Manuel Des Procédures-2 (1)

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II

Manuel des procdures

2005

PROCEDURES

1.CYCLE ACHATS APPROVISIONNEMENTS

2.CYCLE VENTES CLIENTS

3.CYCLE LOGISTIQUE

4.CYCLE INVESTISSEMENT

5.CYCLE RESSOURCES HUMAINES

6.CYCLE FINANCE TRESORERIE

7CYCLE REPORTING ET CLOTURE COMPTABLE

II.PROCEDURES

1.CYCLE ACHATS APPROVISIONNEMENTS

2.CYCLE VENTES CLIENTS

3.CYCLE LOGISTIQUE

4.CYCLE INVESTISSEMENT

5.CYCLE RESSOURCES HUMAINES

6.CYCLE FINANCE TRESORERIE

7CYCLE REPORTING ET CLOTURE COMPTABLE

I. Objet

Cette procdure a pour objet de dcrire le processus administratif des achats de matires premires et emballages et ses implications comptables.

II. Etapes

La procdure des achats de matires premires et emballages sera dcrite par rfrence aux principales tapes suivantes:

Expression du besoin;

Consultation des fournisseurs;

Choix des fournisseurs;

Lancement de la commande oupassation du contrat;

Rception;

Contrle des factures;

Enregistrement comptable;

Contrle des stocks.

Les aspects relatifs au rglement seront dcrits dans la procdure des rglements et de suivi de la trsorerie.

III. Intervenants

Internes

Direction Gnrale;

Dpartement achats et approvisionnements ; Magasin;

Direction qualit;

Section comptabilit et finance;

Service demandeur. Externes

Fournisseurs.IV. Flow chart

V. Droulement administratif de la procdure

Etape: 1Expression du besoin

ObjectifResponsable

Permettre le rapprovisionnement rgulier de la production.

La direction technique est responsable des besoins exprims.

Rgle de gestion

Le rapprovisionnement doit permettre lalimentation rgulire de la production.

Droulement

La direction technique prpare un budget annuel de production (production mensuelle et ratios) et le transmet la direction gnrale pour validation

Le Dpartement achats et approvisionnements (D.A.A) tablit un tat du stock disponible et du stock minimal pour chaque produit.

Le Dpartement achats et approvisionnements dresse, sur la base de ce budget, des plannings mensuels de consommation des matires premires et emballages actualiss en fonction des ratios raliss le mois prcdent.

Etape: 2Consultation et choix des fournisseurs

ObjectifResponsable

Obtenir le meilleur approvisionnement conciliant conformit qualit, prix et service. La responsabilit de la consultation des fournisseurs incombe au dpartement achats et approvisionnements

Le D.A.A et la direction qualit sont responsables des jugements des offres.

Rgle de gestion

Le choix du fournisseur doit se faire selon des critres objectifs.

Droulement

Le Dpartement achats et approvisionnements tablit pour chaque produit commander un cahier de charges clairement dfini.

Le Dpartement achats et approvisionnements tablit une demande de prix (ou un appel doffre) qui est transmise aux fournisseurs (3 au moins choisis dans le fichier fournisseurs) avec le cahier de charges correspondant. Les appels doffres doivent tre lancs en septembre de chaque anne, pour que les nouveaux prix soient intgrs au budget de lanne suivante.

La demande de prix doit indiquer la date prvue de la rception des offres et la date prvue de livraison.

Le Dpartement achats et approvisionnements reoit les offres des fournisseurs, fixe le jour de louverture des plis et convoque les membres de la commission (responsable des achats, responsable de la production et le responsable qualit).

La commission douverture des plis procde louverture des plis et la signature des offres.

Le Dpartement achats et approvisionnements tablit un tableau comparatif des prix et procde ladjudication de la commande au fournisseur prsentant le meilleur rapport qualit - prix. notion de mieux disant Le Dpartement achats et approvisionnements transmet la Direction Gnrale, le tableau comparatif des prix accompagn du dossier complet sur la consultation et le choix des fournisseurs pour validation et contre signature ;

Etape: 3Lancement des Commandes ou Passation des marchs

ObjectifResponsable

Permettre de lancer les commandes qui correspondent aux besoins exprims.

Le D.A.A est responsable de la conclusion des contrats et du lancement des commandes

Rgle de gestion

Les commandes doivent tre lances dans les dlais et conditions permettant de rpondre au mieux aux besoins exprims.

Droulement

Le Dpartement achats et approvisionnements tablit un contrat dachat pour les produits de consommation courante et rgulire sur la base de ladjudication. Le contrat dapprovisionnement peut tre trimestriel, semestriel ou annuel. Le contrat tabli est transmis la direction gnrale et au fournisseur pour signature.

Le Dpartement achats et approvisionnements tablit automatiquement (sur logiciel Sybel) un bon de commande prnumrot automatiquement.

Des bons de commande partiels doivent tre tablis pour les achats contractuels, sur lesquels il faut rappeler les rfrences du contrat de base.

Peut-tre revoir et baisser le montant

Le chef du Dpartement achats et approvisionnements signe le bon de commande seul si la valeur de la commande nexcde pas 50.000 Dhs dans le cas contraire le bon de commande est transmis la direction gnrale (ou la direction administrative et financire en labsence du DG) pour contre signature. Le Dpartement achats et approvisionnements faxe les bons de commande signs au fournisseur (1 copie), transmet au bureau comptabilit et finance une copie, loriginal est class au D.A.A.

Le Dpartement achats et approvisionnements assure le suivi des commandes sur la base dun tat de suivi des commandes dit par lapplication de gestion des commandes qui permet de sortir tous les bons de commande en cours.

Le Dpartement achats et approvisionnements sur la base de ltat dit relance les fournisseurs un ou deux jours avant la date de livraison prvue.

Gestion des accuss de rception?

Etape: 4Rception

ObjectifResponsable

Sassurer que toutes les commandes sont rceptionnes et que toutes les anomalies sont traites.

Le gestionnaire matires premires est responsable de la rception de la livraison.

Rgle de gestion

Toutes les rceptions doivent tre contrles et vrifies conformes aux commandes.

Droulement

Le magasinier soccupe de la rception des articles livrs au magasin. Il reoit la livraison accompagne du bon de livraison du fournisseuret procde:

Au rapprochement du bon de commande avec la marchandise reue et le bon de livraison;

A la dtection des dfauts apparents;

A la pese des produits qui sont au tonnage;

A la consultation de la direction qualit pour le contrle qualit de la marchandise par chantillonnage;

Dans le cas ou ces contrles ne relvent pas danomalies, le magasinier procde au dchargement de la marchandise.

Le magasinier procde au pesage du vhicule dcharg, accroche le ticket de pese au BL et appose le cachet de la gestion des stocks et sa signature sur le BR.

Le magasinier, en cas danomalie releve, avise le gestionnaire matires premires, remplit la fiche de non-conformit, en indiquant les quantits acceptes ainsi que celles qui sont litigieuses sur les plans qualitatif ou quantitatif, en prcisant les anomalies.

Droulement (Suite)

Le dpartement achats et approvisionnements ds la rception de la fiche de non-conformit, dclenche des rserves auprs des fournisseurs et cherche une solution au problme.Il avise ensuite le magasinier de la suite donne au problme. Le magasinier tablit en 3 exemplaires un bon de rception, dat, sign et pr numrot du carnet des bons de rception. Ce carnet doit:

Etre retir du stock suivant lordre croissant des numros;

Etre le seul en cours dutilisation,

Etre class et archiv une fois termin,

Les bons annuls doivent tre barrs annots de la mention annul et conservs dans les carnets souches.

Tous les champs du BR doivent tre renseigns.

Le BR tabli est sign par le magasinier et transmis avec le dossier (BC, BL ) au gestionnaire matires premires.

Le gestionnaire matires premires procde un deuxime rapprochement entre BC, BL et BR et saisie le BR sur lapplication informatique et le classe en attendant la facture correspondante.

Etape: 5Contrle des factures

ObjectifResponsable

Sassurer que toutes les factures sont conformes et valides

Le dpartement achats et approvisionnements est responsable du contrle des factures.

Rgle de gestion

Toutes les factures doivent tre contrles et vrifies conformes aux commandes et rceptions et elles doivent exhaustivement tre achemines la comptabilit.

Droulement

Le secrtariat de la direction gnrale reoit les factures des fournisseurs, les enregistre sur un registre des factures reues et les transmet au dpartement achats et approvisionnements.

Le dpartement achats et approvisionnements vrifie la facture, notamment en ce qui concerne:

La correspondance entre facture, bon de livraison, bon de rception, et bon de commande(quantit, qualit et prix) ;

Le respect des mentions lgales (rfrences fournisseur, rfrences client, identifiant fiscal, rfrence facture)

Lexactitude des calculs arithmtiques (multiplications, additions, TVA, etc.).

La signature et le cachet apposs la facture.

Le dpartement achats et approvisionnements, une fois ces contrles effectus, transmet le dossier dachat (BC, BL, BR et la facture) la comptabilit pour enregistrement comptable et rglement du fournisseur chance.

Le dpartement achats et approvisionnements, en cas danomalie constate, tablit une lettre de contestation envoye au fournisseur.

Etape: 6Enregistrement comptable

ObjectifResponsable

Sassurer que toutes les factures sont comptabilises.

Le bureau comptabilit et finance est responsable de cette tape

Rgle de gestion

Les oprations dachats doivent tre exhaustivement comptabilises et correctement values.

Droulement

Le bureau comptable reoit le dossier dachat (facture, bon de commande, bon de rception, etc.) du DAA, contrle lexhaustivit de ces documents et rclame ventuellement les documents manquants.

Le bureau comptable rapproche ces documents, notamment la facture et le bon de rception, tablit un bordereau de comptabilisation (qui comporte le n de la pice comptable, criture passer et la date dimputation comptable) et comptabilise lachat.

Le bureau comptable classe les dossiers dachats en instance de paiement par fournisseurs dans un chancier. Les factures sont rgles systmatiquement selon les modalits de payement indiques sur le bon de commande.

Etape: 7Contrle du stock

ObjectifResponsable

Sassurer de la ralit de linventaire permanent des stocks.

Le gestionnaire matires premires est responsable de cette tape.

Rgle de gestion

Les stocks doivent tre rgulirement suivis et correctement values.

Droulement

Le magasinier tablit un bon de sortie (BS) pour chaque sortie de stock, sur chaque BS doit figurer:

Le code et la rfrence du produit;

Le nom du demandeur;

Le service demandeur;

La quantit.

Le BS est tablit en 3 exemplaires, un transmis au gestionnaire matires premires pour mise jour de linventaire permanent, un destin au demandeur et le dernier gard au magasin.

Le gestionnaire matires premires assure rgulirement un rapprochement entre le stock thorique et le stock physique par des inventaires tournant bimensuels et un inventaire exhaustif en fin d'exercice.

Le gestionnaire matires premires explique les carts entre inventaire permanent et physique et met jour le stock thorique.

VI. Contrles Cls De La Procdure

ContrlesAuteur

du

ContrleSupport

Du

ContrleMatrialisation

du

ContrlePriodicit du

ContrleFinalit

du

contrle

Vrification de la ralit et de l'opportunit des besoins exprims

Direction Technique

Planning de consommationVisa sur le planningMensuellement Suite chaque expression du besoinEviter les achats sans rel besoin ou achats non opportuns

Etablissement dun tableau comparatif des prixD.A.A

Direction GnraleTableau

Comparatif des prix

Visa sur le tableau comparatif des prixSuite chaque consultationMettre en concurrence les fournisseurs

Rapproche-ment lors de la rception du BC/BLMagasinier

Bon de commande

Bon de livraisonElaboration dun BR prnumrot, dat et sign par le rceptionnaire

A loccasion de chaque rception

PhysiqueSassurer que les rceptions correspondent aux commandes

Vrification

de la facture

D.A.AFacture

BL/RR/BCVisa sur factureDs rception des factures fournisseurEviter les erreurs de comptabilisation

Annulation des doubles des factures Bureau ComptableFactures fournisseursApposition de la mention duplicata sur le double des factures Ds rception des factures fournisseurEviter les doubles paiements

Vrifier la quantit physique avec BLMagasinier

Bon de livraisonVisa sur le BL

A loccasion de chaque rception

PhysiqueSassurer que les rceptions correspondent aux commandes

VII. Contrles Non Prvus Par La Procdure

ContrlesAuteur

du

ContrleSupport

du

ContrleMatrialisation

du

ContrlePriodicit du

ContrleFinalit

du

contrle

Attribution dun n chronologiqueD.A.AFactures fournisseursAttribution dun N chronologiqueDs rception des factures fournisseurVrifier la squence et lexhaustivit des enregistrements

Rapprochement factures comptabilises avec le registre de rceptions des facturesBureau ComptableJournal et registreEtat de rapprochement annuel ou mensuelAnnuelle ou mensuelleSassurer de lexhaustivit des enregistrements

VII. ArchivageArchivage

DocumentEmetteurNombreDestinataireModePriodicitLieu

Planning de consommationDirection Technique2DAAManuelA chaque clture de dossier dachat DAA

Direction Technique

Demande de prixDAA2Fournisseurs ManuelA chaque clture de dossier dachatDAA

Offres fournisseursFournisseurs 1DAAManuelA chaque clture de dossier dachatDAA

Tableau comparatif des prixDAA1Service demandeurManuelA chaque clture de dossier dachatDAA

Contrat dachatDAA2Fournisseur Manuel A chaque clture de dossier dachatDAA

Bon de commandeDAA3Fournisseur

Bureau comptableManuel automatiqueA chaque clture de dossier dachatDAA

Bureau comptable

Bon de livraisonFournisseur 2DAA

Bureau comptableManuel A chaque clture de dossier dachatDAA

Bureau comptable

Bon de rceptionMagasinier 4Fournisseur

DAA

Bureau comptableManuel A chaque clture de dossier dachatMagasin

DAA

Bureau comptable

Fiche de non-conformitMagasinier 2DAAManuel A chaque clture de dossier dachatMagasin

DAA

Factures Fournisseurs Au moins deuxDAA

Bureau comptableManuelA chaque clture de dossier dachatDAA

Bureau comptable

Lettre de contestationDAA2Fournisseurs ManuelA chaque clture de dossier dachatDAA

Bon de sortieMagasinier 3DAA

Service demandeurManuelA chaque clture de dossier dachatMagasin

DAA

Service demandeur

VIII. Dispositif Comptable Applique A La Procdure

Principes comptables appliqus

Les achats de matires premires et emballages sont constitus par tous les biens consomms par lentreprise au cours de son activit.

La comptabilisation de l'achat intervient au moment de la rception de la facture tablie par le fournisseur, la situation tant rgularise la clture de lexercice lorsquun dcalage existe entre les dates de facturation et de rception.

En application du principe de spcialisation des exercices:

1. Les charges enregistres durant lexercice qui correspondent des biens ou services dont la fourniture ou la prestation doit intervenir ultrieurement doivent tre soustraites des charges de lexercice par lintermdiaire dun compte de rgularisation ;

2. Les consommations de lexercice non encore comptabilises pour des raisons diverses (en particulier, factures non reues) constituent des charges payer intgrer dans les charges de lexercice en contrepartie dun compte rattach chaque compte de tiers concern.

Mthodes comptables

Les achats de matires premires et emballages sont enregistres hors TVA dductible.

Schmas Dcritures Comptables

612

Compte de charge concern4417

Fournisseur

facture non parvenue4411

Fournisseur51

Trsorerie Actif

Rception du bien ou service fait

Rception de la facture A A

Rglement du fournisseur A A

Rception du bien ou service fait

Facture non reue la clture B B

Rception de la facture aprs clture B B

Rglement du fournisseur B B

A+B B B A+B A+B A+B

Constatation de la charge Compte de

rgularisation soldDette fournisseur solde aprs

rglement Constatation du

rglement

VIII. Systme dinformation

APPLICATION DE GESTION DES APPROVISIONNEMENTS ET STOCKS

Edition des commandes

Saisie des commandes

Edition des tats de stocks

Saisie des entres

Edition des seuils de commande

Saisie des sorties

Edition des mouvements du stock

Saisie des cots dachats

Edition tat statistique des stocks

IX. Recommandations

informatisation de ltablissement des tableaux de bord des commandes de matires premiresDvelopper le systme de gestion de stock de matires premires actuelSybel afin de lui permettre dditer priodiquement (chaque semaine) un tat dapprovisionnement en fonction des plannings prvisionnels de consommation et du stock disponible.Formalisation de la procdure des achats en cas de non recours lappel doffre ou en cas de choix dun fournisseur non moins disant

Le dpartement des achats et approvisionnements, lorsquil ne recourt pas la procdure dappel doffre (Fournisseur en situation de monopole, urgence des besoins, etc.) ou lorsque son choix ne porte pas sur le moins disant, doit tablir une note expliquant la drogation la procdure et la soumettre lapprobation de la direction avant le lancement de la commande.

Dvelopper les fonctionnalits de suivi des commandes de lapplication de gestion des approvisionnements et stocks

Dvelopper le systme de gestion dapprovisionnement et de stock de matires premires actuelSybel afin de lui permettre dditer quotidiennement la liste des livraisons prvues pour la journe permettant de sassurer que toutes les commandes ont t rceptionnes.

II.PROCEDURES

1.CYCLE ACHATS APPROVISIONNEMENTS

2.CYCLE VENTES CLIENTS

3.CYCLE LOGISTIQUE

4.CYCLE INVESTISSEMENT

5.CYCLE RESSOURCES HUMAINES

6.CYCLE FINANCE TRESORERIE

7CYCLE REPORTING ET CLOTURE COMPTABLE

IX. Objet

Cette procdure a pour objet de dcrire la procdure administrative des achats de pices de rechange et ses implications comptables.

X. Etapes

La procdure des achats de pices de rechange sera dcrite par rfrence aux principales tapes suivantes:

Expression du besoin;

Consultation des fournisseurs;

Choix des fournisseurs;

Lancement de la commande oupassation du march

Rception;

Contrle des factures;

Enregistrement comptable;

Contrle des stocks

Les aspects relatifs au rglement seront dcrits dans la procdure des rglements et de suivi de la trsorerie.

XI. Intervenants

Internes

Direction gnrale;

Direction technique;

Dpartement achats et approvisionnements ;

Magasin pices de rechange;

Bureau comptable;

Service demandeur. Externes

Fournisseurs.XII. Flow chart

XIII. Droulement administratif de la procdure

Etape: 1Expression du besoin

ObjectifResponsable

Permettre la maintenance rgulire de loutil de production. Le service demandeur est responsable des besoins exprims.

Rgle de gestion

Les demandes dachats doivent tre valides et correspondre un besoin rel.

Droulement

Les pices codifies:

Le gestionnaire pices de rechange assure le rapprovisionnement sur la base des propositions de commande traites automatiquement par le logiciel Mister Maint

Le gestionnaire pices de rechange, pour permettre ce traitement, enrichit le fichier des pices codifies en concertation avec le service maintenance des lments suivants:

Prix dachat.

Nom et adresse du fournisseur.

Stock minimum et point de commande.

Stock de scurit.

Dlai de livraison.

Quantit a commander.

Le gestionnaire pices de rechange dite chaque lundi le listing des stocks minis et le transmet au service maintenance.

Le service maintenance analyse ltat des stocks. Il ny a pas de demande dachat. Il y a un accord entre les deux parties sur ce qui est commander sur les listing sign par les deux parties.

Les pices non codifies:

Le service demandeur tablit une demande dachats (DA) prcisant:

Toutes les caractristiques des pices demandes;

La date de livraison souhaite;

Une proposition de fournisseur;

Les nouveaux codes des pices demandes.

La DA signe par le demandeur est ensuite transmise au service maintenance pour approbation et signature. Si la valeur de la demande dachat est suprieure 50.000 Dhs le visa du directeur technique est requis. La DA signe est remise au DAA.

Le dpartement achats et approvisionnements accuse rception de la DA et entame le processus dachat.

Etape: 2Consultation et choix des fournisseurs

ObjectifResponsable

Obtenir le meilleur approvisionnement conciliant conformit qualit et prix.

La responsabilit de la consultation des fournisseurs incombe au dpartement achats et approvisionnements.

Le D.A.A et le service maintenance sont responsables des jugements des offres.

Rgle de gestion

Le choix du fournisseur doit se faire selon des critres objectifs.

Droulement

Le Dpartement achats et approvisionnements tablit une demande de prix qui est transmise aux fournisseurs agres, la demande de prix doit indiquer la date prvue de la rception des offres et la date prvue de livraison.

Le Dpartement achats et approvisionnements reoit les offres des fournisseurs, tablit un tableau comparatif des prix et le transmet avec la demande dachat portant les prcisions suivantes:

Nom du fournisseur

Prix dachat

Dlai de livraison

au service maintenance pour confirmation du choix du fournisseur .

La direction technique a le droit darbitrage en cas de dsaccord entre le dpartement des achats et approvisionnement et le service demandeur sur le choix du fournisseur ou des pices.

Etape: 3Lancement des Commandes ou Passation des marchs

ObjectifResponsable

Permettre de lancer les commandes qui correspondent aux besoins exprims. Le D.A.A est responsable du lancement des commandes

Rgle de gestion

Les commandes doivent tre lances dans les dlais et conditions permettant de rpondre au mieux aux besoins exprims.

Droulement

Le Dpartement achats et approvisionnements dite un bon de commande prnumrot.

les bons de commande doivent tre signs par:

Le gestionnaire de stocks;

Le chef du dpartement achats et approvisionnements;

Le responsable de la maintenance;

Le directeur technique si la valeur de la commande est suprieure 10.000 Dhs;

Le directeur gnral si la valeur de la commande est suprieure 50.000 Dhs.

Le Dpartement achats et approvisionnements faxe les bons de commande signs au fournisseur (1 copie), transmet la section comptabilit et finance une copie, loriginal est class au D.A.A.

Le gestionnaire pices de rechange assure le suivi des commandes sur la base dun tat de suivi des commandes dit par Mister Maint qui permet de sortir tous les bons de commande en cours.

Le gestionnaire pices de rechange sur la base de ltat dit relance les fournisseurs un ou deux jours avant la date de livraison prvue.

Etape: 4Rception

ObjectifResponsable

Sassurer que toutes les rceptions sont conformes aux commandes et que toutes les anomalies sont traites. Le magasinier est responsable de la rception de la livraison.

Rgle de gestion

Toutes les rceptions doivent tre contrles et vrifies conformes aux commandes .

Droulement

Le magasinier soccupe de la rception des articles livrs au magasin. Il reoit la livraison accompagne du bon de livraison du fournisseuret procde:

Au rapprochement du bon de commande avec les articles reus et le bon de livraison;

Au comptage des articles;

A la dtection des dfauts apparents;

A la consultation du demandeur pour le contrle qualitatif et technique des articles.

Dans le cas ou ces contrles ne relvent pas danomalies, le magasinier procde la rception des articles.

Le magasinier, en cas danomalie releve, avise le gestionnaire pices de rechange, remplie la fiche de non-conformit, en indiquant les quantits acceptes ainsi que celles qui sont litigieuses sur les plans qualitatifs ou quantitatifs, en prcisant les anomalies.

Le gestionnaire pices de rechange ds la rception de la fiche de non-conformit, dclenche des rserves auprs des fournisseurs et cherche une solution au problme.

Le magasinier tablit en 3 exemplaires un bon de rception, dat, sign et prnumrot du carnet des bons de rception. Ce carnet doit:

Etre retir du stock suivant lordre croissant des numros;

Etre le seul en cours dutilisation,

Etre class et archiv une fois termin,

Les bons annuls doivent tre barrs par le magasinier et annots de la mention annul et conservs dans les carnets souches.

Tous les champs du BR doivent tre renseigns.

Le BR tabli est sign par le magasinier et transmis avec le dossier (BC, BL ) au gestionnaire pices de rechange.

Le gestionnaire pices de rechange procde un deuxime rapprochement entre BC, BL et BR , signe le bon de rception et le retourne au magasinier.

Le magasinier saisi le BR sur lapplication informatique et le classe en attendant la facture correspondante.

Le Dpartement achats et approvisionnements dite quotidiennement la liste des livraisons prvues pour la journe et sassure que toutes les commandes ont t rceptionnes.

Etape: 5Contrle des factures

ObjectifResponsable

Sassurer que toutes les factures sont conformes et valides

Le gestionnaire pices de rechange est responsable du contrle des factures.

Rgle de gestion

Toutes les factures doivent tre contrles et vrifies conformes par rapport aux commandes et rceptions et elles doivent tre exhaustivement achemines la comptabilit.

Droulement

Le secrtariat de la direction gnrale reoit les factures des fournisseurs, les enregistre sur un registre des factures reues et les transmet au dpartement achats et approvisionnements.

Le dpartement achats et approvisionnements vrifie la facture, notamment en ce qui concerne:

La correspondance entre facture, bon de livraison, bon de rception, et bon de commande( quantit, qualit et prix);

Le respect des mentions lgales (rfrences fournisseur, rfrences client, identifiant fiscal, rfrence facture)

Lexactitude des calculs arithmtiques (multiplications, additions, TVA, etc.).

La signature et le cachet apposs la facture.

gestionnaire pices de rechange, une fois ces contrles effectus, transmet le dossier dachat (BC, BL, BR et la facture) la comptabilit pour enregistrement comptable.

gestionnaire pices de rechange, en cas danomalie constate, tablit une lettre de contestation envoye au fournisseur.

Etape: 6Enregistrement comptable

ObjectifResponsable

Sassurer que toutes les factures sont comptabilises.

Le bureau comptabilit et finance est responsable de cette tape

Rgle de gestion

Les oprations dachats doivent tre exhaustivement comptabilises et correctement values.

Droulement

Le bureau comptable reoit le dossier dachat ( facture, bon de commande, bon de rception, etc.) du DAA, contrle lexhaustivit de ces documents et rclame ventuellement les documents manquants.

Le bureau comptable rapproche ces documents, notamment la facture et le bon de rception, tablit un bordereau de comptabilisation (qui comporte le n de la pice comptable, criture passer et la date dimputation comptable) et comptabilise lachat.

Le bureau comptable classe les dossiers dachats en instance de paiement par fournisseurs dans un chancier. Les factures sont rgles systmatiquement selon les modalits de payement indiques sur le bon de commande.

Etape: 7Contrle du stock

ObjectifResponsable

Sassurer de la ralit de linventaire permanent des stocks.

Le dpartement achats et approvisionnement est responsable de cette tape.

Rgle de gestion

Les stocks doivent tre rgulirement suivis et correctement values.

Droulement

Le magasinier tablit un bon de sortie (BS) pour chaque sortie de stock, sur chaque BS doit figurer:

Le code et la rfrence du produit;

Les quantits sorties du stock;

Le nom du demandeur;

Le service demandeur.

Le BS est tablie en 3 exemplaires, un transmis au gestionnaire pices de rechange pour mis jour de linventaire permanent, un destin au demandeur et le dernier gard au magasin. Le gestionnaire pices de rechange assure rgulirement un rapprochement entre le stock thorique et le stock physique par des inventaires tournant et un inventaire exhaustif en fin d'exercice.

Le gestionnaire pices de rechange explique les carts entre inventaire permanent et physique et met jour le stock thorique.

Le dpartement achats et approvisionnements ralise une tude analytique, la clture de chaque inventaire annuel, des pices de rechange dont la dure de stockage dpasse une anne et dcide en concertation avec les services techniques du sort des pices devenues inutilisables.

XIV. Contrles Cls De La Procdure

ContrlesAuteur

Du

ContrleSupport

Du

ContrleMatrialisation

du

ContrlePriodicit du

ContrleFinalit

du

contrle

Vrification de la ralit et de l'opportunit des besoins exprims

Responsable hirarchique du service demandeur Demande

du service utilisateurVisa sur la demandeSuite chaque expression du besoinEviter les achats sans rel besoin ou achats non opportuns

Etablissement dun tableau comparatif des prixD.A.A

Tableau

Comparatif des prix

Visa sur le tableau comparatif des prixSuite chaque consultationMettre en concurrence les fournisseurs

Contrle des rceptionsMagasinier

Service demandeurBon de rceptionElaboration dun BR prnumrot, dat et sign par le rceptionnaire

A loccasion de chaque rception

PhysiqueSassurer que la ralit des achats de produits stocks

Contrle technique des rceptionsMaintenance et Travaux NeufsArticles Visa sur le BLA loccasion de chaque rception

PhysiqueEviter la rception des pices non conformes

Vrification

de la facture

GPRFacture

BL/BR/BCVisa sur factureDs rception des factures fournisseurEviter les erreurs de comptabilisation

Annulation des doubles des factures GPRFactures fournisseursApposition de la mention Duplicata sur le double des factures Ds rception des factures fournisseurEviter les doubles paiements

XV. Contrles Non Prvus De La Procdure

ContrlesAuteur

Du

ContrleSupport

du

ContrleMatrialisation

du

ContrlePriodicit du

ContrleFinalit

du

contrle

Attribution aux factures dun n chronologiqueD.A.AFactures fournisseursAttribution dun N chronologiqueDs rception des factures fournisseurVrifier la squence et lexhaustivit des enregistrements

X. ArchivageArchivage

DocumentEmetteurNombreDestinataireModePriodicitLieu

Proposition de commandeDAA1Service maintenanceManuel A chaque clture de dossier dachat DAA

Demande dachatService demandeur2DAAManuelA chaque clture de dossier dachat DAA

Service demandeur

Demande de prixDAA2Fournisseurs ManuelA chaque clture de dossier dachatDAA

Offres fournisseursFournisseurs 1DAAManuelA chaque clture de dossier dachatDAA

Tableau comparatif des prixDAA1Service demandeurManuelA chaque clture de dossier dachatDAA

Bon de commandeDAA3Fournisseur

Bureau comptableManuelA chaque clture de dossier dachatDAA

Bureau comptable

Bon de livraisonFournisseur 2DAA

Bureau comptableManuel A chaque clture de dossier dachatDAA

Bureau comptable

Bon de rceptionMagasinier 4Fournisseur

DAA

Bureau comptableManuel A chaque clture de dossier dachatMagasin

DAA

Bureau comptable

Fiche de non -conformitMagasinier2DAAManuel A chaque clture de dossier dachatDAA

Magasin

Factures Fournisseurs Au moins deuxDAA

Bureau comptableManuelA chaque clture de dossier dachatDAA

Bureau comptable

Lettre de contestationDAA2Fournisseurs ManuelA chaque clture de dossier dachatDAA

Bon de sortieMagasinier 3DAA

Service demandeurManuelA chaque clture de dossier dachatMagasin

DAA

Service demandeur

XVI. Dispositif Comptable Applique A La Procdure

Principes comptables appliqus

La comptabilisation de l'achat intervient au moment de la rception de la facture tablie par le fournisseur, la situation tant rgularise la clture de lexercice lorsquun dcalage existe entre les dates de facturation et de rception.

En application du principe de spcialisation des exercices:

3. Les charges enregistres durant lexercice qui correspondent des biens ou services dont la fourniture ou la prestation doit intervenir ultrieurement doivent tre soustraites des charges de lexercice par lintermdiaire dun compte de rgularisation ;

4. Les consommations de lexercice non encore comptabilises pour des raisons diverses (en particulier, factures non reues) constituent des charges payer intgrer dans les charges de lexercice en contrepartie dun compte rattach chaque compte de tiers concern.

Mthodes comptables

Les achats de pices de rechange sont enregistrs hors TVA dductible.

Schmas Dcritures Comptables

6

Compte de charge concern4417

Fournisseur

facture non parvenue4411

Fournisseur51

Trsorerie Actif

Rception du bien ou service fait

Rception de la facture A A

Rglement du fournisseur A A

Rception du bien ou service fait

Facture non reue la clture B B

Rception de la facture aprs clture B B

Rglement du fournisseur B B

A+B B B A+B A+B A+B

Constatation de

la charge Compte de rgularisation soldDette

fournisseur solde aprs

rglement Constatation du

rglement

XI. Systme dinformation

APPLICATION DE GESTION DES APPROVISIONNEMENTS ET STOCKS

Edition des commandes

Saisie des commandes

Edition des tats de stocks

Saisie des entres

Edition des seuils de commande

Saisie des sorties

Edition des mouvements du stock

Saisie des cots dachats

Edition tat statistique des stocks

II.PROCEDURES

1.CYCLE ACHATS APPROVISIONNEMENTS

2.CYCLE VENTES CLIENTS

3.CYCLE LOGISTIQUE

4.CYCLE INVESTISSEMENT

5.CYCLE RESSOURCES HUMAINES

6.CYCLE FINANCE TRESORERIE

7CYCLE REPORTING ET CLOTURE COMPTABLE

XVII. Objet

Cette procdure a pour objet de dcrire la procdure administrative des achats de consommables et ses implications comptables.

XVIII. Etapes

La procdure des achats de consommables sera dcrite par rfrence aux principales tapes suivantes:

Expression du besoin;

Consultation des fournisseurs;

Choix des fournisseurs;

Lancement de la commande oupassation du march

Rception;

Contrle des factures;

Enregistrement comptable;

Contrle du stock

Les aspects relatifs au rglement seront dcrits dans la procdure des rglements et de suivi de la trsorerie.

XIX. Intervenants

Internes

Direction gnrale;

Dpartement achats et approvisionnements ;

Magasin;

Bureau comptable;

Service demandeur. Externes

Fournisseurs.XX. Flow chart

XXI. Droulement administratif de la procdure

Etape: 1Expression du besoin

ObjectifResponsable

Permettre lapprovisionnement rgulier en produits consommables et autres services. Le service demandeur est responsable des besoins exprims.

Rgle de gestion

Les demandes dachats doivent tre valides et correspondre un besoin rel.

Droulement

Produits non stocks et achats de services:

Le service demandeur tablit une demande dachats (DA) prcisant les qualits et les quantits des articles acheter ainsi que les dlais de livraison souhaits et sont transmises au suprieur hirarchique pour approbation.

Les suprieurs hirarchiques des services demandeurs centralisent et valident les demandes et les transmettent au D.A.A.

Le dpartement achats et approvisionnements accuse rception de la DA et entame le processus dachat.

Achats stocks: Le dpartement achats et approvisionnements vu la rgularit de consommation de ces produits, constitue un stock minimum et le rapprovisionnement se fait de manire priodique.

Etape: 2Consultation et choix des fournisseurs

ObjectifResponsable

Obtenir le meilleur approvisionnement conciliant conformit qualit et prix.

La responsabilit de la consultation des fournisseurs incombe au dpartement achats et approvisionnements.

Le D.A.A et le service demandeur sont responsables des jugements des offres.

Rgle de gestion

Le choix du fournisseur doit se faire selon des critres objectifs.

Droulement

Produits non stocks et achats de services: Le Dpartement achats et approvisionnements tablit une demande de prix qui est transmise aux fournisseurs (3 au moins). La demande de prix doit indiquer la date prvue de la rception des offres et la date prvue de livraison.

Le Dpartement achats et approvisionnements reoit les offres des fournisseurs, tablit un tableau comparatif des prix et le transmet au service demandeur pour confirmation du choix du fournisseur.

Achats stocks:

Le Dpartement achats et approvisionnements sapprovisionne directement auprs des fournisseurs et assume la responsabilit des produits achets.

Etape: 3Lancement des Commandes

ObjectifResponsable

Permettre de lancer les commandes qui correspondent aux besoins exprims.

Le D.A.A est responsable de la passation des marchs et du lancement des commandes

Rgle de gestion

Les commandes doivent tre lances dans les dlais et conditions permettant de rpondre au mieux aux besoins exprims.

Droulement

Produits non stocks et achats de services: Le Dpartement achats et approvisionnements tablit un bon de commande prnumrot.

Le chef du Dpartement achats et approvisionnements signe les bons de commande seul si la valeur de la commande nexcde pas 50.000 Dhs dans le cas contraire le bon de commande est contresign par le directeur gnral (ou par la direction administrative et financire en labsence du DG).

Le Dpartement achats et approvisionnements faxe les bons de commande signs au fournisseur (1 copie), transmet au bureau comptabilit et finance une copie, loriginal est class au D.A.A.

Le Dpartement achats et approvisionnements assure le suivi des commandes sur la base dun tat de suivi des commandes dit par lapplication de gestion des commandes qui permet de sortir tous les bons de commande en cours.

Le Dpartement achats et approvisionnements sur la base de ltat dit relance les fournisseurs un ou deux jours avant la date de livraison prvue.

Etape: 4Rception

ObjectifResponsable

Sassurer que toutes les rceptions sont conformes aux commandes et que toutes les anomalies sont traites. Le magasinier est responsable de la rception de la livraison.

Rgle de gestion

Toutes les rceptions doivent tre contrles et vrifies conformes aux commandes.

Droulement

Achats stocks:

Le magasinier soccupe de la rception des articles livrs au magasin. Il tablit en 3 exemplaires un bon de rception, dat, sign et prnumrot du carnet des bons de rception.

Le BR tablis est sign conjointement par le magasinier et lacheteur et il est transmis au dpartement achats et approvisionnements.

Achats de services:

Le service demandeur signe la facture des prestations de services en guise de rception.

Etape: 5Contrle des factures

ObjectifResponsable

Sassurer que toutes les factures sont conformes et valides Le dpartement achats et approvisionnements est responsable du contrle des factures.

Rgle de gestion

Toutes les factures doivent tre contrles et vrifies conformes aux commandes et rceptions et elles doivent tre exhaustivement achemines la comptabilit.

Droulement

Achats stocks:

Le secrtariat de la direction gnrale reoit les factures des fournisseurs, les enregistre sur un registre des factures reues et les transmet au dpartement achats et approvisionnements.

Le dpartement achats et approvisionnements vrifie la facture, notamment en ce qui concerne:

La correspondance entre la facture et le bon de rception

Le respect des mentions lgales (rfrences fournisseur, rfrences client, identifiant fiscal, rfrence facture)

Lexactitude des calculs arithmtiques (multiplications, additions, TVA, etc.)

La signature et le cachet apposs la facture.

Le dpartement achats et approvisionnements, une fois ces contrles effectus, transmet le dossier dachat (BC, BL, BR et la facture) la comptabilit pour enregistrement comptable.

Produits non stocks et achats de services: Le secrtariat de la direction gnrale reoit les factures des fournisseurs, les enregistre sur un registre des factures reues et les transmet au dpartement achats et approvisionnements.

Le dpartement achats et approvisionnements vrifie la facture, notamment en ce qui concerne:

La correspondance entre facture, bon de livraison, bon de rception, et bon de commande(quantit, qualit et prix) ;

Le respect des mentions lgales (rfrences fournisseur, rfrences client, identifiant fiscal, rfrence facture)

Lexactitude des calculs arithmtiques (multiplications, additions, TVA, etc.).

La signature et le cachet apposs la facture.

Le dpartement achats et approvisionnements, une fois ces contrles effectus, transmet le dossier dachat (BC, BL, BR et facture) la comptabilit pour enregistrement comptable.

Le dpartement achats et approvisionnements, en cas danomalie constate, tablit une lettre de contestation envoye au fournisseur.

Etape: 6Enregistrement comptable

ObjectifResponsable

Assurer la comptabilisation de toutes les factures.

Le bureau comptabilit et finance est responsable de cette tape

Rgle de gestion

Les oprations dachats doivent tre exhaustivement comptabilises et correctement values.

Droulement

Produits non stocks et achats de services:

Le bureau comptable reoit le dossier dachat (facture, bon de commande, bon de rception, etc.) du DAA, contrle lexhaustivit de ces documents et rclame les documents manquants.

Le bureau comptable rapproche ces documents, notamment la facture et le bon de rception, tablit un bordereau de comptabilisation (qui comporte le n de la pice comptable, criture passer et la date dimputation comptable) et comptabilise lachat.

Le bureau comptable classe les dossiers dachats en instance de paiement par fournisseurs dans un chancier. Les factures sont rgles systmatiquement selon les modalits de payement indiques sur le bon de commande.

Produits stocks :

Lacheteur tablit un bon de caisse (dont le montant ne peut tre suprieur 10.000 Dhs) pour les achats programms quil transmet son responsable hirarchique et au directeur administratif et financier pour validation et transmission la caisse.

Le responsable Caisse reoit le bon de caisse dment sign et dbloque le montant correspondant au responsable des achats en attente de la facture fournisseur. A la rception de la facture le caissier enregistre la dpense sur le registre de caisse et transmet le tout la comptabilit pour prise en charge comptable.

Etape: 7Contrle du stock

ObjectifResponsable

Disposer dun inventaire permanent des stocks.

Le dpartement achats et approvisionnement est responsable de cette tape.

Rgle de gestion

Les stocks doivent tre rgulirement suivis et correctement valus.

Droulement

Produits stocks et non stocks :

Le magasinier tablit un bon de sortie (BS) pour chaque sortie de stock, sur chaque BS doit figurer:

Le code et la rfrence du produit;

Le nom du demandeur;

Le service demandeur.

Le BS est tabli en 3 exemplaires, un transmis au gestionnaire pour mise jour de linventaire permanent, un destin au demandeur et le dernier gard au magasin.

XXII. Contrles Cls De La Procdure

ContrlesAuteur

du

ContrleSupport

Du

ContrleMatrialisation

du

ContrlePriodicit du

ContrleFinalit

du

contrle

Vrification de la ralit et de l'opportunit des besoins exprims

Responsable hirarchique du service demandeur Demande

du service utilisateurVisa sur la demandeSuite chaque expression du besoinEviter les achats sans rel besoin ou achats non opportuns

Etablissement dun tableau comparatif des prixD.A.A

Tableau

Comparatif des prix

Visa sur le tableau comparatif des prixSuite chaque consultationMettre en concurrence les fournisseurs

Contrle des rceptionsMagasinier

Bon de rceptionElaboration dun BR prnumrot, dat et sign par le rceptionnaire

A loccasion de chaque rception

PhysiqueSassurer que la ralit des achats de produits stocks

Vrification

De la facture

D.A.AFacture

BL/BR/BCVisa sur factureDs rception des factures fournisseurEviter les erreurs de comptabilisation

Annulation des doubles des factures D.A.AFactures fournisseursApposition de la mention duplicata sur le double des factures Ds rception des factures fournisseurEviter les doubles paiements

XXIII. Contrles Non Prvus De La Procdure

ContrlesAuteur

du

ContrleSupport

du

ContrleMatrialisation

du

ContrlePriodicit du

ContrleFinalit

du

contrle

Attribution aux factures dun n chronologiqueD.A.AFactures fournisseursAttribution dun N chronologiqueDs rception des factures fournisseurVrifier la squence et lexhaustivit des enregistrements

XII. ArchivageArchivage

DocumentEmetteurNombreDestinataireModePriodicitLieu

Demande dachatService demandeur2DAAManuelA chaque clture de dossier dachat DAA

Service demandeur

Demande de prixDAA2Fournisseurs ManuelA chaque clture de dossier dachatDAA

Offres fournisseursFournisseurs 1DAAManuelA chaque clture de dossier dachatDAA

Tableau comparatif des prixDAA1Service demandeurManuelA chaque clture de dossier dachatDAA

Bon de commandeDAA3Fournisseur

Bureau comptableManuelA chaque clture de dossier dachatDAA

Bureau comptable

Bon de livraisonFournisseur 1DAA

Bureau comptableManuel A chaque clture de dossier dachatDAA

Bureau comptable

Bon de rceptionMagasinier 4Fournisseur

DAA

Bureau comptableManuel A chaque clture de dossier dachatMagasin

DAA

Bureau comptable

Factures Fournisseurs Au moins deuxDAA

Bureau comptableManuelA chaque clture de dossier dachatDAA

Bureau comptable

Lettre de contestationDAA2Fournisseurs ManuelA chaque clture de dossier dachatDAA

Bon de sortieMagasinier 3DAA

Service demandeurManuelA chaque clture de dossier dachatMagasin

DAA

Service demandeur

XXIV. Dispositif Comptable Applique A La Procdure

Principes comptables appliqus

Les achats de consommables sont constitus par tous les biens consomms par lentreprise au cours de son activit.

La comptabilisation de l'achat intervient au moment de la rception de la facture tablie par le fournisseur, la situation tant rgularise la clture de lexercice lorsquun dcalage existe entre les dates de facturation et de rception.

En application du principe de spcialisation des exercices:

5. Les charges enregistres durant lexercice qui correspondent des biens ou services dont la fourniture ou la prestation doit intervenir ultrieurement doivent tre soustraites des charges de lexercice par lintermdiaire dun compte de rgularisation ;

6. Les consommations de lexercice non encore comptabilises pour des raisons diverses (en particulier, factures non reues) constituent des charges payer intgrer dans les charges de lexercice en contrepartie dun compte rattach chaque compte de tiers concern.

Mthodes comptables

Les achats de consommables sont enregistrs hors TVA dductible.

Schmas Dcritures Comptables

612

Compte de charge concern 4417

Fournisseur

Facture non parvenue 4411

Fournisseur 51

Trsorerie Actif

Rception du bien ou service fait

Rception de la facture A A

Rglement du fournisseur A A

Rception du bien ou service fait

Facture non reue la clture B B

Rception de la facture aprs clture B B

Rglement du fournisseur B B

A+B B B A+B A+B A+B

Constatation de

la charge Compte de rgularisation soldDette Fournisseur solde aprs rglement Constatation du

rglement

XIII. Systme dinformation

APPLICATION DE GESTION DES APPROVISIONNEMENTS ET STOCKS

Edition des commandes

Saisie des commandes

Edition des tats de stocks

Saisie des entres

Edition des commandes en cours

Saisie des sorties

Edition des mouvements du stock

Saisie des cots dachats

Edition tat statistique des stocks

II.PROCEDURES

1.CYCLE ACHATS APPROVISIONNEMENTS

2.CYCLE VENTES CLIENTS

3.CYCLE LOGISTIQUE

4.CYCLE INVESTISSEMENT

5.CYCLE RESSOURCES HUMAINES

6.CYCLE FINANCE TRESORERIE

7CYCLE REPORTING ET CLOTURE COMPTABLE

I. Objet

Cette procdure a pour objet de dcrire le processus administratif des achats de prestations de services et ses implications comptables.

II. Etapes

La procdure des achats de prestations de services sera dcrite par rfrence aux principales tapes suivantes:

Expression du besoin;

Consultation des fournisseurs;

Choix des fournisseurs;

Lancement de la commande oupassation du march

Rception;

Contrle des factures;

Enregistrement comptable.

Les aspects relatifs au rglement seront dcrits dans la procdure des rglements et de suivi de la trsorerie.

III. Intervenants

Internes

Direction gnrale;

Direction technique;

Dpartement achats et approvisionnements ;

Magasin prestations de services;

Bureau comptable;

Service demandeur. Externes

Fournisseurs.IV. Flow chart

V. Droulement administratif de la procdure

Etape: 1Expression du besoin

ObjectifResponsable

Permettre lapprovisionnement en prestations de services ncessaires. Le service demandeur est responsable des besoins exprims.

Rgle de gestion

Les demandes dachats doivent tre valides et correspondre un besoin rel .

Droulement

Le service demandeur tablit une demande dachats (DA) prcisant:

Le dtail technique de la prestation;

Les scurits prendre par le prestataire;

La priode dintervention souhaite;

Une proposition de fournisseur.

La DA signe par le demandeur est ensuite transmise au service maintenance pour approbation et signature. Si la valeur de la demande dachat est suprieure 10.000 Dhs le visa du directeur technique est requis. La DA signe est remise au DAA.

Le dpartement achats et approvisionnements accuse rception de la DA et entame le processus dachat.

Etape: 2Consultation et choix des fournisseurs

ObjectifResponsable

Obtenir le meilleur approvisionnement conciliant conformit qualit et prix.

La responsabilit de la consultation des fournisseurs incombe au dpartement achats et approvisionnements.

Le D.A.A et le service demandeur sont responsables des jugements des offres.

Rgle de gestion

Le choix du fournisseur doit se faire selon des critres objectifs.

Droulement

Le Dpartement achats et approvisionnements tablit une demande de prix qui est transmise aux fournisseurs (3 au moins). La demande de prix doit indiquer la date prvue de la rception des offres et la priode dintervention .

Le Dpartement achats et approvisionnements reoit les offres des fournisseurs, tablit un tableau comparatif des prix portant les prcisions suivantes:

Le nom du fournisseur;

Les informations sur sa capacit financire;

Les garanties quil peut offrir;

La qualit du travail quil offre.

Et le transmet au service demandeur pour confirmation du choix du fournisseur.

La direction technique a le droit darbitrage en de dsaccord entre le dpartement des achats et approvisionnements et le service demandeur sur le choix du fournisseur.

Etape: 3Lancement des Commandes ou Passation des marchs

ObjectifResponsable

Permettre de lancer les commandes qui correspondent aux besoins exprims.

Le D.A.A est responsable du lancement des commandes

Rgle de gestion

Les commandes doivent tre lances dans les dlais et conditions permettant de rpondre au mieux aux besoins exprims.

Droulement

Le Dpartement achats et approvisionnements dite en trois exemplaires un bon de commande prnumrot contenant:

Le dtail technique de la prestation;

Les scurits prendre par le prestataire;

La priode dintervention;

Le prix de la prestation;

Les modalits de paiement.

Le chef du Dpartement achats et approvisionnements signe le bon de commande et le transmet pour signature au:

Gestionnaire de stocks;

Responsable de la maintenance;

Directeur technique si la valeur de la commande est suprieure 10.000 Dhs;

Directeur gnral si la valeur de la commande est suprieure 50.000 Dhs.

Le Dpartement achats et approvisionnements transmet les bons de commande signs au fournisseur (1exemplaire) contre un accus de rception, au bureau comptable (1 exemplaire), le dernier exemplaire est class par le D.A.A.

Etape: 4Rception

ObjectifResponsable

Sassurer que toutes les rceptions sont conformes aux commandes et que toutes les anomalies sont traites. Le service entretien et travaux neufs est responsable de la rception de la livraison.

Rgle de gestion

Toutes les rceptions doivent tre contrles et vrifies conformes aux commandes .

Droulement

Le service entretien et travaux neufs soccupe du suivi du chantier et de la rception qualitative des travaux.

Le service entretien et travaux neufs reoit dfinitivement les travaux et tablit le procs verbal sign par lui et par le matre douvrage et transmis la direction technique pour validation.

Le PV doit contenir:

Le numro du projet;

Le numro de la commande;

Le descriptif des travaux raliss;

Lavis qualitatif et technique du matre douvrage;

Les rserves le cas chant.

Etape: 5Contrle des factures

ObjectifResponsable

Sassurer que toutes les factures sont conformes et valides

Le dpartement achats et approvisionnements est responsable du contrle des factures.

Rgle de gestion

Toutes les factures doivent tre contrles et vrifies conformes aux commandes et rceptions et elles doivent exhaustivement tre achemines la comptabilit.

Droulement

Le secrtariat de la direction gnrale reoit les factures des fournisseurs, les enregistre sur un registre des factures reues et les transmet au dpartement achats et approvisionnements.

Le dpartement achats et approvisionnements vrifie la facture, notamment en ce qui concerne:

La correspondance entre facture, PV de rception dfinitive et bon de commande(quantit, qualit et prix) ;

Le respect des mentions lgales (rfrences fournisseur, rfrences client, identifiant fiscal, rfrence facture)

Lexactitude des calculs arithmtiques (multiplications, additions, TVA, etc.).

La signature et le cachet apposs la facture.

Le dpartement achats et approvisionnements, une fois ces contrles effectus, transmet le dossier dachat (BC, PV de rception et la facture) la comptabilit pour enregistrement comptable.

Le dpartement achats et approvisionnements, en cas danomalie constate, tablit une lettre de contestation envoye au fournisseur.

Etape: 6Enregistrement comptable

ObjectifResponsable

Sassurer que toutes les factures sont comptabilises.

Le bureau comptabilit et finance est responsable de cette tape

Rgle de gestion

Les oprations dachats doivent tre exhaustivement comptabilises et correctement values.

Droulement

Le bureau comptable reoit le dossier dachat (facture, bon de commande, PV de rception, etc.) du DAA, contrle lexhaustivit de ces documents et rclame les documents manquants.

Le bureau comptable rapproche ces documents, notamment la facture et le PV de rception, tablit un bordereau de comptabilisation (qui comporte le n de la pice comptable, criture passer et la date dimputation comptable) et comptabilise lachat.

Le bureau comptable classe les dossiers dachats en instance de paiement par fournisseurs dans un chancier. Les factures sont rgles systmatiquement selon les modalits de payement indiques sur le bon de commande.

VI. Contrles Cls De La Procdure

ContrlesAuteur

du

ContrleSupport

Du

ContrleMatrialisation

du

ContrlePriodicit du

ContrleFinalit

du

contrle

Vrification de la ralit et de l'opportunit des besoins exprims

Responsable hirarchique du service demandeur Demande

du service utilisateurVisa sur la demandeSuite chaque expression du besoinEviter les achats sans rel besoin ou achats non opportuns

Etablissement dun tableau comparatif des prixD.A.A

Tableau

Comparatif des prix

Visa sur le tableau comparatif des prixSuite chaque consultationMettre en concurrence les fournisseurs

Contrle des rceptionsService entretien et travaux neufs

Service demandeurPV de rceptionElaboration dun PV de rception

A loccasion de chaque rception

Sassurer que la ralit des achats des prestations fournies

Vrification

de la facture

D.A.AFacture

BL/PV/BCVisa sur factureDs rception des factures fournisseurEviter les erreurs de comptabilisation

Annulation des doubles des factures D.A.AFactures fournisseursApposition de la mention duplicata sur le double des factures Ds rception des factures fournisseurEviter les doubles paiements

VII. Contrles Non Prvus De La Procdure

ContrlesAuteur

Du

ContrleSupport

du

ContrleMatrialisation

du

ContrlePriodicit du

ContrleFinalit

du

contrle

Attribution aux factures dun n chronologiqueD.A.AFactures fournisseursAttribution dun N chronologiqueDs rception des factures fournisseurVrifier la squence et lexhaustivit des enregistrements

XIV. ArchivageArchivage

DocumentEmetteurNombreDestinataireModePriodicitLieu

Demande dachatService demandeur2DAAManuelA chaque clture de dossier dachat DAA

Service demandeur

Demande de prixDAA2Fournisseurs ManuelA chaque clture de dossier dachatDAA

Offres fournisseursFournisseurs 1DAAManuelA chaque clture de dossier dachatDAA

Tableau comparatif des prixDAA1Service demandeurManuelA chaque clture de dossier dachatDAA

Bon de commandeDAA3Fournisseur

Bureau comptableManuelA chaque clture de dossier dachatDAA

Bureau comptable

Bon de livraisonFournisseur 2DAA

Bureau comptableManuel A chaque clture de dossier dachatDAA

Bureau comptable

PV de rceptionService entretien et travaux neufs

Service demandeur4Fournisseur

DAA

Bureau comptableManuel A chaque clture de dossier dachatService demandeur

DAA

Bureau comptable

Factures Fournisseurs Au moins deuxDAA

Bureau comptableManuelA chaque clture de dossier dachatDAA

Bureau comptable

Lettre de contestationDAA2Fournisseurs ManuelA chaque clture de dossier dachatDAA

VIII. Dispositif Comptable Applique A La Procdure

Principes comptables appliqus

La comptabilisation de l'achat intervient au moment de la rception de la facture tablie par le fournisseur, la situation tant rgularise la clture de lexercice lorsquun dcalage existe entre les dates de facturation et de rception.

En application du principe de spcialisation des exercices:

7. Les charges enregistres durant de lexercice qui correspondent des biens ou services dont la fourniture ou la prestation doit intervenir ultrieurement doivent tre soustraites des charges de lexercice par lintermdiaire dun compte de rgularisation ;

8. Les prestations de lexercice non encore comptabilises pour des raisons diverses (en particulier, factures non reues) constituent des charges payer intgrer dans les charges de lexercice en contrepartie dun compte rattach chaque compte de tiers concern.

Mthodes comptables

Les achats de prestations de services sont enregistrs hors TVA dductible.

Schmas Dcritures Comptables

6

Compte de charge concern4417

Fournisseur

facture non parvenue4411

Fournisseur51

Trsorerie Actif

Rception du bien ou service fait

Rception de la facture A A

Rglement du fournisseur A A

Rception du bien ou service fait

Facture non reue la clture B B

Rception de la facture aprs clture B B

Rglement du fournisseur B B

A+B B B A+B A+B A+B

Constatation de

la charge Compte de rgularisation soldDette

fournisseur solde aprs

rglement Constatation du

rglement

PRELIMINAIRE

I.STRUCTURE ORGANISATIONNELLE

1.ORGANIGRAMME

2.DEFINITION DES FICHES DE FONCTIONS ET DE POSTES

II.PROCEDURES

1.CYCLE ACHATS APPROVISIONNEMENTS

2.CYCLE VENTES CLIENTS

3.CYCLE LOGISTIQUE

4.CYCLE INVESTISSEMENT

5.CYCLE RESSOURCES HUMAINES

6.CYCLE FINANCE TRESORERIE

7CYCLE REPORTING ET CLOTURE COMPTABLE

I. Objet

Cette procdure a pour objet de dcrire le processus des ventes, le contrle, l'imputation et la validation des critures comptables.

II. Etapes de la procdure

La procdure des ventes sera dcrite par rfrence aux principales tapes suivantes:

Traitement et excution des commandes;

Gestion des bons de livraison;

Expditions / Livraisons;

Gestion des retours;

Facturation;

Recouvrement clients;

Enregistrement comptable;

Analyse des comptes clients.

III. Intervenants

Internes

Direction Gnrale ;

Direction commerciale;

Direction qualit

Service logistique;

Bureau administration des ventes;

Bureau comptable. Externes

Clients; Transporteurs.

IV. Flow chart

V. Droulement administratif de la procdure

Etape: 1Traitement et excution des commandes

ObjectifResponsable

Permettre le traitement des commandes clients reues par la socit.

La direction commerciale

Rgle de gestion

Les commandes doivent tre exhaustivement traites, dans les dlais et conformment aux conditions prvues.

Droulement

La Direction Commerciale reoit chaque jour les commandes clients par tlphone. Ces commandes sont consignes dansdes fiches de commandes tlphoniques tablies en deux exemplaires pour les grossistes et les dpts Soders (ventes fermes et non modifiables). Ces fiches, une fois compltes sont transmises au service qualit.

Les ventes en tourne ne font pas lobjet de commandes, les BL sont tablis manuellement sur un carnet quatre souche en cours de tourne. (CF tape gestion des BL).

Le service qualit reoit les fiches de commandes et procde laffectation des lots aux commandes, complte les fiches de commandes et les transmet la logistique.

Le service logistique tablit un planning hebdomadaire ou il prvoit:

Les tonnages livrer;

Les axes servir;

Les camions;

Les jours, heures de dpart et retours.

Droulement (Suite)

Le service logistique reoit tous les jours (en fin de matine) les fiches de commandes et procde laffectation des camions et chauffeurs en fonction du planning hebdomadaire et des disponibilits relles et accomplit le transfert des lots expdier. Les fiches de commandes sont compltes de ces informations et sont retournes la direction commerciale.

En fin de semaine, le planning doit tre rapproch du rel avec la production, les carts doivent tre analyss et justifis.

La direction commerciale reoit les fiches de commandes dment compltes:

Les commandes fermes font lobjet de ltablissement de bons de livraison informatiques nominatifs, sont inscrites sur le cahier des ventes et sont totalises par axes (un axe est une tourne ralise par un camion et chaque destination appartient un axe).

La saisie des BL informatiques permet ldition des feuilles de route remises aux chauffeurs de chacun des axes.

Les commandes provisoires sont inscrites sur le cahier des ventes et au retour des camions elles sont dtailles en fonction des BL manuels nominatifs mis en cours de tourne. Elles font alors, lobjet de BL informatiques nominatifs.

Les retours sur ventes constats sont notifis sur la fiche de commande provisoire Fs et rgion et font lobjet dun bon de retour sur ventes informatique pour restitution dans le stock.

Etape: 2Gestion des bons de livraison

ObjectifResponsable

Permettre la livraison de l'exhaustivit des commandes enregistres.

La direction Commerciale.

Rgle de gestion

Les livraisons doivent tre faites conformment aux commandes et tre exhaustivement enregistres

Droulement

Le dpartement achats et approvisionnements dtient et gre les carnets de BL manuels sur un registre prvu cet effet. Les carnets doivent tre retirs auprs du magasin suivant lordre croissant des numros. A chaque sortie, le registre de gestion des carnets de BL doit tre renseign carnet par carnet par le responsable du magasin et doit tre sign par la personne du commercial qui retire les carnets.

La direction commerciale tient un registre identique de manire pouvoir identifier tout moment les dtenteurs des diffrents carnets en cours dutilisation. En fin de tourne chaque commercial doit remettre son carnet dans son casier personnel.

Tous les carnets termins doivent tre retourns au magasin.

Les squences des carnets retourns sont inscrites sur les registres de suivi de faon sassurer de lexhaustivit des carnets mis en service. Les registres doivent galement tre signs par le commercial qui retourne les carnets.

Les carnets usags sont archivs au magasin suivant lordre squentiel des numros.

La Direction Gnrale nomme les personnes de la direction commerciale habilites rdiger les bons de livraison manuels.

Droulement (Suite)

Les commerciaux habilits tablissent les BL en cinq exemplaires:

1- Blanc - chauffeur retourn sign pour la facturation

2- Bleu - Client

3- Rose - Commercial

4- Vert - Production

5- Jaune - Souche

Toutes les zones du bon manuel doivent tre renseignes et les bons de livraison doivent obligatoirement tre signs du:

commercial

client

chauffeur livreur

Les bons annuls doivent tre barrs, annots de la mention annul et conserv dans le carnet souches.

La Direction Gnrale nomme les personnes de la direction commerciale habilites saisir les bons de livraison.

Les commerciaux habilits procdent la saisie des BL nominatifs. La saisie se fait sur la base des fiches tlphoniques et des BL manuels originaux comportant toutes les informations (Client, Rfrences, Quantits, N de lot, Identification camion et chauffeur, etc.)

A lissu de la saisie, le numro de lot est inscrit sur les fiches de commandes pour faciliter les contrles.

Les BL sont dits en 4 exemplaires:

Un exemplaire pour le client;

Un exemplaire pour le transporteur/livreur qui le fait viser par le client et le retourne pour accuser rception de la livraison;

Un exemplaire pour le gardien pour le contrle des sorties de marchandises;

Le dernier exemplaire est gard la direction commerciale pour classement dans un classeur chronologique par squence.

Toutes les annulations doivent tre justifies par linsertion dune feuille indiquant le numro du bon et la raison de lannulation.

La saisie des BL manuels doit se faire partir des originaux et non partir du cahier des commandes.

Ces originaux sont, aprs inscription dans le cahier des commandes par les commerciaux ayant ralis les ventes, placs dans la boite saisir. Toutes les zones du BL doivent tre saisies (y compris le N du lot et le rappel du N du BL manuel).

Ds que la saisie est termine, le tampon saisie doit tre mis sur le BL et le numro informatique attribu au BL manuel doit tre inscrit en haut droite du BL manuel avant transmission au service facturation.

Le BL informatique correspondant au BL manuel est dit en un seul exemplaire pour le classeur chronologique.

Etape: 3Gestion des retours

ObjectifResponsable

Permettre le suivi de toutes les marchandises retournes. Le service commercial.

Rgle de gestion

Les retours doivent tre justifis et exhaustivement traits.

Droulement

1. les retours avaris

Le dpartement achats et approvisionnements dtient et gre les carnets de demandes de retour sur un registre prvu cet effet. Les carnets doivent tre retirs auprs du magasin suivant lordre croissant des numros. A chaque sortie, le registre de gestion des carnets de demandes de retour doit tre renseign carnet par carnet par le responsable du magasin et doit tre sign par la personne du commercial qui retire les carnets.

La direction commerciale tient un registre identique de manire pouvoir identifier tout moment les dtenteurs des diffrents carnets en cours dutilisation. En fin de tourne chaque commercial doit remettre son carnet dans son casier personnel.

Tous les carnets termins doivent tre retourns au magasin.

Les squences des carnets retourns sont inscrites sur les registres de suivi de faon sassurer de lexhaustivit des carnets mis en service. Les registres doivent galement tre signs par le commercial qui retourne les carnets.

Les carnets usags sont archivs au magasin suivant lordre squentiel des numros.

Les assistances de la direction commerciale tablissent les demandes de retour en quatre exemplaires:

1- Blanc - Comptabilit pour tablissement de lavis de crdit

2- Bleu - Client aprs acceptation du retour par le service qualit

3- Rose - Production pour suivi des retours

4- Jaune - Souche garde au commercial

Toutes les rubriques de la demande de retour accepte doivent tre renseignes pour quelles puissent tre prises en compte

Les demandes annules doivent tre barres, annots de la mention annul et conserv dans le carnet souches.

Le responsable qualit procde au contrle des retours, en prsence du commercial, accepte ou refuse le retour et signe la demande de retour.

Droulement (Suite)

Le responsable qualit est responsable de la destruction de la marchandise avarie. Aprs comptage la marchandise avarie doit tre grsille avant la signature de la DR.

Les assistantes commerciales procdent la saisie des DR nominatives. La saisie se fait sur la base des demandes de retours dment signes comportant toutes les informations (N du bon manuel, Client, Rfrences, Quantits, N de lot, Identification camion et chauffeur, etc.) , les ditent et es transmettent au bureau administration des ventes.

Le bureau de ladministration des ventes tablit lavis de crdit sur lequel sont ports les numros de DR manuelle et informatique.

Ds que la saisie est termine, le tampon saisie doit tre mis sur la DR

Les avis de crdit sont, au mme titre que les ristournes, dduits du rglement de la facture de fin de mois.

Lorsquun client paie comptant, le remboursement du retour doit tre dduit sur livraison suivante.

En aucun cas, les remboursements (espce) sur place ne doivent tre accords avant acceptation du retour par les responsables commerciaux et qualit.

La direction commerciale dite chaque dcade un tat des ventes et des retours remis la production pour approbation de lexactitude des sorties.

2. les retours sur ventes

les retours sur ventes sont grs suivant la mme procdure des retours avaris ces exceptions prs:

Les carnets de demande de retours sur ventes sont grs sparment par nature de retour , ils sont tenus au commercial;

Le comptage des retours se fait en prsence du commercial, du responsable de la chambre froide et du gardien.

Les bons de retours sur ventes sont mis en deux exemplaires (un pour la logistique et le deuxime pour le commercial)

Le responsable de la chambre froide contrle la temprature, la qualit et les numros des lots; tout lot non conforme aux normes de qualit Soders doit tre dtruit.

Etape: 4Facturation

ObjectifResponsable

Permettre la facturation de l'exhaustivit des commandes excutes. Le bureau de ladministration des ventes.

Rgle de gestion

Les ventes doivent tre exhaustivement factures, selon les conditions prvues.

Droulement

La direction commerciale procde quotidiennement au:

Rapprochement des BL saisis avec la fiche de stock tenue par la logistique et le cahier de ventes tenu par le commercial,

Corrections ventuelles et matrialisation des contrles,

Validation des BL.

Le bureau de ladministration des ventes prpare les factures. Le calcul des factures se fait automatiquement suivant les critres dfinis dans les modules gestion des clients et gestion des BL. Laccs ces deux modules est protg.

La direction commerciale dite la liste des BL dfinitifs par produits chaque dcade. Elle sassure que cette liste correspond celle tire journalirement lors des contrles avant validation des BL.

Le bureau de ladministration des ventes aprs ce contrle dite les factures par produit en deux exemplaires:

Loriginal destin au client;

Un exemplaire archiv avec le BL sign du client et class par client.

Le bureau de ladministration des ventes calcule chaque fin de mois les ristournes accorder sur le chiffre daffaires net des retours et tablit les notes de crdit des ristournes et retours.

Les taux de ristournes sont dfinis par client dans une liste approuve par la Direction Gnrale.

Le bureau de ladministration des ventes dite ltat des ristournes accorder et le transmet pour validation :

La Direction Commerciale;

La Direction Administrative et Financire;

La Direction Gnrale.

Le bureau de ladministration des ventes effectue limputation des ristournes par dduction sur la facture de la dernire dcade.

Etape: 5RECOUVREMENT

ObjectifResponsable

Permettre lencaissement de toutes les factures mises

Les responsables commerciaux

Le bureau de ladministration des ventes.

Rgle de gestion

Les crances clients doivent tre recouvres exhaustivement et dans le respect des modalits contractuelles.

Droulement

Les commerciaux collectent les rglements lors des livraisons. Le montant et le mode du rglement doivent tre nots sur le BL.

Toutes les informations relatives aux rglements sont portes avant saisie sur:

Le registre des espces

Le registre des chques

Le registre des virements

Lors de rglements crdit, le client est tenu dapposer son cachet et de signer le BL en reconnaissance de dettes.

Le bureau administration des ventes doit systmatiquement refuser tous les bons de livraison non rgls ne portant pas la signature et le cachet du client.

Les moyens de paiement (Chques, lettres de virement) sont remis au Directeur Financier pour contrle et les espces sont dposes en caisse contre dcharge.

Le Directeur financier contrle les moyens de paiement avec les registres et les transmet au bureau de ladministration des ventes pour enregistrement du rglement. Le bureau administration des ventes enregistre les rglements sur la base des registres viss par le Directeur Financier et des titres de recettes (pour les espces).

A chaque rglement enregistr correspond un numro de pice attribu automatiquement.

A la fin de la saisie, le total des rglements de la journe figurant sur les registres est rapproch au total de la saisie. Un visa de contrle est port ct de chaque total.

Le bureau administration des ventes assure le suivi du recouvrement des crances par ldition dune balance ge.

Etape: 6Enregistrement comptable

ObjectifResponsable

Sassurer que toutes les ventes sont conformes aux livraisons et sont comptabilises.

Le bureau comptable

Le bureau administration des ventes

Rgle de gestion

Les oprations de ventes doivent tre exhaustivement comptabilises et correctement values.

Droulement

Le bureau administration des ventes, suite au lancement de la facturation et saisie des rglements, transfert les donnes sur les ventes de son systme vers le systme comptable, et ce, par le biais d'une interface permettant une intgration automatique. Le journal des ventes est gnr automatiquement.

Le bureau administration des ventes envoie en parallle au bureau comptable les pices justificatives des ventes du mois.

Le bureau comptable rapproche les diffrents documents avec les donnes intgres dans le systme comptable.

Le bureau administration des ventes transmet la comptabilit ltat des ristournes dment sign par la Direction Gnrale, la Direction Commerciale et la Direction Administrative et Financire pour contrle.

Le bureau comptable dite mensuellement la balance des ventes et la rapproche ltat statistique des ventes dit partir du logiciel de ladministration des ventes.

Etape: 7Analyse des Comptes Clients

ObjectifResponsable

Sassurer de ralit et de lexhaustivit des crances clients et suivre le recouvrement de ces crances. Le bureau administration des ventes

Rgle de gestion

Les comptes clients doivent toujours tre justifis

Droulement

Le bureau administration des ventes, suite au lancement de la facturation et saisie des rglements de la dcade procde :

Ldition des relevs clients partir du logiciel de ladministration des ventes,

Ldition de la balance client, partir de la comptabilit gnrale,

Pointage des factures avec les rglements,

La dtermination des composants du solde de chaque compte client,

Llaboration de la balance ge,

La vrification de la concordance des soldes de la balance ge avec ceux de la balance clients de la comptabilit gnrale,

La transmission de la balance ge, qui sert de base la dtection des factures en souffrance, tire en quatre exemplaires :

La Direction Gnrale,

La Direction Administrative et Financire,

La Direction Commerciale,

Le dernier tirage est gard au bureau administration des ventes.

Les responsables commerciaux sont responsables de la relance des clients. Aucune procdure nest instaure cet effet.

La direction personnel et contentieux prend en charges les dossiers clients en cas de litiges.

VI. Contrles cls de la procdure

ContrlesAuteur

du

ContrleSupport

Du

ContrleMatrialisation

du

ContrlePriodicit du

ContrleFinalit

du

contrle

Contrle des carnets de BL manuels en circulationDAA

DC

Les registres de gestion des BLInscription des sorties des carnets et visa du demandeurA chaque retrait de carnetEviter les dtournements

Contrle des BL manuels en circulationDCBLBarrer les BL annuls et les conserver dans le carnetA chaque annulation de BLPermettre le suivi des BL en circulation

Matrialisation de la saisie des BL Assistantes commercialesBLApposition du cachet saisi sur les BL saisis Aprs chaque saisieEviter le double enregistrement des BL

Contrle des carnets de DR en circulationDAA

DC

Les registres de gestion des DRInscription des sorties des carnets et visa du demandeurA chaque retrait de carnetEviter les dtournements

Contrle des DR en circulationDCDRBarrer les DR annul et les conserver dans le carnetA chaque annulation de DRPermettre le suivi des DR en circulation

Contrle des marchandises retournes lusinePoste de gardeRVVisa du RVLors de chaque retour de marchandiseEviter les retours non signals

Contrle des marchandises avaries retournes DQDR Visa de la DRLors de chaque retour de marchandiseSassurer de la qualit et de la quantit des marchandises retournes

Destruction des marchandises avariesDQDRGrsillation des marchandisesLors de chaque retour avariEviter la vente de marchandises avaries

Matrialisation de la saisie des DR DCDRApposition du cachet saisi sur les DR saisies Aprs chaque saisieEviter le double enregistrement des DR

Rapprochement des DR avec le BLDQ

DRVisa de la DRA chaque rception de DRSassurer de la ralit des retours

ContrlesAuteur

Du

ContrleSupport

du

ContrleMatrialisation

Du

ContrlePriodicit du

ContrleFinalit

du

contrle

Rapprochement BL, Fiche de stock et cahier des ventes (BC)DCBLVisa BLTous les joursSassurer de la ralit et de lexhaustivit des ventes

Protection du fichier de facturation (tarifs)Service informatiqueApplication administration des ventesAccs au fichier protg A chaque changement de tarificationSassurer de la correcte valuation des ventes

Contrle de ltat des ristournesDGDAFDCEtat des ristournesVisas de ltat des ristournesChaque fin de moisSassurer que toutes les ristournes sont justifies

Contrle des encaissementsDAFRegistres des effets, chques, virements et tats de recettesVisa des registresChaque jourSassurer de lexhaustivit des rglements clients

Eviter les dtournements

Suivi de crances clientsDG

DAF

DCBalance geVisa de la balance geChaque dcadeSassurer du recouvrement des crances

Rapprochement des BL aux facturesBAVBL

FacturesAttacher les BL aux facturesChaque dcadeDtecter les erreurs de saisie

VII. Contrles non prvus par la procdure

ContrlesAuteur

du

ContrleSupport

Du

ContrleMatrialisation

du

ContrlePriodicit du

ContrleFinalit

du

contrle

Envoi de relevs mensuels aux clientsBAVRelevsChaque moisEviter les litiges et les risques de non-recouvrement

Autorisation des dlais de rglements accords aux clientsDGBalance geVisa de la balance geChaque dcadeCrdit client non conforme la politique dfinie par la DG

Existence dune liste noire des clients risque DC

BAVListe noireVisa de la listeEviter le risque de perte de crances

Blocage automatique des commandes en cas de liste noire DC

BAVListe noire

BCVisa de la liste

Visa BCEviter le risque de perte de crances

Blocage automatique des commandes en cas de dpassement de crditDC

BAVBCVisa BCEviter le risque de perte de crances

VIII. ArchivageArchivage

DocumentEmetteurNombreDestinataireModePriodicitLieu

Fiche de commande tlphoniqueDC2Logistique

DCManuelChaque jour Logistique

DC

Bon de sortie provisoireDC2Logistique

DCManuelChaque jour Logistique

DC

Planning logistique hebdomadaireLogistique1DGManuelChaque semaineLogistique

BL informatique

NominatifDC4Client

BAV

Poste de garde

DCManuelChaque jourDC

BAV

Cahier des ventesDC1DCManuelAnnuelleDC

Feuilles de routeLogistique 2Logistique

LivreurManuel Logistique

BL manuels nominatifLivreur 5Client

BAV

DC

Production

SoucheManuel Chaque dcadeDC

BAV

Demande de retourDC 4BAV

DQ

DCManuelChaque dcadeBAV

DC

Registre des carnets des BL manuels DAADAA1DAAManuelDAA

Registre des carnets des BL manuels DCDC1DCManuelDC

Registre des carnets de DR

DAADAA1DAAManuelDAA

Registre des carnets de DR

DCDC1DCManuelDC

Avis de crditBanque2BAV

DAFManuelChaque moisBAV

DAF

Etat des ventesBAV1DAFManuelChaque moisBAV

DAF

Archivage

DocumentEmetteurNombreDestinataireModePriodicitLieu

Etat des retoursDC1DAFManuelChaque moisBAV

DAF

Liste des BL par produitDC2DC

BAVManuelChaque dcadeBAV

FacturesBAV3Client

BAVManuelChaque dcadeBAV

Listes des taux de ristournesDG1BAV

DCManuelChaque changement de tauxBAV

DC

Lettres de virementsClient 1DAF

BAVManuelChaque dcadeComptabilit

BAV

Titres de recettesCaisse3BAV

DCManuelChaque jourDAF

Caisse

Balance geBAV3DG

DAF

DCManuelChaque dcadeBAV

Journal des ventesComptabilit 1DAFManuelChaque dcadeComptabilit

Balance des ventesComptabilit 1DAFManuelChaque moisComptabilit

Etat statistique des ventesDAF3DG

DAF

DCManuelAv. Le 10 de chaque mois DAF

Relevs clientsBAV3DAFManuelChaque dcadeBAV

IX. Dispositif comptable appliqu la procdure

Principes Comptables Appliques Le chiffre daffaires de la Soders est constitu du montant des affaires ralises par l'entreprise avec les tiers dans l'exercice de son activit professionnelle normale et courante.

Rductions sur ventes (Rabais, remises et ristournes accords)

Diminutions de prix pratiques hors factures ; elles comprennent les rabais, les remises et les ristournes hors factures.

Rabais : rductions pratiques exceptionnellement sur le prix de vente pralablement convenu pour tenir compte, par exemple, d'un dfaut de qualit ou de conformit des marchandises vendues.

Remises : rductions pratiques habituellement sur le prix courant de vente en considration, par exemple, de l'importance de la vente et gnralement calcules par application d'un pourcentage au prix courant de vente.

Ristournes : rductions de prix calcules sur l'ensemble des oprations faites avec le mme tiers pour une priode dtermine.Rgles D'valuation Les ventes sont enregistres hors TVA.Schmas D'critures Comptables Ventes (intgration automatique)

3421

Clients71

ventes 51

Trsorerie

Constatation de la vente A A

Constatation du rglement A A

A A

Sold A

A

Ristournes (intgration automatique)

3421

Clients7129

Ristournes/ventes51

Trsorerie

Constatation ristournes A A

Constatation du rglement A A

A A

Sold A

A

X. Systme dinformation

APPLICATION DES VENTES

Saisie des BLEdition des BL

Saisie des retoursEdition des factures

Etat des ristourne