Manuskripte FAKT ERPaaS IPT Unterricht

IPT-Modul: Klassenkassenfhrung mit ERPaas Fakturierung 1

1 Modul Fakturierung

1 Modul Fakturierung ....................................................................................................... 1

1.1 Voraussetzungen: Artikel oder Dienstleistungen .................................................... 1

1.2 Artikel erfassen ....................................................................................................... 2

1.3 Bezugsschein oder Lieferschein erfassen .............................................................. 3

1.4 Eigentliche Fakturierung ......................................................................................... 7

1.5 Dokumente drucken .............................................................................................. 15

1.6 Verbuchen ............................................................................................................ 16

1.7 Kontrollausdrucke ................................................................................................. 17

1.8 Rechnungsbeispiel mit Verrechnung .................................................................... 22

1.9 Abbildungsverzeichnis .......................................................................................... 26

1.1 Voraussetzungen: Artikel oder Dienstleistungen

Damit ein Artikel oder eine Rechnung fakturiert werden kann, sind diese vorgngig als

Artikel oder Dienstleistung zu erfasse.

Achtung: Praxisgemss werden nur Artikel oder Dienstleistungen fakturiert, deren bezugs-

oder Lieferscheine von den Bezgern visiert wurden. Sicherer Ablauf und Verantwortlich-

keiten gemss Informationen im Unterricht sind einzuhalten.

Artikel oder Dienstleistungen sind von den Lehrpersonen oder vom Klassenkassier nur

gegen Unterschrift auf dem Lieferschein oder Bezugsschein ausgehndigt. Die Einhaltung

dieses Ablaufs ist auch Voraussetzung, dass wir von den Lehrpersonen oder dem Klas-

senkassier Kreditorenrechnungen annehmen, verbuchen und ber die Bank/Post auszah-

len


1.2 Artikel erfassen

Artikel und Dienstleistungen werden im Modul Artikel erfasst.

Achtung: Gleiche Betrge fr netto, brutto und Selbstkosten Umsatzsteuercode: (5) steuerfrei

Abbildung 1: Erfassung Artikel/Dienstleistung


1.3 Bezugsschein oder Lieferschein erfassen

Damit berhaupt fakturiert werden kann, ist als Vorgngerdokument ein Bezugsschein oder Lieferschein zu erfassen und der dann als Kopie mit der den Bezug besttigenden Unterzeichung retourniert wird und dann als Beleg fr die Fakturierung ntzt.

Abbildung 2: Lieferschein / Bezugsschein erstellen

Einzugeben: Lieferart , unser Zeichen sind einzugeben. Als Kommission wird die Klasse erfasst. da-nach sind die Artikel oder Dienstleistungen einzugben.

Abbildung 3: Positionen zum Lieferschein eingeben


Im Lieferschein/Artikelfenster kann mittels Men oder (F6) zwischen Artikeln oder Dienst-leistungen umgeschaltet werden. Der Artikel oder die Dienstleistung kann mit (F1) ausgewhlt werden.

Abbildung 4: Liefermenge

Nun ist noch die Menge einzugeben.


Abbildung 5: Details und Ertagskonto

Als Ertagskonto sind folgende Konti whlbar: 6003 fr Artikel (ohne MWST) 6004 fr Dienstleistungen (ohne MWST) Danach den Beleg abspeichern lassen und Beleg als PDF drucken. Mit dem menpunkt Belege drucken knnen Lieferscheine auch nachtrglich gedruckt werden. Der Lieferschein/Bezugsschein ist vom bezger zu visieren. Damit besttigt er den Bezug der Ware/Dienstleistung. Damit knnen wir belegen, dass er die Ware/Dienstleistung be-zogen hat und knnen den Beleg danach in der Fakturierung weiterverarbeiten.


Abbildung 6: Bezugsschein/Lieferschein


1.4 Eigentliche Fakturierung

Wenn der Lieferschein / Dienstleistungsbezugsschein unterschrieben zurckgekommen ist, knnen die Bezge fakturiert werden. Dabei knnen im ERPaas die Lieferscheine automatisch bernommen werden. Schnellrechnungen (also Rechnung ohne Vorgngerbeleg) sind auch mglich, aber nur empfehlenswert, wenn gewichtige Grnde ein Nichteinhalten des ordentlichen Prozessab-laufs erzwingen. Gemss Prozessablauf wird die Faktzurierung ber Kundenbelege/Kundenbelege erfas-sen gestartet. Als Beleg wird Rechnung ausgewhlt und dann als Vorgngerbeleg Lieferschein ange-whlt.

Abbildung 7: Rechnung erfassen mit Vorgngerbeleg


Dann wird der Debitor gewhlt. Mit F1 wird die Auswahlliste sichtbar.

Nach dem die Adressse gewhlt wird das Fenster Allgemeine Belegdaten angezeigt. Dort knnen mit F1 alle verarbeitbaren Lieferscheine des jeweiligen Debitors angezeigt werden Tabelleneinsicht: Belegdaten.

Abbildung 8: Kundenadresse bestimmen


Der entspechende Beleg kann dann angeklickt und damit bernommen werden.

Abbildung 9: Alle anwhlbaren Scheine des Kunden

Danach erscheint das mit den Daten vom Lieferschein bernommenen Fakturafenster. Alle Daten knnen ohne Ergnzungen bernommen werden, sofern der Lieferschein kor-rekt erstellt wurde. Als Ertagskonto sind folgende Konti whlbar: 6003 fr Artikel (ohne MWST) 6004 fr Dienstleistungen (ohne MWST)

Abbildung 10: Fakturafenster


Mit > weiter wird dann werden die einzelnen Artikel-/Dienstleistungspositionen aus dem Lieferschein-/Bezugsschein im Faktura-Positionsfenster gezeigt:

Abbildung 11: Fakturapositionen

Der Beleg kann mit > Weiter abgespeichert werden. Spesen knnen zustzlicht in Rech-nung gestellt werden.


Nun kann die Rechnung direkt mit Vorauszahlungen verrechnet werden. DasFenster Vorauszahlung/Gutschriften wird automatisch angeboten, solange noch S-Guthaben vorhanden sind. Danach kann die Vorauszahlungsposition gewhlt werden. Von diesem S-Guthaben werden die Fakturapositionen abgezogen. Der Betrag muss unter Verrechnunsbetrag eingegeben (aktiviert werden). Damit wird der Betrag als Abzug eingetragen, solange noch gengend Vorauszahlungmittel vorhanden sind. Falls das Guthaben zu klein wre, wird der nicht gedeckte Teilbetrag als Debitorenschuld des S verbucht.

Abbildung 12: Vorauszahlungen werden angeboten

Nun sind die Vorauszahlungspositionen fr die Verechnung zu whlen

Abbildung 13: Verrechnungen ausgewhlt

Im obigen Beispiel werden 382.80 angerechnet, indem sie sogar auf zwei Vorauszahlun-gen aufgeteilt werden.


Danach sind die Daten auszugeben:

Abbildung 14: Ausgabeformulare


Abbildung 15: Gedruckte Rechnung

Danach ist die Rechnung korrekt zu verbuchen:


Danach schlgt ERPaaS die Verbuchung vor:

Abbildung 16: Verbuchung in OP und FIBU

Der Buchungstext ist dann noch zu erfassen und danach die Dokumente als PDF zu dru-cken.

Abbildung 17: Buchungsinfos


1.5 Dokumente drucken

Belege knnen nachtrglich mit dem Menpunkt Belege drucken erstellt werden.

Abbildung 19: Fr den Druck Belegart festlegen

Abbildung 18: Ausdruck des Hauptbuchs


1.6 Verbuchen

Damit die Offenposten und die FIBU ber die Schnittstellen die Bewegungen richtig zeigen sind die Verbuchungen vorzunehmen. Die Verbuchungen durch die Fakturierung wurde bereits im Fakturierungsprozess vorge-nommen, sofern alles korrekt ablief. Nachtrglich knnen aber die Verbuchungen wie folgt nachgeholt werden. Diese Methode lohnt sich, um sicherzustellen, dass keine Buchung offen ist.

Abbildung 20: Buchungsselektion


1.7 Kontrollausdrucke

Debitoreneinzelkonto. Sowohl die Vorauszahlungen, als auch die Bezge sind korrekt verbucht. Auf der Totalzeile (hier im Printscreen nicht sichtbar) wird das Guthaben als Saldo asugewiesen.

Abbildung 21: Debitoren Einzelkonto


Abbildung 22: Bilanz


Im Verkaufserls sind die beiden Ticketverkufe sichtbar. Der Aufwand fehlt noch, da wir von der Lehrperson die Rechnung fr die Tickets noch nicht erhalten und als Kreditor und Dienstleistungsaufwand eingebucht haben.

Abbildung 23: Erfolgsrechnung


Das Postkonto zeigt beide Vorauszahlungen. Die Vorauszahlungen sind verbucht:

Abbildung 24: Postkonto

Das Debitorenkonto zeigt die beiden Leistungsbezge als Guthaben der Klassenkasse.

Abbildung 25: Debitoren (Einzelkonto)


Die Vorauszahlungen wurden ber das Postkonto auf das Konto Anzahlungen von Kun-den verbucht.

Abbildung 26: Anzahlungen von Kunden

Die Verkufe der Dienstleistungen sind als Erfolg ausgewiesen:

Abbildung 27: Ertragskonto


1.8 Rechnungsbeispiel mit Verrechnung

Vorauszahlungen: CHF 800. Bezge, die nun damit verrechnet erden: CHF 383.80 2 Bezge nicht verrechnet: CHF 76. Saldo zugunsten S: CHF 341.20 Achtung die Bewegungen sowohl im Modul Debitoren als auch in der FIBU zu verbuchen.

Abbildung 28: Rechnung mit Verechnung der Anzahlung


Abbildung 29: Hauptbuchauszug Faktura

Abbildung 30: Debitoreneinzelkonto

Im obigen Debitorenkonto sind die CHF 76.ausgewiesen, die noch nicht verrechnet wurden. Zudem weist das Konto noch einen Vorauszahlungsguthaben fr den S von CHF 417.20 aus. Gesamthaft hat der S ein Guthaben von CHF 341.20 Das Guthaben ist jeweils auf der Totalzeile als Saldo ersichtlich (hier im Printscreen nicht sichtbar). Dies ist sehr praktisch fr die Debitorenkontrolle.


Das Debitoreneinzelkonto zeigt nur noch Guthaben gegen S im Betrag von CHF 76.--. Das sind die beiden Ticketbezge, die nicht verrechnet wurden.

Abbildung 31: Debitoreneinzelkonto

Abbildung 32: Anzahlungen von Kunden


1.9 Abbildungsverzeichnis

Abbildung 1: Erfassung Artikel/Dienstleistung ..................................................................... 2

Abbildung 2: Lieferschein / Bezugsschein erstellen ............................................................. 3

Abbildung 3: Positionen zum Lieferschein eingeben ........................................................... 3

Abbildung 4: Liefermenge .................................................................................................... 4

Abbildung 5: Details und Ertagskonto .................................................................................. 5

Abbildung 6: Bezugsschein/Lieferschein ............................................................................. 6

Abbildung 7: Rechnung erfassen mit Vorgngerbeleg ......................................................... 7

Abbildung 8: Kundenadresse bestimmen ............................................................................ 8

Abbildung 9: Alle anwhlbaren Scheine des Kunden .......................................................... 9

Abbildung 10: Fakturafenster ............................................................................................... 9

Abbildung 11: Fakturapositionen ....................................................................................... 10

Abbildung 12: Vorauszahlungen werden angeboten ......................................................... 11

Abbildung 13: Verrechnungen ausgewhlt ........................................................................ 11

Abbildung 14: Ausgabeformulare ....................................................................................... 12

Abbildung 15: Gedruckte Rechnung .................................................................................. 13

Abbildung 16: Verbuchung in OP und FIBU ....................................................................... 14

Abbildung 17: Buchungsinfos ............................................................................................ 14

Abbildung 18: Ausdruck des Hauptbuchs .......................................................................... 15

Abbildung 19: Fr den Druck Belegart festlegen ............................................................... 15

Abbildung 20: Buchungsselektion ...................................................................................... 16

Abbildung 21: Debitoren Einzelkonto ................................................................................. 17

Abbildung 22: Bilanz .......................................................................................................... 18

Abbildung 23: Erfolgsrechnung .......................................................................................... 19

Abbildung 24: Postkonto .................................................................................................... 20

Abbildung 25: Debitoren (Einzelkonto)............................................................................... 20

Abbildung 26: Anzahlungen von Kunden ........................................................................... 21

Abbildung 27: Ertragskonto ................................................................................................ 21

Abbildung 28: Rechnung mit Verechnung der Anzahlung.................................................. 22

Abbildung 29: Hauptbuchauszug Faktura .......................................................................... 23

Abbildung 30: Debitoreneinzelkonto .................................................................................. 23

Abbildung 31: Debitoreneinzelkonto .................................................................................. 24

Abbildung 32: Anzahlungen von Kunden ........................................................................... 24

Documents

Manuskripte FAKT ERPaaS IPT Unterricht