipe jamais les profits mais qu’en
revanche, une charge soit prise en considération dès qu’elle devient probable ; les moins-values
seront donc comptabilisées l’année de leur réalisation effective.
Les provisions ont un caractère définitif, par suite, si le montant de la provision est inexact,
il doit être ajusté pour le rendre conforme à la réalité.
Pour le cas du stock après l’inventaire physique, la différence entre le stock réel et le stock
théorique comptable sera réajustée.
Les charges ou produits comptabilisés d’avance, durant l’exercice se rapportent le plus
souvent à l’exercice en question ; cependant, des charges/produits se rapportant en totalité ou en
partie à l’exercice suivant peuvent être comptabilisés au cours de l’exercice. Il convient de diminuer
les charges/produits de la période des montants correspondants.
71 Charges à payer ou produits à recevoir, il se peut que des charges ou des produits afférents à
l’exercice n’aient pas encore été comptabilisés en fin de période, il convient donc d’augmenter les
comptes de charges/produits de la période des montants correspondants.
Après avoir passé les écritures de régularisations au journal, on doit les reporter au grand-
livre et dresser une balance de vérification régularisée. C’est cette dernière, après mise à jour des
comptes de situation qui sert de base à l’établissement des états financiers.
8.4. Le calcul des amortissements
L’amortissement est la constatation comptable de la perte subie sur la valeur d’actif des
immobilisations qui se déprécient avec le temps. Les actifs visés sont les facteurs de production qui
seront utilisés, par la C.E.B., lors des plusieurs cycles d’exploitation et qui se déprécient
inéluctablement avec le temps (les terrains sont, en principe, non amortissables). Le coût
d’acquisition sera réparti sur la durée pendant laquelle le bien concourra à procurer des revenus à la
C.E.B.
La charge annuelle d’amortissement sera constatée dans un compte de charge
d’exploitation : on débitera le compte 68 dotations aux amortissements par le crédit du compte
amortissement des immobilisations.
Le coût d’acquisition comprend le prix d’achat du bien, les frais de transport, les frais
d’installation et de montage. On est donc conduit à faire une durée d’utilisation, durée qui sera
fonction de la dépréciation résultant de l’usure mais également du vieillissement dû au progrès
technique. Cette durée pourra être sensiblement différente d’une entreprise à l’autre suivant
l’intensité d’utilisation prévue, les politiques d’entretien et de remplacement.
L’amortissement ne doit, en principe, être calculé qu’à partir du jour où le bien a commencé
à être utilisé. Lorsque l’acquisition a lieu en cours d’exercice, l’estimation de l’amortissement doit
être faite au prorata du temps d’utilisation réel. En général, pour le cas de la C.E.B., il est conseillé
d’utiliser la méthode constante ou linéaire qui consiste à répartir par fractions égales sur toute la
durée de l’utilisation.
Le Ministère des Finances en collaboration avec l’Office Rwanda des Recettes ont mis en
place la durée et ce taux applicable pour le cas du Rwanda.
72 Bâtiments (terrain non compris) Durée Taux d’amortissement
- en matériaux durables 20 ans 5
- en matériaux semi-durables 10 ans 10
- en matériaux non durables 5 ans 20
Matériel et outillage
- Matériel fixe (machines industrielles) 7 ans 15
- Matériel informatique 3 ans 33,33
- Matériel de bureau 5 ans 20
Autres immobilisations (moyen de transport)
- Voiture particulier ou de tourisme 5 ans 20
- Véhicules, camions, camionnette,
minibus 4 ans 25
- Voiture à usage de taxi ou
auto-école 4 ans 25
- Mobilier 10 ans 10
- Agencement, installation 10 ans 10
- Brevets 5 ans 5
- Frais d’établissement 5 ans 5
Le tableau d’amortissement doit comprendre obligatoirement :
- la liste exhaustive des biens mobiliers et immobiliers ;
- leurs dates d’acquisition ;
- leurs valeurs d’achat (coût d’acquisition)
- le total des amortissements pour les exercices antérieurs (amortissements cumulés) ;
- la dotation annuelle
- la valeur comptable nette (V.C.N.).
8.5. Les comptes caractéristiques de gestion
A la fin de l’année, le Gérant détermine le résultat d’exploitation de l’exercice clôturé ; il
ordonne toutes les dépenses et les recettes en suivant les étapes en dessous :
73 8.5.1. Détermination de la marge brute
Il s’agit du stock initial au 01 janvier de l’année en cours plus les achats de l’exercice moins
le stock final au 31 décembre de l’année en cours qui donnent le stock vendu en faisant la différence
avec la vente de l’exercice pour obtenir la marge brute.
8.5.2. Détermination de la valeur ajoutée
On considère les fournitures de bureaux, carburant et lubrifiant, entretien et réparation, frais
P.T.T. et autres services consommés.
8.5.3. Détermination du résultat d’exploitation
On tient compte des assurances, salaire du personnel, les amortissements et provisions, les
impôts et taxes, et les autres charges et on fait la différence avec les produits et profits de l’exercice,
pour obtenir le résultat.
8.5.4. Inventaire des stocks
Pour présenter les états financiers, il faut respecter les structures suivantes :
- Présenter la balance avant régularisation ;
- Faire les inventaires et calculer les amortissements et provisions ;
- Faire les corrections et les régularisations ;
- Présenter la balance après régularisations ;
- Déterminer le résultat d’exploitation.
Les états financiers doivent comprendre obligatoirement :
- Le Bilan de la C.E.B. au 31 décembre ;
- L’état des résultats pour l’exercice écoulé ;
- Le tableau des ressources et emplois des fonds ;
- Le tableau d’exécution du budget ;
- La situation patrimoniale de la C.E.B.
Chacune de ces situations doit être accompagnée de notes explicatives appropriées. Le
rapport financier doit être disponible avant le 01 février de l’année suivante.
74 CHAPITRE IX : LA CONFECTION DES RAPPORTS FINANCIERS PERIODIQUES
9.1. Types de rapports
Le Gérant de la C.E.B. est tenu de transmettre périodiquement les rapports indiqués dans le tableau
ci-après :
9.1.1 Chaque mois
Type de rapport 1. Liste des crédits du mois 2. Listes des retraits divers 3. Trésorerie 4. Les arriérées de paiement 5. Rapport des ratios
L’intéressé - C.A - C.A - C.A - CA - C.A
Date limite Dernier mardi du mois Dernier mardi du mois Dernier mardi du mois Dernier mardi du mois Dernier mardi du mois
Le comptable de la C.E.B. est tenu de préparer et de transmettre périodiquement les rapports
indiqués dans le tableau ci-après :
1) Chaque mois
Type de rapport 1. Rapprochement bancaire 2. Rapport des retenus aux institutions
partenaires 3. Balance de vérifications des comptes 4. Liste des retrais divers 5. Liste des crédits du mois
L’intéressé - Gérant - Gérant
- Gérant - Gérant - Gérant
Date limite Fin du mois 15 de chaque mois Fin du mois 20e jour du mois 20e jour du mois
9.1.2 Chaque trimestre
1. Rapport d’Exécution Budgétaire 2. Rapport des crédits douteux 3. Rapport des recouvrements des crédits douteux 4. Rapport d’évaluation des performances
(Imihigo)
C.A C.A C.A C.A
Fin chaque trimestre ; Fin chaque trimestre ; Fin chaque trimestre ; Fin chaque trimestre
9.1.3 Chaque année
1. Le rapport de contrôle interne 3. Le portefeuille du crédit 4. Le bilan 5. Le compte de résultat
C.A C.A C.A C.A
Trimestriel 15/01/année 15/01/année 15/01/année
75 9.2. Procédure d’élaboration des différents rapports
9.2.1 Liste des crédits du mois
La liste des crédits du mois, rapporte tous les Prêt ordinaire urgent, les Prêt spécial et sociaux
octroyés jusqu’au 15 de ce mois ainsi que les demandes de Prêt ordinaire de ce mois. Il est préparé
par le comptable de la CEB, vérifié par le Gérant et approuvé par le trésorier.
9.2.3 Listes des retraits divers
La liste des retraits divers rapporte tous les retraits sur l’épargne jusqu’au 15 de ce mois. A savoir,
les retraits épargne, les retraits 1/3, les retraits part social, les retraits intérêt retournés ainsi que les
retrait reliquats. Il rapporte également dans une autre rubrique toutes les dépenses d’exploitation
effectué dans ce mois. Préparé par le comptable de la CEB, il est vérifié par le Gérant et approuvé
par le trésorier.
9.2.4 Trésorerie et payement institution
Le rapport de trésorerie rapporte les soldes des comptes bancaires de la CEB le jour de la réunion
du Conseil d’administration. Il rapporte également le paiement des institutions partenaires de la
CEB des retenues de leurs salariés.
9.2.5 Les arriérés de paiement
On détermine les arriérés sur base des contrats des crédits accordés envers les clients en consultant
la date d’échéance. Seront considérés comme des arriérés, les montants non remboursés et dont les
échéances prévues sont dépassées.
9.2.6 Rapport sur les Ratios
Il existe deux types de ratio :
Le ratio de liquidité
Ce ratio est défini comme étant le rapport entre l’actif disponible à court terme et/ou mobilisable à
court terme et le passif exigible à court terme, y compris les engagements par signature en faveur ou
d’ordre de la clientèle substitutive de crédit et susceptible de se concrétiser dans un délai d’un mois.
En tout temps, toute institution de micro finance doit maintenir ce ratio à un minimum de 100%.
76
Ratio de solvabilité
C’est le rapport des fonds propres sur le Total Actifs (Fonds propres/Total Actifs). En tout temps,
toute institution de micro finance doit maintenir ce ratio à un minimum de 20%.
9.2.7 La balance vérification du mois
C’est un tableau synthétique qui montre la situation comptable mensuelle d’une institution. Elle
reprend d’abord les intitulés et les numéros des comptes généraux ainsi que leurs totaux (débits et
crédits) de soldes initiaux. Ensuite, pour déterminer les totaux des mouvements de la période, on
additionne tous les mouvements des débits et des crédits des comptes et ces premiers sont ajoutés
aux totaux des soldes à l’ouverture pour donner les totaux des débits et des crédits de tous les
comptes des mouvements patrimoniaux et de gestion à la date considérée. En outre, on détermine
les soldes débits et crédits à partir des soldes à l’ouverture et des totaux débits et totaux crédits et
enfin on totalise toutes les colonnes en vérifiant l’égalité des totaux obtenus en débits et crédits.
La situation des risques
C’est le rapport entre le volume des crédits accordés et le volume des dépôts.
9.2.8 Rapport d’Exécution Budgétaire
Le Gérant présente trimestriellement une balance de vérification ainsi que les états
budgétaires au plus tard le 15 du 4 mois suivant afin que le CA puisse s’assurer du respect des
prévisions budgétaires lors de la réunion de planification trimestrielle. Ils constatent les écarts
budgétaires et proposent au Conseil d’Administration des mesures pour redresser la situation.
9.2.9 Le rapport de contrôle interne
Préparé par le Conseil de surveillance, il est présenté à la réunion du Conseil d’administration au
plus tard le 15/Décembre de chaque année.
9.2.10 Le portefeuille du crédit
La somme totale investit dans les crédits en circulation chez les clients.
77 9.2.11 Le bilan
Un bilan comptable est un document qui synthétise à un moment donné ce que l'entreprise
possède, appelé "actif" (terrains, immeubles, etc.) et ses ressources, appelé "passif" (capital,
réserves, crédits, etc.). Le bilan est une synthèse des biens (ce que possède) et des dettes de
l’entreprise (ce que doit).
9.2.12 Le compte de résultat
Le compte de l'exploitation ou compte de résultat est un état financier qui reprend d'une manière
globale les produits et les charges ainsi que les résultats réalisés, durant une période par une
entreprise généralement une année. Le compte de résultat est un document comptable synthétisant
l'ensemble des charges et des produits d'une entreprise ou autre organisme ayant une activité
marchande, pour une période donnée, appelée exercice comptable. Ce document donne le résultat
net, c'est-à-dire ce que l'entreprise a gagné (bénéfice) ou perdu (perte) au cours de la période, lequel
s'inscrit au bilan.
9.2.13 Rapport des recouvrements des crédits douteux
Les membres qui démissionnent de la CEB sans avertir, l’épargne de leur cautionnaires est saisi au
bout de 3 mois sans remboursement. Le Gérant prépare trimestriellement le rapport d’exécution de
ce saisi à présenter à la réunion du CA de planification trimestrielle.
9. 2.14 Rapport d’évaluation des performances (Imihigo)
Avant la présentation du Bilan de la CEB a tous les membres lors de l’assemble Générale, le CA et
le personnel de la CEB se réunissent dans une retraite et établissent des Performances à réaliser
(Imihigo). Le Gérant présente trimestriellement à la réunion du CA de la planification trimestrielle
le rapport de suivi et évaluation de ces performances.
78
CHAPITRE X. LE CLASSEMENT DES DOCUMENTS COMPTABLES
Pour une bonne gestion financière, personne ne peut ignorer l’importance d’un bon
classement des pièces comptables. C’est le fondement même de la comptabilité, les pièces
justificatives constituent les documents de base de la comptabilité sans lesquels, il ne peut y avoir
d’enregistrement comptable. Le principe est que toute sortie et toute entrée de fonds au sein de la
C.E.B. doit être sanctionnée par une pièce justificative. Ainsi, les documents comptables doivent
être protégés contre la perte, la destruction ou l’altération. Elles doivent être prévues, numérotées
et classées chronologiquement sur base annuelle, selon l’exercice financier, pendant au moins
une période de dix ans. Toutefois le service qui voudrait avoir son propre classement pour des
raisons d’accès facile peut créer ses propres copies. C’est le secrétaire de la CEB qui se charger de
l’archivage des documents.
Les extraits ou relevés bancaires sont classés mensuellement dans les classeurs appropriés après que
la conciliation bancaire soit faite par le gérant, vérifiée et approuvée par le Trésorier.
Huye, le……/……./……
UWIZEYIMANA Théogène
Président du Conseil d’Administration de la CEB
79
ANNEXES
II
Modèle 1 : PIECE DEBOURSEE PIECE DEBOURSE No:…….
Banque………………………………….. N° Bénéficiaire……......
Date de Paiement………………………. N° Chèque…………...
Bénéficiaire :……………………………………
Signature:……………………………………...
Préparé
par
Gérant
de la CEB
Président
de la CEB
Trésorier
de la CEB
Contrôlé
Par
Administrateur
Signataire
N° DES COMPTES
INTITULE
DEBIT
CREDIT
LIBELLE TOTAL TOTAL
3 Modèle 2 : REQUISITION D’ACHAT
Date :……………………………………..
SERVICE DEMANDEUR :……………………………………………………………
MOTIF
…………………………………………………………………………………………………………
…………………………………………………………………………………………………………
…………………………………………………………………………
Total des dépenses…………………………………………………………………………
Signatures et autorisations requises :
Vice-président CEB ou Trésorier CEB
4 Modèle 3 : REQUISITION DE TRANSPORT (Valable pour les déplacements de service au Rwanda) Date :…………………………………….. Nom du voyageur :…………………………………………………………… But du voyage : ……………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………… Total des dépenses……………………………………………………………………… Signatures et autorisations requises : Vice-président CEB ou Trésorier CEB
REQUISITION DE TRANSPORT (Valable pour les déplacements de service au Rwanda) Date :…………………………………….. Nom du voyageur :…………………………………………………………… But du voyage : ……………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………… Total des dépenses……………………………………………………………………… Signatures et autorisations requises : Vice-président CEB ou Trésorier CEB
5
Modèle 4 : ORDRE DE MISSION
(Valable pour les déplacements de service au Rwanda)
Nom du voyageur :…………………………………………………………… Service :……………………………………………………………………… Date de Départ :……………………………………………………………… But du voyage : ……………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………… Prévisions des dépenses Mission avec logement :……………………. Mission sans logement :……………………. Autre Dépenses : - ……………………………………………………………………….. -…………………………………………………………………………. -…………………………………………………………………………. Total des dépenses………………………………………………………………………… Montant en lettres :…………………………………………………………………………
Signatures et autorisations requises :
Président CEB Trésorier CEB Administrateur Signataire
Ou Vice-Président
NB : Avant de quitter l’endroit ou s’effectue la mission, demandé d’apposer le cachet du service
visité.
6
Modèle 5 : CONTRAT D’EPARGNE
CONTRAT D’EPARGNE N°.………………
Je soussigné ……………………………………………………………………………
(Noms) (Prénom)
Employé de l’UNR., CHUB., CHUK., MS/UNR., IRST, LABOPHAR, INMR (
………………………) ayant le compte à CEUNR, BK Butare Compte N° 84.689/25 autorise
les services de la Comptabilité à déduire mensuellement de mon salaire
Une somme de……………………………………………………….Francs rwandais (En toutes
lettres) ……………………Frw( en chiffres ) et ce à partir du mois de ……………………20….au
profit du compte N° 84.689/25 de la Caisse d’Entraide de Butare à la Banque de Kigali à Butare. Ce
montant constituera ma cotisation mensuelle dans l’association. Conformément au Règlement
Intérieur de la Caisse d’Entraide, je m’engage à ne retirer cette somme que dans les modalités
stipulées dans ce Règlement. La Caisse d’Entraide, représentée par le Président du Conseil
d’Administration, s’engage à me verser mon dû, c’est-à-dire la somme de toutes les cotisations que
j’aurais versée à l’expiration de mon contrat de Travail avec l’UNR.,CHUB.,CHUK, MS/UNR.,
IRST, LABOPHAR., à ma démission ou expulsion de la Caisse d’Entraide tel que prévu par le
Règlement Intérieur. En outre, je m’engage à suivre tout ce qui est régissant cette association.
Nom ………………………………………………………..
Prénom ……………………………………………………
District …………………………………….. …………….
Province ……………………………………......................
N° Carte d’Identité ………………………………….…..
Signature ……………………………………….…………
Pour le Conseil d’Administration de la Caisse d’Entraide de Butare
Le Président ……………………………………………………………………….. Signature
(Nom ) (Prénom)
7 Modèle 6 : CONTRAT DE PRET
CONTRAT DE PRÊT N°………………
Entre (Mme) (Mlle) (Mr) (Nom) …………………………ayant le numéro d’adhésion no………… Domicilié ‘( ‘District) …… …………………... Province …………………………….. Membre de la Caisse d’Entraide de Butare, d’une part : Et le Conseil d’Administration de la Caisse d’Entraide de Butare représenté par son Président d’autre part. IL EST CONVENU CE QUI SUIT : Art.1 : (Mme) (Mlle) (Mr) : …………………………………………………… employé (e) de L’U.N.R. CHUB , IRST, MS UNR , LABOPHAR, INMR, CHUK …………………………… reçoit un prêt de …....………………………………………….…………………………...... .......................................................................................................francs Rwandais Chèque N° ………………………… remboursables en ……………tranche de ………………………Francs Rwandais par mois avec un intérêt de …………………Francs Rwandais à déduire sur la somme prêtée. Art 2 : Le débiteur s’engage à payer ces tranches à partir du mois de ………………….200 Jusqu’au mois de ………………20… étant entendu que l’échéance totale est de ……… mois. Art 3 : il s’engage à rembourser les dites tranches conformément aux clauses du règlement intérieur de la Caisse d’Entraide de Butare, surtout en son article 54 (a-b-c-d-e-f-g), les cautions étant soumises au même règlement. En outre, le débiteur ne peut pas prétendre démissionner de la C.E.B. avant l’épuration de la dette. Art 4 : Dans le contrat de Prêt qu’il signe, l’emprunteur autorise la Caisse d’Entraide de Butare de prélever sur son solde à l’U.N.R., l’I.R.S.T., MS UNR, LABOPHAR, CHUK, INMR ou le C.H.U. B (salaire, préavis, congé payés, etc.) le montant qui reste à payer dans le cas où il finit son contrat de travail avec l’U.N.R., l’I. R.S.T., MSUN, LABOPHAR, CHUK, INMR ou le C.H.U. B. Art 5 : Le contrat de prêt et de remboursement autorise la Caisse d’Entraide de Butare à bloquer, à son profit, les comptes de l’emprunteur et des cautionnaires jusqU’à concurrence du montant dû par l’emprunteur à la Caisse d’Entraide de Butare. Art 6 : Tout litige ou contestation résultant de l’application et de l’interprétation du présent contrat seront de la compétence exclusive des tribunaux rwandais compétents en la matière. Art 7 : Cet emprunt est cautionné par : 1) ………………………………………………………………………………………………
2) ……………………………………………………………………………………………… (Noms et Prénoms) (District) (N° C.I.) (Service) (Signature) et l’ont signé en présence du Membre du Conseil d’Administration. ………………………………………………………………………………………………… Art 8 : L’emprunteur s’engage à remplacer chaque cautionnaire qui se trouve dans l’impossibilité de continuer à cautionner cette dette. Art 9 : Ce contrat est fait en deux exemplaires à distribuer entre les deux parties contractantes. L’Emprunteur Nom …………………………………..………... Fait à Butare, le …………………. Prénom ………………………………..………. Pour le Conseil d’Administration de la CEB District……………………………. Président : Nom …………………………… Province……………………………… ………. ou V/Président Carte d’Identité N°………………………………. Trésorier : Nom ……………………………. Signature………………………………………… Trésorier Adjoint Administrateur : Nom ……………………..
8
Modèle 7 : CONTRAT DE TRAVAIL
CONTRAT DE TRAVAIL
Entre la Caisse d’entraide de Butare « CEB » ayant son siège social à Huye et représenté par le
Président du conseil d’Administration UWIZEYIMANA Théogène,
désignée ci-après par le terme « EMPLOYEUR » d’une part
et Mr/Mme/Mlle.........................................................................né(e)le..............................à.............
Fils/Fille de :...........................................................................et de ..................................................
marié(e)-célibataire-veuf (ve)-divorcé(e) nombre d’enfants :..............de
nationalité :.................................. résidant à : ...........................................portant la carte d’identité
n°:........................................., désigné(e) par le terme « EMPLOYE », d’autre part et se déclarant
libre de tout engagement ;
a été établi le présent contrat régi par la loi N° 13/2009 DU 27/05/2009 portant règlement du travail
au Rwanda ainsi que par les textes pris pour son exécution.
Article I : Durée du Contrat
Le présent contrat a été établi pour une durée indéterminée et prend cours à partir du
............/.................../..................;
Le présent contrat ne deviendra définitif qu’à l’expiration de la période d’essai de …..........se
terminant le......../.........../.............. sous réserve de l’approbation d’engagement par l’Assemblée
Générale.
Article 2 : Nature du travail
L’employé exercera sous le contrôle de ses supérieurs hiérarchiques la fonction de :
............................................catégorie : ......................
Une description détaillée des tâches de l’employé est annexée au présent contrat et en constitue une
partie intégrante.
9 Article 3 : Période d’essai
La période d’essai est de : .......................... mois. En cas de résiliation de contrat par l’une et l’autre
partie, l’employeur n’a aucun préavis à donner ; en plus du salaire, aucune indemnité ne sera due
autre que celle compensatrice des congés payés au prorata du temps de service.
L’employé n’a aucun préavis à donner; il annonce son arrêt de service dans un délai de quarante-
huit heures par lettre adressée à son employeur avec motif de son départ.
Article 4 : Rémunération et indemnités
La rémunération mensuelle est fixée à un salaire brut de .................................................................
…………………………………………………………………….(…………………..Frw) pour la
durée légale du travail, sans préjudice de la déduction régie par la réglementation du Rwanda.
En tant qu’employé de catégorie :................, l’employé a droit aux avantages supplémentaires
suivants :........................................................................................................................................
Article 5 :Obligations de l’employé
L’employé s’engage à :
− S’acquitter avec zèle et fidélité des attributions qui lui sont confiées et à se rendre en tous
lieux où l’employeur aura besoin de ses services;
− Apporter tous ses soins à l’utilisation rationnelle de tout matériel qui lui a été confié;
− S’interdire de divulguer (pendant ou après son temps de travail) tout renseignement de
nature confidentielle et garder le secret professionnel. La violation du secret professionnel
est une raison suffisante de licenciement de l’employé ;
− Consacrer tout son temps dans la limite des règlements en vigueur au service de
l’employeur;
− Respecter et se conformer aux décisions de ses supérieurs et aux règlements de la CEB.
10
Article 6 : Obligations de l’employeur
L’employeur s’engage à :
− Respecter la législation du travail dans le pays et les règlements portant déclaration de la
politique de la CEB à l’égard de ses employés.
- Payer à l’employé le salaire mensuel fixé au présent contrat pour la durée légale de travail
majorée selon les dispositions de la loi et des indemnités reconnues au contrat et aux
règlements portant déclarations de la politique de l’employeur à l’égard de ses employés ;
- Donner des instructions nécessaires, diriger et surveiller le travail presté ;
- Eviter tout ce qui peut nuire à la vie de ses employés et à l’environnement.
Article 7 : Résiliation du contrat après la période d’essai
Le contrat pourra à tout moment être résilié par l’une ou l’autre partie moyennant un préavis de :
................... jours calendriers conformément à la loi ;
Il pourra être rompu sans préavis en cas de faute lourde, suivant ce qui est prévu dans le manuel de
procédures du personnel de la CEB et dans le Code du Travail en vigueur et sous réserve de
l’appréciation de la juridiction compétente en ce qui concerne la gravité de la faute.
Article 8 : Litiges
Le tribunal compétent dans les différends nés à l’occasion de l’exécution du présent contrat est celui
du lieu de travail si une tentative de conciliation devant l’Inspecteur du travail n’a pas pu aboutir à
un accord.
Article 9 : Dispositions générales et transitoires
Les documents, dossiers, livres et articles de travail sont la propriété de l’employeur. La personne
qui n’est plus au service de la CEB doit restituer les documents, dossiers, livres et articles qui
seraient à sa disposition avant son départ. Toute publication en rapport avec les travaux de la CEB
par un ex-employé est la propriété de la CEB reprise pour une période d’un an à compter de la date
de départ de cet employé.
11 Pour ce qui n’est pas précisé dans le présent contrat, les parties s’en remettent aux dispositions
légales et réglementaires en vigueur, aux règlements d’ordre intérieur et au manuel de procédure de
la CEB applicables à ses employés ou encore aux usagers.
Sans préjudice aux lois et règlements en vigueur au Rwanda, la CEB n’a à l’égard de l’employé
aucune obligation ou responsabilité présente ou antérieure que celle définie par le présent contrat.
L’Employé certifie avoir pris connaissance de sa description des tâches, des lois et règlements
portant déclarations et explications de la politique de la CEB à l’égard de ses employés avant la
signature du Contrat, et les considère comme partie intégrante de ce contrat.
Article 10 : Nombre d’exemplaires
Le présent contrat est établi en 2 exemplaires dont une copie est réservée à l’employeur et une autre
à l’employé.
Fait à Huye, le ..........................................
LU ET APPROUVE
L’EMPLOYEUR L’EMPLOYE
Nom et Prénom. Nom et Prénom.
…………………………………………….. …………………………………….
Fonction
……………………
Signature………….. Signature ………………..
12 Modèle 8 : ENETE
