MAPEAMENTO DE PROCESSOS

MAPEAMENTO DE PROCESSOS

2

Sumário:O que éPara queQuantos processos Níveis de processos Categorias de processos Elementos do processo Ferramentas utilizadas

3

O que é ...

Mapeamento serve para indicar a seqüência de atividades desenvolvidas dentro de um processo e deve ser feito de forma gráfica. (IP AMP-PEG)

É um mecanismo que serve para retratar a situação atual(AS IS) e descrever a visão futura (TO BE)dos processos. (Ernest Young)

4

O que é ...

É a representação visual das atividades necessárias para a produção de um bem ou serviço.É a principal ferramenta para entender processos. Todos podem ver quando, onde e como melhorar os processos ( Hronec)

É o conhecimento e a analise dos processos e de seu relacionamento com os dados, estruturados em uma visão top-down, até um nível que permita sua perfeita compreensão e obtenção satisfatória dos produtos e serviços, objetivos e resultados dos processos. (Maranhão)

5

Mapear para ... Adquirir visibilidade e

conhecimento sobre a definição de um processo: missão, responsabilidades,limites,clientes...

Realizar análise crítica do processo: é necessário? Qual impacto p/ organização?Como está seu desempenho? Poderia ser melhor?

Utilizar como baseline para melhoria: como podemos melhorar seu desempenho? Há processos similares como referência?

Permitir “ver” o processo completo: tem gargalos? Onde e porque os recursos são consumidos?

Propagar o aprendizado construido no conhecimento e experiências

Entender Conhecer Explicitar Identificar Eliminar Servir de

guia

6

Quantos processos....MP 01

MP 02

MP n

PR n.01

PR n.m

MP n

SBP01PR n.m

SBP 02

SPB03 LOCALIZADO

GLOBALSão mapeados os principais processos

Vantagens:Vantagens:

- Maior envolvimento das pessoas.- Maior envolvimento das pessoas.

- Ampliação da visão da organização.- Ampliação da visão da organização.

-Identificação precisa dos processos

-a serem melhorados.

-Identificação precisa dos processos

-a serem melhorados.

Restrito a um local ou função da organização

Vantagens:Vantagens:_ Permite conhecer as atividades,quem executa cada passo,os resultados._ Permite conhecer as atividades,quem executa cada passo,os resultados.

_ Permite descobrir problemas específicos do problema analisado._ Permite descobrir problemas específicos do problema analisado.

_Rapidez, por não documentar muitos processos._Rapidez, por não documentar muitos processos.

7

Quantos processos... Pandya ,afirma que as

organizações possuem 12 Macroprocessos,divididos em 3 categorias(Básicos, de Suporte e Gerenciais)

Para o Centro Americano de Qualidade e Produtividade,o ideal são 11 Macroprocessos

A IBM reduziu de 140 para 18 Macroprocessos

Não existem regras preestabelecidas para determinar quantos e quais processos

Depende do que a organização faz e suficiente para cumprir a missão

O ideal seria entre 10 e 20 Macroprocessos

8

Níveis de processos

ATIVIDADES

ETAPAS

SUBPROCESSOS

PROCESSOS

MACROPROCESSOS

9

Qual o nivel ...

Conjunto de processos que se inter-relacionam, fundamentais no desempenho da missão da organização e no atendimento das expectativas dos usuários.

Exemplo no sistema logístico: o Macroprocesso Manutenção.

Conjunto de processos que se inter-relacionam, fundamentais no desempenho da missão da organização e no atendimento das expectativas dos usuários.

Exemplo no sistema logístico: o Macroprocesso Manutenção.

MACROPROCESSOMACROPROCESSO

Início e fim no usuário, esteja onde estiver, transpondo as fronteiras da organização

É um centro de resultados Partindo dos objetivos, define os meios

necessários para a obteção dos resultados Seus objetivos singulares, de forma

sinérgica, contribuem para os objetivos corporativos

São famílias de processos É considerado pelos usuários como uma

organização virtual Será permanente enquanto durarem os

objetivos organizacionais

Início e fim no usuário, esteja onde estiver, transpondo as fronteiras da organização

É um centro de resultados Partindo dos objetivos, define os meios

necessários para a obteção dos resultados Seus objetivos singulares, de forma

sinérgica, contribuem para os objetivos corporativos

São famílias de processos É considerado pelos usuários como uma

organização virtual Será permanente enquanto durarem os

objetivos organizacionais

A manutenção no EB inicia nas OM, onde estão os MEM a serem manutenidos, permeia todo o sistema EB e finaliza na OM

Os resultados são os MEM ECD funcionar Os objetivos da Força definem os meios

necessários para a Mnt dos MEM Os MEM manutenidos contribuem com a

operacionalidade do Exército Planejamento, aquisição, suprimento,

transporte de itens, execução da Mnt, ... O que interessa para o soldado é ver o

seu MEM funcionando Enquanto durar o Exército e seus

objetivos, durará o macroprocesso manutenção.

A manutenção no EB inicia nas OM, onde estão os MEM a serem manutenidos, permeia todo o sistema EB e finaliza na OM

Os resultados são os MEM ECD funcionar Os objetivos da Força definem os meios

necessários para a Mnt dos MEM Os MEM manutenidos contribuem com a

operacionalidade do Exército Planejamento, aquisição, suprimento,

transporte de itens, execução da Mnt, ... O que interessa para o soldado é ver o

seu MEM funcionando Enquanto durar o Exército e seus

objetivos, durará o macroprocesso manutenção.

10

Qual o nivel ...

É um conjunto de atividades inter-relacionadas que transformam insumos (entradas) em produtos ou serviços(saída), que tem valor para um grupo especifico de usuários.

Ex: Mnt Cl VI- Eng / DMnt

É um conjunto de atividades inter-relacionadas que transformam insumos (entradas) em produtos ou serviços(saída), que tem valor para um grupo especifico de usuários.

Ex: Mnt Cl VI- Eng / DMnt

PROCESSOPROCESSO

Inicia e termina no usuário, esteja onde estiver.

Seus objetivos e resultados tem origem no seu macroprocesso.

É uma organização dependente, e não se encontra, isoladamente, capacitada para obter resultados corporativos.

É transparente para agentes interno e externos.

Será permanente enquanto durarem os objetivos dos macroprocessos organizacionais.

Inicia e termina no usuário, esteja onde estiver.

Seus objetivos e resultados tem origem no seu macroprocesso.

É uma organização dependente, e não se encontra, isoladamente, capacitada para obter resultados corporativos.

É transparente para agentes interno e externos.

Será permanente enquanto durarem os objetivos dos macroprocessos organizacionais.

Inicia das necessidades operacionais das OM, onde estão os MEM a serem manutenidos e finaliza nas OM.

O macroprocesso Manutenção define os Obj e os resultados a serem atingidos pela Mnt das diversas classes de MEM.

Seus resultados corporativos dependem de outros processos(Suprimento, Aquisição...) .

A OM percebe o MEM manutenidos e a sociedade (externo ) percebe o resultado final (Eqp funcionando) .

Enquanto durar os objetivos do macroprocesso Manutenção, o processo da Cl VI continuará ou enquanto o material estiver sendo adotado.

Inicia das necessidades operacionais das OM, onde estão os MEM a serem manutenidos e finaliza nas OM.

O macroprocesso Manutenção define os Obj e os resultados a serem atingidos pela Mnt das diversas classes de MEM.

Seus resultados corporativos dependem de outros processos(Suprimento, Aquisição...) .

A OM percebe o MEM manutenidos e a sociedade (externo ) percebe o resultado final (Eqp funcionando) .

Enquanto durar os objetivos do macroprocesso Manutenção, o processo da Cl VI continuará ou enquanto o material estiver sendo adotado.

11

Qual o nivel ...SUBPROCESSO

Em geral encerra suas atividades no âmbito interno da organização.

Seus objetivos e resultados são sub-objetivos dos processos que lhe deram origem.

É uma organização dependente, e não se encontra, isoladamente, capacitada para obter resultados organizacionais.

Atende às necessidades do sistema corporativo

São conjunto de etapas necessárias e suficientes para execução de cada processo da organização.

Ex:Planejamento Orçamentário da Mnt Cl VI

Inicia e termina suas atividades no âmbito interno da DMnt.

Seus resultados são a disponibilidade de recursos para as OM.

Seus resultados na Mnt dos MEM das OM, depende de outros subprocessos: aquisição de suprimentos, transportes, etc.

Atende o objetivo do Sistema Logístico da Força.

12

Qual o nivel ...ETAPA

São um conjunto de atividades necessárias e suficientes para a execuçao de cada subprocesso.

Ex:Consolidação dos pedidos das OM

São um conjunto de atividades necessárias e suficientes para a execuçao de cada subprocesso.

Ex:Consolidação dos pedidos das OM

São um conjuntos de tarefas, com início e

fim identificáveis, executadas por uma seção

ou pessoa para a consecução dos objetivos

das etapas.

Ex: A emissão de NC

São um conjuntos de tarefas, com início e

fim identificáveis, executadas por uma seção

ou pessoa para a consecução dos objetivos

das etapas.

Ex: A emissão de NC

ATIVIDADE

13

CATEGORIAS DE PROCESSOS

GESPÚBLICA Processos Finalísticos Processos de Apoio Processos Gerenciais

14

Processos Finalísticos

São processos associado às atividades-fim da organização ou diretamente envolvido no atendimento às necessidades dos seus cliente/usuários,tais como: para a SEF e a 6ª SCh/EME, a elaboração da Proposta Orçamentária do EB; Para o EME, a atualização do SIPLEx, etc.

São processos associado às atividades-fim da organização ou diretamente envolvido no atendimento às necessidades dos seus cliente/usuários,tais como: para a SEF e a 6ª SCh/EME, a elaboração da Proposta Orçamentária do EB; Para o EME, a atualização do SIPLEx, etc.

Processos de ApoioProcessos de Apoio

São processos que dão suporte a alguma atividade-fim da organização, tais como: gestão de pessoas, gestão de material, gestão de compras,etc.

São processos que dão suporte a alguma atividade-fim da organização, tais como: gestão de pessoas, gestão de material, gestão de compras,etc.

Processos GerenciaisProcessos Gerenciais

São processos de decisão,necessários para coordenar as atividades de apoio e os processos finalísticos, tais como:gestão dos processos, gestão do conhecimento, etc.

São processos de decisão,necessários para coordenar as atividades de apoio e os processos finalísticos, tais como:gestão dos processos, gestão do conhecimento, etc.

15

Processos finalísticos

Processos de apoio

Processos gerenciais

São os ligados à atividade-fim da organização.

São centrados na organização.

São centrados nos gerentes (Cmt/ Chefe/Diretor).

São apoiados por outros processos internos.

Apoiam os processos finalísticos.

Estão relacionados aos processos decisórios,porque integram as atividades.

Resultam no produto ou serviço, que é recebido pelo usuário.

Viabilizam o funcionamento dos vários subsistemas da organização.

Incluem as ações de medição e ajuste do desempenho da organização.

16

FFFornecedores

Insumos OMProduto/Serviço

Cliente/ Usuário

Elementos do Processo Elementos do Processo

De onde vemDe onde vem

O que vemO que vem

O que fazO que faz

O que saiO que sai

Para onde vaiPara onde vai

17

FORNECEDORFORNECEDOR

É qualquer órgão, empresa,pessoa ou departamento que forneça insumos( produto, serviço ou informação ) aos processos da organização. Podem ser internos ou externos e devem estar

comprometidos com as necessidades/ requisitos do cliente do processo.

É qualquer órgão, empresa,pessoa ou departamento que forneça insumos( produto, serviço ou informação ) aos processos da organização. Podem ser internos ou externos e devem estar

comprometidos com as necessidades/ requisitos do cliente do processo.

Ex:Ex: MDMD

Escalão SuperiorEscalão Superior

Órgãos SupridoresÓrgãos Supridores

Escalão SubordinadoEscalão Subordinado

SociedadeSociedade

:( De onde vem ):( De onde vem )

18

INSUMOS / ENTRADASINSUMOS / ENTRADAS : ( O que vem ): ( O que vem )

São matérias- primas, equipamentos, serviços e informações,necessários na preparação de um produto ou serviço. Também

atendem a requisitos.

São matérias- primas, equipamentos, serviços e informações,necessários na preparação de um produto ou serviço. Também

atendem a requisitos.

Ex:Ex: Recursos FinanceirosRecursos Financeiros

Políticas MilitaresPolíticas Militares

Doutrinas Militares Doutrinas Militares

Recursos HumanosRecursos Humanos

TecnologiaTecnologia

LegislaçãoLegislação

19

SAÍDAS/Produto/ Serviços : ( O que sai )SAÍDAS/Produto/ Serviços : ( O que sai )

Ex:Ex:

É o resultado das atividades de um processo, de acordo com especificações ou requisitos.

É o resultado das atividades de um processo, de acordo com especificações ou requisitos.

SegurançaSegurança

Reserva MobilizávelReserva Mobilizável

20

CLIENTE / USUÁRIO : (Para onde vai)CLIENTE / USUÁRIO : (Para onde vai)

É qualquer órgão , empresa , pessoa , departamento ou outro processo interno que receba os produtos e serviços gerados, e possui seus requisitos.

É qualquer órgão , empresa , pessoa , departamento ou outro processo interno que receba os produtos e serviços gerados, e possui seus requisitos.

Ex:Ex: Órgãos SupridoresÓrgãos Supridores

Escalão Superior

Escalão Superior

Escalão SubordinadoEscalão Subordinado

SociedadeSociedade

21

ENTRADAS

CF 88LEISRELATÓRIOSESTUDOSPARECERESINFORMAÇÕESPROPOSTAS...

ENTRADAS


SAÍDAS-Assessoramento ao Cmt Ex: estudos de estado-maior, memórias, Pareceres e outras necessidades do Cmt Ex.

-Planejamento Estratégico: livros do SIPLEX e outros estudos estratégicos.

-Coord Sist EB: normas, portarias, instruções reguladoras, orientações aos ODS e à Força Terrestre.

-Formulação da DMT: manuais de campanha, quadros de cargos, quadros de distribuição de material.

-Interfaceamento com Sistemas Externos: conferências bilaterais, intercâmbios de especialistas, relações com adidos, relatórios de grupos de trabalho junto ao MD e outros órgãos do Governo.-…






MACROPROCESSO DE DIREÇÃO GERAL

FORNECEDORES

GOVERNOMDCmt EBACEEMEODSOADIC Mil A…

FORNECEDORES


Assessoramento aoCmt EB

Planejamento Estratégico

Coordenação do sistema Exército

Formulação da Doutrina Militar Terrestre

Interfaceamento com sistemas externos

Administração de Pessoal

Administração de Material

Administração de TI

Administração Financeira

OBJETIVOS: Atingir e manter elevado nível qualitativo no planejamento, na direção, na coordenação e no controle das atividades do Exército, em nível de direção-geral, por meio de processos eficazes de gestão, a fim de otimizar o preparo e o emprego da Força, com criteriosa utilização dos recursos disponíveis.


MISSÃO DO EME: A fim de permitir o cumprimento da missão do Exército: estudar, planejar, orientar, coordenar e controlar, como ODG, as atividades da Força.

Áreas Funcionais envolvidas na conquista dos objetivos e cumprimentos da missão: Chefia do EME, Vice-Chefia do EME, Gabinete, 1ª Subchefia, 2ª Subchefia, 3ª Subchefia, 4ª Subchefia, 5ª Subchefia, 6ª Subchefia e CEEEx.

USUÁRIOS


USUÁRIOS


22

Quais processos devem sermapeados

Os que impactam os resultados operacionais,necessários para sobrevivência da organização.

Potencial em gerar beneficios financeiros /redução de custos. Integração com direcionamento estratégico/impactam na

implementação da estratégia da organização (missão,objetivos). Interação com outros processos prioritários (gargalos). Processos que representam altos riscos(ao meio

ambiente,gasto com recursos) Falhas comprometem o desempenho de todo o sistema

(Tecnologia da Informação). Impactam na segurança do pessoal e das instalações da

organização. Impacto na imagem da organização.

23

Qual a metodologia...

Mapeamento, análise e melhoria de processos Modelagem de novos processos

Ferramentas:

Mapa de contexto e

Formulários da SI.4

Posteriormente, no uso de software adequado.

24

ENTRADAS


ENTRADAS















MACROPROCESSO DE DIREÇÃO GERAL

FORNECEDORES

GOVERNOMDCmt EBACEEMEODSOADIC Mil A

FORNECEDORES


P/F 01: Assessoramento aoCmt EB

P/F 02: Planejamento Estratégico

P/F 03: Coordenação do sistema Exército

P/F 04: Formulação da Doutrina Militar Terrestre

P/F 05: Interfaceamento com sistemas externos

P/A 01: Administração de Pessoal

P/A 02: Administração de Material

P/A 03: Administração de TI

P/A 04: Administração Financeira


USUÁRIOS


USUÁRIOS


P/F 02: Planejamento EstratégicoP/F 02: Planejamento Estratégico

MACROPROCESSO DIREÇÃO GERALMACROPROCESSO DIREÇÃO GERAL

-Planejamento Estratégico: livros do SIPLEX e outros estudosestratégicos.

-Planejamento Estratégico: livros do SIPLEX e outros estudosestratégicos.

25

ENTRADAS

Constituição Federal 88Lei Complementar 97/99Lei nº 10.683/03Decreto 5.751/06Política de Defesa NacionalPolítica Militar de DefesaDoutrina Militar de DefesaEstratégia Militar de DefesaDiretriz do Comandante do Exército…

ENTRADAS

Constituição Federal 88Lei Complementar 97/99Lei nº 10.683/03Decreto 5.751/06Política de Defesa NacionalPolítica Militar de DefesaDoutrina Militar de DefesaEstratégia Militar de DefesaDiretriz do Comandante do Exército…

SAÍDASDiretrizes EstratégicasPDEPlanos OperacionaisPlanos de GestãoNecessidades Gerais do EBProposta Orçamentária...

SAÍDASDiretrizes EstratégicasPDEPlanos OperacionaisPlanos de GestãoNecessidades Gerais do EBProposta Orçamentária...

SP01: Elaboração e atualizaçãoda avaliação do EB

SP02: Elaboração e atualização da Política Militar Terrestre

SP03: Elaboração e atualizaçãodas estratégias

SP04: Elaboração e atualização dos planos

SP05: Acompanhamento da execução da estratégia





FORNECEDORES


FORNECEDORES


USUÁRIOS


USUÁRIOS


P/F 03: Planejamento EstratégicoP/F 03: Planejamento Estratégico

P/F 02: PROCESSO DE PLANEJAMENTO ESTRATÉGICO

26

27

Técnicas para levantamento/ mapeamento…

Técnica caracteristica

Entrevista Aplicado a um numero reduzido de pessoas

Contato direto - visualizar as reações-validaçao imediata

Permite flexibilidade na estrutura

Questionário Aplicado a um numero grande de pessoas

Bem estruturado e focado no problema

Permite manusear grande numero de dados

• Possibilita padronização das perguntas análises e tratamento estatístico das respostas

Limitação do universo de respostas e pouca interação

Workshop Aplicado a um numero reduzido de pessoas

Permite interação e discussão aberta

Produz resultados imediatos e evolução na forma de ver os problemas

28

Técnicas/ferramentas e metodologias para levantamento e mapeamento…

Técnica característica

Observação Contato pessoal e estreito do mapeador com o processo mapeado

Evita a dificuldade que as pessoas tem de descrever o que elas fazem.

são extremamente úteis para “descobrir” aspectos novos de um problema

Análise de protocolo possibilidade de identificar atividades/ fatos não facilmente observáveis

permite melhor entendimento dos fatos

Fluxograma Possibilita a visualização do processo atrelado ao layout da área.

Aspectos de melhoria são visualizadas

dentro de um processo

MAPEAMENTO DE PROCESSOS

Documents

MAPEAMENTO DE PROCESSOS