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MÓDULO 7: FORMAS DE VIAJE
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E-EMPLEADO/A DE AGENCIA DE VIAJES
MÓDULO 7: FORMAS DE VIAJE
Objetivos
1. Marcar las principales diferencias entre el Paquete turístico y el viaje
a la medida.
2. Entender la importancia de los Viajes Profesionales para las AAVV y
conocer sus tipos.
3. Adentrarnos en el Mercado de Reuniones y aprender a organizar un
Congreso.
Resumen del Módulo
Como figura en el propio título de este módulo, hay dos formas de
viajes posibles, en cuanto nos referimos a la elaboración y preparación
de los mismos, el viaje hecho a la medida del/de la cliente/a y el viaje
que se lanza a la oferta a una demanda potencial.
Hoy día, en las AAVV se ofertan paquetes turísticos, también
llamados viajes a la oferta, o viajes programados, y así es como
podemos hablar del cambio en el perfil del/ de la agente de viajes, que
ha pasado de ser un/a productor/a de viajes a ser un/a distribuidor/a o
vendedor/a de los programas ya creados por las agencias de viajes
mayoristas, productoras de los paquetes turísticos.
Sólo en pequeña medida las AAVV minoristas producen sus propios
viajes para presentar a la oferta, normalmente son las agencias
mayoristas las productoras, si hay que resaltar que la mayorista no
puede vender al / a la cliente/a final.
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Por otro lado, y también en raras ocasiones, las AAVV minoristas
elaboran un viaje a la medida o forfait para un/a cliente/a, esto sólo lo
hacen en casos puntuales, como puede ser un viaje para un grupo,
cuando no se encuentra a la oferta lo que el/la cliente/a busca, o cuando
el/la cliente/a desea un viaje de estancia combinando transporte y hotel
utilizando servicios sueltos que unirá confeccionando el forfait, o cuando
se trata de viajes profesionales.
Los viajes profesionales son los que se realizan por motivos de
trabajo, se realizan individualmente, o para asistir en grupo a congresos,
convenciones o viajes de incentivos, estos últimos, constituyen el
Mercado de Reuniones.
Este mercado despierta gran interés en las AAVV, y en el sector
turístico en general, cuyo objetivo es su captación. Prueba de ello son
los esfuerzos y las estrategias que ponen en marcha las empresas del
sector para captar este mercado, como productos específicos para él,
servicios especiales, departamentos especializados, etc.
La dimensión de este mercado ha dado lugar al nacimiento de
empresas y organismos para cubrir sus necesidades, como son los
palacios de congresos, las OPC, empresas Organizadoras Profesionales
de Congresos, las empresas de incentivos, las Convetion Bureaus, sin
olvidar los departamentos que se han creado en las AAVV para su
captación y atención especializada.
Los viajes profesionales regulan el mercado viajando en temporada
media y baja, es menos sensible al precio o a otras condiciones porque
se viaja por necesidad. En el caso de las agencias de viaje el mercado
profesional es capaz de regular la estacionalidad del turismo vacacional.
Dentro del mercado profesional de grupo, el mercado de reuniones se
presenta como una demanda muy atractiva La organización de reuniones
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puede ser demandada por las propias empresas o pueden ser ofertadas
por las AAVV que ven en estos viajes un recurso más de su gestión
empresarial. Este es el enfoque moderno de las Convenciones,
Congresos y Viajes de Incentivos, así como de las Ferias y Exposiciones.
Finalizaremos este tema presentando las fases de organización de una
de estas reuniones, el Congreso.
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Unidad Didáctica 1: Paquete turístico y viaje a la
medida
Evolución en la producción de viajes
Inicialmente las AAVV producían viajes a la medida de los/as
clientes/as, lo que se llaman viajes forfaits o viajes a la demanda. La
preparación de estos viajes es muy laboriosa y requiere un/una
profesional muy preparado técnicamente para adecuar los deseos de
cada cliente/a a la oferta de servicios existentes. Hablamos de un
mercado reducido y una producción artesanal.
Desde los años 60 se empiezan a producir viajes a la oferta o viajes
programados, son los que conocemos como paquetes. Estas ofertas
estimulan la compra con sus precios reducidos y sus atractivos folletos.
Así es como se comenzó la producción masiva de viajes
programados, y así es como podemos hablar del cambio en el perfil del/
de la agente de viajes, que pasó de ser un/a productor/a de viajes a ser
un/a distribuidor/a o vendedor/a de los programas ya creados por las
agencias de viajes mayoristas, productoras de los paquetes turísticos.
Actualmente, con el abaratamiento de precios y ofertas que ofrecen
las compañías aéreas y los hoteles, y las nuevas tecnologías, con toda la
oferta de alojamiento y transporte aéreo que se ofrece por Internet, se
comienza otra vez a fabricar viajes a la medida, aunque esto se reduce
más que nada a combinar dos o más servicios sueltos, como son
transporte y hotel, por ejemplo, para competir con las ofertas de
Internet y captar a los/as clientes/ as que de otra forma confeccionarían
su viaje de estancia a la medida ellos/as mismos/as.
Viajes programados o Paquetes
Se trata de un viaje organizado por iniciativa de la AV creado para
una demanda potencial de clientes/as.
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Las características principales son:
1. Es un viaje a la oferta, es decir, promovido por la AV que lo lanza al
mercado potencial.
2. Combina varios servicios turísticos, contratados a grandes cantidades
y por tanto a precios muy reducidos.
3. El conjunto de todos estos servicios es el paquete turístico y el precio
se establece global y se vende plaza a plaza.
4. Las características del viaje son publicadas en un folleto, es lo que se
llama el programa de viaje o circuito.
5. El reglamento de las AAVV en España permite crear paquetes
turísticos tanto a las AAVV mayoristas como a las AAVV minoristas,
pero sólo las minoristas los pueden vender directamente al público.
Tipos de paquetes
Podemos decir que la clasificación más habitual es la que a continuación
detallamos, teniendo en cuenta que actualmente hay una gran
diversidad de viajes programados en la oferta de viajes de las AAVV:
a. Por la situación geográfica de sus destinos:
• Nacionales: circuitos dentro de España
• Internacionales: Europa, Norte de África, Caribe, Usa o
Grandes Viajes.
b. Por la temporada del año:
• Primavera-Verano
• Invierno
• Especiales Semana Santa, Navidad y Puentes
c. Por las motivaciones:
• Vacacionales
• Profesionales
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• De estudios
• Culturales
• Aventura
• Deportes
• Religión
• Salud
d. Por segmentos de mercado:
• Escolares
• Novios
• Tercera edad
• Familias
e. Por acontecimientos especiales:
• Exposiciones
• Manifestaciones diversas
f. Por el número de participantes:
• Individuales
• Grupos
g. Por la duración del viaje:
• Radiales
• Cortos
• Medios
• Largos
h. Por el medio de transporte:
• Aéreos
• Terrestres
• Aéreo- Terrestres
• Ferrocarril
• Marítimos
• Mixtos
i. Por los servicios que incluye:
• Circuito completo
• Estancias
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• Combinados
• A su aire
Cómo vender viajes programados o paquetes
Las AAVV minoristas pueden vender:
1. Viajes programados por TTOO y AAVV mayoristas.
2. Sus propios viajes que confecciones como minorista.
Ventajas de los viajes programados de mayoristas:
• Una amplia oferta
• Mayor comisión
Es necesario que el/la vendedor/a conozca los folletos y los
programas de las mayoristas antes de presentárselo a al/a la cliente/a,
una vez que los conozca, debe seleccionar los que más interesen vender
por las razones que exponemos:
• Garantía del organizador
• Calidad del producto
• Experiencias anteriores con la programación
• Rentabilidad
• Servicio del booking
Consejos prácticos para la utilización de los programas de viaje
1. Comprobar la vigencia del folleto y si hubiera alguna corrección de
erratas posterior al mismo.
2. Argumentar como arma de ventas las llamadas ventajas generales
del programa.
3. Revisar las condiciones generales.
4. Ampliar la información del folleto con nuestros conocimientos.
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5. Asegurarnos de las ciudades de origen posibles, días de salida,
número mínimo de participantes.
6. Puntualizar sobre el medio de transporte, categoría de los hoteles, y
el régimen de comidas.
7. Las visitas y excursiones que incluye o las que son facultativas.
Conviene estar informado/a y aconsejar las más interesantes para
hacer.
8. Hay que tener en cuenta que la categoría de los hoteles, el régimen
de comidas o las visitas incluidas, inciden en el precio sensiblemente.
9. Comprobar si el traslado o está incluido en el precio o no, y si existe
la posibilidad de sumarlo como opcional.
10. Aunque los seguros están incluidos en los viajes, ofrecer al/a la
cliente/a la posibilidad de contratar un seguro individual voluntario,
que amplia las coberturas en caso que lo necesitara.
11. Hay que informar a los/as clientes/as sobre los requisitos de
aduanas, y cualquier otra información que consideremos de interés,
como el clima, el tipo de indumentaria recomendada, la moneda, la
corriente eléctrica, etc.
Reserva y emisión de la documentación
• La reserva de un paquete hoy día se suele hacer por la página web de
reservas de la mayorista, o por teléfono, generalmente en presencia
del/de la cliente/a. Normalmente, sobre todo a principio de la
temporada o con tiempo de anticipación suficiente, las plazas
quedarán confirmadas on-line. De otra forma quedarán bajo petición,
lo que se llama on-request, teniendo que quedar a la espera de
confirmación por parte del proveedor. El tiempo de espera para
confirmación ronda entre las 24 ó 48 horas.
• En cualquier caso, la AV solicitará al/a la cliente/a un depósito
aproximadamente del 30 ó 40 % para cubrir posibles gastos de
cancelación.
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• Cuando se tiene la confirmación de las plazas se emite la
documentación y se entrega al/a la cliente/a cobrando el resto del
importe.
La documentación
• La mayoría de las AAVV mayoristas disponen de bonos corporativos,
las AAVV minoristas cuentan con un stock de estos bonos, ya sean
manuales o bonos para la emisión a través de internet, por las
páginas web de las mayoristas.
• En el caso de transporte aéreo, puede ser que la mayorista envíe a
la minorista los billetes emitidos para entregar a los/as clientes/as, o
bien que el/la cliente/a se deba presentar en la oficina de la
mayorista sita en el aeropuerto de salida con bono de la agencia
canjeable por estos billetes. Hoy día, no obstante con la implantación
del billete electrónico, esté trámite se da en raras ocasiones, y el/la
cliente/a se presenta como norma general directamente en el
mostrador de facturación de la compañía aérea.
• Importantísimo recordar llegados a este punto, que el/la cliente
deberá firmar el contrato de viaje combinado, que normalmente se
adjunta a las tapas del bono de mayorista, o a la carpetilla donde se
depositan los bonos, si se trata de una emisión a través de la web.
Forfaits o viajes a la medida
Se trata de un viaje organizado a petición del/ de la cliente/a y por
tanto a su medida.
Las características principales son:
1. Es un viaje organizado a la demanda del/de la cliente/a.
2. La preparación de estos viajes es reducida por la existencia de los
paquetes de viaje turísticos.
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3. Otra razón de ser reducidos en el encarecimiento de precio.
4. Hoy día se utiliza la creación como conjunto de servicios sueltos,
como transporte y hotel.
5. Las AAVV minoristas prefieren ofertar viajes programados; su
venta es más rápida y sencilla, la comisión más alta y el riesgo
mínimo.
6. Se necesitan altos conocimientos profesionales para su
elaboración.
Casos en los que hay que ofrecer el Forfait
1. Cuando no hay nada creado que cubra las expectativas o las
necesidades del/de la cliente/a. Se convierte en un buen argumento
de ventas decirle que podemos organizarle un viaje especial para
él/ella.
2. Cuando se trata de un grupo. En este caso tendremos que cotizar
su viaje a la medida, con el itinerario que este nos presente. Si es
cierto que existen itinerarios bases para los grupos, sobre todos
utilizados en grupos escolares, por ejemplo, hablamos pues de un
viaje a la medida empaquetado. Sólo cambiamos las fechas y algún
servicio especial que nos solicite el grupo, como pueda ser el
acercamiento al aeropuerto de salida, si se trata de un viaje aéreo.
3. Existe una posibilidad que son los departamentos de viajes
especiales que tienen algunas mayoristas, que confeccionan el viaje
siguiendo los deseos del/de la cliente/a, o mayoristas especializadas
que sin estos departamentos de viajes especiales también cotizan y
preparan un viaje a la medida. En estos casos estamos hablando de
lo que sería un Forfait empaquetado.
4. Cuando se trata de un viaje profesional, de incentivos o
congresos. Las características y necesidades de esta demanda exigen
una dedicación y preparación personalizada.
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Reserva y emisión de la documentación
• El/la cliente/a traslada al/a la agente de viajes las características y
peculiaridades del viaje que desea mientras que el/la profesional
toma buena nota e intenta ir averiguando las necesidades del/de la
viajero/a.
• Si se trata de un recorrido, se le asesorará sobre los itinerarios más
apropiados, las fechas idóneas para viajar, los mejores transportes,
las diferentes categorías de los alojamientos y las visitas de mayor
interés, entre otras.
• Comienza entonces la confección del viaje, siguiendo el proceso que
utiliza para la confección y cotización del paquete pero adaptándolo al
deseo del/ de la cliente/a.
• Una vez confeccionado lo presentamos, incluyendo un itinerario
detallado de los servicios y posibilidades de viaje, el precio por
persona, lo que incluye y lo que no, las condiciones de viaje e
información adicional del destino.
• Conviene ofertar sin garantizar plazas, se trata de un presupuesto
sujeto a disponibilidad, y en el caso del alojamiento conviene ofrecer
el hotel solicitado o similar, sujeto también a disponibilidad, y el
precio cerrado con el importe de las tasas aproximado, pueden
cambiar según el cambio de la moneda.
• Para formalizar el viaje, en caso de que el/la cliente acepte el
presupuesto ofertado, se tomará un depósito, tal y como hacíamos en
la reserva de paquete, y a partir de ese momento el/la agente de
viajes realiza todas las reservas, para posteriormente emitir la
documentación de viaje.
• La documentación para este tipo de viaje es más extensa: plan de
viaje con horarios, hoteles, condiciones generales, etc., billetes de
transporte, bonos para hoteles y servicios que llevara contratados;
alquiler de coches, entradas a monumentos, etc.
• El cobro del resto del importe se efectúa en el momento que se
entregue la documentación.
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Unidad Didáctica 2: Los viajes profesionales
Introducción
Los viajes profesionales son los que se realizan por motivos de
trabajo, incluyendo los que se realizan individualmente, que son los
realizados por negocios, los/as ejecutivos/as, artistas, políticos/as,
deportistas, etc., como los realizados para asistir en grupo a congresos,
convenciones o viajes de incentivos, todos estos, los de grupo,
constituyen el Mercado de Reuniones.
Ahora la industria turística no sólo se dirige al turismo vacacional, si
no que persigue al mercado profesional que ha despertado un gran
interés.
Las características principales son
• Es un turismo menos sensible a las fluctuaciones y a las recesiones
del turismo vacacional, es menos sensible al precio, pues viaja por
necesidad, incluso en épocas de crisis económicas, pues les obligan
en muchos casos a un mayor movimiento y dinamismo profesional.
• Regula el mercado porque viaja en temporada baja y media.
• Es un turismo principalmente urbano con un gasto medio por persona
y día más alto que el turismo vacacional. Decimos que es menos
sensible al precio puesto que en la mayoría de los casos no es quien
paga el viaje.
Estrategias puestas en marcha para captación del mercado
profesional
• La creación de la clase Club o Preferente, también llamada Bussiness,
tanto en las compañías aéreas como en otros medios de transporte,
como el tren, y concretamente en trenes por ejemplo, de alta
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velocidad, las salas de espera exclusivas en los aeropuertos.
• Las tarjetas de fidelidad para viajeros/ as frecuentes con sus ventajas
y beneficios.
• Las plantas ejecutivas en los hoteles más importantes.
• Las tarifas especiales para semana comercial de alquiler de coches.
• Las AAVV dedican grandes esfuerzos comerciales a la captación de
este mercado y han creado y crean continuamente departamentos
especializados para empresas, congresos e incentivos, con una
atención personalizada y profesional, para un sector que necesita
rapidez y eficacia.
• La dimensión de este mercado ha dado lugar al nacimiento de nuevas
empresas, organismos y ferias como:
o Palacios de Congresos en todas las ciudades importantes.
o Organizadores Profesionales de Congresos.
o Empresas de incentivos.
o Oficinas de Convenciones (Convention Bureaus).
o Ferias especializadas.
Las agencias de viajes y el mercado profesional
Es un mercado muy atractivo por su poder regulador sobre la
estacionalidad del mercado vacacional y ello ha originado que muchas
agencias establezcan departamentos especializados en viajes de
empresa, congresos, convenciones y viajes de incentivos.
El tratamiento de este mercado es muy especializado y engloba
productos de muy distinta índole que requieren un tratamiento y una
organización muy cuidada.
Los productos que integran este mercado son:
1. Viajes individuales: El/la cliente/a de empresa
La captación de este mercado es uno de los principales objetivos
de las AAVV minoristas emisoras.
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Se trata de servicios sueltos en forma de transporte, hoteles,
alquiler de vehículos, etc., que solicitan las empresas para sus
ejecutivos/as.
El/la cliente/a de empresa es un/a cliente/a difícil que pide sus
viajes de forma imprevista y urgente y que viaja para cumplir un
objetivo empresarial. Efectúan continuos cambios en el viaje, por lo
que el/la agente de viajes tendrá que ser paciente y complaciente.
Se trata de un/a cliente/a muy poco sensible al precio, pero
inelástico, no acepta fácilmente cambios de fechas ni de horas, que
exige rapidez, eficacia, confort, cuida la imagen personal y
profesional, nos movemos en un mundo de la imagen donde la
presencia y la distinción se tienen muy en cuenta. La reserva por
tanto, de determinados hoteles o restaurantes para reuniones de
negocios realzan la personalidad profesional y deben de ser sugeridos
por un/a buen/ a agente de viajes.
2. Viajes colectivos: mercado de reuniones
La organización de reuniones puede partir de las propias empresas
o pueden ser sugeridas por las AAVV tratando de que aquellas vean
en los viajes un recurso más de su gestión empresarial. Este es el
enfoque moderno de las Convenciones, Congresos y Viajes de
Incentivos, así como de las Ferias y Exposiciones.
La magnitud de estos productos confirma la necesidad de un
departamento especializado para su óptimo desarrollo.
El mercado de reuniones engloba los siguientes productos:
a) Convenciones
b) Congresos
c) Conferencias
d) Ferias y Exposiciones
e) Viajes de Incentivos
f) Viajes de vacaciones para grupos de empresa
g) Otros servicios
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a) Convenciones
• Constituyen un instrumento de la gestión empresarial
con la finalidad de comunicar objetivos, analizar los
resultados o mejorar la cultura de la empresa, etc.
• Su duración media es de 3 ó 4 días con predominio de
un programa social frente al empresarial.
• Su organización y liquidación económica es más sencilla
que la del congreso por tratarse de una convocatoria
cerrada y solicitada por una sola empresa.
b) Congresos
• Su objeto es la investigación, el reciclaje y las relaciones
profesionales. El elemento primordial es el programa
científico.
• Son reuniones científicas, políticas, económicas,
laborales, etc. Se suele hablar de congresos a partir de
los 100 participantes.
• Son convocatorias abiertas a todo el colectivo
relacionado con el tema que se trate en el congreso.
• Esto hace que sea muy complicado a la hora de
organizar pues dificulta el cálculo de las inscripciones
totales y en determinados colectivos las inscripciones
llegan tardías.
• Su celebración suele ser periódica y su secuencia es
conocida por el colectivo, factor muy importante para la
captación de los siguientes congresos por parte de la
AV, aunque la ciudad de celebración suele rotarse.
• Suelen simultanearse acontecimientos tales como,
exposiciones y venta de material relacionado, seminarios
y cursillos para el reciclaje, otros congresos paralelos y
relacionados, incorporación de competiciones deportivas,
y utilización de marcos incomparables como barcos,
palacios, etc.
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c) Conferencias
• Se trata de conferencias o reuniones gubernamentales
para debatir asuntos de interés común.
• Son convocatorias cerradas con alto número de
participantes.
• Su celebración es puntual.
• En estas reuniones es muy compleja la fase de
operación, más incluso que la de organización.
• Exigen estrictas medidas de seguridad y expertos/as
profesionales.
d) Ferias y Exposiciones
• Es un viaje para investigar mercados, comprar y vender
y llevar a cabo promoción y relacione públicas.
• Es la exhibición de bienes o servicios con fines
comerciales.
• Las ferias son periódicas y con sede fija.
• Las exposiciones persiguen fines informativos,
culturales, educativos y educativos por encima de los
comerciales.
• Las exposiciones son puntuales y muchas veces
itinerantes.
• Las empresas acuden a las ferias para informarse pues
se obtiene una amplia visión del mercado.
e) Viajes de Incentivos
• Se trata de un viaje de motivación para los/as
empleados/as, distribuidores/as, vendedores/as o
consumidores/as a realizar un esfuerzo extra recibiendo
a cambio un viaje.
• Estimulan a cumplir determinados objetivos
empresariales como aumentar las ventas, introducir
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nuevos productos, incrementar rendimientos, etc.
• El viaje se autofinancia con el resultado alcanzado.
• El viaje de incentivos exige una campaña estimulante
durante varios meses que motive a los/as participantes
a esforzarse para ganar el premio.
• El viaje de incentivo debe superar las posibilidades de
los/as participantes. Debe tomar el sentido de ser un
viaje único en sus vidas, con atenciones especiales, todo
incluido, cenas de gala y espectáculos, etc.
f) Viajes de Vacaciones para Grupos de Empresas
• Los viajes de vacaciones para los/as empleados/as tanto
a nivel individual como de grupo son ofertados también por
las AAVV a sus empresas-clientes para que sus
empleados/as descansen y cambien de ambiente y para que
se relacionen entre ellos/as mismos/as.
g) Otros servicios
• Son seminarios, jornadas, reuniones de empresa y
reuniones intraempresa.
• Es un producto rentable y su organización es sencilla.
MÓDULO 7: FORMAS DE VIAJE
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Unidad Didáctica 3: Organización de un congreso
Cada Congreso debe tener un tratamiento especial dándole cierta
originalidad y exclusividad en relación al tema que se trata y al origen de
los /as ponentes y participantes.
No es fácil dar originalidad al evento, ya que casi todas las ciudades
cuentan con unas instalaciones para el mercado de reuniones muy
parecidas, hoteles funcionales y similares unos de otros.
Estamos ante un proceso largo y complicado porque abarca infinidad
de detalles.
La organización de un congreso consta de 3 fases:
1. Diseño
2. Contratación
3. Operación
1. Fase de Diseño:
1.1.1. Elección de un comité y demás órganos gestores:
presidente/a, vicepresidente/a, secretario/a, subcomité científico,
etc.
1.2. Elección de la sede, se presenta la candidatura y se
inspecciona. Se refiere tanto a la ciudad donde se celebre
como a los lugares principales donde sean las reuniones.
La ciudad debe tener unas condiciones esenciales:
- El transporte
- Los hoteles
- Las Salas para las reuniones
- Las AAVV
- La oferta cultural, gastronómica y de ocio
- Visitas a los alrededores
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Y otras complementarias para resultar atractiva a la
celebración:
- Estabilidad política
- Apoyo institucional político
- Atractivos especiales
- Actividades diversas: deportivas, culturales, etc.
- Condiciones ambientales y naturales
1.3. Elección de fechas y duración del congreso.
1.4. Diseño del programa científico.
Su diseño es responsabilidad del Comité Organizador, aunque
la AV debe asesorar sobre su organización y distribución del
tiempo.
1.5. Diseño del programa social de acompañantes e invitados/as.
Es el complemento del programa científico. Va a permitir la
relación social de los/as participantes y los/as acompañantes.
El programa de acompañantes incluyen actividades de ocio
durante el tiempo que los/as participantes están en las
sesiones científicas.
1.6. Planificación general. Se deben planificar en el tiempo todas
las actividades.
1.7. Presupuesto. Es el cálculo del total de costes de la reunión,
incluyendo también las posibles ayudas o fuentes de
financiación.
2. Fase de contratación:
Se realizan pre-reservas y reservas con mucha antelación y tiempo
de release para confirmar los servicios, mientras tanto se van cerrando
el resto de los temas hasta culminar con el pago de estos servicios.
3. Fase de operación:
Antes, durante y después del congreso.
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3.1. Fase pre-congreso:
• Constitución y puesta en marcha de la secretaría.
• Reserva de sede y todo el resto de servicios.
• Diseño, impresión de programas.
• Envío sucesivo de programas.
• Reserva de equipos técnicos humanos y material técnico
audiovisual.
• Recepción de inscripciones y comunicaciones.
• Acciones promocionales del congreso.
• Envío de la rooming list a todos los hoteles.
• Preparación de las documentaciones.
• Montaje stands
• Envío de la documentación a los/as invitados/as.
Todas estas actividades se van realizando sucesivamente en el
tiempo.
3.2. Fase durante el congreso:
La base de operaciones se sitúa normalmente en la sede principal
de la reunión. Las principales funciones:
• Recepción de invitados/as.
• Entrega de documentaciones.
• Supervisión y cumplimiento del programa científico,
social y el programa de los/as acompañantes según el plan
previsto.
3.3. Fase post-congreso:
Salida de participantes e invitados/as. El congreso ha finalizado.
Las acciones pendientes de hacer son:
• Tours post congresos.
• Transcripción de las comunicaciones científicas.
• Confección de catálogos a modo de resumen.
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• Liquidación y pagos de facturas.
• Control de calidad del producto ofrecido.
CHECK IN LIST DE UN CONGRESO
1. Organización general:
• Título de la manifestación
• Temas a debatir
• Lugar
• Fechas
• Ámbito
• Idiomas
• Entidad organizadora
• Comité organizador
• Contacto clave
• Historia previa
2. Imprenta:
• Logotipo
• Circulares
• Programas
• Papel de correspondencia
• Invitaciones
• Carteles
3. Documentación personal:
• Cartera
• Informes o comunicaciones
• Distintivo
• Block y bolígrafo
• Información turística de la ciudad
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4. Salas de reunión:
• Auditórium principal para sesiones plenarias
• Salas para comisiones
• Salas para exposiciones
• Despacho para los/as organizadores/as
• Capacidad
• Colocación de los/as participantes
• Decoración
• Señalización en mesas, salas y pasillos
• Bebidas para los/as ponentes
5. Equipo técnico humano:
• Azafatos/as
• Secretarios/as
• Fotógrafo/a
• Intérpretes
• Traductores/as
6. Material técnico audivisual:
• Cabinas de interpretación simultánea.
• Proyectores
• Pantallas, puntero, reloj.
• Pizarra
• Megafonía
• Grabadoras
• Circuito cerrado de TV
• Vídeos
• Ordenadores
• Teléfono
7. Transporte:
• Traslados
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• Billetes
8. Hoteles:
• Hospitality desk
• Habitaciones
• Suites
• Manutención
9. Comidas:
• Almuerzos de trabajo
• Cofee-break en las sesiones
• Cenas
10. Actos sociales:
• Recepciones
• Cenas especiales
• Visitas a empresas
• Visitas turísticas
• Programa para los/as acompañantes
• Programa especial para invitados/as
11. Varios:
• Seguros
• Obsequios
• Promoción y publicidad
• Notas de prensa
• Tours pre y post congreso
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IDEAS CLAVES
• Existen dos formas de viaje en la producción y venta de los
mismos; el Viaje a la demanda, al que también se le llama
Viaje a la medida o Forfait y el Viaje a la Oferta, llamado
también Paquete Viaje Programado.
• El Viaje a la Oferta o Paquete se caracteriza por ser un
producto que se crea para ofertarlo a un/a consumidor/a
potencial, combinando una serie de servicios que el
productor contrata en grandes cantidades, y ofertándolo
con un precio global.
• El Viaje a la Demanda o Forfait, es un viaje organizado a
petición del/de la cliente/a, a su medida, con el itinerario y
los servicios que el/la cliente necesita, su venta es mucho
más artesanal y laboriosa.
• Hoy día la mayoría de los viajes que se venden en las AAVV
son viajes a la oferta, por lo que el/la agente de viajes ha
pasado de ser productor/a a ser distribuidor/a de estos
viajes.
• Los Paquetes turísticos, son para las AAVV más rentables,
su venta es más fácil y rápida, las comisiones son más
altas, y el riesgo es mínimo.
• Los Paquetes son creados por las AAVV mayoristas, si es
verdad que las AAVV pueden también confeccionar este
tipo de paquetes, con la diferencia que la mayorista lo
comercializa a través de la minorista, sin poder vender
directamente al/a la cliente/a final.
• Los Viajes Profesionales han despertado gran interés a las
empresas del sector turístico, cuyo objetivo es su
captación. Para ello han desarrollado unas estrategias y
creado unos servicios especiales, como son productos y
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ofertas diseñadas para este sector, departamentos
especializados, etc.
• Los Viajes Profesionales regulan el mercado al viajar en
temporada baja y media, y es por eso que las empresas del
sector se esfuercen en captarlos.
• Las AAVV también se interesan por este mercado, capaz de
regular la estacionalidad del mercado vacacional, por ello
se esfuerzan en su captación, tanto de sus viajes
individuales como de grupo, incrementando su acción
comercial y creando departamentos específicos para
Empresas, Congresos e Incentivos.
MÓDULO 7: FORMAS DE VIAJE
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» AUTOEVALUACIÓN
1. Los tipos de viajes que comercializan las AAVV minoristas son:
a. Los paquetes turísticos y los viajes a la oferta.
b. Los paquetes turísticos y los viajes a la demanda.
c. Los forfaits y los viajes a la medida.
2. Señala cuál de los siguientes bloques de clasificación no
corresponde a la clasificación sobre los tipos de paquetes
turísticos:
a. Por la situación geográfica.
b. Por el medio de transporte.
c. Por el importe global de los servicios.
3. Las agencias de viajes que pueden producir y vender al/ a la
consumidora final los paquetes turísticos que confeccione es:
a. La agencia de viajes minorista, además que podrá vender los
paquetes de las mayoristas.
b. La agencia minorista.
c. La mayorista, la minorista sólo puede vender los paquetes
producidos por la mayorista.
4. El/la agente de viajes con la aparición y la comercialización
de los paquetes turísticos ejercen la función de:
a. Productores/as.
b. Distribuidores/as.
c. Informadores/as.
5. Señala de entre las que se relacionan a continuación, cuál es
una de las razones por las que las agencias de viajes quieren
captar el mercado de empresas y viajes profesionales:
a. Porque se trata de un cliente muy elástico.
MÓDULO 7: FORMAS DE VIAJE
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b. Porque regula la estacionalidad.
c. Porque no efectúan cambios sobre sus viajes.
6. Cuáles son las fases para la organización de un congreso:
a. Diseño, contratación y operación.
b. Diseño y operación.
c. Diseño, contratación, operación y fase de post congreso
7. El viaje profesional cuyo objeto es la investigación, el reciclaje
y las relaciones profesionales y el elemento primordial es el
programa científico, es:
a. La Convención.
b. Las Ferias.
c. El Congreso
8. Los viajes profesionales que persiguen la motivación de los/as
empleados/as, distribuidores/as, vendedores/as o consumidores
a realizar un esfuerzo extra recibiendo a cambio un viaje, se
llama:
a. Viaje de vacaciones para grupos de empresa.
b. Convención.
c. Viaje de incentivo
9. Señala en cuál de los siguientes casos el/la agente de viajes
debería ofrecer un forfait a su cliente/a:
a. Cuando se trate de un viaje profesional, incentivos o
congresos.
b. Cuando se quiera obtener mayor beneficio por la venta.
c. Cuando se quiera ahorrar en tiempo de preparación.
MÓDULO 7: FORMAS DE VIAJE
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10. Cuando el /la agente de viajes entregue presupuesto de viaje
a la medida a su cliente/a, deberá:
a. No informar en que el presupuesto está sujeto a disponibilidad.
b. Ofertar sin garantizar las plazas.
c. Tomar sólo el depósito del/ de la cliente/a una vez queden
confirmados todos los servicios reservados.
MÓDULO 7: FORMAS DE VIAJE
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» SUPUESTO PRÁCTICO 1
Supón que trabajas en una agencia de viajes y tienes que organizar un
congreso, sitúate en la fase de operación, e indica qué actividades
principales deberás realizar y los aspectos mínimos que hay que tener en
cuenta para la organización.
MÓDULO 7: FORMAS DE VIAJE
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» SUPUESTO PRÁCTICO 2
Por lo que has aprendido en este módulo, señala cuál sería el perfil de
los/as clientes/as profesionales en cuanto a viajes individuales se refiere,
y enumera las razones más importantes por las que las AAVV persiguen
la captación de este mercado.
