Manuel de Procedures Applicable à l’Execution Nationale, Madagascar (Août, 2007)

8/8/2019 Manuel de Procedures Applicable lExecution Nationale, Madagascar (Aot, 2007)

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MANUEL DE PROCEDURES

Applicable

LEXECUTION NATIONALE

MADAGASCAR

Aot 2007

REPOBLIKAN'I MADAGASIKARA

Tanindrazana-Fahafahana-Fandrosoana


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Manuel Nex

SOMMAIRE

INTRODUCTION ................................................................................................................................... 1DEFINITION ET PRINCIPES DE BASE DE LEXECUTION NATIONALE : .................................. 21. LES ACTEURS ET LEURS ROLES DANS LA MISE EN UVRE DES PROJETS APPUYESPAR LE PNUD ....................................................................................................................................... 1

1.1. LES MCANISMES INSTITUTIONNELS................................................................................................. ........ 11.1.1. Le Comit de Programme de pays................................................................................. 31.1.2. Le Comit de rsultats ................................................................................................... 3

1.1.3. Le Comit de projet ....................................................................................................... 41.1.4. Partenaire de ralisation /Entit dexcution ou partenaire de mise en uvre du projet..4

1.1.5. Lquipe du projet : ....................................................................................................... 51.2. LAPPUI AU PROJET PAR LE PNUD .......................... ................................................................................. 6

1.2.1. Le Charg de programme .............................................................................................. 61.2.2. Le Bureau du PNUD ..................................................................................................... 6

1.3. LAPPUI DES AUTRES AGENCES DU SYSTME DES NATIONS UNIES ......................................................... 62. LES OPERATIONS DE DEMARRAGE DU PROJET ...................................... ........................... 7

2.1. LORIENTATION DU PROJET................................................................................................ ....................... 72.1.1. La runion dorientation ................................................................................................ 72.1.2. Communication dinformation au PMO ........................................................................ 7

2.2. LACTIVATION DU PROJET.................................................................................................. ....................... 92.2.1.

Nomination du Directeur national et du Gestionnaire national du Projet : ................... 9

2.2.2. Suivi optionnel et agences consultatives: ...................................................................... 92.3. LA PLANIFICATION ......................................................................................... ......................................... 10

2.3.1. Plan de travail pluriannuel ............................................................................................102.3.2. Plan de travail annuel ...................................................................................................102.3.3. Plan de travail trimestriel .............................................................................................112.3.4. Prvisions de dpenses : ...............................................................................................11

2.4. FORMATION DTAILLE DU PERSONNEL DU PROJET EN CE QUI CONCERNE LES PROCDURES DE NEX . 112.5. MISE SUR PIED DU BUREAU DU PROJET ....................................................................................... ........... 112.6. LISTE DE VRIFICATION POUR LE DMARRAGE ...................................................................................... 12

3. REVISION DU BUDGET ....................................... ........................................... ..........................134. GESTION DES ACHATS ET DES CONTRATS ........................................................................145. GESTION DU MATERIEL ..........................................................................................................16

5.1. PRINCIPES GNRAUX ........................................................................................................ ..................... 165.2. LA GESTION DES STOCKS, DES QUIPEMENTS ET LA MAINTENANCE DU PATRIMOINE DU PROJET .......... 16

5.2.1. La gestion des stocks ....................................................................................................165.2.2. Principes rgissant la gestion du carburant : ................................................................175.2.3. Principes rgissant la gestion des quipements durables : ..........................................17

5.3. PRINCIPES RGISSANT LA GESTION, LA MAINTENANCE ET LA SCURIT DES VHICULES ET DESPERSONNES TRANSPORTES ............................................................................................. ....................................... 17

5.3.1. Les principes gnraux .................................................................................................175.3.2. La maintenance des vhicules ......................................................................................185.3.3. La scurit des vhicules et des personnes transportes .................................... ...........185.3.4. Attitudes observer en cas daccidents, de panne, ou de contrle routier ...................195.3.5. Dispositions relatives aux incidents .............................................................................19

6. GESTIONS DES RESSOURCES HUMAINES ...........................................................................206.1. LE PERSONNEL IMPLIQU DANS LE PROJET ............................................................................................. 20

6.1.1. Le Personnel du Projet (PP) : .......................................................................................206.1.2. Le Personnel recrut sur une base temporaire (PBT) : ...................................... ...........206.2. LE RECRUTEMENT .......................................................................................... ......................................... 20

6.2.1. Le principe de base du recrutement ...................................... ........................................206.2.2. Le processus de recrutement ........................................................................................21

6.3. LES SALAIRES ET LES INDEMNITS............................................................................................. ............. 236.3.1. Dtermination du salaire : ............................................................................................236.3.2. Gestion des prsences et mode de paiement : ..............................................................236.3.3. La scurit sociale ........................................................................................................23

6.4. LES CONGS ................................................................................................... ......................................... 23


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6.4.1. Le cong annuel ........................................... ........................................... ......................236.4.2. Le cong de maladie .....................................................................................................246.4.3. Le cong de maternit ..................................................................................................246.4.4. Le cong de paternit ...................................................................................................246.4.5. Comptabilisation des congs ........................................................................................24

6.5. LEVALUATION DES PERFORMANCES ET RENOUVELLEMENT DE CONTRAT............................................ 246.5.1. Pour les contrats des consultants/prestataires de services recruts sur une basetemporaire 246.5.2. Pour les contrats de Personnel de Projets .....................................................................256.5.3. Renouvellement de contrat ...........................................................................................25

6.6. SPARATION................................................................................................... ......................................... 256.6.1. Dmission .....................................................................................................................256.6.2. Expiration du contrat ....................................................................................................256.6.3. Rsiliation du contrat avant son terme .........................................................................26

7. GESTION DES VOYAGES ET DES FORMATIONS ................................................................277.1. LES DISPOSITIONS GNRALES................................................................................................... ............. 277.2. LES DISPOSITIONS SPCIFIQUES ................................................................................................. ............. 28

7.2.1. Les dispositions relatives aux formations et aux missions ...........................................287.2.2. Dispositions relatives aux missions lintrieur du territoire national ......................29

8. GESTION FINANCIERE ET COMPTABLE...............................................................................318.1. OUVERTURE ET CLTURE DUN COMPTE BANCAIRE : ............................................................................. 318.2. PLAN DE GESTION DES RESSOURCES FINANCIRES : .... .......................................................................... 318.3. AVANCES DE FONDS : .............................................................................................................................. 328.4. PAIEMENTS DIRECTS : .................................................................................... ......................................... 328.5. ETABLISSEMENT DU RAPPORT FINANCIER : ................................................... ......................................... 338.6. ENGAGEMENT DES FONDS ET PROCDURES COMPTABLES : ................................................................... 338.7. GESTION DES FONDS : ................................................................... .......................................................... 34

8.7.1. Gestion de la caisse du Projet : ...................................... ........................................... ....348.7.2. Gestion des avances de fonds exceptionnelles : ...........................................................348.7.3. Gestion du compte bancaire : .......................................................................................358.7.4. Procdures de dcaissement des fonds des projets NEX ................................... ...........36

9. SUIVI, EVALUATION ET AUDIT .............................................................................................379.1. SUIVI ............................................................................................. .......................................................... 37

9.1.1. Au cours du cycle annuel : ...........................................................................................379.1.2. Annuellement : .............................................................................................................37

9.2. EVALUATION.................................................................................................... ....................................... 379.3. AUDIT.......................................................................................... ............................................................ 38

10. CLOTURE DU PROGRAMME OU DU PROJET ..................................................................39


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INTRODUCTION

Dans le cadre du financement de la coopration au dveloppement, le PNUD Madagascar a adoptl Excution Nationale (NEX) comme modalit dintervention et dappui au GouvernementMalgache. Ladite modalit affirme la responsabilit et lengagement de ce dernier devantlAdministrateur du PNUD quant lutilisation pertinente, efficace et efficiente des ressources pouratteindre les rsultats assigns aux diffrents programmes et projets. Le but ultime vis par cetteapproche est la durabilit et la prennit des actions de dveloppement.

Aussi, sur la base des priorits du Pays, les principaux objectifs de lExcution Nationale sontparticulirement le dveloppement des capacits nationales face aux responsabilits et lobligation derendre compte, ainsi que lappropriation des actions de dveloppement, de la conception lvaluationdeffets et dimpacts, en passant par la mise en uvre et le suivi.

Or, lapplication de la modalit NEX Madagascar depuis quelques annes a rencontr plusieurscontraintes, aussi bien dans la mise en oeuvre que dans la gestion des ressources. Ceci est d aumanque de prcision et lincertitude dapplication entre les procdures du Gouvernement ou cellesdu PNUD, ainsi qu des interprtations contradictoires des textes. Pour ce faire, un atelierdinformation et de formation t organis au mois de mai 2007, conjointement avec le Ministre delEconomie, du Plan, Secteur Priv et du Commerce, par le biais la Direction Gnrale de lEconomie

et du Plan, organe de coordination du Gouvernement, pour changer sur les problmes rencontrs dansla mise en uvre des programmes/projets et trouver les solutions appropries avec les premiersresponsables nationaux des programmes et projets. Llaboration du prsent manuel est donc leprincipal rsultat des recommandations dudit atelier, mais aussi de celles de laudit pour lexercice delanne antrieure.

Les objectifs viss par ce manuel de procdures sont ainsi de fournir les directives et orientations,dharmoniser les rgles et procdures administratives et financires applicables latteinte desobjectifs et rsultats des programmes et projets, et den dfinir les mcanismes et les arrangements degestion. Il nest toutefois pas statique mais transitoire. Il sera mis jour priodiquement pour tenircompte de lvolution des procdures en vigueur.


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LES ACTEURS ET LEUR ROLE DANS LA MISE EN UVRE DES PROJETS APPUYES PAR LE PNUD

DEFINITION ET PRINCIPES DE BASE DE LEXECUTION NATIONALE :

1) On entend par excution nationale le mode oprationnel concert par lequel le paysbnficiaire assume la responsabilit de la gestion et de la ralisation des programmes etprojets appuys par le PNUD (Dcision 92/22 du Conseil dadministration en date du 26 mai1992).

2) On entend par gestion et ralisation, lachat et la fourniture de tout apport ncessaire unprogramme ou un projet, ainsi que leur transformation en produits .

3) Dans sa rsolution 47/199 du 22 dcembre 1992, lAssemble Gnrale a raffirm que lexcution nationale devrait tre la norme pour les programmes et projets appuys par leSystme des Nations Unies, compte tenu des besoins et des capacits des pays bnficiaires .

4) Si lobjectif premier de lexcution nationale demeure le renforcement des capacits nationaleset la durabilit des acquis, ses principes fondamentaux sont :

Lapplication des rgles et procdures du gouvernement, lorsquelles sont compatiblesavec les pratiques internationalement reconnues ; le but tant de faire en sorte quellessoient intgres aux programmes et structures nationaux et conformes ceux-ci ;

Le respect des rgles et rglement du PNUD, lorsque le bureau du pays du PNUD fournitdes services dappui ;

Lexcution nationale dun programme ou dun projet appuy par le PNUD suppose que leGouvernement fasse preuve dun intrt et dune volont dassumer la responsabilit de lagestion du programme ou du projet et quil existe des capacits nationales de gestion(technique, administrative et financire) appropries. A cet effet, une valuation desconditions de dmarrage des entits de mise en uvre est ralise par le PNUD avant ledmarrage des activits du programme/projet. Si lvaluation rvle que ces capacits sontinsuffisantes, le PNUD prvoit un plan de renforcement de capacits qui est intgr auplan annuel de travail ;

Les structures nationales dsignes pour la mise en uvre des programmes/projets doiventtre directement concernes par les activits retenues ;

Lentit de mise en uvre est responsable devant le Reprsentant rsident etlAdministrateur du PNUD de la gestion technique, financire et administrative desprogrammes/projets. La dlgation du pouvoir du Reprsentant rsident lentit de miseen uvre exige lobligation de rendre compte par cette dernire ;

Les ressources du PNUD doivent tre gres suivant les procdures administratives etfinancires contenues dans le prsent manuel de procdures mis disposition des projetset programmes ;

La gestion des projets et programmes doit tre base sur les rsultats. Cest une approchestratgique du PNUD qui met laccent sur latteinte de rsultats lors de la planification etde la mise en uvre des projets et programmes.

Les principes dquit, de transparence, dconomie et defficacit doivent conditionnerlutilisation des ressources.

Les engagements financiers du PNUD aux programmes et projets se font sur la base de larevue des performances et des rsultats des annes prcdentes.

Tous les biens appartenant au projet restent proprits du PNUD jusqu ce quils soientformellement cds.

Chaque anne, les projets appuys par le PNUD font lobjet dun audit externe.


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Lquipe de mise en uvre des projets qui comprend le personnel recrut et le personnelmis disposition (directeur national de projet, charg de projet) est value chaque annesur la base dune grille de performances.

Par ailleurs dans le cadre du NEX, une agence des Nations Unies peut agir comme agent de ralisation.Dans ce cas, une lettre daccord entre le gouvernement et lagence des Nations Unies est signe.

Le Gouvernement peut en outre solliciter le PNUD pour apporter un appui dans la fourniture des

services spcifiques (formation, recrutement, achats, etc.). Dans ce cas, une lettre daccord dappui la fourniture des services est signe entre le PNUD et le Gouvernement conformment lannexe 13.

Le prsent manuel, conu sous forme de modules et largement inspir des procdures du PNUD, est unoutil de travail permettant aux responsables chargs de la mise en uvre des projets et programmesappuys par le PNUD de rpondre aux exigences dune gestion la fois efficiente, transparente etconforme aux pratiques internationales. Il a pour objectif de fournir les directives et orientations envue de la mise en uvre des activits du projet. Ces directives se rapportent aux aspects suivants :

La Gestion des achats et des contrats La Gestion des ressources humaines La Gestion des voyages et formation La Gestion financire et comptable Le Suivi, lvaluation et laudit.


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1. LES ACTEURS ET LEUR ROLE DANS LA MISE EN UVRE DES PROJETS APPUYESPAR LE PNUD

Cette partie prsente les mcanismes institutionnels standards qui rgissent le Programme du pays etles projets appuys par le PNUD qui en dcoulent (lappui apport par le PNUD auxprogrammes/projets et lappui des autres agences du Systme des Nations Unies aux projets financspar le PNUD).

1.1. LES MECANISMES INSTITUTIONNELSLes mcanismes institutionnels comprennent les dispositifs mis en place, afin dassurer la redevabilit,la transparence et une mise en uvre efficace et efficiente des projets appuys par le PNUD. Ilscomprennent deux principaux niveaux :

- Niveau global qui a pour fonction dassurer la cohrence des objectifs du Programme duPNUD (cest--dire tous les programmes/projets appuys par le PNUD) au cours dun cycledonn, avec les priorits de dveloppement du pays. Il comprend deux sous-niveaux que sontle Comit de programme de pays et les Comits des rsultats (Effets) ;

- Niveau projet o deux sous-niveaux doivent tre distingus. Le premier, qui est le le Comitde projet ayant pour fonction de veiller la ralisation des objectifs dun projet donn, et le

deuxime, lEquipe du projet, ayant pour principale mission la mise en uvre oprationnelledu projet.

Schmatiquement, les mcanismes institutionnels des projets peuvent se prsenter comme suit :


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GLOBAL

PROJET

Comit de projet

Fournisseur

principalExcutif

Bnficiaire

principal

Vrificateur deprojet

Gestionnaire du

projet

Appui au projet

Equipe de

Projet AEquipe de

Projet B

Comit des rsultats- Agence Gouvernementale de coopration- PNUD- Autres partenaires (Socit civile, partenaires

bilatraux et multilatraux, au besoin)

Comit de Programme de pays

- Autorit gouvernementale de coordination- Directeur de Programme (PNUD)


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1.1.1.Le Comit de Programme de paysLe Comit de Programme du Pays est un mcanisme de consultation et de prise de dcisionsconsensuelles sur la gestion du programme de pays (CPD) et du contrle de la ralisation de son plandaction (CPAP). Il est compos du Directeur du Programme (PNUD) et de lAgence de CoordinationGouvernementale.

a. Directeur de programme :Il est responsable de la gestion et de lobtention des rsultats du programme. travers la gestion ducycle de vie du programme, cette fonction apprcie si les progrs sous forme dintervention du projetcontinuent se conformer aux rsultats du programme, et ce en produisant des rsultats selon lesattentes, au moyen dune gestion efficace des ressources. Le suivi des interdpendances entre leschangements de projets et de gestion au sein et entre les projets sera un domaine dinterventionimportant de cette fonction. Le reprsentant rsident du PNUD ou son dlgataire assure cettefonction.

b. Agence gouvernementale de coordination:Cest le principal interlocuteur du PNUD dans la prparation des cadres de coopration et lvaluationde ceux-ci. On la retrouve en amont et en aval des projets appuys par le PNUD.En amont, (lors de llaboration des documents programmatiques CPD et CPAP), lAgencegouvernementale de coordination veille la cohrence des objectifs des projets avec ceux du

dveloppement du pays. Cest pourquoi ce rle est assur par le Ministre en charge de la planificationet/ou de la politique conomique du pays.En aval, elle assure le suivi des rsultats des projets afin de garantir leur cohrence avec les objectifsde dveloppement du pays. Elle assiste le PNUD, le cas chant, reformuler les objectifs des projetset programmes, lors des revues.A Madagascar, la Direction Gnrale de lEconomie et du Plan assure cette fonction. Trois Directionssont concernes, sous la supervision et la coordination du Directeur Gnral de lEconomie et du Plan :

- La Direction de la Coopration Economique (DCE) qui, en tant que responsable de lacoopration avec le PNUD, assure la coordination gnrale et les relations avec le PNUDsur le plan oprationnel ;

- La Direction des Mthodes et Planification (DMP) qui intervient sur les aspects serapportant aux politiques et programmes de dveloppement ;

- La Direction du Suivi Evaluation des Programmes (DSEP) qui est en charge du suivi et delvaluation.1.1.2.Le Comit de rsultats

Le Comit de rsultats a pour mandat dassurer le suivi des ralisations dun projet, afin de vrifier queces ralisations contribuent aux effets dfinis dans le programme-pays.

Ainsi, le Comit a pour fonction de contrler la ralisation de chaque rsultat attendu (Effet) danschaque composante du programme, en grant linterdpendance des diffrents projets qui contribuent la ralisation du rsultat. Le Comit des rsultats remplit normalement la fonction du Comitconsultatif des programmes (CLAP- Comit Local dApprobation des Projets)) dans lexamen desprojets soumis pour apprciation, et pour conseiller le Reprsentant rsident dans lapprobation desprojets.

Le comit doit comprendre, au minimum, un reprsentant du PNUD et des reprsentants de lagencede coopration gouvernementale choisis, en concertation avec lAgence de coordination nationale,ainsi que le Directeur de programme. Le cas chant, dautres reprsentants peuvent tre inclus dans leComit des rsultats, par exemple une slection des organisations de lONU et des donateurs, despartenaires dexcution, des reprsentants des bnficiaires, etc. Le reprsentant du PNUD au Comitdes rsultats a la responsabilit de sassurer que le Comit remplit ses responsabilits et obligations,telles que dfinies. Le Comit des rsultats lui-mme doit nommer un membre comme Prsident ducomit.


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1.1.3.Le Comit de projetLe Comit de Projet est le groupe responsable pour prendre, sur une base consensuelle, des dcisionsde gestion pour le projet, lorsque le Responsable/Gestionnaire de projet requiert des conseils, ycompris les recommandations pour lapprobation des rvisions de projet par le PNUD et/ou lepartenaire de mise en oeuvre. Les rvisions du projet sont effectues suivant la dcision du Comit aucours de lexcution du projet, ou selon les besoins, la demande du gestionnaire du projet.

Le Comit de Projet est aussi consult par le gestionnaire du projet en cas de dpassement des

tolrances dfinies au pralable (cest--dire les limites lies la dure et au budget du projet).

Ce groupe comporte trois fonctions : LExcutif, propritaire du projet et qui prside le groupe, Une fonction de Fournisseur principal, pour donner des conseils concernant la faisabilit

technique du projet, et

Une fonction de Bnficiaire principal, pour assurer la ralisation de bnfices du projet,du point de vue des bnficiaires du projet. Les Bnficiaires veillent ce que les produitsdu projet correspondent leurs besoins et aspirations.

Les membres potentiels du Comit de projet sont passs en revue et recommands pour approbation

pendant la runion du Comit consultatif des programmes (CLAP).Par exemple, la fonction de lExcutif peut tre tenue par lAgence Gouvernementale de coopration,celle de fournisseur principal par des reprsentants du partenaire de mise en oeuvre et/ou le PNUDetcelle du bnficiaire principal peut tre tenue par les reprsentants dautres entits gouvernementalesou de la socit civile, bnficiaires du projet.

LAgence de coopration gouvernementale et le PNUD doivent toujours tre reprsents au Comit deprojet.

La vrification de projet est de la responsabilit de chaque membre du Comit de projet, mais lafonction peut tre dlgue. La fonction de vrification de projet soutient le Comit de projet enremplissant des fonctions de surveillance et de suivi des objectifs. Cette fonction doit treindpendante. Elle sassure que les tapes importantes de gestion du projet sont bien gres et

accomplies.

Du ct du PNUD, un Charg de programme tient habituellement le rle de vrification du projet pourle membre du Comit, tandis quun reprsentant similaire issu du Gouvernement tiendra ce rle, pourle Directeur de projet.

Pour un projet donn, les fonctions de Gestionnaire de projet et de Vrificateur de projet ne

doivent jamais tre tenues par la mme personne.

1.1.4.Partenaire de ralisation ou partenaire de mise en uvre du projet (PMO)Cest lentit identifie lors de la formulation du projet pour mettre en uvre les activits en vuedatteindre les rsultats. En principe, elle doit tre directement concerne par les activits sectorielles mettre en uvre.

Le partenaire de mise en uvre est responsable et redevable de la gestion dun projet, y compris lesuivi et lvaluation dinterventions au projet, de la ralisation des rsultats dun projet et delutilisation efficace des ressources du PNUD. Un seul Partenaire de ralisation/PMO est dsign pourconduire la gestion de chaque projet soutenu par le PNUD. En concertation avec le PNUD, il peutconclure des accords avec dautres organisations ou entits pour les assister obtenir des rsultatspositifs pour le projet.


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Peuvent tre des Partenaires de ralisation/PMO, les institutions gouvernementales, dautres agencesde lONU ligibles, des Organisations intergouvernementales (IGO), le PNUD et des ONG ligibles.Les ONG ligibles sont celles lgalement enregistres dans le pays o elles opreront. Les partenairesde ralisation proposs doivent tre reconnus aprs un bilan de leurs capacits juridiques techniques,financires, gestionnaires et administratives, ncessaires au projet. En outre, leur capacit de grer desfonds doit tre value en accord avec le cadre pour les remises d'espces aux partenaires deralisation (galement connu sous le nom dApproche harmonise aux transferts de fonds- HACT).

1.1.5.Lquipe du projet :Dune faon gnrale, lEquipe du projet est mise en place au sein du partenaire de ralisation/PMO.Elle peut galement tre une unit situe en dehors de celle-ci. Lquipe du projet est constitueprincipalement des acteurs oprationnels suivants : le Directeur National du Projet, le Charg ouGestionnaire de Projet, les Experts qui apportent leurs conseils et le personnel dappui (Assistantadministratif et/ou financier, chauffeurs, gardiens).

a. Le Directeur national du projet (DNP) :Il est dsign par le Gouvernement pour assurer la mise en uvre globale du projet en termesdactivits mener, de gestion et de supervision globale du projet. Il est un fonctionnaire duGouvernement nomm par dcret ou arrt suivant les cas, et ne peut tre salari du projet. De mme,le gouvernement peut dsigner en fonction de leurs expertises, certains fonctionnaires pour des

missions bien prcises au sein du projet. Ces fonctionnaires ne font pas partie des effectifs dupersonnel du projet et ne doivent par consquent, tre rtribus par le budget du projet. Les termes derfrence standard du Directeur National figurent en annexe 4. Il a pour attributions notamment de :

- veiller la cohrence des actions du projet avec les politiques et stratgies sectorielles- soccuper des questions dorientation ;- assurer la bonne utilisation des ressources ;- veiller la mobilisation des fonds de contre partie ;- autoriser lengagement des crdits. A ce titre, le DNP est lordonnateur du projet.

b. Le Charg de projet ou encore Gestionnaire de projetIl dpend hirarchiquement du DNP qui il doit soumettre les diffrents documents techniques,administratifs, financiers et comptables. Il possde lautorit de grer le projet sur une basequotidienne au nom du Comit de projet, dans la limite des contraintes dfinies par ce Comit.Le Gestionnaire de projet est responsable de la question quotidienne du projet et de la prise de dcisionpour le projet. Sa responsabilit principale est dassurer que le projet produit les rsultats prciss dansle document de projet, suivant la norme de qualit requise et dans la limite des contraintes de temps etde cot spcifies. Le Gestionnaire de projet est nomm par le Partenaire de mise en uvre ou recrutsi lvaluation du partenaire de mise en uvre lexige.

c. Les ExpertsIls ont la fonction dassistance technique et sont mis la disposition des projets par le PNUD. Ilsassistent le gestionnaire sur tous les aspects techniques et thmatiques du projet, et assurent latteintedes rsultats conformment aux grandes orientations retenues. Ils dpendent fonctionnellement duDNP, mais sont placs sous la supervision technique du PNUD.

d. Le Responsable/lAssistant administratif et financierIl dpend fonctionnellement du charg de projet au sein de la structure de mise en oeuvre, mais peuttre plac sous la supervision technique PNUD, notamment pour les aspects lis aux procduresfinancires et administratives.


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1.2. LAPPUI AU PROJET PAR LE PNUDDune faon gnrale, il comprend lappui apport par le Charg de programme et les autres entits dubureau local du PNUD.

1.2.1.Le Charg de programmeIl est linterlocuteur direct de lquipe du projet au PNUD. En tant que tel, il apporte un appuitechnique lquipe du projet dans le domaine dintervention concern. Il sassure galement que lesprincipes et procdures applicables aux projets appuys par le PNUD sont observs et tient de ce fait lerle de vrificateur du projet, pour le PNUD. Il est responsable de toutes les actions prendre avant ledmarrage du projet, ainsi que de la nomination du gestionnaire du projet. Ce faisant, il est ledveloppeur du projet.

Il nexiste pas une relation hirarchique entre le Gestionnaire de projet et le Charg de programme.Toutefois, le Charg de programme participe au sein de lquipe largie de supervision lors delvaluation des rsultats et comptences du gestionnaire de projet et celle des autres membres delquipe du projet.

1.2.2.Le Bureau du PNUDLe Bureau du PNUD, travers ses diffrents services, peut fournir des services dappui aux projets etprogrammes quil finance.

Les services dappui pouvant tre sollicits auprs du PNUD par le partenaire de ralisation doiventtre dfinis dans le document du projet. Les cots relatifs ces services devront tre budgtiss afin degarantir leur recouvrement.

Lappui du bureau de pays du PNUD pourrait comprendre :

lappui la formulation, llaboration et la planification des projets et programmes, la formation et le renforcement des capacits du personnel des agences de mise en uvre, le recrutement de personnel pour assumer certaines fonctions particulires (chargs de projet,

secrtaires comptables, chauffeurs, experts et consultants nationaux et internationaux),

lappui la gestion, les paiements, lacquisition de matriels, de fournitures et de biens durables (vhicules, matriels informatiques et

acoustiques),

les appels doffres et lappui conseil la passation des marchs avec les prestataires de services.1.3. LAPPUI DES AUTRES AGENCES DU SYSTEME DES NATIONS UNIES

Des Agences ou Organismes des Nations Unies peuvent jouer un rle en matire dappui auxprogrammes et projets appuys par le PNUD, en offrant notamment :

des services dappui llaboration de politiques et programmes. Ces services comprennent entreautres, lappui la formulation des stratgies et programmes, des services consultatifs et/ou desconseils dordre sectoriel, lvaluation des besoins de coopration technique et des tudessectorielles ou multidisciplinaires,

des services dappui technique toutes les tapes du cycle dun programme ou projet la ralisation directe dune partie dun projet ou programme pour le compte du partenaire de

ralisation

Dans ce cas, les services fournis par lagence des Nations Unies font lobjet dune lettre daccord


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LES OPERATIONS DE DEMARRAGE DU PROJET

2. LES OPERATIONS DE DEMARRAGE DU PROJET2.1. LORIENTATION DU PROJET

2.1.1.La runion dorientationUne fois que le descriptif du projet a t sign, le PNUD et le Gouvernement conviennent dunerunion dorientation. Cette rencontre a pour objectif de permettre au Gouvernement et au PNUDdinformer le Partenaire national de mise en uvre (PMO), le personnel et les autres partenaires duprojet, des principales dispositions arrtes en ce qui concerne la mise en uvre du programme ainsique des orientations y relatives et de prparer lactivation du projet.

La runion devra raliser les tches suivantes :

1) Examiner le budget du projet et vrifier si certaines ressources ont t omises ;2) Passer en revue lAccord de gestion et les modalits de mise en uvre (Annexes 1 3)3) Lattention du PMO sera attire sur la ncessit de transmettre au PNUD la lettre de

nomination du Directeur national du Projet (DNP). Cependant, il serait souhaitable que leDNP ait t dj nomm par le PMO ;

4) Il sera rappel au PMO quil doit soumettre les noms de tout le personnel quil envisage denommer afin dautoriser la mobilisation des crdits et le dcaissement des fonds par lessignatures appropries. Il sagit notamment, du DNP et du Gestionnaire du Projet ou dessupplants que le PMO pourrait nommer ;

5) Il sera galement rappel au PMO quaussitt aprs la runion dorientation, lInstitution devrarviser le Plan de travail du Projet qui figure dj dans le descriptif du projet approuv. Leplan de travail doit tre rvis sur ATLAS. Le logiciel sera modifi, selon les besoins etdirectives, pour permettre la rvision du projet et, en consquence, lidentification des activitsannuelles et trimestrielles ;

6) Au besoin, le PNUD procde linstallation du personnel du Bureau de terrain charg decollaborer avec le PMO ;

7) La runion examine et approuve les contrats que le PMO souhaite conclure avec lesOrganismes dExcution des Nations Unies, lorsque ces derniers sont prvus dans le Descriptifdu projet et ont t analyss la lumire du point 3 relatif aux dispositions arrtes pour ce quiconcerne la gestion du projet ;

8) La runion va, en outre, faire lvaluation de lappui au projet attendu du PNUD, commeconvenu au cours de la phase de formulation du projet ;

9) La runion dcidera sil convient de mettre sur pied, pour des besoins dorientation, unmcanisme de gestion du projet.

2.1.2.Communication dinformation au PMOLe personnel du PNUD fera une communication, afin dinformer le PMO de ce qui suit :

Mandat et mission du PNUD :- La communication aidera le PMO comprendre le mandat du PNUD et sa position de neutraliten ce qui concerne la fourniture de services, ses politiques institutionnelles lchelle de tout lesystme et la ncessit du recouvrement des cots.


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- Passage en revue de la coopration entre le PNUD et le Gouvernement, dans le cadre du prsentprogramme national et du Cadre des Rsultats stratgiques :

- La communication fera une description exhaustive de lappui du PNUD dans le pays en se basantsur le Cadre des Nations Unies pour lAide au Dveloppement (UNDAF) et du Plan dAction duProgramme de Pays (CPAP) en cours.

Cadre des Rsultats stratgiques, Focalisation sur les effets et ralisations, Etablissement desrapports :

- Le Bureau du PNUD doit raffirmer la ncessit et les objectifs du cadre de rsultats stratgiqueset mettre laccent sur la ncessit de restituer les rsultats et den rendre compte temps. Cettecommunication se focalisera sur le Cadre des Rsultats et des Ressources, annex au CPAP, etsoulignera le besoin, pour le PNUD, de travailler et de raliser les objectifs en partenariat avecdautres initiatives de coopration technique dans le pays de mise en uvre du projet.

Importance des partenariats pour la ralisation des effets et impacts : La communication meten exergue les raisons pour lesquelles le PNUD a choisi lapproche partenariat au lieu detravailler en solo et commente la manire dont le personnel du projet et le PMO peuventapporter leur assistance au dveloppement de partenariats.

Objectifs de lExcution nationale : La communication expliquera les objectifs de lExcutionnationale (NEX) comme indiqus dans le chapitre I du prsent manuel. Elle dmontreracomment ATLAS permettra au PMO de se focaliser sur la planification et de supprimer lestches administratives quotidiennes ayant un caractre de routine.

Vue densemble du projet : Le PNUD et le Gouvernement prsenteront une synthse du projeten mettant laccent sur le commentaire et la clarification du Descriptif du Projet, sur la page decouverture du Document de projet.

Administration : Le PMO joue un rle moteur dans les activits de recrutement, de gestion dupersonnel, dadministration, des achats, des contrats et de gestion des biens du projet. Cesresponsabilits sont prises en charge par lintermdiaire de lapproche de lavance de crdits.

Responsabilit technique : Le PMO veille ce que les effets et les rsultats du projet soientraliss et quil en soit rendu compte de manire satisfaisante par llaboration de rapportspriodiques, pour lessentiel descriptif, qui viendront enrichir les rapports, plutt statistiques,

dATLAS. Planification : Le PMO entreprendra le processus de planification qui intgrera llaboration

du calendrier des principales activits du projet. Le Partenaire veillera la mobilisation, entemps opportun, des ressources ncessaires, pour garantir le respect des chances. Le PMOdevra faire lvaluation du plan de travail un rythme relativement rgulier, rviser lesbudgets, en cas de besoin, et rviser galement les effets et les rsultats ainsi que les activitsdu projet lorsque celles-ci ne contribuent pas latteinte des rsultats souhaits.

Obligation de rendre compte : Le PMO rend compte, au Gouvernement, au PNUD et touteautre partie signataire du descriptif du projet, de la gestion et de la ralisation des rsultatsprvus par le descriptif. Il tablit galement des rapports conformment aux chances prvuespar ledit descriptif ou par la runion dorientation.

Plaidoyer et information des populations : Le PMO est le principal dfenseur du projet et ilfournit des informations, encourage une troite coopration entre le PNUD et les autrespartenaires qui apportent leur assistance technique la ralisation des mmes effets ouobjectifs. Le PMO animera lensemble du processus et mobilisera, en temps opportun, lesressources supplmentaires dont le projet a besoin. Une stratgie de mobilisation desressources doit tre mise en uvre conjointement par le PNUD et le PMO.


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La majeure partie des responsabilits du PMO mentionnes dans la prsente section sont prises encharge par le Directeur National du Projet, aprs sa nomination par le PMO. Cest pourquoi leDirecteur est le premier responsable devant le PMO, le PNUD et le Gouvernement.

2.2. LACTIVATION DU PROJETLactivation du projet consiste en actions qui concourent au commencement de la mise en oeuvre duprojet. Lesdites actions doivent permettre dassurer le suivi des questions examines lors de la runiondorientation. Des actions concrtes sont entreprises afin que le projet puisse dmarrer. En ralit,lorsque 5 semaines aprs la signature des documents, le projet nest toujours pas activ, le PMO doitfournir au PNUD une explication crite mettant en exergue toutes les difficults rencontres et lesmesures prises pour permettre cette activation. Un nouveau calendrier sera alors labor pour ledmarrage du projet.

2.2.1.Nomination du Directeur national et du Gestionnaire national du Projet :Aprs la runion dorientation, le PMO adresse une correspondance au PNUD afin de linformer de lanomination du Directeur National du Projet. Cette lettre sera jointe aux termes de rfrence du DNP.

Compte tenu du fait que le Directeur National du Projet est choisi sur la base dune promotion internepar le PMO, il convient que le PNUD soit inform ds que cette nomination aura t faite. Cette

dernire est effectue et inspire par les fonctions prcises dans le projet de description des tches.

En procdant cette nomination, le PMO devra veiller ce que le travail ne soit pas confi unepersonne trop occupe pour avoir le temps de diriger le projet. Il faut galement que la personnechoisie ait les connaissances ncessaires et quelle soit intresse par le contenu du projet. Mme aprsla nomination dun Gestionnaire du Projet, le DNP reste la personne responsable et, par consquent,les responsabilits vises dans la description des tches demeurent cruciales pour la russite du projet.En tant que responsable nomm par le Gouvernement, le DNP ne recevra ni salaire ni indemnit pourses services la tte du projet.

Comme mentionn dans les termes de rfrence, le DNP travaillera temps partiel. Par consquent, ilne serait pas raliste de sattendre ce quil se charge de toutes les activits du projet avec efficacit.Cest pourquoi le PMO peut nommer un agent moins grad au sein de ladministration, une personne

appartenant une institution (nationale) dexcution ou nommer une personne extrieure rmunresur les fonds du PNUD au poste de Gestionnaire de Projet. Cela signifie que la dcision didentifierune personne choisie en interne ou de recruter lextrieur est prise et budgtise au cours de ltapede la formulation. Lorsque le Gestionnaire du Projet est recrut lextrieur du PMO, le DNP joueraun rle majeur dans son identification, conformment aux procdures de recrutement du personneldfinies pour les projets excuts au plan national. Il existe, dordinaire, une certaine confusion entreles responsabilits du Gestionnaire du Projet et celles du Directeur national du Projet. Lapprobationdu DNP est requise en cas de dcision importante ou de mobilisation de fonds considrables, mmelorsque la demande mane du Gestionnaire du Projet.

Les termes de rfrence dcrivant les tches du Gestionnaire du Projet et du Directeur national deProjet sont joints en annexe 4.

2.2.2.Suivi optionnel et agences consultatives:Pendant la runion dorientation, les parties respectives sentendront sur la ncessit de conclure ounon des arrangements supplmentaires et facultatifs en dehors de ceux dfinis au paragraphe 1.1.A titre dexemple, un groupe consultatif du projet se runira ponctuellement pour fournir au DNP desservices consultatifs. Les personnes sont choisies sur la base de leurs expertises et peuvent tre desconseillers en politique SURF PNUD et BDP ou des membres dONG ou de la socit civile. Cetteformule donne satisfaction lorsque le PMO apporte sa contribution en orientant leffort des conseillersvers les ressources dune importance cruciale pour le projet.


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2.3. LA PLANIFICATIONAprs la runion dorientation, le Directeur national du Projet et le Gestionnaire du Projet devront seconcerter pour laborer la Planification Pluriannuelle (PP) des rsultats et des activits du projet, quisera dcline successivement en Plan de Travail Annuel (PTA), en Plan de Travail Trimestriel (PTT)et en Plan de Travail Oprationnel (PTO).

Dans toutes ces tapes, deux points importants sont noter :

1) Lobjectif principal de toutes les interventions des projets appuys par le PNUD est ledveloppement des capacits et lappropriation par les nationaux de leurs priorits dedveloppement ;

2) Toutes les planifications doivent tre orientes et structures autour de la ralisation desrsultats. La formulation claire, significative et mesurable/contrlable des rsultats, estessentielle au vritable dveloppement.

Dans chacune des planifications, les indicateurs et les tats de rfrence au niveau des rsultatsdevraient tre dtermins systmatiquement afin de permettre et faciliter le suivi, en terme de progrs,et lvaluation, en terme de changement et dimpacts atteints.

2.3.1.Plan de travail pluriannuelLa Planification pluriannuelle, dune dure de 3 5 ans, devrait traduire les principaux domainesdapplication ci-aprs :

Engagement des partenaires et cration dun consensus ; Diagnostic et valuation des capacits existantes et des besoins ; Dfinition des stratgies de dveloppement des capacits, notamment la rforme

institutionnelle, la gestion du changement et les mcanismes de responsabilit rciproque ; Mise en uvre desdites stratgies ; Suivi et valuation des stratgies de dveloppement.

Par ailleurs, dans la planification stratgique, il est recommand de prendre en considration, en tantque problmatiques transversales : le genre, le respect des droits de lhomme, la lutte contre la

VIH/SIDA et la protection de lenvironnement.

2.3.2.Plan de travail annuelTout descriptif de projet approuv sera dot dun plan de travail. Le PMO rvisera et mettra jour lePlan de travail en tenant compte des changements intervenus depuis lapprobation du projet et ellefournira, en cas de ncessit, des dtails supplmentaires.

Cette tape est importante, tant donn quil sagit du premier pas du personnel du projet en ce quiconcerne linterprtation de ce quil convient de faire pour raliser les objectifs du projet. Cettervision peut tre faite par Le PMO qui peut sadjoindre le soutien de consultants pour rviser le Plande travail. Toute modification de grande envergure du plan de travail ncessitera galement unervision du descriptif du projet.

Le Programme de lAnne en cours ou le Plan de travail annuel- PTA (annexe 2) est labor au plustard au cours du mois pour lanne en cours, compter du mois pendant lequel le projet a t activ etle plan de travail prpar. Il mentionne les rsultats et les activits du projet.

Le plan de travail annuel de lanne suivante doit tre labor et soumis au PNUD au cours du derniertrimestre de lanne prcdente et il est annex au rapport annuel du projet. Le PTA doit tregalement discut au cours des valuations annuelles.


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2.3.3.Plan de travail trimestrielLa priodicit du Plan de travail trimestriel (PTT) pouse le format des trimestres de lanne civile,soit de janvier mars, avril juin, juillet septembre et octobre dcembre. Lorsquun projet dmarreen cours de trimestre, le plan est alors labor pour le reste de ce trimestre et un nouveau plan detravail trimestriel est alors conu pour le dbut dun nouveau trimestre.

Le PTT comporte plus de dtails sur les activits du projet et un cot est attach chaque activit :Cest le Plan oprationnel de mise en uvre (Annexe 10). Il permet galement de disposer dun

mcanisme grce auquel il est possible de savoir quelles ressources ont t affectes quelles activitsaprs llaboration du rapport sur les ressources. Le Plan de travail trimestriel est soumis au plus tard15 jours aprs le dbut du nouveau trimestre.

Dans ce PTT, les activits identifies dans le Programme annuel sont dcomposes en volets pourchaque activit. La programmation de chacune des sous-activits est galement mentionne dans lecalendrier du PTT. Les diffrents acteurs et leurs responsabilits particulires seront galementidentifis et prciss dans le PTT. Le cot de la ralisation de lactivit est galement mentionn.

2.3.4.Prvisions de dpenses :Le PNUD exige de connatre le montant des ressources susceptibles dtre dcaisses au cours dun

trimestre. A ce sujet, il est important que les planificateurs du projet et le PNUD fassent desprojections en ce qui concerne les crdits ncessaires pour chaque trimestre. Lorsque les activits sontbien organises, il suffira tout simplement de produire des prvisions trimestrielles.

2.4. FORMATION DETAILLEE DU PERSONNEL DU PROJET EN CE QUI CONCERNE LESPROCEDURES DE NEX

Lune des activits souvent ignores est celle de la formation du personnel du projet. Cette dernireaide remplir deux objectifs :

Lquipe dirigeante du projet prend rapidement les choses en main et sait qui peut offrir lesconnaissances requises sur diverses questions.

Le personnel du PNUD reoit les dernires informations et partage avec le personnel du projet.

Le PNUD doit organiser une formation dtaille au projet, en particulier lintention du DNP, duGestionnaire du Projet et du personnel dappui. En ralit, cette formation peut faire lobjet dunaccord pour tre organise la demande ou ponctuellement, en cas de frquents renouvellements dupersonnel du projet. Il sagit l dun des secteurs cruciaux que le Gestionnaire de Projet doit superviserafin que le personnel bnficie de la formation requise.

Tous les aspects des procdures financires et administratives doivent tre couverts. Les diversesUnits du PNUD joueront un rle moteur dans la formation du personnel du projet. Le Charg deProgramme du PNUD responsable apportera sa contribution la planification et la programmationde toute la formation. La formation sur ATLAS sera une initiative majeure pour renforcer les aptitudesdu personnel du projet.

2.5. MISE SUR PIED DU BUREAU DU PROJETLe bureau sera en gnral, cr au sein du Bureau du PMO ou des locaux de lentit dexcution. Cetteoption est prvue par laccord du projet, comme partie de la contribution de contrepartie. Lerecrutement ou la cration dun secrtariat du projet est indispensable afin que toutes les actions etarchives du projet soient gres efficacement ds le dbut du projet. Ce dernier doit, ds le dpart,mettre en place un systme darchivage. Les services consultatifs peuvent, si ncessaire, tre fournispar le personnel du PNUD, de telle sorte que le classement soit conforme celui du PNUD.


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2.6. LISTE DE VERIFICATION POUR LE DEMARRAGEFormation en matire de gestion de projet satisfaisanteFormation en matire de procdures de recrutement satisfaisanteFormation en matire de gestion financire satisfaisanteFormation en matire de passation de marchs satisfaisanteFormation en matire de gestion du patrimoine satisfaisante


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REVISION DU BUDGET

3. REVISION DU BUDGET

La planification du travail et la budgtisation seront toujours effectus de manire concomitante,mme si les budgets peuvent tre rviss plus souvent. Ce signifie galement que le PMO se conforme la dernire rvision signe du budget. Cela signifie galement que le PMO suit le budget annex audescriptif du projet sign jusqu ce quune nouvelle rvision en modifie le contenu.

Le Directeur national du Projet et le Gestionnaire du Projet sont appels rviser le budget aussisouvent que ncessaire et en veillant ce quil soit en harmonie avec les Plans de travail. Toutefois, ilconvient, dans le cadre de la rvision du budget, dobserver les lignes directrices suivantes :

1) Lorsquun descriptif de projet a t rvis et que les rsultats ou les activits ont fait lobjet demodifications, il en rsulte une rvision du budget.

2) Le Directeur national du Projet ou le Gestionnaire du Projet rviseront le budget si, au coursde lexcution du Plan de travail, il est constat que des changements simposent dans lebudget.

3) Le DNP peut dcider dune raffectation des ressources au sein dun mme volet, condition,toutefois, quil nen rsulte pas une augmentation des dpenses prvues. Par ailleurs, le

transfert des ressources dun volet un autre nest pas autoris. Par exemple, le DNP ne peutpas augmenter le budget destin aux achats et rduire la rubrique Personnel et la rubrique Formation . Toutefois, les crdits peuvent faire lobjet de transferts entre les rubriquesservice de formation, bourses et sminaires, qui appartiennent tous au volet Formation.

4) Les Rapports combins des Dpenses sont gnrs par ATLAS au PNUD, y compris lespaiements directs. Le DNP doit certifier les Rapports combins des Dpenses dans les 7 joursconscutifs leur rception et les transmettre au PNUD afin de rendre possible une rvision dubudget. Le budget rvis sera soumis, dans les deux semaines, la signature du DNP. Lebudget sera galement rvis dans ATLAS.

5) En octobre, il convient, en se fondant sur les dpenses de lanne civile, de revoir les plans detravail et de faire des projections ralistes afin danticiper sur le niveau ventuel des dpenses la fin de lanne.

6) En cas de proposition visant une modification en profondeur du budget, notamment detransferts entre diffrents volets, il convient de procder une rvision du projet, et ensuite une rvision du plan de travail. Ce processus doit tre conduit en collaboration avec le PNUDet le rsultat valid par le Comit de projet.


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GESTION DES ACHATS ET DES CONTRATS

4. GESTION DES ACHATS ET DES CONTRATSPour tout achat, lexpression des besoins doit tre exprime par le service utilisateur par le biais dunerequte dment approuve par la direction du projet. Cette dernire doit sassurer que la demandeformule cadre avec le programme de travail, et contribue directement ou indirectement la ralisationdes objectifs du projet.

a. Pour tout achat dont la valeur dpasse mille dollars E.U (1.000$), lachat direct peut tre fait.Nanmoins, il faudrait sassurer de la comptitivit des prix.

Pour tout achat entre mille et dix mille dollars E.U (1.000$ - 10.000$), le projet doitimprativement lancer une consultation auprs dau moins trois fournisseurs. La mme demandede prix doit tre adresse tous les fournisseurs. Sur la demande, toutes les informationsncessaires doivent tre mentionnes : Quantit, nature, marque, caractristiques du produit, prix,performance, dlai de livraison, garantie, service aprs-vente, etc.

Par ailleurs, un mme fournisseur ne peut bnficier dun nouveau march si dans la mme anne,le montant total/cumul des marchs quil a acquis a atteint le montant gal 30.000$. Dans cecas, la procdure relative aux consultations et comparaisons de prix ne suffit pas. Toutefois, si unappel doffres est lanc (cf. alina b), ce fournisseur peut soumettre son offre.

b. Tout achat de biens ou de services dont le montant est suprieur dix mille dollars E.U(>10.000$) et infrieur trente mille dollars E.U (< 30.000$) doit ncessairement faire lobjetdun appel doffres.

c. Pour tout achat de biens ou de services situ entre trente mille dollars E.U (30.000$) et centmille dollars E.U (100.000$), lappel doffres ouvert est obligatoire au niveau du marchnational et/ou international. Par la suite, lanalyse des offres sera soumise lapprobation duComit Local du March (CAP) au niveau du PNUD.

d. Pour tout achat suprieur cent mille dollars E.U (100.,000 $), lappel doffres est ouvert auniveau international et lattribution du march se fait par le Comit local du March du PNUDlocal, et sera par la suite soumis au Comit ACP du Sige New York.

e. Les demandes de prix peuvent tre adresses par courrier ou dposes chez le fournisseurcontre dcharge qui sera verse dans les dossiers du projet. Une date limite dacceptation desoffres des prix doit tre mentionne sur la demande.

f. A la rception des offres, le projet doit les examiner dans les meilleurs dlais. Sans trelunique critre de slection, le prix en est le principal critre. Les performances, les garanties,la disponibilit, les services aprs vente sont autant des critres dterminants si la diffrenceentre les offres de prix demeurant infrieure 15%. Le choix retenu doit tre approuv par aumoins deux personnes et une note crite justifiant ce choix et signe par le Directeur Nationaldu projet, doit tre verse dans les dossiers du projet.

g. Un bon de commande, sign par le Directeur National du projet, doit tre transmis aufournisseur. Ce bon de commande doit faire rfrence la demande et loffre de prix. Il doitgalement mentionner la quantit, le prix unitaire et le prix total, avec ventuellement laremise accorde par le fournisseur. Le bon de commande doit galement mentionner ladresse laquelle les biens commands doivent tre livrs.

h. En mme temps que seffectue la livraison des biens, le fournisseur doit remettre loriginaldun Bon de Livraison qui mentionne lensemble des biens livrs. Une commande peut fairelobjet de deux ou plusieurs Bons de livraison si cette livraison est tale dans le temps. LeDirecteur National du projet ou toute autre personne concerne par cette acquisition doit signerle bon de livraison suivi de la mention Conforme au Bon de Commande N du . .


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GESTION DES ACHATS ET DES CONTRATS

Le bon de livraison doit tre vers dans les dossiers du projet et une copie signe doit treremise au fournisseur. Lagent payeur ne peut en aucun cas signer un bon de livraison.

i. Une copie du bon de livraison signe doit tre attache la facture finale transmise pourpaiement. Les prix mentionns sur la facture doivent tre identiques ceux mentionns dansloffre de prix et dans le bon de commande. Toute modification doit faire lobjet de laccordpralable et justifi du projet.

j. Le service financier du projet procde au paiement de la facture aprs vrification de laconformit avec le bon de commande, et le bon de livraison. Toute facture soumise aupaiement doit porter les coordonnes du fournisseur, la date denvoi, le N du compte courantbancaire, le N du registre du commerce et le cachet de fournisseur. Les articles et les prix nedoivent tre ni rays ni surchargs. Lutilisation des effaceurs est strictement interdite.

k. Les offres reues doivent tre fermes et porter la mention Ne pas Ouvrir : Offre de prixpour. . Toute offre de prix reue aprs la date limite mentionne dans la demande de prixest automatiquement rejete. Le fournisseur doit tre inform par crit que son offre na past examine en raison de la date limite retenue.

l. Le responsable administratif du projet doit ouvrir un dossier spcial pour les achats dont lemontant est suprieur dix mille dollars. La demande de consultation, la liste des fournisseurscontacts, la lettre daccompagnement loffre de prix des fournisseurs et toute autre picejuge importante doit tre classes dans ce dossier.

m. Le dpouillement et lanalyse des offres doivent tre effectus par un Comit dachat interne linstitution qui bnficie du projet. Ce comit doit tre cre au dmarrage du projet. Le PNUDdoit tre reprsent dans ce comit. Le Directeur National du projet concern par cetteacquisition ne doit pas faire partie de ce Comit.

n. Le Comit dachat ouvre les offres, les examine selon des critres pr-tablis. Chaque page deloffre doit porter les paraphes de lensemble des membres du Comit. Les Offres doivent treclasses par ordre de pertinence. Le Comit doit soumettre un rapport de dpouillement et desrecommandations au Directeur National du projet. Si ce dernier napprouve pas la

recommandation du Comit, il doit justifier et documenter sa dcision par crit.

o. Les procdures de commande, de rception et de paiement demeurent les mmes que cellesdun achat de plus de mille dollars. Cependant, il est envisageable daccorder des avances aufournisseur lui permettant de livrer la commande dans les meilleurs dlais. Le pourcentage desavances payer au moment de la signature du contrat est de 25 %, le reste la fin du contrat,aprs certification de services rendus satisfaisants.

p. Les exceptions la comptition (Waiver) sont les suivants : Les achats infrieurs 1.000$ ; Linexistence de march comptitif ou non-disponibilit du produit ; Les besoins de standardisation ; LAccord de coopration avec les fournisseurs ; Le rsultat non satisfaisant de lappel doffres dans un dlai raisonnable.

q. Un plan dapprovisionnement devrait tre labor ds le dbut de chaque programme etprojet. Cest un document prsent sous forme de tableau et qui regroupe toutes lesinformations relatives au planning dapprovisionnement au cours dune priode donne.Lintrt davoir ledit planning est de pouvoir grer rationnellement les ressources disponibles(temps, finances), raliser une conomie dchelle, prciser les actions prendre et faciliter lesuivi.


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GESTION DU MATERIEL

5. GESTION DU MATERIEL5.1. PRINCIPES GENERAUX

Le matriel financ par le PNUD demeure la proprit du PNUD jusqu son transfert ou sa cession.Cette rgle sapplique quel que soit le responsable de lachat du matriel concern. Le matriel peuttre transfr la fin dun programme ou du projet, ou tout moment pendant la dure du programmeou projet.

Il incombe au PMO de veiller ce que le matriel et les fournitures acquis avec les fonds du PNUDsoient rigoureusement utiliss aux fins du programme ou projet, et quils soient bien entretenus. LePMO doit rpertorier tout le matriel durable financ par le PNUD et envoyer un inventaire dtaill etcertifi au PNUD au plus tard le 15 janvier de chaque anne.

5.2. LA GESTION DES STOCKS, DES EQUIPEMENTS ET LA MAINTENANCE DU PATRIMOINE DUPROJET

5.2.1.La gestion des stocksElle consiste :

1- Inventorier tous les biens et matriels durables financs par le PNUD et envoyer un inventairecertifi par le DNP au bureau de pays du PNUD, avant le 31 dcembre de chaque anne.

Lexercice dinventaire consiste :(i) constater si tous les quipements, matriels, meubles, fournitures durables, sont :

a. Prsents (constat physique)b. Oprationnels (utilisables)c. En place (localisation)d. Fonctionnels (sans panne)e. Identifiables (description, fournisseurs)

(ii) sassurer du nombre rel et de la conformit des articles (marque, modle, numro de srie :on peut se rfrer la facture dachat) ;(iii)noter la date et le cot dacquisition ;

(iv)noter le marquage au logo ;(v) noter le marquage au numro dinventaire ;(vi)actualiser la dcision sur ltat du matriel ;(vii) noter laffectation du matriel (joindre les pices justificatives) ;(viii) prciser la priode couverte par lexercice.(ix)formuler des recommandations pour cession, transfert, mise au rebut ou autres utilisations des

matriels ou quipements ;(x) certifier la fiche dinventaire (nom, date, signature du charg de projet) ;(xi)adresser la fiche dinventaire au PNUD, lAgence gouvernementale de coordination et la

structure de tutelle.

Un modle de fiche dinventaire figure en annexe 19.

2- Tenir un registre des quipements durables acquis sur financement PNUD.Cet tat contient des informations sur tous les biens et matriels, quils soient achets directement parlagence avec des avances de fonds du PNUD ou par le biais du PNUD.

3- Tenir une fiche de stock pour chaque catgorie de fourniture de bureau.Dans ce cadre, les tapes ci-aprs doivent tre observes :

(i) faire le dcompte au niveau de chaque fiche de stock ;(ii) enregistrer toute nouvelle acquisition avant le stockage des articles ;


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GESTION DU MATERIEL

(iii)mettre jour rgulirement les fiches de stock ;(iv)respecter le stock minimum requis par article.A cet effet, des fiches de stocks doivent tre tenues pour les fournitures de bureau, le carburant et

autres biens consommables.

4- Toute sortie de fournitures ou de carburant doit faire lobjet dune demande crite signe durequrant et approuve par le Charg du projet.

5- Estimer les taux de consommation habituels des fournitures et dfinir un stock minimum pour viterles pnuries ou ruptures de stocks

5.2.2.Principes rgissant la gestion du carburant :1- Lapprovisionnement en carburant doit tenir compte :

- des activits mener,- des itinraires,- du taux de consommation du vhicule aux 100 kilomtres.

Afin dviter des situations de pnurie ou de manque de carburant lors dun dplacement urgent ouimprvu, il est recommand que les rservoirs des vhicules soient toujours pleins.

2- Toute sortie de carburant doit tre justifie et faire lobjet dune demande crite dment approuvepar le superviseur.

5.2.3.Principes rgissant la gestion des quipements durables :1- Le matriel financ par le PNUD demeure la proprit du PNUD jusqu son transfert formel ou sacession.

2- Le matriel peut tre cd ou transfr la fin dun programme ou projet un nouveau projet ou une institution nationale.

Le Reprsentant rsident peut prendre toute dcision de cession du matriel, y compris le transfert, en

consultation avec les parties concernes.3- Lquipement roulant doit faire lobjet dune police dassurance la charge de linstitution qui enest propritaire.

5.3. PRINCIPES REGISSANT LA GESTION, LA MAINTENANCE ET LA SECURITE DES VEHICULESET DES PERSONNES TRANSPORTEES

5.3.1.Les principes gnraux1- Lenregistrement des vhicules se fait au nom du PNUD. Leur utilisation correcte est importantepour la sauvegarde de limage du PNUD et celle du PMO.

2- Le vhicule mis la disposition du projet, nest utilis que dans le cadre des activits de celui-ci.Toute autre utilisation est formellement interdite.

3- Seuls les chauffeurs recruts cet effet ont le droit de conduire les vhicules mis la disposition desprojets par le PNUD. Toute autre personne devant le faire pour une raison ou pour une autre doitobtenir pour cela lautorisation crite pralable du Reprsentant rsident.


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GESTION DU MATERIEL

4- Le suivi quotidien, lentretien et les mouvements du matriel roulant du projet doivent faire lobjetde rapports par les Chauffeurs.

5- Chaque vhicule est dot dun carnet de bord mettre jour et faire viser hebdomadairement parle Gestionnaire de projet et est soumis rgulirement au PNUD ou la demande de ce dernier.

6- Le carnet de bord est vis chaque dplacement par les personnes qui montent bord du vhicule.

5.3.2.La maintenance des vhicules1- Tous les vhicules doivent faire lobjet de rvision priodique et de vidange du moteur tous les5000km.

2- Choisir un garage agr capable de fournir des services de qualit.

5.3.3.La scurit des vhicules et des personnes transportesEn vue de prvenir les incidents, il est important de respecter les consignes et mesures de

scurit ci-aprs :

Le chauffeur doit informer le Responsable Administratif et Financier ou un membre delquipe de projet de son itinraire lors de tous ses dplacements.

Le personnel sous contrat PNUD qui effectue un voyage lextrieur du territoire national doitobtenir un visa de scurit avec lappui du point focal la scurit du Bureau du PNUD.

Tout vhicule doit avoir bord :- Une lampe de poche- Une trousse de premire ncessit comprenant au moins de laspirine, de mdicaments

contre la diarrhe par exemple de limmodium et de la ttracycline, de sparadrap, degaze strile, de la bande, une paire de ciseaux, des sachets de sel de rhydratation, desgants de latex, des prservatifs.

- Un carnet de bord, des fiches de route et deux stylos.-

Une trousse durgence comprenant au moins un pneu de secours, un cric, une chaneou une croche pour tracter.- Une trousse de pices de rechange durgence renfermant des fusibles, des ampoules,

des tuyaux de radiateur et serre-joints, des courroies pour ventilateur et alternateur, defiltres carburant et huile.

Il est recommand de ne rien laisser de visible sur les siges des voitures. Ds la mise en marche dun vhicule, il faut systmatiquement verrouiller les portires et

sassurer que les portires sont verrouilles avant de dmarrer.

Les locaux et vhicules doivent tre toujours sous surveillance de jour et de nuit pour viter lescambriolages, les vols ou autres incidents.

Le chauffeur doit tenir un rapport dvolution tout au long dun voyage. A cet effet, il doitremplir une fiche de route au cours des missionsUn modle de fiche de route figure lannexe 20.

Le personnel en mission doit maintenir un contact avec lquipe au sige du projet. Il ne faut jamais sarrter pour un autostoppeur. Tous les passagers bord dun vhicule doivent mettre leur ceinture de scurit. A cet effet, il

importe dattirer lattention des passagers par des instructions sur de petites affiches coller lavant et larrire des siges des vhicules.


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GESTION DU MATERIEL

Exemple dinscription :

Prire porter votre ceinture de scurit avant chaque dmarrage

Faire systmatiquement le plein des rservoirs des vhicules tous les vendredis soir et chaque fois que le rservoir du vhicule est moiti rempli.

Il est interdit de rouler la nuit, afin dviter les braquages. Lorsquon est en voyage, les vhicules doivent tre gars au plus tard 18h30. Au cas o il existe un pool de chauffeurs et un parc de vhicules o un chauffeur nest passystmatiquement responsable de la conduite et de lentretien dun vhicule, il importe que

chaque chauffeur qui reoit un ordre de mission prpare le vhicule et procde auxvrifications utiles avant de le conduire (niveau de carburant, quipements requis, etc.).

Les chauffeurs doivent tre quips en moyens de communication tlphonique quils doiventgarder en permanence sur eux (le tlphone mobile, par exemple). A cet effet, une fiche desuivi de lutilisation des dotations doit tre remplie pour justifier lutilisation des moyens decommunication mis leur disposition.

5.3.4.Attitudes observer en cas daccidents, de panne, ou de contrle routierEn cas daccident

Il faut :- rester calme et ne pas paniquer,- quitter la route,- appliquer au besoin les premiers soins,- appeler des secours.

En cas de panne

Il faut :- rester calme et ne pas paniquer,- quitter la route,- essayer de dceler la panne, de rparer le vhicule avec les outils et pices de rechange bord,- appeler au besoin des secours (police, gendarmerie, mcaniciens riverains et autres),- se dplacer vers un endroit offrant plus de garanties de scurit.

En cas de contrle routier

Il faut :- ralentir, sarrter, rester dans le vhicule puis sassurer quil sagit dagents chargs de

contrle public,- abaisser les vitres de 2.5 cm au maximum,- tre courtois,- prsenter les pices demandes par lagent,- assister aux fouilles ventuelles.

5.3.5.Dispositions relatives aux incidents

- Tout incident, mme mineur doit tre signal au bureau du PNUD (accident, vol, dommage,braquage, etc.).

- En cas daccident de la circulation, il faut faire faire un constat par la police.- Un rapport expliquant en dtail les circonstances de lvnement devra tre adress au PNUD.- Le PNUD examinera les rapports et informera le DNP de sa dcision.- Le rapport circonstanci sera utilis aux fins de lassurance souscrite et le cas chant pour des

mesures disciplinaires.


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GESTIONS DES RESSOURCES HUMAINES

6. GESTIONS DES RESSOURCES HUMAINES6.1. LE PERSONNEL IMPLIQUE DANS LE PROJET

6.1.1.Le Personnel du Projet (PP) :Le personnel du projet est constitu pour lessentiel des nationaux recruts divers niveaux de lahirarchie en conformit avec lorganigramme du projet.Le recrutement du personnel rsulte du constat des besoins en ressources humaines dfinis dans ledocument du projet, tels que les experts nationaux et le personnel dappui (les assistants financiers etadministratifs).

Le personnel doit tre recrut conformment aux procdures de recrutement retenues dans le prsentmanuel.

Les fonctionnaires du gouvernement peuvent postuler ces postes la condition quils se librent deleurs obligations prcdentes durant la dure du contrat. Ils font partie des effectifs et sontintgralement rmunrs par le projet suivant le type de contrat et la grille de rmunration en vigueurau sein des projets appuys par le PNUD. La dure du contrat ne peut excder la dure du projet.

Le personnel local de projet peut tre classifi professionnel ou dappui suivant le niveau deresponsabilits dfinie dans les termes de rfrence de chaque poste. Il est recommand dtablir unefiche mensuelle du personnel (Annexe 18).

6.1.2.Le Personnel recrut sur une base temporaire (PBT) :En fonction des besoins ponctuels du projet, la direction peut recourir des comptences nationales ouextrieures sur une base temporaire nexcdant pas une dure estime de 3 11 mois.

Le recours cette catgorie de personnel peut savrer indispensable: en vue de fournir une expertise et/ou des comptences/connaissances particulires, non

disponibles au sein du personnel du projet, et dont ce dernier a besoin pour une priodedtermine ;

en vue de remplacer et dassurer les fonctions normalement menes bien par le personneldappui, fonctions pour lesquelles aucun autre membre du personnel existant nest pasdisponible ou pour lesquelles il nexiste pas de besoin continu.

Le titulaire dun contrat temporaire na pas le statut dun membre du personnel du projet, mais pluttcelui dun contractant indpendant. A ce titre, il ne peut prtendre aucun avantage dordre social endehors de ceux prvus dans le contrat, sauf pour les voyages effectuer durant sa mission. Sarmunration couvre les services demands mais aussi les cots annexes tels que les frais dedplacement et les indemnits de subsistance suivant une grille dtermine par lensemble desAgences des Nations Unies.

6.2. LE RECRUTEMENT6.2.1.Le principe de base du recrutement

1) Dans tous les cas ci-dessus voqus : Aucun recrutement ne peut seffectuer sur une base rtroactive. Une autorisation mdicale doit tre dlivre par un Mdecin agr du Gouvernement

pour tout contrat dune anne et plus.

2) Les principes suivants doivent tre rigoureusement observs lors de tout recrutement :


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La concurrence : Elle recommande de faire appel un large ventail de candidats avec lesqualifications requises et didentifier le meilleur postulant qui rpond la dfinition du poste pourvoir

La transparence : Les renseignements, y compris les critres de slection, doivent tre fournisintgralement et quitablement tous les candidats. Un comit de recrutement doit tre galement misen place.

Lquit selon le genre : Compte tenu de la sous-reprsentation fminine dans diffrents typesdemplois, qualification gale, la priorit est donne aux candidatures fminines.

Le bureau du PNUD nassure aucune exonration, ni remboursement des impts. Par contre, le bureaudoit simpliquer pour sassurer de la rgularit dans lapplication des dispositions sociales et fiscalesen vigueur dans le pays.

Le personnel recrut sur une base temporaire ne peroit pas dheures supplmentaires. Toutefois, desheures supplmentaires peuvent tre payes aux membres du personnel dappui et non professionnellorsque des vnements exceptionnels lexigent et sur la base de la grille convenue avec leGouvernement.

6.2.2.Le processus de recrutement

Le recrutement est effectu par le projet suivant la modalit NEX, mais le PNUD peut galementeffectuer le recrutement la demande du PMO. Dans le premier cas, ce sont les procdurescontractuelles nationales qui sappliquent. Dans le deuxime cas, ce sont les procdures du PNUD quiseront appliques. Pour lun ou lautre cas, les tapes suivantes sont applicables :

a) Limplication du PNUD tous les stades du processus de recrutement

Sassurer que le poste est prvu dans le document de projet (pour les postes autres que ceux deconsultation) ou le Plan de Travail. Dans le cas contraire, requrir lapprobation du Comit de projet.

b) Les Termes de Rfrence : Pour tout recrutement un poste au sein du projet, les termes derfrence doivent tre dfinis par le service demandeur, approuvs par la direction du projet et lePNUD, et adresss au service dadministration et du personnel pour action.

c) La classification: Tout poste cr doit tre immdiatement classifi en considration du niveau deresponsabilits et des exigences de ce poste comme dfinis dans les termes de rfrence de celui-ci. Demme, la classification doit tre approuve conjointement par la Direction du projet et le PNUD.

d)La publication : Au terme de la dfinition des termes de rfrence et de la classification du poste, leservice administratif se doit de procder la publication la plus large possible du poste pourvoir, parle biais des affiches, de publications dans les journaux les plus lus de la place, et mme la radio et la tlvision et sur les pages internet, suivant le contexte. Cette publication doit rpondre au principede transparence dans les recrutements du personnel des projets. De mme, la dure de la publication nepeut tre infrieure une semaine. Enfin, les dossiers doivent tre reus sous pli ferm ladresseindique dans les termes de rfrence, et ne peuvent tre ouverts que par un comit ad hoc dsign parla direction du projet, dont la composition et le rle doivent tre en conformit avec les procduresnationales de recrutement. Le PNUD doit tre reprsent dans ce comit.

e) Les prslections, Test et Interview :

Le comit ad hoc procde une analyse des dossiers de candidatures reues, et dresse une liste decandidats les plus mritants afin de les convoquer des tests crits et/ou des interviews. Au terme de laslection, un procs verbal doit tre tabli et disponible dans les dossiers du projet. Ce procs verbalqui doit tre sign par tous les membres du comit doit reflter la synthse des tapes suivantes :

La prslection, Les rsultats des tests crits si ncessaire,


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Le compte rendu des interviews.f) Lapprobation du recrutement :Le procs verbal doit tre approuv par la Direction du projet et le PNUD, sur la base desrecommandations du comit de slection. La direction peut aussi, en fonction des informations sadisposition, ne pas respecter le classement suggr par le Comit lors du choix final. Dans ce cas, ildoit justifier par crit et documenter sur le choix opr.

g) La Mobilisation :

g.1. Une fois la slection faite, une offre dengagement dtaille, le Contrat de Service , avec leniveau du salaire et les documents pertinents (conditions demploi, rglement du personnel) estenvoye au candidat slectionn qui doit laccepter par crit. A lissue de cette acceptation, le PNUDou lAdministration du projet tablit le contrat.

Attestation mdicale daptitude : Ds son acceptation de loffre, le candidat doit se faire examiner parun Mdecin agr du Gouvernement dans son lieu de rsidence et envoyer les rsultats (attestationmdicale) la Direction du projet.

A la rception de lattestation mdicale, un contrat de service est tabli reprenant les conditionsdfinies dans loffre, dment sign du candidat slectionn et envoy pour signature la Direction du

projet. Le candidat doit au pralable fournir une copie de sa pice didentit, et ventuellement unecopie de son acte de naissance, ainsi quune copie certifie conforme de tous ses diplmes etattestations/certificats de travail.

De mme, ladministration du projet doit procder aux arrangements ncessaires, afin dinscrire lenouveau membre du personnel la caisse nationale de la scurit sociale.

Le Service du Personnel doit lintgrer dans le systme de paie.

Au terme dun recrutement transparent et concurrentiel, le candidat slectionn devra, conformment la pratique, tre recrut en premier lieu sur une base temporaire pour une priode probatoire de 3 mois.Sur la base dune valuation favorable du superviseur au terme de la priode de 3 mois, le candidatpeut prtendre obtenir un contrat dune dure suprieure, conformment au document du projet et aux

termes de rfrence du poste. La dure du contrat ne doit jamais dpasser la dure du projet. Comptetenu de lannualit des allocations budgtaires, la dure des contrats est calque sur lanne civile.

g. 2- Pour le personnel recrut sur base temporaire ou contrat de consultation :

Consultant international: Une offre de service doit tre tablie, que lecontractant doit approuver et signer avant sa mobilisation. Le projet fournit le billet davion(A/R) du lieu de rsidence vers le lieu daffectation. Le projet doit galement faciliter levoyage du consultant dans la mise disposition de toute documentation juge utile pourlobtention de son visa. Des indemnits journalires peuvent tre accordes conformment loffre.

Consultant national: Le Projet prend en charge le voyage en cas de mission lintrieur du pays et le paiement des frais de mission.

Personnel dappui : Une offre de service doit tre tablie et que lecontractant doit approuver et signer avant sa mobilisation.

g. 3- Le personnel recrut hors du lieu daffectation :

Le Projet prend en charge le voyage jusquau lieu daffection, ainsi que le voyage de retour au termedu contrat.


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g. 4- Dans tous les cas :

Toutes les modalits (frquence de paiement, frais de mission, avance sur honoraires, etc.) doivent trecontenues dans le contrat. Aucun avantage/facilit ne pourra tre accord, hormis ce qui est clairementindiqu dans le contrat.

h) Recrutement des fonctionnaires du Gouvernement

Les fonctionnaires du gouvernement peuvent de plein droit concourir aux postes pourvoir initis parles projets. Toutefois, si la candidature dun fonctionnaire est retenue, ce dernier doit imprativementse librer de son statut de fonctionnaire et se mettre la disposition du projet plein temps. Pour lesconsultants, il est demand une mise en cong du suprieur hirarchique.

6.3. LES SALAIRES ET LES INDEMNITES6.3.1.Dtermination du salaire :

La grille de salaire qui sera applique sera celle convenue par le Gouvernement et le PNUD pour lesprojets financs par le PNUD. Celle-ci ne pourra en aucun cas tre suprieure la grille des salairesdes fonctionnaires des Nations Unies ayant le mme type de contrat, et assumant le mme niveau deresponsabilits.Pour chaque catgorie de personnel, la rmunration retenir sur la grille salariale est un forfait quirsulte de la somme du salaire de base de la catgorie et de lchelon et de lindemnit de transport etde tout autre avantage prvu par la lgislation nationale. Compte tenu des spcificits des budgets, lesconditions daugmentation des salaires sont dfinies par la grille labore par le Gouvernement et lePNUD. Il est noter cependant que cette augmentation ne peut suivre celle du PNUD, tant donnquun budget spcifique est allou et fix ds le dbut du projet pour une priode donne.

6.3.2.Gestion des prsences et mode de paiement :Une fiche mensuelle devrait tre tablie pour chaque membre du personnel du projet. Cette fichementionne les prsences et les absences pour diffrentes raisons. Elle doit tre signe la fin dechaque mois par la personne concerne et son Suprieur hirarchique. Cette fiche servira de base dans

le calcul du salaire.

Le paiement des salaires doit tre effectu par chque et une copie du chque doit tre classe dans ledossier de la personne concerne. Des avances sur salaires peuvent tre accordes en cas de besoinurgent justifi. Cette avance ne peut tre accorde quaprs la fin de la premire quinzaine du mois etdoit tre impute sur le mois en cours.

6.3.3.La scurit socialeToute personne dtenteur dun contrat de type Contrat de Service doit avoir une assurance maladie,pour lui-mme et sa famille. Il doit produire une copie de sa police dassurance-maladie, et ce, ds lasignature dudit contrat afin dtre en rgle vis--vis des procdures du PNUD. Toute prolongation de

ce type de contrat ne pourra plus tre faite sans la prsentation dune police ou attestation dassurance.

6.4. LE

Documents

Manuel de Procedures Applicable à l’Execution Nationale, Madagascar (Août, 2007)