MARCO TERICOLA ORGANIZACINLa organizacin es la parte de la administracin que supone el establecimiento de una estructura intencionada de los papeles que los individuos debern desempear en una empresa. Organizacin es esencialmente la funcin administrativa que establece el rol formal que jugar la gente en la organizacin. Tambin es determinar las reglas bajo las cuales esa gente interactuar.El propsito de una estructura organizacional es contribuir a la creacin de un entorno favorable para el desempeo humano. Se trata, entonces de un instrumento administrativo, no de un fin en s mismo. Los papeles establecidos deben disearse tomando en cuenta las capacidades y motivaciones del personal disponible. Tambin tiene como propsitoayudara lograr que los objetivos tengan significado y contribuyan a la eficiencia organizacional.El fin de la organizacin es la divisin del trabajo entre los individuos, cuyos esfuerzos tienen que ser coordinados. En la prctica tambin se refiere a la definicin de los objetivos de la empresa entera y de cada uno de sus partes, y a la determinacin, en trminos amplios, de las actividades y decisiones necesarias a la realizacin de stos objetivos.Se pueden distinguir tres concepciones diferentes de la organizacin:1. La concepcin clsica: en esta se propone el estudio de las actividades que precisan ser llevadas a cabo para alcanzar los objetivos.1. La concepcin de la organizacin en funcin de las relaciones humanas: parte del estudio de las motivaciones y comportamiento del hombre.1. La concepcin de la organizacin en trminos de sistemas: concentra su atencin en las decisiones que deben ser tomadas para alcanzar los objetivos. Se trata de proyectar una organizacin que facilite la toma de decisiones.PRINCIPIOS DE LA ORGANIZACIN.Principio de la unidad de objetivosLa estructura de una organizacin es eficaz si le permite al personal contribuir a los objetivos de la empresa. Principio de la eficiencia organicional. Una organizacin es eficiente si esta estructurada para ayudar al logro de los objetivos de la empresa con un mnimo de consecuencias o costos no deseados.Causa de la organizacin: La causa bsica de la estructura organicional es la limitacin del tramo de la administracin. Si no existiera esa limitacin, una empresa no organizada podra tener un solo gerente.Principio del tramo de administracinEn cada posicin administrativa existe un limite al nmero de personas que pueden manejar con eficacia una persona, pero el nmero exacto depende de la repercusin de diversas variables subyacentes.La estructura de la organizacin: autoridad: La autoridad es el adhesivo de la estructura de la organizacin, el vnculo que la hace posible, los medios mediante los cuales se pueden colocar grupos de actividades bajo el mando de un administrador y se puede fomentar la coordinacin de las unidades organizacionales. Es la herramienta con la que el administrador esta en posibilidad de ejercer su discrecionalidad y de crear un ambiente para el desempeo individual. Algunos de los principios ms tiles de la organizacin estn relacionados con la autoridad.Principio escolarCuanto ms clara sea la lnea de autoridad desde el puesto administrativo ms alto de una empresa cada puesto subordinado, ms clara ser la responsabilidad para tomar decisiones y ms eficaz la comunicacin organicional.Principio de delegacin por resultados esperadosLa autoridad delega a todos los gerentes individuales debe ser adecuada para asegurar su capacidad de cumplir los resultados esperados.Principio del carcter absoluto de la responsabilidadLa responsabilidad por la acciones no puede ser mayor que la implcita en la autoridad delegada, ni debe ser menor.Principio de unidad de mundoMientras ms completas sean las relaciones de dependencia de un solo superior, menor ser el problema de instrucciones opuestas y mayor la sensacin de responsabilidad personal por los resultados.Principio de nivel de autoridadEl mantenimiento de la delegacin requiere que las decisiones propias de la autoridad de los administradores individuales deben tomarlas ellos en lugar de hacerlas ascender por la estructura de la organizacin.La estructura organicional: actividades departamentalizadas: La organizacin incluye el diseo de una estructura departamental. Aunque hay varios principios en esta rea uno de ellos es de gran importancia.Principio de la definicin fundamentalMientras ms clara sea la definicin de un puesto o un departamento sobre los resultados esperados, las actividades a realizar y la autoridad de organizacin delega y la comprensin de las relaciones de autoridad e informales con otros puestos, la persona responsable podr contribuir en forma ms adecuada al logro de los objetivos de laempresa.El proceso de organizacin: Los diversos principios de delegacin de la autoridad y de la departamentalizacin son verdades fundamentales del proceso organicional. Se relacionan con fases de los dos aspectos primarios de organizar: la autoridad y los agrupamientos de actividades.. Existen otros principios que se refieren al proceso de organizar, a travs de cuya aplicacin los gerentes obtienen un sentido de proporcin o una medida del proceso total de la organizacin.Principio del equilibrioEn toda estructura existe la necesidad del equilibrio aplicacin de los principios o tcnicas debe estar equilibrada para asegurar eficacia global de la estructura para cumplir los objetivos de la empresa.El principio del equilibrio es comn a todas las reas de las ciencias y a toda las funciones del administrador. Las ineficacias de extensos tramos de administracin se deben equilibrar con las ineficacias de largas lneas de comunicacin. Las prdidas ocasionadas por el mando mltiple se deben equilibrar con las ganancias provenientes de la pericia y la uniformidad para delegar la autoridad funcional en los departamentos de "stall" y de servicios. Los ahorros de la especializacin funcional en la departamentalizacin se deben equilibrar con las ventajas de establecer departamentos responsables de utilidades, semi independientes por el conducto o por territorio. De nuevo resulta evidente que la aplicacin de la teora de la administracin depende de lasituacin especfica.Principio de flexibilidadMientras ms increbles se tomen para otorgar mayor flexibilidad a la estructura de una organizacin, mejor podr sta cumplir con su propsito.En cada estructura se deben incorporar procedimientos y tcnicas para anticipar y reaccionar ante el cambio. Toda empresa avanza hacia su meta en un ambiente cambiante, tanto externo como interno. La empresa que sufre de inflexibilidad, tanto si se trata de resistencia al cambio, procedimientos demasiado complicados o lneas departamentales demasiado rgidas, se arriesga a ser incapaces de hacer frente a los retos de los cambios econmicos, tcnicos, biolgicos, polticos y sociales.Principio de facilitacin del liderazgoPuesto que la gerencia depende en alto grado de la calidad del liderazgo de quienes se encuentran en puestos gerenciales, es importante que la estructura organicional contribuya a crear una situacin en la que el administrador pueda dirigir con mayor eficacia. En este sentido, la organizacin es una tcnica para fomentar el liderazgo. Si la asignacin de autoridad y los arreglos estructurales crean una situacin en la que exista la tendencia a que los jefes de departamentos sean considerados como lderes y en el cual se les ayude en sus tareas de liderazgo la estructuracin organicional habr cumplido una tarea esencial.LA ORGANIZACIN FORMAL E INFORMALLa organizacin formalLa organizacin formal es la estructura intencional de funciones en una empresa formalmente organizada.La organizacin formal debe ser flexible; debe dar lugar a la discrecionalidad, la ventajosa utilizacin del talento creativo y el reconocimiento de los gustos y capacidades individuales en las organizaciones ms formales.La organizacin informalLa organizacin informal es una red de relaciones personales y sociales no establecida ni requerida por la organizacin formal pero que surge espontneamente de la asociacin entre s de las personas.NIVELES ORGANIZACIONALES Y TRAMO DE ADMINISTRACINSi hay niveles organizacionales es porque existe un lmite para el nmero de personas que puede supervisar efectivamente, lmite que, sin embargo, vara en cada situacin. Un tramo de administracin amplio se asocia con cada situacin. Un tramo de administracin amplio se asocia con un nmero reducido de niveles organizacionales; un tramo estrecho, con muchos niveles.Organizacin con tramos estrechos.Ventajas1. Estrecha supervisin.1. Estricto control.1. Rpida comunicacin entre subordinados y superiores.Desventajas1. Los superiores tienden a involucrarse en exceso en el trabajo de los subordinados.1. Muchos niveles administrativos1. Altos costos a causa de numerosos niveles.1. Excesiva distancia entre el nivel ms alto y el ms bajo.Organizacin con tramos ampliosVentajas1. Los superiores se ven obligados a delegar.1. Se deben establecer polticas claras.1. Los subordinados deben ser cuidadosamente seleccionados.Desventajas1. Tendencia de los superiores cargados de trabajo a convertirse en cuellos de botellas en las decisiones.1. Riesgo de prdida de control para el superior.1. Se requiere de administradores de calidad excepcional.PROBLEMAS CON LOS NIVELES ORGANIZACIONALESEn primer lugar, los niveles son costosos. A medida que se incrementan, se precisa cada vez ms de esfuerzos y recursos para su administracin ya que implica administradores adicionales, personal que asista a estos y la necesidad de coordinar actividades departamentales, ms los costos de instalaciones para el personal.En segundo lugar, los niveles departamentales complican la comunicacin. Una empresa con muchos niveles enfrenta mayores dificultades para comunicar objetivos, planes y polticas a todo lo largo de la estructura organizacional de una compaa cuyo directo se comunica directamente con los empleados.Finalmente, el exceso de departamentos y niveles complica la planeacin y el control.ESTRUCTURA Y PROCESO DE LA ORGANIZACINPara que la organizacin constituya un proceso se necesitan de varios elementos:En primer lugar, la estructura debe ser reflejo de objetivos y planes, dado que las actividades se derivan de ellos. En segundo lugar, debe ser reflejo de la oportunidad con que cuenta la direccin de una empresa.En tercer lugar, la estructura de una organizacin de una organizacin debe responder a las condiciones en la que se encuentran. Las premisas de una estructura organizacional puede ser de orden poltico, tecnolgico, social, econmico y tico.En cuarto lugar, en la agrupacin de actividades y las relaciones de autoridad de una estructura organizacional se deben tomar en cuenta las limitaciones y costumbres de los individuos.El proceso de organizacin consta de los siguientes seis (6) pasos: Establecimiento de los objetivos de la empresa. Formulacin de los objetivos, polticas y planes de apoyo. Identificacin, anlisis y clasificacin de las actividades necesarias para cumplir esos objetivos. Agrupacin de esas actividades de acuerdo a los recursos humanos y materiales disponibles y con la mejor manera de utilizarlos dadas las circunstancias. Delegacin al responsable de cada grupo de autoridad necesaria para el desempeo de las actividades.6. Enlace horizontal y vertical de los grupos entre s, por medio de relaciones autoridad y flujo de informacin.DIVISION DEL TRABAJOEl trabajo puede ser fragmentado en las partes que lo componen. Estas pueden asignarse a trabajadores individuales, quienes se especializan en dichas tareas.La divisin del trabajo tiene como propsito incrementar la productividad, debido a que ninguna persona puede ejecutar al mismo tiempo la totalidad de las tareas necesarias de una operacin compleja. Sin embargo, si es posible que una persona desarrolle todas las tareas que se requieran. De ah que es ms eficiente y en algunos casos es absolutamente necesario dividir el total de la operacin en actividades secuenciales y en paralelo.Las formas de divisin del trabajo han sido favorecidas por la mecanizacin y por el advenimiento de la lnea de ensamble, as como por la administracin cientfica, la capacitacin, el estudio del trabajo, y los sistemas de reconocimiento.Tipos de EspecializacinExisten dos formas de ver la especializacin: de acuerdo a la especializacin de la tarea y desde el punto de vista de la especializacin de la gente.Especializacin de la tarea. Es dividir el trabajo total en sus componentes. Debido a que cada componente es relativamente simple, los trabajadores pueden ser capacitados con relativa facilidad para desarrollarlo.Especializacin de la Gente. Involucra a personas con un alto grado de entrenamiento en tareas especficas (contabilidad, leyes, ingeniera, investigacin, etc.).La diferencia entre ambas especializaciones es que en la primera reside en el trabajo, y en la segunda la especializacin se encuentra en la persona, quien con relativa facilidad puede moverse de organizacin a organizacin. Es muy importante distinguir estos dos tipos de especializacin que tienen diferentes propsitos.Desventajas de la especializacin en la tarea.- Puede volver el trabajo aburrido y montono. Algunos piensan que deshumaniza el trabajo, y aisla al trabajador. La exagerada especializacin puede perjudicar la productividad al provocar descuidos, ausentismo y an sabotajes.Orientaciones para Limitar la Especializacin de la TareaHay tres orientaciones bsicas para disear trabajos excesivamente especializados en la tarea: rotacin de trabajos, ampliacin del trabajo, y enriquecimiento.1. Rotacin, es el movimiento sistemtico de un empleado a travs de otra serie de puestos de trabajo. La teora es que la rotacin alivia el aburrimiento al permitir que el trabajador vare sus actividades.1. Ampliacin. Incrementar el nmero de tareas de un trabajo. Es muchas veces llamado "carga horizontal de trabajo". Un trabajo ampliado puede motivar a un individuo por cinco razones: Variedad de tareas. Los trabajos altamente fragmentados requieren de un limitado nmero de respuestas invariables que tienden a hacerlos extremadamente montonos. Incrementar el nmero de tareas a ser desarrolladas, puede reducir el nivel de aburrimiento. Modelos significativos de trabajo. Frecuentemente los trabajos son ampliados a fin de que el trabajador complete una unidad total de trabajo, o la mayor parte. La tendencia es incrementar la satisfaccin por permitir a los trabajadores apreciar su contribucin al producto entero o al proyecto. Utilizacin de la habilidad. Investigadores sugieren que los trabajadores obtienen satisfaccin del trabajo cuando mejor utilizan su habilidades fsicas y mentales. Control de la Colocacin del Trabajador. Los esquemas de trabajo ampliado, muchas veces hacen que el trabajador se mueva de la lnea de produccin hacia donde el o ella se mantenga en un solo lugar. Los investigadores sugieren que los trabajadores se fatigan menos y disfrutan ms de su trabajo si ellos pueden variar el ritmo y el trabajo en un mismo lugar. Retroalimentacin. Trabajadores que realizan limitados trabajos con ciclo repetitivos cortos, con el mismo grupo de movimientos interminables, sin distinguirse un punto final; trae como resultado dificultades para medir el nmero de ciclos terminados, y aun si se midieran las tendencias de retroalimentacin no tendran sentido. El trabajo ampliado, permite otras posibilidades de retroalimentacin con ms significado para el trabajador.Aunque los beneficios de la ampliacin del trabajo son muchos, es necesario considerar algunas de sus desventajas. Puede: implicar mayores costos de capacitacin para la adaptacin en las nuevas tareas; significar un rediseo mayor de la produccin en lnea o del sistema. La productividad puede bajar durante la transicin. Incrementos en el salario porque el trabajo se hace ms complejo. An a pesar la ampliacin del trabajo, este puede continuar siendo aburrido y rutinario.1. Enriquecimiento del Trabajo o Carga Vertical. Incrementa el trabajo, "pasos ms all", por la introduccin de contenidos ms profundos o directivos dentro del trabajo.Los expertos sugieren que al disear el trabajo deben considerarse los factores de ampliacin y enriquecimiento del trabajo.