MATERIAL DE APOYO:

CASO PRACTICO PARA EL MANEJO DEL SOFTWARE AUDIMSS VERSION 12.0.0.

C.P.C. LORENA ALARCON POBLETE

ASESOR

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QUE ORDEN DEBO SEGUIR PARA EL MANEJO DE AUDIMSS

• Alta de la empresa y centro de trabajo. “Archivo”, “Empresa”, “Configuración” **

• Actualizar datos del contador público registrado. “Archivo”, “Contadores Públicos”

• Definir usuarios y password “Archivo”, “Usuarios”

• Evaluación del control Interno “Archivo”, “Control interno” y “plan de trabajo” **

• Actualizar todos los “Catálogos” y “Tablas”. • En “Catálogos” Importar Catálogo de Trabajadores

Hay dos opciones: “Auditoria Liquidación” o “Auditoria Nómina” Importar disco de pago del SUA o importar archivos Nómina. (Si realizan dictamen para efectos del INFONAVIT, es necesario que se complemente la información en este modulo).

• “Auditoria Liquidación” o “Auditoria Nomina” Depende la información que tengan para decidir la opción, liquidación ó nómina.

• “Auditoria”, “Diferencias” Analizar las diferencias mensuales y bimestrales “Auditoria”, Diferencias” apoyándose en los papeles de trabajo que se localizan en “Reportes” **

• Exportar archivos al SUA de “Debió cotizar” para preparar disco de pago por las diferencias en el “SUA”

• Generar los avisos afiliatorios que se presentan en el IMSS

“Auditoria”, “DISPMAG”.

• Respaldar su Auditoria y tomar nota de la versión en que se trabajo.

• Como último paso preparar el cuadernillo del Dictamen IMSS. Para poder utilizar este módulo deberán cerrar AUDIMSS.

• Si realiza dictamen para efectos del INFONAVIT, accesar al modulo para

exportar los archivos al SICOP SMART.

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DESCRIPCION DE BOTONES A UTILIZAR • Nuevo, para iniciar la captura. • Guardar, para gravar la información capturada. • Editar, para modificar la información que ya se capturó. • Eliminar, esto es para borrar la información. • Deshacer, para cancelar la captura.

Es muy importante, si le da clic en el botón Nuevo o Editar, deberá guardar esa captura o bien Deshacer en su caso para poder salir de esa pantalla, de lo contrario el sistema se bloquea y le puede generar algún error.

1.- RECOMENDACIONES AL DAR DE ALTA UNA EMPRESA Y CE NTRO DE TRABAJO :

• Deberá teclear el nombre de la empresa como le indica el formato que le proporciono AUDIMSS, después del nombre va una coma, el RFC va sin guiones y después de las tres letras teclear un espacio, respetar mayúsculas y minúsculas en la clave.

• El Reg. Pat. Se teclea sin guiones. • Es muy importante que revisen el documento donde esta el nombre de la

empresa, si tienen acento, ya que en caso de no teclearlo, genera error en la clave.

• Al dar de alta el centro de trabajo, en la pestaña “Configuración general” se debe indicar la longitud del formato para el número de trabajador, este no se podrá modificar, se refiere a los caracteres que deseen utilizar para el catálogo de trabajadores.

• En la pestaña “Configuración de nómina” la opción que se debe utilizar para el cálculo de las variables será bimestral (sólo para ejercicios de 2002 hacia atrás se utilizará la opción mensual) ya que este proceso afecta en el cálculo de la proporción de las percepciones variables.

CAMBIOS VER. 12.0.0 Se modifico la pestaña “Configuración Nómina”. Se agregó un campo para seleccionar los Días en que se dividirán las percepciones variables:

• Días pagados de nómina IMSS

Con esta opción AUDIMSS dividirá las percepciones variables que integran al salario diario entre los días de la columna “Días Pagados” del bimestre anterior del menú “Nómina” “IMSS”. (estos días los toma de Catálogo “Tabla Días para cálculo).

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Al momento de recalcular la Nómina IMSS en la columna “Días pagados” se descuentan los ausentismos e incapacidades automáticamente siempre y cuando se hayan activado estas casillas en el Catálogo “Tabla Días para cálculo”. • Días de percepciones variables de la Tabla

Con esta opción AUDIMSS dividirá las percepciones variables que integran al salario diario con la información de Catálogo “Tabla Días para calculo” campo, “Días de las percepciones variables”, al momento de recalcular la “Nómina”, “IMSS” en la columna de “Días PV” se descuentas los ausentismos e incapacidades automáticamente siempre y cuando se hayan activado estas casillas en el Catálogo “Tabla Días para calculo”

NOTA : En esta versión también se podrán Importar estos días de las percepciones variables, en el archivo de “percepciones” de Excel, no importa la opción que esté seleccionada en esta pantalla ya que AUDIMSS automáticamente considera la información del archivo de Excel.

PRUEBA SELECTIVA

• Se agregó la opción “Su revisión es meses selectivos”, para seleccionar esta opción dar clic en el cuadro de lado izquierdo y AUDIMSS calculará el Factor Fijo que le corresponde a los trabajadores en el periodo de trabajo (de lo contrario el sistema le asignará el factor fijo que indica su último movimiento).

Si la revisión es selectiva deberán activar esta opción para que AUDIMSS al momento de generar el movimiento de inicio considere el Factor Fijo correcto en base a la antigüedad de cada trabajador.

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NUEVA PANTALLA:

2.- ACTUALIZAR DATOS DEL CONTADOR PÚBLICO REGISTRA DO En el menú “Archivo”, “Contadores Públicos” capturar la información y posteriormente accesar al módulo de “Empresas” para relacionar al contador con la empresa que va a firmar.

3.- ACTUALIZAR TODOS LOS “CATÁLOGOS” Y “TABLAS” Es muy importante actualizar todas las tablas al implementar el sistema.

• Hay tablas que son compatibles con el SUA por lo tanto no se modifican. • Las tablas que son importantes, ya que se consideran para cálculos son:

Categorías esta es para agrupar a los trabajadores por los factores fijos que les corresponden (se relaciona con el anexo III “Prueba muestra”), Turnos para determinar el cálculo de la parte que integra en las horas extras, Ocupaciones y oficios (esta tabla se refleja en el Anexo V), por lo tanto hay que actualizarla.

CAMBIOS VER. 12.0.0

La tabla de ocupaciones y departamentos, se pueden importar, el archivo de Excel es de dos columnas, clave y descripción, la columna de clave debe tener formato de TEXTO.

• En los “Catálogos” actualizar los salarios mínimos y los topes salariales, son muy importantes los porcentajes de cada una de las ramas ya que la información se utiliza para los cálculos.

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Cuando se importa la Liquidación intervienen estas tablas, en caso de no corresponder los importes del SUA, se debe revisar esta tabla.

• En el “Factor Fijo”, este catálogo se relaciona con las “Categorías” y el factor

fijo se debe dar de alta por cada una de la categoría y por cada año de servicio, en base al contrato colectivo o contrato individual. Esto se refiere al aguinaldo, vacaciones, prima vacacional y cualquier otro concepto que se incluya en el factor fijo.

• En la tabla “Prima de RT” deberán actualizar enero, marzo del año a dictaminar.

Al inicio se actualiza en base a las Liquidaciones de SUA, para recalcular las nominas deberán considerar la prima de RT correcta, esto es, revisar si no hay correcciones por parte del IMSS.

• Tabla “Percepciones” deberán dar de alta todas las prestaciones ya sean fijas o variables, con relación a las percepciones FIJA estas se capturan una vez y AUDIMSS automáticamente las pasa al siguiente mes, en caso de no ser las misma hay que borrarlas en ese periodo y subir los importes correctos. Se recomienda subir todos los conceptos al sistema como sueldos, aguinaldo, vacaciones, también se pueden generar las formulas y de inicio NO integran al salario, para efectos de cruce o amarre de información contable se tiene toda la base de la empresa.

• Regla para dar de alta las percepciones que SI integran en su totalidad o que NO

integran en su totalidad, en la parte de SI Integra o NO Integra deberán tener PERCEPXTRAB.total para que este bien el cálculo. En caso de no estar de acuerdo con los cálculos de las formulas, deberán revisar sus formulas.

• Tabla “Días para cálculo” es necesario capturar la información un bimestre antes

al ejercicio dictaminado de lo contrario al Recalcular la nómina el sistema envía un mensaje, que las tablas de días para cálculo no están actualizadas. Estos DIAS son muy importantes para determinar los cálculos de la PROPORCION que integra al salario. En caso de que la nómina envíe los mensajes, deberán analizarlos para saber que tabla hay que actualizar, cuando el mensaje se refiere al factor fijo no localizado, hay que cambiar la fecha de término en el contrato colectivo (capturar el año a dictaminar).

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4.- COMO INICIAR EL PRIMER MES DE TRABAJO EN EMPRES AS NUEVAS?

• OPCION IMPORTAR CATALOGO DE TRABAJADORES DEL

DISCO DE PAGO DEL SUA (importa trabajadores y cuotas) Para actualizar el “catálogo de trabajadores”, hay dos opciones este podrá ser por medio del módulo de Liquidación (leer el disco del SUA) o Nomina (leer el archivo de Excel)

• OPCION LIQUIDACION: Si el catálogo se importa de Liquidación, accesar a “Auditoria”, “Liquidación”, “Importar disco SUA”, este proceso lo podrán realizar en el período de Enero del año a dictaminar. Al seleccionar esta opción, se importan los trabajadores y también los movimientos y cuotas que se pagaron en el disco del SUA. (En los meses nones son las cuotas mensuales y en los meses pares también se importan las cuotas bimestrales que son las de retiro e infonavit) PANTALLA DE IMPORTACION SUA:

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PRIMER PASO: Dar clic en el primer icono (disco) de la pantalla que se muestra arriba, indicar la ruta y dar clic en aceptar, se muestra la pantalla con la información del disco, como se ve en la pantalla de arriba, el SUA no muestra toda la información que necesita AUDIMSS de los trabajadores pro lo tanto deberán complementar esa pantalla de captura, NO deberá quedar vacía ninguna columna de lo contrario la información no podrá APLICARSE correctamente a su respectivo módulo ya que esta pantalla es previa, solo para leer el disco . La información a complementar es solo en el primer mes, posteriormente su base queda actualizada y solo se complementan las altas de los meses.

Para complementar la información o columnas vacías, seleccionar a los trabajadores en la columnas “SUA” y “TABLA” indicar con el cursor la columna a complementar y dar doble clic en el encabezado de la columna, lo primero a complementar es su número de trabajador, dar clic derecho en la columna número, se muestra una pantalla para indicar a partir de que número desean iniciar. Es muy importante revisar el último número del período anterior, para que en consecutivo sea correcto.

En la columna Fecha de alta solo los trabajadores que se dan de alta en ese período tienen información, los trabajadores que no la tienen deberán capturarla manualmente a cada uno.

SEGUNDO PASO:

Posteriormente pasar a la segunda pestaña “Movimientos” y dar clic en el icono “R” para recalcular las cuotas y poder revisar los importes totales que se muestran en la pantalla en la parte inferior. En la tercera pestaña “Retiro/Infonavit, esta se activa solo en los meses pares y la información se puede modificar, en caso que la empresa haya modificado las incapacidades del mes non estas cifras se mueven. La cuarta y quinta pestaña, se utilizan en algunas versiones del SUA (cuando el trabajador se da de alta y baja el mismo día, el archivo del sua no trae esa información, pero el reporte si, en ese caso se utilizan estas pestañas) Estas cifras se tienen que revisar con la impresión del SUA, en caso de no tener las mismas cantidades no se puede continuar, tendrá que revisar la tabla de Topes Salariales mensuales /bimestrales, tabla de Riesgo de Trabajo, tabla de Salarios Mínimos.

NOTA: En caso de que los importes no coincidan deberán revisar cada una de las ramas, si la diferencias es en E y M ,cuota fija y excedente, revisar en la última hoja del SUA con que salarios mínimos se realizó el pago, en caso de ser salarios del año pasado al dictaminado hay que hacer cambios en las Tablas de “Salarios Mínimos” y “Topes mensuales y bimestrales”, volver a accesar a la importación y solo Recalcular.

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TERCER PASO: Dar clic en el icono “Aplicar a Audimss”, para revisar la información que se importo hay que accesar al módulo “Catálogo”, “Trabajadores” y revisar la cantidad de trabajadores que se importaron del SUA y cruzarlos con este módulo (mandar reporte de Trabajadores General y en la última hoja le muestra el total de trabajadores). En caso de haber problemas, AUDIMSS muestra en azul a los trabajadores que no paso, si no llevan Fecha de alta es motivo para esos trabajadores no se apliquen. TRABAJADORES APLICADOS AL CATALOGO: Si la información es correcta editar cada uno de los trabajadores en esta misma pantalla, capturar la Cuota diaria, guardar el cambio ya que esta información no esta dentro del disco del SUA que se importo. La cuota diaria debe ser el sueldo de la primera nómina de enero y esta no se podrá modificar más adelante. PANTALLA DE CAPTURA:

NOTA: El campo de CATEGORIA no podrá modificarse. MOVIMIENTOS APLICADOS A LA LIQUIDACION Para revisar las cuotas accesar al módulo “Liquidación” “IMSS” y se muestran los trabajadores y la información de cada uno, en caso de realizar cambios a las tablas solo deberán dar clic en la opción de “R” recalculo para que se actualice.

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En caso de tener pagos complementarios del SUA por efectos de modificación de salarios, estos SDI correctos se deben capturar manualmente en esta pantalla y con solo dar enter se actualizan todas las cuotas al nuevo salario.

• OPCION IMPORTAR CATALOGO DE TRABAJADORES DE EXCEL Segunda opción, importar el “Catalogo de trabajadores” de Excel, accesar al módulo de “auditoria”, “Nomina”, “Importa Nomina”, en este proceso podrán importar los tres archivos que requiere AUDIMSS, Trabajadores, Incidencias y Percepciones, pero hay que respetar el orden. Dar clic en el primer icono “importar trabajadores” y seleccionar la ruta del archivo, posteriormente se muestra esta pantalla:

En la pantalla de arriba en la primera línea se muestran las columnas y letras del archivo de Excel para poder alimentar la información que se solicita, en la parte inferior de la pantalla se muestra el concepto y la columna relacionada, esto se refiere al archivo de Excel que se muestra en la parte superior. Para iniciar la captura deberán dar clic en el puntero que se muestra en “columna relacionada”, y seleccionar la letra de la columna de Excel donde esta la información que se indica en la columna “concepto”, las columnas no se pueden repetir para corregir dar clic en el puntero y seleccionar la nueva letra o bien los dos guiones (-) para poder seguir. Este archivo de Excel NO necesariamente deberá tener toda la información, hay alguna que podrá complementarse en la siguiente pantalla (cuando se importa), esta se muestra al seleccionar el botón “importar”, información obligatoria en

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esta etapa, número de trabajador, apellido paterno, apellido materno, nombre (s), RFC, cuota diaria, número de seguridad social, categoría, fecha de alta. La siguiente información puede venir en el archivo y seria lo más recomendable, pero también se podrá complementar. Es muy importante que las tablas de AUDIMSS se hayan actualizado de la misma forma que este archivo, nos referimos a la clave de las tablas si en AUDIMSS están en mayúsculas en éste archivo también deben estar así, de lo contrario NO se podrán importar y tendrán que actualizar la información en la siguiente pantalla. Si realizan dictamen para infonavit, en este archivo deben considerar esa información y AUDIMSS realiza estos cálculos a la par con los del IMSS, en caso de regresar a capturar esta información cuando terminen el IMSS, deberán recalcular todos los meses la nómina “IMSS” y los procesos bimestrales.

Para continuar con la importación dar clic en el botón “aceptar” y se muestra la siguiente pantalla con su información. CAMBIOS VER. 12

Para poder actualizar las columnas es necesario que los trabajadores estén seleccionados en la columna “catalogo” y “tabla”, de lo contrario no se pueden actualizar esos trabajadores que no estén seleccionados, por lo tanto se desean actualizar solo ciertos trabajadores, estos serán los que deben tener seleccionados en la columna “tablas”. Y dar doble clic al encabezado de la columna, se muestran las claves y descripciones que previamente actualizaron en el modulo de “tablas” de AUDIMSS.

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CAMBIO VER. 12 Se agrego el quinto icono, para validar el archivo que se muestra en pantalla y el siguiente paso es dar clic en el icono ocho que muestra la barra de esa ventana “aplicar trabajadores a AUDIMSS” esto es para que los trabajadores se muestren en el módulo que les corresponde “catálogos”, “trabajadores”, ya que esta pantalla es solo previa es decir solo para visualizar los archivos del mes que estamos trabajando, al terminar este proceso se emite un reporte de movimientos no válidos o bien se podrá consultar la última columna de esta pantalla que muestra “estatus” de cada uno de los trabajadores, esto quiere decir que si algunos trabajadores no llevan la información completa o correcta estos no se aplicaran. Si la información no se aplica en su totalidad, tendrán que corregir los archivos y volver a hacer el proceso, hay dos formas de corregir, modificar directamente en Excel o en la pantalla donde se muestra la importación, si toman esta opción, en la columna de estatus deberán cambiar a “pendiente por aplicar” y se vuelve a aplicar los trabajadores, el sistema válida si existe información, no la duplica. Siguiente paso es accesar en “Tablas” “Catálogo de Trabajadores” y revisar en los reportes que si estén todos los trabajadores. Considerando que ya tenemos el Catálogo de Trabajadores, ya sea vía SUA o Excel, el siguiente paso es importar las incidencias. 5.- PUEDO IMPORTAR LOS ARCHIVOS DE INCIDENCIAS? Para poder importar el archivo de “Incidencias” antes debemos generar los movimientos de inicio.

• Accesar al módulo “Auditoria”, “Nómina”, “IMSS” y se muestra la siguiente pantalla:

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• Generar los Movimientos de Inicio, con el primer icono de lado derecho

(hay tres iconos) • En esa misma pantalla dar clic en “R” recalculo.

• Revisar que todos los trabajadores tenga su primer movimiento y

FACTOR FIJO , ya que ese campo más adelante no se puede modificar esta relacionado con la CATEGORIA de Catálogo de trabajadores.

En este proceso podrán importar las incidencias (Reingresos, Modificaciones en la parte Fija, Ausentismos, Incapacidades y Bajas) las incapacidades, bajas y ausentismos NO deben traer información en la Cuota Diaria.

Ahora si podemos importar el archivo de INCIDENCIAS: En el módulo de Nomina, accesar a “auditoria”, “Nomina”, “Importa Nomina” dar la ruta del archivo, dar clic en aceptar y se muestra la siguiente pantalla:

En la primera línea se muestran las letras del archivo de Excel, para poder alimentar la información que se solicita, del lado derecho de la pantalla se muestra el concepto y la columna relacionada , esto se refiere al archivo de Excel que se muestra en la parte izquierda de la pantalla.

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Para iniciar la captura deberán dar clic en el puntero que se muestra en “columna relacionada”, y seleccionar la letra de la columna de Excel donde esta la información que se indica en la columna “concepto”, las columnas no se pueden repetir dar clic en el puntero y seleccionar la nueva letra o bien los dos guiones (-), posteriormente dar clic en el botón “importar”. Este archivo deberá contener toda la información que se muestra en la columna “concepto” siempre que esta aplique, los conceptos que no se usen se dejan con los guiones (-). CAMBIO VER. 12 Al terminar el proceso de importación se muestra otra pantalla (la misma que se muestra en trabajadores), en esta pantalla se incremento el icono seis “validación de movimientos) después de este proceso podrán actualizar o complementar las columnas, para los trabajadores deben estar seleccionados en la columna “nomina” y dar doble clic en el encabezado de la columna, también podrán corregir en esta pantalla el numero de seguridad social o las fechas de los movimientos.

Para terminar dar clic en el icono de “aplicar movimientos” y posteriormente revisar las columna “estatus” donde se indican los movimientos que no se aplicaron y la causa, por lo tanto deberán corregir el archivo de Excel o bien hacer los cambios en esta pantalla y dar doble clic en el encabezado de la columna parra cambiar el estatus y pueda aplicar nuevamente la información.

• Accesar a “Procesos”, “Recuperación índices” para que el sistema ordene

los movimientos por tipo y fechas. Este archivo podrán importarlo sin la columna “Número de trabajador” y “Nombre” al dar clic derecho en la columna “número” se muestra un mensaje para sustituir estas dos columnas con la información que ya esta en el Catálogo de Trabajadores. 6.- COMO IMPORTAR LAS PERCEPCIONES VARIABLES?

Para importar las percepciones variables (si estamos trabajando en Enero), deberán cambiar el periodo de trabajo, dar clic al centro de trabajo y seleccionar noviembre del ejercicio anterior al dictaminado, accesar al módulo “Auditoria”, “Nomina” para generar los movimientos de inicio, y recalcular la Nomina. Se muestra la pantalla:

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Posteriormente accesar a “Auditoria”, “Importar nomina”, clic en el cuarto icono “importar percepciones” al seleccionar el archivo de “una sola columna” indicar la ruta donde esta el archivo, se muestra la pantalla con la información de Excel:

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De lado izquierdo se muestran las letras de las columnas y del lado derecho deberán indicar en que “columna relacionada” se localizan los conceptos, esto es dando clic en el puntero indicando la letra, al terminar da clic en el botón “importar”.

Se muestra la pantalla previa (misma pantalla de trabajadores e incidencias) y en la columna “número” al dar clic derecho podrán sustituir el número de trabajador que trae este archivo por el número que tiene AUDIMSS en el catálogo de trabajadores, esto quiere decir que el número de trabajador NO es necesario en este archivo o bien si en el catálogo de trabajadores le asigne un número diferente al que trae este archivo, en este proceso se pueden sustituir estos números de Excel.

En la segunda columna “percepción” al estar seleccionada podrán modificar las claves de las percepciones, la columna número de seguridad social podrá modificarse con dar clic en el campo, al terminar de actualizar dar clic en el ú0ltimo icono “aplicar percepciones” y revisar la ultima columna “estatus de aplicación” donde se indica si las percepciones se aplicaron o no, en caso de no aplicarse podrán corregir su archivo de Excel y volver a importarlo o bien realizar los cambios en esta pantalla y cambiar el estatus de los trabajadores con dar doble clic en el encabezado de la columna.

CAMBIO VER. 12 Se agrego un icono de “Validación percepciones”. Para terminar con el proceso de importar, aplicarlas con el icono y dichas percepciones son el acumulado del bimestre (noviembre y diciembre), previamente deberán estar dadas de alta las formulas de sus percepciones variables en el menú de “Catálogos”, “Percepciones”, revisar la última columna STATUS para ver si el sistema aplicó todas las percepciones.

Accesar a la nómina “IMSS” y revisar en la pestaña “Percepciones del período” que realmente estén registradas las percepciones.

Ahora cambiar al periodo de diciembre, accesar a “Nomina” para generar los movimientos de inicio y recalcular la nómina, revisar que estén las percepciones variables en la pestaña “Percepciones del periodo”.

CAMBIO VER. 12 Las percepciones que se importan, podrán revisarlas en “Papeles de Trabajo” en el reporte “Percepciones Importadas del Período”, se muestran todos los trabajadores y se podrá exportar a EXCEL. NOTA: Para los trabajadores que se dan de alta en los meses pares, deberán bajar otro archivo de las percepciones variables en el mes par ya que estos trabajadores no existían cuando la variables se importan en los meses nones. Para el archivo de INCIDENCIAS y PERCEPCIONES no es necesario el número de trabajador (este se sustituye por el número que ya esta en el Catálogo de trabajadores) , el nombre.

Con relación a las percepciones Fijas, estas son acumulados mensuales y son las del mes de Trabajo ( no son de periodos anteriores).

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7.- ANALISIS DE DIFERENCIAS Al terminar de importar los archivos de “Liquidación” y “Nomina” con sus respectivos recálculos, accesar al modulo de “Auditoria”, “Diferencias” estas son mensuales y bimestrales, analizar cada una de ellas, el reporte les permite seleccionar el rango de las diferencias.

Para un análisis más completo apoyarse en los papeles de trabajo que están en el modulo “Reportes”, para poder decidir que avisos afiliatorios van a generar. 8.- COMO GENERAR LOS AVISOS AFILIATORIOS EN EL DISP MAG Accesar el módulo “Auditoria”, “DISPMAG” para generar los movimientos afiliatorios que se presentan en el Seguro Social.

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Con la opción “G” el sistema genera MS por diferencias de variables a todos los trabajadores con fecha 01/XX/XXXX, ya que no hay un filtro para determina a que trabajadores queremos realizar MS, deberán mandar a impresión el papel de trabajo y depurar las MS que no deseen incluir en el DISPMAG. Para las empresas que están con salarios mínimos y no son zona “A”, deberán seleccionar la zona de la empresa para que AUDIMSS considere correctamente el salario mínimo. Para generar manualmente un aviso de Reingreso y Baja se pierde la primera captura, se debe realizar nuevamente para que se registre correctamente. INFORMACION ADICIONAL AL PRESENTAR DISPMAG EN EL IM SS

• Impresión de archivo DISPMAG • Formato afil-10 (depende de cada subdelegación) • Aviso dictamen • Carta en formato libre indicando la cantidad de discos y avisos que se entregan • Disco con archivo DISPMAG (el disco lleva una etiqueta con los datos de la

empresa y el número de guía).

9.- EXPORTAR ARCHIVOS “DEBIO COTIZAR” AL NUEVO SU A. Accesar a “Procesos”, “Exportación de Archivos al SUA Win”, se muestra una pantalla con opciones de Nómina-Liquidación.

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Nómina es la opción para exportar los archivos de “Debió cotizar” y generar las diferencias en el SUA. Liquidación es la opción para exportar los archivos de “Cotizo”, esta opción se realiza siempre y cuando no tengan este disco o bien la empresa tiene dos discos de pago y el SUA solo solicita un disco para generar las diferencias.

• Hay dos formas de preparar el archivo, dar clic en el primer icono y podrá teclear a partir de que importe se realizaran los pagos es decir establecer un filtro.

• La segunda forma, se muestra una columna “aplica” y podrán seleccionar

cada uno de los trabajadores o bien todos dar clic en el encabezado de la columna.

• Como ultimo paso dar clic en el segundo icono para preparar el archivo

en ASCII que se llevara al SUA.

Este proceso es mensual para los meses nones y bimestrales para los meses pares. NOTA: En el SUA previamente dar de alta la empresa y actualizar las tablas, NO debe tener información de los trabajadores.

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Pantalla del SUA para subir los archivos que genero en AUDIMSS:

Seleccionar la pestaña de “Importar Datos”, de lado izquierdo seleccionar la opción “Trabajadores (aseg.txt), para importar los trabajadores, de lado derecho clic en el botón “Examinar” para indicarle la ruta donde AUDIMSS genero por defaul la carpeta: C:/RespN con los cinco archivos, solo se deben subir dos; Trabajadores y Movimientos, por último dar clic en el botón “Importar” Dentro del SUA deberán generar en “Cálculo Extemporáneo” el disco de “Debió Cotizar” o bien en calculo normal y la fecha de pago deberá ser la misma fecha en que se pagaran las diferencias. Deberán realizar respaldos por cada uno de los meses en el SUA, por si tienen problemas con los discos de pago en el Banco y necesitan generarlos nuevamente. 10.- PREPARAR EL CUADERNILLO. Deberán cerrar AUDIMSS para accesar al programa de de Anexos para no generar error. AUDIMSS le emite todos los anexos, opinión, carta de presentación. 11.- RECOMENDACIONES PARA PREPARAR LOS ARCHIVOS EN EXCEL

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• QUE INFORMACIÓN DEBE TENER EL ARCHIVO DE

CÁTALOGO DE TRABAJADORES DE EXCEL? Los datos que debe contener el archivo de Excel son los siguientes; no importa el orden ya que al importar los archivos se definen cada una de las columnas: Número de trabajador, apellido paterno, apellido materno, nombre (s), fecha de alta de nómina, cuota diaria (esta es con la que inicia en enero), sexo, tipo de nómina, pensionado, número de seguridad social, RFC, tipo de trabajador, jornada o semana reducida, ocupación, tipo de salario, departamento, UMF (no es necesaria), número de crédito INFONAVIT, tipo de crédito, valor del crédito, fecha inicio descuento en el ejercicio dictaminado (para los trabajadores q ya tienen su crédito desde ejercicios anteriores la fecha de inicio es 01/01/xxxx año a dictaminar. Esta información debe ser igual a la que se muestra en los catálogos y tablas del sistema, estas muestran clave y descripción, la información que debe traer este archivo con relación a las tablas son las claves no las descripciones.

• QUE INFORMACIÓN DEBE TENER EL ARCHIVO DE NÓMINA (MOVIMIENTOS) DE EXCEL?

Los datos que debe contener el archivo de Excel son los siguientes; no importa el orden ya que al importar el archivo se definen cada una de las columnas: Número de trabajador(puede no traer este dato) , nombre completo (puede no traer este dato), número de seguridad social, clave de movimiento (R, B, AUS, INC, MS por incremento al sueldo), fecha del movimiento (dd-mm-aaaa), causa de la baja (en caso de existir), días de ausentismo, días de incapacidad, folio de incapacidad, cuota diaria (este campo es solo para R y MS).

• QUE INFORMACION DEBE TENER EL ARCHIVO DE NÓMINA (PERCEPCIONES FIJAS Y/O VARIABLES) DE EXCEL?

Los datos que debe contener el archivo de Excel son los siguientes; no importa el orden ya que al importar el archivo se definen cada una de las columnas: este archivo podrá ser en varias columnas o las variables en una sola columna. Para la opción de varias columnas se solicita: Número de trabajador (no es necesario) , nombre completo (no es necesario), numero de seguridad social, fecha de la percepción, (01/XX/XXXX día primero del mes non) importe acumulado del bimestre (esta columna no debe contener caracteres como símbolo de pesos o comas), en esta columna se refleja el importe dependiendo de los conceptos variables (es acumulado bimestral) o fijos (para las percepciones fijas el acumulado es mensual). Para la opción de UNA columna se solicita: Número de trabajador, nombre completo, número de seguridad social, fecha de la percepción, importe acumulado del bimestre (esta columna no debe contener caracteres como

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símbolo de pesos o comas), en esta columna se refleja el importe dependiendo de los conceptos variables(acumulado bimestral) o fijos (para las percepciones fijas el acumulado es mensual), clave o descripción de la percepción (la clave se refiere a las que se dieron de alta en la tabla de percepciones). NOTA: las columnas de fecha e importes deberán llevar formato de celda de “texto”, el nombre del archivo lo podrán asignar ustedes. NOTA: En caso que el archivo no se pueda importar;

• Las columnas de fecha y número de seguridad social deberán tener formato de celda “texto”

• Si el archivo no se reconoce o deja líneas vacía, hacer un archivo nuevo, y copiar la información con la opción de “copiar” y pegar al archivo nuevo “pegado especial” “valores” y guardar.

• Si el número de seguridad social no se reconoce y se muestra como formula, en la última columna teclear =concatenar (el número de seguridad social) y copiar esto a toda la columna a utilizar.

• Al importar los archivos que se generan en Office 2007, se muestra una pantalla con una tabla, para solucionar este problema, seleccione su archivo y dar la opción “Guaedar como” seleccionar la primera opción de lado derecho “Libro de Excel” y en la pantalla que se muestra, Tipo de archivo seleccionar la opción “Excel 5.0/95

12.- MENU UTILERIA Menú “Archivo” , “Utilerías”, “Borrar archivos”, en esta opción podrán realizar el borrado de un periodo o el ejercicio, de todos los trabajadores, nominas, liquidación del SUA, percepciones fijas, percepciones variables, Dispmag.

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Para borrar un periodo de trabajo deberán accesar al sistema en ese mes. Para borrar un solo concepto deberán seleccionarlo con dar clic y posteriormente clic en el icono de en la libreta roja y clic en el icono de lápiz para iniciar el borrado, al final se muestra una bitácora de la información que se borró.

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MODULO INFONAVIT PARA EL SICOP SMART. Accesar al modulo INFONAVIT y se muestra la siguiente pantalla:

Solo seleccionar cada uno de los anexos y se muestran las pantallas, algunas pantallas muestra las opciones para “Calculos” y otras son de captura. Proceso para exportar los archivos al formato CSV que solicita el SICOP SMART: Todos los anexos muestran la opción de exportar los archivos en formato TXT o CSV, y esta es la pantalla que se muestra por defaul:

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La ruta es por defaul, o bien la que ustedes asignen. Esta es la que muestra Modulo INFONAVIT: C: /Ainfonavit/files/Registro patronal/2007 Para ver los archivos, al terminar de hacer el proceso el sistema muestra la siguiente pantalla:

Al clic en aceptar se muestra el listado de los anexos, solo dar clic al archivo que deseen visualizar, con clic derecho se muestran las opciones para seleccionar el programa con el que se abrirá el archivo, Excel o Bloc de notas.

Si desea que automáticamente los archivos se abran con Bloc de notas, dar clic derecho al nombre del archivo y seleccionar la opción “propiedades”

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Dar clic en el botón “cambiar” y seleccionar el programa para que automaticamente todos los archivos con este formato los vea en Excel o Bloc de notas como se ven los archivos en formato CSV que es el que indica el SICOP. Después de haber generado todos sus archivo, accesar al SICOP SMART y teclear la Clave del Contador Dictaminador y la Contraseña. Esta es la pantalla principal del SICOP para iniciar el envio de los archivos:

Dar clic en “Presentar Dictamen Infonavit” y se muestra la siguiente pantalla:

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Seleccionar el RFC del patrón para iniciar el proceso