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MÓDULO VII: ORGANIZACIÓN DE EVENTOS DEPORTIVOS
Descripción:
En este módulo las alumnas van a capacitarse para dirigir y organizar
de forma eficaz cualquier evento deportivo, tanto de ocio como de
competición, adquiriendo conocimientos en todas sus áreas.
Contenidos Teóricos:
Definición y elementos claves de los eventos deportivos
La organización de eventos deportivos en Extremadura
Áreas a considerar en la organización de eventos deportivos
Concepto y fases del protocolo de un evento deportivo
Aspectos importantes en la entrega de premios
La evaluación de los eventos deportivos
Bibliografía
Objetivos:
Conocer el rol de la organizadora de eventos deportivos, sus
características y habilidades.
Conocer los posibles eventos deportivos y sus características.
Entender la necesidad de la cooperación para la buena organización
de un evento.
Conocer los pasos necesarios a seguir para organizar un evento
deportivo.
Adquirir habilidades en el sector de la toma de decisiones y la resolución
de conflictos.
Temporalización: 10 horas
Ponente: Alberto Blázquez
1. DEFINICIÓN Y ELEMENTOS CLAVES EN LOS EVENTOS
DEPORTIVOS Vamos a comenzar analizando el concepto de evento deportivo. Siguiendo a Shone
(2001) podemos definir los eventos en general como “aquellos fenómenos que surgen
de ocasiones no rutinarias y que tienen objetivos de ocio, culturales, personales u
organizativos establecidos de forma separada a la actividad normal diaria, cuya
finalidad es ilustrar, celebrar, entretener o retar la experiencia de un grupo de
personas”.
De esta definición se desprende que los elementos principales que lo definen son:
irrepetible, único, intangible, con alto nivel de contacto personal e interacción, con
una intensidad de trabajo y en un espacio de tiempo limitado.
Debemos tener en cuenta que los eventos no solo incluyen elementos tangibles, sino
que también existen otros que no lo son como es la expectación y las emociones que
se generan etc.
El papel de organización o dirección de un evento deportivo significa una alta
responsabilidad profesional, al mismo tiempo que un especial motivo de satisfacción y
compromiso con las instituciones, colaboradores, deportistas, espectadores, técnicos,
etc.
La responsabilidad se extiende desde los requerimientos legales y técnicos, hasta los
detalles de planificación del evento a nivel económico, seguridad, logística, etc.
De igual modo decir, que un evento puede pertenecer a varias tipologías de
actividades humanas (ocio, personal, cultural u organizativa), siendo el deporte una
de ellas.
Existen muchas clasificaciones para definir la naturaleza de un evento deportivo como
por ejemplo: según la entidad que los organice (federada, de empresa...), según el
ámbito territorial al que se dirige (mancomunado, regional...), según la duración etc.
Un aspecto que debemos tener en cuenta son las características que describen un
evento deportivo (Shone, 2001):
Incertidumbre (por la cantidad de factores que no se controlan, tales como
número espectadores, coste total, comportamiento deportistas…)
Únicos (no son cotidianos)
Irrepetibles (cada edición es diferente)
Elementos tangibles e intangibles (tales como las emociones…)
Alto nivel de contacto personal (directo: participantes-espectadores, indirecto:
medios comunicación).
Temporalidad fija (en fecha concreta)
Intensidad del trabajo variable tanto durante la organización como
dependiendo del público al que va dirigido y la cobertura del mismo.
Antes de emprender la organización de un evento deportivo, es importante que nos
planteemos algunas preguntas como:
Preguntas clave en el diseño inicial (¿Disponemos de medios? ¿conocemos el
tema? ¿tenemos experiencia?)
Búsqueda de apoyos (A nivel político, deportivo, social y organizativo)
Requisitos disponibles (Fecha, lugar, duración y medios)
Análisis DAFO
Aspectos de imagen
Una vez respondidas las preguntas anteriores y siendo éstas afirmativas, es momento
de estructurar el diseño de dicho evento:
Temporalidad y ubicación (fundamental elegir bien la fecha de celebración y
el lugar más apropiado).
Organigrama (Establece las relaciones entre las áreas principales a través
flujos. Es interesante el uso de directorios para guardar documentos de cada
área).
Áreas principales (Seguridad-protección, protocolo, RRPP vips-medios,
instalaciones, marketing y difusión, actividades paralelas, técnico-deportiva,
logística, servicios complementarios-catering, económico…)
Agentes claves (Organizador, patrocinador, colaborador, anunciante)
Ejemplo: Planilla de ejemplo para la organización de eventos (Hidalgo,2009).
2. LA ORGANIZACIÓN DE EVENTOS DEPORTIVOS EN
EXTREMADURA
La idiosincrasia particular extremeña va a estar presente en cualquier organización de
eventos deportivos, más aún cuanto mayor es el radio de acción de la misma (nivel
local, mancomunado, provincial, regional, nacional o internacional). Entre las
particularidades más importantes se encuentra la elevada cantidad de municipios
con pequeña población, la extensión del territorio y separación de los mismos, los
recursos naturales que presenta, etc. Como ejemplo mencionar que de sus 383
municipios, tan sólo 8 tienen más de 25.000 habitantes, y la mayoría de ellos, tienen
menos de 10.000 habitantes.
Todo ello provoca por ejemplo, tener especialmente presente el apartado logístico
(desplazamientos, alojamiento, etc.) a la hora de aglutinar a un número importante de
participantes en nuestra actividad deportiva (si ésta conlleva participantes no
estrictamente locales) ya que puede suponer un mayor coste económico.
Extremadura está dando sus primeros pasos hacia un sistema deportivo diversificado y
enriquecido en lo que respecta a la relación público-privado. Algunas de los aspectos
fundamentales que nos ayudarán a entender los cambios de cada agente son:
Demarcación territorial en Mancomunidades: lo cual está ayudando a la implantación
de programas que responden mejor a la demanda y por otro lado a aunar esfuerzos
que permitan en un futuro contar con más recursos y llegar de una manera más eficaz.
Instalaciones deportivas más cercanas: en los últimos años se ha implantado grandes
complejos públicos y privados en las grandes localidades de nuestra región, lo cual ha
provocando espacios estandarizados y aglutinadores. De ahí que la tendencia actual
sea hacia el deporte de "barrio", el "juego en la calle", logrando una práctica
deportiva segura.
Deporte para todas las personas: los elementos básicos de la modalidad deportiva se
están moldeando a gusto del cliente, logrando así un "deporte a la carta". Así
aparecen las "normas pasarela" y "programas lúdicos" en federaciones, actividades
alternativas...
Gestión y know-how: las técnicas de la administración de empresas y marketing están
invadiendo este sector, logrando propuestas más atractivas, innovadoras y diferentes,
partiendo del conocimiento del cliente (Ej. Prueba Non Stop)
Deporte alto nivel. Es una demanda de hace muchos años que la formación del
deporte de alto nivel fuese en la propia Comunidad Autonóma, conllevando que
muchos deportistas tuvieran que completar dicha formación en otras comunidades
autónomas y diluyendo el sentimiento de identificación de la población con los logros
del mismo. Las tendencias pasan por lograr dotar de recursos para la formación en el
deporte alto nivel, además de instalaciones y equipamiento.
A continuación pasamos a exponer a modo de resumen, algunos de los avances de
los que se ha denominado sector emergente del deporte Extremeño:
Tendencia de actividades hacia la naturaleza, tanto en el sector público como
privado, aprovechando nuevos espacios deportivos.
Uso de técnicas segmentación y especialización; la tendencia a la especialización, a
ofrecer "un servicio a la carta".
Importancia de la imagen; cada vez más importante es el cómo que el qué
ofrecemos, de ahí que el aspecto estético del producto, de la campaña o del servicio
cobre una importancia.
Trabajo en red y nuevas tecnologías: Las aplicaciones web y el trabajo en red cobran
una importancia vital, para la gestión del proceso y para la imagen y publicidad del
servicio/producto.
Formación del personal humano: cada vez más preparado en la administración de
empresas y marketing.
Instalaciones de calidad: están implantándose grandes complejos deportivos en las
grandes ciudades de nuestra región y con incorporación de equipamiento material de
alta calidad.
Equipamiento deportivo atractivo e individualizado: las empresas de material
deportiva cada vez logran mayor segmentación y ofrecen productos más variados y
tendentes a la práctica deportiva individual.
Adaptación de la modalidad deportiva convencional a una versión más lúdica; un
ejemplo claro son las "normas pasarela" que logran adaptar la modalidad deportiva
en otras. Por ejemplo: atletismo divertido, acuathlon, ...
Actividades paralelas; tendencia a complementar las actividades con otras paralelas;
especialmente en edad escolar. Tal es el caso del Programa Al Agua Patos que ha
logrado hacer una versión más lúdica, con actividades paralelas mientras otros niños
participan.
Importancia de calidad y marketing: desarrollando indicadores de evaluación,... Otro
ejemplo es Marca Extremadura que adopta como uno de sus embajadores a
"Calderón".
Idea de que la actividad física como un momento de placer: es decir, no solo
destacar la competición, sino también rodear a dicha actividad con otras alternativas.
Fomentar la idea de "deporte para todos-integración"; donde se está logrando
normalizar la actividad deportiva para que todas las personas puedan participar. El
concepto globalizado de "discapacitado", se está sustituyendo por el concepto
"Persona con..." de forma que todos tengamos algo en común y que discapacidad,
color de pelo o sexo, sea solo un pequeña barrera salvable para la sociedad.
Trabajo coordinado entre departamentos; Con el objeto de ser más eficientes los
ayuntamientos comienzan a desarrollar proyecto interconcejalias, al igual que por
parte de la Junta de Extremadura, se comienzan a desarrollar proyectos
interconsejerías, con diputaciones provinciales: Programa de Dinamización Deportiva;
JUDEX-JEDES, El Ejercicio T Cuida, Actividades Extraescolares...Algo parecido ocurre
con las mancomunidades, cuyos ayuntamientos se coordinan para ofrecer servicios
deportivos.
Eficiencia: En las empresas este concepto parece ser más extensible pero en la
Administración Pública y a través de La ley 57/2003 de medidas de modernización del
gobierno local ya nos da idea de que poco a poco el concepto de autofinanciación
y suficiencia debe ser cada más cercano, incluyendo análisis de costes en la gestión,
implantando precios públicos por el servicio, etc.
3. ÁREAS A CONSIDERAR EN LA ORGANIZACIÓN DE EVENTOS DEPORTIVOS
A continuación iremos detallando las diferentes áreas que pueden componer los
eventos deportivos, teniendo en cuenta que el grado de desarrollo de las mismas
estará influenciado por la complejidad de dicho evento.
A).AREA DE MARKETING (GENERALIDADES)
Diseño Plan Marketing (Objetivos entidad, DAFO, Objetivos marketing,
Segmentación mercado, Estrategia marketing, Implementación, Evaluación)
Características del evento (Identificación:¿qué, quién, por qué, cuándo y
cómo?/ Símbología: colores, dibujos…/Soportes: papel, publicidad estática,
pancartas)
Precio del evento (Demanda: renta del potencial cliente, precio sustitutivos/
Oferta: ingresos que necesitamos para cubrir costes)
Distribución del evento (Canales:web, cartelería; Punto de Venta: tiendas,
clubes; Nivel calidad: atenciones, uniformes)
Forma de comunicarlo (Relaciones públicas, Publicidad, Promociones en
ventas, Venta directa)
B). AREA MARKETING (RELACIONES PUBLICAS)
Relación participantes y técnicos (Persona agradable y profesional,
importancia sonrisa, cuida los detalles, dispone de obsequios, acreditaciones y
uniformado con imagen corporativa, cuida la señalización)
Protocolo (Diseña el timing de los actos, cuida la intervención del personal vip,
diseña la imagen del lugar para que contenga logos, cuida la ubicación
dentro del recinto para mejor visibilidad…)
Relación patrocinadores (Se encarga contratos y definir las contraprestaciones,
organiza el tipo de intervención en el evento según importancia de la
contribución. Mejor pocos y potentes)
Relación con medios comunicación (Elabora notas de prensa, entrega
dossieres, gestiona anuncios, indica ubicación prensa en el recinto, cuida la
señalización…)
Gestión de canales de difusión (Folletos, carteles, mailings, ruedas de prensa,
recepciones
C). AREA MARKETING (VENTA PERSONAL)
Venta personal (Marketing directo: cartas, folletos, taquilla, web, sms, artículos
promocionales…)
Publicidad (Medios comunicación: prensa, radio, publicaciones especializadas,
publicidad exterior, transportes públicos…)
Promociones en ventas (Descuentos en precios, cupones, tarjetas de
fidelización, invitaciones, promociones…)
D). AREA ECONÓMICA
Preliminares (Es fundamental controlar todo lo posible los gastos intentando
autogestionarse y prestar atención a las decisiones políticas difíciles de
gestionar)
Fuentes de financiación (Valorar las posibilidades del mercado, las decisiones
políticas, subvenciones, patrocinadores, taquilla, otros como bares, etc.)
Contabilidad (Importante que sean profesionales para ajustar bien cobros,
pagos, documentos, firmas, auditorias,…)
Tesorería (Importante que sea personal de confianza, establecer límites y llevar
control a través de justificantes).
E). AREA LEGAL
Preliminares (Muy importante especialmente en deportes con armas de fuego,
ocupación entorno natural, carreteras…Supervisa permisos, tramitaciones,
contratos…)
Documentación (Revisar legislación regional, local, especialmente ordenanzas,
guardar copia de toda la documentación enviada)
Seguros (Análisis de riesgos, comprobar seguros existentes y cobertura de los
mismos, control de flujos y protocolo de evacuación)
Contratos (Evitar contratos estándar, redacción clara con contraprestaciones
bien definidas, aplicar bien la legislación vigente, repasar bien y si es posible
contrastar con otras personas)
Impuestos (Asesorarse sobre los diferentes impuestos antes de buscar las fuentes
de financiación. Ejemplo las instituciones públicas y federaciones están exentas
de IVA. La contratación de personal implica seguros sociales…)
F). AREA LOGISTICA
Gestión de Recursos Humanos (Poner nombre y tareas asignadas teniendo en
cuenta todo tipo de personal, desde organización hasta restauración,
información, voluntariado, relaciones públicas…; valorando la necesidad de
personal especializado en determinadas parcelas. Por ejemplo; no dejar a
voluntarios no cualificado en relaciones públicas vips).
Delegaciones participantes (Preveer lo antes posible el número y lugares de
origen de equipos, personal técnico, invitados, padres etc. Fundamental
señalizar bien las zonas de ubicación).
Alojamiento (Gestionarlo lo antes posible, cuidar el tema de accesibilidad en
caso de hacer falta, valorar las ofertas y guardar copia de todo)
Transporte (Gestionar las rutas, prever pérdidas de tiempo, reservar con tiempo
e informar claramente a los participantes de horarios, teléfonos de contacto,
otras opciones…)
Actividades paralelas (Cada vez más importantes, requieren RRHH, material y
espacios, valorar bien el tipo de usuario hacia el que va dirigido)
G). AREA INFRAESTRUCTURA
Trabajadores (Detallar funciones, personas y organigrama para quedar claro,
personal de confianza en puestos de responsabilidad, concreción en horarios,
uniformidad…)
Publicidad interior/exterior (Cartelería, señalización de espacios, gestión de
accesos y flujos de personas para evitar aglomeraciones, estudio de recorridos
y calles, coordinación con autoridades, iluminación, aparcamientos y accesos
a la zona, zona de control accesible y con personal suficiente en función del
número de participantes-espectadores…)
Publicidad institucional/ comercial (Cuidar la distribución de espacios, evitar la
competencia entre empresas mismo sector, evitar malentendidos, logos
actualizados…)
Elementos Visuales (Cada vez más importantes, vallas, plantas, moquetas, telas,
alfombras…)
Espacios auxiliares (Cuidar limpieza, señalización y personal para almacenes,
vestuarios, salas)
Seguridad y protección (La previsión es la clave, a nivel de seguridad: policía,
guarda seguridad, protección civil; etc.
H). AREA INSTALACIONES
Señalización (Tablones de anuncios, señalización general que sea visible y
evitando robos y deterioros, acotando zonas)
Podium (Lugar privilegiado, visibilidad, acceso fácil personal vip, control
acceso, gestión de publicidad en lugares estratégicos, decoración llamativa,
forma de entrega original).
Apoyo tecnológico (Fundamental una buena megafonía-altavoces,
iluminación, telefonía, walkies-talkies, videoproyectores…)
Climatización (Tener en cuenta puntos de agua, saneamientos, estudio de
costes, mantenimiento, limpieza…)
Protocolo evacuación (Diseñar protocolos, prever posible intrusismo,
comprobar normativa, …)
I). AREA TÉCNICA
Los Recursos Humanos (Valorar acreditaciones, personal contacto, facilitar
medios, remuneración, responsabilidad, funciones detalladas…)
Simulacros del evento (Diseñar timing de intervenciones, capacidad respuesta
ante fallos, cada personal organiza sus propios ensayos)
Servicio de información (Reprografía, informática, estadística y audivisual para
tener constancia del evento. Preveer averías y reposición-mantenimiento, tales
como pilas,… )
Servicios Médicos (Estarán en función del tipo de evento, valorar apoyo de
servicios privados, distancia a centros de salud, persona …)
Detalles a cuidar según espacios (Cuidar la imagen, accesos, seguridad,
luminosidad y personal de la pista central, gradas, aseos…)
Gestión del timing (Fudamental el control de asistencia, confirmando personas
que vienen etc, gestión de las ceremonias y acreditaciones. De igual modo, es
clave el cumplimiento de horarios)
Gestión de los flujos de personas (prever los desplazamientos que realizará
cada colectivo para diseñar los espacios).
4. CONCEPTO Y FASES DEL PROTOCOLO DE UN EVENTO
DEPORTIVO Cada una de las áreas anteriores, requiere un análisis pormenorizado pero parece
interesante explicar de forma práctica las fases como se van desencadenando para
después desarrollar un momento de especial interés y de los más vistosos como es la
entrega de premios.
Antes de empezar es importante definir el concepto de protocolo como: ”plan escrito
y detallado de un experimento científico, ensayo clínico o actuación”, o también
“conjunto de normas legales, sociales, usos y costumbres que regulan el
comportamiento humano en los ámbitos privado y público.
Es frecuente pensar que el protocolo de un evento deportivo sólo aparece en las
entregas de premios, pero realmente se trata de una metodología que no llega a
planificar de forma meticulosa cada una de tareas a lo largo del evento.
Evidentemente, en aquellas tareas en las se producen entrega de premios, intervienen
personalidades, banderas, himnos, etc., es cuando el protocolo alcanza su nivel de
importancia más alto. Si imaginamos un evento que ha ido bien, pero que termina con
un mal broche, hace que sea el final lo que permanezca en la memoria de los allí
presentes y no deje buen sabor de boca.
Esta nueva manera de trabajar permite situarse en los ojos de los deportistas, técnicos,
espectadores, voluntarios o personalidades y cuidar con detalle cada uno de los
momentos donde se puede fraccionar el evento. Se evitaría la tradicional visión
basada en enfocar los esfuerzos en el desarrollo de la actividad deportiva en sí,
descuidando otros elementos importantes y complementarios a la misma que en
muchas ocasiones es el mejor recuerdo y lo que diferencia dicha organización de
otras.
Entre los objetivos del protocolo se encuentran:
- Enriquecer y mejorar cualquier organización ( organizar es planificar y el mero
hecho de redactar el protocolo de una tarea, podría cumplir este objetivo)
- Resolver problemas, dificultades, situaciones complicadas (al tener unas
normas escritas de actuación se detectan más fácilmente los problemas y por
lo tanto, las posibles soluciones )
- Ordenar con armonía, flexibilidad y diálogo, diferentes actuaciones, pero
siempre de acuerdo a normas y reglamentos. Negociar no es ceder en todo.
Los límites también forman parte del protocolo y es conveniente que todas las
partes los conozcan.
- Conseguir agradar o sorprender a todos los componentes de un evento.
- Finalizar un evento con brillantez, dotándolo del atrezo adecuado.
Para el desarrollo de un evento deportivo es importante diseñar con minuciosidad el proyecto del
mismo. Para ello, hay que seguir un protocolo de preguntas y respuestas ( lo que en inglés se denomina
las “ 5 W “ ): ¿Qué?, ¿Cuándo?,¿Dónde ?, ¿Cómo? Y ¿Por qué?.
Se podrían añadir más preguntas y respuestas, pero si al menos éstas no se formulan
con claridad y se contestan con honradez, hacia los demás y hacia uno mismo, el
proyecto no tendrá consistencia y es importante saber que se trata de un documento
vital en un evento deportivo, ya que, una vez redactado, debemos presentarlo a
diferentes destinatarios (Federaciones, Ayuntamientos, Direcciones Generales,
Patrocinadores, Medios de Comunicación, Deportistas…. ) y a todos los receptores les
tiene que agradar ( recordar que ese era uno de los objetivos del protocolo ).
En cuanto a la primera pregunta “¿Qué?” se le podría unir otra que es “¿Por qué?”, ya
que lo ideado debe tener un nombre que identifique la actividad y que tenga buen
diseño gráfico; así como responder a unos objetivos claros. Es aquí donde en un mayor
nivel de concreción nos preguntaríamos “¿Dónde?” y “¿Cuándo?”.
Todas ellas son de suma importancia ya que suele ser frecuente que se elija una fecha
que coincida con otro evento o actividad o bien que el lugar elegido no reúna las
condiciones idóneas para el desarrollo del evento.
Otra de las preguntas de rigor, será el “¿Cómo?” que se podría unir a otra: “ ¿Con
Quién?. Todos los proyectos nacen por la pasión o el deseo de una persona, alguien
que motiva al resto, pero lo primero que debe de hacer es configurar el equipo de
trabajo y sus funciones (organigrama).
Para hacer un organigrama, y una vez se haya respondido con claridad a todas las
preguntas, se podrá tener una idea clara de lo que se necesita en el evento. A partir
de aquí, hay que poner nombres y apellidos. La experiencia nos dicta que cuando
una misma tarea es asignada a dos o más personas, dicha tarea puede estar
avocada al fracaso debido a la incertidumbre; de ahí que es fundamental que la
definición de tareas no genere interferencias ni ambigüedades.
Aunque una de las partes fundamentales del evento es la organización de la propia
actividad deportiva, parece interesante destinar nuestra atención a otros momentos
claves de un evento deportivo, debido a las diferentes especificaciones técnicas de
cada modalidad.
El primero de ellos es el control de flujos de personas. Es fundamental dimensionar los
espacios y el número de personas que se prevé que circulen por los mismos desde
deportistas, público, técnicos, prensa, etc. Saber ubicar adecuadamente a cada
colectivo y las circulaciones que hará durante el desarrollo del mismo permitirá dar
fluidez al evento al tiempo que minimizará los riesgos. Para ello, un buen ejercicio es
imaginarse en el rol de cada uno, así como ensayar una puesta en escena de cada
público objetivo.
Otro de los apartados que se debe mimar, es el aspecto publicitario y que debe
reflejar lo acordado con las diferentes instituciones y patrocinadores. Por tanto, es
necesario elaborar un plan de marketing, de modo que la colocación de los soportes
se haga de forma ordenada, limpia, estética, en lugares claves y respetando todos los
acuerdos. Recordar que un evento deportivo es algo más que un servicio a los
participantes, es también la imagen de la organización y de las entidades que han
apostado por el mismo. Así, uno de los objetivos del protocolo será que todo el mundo
se vaya contento. Igualmente recordar que una cosa es ser flexible y otra aceptar
cosas que no corresponden. Todo el mundo debe conocer cuáles son sus derechos y
no se debe permitir que se exija más de lo que corresponde.
Otro momento importante es la presentación del acto (ruedas de prensa, etc.). Estos,
son actos sociales de mucha importancia, en los que se da cuenta de un evento
próximo a celebrarse, a los medios de comunicación y a diferentes colectivos
interesados y en los que se suele situar una mesa presidencial, en la que están
presentes las instituciones, clubes, personas, empresas etc., impulsoras y organizadoras
del evento. En este caso, las leyes de precedencia indican dónde debe situarse cada
persona. A modo general y mirando a la mesa de frente, ésta debe ser presidida por la
entidad anfitriona (ej. Alcalde de Hervás), estando a su izquierda la Institución de
mayor rango (ej. Consejero de los Jóvenes y del Deporte) y a su derecha la siguiente
institución en rango (ej. Presidente Federación Extremeña de Ciclismo). Si hubiera más
personas se volvería a situar a la izquierda la siguiente persona (ej. Concejal de
Deportes) y a la derecha el siguiente en rango (ej. Un deportista). No obstante, suele
ser frecuente que estas normas protocolarias no se cumplan, motivado por atenciones
amistosas entre las personalidades cediendo su lugar a otra persona en signo de
caballerosidad.
A modo de síntesis, se recogen cronológicamente las fases más importantes por las
que pasa la organización de un evento deportivo:
1. FASE ANALISIS
• Estudio de necesidades
• Estudio de viabilidad
• Presupuesto y financiación
• Apoyos organizativos
• Análisis DAFO
2. FASE PROYECTO
• Preparación de un dossier
• Presentación a entidades
3. FASE ORGANIZACIÓN
• Análisis de las características y dimensiones de la actividad (nº part, duración,
espacios, modalidad deportiva, género, categoría, sistema de competición,
etc.)
• Identificar responsabilidades
• Descentralizar la toma de decisiones
• Sistema de comunicación y coordinación
4. FASE OPERATIVA
• Cronograma de tareas
• Establecer recursos humanos y materiales
5. FASE ELABORACIÓN DEL PROGRAMA DEL EVENTO
• Presupuesto general
• Precio actividad
• Diseño (horarios, actividades...)
• Imagen corporativa
6. FASE DIFUSIÓN
• Medios de comunicación
• Participantes
• Personal de organización
• Puntos de interés
7. FASE DE EJECUCIÓN
• Detectar momentos de la actividad
• Presentación
• Recepción de participantes
• Inauguración
• Celebración
• Clausura
8. FASE DE EVALUACIÓN
• Interna
• Externa
9. ELABORACIÓN DE LA MEMORIA
• Inventario y distribución del material propio
• Devolución del material prestado
• Limpieza de instalaciones
• Agradecimientos, certificados...
5. ASPECTOS IMPORTANTES EN LA ENTREGA DE PREMIOS
La entrega de premios es un momento único e irrepetible en el desarrollo de un evento
deportivo, por lo que es fundamental tener en cuenta los espacios, tanto para la
circulación de autoridades o deportistas; como también para la ubicación del
público, prensa, zona VIP, etc. Es aconsejable que haya una distancia respetable entre
el podiúm y el público/prensa, ya que si no es así, frecuentemente se suele producir
que algún familiar portando su cámara de fotos desee hacer la mejor instantánea y
sobrepase dicha zona (provocando al mismo tiempo que otros también lo hagan).
Salvo casos muy justificados, la ausencia del deportista/equipo en la ceremonia de
premiación supone un desaire hacia las autoridades, patrocinadores y organización.
En estos casos, es preferible que su espacio en el podium quede vacío, a que otra
persona ocupe su lugar. En competiciones de alto nivel es poco probable que los
premiados se ausenten, entre otras cosas porque podrían perder el premio si no asisten
o recibir una sanción, pero es bastante habitual en carreras populares o campeonatos
incluso regionales, que a la hora de subir al pódium, haya deportistas que ya no están
y otra persona sube en su nombre.
En la medida que el evento tiene más categoría, se respetarán más las normas de
protocolo y es conveniente contar con alguna persona que informe, recuerde o
asesore a deportistas o personalidades del protocolo a seguir (Responsable de
Protocolo). No se debe olvidar que en ese momento, los deportistas son los que tienen
su protagonismo y no se debe permitir que las autoridades o patrocinadores, resten
importancia a los deportistas. De igual modo, y no menos importante es dar cualquier
mensaje o acción con discreción y sin desaires ya que se haría llamar la atención
sobre ese error. Por ello, el sentido común, la calma y la elegancia de los
organizadores a la hora de transmitir mensajes debe ser lo que prime en el podium.
Algunos de los aspectos más importantes en la entrega de premios son: ubicación de
los participantes, delimitación de zonas para espera y circulación de personas,
intervenciones de los responsables, música, locutor/a y en definitiva, el timing de este
apartado tan importante de un evento deportivo.
La música es un aspecto fundamental que ayuda a delimitar los momentos en los que
se compone el acto de entrega de premios. Acompañar la llegada de los deportistas,
presentar a las autoridades, felicitar al equipo técnico, despedir al público etc.
pueden ser algunos de estos momentos y hacerlos únicos. Para ello, se aconseja hacer
un cuadro donde se indica que tipo de música o bucle debe iniciar ese momento,
grabar en un mismo cd todas las pistas que pueden ser necesarias y contar con una
persona que durante ese tiempo se destine a este fin.
La figura del speaker se convierte en este momento en el/la directora/a de orquesta
del acto, marcando los tiempos y logrando que el acto parezca fluido, elegante y
cuidando el detalle de otorgar a cada instante su protagonismo.
En cuanto a la ubicación de los participantes en la entrega de premios, lo ideal es
situar a la izquierda del podium a los voluntarios portando las medallas o trofeos de los
ganadores y a la derecha del mismo las personalidades que harán entrega de las
mismas. En primer lugar y abriendo paso se colocarían los voluntarios y detrás de ellos
los responsables, situándose ambos en sus lugares respectivos en espera de la entrada
de los premiados.
La entrada de los ganadores en el podium, en el caso de realizarse por el frente del
podium, debe hacerse siguiendo las normas de tráfico, es decir, accediendo por la
derecha y situándose detrás de sus respectivos lugares en el podium en espera de su
mención y en el caso de que el acceso sea a través de un lateral o por la parte de
atrás sencillamente colocarse detrás del podium de forma natural.
Una vez finalizado el acto de entrega de premios, y en el caso de que se produzcan
varias entregas, la persona responsable de protocolo indicará a los voluntarios que
inviten de forma elegante a los premiados a abandonar el podium. En el caso de que
sea una única entrega de premios o la última los voluntarios iniciarían el movimiento
invitando a los deportistas y responsables que los sigan para hacer un efecto de tren
humano.
En el caso de regalos a los premiados, si se utilizan ramos de flores, éstos deben ser
discretos, de modo que no tapen ni la figura del deportista ni los posibles
patrocinadores. En el caso de utilizar cavas como fin de fiestas (ej. Carreras de
motociclismo, etc.), esto puede permitir la entrada de alguna personalidad más, pero
la parte negativa es que deja todo muy sucio (y puede haber otras competiciones
después) y puede ser peligrosa para los cámaras de televisión y fotógrafos, que
procuran retirarse rápidamente.
Con respecto a los himnos en eventos deportivos de nivel internacional decir que
representan una señal de respeto y homenaje al país del ganador/a y deben sonar al
mismo tiempo que se elevan las banderas (es un momento solemne en el que se
guarda silencio). Si se produjera la llegada del Rey en un evento deportivo
internacional el himno, sólo debe sonar al comienzo de un evento, si se produce la
llegada del Rey.
En cuanto a las banderas, decir que se aconsejan que estén colocadas de modo que
los deportistas las tengan de frente girándose 45º. En el momento de izar las tres
banderas (a distinta altura, como corresponde a la posición en el podium), sólo sonará
el himno del ganador.
La utilización de banderas institucionales debe reservarse para pruebas de cierto nivel:
- En caso de una prueba nacional o internacional :
o Autonomía- España- Ayuntamiento
- En caso de una prueba autonómica :
o Autonomía – Ayuntamiento
- En caso de una prueba local :
o Ayuntamiento
Por orden de importancia Institucional, según se mira, en el centro debe estar la
Institución de mayor rango, caso de ser tres, y a la izquierda la siguiente. En caso de ser
dos, a la izquierda la de mayor rango. Si hubiera una bandera de una Federación, una
Marca Comercial, Un Club, etc. en ningún caso se situaría junto a las banderas
institucionales. Es importante tener en caso de eventos oficiales una guía para
conformar el orden de los colores, ya que hay banderas que según se pongan hacia
arriba o hacia abajo, pueden representar a un entidad diferente, etc., o a ninguna.
6. LA EVALUACIÓN DE LOS EVENTOS DEPORTIVOS
Uno de los problemas principales con los que se encuentra un/a organizador/a de
eventos deportivos es la poca disponibilidad de tiempo que tiene para poder analizar
en profundidad los errores y éxitos logrados.
Si no contamos con un sistema de evaluación ágil y operativo, será difícil que
podamos mejorar.
Es por ello que el primer paso que debe hacer todo organizador/a de eventos
deportivos es detectar los indicadores que nos permitirán conocer con la máxima
objetividad cómo marcha el desarrollo del evento deportivo. Para ello atenderemos a
un buen trabajo desarrollado por el Lic. Iván López Fernández, sobre la evaluación y
control de instalaciones deportivas, el cual nos servirá de base para poder desarrollar
la aplicación en la organización de eventos deportivos.
En primer lugar hablaremos de dos perspectivas:
Interna: Constituye un sistema de información que permitirá el conocimiento
detallado y puntual del estado de las acciones que se estén desarrollando
para la organización del evento y su evolución, así como el nivel de eficacia y
calidad alcanzado.
Externa: Constituye una herramienta que permite valorar los resultados de la
gestión ante quienes participan en el evento deportivo, así como ante los
participantes.
Decir por otro lado que cuando tratamos datos de forma aislada, la información que
nos proporciona no suele ser muy relevante a no ser que comparemos el mismo
indicador a lo largo del tiempo (estudio longitudinal).
Conocer el perfil de los posibles participantes es fundamental para poder adaptar el
evento a sus características. Así, disponer de datos como: horario laboral, lugares
donde suelen informarse, edad, sexo, motivaciones, domicilio, etc., nos puede dar muy
buena información.
Siguiendo a López se podrían considerar tres tipos de indicadores:
Los indicadores de eficacia, los cuales se refieren al logro de resultados, sin
tener tanto en cuenta los recursos empleados para conseguirlo. Algunos de
estos indicadores son: número de participantes, número de componentes en el
equipo de organización, nº de instalaciones deportivas utilizadas, nº de
premios, etc. Como podemos observar, se trata del tipo de indicadores que
más frecuentemente solemos utilizar por su facilidad de observación.
Los indicadores de eficiencia, que a diferencia de los anteriores, se
relacionarían con los recursos puestos a disposición para la organización del
evento. Cada día más se empiezan a tener en cuenta este tipo de indicadores
ya que pretendemos conseguir los objetivos con el menor coste posible. Así, los
ítems financieros tienen aquí un mayor protagonismo, así como el cálculo de
ratios. En ejemplo es, número participantes/instalación, nº participantes/coste
total de la actividad, balance económico de la actividad (gastos-ingresos),
etc.
Indicadores de satisfacción: los cuales deberían tener en cuenta no solo la
opinión de los participantes sino también del personal que trabaja en la
organización de los eventos. Entre los instrumentos más frecuentes destacamos
las encuestas de satisfacción, buzones de sugerencias, etc. que a su vez,
deberán tener un reflejo con indicadores que nos aporten información
(ejemplo: nº sugerencias, tiempo de respuesta, medio de realizarla, etc.)
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ANEXO: CONTROL DE EVENTOS DEPORTIVOS
EVENTO
LUGAR y FECHA
COORDINACION
LOCAL
DATOS
Marcar con un donde proceda
C – Correcto
NM – Necesita Mejorar
1v y 2v – Primera y Segunda Visita
1. VISION GENERAL C NM OBSERVACIONES
1v 2v 1v 2v
Reuniones de coordinación local
Apoyo Institucional
Logística y Montajes
Campaña local. Difusión,
captación, e inscripciones.
Voluntariado
Acciones Patrocinadores
Estrategias de comunicación y
Difusión
Escenarios
Planes Alternativos
Observaciones
2. ASPECTOS ADMINISTRATIVOS C NM OBSERVACIONES
1v 2v 1v 2v
Elaboración del material
informativo
Inscripciones y resultados
Permisos y seguros
Oficina del Corredor. Información
Previa
Sistema de acreditaciones y
atenciones
Observaciones
3. RECURSOS HUMANOS C NM OBSERVACIONES
1v 2v 1v 2v
Organigrama. Áreas de
trabajo y responsables.
-
-
-
-
-
-
-
-
Voluntariado. Uniformidad y
pro actividad
Personal de Montaje Local
Personal de Montaje propio
Personal de atención a
corredor e invitados
Personal de comunicación
y animación
Personal tecnológico
Dinamizadores y otros
Desplazamientos
Manutenciones
Observaciones
ATENCIONES AL PARTICIPANTE C NM OBSERVACIONES
1v 2v 1v 2v
Oficina del Corredor
Bolsa y regalos
Actividades Paralelas
Dorsales
Guardarropa
Servicios Médicos
Otros servicios
Atenciones post meta
Observaciones
MONTAJE ZONAS C NM OBSERVACIONES
1v 2v 1v 2v
Horarios de montaje. Inicio y Final
Zona central
Zona de meta y cinta. Podium.
Zonas de organización
Zona de Almacen
Zonas de Publico
Megafonías
Necesidades tecnológicas
Vestir zonas importantes.
Ornamentación y Publicidad
Atractivo publico y medios
Atractivo patrocinadores
Accesos de público.
Aparcamientos.
Planes alternativos
Observaciones
CIRCUITOS C NM OBSERVACIONES
1v 2v 1v 2v
Medición y señalización
Superficie y topografía
Apertura y cierre de carrera
Señalización de puntos kilométricos
Motos y bicicletas, para medios.
Comportamiento en carrera.
Seguridad y cortes circuitos
Postas
Avituallamientos
Observaciones
PROTOCOLO Y ATENCIONES C NM OBSERVACIONES
1v 2v 1v 2v
Asistencia Autoridades y Medios
Atenciones autoridades y
patrocinadores
Protocolo de entregas. Preparación
Escénica
Servicios y atenciones a medios
Trofeos y Premios
Observaciones
COMUNICACIÓN Y PUBLICIDAD C NM OBSERVACIONES
1v 2v 1v 2v
Diseño de la imagen
Estrategias de comunicación
Servicios pre – durante – post
actividad
Web
Envíos y comunicaciones
Campaña Local
- Difusión del Evento.
- Comunicación
- Inscripciones
- Voluntariado
Producción/ colocación soportes
publicidad
Memoria Final
Observaciones
C NM OBSERVACIONES
MATERIALES Y MERCHANDAISING 1v 2v 1v 2v
Producción del material con la
imagen
Carpas, Hinchables, publicidad
Material Organización
Material Voluntarios
Material participantes
Material invitados y medios
Observaciones
CONTROL Y SEGURIDAD C NM OBSERVACIONES
1v 2v 1v 2v
Campaña previa de la actividad.
Beneficios e inconvenientes para
los ciudadanos
Policía Local – Policía Nacional –
Guardia Civil
Protección Civil
Plan de accesos y señalización
exterior
Servicios Médicos
Observaciones
CRONOLOGIA C NM OBSERVACIONES
1v 2v 1v 2v
Reuniones de Control Previas
Locales
Reuniones de Control y Seguridad
Reuniones Jefes de Área
Acciones de promoción previas
locales
Acciones de promoción en medios
Web, folletos, carteles,
merchandising
Sistema de inscripciones
Formación Voluntariado
Observaciones
18. CONSIDERACIONES FINALES