MARS 2014 PROCEDURE DINVENTAIRE DES IMMOBILISATIONS

MARS 2014

PROCEDURE D’INVENTAIRE DES IMMOBILISATIONS

PLAN DE LA PROCEDURE

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1. OBJET DE LA PROCEDURE

CONTEXTE DE L’INVENTAIRE PHYSIQUE

2. REFERENCES DE L’INVENTAIRE PHYSIQUE

3. RÔLES DES INTERVENANTS

4. PLANNING DE L’INVENTAIRE PHYSIQUE

5. SITES DE RECENSEMENT

6. EQUIPES D’INVENTAIRE

PLAN DE LA PROCEDURE

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7. OUTILS DE TRAVAIL

8. DOMAINES DE L’INVENTAIRE

9. REGLES DE GESTION DE L’INVENTAIRE PHYSIQUE DES IMMOBILISATIONS

10. DEROULEMENT

11. ENCADREMENT ET REPONSES AUX QUESTIONS ET AUX DIFFICULTES

12. CAS PARTICULIER DES TERRAINS ET DES CONSTRUCTIONS

ANNEXES

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CONTEXTE

Outre leur caractère légal et obligatoire, les inventaires physiques présentent, du point de vue de la gestion courante, la meilleure sécurité pour la conservation du patrimoine et la fiabilité de la comptabilité.

Au sens juridique, l’inventaire est un document donnant l’état descriptif et estimatif du patrimoine d’une entreprise. Sur le plan comptable, l’inventaire nécessite des travaux comptables (d’analyse, de rectification et de redressement) et des travaux extracomptables (d’inventaires physiques).

Aux termes de l’article 5 de la loi comptable (Loi n° 9-88), l’opération d’inventaire doit être réalisée, au moins une fois par exercice, à l’effet de vérifier l’existence des éléments d’actifs et de passifs et de s’assurer de leur valeur.

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CONTEXTE

Cette opération d’inventaire s’inscrit également au niveau des dispositions du Dahir n°1-02-25 en date du 3 avril 2002 portant promulgation de la loi 61-99 relative à la responsabilité des ordonnateurs, des contrôleurs et des comptables publics dans son article 4. Cet article en énumérant les responsabilités des ordonnateurs, déclare le respect des règles de gestion, du patrimoine de l'organisme public comme une mission importante incombant à ces derniers en leur qualité d'ordonnateurs de recettes et de dépenses.

C’est dans ce sens, et dans une perspective de concourir à l’instauration d’un système comptable fiable et transparent, le processus de mise en place effective des comptabilités générale et analytique au sein des AREF nécessite la définition d’une procédure idéale dudit inventaire en vue de répondre aux exigences légales.

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CONTEXTE

Ainsi, la procédure d’inventaire physique, ci-détaillée, renseignera sur : - Le rôle de chaque intervenant ; - Le planning de réalisation ; - Les domaines de l’inventaire ainsi que ses règles de gestion ; - et enfin le déroulement.

C’est une opération d’importance capitale et qui nécessite l’implication sérieuse et consciente de profils adaptés pour la réussir dans les meilleures conditions de qualité et de délai

A noter que l'ensemble des procédures mises en place pour la gestion des immobilisations doit permettre de réaliser la mise à jour de l’inventaire permanent et de capitaliser sur les efforts consentis au niveau de la comptabilité matière, l'inventaire physique constituant une mesure de contrôle de la correcte application des procédures.

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1. Objet de la procédure

Cette procédure a pour objet de :

- décrire les travaux nécessaires pour la réalisation de l’opération d’inventaire physique des immobilisations et du patrimoine de l’AREF pour les besoins de l’arrêté des comptes. Ceci en capitalisant sur les travaux antérieurs ;

- définir les responsabilités pour assurer au mieux la fiabilité des informations devant en découler.

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2. Références de l’inventaire physique

L’inventaire physique doit aboutir à la mise en place à terme d’un fichier d’immobilisations conforme à la situation comptable et conduire à une connaissance des immobilisations figurants au patrimoine de l’AREF.

Les références de ce travail sont principalement :

- Loi n° 07-00 créant les académies régionales d'éducation et de formation (AREF) ; - Décret n° 2-89-61 du 10 rabia II 1410 (10 novembre 1989) fixant les règles applicables à la comptabilité des établissements publics ; - Arrêté ministériel n° 2470 du 17 mai 2005 portant organisation financière et comptable des AREF ; - Différentes clauses du marché de mise en place de la comptabilité générale.

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3. Rôles des intervenants

Cette opération d’inventaire revêt une importance capitale pour l’AREF. Sa réalisation ainsi que sa bonne réussite repose sur l’implication de tous les intervenants cités ci-après pour jouer pleinement les rôles suivants :

Saisir par écrit les AREF et les délégations en vue de leur demander de lancer les travaux d’inventaire conformément à la présente procédure;

Requérir un suivi régulier du déroulement de l’opération en impliquant, si possible, les services concernés des Inspections régionales.

3.1. Rôle du ministère

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Saisir par écrit les délégations pour leur demander de veiller au bon déroulement de l’opération d’inventaire physique ;Nommer un responsable de l’opération Inventaire physique des immobilisations ;Nommer les équipes qui seront chargés de l’inventaire physique au niveau régional;Réaliser l’inventaire physique des services administratifs et autres locaux relevant de l’AREF (siège);Répartir le fichier d’inventaire documentaire selon les ARM et autres décharges établis par entité réceptionnaire pour tous les achats réalisés par l’AREF selon le fichier qui sera transmis par le cabinet (Résultats de l’inventaire documentaire) ;

3.2. Rôle de l’AREF

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Centraliser les résultats des opérations d’inventaire réalisées au niveau des délégations et des établissements signés par les délégués et les directeurs des établissements scolaires;Fournir au cabinet les résultats des travaux d’inventaire et les travaux de répartition du fichier d’inventaire documentaire décrit ci-dessus ;Réaliser (grâce à l’assistance du cabinet) le rapprochement entre les résultats de l’inventaire physique et les travaux de l’inventaire documentaire pour les immobilisations concernant les locaux relevant de l’AREF (siège).

3.2. Rôle de l’AREF

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Saisir par écrit les établissements pour leur demander de veiller au bon déroulement de l’opération d’inventaire physique et d’impliquer la direction de chaque établissement dans ce travail ;Nommer un responsable de l’opération au niveau de la délégation de l’opération Inventaire physique des immobilisations ;Nommer les équipes qui seront chargés de l’inventaire physique ;Réaliser l’inventaire physique des services administratifs et autres locaux relevant de la Délégation (siège);Réaliser la répartition du fichier d’inventaire documentaire pour tous les achats réalisés par la Délégation et l'académie selon le fichier qui sera transmis par le cabinet (Résultats de l’inventaire documentaire) selon les ARM et autres décharges établies par entité réceptionnaire ;

3.3. Rôle de la délégation

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Centraliser les résultats des opérations d’inventaire réalisées au niveau des délégations et des établissements ;Fournir au cabinet (à travers les services centraux de l 'académie) les résultats des travaux d’inventaire et les travaux de répartition du fichier d’inventaire documentaire décrit ci dessus ;Réaliser le rapprochement entre les résultats de l’inventaire physique et les travaux de l’inventaire documentaire pour les immobilisations concernant les locaux relevant de la Délégation.

3.3. Rôle de la délégation

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Nommer un responsable de l’opération Inventaire physique des immobilisations (il est fortement recommandé que celui-ci soit le directeur de l'établissement lui-même) ;Nommer les équipes qui seront chargés de l’inventaire physique (l'effectif doit être dimensionné en fonction de la taille de l'établissement de manière à réaliser l'inventaire en une semaine) ;Veiller à ne rien omettre lors de l'opération de comptage : bureaux, classes, laboratoires, internat, cantine, équipements sportifs;Fournir à la Délégation les résultats des travaux d’inventaire physique signés par le Directeur de l’établissement ;Fournir tous compléments d’information lors des rapprochements.

3.4. Rôle de l’établissement

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Rédiger la note de procédure de réalisation des travaux d’inventaire documentaire et physique ;Former et sensibiliser les principaux responsables qui seront désignés par l’AREF et les délégations pour réaliser ou piloter les dites opérations et en particulier : Directeur et Délégués, les chefs de divisions et services Budget, Patrimoine, et tous autres responsables qui seront chargés de réaliser la présente opération. Cette équipe doit être suffisamment représentative pour pouvoir diffuser cette formation et sensibiliser les équipes des établissements. Cette formation sera organisée au sein de l’AREF ;Fournir les états d’inventaire documentaire de l’AREF et de chaque délégation ;

3.5. Rôle du cabinet d’experts

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Fournir un dictionnaire des immobilisations ;Fournir les états d’inventaire physique qui doivent être remplis par les équipes d’inventaire ;Assister les responsables d’inventaire en cas de problèmes ou de questions lors du déroulement des opérations ;Récupérer et centraliser les états d’inventaire signés auprès de l’AREF;Assister les équipes de l’AREF et des délégations lors du lancement et répartition des inventaires documentaires ;Etablir une démarche méthodologique des travaux de rapprochement et assister les équipes de l’AREF et des délégations dans ce travail ;Fournir un fichier comprenant l’ensemble des états d’inventaire des immobilisations : Inventaire documentaire, inventaire physique et Rapprochement ;

3.5. Rôle du cabinet d’experts

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4. Planning de l’inventaire physique

L’opération d’inventaire physique des immobilisations de l’AREF de Tanger-Tétouan démarrera à compter du 1er Mars 2014 et doit être terminée avant le 31 Mars 2014. Cette opération se déroulera selon le calendrier prévisionnel ci-après :

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Ordre séquentiel

Tâches

Acteurs

Délai (nb jrs/h)

Cabinet AREFDélégatio

nEtablisse

ment

1

Désignation d’une commission d’inventaire (équipe de comptage, contrôleurs, équipe de centralisation et de validation) au niveau de l’AREF, au niveau des délégations et auniveau des établissements.

3 × × ×

2Transmission par la commission d’inventaire de la procédure et des canevas d’inventaire.

1 ×

3

Communication du fichier d’inventaire comptable à l’AREF (liste des immobilisations). Ce fichier comprend tous les achats effectués par l’AREF depuis la création mais organisé et classé par :- Type de matériel ;- Famille ;- Sous famille ;Ce fichier comprend : -Le code de l’immobilisation ;-Désignation, date d’acquisition, fournisseurs, acquéreur, valeur, marque...

3 ×

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Ordre séquentiel (*)

Tâches

Acteurs

Délai (nb jrs/h)


nEtablisse

ment

4Formation des équipes régionales d’inventaire ×

3

Compléter le fichier d’inventaire comptable remis par le cabinet par l’affectation des achats aux bénéficiaires sur la base des ARM et décharge (code GRESA) du bénéficiaire et le transmettre au cabinet

15 × ×

5Réalisation de l’opération de comptage établissement selon les canevas communiqués

15 ×

6

Validation et signature des résultats d’inventaire par le Directeur de l’établissement/Transmission des résultats de l’inventaire à la délégation

2 ×

(*) L’ordre séquentiel montre que des tâches peuvent être exécutées en parallèle. Exemple : les tâches portant le numéro 3 au tableau peuvent être exécutées en même temps.

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Ordre séquentiel

Tâches

Acteurs

Délai (nb jrs/h)


nEtablisse

ment

7

Centralisation, validation harmonisation et rapprochement des résultats d’inventaire remontés par les établissements. Le rapprochement se fera sur la base de l’inventaire comptable complété par les affectations sur la base des ARM et décharges d’une part et sur l’inventaire physique établi par l’établissement

15×

5Réalisation de l’opération de comptage des locaux de la délégation selon les canevas communiqués

15×

8Validation des résultats d’inventaire par l’équipe d’inventaire de la Délégation 5

×

9Centralisation de l’inventaire physique de la délégation et ses établissements 3

×

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Ordre séquentiel

Tâches

Acteurs

Délai (nb jrs/h)


nEtablisse

ment

10Signature de la situation définitive de l’inventaire par le Délégué/ Transmission des résultats de l’inventaire à l’AREF

2×

11

Centralisation, validation harmonisation et rapprochement des résultats d’inventaire remontés par les délégations .Le rapprochement se fera sur la base de l’inventaire comptable complété par les affectations sur la base des ARM et décharges d’une part et sur l’inventaire physique établi par l’établissement et la délégation

15 ×

5Réalisation de l’opération de comptage des locaux de l’AREF selon les canevas communiqués

15×

6Validation des résultats d’inventaire par l’équipe d’inventaire de l’AREF 5

×

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Ordre séquentiel

Tâches

Acteurs

Délai (nb jrs/h)


nEtablisse

ment

11Centralisation de l’inventaire physique de l’AREF, des délégations et des établissements*

3×

12Valorisation des immobilisations intégrées suite à l’opération d’inventaire physique 15 ×

×

13Etablissement et communication du fichier des immobilisations de l’AREF au cabinet 5

×

(*) Obligation de communiquer également la liste des sites qui n’ont pas envoyé l’inventaire physique avant la date de fin de l’inventaire; soit le 17/04/2014. Pour ces sites, seuls les résultats de l’inventaire seront considérés comme valides.

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5. Sites de recensement

Les sites de recensement sont les unités géographiques où se dérouleront les opérations d’inventaire physique et sont réparties comme suit : Au niveau de l’AREF : Ce recensement concernera les immobilisations situées physiquement au sein de l’académie ou des sites qu’elle gère directement (annexes, dépôts, autres dépendances et locaux rattachés le cas échéant) ; Au niveau de la Délégation : Ce recensement concernera les immobilisations situées physiquement au sein de la Délégation ou des sites qu’elle gère directement (annexes, dépôts, autres dépendances et locaux rattachés le cas échéant) ; Au niveau de l’établissement : Ce recensement concernera les immobilisations situées physiquement au sein de chaque établissement ou des sites qu’elle gère directement (annexes, dépôts, autres dépendances et locaux rattachés le cas échéant).

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6. Equipes d’inventaire

Les équipes de travail seront formées au niveau de :

L’AREF : Une équipe au minimum de deux personnes avec un Responsable d’inventaire ;

Chaque délégation : Une équipe au minimum de deux personnes avec un Responsable d’inventaire ;

Chaque établissement : Une équipe au minimum de deux personnes et un Responsable d’inventaire.

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7. Outils de travail

Les équipes de travail utiliseront les outils suivants :

La présente note méthodologique de recensement ;

Le dictionnaire des équipements. Ce dictionnaire regroupera les catégories d’équipements qui ont été identifiées lors des travaux d’établissement de l’inventaire documentaire des immobilisations ;

Les modèles des fiches de recensement.

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8. Domaines de l’inventaire

Le recensement physique doit être exhaustif et doit couvrir les catégories d’immobilisations suivantes :

- Terrains exploités - Constructions de nouveaux établissements - Extension d’établissements déjà existants - Aménagements de constructions déjà existantes - Autres constructions - Autres aménagements

a) Terrains, Constructions et Aménagements

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- Installations électriques - Installations téléphoniques et télécommunications - Installations solaires (ou éoliens) - Autres installations, le cas échéant

b) Installations

c) Matériel de transport

- Véhicules de tourisme - Véhicules utilitaires - Autres véhicules

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- Mobilier d’enseignement - Mobilier d’internat et de cantine - Mobilier de bureau - Autres mobiliers

d) Mobilier

e) Matériel

- d’enseignement - Matériel didactique - Matériel d’internat - Matériel de cantine - Matériel informatique - Matériel de bureau - Autres Matériels

- A détailler le cas échéant

f) Autres Equipements

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9. Règles de gestion de l’inventaire physique des immobilisations Tout mouvement d’immobilisation doit être reporté jusqu’à la fin des opérations d’inventaire. Si ce mouvement ne peut pas être reporté, il doit être immédiatement signalé au superviseur de l’inventaire au niveau du site de recensement en vue de mettre à jour l’affectation des immobilisations en question.Les mouvements physiques des immobilisations doivent obligatoirement être arrêtés pendant l’opération d’inventaire, dont la période doit être largement diffusée. Les opérations urgentes peuvent être autorisées si elles sont justifiées. Toutefois, ces dernières doivent être limitées et faire l’objet d’un suivi rigoureux.L’équipe de recensement ne doit pas être exclusivement constituée par des personnes chargées de la gestion des biens inventoriés. Si la présence de ces personnes est recommandée en raison de leur connaissance des biens recensés, il est fondamental que la responsabilité et la supervision de l’inventaire physique soient confiées à des personnes indépendantes de la gestion des dits actifs.

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10. Déroulement

Identification des sites à couvrir par l’inventaire au niveau de toutes les entités relevant de l’académie (académie elle-même, délégation, établissements y compris tous annexes ou administrations rattachés);Préparation et ciblage des sites et locaux concernés;Désignation des membres de l’équipe de comptage;Préparation des fiches d’inventaire;Préparation de la liste des équipements et matériel (Liste des immobilisations) (*)

(*) Cette liste a été élaborée à partir des achats faits par l’académie et délégation de 2002 à 2012 (inventaire comptable), elle constitue en quelque sorte la nomenclature des articles types achetés. Cette liste est classée par type de matériel, famille, sous famille et comprend plusieurs informations utiles aux équipes d’inventaire.

a) Préparation de l’inventaire : Avant

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10. Déroulement

Chaque entité (délégation ou établissement) doit communiquer les dates d’inventaires qui doivent se situer dans la période allant du 1er Mars 2014 au 31 Mars 2014.Cette planification sera centralisée au niveau de l’Académie.L’entité désigne une équipe d’inventaire qui doit contenir de 2 à 3 personnes et nommer un responsable de l’inventaire (R.I). Ce dernier doit être indépendant de la gestion des biens à inventorier et a pour mission d’assurer :-Un bon déroulement des opérations d’inventaire au sein du site dont il a la charge;-La supervision de l’équipe de comptage ;-L’élaboration du planning des opérations de comptage ;-La distribution des fiches d’inventaire et leur centralisation ;-L’explication des instructions relatives à l’inventaire.

b) Désignation des dates et des équipes d’inventaire : Avant

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10. Déroulement

Remise des fiches de comptage aux membres de l’équipe de comptage voir fiche modèle ci-joint) accompagné de la liste des équipements et matériels (Liste des immobilisations telle que découlant de l’inventaire comptable). Les fiches d’inventaire contiennent déjà les éléments suivants :-Le Numéro de fiche d’inventaire;-La Date d’inventaire ;-La localisation et affectation : division, service, bureau, autres entités affectataires;-Les locaux par typologie de bloc et par étage ;-Les familles des immobilisations ;

c) Recensement des équipements et autres mobiliers : Pendant

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10. Déroulement

-Le Numéro d’inventaire ;-La date de réception ;-L’Etat de l’immobilisation ;-La Propriété (propriété totale, propriété partielle ou bien loué) ;-La Valeur d’acquisition (si disponible). Emargement des fiches de comptage après dénombrement des biens immobilisés qui doivent indiquer le nom, prénom et fonctions des personnes qui les ont remplies.

c) Recensement des équipements et autres mobiliers : Pendant

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10. Déroulement

- Contrôle par le R.I que les fiches d’inventaire sont correctement servies et signées ;- Le responsable d’inventaire doit s’assurer que toutes les fiches de comptage ont été restituées par les équipes ;- Le responsable d’inventaire procède au rapprochement des fiches avec les composantes de l’établissement pour s’assurer qu’aucune immobilisation n’a été omise ;- En cas d’erreur, les équipes de comptage doivent procéder à un nouveau dénombrement ;- Signature des fiches par le Responsable de l’inventaire ;- Revue et signature définitive par le Directeur de l’établissement ;- Une fois les opérations de recensement complétées, les fiches de comptage doivent être transmises à la délégation puis à l’AREF pour centralisation contre décharge.

d) Vérification des fiches par le Responsable d’inventaire : Après

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11. Encadrement et réponses aux questions et difficultés

L’encadrement et la supervision de l’avancement de l’inventaire documentaire sera assurée : En interne : par le responsable de la commission d’inventaire de la mission et par le responsable d’inventaire du site ; En externe : par un collaborateur du cabinet externe chargée de la mise en place du système de comptabilité générale.

Si l’équipe identifie des articles qu’elle n’arrive pas identifier clairement comme immobilisations ou pas, elle remonte les questions au responsable du comité de pilotage interne. Si ce dernier n'a pas pu répondre il contacte le collaborateur du cabinet chargé de l’encadrement et de la supervision pour soulever la question et obtenir les réponses concernées.

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12. Cas particulier des Terrains et des Constructions

En raison de leurs particularités, les terrains feront l’objet d’une procédure d’inventaire juridique et légal pour s’assurer du statut juridique des terrains exploités au sein des AREF ainsi que de l’état de documentation juridique disponible : aussi bien au niveau des académies que des délégations ;au niveau du Ministère de l’Education Nationale (MEN) ;ainsi qu’au niveau d’autres administrations et en particulier la Direction des Domaines (Ministère de l’Economie et des Finances).

N.B : Il est à rappeler que les fichiers déjà constitués par les AREF peuvent être utilisés et enrichis.

Terrains

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12. Cas particulier des Terrains et des Constructions

-Compte tenu de la nature non inventoriable physiquement des constructions, l’inventaire de ces derniers reposera sur les données de l’inventaire documentaire et les documents de réception techniques des travaux correspondants (décomptes provisoires, décomptes définitifs, PV de réception...) ;

-De même, les établissements feront l’édition des données mises à jour contenues dans l’application GRESA concernant l’infrastructure existante et compléteront les données des fiches d’inventaire-modèles.

Constructions

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ANNEXES

A1. Logigramme de la procédure d’inventaire des immobilisations

A2. Dictionnaire des localisations, équipements et mobilier

A3. Fichier Excel modèle pour l’inventaire physique des académies et délégations ainsi que leurs annexes et dépendances

A4. Fichier Excel modèle pour l’inventaire physique des établissements ainsi que leurs annexes et dépendances

Documents

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