Masfak Baze Podataka Microsoft Access

SADRŽAJ

1. Upoznavanje sa programom Microsoft Access 2003 ..................................................................2 Šta je baza podataka? .......................................................................................................................2 Po čemu je to Access poseban?........................................................................................................2 Otvaranje postojeće baze podataka ..................................................................................................3 Proučavanje tabela ...........................................................................................................................5 Proučavanje upita.............................................................................................................................9 Proučavanje obrazaca.....................................................................................................................11 Proučavanje izveštaja.....................................................................................................................13 Proučavanje ostalih Access-ovih objekata.....................................................................................16

2. Kreiranje nove baze podataka....................................................................................................18 Pravljenje strukture baze podataka na jednostavan način..............................................................18 Proveravanje rada čarobnjaka ........................................................................................................21 Kreiranje tabela na jednostavan način ...........................................................................................25 Kreiranje tabela u prikazu Design..................................................................................................27 Uspostavljanje relacija između tabela............................................................................................30 Podešavanje prikazivanja podataka ...............................................................................................33 Manipulisanje kolonama i redovima tabele ...................................................................................39

3. Upotreba obrazaca radi pojednostavljenja unošenja podataka..............................................42 Pravljenje obrasca korišćenjem čarobnjaka ...................................................................................42 Podešavanje svojstva obrasca ........................................................................................................44 Podešavanje prikaza obrasca..........................................................................................................48 Unošenje podataka u tabele............................................................................................................51 Dodavanje kontrola u obrascu........................................................................................................54 Pravljenje obrasca upotrebom opcije AutoForm ...........................................................................58

4. Pronalaženje određenih informacija..........................................................................................60 Sortiranje informacija ....................................................................................................................60 Filtriranje informacija u tabeli .......................................................................................................62 Filtriranje na osnovu obrasca .........................................................................................................63 Pronalaženje informacija koje zadovoljavaju višestruke kriterijume ............................................65 Pravljenje upita u prikazu Design ..................................................................................................68 SQL upiti........................................................................................................................................71 Pravljenje upita pomoću čarobnjaka ..............................................................................................75 Izvođenje izračunavanja u upitu ....................................................................................................76

5. Rad sa izveštajima........................................................................................................................78 Pravljenje izveštaja upotrebom čarobnjaka....................................................................................78 Uređivanje izveštaja.......................................................................................................................82 Pregled pre štampanja i štampanje izveštaja..................................................................................87

2

1. Upoznavanje sa programom Microsoft Access 2003

Šta je baza podataka?

U svom najosnovnijem obliku, baza podataka je računarski ekvivalent uređene liste sa informacijama. Uobičajeno je da te informacije imaju zajednički predmet ili svrhu, kao lista zaposlenih koja je ovde prikazana:

ID Prezime Ime Zvanje Datum zapošljavanja

1 Tošić Jelena Komercijalista 1.5.1992

2 Marković Milan Direktor prodaje 14.8.1992

3 Jovanović Dragan Komercijalista 1.4.1992

4 Petrović Milica Komercijalista 3.5.1993

Lista je uređena u tabelu kolona i redova koje u terminima baze podataka nazivamo polja i zapisi. U svaku kolonu (polje) upisuje se poseban tip informacija o zaposlenom: ime, prezime, datum zapošljavanja i tako dalje. Svaki red (zapis) sadrži informacije o drugom zaposlenom.

Kada bi baza podataka služila samo da se informacije drže u tabeli, koristila bi koliko i lista na papiru. Ali, s obzirom da baza podataka drži informacije u elektronskom formatu, informacijama može da se manipuliše na različite načine proširujući na taj način mogućnosti upotrebe.

Kada se informacije objavljene recimo u telefonskom imeniku pohrane u bazu podataka, to zauzima mnogo manje mesta, košta manje da se umnoži i distribuira i, ako je baza podataka ispravno projektovana, informacije mogu da se preuzimaju na razne načine. Prava snaga baze podataka ne leži u mogućnosti da se u njoj pohranjuju informacije, već u mogućnosti da se iz nje brzo preuzimaju tačno one informecije koje se žele.

Po čemu je to Access poseban?

Jednostavni programi za rad sa bazama podataka, kao što je komponenta Database programa Microsoft Works, mogu da pohranjuju informacije samo u jednoj tabeli što se obično naziva ravnom datotekom. Te jednostavne baze podataka obično se nazivaju ravnim bazama podataka. Složeniji programi za rad sa bazama podataka, kao što je Microsoft Access, mogu da skladište informacije u više povezanih tabela stvarajući, tako, ono što se obično naziva relacionim bazama podataka. Ako su informacije u relacionim bazama podataka ispravno organizovane, više tih tabela može da se tretira kao jedna oblast za skladištenje i moguće je izvlačiti informacije iz različitih tabela u bilo kom redosledu koji zadovoljava trenutne potrebe.

Tabela je samo jedan od tipova objekata sa kojima može da se radi u Access-u. Slika koja sledi prikazuje sve tipove objekata u Access-u:

Savet Zbog maksimalne kompatibilnosti sa postojećim bazama podataka, podrazumevani format za nove baze koje se prave sa Access-om 2003, je Access 2000.

Od svih tih tipova objekata, samo jedan, tabele koristi se za skladištenje informacija. Ostali se koriste za analiziranje, preuzimanje, prikazivanje ili objavljivanje informacija iz tabela kao i za upravljanje i manipulisanje njima, tj. čine da informacije budu dostupne i samim tim korisne koliko je to moguće.

Tokom godina, Microsoft je uložio mnogo napora da bi Access napravio ne samo jednim od najmoćnijih korisničkih programa za rad sa bazama podataka, već i jednim od najlakših za učenje i korišćenje. S obzirom da je Access deo skupa programa koji čine Microsoft Office, u korišćenju Access-a mogu da se koriste mnogi postupci koji se koriste u drugim aplikacijama Office-a, kao što su Microsoft Word i Microsoft Excel. Mogu da se koriste, na primer, poznate komande, dugmad i prečice na tastaturi za otvaranje i uređivanje informacija u tabelama Access-a. A, s obzirom da je Access integrisan sa drugim članovima paketa mogu jednostavno da se dele informacije između Access-a i Word-a, Excel-a ili drugih programa.

Otvaranje postojeće baze podataka

Baza podataka MP3 Kolekcija sadrži informacije o MP3 numerama, izvođačima, žanrovima i kvalitetima snimaka koje su pohranjene u nekoliko tabela. Prelazeći vežbe upoznavaće se sa tim tabelama, a takođe i sa obrascima, upitima i izveštajima koji se nalaze u bazi. Svi ti objekti koriste za unošenje i uređivanje informacija u tabelama na više načina, kao i za manipulisanje njima. Ovde ne postoje detaljna objašnjenja zato što je ovo samo pregled. Treba uraditi sledeće:

1 Na levoj strani palete poslova na dnu ekrana, pritisnuti dugme start, dovesti pokazivač miša na All Programs, zatim na Microsoft Office i na kraju pritisnuti Microsoft Office Access 2003.

Kada se Access prvi put otvori, ekran izgleda ovako:

3

Kao i kod drugih aplikacija iz Microsoft Office-a, Access ima liniju menija i jednu ili više

paleta alatki u gornjem delu prozora. Novost koja postoji u programima Microsoft Office-a počev od Microsoft Office-a XP je okno poslova koje se pojavljuje na desnoj strani ovog prozora. U Access-u, različita verzija okna poslova se pojavljuje kada se u meniju File pritisne New ili Search File, ili u meniju Edit pritisne Office Clipboard.

2 Na paleti alatki pritisnuti dugme Open ( ), pronaći fajl MP3 Kolekcija.mdb i izabrati ga dvostrukim pritiskom miša.

Savet

Baza će se obično otvarati dvostrukim pritiskom miša na njen naziv u Windows Explorer-u (baze podataka imaju oznaku tipa datoteke .mdb), ili se može pokrenuti Access i iz menija File izabrati New da bi se prikazalo okno poslova New File koje nudi razne opcije za otvaranje novih i postojećih baza podataka.

3 Prozor baze podataka MP3 Kolekcija izgleda ovako:

4

Na vrhu prozora je paleta alatki, a uz levu ivicu je traka Objects sa listom objekata Access-

ove baze podataka. S obzirom da je izabran objekat Tables, u desnom oknu prozora navedene su sve tabele koje baza podataka sadrži.

4 Zatvoriti bazu podataka MP3 Kolekcija tako što će se u meniju File pritisnuti Close.

Proučavanje tabela

Tabele su objekti koji čine srž baze podataka. Njihova namena je da skladište informacije. Svrha svakog drugog objekta baze podataka je da sarađuje na neki način sa jednom ili više tabela. Access-ova baza podataka može da sadrži hiljade tabela, a broj zapisa koje može svaka tabela da sadrži ograničen je prostorom na disku korisnika.

Savet

Za detaljnije informacije o specifikacijama Access-a, kao što su maksimalna veličina baze podataka ili maksimalan broj zapisa u tabeli, pritisnuti okvir Ask a Question na desnom kraju linije menija, upisati Access specifications i pritisnuti Enter.

Svaki Access-ov objekat ima dva ili više prikaza. Za tabele, dva najčešća prikaza su prikaz Datasheet, u kome mogu da se vide i menjaju podaci tabele i prikaz Design, u kome može da se vidi i menja struktura tabele. Pritiskanjem na dugme View može da se menja prikaz otvorene tabele i da se prebacuje između prikaza Datasheet i Design. Može takođe da se pritisne strelica desno od dugmeta View i izabere prikaz iz padajuće liste.

Kada se tabela gleda u prikazu Datasheet, vide se podaci tabele u kolonama (polja) i redovima (zapisi), kao što je ovde prikazano:

5

Ako dve tabele imaju jedno ili više zajedničkih polja, list sa podacima (engl. datasheet) za jednu tabelu može da se ugradi u drugu. Ugrađeni list sa podacima nazvan podlist sa podacima, omogućava da se istovremeno vide informacije iz više tabela. Na primer, može da se ugradi list sa podacima MP3 Numere u tabelu Izvođači i onda će moći da se vide numere svakog izvođača.

U ovoj vežbi otvaraće se postojeće tabele baze podataka MP3 Kolekcija i proučavati njihova struktura u različitim prikazima. Uraditi sledeće:

1 Otvoriti bazu podataka MP3 Kolekcija.

2 Na traci Objects pritisnuti Tables.

S obzirom da je aktivirano dugme Details ( ) na paleti alatki na vrhu prozora baze podataka, desno od naziva svakog od navedenih objekata nalazi se njegov opis.

Savet

Može se menjati veličina kolona u prozoru baze podataka povlačenjem vertikalne linije koja razdvaja zaglavlja kolona. Širina kolone može da se postavi na širinu najšire stavke dvostrukim pritiskom na vertikalnu liniju.

3 Pritisnuti dugme Maximize ( ) u gornjem desnom uglu.

Prozor baze podataka ispunjava prozor Access-a i sada mogu da se pročitaju opisi tabela. Obratiti pažnju na to da prve tri stavke u koloni Name nisu tabele; to su prečice za tri komande koje mogu da se upotrebe za stvaranje nove tabele.

Savet

Ako se ne želi da se prečice pojavljuju na vrhu svake liste objekata, u meniju Tools pritisnuti Options, u okviru za dijalog Options izabrati karticu View, ukloniti znak potvrde iz polja New object shortcuts i izaberati OK. 6

4 Pritisnuti dugme Restore ( ) da bi se ponovo skupio prozor baze podataka.

5 Pritisnuti tabelu Izvođači i zatim pritisnuti dugme Open ( ) na vrhu prozora baze podataka.

Tabela se otvara u prikazu Datasheet kao što je ovde prikazano:

Ovaj list sa podacima sadrži listu izvođača numera MP3 Kolekcije. Kao što može da se vidi,

postoje polja RB Izvođača, Ime Izvođača, Pravo Ime, Datum Rođenja, Mesto Rođenja i Nadimak.

6 Pritisnuti znak plus levo od zapisa izvođača Barry White.

Pritiskom na znak plus proširuje se ugrađeni podlist sa podacima. Sada mogu da se vide istovremeno zapisi izvođača iz tabele Izvođači i zapisi numera iz tabele MP3 Numere, kao što je ovde prikazano:

7 Pritisnuti znak minus levo od zapisa Barry White da bi se sažeo podlist sa zapisima.

8 Zatvoriti tabelu Izvođači tako što će se u meniju File izabrati Close. Ako se zatraži da se odluči da li se želi da se sačuvaju izmene prikaza tabele, izabrati Yes.

Savet

Prozor može da se zatvori i pritiskom na dugme Close u gornjem desnom uglu. Kada je veličina objekta postavljena na maksimalnu, ovo dugme se zove Close Window da bi se izbegla zabuna sa dugmetom Close na desnom kraju linije sa naslovom Access-ovog prozora. Paziti da se pritisne pravo dugme ili će se inače zatvoriti Access.

9 Dvostrukim pritiskom miša izabrati tabelu MP3 Numere da bi bila otvorena u prikazu Datasheet. Trebalo bi da izgleda ovako:

7

Deo za navigaciju na dnu prozora ukazuje na to da ova tabela sadrži 17 zapisa i da je

aktivan zapis broj 1.

10 Pomerati izbor zapisa jedan po jedan pritiskajući više puta dugme Next Record ( ).

Izbor zapisa se pomera niz polje RB Numere, s obzirom da to polje sadrži kursor.

Savet

Može se pomerati zapis po zapis pritiskajući taster ↑ ili ↓.

11 Prebaciti se direktno na zapis 11 tako što će se označiti tekući broj zapisa, upisati 11 i pritisnuti Enter.

12 Na paleti alatki pritisnuti dugme View ( ) da bi se prešlo na prikaz Design tabele MP3 Numere.

U prikazu Datasheet, vide se podaci koji su smešteni u tabelu, dok se u prikazu Design vidi

struktura tabele.

8

13 Zatvoriti tabelu MP3 Numere pritiskom na dugme Close ( ). Ako se zatraži da se sačuvaju izmene prikaza tabele, pritisnuti No.

Proučavanje upita

Jedan od načina da se pronađu informacije u Acess-ovoj bazi podataka je da se prave upiti. Upiti se koriste za pronalaženje informacija koje se zatim mogu pregledati, menjati ili analizirati na različite načine. Rezultati upita mogu da se koriste kao osnova za druge Access-ove objekte.

Upit je, u suštini, pitanje. Na primer, moglo bi da se postavi pitanje “Koji zapisi u tabeli MP3 Numere imaju vrednost 160 kbps u polju Kvalitet Snimka?”. Kada se izvrši upit (što je ekvivalentno postavljanju pitanja), Access pretražuje sve zapise u tabeli ili tabelama koje su zadane, pronalazi one koji zadovoljavaju kriterijume koji su definisani i prikazuje ih u listu sa podacima.

Da bi Access mogao da odgovori na pitanja, potrebno je da se struktura upita postavi na vrlo specifičan način. Svaki tip pitanja ima odgovarajući tip upita. Osnovni tipovi upita su upit biranja, upit unakrsnih tabela i parametarski upit. Ređi tipovi upita su upit radnje, AutoLookup i SQL (Structured Query Language). Access sadrži čarobnjake koji korisnika brzo vode kroz postupak stvaranja češće korišćenih upita; oni koji se ređe koriste moraju se ručno napraviti u rešetki za projektovanje u prikazu Design. Evo kako izgleda uobičajen upit:

Na vrhu ovog prozora upita nalaze se dva mala prozora u kojima su navedena polja u dve tabele koje će biti uključene u ovaj upit. Linija koja povezuje tabele ukazuje na to da su one povezane preko zajedničkih polja. Prvi red rešetke sadrži nazive polja koja će biti uključena u upit, a drugi red pokazuje kojoj tabeli pripada svako polje. Treći red ukazuje na to da li će rezultati upita biti sortirani po tom polju. Znak za potvrdu u polju u četvrtom redu (naslovljenom Show) označava da će se polje prikazivati u listu sa podacima koje će se dobiti kao rezultat. Ako polje za potvrdu nije označeno, polje može da se koristi prilikom određivanja rezultata upita, ali se neće prikazivati. Peti red (naslovljen Criteria) sadrži kriterijume koji određuju koji će se zapisi prikazivati, a šesti red (naslovljen or) određuje alternativne kriterijume.

Ne treba brinuti ako sve ovo zvuči pomalo komplikovano u ovom trenutku. Kada se upitima pristupi logički, ubrzo počnu da dobijaju smisao. I ne treba brinuti ako izgleda da zahtevaju mnogo truda. Čarobnjak Query stoji na raspolaganju korisniku prilikom oblikovanja upita, a ako se pravi upit koji će se možda koristiti više puta, moguće ga je sačuvati. On tada postaje deo baze podataka i prikazuje se u prozoru baze podataka kada se na traci Objects izabere Queries.

9

U ovoj vežbi biće proučen upit koji je već definisan i sačuvan u bazi podataka MP3 Kolekcija. Pratiti sledeće korake:

1 Na traci Objects pritisnuti Queries.

Prozor baze podataka prikazuje sve upite koji su sačuvani kao deo baze podataka MP3 Kolekcija.

2 Pritisnuti dva puta liniju sa naslovom prozora baze podataka da bi se povećao prozor. Ekran izgleda ovako:

Prve dve stavke u ovom prozoru su komande za pravljenje upita. Treća stavka je već

napravljen upit. Opis svakog upita objašnjava njegovu namenu. Ikona u koloni Name ukazuje na tip upita, isto kao i informacije u koloni Type koje mogu da se vide pomeranjem prozora udesno.

3 Vratiti veličinu prozora baze podataka na početnu pritiskom na dugme Restore ( ) na desnom kraju linije menija (ne na liniji sa naslovom).

4 Otvoriti upit Sve numere od Vlade Georgijeva u prikazu Datasheet biranjem upita i pritiskanjem dugmeta Open ( ) na vrhu prozora baze podataka.

Kada se upit otvori, Access ga obrađuje ili izvršava i proizvodi list sa podacima koji prikazuje sledeće rezultate:

5 Pritisnuti dugme View ( ) na paleti alatki da bi se video upit u prikazu Design u kome

izgleda ovako:

10

U gornjem delu prozora upita nalaze se dva okvira sa navedenim poljima tabela sa kojima

se ovaj upit radi. Donji deo je rešetka za projektovanje u kojoj se upit formira. Svaka kolona rešetke može da se odnosi na jedno polje iz jedne od gornjih tabela. Obratiti pažnju da je “Vlado Georgijev” upisano u red Criteria za polje ImeIzvođača. Ovaj upit stoga pronalazi sve zapise koji imaju vrednost Vlado Georgijev u tom polju.

6 Za probu izabrati “Vlado Georgijev” u redu Criteria za ImeIzvođača, upisati “Sting” i zatim pritisnuti dugme Run ( ) na paleti alatki.

Savet

Upit može da se izvrši i prelaskom u prikaz Datasheet.

Upit je promenjen tako da pronalazi sve zapise koji imaju vrednost Sting u polju ImeIzvođača. Evo rezultata:

7 Zatvoriti prozor upita, izabrati No na pitanje da li se želi da se sačuvaju izmene.

Proučavanje obrazaca

Tabele u Access-u su guste liste sirovih informacija. Ako korisnik pravi bazu podataka koju će samo on koristiti, verovatno mu neće smetati da radi direktno sa tabelama. Ali, ako korisnik pravi bazu podataka sa kojom će raditi ljudi koji o njoj ne znaju previše – i koji možda ne žele da znaju – njihov rad sa tabelama može biti naporan. Da bi se rešio ovaj problem, mogu da se projektuju obrasci koji će voditi ostale korisnike kroz bazu podataka, olakšavajući im da unose, preuzimaju, prikazuju i štampaju informacije.

Obrazac je u osnovi prozor u kome mogu da se postave kontrole koje daju korisnicima informacije ili im omogućavaju da ih unose. Access obezbeđuje okvir sa alatkama koji sadrži više standarnih Windows-ovih kontrola, kao što su labele, polja za tekst, dugmad opcija i polja za potvrdu. Uz malo domišljatosti, mogu da se upotrebe te kontrole da bi se napravili obrasci koji izgledaju i funkcionišu slično okvirima za dijalog u svim aplikacijama Microsoft Windows-a.

Obrasci se koriste za uređivanje zapisa u tabelama nad kojima su napravljeni ili za unos novih zapisa. Kao i tabele i upiti, obrasci mogu biti prikazani na više načina. Tri najčešća prikaza su 11

prikaz Form, u kome se unose podaci; prikaz Datasheet, koji u osnovi izgleda kao tabela; i prikaz Design, u kome se radi sa elementima obrasca da bi mu se podesio izgled i način na koji radi. Slika koja sledi pokazuje kako izgleda obrazac u prikazu Design.

Obrazac se sastoji od glavnog obrasca koji je povezan samo sa jednom tabelom. Obrazac, međutim, može da sadrži podobrasce koji su povezani sa drugim tabelama. Kontrole koje se nazivaju labelama raspoređene su na obrascu i sadrže tekst koji se pojavljuje na obrascu u prikazu Form i kontrole polja za tekst koje će sadržati podatke iz tabele. Iako obrazac može od početka da se napravi u prikazu Design, verovatno će se ovaj prikaz najčešće koristiti za podeševanje obrazaca koji su napravljeni pomoću čarobnjaka.

U ovoj vežbi će se pogledati obrazac u bazi podataka MP3 Kolekcija koji je projektovan da bi se olakšali i učinili tačnijim pregled tabele, uređivanje postojećih informacija i dodavanje novih informacija. Uraditi sledeće:

1 Na traci Objects izabrati Forms i zatim pritisnuti dva puta Izvođači da bi se otvorio obrazac koji izgleda ovako:

Ovaj obrazac se koristi za uređivanje zapisa izvođača i za unošenje novih.

2 Sada se obrazac gleda u prikazu Form. Na paleti alatki pritisnuti strelicu pored dugmeta View ( ) i izabrati Datasheet View.

Sada obrazac izgleda u osnovi kao tabela Izvođači u prikazu Datasheet, ali bez linija mreže, kao što je ovde prikazano:

12

3 Pritisnuti ponovo dugme View da bi se prešlo u prikaz Design, a zatim povećati prozor

obrasca na maksimalnu veličinu.

4 Ako okvir sa alatkama nije prikazan, na paleti alatki pritisnuti dugme Toolbox ( ). Ekran izgleda ovako:

Savet

Ako okvir sa alatkama smeta, povući ga za liniju sa naslovom na mesto gde ništa ne zaklanja, kao što je gore prikazano.

5 Zadržati pokazivač miša iznad svake ikone sve dok se ne pojavi naziv alatke.

To su alatke koje se koriste za pravljenje prilagođenih obrazaca za bazu podataka.

6 Zatvoriti obrazac Izvođači.

Proučavanje izveštaja

Izveštaji se koriste za prikazivanje informacija iz tabela tako da izgledaju uređene i budu lako dostupne, bilo da su na ekranu ili na papiru. Izveštaj može da sadrži stavke informacija izabrane iz 13

više tabela i upita, vrednosti izračunate iz informacija u bazi podataka i formatirajuće elemente kao što su zaglavlja, podnožja, naslovi i podnaslovi.

Kod pregleda izveštaja može da se izabere jedan od tri prikaza: prikaz Design u kome može da se projektuje izveštaj na isti način kao što se to radi sa obrascem; Print Preview, u kome može da se vidi izveštaj tačno onako kako će izgledati kada se odštampa; Layout Preview koji pokazuje kako će svaki od elemenata izgledati, ali bez svih detalja prikaza Print Preview. Izveštaj u prikazu Design izgleda ovako:

U ovoj vežbi pogledaće se izveštaj koji je sačuvan kao deo baze podataka MP3 Kolekcija, da bi se dobila ideja šta se može uraditi.

1 Na traci Objects pritisnuti Reports.

Prve dve stavke u ovom prozoru su komande koje mogu da se koriste za pravljenje izveštaja. Preostala stavka je izveštaj koji je već napravljen.

2 Pritisnuti Abecedni spisak numera i zatim pritisnuti dugme Preview ( ) na vrhu prozora baze podataka da bi se prikazao izveštaj. Ekran izgleda ovako:

14

Ovaj izveštaj štampa abecedni spisak numera MP3 Kolekcije. Gleda se u prikazu koji je

vrlo sličan Print Preview-u u drugim programima koji rade pod operativnim sistemom Microsoft Windows.

3 Pritisnuti taster miša unutar obrasca da bi se promenio stepen zumiranja

Savet

Ako je izveštaj premali da bi u prikazu Print Preview mogao da se čita, može se izabrati stepen zumiranja u padajućoj listi Zoom na paleti alatki.

4 Pregledati obe stranice pritiskajući dugmad za kretanje na dnu prozora.

5 Na paleti alatki pritisnuti dugme View ( ) da bi se izveštaj pojavio u prikazu Design i zatim prebaciti veličinu prozora izveštaja na maksimalnu da bi ekran izgledao ovako:

15

U ovom prikazu, izveštaj liči na obrazac, a postupci koji se koriste za pravljenje obrazaca

mogu se takođe koristiti za pravljenje izveštaja.

6 Zatvoriti izveštaj Abecedni spisak numera, a zatim zatvoriti bazu podataka MP3 Kolekcija.

Proučavanje ostalih Access-ovih objekata

Tabele, upiti, obrasci i izveštaji su objekti koji se najčešće koriste u Access-u. Mogu se upotrebiti za pravljenje moćnih i korisnih baza podataka. Ako je, međutim, potrebno da se prave sofisticirane baze podataka, mogu da se koriste stranice za pristup podacima, makroi i moduli da bi se znatno proširile mogućnosti Access-a. Da bi ovaj uvod u baze podataka u Access-u bio zaokružen, u ovom delu dat je kratak pregled tih objekata.

Stranice Da bi se ljudima omogućilo da pregledaju informacije iz baze podataka putem intraneta ili interneta kao i da manipulušu njima, mogu da se naprave stranice, poznate takođe kao stranice za pristup podacima. Rad sa stranicama za pristup podacima na Web-u je vrlo sličan direktnom radu sa tabelom ili obrascem u Access-u – korisnici mogu da rade sa podacima u tabelama, izvršavaju upite i unose informacije u obrasce.

Iako objavljivanje informacija iz baze podataka na Web-u izgleda kao prilično težak zadatak, u Access-u postoji čarobnjak koji veći deo dosadnog posla oko stvaranja stranica za pristup podacima obavlja za korisnika. Stranice koje je čarobnjak proizveo mogu da se koriste takve kakve su ili se mogu prilagoditi zahtevima korisnika u prikazu Design.

Makroi Makroi se koriste da bi Access odgovorio na događaj kao što je pritisak na dugme, otvaranje obrasca ili ažuriranje zapisa. Makroi mogu da budu posebno korisni kada korisnik očekuje da će drugi ljudi, koji imaju manje iskustva sa Access-om od njega, raditi na njegovoj bazi podataka. Može se, na primer, napraviti da rutinski postupci sa bazom podataka kao što su otvaranje i zatvaranje obrazaca ili štampanje izveštaja budu dostupni u formi komandnih dugmadi na razvodnoj

16

17

tabli. Zajedničkim grupisanjem izabranih komandi iz menija i navođenjem ostalih korisnika da te komande izvode preko makroa pritiskom na dugme, obezbeđuje se da svako obavlja poslove na isti način.

Moduli

Moćniji od makroa, moduli su programi pisani u jeziku Microsoft Visual Basic for Applications (VBA). VBA je programski jezik visokog nivoa razvijen od strane Microsoft-a sa namerom da se u njemu prave aplikacije koje rade pod operativnim sistemom Windows. Osnovni skup VBA instrukcija može da se koristi u svim programima Microsoft Office-a, a uz to svaki program ima svoj sopstveni skup. Dok makroi mogu da automatizuju nekoliko desetina koraka, VBA sadrži na stotine komandi i može da se bez ograničenja proširi dodacima nezavisnih proizvođača. VBA može da se upotrebi za izvođenje zadataka koji su previše složeni da bi se za njih koristili makroi, kao što je otvaranje radnog lista u Excel-u i preuzimanje određenih informacija.

Savet

Instalacioni CD-ROM Microsoft Office-a sadrži nekoliko uzoraka baza podataka koje ilustruju više principa pravljenja i korišćenja baza podataka. Jedna od njih, baza podataka Northwind Traders, koristi se kao primer u mnogim temama koje se raspravljaju u Access-ovom elektronskom sistemu za pomoć Help i to je čini posebno dobrom bazom podataka za proučavanje. Hiperveza do te baze podataka se može pronaći u Accss-ovom meniju Help, pod Sample Databases.

2. Kreiranje nove baze podataka

Stvaranje strukture za bazu podataka je lako. Međutim, prazna baza nije ništa korisnija od praznog dokumenta u Microsoft Word-u ili praznog radog lista Microsoft Excel-a. Tek kada se popuni, ili naseli, podacima tabele baze podataka, ona počinje da služi svrsi. Kako se dodaju upiti, obrasci i izveštaji, postaje sve lakša za korišćenje. Ako se prilagodi dodavanjem razvodne table i upotrebom alatki korisnika, postaje aplikacija koja radi sa bazama podataka.

Ne mora svaka baza podataka da se dorađuje do tačke kada se može smatrati aplikacijom. Baza podataka sa kojom će raditi samo tvorac i još nekoliko iskusnih korisnika može da ostane donekle grubo tesana.

Microsoft Access uklanja mnogo teškog i dosadnog rada prilikom stvaranja i prilagođavanja baze podataka nudeći čarobnjake koji mogu da se koriste za pravljenje celokupnih baza podataka ili pojedinačnih tabela, obrazaca, upita i drugih objekata. U opštem slučaju, lakše je da se koristi čarobnjak za pravljenje nečeg što je slično onome što je korisniku potrebno i da zatim korisnik to prilagodi, nego da sve to pravi sam.

U ovom poglavlju najpre će biti upotrebljen čarobnjak da se brzo napravi struktura složene baze podataka za upravljanje podacima o osobama za kontakt, zajedno sa tabelama, obrascima, upitima i drugim objektima. Posle proučavanja ove baze podataka i upisivanja nekoliko zapisa da bi se dobila ideja šta čarobnjak može da ponudi kao početnu tačku za dalji razvoj, odbaciće se rad na ovoj bazi podataka i započeti rad na jednostavnijoj bazi podataka Video Kolekcija. Do kraja ovog poglavlja imaće se baza podataka Video Kolekcija koja sadrži pet tabela i koja će služiti kao osnova za mnoge vežbe u ovom materijalu.

Pravljenje strukture baze podataka na jednostavan način

U dalekoj prošlosti (pre nekoliko godina u razdoblju računara), pravljenje strukture baze podataka od početka, obuhvatalo je prvo analiziranje potreba, a zatim projektovanje baze podataka na papiru. Određivalo bi se koje informacije je potrebno beležiti i kako ih pohraniti u bazu podataka. Stvaranje strukture baze podataka zahtevalo bi mnogo posla, a kada bi se završilo i uneli podaci bilo bi teško vršiti izmene. Čarobnjaci su promenili taj proces. Biranje određene strukture baze podataka više nije toliko važna odluka kakva je nekada bila. Upotrebom čarobnjaka Database moguće je napraviti desetine aplikacija koje rade sa bazama podataka za manje vremena nego što je ranije bilo potrebno da se skicira projekat jedne baze podataka na papiru. Access-ovi čarobnjaci možda ne prave aplikacije za rad sa bazama podataka identične onima koje korisnik želi, ali mogu brzo da naprave nešto što je sasvim slično tome.

U ovoj vežbi biće upotrebljen čarobnjak Database za pravljenje strukture nove baze podataka. U ovom slučaju, nova baza podataka imaće strukturu baze za upravljanje podacima osoba za kontakt. Treba uraditi sledeće:

1 Ako okno poslova New File nije vidljivo, otvoriti ga pritiskom na dugme New ( ) na Access-ovoj paleti sa alatkama.

2 U odeljku New from Template ovog okna poslova, pritisnuti General Templates, a zatim izabrati karticu Databases da bi se prikazale ove opcije:

18

Savet

Čarobnjak Database koristi unapred definisane šablone da bi napravio sofisticirane aplikacije za rad sa bazama podataka. Pored šablona koji dolaze sa Access-om, uz postojanje Internet konekcije moguće je pronaći dodatne šablone i resurse prateći hipervezu Templates on Microsoft.com koja se nalazi u oknu poslova New File, u odeljku New from Template.

3 Pritisnuti dva puta Contact Management.

Pojavljuje se okvir za dijalog File New Database u kome može da se da naziv novoj bazi podataka i odredi gde će biti sačuvana:

Savet

Podrazumevani folder za pohranjivanje datoteka Access-ove baze podataka je My Documents. Ovo podrazumevano mesto može da se promeni i izabere bilo koji drugi folder birajući u meniju Tools opciju Options dok je datoteka baze podataka otvorena, upisujući novu putanju u okviru Default database folder na kartici General i birajući zatim OK.

4 U okviru File Name zameniti Contact Management1 sa Contacts i izabrati Create.

19

Savet

Konvencije za davanje imena datoteci Access-ove baze podataka iste su kao i za datoteke operativnog sistema Microsoft Windows. Naziv datoteke može da sadrži do 215 znakova uključujući razmake, ali davanje tako dugačkog imena nije preporučljivo. Nazivi datoteka ne mogu da sadrže sledeće znakove: \ / : * ? < > |. Produžetak imena datoteke za Access-ovu bazu podataka je .mdb.

Prvo se prikazuje prozor baze podataka, a zatim se vidi prva stranica čarobnjaka Database u kojoj se navodi koji tip informacija će se skladištiti u ovoj bazi podataka.

5 U ovoj stranici se ništa ne upisuje, pa treba pritisnuti Next da bi se prešlo na drugu stranicu čarobnjaka Database:

Na ovoj stranici navedene su tri tabele koje će biti uključene u bazu podataka Contact

Management. U desnom okviru navedena su polja koja mogu da se izaberu da budu uključena u tabelu označenu u levom okviru. Ispred obaveznih polja označeno je polje za potvrdu. Opciona polja su napisana kurzivom. Polje za potvrdu ispred opcionog polja može da se označi da bi bilo uključeno u izabranu tabelu.

6 Pritisnuti naziv svake tabele i proći kroz listu njenih polja samo da bi se videlo koja su polja na raspolaganju. Pokazati zatim da se želi da se uključe sva izabrana polja u tri tabele pritiskanjem dugmeta Next da bi se prešlo na sledeću stranicu čarobnjaka.

Na ovoj stranici može da se izabere unapred definisani stil koji određuje kako će izgledati elementi baze podataka.

Savet

Kad god je dugme Back čarobnjaka aktivno (nije zasivljeno) moguće ga je pritisnuti i tako se vratiti na prethodne stranice radi promene izbora. Ako je dugme Finish aktivno moguće ga je pritisnuti i time reći čarobnjaku da obavi svoj posao bez traženja dodatnih informacija od korisnika. Većina opcija koje je čarobnjak odredio mogu se kasnije promeniti, zato pritiskanje dugmeta Finish ne znači da je ono što je čarobnjak napravio uklesano u stenu.

7 Pritisnuti svaki od stilova da bi se videlo kako igledaju. Izabrati zatim Blends i pritisnuti Next.

8 Pritisnuti svaki od stilova izveštaja da bi se videlo kako izgledaju. Izabrati zatim Bold i pritisnuti Next.

9 Promeniti predložen naziv baze podataka u Contacts, ostaviti neoznačeno polje za potvrdu Yes, I’d like to include picture i pritisnuti Next.

20

Dugme Next nije na raspolaganju na ovoj stranici ukazujući time da je to poslednja stranica čarobnjaka. Polje za potvrdu Yes, start the database je unapred označeno, a polje za potvrdu Display Help on using a database je prazno.

10 Ostaviti unapred izabrane opcije kakve jesu i pritisnuti Finish.

Proces stvaranja baze podataka može da potraje od nekoliko sekundi do minute. Dok čarobnjak pravi bazu podataka, prikazuje se okvir koji izveštava korisnika šta se događa i dokle je postupak odmakao. Kada završi, čarobnjak otvara novo napravljenu bazu podataka Contacts i prikazuje ovu razvodnu tablu:

11 Pritisnuti dugme Close ( ) na desnom kraju linije sa naslovom prozora Main Switchboard.

12 Kada se razvodna tabla otvorila, veličina prozora baze podataka Contacts bila je minimizovana (linija sa naslovom može da se vidi u donjem levom uglu Access-ovog prozora). Pritisnuti dugme Close na desnom kraju ove linije sa naslovom da bi se zatvorila baza podataka.

Proveravanje rada čarobnjaka

Korišćenje čarobnjaka za pravljenje baze podataka je brzo i bezbolno, ali šta se na kraju dobija? Čarobnjak Database stvara aplikaciju koja radi sa bazama podataka i koja sadrži razvodnu tablu, nekoliko tabela i druge objekte. U mnogim slučajevima, da bi aplikacija mogla da se koristi, dovoljno je da se dodaju podaci. Ako ono što je čarobnjak napravio ne odgovara u potpunosti 21

namerama korisnika, može se urediti bilo koji od objekata baze podataka ili upotrebiti drugi tip čarobnjaka da bi se dodalo još objekata.

Na primer, ako se kaže čarobnjaku Database da napravi bazu podataka za upravljanje podacima osoba za kontakt, on pravi tri tabele. Za ovaj tip baze podataka ne pravi nikakve upite, ali ih pravi za neke druge tipove. Čarobnjak pravi obrasce koji mogu da se koriste za unošenje ili pregled podataka i dva izveštaja koji mogu da se upoterbe za prikazivanje liste kontakata ili za rezimiranje poziva napravljenih ili primljenih tokom nedelje. Konačno, pravi razvodnu tablu da bi korisnici mogli da brzo pristupaju onim delovima baze podataka koji su potrebni za izvođenje određenih postupaka.

U ovoj vežbi upoterbiće se razvodna tabla za brz obilazak baze podataka Contacts koju je napravio čarobnjak Database. Neke objekte nije moguće proveriti sve dok baza podataka ne bude sadržavala podatke, tako da će se usput unositi informacije u nekoliko tabela. Pratiti sledeće korake:

1 Otvoriti bazu podataka Contacts.

2 U razvodnoj tabli pritisnuti dugme Enter/View Other Information da bi se prikazao prozor Forms Switchboard.

Razvodna tabla ima dva dugmeta: prvo otvara obrazac koji može da se koristi za upisivanje ili pregled tipova kontakata, a drugo vraća korisnika na prozor Main Switchboard.

3 Pritisnuti Enter/View Contact Types da bi se prikazao ovaj obrazac Contact Types:

Da tabela Contact Types nad kojom je napravljen ovaj obrazac sadrži neke zapise ovaj

obrazac bi mogao da se koristi da se ti zapisi pregledaju. Jedino što sada može da se uradi je da se doda novi zapis.

4 Upisati Snabdevač u okvir Contact Type i pritisnuti Enter.

U toku kucanja Access je uneo vrednost u polje Contact Type ID. Access prati ovaj broj i upisuje prvi sledeći broj u ovo polje kad god se dodaje novi zapis.

5 Ponoviti prethodni korak da bi se upisali zapisi za Kupac i Isporučilac.

6 Sada kada tabela Contact Types sadrži nekoliko zapisa, upotrebiti dugmad za kretanje na dnu obrasca da bi se prošlo kroz njih. Pritisnuti zatim dugme Close da bi se zatvorio obrazac Contact Types.

Važno

Kod većine računarskih aplikacija, bitno je često snimati na disk ono što je urađeno da bi se izbeglo da se to izgubi zbog greške u radu računara. Sa Access-om ne samo da nije bitno da se podaci snime, nego ih i nije mogućno ručno snimiti. Kada se pomeri kursor izvan zapisa nakon upisivanja ili menjanja informacija, Access snima taj zapis. Ova delimično srećna okolnost znači da korisnik ne mora da brine o gubljenju izmena koje je uneo, ali da mora da zapamti da su sve izmene unetih podataka trajne i mogu se vratiti samo ako se zapis ponovo izmeni.

7 Izabrati Return to Main Switchboard.

8 Izabrati Enter/View Contacts da bi se pojavio ovaj obrazac Contacts:

22

Ovaj obrazac koji se sastoji od dve stranice koristi se za upisivanje zapisa u tabelu Contacts

nad kojom je obrazac napravljen ili za pregled zapisa koji su već u njoj. Ovaj obrazac na dnu sadrži dugmad za prelazak na drugu stranicu i za otvaranje drugih obrazaca iz kojih može da se okreće broj telefona (Dial) ili u koje mogu da se beleže informacije o komunikacijama koje je korisnik imao sa tom kontakt osobom (Calls).

9 Upisti neke informacije u ovaj obrazac – biće dovoljno da to budu vaše ime i prezime – i obratiti pažnju da u toku upisivanja imena, Access popunjava polje Contact ID.

10 Pitisnuti dugme 2 na dnu obrasca da bi se prešlo na drugu stranicu i zatim proširiti listu tipova kontakata.

Lista sadrži tri tipa koja su, preko obrasca Contact Types, unesena u tabelu Contact Types.

11 Izabrati jedan od tipova kontakata.

12 Vratiti se na prvu stranicu, postaviti kursor u okvir Work Phone, upisati 555-0100 i pritisnuti Enter.

13 Vratiti kursor još jednom u okvir Work Phone i pritisnuti dugme Dial.

Pojavljuje se okvir za dijalog AutoDialer sa sadržinom okvira koji je trenutno izabran na obrascu kao potencijalni broj za okretanje.

Savet

Ovaj okvir za dijalog nije deo Access-a; to je pomoćni program Windows-a. Kada se pritisne dugme Dial, VBA kod koji je pridružen dugmetu poziva pomoćni program. Kada bi se pritisnulo Setup, prikazao bi se okvir za dijalog Windows Phone and Modem Options (ako modem nije instaliran, umesto toga bi se pojavio okvir za dijalog Install New Modem).

14 Pritisnuti Cancel da bi se zatvorio okvir za dijalog AutoDialer, a zatim pritisnuti dugme Calls da bi se prikazao obrazac Calls:

23

Ovaj obrazac sadrži podobrazac Call Listing u kome su navedeni prethodni pozivi koji su

bili zabeleženi i podobrazac Call Details koji pokazuje detalje izabranog poziva. Mogu se zabeležiti informacije o komunikaciji (telefonski pozivi, razmenjene elektronske poruke itd.) koju je korisnik imao sa datom kontakt osobom.

15 Pritisnuti mišem u ćeliju Subject novog zapisa i upisati Informacije o porudžbini kao temu.

Access dodaje red New Record, u kome se polja Call Date i Call Time popunjavaju podrazumevanim vrednostima, tekućim datumom i vremenom, kao što je to ovde prikazano:

16 Pritisnuti u okvir Call Notes i upisati kratku napomenu.

17 Pritisnuti dugme Close da bi se zatvorio obrazac Calls, a zatim ponovo pritisnuti Close da bi se zatvorio obrazac Contacts.

18 Pritisnuti Preview Reports da bi se prikazao prozor Reports Switchboard.

19 Pritiskom na dugmad, pregledati dva kratka izveštaja, a zatim ih zatvoriti.

Prilikom pregleda izveštaja Weekly Summary, prikazuje se obrazac Report Date Range koji omogućava da se upiše datumski period za izveštaj. Ako se prihvati podrazumevani period tekuće nedelje, rezime poziva koji je upravo dodat je uključen u izveštaj.

20 Pritisnuti Return to Main Switchboard, a zatim pritisnuti dugme Close da bi se zatvorio prozor Main Switchboard bez zatvaranja baze podataka.

24

21 Pritisnuti dva puta liniju sa naslovom prozora baze podataka da bi se vratila veličina prozora koji izgleda ovako:

22 Pregledati sve tabele, obrasce i izveštaje u bazi podataka pritiskajući svaki od tipova

podataka na traci Objects i otvarajući zatim svaki od pojedinačnih objekata.

Nije moguće direktno otvoriti obrazac Report Date Range, zato što je projektovano da ga otvara VBA kod koji dostavlja informacije potrebne tom obrascu.

23 Zatvoriti bazu podataka Contacts.

Kreiranje tabela na jednostavan način

Ako se koristi čarobnjak Database za pravljenje baze podataka za upravljanje informacijama o osobama za kontakt, baza podataka će imati sve komponente koje su potrebne za skladištenje osnovnih informacija o ljudima. Može se, recimo, pretpostaviti da neko preduzeće ima potrebu da skladišti različite tipove informacija za različite tipove kontakata. Recimo da se želi da se održavaju različiti tipovi informacija o službenicima, kupcima i dobavljačima. Pored standardnih informacija kao što su imena, adrese i brojevi telefona može se ukazati potreba da se beleže i ove informacije:

• broj socijalnog osiguranja službenika, datum zapošljavanja, bračno stanje, odbijanja od plate i plata;

• porudžbina kupca i stanje računa;

• informacije za kontakt dobavljača, status tekuće porudžbine i popusti.

Preduzeće bi moglo da u tabelu Contacts doda još polja i zatim da popunjava samo ona koja su joj potrebna za svaki od tipova subjekata sa kojima kontaktira. Međutim, guranje svih tih informacija u jednu tabelu dovelo bi vrlo brzo do zbrke. Umesto toga, trebalo bi da napravi bazu podataka sa jednom tabelom za svaki tip kontakata: zaposlene, kupce i dobavljače.

Čarobnjak Database ne nudi baš takvu kombinaciju tabela, tako da će se u ovoj vežbi napraviti baza podataka sa praznom strukturom. Dodaće se zatim nekoliko tabela bazi podataka upotrebom čarobnjaka Table. Uraditi sledeće:

1 Pritisnuti dugme New ( ) na paleti alatki da bi se prikazalo okno poslova New File.

2 U odeljku New okna poslova, pritisnuti Blank Database.

3 Upisati Proba kao naziv nove baze podataka i pritisnuti Create.

25

Access prikazuje prozor baze podataka koji ne sadrži tabele, upite, obrasce ili druge objekte baze podataka (može se proveriti da je baza prazna biranjem svakog od tipova objekata na traci Objects).

4 Na paleti alatki prozora baze podataka pritisnuti New ( ) da bi se pojavio okvir za dijalog New Table.

Savet

Umesto pritiskanja dugmeta New, može da se pritisne strelica desno od dugmeta New Object i zatim izabere Table; ili može da se na traci Objects pritisne Tables i zatim dva puta pritisne Create table by using wizard; ili može da se u meniju Insert izabere Table.

5 Pritisnuti dva puta Table Wizard da bi se prikazala prva stranica čarobnjaka koja izgleda ovako:

Može da se izabere da li će se prikazati lista poslovnih tabela ili tabela za privatnu upotrebu.

Iako su ove kategorije uglavnom orijentisane prema poslovnom ili privatnom korišćenju, u zavisnosti od prirode posla korisnika ili izbora, može se desiti da se željeni uzorak tabele pronađe u jednoj ili drugoj listi.

6 Odvojiti nekoliko minuta za pregledanje poslovne liste, a zatim izabrati Personal da bi se videli ti uzorci tabela.

Svaka kategorija sadrži listu tabela uzoraka. Kada se označi stavka u listi Sample Tables, desno u listi Sample Fields pojavljuju se sva polja koja su na raspolaganju za tu tabelu (kada se napravi tabela, može se ako bude bilo potrebno dodati još polja). Označavanjem stavke u listi Sample Fields i zatim pritiskanjem dugmeta > izabrano polje se premešta u listu Fields in my new table. Pritisak na dugme >> premešta sva navedena polja u listu Fields in my new table. Dugmad < i << uklanjaju jedno ili sva polja iz liste nove tabele.

7 Sa označenom kategorijom Business, u listi Sample Tables, izabrati Customers.

8 Pritisnuti dugme >> da bi se iskopirala sva polja u listu Fields in my new table, a zatim pritisnuti Next da bi se prešlo na sledeću stranicu čarobnjaka.

Na ovoj stranici može se dati ime novoj tabeli i odrediti da li čarobnjak treba da odredi primarni ključ za tabelu. Primarni ključ se sastoji od jednog ili više polja po kojima se jedan zapis razlikuje od drugog.

9 Ostaviti Customers kao naziv tabele, označiti No, I’ll set the primary key i zatim pritisnuti Next.

26

Čarobnjak predlaže CustomerID kao polje koje će jednoznačno identifikovati zapise i pita kakav tip podataka će polje sadržati.

10 Izabrati Numebers and/or letters I enter when I add new records, a zatim pritisnuti Next da bi se prešlo na poslednju stranicu čarobnjaka.

Na ovoj stranici može da se izabere jedno od tri dugmeta opcija da bi se odredilo da li bi tabela trebalo da se otvori u prikazu Design ili Datasheet, ili da li da se otvori obrazac koji je napravio čarobnjak da bi korisnik mogao da unosi podatke.

11 Prihvatiti podrazumevanu opciju, Enter data directly into table i pritisnuti Finish da bi se napravila i otvorila tabela Customers.

12 Krećući se horizontalno kroz tabelu pregledati sva polja koja je čarobnjak napravio na osnovu izbora na njegovoj prvoj stranici. Zatvoriti zatim tabelu.

Tabela Customers sada se pojavljuje u prozoru baze podataka.

13 Pokrenuti ponovo čarobnjaka Table, ovog puta pritiskajući dva puta Create table by using wizard u prozoru baze podataka.

14 U listi Sample Tables označiti Employees i prebaciti samo polja koja slede u listu Fields in my new table, birajući svako od polja u listi Sample Fields i pritiskajući dugme >:

EmployeeID FirstName LastName Title Address City StateOrProvince PostalCode HomePhone Birthdate DateHired Photograph Notes

15 U listi Fields in my new table, označiti StateOrProvince, pritisnuti Rename Field, promeniti naziv polja u State i pritisnuti OK.

16 Pritisnuti dva puta dugme Next da bi se prešlo dve stranice unapred, dajući naziv tabeli Employees i dopuštajući Access-u da napravi primarni ključ.

S obzirom da jedna tabela već postoji u bazi podataka, čarobnjak pokušava da uspostavi relaciju između tabela i prikazuje novu stranicu.

17 Postoji mogućnost da se relacije uspostave kasnije, pa se ova stranica može preskočiti pritiskajući Next.

18 Pritisnuti Finish i zatim zatvoriti tabelu Employees.

19 Ponoviti korake od 13 do 18 da bi se napravila tabela Suppliers koja uključuje sva ponuđena polja. Pritisnuti Finish da bi se prihvatile sve napomene i podrazumevane opcije.

20 Zatvoriti tabelu Suppliers.

U oknu Tables prozora baze podataka sada su navedene tri tabele.

21 Zatvoriti bazu podataka.

Kreiranje tabela u prikazu Design

Kreiranje tabela u prikazu Design se može koristiti ako ni čarobnjak Database ni čarobnjak Table ne zadovoljavaju potrebe. U ovom slučaju korisnik sam definiše strukturu tabele, odnosno unosi sam nazive polja (zaglavlja kolona) i definiše tip podataka za svako polje.

U ovoj vežbi će biti napravljena struktura svih tabela baze podataka Video Kolekcija koja će se koristiti za vežbe do kraja ovog materijala. Baza podataka ima pet tabela: Filmovi, Glumci, Formati Filmova, Žanrovi Filmova i Glumci u Filmovima. Treba uraditi sledeće:

1 Pritisnuti dugme New ( ) na paleti alatki da bi se prikazalo okno poslova New File.

2 U odeljku New okna poslova, pritisnuti Blank Database. 27

3 Upisati Video Kolekcija kao naziv nove baze i pritisnuti Create.

4 Na traci Objects pritisnuti Tables i zatim pritisnuti dva puta Create table in Design view. Ekran izgleda ovako:

U gornjem delu se za svako polje nove tabele unosi naziv polja (odnosno zaglavlje kolone)

u koloni Field Name, tip podataka koje polje može da sadrži u koloni Data Type i opis polja u koloni Description. Tip podataka se bira iz padajuće liste. Podrazumevani tip podataka je Text. U donjem delu (nazvanom Field Properties) se mogu videti i menjati svojstva trenutno izabranog polja.

5 Uneti sledeće podatke za nazive polja i tipove podataka koje polja mogu da sadrže za tabelu Filomovi datim redosledom:

Field Name Data Type

RBFilma AutoNumber

NaslovFilma Text

RežiserFilma Text

GodinaIzdavanja Number

Trajanje(min) Number

RBŽanra Number

RBFormata Number

Nazivi polja se upisuju bez razmaka zbog eventualnih problema koji mogu da se jave pri korišćenju Access-a vezano za operativni sistem. Način na koji se nazivi polja pojavljuju u prikazu Datasheet kontroliše svojstvo Caption koje se nalazi pod karticom General svojstava polja (Field Properties). Ako je za ovo svojstvo upisana vrednost, ta vrednost se koristi umesto pravog naziva polja.

28

7 Za svaki naziv polja koji se sastoji od dve reči upisati isti taj naziv sa razmakom između reči u svojstvu Caption tog polja (RBFilma → RB Filma).

8 Na paleti alatki pritisnuti dugme Save ( ). Pojavljuje se prozor u kome se nudi da se definiše naziv nove tabele. Upisati Filmovi i pritisnuti OK.

9 Sada se pojavljuje poruka u kojoj se kaže da primarni ključ nije definisan i nudi se mogućnost da se definiše primarni ključ. Pritisnuti Yes i nakon toga Access određuje primarni ključ tabele. Konačno tabela Filmovi u prikazu Design izgleda ovako:

10 Zatvoriti tabelu Filmovi.

11 Ponoviti korake od 4 do 10 da bi se napravila tabela Glumci sa sledećom strukturom:


RBGlumca AutoNumber

ImeGlumca Text

PrezimeGlumca Text

Access je za primarni ključ odredio polje RBGlumca.

12 Ponoviti korake od 4 do 10 da bi se napravila tabela Glumci u Filmovima sa sledećom strukturom:


RBFilma Number

RBGlumca Number

29

30

Kada se bude pojavila poruka u kojoj se nudi mogućnost da se definiše primarni ključ pritisnuti No. U ovom slučaju primarni ključ nije neophodan obzirom da ova tabela služi samo da poveže tabele Filmovi i Glumci.

13 Ponoviti korake od 4 do 10 da bi se napravila tabela Formati Filmova sa sledećom strukturom:


RBFormata AutoNumber

NazivFormata Text

Access je za primarni ključ odredio polje RBFormata.

14 Ponoviti korake od 4 do 10 da bi se napravila tabela Žanrovi Filmova sa sledećom strukturom:


RBŽanra AutoNumber

NazivŽanra Text

Access je za primarni ključ odredio polje RBŽanra.

15 Zatvoriti bazu podataka Video Kolekcija.

Uspostavljanje relacija između tabela

U Access-u relacija je udruživanje između zajedničkih polja u dve tabele i omogućuje da se povežu informacije u jednoj tabeli sa informacijama u drugoj tabeli. U bazi podataka Video Kolekcija, na primer, relacija može biti uspostavljena između tabele Filmovi i tabele Žanrovi Filmova zbog toga što obe tabele imaju polje RBŽanra. Svaki film pripada samo jednom žanru, ali jednom žanru može da pripada više filmova, pa se ovaj tip relacije - koji je ujedno i najčešći - naziva relacija jedan-prema-više.

Pored relacija jedan-prema-više moguće je uspostavljati relacije jedan-prema-jedan i relacije više-prema-više.

Kod relacije jedan-prema-jedan, svaki zapis u jednoj tabeli može da ima jedan i samo jedan povezani zapis u drugoj tabeli. Ovaj tip relacije se ne koristi često zato što je lakše staviti sva polja u jednu tabelu. Mogu se koristiti dve povezane tabele umesto jedne da bi se podelila tabela sa mnogo polja ili da bi se pratile informacije koje se odnose samo na neke zapise u prvoj tabeli.

Relacija više-prema-više su, u stvari, dve relacije jedan-prema-više koje su spojene preko treće tabele. Na primer, baza podataka Video Kolekcija sadrži tabele Filmovi, Glumci i Glumci u Filmovima. U jednom filmu može da glumi više glumaca, a jedan glumac može da glumi u više filmova. Tabela Glumci u Filmovima služi da poveže tabele Filmovi i Glumci. Ona ima polje RBFilma koje je povezuje sa tabelom Filmovi i polje RBGlumca koje je povezuje sa tabelom Glumci. Ova tabela ne sadrži primarni ključ jer u ovom slučaju on nije neophodan.

Tokom pravljenja obrazaca i upita u kasnijim vežbama Access će možda prepoznati neke relacije između polja u tabelama koje se koriste. Bez pomoći korisnika, međutim, verovatno neće uspeti da ih prepozna sve. Zbog toga će u ovoj vežbi biti definisane relacije između svih tabela baze podataka Video Kolekcija.

1 Otvoriti bazu podataka Video Kolekcija.

2 Na Access-ovoj paleti alatki pritisnuti dugme Relationships ( ) da bi se otvorio prozor Relationships.

3 Ako nije prikazan okvir za dijalog Show Table pritisnuti na paleti alatki Show Table ( ). Dva puta pritisnuti nazive Žanrovi Filmova i Filmovi u listi. Zatvoriti okvir za dijalog da bi se video prozor Relationships koji izgleda ovako:

4 Pokazati na naziv RBŽanra u jednoj tabeli i prevući ga do iznad naziva RBŽanra u drugoj

tabeli.

Access prikazuje okvir za dijalog Edit Relationships u kome su navedena sva polja koja su izabrana za povezivanje i koji nudi još opcija, kao što slika prikazuje:

5 Označiti polje za potvrdu Enforce Referential Integrity, označiti i preostala dva polja za

potvrdu i zatim pritisnuti Create.

Savet

Access koristi sistem pravila nazvan referencijalni integritet da bi osigurao ispravnost relacija između zapisa u povezanim tabelama i da se nebi slučajno izbrisali ili promenili povezani podaci. Kada se označi polje za potvrdu Cascade Update Related Fields, menjanjem vrednosti primarnog ključa u primarnoj tabeli automatski se ažurira odgovarajuća vrednost u svim povezanim zapisima. Kada se označi polje za potvrdu Cascade Delete Related Records brisanjem zapisa u primarnoj tabeli brišu se svi povezani zapisi u povezanoj tabeli.

Access povlači liniju koja označava relaciju jedan-prema-više između polja RBŽanra u svakoj tabeli, kao što je to ovde prikazano:

31

Savet

Relacija se može urediti ili obrisati pritiskanjem linije desnim tasterom miša i biranjem odgovarajuće komande u meniju koji se prikazuje.

6 Pritisnuti na paleti alatki dugme Show Table ( ). Dva puta pritisnuti naziv Formati Filmova u listi.

7 Zatvoriti okvir za dijalog.

8 Pokazati na naziv RBFormata u tabeli Filmovi i prevući ga do iznad naziva RBFormata u tabeli Formati Filmova.

9 U okviru za dijalog Edit Relationships označiti polje za potvrdu Enforce Referential Integrity, označiti preostala dva polja za potvrdu i zatim pritisnuti Create.

10 Pritisnuti na paleti alatki dugme Show Table. Dva puta pritisnuti nazive Glumci i Glumci u Filmovima u listi.

11 Zatvoriti okvir za dijalog.

12 Pokazati na naziv RBFilma u tabeli Filmovi i prevući ga do iznad naziva RBFilma u tabeli Glumci u Filmovima.


14 Pokazati na naziv RBGlumca u tabeli Glumci i prevući ga do iznad naziva RBGlumca u tabeli Glumci u Filmovima.


Konačno, prozor Relationships izgleda ovako:

32

16 Zatvoriti prozor Relationships, birajući Yes na pitanje da li se želi da se sačuvaju izmene.


Podešavanje prikazivanja podataka

Kada se koristi čarobnjak Table za pravljenje tabela i dodaju im se polja koja je korisnik izabrao, čarobnjak dodeljuje razna svojstva svakom polju. Ta svojstva određuju kakvi podaci će biti uneseni u polje i kako će podaci izgledati na ekranu.

Svojstva polja koja je Access postavio čine dobro polazište i većina od njih ne mora da se menja. Neka od polja je moguće menjati bez uticaja na podatke u tabeli; neka mogu da utiču na podatke, zato treba biti oprezan kod pravljenja drastičnih izmena sve dok se ne stekne određeno radno iskustvo sa Access-om.

U ovoj vežbi pregledaće se i urediti nekoliko postavljenih svojstava za jednu od tabela u bazi Proba. Pratiti sledeće korake:

1 Otvoriti bazu podataka Proba.

2 U prozoru baze podataka, u oknu Tables, pritisnuti dva puta Employees da bi se otvorila tabela u prikazu Datasheet kao na slici:

33

Savet

Kao i kod drugih aplikacija programskog paketa Microsoft Office 2003, veličinu prozora je moguće menjati stavljajući pokazivač miša u ugao kada postaje dvosmerna strelica i povlačeći, zatim, pokazivač da bi se prozor proširio ili smanjio.

3 Na paleti alatki pritisnuti dugme View ( ) da bi se tabela prikazala u prikazu Design i izgledala ovako:

Obratiti pažnju na ikonu Primary Key ( ) levo od polja EmployeeID. Vrednost u polju

primarnog ključa koristi se da jednoznačno identifikuje svaki zapis, tj. dva zapisa ne mogu da imaju istu vrednost u ovom polju. Korisnik može da preuzme odgovornost i da sam upisuje ovu vrednost ili može prihvatiti pomoć Access-a. Kada je tip podataka u ovom polju postavljen na AutoNumber, Access popunjava ovo polje u svakom novom zapisu sledećim raspoloživim brojem.

34

Savet

Ako se više ne želi da tabela ima primarni ključ, izabrati polje određeno za primarni ključ u gornjem delu prozora i u meniju Edit izabrati Primary Key. Ako se želi da se odredi drugo polje kao primarni ključ, označiti to polje i u meniju Edit pritisnuti Primary Key.

4 Postaviti kursor u ćeliju Data Type polja EmployeeID – onu u kojoj piše AutoNumber – i zatim pritisnuti strelicu koja se pojavljuje.

Ćelija se proširuje da bi se pojavila lista svih mogućih tipova podataka. Svaka ćelija u koloni Data Type sadrži ovu listu, koja korisniku omogućava da odredi odgovarajući tip podataka za svako polje. Određivanje tipa podataka ograničava unos podataka na taj specifičan tip. Ako se pokuša da se unesu podaci koji nisu u skladu sa tim tipom, Access ih odbacuje.

Savet

Za opis svih tipova podataka, napraviti pretraživanje po temi data type u Access-ovom sistemu za pomoć Help.

5 Pritisnuti taster Esc da bi se lista zatvorila bez promene tipa podataka.

6 Pritisnuti u svaki okvir u odeljku Field Properties u donjem delu prozora tabele.

Broj svojstava u odeljku Field Properties menja se sa svakim tipom podataka. Pritiskanjem svakog od svojstava, opis tog svojstva se pojavljuje na desnoj površini kako je prikazano na slici koja sledi:

Svojstvo Field Size određuje veličinu i tip vrednosti koja može da se unese u polje. Na

primer, ako je polje postavljeno na Long Integer, polje će prihvatiti samo vrednosti od -2147483648 do 2147483647.

Vrednost Increment za svojstvo New Values određuje da Access treba da upotrebi sledeći po redu raspoloživ broj. Alternativa (koja može da se vidi ako se proširi lista za ovu ćeliju) je Random.

35

Svojstvo Format određuje kako će podaci iz polja biti prikazani na ekranu i u štampi; ono ne kontroliše kako će podaci biti uskladišteni. Neki tipovi podataka imaju unapred definisane formate, a moguće je praviti i prilagođene formate.

Vrednost Yes (No Duplicates) svojstva Indexed ukazuje na to da će informacije u tom polju biti indeksirane zbog bržeg pretraživanja i da ponovljene vrednosti nisu dozvoljene. Za polje primarnog ključa, ovo svojstvo je automatski postavljeno na Yes (No Duplicates), ali polja mogu biti indeksirana i ako nisu primarni ključ.

Savet Za više informacija o određenom svojstvu, dovesti kursor u njegov okvir i pritisnuti taster F1 da bi se video odgovarajući opis u Access-ovom pomoćnom sistemu Help.

7 Sa još uvek izabranim poljem EmployeeID (na šta ukazuje strelica u biraču reda), pritisnuti u okvir Format i zatim upisati tri nule (000).

ID broj koji Access generiše sada će biti prikazan u trocifrenom obliku. Ako je broj manji od trocifrenog biće dopunjen nulama sa strane.

8 Pritisnuti polje Photograph i promeniti njegov tip podataka OLE Object u Text. Čarobnjak Table je uključio polje Photograph u ovu tabelu i postavio tip podataka ovog polja na OLE Object da bi mogla da se u njega pohrani slika. S obzirom da će se u polje pohranjivati naziv datoteke slike, a ne sama slika, Text je primereniji tip podataka.

9 Pritisnuti u polje HomePhone da bi se prikazala ova svojstva:

Tip podataka za HomePhone je Text, iako će se podaci sastojati od niza brojeva. S obzirom

da ovaj tip podataka može takođe da sadrži zagrade, crtice i razmake i nije tip brojeva koji bi se koristili za računske operacije, Text je odgovarajući tip podataka.

Gledajući odeljak Field Properties za ovo polje, može se videti da polja ovog tipa podataka imaju više svojstava nego polja sa tipom pidataka AutoNumber.

Svojstvo Field Size ovog polja sa tipom podataka Text određuje broj znakova koji se mogu upisati u polje. Ako korisnik pokuša da upiše previše znaova, Access prikazuje

36

upozoravajuću poruku i korisnik neće moći da napusti polje dok ne smanji broj znakova na propisani ili manji.

Svojstvo Caption postavljeno je na Home Phone. Taj naziv će se nalaziti na vrhu kolone polja u prikazu Datasheet. Čarobnjak određuje ta opisna imena, ali korisnik može da ih promeni.

10 Postaviti kursor u polje DateHired da bi se prikazala ova svojstva:

Svojstvo Format za ovo polje postavljeno je na Short Date i izgleda ovako: 21.4.01. Ako

je upisan ispravan datum u bilo kom standardnom formatu, kao što je 21 April 01, ovo svojstvo pokazuje datum kao 21.4.01.

Važno

U vežbama u ovom materijalu koje koriste format Short Date pretpostavlja se da je određeno da se godine prikazuju sa dve cifre (M/d/yy) u okviru za dijalog Regional Options u Microsoft Windows-u 2000 ili u okviru Regional and Language Options u Microsoft Windows-u XP. Ovo može da se proveri otvaranjem Control Panel-a (pritisnuti start i zatim Control Panel) i zatim treba pritisnuti dva puta Regional Options ili Regional and Language Options, u zavisnosti od toga koji se operativni sistem koristi.

Svojstvo ovog polja Input Mask postavljeno je na 99.99.00;0. Ulazna maska (engl. input mask) kontroliše kako podaci izgledaju kada se unesu i format u kome se skladište. Svaka devetka predstavlje opcioni broj, a svaka nula predstavlja obavezni broj. Kada se pređe na ovo polje da bi se upisao datum u prikazu Datasheet, videće se maska koja izgleda ovako: _._._. Maska ukazuje na to da datum mora biti unesen u formatu 21.4.01, ali čim se pritisne Enter da bi se prešlo na sledeće polje, datum će se promeniti u format koji je određen svojstvom Format.

Još jedno zanimljivo svojstvo je Validation Rule. Nijedna od tabela generisanih čarobnjakom ne koristi pravila provere valjanosti podataka zato što su pravila previše specifična za podatke koji se upisuju da bi se predvidela. Ovde će ova pravila biti pregledana na brzinu.

37

11 Postaviti kursor u okvir Validation Rule i upisati <Now(). Preći zatim u okvir Validation Text i upisati “Uneseni datum mora biti današnji ili raniji”.

Ovo pravilo nalaže da datum koji se unosi mora da bude pre (manje od) tekućeg trenutka u vremenu, onako kako je to određeno sistemskim satom računara na kome se baza podataka nalazi. Ako se upiše datum u budućnosti, Access ga neće prihvatiti i prikazaće tekst provere valjanosti u okviru upozorenja.

Važno

Svojstva Format, Input Mask i Validation Rule izgledaju kao sjajni načini da korisnik bude siguran da se samo ispravne informacije unose u njegove tabele. Ali, ako korisnik nije pažljiv može da učini unos podataka teškim i frustrirajućim.

12 Pritisnuti dugme View ( ) radi povratka u prikaz Datasheet, birajući Yes kod pitanja da li se želi da se sada sačuva tabela.

Savet

Kada korisnik pokuša da se prebaci iz prikaza Design u prikaz Datasheet nakon pravljenja izmena (a nekad čak i ako nije ništa menjao), pojavljuje se okvir upozorenja koji kaže da je neophodno da se sačuva tabela. Ako se pritisne No ostaje se u prikazu Design. Ako se pritisne Yes Access će sačuvati izmene i preći u prikaz Datasheet. Ako korisnik želi da menja prikaze bez snimanja izmena koje je nehotice napravio, treba pritisnuti No, a zatim pritisnuti dugme Close tabele. Kada Access pokaže još jedan okvir upozorenja, pritisnuti No da bi se zatvorila tabela bez snimanja izmena.

13 Upisati budući datum u polja Birthdate i DateHired.

Polje Birthdate, koje nema pravilo provere valjanosti, prihvata bilo koji datum, ali polje DataHired neće prihvatiti datum koji je posle onog koji je postavljen na računaru korisnika.

14 Pritisnuti OK da bi se zatvorio okvir upozorenja, promeniti vrednost u polju DateHired na datum u prošlosti i pritisnuti dugme Close da bi se zatvorila tabela Employees.

15 U prozoru baze podataka, izabrati Suppliers i pritisnuti dugme Design ( ) da bi se tabela otvorila u prikazu Design.

16 Pritisnuti dva puta polje StateOrProvance da bi bilo izabrano i promeniti ga u State. Pritisnuti zatim svojstvo Caption u odeljku Field Properties i promeniti ga takođe u State.

17 Pritiskom na odgovarajuće birače redova, a zatim na taster Del, obrisati polja Country/Region, PaymentTerms, EmailAddress i Notes.

Savet

Access upozorava da brisanje polja EmailAddress zahteva i brisanje polja svih njegovih indeksa. Pritisnuti Yes (ovo upozorenje će se ponovo videti u koraku 19; pritisnuti Yes svaki put da bi se obrisala polja).

18 Pritisnuti dugme Close da bi se zatvorila tabela Suppliers, birajući Yes na pitanje da li se želi da se sačuvaju izmene.

19 Otvoriti tabelu Customers u prikazu Design i obrisati sledeća polja: CompanyName, CompanyOrDepartment, ContactTitle, Extension, FaxNumber, EmailAddress i Notes.

20 Pritisnuti u polje CustomerID i promeniti svojstvo Field Size u 5.

21 Promeniti ova polja i njihova svojstva Caption: ContactFirstName u FirstName i First Name, ContactLastName u LastName i Last Name, BillingAddress u Address, StateOrProvince u Region i Country/Region u Country.

38

22 Pritisnuti dugme Close da bi se zatvorila tabela Customers, birajući Yes na pitanje da li se želi da se sačuvaju izmene.

23 Zatvoriti bazu podataka Proba.

Manipulisanje kolonama i redovima tabele

Kada se podešava struktura tabele dodavanjem polja i menjanjem svojstava polja u prikazu Design, utiče se na podatke koji su uskladišteni u tabeli. Međutim, ponekad će postojati potreba da se podesi sama tabela da bi se dobio bolji pregled podataka. Ako se želi, recimo, da se pregledaju brojevi telefona, a imena i brojevi telefona se nalaze udaljeni nekoliko kolona, biće potrebno da se pomera sadržaj prozora tabele da bi se dobile potrebne informacije. Umesto toga, mogu da se preurede kolone ili sakrije nekoliko kolona da bi mogla da se vide željena polja u isto vreme.

Kolonama i redovima Access-ove tabele može da se manipuliše bez ikakvih posledica po podatke koji se nalaze u njima. Može se menjati veličina redova i kolona, a moguće je takođe da se sakrivaju, premeštaju i zamrzavaju kolone. Novi format tabele može da se sačuva tako da tabela izgleda isto kada sledeći put bude otvorena ili je moguće odbaciti promene tako što neće biti sačuvane.

U ovom vežbanju otvoriće se tabela i manipulisati njenim kolonama i redovima. Da bi se značaj podešavanja formata tabele učinio očiglednijim radiće se sa bazom podataka MP3 Kolekcija koja ima nekoliko tabela koje sadrže zapise. Uraditi sledeće:

1 Otvoriti bazu podataka MP3 Kolekcija.

2 Na traci Objects pritisnuti Tables.

3 Pritisnuti dva puta tabelu MP3 Numere da bi se otvorila u prikazu Datasheet.

4 Povući desnu vertikalnu ivicu zaglavlja kolone Naslov Numere ulevo sve dok ne bude široka oko 2 cm.

Kolona je sada preuska da bi se videli celi naslovi svih numera.

5 Dovesti pokazivač miša na ivicu između zaglavlja Naslov Numere i RB Izvođača i pritisnuti dva puta.

39

Širina kolone levo od te ivice je sada postavljena na najmanju koja je potrebna da bi se prikazao sav tekst u tom polju u svim zapisima. Ovaj postupak je posebno koristan u velikim tabelama u kojima se ne može jednostavno odrediti dužina najduže vrednosti polja.

6 Na levoj strani lista sa podacima, povući nadole horizontalnu liniju između dva birača zapisa.

Kao što to ovde može da se vidi, povećava se visina svih redova u tabeli.

7 U meniju Format izabrati Row Height da bi se prikazao okvir za dijalog Row Height.

8 Označiti polje za potvrdu Standard Height i zatim pritisnuti OK.

Visina svih redova se vratila na podrazumevanu (u ovom okviru za dijalog moguće je odrediti bilo koju drugu visinu reda).

9 Pritisnuti u kolonu Datum Snimanja i zatim u meniju Format izabrati Hide Columns.

Kolona Datum Snimanja nestaje, a kolone koje su bile desno od nje pomeraju se ulevo. Ako se izabere više kolona pre nego što se pritisne Hide Columns, sve one nestaju.

Savet

Moguće je izabrati susedne kolone tako što će se pritisnuti zaglavlje jedne, držati pritisnut taster Shift i zatim pritisnuti zaglavlje druge. Te dve kolone i sve kolone između njih biće izabrane.

10 Da bi se vratilo skriveno polje, u meniju Format izabrati Unhide Columns da bi se prikazao ovaj okvir za dijalog:

40

11 Označiti polje za potvrdu Datum Snimanja i zatim pritisnuti Close.

Access ponovo prikazuje kolonu Datum Snimanja.

12 Povući desnu ivicu prozora tabele ulevo da bi mu se smanjila veličina tako da ne mogu da se vide sva polja u tabeli.

13 Dovesti pokazivač miša iznad zaglavlja kolone RB Numere, držati pritisnut taster miša i prevući preko zaglavlja kolona Naslov Numere i RB Izvođača. Zatim, sa izabrane tri kolone, u meniju Format izabrati Freeze Columns.

Sada kada se vrši pomeranje horizontalno kroz sadržaj prozora da bi se videle kolone koje su desno izvan ekrana, prve tri kolone se neće pomerati, tj. biće sve vreme vidljive.

14 U meniju Format, izabrati Unfreeze All Columns da bi se kolone vratile u njihovo normalno stanje.

15 Zatvoriti tabelu bez čuvanja izmena, a zatim zatvoriti bazu podataka MP3 Kolekcija.

41

42

3. Upotreba obrazaca radi pojednostavljenja unošenja podataka

Baza podataka koja se koristi iz dana u dan korisna je samo ako se održava ažurnom i ako se željene informacije mogu brzo pronaći. Iako je korišćenje Microsoft Access-a prilično jednostavno, unošenje, menjanje i dobijanje podataka u prikazu Datasheet je zadatak koji nebi bilo zgodno poveriti nekome ko ne poznaje Access. Ne samo da bi ti poslovi bili dosadni i neefikasni, nego i rad u prikazu Datasheet ostavlja previše prostora za greške, posebno ako se detalji unose u više povezanih tabela. Rešenje ovog problema i prvi korak u konverziji baze podataka u aplikaciju za rad sa bazom podataka je da se naprave i koriste obrasci.

Obrazac je organizovan i formatiran prikaz nekih ili svih polja iz jedne ili više tabela ili upita. Obrasci rade interaktivno sa tabelama u bazi podataka. Kontrole na obrascu koriste se za pronalaženje informacija, za unošenje novih informacija, kao i za uređivanje ili uklanjanje onih koje već postoje. Kao kod štampanih obrazaca, obrasci u Access-u mogu da sadrže labele, kontrole koje govore korisnicima koji je očekivani tip informacija koje se unose, kao i polja za tekst, kontrole u koje mogu da se upisuju informacije. Za razliku od štampanih obrazaca, obrasci u Access-u mogu da sadrže i razne druge kontrole, kao što su dugmad opcija i komandna dugmad, koje transformišu Access u nešto vrlo slično okviru za dijalog Microsoft Windows-a ili jednoj stranici čarobnjaka.

Savet

Neki obrasci se koriste za kretanje po opcijama i funkcijama aplikacije za rad sa bazom podataka i imaju malo ili nimalo veze sa podacima u njoj. Razvodna tabla je primer ovakve vrste obrasca.

Kao što je to slučaj i sa drugim Access-ovim objektima, obrasce korisnik može da pravi sam ili pomoću čarobnjaka. Obrasce koji se koriste za navigaciju i održavanje baze podataka, kao što je razvodna tabla, najbolje je da korisnik pravi sam u prikazu Design. Obrasce koji se zasnivaju na tabelama, sa druge strane, trebalo bi da se uvek prave pomoću čarobnjaka i da se onda dorađuju ručno – ne zato što je teško prevlačiti potrebne kontrole u obliku polja za tekst na obrazac, već zato što jednostavno nema razloga da korisnik to sam radi.

U ovom poglavlju biće napravljeni neki obrasci da bi se sakrila složenost baze podataka Video Kolekcija od ljudi koji će njene informacije unositi i raditi sa njima.

Pravljenje obrasca korišćenjem čarobnjaka

Pre nego što korisnik počne da pravi obrazac, potrebno je da zna na kojoj tabeli će se on zasnivati i da ima ideju kako će se obrazac koristiti. Kada korisnik donese te odluke, može da upotrebi čarobnjaka Form da mu pomogne da napravi osnovni obrazac. Kao i za svaki drugi objekat u Access-u, kada se obrazac napravi uvek se može preći u prikaz Design i prilagoditi obrazac ako ne zadovoljava u potpunosti potrebe korisnika.

U ovoj vežbi napraviće se obrazac koji se koristi za dodavanje zapisa novih filmova u tabelu Filmovi baze podataka Video Kolekcija.


2 Na traci Objects pritisnuti Forms.

3 Dva puta pritisnuti Create form by using wizard da bi se pokrenuo čarobnjak Form čija prva stranica izgleda ovako:

4 U padajućoj listi Tables/Queries pritisnuti Table:Filmovi da bi se, u listi Available Fields,

prikazala polja iz tabele.

5 Pritisnuti dugme >> da bi se prebacila sva polja iz tabele Filmovi u listu Selected Fields i zatim pritisnuti Next.

Druga stranica čarobnjaka Form se koristi da bi se izabrao raspored polja na novom obrascu. Kada se izabere opcija na desnoj strani, s leve strane će se prikazati kako će obrazac izgledati kada se ta opcija izabere.

6 Izabrati Columnar i zatim pritisnuti Next.

U ovoj stranici mogu da se označe neki stilovi da bi se videlo kako će obrazac izgledati kada se primeni izabrani stil.

7 Izabrati stil Sumi Painting iz liste i pritisnuti Next.

8 S obzirom da se ovaj obrazac zasniva na tabeli Filmovi, Access predlaže Filmovi za naziv obrasca. Prihvatiti ovaj predlog, ostaviti izabranu opciju Open the form to view or enter information i pritisnuti Finish.

Otvara se novi obrazac Filmovi:

9 Zatvoriti obrazac.

10 Ponoviti korake od 3 do 9 da bi se napravio obrazac Glumci zasnovan na tabeli Glumci.

11 Ponoviti korake od 3 do 9 da bi se napravio obrazac Glumci u Filmovima zasnovan na tabeli Glumci u Filmovima.


43

Podešavanje svojstva obrasca

Kao i sa tabelama, sa obrascima je moguće raditi u različitim prikazima. Dva najčešća su prikaz Form, koji se koristi za pregled ili unos podataka i prikaz Design koji se koristi za dodavanje kontrola obrascu ili menjanje svojstava ili izgleda obrasca.

Kada se koristi čarobnjak Form da bi se napravio obrazac u formatu kolone, svako polje koje se izabere iz tabele nad kojom je napravljen obrazac predstavljeno je kontrolom polje za tekst i pridruženom kontrolom labela. Ovakav obrazac, koji se koristi za unos ili pregled informacija u određenu tabelu, vezan je sa tom tabelom. Svako polje za tekst - polje u kom se upisuju ili pregledaju podaci - vezano je sa određenim poljem u tabeli. Tabela je izvor zapisa, a polje izvor kontrole. Svaka kontrola ima više svojstava, kao što su tip slova, veličina slova, poravnanje, boja ispune i ivice. Čarobnjak dodeljuje podrazumevane vrednosti svim svojstvima, ali ih je moguće promeniti da bi se poboljšao izgled obrazaca.

U ovoj vežbi, biće uređena svojstva obrasca Filmovi tako da on zadovoljava potrebe ljudi koji će ga koristiti svakodnevno. Slediti ove korake:


2 Sa označenim Forms na traci Objects, u listi obrazaca, izabrati Filmovi i pritisnuti dugme Design ( ).

Ovaj obrazac se otvara u prikazu Design i izgleda ovako:

Kada se obrazac napravi, neka od njegovih svojstava nasleđuju se iz tabele na kojoj se

zasniva. U ovom slučaju, nazivi dodeljeni poljima za tekst (RBFilma, NaslovFilma itd.) su nazivi polja iz tabele Filmovi, a labele levo od svakog polja za tekst odražavaju svojstvo Caption svakog polja. Veličina svakog polja za tekst određena je svojstvom Field Size.

44

Savet

Pošto se obrazac napravi, njegova svojstva nisu vezana sa svojim izvorom. Menjanje svojstava polja tabele nema uticaja na odgovarajuća svojstva obrasca i obrnuto.

3 Promeniti tip slova labele RB Filma pritiskajući labelu i birajući, u padajućoj listi Font na paleti alatki, Microsoft Sans Serif (ako se ne vidi Microsoft Sans Serif izabrati MS Sans Serif)

4 Sa još uvek izabranom labelom, u listi Font Size pritisnuti 8 da bi slova bila malo manja.

5 Pritisnuti desnim tasterom polje za tekst RBFilma (ne njegovu labelu) i u meniju koji se pojavljuje izabrati Properties da bi se prikazao okvir za dijalog Properties za polje za tekst RB Filma:

Sve opcije koje su dostupne na paleti alatki, dostupne su takođe (sa drugim opcijama) u

okviru za dijalog Properties koje je pridruženo svakoj kontroli. Ovaj okvir za dijalog može da se koristi za prikazivanje svojstava bilo kog objekta na obrascu, uključujući i sam obrazac; izabrati jednostavno objekat iz padajuće liste pri vrhu okvira za dijalog.

Moguće je prikazati grupisane tipove svojstava biranjem odgovarajuće kartice: Format, Data, Event ili Other. Ili, mogu se prikazati sva svojstva biranjem kartice All.

6 Izabrati karticu Format, spustiti se do svojstva Font Name i primeniti ga u Microsoft Sans Serif (ili MS Sans Serif). Postaviti zatim Font Size na 8 i postaviti Font Weight na Bold.

Na obrascu iza okvira za dijalog, može da se vidi kako ove promene utiču na tekst RBFilma u polju za tekst.

Savet

Kada se radi u prikazu Design sa otvorenim okvirom za dijalog Properties, može se odvući u stranu okvir za dijalog držeći pritisnutu naslovnu liniju da bi mogle da se vide izmene koje se dešavaju na obrascu.

7 U padajućoj listi na vrhu okvira za dijalog Properties pritisnuti NaslovFilma_Label da bi se izabrala labela levo od polja za tekst NaslovFilma.

8 Ponoviti korak 6 da bi se promenila svojstva slova ove kontrole.

Ovi različiti načini biranja kontrole i menjanja njenih svojstava omogućavaju određenu fleksibilnost i udobnost, ali može da se zaključi da bi bilo pomalo dosadno da se primenjuje bilo koji od njih na nekoliko desetina kontrola u obrascu. Sledeća dva koraka pokazuju brži način da se to uradi.

9 Pritisnuti Ctrl+A da bi se izabrale sve kontrole u odeljku Detail obrasca.

45

Savet

Sve kontrole na obrascu mogu se izabrati i ako se u meniju Edit pritisne Select All, ili razvlačenjem pravougaonika preko dela kontrola ili preko svih njih.

Mali, crni markeri pojavljuju se oko svih kontrola što ukazuje da su one izabrane. U redu sa naslovom okvira za dijalog Properties sada stoji Multiple Selection, a lista Objects je prazna. Prikazana su samo svojstva iz grupe Format koja imaju iste vrednosti za sve izabrane kontrole. S obzirom da izmene koje su učinjene u prethodnim koracima ne važe za sve izabrane kontrole, vrednosti polja Font Name, Font Size i Font Weight su sada prazne.

10 Da bi se promenila vrednost za sve izabrane kontrole, postaviti Font Name, Font Size i Font Weight kao što je to urađeno u koraku 6.

11 Dok su sve kontrole još uvek izabrane, na kartici Format pritisnuti Back Style i izabrati Normal.

Pozadina labela više neće biti providna.

12 Pritisnuti Back Color, a zatim pritisnuti dugme ... desno od okvira da bi se pojavio okvir za dijalog Color:

13 Izabrati bledožutu i pritisnuti OK.

Pozadina svih kontrola postaje bledožuta.

Savet

Ako se ne vidi boja koja se želi da se koristi, pritisnuti Define Custom Colors, raditi sa različitim vrednostima parametara dok se ne odredi željena boja i zatim pritisnuti Add to Custom Colors.

14 Postaviti vrednost polja Special Effect na Shadowed i da bi senka bila zelena postaviti tu boju kao vrednost svojstva Border Color.

Može da se pritisne dugme ... i izabere boja ili može da se u okvir BorderColor upiše vrednost boje kao što je 32768.

15 Pritisnuti odeljak Detail da bi sve kontrole prestale da budu izabrane. Obrazac bi sada trebalo da izgleda ovako:

46

16 Pritisnuti labelu levo od NaslovFilma i u okviru za dijalog Properties, promeniti svojstvo

Caption u Naslov.

17 Ponoviti korak 16 da bi se promenilo Režiser Filma u Režiser.

Savet Svojstvo Caption labele ili svojstvo Control Source polja za tekst mogu da se promene tako što će se kontrola izabrati, pritiskom miša dovesti kursor u tekst i zatim upisati tekst kao što bi se to uradilo u bilo kojoj drugoj aplikaciji pod Windows-om. Ipak, treba biti obazriv prilikom uređivanja svojstva Control Source koje definiše odakle dolazi sadržaj polja za tekst.

18 Izabrati sve labele, ali ne i njihova polja za tekst, držeći pritisnut taster Shift dok se pritiska jedna po jedna. Zatim, u okviru Properties, postaviti svojstvo Text Align na Right.

19 U meniju Format, pokazati na Size i zatim izabrati To Fit da bi veličina labela odgovarala njihovom sadržaju, kao što je ovde prikazano:

47

Savet

Redosled po kome se menjaju formati, kao u prethodnom primeru, može da utiče na rezultate. Ako se ne dobiju očekivani rezultati, pritisnuti dugme Undo ili pritisnuti Ctrl+Z radi vraćanja korak nazad u izmenama, a zatim pokušati ponovo.

20 Sada izabrati sva polja za tekst, ali ne i njihove odgovarajuće labele i u okviru za dijalog Properties, promeniti svojstvo Left u 3,8 cm da bi se povećao razmak između labela i polja za tekst.

21 Promeniti Font Weight u Normal i zatim pritisnuti negde izvan kontrola da ne bi bile više izabrane.

22 Pritisnuti dugme Save ( ) da bi se sačuvao izmenjeni obrazac Filmovi.

23 Zatvoriti obrazac i bazu podataka.

Podešavanje prikaza obrasca

Obrasci koje pravi čarobnjak su funkcionalni, ali nisu elegantni. Moguće je, međutim, prilično jednostavno prilagoditi prikaz da bi zadovoljio potrebe korisnika. Mogu da se dodaju i obrišu labele, pomeraju i labele i kontrole za tekst po obrascu, dodaju logoi i drugi grafički elementi i da se na druge načine poboljšava prikaz obrasca da bi bio atraktivan i jednostavan za korišćenje.

Dok se radi sa prikazom obrasca, važno je da se obrati pažnja na oblik pokazivača koji se menja da bi ukazao na način na koji može da se menja izabrana stavka. S obzirom da se polje za tekst i odgovarajuća labela ponekad ponašaju kao jedno, treba biti pažljiv i obratiti pažnju na oblik pokazivača pre nego što se izvrše bilo kakve izmene. U tabeli koja sledi objašnjeno je na koju radnju svaki od oblika upućuje:

48

Oblik Radnja

Šaka Povući da bi se pomerile obe kontrole zajedno, kao jedna.

Kažiprst Povući da bi se pomerila samo jedna kontrola.

Vertikalne strelice Povući gornju ili donju ivicu da bi se promenila visina.

Horizontalne strelice Povući desnu ili levu ivicu da bi se promenila širina.

Dijagonalne strelice Povući ugao da bi se promenile i visina i širina.

U ovoj vežbi, napraviće se novi raspored kontrola, labela i polja za tekst, na obrascu Filmovi da bi više odgovarale načinu na koji ljudi s njima rade. Uraditi sledeće:


2 Otvoriti obrazac Filmovi u prikazu Design.

3 Ako je potrebno, povlačiti donji desni ugao prozora Form nadole i udesno dok se ne bude video Form Footer na dnu obrasca i ne bude imalo oko 2,5 cm praznog prostora desno od pozadine, kao što je prikazano na ovoj slici:

Obrazac je podeljen na tri odeljka: Form Header, Detail i Form Footer. Trenutno, samo

odeljak Detail nešto sadrži.

4 Dovesti pokazivač miša iznad desne ivice pozadine Detail i kada se pokazivač promeni u dvosmernu strelicu, povlačiti ivicu pozadine udesno sve dok se ne bude videlo jedanaest punih širina mreže.

5 Pritisnuti polje za tekst RežiserFilma i zatim polako pomerati pokazivač oko njegovih ivica, da bi se videlo kako menja oblik.

6 Pomeriti pokazivač iznad polja za tekst RBŽanra i kada se promeni u šaku, povući nagore i desno od polja za tekst GodinaIzdavanja.

49

7 Jednu po jednu, izabrati sve kontrole, podesiti im veličinu i premestiti na lokacije kao na slici:

Savet

Za precizno podešavanje veličine ili pozicije kontrole, pritisnuti je, pomerati pokazivač iznad kontrole dok ne dobije oblik koji odgovara željenoj izmeni i zatim pritiskati odgovarajuće kursorske tastere - ←, ↓, ↑ ili → - da bi se kontrola pomerala u malim priraštajima u određenom smeru.

8 Sada će se napraviti i sačuvati stil koji se zasniva na ovom obrascu da bi korisnik mogao da ga primeni na bilo koji novi obrazac koji ubuduće bude pravio umesto da sva ručna podešavanja obavlja svaki put. U meniju Format, pritisnuti AutoFormat da bi se pojavio okvir za dijalog AutoFormat:

9 Pritisnuti dugme Customize da bi se prikazao okvir za dijalog Customize AutoFormat.

10 Pritisnuti Create a new AutoFormat based on the Form 'Filmovi' i zatim pritisnuti OK.

11 U okviru za dijalog New Style Name, upisati Video Kolekcija kao naziv novog stila i zatim pritisnuti OK.

Sada se u bazi AutoFormat, novi stil pojavljuje u listi Form AutoFormats. Od sada, ovaj stil će biti na raspolaganju u svakoj bazi podataka koja će biti otvorena na istom računaru.

12 Pritisnuti OK da bi se zatvorio okvir za dijalog AutoFormat.

13 Pritisnuti dugme Save ( ).


50

51

Unošenje podataka u tabele

U ovom delu biće neophodno da se unesu podaci u tabele baze podataka Video Kolekcija. Za unošenje podataka u tabele Filmovi, Glumci i Glumci u Filmovima biće korišćeni već napravljeni obrasci. Za preostale dve tabele Formati Filmova i Žanrovi Filmova unošenje podataka će se vršiti direktno u prikazu Datasheet. Treba uraditi sledeće


2 Na traci Objects pritisnuti Tables i zatim dva puta pritisnuti na Formati Filmova da bi se otvorila tabela Formati Filmova u prikazu Datasheet.

3 Uneti sledeće podatke u tabelu sledećim redosledom (Access sam popunjava polje RB Formata):

RB Formata Naziv Formata

1 VHS

2 DivX

3 DVD

4 Zatvoriti tabelu Formati Filmova.

5 Otvoriti tabelu Žanrovi Filmova.

6 Uneti sledeće podatke u tabelu sledećim redosledom (Access sam popunjava polje RB Žanra):

RB Žanra Naziv Žanra

1 Drama

2 Komedija

3 Akcija

4 Naučna Fantastika

5 Triler

6 Mjuzikl

7 Crtani

8 Avanturistički

7 Zatvoriti tabelu Žanrovi Filmova.

8 Na traci Objects pritisnuti Forms i zatim dva puta pritisnuti Filmovi.

9 Uneti sledeće podatke u tabelu Filmovi pomoću obrasca Filmovi sledećim redosledom (Access sam popunjava polje RB Filma):

52

RB Filma Naslov Filma Režiser Filma Godina

IzdavanjaTrajanje

(min) RB Žanra RB Formata

1 Špijunska igra Tony Scott 2001 126 5 2

2 Sneč Guy Ritchie 2000 104 3 3

3 Šta žene žele Nancy Meyers 2000 127 2 3

4 Šrek Andrew Adamson 2001 90 7 2

5 Pobesneli Maks George Miller 1985 107 4 1

6 Upoznajte Džo Bleka Martin Brest 1998 178 1 1

7 Čikago Rob Marshall 2002 113 6 3

8 Indijana Džons Stiven Spielberg 1984 118 8 1

9 Gotika Matheu Kassovitz 2003 98 5 2

10 Prvi greh Michael Cristofer 2001 116 1 2

10 Zatvoriti obrazac Filmovi.

11 Otvoriti obrazac Glumci.

12 Uneti sledeće podatke u tabelu Glumci pomoću obrasca Glumci sledećim redosledom (Access sam popunjava polje RB Glumca):

RB Glumca Ime Glumca Prezime Glumca

1 Brad Pitt

2 Halle Berry

3 Robert Downey Jr

4 Penelope Cruz

5 Renee Zellweger

6 Catherine Zeta-Jones

7 Richard Gere

8 Mel Gibson

9 Tina Turner

10 Antonio Banderas

53

RB Glumca Ime Glumca Prezime Glumca

11 Angelina Jolie

12 Harrison Ford

13 Eddie Murphy

14 Cameron Diaz

15 Robert Redford

16 Benicio Del Toro

17 George Clooney

18 Anthony Hopkins

19 Helen Hunt

13 Zatvoriti obrazac Glumci.

14 Otvoriti obrazac Glumci u Filmovima.

15 Uneti sledeće podatke u tabelu Glumci u Filmovima pomoću obrasca Glumci u Filmovima sledećim redosledom:

RB Filma RB Glumca

1 1

1 15

2 1

2 16

3 8

3 19

4 13

4 14

5 8

5 9

6 1

6 18

7 5

RB Filma RB Glumca

7 6

7 7

8 12

9 2

9 3

9 4

10 10

10 11

16 Zatvoriti obrazac Glumci u Filmovima i zatim zatvoriti tabelu Video Kolekcija.

Dodavanje kontrola u obrascu

Svaki obrazac ima tri osnovna odeljka: Form Header, Detail i Form Footer. Kada se koristi za pravljenje obrazaca, čarobnjak dodaje u odeljku Detail skup kontrola za svako polje koje korisnik izabere iz tabele nad kojom se pravi obrazac i ostavlja odeljke Form Header i Form Footer prazne. S obzirom da su ovi odeljci prazni, Access ih sažima. Međutim, korisnik može da sam odredi veličine svih odeljaka tako što će povlačiti njihove birače. Iako su možda labele i polja za tekst kontrole koje se najčešće koriste na obrascima, obrasci se mogu poboljšati mnogim drugim tipovima kontrola. Na primer, mogu da se dodaju grupe dugmadi opcija, polja za potvrdu i polja sa listom da bi se korisnicima ponudili izbori umesto da sami upisuju vrednosti u polja za tekst.

Kontrole koje se najčešće koriste smeštene su u okvir sa alatkama. Pritiskom na dugme More Controls ( ) prikazuje se lista svih drugih kontrola koje je Access pronašao na računaru korisnika. Kontrole koje se pojavljuju kada se pritisne More Controls ne moraju biti povezane isključivo sa Access-om ili čak bilo kojom drugom aplikacijom iz paketa Microsoft Office. Lista sadrži sve kontrole koje je neka aplikacija instalirala i registrovala na računaru korisnika.

Važno

Neke kontrole, kao što je Calendar Control, mogu da budu veoma korisne. Druge mogu biti beskorisne kada se dodaju obrascu ili mogu da urade nešto što korisnik ne očekuje i što nije baš prijatno. Ako se želi da se eksperimentiše, ne raditi to u bazi podataka koja je važna.

U ovoj vežbi koristiće se obrazac Filmovi iz baze podataka Video Kolekcija da bi se dodao natpis odeljku Form Header. Zameniće se kontrola polje za tekst RežiserFilma u odeljku Detail kontrolom kombinovano polje sa listom. Slediti ove korake:


2 Otvoriti obrazac Filmovi u prikazu Design.

3 Dovesti pokazivač miša iznad horizontalne linije između birača odeljka Form Header i birača odeljka Detail i, kada se pokazivač promeni u dvosmernu strelicu, povući birač odeljka Detail oko 2 cm na dole.

Obrazac sada izgleda ovako: 54

4 Ako okvir sa altkama nije na ekranu, pritisnuti dugme Toolbox ( ) na paleti alatki.

Moguće je takođe da se komanda Toolbox izabere u meniju View. Da bi se držao okvir sa alatkama otvoren, ali tako da ne smeta, može se postaviti duž jedne ivice ekrana.

5 Da bi se dobila ideja kakve su kontrole na raspolaganju, pomerati pokazivač iznad dugmadi u okviru sa alatkama, zadržavajući se iznad svakog taman toliko da se pojavi odgovarajući naziv ScreenTip.

6 Da bi se dodao naslov u zaglavlje, u okviru sa alatkama izabrati kontrolu Label ( ) i zatim razvući pravougaonik u odeljku zaglavlja.

Access ubacuje kontrolu Label koja sadrži kursor da bi mogao odmah da se upiše natpis.

7 Upisati Filmovi i pritisnuti Enter.

Labela Filmovi preuzima format ostalih labela.

8 Sa izabranom labelom Filmovi, pritisnuti taster F4 da bi se pojavio okvir za dijalog Properties.

9 Promeniti svojstvo Font Size u 18 i Text Align u Center. Zatvoriti zatim okvir za dijalog Properties.

10 U meniju Format, pokazati na Size i zatim pritisnuti To Fit.

11 Podesiti veličinu i poziciju kontrole koja je upravo dodata dok ne bude izgledala ovako:

55

12 Ako je dugme Control Wizard ( ) u okviru sa alatkama aktivno (oko dugmeta je okvir) pritisnuti ga da bi se deaktiviralo.

Kada ovo dugme nije izabrano može se praviti kontrola sa svim podrazumevanim svojstvima bez potrebe da se prođe kroz stranice čarobnjaka.

13 Ubaciti kombinovano polje sa listom u odeljak Details tako sto će se, u okviru sa alatkama, pritisnuti kontrola Combo Box ( ) i zatim razvući pravougaonik odmah ispod polja za tekst RežiserFilma.

Kada se otpusti miš, Access prikazuje kontrolu kombinovano polje sa listom koja je nevezana (engl. unbound), tj. nije povezana sa poljem u tabeli Filmovi.

14 Kopirati format polja za tekst RežiserFilma na novu kontrolu kombinovano polje sa listom pritiskajući polje za tekst RežiserFilma, zatim dugme Format Painter ( ) na paleti alatki i zatim kontrolu kombinovano polje sa listom.

Kontrola kombinovano polje sa listom i njegova labela preuzimaju novi format.

15 Izabrati ponovo kombinovano polje sa listom i prikazati njegov okvir za dijalog Properties.

16 Izabrati karticu Data, postaviti Control Source na RežiserFilma i zatim upisati sledeći tekst u okvir Row Source:

SELECT DISTINCT Filmovi.RežiserFilma FROM Filmovi;

(Obratiti pažnju na to da između Filmovi i RežisreFilma nema razmaka, samo tačka.)

Ovaj red je upit koji izvlači po primer od svakog režisera u polju RežiserFilma tabele Filmovi i prikazuje rezultate kada se pritisne strelica okvira.

Okvir za dijalog Properties sada izgleda ovako (mora da se proširi da bi se prikazao ceo upit):

56

Savet

Ako je potrebno da se doda film režisera koji nije u listi, može da se upise režiser u kombinovano polje sa listom. Kada se zapis doda u bazu podataka, taj režiser se pojavljuje u listi kombinovanog polja sa listom.

17 Ako je potrebno, postaviti Row Source Type na Table/Query.

18 Pritisnuti labelu levo od kombinovanog polja sa listom, izabrati karticu Format okvira za dijalog, promeniti vrednost svojstva Caption u Režiser Filma i zatvoriti okvir za dijalog.

19 Izbrisati početno polje za tekst RežiserFilma i njegovu labelu i pomeriti novo kombinovano polje sa labelom na njegovo mesto, podešavajući veličinu ako je potrebno.

20 Pritisnuti dugme View ( ). Obrazac bi trebalo da izgleda ovako:

21 Proći kroz nikoliko zapisa i proveriti kako se bira režiser iz kombinovanog polja sa listom.

22 Nije potreban birač zapisa – siva traka duž leve ivice obrasca – stoga se treba vratiti u prikaz Design i otvoriti okvir za dijalog Properties za ceo obrazac pritiskajući birač Form i pritiskajući F4. Zatim, na kartici Format promeniti Record Selectors u No. Promeniti Scroll Bars u Neither. Na kraju, zatvoriti okvir za dijalog Properties.

23 Sačuvati novi obrazac i zatim se prebaciti u prikaz Form da bi se video obrazac u konačnom obliku.


57

Pravljenje obrasca upotrebom opcije AutoForm

Iako obrazac ne mora da sadrži sva polja iz tabele, kada se koristi kao osnovni način za pravljenje novih zapisa, obično ih sve sadrži. Najbrži način da se napravi obrazac koji sadrži sva polja iz jedne tabele jeste da se upotrebi opcija AutoForm. Uz to, kao i kod obrazaca koje je napravio čarobnjak, svi obrasci mogu jednostavno da se prilagode.

U ovoj vežbi, napraviće se automatski obrazac koji prikazuje informacije o žanrovima filmova Video Kolekcije. Uraditi sledeće:


2 Na traci Objects izabrati Forms.

3 Na paleti alatki prozora baze podataka pritisnuti dugme New ( ) da bi se pojavio ovaj okvir za dijalog New Form u kome su navedeni svi načini na koje može da se napravi obrazac:

4 Pritisnuti AutoForm: Columnar, u padajućoj listi u donjem delu okvira uzabrati tabelu

Žanrovi Filmova i zatim pritisnuti OK.

Okvir za dijalog se zatvara i u sledećem trenutku pojavljuje se novi obrazac Žanrovi Filmova u prikazu Form.

5 Pritisnuti dugme Save ( ), u okviru za dijalog Save As prihvatiti podrazumevani naziv Žanrovi Filmova i pritisnuti OK da bi se video obrazac koji izgleda ovako:

Savet

Kada AutoForm pravi obrazac, Access primenjuje stil pozadine koji je primenjen zadnji put kada je korišćen čarobnjak Form (ili podrazumevani stil ako nije korišćen čarobnjak).

6 Ovaj obrazac već izgleda dosta dobro, ali će se ipak preći u prikaz Design da bi moglo da se napravi nekoliko manjih izmena.

7 Izbrisati reč Žanra iz labele Naziv Žanra.

8 Vrednost RBŽanra popunjava Access i ne bi trebalo nikada da se menja. Stoga je potrebno onemogućiti izmenu vrednosti u tom polju za tekst. Pritisnuti je i, ako je to potrebno, pritisnuti F4 da bi se prikazao okvir za dijalog Properties kontrole.

58

59

9 Na kartici Data, promeniti Enabled u No i zatvoriti okvir za dijalog.

10 Prebaciti se u prikaz Form i proći kroz nekoliko žanrova. Pokušati promenu vrednosti u polju RBŽanra. Vidi se da je to nemoguće.

11 Nije potreban birač zapisa u obrascu, pa se vratiti u prikaz Design, pritisnuti birač Form i zatim pritisnuti taster F4 da bi se otvorio okvir za dijalog Properties. Zatim, na kartici Format, promeniti Scroll Bars u Neither i Record Selectors u No.

12 Sačuvati i zatvoriti obrazac Žanrovi Filmova.


4. Pronalaženje određenih informacija

Baza podataka je skladište informacija. U njoj može biti uskladišteno nekoliko zapisa u jednoj tabeli ili hiljade zapisa u više povezanih tabela. Bez obzira na to koliko je informacija pohranjeno u bazi podataka, od nje ima koristi samo ako informacije koje su potrebne mogu da se pronađu onda kada su potrebne. U maloj bazi podataka informacije mogu jednostavno da se pronađu tako što će se prolaziti kroz tabelu sve dok se ne uoči ono što se traži. Ali, kako veličina baze podataka raste i baza postaje složenija, pronalaženje određenih informacija postaje sve teže.

Microsoft Access nudi razne alatke za organizovanje prikaza informacija u bazi podataka i pronalaženje specifičnih informacija. Korišćenjem tih alatki moguće je usresrediti se samo na deo informacija brzim sortiranjem tabele po bilo kom polju (ili kombinaciji polja) ili filtriranjem tabele radi prikazivanja (ili izostavljanja) informacija koje sadrže neku kombinaciju znakova. Uz malo dodatnog truda, mogu se napraviti upiti koji prikazuju određena polja iz određenih zapisa iz jedne ili više tabela. Mogu čak i da se sačuvaju ti zapisi da bi mogli ponovo da se koriste.

Upit može da uradi više od jednostavnog vraćanja liste zapisa iz tabele. U upitu je moguće upotrebiti funkcije koje izvode izračunavanja nad informacijama u tabeli da bi proizvele zbir, prosek, izbrojale vrednosti ili pronašle druge matematičke vrednosti.

U ovom poglavlju, naučiće se kako da se precizno pronađu potrebne informacije u bazi podataka upotrebom alatki za sortiranje i filtriranje i postavljanjem upita.

Sortiranje informacija

Informacije uskladištene u tabeli mogu da se sortiraju u rastućem ili opadajućem redosledu, po vrednostima u jednom ili više polja u tabeli. Biće ponekad potrebno da se sortira tabela da bi se grupisale zajedno sve stavke istog tipa.

U ovoj vežbi naučiće da se soriraju informacije u listu sa podacima ili obrascu na više načina. Uraditi sledeće:


2 Otvoriti tabelu Glumci u prikazu Datasheet.

3 Da bi se izvršilo sortiranje po polju Ime Glumca pritisnuti bilo gde unutar kolone Ime Glumca i zatim pritisnuti dugme Sort Ascending ( ).

Savet

Mogu takođe da se koriste komande Sort Ascending ili Sort Descending u meniju Records; ili, može da se pritisne desnim tasterom miša kolona u listu sa podacima i izabere željena komanda u meniju koji se pojavljuje.

Zapisi su sortirani po imenima glumaca.

4 Da bi se obrnuo redosled sortiranja, dok se još uvek nalazi u koloni Ime Glumca, pritisnuti dugme Sort Descending ( ).

5 Sačuvati i zatvoriti tabelu Glumci.

Kako Access sortira Sortiranje kao koncept izgleda prilično intuitivno, ali ponekad pristup računara takvom konceptu nije naročito intuitivan. Sortiranje brojeva spada u primere o kojima je reč. U Access-u brojevi

60

61

mogu da se tretiraju kao tekst ili kao numeričke vrednosti. S obzirom na razmake, crtice i znake interpunkcije koji se obično koriste u adresama, poštanskim brojevima i brojevima telefona, brojevi u tim poljima obično se tretiraju kao tekst. Brojevi u poljima koja sadrže cene ili količine, sa druge strane obično se tretiraju kao numeričke vrednosti. Kada Access sortira tekst, prvo se vrši sortiranje po prvom znaku u izabranom polju u svim zapisima, zatim po sledećem i tako redom – sve dok više ne preostane znakova. Kada Access sortira brojeve, sadržaj svakog polja tretira se kao jedna vrednost i zapise sortira po tim vrednostima. Takva taktika može da dovede do naizgled čudnih redosleda sortiranja. Na primer, sortiranje liste kao teksta u prvoj koloni tabele koja sledi, daje listu u drugoj koloni. Sortiranje iste liste kao numeričkih vrednosti proizvodi listu u trećoj koloni.

Original Sortirano kao tekst Sortirano kao broj

1 1 1

1234 11 2

23 12 3

3 1234 4

11 2 5

22 22 11

12 23 12

4 3 22

2 4 23

5 5 1234

Ako polje sa tipom podataka Text sadrži brojeve, može se sortirati numerički dodajući ispred brojeva nule da bi sve vrednosti bile iste dužine. Na primer, 001, 011 i 101 biće sortirani ispravno čak i kada su brojevi definisani kao tekst.

Savet

Access može da sortira po više polja, ali ide redom s leva na desno. Zato polja po kojima se želi da se izvrši sortiranje moraju biti susedna i moraju biti uređena po redu u kome se želi da se sortiraju.

6 Otvoriti tabelu Filmovi.

7 Pritisnuti zaglavlje kolone Godina Izdavanja, držati pritisnut taster Shift i pritisnuti zaglavlje kolone Trajanje (min) da bi se proširio izbor, tj. da bi bile izabrane i kolona Godina Izdavanja i kolona Trajanje (min).

8 Pritisnuti dugme Sort Ascending da bi se uredili zapisi po godinama izdavanja u rastućem redosledu i trajanjima takođe u rastućem redosledu unutar svake oblasti (ili, u ovom slučaju, svake godine izdavanja).

Savet

Zapisi mogu da se sortiraju tokom pregleda u obrascu. Pritisnuti jednostavno okvir polja po kome se želi da se izvrši sortiranje i zatim pritisnuti jedno od dugmadi Sort. Sortiranje po više polja se, međutim, ne može izvršiti u prikazu Form.

9 Sačuvati i zatvoriti tabelu Filmovi.


Filtriranje informacija u tabeli

Sortiranjem informacija, tabela se organizuje na logički način, ali i dalje korisniku ostaje cela tabela sa kojom treba da radi. Ako je cilj da se pronađu svi zapisi koji sadrže informacije u jednom ili više polja koje zadovoljavaju određene uslove, potrebe će zadovoljiti jedna od raspoloživih komadi Filter. Može, na primer da se napravi filter koji će pronaći sve filmove čija je godina izdavanja 2001.

Jednostavni filtri mogu da se primene dok se gledaju informacije u tabeli ili obrascu. Ti filtri primenjuju se na sadržaj izabranog polja, ali na rezultate prvog se može primeniti sledeći filtar da bi se dalje prečistilo traženje.

Savet

Komande Filter koje će se koristiti u ovoj većbi mogu se pokretati iz menija Records pokazivanjem na Filter; pritiskanjem dugmadi na paleti alatki; i iz priručnih menija koji se dobijaju upotrebom desnog tastera miša. Nisu, međutim, sve komande Filter dostupne u svakom od ovih postupaka.

U ovoj vežbi isprobaće se više metoda filtriranja informacija u tabeli. Slediti ove korake:


2 Otvoriti tabelu Filmovi u prikazu Datasheet.

3 Pritisnuti bilo koju vrednost 2001 u polju Godina Izdavanja i zatim pritisnuti dugme Filter By Selection ( ).

Broj filmova prikazanh u tabeli menja se sa 10 u 3 jer ima samo tri filma čija je godina izdavanja 2001.

Važno

Kada se filtrira tabela, zapisi koji ne zadovoljavaju filtar ne uklanjaju se iz baze već se samo ne prikazuju.

4 Pritisnuti dugme Remove Filter ( ) da bi se ponovo prikazali i ostali filmovi.

5 Šta ako se želi spisak filmova koji su izdati 2000. godine ili kasnije? Pronaći primer ove godine izdavanja u tabeli, izabrati znak 2 i zatim ponovo pritisnuti dugme Filter By Selection.

Sada je vidljivo sedam filmova sa godinom izdavanja koja je 2000. ili kasnija.

6 Pritisnuti Remove Filter.

7 Da bi se pronašlo koliko filmova ima godinu izdavanja koja nije 2000., pritisnuti desnim tasterom polje Godina Izdavanja u bilo kom zapisu sa vrednošću 2000 u tom polju i u priručnom meniju pritisnuti Filter Excluding Selection.

Videće se filmovi sa drugim godinama izdavanja.

8 Pritisnuti Remove Filter.

Džokeri Kada korisnik ne zna ili nije siguran o kom znaku ili skupu znakova se radi, može da koristi džokere kao zamenu za znakove u svojim kriterijumima za pretraživanje. Najčešći džokeri su: 62

Znak Opis

* Odgovara bilo kom broju znakova

? Odgovara jednom slovnom znaku

# Odgovara jednom numeričkom znaku

Savet

Nakon pronalaženja samo informacija koje su potrebne i njihovog organizovanja na odgovarajući način, rezultati mogu da se prikažu u obrascu ili izveštaju. Pritisnuti jednostavno na paleti alatki dugme New Object i pratiti uputstva.

9 Snimiti i zatvoriti tabelu Filmovi.


Savet

Mogu se upotrebiti komande Filter da bi se filtrirale informacije u tabeli dok se gledaju u obrascu. Komanda Filter For često je korisna kod obrazaca zato što nije potrebno da se vidi željeni izbor.

Filtriranje na osnovu obrasca

Komanda Filter By Form omogućava brz i jednostavan način da se filtrira tabela na osnovu informacija iz nekoliko polja. Ako se otvori tabela i zatim pritisne dugme Filter By Form, ono što se vidi liči na jednostavan list sa podacima. Međutim, svaka ćelija je kombinovano polje sa listom čiji sadržaj može da se pomera i u kojoj su sve stavke u tom polju. To izgleda ovako:

Može da se izabere vrednost iz liste i pritisne dugme ApplyFilter da bi se prikazali samo zapisi koji sadrže izabranu vrednost.

Upotreba mogućnosti Filter By Form nad tabelom koja ima samo nekoliko polja, kao što je ova, je laka. Ali, upotrebiti je nad tabelom koja ima više desetina polja postaje pomalo glomazno. Tada je lakše koristiti Filter By Form nad tabelom u verziji obrasca. Ako se otvori obrazac i zatim pritisne Filter By Form, videće se prazan obrazac. Pritiskanjem u bilo koji okvir i zatim pritiskanjem padajuće strelice prikazuje se lista svih vrednosti u polju, kao što je ovde pokazano:

63

Ako se napravi izbor i pritisne dugme ApplyFilter, pritisak na dugme za kretanje Next Record prikazuje prvi zapis koji zadovoljava kriterijume izbora, zatim sledeći itd.

Savet

Filter By Form nudi iste mogućnosti i postupke bilo da se koristi u obrascu bilo u tabeli. S obzirom da je definisanje filtra ponekad lakše u obrascu, a pregled rezultata ponekad lakši u tabeli, može se upotrebiti AutoForm da bi se brzo napravio obrazac za tabelu. Može se, zatim, upotrebiti obrazac iz mogućnosti Filter By Form umesto tabele i zatim se prebaciti u prikaz Datasheet da bi se pregledali rezultati.

U ovoj vežbi pokušaće se da se pronađe film čiji je naslov zaboravljen. Prilično je sigurno da naslov filma počinje sa Š i da je godina izdavanja 2000. ili 2001. Zbog toga će se upotrebiti Filter By Form da bi se pokušalo da se nađe zapis filma. Slediti ove korake:


2 Na traci Objects pritisnuti Forms i dva puta pritisnuti Filmovi da bi se obrazac Filmovi otvorio u prikazu Form.

3 Na paleti alatki pritisnuti dugme Filter By Form ( ).

Obrazac Filmovi, koji pokazuje informacije iz jednog zapisa, zamenjen je svojom Filter By Form verzijom sa praznim okvirima za svako polje i jezičcima kartica Look for i Or na dnu.

4 Pritisnuti drugi okvir Naslov, upisati Š* i pritisnuti Enter da bi se reklo Access-u da prikaže sve naslove filmova na Š.

Access pretvara uslov koji je upisan u odgovarajući format, ili sintaksu, za ovaj tip izraza: Like “Š*“.

5 Pritisnuti okvir Godina Izdavanja i iz padajuće liste izabrati 2000.

6 Pritisnuti dugme Apply Filter ( ) da bi se videli samo filmovi čija je godina izdavanja 2000 i čiji naslov počinje na Š.

Access zamenjuje prozor za postavljanje filtra normalnim obrascem Filmovi i traka za kretanje po zapisima ukazuje na to da postoji jedan filtriran zapis.

7 Pritisnuti dugme Filter By Form radi prebacivanja nazad na filtar.

Još uvek se prikazuju kriterijumi filtra koji su bili postavljeni. Kada se upišu kriterijumi filtra koristeći bilo koji metod, oni bivaju sačuvani kao svojstvo obrasca i raspoloživi sve dok se ne zamene drugim kriterijumima.

64

8 Da bi se dodala druga godina izdavanja, izabrati karticu Or.

Ova kartica ima iste prazne ćelije kao i kartica Look for. Moguće je prebacivati se sa kartice na karticu i tada se vidi da ranije uneseni kriterijumi nisu uklonjeni.

Savet

Kada se otvori kartica Or, pojavljuje se druga kartica Or da bi mogla da se uključi, ako se želi, i treća godina izdavanja.

9 U okvir Naslov upisati Š* , upisati ili izabrati 2001 u okviru Godina Izdavanja i zatim pritisnuti dugme Apply Filter.

Proći kroz filtrirani obrazac Filmovi da bi se videla tri zapisa koji su zadovoljili kriterijume.

10 Zatvoriti obrazac Filmovi i zatim zatvoriti bazu.

Pronalaženje informacija koje zadovoljavaju višestruke kriterijume

Filtri Filter By Selection, Filter For <vrednost> i Filter By Form su brzi i laki načini da se izbruse potrebne informacije sve dok su kriterijumi filtara jednostavni. Kad je potrebno da se u jednoj tabeli traže zapisi koji zadovoljavaju višestruke kriterijume ili koji zahtevaju složene izraze kao kriterijume, može da se upotrebi komanda Advanced Filter/Sort.

Komanda Advanced Filter/Sort se primenjuje u rešetki za projektovanje koja je ovde prikazana:

Rešetka za projektovanje može da se koristi za rad samo sa jednom tabelom.

Savet

Ako se pravi jednostavan upit u prozoru za filtar koji bi korisnik želeo ponovo da koristi, može ga snimiti kao upit. Iz menija File izabrati Save As Query ili na paleti alatki pritisnuti dugme Save As Query ili desnim tasterom miša pritisnuti u prozor za filtar i zatim, u priručnom meniju izabrati Save As Query.

U ovoj vežbi, napraviće se filtar da bi se pronašli filmovi u dve godine izdavanja upotrebom komande Advanced Filter/Sort. Po pronalaženju filmova, isprobaće se način rada u rešetki za projektovanje da bi se bolje razumele njene mogućnosti filtriranja. Uraditi sledeće:


2 Na traci Objects pritisnuti Tables i dva puta pritisnuti Filmovi da bi se otvorila tabela Filmovi u prikazu Datasheet.

3 U meniju Records, pokazati na Filter i zatim pritisnuti Advanced Filter/Sort.

65

Access otvara prozor za filtar sa listom polja tabele Filmovi u gornjem delu

4 Ako rešetka za projektovanje nije prazna, u meniju Edit pritisnuti Clear Grid.

5 Dva puta pritisnuti NaslovFilma da bi se kopirao u ćeliju Field u prvoj koloni rešetke za projektovanje.

6 Pritisnuti ćeliju Criteria ispod NaslovFilma, upisati Š* i pritisnuti Enter.

Access menja kriterijum u Like “Š*”.

7 U listi polja Filmovi, pritisnuti dva puta GodinaIzdavanja da bi se kopiralo u sledeću slobodnu kolonu rešetke za projektovanje.

8 Pritisnuti ćeliju Criteria ispod GodinaIzdavanja, upisati 2000 or 2001 i pritisnuti Enter.

Rešetka za projektovanje sada izgleda ovako:

Uneta vrednost se promenila u 2000 Or 2001. Filtar će sada pokazivati filmove čiji naslov

počinje na Š i čija je godina izdavanja 2000 ili 2001.

9 U meniju Filter izabrati Apply Filter/Sort da bi se videli zapisi koji odgovaraju kriterijumima:

Savet

Mogu da se posmatraju i prozor za filtar i prozor tabele ako se oba smanje.

10 U meniju Records izabrati Filter i zatim Advanced Filter/Sort radi vraćanja u prozor za filtar.

11 Pritisnuti ćeliju or u koloni NaslovFilma, upisati P* i pritisnuti Enter. Rešetka za projektovanje sada izgleda ovako:

66

12 U meniju Filter, izabrati Apply Filter/Sort.

Kao rezultat pojavljuju se zapisi za sve filmove čiji naslov počinje na Š ili P, ali jedan sa naslovom na P nema godinu izdavanja 2000 ili 2001. Ako se pogleda ponovo rešetka za projektovanje, može da se vidi da je filtar formiran kombinovanjem polja u redu Criteria operatorom And, kombinovanjem polja u redu or operatorom And i, zatim, korišćenjem operatora Or za kombinovanje ta dva reda. Filtar tako traži filmove čiji naslov počinje na Š sa godinom izdavanja 2000 ili 2001 ili filmove koji počinju na P bez obzira na godinu izdavanja.

13 Vratiti se u prozora za filtar, u ćeliji ispod GodinaIzdavanja upisati 2000 or 2001 i pritisnuti Enter.

14 Primeniti ponovo filtar da bi se videli samo filmovi sa godinom izdavanja 2000 ili 2001.

15 Zatvoriti tabelu Filmovi bez snimanja izmena i zatim zatvoriti bazu.

Izrazi Izrazi, onako kako se koriste u Access-u, sinonim su za formule. Izraz je kombinacija operatora, konstanti, funkcija i kontrolnih svojstava čiji rezultat je samo jedna vrednost. Access gradi formule koristeći format a=b+c, gde je a rezultat i =b+c izraz. Izraz može da se koristi za dodeljivanje svojstava tabelama i obrascima, za određivanje vrednosti u poljima ili izveštajima, kao deo upita i na mnogim drugim mestima u Access-u.

Izrazi koji će se koristiti u Access-u kombinuju višestruke kriterijume da bi definisali skup uslova koje zapis mora da zadovolji pre nego što ga Access izabere kao rezultat filtra ili upita. Višestruki kriterijumi se kombinuju korišćenjem logičkih, poredbenih i aritmetičkih operatora. Različiti tipovi izraza koriste različite operatore.

Najčešći logički operatori su And, Or i Not. Kada se kriterijumi kombinuju operatorom And, zapis je izabran samo ako ih sve zadovoljava. Kada se kriterijumi kombinuju operatorom Or, zapis je izabran ako zadovoljava bilo koji od njih. Operator Not bira sve zapise koji ne zadovoljavaju njegove kriterijume.

Najčešći operatori poređenja uključuju < (manje od), > (veće od) i = (jednako). Ovi osnovni operatori mogu da se kombinuju da bi formirali <= (manje ili jednako), >= (veće ili jednako) i <> (različito od). Operator Like se ponekad grupiše sa operatorima poređenja i koristi se za proveravanje da li tekst odgovara zadatom uzorku.

Najčešći aritmetički operatori su + (sabiranje), - (oduzimanje), * (množenje) i / (deljenje) i koriste se sa numeričkim vrednostima. Tu je i operator & (tekstualni oblik operatora +) koji se koristi za spajanje dva tekstualna stringa.

67

68

Pravljenje upita u prikazu Design

Sortiranje informacija je brzo, lako i korisno. Kada se, međutim, želi da se radi sa više od jedne tabele potrebno je da se sa filtara pređe na upite. Najčešći tip upita izdvaja zapise koji zadovoljavaju određene uslove, ali postoje i drugi tipovi navedeni u nastavku:

• Upit izdvajanja preuzima podatke iz jedne ili više tabela i prikazuje rezultate u listu sa podacima. Upit izdvajanja može da se upotrebi i za grupisanje zapisa i izračunavanje zbirova, broja stavki, proseka i drugih tipova totala. Sa rezultatima upita izdvajanja može da se radi u prikazu Datasheet da bi se ažurirali zapisi u jednoj tabeli ili povezanim tabelama u isto vreme.

• Parametarski upit traži od korisnika informacije koje će se koristiti u upitu (datumski opseg, na primer). Ovaj tip upita je posebno koristan ako je upit osnova za izveštaj koji se periodično izvršava.

• Upit unakrsnih tabela izračunava i uređuje strukturu podataka radi lakše analize. Može da izračuna zbir, prosek, izbroji vrednosti i druge vrste totala za podatke koji su grupisani po dva tipa informacija – jedan duž leve strane liste sa podacima i jedan duž gornje. Ćelija na preseku svakog reda i kolone prikazuje rezultate izračunavanja upita.

• Upit izvršavanja radnje ažurira ili vrši izmene u više zapisa u jednoj operaciji. To je u osnovi upit izdvajanja koji izvršava radnju na rezultatima postupka izdvajanja. Na raspolaganju su četiri tipa izvršavanja radnje: upiti brisanja koji brišu zapise iz jedne ili više tabela, upiti ažuriranja, koji vrše izmene u zapisima u jednoj ili više tabela, upiti dodavanja koji dodaju zapise iz jedne ili više tabela na kraju jedne ili više tabela i upiti pravljenja tabela koji prave novu tabelu od svih ili dela podataka u jednoj ili više tabela.

Filtri i sortiranja nasuprot upitima Glavne razlike između filtriranja i sortiranja i upotrebe upita su:

• Komande Filter i Sort obično se brže primenjuju od upita.

• Komande Filter i Sort se ne snimaju ili se snimaju privremeno. Upit može da se snimi trajno i da se u bilo kom trenutku ponovo pokrene.

• Komande Filter i Sort se primenjuju samo na tabelu ili obrazac koji je otvoren. Upiti mogu da se zasnivaju na više tabela i drugih upita koji ne moraju biti otvoreni.

Upiti mogu sami da se prave ili da se upotrebi čarobnjak. Bez obzira na to kako se pravi upit, ono što se pravi je iskaz koji opisuje uslove koje zapisi moraju da zadovolje da bi bili upareni sa vrednostima iz jedne ili više tabela. Kada se izvrši upit, dobijeni zapisi se pojavljuju u listu sa podacima u prikazu Datasheet.

U ovoj vežbi, napraviće se upit koji u bazi podataka Video Kolekcija pronalazi sve filmove u kojima glumi Brad Pitt. Slediti ove korake:


2 Na traci Objects pritisnuti Queries.

3 Dva puta pritisnuti Create query in Design view.

Access otvara prozor za upit u prikazu Design i zatim otvara okvir za dijalog Show Table, kao što je prikazano na slici:

Okvir za dijalog Show Table koristi da bi se odredilo koje tabele i snimljeni upiti će biti

uključeni u tekući upit.

4 Sa aktivnom karticom Tables, dva puta pritisnuti Filmovi, Glumci u Filmovima i Glumci da bi se dodale ove tabele prozoru za upite. Zatvoriti zatim okvir za dijalog.

Svaka tabela koja je dodata predstavljena je u gornjem delu prozora malim prozorom sa listom polja i nazivom tabele – Filmovi, Glumci u Filmovima i Glumci, u ovom slučaju – u naslovnoj liniji kao što je ovde prikazano:

69

70

Na vrhu svake liste je zvezdica koja predstavlja sva polja u listi. Primarni ključevi u svakoj listi su prikazani podebljanim slovima. Linija od RBFilma u tabeli Filmovi do RBFilma u tabeli Glumci u Filmovima ukazuje na to da su ova dva polja povezana.

Savet

Da bi se dodalo još tabela u upit, otvoriti ponovo okvir za dijalog Show Tables tako što će se desnim tasterom pritisnuti gornji deo prozora za upit i u priručnom meniju izabrati Show Table; ili tako što će se na paleti alatki pritisnuti dugme Show Tables.

U donjem delu prozora za upit nalazi se rešetka za projektovanje gde mogu da se postavljaju kriterijumi upita.

5 Da bi se uključila polja u upit, odvlačiti ih iz listi u gornjem delu prozora redom, u kolone rešetke za projektovanje. Odvući sledeća polja iz dve liste:

Iz tabele Polje

Glumci ImeGlumca

Glumci PrezimeGlumca

Filmovi NaslovFilma

Filmovi RežiserFilma

Filmovi GodinaIzdavanja

Filmovi Trajanje(min)

Savet

Može brzo da se kopira polje u sledeću kolonu rešetke za projektovanje ako se dva puta pritisne naziv polja. Da bi se kopirala sva polja u rešetku, dva puta pritisnuti naslovnu liniju iznad liste polja da bi se izabrala cela lista i zatim je odvući iznad rešetke. Kada se otpusti taster miša, Access dodaje sva polja redom u kolone. Može da se odvuče zvezdica u kolonu rešetke da bi se uključila sva polja u upit, ali moraju da se odvlače pojedinačna polja u rešetku ako se želi da se sortira po tim poljima ili da im se dodaju uslovi.

6 U petom redu rešetke za projektovanje (naslovljenom Criteria) upisati “Brad” za polje ImeGlumca i upisati “Pitt” za polje PrezimeGlumca.

Na ovaj način se u bazi podataka Video Kolekcija pronalaze svi filmovi u kojima glumi Brad Pitt.

7 Odčekirati polje za potvrdu u četvrtom redu rešetke za projektovanje (naslovljenom Show) za polja ImeGlumca i PrezimeGlumca. Na ovaj način polja mogu da se koriste prilikom određivanja rezultata upita, ali se neće prikazivati.

Prozor za upit sada izgleda kao na slici:

8 Pritisnuti dugme Run ( ) da bi se izvršio upit i prikazali rezultati u prikazu Datasheet, kao na slici:

Rezultati pokazuju da upit za sada radi. Preostalo je još da se sortiraju rezultati po polju

NaslovFilma.

9 Pritisnuti dugme View da bi se vratili u prikaz Design.

Treći red u rešetki za projektovanje označen je kao Sort. Ako se pritisne u ćeliju Sort u bilo kom redu, može da se odredi da li da se sortira u rastućem redosledu, opadajućem ili da se ne sortira.

10 Pritisnuti ćeliju Sort u koloni NaslovFilma, pritisnuti padajuću strelicu i izabrati Ascending.

11 Pritisnuti dugme Run da bi se izvršio upit.

12 Pritisnuti dugme View i nakon toga dugme Save. Upisati Filmovi u kojima glumi Brad Pitt kao naziv upita i zatim pritisnuti OK.

13 Zatvoriti upit i bazu podataka.

SQL upiti

SQL upit je upit koji je načinjen pomoću SQL (Structured Query Language) iskaza. SQL upiti se mogu koristiti za pretraživanje, ažuriranje i upravljanje relacionim bazama podataka. Kada se napravi upit Access automatski konstruiše ekvivalentni SQL iskaz u pozadini. Korisnik može pregledati ili modifikovati SQL iskaz u SQL prikazu. Naravno nakon modifikovanja upita u SQL prikazu sam upit više neće izgledati isto u prikazu Design.

Odabiranje polja iz tabela Prvo će biti prikazana naredba SELECT koja se koristi za pregledanje podataka iz baze podataka. Koristi se za: 71

72

• Prikazivanje navedenih polja iz tabele

• Prikazivanje svih polja iz tabele

• Kontrolisanje redosleda kojim se polja prikazuju

• Sprečavanje izbora duplih zapisa

Pretraživanje je operacija koja se najčešće vrši nad bazom podataka. Opšti oblik naredbe SELECT je:

SELECT tražena polja

FROM tabela iz koje se traže polja ;

Mogu da se prikazuju sva polja tabele ili samo neka koja se navode. Prikazivanje svih polja se izvodi na sledeći način:

SELECT *

FROM Filmovi ;

Prikazivanje pojedinih polja obavlja se tako što se navedu imena polja iz tabele:

SELECT RBFilma, NaslovFilma, RežiserFilma

FROM Filmovi ;

Redosled imena polja u SELECT naredbi određuje redosled kojim će se polja pojavljivati u prikazu. Treba napomenuti da se ovom naredbom prikazuje cela tabela, tj. svi redovi iz tabele bez obzira da li postoji vrednost u njima ili ne.

Odabiranje zapisa iz tabele Ovde će se prikazati sledeće mogućnosti naredbe SELECT:

• Izbor navedenih zapisa iz tabele

• Izbor zapisa koji zadovoljavaju uslove pretraživanja

• Izbor zapisa koji zadovoljavaju višestruke uslove pretraživanja

• Kontrolisanje redosleda kojim se prikazuju zapisi

Izbor pojedinih zapisa iz tabele obavlja se uz dodavanje uslova uz naredbu SELECT s ciljem da se izaberu neki od zapisa koji zadovoljavaju uslove, a koji su precizirani pomoću izraza WHERE na sledeći način:

SELECT polja

FROM tabela

WHERE uslovi ;

Na primer ako bi se želelo da se prikažu samo oni filmovi čija je godina izdavanja 2001. naredba SELECT imala bi sledeći oblik:

SELECT *

FROM Filmovi

WHERE GodinaIzdavanja = 2001;

Pomoću izraza WHERE proverava se godina izdavanja (GodinaIzdavanja) i prikazuju se (selektuju) samo oni zapisi u kojima je zadovoljen uslov da je GodinaIzdavanja = 2001.

U izrazu WHERE može da se upotrebi brojčana vrednost, znakovna (karakter) ili datumska vrednost za upoređivanje i izbor zapisa. Uslovi WHERE se najčešće sastoje od tri dela i to:

73

• Imena polja

• Operatora za poređenje

• Imena polja, konstantne vrednosti ili liste vrednosti

Za poređenje se mogu da koriste sledeći operatori:

• Jednako (=)

• Nije jednako (<>)

• Veće (>)

• Veće ili jednako (>=)

• Manje (<)

• Manje ili jednako (<=)

• Između dve vrednosti (BETWEEN ..... AND .....)

• Lista vrednosti (IN (lista))

• Poređenje znakovnih promenljivih (karaktera) (LIKE)

• Nulta vrednost (IS NULL)

Za negaciju poslednja četiri operatora upotrebljavaju se operatori NOT (nije), NOT BETWEEN (nije između), NOT IN (nije u ...), NOT LIKE (nije kao...), i IS NOT NULL (nije nula).

Moguće je da se naprave i logički izrazi korišćenjem logičkog I (AND) i ILI (OR), slično kao i u ostalim programskim jezicima:

SELECT *

FROM Filmovi

WHERE GodinaIzdavanja = 2001 OR [Trajanje(min)] > 90 ;

Svi operatori poređenja imaju isto pravo prvenstva, zatim slede logički operatori NOT, AND i OR. U slučajevima kada pravo prvenstva može da smeta ili ga je teško ukomponovati treba da se koriste zagrade:

WHERE GodinaIzdavanja = 2001 OR (GodinaIzdavanja = 2000 AND [Trajanje(min)] > 110)

Ako bi se tražili svi filmovi čiji naslov počinje na Š iskaz bi bio sledeći:

SELECT NaslovFilma, RežiserFilma, GodinaIzdavanja

FROM Filmovi

WHERE NaslovFilma LIKE “Š*” ;

Upotrebom ORDER BY izraza zapisi mogu da se poređaju prema:

• Rastućem redosledu

• Opadajućem redosledu

• Po višestrukim kolonama

ORDER BY je zadnji u SELECT iskazu i ako se navede samo ORDER BY onda je ređanje u rastućem nizu, a ako se navede ORDER BY DESC onda je ređanje u opadajućem nizu. Rastući i opadajući niz kod znakovnih atributa (karaktera) je prema abecednom redu počev od prvog slova pa nadalje.

SELECT *

FROM Filmovi

WHERE GodinaIzdavanja = 2001

ORDER BY NaslovFilma DESC ;

U ovom vežbanju biće napravljen SQL upit koji će pronalaziti sve filmove čija je godina izdavanja 2001 i sortirati ih rastuće po naslovu filma. Treba uraditi sledeće:


2 Na traci Objects izabrati Queries i zatim dva puta pritisnuti Create query in Design view.

3 Zatvoriti okvir za dijalog Show Table.

4 U meniju View izabrati SQL View.

Prozor za upit izgleda ovako:

5 Uneti sledeći SQL iskaz:

SELECT NaslovFilma, RežiserFilma, GodinaIzdavanja, [Trajanje(min)]

FROM Filmovi

WHERE GodinaIzdavanja = 2001

ORDER BY NaslovFilma ;

6 Pritisnuti dugme Run ( ) da bi se pokrenuo upit. Dobijaju se rezultati u prikazu Datasheet:

74

7 Zatvoriti upit bez snimanja i zatim zatvoriti bazu podataka.

Važno Za svaki upit koji nije rađen kao SQL upit moguće se videti njegov odgovarajući SQL iskaz. Nakon izvršavanja upita treba pritisnuti strelicu desno od dugmeta View ( ) i izabrati SQL View.

Pravljenje upita pomoću čarobnjaka

Postupak za pravljenje jednostavnog upita izdvajanja pomoću čarobnjaka Query gotovo je identičan pravljenju obrasca pomoću čarobnjaka Form. Sa čarobnjakom Query, novom upitu mogu da se dodaju jedno ili više polja iz postojećih tabela ili upita.

Da bi Access radio efikasno sa više tabela, potrebno je da se shvate relacije između polja u tim tabelama. Potrebno je da se uspostave te relacije pre upotrebe čarobnjaka Query tako što će se pritisnuti dugme Relationships i odvući polje u jednoj tabeli iznad identičnog polja u drugoj tabeli.

U ovoj vežbi, upotrebiće se čarobnjak Query da bi se napravio novi upit koji kombinuje informacije iz tabela Filmovi i Žanrovi Filmova. Te tabele povezane su preko zajedničkih polja RBŽanra (ta relacija je već uspostavljena). Uraditi sledeće:


2 Na traci Objects, izabrati Queries i dva puta pritisnuti Create query by using wizard.

Otvara se prva strana čarobnjaka Simple Query.

Savet

Moguće je pokrenuti čarobnjaka Query ako se u meniju Insert izabere Query ili ako se pritisne dugme New Object i zatim dva puta pritisne Simple Query Wizard.

3 Iz liste Tables/Queries izabrati Table: Filmovi.

4 Pritisnuti dugme >> da bi se prebacila sva raspoloživa polja u listu Selected Fields.

5 Iz liste Tables/Queries izabrati Table: Žanrovi Filmova.

6 Dva puta pritisnuti polje NazivŽanra da bi se prabacilo u listu Selected Fields i zatim pritisnuti Next.

Savet

Ako relacije između dve tabele nisu već uspostavljene, biće zatraženo da se definišu i da se zatim ponovo pokrene čarobnjak.

7 Pritisnuti ponovo Next da bi se prihvatila podrazumevana opcija da se detalji prikažu u rezultatima upita.

8 Promeniti naziv upita u Upit Filmovi, ostaviti označenu opciju Open the query to view information i zatim pritisnuti Finish.

Access izvršava upit i prikazuje rezultate u prikazu Datasheet. Može se proći kroz rezultate i videti da su prikazane informacije za sve filmove.

9 Pritisnuti dugme View ( ) da bi se pregledao upit u prikazu Design.

Obratiti pažnju da je polje za potvrdu u okviru Show, po pravilu, označeno za svako od polja u upitu. Ako se želi da se koristi polje u upitu – da bi se, na primer, po njemu vršilo sortiranje, postavili kriterijumi ili se koristilo u izračunavanjima – ali se ne želi da se polje vidi u listu sa podacima koji se dobija može da se ukoni znak za potvrdu iz polja Show.

75

10 Ukloniti znak za potvrdu u okvirima Show za RBŽanra i RBFormata i zatim pritisnuti dugme View radi povratka u prikaz Datasheet.

Dva polja su uklonjena iz lista sa podacima koji se dobija.

11 Zatvoriti list sa podacima, birajući Yes da bi se snimio upit.


Izvođenje izračunavanja u upitu

Upiti se obično koriste za pronalaženje svih zapisa koji zadovoljavaju neke kriterijume. Ponekad, međutim, korisnika ne zanimaju detalji svih zapisa s obzirom da ih na neki način, sumira. Na primer, možda korisnik želi da sazna koliko filmova se trenutno nalazi u bazi podataka Video Kolekcija. Najlakši način da se dođe do ovih informacijaje da se napravi upit koji grupiše potrebna polja i obavlja matematički deo posla za korisnika. Da bi se to uradilo, u upitu se koriste zbirne funkcije.

Upiti u Access-u podržavaju sledeće zbirne funkcije:

Funkcija Izračunava

Sum Zbir vrednosti u polju

Avg Prosek vrednosti u polju

Count Broj vrednosti u polju, ne računajući Null (prazne) vrednosti

Min Najmanju vrednost u polju

Max Najveću vrednost u polju

StDev Standardnu devijaciju vrednosti u polju

Var Varijansu vrednosti u polju

U ovoj vežbi napraviće se upit koji izračunava ukupan broj filmova u bazi podataka Video Kolekcija. Uraditi sledeće:


2 Na traci Objects, pritisnuti Queries, a zatim dva puta pritisnuti Create query in Design view.

Access najpre otvara prozor za upit u prikazu Design, a zatim prikazuje okvir za dijalog Show Table.

3 U okviru za dijalog Show Table, dva puta pritisnuti Filmovi, a zatim pritisnuti Close.

Access dodaje tabelu Filmovi prozoru za upit i zatvara okvir za dijalog Show Table.

4 U listi polja u tabeli Filmovi, dva puta pritisnuti RBFilma.

Access prebacuje polje u rešetku za projektovanje.

5 Na paleti alatki pritisnuti dugme Totals ( ).

Rešetki za projektovanje dodaje se red Total što izgleda ovako:

76

6 Pritisnuti u ćeliju Total kolone RBFilma, pritisnuti padajuću strelicu i iz padajuće liste

izabrati Count.

Access upisuje reč Count u ćeliju Total. Kada se pokrene upit, ova funkcija će vratiti broj zapisa koji sadrže vrednost u polju RBFilma.

7 Pritisnuti dugme Run ( ).

Rezultat upita je samo jedan zapis koji sadrži broj, kao što je prikazano na slici:

8 Zatvoriti prozor upita, pritiskajući No na pitanje da li se želi da se snimi upit.


77

78

5. Rad sa izveštajima

Ljudi obično smatraju da su izveštaji zbirni pregledi većih skupova informacija. Baza podataka Video Kolekcija, na primer, može da sadrži informacije o hiljadama filmova. Ako se želi da se izmene informacije o filmovima ili unesu nove, radi se direktno u tabeli ili preko obrasca. Ako se želi da se sumiraju informecije o filmovima, koristi se izveštaj.

Slično izveštaju u knjigovođstvu ili godišnjem izveštaju poslova preduzeća, izveštaj napravljen u Microsoft Access-u obično se koristi za sumiranje i organizovanje informacija da bi se određeni zaključak predstavio određenoj publici. Kada korisnik projektuje izveštaj, važno je da uzme u obzir zaključak koji namerava da napravi, korisnike kojima je izveštaj namenjen i stepen informacija koji će im biti potreban.

Izveštaji su po mnogo čemu slični obrascima. Mogu se koristiti slični čarobnjaci da bi se napravili, a i okruženje u kome se stvaraju je vrlo slično. Kao i kod obrazaca, mogu se dodati natpis, polja za tekst, slika i druge kontrole i mogu da se odrede njihova svojstva. Mogu da se prikažu informacije iz jednog ili više zapisa iz jedne ili više tabela ili upita i može da postoji više skupova zaglavlja i podnožja.

U ovom poglavlju, naučiće se kako da se prave i štampaju izveštaji koji izvlače određene informacije iz baze podataka i kako da se urede u formatu koji se lako čita.

Pravljenje izveštaja upotrebom čarobnjaka

Sadržaj Access-ovog izveštaja može da se podeli u dve opšte kategorije: informacije izvedene iz zapisa u jednoj ili više tabela i sve ostalo. Kategorija sve ostalo uključuje naslov, zaglavlja i podnožja stranice, uvodni tekst i objašnjenja, logotip, pozadinu i slike i rezultate koji se zasnivaju na sadržaju iz baze podataka.

Može da se upotrebi čarobnjak da bi se skratilo vreme izrade izveštaja. Čarobnjak pravi osnovni raspored elemenata izveštaja, dodaje stilove, polja za tekst sa odgovarajućim labelama za svako polje koje se odredi. U zavisnosti od toga kakav izveštaj se želi da proizvede, možda će moći da se uradi skoro sav posao u čarobnjaku ili će možda biti potrebno da se dotera izveštaj u prikazu Design.

U ovoj vežbi, upotrebiće se čarobnjak Report da bi se napravio jednostavan izveštaj koji prikazuje abecedni spisak filmova baze podataka Video Kolekcija. Slediti ove korake:


2 Na traci Objects, pritisnuti Tables i zatim pritisnuti tabelu Filmovi da bi se izabrala.

Obrasci nasuprot izveštajima Obrasci i izveštaji imaju jednu zajedničku namenu: da ljudima omoguće lak pristup informacijama uskladištenim u bazi podataka. Glavne razlike između obrazaca i izveštaja su sledeće:

• Obrasci se koriste za upisivanje, pregled i menjanje informacija. Izveštaji se koriste samo za pregled informacija.

• Obrasci se obično prikazuju na ekranu. Izveštaji mogu da se pregledaju na ekranu, ali se obično štampaju.

• Obrasci u opštem slučaju pružaju detaljan pregled zapisa i obično su namenjeni ljudima koji rade sa bazom podataka. Izveštaji se često koriste za grupisanje i sumiranje podataka i često su

namenjeni ljudima koji u stvari ne rade sa bazom podataka, ali koriste informacije za druge poslovne zadatke.

Obrasci i izveštaji su dovoljno slični da može da se obrazac snimi kao izveštaj kada se želi da se iskoriste dopunske mogućnosti izveštaja kod prikazivanja podataka i štampanja.

Savet

Ako se izabere tabela ili upit pre nego što se pokrene čarobnjak Report, ta tabela ili upit postaje osnova izveštaja.

3 U meniju Insert, izabrati Report da bi se prikazao okvir za dijalog New Report.

Obratiti pažnju na to da je tabela Filmovi već izabrana kao osnova za novi izveštaj.

4 Dva puta pritisnuti Report Wizard da bi se otvorio čarobnjak Report.

Ova stranica čarobnjaka se koristi da bi se izabrala polja koja će biti uključena u novi izveštaj.

Savet

Može takođe da se pritisne Report Wizard u okviru za dijalog New Report koji se pojavljuje kada se iz liste dugmeta New Object izabere Report; ili pritisnuti dugme New na paleti alatki prozora baze podataka; ili u oknu Report baze podataka dva puta pritisnuti Create report by using wizard.

5 Dva puta pritisnuti NaslovFilma, RežiserFilma, GodinaIzdavanja i Trajanje(min) da bi se prebacile u listu Selected Fields.

Savet

Polja se u izveštaju pojavljuju u istom redosledu u kojem su navedena u listi Selected Fields čarobnjaka. Može se uštedeti trud oko preuređivanja polja ako se unesu u željenom redosledu u čarobnjaku.

6 U listi Tables/Queries izabrati Tables: Žanrovi Filmova da bi se prikazala polja iz tabele Žanrovi Filmova.

7 U listi Selected Fields pritisnuti NaslovFilma da bi se izabralo to polje.

Sledeće polje koje se bude dodavalo biće ubačeno ispod izabranog polja.

8 Dva puta pritisnuti NazivŽanra.

Čarobnjak Report sada izgleda kao na slici koja sledi.

79

Savet

Ako se koriste više od dve tabele u obrascu ili izveštaju, ili ako će se koristiti ista kombinacija tabela na više mesta, efikasnije je da se napravi upit koji se zasniva na tim tabelama i zatim koristi taj upit kao osnova za obrazac ili izveštaj.

9 Pritisnuti Next da bi se prešlo na sledeću stranicu čarobnjaka koja izgleda ovako:

Kada se uključi više tabela u izveštaj, čarobnjak tumači relacije koje postoje između tabela i

nudi grupisanje zapisa na bilo koji logičan način koji je na raspolaganju. U ovom slučaju, moguće je izabrati grupisanje po žanrovima filmova ili po filmovima. Može se pritisnuti svaka ocija da bi se videlo kako izgleda u desnom oknu.

Važno

Ako relacije između tabela nisu već uspostavljene u prozoru Relationships, potrebno je otkazati čarobnjaka i sada ih uspostaviti.

10 Prihvatiti već postavljenu opciju grupisanja by Filmovi i pritisnuti Next.

Na ovoj stranici mogu da se odrede polja za koja se želi da se koriste da bi se uspostavili nivoi grupisanja. Želi se da se izvrši grupisanja po prvom slovu naslova filma.

11 Dva puta pritisnuti NaslovFilma da bi se prebacio na vrh simuliranog izveštaja na desnoj strani.

12 Pritisnuti dugme Grouping Options na dnu stranice da bi se otvorio ovaj okvir za dijalog:

13 Prikazati padajuću listu Grouping Intervals, pritisnuti 1st Letter i zatim pritisnuti OK.

Čarobnjak sada izgleda ovako:

80

14 Pritisnuti Next da bi se prikazala stranica u kojoj mogu da se zadaju redosled sortiranja i

opcije sumiranja.

15 Odrediti NaslovFilma kao prvo polje za sortiranje po rastućem redosledu (Ascending).

Ova stranica može da se upotrebi za zadavanje do četiri polja po kojima se sortira. Ako bilo koje polje sadrži numeričke informacije, na raspolaganju je dugme Summary Options. Ako se pritisne, pokazaće se lista numeričkih polja, a svako će imati polja za potvrdu Sum (suma), Avg (prosek), Min (minimum) i Max (maksimum). Numerička polja u ovom izveštaju su GodinaIzdavanja i Trajanje(min) i nije potrebno nikakvo izračunavanje.

16 Pritisnuti Next da bi se prikazala sledeća stranica čarobnjaka.

Na ovoj stranici mogu da se izaberu opcije u grupi Layout da bi se videlo kako izgleda svaka od njih. Nijedna nije onakva kakva se baš traži, ali Outline 1 je blizu.

17 Pritisnuti Outline 1, ostaviti izabranu orijentaciju Portrait i zatim pritisnuti Next da bi se prikazala lista unapred definisanih stilova.

18 Označiti Compact i zatim pritisnuti Next da bi se prikazala završna stranica čarobnjaka.

19 Upisati Abecedni spisak filmova kao naslov i pritisnuti Finish da bi se dobio pregled izveštaja koji izgleda ovako:

81

20 Zatvoriti prozor izveštaja i zatim zatvoriti bazu podataka.

Uređivanje izveštaja

Za brzo dobijanje osnovnog izgleda izveštaja može da se upotrebi čarobnjak Report, ali obično će se želeti da se koristi prikaz Design za doterivanje izveštaja i dodavanje posebnih detalja. Doterivanje izveštaja je postupak koji se sastoji u ponavljanju: vrši se prebacivanje između prikaza Design i Print Preview da bi se procenila svaka izmena koja je napravljena i isplanirala sledeća izmena. Na sreću, prikaz Design za izveštaje je vrlo sličan sličan prikazu Design za obrasce tako da bi ovo okruženje trebalo da bude prilično poznato.

U ovoj vežbi radiće se sa izveštajem Abecedni Spisak Filmova iz baze podataka Video Kolekcija. Slediti ove korake:


2 Na traci Objects, pritisnuti Reports.

3 Pritisnuti Abecedni Spisak Filmova i zatim pritisnuti dugme Preview ( ) da bi se otvorio izveštaj u prikazu Print Preview kao na slici:

82

4 Uvećati prozor, a zatim pomerati pokazivač preko strane. Pokazivač se menja u lupu sa

znakom plus što znači da bi se prikaz stranice povećao kada bi se pritisnuo taster miša. Pritisnuti jednom da bi se zumirala stranica i obratiti pažnju na neke od sledećih problema u dizajnu izveštaja:

• Ispod naslova nedostaje datum.

• Neke horizontalne linije potrebno je ukloniti ili dodati.

• Postoji tekst koji je nebitan za ovaj izveštaj.

• Labele i polja za tekst treba da se preurede.

• Ima još opštih pitanja koja se tiču formata.

5 Da bi se popravili neki od ovih detalja, pritisnuti dugme View ( ) da bi se video izveštaj u prikazu Design, gde izgleda kao na slici koja sledi:

83

6 Dovesti pokazivač miša do gornje ivice birača odeljka Page Header. Kada pokazivač

dobije oblik dvosmerne vertikalne strelice, povući birač nadole oko 0,6 cm.

Sada bi trebalo da se vide dvostruke linije ispod naslova (horizontalne linije koje je ubacio čarobnjak sastoje se , u stvari, od skupova od po dve linije).

7 U odeljku Report Header, pritisnuti jednu od linija iznad naslova (mali crni markeri pokazaće kada je linija izabrana) i pritisnuti Del da bi se obrisala. Ponoviti, zatim, ovaj korak da bi se obrisale i druga linija iznad naslova i jedna od linija ispod njega.

8 Ako okvir sa alatkama nije već otvoren, pritisnuti dugme Toolbox ( ) da bi se otvorio.

9 Pritisnuti kontrolu Text Box ( ) u okviru sa alatkama, a zatim pritisnuti praznu površinu na desnom kraju odeljka Report Header da bi se ubacili polje za tekst i njegova labela.

10 Pritisnuti novu labelu i izbrisati je.

11 Odvući polje za tekst odmah ispod naslova tako da i jedno i drugo budu poravnati po levoj ivici. Dok je polje za tekst još uvek izabrano, pritisnuti taster F4 da bi se otvorio okvir za dijalog Properties.

12 Na kartici Data, pritisnuti Control Source i upisati sledeće:

=Format(Date();“dd-mmm-yyyy“)

Upravo je napravljen prilagođeni datumski format. Funkcija Date() vraća tekući datum i vreme. Funkcija Format () određuje način na koji se prikazuju datum i vreme. Svaki put kada se pregleda ili štampa izveštaj, ovaj izraz će ubaciti tekući datum u polje za tekst u formatu: 17-avg-2001.

13 Zatvoriti okvir za diljalog Properties.

Savet

84

Može brzo da se ubaci polje za tekst koje prikazuje datum i/ili vreme u jednom od standardnih formata. U prikazu Design, u meniju Insert izabrati Date and Time. Otvara se okvir za dijalog u

kome može da se odredi format. Kada se pritisne OK, Access ubacuje polje za tekst u odeljak Header ako postoji ili u odeljak Detail, ako ne postoji. Može, zatim, da se pomeri polje za tekst na željeno mesto. Za detaljne informacije o datumskim formatima, izvršiti pretraživanje po date formats u Access-ovom sistemu za pomoć Help.

14 U odeljku NaslovFilma Header, obrisati sve podebljane linije iznad i ispoda labela (ponovo se radi o dva skupa po dve).

15 Obrisati labelu NaslovFilma by 1st Letter i odvući polje za tekst do leve ivice odeljka.

16 U odeljku Page Footer pritisnuti polje za tekst koje sadrži =Now() i zatim ga obrisati.

17 Izabrati sve labale u odeljku NaslovFilma Header i polja za tekst u odeljku Detail razvlačenjem pravougaonika oko njih.

Markeri izbora pojavljuju se oko ivica kontrola i sada se mogu pomerati kao grupa.

18 Pomeriti kontrole ulevo sve dok se leva ivica okvira NaslovFilma ne poravna sa oznakom za 1 cm na lenjiru na vrhu prozora.

Prozor izveštaja sada izgleda ovako:

19 Snimiti izmene i zatim se prebaciti u Print Preview da bi se videlo šta još treba da se

promeni u izveštaju.

Potrebno je još da se doda tanka linija na dnu svake grupe i treba uraditi nešto kako bi se sprečilo da se grupe prekidaju prelaskom na sledeću stranicu, jer će se to desiti kada se broj filmova u bazi podataka Video Kolekcija bude povećao. Potrebno je takođe omogućiti da se u prikazu Print Preview vidi cela labela Godina Izdavanja.

20 Prebaciti se u prikaz Design. Pomeriti labelu Trajanje (min) i polje za tekst Trajanje(min) udesno sve dok im se desna ivica okvira ne poravna sa oznakom za 14,75 cm na lenjiru na vrhu prozora.

21 Promeniti širinu labele Godina Izdavanja sve dok joj desna ivica okvira ne bude blizu leve ivice okvira labele Trajanje (min). Promeniti širinu polja za tekst GodinaIzdavanja sve dok mu desna ivica okvira ne bude blizu leve ivice okvira polja za tekst Trajanje(min).

22 Na paleti alatki pritisnuti dugme Sorting and Grouping ( ) da bi se prikazao ovaj okvir za dijalog:

85

Ovaj okvir za dijalog se koristi da bi se odredila grupna svojstva. Prvo gornje polje, koje bi

trebalo da je već izabrano, ima ikonu u biraču reda koja ukazuje da se radi o polju po kome su zapisi grupisani. S obzirom da je, u odeljku Group Properties, Group Header postavljen na Yes i Group Footer na No, zaglavlje NaslovFilma je prikazano na izveštaju, ali podnožje NaslovFilma nije. U podnožju treba dodati horizontalnu liniju koja nedostaje.

23 U odeljku Group Properties, promeniti Group Footer u Yes.

Videće se kako se birač odeljka NaslovFilma Footer pojavljuje u prozoru prikaza Design, iznad odeljka Page Footer.

24 Promeniti svojstvo Keep Together u Whole Group i zatvoriti okvir za dijalog Sorting and Grouping.

25 U okviru sa alatkama, izabrati kontrolu Line ( ) i zatim pritisnuti blizu vrha odeljka NaslovFilma Footer da bi se ubacila kratka horizontalna linija.

26 Ako okvir za dijalog Properties nije otvoren, pritisnuti F4 da bi se otvorio, a zatim pritisnuti jezičak kartice Format.

27 U svojstvo Left upisati vrednost 0, a u svojstvo Width 15,8. Zatvoriti okvir za dijalog Properties.

28 Dovesti pokazivač miša do gornje ivice birača odeljka Page Footer. Kada pokazivač dobije oblik dvosmerne vertikalne strelice, povući birač nagore sve dok visina odeljka NaslovFilma Footer ne bude oko 0,5 cm.

29 Snimiti izmene i prebaciti se u Print Preview da bi se videlo kako izgleda izveštaj.

Još je potrebno ukloniti skup linija iznad broja stranice i razmestiti i poravnati kolone.

30 Preći u prikaz Design i obrisati dve linije na vrhu odeljka Page Footer.

Ako linije ne mogu da se vide, razvući pravougaonik od mesta ispod linija prema gore da bi bile izabrane.

31 U odeljcima NaslovFilma Header i Detail, izabrati labelu i polje za tekst za Trajanje (min) i odvući ih udesno sve dok njihove desne ivice skoro ne dodirnu desnu ivicu pozadinske rešetke.

32 U tim istim odeljcima, pomeriti labelu i polje za tekst za Godina Izdavanja malo udesno - leva ivica bi trebalo da bude na oko 11,25 cm.

33 Pomeriti labele i polja za tekst za Naziv Žanra i Režiser Filma malo udesno (za oko 0,25 cm) i zatim produžiti labelu i polje za tekst Naslov Filma za istu dužinu (oko 0,25 cm) udesno.

Prozor prikaza Design sada izgleda ovako:

86

34 Snimiti izmene i preći u prikaz Print Preview da bi se pregledao izveštaj.

35 Zatvoriti izveštaj, a zatim zatvoriti bazu podataka.

Pregled pre štampanja i štampanje izveštaja

Prikaz Print Preview u Access-u je vrlo sličan istoimenom prikazu u drugim proizvodima koji čine Microsoft Office. Ako korisnik pažljivo proveri svoje izveštaje u prikazu Print Preview, neće mu se desiti veća iznenađenja kada ih bude štampao. Access, međutim, nudi i “brzu i prljavu” opciju pregleda pre štampe nazvanu Layout Preview koja prikazuje dovoljno od izveštaja da bi se videli svi elementi. Taj prikaz često proizvodi kraće izveštaje koji pružaju taman toliko informacija da može da se doradi izgled izveštaja, ali se štampa za kraće vreme.

Većina ljudi ne troši previše vremena proučavajući opcije prilikom pregleda i štampanja izveštaja, zato će se one u ovoj vežbi proraditi, što će koristiti u slučju da neke od njih korisnik do sada nije probao. Zatim će se štampati izveštaj. Slediti ove korake:


2 Otvoriti izveštaj Abecedni Spisak Filmova u prikazu Design.

3 Pritisnuti strelicu dugmeta View ( ) da bi se prikazala ova lista mogućih prikaza:

Svakom od ova tri izbora – prikazu Design, Print Preview i Layout Preview – pridružena je

ikona. Ikona prikaza Design označena je okvirom što znači da je to tekući prikaz. Ikona prikaza Print Preview ponovljena je na dugmetu View što znači da je to podrazumevani prikaz u koji se prelazi ako se jednostavno pritisne dugme umesto da se prikaže ovaj meni i izabere prikaz. Kada je izveštaj prikazan u prikazu Design, na raspolaganju su i Print Preview i Layout Preview.

4 Pritisnuti Print Preview.

87

U okruženju pregleda pre štampe, palete alatki Formatting i Report Design su skrivene, okvir sa alatkama je skriven, a prikazane su slika izveštaja onakvog kako će izgledati kada se bude štampao, zajedno sa paletom alatki Print Preview, kao što je prikazano na slici:

5 Pritisnuti dugme Zoom ( ) da bi se umanjila stranica tako da cela stranica stane u prozor

za izveštaj.

U ovom slučaju izveštaj ima samo jednu stranu, a ukoliko bi imao više od jedne strane pritiskanjem dugmeta Next Page ( ) na traci Navigation bi mogla da se vidi svaka strana izveštaja.

6 Pomeriti pokazivač iznad stranice i kada se promeni u lupu sa znakom plus, pritisnuti taster miša da bi se dobio uvećani prikaz izveštaja.

Znak plus se menja u minus, što znači da se pritiskom vraća na umanjeni prikaz izveštaja.

7 Na paleti alatki Print Preview pritisnuti dugme Close.

8 Pritisnuti strelicu dugmeta View i iz liste izabrati Layout Preview.

Prikazuje se lista paleta alatki Print Preview i izveštaj izgleda slično kao u prikazu Print Preview. Međutim, nisu svi filmovi navedeni u grupi (ako se ne vidi jasno stranica, zumirati je). U prikazu Layout Preview, izveštaj bi trebalo da bude kraći.

9 Pritisnuti dugme Close radi povratka u prikaz Design.

10 U meniju File, izabrati Print da bi se otvorio okvir za dijalog Print:

88

Ovo je standardan okvir za dijalog Print operativnog sistema Microsoft Windows. Može da

se pritisne dugme Setup da bi se otvorio okvir za dijalog Page Setup ili Properties da bi se otvorio okvir za dijalog u kome mogu da se podese svojstva za štampač koji je naveden u okviru Name. Može da se odredi i koje će se stranice štampati i broj kopija svake.

11 Pritisnuti Cancel da bi se zatvorio okvir za dijalog Print.

12 Zatvoriti izveštaj i bazu podataka.

89