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1
Marylinda Ruiz Valenzuela de Ortiz
Guía de Procedimientos para la depuración y eliminación de duplicados de
expedientes de exámenes de Profesorado para la Facultad de Humanidades de la
Universidad de San Carlos de Guatemala.
M.A. María Teresa Gatica Secaida
Asesora
Universidad de San Carlos de Guatemala
Facultad de Humanidades
Departamento de Pedagogía
Guatemala, octubre de 2012
2
Guatemala, octubre de 2012
Este informe fue presentado por la
autora, como trabajo del Ejercicio
Profesional Supervisado, previo a
optar el grado de Licenciada en
Pedagogía y Administración
Educativa.
3
ÍNDICE
CONTENIDO Pág.
Introducción i
CAPÍTULO I
DIAGNÓSTICO
1.1 Datos Generales de la Institución
1.1.1 Nombre de la Institución 1
1.1.2 Tipo de la Institución 1
1.1.3 Ubicación Geográfica 1
1.1.4 Visión 1
1.1.5 Misión 1
1.1.6 Objetivos 2
1.1.7 Metas 3
1.1.8 Políticas Institucionales 3
1.1.9 Docencia 3
1.1.10 Investigación 3
1.1.11 Extensión y Servicio 3
1.1.12 Políticas Generales 4
1.1.13 Estructura organizacional 5
1.1.14 Recursos (humanos, materiales, financieros) 6
1.2 Técnicas Utilizadas para el Diagnóstico 6
1.3 Lista de Carencias, Ausencias o Deficiencias 7
1.4 Cuadro de análisis y priorización de problemas 7
1.5 Análisis de viabilidad y factibilidad 8
1.6 Problema seleccionado 9
1.7 Solución Propuesta viable y factible 9
CAPÍTULO II
PERFIL DEL PROYECTO
2.1 Aspectos generales
2.1.1 Nombre del proyecto 10
2.1.2 Problema 10
4
2.1.3 Localización 10
2.1.4 Unidad Ejecutora 10
2.1.5 Tipo de Proyecto 10
2.2 Descripción del proyecto 10
2.3 Justificación 11 2.4 Objetivos 11
2.4.1 Generales 11 2.4.2 Específicos 11
2.5 Metas 12 2.6 Beneficiarios 12 2.7 Fuentes financieras 12 2.8 Cronograma 13 2.9 Recursos (humanos, materiales, físicos financieros) 15
CAPÍTULO III
PROCESO DE EJECUCIÓN DEL PROYECTO
3.1 Actividades y resultados 16 3.2 Productos y logros 18
CAPÍTULO IV
PROCESO DE EVALUACIÓN
Evaluación del diagnóstico 70
Evaluación del perfil 70
Evaluación de la ejecución 70
Evaluación final 70
CONCLUSIONES 71
RECOMENDACIONES 72
BIBLIOGRAFÍA 73
APÉNDICE 74
ANEXOS 109
5
Introducción
El proyecto Guía de Procedimientos para la Depuración y Eliminación de
Duplicados de Expedientes de Exámenes de Profesorado para la Facultad de
Humanidades de la Universidad de San Carlos de Guatemala, se realizó en los
meses de julio de 2010 a noviembre de 2011, financiado por la Secretaría
académica de la Facultad de Humanidades de la Universidad de San Carlos de
Guatemala. Contiene cuatro capítulos conformados de la siguiente manera.
Capítulo I, el diagnóstico institucional, contiene la problemática detectada a
través de las técnicas de observación, entrevista y la guía de análisis contextual
en las que se recopiló la información necesaria para identificar las carencias
institucionales, asimismo contiene la priorización de necesidades, opciones de
solución y los estudios de viabilidad y factibilidad para identificar la solución
adecuada.
Capítulo II, el perfil del proyecto, incluye el objetivo principal del proyecto,
objetivos específicos, las metas, actividades para lograr los objetivos, el
cronograma de actividades, el presupuesto necesario para la ejecución del
proyecto y los recursos necesarios para alcanzar los objetivos.
Capítulo III, se describe de manera detallada la ejecución del proyecto, con
cada una de las actividades y los resultados de las mismas, los procesos y logros
obtenidos. Además se incluye el documento Guía de Procedimientos para la
Depuración y Eliminación de Duplicados de Expedientes de Exámenes de
Profesorado para la Facultad de Humanidades de la Universidad de San Carlos
de Guatemala.
Capítulo IV, contiene la evaluación respectiva de cada una de las
actividades realizadas en base a lo planificado del proyecto, desde su inicio hasta
la entrega del mismo. Las actividades se desarrollaron de manera satisfactoria,
obteniéndose productos y logros concretos.
Se incluyen en el presente informe, las conclusiones, recomendaciones, la
bibliografía consultada, anexos, y apéndice.
I
1
CAPITULO I
DIAGNÓSTICO
1.1 Datos Generales de la Institución
1.1.1 Nombre de la Institución
Facultad de Humanidades Universidad de San Carlos de Guatemala
1.1.2 Tipo de Institución
Educativa, presta servicios de educación Superior, en las carreras de
Profesorado y Licenciatura en Pedagogía, Administración Educativa,
Derechos Humanos, Educación Intercultural, Investigación Educativa,
Lengua y Literatura, Bibliotecología, Filosofía y Arte.1
1.1.3 Ubicación Geográfica
Ciudad Universitaria, Edificio S-4 Campus Central de la Universidad de San
Carlos de Guatemala.
1.1.4 Visión
“Ser la Unidad Académica de la Universidad de San Carlos de Guatemala,
especializada en la formación de profesionales con la excelencia
académica en las distintas áreas de las Humanidades, que incidan en la
solución de los problemas de la realidad y el desarrollo nacional.”2
1.1.5 Misión
“Formar profesionales de las distintas especialidades con preparación
integral en docencia, extensión, investigación y servicio en la organización y
participación de la comunidad y el desarrollo socio educativo nacional,
regional e internacional.”3
__________________ 1 Rolando Grajeda Tobar, Catálogo de Estudios. Departamento de Registro y Estadística.
Dirección de Administración. Guatemala año 2000, pág. 271
2 Facultad de Humanidades, USAC. Trifoliar informativo, 2005, pp 2.
3 IBIDEM, pág. 3
2
1.1.6 Objetivos
“Desarrollar en el estudiante universitario una conciencia clara de la
realidad educativa nacional, con el objeto que conozca y trate de
satisfacer y solucionar las necesidades.
Investigar los diversos aspectos de la educación nacional, con el
objeto de aplicar las mejores soluciones.
Preparar a los universitarios en las disciplinas diversas integradas de
la Pedagogía, las Letras, la Filosofía, la Bibliotecología, los Idiomas y
el Arte.
Colaborar, dentro del campo de sus propias actividades y disciplinas,
en obras de divulgación y extensión universitaria.
Cumplir todos aquellos objetivos que por naturaleza de orientación le
completen.
Integrar el pensamiento universitario, mediante una visión conjunta y
universal de los problemas del hombre del mundo.
Investigar en los campos de las disciplinas filosóficas, históricas,
literarias, pedagógicas, psicológicas, lingüísticas y en los que con
ellas guardan afinidad y analogía.
Crear una amplia y generosa conciencia social en el conglomerado
universitario, a fin de articular la función de la universidad y de sus
estudiantes y egresados con las altas finalidades de la colectividad.
Preparar y titular a los profesores de segunda enseñanza, tanto en
las ciencias naturales, como en las ciencias culturales y en las artes.
Dar en una forma directa a los universitarios y en forma indirecta a
todos los interesados en las cuestiones intelectuales, una base de
cultura general y de conocimientos sistemáticos del media nacional
que le es indispensable para llenar eficazmente su cometido en la
comunidad”.4
__________________
4 Loc. Cit.
3
1.1.7 Metas
“Aumentar un 60% de profesionales educadores en las
especialidades académicas: Filosofía, Letras, Pedagogía, Arte y
Bibliotecología, Profesores de Enseñanza Media, Maestría y
Doctorados.”
“Ampliar la cobertura de actualización docente al 100% en secciones
departamentales.”5
Egresar un 95% de estudiantes en las carreras listadas anualmente.
1.1.8 Políticas Institucionales
1.1.8.1 Docencia
“Formar profesionales con un adecuado equilibrio en su formación humanística, científica y tecnológica.” Actitudes innovadoras con metodologías innovadoras y participativas. Brindar oportunidades de formación a todos los sectores.
1.1.8.2 Investigación
“Desarrollar investigación básica y aplicada en áreas que respondan a las
necesidades determinadas.”
“Promover sistemas de información que sirvan de base estructural para
nuevos estudios y proyectos académicos”.6
1.1.8.3 Extensión y Servicio
“Desarrollar sistemas de servicios en función de lo que los usuarios
requieran y de sus posibilidades de tiempos y recursos.”
Opinar, elaborar y participar juntamente con los usuarios en función de sus
necesidades.
Proponer soluciones a los problemas seleccionados con la cobertura de
servicios de la Facultad de Humanidades.7
__________________
5 Loc. Cit.
6 Organismo de Coordinación y Planificación Académica, Diseño Curricular, su fundamento
teórico metodológica, Guatemala, 2003 USAC pp 34.
7 Loc. Cit.
4
1.1.8.4 Políticas Generales
Promover el mecanismo de adecuación para el seguimiento de formación
profesional y ocupacional de sus egresados, fuente de trabajo, para
solventar en gran parte las necesidades económicas y políticas acorde a la
realidad y en beneficio de la sociedad guatemalteca.
Dar cumplimiento a los fines y demás disposiciones expresadas en la Ley
Orgánica de la Universidad de San Carlos de Guatemala y el Reglamento
Interno.
Promover programas para actualizar la Red Curricular de Pensum de
estudios de la Facultad de Humanidades.
1.1.8.5 Decanatura
Artículo 30 (Ref. Dto. 647 Cong.) Para ser Decano se requieren las
calidades siguientes:
a) Ser originario de Centroamérica;
b) Ser miembro de la Facultad respectiva;
c) Haber ejercido la docencia universitaria por lo menos tres años.
d) Estar en el goce de sus derechos civiles; y
e) Ser del estado seglar;
Artículo 44
Los decanos representan y dirigen a sus respectivas Facultades, duran en
el ejercicio de sus funciones cuatro años, pudiendo ser reelectos par un
nuevo período si obtuvieren por lo menos el voto favorable de las dos
terceras partes de los electores presentes, siempre que éstos sean los dos
tercios más uno del total.
1.1.8.6 Secretaría
Artículo 38
El Secretario será nombrado por la Junta Directiva de cada Facultad, a
propuesta en terna del Decano.8
__________________ 8 Universidad de San Carlos de Guatemala, Leyes y Reglamentos, 2006
5
1.1.9 Estructura Organizacional de la Facultad de Humanidades de la Universidad de San Carlos de Guatemala
ORGANIGRAMA GENERAL
9 Manual de Organización y Funcionamiento de la Facultad de Humanidades de la Universidad de San Carlos de Guatemala. 2011
JUNTA DIRECTIVA
DECANATO
CONSEJO
EDITORIAL
INSTITUTO DE
FORMACIÓN Y
ACTUALIZACIÓN
CONSEJO DE
DIRECTORES
SECRETARÍA
ACADÉMICA
UNIDAD DE
INFORMACIÓN Y
GESTIÓN
UNIDAD DE
PLANIFICACIÓN
Investigación
Curricular
Diseño Curricular
Curricular
SECRETARÍA
ADJUNTA
DEPTO.
ARTE
ESC. DE
BIBLIOTEC
OLOGÍA
DEPTO. DE
EXTENSIÓN
DEPTO.
FILOSOFÍA
INST. DE
INVESTIGACIONES
HUMANISTAS
INESLIN
DEPTO.
LETRAS
DEPTO.
PEDAGOGÍA
A
ESCUELA
POSTGRADO DEPTO.
RELACIONES
PÚBLICAS
Personal
Administrativo
ooo Control
Académico Recepción e
Información
Tesorería
Impresiones
Archivo
Vigilancia
Personal
Operativo
Almacén
Oficina de
Asuntos
estudiantiles
Biblioteca
Audiovisuales
Coord. De Pruebas
Orientación
Información
Co
ord
. De
po
rte
s
Co
ord
. EP
S
Co
ord
. Esc
.
Vac
acio
nes
Co
ord
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Prá
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Sec. De
Invest.
Aplicada
Sec.
Idiomas
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in d
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sem
ana
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Jo
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Co
ord
. De
Mae
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a
Áre
a A
dm
inis
trat
iva
Co
ord
. De
Do
cto
rad
o
Nota: aprobado en el Punto DECIMO NOVENO del Acta No. 15-2006, del 23 .05. 2006, modificado en Punto DECIMOCUARTO del Acta
No. 07-2007 del 08.05.07 y Punto VIGESIMOTERCERO del Acta No. 14-2007 del 09.10.2007. Modificado por ampliación en Punto
TRIGESIMO SEGUNDO, Inciso 32.8 del Acta No. 11-2008 del 15.07.2008; modificado en Punto DÉCIMOSEXTO del Acta 26-2011 del
27.10.1011, por Junta Directiva de la Facultad de Humanidades, Universidad de San Carlos de Guatemala.
6
1.1.10 Recursos
Humanos
El total de laborantes fijos e interinos de la Facultad de Humanidades
es de 442 empleados.
Físicos
El edificio S-4 tiene un área de 1,250 mts².
Financieros
La Facultad de Humanidades, tiene destinado un presupuesto de
Q. 32, 411,429.04 el cual se distribuye de la siguiente manera: 97%
corresponde al pago de salarios, el 2% para materiales y suministros
y el 1% para mantenimiento.
1.2 Técnicas utilizadas para el diagnóstico
Entrevista: Por medio de esta técnica se recabó información de manera
verbal, y el instrumento que se utilizó fue el cuestionario. La utilización de
esta técnica permitió conocer más acerca aspectos administrativos, de
infraestructura, procesos enseñanza aprendizaje, entre otros. El personal
docente, administrativo y los estudiantes proporcionaron dicha información.
Observación: Por medio de esta técnica se observó detenidamente las
instalaciones de la Facultad de Humanidades de la Universidad de San
Carlos. Para ello se utilizó fichas de observación en donde se registró los
datos obtenidos para posteriormente hacer un análisis de los mismos con el
objeto de realizar un diagnóstico.
7
1.3 Lista de carencia, ausencias o deficiencias.
No existe presupuesto para contratar personal para que elimine papelería no
trascendental.
Falta de Personal técnico capacitado, acerca de los procedimientos para la
eliminación de papelería no trascendental de los expedientes de los
estudiantes PEM.
Hace falta atender adecuadamente a los usuarios.
No hay una comunicación eficiente.
Hace falta equipo de oficina actualizado.
Se necesita renovar equipo de informática.
1.3.1 Cuadro de análisis y priorización de problemas
PROBLEMAS FACTORES QUE LO PRODUCEN POSIBLE SOLUCIÓN Acumulación de duplicados de expedientes sin utilidad, en la Secretaría Académica de la Facultad de Humanidades de la Universidad de San Carlos de Guatemala.
No existe presupuesto para contratar personal para que elimine papelería no trascendental. Falta de Personal técnico capacitado, acerca de los procedimientos para la eliminación de papelería no trascendental de los expedientes de los estudiantes PEM.
Capacitar epesistas para que colaboren en la eliminación de expedientes sin utilidad. Elaboración de una guía que contenga los procedimientos a seguir para la depuración y eliminación de duplicados de papelería no trascendental de los expedientes de los estudiantes PEM.
Deficientes relaciones humanas.
Hace falta atender adecuadamente a los usuarios. No hay una comunicación eficiente.
Planificar y organizar cursos de relaciones humanas. Organizar un sistema de información intrainstitucional.
Pobreza de soporte operativo.
Hace falta equipo de oficina actualizado. Se necesita renovar equipo de informática.
Renovar y actualizar los recursos de oficina. Adquirir nuevo equipo de informática.
El Problema priorizado es: Acumulación de expedientes sin utilidad, en la Secretaría
Académica de la Facultad de Humanidades de la Universidad de San Carlos de
Guatemala. _________________________ 10 Tesorería de la Facultad de Humanidades 2009 (Licda. Sandra Mérida)
8
Análisis de Viabilidad y Factibilidad 1. Capacitar epesistas para que colaboren en la eliminación de expedientes sin utilidad.
2. Elaboración de una guía de procedimientos para la depuración y eliminación duplicados
de papelería no trascendental de los expedientes de los estudiantes de Profesorado de
Enseñanza Media de las diferentes especialidades de la Facultad de Humanidades de la
Universidad de San Carlos de Guatemala.
Después de aplicarse el análisis de factibilidad y viabilidad, vemos que la opción dos es
la viable.
Indicadores Opción 1 Opción 2
SI NO SI NO
Financieros
1 ¿Se cuenta con financiamiento externo? x X
2 ¿Se cuenta con suficiente recursos financieros? x x
3 ¿El proyecto se ejecutará con recursos propios? x x
4 ¿Se cuenta con fondos extras para imprevistos? x X
5 ¿Existe posibilidad de crédito para el proyecto? x X
Administrativo Legal
6 ¿Se tiene autorización legal para el proyecto? x x
7 ¿La implementación del proyecto cumple con las leyes del país?
x x
Técnico
8 ¿Se cuenta con recursos tecnológicos para el proyecto? x x
9 ¿Se tiene insumos necesarios para el proyecto? x x
10 ¿Se tiene bien definida la cobertura del proyecto? x x
11 ¿Se cuenta con la infraestructura necesaria para el proyecto?
x x
12 ¿El tiempo programado es suficiente para la ejecución del proyecto?
x x
13 ¿Se ha definido claramente las metas? x x
Político
14 ¿La institución será responsable del proyecto? x x
15 ¿El proyecto es de vital importancia para la institución? x x
Cultural
16 ¿El proyecto responde a las expectativas culturales de la universidad?
x x
17 ¿El proyecto está diseñado acorde al aspecto lingüístico de la universidad?
x x
Social
18 ¿El proyecto beneficia a la mayoría de la población universitaria?
x x
19 ¿El proyecto toma en cuenta a las personas no importando su nivel académico?
x X
20 ¿El proyecto genera conflicto entre grupos sociales? x X
TOTAL 9 11 15 5
9
1.4 Problema seleccionado
Acumulación de duplicados de expedientes sin utilidad, en la Secretaría
Académica de la Facultad de Humanidades de la Universidad de San
Carlos de Guatemala.
1.5 Solución propuesta como viable y factible
Elaboración de una guía de procedimientos para la depuración y
eliminación duplicados de papelería no trascendental de los expedientes de
los estudiantes de Profesorado de Enseñanza Media de las diferentes
especialidades de la Facultad de Humanidades de la Universidad de San
Carlos de Guatemala.
10
CAPITULO II
PERFIL DEL PROYECTO
2.1 Aspectos generales del proyecto
2.1.1 Nombre del proyecto
Guía de procedimientos para la depuración y eliminación de duplicados de
expedientes de exámenes de Profesorado para la Facultad de
Humanidades de la Universidad de San Carlos de Guatemala.
2.1.2 Problema
Acumulación de duplicados de expedientes sin utilidad, en la Secretaría
Académica de la Facultad de Humanidades de la Universidad de San
Carlos de Guatemala.
2.1.3 Localización del proyecto
Facultad de Humanidades, edificio S-4 Universidad de San Carlos de
Guatemala, Campus Central, Zona 12, Guatemala.
2.1.4 Unidad Ejecutora
Facultad de Humanidades, Universidad de San Carlos de Guatemala.
2.1.5 Tipo de proyecto
De Servicio.
2.2 Descripción del proyecto
El proyecto consiste en la implementación de una guía de procedimientos a
realizar para la depuración y eliminación de expedientes de estudiantes de
Profesorado de Enseñanza Media en Pedagogía de las diferentes especialidades:
Administración Educativa, Arte, Inglés, Lengua y Literatura, Bibliotecología, etc.
de la Sede Central y Secciones Departamentales de la Facultad de Humanidades.
Se diseñó de acuerdo al reglamento de conservación RC 01-2006, del Comité
Institucional de Selección y Eliminación de Documentos (CISED), llevando a cabo
las diversas gestiones para su aprobación. Entre ellas: redactar carta de solicitud
dirigida a la Licda. Amanda Judith López de León Presidenta del Comité
Institucional de Selección y Eliminación de Documentos (CISED) del Archivo
General.
11
2.3 Justificación
Debido al incremento de estudiantes de Profesorado de Enseñanza Media en
Pedagogía de las diferentes especialidades: Administración Educativa, Arte,
Inglés, Lengua y Literatura, Bibliotecología, etc. de la Sede Central y Secciones
Departamentales de la Facultad de Humanidades que se someten al examen
especial; quienes deben presentar expedientes completos en original y copia para
poder optar a realizarlo, se hace necesario contar con una guía que indique los
procedimientos a seguir para la depuración y eliminación de dicha papelería, y de
esta manera evitar la acumulación de expedientes con duplicados, sin utilidad, en
la oficina de la Secretaría Académica de la Facultad de Humanidades.
2.4 Objetivos
2.4.1 General
Proporcionar una guía de procedimientos para la depuración y eliminación
de duplicados de expedientes de exámenes de Profesorado para la
Facultad de Humanidades de la Universidad de San Carlos de Guatemala.
2.4.2 Específicos
3.1 Elaborar una guía que contenga los procedimientos para la depuración
y eliminación de duplicados de expedientes de exámenes de Profesorado
para la Facultad de Humanidades de la Universidad de San Carlos de
Guatemala, según los lineamientos de Archivo General en base a la Regla
de Conservación (RC), Selección y Eliminación de Documentos.
3.2 Socializar la guía de procedimientos para la depuración y eliminación
de duplicados de expedientes de exámenes de Profesorado para la
Facultad de Humanidades de la Universidad de San Carlos de Guatemala
con nuevos epesistas.
12
2.5 Metas
Entregar 1 documento de consulta para realizar los procedimientos de
eliminación de papelería de expedientes, según los lineamientos de Archivo
General, en base a la Regla de Conservación (RC), Selección y Eliminación
de Documentos, en un período de 1 año.
Socializar con 10 personas el documento de consulta para realizar los
procedimientos de eliminación de papelería de expedientes, según los
lineamientos de Archivo General, en base a la Regla de Conservación (RC),
Selección y Eliminación de Documentos.
2.6 Beneficiarios
2.6.1 Directos
El personal administrativo de la Secretaría Académica de la Facultad de
Humanidades de la Universidad de San Carlos de Guatemala.
2.6.2 Indirectos
Los estudiantes de Pedagogía de las diferentes especialidades de la Universidad
de San Carlos de Guatemala de la Sede Central y Secciones Departamentales.
2.7 Fuentes de financiamiento y presupuesto
No. Responsable Cantidad Costo Total 1. Facultad de Humanidades Empastados de actas 3,000.00
2. Facultad de Humanidades Empastados de Expedientes
2,000.00
TOTAL Q. 5,000.00
No. Descripción Cantidad Costo Total 1. Hojas bond 500 Q. 75.00
2. Fotocopias 75 Q. 15.00
3. Tinta para impresora 4 Q. 600.00
4. Empastado del texto original y guía 2 Q. 120.00
5. Fotocopiado de guía y empastado 5 Q. 500.00
6. Gastos personales Q. 1500.00
7. Imprevistos Q. 300.00
TOTAL Q. 3,205.00
13
Autogestión del Epesista
2.8 Cronograma de Actividades de Ejecución del Proyecto
MESES
No. ACTIVIDAD JUL 2010
AGO 2010
SEPT 2010
OCT 2010
NOV 2010
DIC. 20 10
ENE 2011
1.2
3.4
1.2
3.4
1.2
3.4
1.2
3.4
1.2
3.4
1 .2
3.4
1.2
3.4
1 Inicio de depuración y archivo de expedientes de estudiantes de profesorado noviembre 2009.
P
E
2 Elaboración de carta de solicitud para eliminación de duplicados de expedientes.
P
E
3 Gestionar aprobación de solicitud de eliminación de expedientes.
P
E
4 Depuración y archivo de expedientes del año 2009.
P
E
5
Destrucción y eliminación de expedientes de exámenes de profesorado de nivel intermedio.
P
E
6
Depuración y archivo de expedientes del año 2008.
P
E
7
Depuración y archivo de expedientes del año 2007.
P
E
8
Destrucción y eliminación de expedientes de exámenes de profesorado de nivel intermedio.
P
E
9
Revisión de la selección, depuración y eliminación de expedientes.
P
E
10
Investigar la temática a desarrollar en la guía.
P
E
11
Leer la información recopilada de la investigación.
P
E
14
No. ACTIVIDAD FEB 2011
MAR 2011
ABR 2011
MAY 2011
JUN 2011
JUL 2011
AGO 2011
1.2
3.4
1.2
3.4
1.2
3.4
1.2
3.4
1.2
3.4
1 .2
3.4
1.2
3.4
12 Dosificación de contenidos para la elaboración de la guía de procedimientos para la eliminación de duplicados.
P
E
13 Redacción de de la guía de procedimientos para la eliminación de duplicados.
P
E
14 Capacitación de nuevos epesistas P
E
15 Empastado de documentos depurados y actas.
P
E
16 Primera presentación del informe y de la guía al asesor
P
E
17
Segunda presentación del informe y de la guía al asesor
P
E
P= Planificado E=Ejecutado
No. ACTIVIDAD SEP 2011
OCT 2011
NOV 2011
1.2
3.4
1.2
3.4
1.2
3.4
18 Redacción del Informe final del proyecto. P
E
19 Validación de una guía sobre procedimientos de Eliminación de Duplicados.
P
E
20 Presentación del Informe final del proyecto.
P
E
21 Entrega de las guías sobre procedimientos de Eliminación referente a duplicados, a la Facultad de Humanidades.
P
E
22 Inauguración del Proyecto. P
E
15
2.9 Recursos a utilizar en la ejecución del proyecto
2.9.1 Humanos
2.9.1.1 Decano Lic. Walter Mazariegos 2.9.1.2 Licda. Iliana Cardona, Secretaria académica 2.9.1.3 Secretaria, Massiel Martínez 2.9.1.4 Epesista 2.9.1.5 Estudiantes 2.1.9.6 Personal Operativo 2.1.9.7 Personal de la Empresa Reciclajes de papel y plástico de Guatemala “REPPGUA”
2.9.2 Materiales
2.9.2.1 Mesas de madera 2.9.2.2 Sillas 2.9.2.3 Cajas de cartón 2.9.2.4 Expedientes 2.9.2.5 Insumos de oficina 2.9.2. Bolsas para basura
2.9.3 Físicos
2.9.3.1 Edificio S-4 Facultad de Humanidades
16
CAPITULO III
3. PROCESO DE EJECUCIÓN DEL PROYECTO
3.1 Actividades y Resultados
No. ACTIVIDADES PROGRAMADAS RESULTADOS
1.
Inicio de depuración y archivo de expedientes de estudiantes de profesorado noviembre 2009.
Se logró iniciar con la depuración de los expedientes de los estudiantes de las diferentes carreras de PEM. Del mes de noviembre y se archivó lo depurado.
2.
Elaboración de carta de solicitud para eliminación de duplicados de expedientes.
Se redactó y entregó una carta de solicitud para la eliminación de duplicados a las autoridades del Archivo General de la Usac.
3.
Gestionar aprobación de solicitud de eliminación de expedientes.
Se obtuvo la aprobación de las autoridades de AGUSAC para el inicio de la eliminación de duplicados.
4.
Depuración y archivo, de expedientes del año 2009.
Se logró la depuración de expedientes del año 2009.
5.
Destrucción y eliminación de expedientes de exámenes de profesorado de nivel intermedio.
Con el apoyo de la empresa Recicladora Reppgua, se logró destruir los duplicados de los expedientes, bajo supervisión.
6.
Depuración y archivo de expedientes del año 2008.
Se alcanzó la depuración de expedientes del año 2008 y se archivó lo depurado.
7. Depuración y archivo de expedientes del año 2007.
Se obtuvo la depuración de expedientes del año 2007 y se archivó lo depurado.
8.
Destrucción y eliminación de expedientes de exámenes de profesorado de nivel intermedio.
Con el apoyo de la empresa Recicladora Reppgua, se logró destruir los duplicados de los expedientes, bajo supervisión.
9.
Revisión de la selección, depuración y eliminación de expedientes.
Se culminó la revisión de expedientes.
10.
Investigar la temática a desarrollar en la guía.
Se obtuvo información de diferentes fuentes para la realización de la guía.
17
11. Leer la información recopilada de la investigación.
Se recopiló la información más relevante y adecuada para diseñar la guía para la eliminación de duplicados.
12. Dosificación de contenidos para la elaboración de la guía de procedimientos para la eliminación de duplicados.
Se ordenó de manera lógica los contenidos a incluirse en la guía.
13. Redacción de la guía de procedimientos para la eliminación de duplicados.
Se inició la elaboración de la guía.
14. Capacitación de nuevos epesistas Se capacitó a los nuevos epesistas en proceso de eliminación y archivo de documentos.
15. Empastado de documentos depurados y actas.
Se envió a empastar los documentos depurados y actas originales.
16. Primera presentación del informe y la guía al asesor
La asesora realizó las correcciones a la primera parte del informe de la Epesista.
17. Segunda presentación del informe y de la guía al asesor
La asesora realizó las correcciones a la segunda parte del informe de la Epesista.
18. Redacción del Informe final del proyecto.
Se redactó el informe final del proyecto.
19
Validación de una guía sobre procedimientos para la Eliminación de Duplicados de Expedientes
Se logró la aceptación del documento que proporcionará información a los nuevos epesistas acerca de los pasos a seguir en el proceso de eliminación.
20. Presentación del Informe final del proyecto.
La Epesista presentó el informe final corregido.
21. Entrega de las guías de procedimientos de Eliminación de Duplicados a la Facultad de Humanidades.
Para que se cuente con una documentación apropiada acerca de los procedimientos a seguir en la eliminación de duplicados, se hizo entrega de las guías a las autoridades de la Facultad de Humanidades de la Usac.
22. Inauguración del Proyecto.
Se logró inaugurar el proyecto sobre una guía de procedimientos para la Eliminación de Duplicados a la Facultad de Humanidades.
18
3.2 Producto
Elaboración de una guía de procedimientos para la depuración y
eliminación duplicados de papelería no trascendental de los expedientes de
los estudiantes de Profesorado de Enseñanza Media de las diferentes
especialidades de la Facultad de Humanidades de la Universidad de San
Carlos de Guatemala.
3.3 Logros
Proveer un instrumento a la Facultad de Humanidades, que proporcione
el ordenamiento, archivo, selección, depuración y empastado de los
expedientes de los estudiantes de Profesorado en las diferentes
especialidades.
Contribuir con la institución por medio de una guía de procedimientos para
la eliminación de duplicados, con la finalidad de facilitar el trabajo de actas
y expedientes de Profesorado en las diferentes especialidades.
Capacitar a los nuevos epesistas en proceso de eliminación y archivo de
documentos.
19
Universidad de San Carlos de Guatemala
Facultad de Humanidades
Departamento de Pedagogía
Guía de Procedimientos para la depuración y eliminación de duplicados de
expedientes de exámenes de Profesorado para la Facultad de
Humanidades de la Universidad de San Carlos de Guatemala.
Marylinda Ruiz Valenzuela de Ortiz
Guatemala, noviembre de 2011
20
ÍNDICE
Pág.
Introducción i Justificación ii Objetivos iii Antecedentes Históricos del (CISED) 1 Acuerdos sobre Nombramientos 2 Reglamento del Archivo General de la Universidad 5 Objetivos del Comité Institucional de Selección y Eliminación de Documentos 15 Normalización, selección y valoración de series documentales de la Usac 16 Título del Procedimiento: Normalización, selección y valoración de series documentales de la Usac 17 Formulario de normalización, valoración y eliminación de series documentales 20 Eliminación de documentos de archivo autorizada por el -CISED-. Objetivos, normas, formularios, descripción. 33 Procedimiento: Eliminación de documentos de archivo autorizada por el CISED-. Pasos a seguir. 35 Instructivo para llenar el formulario de solicitud para eliminar documentos 39 Resumen de Procedimientos a Realizar para la Eliminación de Documentos 41 Bibliografía 43
21
INTRODUCCIÓN
La presente guía de Procedimientos para la depuración y eliminación de
duplicados de exámenes de Profesorado para la Facultad de Humanidades de la
Universidad de San Carlos de Guatemala, contiene los acuerdos, artículos,
formularios, normativos, reglamentos, etc. De acuerdo al Comité Institucional de
Selección y Eliminación de Documentos -CISED- del Archivo General para
realizar el proceso de depuración y eliminación de toda aquella papelería no
trascendental de los estudiantes de dicha Facultad.
La guía de Procedimientos para la depuración y eliminación de duplicados de
expedientes de exámenes de Profesorado, se propone con la finalidad de hacer
más eficiente la atención al usuario y evitar la acumulación de duplicados sin
utilidad.
Asimismo las gestiones y los pasos a seguir desde que se recibe la
documentación a depurar como revisar cada expediente, separando lo que se va a
depurar y lo que se va a archivar, redactar la carta de autorización para la
eliminación de duplicados, proceso de destrucción, redacción de actas para dejar
constancia de lo que se depuró, redacción de un informe de lo depurado, y
enviarlo a empastar.
i
22
JUSTIFICACIÓN
Debido a la gran cantidad de estudiantes que se someten al examen especial de
Profesorado de Enseñanza Media en las diferentes especialidades de la Facultad
de Humanidades de la Universidad de San Carlos de Guatemala, y a la cantidad
de duplicados en los documentos que se les solicita para su expediente como
requisito, se hace necesario crear una Guía de Procedimientos para la
Depuración y Eliminación de Duplicados de Expedientes, según el reglamento de
Selección y Eliminación del Archivo General, para eliminar toda aquella papelería
no indispensable, que únicamente ocupa un espacio y no es de utilidad en esta
Facultad. De igual forma estaremos contribuyendo con el Medio Ambiente,
reciclando toda la papelería que se descarte.
ii
23
OBJETIVOS
General
Proporcionar una guía de procedimientos para la depuración y eliminación
de duplicados de expedientes de exámenes de Profesorado para la
Facultad de Humanidades de la Universidad de San Carlos de Guatemala.
Específicos
Elaborar una guía que contenga los procedimientos para la depuración y
eliminación de duplicados de expedientes de exámenes de Profesorado
para la Facultad de Humanidades de la Universidad de San Carlos de
Guatemala, según los lineamientos de Archivo General en base a la Regla
de Conservación (RC), Selección y Eliminación de Documentos.
Socializar la guía de procedimientos para la depuración y eliminación de
duplicados de expedientes de exámenes de Profesorado para la Facultad
de Humanidades de la Universidad de San Carlos de Guatemala con
nuevos epesistas.
iii
24
Antecedentes Históricos del Comité de Selección y Eliminación de
Documentos (CISED) del Archivo General de la Universidad de San Carlos de
Guatemala (AGUSAC)
La comisión de rescate y resguardo de la documentación de la Universidad de
San Carlos de Guatemala fue nombrada por medio del Acuerdo de Rectoría
No. 905-92 de fecha 13 de mayo de 1992 la cual tenía a su cargo realizar
evaluaciones de Archivo. Antes de esta fecha se realizaban eliminaciones de
documentos de manera empírica. En el año 1998 ingresa una nueva comisión
para la eliminación de duplicados. De los años 2003 al 2006 se realizaron estudios
de documentos.
El Comité Institucional de la Selección y Eliminación de Documentos del 3 de
septiembre de 1998 hace referencia CRRD 05-95 con fecha 7 de agosto de 1995
en el cual se dictamina qué tipos documentales se pueden eliminar en expedientes
de graduandos. Esta comisión estuvo integrada por historiadores Lic. Danilo
Dardón, Lic. Oscar Haussler, Lic. Gabriel Morales. En el área administrativa estuvo
la Licda. Gloria de Soria, Jefa de Archivo, Documentalista, Señora Gladis
Morales, Estudiante de Historia, La Señora Telma Porres. Dicha comisión funcionó
hasta el primer semestre del año 1998.
El Comité de Selección y Eliminación de Documentos (CISED) fue creado por el
Acuerdo de Rectoría No. 960-98 de fecha 3 de septiembre de 1998 con el Lic.
Carlos Juárez, Jefe de Archivo, Licda. Ingrid Santos, Técnica de Archivo, Lic.
Augusto Cazali Ávila, Representante del Rector, Señor César López,
Representante de Asuntos Jurídicos, Licda. Milagro Fajardo, Historiadora.
________________________ Nota: De la pág. 24-67
Universidad de San Carlos de Guatemala, Manual de Normas y Procedimientos del Archivo General, 2009
Universidad de San Carlos de Guatemala Manual de Organización del Archivo General Actualizado. Rectoría
de la Universidad de San Carlos de Guatemala, Acuerdo de Rectoría No. 884-2006, Reglamento del Archivo
General, Consejo Superior Universitario 1997
1
1
2
3
25
ACUERDOS DE RECTORÍA PARA EL ARCHIVO GENERAL DE LA
UNIVERSIDAD DE SAN CARLOS DE GUATEMALA (AGUSAC)
ACUERDO No. 905-92
“Nombrar a las siguientes personas para que integren la Comisión de Rescate y
Resguardo de la Documentación de la Universidad de San Carlos de
Guatemala, señora GLORIA ELIZABETH JUAREZ ARITA DE SORIA, Jefe del
Archivo General y Centro de Documentación, quien actuará como Coordinadora;
Señora GLADYS HAYDEE MORALES HERNANDEZ, del centro de
Documentación; y Señora THELMA PORRES DE MONTEAGUDO; Doctor
GUSTAVO PALMA MURGA, Licenciado RICARDO DANILO DARDON FLORES,
Licenciado GABRIEL MORALES CASTELLANOS, Licenciado ENRIQUE
GORDILLO CASTILLO y Licenciado OSCAR ADOLFO HAEUSSLER PAREDES,
de la Escuela de Historia. Esta Comisión tendrá a su cargo la evaluación de los
archivos universitarios (dependencias de Rectoría, Unidades Facultativas,
Escuelas y Centros Regionales); elaborar y presentar el informe correspondiente a
la Dirección General de Administración. COMUNIQUESE. Dado en la ciudad de
Guatemala, a los trece días del mes de mayo de mil novecientos noventa y dos.
(ff) Dr. Juan Alfonso Fuentes Soria, Rector; Dr. Marco Antonio Quezada Díaz,
Secretario General.”
ACUERDO No. 996-2006
“Nombrar, a partir del 01 de julio de 2006, como integrante del Comité
Institucional de Selección y Eliminación de Documentos, en sustitución de la
licenciada Rebeca Chávez Gálvez, a la licenciada AMANDA JUDITH LÓPEZ DE
LEÓN, Jefa del Archivo General de la Universidad. El presente Acuerdo
modifica parcialmente el Acuerdo de Rectoría No. 960-98, de fecha 03 de
Septiembre de 1998, por medio del cual se nombro dicho Comité.
COMUNÍQUESE. Dado en la ciudad de Guatemala, a los cuatro días del mes de
agosto de dos mil seis. (ff) Lic. Carlos Estuardo Gálvez Barrios, Rector; Dr. Carlos
Guillermo Alvarado Cerezo.”
2
26
ACUERDO NO. 0242-2007
“Nombrar, como integrante del Comité Institucional de Selección y
Eliminación de Documentos, en sustitución del Licenciado Augusto Cazali Ávila,
a la Maestra ANNA CARLA ERICASTILLA SAMAYOA. El presente Acuerdo
modifica parcialmente el Acuerdo de Rectoría No. 960-98, de fecha 03 de
Septiembre de 1998, por medio del cual se nombro dicho Comité.
COMUNÍQUESE. Dado en la ciudad de Guatemala, a los veintitrés días del mes
de Febrero de dos mil siete. (ff) Lic. Carlos Estuardo Gálvez Barrios, Rector; Dr.
Carlos Guillermo Alvarado Cerezo, Secretario General.”
ACUERDO NO. 056-2009
“Nombrar, como integrante del Comité Institucional de Selección y Eliminación de
Documentos, a la Licenciada Silvia Aracely González Cano, Asesora Jurídica
de la Dirección de Asuntos Jurídicos, en sustitución del Licenciado Adrián
Marín Bonilla. El presente Acuerdo modifica parcialmente el Acuerdo de Rectoría
No.960-98 de fecha 03 de septiembre de 1998, por medio del cual se nombró
dicho Comité y sustituye al Acuerdo de Rectoría No. 1650-2009 de fecha 28 de
julio de 2009. COMUNÍQUESE. Dado en la ciudad de Guatemala, a los veintidós
días del mes de septiembre de dos mil nueve. (ff) Lic. Carlos Estuardo Gálvez
Barrios, Rector; Dr. Carlos Guillermo Alvarado Cerezo, Secretario General.”
ACUERDO No.1650-2009
“Nombrar, como integrante del Comité Institucional de Selección y
Eliminación de Documentos, al Licenciado Adrián Marín Bonilla, en
sustitución de la Maestra Anna Carla Ericastilla Samayoa. El presente Acuerdo
modifica parcialmente el Acuerdo de Rectoría No. 960-98, de fecha 03 de
septiembre de 1998, por medio del cual se nombró dicho Comité.
COMUNÍQUESE. Dado en la ciudad de Guatemala, a los veintiocho días del mes
de julio de dos mil nueve. (ff) Lic. Carlos Estuardo Gálvez Barrios, Rector; Dr.
Carlos Guillermo Alvarado Cerezo, Secretario General.”
3
27
ACUERDO No. 647-2003
“Nombrar, en sustitución del Licenciado César Efraín López Girón, al Licenciado
Adrián Marín Bonilla, como representante de la Dirección de Asuntos Jurídicos,
ante el Comité Institucional de Selección y Eliminación de Documentos. El
presente Acuerdo modifica parcialmente el Acuerdo de Rectoría No.960-98,
de fecha 3 de Septiembre de 1998, COMUNÍQUESE. Dado en la ciudad de
Guatemala, a los veintiséis días del mes de julio de dos mil tres. (ff) Dr. M.V. Luis
Alfonso Leal Monterroso, Rector, Dr. Carlos Enrique Mazariegos Morales,
Secretario General.”
ACUERDO No.196-2000
“Autorizar, el nombramiento, a partir del día 4 de octubre de 1999, como integrante
del Comité Institucional de Selección y Eliminación de Documentos, en
sustitución del Licenciado Carlos Humberto Juárez Vargas, a la Licenciada
REBECA CHAVEZ GALVEZ, Jefa del Archivo General de la Universidad. El
presente Acuerdo modifica parcialmente el Acuerdo de Rectoría No.960-98,
de fecha 3 de septiembre de 1998, por medio del cual se nombró dicho Comité.
COMUNÍQUESE. Dado en la ciudad de Guatemala, a los veinticuatro días del mes
de febrero del año dos mil. (ff) Ing. Agr. Efraín Medina Guerra, Rector; Dr. Mynor
René Cordón y Cordón, Secretario General.”
ACUERDO No.960-98
Nombra para quien integran el Comité Institucional de Selección y Eliminación de
Documentos, a las siguientes personas: Licenciado CARLOS HUMBERTO
JUAREZ VARGAS, Jefe del Archivo General de la Universidad, quien actuará
como Coordinador; Señora INGRID JEANNETE SANTOS DE GENOVEZ, como
Representante del señor Rector; Señor CESAR EFRAIN LOPEZ GIRÓN, como
Representante de la Dirección de Asuntos Jurídicos, y Licenciada MARIA
MILAGRO FAJARDO RIOS, Historiada. De su actuación, debería informar a esta
COMUNIQUESE. Dado en la ciudad de Guatemala, a los tres días del mes de
septiembre de mil novecientos noventa y ocho. (ff) Ing. Agr. Efraín Medina Guerra,
Rector; Dr. Mynor René Cordón y Cordón. Secretario General”.
4
28
REGLAMENTO DEL ARCHIVO GENERAL DE LA
UNIVERSIDAD DE SAN CARLOS
CAPITULO I
DE LA NATURALEZA
Artículo 1. Definición. El Archivo General de la Universidad de San Carlos es el
ente encargado de la organización, preservación y servicio del Patrimonio
Documental producido por la Universidad en el ejercicio de sus funciones y
actividades.
Punto DECIMO, Acto No.13-97
Funcionará como una dependencia adscrita a la Dirección General de
Administración de la Universidad de San Carlos.
Artículo 2. Fuente Histórica. El Archivo General de la Universidad de San Carlos,
será la fuente histórica de investigadores, docentes, administrativos, estudiantes,
ex trabajadores universitarios y otros, siendo su objetivo principal coadyuvar a la
investigación socio-histórica para la difusión cultural.
Artículo 3. De sus fondos. Los fondos del Archivo General de la Universidad de
San Carlos estarán conformados por:
a) Documentación generada y recibida en la Universidad de San Carlos de
Guatemala posea un valor científico cultural.
b) Archivos privados y particulares adquiridos por compra, donación o en
calidad de depósito.
Artículo 4. Documentación de Valor Científico Cultura. Se consideran de valor
científico cultural aquellos documentos textuales, manuscritos o impresos, gráficos
y audiovisuales y testimonio y reflejen el desarrollo del que hacer de la
universidad, tales como: pergaminos, cédulas reales, microfilms, transparencias,
diapositivas, actas, acuerdos, cartas, decretos, informes, leyes, resoluciones,
cintas magnéticas, disquetes y todos aquellos documentos que reflejen la historia
universitaria. Para establecer y los tiempos contemplados en la Tabla de Plazos
de Conservación de Documentos.
Artículo 5. Los artículos adquiridos por compra, donación o en calidad de
depósito, recibirán el mismo tratamiento técnico establecido en el presente
reglamento y en las normas que dicte el Archivo General utilizado para los fondos
documentales de la Universidad de San Carlos.
5
29
Artículo 6. Del Archivo en Gestión. El Archivo en Gestión se refiere al archivo
que organiza cada dependencia, sección o área de una dependencia y contiene la
documentación cuyo trámite no ha incluido la que por distintas razones es fuente
de consulta en forma constante.
Artículo 7. Del Archivo Central. El Archivo Central es el que concentra la
documentación producto de la gestión administrativa, cuyo trámite ha concluido y
que pertenece a todas las dependencias, secciones y áreas de una Unidad
Académica y de las Oficinas Centrales. Orgánicamente se encuentra ubicado en la
Secretaría de cada Facultad, Escuela no Facultativa, en la Secretaría General de
Rectaría y en la Dirección de cada Centro Regional.
CAPITULO II
FINALIDAD Y OBJETIVOS
Artículo 8. Finalidad del Archivo General. El Archivo General tiene como
finalidad preservar, difundir y poner al servicio de la investigación y comunidad
universitaria el patrimonio histórico documental de la Universidad de San Carlos,
así como los fondos documentales privados o particulares que se encuentren bajo
su custodia.
Artículo 9. .De sus objetivos. Son objetivos del Archivo General los siguientes:
a) La protección, conservación, regulación y modernización técnico científica
de los archivos y de la Universidad, que constituyen el patrimonio histórico y
cultural de la misma.
b) Implementar la estructura del Archivo General de la USAC, de manera que
permita organización en la producción documental administrativa de la
Institución, teniendo control sobre el ciclo vital del documento desde su
creación hasta su archivamiento o eliminación, centralizando y preservando
el patrimonio documental de la Universidad.
c) Servir como centro de investigación administrativo histórico, cultural y
científico.
d) Proveer a la comunidad universitaria de un Archivo General, técnicamente
organizado que proporciones servicio de información e investigación
oportuna y efectiva.
6
30
e) Servir como centro de prácticas para el estudiante universitario que curse
las carreras de Archivística, Historia, Museografía y otras carreras en que
estuvieren interesados.
CAPITULO III
DE LA CONSTITUCIÓN
Artículo 10. Del Archivo General. El Archivo General será el ente central y de
consulta, rector del Sistema de Archivos Universitarios de la Universidad de San
Carlos, constituido por el Archivo General, los Archivos Centrales de las
Facultades, Escuelas no. Facultativas, Centros Regionales, Oficinas Centrales,
Archivos Sectorial de la Dirección General Financiera y los archivos en gestión de
las distintas dependencias.
Artículo 11. El Archivo General está estructurado por la Unidad de Consultoría
Archivística, la Escuela de Capacitación, las Áreas Administrativas, de
Administración de Documentos, de Archivo Histórico, de Preservación y de
Servicios Complementarios, la cual estará dividida en dos subáreas de
Publicaciones Impresas y Divulgación.
CAPITULO IV
DE LAS FUNCIONES
Artículo 12. De las Funciones de los Órganos del Archivo General las siguientes:
12.1 De la Unidad de Consultoría Archivística: asesor y evaluar archivos de
entidades públicas, privadas y particulares, cuando le sea solicitado;
12.2 De la Escuela de Capacitación: organizar e impulsar la capacitación de
recursos humanos universitarios y extrauniversitarios en el campo de la
archivística, conservación de documentos y otro afines a los objetivos de los
archivos; y
12.3 De las Áreas Administrativas, de Administración de Documentos, de
Archivo Histórico, de Preservación y de Servicios Complementarios:
a) Normar la organización, clasificación, ordenación y eliminación de documentos
en los Archivos Centrales y Archivos en Gestión.
7
31
b) Reunir, conservar, clasificar, ordenar, describir, administrar y facilitar los
documentos que constituyen el Patrimonio histórico de la Universidad, así
como de documentación privada y particular que se encuentre bajo la custodia
del Archivo General.
c) Planificar y elaborar los procesos de la información y de servicio al usuario.
d) Reproducir los documentos que sean más consultados o los que estén en
proceso de deterioro, para procurar la conservación de los mismos en el mejor
estado posible.
e) Organizar el fondo documental especializado en temas archivísticos e
históricos de la USAC.
f) Mantener actualizado el servicio de información.
CAPITULO V
DEL PLAZO DE CONSERVACIÓN
Artículo 13. Del Plazo de Conservación de los Archivos. La permanencia de la
diferente documentación en los Archivos, ser rige por las normas siguientes:
13.1 Los Archivos Centrales (Facultades, Escuelas no Facultativas, Oficinas
Centrales) y el Archivo Sectorial (Dirección Financiera), conservarán toda su
documentación por un período de dieciocho años; posteriormente, aquella que
posea valor científico cultural, será transferida al Archivo General de la USAC,
tomando en cuenta del artículo 4 de este Reglamento, así como Normas,
Instructivos y Procedimientos establecidos.
13.2 Excepción: La documentación de los Centros Regionales se conservará
permanentemente en sus Archivos Centrales, en consecuencia, deberán enviar
semestralmente al Archivo General sus Instrumentos Descriptivos (Índice,
Inventarios, etc.)
13.3 Los Archivos en Gestión (departamentos, escuelas, secciones, etc.)
conservarán sus documentos en la misma oficina por un período de dos años
después de concluida su gestión. Transcurrido este tiempo, serán trasladados al
Archivo Central o Sectorial que les corresponda.
Los plazos mencionados en este artículo podrán ser ampliados según el
requerimiento de las circunstancias.
8
32
TITULO II
CAPITULO I
DE LA ORGANIZACIÓN Y FUNCIONAMIENTO DEL ARCHIVO
Artículo 14. Del Sistema de Archivos Universitarios. Se crea el Sistema de
Archivos Universitarios el cual estará compuesto por las instituciones siguientes:
a) El Archivo General como entre Rector;
b) Los Archivos Centrales de las Unidades Académicas;
c) Un Archivo Sectorial de la Dirección General Financiera; y
d) Los Archivos en Gestión de todas las dependencias universitarias.
Artículo 15. Del Personal. El Archivo General estará a cargo de un Jefe y del
personal técnico y administrativo que se requiera. La selección de este personal
quedará sujeta a las normas y procedimientos de la Unidad de Reclutamiento y
Selección de la División de Administración del Personal.
Artículo 16. Los Archivos Centrales estarán a cargo de un Jefe, personal técnico y
administrativo necesario. Rigiéndose la selección de personal por el mismo
procedimiento señalado en el artículo anterior.
Artículo 17. Las atribuciones del personal técnico y administrativo estarán
incluidas en el Manual de Organización del Archivo General.
Artículo 18. Los fondos documentales del Archivo Gen eral serán clasificados con
un criterio orgánico, que tendrá como base el principio de procedencia. Esto
significa que debe atenderse a la ubicación jerárquica de cada dependencia y a
los objetivos y funciones de las mismas.
Artículo 19. El ingreso de los documentos al Archivo General se efectuará de las
siguientes formas:
a) Por medio de transferencia
b) Por compra y/o
c) Por donación por herencia o cualquier otro sistema de adquisición.
Artículo 20. Los documentos del Archivo General no podrán salir del mismo, con
excepción que sean utilizados en una actividad cultural y previa solicitud por
escrito autorizada por el Jefe del Archivo General y Visto Bueno del Director.
General de Administración; o bien, a requerimiento de altas autoridades
universitarias siguiendo el procedimiento antes mencionado.
9
33
Artículo 21. El documento que haya salido del Archivo General con base en el
artículo 20 de este Reglamento, deberá ser devuelto en un plazo no mayor de 15
días.
Artículo 22. La persona o autoridad universitaria que haya recibido en préstamo
los documentos, quedará obligada a devolverlos al Archivos General, una vez
finalizada su utilización para los fines citados. Dicha persona será responsable de
cualquier deterioro, extravío, alteración, sustracción que sufran los documentos; se
le sancionará de conformidad con las leyes penales de nuestro país en lo que le
fueren aplicables.
Artículo 23. De la propiedad intelectual. Los trabajos o investigaciones realizados
por funcionarios o empleados del Archivo General de la USAC, con fondos
documentales del mismo, serán propiedad intelectual de la Universidad de San
Carlos.
Artículo 24. Para salvaguardar los derechos de propiedad intelectual que
corresponde a las USAC, se podrán extender copias con autorización de la
Jefatura del Archivo General de la USAC, únicamente para fines docentes. Por lo
que queda prohibida la reproducción total y parcial de las producciones
documentales de las Institución.
CAPITULO II
REGIMEN FINANCIERO
Artículo 25. El Archivo General de la USAC deberá figurar con una partida
presupuestal específica dentro del presupuesto de la Dirección General de
Administración –nunca menor a la del año anterior – para organización,
funcionamiento y mejoramiento del mismo.
Artículo 26. De otros Fondos. Al Archivo General de la USAC podrán ingresar
fondos por concepto de asesorías, capacitación o evaluación y dictámenes de
unidades de archivo proporcionadas a empresas particulares o entidades estatales
que así lo requieran; todo a través del Fondo Privativo que se creará para tal
efecto.
10
34
TITULO III
SELECCIÓN Y ELIMINACIÓN DE DOCUMENTOS
Artículo 27. El Archivo General dictará las normas sobre selección y eliminación
de documentos que se aplicarán en la Universidad de San Carlos; para el efecto
debe atenderse a lo estipulado en el Normativo de Selección y Eliminación de
Documentos.
Artículo 28. Del Comité Institucional de Selección y Eliminación de Documentos.
Se crea el Comité Institucional de Selección y Eliminación de Documentos como el
órgano encargado de hacer que se cumplan las normas sobre selección y
eliminación de documentos, de acuerdo con su valor científico-cultural, y de
resolver las consultas sobre eliminación de documentos de los entes productores.
Artículo 29. El Comité Institucional de Selección y Eliminación de Documentos
estará integrado por seis miembros: Una representante del Rector y un
representante de la Dirección de Asuntos Jurídicos, nombrados por el Rector, el
Jefe del Archivo General, quien lo presidirá, un técnico del Área del Archivo
Histórico, el jefe o encargado del archivo del entre productor y un historiador,
nombrado por el Rector a propuesta del Jefe del Archivo General.
Artículo 30. Todas las dependencias de la Universidad están obligadas a solicitar
el criterio del Comité Institucional de Selección y Eliminación de Documentos,
cada vez que necesiten eliminar documentos y acatar las resoluciones que al
respecto emita el Comité.
Artículo 31. Los miembros del Comité Institucional de Selección y Eliminación de
documentos trabajarán en forma adhonorem y se reunirán cinco veces por año en
forma bimestral, previa convocatoria del presidente del Comité.
Artículo 32. La forma de eliminación de los documentos se hará con base en el
Normativo que para el efecto emita el Comité Institucional de Selección y
Eliminación de Documentos.
Artículo 33. Selección de Documentos. Es un proceso archivístico que consiste
en identificar, analizar y evaluar todas las series documentales de cada entidad
para determinar sus períodos de retención de documentos, en base a los cuáles
se elaborarán Listados de Control de Documentos.
Artículo 34. Eliminación de Documentos. Es suprimir o destruir la documentación
que por cualquier causa se encuentra duplicada, o que por su contenido carezca
de importancia con el paso del tiempo.
11
35
TITULO IV
SANCIONES
Artículo 35. El funcionario, trabajador o persona, que sustraiga, altere, deteriore,
extravíe, autorice o lleve a cabo la eliminación de documentos con transgresión de
lo que dispone el artículo 27 del presente reglamento y del artículo 19 del Decreto
Número 1768, de fecha 12 de julio de 1968, será responsable de conformidad con
la legislación penal vigente de nuestro país.
TITULO V
DISPOSICIONES GENERALES
Artículo 36. Del Archivo Sectorial. El Archivo Sectorial estará constituido por los
archivos en gestión de las dependencias de la Dirección General Financiera que
se caracterizan por ser documentos contables, mismos que serán conservados
conforme a las leyes que rigen para el país, debiendo transferir al Archivo General
de la USAC únicamente los que se consideren históricos tales como libros
contables principales y auxiliares, informes financieros, nóminas de sueldo
originales y otros que determine el Archivo General de la USAC, que hubieren
cumplido dieciocho años.
Artículo 37. Del Comité Consultivo. El Archivo General de la USAC creará un
Comité Consultivo integrado por el Jefe del Archivo General y cinco Jefes de
Archivo Centrales, nombrados ad-honorem por el Director General de
Administración a propuesta de la jefatura del Archivo General. Dicho
nombramiento tendrá vigencia por un plazo de dos años.
Artículo 38. Funciones del Comité Consultivo. Son funciones del Comité
Consultivo las siguientes:
a) Apoya e impulsar todas las acciones del Archivo General; y
b) Proponer actividades que coadyuven al mejoramiento del Sistema de
Archivos Universitarios.
Artículo 39. Las colecciones que conservará la sub-área de Publicaciones
Impresas del Área de Servicios Complementarios del Archivo General de la USAC,
estarán constituidas por: libros, publicaciones periódicas, tesis, informes, estudios,
etcétera; editadas en la USAC, en el país y las recibidas del extranjero,
especializadas en archivística e historia de la Universidad, así como periódicos y
boletines editados por la Institución.
12
36
Artículo 40. El Archivo General tendrá a su cargo la elaboración de instructivos,
normas y procedimientos que regulen los objetivos del mismo y la preservación del
patrimonio histórico documental de la Universidad de San Carlos.
Artículo 41. El Archivo General de la USAC tendrá adscrita la Escuela de
Capacitación la cual estará a cargo del desarrollo de cursos, seminarios, talleres y
similares con el objeto de propiciar el desarrollo archivístico en recursos humanos
universitarios y extrauniversitarios.
Artículo 42. En cuanto a la cuota de participación:
1) El trabajador universitario estará exento de cancelación de cuota, cuando
los cursos, seminarios, talleres y similares sean impartidos por personal del
AGUSAC.
2) Los participantes extrauniversitarios deberán cancelar las cuotas
establecidas.
3) Todos los participantes (universitarios y extrauniversitarios) deberán
cancelar la cuota que se establezca en el caso de que los cursos,
seminarios, etc. sean impartidos por personas ajenas a la Universidad.
Exceptuando los casos en que dichas actividades se efectúen con auspicio
de cooperación nacional o internacional.
Artículo 43. La Unidad de Consultoría Archivística tendrá a su cargo asesorar y
evaluar archivos de entidades públicas, privadas y particulares, cuando le sea
solicitado; percibiendo la remuneración correspondiente conforme a las tarifas
establecidas por el Archivo Generales de la USAC, aprobadas por el Dirección
General de Administración y Dirección General Financiera.
Artículo 44. Las cuotas y tarifas mencionadas en los artículos 42 y 43 podrán ser
evaluadas y/o actualizadas anualmente. Los fondos provenientes de dichas
actividades, ingresarán al fondo privativo del Archivo General para autogestión y
desarrollo, siguiendo las normas presupuestales y financieras establecidas.
Artículo 45. Las dependencias de la Universidad que aún no cuenten con un
Archivo Central tendrán que crear las condiciones necesarias para el
funcionamiento del mismo.
Artículo 46. La documentación de los Archivos Centrales que haya cumplido con
el plazo estipulado en el artículo 13 de este Reglamento permanecerá en ellos en
tanto el Archivo General obtenga el físico adecuado.
13
37
CAPITULO II
OTRAS DISPOSICIONES
Artículo 47. Quedan derogados a partir de la aprobación del presente
Reglamento, todas las disposiciones que se opongan al mismo.
Artículo 48. Todas aquellas disposiciones que no han sido contempladas en este
Reglamento serán resueltas por la Jefatura del Archivo General de la USAC.
Artículo 49. Este Reglamento entrará en vigor a partir de su aprobación por parte
del Consejo Superior Universitario.
14
38
Comité Institucional de Selección y Eliminación de Documentos
1. Objetivo
Contar con un órgano multidisciplinario encargado de regular y dictaminar
respecto a la valoración y eliminación de series documentales.
2. Funciones
a) Aprobar la normalización, valoración y eliminación de series documentales
y vigilancia de su cumplimiento.
b) Resolver consultas y dictaminar sobre eliminación de documentos de las
unidades académicas y administrativas.
Unidad de Consultoría Archivística
1. Objetivo
Evaluar archivos y proporcionar asesoría en la organización de los mismos
en entidades públicas, privadas y particulares.
2. Funciones
a) Evaluar la organización y conservación de documentos en los
archivos de la Universidad y cuando sea solicitando en entidades
públicas, privadas y particulares.
b) Asesorar en la organización, descripción, valoración, eliminación y
preservación de documentos en los archivos de entidades públicas,
privadas y particulares, cuando así lo soliciten.
Escuela de Capacitación
1. Objetivo
Capacitar al personal responsable de archivos de la Universidad, en la
organización de los mismos.
2. Funciones
a) Identificar necesidades de capacitación en el personal responsable
de archivos de las unidades académicas y administrativas de la
Universidad.
b) Planificar y ejecutar programas de capacitación en organización,
descripción, valoración, eliminación, preservación de documentos y
otros afines a los objetivos de los archivos, para el recurso humano
universitario y extrauniversitario.
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39
Título
1. Normalización, selección y valoración de series documentales de la Universidad de San Carlos de Guatemala. Objetivos específicos del procedimiento
a) Normalizar, seleccionar y valorar las series documentales producidas en la Universidad para evitar la eliminación indiscriminada de documentos y la conservación de documentos inservibles.
b) Preservar la memoria institucional de la USAC.
Normas específicas
a) El AGUSAC será el responsable del estudio, análisis y propuesta sobre la valoración, selección y eliminación de series documentales de la Universidad de San Carlos de Guatemala.
b) La planificación del estudio de la valoración de series documentales tanto de las solicitadas para eliminación, así como, de todas las series existentes en la Universidad de San Carlos de Guatemala será elaborada por la jefatura del AGUSAC.
c) Toda regla de conservación y eliminación de documentos deberá ser autorizada por el Comité Institucional de Selección y Eliminación de Documentos -CISED-.
d) Las reglas de conservación aprobadas por el CISED serán registradas en la base de datos del Calendario de conservación y eliminación de documentos, por el personal designado del AGUSAC.
e) El Presidente (a) del CISED y jefe (a) del AGUSAC será la única persona facultada para proporcionar información durante el desarrollo y finalización del estudio que se realiza sobre normalización, selección y valoración de series documentales.
f) La normalización, selección y valoración de series documentales deberá presentarse en el formulario autorizado para el efecto. Formularios del procedimiento a) Formulario de normalización, valoración y eliminación de series documentales. FORM.- AGUSAC-NVE-01. b) Calendario de conservación y eliminación de documentos. FORM.-AGUSAC-CE-02. c) Registro de actas emitidas por el Comité Institucional de Selección y Eliminación de Documentos -CISED-. FORM.-AGUSAC-NVE-21.
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40
Título del Procedimiento: Normalización, selección y valoración de
series documentales de la Universidad de San Carlos de Guatemala.
Hoja No. 1 de 3 No. de Formas: 3
Inicia: Personal designado del AGUSAC Termina: Secretaria y Tesorera del AGUSAC Unidad: AGUSAC
Paso No 1 Responsable: Personal Asignado
Identifica en la base de datos del Calendario de conservación y eliminación
de documentos (FORM.-AGUSAC-CE-02) las series documentales que no
están normalizadas, elabora lista y traslada información al Jefe (a).
Paso No 2 Responsable: Jefe (a)
Recibe lista y decide las Series documentales que serán analizadas
para su normalización, selección y valoración.
Paso No 3 Responsable: Jefe (a)
Designa, en forma verbal, al personal que estará a cargo del estudio de
cada serie documental y comunica las series seleccionadas.
Paso No 4 Responsable: Personal Asignado
Determina la función a que corresponde cada serie documental objeto de
estudio.
Paso No 5 Responsable: Personal Asignado
Identifica las oficinas en que se utiliza las series documentales y analiza
los Instrumentos: normativas universitarias, legislación nacional, manuales
de organización, manuales de procedimientos y otros que sean necesarios,
tales como: boletines, memoria de labores, entre otros.
Paso No 6 Responsable: Personal Asignado
Elabora cuestionarios y entrevistas para ser aplicados al personal responsable
de archivos de las oficinas de la USAC, con el fin de recopilar información de la
serie objeto de estudio y traslada el original de los cuestionarios al personal
responsable de archivos y fecha para su entrega. Cuando sea necesario
amplía la información del cuestionario y realiza entrevista.
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41
Unidad: Archivos de USAC
Personal Responsable de Archivo
Paso No 7
Recibe, llena de cuestionarios y consigna en ellos la información solicitada.
Paso No 8 Devuelve original con la información solicitada.
Paso No 9 Responsable: Personal Asignado
Recibe original de los cuestionarios con la información solicitada.
Paso No 10 Responsable: Personal Asignado
Analiza toda la información recopilada. Elabora las propuestas de Regla de
Conservación y Eliminación de Documentos, y conforma el expediente.
Paso No 11 Responsable: Personal Asignado
Llena el formulario de normalización, valoración y eliminación de
series documentales (FORM.-AGUSAC-NVE-01), traslada adjunto al expediente.
Paso No 12 Responsable: Jefe (a)
Recibe original FORM.-AGUSAC-NVE-01 y expediente para la aprobación del
CISED y solicita a Secretaria y Tesorera elaborar convocatoria con agenda de
los puntos a tratar en la reunión del CISED.
Paso No 13 Responsable: Secretaría y Tesorería
Elabora la convocatoria y agenda de los puntos a tratar en la reunión, imprime un
original y cinco copias y distribuye a los miembros del CISED.
Original 1/6: archivo del AGUSAC
Copia 2/6: Presidente (a) del CISED
Copia 3/6: Representante del Rector ante el
CISED
Copia 4/6: Representante de la Dirección
General de Asuntos Jurídicos ante el CISED
Copia 5/6: Historiador (a) del CISED
Copia 6/6: Técnico (a) del CISED
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42
Paso No 14 Responsable: Miembros del Comité
Reciben convocatoria y agenda, se reúnen para analizar la propuesta de Regla
de Conservación en la FORM.-AGUSAC-NVE-01.
Paso No 15 Responsable: Miembros del Comité
Aprueban regla de conservación y solicitan al Presidente (a) del CISED elaborar
el acta de la reunión del Comité
Paso No 16 Responsable: Presidente (a)
Elabora el acta de la reunión, obtiene firmas de los miembros del CISED y
distribuye la copia del acta.
Unidad: CISED
Paso No 17 Responsable: Presidente (a)
Informa al personal designado acerca de la regla de conservación aprobada y
solicita la agregue en la base de datos FORM.-AGUSAC-CE-02.
Unidad: AGUSAC
Paso No 18 Responsable: Presidente (a)
Traslada a la Secretaria y Tesorera del AGUSAC el original del acta y
expediente para archivo.
Paso No 19 Responsable: Personal Asignado
Agrega la regla de conservación en la base de datos FORM.-AGUSAC-CE-02
diseñada para el efecto.
Paso No 20 Responsable: Secretaria y Tesorera
Original de la convocatoria con agenda de los puntos a tratar en la reunión, y
Original del acta de la reunión.
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43
Formulario de normalización, valoración y eliminación de series
documentales
1. Datos de la Serie Documental
1.1 Denominación de la Serie 1.2 Unidad Productora 1.3 Objeto de la gestión administrativa 1.4 Años que abarca la serie 1.5 Tipo de soporte 1.6 Volumen de la serie 1.7 Documentos que integran la serie 1.8 Ordenación 1.9 Legislación 1.10 Procedimiento administrativo 1.11 Ubicación de la serie 1.12 Series antecedentes relacionadas 1.13 Documentos recapitulativos 1.14 Documentos duplicados 1.15 Propuesta de evaluación que se presenta al Comité
1.15.1 Período de permanencia en los archivos de gestión 1.15.2 Valor administrativo 1.15.3 Valor histórico
1.16 Propuesta de accesibilidad por parte de los usuarios que se presenta al Comité 1.16.1 Libre 1.16.2 Restringido (número de años)
1.17 Propuesta de resolución que se presenta al Comité
1.17.1 Eliminación 1.17.2 Muestreo 1.17.3 Conservación permanente 1.17.4 Conservación parcial
1.18 Observaciones
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44
Universidad de San Carlos de Guatemala FORM.-AGUSAC-NVE-01
Comité Institucional de Selección y Eliminación de Documentos -CISED- Expediente No. RC – –
2. DATOS A CONSIGNAR POR EL COMITÉ
2.1 Resolución de evaluación
___________________________________________________________________
___________________________________________________________________
___________________________________________________________________
2.2 Período de permanencia en los archivos de gestión
___________________________________________________________________
___________________________________________________________________
___________________________________________________________________
2.1.1Valor administrativo ______________________________________________________________________
______________________________________________________________________
2.1.2 Valor histórico ___________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________
2.2 Resolución de accesibilidad por parte de los usuarios 2.2.1 Libre
Restringido (número de años)
_________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________
2.1 Resolución de disposición final 2.1.1 Eliminación 2.1.2 Muestreo 2.1.3 Conservación permanente 2.1.4 Conservación parcial
Observaciones:
_________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________
Clasificación de archivo
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Universidad de San Carlos de Guatemala FORM.-AGUSAC-NVE-01
Comité Institucional de Selección y Eliminación de Documentos -CISED-
Expediente No. RC – –
2. DATOS DEL EXPEDIENTE DE NORMALIZACIÓN, VALORACIÓN Y ELIMINACIÓN
3.1 Número del expediente
3.2 Sesión
3.3 Fecha del acuerdo del Comité
3.4 Nombre y firmas de asistentes
2006
Clasificación de archivo
22
46
UNIVERSIDAD DE SAN CARLOS DE GUATEMALA
Comité Institucional de Selección y Eliminación de Documentos
Expediente No. RC 01-2006
Formulario de Normalización, Valoración y Eliminación de Series
Documentales
1. Datos de la Serie Documental
1.1. Denominación de la Serie:
Expedientes de graduados nivel intermedio y licenciatura.
1.2. Unidad Productora:
Universidad de San Carlos de Guatemala
1.3. Objeto de la gestión administrativa
Llevar el registro y control de toda la actividad académica realizada por si
estudiante universitario, desde el inicio de la carrera, hasta su graduación
de nivel intermedio y licenciatura.
1.4. Documentos que integran la serie
1.4.1. Índice académico. Original
1.4.2. Solicitud de Inscripción. Original
1.4.3. Primera inscripción. Copia
1.4.4. Reinscripciones. Copia
1.4.5. Acta de nacimiento. Original o copia
1.4.6. Boleto de ornato. Original.
1.4.7. Resultados de orientación vocacional.
1.4.8. Autorización asignarse curso en otra unidad académica. Original.
1.4.9. Certificación de matrícula de inscripción, extendida por Departamento
de Registro y Estadística. Original.
1.4.10. Resolución de Comisión de Apelaciones, autoriza inscripción,
emitida por Departamento de Registro y Estadística. Original.
1.4.11. Tarjetas, codos de tarjetas u hojas de asignación. Originales o
fotocopias.
1.4.12. Solicitud de reposición de exámenes (cortos, parciales, finales).
Original.
1.4.13. Solicitud de congelamiento de zonas de laboratorio. Original
1.4.14. Solicitud de asignación de cursos simultáneos. Original
1.4.15. Solicitud de asignación de cursos sin tener aprobado el
prerrequisito correspondiente.
23
47
1.4.16. Solicitud de cambio de fecha de evaluación de exámenes cortos, parciales
y finales por traslape.
1.4.17. Solicitud de prórroga para la presentación de informes finales de trabajos
de investigación. Original
1.4.18. Solicitud de exámenes por suficiencia. Original
1.4.19. Solicitud de autorización de cambio de pensum de estudios. Original
1.4.20. Copia de boleta de pago de derecho de exámenes de recuperación.
Original
1.4.21. Resoluciones emitidas por Órgano de Decisión respecto a solicitudes de:
asignación de cursos, reposición de exámenes, prórrogas, congelamiento de
zonas, autorizaciones de cambio de pensum de estudios y otros (las
resoluciones en original se encuentran en los libros de actas de sesiones.)
1.4.22. Certificado oficial de estudios. Escuela de Vacaciones. Original
1.4.23. Trabajo de práctica docente. Copia
1.4.24. Equivalencia. Copias
1.4.25. Convalidación de cursos. Original
1.4.26. Autorización Sexto curso o extra carta. Original
1.4.27. Ficha de cursos básicos, Tarjeta de calificaciones de cursos, registro
académico o currículo. Original o copia.
1.4.28. Constancia de que está pendiente de presentar tesis. Copia.
1.4.29. Certificación médica. Original
1.4.30. Solicitud de examen o solicitud de autorización para elaborar tesis,
1.4.31. Constancia de pago de derecho de examen (Recibo Form 345C, 101C o
boletas para depósito monetario.) Original, fotocopia o copa.
1.4.32. Transcripción de puntos importantes constancia o certificación de trabajo
de práctica. Copia.
1.4.33. Certificación Práctica Docente Supervisada o Práctica Profesional
Supervisada. Original
1.4.34. Dictamen de funcionario correspondiente para que estudiante realice
examen. Original.
1.4.35. Providencia de funcionario correspondiente para que se continúe trámite
de examen, se fije fecha y se nombre a tribunal examinador. Original
1.4.36. Nombramiento de tribunal o jurado para realizar examen. Copia
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48
1.4.37. Guía para la evaluación del Examen especial. Fase oral. Formulario.
Original
1.4.38. Guía para la evaluación del Examen. Fase escrita. Formulario Original
1.4.39. Temario de examen. Copia
1.4.40. Resultado del examen oral. Original
1.4.41. Resultado examen escrito. Original
1.4.42. Examen escrito. Original
1.4.43. Control de Exámenes. Original
1.4.44. Cédula de Vecindad. Fotocopia
1.4.45. Solicitud de cierre de currículo, curricula o pensum del estudiante. Original
1.4.46. Cierre de currículo, curricula o pensum aprobación y aval. Copia
1.4.47. Notificación de aprobación de currículo de estudio. Copia
1.4.48. Solicitud de modificación de cierre de currículo, curricula o pensum.
Original
1.4.49. Fotocopia de currículo, curricula o cierre de pensum con error.
1.4.50. Hoja de Referencia. Original
1.4.51. Modificación de cierre de pensum. Original
1.4.52. Certificación de cursos aprobados. Original o copia.
1.4.53. Certificado de buena conducta. Original
1.4.54. Solicitud de aprobación tema y título de tesis. Original
1.4.55. Aval autorización de elaboración de tesis. Original
1.4.56. Solvencia General también conocida como matrícula consolidada o
constancia de inscripción. Copia.
1.4.57. Anteproyecto de investigación o plan de trabajo de tesis. Original.
1.4.58. Constancia de expediente estudiantil emitida por el Departamento de
Registro y Estadística (Form. DRE-006). Copia.
1.4.59. Constancia de aprobación cursos propedéuticos. Copia.
1.4.60. Nombramiento de Consejero o Asesor. Original o copia.
1.4.61. Solicitud de examen del estudiante. Original o copia.
1.4.62. Solicitud de cambio de consejero o asesor. Original o copia.
1.4.63. Renuncia de consejero o asesor. Original.
1.4.64. Aceptación de consejero o asesor. Copia.
1.4.65. Nombramiento nuevo consejero o asesor. Original o copia.
1.4.66. Solicitud de nombramiento de Supervisor de EPS. Formulario Original.
1.4.67. Nombramiento de Supervisor de EPS. Formulario.
1.4.68. Información básica de EPS. Fotocopia.
1.4.69. Dictamen favorable de supervisor de EPS.
1.4.70. Solicitud cambio de título de tesis. Original
1.4.71. Autorización cambio de título de tesis. Copia.
25
49
1.4.72. Informe o Dictamen favorable del consejero o asesor del anteproyecto de
investigación para trabajo de tesis. Original.
1.4.73. Solicitud de nombramiento de miembros del órgano encargado de revisión
y aprobación de tesis. Original.
1.4.74. Nombramiento de miembros del órgano encargado de revisión y
aprobación de tesis. Original o copia.
1.4.75. Solicitud para efectuar examen sin la tesis impresa. Original
1.4.76. Solicitud de examen y envío de tesis. Original.
1.4.77. Dictamen favorable del órgano encargado de revisión y aprobación de
tesis. Original.
1.4.78. Traslado de ejemplares de tesis a órgano encargado de revisión y
aprobación de tesis. Original.
1.4.79. Traslado constancia de inscripción del graduado o la graduada para
incorporación en el expediente de trámite de graduación. Original.
1.4.80. Solicitud de fecha de examen privado. Original.
1.4.81. Solicitud de fecha de examen privado o público, emitida por el órgano
correspondiente. Original o copia.
1.4.82. Notificación de nombramiento a los miembros de Tribunal o Jurado
examinador. Copia.
1.4.83. Citación para tribunal y/o jurado examinador. Copia.
1.4.84. Acta de examen. Original o copia.
1.4.85. Certificación de acta de graduación. Licenciatura. Copia. Formulario
DRE001-B y DRE001-A.
1.4.86. Transcripción de ratificación de tribunales, jurado examinador y del órgano
encargado de revisión y aprobación de tesis. Original o copia.
1.4.87. Oficio para que estudiante realice corrección al trabajo de tesis. Copia.
1.4.88. Dictamen favorable de consejero o asesor para impresión de tesis y copia
en CD. (Oficio o formulario). Original.
1.4.89. Entrega ejemplares de tesis corregida y adjunto un disco compacto.
Original.
1.4.90. Cédula de vecindad. Fotocopia.
1.4.91. Autorización para trámite de impresión de título o Diploma (Formulario
DRE-002). Copia.
1.4.92. Recepción de tesis. (formulario). Original.
1.5. Ordenación: Alfabética, por carrera, por número de carné.
1.6. Legislación
Todos los reglamentos relacionados con evaluación, promoción del estudiante,
tesis y graduación en la Universidad de San Carlos de Guatemala.
1.7. Procedimiento administrativo
Procedimientos utilizados en la Universidad de San Carlos de Guatemala.
26
50
1.8. Ubicación de la serie
1.8.1. Oficinas de control académico, Secretarías Académicas
1.8.2. Archivos centrales de las unidades académicas
1.9. Series antecedentes o relacionadas
Ninguna
1.10. Documentos recapitulativos
Todos los documentos utilizados en la Universidad para consolidar los datos que
aparecen en diferentes tipos documentales de la serie.
1.11. Propuesta de evaluación que se presenta al Comité
1.11.1. Período de permanencia en los archivos de gestión: dos meses, promedio.
1.11.2. Valor administrativo: cincuenta (50) años.
1.11.3. Valor histórico: Lo poseen los expedientes de personas ilustres
identificados durante los cincuenta (50) años que se conserven por su valor
administrativo y luego serán trasladados al Archivo General de la Universidad
de San Carlos de Guatemala.
1.12. Propuesta de accesibilidad por parte de los usuarios que se presenta al Comité
Se propone acceso restringido, sin especificar número de años debido a que
únicamente tienen acceso al expediente: el graduado, el personal administrativo –
que lo requiera para cumplir con sus obligaciones de trabajo- e investigadores,
previa autorización del Decano o Director de las unidades académicas
correspondientes.
1.13. Propuesta de resolución que se presenta al Comité
A los expedientes de graduados se les aplicará la conservación parcial.
1.13.1. Serán conservados permanentemente en el expediente de
graduación integrado por documentos acumulados durante la carrera,
graduación, nivel intermedio y graduación de licenciatura, los siguientes tipos
documentales:
1.13.1.1. Solicitud de Inscripción. Original
1.13.1.2. Primera inscripción. Copia 1.13.1.3. Acta de nacimiento. Original o copia 1.13.1.4. Solicitud de asignación de cursos sin tener aprobado el prerrequisito
correspondiente. Original 1.13.1.5. Autorización para asignarse curso en otra unidad académica.
Original. 1.13.1.6. Certificación de matrícula de inscripción, extendida por Departamento
de Registro y Estadística. Original 1.13.1.7. Resolución de Comisión de Apelaciones, autoriza inscripción, emitida
por Departamento de Registro y Estadística. Original 1.13.1.8. Equivalencias. Copias
27
51
1.13.1.9. Convalidación de Cursos. Original 1.13.1.10. Autorización Sexto curso o extra carta. Original 1.13.1.11. Ficha de cursos básicos, Tarjeta de calificaciones de cursos,
registro académico o currículo. Original o fotocopia 1.13.1.12. Solicitud de examen o solicitud de autorización para elaborar tesis,
nombramientos de asesor y examinadores. Formulario. Original. 1.13.1.13. Certificación oficial de cursos de Escuela de Vacaciones. Original 1.13.1.14. Transcripción de puntos importantes constancia o certificación de
trabajo de práctica. Copia 1.13.1.15. Certificación Práctica Docente Supervisada o Práctica Profesional
Supervisada. Original 1.13.1.16. Autorización para trámite de impresión de Título o Diploma.
(Formulario DRE-002). Copia 1.13.1.17. Cierre de Currículo, currícula o pensum, aprobación y aval. Copia 1.13.1.18. Solicitud de modificación de cierre de currículo, currícula o pensum.
Original 1.13.1.19. Hoja de referencia. Original 1.13.1.20. Modificación al cierre de pensum. Original 1.13.1.21. Certificación de cursos aprobados. Original o copia 1.13.1.22. Certificado de buena conducta. Original 1.13.1.23. Constancia de expediente estudiantil emitida por el Departamento
de Registro y Estadística (Form. DRE-001B y DRE-001A). Copia 1.13.1.24. Constancia de aprobación de cursos propedéuticos. Copia. 1.13.1.25. Información Básica de EPS. Fotocopia. 1.13.1.26. Acta de Examen. Original o copia. 1.14. Certificación de Acta de Graduación (Formulario DRE-001B y DRE-
001A). Copia. 1.15. Dictamen favorable de asesor para que estudie entregue un
ejemplar corregido de Tesis y copia en CD. Original 1.15.1.1. Autorización para trámite de impresión de Título o Diploma.
(Formulario DRE-002). Copia 1.15.2. Serán eliminados los siguientes tipos documentales:
1.15.2.1. Índice académico. Original 1.15.2.2. Boleto de Ornato. Original 1.15.2.3. Resultados de orientación vocacional. 1.15.2.4. Tarjetas, codos de tarjetas u hojas de asignación. Originales o
fotocopias. 1.15.2.5. Solicitud de reposición de exámenes (cortos, parciales, finales).
Original 1.15.2.6. Solicitud de congelamiento de zonas de laboratorio. Original 1.15.2.7. Solicitud de asignación de cursos simultáneos. Original 1.15.2.8. Solicitud de cambio de fecha de evaluación de exámenes cortos,
parciales y finales por traslape. Original. 1.15.2.9. Solicitud de prórroga para la presentación de informes finales de
trabajos de investigación. Original. 1.15.2.10. Solicitud de exámenes por suficiencia. Original
28
52
1.15.2.11. Solicitud de autorización de cambio de pensum de estudios. 1.15.2.12. Resoluciones emitidas por Órgano de Decisión respecto a
solicitudes de: asignación de cursos, reposición de exámenes, prórrogas, congelamiento de zonas, autorizaciones de cambio de pensum de estudios y otros (las resoluciones)
1.15.2.13. Trabajo de práctica docente. Copia. 1.15.2.14. Constancia de que está pendiente de presentar tesis. Copia. 1.15.2.15. Reinscripciones. Originales 1.15.2.16. Certificación médica. Original 1.15.2.17. Solicitud de nombramiento de Supervisor de EPS. Formulario.
Original. 1.15.2.18. Nombramiento de Supervisor de EPS. Formulario. Copia 1.15.2.19. Dictamen favorable de supervisor de EPS. 1.15.2.20. Solicitud de certificación general de cursos. Original 1.16. Solvencia General también conocida como matrícula consolidada o
constancia de inscripción. Copia. 1.16.1.1. Constancia de pago derecho de examen (Recibo Form. 345C, 101C
o boletas para depósito monetario). Original, fotocopia o copia 1.16.1.2. Dictamen de funcionario correspondiente para que el estudiante
realice examen. Original. 1.16.1.3. Providencia de funcionario correspondiente para que se continúe
también trámite de examen, se fije fecha y nombre a tribunal examinador. Original
1.16.1.4. Nombramiento de tribunal o jurado para realizar examen. Copia. 1.16.1.5. Guía para evaluación del Examen. Fase oral. Formulario. 1.16.1.6. Guía para evaluación del Examen. Fase escrita. Formulario. 1.16.1.7. Temario de examen. Copia 1.16.1.8. Examen escrito. Original 1.16.1.9. Resultado de examen oral. Original 1.16.1.10. Resultado de examen escrito. Original 1.16.1.11. Control de Exámenes. Copia 1.16.1.12. Transcripción de ratificación de tribunales examinadores. 1.16.1.13. Informe de la prueba final. Borrador 1.16.1.14. Transcripción de ratificación de tribunales examinadores. Original 1.16.1.15. Nombramiento de órgano revisor de Tesis. Copia. 1.16.1.16. Autorización para impresión de tesis (formulario s/n). Copia. 1.16.1.17. Solicitud de cierre de currículo, curricula o pensum. Original 1.16.1.18. Notificación de aprobación de currículo de estudio. Copia 1.16.1.19. Fotocopia de currículo, curricula o cierre de pensum con error. 1.16.1.20. Solicitud de aprobación tema y título de tesis. Original 1.16.1.21. Aval autorización de elaboración de tesis. Original. 1.16.1.22. Anteproyecto de investigación o plan de trabajo de tesis. Original. 1.16.1.23. Nombramiento de Consejero o Asesor. Original o Copia. 1.16.1.24. Solicitud de cambio de consejero o asesor. Original o copia. 1.16.1.25. Renuncia de consejero o asesor. Original.
29
53
1.16.1.26. Aceptación de consejero o asesor. Copia. 1.16.1.27. Nombramiento nuevo consejero o asesor. Original o copia. 1.16.1.28. Solicitud cambio de título de tesis. Original. 1.16.1.29. Autorización cambio de título de tesis. Copia. 1.17. Informe o Dictamen favorable del consejero o asesor del
anteproyecto de investigación para el trabajo de tesis. Original. 1.17.1.1. Solicitud de nombramiento de órgano revisor de Tesis. 1.17.1.2. Nombramiento de miembros de órgano revisor de Tesis. 1.17.1.3. Solicitud para efectuar examen sin la tesis impresa Original. 1.17.1.4. Solicitud de examen sin la tesis impresa. Original 1.17.1.5. Solicitud de examen y envío de tesis. Original 1.17.1.6. Traslado de ejemplares de tesis a órgano revisor de Tesis Original. 1.17.1.7. Traslado constancia de inscripción del graduado o la graduada para
incorporación en el expediente de trámite de graduación. Original 1.17.1.8. Solicitud de fecha de examen privado emitida por el órgano
correspondiente. Original o copia. 1.17.1.9. Notificación de nombramiento a miembros de Tribunal o Jurado
examinador. (formulario sin número). Copia. 1.17.1.10. Citación para tribunal y/o Jurado examinador. Copia. 1.18. Oficio para un estudiante realice corrección al trabajo de tesis.
Copia. 1.18.1.1. Entrega ejemplares de tesis corregida y adjunto un disco compacto.
Original. 1.18.1.2. Cédula de Vecindad. Fotocopia 1.18.1.3. Recepción de tesis. (Formulario) Original.
*Será eliminado transcurridos cinco años después de la fecha de graduación.
1.19. Observaciones Para los tipos de documentales que no estén mencionados en los numerales 1.13.1 y 1.13.2 podrá iniciarse el trámite de valoración ante el Comité Institucional de Selección y Eliminación de documentos inmediatamente después de la fecha de graduación.
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2. DATOS A CUMPLIMENTAR POR EL COMITÉ
2.1. Resolución de evaluación
2.1.1. Período de permanencia en los archivos de gestión. 2.1.2. Valor administrativo 2.1.3. Valor histórico
2.2. Resolución de accesibilidad por parte de los usuarios.
2.2.1. □ Libre
2.2.2. ☒Restringido (número de años)
2.3. Resolución de disposición final
2.3.1. □Eliminación
2.3.2. □Muestreo
2.3.3. □Conservación permanente
2.3.4. ☒Conservación parcial
2.4. Observaciones
3. DATOS DEL EXPEDIENTE DE NORMALIZACIÓN, VALORACIÓN Y ELIMINACIÓN 3.1. Número de expediente 3.2. Sesión 3.3. Asistentes 3.4. Fecha de acuerdo del Comité
1. Firmas de los miembros del Comité
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55
4. Datos de la Serie Documental. 4.1 Denominación de la Serie 4.2 Unidad Productora 4.3 Objeto de la gestión administrativa 4.4 Documentos que integran la serie 4.5 Ordenación 4.6 Legislación 4.7 Procedimiento administrativo 4.8 Ubicación de la serie 4.9 Series antecedentes o relacionadas 4.10 Documentos recapitulativos 4.11 Propuestas de evaluación que se presenta al Comité
4.12 Propuestas de accesibilidad por parte de los usuarios que se presentas al Comité
4.13 Propuestas de resolución que se presenta al Comité 4.14 Observaciones 5. Datos de Cumplimentar por el Comité 5.1 Resolución de evaluación 5.2 Resolución de accesibilidad por parte de los usuarios. 5.3 Resolución de disposición final 6. Datos del Expediente de Normalización, Valoración y Eliminación 6.1 Número de expediente 6.2. Sesión 6.3. Asistentes 6.4. Fecha de acuerdo del Comité
6.5. Firmas de los miembros del Comité
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Descripción del Procedimiento
Nombre de la Unidad: Archivo General de la Universidad de San
Carlos de Guatemala -AGUSAC- / Comité Institucional de Selección y
Eliminación de Documentos -CISED-
Hoja No. 1 de 4 No. de Formas: 5
Título 2. Eliminación de documentos de archivo autorizada por el Comité Institucional de Selección y Eliminación de Documentos -CISED-. Objetivos específicos del procedimiento a) Evitar que la memoria histórica de la Institución se pierda a través de la destrucción desmedida de documentos. b) Normalizar la eliminación de los documentos informativos con valor predecible y no predecible. Normas específicas a) Toda eliminación de documentos deberá ser requerida por el Jefe (a) de la unidad productora del archivo, con visto bueno de autoridad nominadora de la dependencia, a través de solicitud escrita dirigida a la Jefatura del Archivo General de la Universidad. b) Toda autorización para eliminación de documentos de la Universidad de San Carlos de Guatemala será emitida, únicamente, por el CISED. c) Todas las dependencias de la Universidad están obligadas a obtener la aprobación del Comité Institucional de Selección y Eliminación de Documentos cada vez que necesiten eliminar documentos y acatar las resoluciones que al respecto emita el Comité. d) La unidad interesada en eliminar documentos debe cumplir con las Normas para eliminación de documentos de archivo de la Universidad de San Carlos de Guatemala, dictadas por Comité Institucional de Selección y Eliminación de Documentos. e) Una vez el CISED haya autorizado al órgano solicitante la destrucción de documentos a través de la transcripción del respectivo punto de acta, la eliminación queda bajo la estricta responsabilidad del ente solicitante.
f) El ente solicitante está obligado a destruir los documentos antes de ser extraídos
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de la Universidad y supervisar el proceso de reciclaje por fragmentación. En el caso de documentos contables, debe elaborar el acta (libro u hojas habilitadas por la Contraloría General de Cuentas) en la cual da fe de la destrucción y además enviar una copia de ésta al Archivo General de la Universidad de San Carlos de Guatemala. g) Para la Eliminación de documentos de archivo autorizada por el Comité Institucional de Selección y Eliminación de Documentos -CISED- se debe utilizar los formularios autorizados para el efecto. Formularios del procedimiento a) Control de correspondencia recibida y solicitudes para eliminar documentos del Comité Institucional de Selección y Eliminación de Documentos -CISED-. FORM.-AGUSAC-E-04. b) Control de correspondencia enviada y solicitudes para eliminar documentos del Comité Institucional de Selección y Eliminación de Documentos -CISED-. FORM.-AGUSAC-E-05. c) Calendario de conservación y eliminación de documentos. FORM.-AGUSAC-CE-02. d) Solicitud para eliminar documentos. FORM.-AGUSAC-E-06. e) Registro de actas emitidas por el Comité Institucional de Selección y Eliminación de Documentos. -CISED-. FORM.-AGUSAC-NVE-21.
Descripción del Procedimiento
Nombre de la Unidad: Archivo General de la Universidad de San Carlos de Guatemala -AGUSAC- / Comité Institucional de Selección y Eliminación de Documentos -CISED-
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Título del Procedimiento:
Eliminación de documentos de archivo autorizada por el Comité Institucional de Selección y Eliminación de Documentos -CISED-.
Inicia: Jefe (a) de la unidad interesada Termina: Secretaria y Tesorera del AGUSAC Unidad: Unidad Interesada
Paso 1 Responsable: Jefe (a) Solicita eliminación de documentos, a través de oficio, en original y copia, con visto bueno de autoridad nominadora y dirigido al Jefe (a) del AGUSAC
Unidad: AGUSAC
Paso 2 Responsable: Secretaria y Tesorera Recibe oficio, en original y copia, sella, firma, anota hora de recepción y registra en Control de correspondencia recibida y solicitudes para eliminar documentos del Comité Institucional de Selección y Eliminación de Documentos -CISED-(FORM.-AGUSAC-E-04) y traslada. Paso 3 Responsable: Jefe (a) Recibe el original del oficio y verifica en la base de datos la existencia de la serie solicitada, registrada en el Calendario de conservación y eliminación de documentos (FORM.-AGUSAC-CE-02), de lo que puede resultar:
3.1 Si existe la serie: Da instrucciones a la Secretaria y Tesorera para que elabore oficio y envíe dos ejemplares del formulario Solicitud para eliminar documentos (FORM.-AGUSAC-E-06). Sigue paso
3.2 Si no existe la serie:
Designa, verbalmente, al personal que realizará el estudio con base en el procedimiento para Normalizar, valorar y seleccionar series documentales. Además, instruye a la Secretaria y Tesorera para que elabore oficio de respuesta. Sigue paso 5.
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Unidad AGUSAC Paso 4 Puesto Responsable: Secretaria y Tesorera Elabora oficio en original y copia, indica el número de regla de conservación correspondiente y lo registra en Control de correspondencia enviada y solicitudes para eliminar documentos del Comité Institucional de Selección y Eliminación de Documentos -CISED- (FORM.-AGUSAC-E-05).
Original 1/2:Jefe (a) de la unidad interesada Copia 2/2: archivo del AGUSAC.
Paso 5
Elabora oficio en original y copia, indica que se realizará estudio para determinar regla de conservación y registra en la FORM.- AGUSAC-E-05. Original 1/2:Jefe (a) de la unidad interesada Copia 2/2: archivo del AGUSAC.
Paso 6 Traslada el oficio, en original y copia, al Jefe (a) para firma y obtiene firma. Paso 7 Anota el número correlativo de solicitud en la FORM.-AGUSAC-E-06 y en FORM.- AGUSAC-E-05. Paso 8 Envía el oficio con dos ejemplares de la FORM.-AGUSAC-E-06, a la unidad interesada. Unidad Unidad interesada Paso 9 Puesto Responsable: Jefe (a)
Recibe oficio y FORM.-AGUSAC-E-06, traslada al responsable de archivo y devuelve al AGUSAC con información requerida.
Unidad: AGUSAC Paso 10 Puesto Responsable: Secretaria y Tesorera
Recibe la FORM.-AGUSAC-E-06, sella, firma, anota hora de recepción en la copia, registra ingresa en FORM.-AGUSAC-E-04 y traslada la FORM.-AGUSAC-E-06.
Paso 11 Puesto Responsable: Jefe (a)
Recibe la FORM.-AGUSAC-E-06 e integra al expediente y solicita a la Secretaria y Tesorera elaborar convocatoria con agenda de puntos a tratar en la reunión del CISED.
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Unidad: AGUSAC Puesto Responsable: Secretaria y Tesorera
Paso 12
Elabora convocatoria con agenda de puntos a tratar en la reunión, imprime un original y cinco copias y distribuye a los miembros de CISED. Original 1/6: archivo del AGUSAC Copia 2/6: Presidente (a) del CISED Copia 3/6: Representante del Rector ante el CISED Copia 4/6: Representante de la Dirección de Asuntos Jurídicos ante el CISED Copia 5/6: Historiador (a) del CISED Copia 6/6: Técnico (a) del CISED.
Unidad CISED
Paso 13 Puesto responsable: Miembros del Comité
Reciben convocatoria con agenda, se reúnen para analizar y resolver respecto a la FORM.-AGUSAC-E-06. Solicitan al Presidente (a) del CISED elaborar el acta de la reunión. Paso 14 Puesto Responsable: Presidente (a) Elabora acta correspondiente de la reunión del CISED, obtiene firmas de los miembros del Comité y les entrega copia.
Paso 15 Puesto Responsable: Miembros del Comité Reciben copia del acta de la reunión. Paso 16 Puesto Responsable: Presidente (a)
Traslada a la Secretaria y Tesorera el original del acta para que elabore la transcripción. Así como, la FORM.- AGUSAC-E-06.
Unidad AGUSAC
Paso 17 Puesto responsable: Secretaria y Tesorera Recibe el original del acta y anota en el Registro de actas emitidas por Comité Institucional de Selección y Eliminación de Documentos -CISED-(FORM.-AGUSAC-NVE 21). Elabora, en original y copia, la transcripción del punto de acta relativo a la FORM.-AGUSAC-E-06, obtiene firma del Presidente (a) del CISED y traslada a interesados. Original 1/2: Jefe (a) de la unidad interesada Copia 2/2: expediente de la dependencia en el AGUSAC.
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Unidad Unidad interesada Paso 18 Puesto responsable: Jefe (a) Recibe transcripción y procede a realizar eliminación con base en la Normas para eliminación de documentos de archivo de la USAC, dictadas por el CISED.
Unidad CISED
Paso 19 Puesto responsable: Presidente (a)
Recibe y adjunta al expediente la copia de la transcripción y el original de
la FORM.-AGUSAC-E-06. Traslada a la Secretaria y Tesorera el
expediente para archivo.
Unidad AGUSAC
Paso 20 Puesto responsable: Secretaria y Tesorera
Recibe y archiva expediente, conformado por:
original del oficio donde solicitan eliminación de documentos, copia del oficio donde se le indica a la unidad interesada el número de regla
de conservación, copia del oficio donde se informa a la unidad que se hará estudio, original de convocatoria con agenda de los puntos a tratar en la reunión, original del acta de la reunión, y original de FORM.-AGUSAC-E-06
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62
Universidad de San Carlos de Guatemala Comité Institucional de Selección y Eliminación de Documentos -CISED- Instructivo para llenar el formulario de solicitud para eliminar documentos
1. La unidad interesada llena a máquina la Solicitud para eliminar documentos
(FORMA AGUSAC-E-06), sin borrones, tachaduras o enmiendas, cuando esta
necesite hacer eliminación de documentos en sus archivos de gestión o central
al cual se le asignó en el AGUSAC un número manuscrito.
2. Anule con una línea los espacios que no utilice.
3. Entregue dos originales de la Solicitud para eliminar documentos (FORMA
AGUSAC-E-06), en la sede del Archivo General de la Universidad de San
Carlos de Guatemala -AGUSAC-
4. Solicitud No.: la Secretaría y Tesorería del AGUSAC coloca el número
correlativo de la solicitud de eliminación.
5. Lugar y Fecha: Coloque el lugar y la fecha en que se realiza la solicitud de
eliminación.
6. Unidad solicitud y Dependencia: Complete según el ejemplo.
Unidad Solicitante División de Bienestar Estudiantil Universitario
Dependencia: Dirección General de Docencia
Para las casillas:
7. No.: Aparece ya escrito el número correlativo de las series o tipos
documentales a eliminar.
8. Serie o tipo documental: escriba el nombre de la Serie o tipo documental,
según se establece en el Calendario de conservación respectivo.
9. Regla de conservación No: registre el número de la Regla de Conservación
relativa a la serie o tipo documental a eliminar, que determina el Calendario de
conservación.
10. Ejemplar (1) y (2): marque con una “X” la casilla correspondiente a la serie o
tipo documental. (1) ejemplar principal o (2) ejemplar secundario, según lo que
indica el Calendario de conservación.
11. Fechas extremas: apunte el rango de años a que corresponden los
documentos objetos de eliminación por serie o tipo documental. Ejemplo de
1960 a 1980. Si existen lagunas cronológicas dentro de las fracciones de las
series, deberá especificarse utilizando una línea por rango.
12. Unidad de conservación: Describa la unidad de conservación en la cual se
encuentra depositada la serie o tipo documental. Ejemplo: archivador metálico,
archivador de cartón (leitz), encuadernador, cajas de carbón, bolsas, atados,
carpetas y otros.
39
63
13. Metros lineales: inscriba la cantidad de metros lineales o fracción, de cada
serie o tipo documental que se desea eliminar. La medición se realizará
colocando los documentos apilados “verticalmente” y se utilizará una cinta
métrica.
14. En el caso de no llenar las seis filas que corresponden al formulario deberá
trazar una línea y a continuación escriba la frase “ÚLTIMA LÍNEA” para anular
el espacio no utilizado.
USO EXCLUSIVO COMITÉ
Autorizado: esta sección la completa el Presidente (a) del Comité
Institucional de Selección y Eliminación de Documentos, tras verificar en el
Cuadro de conservación y eliminación de documentos la correlación de la
Regla de conservación, con la información sobre el ejemplar principal,
ejemplar secundario y fechas extremas.
Observaciones: el Comité Institucional de Selección y Eliminación de
Documentos anota cualquier información relativa a la eliminación.
15. Datos complementarios: anote toda aquella información que deba registrarse y
surja como consecuencia de situaciones imprevistas. Asimismo, especifique
cuando, por razones de seguridad el proceso de destrucción solicitado sea
diferente a la destrucción de papel en forma manual o por trituradora para
reciclaje.
16. Autorización del jefe de unidad solicitante: complete los espacios de nombre y
cargo. La persona que autoriza la eliminación firma y estampa el sello
respectivo de la unidad.
17. Aval autoridad nominadora: complete de la misma forma que el inciso anterior.
40
64
Universidad de San Carlos de Guatemala FORM-AGUSAC-E-06
Comité Institucional de Selección y Eliminación de Documentos –CISED-
Solicitud No. ________________ (El número será asignado en el AGUSAC)
Solicitud para eliminar documentos
Lugar y fecha:
Unidad Solicitante:
Dependencia:
No. Serie o tipo documental
Regla de Conservación No.
Ejemplar Fechas extremas
Unidad de conservación
Metros lineales
USO EXCLUSIVO COMITÉ
Autorizado Si No
Observaciones
(1) (2)
Datos complementarios
____________________________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________________________________ Autorización del Jefe de Unidad solicitante
Firma:
Nombre: (Sello)
Cargo:
Aval autoridad nominadora
Firma:
Nombre: (Sello)
Cargo:
(1) Ejemplar principal (2) Ejemplar secundario 2007
Este formulario debe ser llenado sin borrones, tachaduras o enmiendas Anular con una línea los espacios que no sean
utilizados
41
Clasificación de archivo
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Resumen de Procedimientos a realizar para la eliminación de documentos de
estudiantes de Profesorado, de las diferentes especialidades, de la Facultad
de Humanidades de la Universidad de San Carlos de Guatemala
1. Recibir asignación de documentos a depurar por parte de la Secretaria
Académica. Licda. Iliana Cardona de Chavac o encargado.
2. Revisar que el contenido de los expedientes este completo.
3. Iniciar con la depuración en base al formulario de normalización, valoración
y eliminación de series documentales, según el reglamento de conservación
RC 01-2006, del Comité Institucional de Selección y Eliminación de
Documentos (CISED).
4. Separar la papelería a eliminar y la papelería a archivar, para luego
empastar.
Papelería a Archivar.
Acta de graduación
Recibo de pago (250.00) original o una copia
Recibo pago de impresión título (110.00) original o una copia
Solvencia general (copia amarilla)
Un cierre de pensum ( una fotocopia)
Una constancia de expediente estudiantil
Una certificación de Cursos aprobados original
Una fotocopia de la cédula de vecindad o DPI
Papelería a Eliminar.
Solicitud de examen especial
Temario para examen especial de graduación
Fólder
Fotocopia extra de recibo de pago (250.00)
Fotocopia extra de recibo pago de impresión título (110.00)
Fotocopia extra de la cédula de vecindad o DPI
Fotocopia extra de cierre de pensum
Fotocopia de certificación de cursos
Examen del estudiante escrito (6 hojas)
Guía de evaluación del examen final de profesorado nivel
intermedio.
5. Medir en metros lineales los expedientes a eliminar.
(1 metro lineal = 520 expedientes.)
42
66
6. Hacer carta de solicitud para la autorización de eliminación de expedientes
dirigida a la Licda. Amanda Judith López de León Presidenta del Comité
Institucional de Selección y Eliminación de Documentos (CISED) del
Archivo General.
7. Solicitar a Archivo General dos hojas de solicitud para la eliminación de
documentos con el número de solicitud asignado por Archivo General de la
Universidad de San Carlos (AGUSAC).
8. Llenar dos hojas de solicitud según instructivo para la eliminación de
documentos en original, según instructivo proporcionado por el Comité
Institucional de Selección y Eliminación de Documentos (CISED) con las
firmas y sellos originales de la Licda. Iliana Cardona de Chavac, Secretaria
Académica y el Lic. Walter Ramiro Mazariegos Biolis, Decano de la
Facultad.
9. Recoger a Archivo General la Carta de respuesta a la solicitud para la
autorización para la eliminación de documentos.
10. Proceder a la destrucción de documentos, rasgándolos en cinco pedazos.
(Se puede gestionar con una empresa Recicladora que a cambio de
proporcionales el papel colaboren con la destrucción de los documentos,
bajo la supervisión de los epesistas.)
11. Redactar un acta en el libro de actas especial de la facultad para dejar
constancia del procedimiento realizado anotando el número de oficio de
Autorización proporcionado por Comité Institucional de Selección y
Eliminación de Documentos (CISED) firmado y sellado por la Secretaria
Académica y los Epesistas que intervengan.
12. Hacer una transcripción de acta firmado y sellado por la Secretaria
Académica.
13. Entregar un informe a la Secretaria Académica la Licda. Iliana Cardona de
Chavac con el número de expedientes depurados por año.
14. Realizar un informe para control Académico, únicamente con los nombres
de los estudiantes que aprobaron el examen especial con número de orden,
nombre completo, carrera, sede, fecha de cierre de pensum.
15. Gestionar empastado de actas y expedientes de los estudiantes.
16. Enviar a empastar actas y expedientes de los estudiantes.
17. Llamar periódicamente a la persona encargada de empastar los
documentos, para verificar el que se realice bien el trabajo.
18. Entregar a la Secretaría Académica los documentos empastados.
43
67
Bibliografía
1. LÓPEZ de León, Amanda Judit, Manual de Normas y Procedimientos del Archivo General. Universidad de San Carlos de Guatemala, 2009
2. Rectoría de la Universidad de San Carlos de Guatemala, Manual de
Organización del Archivo General Actualizado, Acuerdo de Rectoría No. 884-2006
3. Universidad de San Carlos de Guatemala, Reglamento del Archivo General ,
Consejo Superior Universitario 1997.
Egrafía
1. http://ticss.bligoo.com/content/view/511291/Manual-de-Procesos-y-
procedimientos-Guia-basica.html
2. http://www.monografias.com/trabajos13/mapro/mapro.shtml
3. http://ticss.bligoo.com/content/view/998628/Ejemplo-de-Manual-de-
Procedimientos.html
44
2
68
Evidencia Fotográfica de la Depuración y Eliminación de Expedientes de
Estudiantes de Profesorado de las Diferentes especialidades
Inicio de la Depuración, ordenamiento y
archivo de Expedientes PEM
Destrucción y Eliminación de Documentos
45
69
Ordenamiento y Archivo de Expedientes Depurados
Empastado de Documentos
Inauguración del Proyecto
46
46
70
Capítulo IV
Proceso de Evaluación
4.1 Evaluación del Diagnóstico
El proceso de evaluación para la etapa del diagnóstico se realizó mediante
diferentes técnicas como la entrevista a docentes, estudiantes y personal
administrativo, utilizando para ello un cuestionario con preguntas directas, en las
cuales se evaluó la infraestructura, capacitación constante del personal docente y
administrativo, entre otros. Así mismo se hizo uso de la observación, utilizando
como instrumento una lista de cotejo con diferentes indicadores y escala. Estas
técnicas permitieron la recopilación de información necesaria para la priorización
del problema, con la cual al encontrar la solución, se benefició la institución.
4.2 Evaluación del Perfil
La evaluación durante esta etapa se realizó mediante una lista de cotejo, por
medio de la cual se verificó la pertinencia de los objetivos con la priorización del
problema y las metas. Asimismo se estableció que los objetivos, metas,
actividades y recursos, fueron elementos se utilizaron adecuadamente para la
realización del proyecto.
4.3 Evaluación de la Ejecución
Esta fase delimita actividades debidamente establecidas en el cronograma
verificando la eficiencia y eficacia que den como resultado la elaboración del
producto que viene a mejorar la labor administrativa de la institución, a su vez se
da alcance a los objetivos y metas propuestas.
4.3 Evaluación Final
Esta evaluación se realizó al final del proyecto y se utilizó para analizar el nivel de
cumplimiento de los objetivos del proyecto que se ejecutó, para ello se utilizó el
instrumento de una lista de cotejo y la técnica de la observación para verificar
según lo planificado, si el producto final es acorde a lo prestablecido en las fases
anteriores.
71
Conclusiones
1. Se creó una guía para realizar los procedimientos de eliminación de
papelería de expedientes según los lineamientos de Archivo General en
base a la Regla de Conservación (RC), Selección y Eliminación de
Documentos.
2. Se eliminaron duplicados de expedientes de exámenes de Profesorado sin
utilidad en la Secretaría de la Facultad de Humanidades de la Universidad
de San Carlos de Guatemala.
3. Se socializó con nuevos epesistas, la guía de procedimientos para la
depuración y eliminación de duplicados de exámenes de Profesorado de la
Facultad de Humanidades de la Universidad de San Carlos de Guatemala.
72
Recomendaciones
1. Se recomienda a la Secretaría Académica: hacer uso adecuado de la Guía
procedimientos para la depuración y eliminación de duplicados de
expedientes de exámenes de Profesorado para la Facultad de
Humanidades de la Universidad de San Carlos de Guatemala.
2. Continuar con la depuración, eliminación, ordenamiento, archivo y
empastado de los expedientes de los estudiantes Profesorado de
Enseñanza Media de las diferentes especialidades, para evitar la
acumulación de duplicados de expedientes de los estudiantes de la
Facultad de Humanidades de la Universidad de San Carlos de Guatemala.
3. Socializar la Guía procedimientos para la depuración y eliminación de
duplicados de expedientes de exámenes de Profesorado para la Facultad
de Humanidades de la Universidad de San Carlos de Guatemala, con otros
epesistas u otras personas interesadas con este tipo de actividad.
73
Bibliografía
1. CASTRO, Hernández Mariano Alfonso, Guía sobre clasificación de desechos
sólidos. Universidad de San Carlos de Guatemala, 2010
2. Facultad de Humanidades, Universidad de San Carlos de Guatemala (2010) Propedéutica para el Ejercicio Profesional Supervisado –EPS- Guatemala.
3. LÓPEZ de León, Amanda Judit, Manual de Normas y Procedimientos del Archivo General. Universidad de San Carlos de Guatemala, 2009
4. Manual de Organización del Archivo General Actualizado, Acuerdo de Rectoría No. 884-2006
5. Reglamento del Archivo General de la Universidad de San Carlos de Guatemala, Consejo Superior Universitario 1997.
74
75
Antecedentes Históricos de Universidad de San Carlos de Guatemala
La Universidad de San Carlos de Guatemala, fundada según licencia contenida en
la Real Cédula de monarca español Carlos II, de fecha 31 de enero de 1676, es
una de las más antiguas de Hispanoamérica.
La educación superior, antes de la creación de la Universidad de San Carlos,
estuvo a cargo de los Colegios de San Francisco, Santo Domingo, La Merced, La
Compañía de Jesús y el Colegio Tridentino, que inicia los primeros estudios
universitarios de tipo conventual. Merece especial mención el Colegio Santo
Tomás de Aquino, el antecedente más directo de nuestra Magna Casa de
Estudios, fundado en el Siglo XVI, por el Arzobispo Francisco Marroquín.
Los estudios universitarios en el Reino de Guatemala como el resto de la América
Española nacen del contexto y directrices de la Universidad medieval cuyo modelo
fue la Universidad de Salamanca. 22
El 7 de enero de 1681 se iniciaron solemnemente las actividades académicas con
estudios sobre Derecho Civil y Canónico, Medicina, Filosofía Teología y Lenguas
Indígenas.
A la Universidad de San Carlos de Guatemala le fueron denominados varios
nombres desde que se inició. En su fundación se le denominó Universidad de San
Carlos de Borromeo. Con la independencia, el ideario político influyó en la
Universidad a través de los filósofos franceses, ingleses, norteamericanos y la
interculturalidad progresista española.
En el período del gobierno liberal del Doctor Mariano Gálvez, de 1832 a 1840 la
Universidad de San Carlos de Guatemala adopta el nombre de Academia de
Estudios, período en la cual fueron evidentes los procesos de avance las ciencias
y las letras. Durante el período conservador de Rafael Carrera, de 1840 a la
Universidad se le denominó Nacional y Pontificia, Universidad de San Carlos de
Guatemala, nombre con el que llegó hasta la caída del gobierno conservador en
1871.
En el período de la Reforma Liberal, de 1871 a 1885 la Universidad Carlos de
Guatemala adoptó la ideología liberal de la época de Miguel García Granados y
Justo Rufino Barrios. Se decretó la Ley Orgánica de la Educación Superior el 01
de julio de 1875. Destaca, en esta época el Doctor Lorenzo Montúfar, intelectual
liberal y Rector de la Universidad.
___________________________
USAC Facultad de Humanidades, Trifoliar Informativo, 2005.pp2
76
¿Cuál fue el papel de la Universidad de San Carlos en los siglos XIX y XX?
Durante el gobierno de Manuel Estrada Cabrera, de 1898 a 1920, la Universidad
se llamó Universidad Estrada Cabrera como una muestra del despotismo del
régimen liberal.
Es importante señalar que de esa época, data el surgimiento de la Asociación de
Estudiantes Universitarios – AEU – Entidad estudiantil que se opuso
históricamente a la dictadura de Estrada Cabrera.
En el transcurso de los gobiernos liberales posteriores, la Universidad adoptó el
nombre de la Universidad Nacional de Guatemala, durante el período de Lázaro
Chacón en 1982. Con este nombre llegó hasta culminar el predominio político del
liberalismo en 1944.
Durante la dictadura de Jorge Ubico, de 1931 a 1944, la Universidad fue la cuna
de los movimientos anti dictatoriales que culminaron con la caída del régimen. Se
logró la autonomía universitaria con el Decreto No.12 de la Junta Revolucionaria
de Gobierno, de fecha de 09 de noviembre de 1944. Este decreto entró en vigor el
01 de diciembre de ese mismo año, fecha en que se conmemora la autonomía
universitaria.
Durante la década revolucionaria de 1944 a 1954 la Universidad recibió el efecto
de las conquistas sociales. Se consolidó la autonomía universitaria, se
desarrollaron las ciencias y las artes se suscita un aumento vertiginoso en la
matrícula estudiantil.
La Universidad tomó constitucionalmente el nombre de Universidad de San Carlos
de Guatemala. Se convirtió así en un centro difusor de la cultura y del desarrollo
nacional. Estas conquistas se lograron durante los períodos rectorales de los
Doctores Carlos Martínez Durán y Carlos Federico Mora.
En la actualidad la Universidad de San Carlos, cuenta con trescientos veintiocho
años de existencia. Durante este tiempo ha observado cambios estructurales,
como respuesta a la demanda de los sectores más necesitados.
Los estudios humanísticos son parte esencial de la Universidad desde su
fundación. Aún desde antes de las humanidades clásicas eran parte obligatoria en
la enseñanza y fines del siglo XIX habían varios centros de docencia filosófica en
la Ciudad de Santiago de los Caballeros de Guatemala, además de las disciplinas
filosóficas la Universidad abrió una cátedra especial de letras en los albores del
siglo XIX. La historia como disciplina se introdujo en la época independiente a
77
fines del XIX el influjo de las ideas positivas de la época a la humanidad a
refugiarse en centros probados en donde permanecieron con la vida extraoficial
Universidad de la tradición del viejo solar académico de reciedumbre cultural y
actividad de los estudios humanísticos, que nacieron con los albores de propia
nacionalidad guatemalteca desde el siglo XVI.
Actualmente la Facultad de Humanidades ofrece estudios en sus diversos
departamentos siendo: Pedagogía, Filosofía, Letras, Escuelas de Bibliotecología,
Arte, Idioma y extensión universitaria que incluye las escuelas de verano y de
vacaciones.
1.1.3.2 Creación de la Facultad de Humanidades
El 9 de noviembre de 1944, la Junta Revolucionaria de Gobierno emitió el Decreto
No.12 por medio de la cual se otorgaba Autonomía a la Universidad de San Carlos
de Guatemala. El decreto de mencionó entró en vigencia el 01 de diciembre del
mismo año e indicaba en el Articulo 3ro. la integración de la Universidad por siete
facultades, entre ellas la Facultad de Humanidades.
El proyecto de creación de la Facultad de Humanidades fue presentado al Consejo
Superior Universitario el 05 de diciembre del mismo año y el 09 de dicho mes. El
Rector de la Universidad propone integrar provisionalmente la Junta Directiva de la
Facultad según consta en el punto tercero de dicha sesión.
En este breve recorrido histórico aparecen personajes propulsores del anhelado
proyecto de fundación. El 17 de septiembre de 1945, mediante el Acta No.78
punto décimo sexto el Consejo Superior Universitario funda la Facultad de
Humanidades y se declara aquella ocasión como “Día de la Cultura Universitaria”.
En sus inicios la Facultad de Humanidades estuvo ubicada en el Edificio de la
Facultad de Ciencias Jurídicas y Sociales. Posteriormente se trasladó a la 9ª.
Avenida y 14 Calle Zona 1. Se contó con la participación de eminentes
profesionales que dieron brillo a la academia. Entre ellos figuran Raúl Osegueda
Palala, Salvador Aguado Andreut, Flavio Herrera, Enrique Muñozz Meany, Juan
Mantovani, Pedro Bowh Gimpera, Manuel Luis Escamilla entre otros.
De la Facultad de Humanidades han egresado humanistas eminentes, se cita en
Filosofía a Rodolfo Ortiz y Daniel Contreras; en Pedagogía y Ciencias de la
Educación a Carlos Gonzales Orellana y Luis Arturo Lemus; en Psicología a
Fernando de León Porras y León Valladares; en Literatura a Ricardo Estrada y
Carlos Mencos Deká.
78
En 1947se creó la Escuela Centroamericana de Periodismo adscrita a la Facultad
de Humanidades. Tiempo después las Secciones de Arte Bibliotecología, Idiomas,
Historia y Psicología.
1.1.3.3 Fundadores de la Facultad de Humanidades
Dentro de los principales impulsores de la creación de la Facultad de
Humanidades de la Universidad de San Carlos de Guatemala son los siguientes:
Juan José Arévalo, Raúl Osegueda Palala, Adolfo Monsanto, Juan José Orozco
Posadas, Jorge Luis Arbola, José Roiz Benett, Mardoqueo García Asturias,
Edelberto Torres, Alfredo Carrillo Ramírez, Luis Martínez.
1.1.3.4 Decanos de la Facultad de Humanidades
Lic. José Roiz Bennett Septiembre 1945
Lic. Manuel Luis Escalmilla Marzo 1954
Lic. Hugo Cerezo Cordón Marzo 1954
Lic. José Mata Gaviria Octubre 1958
Lic. Hugo Cerezo Cordón Octubre 1962
Lic. Daniel Contreras Octubre 1966
Lic. Guillermo Putzeys Álvarez Septiembre 1974
Lic. Raúl Oseguera Palala Diciembre 1978
Lic. Oscar Jaime López Enero 1983
Lic. Eleazar Augusto Monroy Julio 1987
Lic. Eleazar Augusto Monroy Julio 1991
Lic. Mario Alfredo Calderón 1995
Lic. Mario Alfredo Calderón 1999
Lic. Mario Alfredo Calderón 2005-2008
Lic. Walter Mazariegos 2009-2011
79
GUIA DE ANÁLISIS CONTEXTUAL E INSTITUCIONAL
SECTOR COMUNIDAD
ÁREA
1. GEOGRÁFICA
1.1 LOCALIZACIÓN
La Facultad de Humanidades de la Universidad de San Carlos de Guatemala está
ubicada en la zona 12 de la ciudad capital de Guatemala. Esta zona se encuentra
en la parte sur de la ciudad capital.
1.2 CLIMA, PRINCIPALES ACCIDENTES:
El clima es templado. Dentro de los recursos naturales se encuentra abundante
plantas ornamentales.
2. HISTORIA
2.1 SUCESOS HISTÓRICOS
Algunos de estos sucesos están por ejemplo, la lucha por la autonomía
universitaria, la incorporación de las distintas facultades, el implemento de
secciones departamentales, y la Intervención de la Revolución de 1944.
2.2 PERSONALIDADES QUE HICIERON HISTORIA
Entre los personajes más reconocidos en la historia podemos encontrar al Dr.
Mariano Gálvez, Dr. Juan José Arévalo Bermejo, Dr. Carlos Martínez Duran, y a
un muy mencionado líder estudiantil, Oliverio Castañeda de León.
2.3 LUGARES DE ORGULLO
En Guatemala podemos encontrar lugares Estadio de la Revolución, Plaza de los
Mártires, La Rectoría, Biblioteca Universitaria, Distintas Facultades, CALUSAC,
Edificio de Recursos Educativos
80
3. POLÍTICA
3.1 GOBIERNO LOCAL
Entre los grupos de autoridades en la política establecida en la universidad está la
autoridad máxima, quien es el Rector de la Universidad, seguido por el Consejo
Superior Universitario, Decanos y Directores de las facultades.
3.2 ORGANIZACIÓN ADMINISTRATIVA
La organización de la institución es jerárquica, de forma lineal.
4. SOCIAL
4.1 OCUPACION DE LOS HABITANTES
Unas de las responsabilidades de los estudiantes son de servicio, laboral y
estudiantil.
4.2 AGENCIAS EDUCATIVAS
Las instituciones encargadas de compartir enseñanza son las facultades y las
secciones departamentales.
4.3 AGENCIAS DE SALUD
El área asignada para el servicio de salud es la clínica de servicio social.
4.4 CENTROS DE RECREACION
Los centros construidos para la recreación de estudiantes son las canchas
deportivas, piscinas olímpicas, estadio y juegos recreativos.
4.5 TRANSPORTE
Los medios de transporte utilizados por los estudiantes son el urbano y extra
urbano, buses ruleteros, taxis, motos, bicicletas y vehículos propios.
4.6 COMUNICACIÓN
Dentro de los servicios para comunicarse tenemos el Teléfono / Fax, el Internet y
la Prensa escrita.
GRUPOS RELIGIOSOS:
El servicio que se presta se basa en que la universidad es laica.
81
4.7 CLUBES O ASOCIACIONES SOCIALES
Los grupos sociales están integrados por la Asociación de Estudiantes
Universitarios, Asociación de Estudiantes en Facultades y Colegios profesionales.
4.8 COMPOSICION ETNICA
La única composición que se desarrolla es la Multiétnica.
PRINCIPALES PROBLEMAS DEL SECTOR
Robo de vehículos
Congestionamiento vehicular
Sobrepoblación estudiantil
FACTORES QUE ORIGINAN LOS PROBLEMAS
Insuficiente personal de seguridad.
Insuficientes vías de acceso
Rigidez en los horarios
SOLUCIONES QUE REQUIEREN LOS PROBLEMAS
Contratar más personal de seguridad.
Crear nuevas vías de acceso a la Usac
Readecuar horarios para evitar congestionamiento vehicular.
II
SECTOR DE LA INSTITUCION
Área
1. LOCALIZACION GEOGRAFICA
1.1 UBICACIÓN
La dirección asignada para nuestra facultad es el Edificio S-4, de la Ciudad
Universitaria, zona 12 de la ciudad capital de Guatemala.
1.2 VIAS DE ACCESO
Las rutas para recorrer la universidad y llegar a la facultad de humanidades es el
Anillo Periférico y Avenida Petapa.
2. LOCALIZACION ADMINISTRATIVA
82
2.1 TIPO DE INSTITUCION
Los tipos de institución que existen son la educativa y de servicio.
2.2 REGION
Las regiones Área urbana, Región Metropolitana
3. HISTORIA DE LA INSTITUCION
3.1 ORIGEN
El 17 de Septiembre de 1945, mediante el acta No. 78 punto decimosexto, el
Consejo Superior Universitario funda la Facultad de Humanidades. La Facultad de
Humanidades, en un principio estaba dividida en cuatro secciones: Filosofía,
Historia, Letras y Pedagogía, con su respectivo plan de estudios. Las clases se
iniciaron el 2 de Octubre de 1945, con 261 alumnos inscritos.
3.2 FUNDADORES U ORGANIZADORES
Los personajes principales que fundaron la Universidad de San Carlos son: Juan
José Arévalo Bermejo, Luis Martínez Mont, Raúl Oseguera, Adolfo Monzantos,
Carlos Martínez Duran, Lázaro Cachón y José Rolz Bennetl (Primer decano).
3.3 SUCESOS O ÉPOCAS ESPECIALES
La inauguración de la Facultad de Humanidades en acto solemne se realizó el 17
de Septiembre de 1945. El inicio de clases en fue el 2 de Octubre de 1945, con
261 alumnos inscritos. En 1946 da inicio la idea de la extensión Universitaria, esto
es, una proyección de la Facultad de Humanidades hacia la comunidad, en 1947
se funda la Escuela de Verano.
4. EDIFICIO
4.1 AREA CONSTRUIDA El edificio tiene construido 3.500 metros cuadrados.
4.2 AREA DESCUBIERTA El edificio tiene descubierto 300 metros cuadrados.
4.3 LOCALES DISPONIBLES De locales no hay ninguno disponible.
4.4 CONDICIONES Y USO Son aceptable para el trabajo docente.
83
5. AMBIENTE Y EQUIPAMENTO
5.1 LA FACULTAD DE HUMANIDADES CUENTA CON:
Las áreas de Aula Magna, Oficinas, Salones de clases, Salones de docentes,
Servicios sanitarios, Biblioteca, Consejería, Centro de ayuda audiovisuales,
Asociación de estudiantes, Fotocopiadora, Cubículos de docentes, Café Internet y
Tienda.
PRINCIPALES PROBLEMAS DEL SECTOR
Uno de los problemas del sector es el insuficiente espacio físico.
FACTORES QUE ORIGINAN LOS PROBLEMAS
El factor principal del problema es la sobrepoblación estudiantil.
SOLUCIONES QUE REQUIEREN LOS PROBLEMAS
Dentro de las soluciones está generar proyectos para su propia ampliación.
III
SECTOR FINANZAS
Área
1. FUENTE DE FINANCIAMIENTO
1.1 PRESUPUESTO DE LA NACION
La Universidad cuenta con un presupuesto asignado por el Ministerio de
Finanzas anualmente y a la Facultad de Humanidades se le ha asignado
este año Q.32.411, 429.94 más los generados por la misma institución.
1.2 VENTA DE PRODUCTOS Y SERVICIOS
Se brinda el servicio educacional por el costo de Q.91.00 anual.
1.3 DONACIONES
Son los aportes de los estudiantes Epesistas
2. COSTOS
2.1 SALARIOS Son los que se pagan según presupuesto.
84
2.2 MATERIALES Y SUMINISTROS
Son todos aquellos insumos necesarios que se compran con el presupuesto
asignado.
2.3 SERVICIOS PROFESIONALES
No tiene monto establecido, se cancela de acuerdo a lo presupuestado dentro de
sus atribuciones.
2.4 REPARACIONES Y CONSTRUCCIONES
Las construcciones y reparaciones se realizan de acuerdo a las necesidades,
utilizando el presupuesto asignado.
2.5 MANTENIMIENTO
Se utiliza al personal de la unidad de mantenimiento para realizarlo.
2.6 SERVICIOS GENERALES
Los servicios que brinda la universidad son: la energía eléctrica, abstracción de la
basura, agua, internet, teléfono y fax. Todos asignados por el presupuesto de la
Facultad.
ESTADO DE CUENTA
Los registros monetarios se realizan por parte de la tesorería de la Facultad.
3. CONTROL DE FINANZAS
3.1 DISPONIBILIDAD DE FONDOS
Se cuenta con fondos disponibles para actividades necesarias, está a cargo de la
tesorería.
3.2 AUDITORIA INTERNA Y EXTERNA
Se realiza por parte de la Delegación del departamento de Auditoría de la
Facultad.
3.3 MANEJO DE LIBROS CONTABLE
Los llevan los auxiliares de la tesorería de la facultad.
3.4 OTROS CONTROLES
85
Se cuenta con un analista de personal quien lleva el control de docentes y
personal administrativo de servicios de contratados.
PRINCIPALES PROBLEMAS DEL SECTOR
Uno de los principales problemas se encuentra en el retardo de pago a
trabajadores de nuevo ingreso.
FACTORES QUE ORIGINAN LOS PROBLEMAS
Falta de organización financiera es uno de los factores que ocasionan los
problemas del sector.
SOLUCIONES QUE REQUIEREN LOS PROBLEMAS
Una de las soluciones podría ser la reorganización financiera por parte de
tesorería.
IV
RECURSOS HUMANOS
1. PERSONAL DOCENTE
1.1 TOTAL DE LABORANTES
En la institución se cuenta con 442 laborantes.
1.2 ANTIGÜEDAD DEL PERSONAL
Se cuenta un promedio de 20 años de antigüedad.
1.3 TIPOS DE LABORANTES
El personal docente es profesional universitario.
1.4 ASISTENCIA DEL PERSONAL
Se lleva un libro de asistencia, y se solicitan permisos por casos muy particulares.
1.5 RESIDENCIA DEL PERSONAL
El personal que labora en la institución proviene de diferentes zonas y municipios
cercanos.
86
2. PERSONAL ADMINISTRATIVO
2.1 TOTAL DE LABORANTES
En el área administrativa laboran 54 personas.
2.2 ANTIGÜEDAD DEL PERSONAL
Se cuenta un promedio de 20 años de antigüedad.
2.3 TIPOS DE LABORANTES
El personal es profesional con educación media y universitaria
2.4 ASISTENCIA DEL PERSONAL
La asistencia del personal es regular.
2.5 RESIDENCIA DEL PERSONAL
La mayoría proviene de diferentes zonas de la capital y municipios cercanos
3. PERSONAL DE SERVICIO
3.1 TOTAL DE LABORANTES
El total de laborantes es 9.
3.2 ANTIGÜEDAD
Se cuenta un promedio de 20 años de antigüedad.
3.3 ASISTENCIA
La asistencia es regular y puntual.
3.4 HORARIOS
E horario es asignados por la Facultad
4. USUARIOS
4.1 CANTIDAD DE USUARIOS
La Facultad cuenta con las siguientes cantidades de estudiantes, distribuidos entre
la sede central y extensiones departamentales.
Nivel Técnico 13,236, Licenciatura 4,794, Post-Grado 40.
87
PRINCIPALES PROBLEMAS DEL SECTOR
En este sector un alto porcentaje no continúa una carrera de post-grado.
FACTORES QUE ORIGINAN LOS PROBLEMAS
La causa principal es el alto costo de las especialidades de post-grado.
SOLUCIONES QUE REQUIEREN LOS PROBLEMAS
Reducir el costo de las carreras de post-grado.
V
SECTOR CURRICULUM
Área
1. PLAN DE ESTUDIO
1.1 NIVEL QUE ATIENDE
El sector currículo atiende la educación Superior.
1.2 AREA QUE CUBRE
Dentro de las áreas que cubre se encuentran Profesores de Enseñanza Media
en: Pedagogía y Técnicos en Administración Educativa, Investigación
Educativa, Derechos Humanos, Lengua y Literatura, Filosofía e Idioma Inglés.
2. HORARIO INSTITUCIONAL
2.1 TIPOS DE HORARIO
El horario es flexible
2.2 MANERAS DE ELABORAR EL HORARIO
De acuerdo a la función que desempeña en personal.
2.3 HORARIOS DE ATENCION AL USUARIO
El horario de atención al público es de 7:30 a 19:30 horas.
2.4 HORAS DEDICADAS A ACTIVIDADES
Las horas dedicadas a actividades son de 7:30 a 19:30 horas.
88
2.3 TIPO DE JORNADA
Los horarios de jornadas establecidos son la matutina, vespertina, nocturna, mixta,
intermedia, sabatina y dominical.
3. MATERIAL DIDÁCTICO
3.1 DOCENTES QUE ELABORAN SU MATERIAL
Los docentes elaboran su material de acuerdo a la exigencia del curso.
3.2 DOCENTES QUE UTILIZAN TEXTO
Según el criterio del docente.
3.3 TIPO DE TEXTO QUE SE UTILIZA
Los textos que se utilizan son de autores nacionales y extranjeros.
3.4 MATERIALES UTILIZADOS
Los materiales utilizados son los documentos bibliográficos, retroproyectores,
pizarrón y marcadores.
3.5 FUENTES DE OBTENCION DE LA MATERIA
Básicamente de los libros de texto e información obtenida en internet.
4. MÉTODOS Y TÉCNICAS DE PROCEDIMIENTO
4.1 METODOLOGIA UTILIZADA POR LOS DOCENTES
Los métodos más utilizados son: Inductivo, Deductivo, Participativo y Democrático.
4.2 CRITERIO PARA AGRUPAR A LOS ALUMNOS
El criterio para agrupar a los alumnos depende de cada docente, puede ser: por
afinidad, intereses comunes y ubicación geográfica.
4.3 TIPOS DE TÉCNICAS UTILIZADAS
Las técnicas más utilizadas son: la expositiva, investigativa, grupales, conferencias
y paneles.
89
4.4 PLANEAMIENTO
La Organización que se estableció fue: la planificación anual, planificación de
curso, plan estratégico, plan de actividades y plan de clases.
4.5 CAPACITACIÓN
Las capacitaciones para el personal docente se dan por medio de conferencias y
seminarios.
4.6 INSCRIPCIONES O MEMBRECíAS
Estas se realizan dos veces al año.
4.7 SELECCIONES, CONTRATACIONES E INDUCCION DE PERSONAL
Se realizan por medio del sector administrativo.
5. EVALUACIÓN
5.1 CRITERIOS UTILIZADOS PARA EVALUAR EN GENERAL
Las formas de evaluar serán las siguientes. Pruebas objetivas,
Laboratorios, Exposiciones, Trabajos escritos, Etc.
5.2 TIPOS DE EVALUACION
Los tipos de evaluación son las siguientes: Evaluación diagnóstica,
sumativa y de procesos.
PRINCIPALES PROBLEMAS DEL SECTOR
Ausencia de tecnología para impartir clases magistrales.
FACTORES QUE ORIGINAN LOS PROBLEMAS
Falta de iniciativa por parte de los docentes.
SOLUCIONES QUE REQUIEREN LOS PROBLEMAS
Capacitaciones motivacionales periódicas.
90
VI
SECTOR ADMINISTRATIVO
1. PLANEAMIENTO
1.1 TIPOS DE PLANES
Se realizan por departamento a corto, mediano y largo plazo.
1.2 ELEMENTOS DE LOS PLANES
Cada plan se basa con presentación, objetivos, actividades, recursos y evaluación.
1.3 FORMA DE IMPLEMENTAR LOS PLANES
Se implementan según la necesidad de cada curso.
1.4 BASES DE LOS PLANES
De acuerdo a la necesidad de los estudiantes y de la institución se establecen los
objetivos y actividades.
2. ORGANIZACIÓN
2.1 NIVELES JERARQUICOS DE ORGANIZACIÓN
Se establecen por el Decano, Junta directiva, Secretaria académica, Secretario
adjunto, Personal docente y Alumnos.
2.2 ORGANIGRAMA
Se organiza de manera lineal y por departamento.
2.3 FUNCIONES
Se da a conocer las atribuciones y derechos en cada nombramiento
2.4 REGIMEN DE TRABAJO
Es normado por junta directiva
3. COORDINACIÓN
3.1 INFORMACIÓN INTERNA
La información se da por medio memorándum, notas y circulares ubicados en tres
carteleras.
91
3.2 EXISTENCIA DE CARTELERAS
Son utilizadas tres de ellas en las cuales se coloca información de la Facultad y
temas interesantes.
3.3 TIPOS DE COMUNICACIÓN
Se utiliza de manera verbal y escrita.
3.4 REUNIONES DE REPROGRAMACION
Las reuniones de evaluación y programación se llevan al final de cada semestre.
4. CONTROL
4.1 NORMAS DE CONTROL
Existe un reglamento interno.
4.2 REGISTRO DE ASISTENCIA
Existe el libro específico de asistencia.
4.3 EVALUACION DEL PERSONAL
Observación y revisión de actividades y planes.
4.4 INVENTARIO DE ACTIVIDADES REALIZADAS
Se desarrollan según el Plan Operativo Anual (POA).
4.5 ACTUALIZACION DE INVENTARIO FISICO
Se elabora un inventario físico anualmente por medio de auditoría.
4.6 ELABORACION DE EXPEDIENTES ADMINISTRATIVOS
Los expedientes se elaboran y ordenan de acuerdo al inicio de semestre y nuevo
ingreso de personal.
PRINCIPALES PROBLEMAS DEL SECTOR
Sobrecarga de trabajo secretarial a pocas personas.
FACTORES QUE ORIGINAN LOS PROBLEMAS
Desorganización de funciones.
92
SOLUCIONES QUE REQUIEREN LOS PROBLEMAS
Distribución equitativa de funciones.
VII
SECTOR DE RELACIONES
Área
1. INSTITUCION USUARIOS
1.1 FORMA DE ATENCION A LOS USUARIOS
La institución es de tipo educativo, presta en servicio específico de atención a
estudiantes en horario establecido.
1.2 INTERCAMBIOS DEPORTIVOS
En el mes de mayo de cada año se organizan los encuentros universitarios de la
Facultad de Humanidades. Todos ellos realizados en las secciones
departamentales.
1.3 ACTIVIDADES SOCIALES Y CULTURALES
Dentro de ellas se encuentran: Graduaciones, Seminarios, Exposiciones,
Concursos de canto, poesía y oratoria.
2. CON OTRAS INSTITUCIONES
2. 1 COOPERACIÓN
Se ayuda en casos de desastre, se apoyo de Huelga de Dolores, se brinda
apoyo en actividades del Estado de Guatemala.
3. INSTITUCIÓN CON LA COMUNIDAD
3.1 PROYECCIÓN Y EXTENSIÓN
Se contemplan el proyecto de construcción del Centro Cultural de la Facultad de
Humanidades.
PRINCIPALES PROBLEMAS DEL SECTOR
Saturación de graduandos e invitados en el aula Magna
93
FACTORES QUE ORIGINAN LOS PROBLEMAS
Falta de organización administrativa.
SOLUCIONES QUE REQUIEREN LOS PROBLEMAS
Organización administrativa para actos de graduación.
VIII
SECTOR FILOSÓFICO, POLÍTICO, LEGAL
Área
1. FILOSOFÍA DE LA INSTITUCIÓN
1.1 PRINCIPIOS DE LA INSTITUCIÓN
Velar por el estricto cumplimiento de la filosofía, política y estrategias que
determinan la Facultad de Humanidades.
1.2 VISIÓN
“Egresar profesionales en las distintas ramas con preparación intelectual, para el
desarrollo y la participación en el área social humanística, con proyección y
servicio para solucionar problemas de la realidad nacional en una permanente
actitud prospectiva.”
1.3 MISIÓN
Formar profesionales universitarios a nivel técnico, profesorados de enseñanza
media en pedagogía y técnico en administración e investigación educativa y
promotor de los derechos humanos y cultura de paz, a nivel de grado, licenciatura
en pedagogía con especialidades en administración e investigación educativa para
cubrir las necesidades y fines del Sistema Educativo Nacional.”
2. POLÍTICAS DE LA INSTITUCIÓN
2.1 POLÍTICAS INSTITUCIONALES
“Facilitar la labor estudiantil, con relación a los servicios que presta la
Facultad de Humanidades enmarcados dentro de la Legislación
Universitaria vigente
Atender con prontitud las actividades administrativas hacia las unidades
académicas, ejecutoras de la Facultad.”
94
2.2 OBJETIVOS
“Integrar el pensamiento universitario mediante una visión conjunta y
universal de los problemas del ser humano y del mundo.
Investigar en los campos de las disciplinas filosóficas, históricas, literías,
lingüísticas, pedagógicas, con quienes guarda afinidad y analogía.
Preparar y titular a los Profesores de Enseñanza Media tanto en las
ciencias como en la cultura y las artes.
Brindar directa e indirectamente cultura general y conocimientos
sistemáticos del medio nacional.
Desarrollar conciencia social en el conglomerado universitario, a fin de
articularla con las necesidades de la sociedad guatemalteca.
Realizar las labores de extensión cultural que son necesarias para
mantener vinculada a la Universidad con los problemas de la realidad
nacional.
2.3 METAS
Formar profesionales para que sean de beneficio en una sociedad
económicamente activa.
Preparar un alto nivel académico a los estudiantes dentro del proceso
enseñanza-aprendizaje.
Formar y titular profesionales para la educación media en las
especialidades requeridas por dicho nivel educativo, en colaboración de los
organismos académicos que integran la Universidad de San Carlos de
Guatemala.
3. ASPECTOS LEGALES
3.1 PERSONERÍA JURÍDICA
Se basa en el artículo 82 de la Constitución Política de Guatemala.
3. 2 MARCO LEGAL
Sección quinta de la Constitución Política de la República, Ley Orgánica de la
Universidad de San Carlos de Guatemala.
Reglamento Interno.
95
3. 3 REGLAMENTOS INTERNOS
Se fundamenta en la política definida de la Ley Orgánica.
PRINCIPALES PROBLEMAS DEL SECTOR
Falta de conocimiento de los objetivos, Misión y Visión por parte de los
estudiantes de la Facultad.
FACTORES QUE ORIGINAN LOS PROBLEMAS
Falta de información oral y escrita.
SOLUCIONES QUE REQUIEREN LOS PROBLEMAS
Organizar una actividad informativa en la que se dé a conocer los Objetivos,
Misión y Visión de las políticas Impresiones y distribución de trifoliares.
96
4.1 Evaluación de Diagnóstico
Lista de Cotejo
No. Criterios de Evaluación SI NO
1. ¿Se seleccionó la institución para elaborar el proyecto? x
2. ¿Se presentó carta de solicitud para la realización del proyecto? x
3. ¿Se recibió carta de respuesta de autorización para realizar el
proyecto?
x
4. ¿Se entrevistó a las autoridades y personal de la institución? x
5. ¿Se consultó material bibliográfico relacionado con la
institución?
x
6. ¿Se llevó a cabo observación interna y externa de la institución? x
7. ¿Se revisó y clasificó la información obtenida? x
8. ¿Se elaboró el diagnóstico de la institución? x
9. ¿Se entregó el diagnóstico en la fecha indicada? x
97
4.2 Evaluación del Perfil
Lista de Cotejo
No. Actividad SI NO
1. ¿El nombre del proyecto expresa la idea clara de lo que pretende
realizar?
x
2. ¿El nombre del proyecto se relaciona con el problema
seleccionado?
x
3. ¿Existe relación entre los objetivos, metas y actividades
planteadas?
x
4. ¿Cuenta el proyecto con un cronograma de actividades? x
5. ¿Las actividades planteadas llevarán al logro de los objetivos y
metas?
x
6. ¿Se elaboró un presupuesto detallado de los costos del proyecto? x
7. ¿Se involucraron en la formulación del proyecto a las autoridades
de la Facultad de Humanidades?
x
8. ¿Cuenta el proyecto con la aprobación de las autoridades de la
Facultad de Humanidades?
x
9. ¿Se cuenta con un instrumento de evaluación de la Ejecución del
Proyecto?
x
98
4.3 Evaluación de la Ejecución
Lista de Cotejo
No. Indicadores SI NO
1. ¿Se llevaron a cabo las actividades programadas previas a la
elaboración de la guía?
x
2. ¿Se inició la elaboración de la guía según el tiempo programado
en el cronograma?
x
3. ¿Se seleccionaron los contenidos y actividades según lo
planificado?
x
4. ¿La bibliografía seleccionada estuvo disponible durante la
elaboración de la guía?
x
5. ¿Se evaluó periódicamente el avance en la elaboración de la
guía?
x
6. ¿Se llevaron a cabo algunos cambios en la estructura? x
7. ¿Se realización todas las actividades previstas con
responsabilidad?
x
8. ¿Se terminó la elaboración de la guía en el tiempo establecido? x
99
Evaluación Final
Lista de Cotejo
No. Indicadores SI NO
1. ¿El proyecto representa beneficios a la comunidad educativa? x
2. ¿Participó activamente en la ejecución del proyecto? x
3. ¿Le pareció positiva la experiencia de la ejecución del
proyecto?
x
4. ¿Solucionó satisfactoriamente los inconvenientes que se le
presentaron durante la ejecución?
x
5. ¿Los esfuerzos invertidos ayudaron a culminar con éxito el
proyecto?
x
6. ¿Se optimizaron eficientemente los recursos disponibles? x
7. ¿El proyecto se ejecutó tomando en cuenta los objetivos
propuestos?
x
8. ¿El proceso de ejecución del proyecto se realizó en el tiempo
establecido?
x
100
PLAN DE ACCIÓN DEL DIAGNÓSTICO DE LA SECRETARÍA ACADÉMICA DE
LA FACULTAD DE HUMANIDADES
1. Identificación
1.1. Nombre de la Institución
Facultad de Humanidades Universidad de San Carlos de Guatemala
1.2 Dirección
Edificio S-4 Ciudad Universitaria, Campus Central Zona 12 Guatemala.
1.3 Ejecutor del Diagnóstico
PEM Marylinda Ruiz Valenzuela De Ortiz
Carné: 200613910
Dirección Personal: Lote 8 Manzana “B” Sector 2 Zona 12 Col. Loma Real
Teléfono: 50611410
Nombre del Asesor: Licda. María Teresa Gatica Secaida.
2. Objetivo General
Determinar la situación de la Institución en general permitiendo de esta
manera obtener un diagnóstico preciso que permita en función de ella,
tomar decisiones acorde a las necesidades propias de la institución.
3. Objetivos Específicos
3.1 Identificar los problemas y necesidades existentes la Facultad de
Humanidades de la Universidad de San Carlos de Guatemala.
3.2 Plantear propuestas de solución a los problemas encontrados en la
Facultad de Humanidades.
4. Actividades a Realizar:
4.1 Elaboración de instrumentos a aplicar en el diagnóstico, basados en la
entrevista y la observación.
4.2 Validación de la evaluación.
4.3 Aplicación de instrumentos seleccionados.
4.4 Recolectar información bibliográfica observada y oral.
4.5 Selección de las debilidades identificadas en la institución.
4.6 Priorización de las debilidades identificadas.
4.7 Analizar la problemática de la institución.
4.8 Plantear Soluciones.
4.9 Aplicación del análisis de viabilidad y factibilidad.
101
4.10 Elaboración del informe del diagnóstico.
4.11 Presentación del informe del diagnóstico.
5. Recursos a Utilizar:
5.1 Humanos:
5.1.1 Decano Lic. Walter Mazariegos
5.1.2 Licda. Iliana Cardona, Secretaria académica
5.1.3 Secretaria, Massiel Martínez
5.1.4 Epesista
5.1.5 Estudiantes
5.1.6 Personal Operativo
5.1.7 Personal de la Empresa de reciclajes de papel y plásticos de
Guatemala “REPPGUA”
6. Material y Equipo
6.1 Mesas de madera
6.2 Sillas
6.3 Cajas de cartón
6.4 Insumos de oficina
6.5 Material bibliográfico
7. Económico
7.1 Papelería
7.2 Transporte
7.3 Fotocopias
7.4 Tinta para impresora
7.5 Lapiceros, lápiz, borrador, sacapunta, regla.
7.6 Internet
7.7 Material bibliográfico
8. Evaluación
Se aplicó una lista de cotejo, por considerar la más aplicable en esta fase.
102
Técnica: Entrevista
UNIVERSIDAD DE SAN CARLOS DE GUATEMALA
FACULTAD DE HUMANIDADES
DEPARTAMENTO DE PEDAGOGÍA
Apreciable Docente: La estudiante Epesista Marylinda Ruiz Valenzuela con número de carné 200613910, de la Facultad de Humanidades de la Universidad de San Carlos de Guatemala agradece el tiempo invertido en proporcionar esta valiosa información para la etapa del Diagnóstico Institucional del Ejercicio Profesional Supervisado.
ENTREVISTA A DOCENTES Instrucciones: A continuación se le presenta una serie de preguntas. Marque con una X la respuesta que considere conveniente.
1) ¿Recibe capacitación constante dentro o fuera de la Facultad? Si ○ No ○
2) ¿Se le supervisa periódicamente el trabajo que realiza? Si ○ No ○
3) ¿Cree que la institución, cuentan con la infraestructura adecuada para el buen desarrollo del proceso enseñanza-aprendizaje?
Si ○ No ○
4) ¿Cree que el mobiliario y equipo de las aulas se encuentra en condiciones aceptables para el proceso enseñanza – aprendizaje?
Si ○ No ○
5) ¿Se le brinda material didáctico y de apoyo para impartir sus clases?
Si ○ No ○
103
UNIVERSIDAD DE SAN CARLOS DE GUATEMALA
FACULTAD DE HUMANIDADES
DEPARTAMENTO DE PEDAGOGÍA
Apreciable Estudiante: La Epesista Marylinda Ruiz Valenzuela con número de carné 200613910, de la Facultad de Humanidades de la Universidad de San Carlos de Guatemala agradece el tiempo invertido en proporcionar esta valiosa información para la etapa del Diagnóstico Institucional del Ejercicio Profesional Supervisado.
ENTREVISTA A ESTUDIANTES
Instrucciones: A continuación se le presenta una serie de preguntas. Marque con una X la respuesta que considere conveniente.
1) ¿La atención que se le proporciona en el área administrativa de la Facultad de Humanidades es aceptable?
Si ○ No ○
2) ¿Cree que los docentes están capacitados para enseñar los cursos que imparten? Si ○ No ○
3) ¿Cree que la institución, cuentan con la infraestructura adecuada para el buen desarrollo del proceso enseñanza-aprendizaje?
Si ○ No ○
4) ¿Considera que las aulas de la Facultad son suficientes para el número de estudiantes que asisten?
Si ○ No ○
5) ¿Cree que el mobiliario y equipo de las aulas se encuentra en condiciones aceptables para el proceso enseñanza - aprendizaje?
Si ○ No ○
104
UNIVERSIDAD DE SAN CARLOS DE GUATEMALA
FACULTAD DE HUMANIDADES
DEPARTAMENTO DE PEDAGOGÍA
Apreciable Trabajador: La Epesista Marylinda Ruiz Valenzuela con número de carné 200613910, de la Facultad de Humanidades de la Universidad de San Carlos de Guatemala agradece el tiempo invertido en proporcionar esta valiosa información para la etapa del Diagnóstico Institucional del Ejercicio Profesional Supervisado.
ENTREVISTA PARA EL PERSONAL ADMINISTRATIVO
Instrucciones: A continuación se le presenta una serie de preguntas. Marque con una X la respuesta que considere conveniente.
1) ¿Cree que la institución, cuentan con la infraestructura adecuada para el buen funcionamiento administrativo?
Si ○ No ○
2) ¿Recibe capacitación constante? Si ○ No ○
3) ¿El mobiliario con que cuenta la institución es suficiente para archivar los expedientes de los estudiantes?
Si ○ No ○
4) ¿Considera que la atención a los estudiantes es eficiente? Si ○ No ○
5) ¿Cree que el mobiliario y equipo de las oficinas se encuentra en condiciones aceptables?
Si ○ No ○
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TÉCNICA: Observación
Listas de Cotejo
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Totalmente de acuerdo
Mayoritariamente de acuerdo
Parcialmente de acuerdo
En desacuerdo
No sabe
Se cumple plenamente
Se cumple aceptablemente
Se cumple insatisfactoriamente
No se cumple No hay información
No. INDICADOR ESCALA
1. Las instalaciones de la institución se encuentran en buenas condiciones.
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3 4
Comentarios:
2. La institución cuenta con los espacios requeridos para que el trabajo en correctas condiciones de uso.
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Comentarios:
3. El personal es adecuado para el cumplimiento de las funciones de la institución
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Comentarios:
4. Las vías de acceso a la institución se encuentran en buenas condiciones
0 1 2
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Comentarios:
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5. La institución posee un bibliografía actualizada de las investigaciones realizadas por dicha institución
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Comentarios:
6. En la institución existen espacios para organizar reuniones y conferencias
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Comentarios:
7.
La institución cuenta con materiales para tareas de impresión y copia.
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Comentarios:
8.
La relación entre el personal de la institución, es en un ambiente de cordialidad, colaboración y responsabilidad.
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Comentarios:
9. La institución tiene disponibilidad de equipamiento información y acceso a redes de información con tecnología actualizada.
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Comentarios:
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INFORME
EJERCICIO PROFESIONAL SUPERVISADO
“DEPURACIÓN Y ELIMINACIÓN DE DUPLICADOS DE EXPEDIENTES DE
EXAMENTES DE PROFESORADO, DE LAS DIFERENTES ESPECIALIDADES,
DE LA FACULTAD DE HUMANIDADES DE LA UNIVERSIDAD DE SAN
CARLOS DE GUATEMALA”.
El proyecto se inició a partir del 01 de julio de 2010 y finalizó el 30 de noviembre
del mismo año.
Consistió en el archivo, depuración y eliminación de duplicados de expedientes de
exámenes de Profesorado, de las Diferentes Especialidades, de la Facultad de
Humanidades de la Universidad de San Carlos de Guatemala, de los años 2007,
2008, 2009.
Del año 2007 se trabajaron los expedientes con número de acta del 22884
al 24030, en total 1146.
Del año 2008 se trabajaron los expedientes con número de acta del 24031 al
24906, en total 875.
Del año 2009 se trabajaron los expedientes con número de acta del 24907 al
26851, en total 1944.
El total de expedientes de los tres años son de 3,965.
Papelería que se Archivó.
Acta de graduación
Recibo de pago (250.00) original o una copia
Recibo pago de impresión título (110.00) original o una copia
Solvencia general (copia amarilla)
Un cierre de pensum ( una fotocopia)
Una constancia de expediente estudiantil
Una certificación de Cursos aprobados original
Una fotocopia de la cédula de vecindad o DPI
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Papelería que se eliminó
Solicitud de examen especial
Temario para examen especial de graduación
Fólder
Fotocopia extra de recibo de pago (250.00)
Fotocopia extra de recibo pago de impresión título (110.00)
Fotocopia extra de la cédula de vecindad o DPI
Fotocopia extra de cierre de pensum
Fotocopia de certificación de cursos
Examen del estudiante escrito (6 hojas)
Guía de evaluación del examen final de profesorado nivel intermedio.
Se gestionó la autorización para la eliminación de papelería no trascendental. Para
ello se realizó una reunión el día 26 de julio con la Licda. Amanda Judith López,
presidente de Archivo General, la cual amablemente nos explicó detalladamente el
procedimiento que debe realizarse para la eliminación de duplicados de los
expedientes de los estudiantes de nivel intermedio; entre ellos: un reglamento de
conservación R-C01-2006 en donde se detalla la papelería a conservar y la que se
puede eliminar, la cual debe medirse en metros lineales.
Se redactaron cartas de solicitud al Comité Institucional de Selección y
Eliminación de Documentos CISED bajo la presidencia de la M. A. Amanda Judit
López de León.
Se llenaron los formularios correspondientes de solicitud para eliminación de
expedientes de estudiantes de Nivel intermedio firmados y sellados por la
Secretaria Académica Licda. Iliana Cardona de Chavac y el Decano Lic. Walter
Ramiro Mazariegos Biolis.
Así mismo se gestionó con la empresa REPPGUA (Recicladora de Papel y
Plástico de Guatemala) para que colaboraran con la destrucción y eliminación de
los duplicados de expedientes de estudiantes de Profesorado de las diferentes
especialidades. Para ello se procedió a redactar dos actas No. 135 y 136 en el
Libro especial de actas, en las cuales se deja constancia de la autorización para
la eliminación de papelería no trascendental, y la fecha en la que se realizó la
actividad de destrucción.
De la misma manera se realizó la transcripción de las actas certificadas por la
Secretaria académica Licda. Iliana Cardona de Chavac copiadas literalmente
como se encuentran en el Libro de Actas Especiales.
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