MATERIAL DE CAPACITACIÓN

ALMACÉN

Introducción

El apropiado manejo de los inventarios es fundamental para el buen funcionamiento deun conjunto. Permiten garantizar la existencia de insumos y productos para la venta, locual además de tener un impacto económico tienen un efecto directo en la satisfaccióndel cliente.

En esta presentación se abordarán los temas necesarios para garantizar el correctomanejo de inventarios.

Objetivos

Conocer el proceso integral de manejo de inventarios.

Desarrollar la habilidad de toma de decisiones para el buen manejo de inventarios.

Asegurar el conocimiento de roles y responsabilidades .

Contenido

Conceptos generales

Solicitud de pedidos

Recepción de pedidos

Almacenamiento

Abastecimiento

Ingresos compra en plaza

Traspasos

Contenido

Registro de mermas

Cargas de salida

Toma de inventario

Conciliación

Ajustes manuales

Ajustes físicos

Expediciones rápidas

CONCEPTOS GENERALES

Conceptos generales

Inventarios

Son los bienes de una empresa destinados a la venta o la producción para su posteriorventa, tales como materias primas, producción en proceso y artículos terminados que seconsuman en el ciclo normal de operaciones.

Conceptos generales

Sistemas de soporte

Los sistemas que se usan para el manejo de inventarios en Cinépolis son:PeopleSoft

VistaALMACÉN GENERAL

ALMACÉN GENERAL

SUBALMACÉNDULCERÍA

Interfaz automatizada

SUBALMACÉNCOFFEETREE

SUBALMACÉNDULCÍPOLIS

POS 1 POS 2 … POS n POS 1 POS 2 POS 1 POS 2

Conceptos generales

Clasificación

De acuerdo al control que se tiene, los inventarios se clasifican de la siguiente manera:

Inventariables

Son aquellos que se controlan ydescuentan mediante una recetade la siguiente manera:• Vista: automáticamente al

realizar la venta o al registrar lamerma del producto.

• PeopleSoft: al realizar la cargade salida.

Consumibles

Son aquellos insumos que NO estándentro de una receta y estándesignados al consumo directo delos clientes:• Se controlan únicamente en

PeopleSoft.• Se descuentan del inventario

mediante una ExpediciónRápida.

Inventariables consumibles

Son aquellos insumos que NO sonparte de una receta pero por suimpacto en el costo de venta esnecesario controlarlos:• Se registran en ambos sistemas y

su control es mediante lamarcación a precio cero en elpunto de venta de Dulcería.

• En PeopleSoft se registran através de la carga de salida.

SOLICITUD DE PEDIDOS

Solicitud de pedidos

¿Quién?El Encargado de Almacén es elresponsable de realizar lasolicitud de pedidos.

¿Cuándo?Pacific Star: de acuerdo al Cuadro deruteo vigente.Proveedores Corporativos: domingo.

¿Dónde?Realizar una solicitud sugerida de insumoscomo se indica en la sección Solicitud depedidos del M.P.O. PeopleSoft Inventariosvigente en la ruta:“Compras Solicitudes SolicitudSugerida de Insumos Creación deSolicitud Sugerida”.

¿Cómo?Contar con el 100 % de las cargas de salida realizadas.

Usar la herramienta de pedido sugerido.

Considerar variación en presupuesto de asistentes.

Considerar promociones e inventario actual.

Validar que las solicitudes se hayan enviado con losimportes aprobados para procesamiento enCorporativo.

Se debe realizar una solicitud por cada rubro(Insumos de Dulcería y Alimentos (PFS), jarcería,boletos, lentes) y una solicitud por cada proveedorcorporativo.

Solicitud de pedidos

Negocios alternosUsar la herramienta diseñada en Excella cual está basada en la informaciónregistrada en PeopleSoft.

Tomar en cuenta promociones yafluencia de la gente en las plazas enlas que se encuentran.

Validar que las solicitudes queden100% finalizadas.

Realizarla el día asignado por el área deDistribución.

Realizar una solicitud por cada unidadde negocio.

Documentos en PaperlessPantalla de solicitud de pedido sugeridode PeopleSoft o Archivo de cálculo parapedidos extraordinarios y/o Conjuntosrecién aperturados (hasta 8 semanas deoperación).

Colocación de pedido en sistemaPeopleSoft con la leyenda “Aprobado” y“Válido”.

RECEPCIÓN DE PEDIDOS

Recepción de pedidos

¿Quién?El Encargado de Almacén es elresponsable de realizar larecepción de pedidos.

¿Cuándo?Pacific Star: de acuerdo al Cuadrode ruteo vigente.Proveedores Corporativos: díaacordado al realizar solicitud.

¿Dónde?Realizar lo indicado en la sección Recepción depedidos del M.P.O. PeopleSoft Inventariosvigente en la ruta:“Compras Recepciones Introd/Actz deRecepciones”

¿Cómo?Solicitar al proveedor factura o nota de remisión.

Realizar recepción física antes de hacer larecepción en sistema.

Documento que se generaNota de recepción

ReportesPeopleSoft: Entradas al almacén.Vista: Stock Receipts.Oasys: Existencias y movimientos del almacén.

Recepción de pedidos

Recepción física de Pacific Star

Recepción de pedidos

Recepción en sistema

El precio, IVA, cantidad de productos y total mostrado coincidan físicamente y conla, de lo contrario no recibir y comunicarse al área de compras del Corporativo.

Realizar la recepción del día de la entrega.

Generar nota de recepción y hacer la entrega de la misma al proveedor.

Para Pacific Star cualquier anomalía en la recepción realizar el reporte al Call Center.

Recepción de pedidos

Documentos de referenciaRecepción de productos MHA.

Matriz de caducidades.

A.V. Características de recepción de productos.

G.R. Aseguramiento de calidad de proveedores.

M.P.O Vista BackOffice.

IMPORTANTEEn caso de que no se refleje automáticamente larecepción de pedidos en Vista por algún problemacon la interfaz PeopleSoft-Vista se deberá hacer losiguiente:

• Realizar el levantamiento de un soporte.

• Solicitar ingreso manual con previaautorización del Responsable de Inventarioscomo se indica en la sección Recepción depedidos del M.P.O. Vista BackOffice vigente.

Documentos en PaperlessFacturas electrónicas de compra.

Nota de recepción electrónica en PDF.

Reporte por factura de Vista Stock Receipts.

Reporte por factura de PeopleSoft Entradas alAlmacén.

Reporte por factura de Oasis (si aplica)

ALMACENAMIENTO

Almacenamiento

¿Quién?El Encargado de Almacén es elresponsable de almacenarfísicamente los productosrecibidos.

¿Cuándo?En cuanto se haga la recepciónfísica.

¿Dónde?En el área de almacén general como se indicaen la sección Almacenamiento de productosdel M.P.O Almacén vigente.

¿Cómo?Entregar al proveedor la nota de recepción.

Ingresar al almacén los productos respetando latécnica PEPS y el orden: congelados, fríos ysecos.

Almacenamiento

Almacenamiento físico

Almacenamiento

Recepción en sistema

La variación en la recepción, se debe registrar en un lapso no mayor a 72 horas comoAjuste por Faltante/Sobrante de compra.

ABASTECIMIENTO

Abastecimiento

¿Quién?El Encargado de Almacén junto con elSupervisor del negocio deberán validarque la entrega física coincida con elregistro en sistema.

¿Cuándo?En base al nivel de operación de losmismos.

¿Dónde?En el almacén y en sistema Vista como se indica en Abastecimiento/reabastecimiento de subalmacenes del M.P.O. VistaBackOffice vigente.

¿Cómo?Basarse en el reporte de Stock Adjustments impreso.

Realizar el abastecimiento físico y en sistemasimultáneamente para evitar diferencias eninventario.

ReportesVista: Stock Adjustments.

Abastecimiento físico

Abastecimiento

Abastecimiento

Realizar la transferencia de los productos del almacén general a los subalmacenes como se indica enAbastecimiento/ reabastecimiento de almacenes del M.P.O. Vista BackOffice vigente.

Abastecimiento en sistema

Documentos de referenciaM.P.O. Vista BackOffice.

INGRESOS COMPRAEN PLAZA

Ingresos compra en plaza

¿Quién?El Encargado de Almacén es elresponsable de realizar losingresos de compras en plaza.

¿Cuándo?

En cuanto se cuente con el producto físicamente. Serealizan en los siguientes casos:

No se tiene un proveedor preestablecido.

Existe un desabasto o el pedido no fue suficiente.

No se tuvo autorización de traspaso.

¿Cómo?Solicitar al Encargado de Valores en turno eldinero de la caja chica para realizar la compra.

Solicitar factura del producto comprado.

Registrar la entrada de productos como se indicaen Ingreso compra en plaza del M.P.O. PeopleSoftInventarios vigente.

Existe interface entre PeopleSoft y Vista.

ReportesPeopleSoft: Compras en plaza.Vista: Stock Receipts.

¿Dónde?Realizar lo indicado en la sección Ingresocompra en plaza del M.P.O. PeopleSoftInventarios vigente en la ruta: “AlmacenesUbicación de Stock Ingreso Compra en Plaza”.

Compra en plazaRealizar la compra en plaza con anticipación y solicitar factura.

Nota: Si el producto que se va a comprar no es de la Lista SAG3 vigente, es necesario notificaral Analista de pedidos de proveedores corporativos y tráfico del corporativo para pedir laautorización. Si la compra se requiere en un día y horario que el analista de corporativo noestá disponible, enviar el correo electrónico como evidencia y realizar la compra.

Almacenar los productos.

Entregar el cambio y la factura al Encargado de Valores.

Ingresos compra en plaza

Compra en plaza en sistemaAsegurar el ingreso de la mercancíaen ambos sistemas:

Conjuntos/ Coffee Tree: PeopleSoft – Vista

Spyral/ Yogurista: PeopleSoft - Oasys

Realizar el registro del producto enel sistema sin considerar el IVA deacuerdo a el M.P.O. PeopleSoftInventarios vigente y cuando ya setenga físicamente.

Validar el ingreso de los productosen el reporte Stock Receipt de Vista.

Ingresos compra en plaza

Documentos de referenciaM.P.O. PeopleSoft Inventarios.

IMPORTANTEEn caso de no contar con factura del producto,pueden hacer el registro del ingreso en elinventario adjuntando el ticket o la nota deremisión.

Documentos en PaperlessStock Receipts de Vista.

Reporte de Entradas al almacén dePeopleSoft.

TRASPASOS

¿Dónde?SALIENTE: Realizar lo indicado en la sección Traspasosaliente del M.P.O. PeopleSoft Inventarios vigente enla ruta: “Almacenes Satisfacción Pedidos deStock Peticiones de Stock Expedición rápida” yen la sección Traspasos del M.P.O. Vista BackOfficevigente.

ENTRANTE: Realizar lo indicado en la secciónTraspaso entrante del M.P.O. PeopleSoft Inventariosvigente en la ruta: “Almacenes Ubicación deStock Recepción InterUnidad y RMA”.

Traspasos

¿Quién?El Encargado de Almacén es elresponsable de realizar los traspasos.

¿Cuándo?SALIENTE: cuando algún conjuntonecesita que se le transfiera un insumo.

ENTRANTE: cuando se solicita un insumoa otro conjunto en caso de desabasto.

¿Cómo?Solicitar al Gerente de Conjunto comunicarse conotro conjunto para solicitar el traspaso y esperarsu respuesta.

En caso de desabasto, deberá ser la primeraopción para conseguir el producto o insumo, enlos casos que el costo del traslado seaconveniente.

ReportesVista: Stock Receipt.PeopleSoft: Transferencias.

Traspaso físicoSi el traspaso es autorizado, acordar el medio por el cuál seentregará el producto, si se rechaza, se deberá solicitar a otroconjunto o realizar una compra en plaza.

Recibir el traspaso, verificar que el producto y las cantidadessean las correctas, de no ser así notificar al Gerente deConjunto y al Área de Inventarios para que haga lasaclaraciones pertinentes.

Almacenar los productos.

Traspasos

Traspaso en sistemaEl movimiento debe registrarse ensistema para no generar diferencias ensus inventarios. Por ningún motivodeberá realizarse el movimientoúnicamente físico.

Asegurar el ingreso de la mercancía enambos sistemas:

Conjuntos/ Coffee Tree: PeopleSoft – Vista

Spyral/ Yogurista: PeopleSoft – Oasys

Realizar el registro del producto en elsistema sin considerar el IVA de acuerdoal M.P.O. PeopleSoft Inventariosvigente.

Registrar el producto deacuerdo a lo indicado en elM.P.O. Vista BackOffice vigente.

Traspasos

Documentos de referenciaM.P.O. PeopleSoft Inventarios.

M.P.O. Vista BackOffice.

IMPORTANTEEn caso de que el traspaso no se realiceexitosamente y el producto se pierda, la cantidaden tránsito impactará directamente al costo deventas.

Documentos en PaperlessReporte de sistemas PeopleSoft: traspasointerunidad (traspaso).

Reporte de Vista Stock Transfers.

Pantalla del correo del Gerente de Conjunto queenvía los productos con ID de traspaso.

Pantalla del correo del Gerente de Conjunto querecibe los productos.

REGISTRO DE MERMAS

Registro de mermas

¿Quién?El Encargado de Almacén es elresponsable de realizar elregistro de mermas.

¿Cuándo?Diariamente, antes del cierre enCashDesk (no deben acumularse).

¿Cómo?Elaborando la Bitácora de mermas de almacén.

Descontando del inventario los productosmermados.

ReportesVista: Stock Wastage.

¿Dónde?En el sistema Vista como se indica en la sección Registro de mermas y ajustes del M.P.O. VistaBackOffice vigente.

Registro físicoElaborar la Bitácora de mermas de almacén y la Bitácora de mermasde sub-almacén, firmarlas y solicitar la firma de autorización delGerente del Conjunto.

Si la merma es por causas ajenas a la operación:

1. Tomar fotos para evidenciar la merma.

2. Enviar la evidencia al área de auditoría y al Responsable deInventarios.

En cuanto se haga el registro de merma debe desecharse

el producto, salvo en los casos en que por temas de control

se solicite el resguardo del producto en el conjunto.

Registro de mermas

Registro en sistemaRegistrar las mermas como se indicaen el apartado registro de mermas yajustes del M.P.O. Vista BackOfficevigente antes del cierre del día.

Generar el reporte Stock Wastage eimprimirlo.

Documentos de referenciaBitácora de mermas de almacén.

M.P.O. Vista BackOffice.

Documentos en PaperlessReporte Stock Wastage.

Bitácora de mermas de Almacén (escaneada)

Bitácora de mermas de Subalmacén(escaneada)

CARGAS DE SALIDA

Cargas de salida

¿Quién?El Encargado de Almacén es elresponsable de realizar las cargas desalida.

¿Cuándo?Oasys: Diariamente al finalizar la operación.

Vista: Al día siguiente.

¿Cómo?Realizando en PeopleSoft el descuento de lasventas y mermas registradas durante laoperación.

¿DóndeVista: Con interfaz.Oasys: Sin interfaz.

Cargas de salida

Carga en sistemaSe debe de reflejar correctamente lacarga de salida en el sistema PeopleSoft,se tienen 2 opciones:

1. Revisión consumo por día.

2. Reporte Mensual de Consumos.

Documentos de referenciaM.P.O. PeopleSoft Inventarios

TOMA DE INVENTARIO

Toma de inventario

¿Quién?El Encargado de Almacén es el responsablede realizar la toma de inventarios. LosEncargados de sub-almacén realizan elconteo en sub-almacenes.

¿Cuándo?Los días indicados en el Calendario detomas de inventario y conciliación, antesdel cierre del día y después de que sehaya registrado la merma en sistema.

¿Dónde?Realizar lo indicado en la sección Toma deinventario del M.P.O. Vista Backofficevigente.

¿Cómo?Hacer conteo de existencias físicas de almacén ysubalmacén.

Realizar la toma de inventario con las cantidadesvalidadas en el conteo físico.

ReportesVista: Historical – Stock Variance report.

Toma de inventario

Toma de inventario físicoRealizar el conteo del 100 % de los productos yregistrar las cantidades en el reporte impreso deacuerdo al tipo de productos, en caso de encontraralguna diferencia, realizar un segundo conteo paracorroborar.

Validar el conteo con el Gerente del Conjunto elcual contará aleatoriamente el 10 % de losproductos.

El reporte lo debe firmar el Encargado de almacén.

El cierre de día debe realizarse hasta que

se finalicen por completo las tomas de

inventario de todas las ubicaciones.

Toma de inventario en sistemaGenerar el reporte “Historical – StockVariance report” como se indica en lasección Toma de inventario del M.P.O. VistaBackOffice vigente, un minuto después dehaber finalizado para validar que lasexistencias registradas coincidan con lo físico.

Nota: No debe haber salidas de productos una vez generado el reportepara realizar el conteo.

Realizar la toma de inventario en Vista comose indica en la sección Toma de inventarioM.P.O. Vista BackOffice vigente y generarpor segunda vez el reporte “Historical –Stock Variance report”.

Verificar que las cantidades de la columna“Closing Balance” coincida con el conteofísico.

Toma de inventario

Documentos de referenciaCalendario de tomas de inventario yconciliación.

M.P.O. Vista BackOffice.

Documentos en PaperlessReporte de Vista Historical – Stock VarianceReport.

Hoja de toma de inventario o documentoque avale la realización del conteo físico deinventarios firmado por los involucrados(escaneado).

CONCILIACIÓN

Conciliación

¿Quién?El Subgerente es el responsablede realizar la conciliación.

¿Cuándo?Los días indicados en el Calendario detomas de inventario y conciliación.

¿Dónde?Realizar lo indicado en la sección Conciliación delM.P.O. PeopleSoft inventarios vigente en la ruta:“Almacenes Recuento de InventarioPreparación Evento de Recuento GeneraciónConteo Inventario”.

¿Cómo?Verificando que coincida el inventario registradoen Vista/ Oasys con el registrado en PeopleSoft.

Verificar 100% de las cargas de salida.

ReportesVista: Historical – Stock Variance report.

Documento que se generaReporte de conciliación.

Conciliación

Conciliación físicaVerificar que se haya realizado la toma de inventario en lafecha indicada en el Calendario de tomas de Inventario yConciliación.

La información registrada durante este proceso, es la base paradetonar los indicadores de inventarios y de costo de ventas; deahí la importancia de realizar el proceso en tiempo y forma.

Ante cualquier diferencia favor de notificar a su Responsablede Inventarios.

Conciliación en sistemaRealizar la conciliación como seindica en la sección conciliación delM.P.O. PeopleSoft inventariosvigente.

Documentos de referenciaCalendario de tomas de inventarioy conciliación.

M.P.O. PeopleSoft

Inventarios.Documentos en Paperless

Informe de conciliación de PeopleSoft.

Reporte de Vista Historical – Stock Variance Report.

ROTACIÓN DE INVENTARIOS

Rotación de inventarios

¿Qué es?Es el número de veces que el inventario seconvierte en efectivo dentro de un periododeterminado.

¿Para qué sirve?Es una métrica de la eficiencia que se tiene en elcontrol y administración en la cadena desuministro.

¿Dónde?Se obtiene la información del reporte“Historical – Stock Variance report”, seconsideran las columnas de valuación.

¿Cómo?Fórmula:

Rotación de inventarios =Costo de venta base

Inventario promedio

Rotación de Inventarios

¿Cómo se calcula?

Rotación de Inventarios = Costo de Ventas

Inventario Promedio

Donde:

Costo de ventas = Inv. Inicial + Compras + Traspasos entrantes + Compras en Plaza − RTV − TraspasosSalientes − Inv. Final

Inventario Promedio =𝐼𝑛𝑣.𝐼𝑛𝑖𝑐𝑖𝑎𝑙+𝐼𝑛𝑣.𝐹𝑖𝑛𝑎𝑙

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AJUSTES MANUALES

Ajustes manuales

¿Quién?El Encargado de Almacén es elresponsable de realizar la ajustesmanuales.

¿Cuándo?Cuando se detectan diferencias en piezas en larecepción de los productos.

¿Dónde?Realizar lo indicado en la sección Ajuste deinventarios del M.P.O. PeopleSoft inventariosvigente en la ruta:“Almacenes Gestión de Inventario Ajustes”.

¿Cómo?Registrar como faltante y/o sobrante de compra.

ReportesPeopleSoft: Stock Unidad.Vista: Stock Adjustments.

Ajustes manuales

Documentos de referenciaM.P.O. PeopleSoft Inventarios.

M.P.O. Vista BackOffice.

IMPORTANTERealizar ajuste de forma manual en PeopleSoft yVista. Documentos en Paperless

Reporte Stock Unidad de PeopleSoft.

Reporte Stock Adjustments de Vista.

Correo de autorización de ajustes porResponsable de Inventarios.

En caso de que aplique soporte de sistemasFootprints.

AJUSTES FÍSICOS

Ajustes físicos

¿Cuándo?Automáticamente al realizar elproceso de conciliación.

¿Dónde?Se realizan los ajustes físicos en PeopleSoft deforma automática.

¿Cómo?Estos ajustes muestran la diferencia que existeentre el inventario registrado en PeopleSoft y elinventario físico registrado en la Toma deInventario y que se traslada a PeopleSoft alrealizar el proceso de Conciliación.

ReportesPeopleSoft: Stock Unidad.

EXPEDICIONES RÁPIDAS

Expediciones rápidas

¿Quién?El Encargado de Almacén es elresponsable de realizarexpediciones rápidas.

¿Cuándo?Permite registrar la baja de insumos delinventario de forma manual cuando se presentealguna de las siguientes situaciones:

Salida por venta (registro de los consumibles).Salida por evento especial (ventas corporativasy otros autorizados por el área de Inventarios).Salida por donación (eventos de FundaciónCinépolis).

¿Dónde?Realizar lo indicado en la sección Ajuste deinventarios del M.P.O. PeopleSoft inventariosvigente en la ruta:“Almacenes Satisfacción Pedidos de StockPeticiones de Stock Expedición Rápida”. Documentos en Paperless

Bitácora de control de consumibles si aplica.

Reporte semana Stock Unidad de sistemaPeopleSoft.

ReportesPeopleSoft: Stock Unidad.