Ciel Business PlanVersion Windows

Manuel électronique

11, rue de Cambrai - 75917 PARIS Cedex 19

Tel. 01.55.26.33.00 - Fax : 01.55.26.40.33

Site internet : http://www.ciel.com

Edito

Chère Cliente, Cher Client,

Nous sommes heureux de vous compter parmi nos nouveaux clients.

Ce logiciel vous permettra de faire des simulations et de préparer un business plan convaincant en vue d’obtenir des financements. Il facilitera aussi la gestion de votre entreprise, des prévisions budgétaires au contrôle des écarts.

Pour nous permettre de vous apporter le meilleur service possible, nous vous remercions de nous retourner très rapidement toutes les informations nécessaires à votre référencement.

Bien cordialement, L’équipe Ciel.

SOMMAIRE

Partie 1– Installation et environnement.................................................................................................1 Vous êtes un nouvel utilisateur......................................................................................................2

Configuration nécessaire.................................................................................................... 2 Installation de Ciel Business Plan ........................................................................................ 3

Procédure d'installation ................................................................................................................3 Premier démarrage de l’application.................................................................................... 5

Ouvrez Ciel Business Plan pour Windows......................................................................................5 Ouvrez le dossier Exemple ...........................................................................................................5

Présentation....................................................................................................................... 6 Organisation des écrans .................................................................................................... 7

La fenêtre principale de l’application ............................................................................................7 La partie zone de saisie................................................................................................................8

Partie 2 – Etablissement d’un budget ....................................................................................................9 Création d’un nouveau dossier ......................................................................................... 10 Saisie des informations..................................................................................................... 11

Informations de base .................................................................................................................11 Initialisation...............................................................................................................................11 Mise en place du budget ............................................................................................................12 Exploitation : activité ..................................................................................................................18 Investissements ..........................................................................................................................22 Exploitation : charges de personnel ............................................................................................26 Exploitation : charges externes....................................................................................................27 Exploitation : impôts et taxes ......................................................................................................28 Financier ...................................................................................................................................29 Exceptionnel ..............................................................................................................................29 Exploitation, autres produits .......................................................................................................29 Données complémentaires .........................................................................................................29 Existant (N-1).............................................................................................................................32

Partie 3 – Mise en place du tableau de bord....................................................................................33 Vue d’ensemble ............................................................................................................... 34

Cas 1 : budget créé à partir de la balance N-1 ...........................................................................34 Cas 2 : budget créé sans utiliser la balance N-1..........................................................................34

Travail sur les postes ........................................................................................................ 35 Activité ......................................................................................................................................35

Partie 4 – Réalisation du tableau de bord mensuel .......................................................................37 Acquisition des données mensuelles.................................................................................. 38

Récupération de la balance ........................................................................................................38 Mise à jour et retraitement................................................................................................ 40

Investissements ..........................................................................................................................40 Financement..............................................................................................................................41 Activité, saisie des encours et des stocks initiaux ..........................................................................43 Activité, traitement des factures à établir ou produits constatés d’avance.......................................43 Charges externes .......................................................................................................................44 Impôts et taxes...........................................................................................................................44 Charges de personnel................................................................................................................45

Charges diverses : traitement des factures non parvenues ou charges constatées d’avance ...........46 Financier ...................................................................................................................................46 Exceptionnel ..............................................................................................................................46

Partie 5 – Consultation et impression.................................................................................................47 Consultation .................................................................................................................... 48

Contrôle de la balance N-1........................................................................................................48 Graphiques ..................................................................................................................... 48

Graphiques existants..................................................................................................................48 Les points clés.................................................................................................................. 49 Impression....................................................................................................................... 50

Paramétrage de l’impression......................................................................................................50 Modèles d’impression proposés..................................................................................................52

Partie 6 – Points particuliers..................................................................................................................53 Optimiser l’affichage ....................................................................................................... 54 Principe des listes hierarchisées......................................................................................... 54 Gestion des grilles ........................................................................................................... 55

Imputation unique sur un mois donné.........................................................................................55 Imputations multiples spécifiques au poste concerné....................................................................55

Suppression, sauvegarde et restauration d’un dossier ........................................................ 57 Supprimer .................................................................................................................................57 Sauvegarder..............................................................................................................................57 Restaurer...................................................................................................................................57

Modifier un commentaire ................................................................................................. 58 Utilisation du traitement de texte ....................................................................................... 58 Appeler la calculatrice...................................................................................................... 59 Mot de passe................................................................................................................... 59 Syntaxe des liens comptables............................................................................................ 60

Partie 7 – Fiches techniques métier ....................................................................................................61 Apport en nature d’immobilisation.................................................................................... 62 Date d’amortissement des immobilisations ........................................................................ 62 Cas particuliers de travaux en cours.................................................................................. 62 Cas particulier de credits bails .......................................................................................... 63

CONVENTIONS UTILISEES DANS LA DOCUMENTATION

Nous vous rappelons ci-après les conventions utilisées dans ce manuel d’utilisation.

Notez toutefois que pour utiliser correctement l’application Ciel Business Plan pour Windows, vous devez maîtriser l’environnement Windows dont les caractéristiques de fonctionnement sont communes à toutes les applications supportées par cette interface graphique.

Les touches du clavier

LA TOUCHE QUE

NOUS NOMMONS

EGALEMENT

APPELEE PERMET DE...

<Entrée> Enter, Retour Retour chariot

valider une fenêtre confirmer la sélection d’une option, d’un bouton

<Echap> Escape, Esc Echappement

quitter une fenêtre annuler l’action en cours

<Tabulation> Tab passer à la zone suivante

<Alt> ouvrir un menu, activer une commande, en combinaison avec la touche de raccourci

<Ctrl> Contrôle

Utilisation de la souris CLIQUER appuyez sur le bouton gauche de la souris

DOUBLE-CLIQUER appuyez deux fois de suite rapidement sur le bouton gauche de la souris

CLIC DROIT appuyez sur le bouton droit de la souris

Lecteur de disquettes, de CD-Rom et disque dur Nous convenons de nommer :

• le lecteur de disquettes A:

• le lecteur de CD-Rom D:

• le disque dur C:

Partie 1- Installation et environ

Configuration nécessaire

Installation de Ciel Business Plan

Premier démarrage de l’application

Présentation

Organisation des écrans

nement

Vous êtes un nouvel utilisateur

Imprimez vos tableaux de bord

Récupération de la balance mensuelle de Ciel Compta. Les tableaux d’analyse sont automatiquement calculés.

Analysez votre activité mensuelle

Ajoutez de nouveaux postes, modifiez les postes existants, en Budget ou en Réalisé.

Sauvegardez votre dossier

Choisissez Installation par défaut. Installez l'application à partir du CD-Rom

Personnalisez les postes

Récupération de la balance N-1de Ciel Compta et création automatique des postes pour établir vos prévisions

Créez votre dossier et vos prévisions

CONFIGURATION NECESSAIRE

Ciel Business Plan fonctionne sur tout PC équipé de la configuration suivante :

• Processeur 233 Mhz minimum - 64 Mo de RAM - 20 Mo d'espace disque disponible pour l'installation

• Lecteur de CD-ROM ou de DVD

• Imprimante laser, jet d'encre ou matricielle 24 aiguilles

• Carte graphique et moniteur ayant une résolution minimum de 800x600

• Nécessite Windows™ 98, Me, NT4, 2000 ou XP

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INSTALLATION DE CIEL BUSINESS PLAN

Procédure d'installation - Munissez-vous du CD-Rom d'installation de l'application.

- Insérez le CD-Rom dans le lecteur prévu à cet effet. Automatiquement s'affiche la fenêtre de présentation du programme d'installation.

Si vous avez désactivé le démarrage automatique du CD-Rom, vous devez alors saisir la commande nécessaire au lancement.

- Cliquez sur le bouton [Démarrer], présenté dans la barre de tâches de Windows et choisissez la commande EXECUTER.

- Dans la zone Ouvrir, présentée dans la fenêtre EXECUTER, saisissez le nom du lecteur de CD-Rom, suivi de la commande INSTALL et cliquez sur le bouton [OK].

- Après quelques instants, la fenêtre de présentation du programme d’installation de Ciel Business Plan pour Windows s’affiche. Après l’avoir lue, cliquez sur le bouton [Suivant].

Choisir le type d'installation

Installation avec sélection des options de votre choix.

Installation des fichiers à mettre à jour pour une nouvelle version.

Installation des seules options, nécessaires au lancement de l'application.

Installation standard comprenant toutes les options de l'application.

- Cliquez sur l'icône Installation par défaut.

Choisir le répertoire d'installation

- Vous est alors proposé le nom du répertoire dans lequel seront stockés les fichiers de l’application Ciel Business Plan pour Windows et de la société EXEMPLE. Il sera créé automatiquement au cours de la procédure d’installation. Vous pouvez le modifier en utilisant le bouton [Parcourir].

- Cliquez ensuite sur le bouton [Suivant>].

3

Choisir le groupe de programmes

- Par défaut, vous est proposé d'installer les icônes permettant le démarrage de l'application dans le groupe CIEL. Vous pouvez en choisir un autre parmi les répertoires existants dont la liste vous est donnée.

- Cliquez sur [Suivant>].

Lancer l'installation

- Le programme d'installation récapitule alors tous les éléments que vous venez de paramétrer. Pour modifier l'un d'eux, revenez à l'étape concernée, en cliquant sur le bouton [<Précédent]. Si tout est correct, cliquez sur [Suivant>] pour lancer l’installation. Une fois l’application Ciel Business Plan pour Windows installée, s'affiche le groupe de programmes, soit CIEL par défaut, et une fenêtre vous précisant que l’installation est terminée.

- Cliquez sur la case de fermeture présentée en haut à droite dans la fenêtre.

- Cliquez sur [Terminer].

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PREMIER DEMARRAGE DE L’APPLICATION

Ouvrez Ciel Business Plan pour Windows - Cliquez sur le bouton [Démarrer], présenté dans la barre de tâches du gestionnaire de

programmes Windows, et activez les groupes PROGRAMMES puis CIEL.

- Dans le groupe CIEL, cliquez sur l'icône Ciel Business Plan pour Windows.

Ouvrez le dossier Exemple Toutes les informations concernant les prévisions et l’analyse des résultats d’une société sont conservées dans un même et unique dossier.

Plusieurs dossiers peuvent être créés mais un seul doit être ouvert à la fois.

Pour faire un tour d’horizon des différentes fonctionnalités de l’application, nous vous conseillons d’ouvrir la société Exemple ; société livrée en standard avec Ciel Business Plan pour Windows.

- Double-cliquez sur son icône.

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PRESENTATION

Ciel Business Plan est un outil conçu pour les responsables d’entreprises (TPE, PME, PMI, artisan) afin de réaliser de manière fiable et rapide un budget prévisionnel pour le prochain exercice puis effectuer un contrôle budgétaire à partir de ce qui s’est réellement passé dans l’entreprise, grâce à de nombreux tableaux de bord.

Vous avez la possibilité de bâtir rapidement votre budget en récupérant la balance comptable N-1 de Ciel Compta ou de le saisir manuellement dans Ciel Business Plan.

Les informations mensuelles sont importées de la balance de Ciel Compta et tous les tableaux d’analyse sont calculés et édités automatiquement par le logiciel. Ils contiennent des éléments aussi bien synthétiques que détaillés, mensuels que cumulés.

Ainsi les différents tableaux de contrôle budgétaire analysent les écarts entre ce que vous avez prévu et ce que vous réalisez. Vous pouvez donc contrôler chaque mois vos objectifs et les enveloppes de charges établies en début d’année dans le budget. De même le tableau de bord d’exploitation vous permet de suivre la rentabilité d’exploitation, si vous gagnez ou perdez de l’argent.

La conception de Ciel Business Plan s’appuie sur une structure en trois parties :

• Questionnaire : pour importer de Ciel Compta vos informations ou les saisir

• Consultation : pour visualiser à l’écran le contenu de votre dossier

• Impression : pour imprimer votre dossier

Le questionnaire comprend les informations suivantes :

• Les investissements

• Le financement

• L’activité

• Les charges externes

• Les charges de personnel

• Tous les autres éléments : financiers, exceptionnels, impôts et taxes, …

Tous les tableaux sont calculés automatiquement par Ciel Business Plan. Vous n’avez plus qu’à choisir les critères d’impression selon vos besoins.

Bonnes prévisions !

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ORGANISATION DES ECRANS

La fenêtre principale de l’application Les différents écrans de Ciel Business Plan fonctionnent pour la plupart selon le même principe :

Navigateur dans les fonctions du logiciel Liste hiérarchisée des postes Balance comptable N-1

Bouton permettant d’accéder à la saisie des commentaires

Zone de saisie du poste sélectionné

Ces deux symboles, présents dans le navigateur et la liste hiérarchisée, permettent respectivement de :

« déplier » l’ensemble des éléments de sorte que tous soient visibles.

« replier » l’ensemble des éléments ou les rendre invisibles.

7

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La partie zone de saisie

Renseignements relatifs à la balance

Cliquez sur le bouton pour accéder à une nouvelle saisie dans laquelle des informations complémentaires vous seront

Ouvrez la liste pour sélectionner votre choix.

Partie 2 – Etablissement d’un budget

Création d’un nouveau dossier

Saisie des informations

CREATION D’UN NOUVEAU DOSSIER

Pour créer un nouveau dossier, cliquez sur l’icône [Créer] située sous la liste des dossiers existants.

- Indiquez d’abord le code dossier, lequel doit être différent de tous ceux existants. Il peut correspondre au diminutif de la raison sociale de votre entreprise, par exemple.

- Saisissez éventuellement la raison sociale du dossier, laquelle pourra être modifiée par la suite dans la partie Présentation / Description.

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SAISIE DES INFORMATIONS

Informations de base

PRESENTATION / DESCRIPTION

Vous saisirez dans cette fenêtre toutes les informations concernant votre entreprise : raison sociale, activité, adresse, téléphone, numéro SIRET, etc.

Vous pourrez ici modifier la raison sociale qui apparaît dans la liste des dossiers et consulter les informations sur le modèle qui a servi pour la mise au point de votre budget.

PRESENTATION / AUTRES INFORMATIONS C’est un traitement de texte qui vous permet de saisir toutes les informations qui peuvent vous sembler utiles (curriculum vitae du dirigeant, contexte économique, …).

Il convient de noter que Ciel Business Plan vous permet également de saisir, à tout moment des commentaires que vous retrouvez dans la plaquette de présentation de votre activité.

Initialisation

INITIALISATION / PERIODE / ONGLET CARACTERISTIQUE Choisissez le type de budget : Création d’activité ou développement (entreprise déjà existante). Vous pouvez paramétrer la date de début du budget et sa durée : 1 à 23 mois.

INITIALISATION / PERIODE / ONGLET EDITION Vous pouvez choisir si l’exercice N-1 doit s’afficher lors des éditions (cas d’un budget de développement).

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Mise en place du budget Plusieurs possibilités s’offrent à vous pour gagner du temps lors de la mise en place du Budget. Ces différentes possibilités sont résumées dans le schéma ci dessous.

nonoui

Création de certains postes par glisser/déposer depuis la balance N-1. Récupération des montants N-1 et des liens comptables. CAS 2

Création de tous les postes à partir de la balance N-1. Récupération des montants N-1 et des liens comptables. CAS 1

nonoui

Vous devrez créer manuellement tous les postes. CAS 3

Voulez-vous créer automatiquement tous les postes ?

Disposez-vous d’une balance N-1 ?

Utilisation des pourcentages d’évolution par rapport à N-1 pour chaque catégorie de charges et produits, montant arrondi à la dizaine, centaine…

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CAS 1 : CREATION DE TOUS LES POSTES A PARTIR DE LA BALANCE N-1 C’est la façon la plus simple de mettre en place votre budget. Tous les postes sont créés automatiquement à partir de la balance N-1 de Ciel Compta. De plus, vous pourrez indiquer un pourcentage d’évolution commun à chaque catégorie de charges et produits afin de faire des prévisions très rapides.

Export de la balance de Ciel Compta - Dans Ciel Compta, cliquez sur Utilitaire, Exportation de la balance, et saisissez vos critères

d’exportation.

Acquisition de la balance de Ciel Compta - Ensuite, dans Ciel Business Plan, Questionnaire / initialisation / Mise en place, cliquez sur le

bouton [Acquisition de la balance].

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- Indiquez ensuite le chemin d’accès au fichier contenant la balance, à l’aide du bouton [Sélection].

Le bouton [Informations] vous explique comment produire la balance comptable dans Ciel Compta.

Le bouton [Options] vous permet de sélectionner les classes à récupérer : soit tous les comptes soit uniquement les classes 6 et 7. Pour Ciel Business Plan, seuls les comptes 6 et 7 sont intéressants, il s’agit d’ailleurs de l’option par défaut.

Le bouton [Acquisition de la balance ASCII] vous permettra ensuite d’acquérir la balance avant de fermer la fenêtre.

Le bouton [Euro] vous sert à préciser dans quelle monnaie sont exprimés les montants de la balance de Ciel Compta.

Dans le cas où votre dossier serait tenu en euro dans Ciel Compta et que vous n’avez pas modifié les options par défaut, vous n’avez pas à cliquer sur ce bouton. En effet, votre balance sera exprimée en euro (c’est à dire la monnaie de tenue de votre dossier, matérialisée par le drapeau en bas à droite de l’écran).

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Monnaie de tenue du dossier dans Ciel Compta, ici en euro.

Et comme dans Ciel Business Plan, la monnaie d’expression de la balance à importer est proposée en euro par défaut, vous n’avez rien à modifier. En revanche, dans les autres cas, vérifiez la concordance de la monnaie des montants de la balance entre Ciel Compta et Ciel Business Plan.

Création des postes à partir de la balance Maintenant que la balance comptable a été acquise, vous allez pouvoir créer tous les postes à partir de cette balance.

- Cliquez sur le bouton [Création des postes selon les comptes de la balance].

Attention ! Cette opération détruit tous les postes existants. Donc, si vous partez d’un budget déjà existant, il ne faut pas créer les postes mais mettre à jour les postes selon la balance pour éviter de perdre des informations saisies sur l’exercice précédent.

Ciel Business Plan va alors créer chaque poste de la balance en récupérant le lien comptable et le montant N-1. Ciel Business Plan aura créé de façon séparée les postes d’achats, de ventes (ou production) et ceux de variation de stocks.

Partie 2. § Exprimer votre budget avec une évolution par rapport à N-1.

Il vous appartient d’aller manuellement rattacher les achats aux productions correspondantes si vous voulez exprimer les achats en un pourcentage de la production et non en montant.

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CAS 2 : CREATION DE CERTAINS POSTES PAR GLISSER/DEPOSER Pour l’acquisition de la balance, procédez comme pour le cas 1 en utilisant Questionnaire / initialisation / Mise en place.

Vous pouvez ensuite créer vos postes dans la catégorie qui vous intéresse, par exemple Exploitation/Activité/Négoce.

Pour afficher la balance, cliquez sur l’icône en haut de l’écran .

Pour créer un poste, sélectionnez un compte dans la balance et, tout en maintenant le clic de la souris enfoncé, déplacez-le sur la liste des postes avant de relâcher la souris. Le poste sera automatiquement créé avec récupération du lien comptable et du montant N-1. Vous pouvez faire de même en sélectionnant plusieurs postes à la fois (Touche CTRL lors de la sélection).

Création manuelle d’un poste Il est également possible de créer un poste manuellement. Cliquez au choix sur :

- l’icône [Ajouter un poste]

- l’icône [Insérer un poste]

Puis déposez sur la zone lien comptable la sélection de plusieurs postes. Ceci peut permettre, par exemple, de regrouper tous les comptes 615 dans un seul poste Entretien et réparation car le logiciel compose lui-même le lien comptable sous la forme 615100+615200+615300.

Vous noterez que tous les comptes pour lesquels un poste a été créé (et un seul) passent en vert dans la balance.

Tant qu’il reste des lignes en rouge dans la balance, cela signifie :

- soit que des postes n’ont pas été créés (dans ce cas un 0 est affiché dans la colonne Etat)

- soit que des postes ont été créés plusieurs fois (dans ce cas un x est affiché)

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CAS 1 ET 2 : EXPRIMER VOTRE BUDGET AVEC UNE EVOLUTION PAR RAPPORT A N-1

Utilisez la zone Evolution pour saisir un pourcentage qui sera appliqué à ce poste. Vous pouvez également faire en sorte que ce pourcentage s’applique à l’ensemble des postes de la catégorie dans laquelle vous vous trouvez (par exemple, les charges externes). Pour cela cliquez sur le bouton […] à côté de la zone Evolution.

Il est possible de paramétrer l’arrondi qui sera appliqué à cette évolution

- Allez pour cela, sur la partie Questionnaire / Initialisation / Mise en place.

- Choisissez dans la liste l’arrondi qui vous convient.

CAS 3 : CREATION MANUELLE DES POSTES Partie 6. § Principes des listes hiérarchisées, pour voir comment créer vos postes.

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Exploitation : activité Le chiffre d’affaires est la donnée essentielle afin d’établir le budget. Pour en apprécier sa vraisemblance, ainsi que celle de votre marge, appuyez-vous sur des études économiques : études de marché, étude de la concurrence, statistiques professionnelles, bons de commande…

Deux types d’activité sont distingués dans Ciel Business Plan : négoce et production de biens ou de services.

POINTS COMMUNS DES DEUX TYPES D’ACTIVITE Le chiffre d’affaires peut se traduire par un montant ou par une évolution en pourcentage des montants importés de la balance N-1. Ce taux d’évolution peut être appliqué à l’ensemble des postes existants de la catégorie (aux autres postes de négoce ou de production). Vous pourrez renseigner le délai moyen de règlement en nombre de jours.

La saisonnalité des ventes permet de répartir en pourcentage sur l’exercice le chiffre d’affaires annuel. Par défaut, les ventes sont réparties uniformément sur l’exercice. Vous pouvez préciser des pourcentages différents chaque mois manuellement pour chaque produit.

Recopier le pourcentage vers le bas

Récupérer la saisonnalité d’un autre produit

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EXPLOITATION : ACTIVITE NEGOCE Pour les ventes de marchandises, il convient de saisir la marge en %. Le montant des achats de marchandises de N sera calculé automatiquement.

Le stock initial sera renseigné ici ou dans la partie Bilan N-1.

La saisonnalité des achats pourra être la même que celle des ventes ou bien différente. Le logiciel calcule, pour le négoce, les achats et le stock final de chaque mois.

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EXPLOITATION : ACTIVITE PRODUCTION BIENS OU SERVICES

Pour ce type d’activité, un produit peut être lié à des achats différents de matières premières. Ainsi, chaque achat est géré de façon autonome pour certaines de ses caractéristiques.

Poste de produit

On renseigne ici, la production vendue au cours de l’exercice. Elle est exprimée en montant. La TVA peut être collectée à la facturation ou à l’encaissement.

Les encours sont, dans un premier temps, valorisés en pourcentage par rapport au prix de vente, puis on renseigne l’encours en fin d’exercice. eci peut être fait en nombre de jours. Dans ce cas, les encours en fin de mois seront égaux à : A x %valorisation x jours / 30

Il est possible de saisir les encours en montant en cliquant sur le bouton de droite […]. Dans cette fenêtre, il est possible également de saisir le montant de l’encours initial qui peut être indiqué aussi s’il existe un exercice N-1.

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Postes d’achats

TVA déductible à la facturation ou aux décaissements

Il est nécessaire, pour chaque poste d’achat, de saisir le montant soit en % du poste de production soit en valeur. Il ne sera possible d’utiliser le pourcentage que si le poste d’achat est rattaché à un poste de production.

Si vous avez créé les postes à partir d’une balance et que vous n’avez pas rattaché les achats à la production, vous serez obligé d'utiliser les montants (donc calcul manuel).

Le stock sera géré en jours ou en montant. La rotation, les achats de stocks, le stock minimum et le stock final sont traités de la même façon que pour l’activité négoce.

La saisonnalité peut être la même que celle du chiffre d’affaires, il suffit alors de cliquer sur « recopier : CA vers achats ».

Elle peut être aussi différente dû par exemple à des achats groupés pour profiter de promotions.

Le processus de saisie est le même que pour les ventes.

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Investissements Ciel Business Plan va permettre de déterminer les incidences financières des investissements prévus pour l’année à venir. Elles seront obtenues après une analyse précise des investissements à réaliser, des devis des fournisseurs et des informations sur la durée de vie du matériel, son coût de maintenance, …

ACQUISITIONS Le principe de la saisie des acquisitions pour les trois types d’immobilisations est identique.

Il est possible de créer autant de postes que vous le souhaitez.

Partie 6. § Principes des listes hiérarchisées.

Saisir le montant et le mois d’acquisition. Ce dernier paramètre doit obligatoirement être un mois de l’exercice.

Pour l’amortissement, vous pouvez ouvrir la liste et choisir une durée parmi celles proposées. Si la durée dont vous avez besoin n’existe pas dans cette liste, saisissez-la directement dans la zone. Le taux d’amortissement sera automatiquement calculé.

Vous pouvez choisir le type d’amortissement (s’il ne s’agit pas d’une immobilisation financière) entre linéaire et dégressif. Pour ce dernier paramètre, le coefficient sera automatiquement défini.

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CESSIONS D’IMMOBILISATIONS Vous devez créer un poste dans la section concernée (incorporelles, corporelles ou financières). Vous avez aussi la possibilité de sélectionner un remboursement d’immobilisations financières (cession à la valeur d’origine).

Saisir le prix de cession Saisir le nombre de mois qui restent à courir entre la date de cession et la fin de l’amortissement s’il avait été normalement pratiqué.

Exemple d’une cession d’immobilisation acquise 100 000 euros en janvier 1999 dont la durée d’amortissement prévue était de 5 ans et qui est vendue 50 000 euros le 01/07/2000 : amortissements pratiqués 30 000 euros (1 ans et 6/12).

Restant à courir : 42 mois.

FINANCEMENT A tout moment, l’entreprise peut être amenée à prévoir dans son budget annuel un financement pour une action précise. Celui-ci peut avoir de lourdes conséquences tant financières que fiscales. Le financement peut s’effectuer par une augmentation des capitaux propres, par un crédit bail, par un emprunt.

Financement : Capitaux propres

Capital

Vous pouvez créer un ou plusieurs postes, puis vous saisissez le montant du capital.

Utilisez les grilles de règlements pour saisir la ou les dates de libération. Il est possible de prévoir que le capital ne sera pas intégralement libéré sur la période du budget.

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Comptes courants

Vous pouvez créer le ou les postes nécessaires puis saisissez les montants en apport ou en remboursement. La date d’apport ou de retrait doit obligatoirement être un des mois du budget.

Primes et subventions d’investissements

Vous pouvez créer le ou les postes puis saisir le montant de la subvention et sa date de versement.

Cette dernière peut être différente de la date prise en compte au niveau comptable.

Indiquez par la suite le montant d’amortissement pour la période du budget. Cet amortissement sera automatiquement réparti mois par mois à partir de la date d’affectation comptable.

Financement : Crédit bail

Vous devez créer un poste pour gérer un crédit bail et le désigner. Puis saisissez les paramètres :

Valeur d’acquisition du bien pris en crédit bail

Mois de début du crédit bail

Taux d’intérêt du crédit bail

La périodicité : mensuelle, bimestrielle, trimestrielle, semestrielle ou annuelle

L’échéance : à terme échu ou payée d’avance

Si le taux d’intérêt est inconnu, faites des simulations avec plusieurs taux afin de retrouver le montant du loyer que vous connaissez.

Le bouton « calcul » permet d’afficher le montant HT des loyers, compte tenu des informations ci-dessus.

A noter que ce type de calcul ne permet de gérer que les crédits bails dont les loyers restent identiques tout au long du contrat.

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Financement : Emprunts

- Créez le ou les postes nécessaires puis saisissez les paramètres.

• Le montant de l’emprunt

• Le mois de début de l’emprunt

• Le taux d’intérêt annuel

• La durée en nombre de mois (durée du remboursement effectif)

• La périodicité des remboursements (mensuelle, bimestrielle, trimestrielle, semestrielle ou annuelle). Un contrôle de cohérence est effectué entre la périodicité et la durée de l’emprunt.

• Le remboursement différé : s’il existe un décalage entre le début du remboursement des intérêts et du capital initial, indiquez le nombre de mois.

• Le type d’échéance (à terme échu ou payé d’avance)

• Le mode de calcul (échéances constantes ou amortissements constants)

Il est possible de faire en sorte qu’un emprunt ne soit jamais remboursé en rentrant un différé supérieur à la durée du budget.

Utilisez le bouton [calcul de l’échéancier] pour visualiser le tableau d’échéances de l’emprunt. Il vous sera alors possible d’imprimer ce tableau.

L’ensemble de ces paramètres permet de gérer la majeure partie des emprunts.

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Exploitation : charges de personnel C’est à vous de définir le nombre de personnes par catégories, les compétences demandées, les niveaux de salaire, la période de présence…

PERSONNEL SALARIE Vous pouvez créer autant de postes de salariés que nécessaire.

Il convient ensuite de renseigner les paramètres :

• Le nombre de salariés présents durant la durée de l’exercice. En cliquant sur [détail], vous pouvez renseigner mois par mois le nombre de salariés s’il n’y a pas de constance sur l’exercice. Il est possible de rentrer un nombre non entier de salariés (par exemple : 3,5).

• Le salaire brut : il s’agit du salaire brut mensuel par salarié.

• Possibilité de saisir une prime en montant et d’indiquer en cliquant sur […] sur quel mois elle est réglée.

• Possibilité de rajouter une partie variable au salaire en cochant commission. Cette commission sera assise sur le total du chiffre d’affaires HT facturé (négoce + production).

• Dans la zone de saisie Part(%), indiquez la part du CA en % sur laquelle le commercial est commissionné. Par exemple, si vous avez 5 commerciaux, indiquez 20%.

• Dans la zone de saisie Taux(%), indiquez le taux de commissionnement.

• Les taux de charges patronales et salariales sont fixés respectivement par défaut à 40 et 20% dans la partie « divers ». Il est possible de fixer un nouveau taux.

• Possibilité de cotiser à une caisse de congés payés. Vous pouvez prévoir dans la partie «divers» le taux de cotisation et le ou les mois pendant lesquels les congés payés sont pris.

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AUTRES CHARGES DE PERSONNEL

Exploitant TNS Vous pouvez indiquer les prélèvements de l’exploitant et leur montant mois par mois. Dans cotisations sociales, vous pouvez créer un poste pour chaque caisse (URSSAF, vieillesse, maladie) et indiquer leur montant ainsi que le ou les mois de règlement.

Divers Il est possible de répartir les règlements entre les deux périodes par un pourcentage. Exemple des règlements mensuels à l’URSSAF et trimestriel aux autres caisses.

Date de règlement : fin de mois ou début de mois suivant

Règlement des charges sociales : trimestriel à 100% ou mensuel à 100%, mais il est aussi possible de mettre, par exemple, 60% trimestriel et 40% mensuel.

Taux par défaut. Il est possible de le modifier ici.

Préciser le taux de cotisation à cette caisse.

Permet d’accéder à la grille de saisie pour la prise des congés payés

Exploitation : charges externes La mise en place d’un tableau de bord mensuel vous permettra de contrôler l’évolution de vos charges et de les corriger. Les charges externes vont être soit fixes soit variables.

CHARGES FIXES

- Le montant de la charge doit être saisi en chiffre. Vous avez la possibilité de l’obtenir par une évolution de N-1.

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CHARGES VARIABLES

- Indiquez selon quel pourcentage du chiffre d’affaires total HT (négoce+production) la charge doit être calculée.

SAISIES COMMUNES POUR CHARGES FIXES ET CHARGES VARIABLES Vous pouvez saisir la fréquence de réception des factures fournisseurs pour la charge concernée. Pour cela, cliquez sur le bouton [Mensuelle].

Par la suite, renseignez le délai de règlement fournisseurs et le taux de TVA.

Vous pourrez préciser si la TVA est déductible dès la facturation ou seulement lors du décaissement (cas général des prestations de services par exemple).

Exploitation : impôts et taxes Vous devez, dans un premier temps, créer un ou plusieurs postes selon nécessaire, puis indiquer le montant concerné et enfin renseigner le règlement.

28

- Indiquez le mois de règlement.

Financier Les produits financiers, les charges financières et les distributions de dividendes ont tous les trois le même écran de saisie.

- Indiquez le montant et le ou les mois de règlement (décaissement ou encaissement).

Exceptionnel Les produits et charges exceptionnels présentent le même écran que le financier avec les mêmes renseignements à indiquer.

Exploitation, autres produits

SUBVENTIONS D’EXPLOITATION - Saisissez d’abord le montant et la date d’obtention.

- Enfin, précisez la date de règlement (sur un ou plusieurs mois) et le taux de TVA.

Données complémentaires Sont regroupés dans cette subdivision tous les éléments dont on se sert peu ou pas dans un budget.

DONNEES COMPLEMENTAIRES : TVA Ciel Business Plan calcule automatiquement la TVA collectée et la TVA déductible en fonction des éléments que vous avez saisis en activité, charges externes,etc.

29

Il vous est possible de modifier les paramètres concernant la TVA :

Délai de remboursement

- Saisissez le ou les mois où vous demandez le remboursement du crédit. Le remboursement interviendra en trésorerie compte tenu du délai de règlement choisi.

ATTENTION ! Une fois les demandes de remboursement de crédit renseignées, le fait de retourner sur un autre écran de saisie vous affichera une question vous invitant à remettre à zéro les demandes existantes. En effet, toute modification dans le questionnaire a bien souvent des conséquences dans la trésorerie mensuelle, ce qui peut modifier complètement la TVA, et donc rendre obsolète les demandes précédemment réalisées. Soyez vigilant si vous répondez non à cette question !

DONNEES COMPLEMENTAIRES : RENSEIGNEMENTS FINANCIERS

Comptes courants d’associés Permet d’indiquer le taux d’intérêt rémunérant les comptes courants d’associés et la périodicité (mensuelle, bimestrielle, trimestrielle,…) à laquelle les intérêts sont calculés et soit ajoutés au compte courant soit versés à l’associé (compte tenu de l’option retenue).

30

Découvert - Indiquez le taux de découvert qui sera utilisé pour calculer les frais financiers selon le solde

mensuel de la trésorerie.

- Renseignez également le plafond de découvert autorisé, un indicateur visuel vous signalera tout dépassement mensuel pendant la consultation du tableau de trésorerie.

- Indiquez la périodicité de règlement des intérêts de découvert : mensuelle, bimestrielle, trimestrielle, semestrielle ou annuelle. Cette périodicité sera toujours rapportée à l’année civile quelle que soit la date de clôture et le règlement interviendra le mois suivant.

Si règlement mensuel, le dernier mois n’apparaîtra pas en trésorerie, mais les agios concernant ce mois resteront une charge du budget.

DONNEES COMPLEMENTAIRES : IMPOT SOCIETE

- Indiquez le taux de l’impôt société

- Précisez la date de règlement des acomptes provisionnels et le mois de règlement du solde.

Vous pouvez préciser le délai entre le mois de règlement du solde et le remboursement du crédit par l’administration (exemple : si le mois de solde est avril et que le délai est de 3, le mois de remboursement du crédit sera juillet).

Il vous est possible de préciser, en dessous, le montant et la date de règlement de l’imposition forfaitaire annuelle.

L’onglet « plus-values à LT » vous donne accès sur ce sujet.

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Ciel Business Plan calcule automatiquement le montant de la plus-value à long terme. Il est toutefois possible de forcer le montant en saisie. Pour cela, sélectionnez « saisie » puis rentrez le montant désiré.

Vous pouvez de plus renseigner le taux d’impôt qui s’appliquera à ces plus-values.

Existant (N-1)

BILAN N-1 La saisie du bilan antérieur vous sera facilitée par les totaux « actif » et « passif » en permanence au bas de l’écran.

Certaines zones disposent d’un détail accessible en cliquant « … ».

Celui-ci permettra de saisir les stocks produit par produit. Attention, si vous modifiez un stock initial, Ciel Business Plan effectuera un contrôle de cohérence sur les stocks ce qui peut provoquer un message d’avertissement.

Après la saisie des stocks et encours, il est plus prudent de retourner vérifier les montants.

Ce détail permet également pour les dettes et les créances de ventiler leur règlement sur la durée du budget.

AMORTISSEMENTS EXISTANTS Vous pouvez saisir les dotations aux amortissements sur immobilisations existantes à la clôture de l’exercice N-1 pour l’exercice du budget.

REMBOURSEMENT D’EMPRUNTS EXISTANTS Cette fenêtre vous permet de répartir entre intérêts et amortissements les remboursements d’emprunts existants pour l’exercice du budget.

CREDITS BAILS EXISTANTS Vous pouvez saisir les loyers de crédits bails existants en indiquant le taux de TVA.

DIVERS Ciel Business Plan gère les acomptes d’impôts sociétés et les crédits d’impôts.

Renseignez ici un éventuel déficit fiscal à reporter ainsi que la base imposable de l’exercice précédent.

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Partie 3 – Mise en place du tabl

Vue d’ensemble

Travail sur les postes

eau de bord

VUE D’ENSEMBLE

Deux possibilités s’offrent à vous pour la mise en place du tableau de bord.

Les options seront différentes si les postes ont été créés au départ manuellement ou à partir d’une balance N-1 de Ciel Compta.

Ces possibilités sont résumées dans le schéma ci-dessous.

nonoui

Travail sur les liens comptables CAS 2 Pas de travail sur les liens comptables CAS1

Les postes du budget ont-ils été créés à partir de la balance N-1 de Ciel Compta ?

Cas 1 : budget créé à partir de la balance N-1 Lorsque vous créez votre budget à partir de la balance N-1 de Ciel Compta, les liens comptables et les montants N-1 sont récupérés automatiquement. Cela vous permet d’une part d’exprimer votre budget en variation par rapport à N-1.

Cette solution est la plus rapide. Aucune modification n’est à faire. Les postes et les liens comptables créés lors de l’importation de la balance N-1 existent déjà. Sauf changement de plan comptable entre N et N-1, vous n’avez pas à les modifier.

Cas 2 : budget créé sans utiliser la balance N-1 Comme la balance N-1 n’a pas été utilisée pour mettre en place le budget, les liens comptables n’existent pas. Il vous appartient d’aller les saisir manuellement. Il est nécessaire que les liens comptables soient corrects pour que Ciel Business Plan puisse lier les postes aux comptes de la balance mensuelle lors de la réalisation du tableau de bord.

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TRAVAIL SUR LES POSTES

De manière générale, pour travailler sur les postes dans le cadre de la mise en place de votre tableau de bord, cliquez sur l’onglet Réalisé pour visualiser les informations à saisir ou à modifier.

La plupart des saisies indiquées ci-dessous ne sont pas nécessaires si vous avez établi votre budget sur la base d’un % d’évolution de votre balance importée N-1.

Activité

TRAVAIL SUR LES POSTES DE L’ACTIVITE « PRODUCTION /SERVICES » Vous pouvez avoir besoin de créer un poste pour les achats non affectables à un seul produit (par exemple : une scierie a plusieurs comptes de ventes selon la taille des planches vendues mais un seul compte d’achat Bois sur pied).

Autre exemple. Lors de l’élaboration des prévisions, vous avez affecté à la production de A les achats de matière première de A (MP A) et à la production de B les achats de matière première de B (MP B). Mais pour le réalisé, vous voulez suivre la production de A et de B et les achats correspondants dans leur globalité.

Dans ce cas, créez un nouveau poste de production dans lequel les achats des matières premières de A et B seront globalisés.

Pour créer un nouveau poste, cliquez sur le bouton Ajouter un poste : et répondez Oui au message qui s’affiche pour rattacher un poste d’achat au poste de production que vous venez de créer.

35

Ensuite nommez comme vous le souhaitez le poste d’achat que vous venez de d’associer au poste de production. Le poste achat MP A+B recevra les achats pour le suivi du dossier. Votre liste de postes se présentera alors sous la forme suivante :

Il est alors indispensable de mettre les liens comptables nécessaires sur les postes que vous venez de créer et de les supprimer sur les postes précédents qui ne servent que pour le budget.

TRAVAIL SUR LES LIENS COMPTABLES Les liens comptables, en réalisé et en budget (caractéristique), apparaissent automatiquement sur votre écran. Vous devez saisir les liens manquant.

Syntaxe possible : 6045* (tous les comptes qui commencent par 6045) ou 60451+60452+60453.

Partie 6. § Syntaxe des liens comptables.

MODE DE GESTION DE LA MARGE Pour chaque produit de l’activité commerciale, vous pouvez choisir le mode de gestion de la marge : marge théorique, marge réelle, stock réel.

En fonction de votre choix, Ciel Business Plan calculera soit la marge réelle soit la marge théorique. Dans ce dernier cas, un calcul de stock théorique se fera par rapport aux achats réels.

Mode de gestion Marge théorique Marge réelle Stock réel

Ventes Saisies Saisies Saisies

Achats effectués Saisis Saisis Saisis

Stock initial Saisi Saisi Saisi

Stock final Marge - Ventes + Achats effectués + Stock initial

Marge - Ventes + Achats effectués + Stock initial

Saisi

Achats consommés Ventes - Marge Ventes - Marge Achats effectués + Stock initial - Stock final

Marge commerciale Ventes * Taux de marge saisi

Saisie Ventes - Achats consommés

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Partie 4 – Réalisation du tablea

Acquisition des données mensuelles

Mise à jour et retraitement

u de bord mensuel

ACQUISITION DES DONNEES MENSUELLES

Pour établir l’analyse de vos réalisations par rapport aux prévisions, il vous suffit de récupérer le fichier ASCII de la balance mensuelle ou cumulée de Ciel Compta. Ce peut être une balance des mouvements du mois ou une balance cumulée depuis le début de l’exercice. Dans ce dernier cas, Ciel Business Plan recalcule les montants mensuels par différence avec les montants importés du mois précédent.

Autres éléments à prendre en compte selon les cas :

• Les stocks et les encours (selon le mode de gestion de la marge),

• Les congés payés dus,

• Les états de la paie.

Ciel Business Plan fonde ses calculs sur les valeurs de la balance importée. Si ces valeurs sont fausses dans votre comptabilité (par exemple : écritures pas encore passées en compta, provisions…) il conviendra de les corriger manuellement dans Ciel Business Plan.

Récupération de la balance - Allez dans Questionnaire / Mois de saisie (Réalisé)

- Indiquez le mois de saisie.

- Choisissez le type de la balance (mensuelle ou cumulée)

- Cliquez sur « acquisition de la balance »

- Sélectionnez le fichier contenant la balance avec le bouton « sélection »,

- Cliquez sur « acquisition de la balance ». Le logiciel vous informera du succès de l’importation et du nombre de lignes récupérées.

Ciel Business Plan effectue automatiquement un contrôle des comptes en erreur et affiche la balance.

Les comptes en erreur (couleur rouge) sont ceux qui n’ont pas encore été affectés par les liens comptables (ou qui ont été affectés plusieurs fois) à des postes du tableau de bord.

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- Cliquez sur « fermer »,

- Rectifiez les comptes en erreur en modifiant les liens comptables puis demandez à nouveau le contrôle de la balance pour vérifier.

Ce contrôle peut s’effectuer en revenant dans « mois de saisie » puis « affichage de la balance » ou alors directement depuis les postes d’activité ou de charges en cliquant sur ce bouton.

- Enfin, cliquez sur « mise à jour des postes du réalisé selon la balance » pour provoquer la mise à jour réelle des soldes de la balance comptable dans tous les postes pour le mois en cours.

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MISE A JOUR ET RETRAITEMENT

Investissements

ACQUISITIONS Indiquez dans le poste d’investissement de la catégorie concernée (immobilisations incorporelles, corporelles ou financières) le montant de l’investissement.

Si vous avez un nouvel investissement qui n’était pas prévu dans le budget, créez un nouveau poste et indiquez son montant.

Indiquez le mois de l’acquisition qui doit être le même que celui du mois de saisie.

Renseignez les caractéristiques :

• La durée que vous pouvez choisir parmi une liste ou tapez le nombre d’années souhaité. Le logiciel calcule le taux correspondant (ceci fonctionne également en sens inverse).

• Le type : linéaire ou dégressif.

CESSIONS D’IMMOBILISATIONS - Si vous n’aviez pas prévu de cession, créez un poste dans la catégorie concernée (incorporelles,

corporelles ou financières). Une section remboursement des immobilisations financières (cession à la valeur d’origine) existe également.

- Saisissez le prix de la cession et le mois de la cession qui doit être le même que celui du mois de saisie.

- Rentrez la valeur d’acquisition, les amortissements pratiqués depuis l’acquisition et le nombre de mois qui reste à courir entre la date de cession et la fin de l’amortissement s’il avait été normalement pratiqué.

Les amortissements qui restent à courir entre la date de cession et la date de fin si l’amortissement avait été normalement pratiqué seront automatiquement répartis par Ciel Business Plan.

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Financement

FINANCEMENT : CAPITAUX PROPRES

Capital - Créez un ou des postes si nécessaire et saisissez le montant du capital ainsi que le mois de

libération.

Comptes courants - Créez le ou les postes nécessaires puis saisissez les montants dans la catégorie concernée :

apport ou remboursement. Indiquez le mois sur lequel s’effectue l’opération.

Primes et subventions d’investissements - Créez le ou les postes nécessaires et saisissez le montant de la subvention ainsi que le mois de

sa prise en compte au niveau comptable. Indiquez ensuite le montant d’amortissement qui sera rapporté au résultat de l’exercice.

FINANCEMENT : CREDIT BAIL - Saisissez un poste dans la catégorie et indiquez la valeur d’acquisition du bien pris en crédit

bail.

- Renseignez le mois de début du crédit bail. Indiquez ensuite le loyer et sa répartition sur l’exercice.

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FINANCEMENT : EMPRUNTS - S’il n’était pas prévu, créez le poste. Saisissez le montant et le mois de début de l’emprunt

(idem mois de saisie).

- Indiquez ensuite le taux, la durée, s’il y a des remboursements différés, la périodicité, les échéances (payées d’avance ou terme échu) et le mode de calcul (échéances constantes ou amortissement constant).

Il est possible de faire en sorte qu’un emprunt ne soit jamais remboursé en indiquant un différé supérieur à la durée de l’exercice. Seuls seront pris en compte les intérêts si le taux est différent de 0.

L’ensemble de ces paramètres permet de gérer la majeure partie des emprunts.

Vous devez renseigner le remboursement de l’emprunt en indiquant les montants en capital et en intérêts. Le logiciel effectuera le calcul de l’échéance.

42

Activité, saisie des encours et des stocks initiaux Lorsque vous êtes dans l’onglet « Réalisé » vous avez la possibilité de renseigner les encours et les stocks initiaux pour cela il suffit de cliquer sur le bouton « Existant N-1 ».

Si vous êtes dans « Négoce » ou sur les postes d’achats dans « Productions / Services », vous aurez la fenêtre suivante. Indiquez alors le montant du stock initial.

Si vous êtes dans les ventes de « Production / Services », vous aurez alors la fenêtre suivante. Indiquez alors le montant de l’encours initial.

Rappel : dans l’onglet « Budget » cliquez sur […] pour saisir cette information.

Activité, traitement des factures à établir ou produits constatés d’avance

Cliquez sur le bouton détail […]

Facture à établir

Montant comptabilisé Produit constaté d’avance

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Le montant retenu pour le tableau de bord est affiché dans la colonne « Réalisé ».

Un commentaire mensuel peut être associé dans la dernière colonne.

Vous devrez extourner sur le mois suivant la correction apportée en ajoutant + 5 000 dans la colonne Produit constaté d’avance.

Charges externes Créez le ou les postes selon vos besoins dans la catégorie concernée (fournitures consommables ou services extérieurs) puis saisissez le montant de la charge.

Vous avez la possibilité de la répartir sur l’exercice au moyen d’une grille qui apparaît lorsque vous cliquez sur […].Indiquez dans le réalisé le lien comptable.

Impôts et taxes Vous avez la possibilité de créer des postes pour les charges suivantes (taxe professionnelle, taxe foncière, taxes assises sur les salaires…). Saisissez le montant puis indiquez la répartition de la charge sur l’exercice du budget. Pensez à renseigner les liens comptables ainsi que la source des montants.

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Charges de personnel

PERSONNEL SALARIE

Travail sur la présentation des postes Vous pouvez créer autant de catégories que nécessaire : direction, encadrement, production, etc. Il convient ensuite de renseigner les catégories.

Indiquez le montant des salaires bruts pour l’exercice et répartissez-le en cliquant sur […]. De la même façon, renseignez le montant des cotisations sociales patronales de l’exercice puis faites la répartition.

Travail sur les liens comptables Pour les postes que vous venez de créer, saisissez les liens manquants (en salaires et charges sociales). Ils doivent être saisis quelle que soit la source des chiffres.

Syntaxe possible : 641* (tous les comptes qui commencent par 641) ou alors 64110+64120+6413. Cf. Page 70 la syntaxe des liens comptables.

Les congés payés Si la variation entre la provision initiale et la provision finale est très faible, la prise en compte des congés peut se faire simplement par la saisie d’un salaire normal au moment où le personnel part en congés.

Provision mensuelle (provenant d’une saisie d’un état de paie) :

Créez un ou plusieurs postes « congés payés » selon vos besoins. Entrez dans le détail de la zone « salaires bruts » et saisissez la provision initiale (précédée du signe -) dans la colonne « constatée d’avance ». La saisie mensuelle sera le montant dû de congés payés en fin de mois. Ce montant sera saisi dans la colonne « charge à payer ». Celui du mois précédent sera saisi dans la colonne « constaté d’avance » précédé du signe (-).

EXPLOITANT TNS Indiquez le montant annuel de prélèvement. Vous pouvez effectuer une répartition sur l’exercice budgété. Pour les cotisations sociales, créez les postes (URSSAF, maladie, vieillesse) puis indiquez le montant que vous pouvez répartir sur l‘exercice. Au niveau des postes des cotisation TNS, renseignez le lien comptable ainsi que la source.

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Charges diverses : traitement des factures non parvenues ou charges constatées d’avance En cliquant sur le bouton « détail » vous obtenez la fenêtre suivante :

Inscrivez la facture non parvenue en (+) et la charge constatée d’avance en (-).

Vous pouvez associer un commentaire explicatif.

Financier Les produits financiers, les charges financières et les distributions de dividendes ont tous les trois le même écran de saisie.

Saisissez le montant et indiquez sa répartition sur l’exercice. Pensez à renseigner les liens comptables.

Exceptionnel Les produits et charges exceptionnels présentent le même écran que le financier avec les mêmes particularités.

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Partie 5 – Consultation et impression

Consultation

Graphiques

Les points clés

Impression

CONSULTATION

Cette fonction vous permet de consulter à l’écran les documents générés par Ciel Business Plan.

- Sélectionnez tout d’abord le document que vous souhaitez dans le navigateur.

La barre suivante s’affiche alors :

Ces boutons permettent de :

• Imprimer le document

• Afficher entièrement la page

• Afficher la page dans toute sa largeur

• Faire un zoom avant

• Faire un zoom arrière

• Avoir une vue mensuelle, cumulée ou annuelle

Contrôle de la balance N-1 La fonction « Dossier, contrôle de la balance n-1 » vous permet de consulter à l’écran le compte de résultat synthétique ou détaillé établi sur la base de la balance N-1, pour vérification.

GRAPHIQUES

Un grand nombre de graphiques ont déjà été paramétrés dans Ciel Business Plan.

Graphiques existants Sélectionnez au préalable un graphique dans la liste de ceux disponibles, il s’affichera alors.

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LES POINTS CLES

Des points-clés ont déjà été paramétrés dans Ciel Business Plan.

- Sélectionnez au préalable un point-clé dans la liste de ceux disponibles, il s’affichera alors.

Ces boutons permettent d’agrémenter les points-clés de symboles ou d’un feu tricolore.

Sélectionnez le symbole ou la couleur du feu qui vous semble le plus adapté pour résumer les informations présentées par le point-clé.

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IMPRESSION

Ciel Business Plan vous permet d’imprimer une plaquette de présentation de votre activité.

Pour avoir un aperçu avant l’impression, cliquez sur l’onglet « Aperçu ».

Vous pouvez :

• Sélectionner la plaquette désirée parmi les modèles proposés

• Imprimer le dossier

• Modifier les paramètres généraux liés à l’impression

Paramétrage de l’impression

Onglet Edition : Zéro visible Coché : la valeur 0 (zéro) est affichée systématiquement dans les tableaux,

Décoché : la valeur 0 n’apparaît pas dans les tableaux.

Onglet Edition : Edite Ligne vide

Coché : les postes « détail » sont tous affichés, même ceux avec des montants nuls,

Décoché : seuls les postes « détail » renseignés (ceux avec des montants différents de zéro) sont affichés dans les tableaux.

Onglet Edition : Trame des tableaux Entête : % de grisé utilisé pour la ligne d’entête des tableaux,

Tableau : % de grisé utilisé pour certaines lignes importantes dans les tableaux.

Les boutons « détail » vous permettent d’en préciser également la couleur.

Onglet Edition : Page de garde Ces paramètres permettent de régler l’emplacement de la fenêtre d’informations sur la page de garde. La page de garde contient un cadre (cochez « Encadrement » pour afficher une bordure)

50

rappelant les coordonnées du dossier en cours ainsi que la période du budget. La hauteur, la largeur et la marge depuis le bord supérieur de la page sont modifiables ici.

Onglet Edition : Points-clés / Graphiques / Documents Vous pouvez choisir d’imprimer ou non le fond des graphiques et des points-clés (ainsi que l’ombre portée) et paramétrer l’espacement entre les différents éléments déposés sur une même page.

Onglet Police : Polices de caractères utilisées dans les tableaux 4 boutons autorisent le paramétrage complet des polices utilisées :

• pour le titre d’un tableau

• pour une ligne définie comme « importante »

• pour une ligne « normale »

• pour une ligne « détail » (un poste saisi)

Onglet Divers

Pied de page

Un libellé libre s’affichera dans le pied de page à droite.

La date imprimée à droite du pied de page est paramétrable ici.

Sommaire

Ce chiffre est utilisé pour la création du sommaire automatique. Le chiffre paramétré ici indique le niveau maximum de chapitres utilisés pour le sommaire. 0 signifie que tous les niveaux de chapitres seront utilisés, 1 signifie que seuls les chapitres au premier niveau se retrouveront dans le sommaire.

Graphiques

Par défaut, le fond des graphiques 3D est imprimé en couleur. Décochez si vous souhaitez imprimer les graphiques sur une imprimante noir et blanc.

Le bouton « Par défaut » réinitialise automatiquement toutes les zones de cette boîte avec des valeurs prédéfinies.

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Modèles d’impression proposés Plusieurs dossiers pré-paramétrés sont fournis avec Ciel Business Plan :

POUR LA PARTIE PREVISIONS Dossier commenté (environ 15 pages selon la taille du dossier)

Dossier synthétique (environ 18 pages selon la taille du dossier)

Dossier détaillé (environ 34 pages selon la taille du dossier)

Contrôle de la balance N-1 (Pour vérifier le résultat calculé sur la balance N-1)

POUR LA PARTIE ANALYSES Réalisé exploitation (environ 12 pages selon la taille du dossier)

Réalisé contrôle budgétaire (environ 12 pages selon la taille du dossier)

Il est possible de ne pas imprimer certains détails dans un tableau. Ceci peut être très utile, par exemple, si les salaires ont été budgétés salarié par salarié.

Il suffit pour cela de jouer sur l’ouverture ou la fermeture des niveaux dans lesquels sont placés les postes concernés. Dans cet exemple, tous les postes s’imprimeront dans le compte de résultat détaillé.

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Partie 6 – Points particuliers

Optimiser l’affichage

Principe des listes hiérarchisées

Gestion des grilles

Suppression, sauvegarde et restauration d’un dossier

Modifier un commentaire

Utilisation du traitement de texte

Appeler la calculatrice

Mot de passe

Syntaxe des liens comptables

OPTIMISER L’AFFICHAGE

L’interface de Ciel Business Plan ne révélera toute sa facilité d’emploi qu’avec un écran de taille suffisante et une résolution de 800 x 600 au minimum (sous Windows® 95 ou 98, allez dans Démarrer / Paramètres / Panneau de configuration / Affichage puis onglet Configuration pour vérifier ou modifier la résolution écran actuelle de votre PC).

Dans le cas contraire, vous pouvez adapter l’espace de travail afin de le rendre plus lisible.

ESPACE POUR LE NAVIGATEUR Ainsi, il est possible de rétrécir la fenêtre du navigateur (à gauche) en positionnant le curseur de la souris sur la bordure de droite du navigateur et en la déplaçant en maintenant le bouton de la souris enfoncé. Plus rapidement, vous pouvez aussi faire un clic droit sur le navigateur puis choisir l’option Masquer. Il est même possible de supprimer complètement l’affichage du navigateur en décochant l’option « Afficher le Navigateur» du menu « Dossier ». Dans ce cas, utilisez le menu Fonction pour vous déplacer dans les différents écrans du logiciel à la place du navigateur.

ESPACE POUR LES LISTES HIERARCHISEES EN SAISIE : De nombreux écrans du questionnaire sont séparés en 2 parties :

1. la partie supérieure affiche la liste hiérarchique des postes existants,

2. la partie inférieure présente le formulaire de saisie d’un poste.

Vous pouvez régler la hauteur de ces 2 parties en faisant glisser la barre de séparation horizontale qui les sépare.

ESPACE POUR LA BALANCE : De la même façon, vous pouvez régler la largeur de cette partie où s’affiche éventuellement la balance que vous avez importée.

PRINCIPE DES LISTES HIERARCHISEES

La plupart des données saisies dans Ciel Business Plan sont représentées sous forme de listes. Les niveaux de couleur verte, dans Financement, Capitaux propres par exemple, correspondent à des niveaux non modifiables par l’utilisateur.

Ces boutons disponibles dans la barre d’outils permettent de : - ajouter un poste - insérer un poste - renommer l’élément sélectionné - supprimer l’élément sélectionné

Commencez par « Ajouter un poste», vous pouvez alors saisir son nom. Si vous vous rendez compte après l’avoir validé que vous vous êtes trompé vous avez deux possibilités pour le changer, soit en cliquant sur le bouton « Renommer » soit en cliquant directement sur le nom de l’élément (ou avec F2).

La commande « Ajouter » ajoute le poste à la fin de la liste tandis que la commande « Insérer » insère un poste au-dessus de celui sélectionné.

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GESTION DES GRILLES

Les grilles servent à gérer les dates de règlement, la saisonnalité des achats et des ventes…

La grille vous permet de choisir entre :

• une imputation unique sur un mois donné

• une ventilation en plusieurs fois spécifique au poste concerné.

Imputation unique sur un mois donné Le logiciel vous propose par défaut le mois d’acquisition de l’élément concerné mais vous pouvez sélectionner tout autre mois sur la durée totale du budget en faisant défiler la fenêtre.

Imputations multiples spécifiques au poste concerné Dans ce cas vous choisissez librement quelle fraction est réglée (en pourcentage ou en montant) sur quel mois de la durée totale du budget (par exemple 30% en janvier 2002, 40% en mars 2000 et 30% en septembre 2002).

Le restant à régler en bas de la fenêtre vous indique quel montant reste dû à la clôture de l’exercice.

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Dans les onglets « Réalisé », vous rencontrerez aussi des grilles de répartition mais sous une autre forme :

Cette grille permet de contrôler le montant du mois, ainsi que d’ajouter des « produits à recevoir », « produits constatés d’avance », « charges à payer » ou des « charges constatées d’avance ». Vous obtiendrez le montant du réalisé et vous pouvez y joindre un commentaire de l’opération effectuée.

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SUPPRESSION, SAUVEGARDE ET RESTAURATION D’UN DOSSIER

Ces différentes fonctions sont accessibles depuis la liste des dossiers :

Il s’agit du premier écran qui s’affiche après le lancement du logiciel. Si vous êtes déjà entré dans un dossier, ouvrez le menu Dossier et choisissez l’option Fermer le dossier pour avoir accès à ces boutons.

Supprimer Après demande de confirmation, le dossier sélectionné sera définitivement effacé de votre disque. Pensez éventuellement à archiver (sauvegarder) le dossier avant de le supprimer.

Sauvegarder Le dossier sélectionné est copié sur un autre lecteur (disquette, réseau, …).

Après sauvegarde, le dossier original n’est pas effacé. Un message vous indique si la sauvegarde s’est correctement réalisée ou si l’espace disponible sur le support de sauvegarde est insuffisant.

Remarque : selon la quantité d’informations saisies dans un dossier, la taille du fichier stockant ces informations peut varier de façon importante (la taille minimum est d’environ 370 Ko pour un nouveau dossier et peut monter à 500 Ko ou plus).

La sauvegarde sur une disquette 3 »1/2 d’une capacité de 1,44 Mo peut s’avérer alors impossible. Effectuez une sauvegarde sur un lecteur réseau ou sur un dispositif plus adapté. Si vous connaissez, vous pouvez également compresser vous-même (avec un utilitaire comme WinZip) ces fichiers.GBS (qui sont présents par défaut dans le sous-répertoire DOSSIERS du répertoire d’installation du logiciel).

Restaurer La restauration est l’opération inverse de la sauvegarde. Elle consiste à replacer dans le répertoire de travail un dossier qui avait été préalablement sauvegardé.

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MODIFIER UN COMMENTAIRE

Vous pouvez à tout moment modifier un commentaire existant. Utilisez pour cela :

• le bouton présent au bas du navigateur,

• ou la touche F4,

• ou allez dans le menu Editions / Commentaires.

Un commentaire est une zone de texte semblable à celle que vous trouverez dans la partie Présentation / Autres informations.

Ces zones vous permettent d’insérer toutes précisions telles qu’hypothèses, réserves... et de les imprimer ensuite dans la plaquette.

Si vous voulez retrouver le même aspect dans vos commentaires que dans le reste de la plaquette, il convient d’utiliser les polices suivantes (à moins que vous n’ayez modifié les polices par défaut) :

• ARIAL Black pour les titres en gras

• ARIAL pour les autres titres

Les commentaires sont visibles dans la plaquette uniquement si vous avez saisi du texte.

UTILISATION DU TRAITEMENT DE TEXTE

La barre d’outils du traitement de texte se présente comme ceci mais toutes les commandes sont accessibles à partir du menu Texte :

Ces boutons permettent de :

• Annuler la dernière action • Couper la sélection • Copier la sélection • Coller le contenu du Presse Papier • Sélectionner la police et la taille des caractères • Mettre en gras le texte sélectionné • Mettre en italique le texte sélectionné • Mettre en souligné le texte sélectionné • Accéder à un menu de mise en forme élaborée du texte • Aligner le texte à gauche • Centrer le texte • Aligner le texte à droite • Imprimer le commentaire

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APPELER LA CALCULATRICE

Vous pouvez à tout moment lors de la saisie accéder à une calculatrice soit en tapant F3 soit par le menu en faisant Edition / Calculatrice.

Celle-ci vous permettra d’effectuer éventuellement certains calculs intermédiaires.

A noter que vous pouvez copier le résultat obtenu avec la calculatrice avec le menu Edition, « Copier » et le coller ensuite dans Ciel Business Plan. Pour cela, sélectionnez la zone de saisie et faites Edition, « Coller » ou directement par le clavier, faites Ctrl+V.

La même opération en sens inverse, depuis Ciel Business Plan vers la calculatrice, est également possible.

Cette manipulation peut permettre d’éviter des erreurs de recopie.

MOT DE PASSE

Validez l’option « Mot de passe » du menu Dossier afin de protéger l’accès du dossier en cours par un mot de passe. Celui-ci vous sera demandé à l’ouverture du dossier.

Attention ! Vous n’avez aucun moyen de retrouver dans le logiciel un mot de passe oublié.

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SYNTAXE DES LIENS COMPTABLES

Dans tous les cas, seuls les comptes de charges (classe 6) et les comptes de produits (classe 7) sont acceptés.

Voici les différentes possibilités offertes pour définir un lien comptable.

Extraction Explication Exemple

Compte unique Indiquez un numéro de compte complet

701100

Racine de comptes (*) Indiquez la racine du compte suivi du caractère * (étoile)

701*

Intervalle de comptes (:) Indiquez les comptes de début et de fin séparés par le caractère : (deux points)Tous les comptes compris dans cet intervalle seront totalisés dans l'ordre d'apparition dans la balance

701000:701900701*:702*

Opérateur Explication Exemple

Addition (+) Additionne le compte suivant 701100+701200701*+702*

Soustraction (-) Soustrait le compte suivant 701100-701200701*-702*

Prorata de compte (%) Calcule un pourcentage sur le compte précédent. Indiquez le numéro du compte suivi du signe % (pourcentage) et du nombre indiquant le pourcentage à calculer

701000%40701*%40

Ces différents modes et opérateurs peuvent être mixés au sein d’un même lien comptable. Par exemple :

701* :702*+704100

Tous les comptes compris entre 701* et 702* + le compte 704100

706* :707*%60

60% du total des comptes compris entre 706* et 707*

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Partie 7 – Fiches techniques métier

Apport en nature d’immobilisation

Date d’amortissement des immobilisations

Cas particuliers de travaux en cours

Cas particulier de crédits bails

APPORT EN NATURE D’IMMOBILISATION

Il n’est pas prévu de méthodes spécifiques dans Ciel Business Plan pour l’apport en nature d’une immobilisation.

On peut toutefois contourner le problème de la façon suivante :

• Créer le poste Capital dans la partie Financement en indiquant le capital intégralement appelé et libéré dès la souscription. Sans cela, le capital non libéré figurerait, à l’actif, au poste « Capital souscrit non appelé ».

• Créer le poste immobilisation dans les investissements en précisant un règlement comptant (le même mois que la libération du capital). Il convient de penser à mettre un taux de TVA à 0 sur l’immobilisation.

Même si les flux ne sont pas corrects (ils enregistrent deux mouvements en sens inverse), le solde de trésorerie en fin de mois sera juste.

DATE D’AMORTISSEMENT DES IMMOBILISATIONS

Dans Ciel Business Plan, la date d’acquisition de l’élément immobilisé est supposée coïncider avec sa date de début d’amortissement.

Il peut se trouver le cas où un bien est acquis plusieurs mois avant sa date de mise en service ce qui décale d’autant le point de départ (dans le cas d’un amortissement linéaire).

On peut résoudre ce problème dans Ciel Business Plan en considérant un élément immobilisé comme étant acquis à la date de début d’amortissement, la date de règlement étant celle où le bien a été effectivement acquis et où a eu lieu le règlement au fournisseur.

CAS PARTICULIERS DE TRAVAUX EN COURS

Les travaux en cours à la clôture de l’exercice sont calculés, en principe, en jours de production et en fonction d’un pourcentage représentant le prix de revient (matières premières, main d’œuvre, …) du produit par rapport à son prix de vente car les travaux en cours sont généralement valorisés en prix de revient. Ainsi avoir un pourcentage de 80% signifiera qu’un produit vendu 1 000 à un prix de revient de 800.

En gardant ce pourcentage, avec une production de 120 000 et 10 jours de travaux en cours, les travaux en cours s’élèveront à 2 667 soit 120 000 x 10/360 x 80%.

Cet exemple n’est valable que pour un exercice de 12 mois, si l’exercice ne fait que 9 mois les travaux en cours s’élèveront à 3 556 soit 120 000 x 10/270 x 80%.

Il convient de noter que les achats sont calculés, s’ils sont indiqués en pourcentage, sur le total production vendue et travaux en cours. Dans notre dernier cas, avec des achats de 50%, leur montant sera de 61 778 soit (120 000 + 3 556) x 50%.

Cette notion d’exprimer les encours en jours de production peut s’avérer gênante dans certains cas. Ainsi, dans tout ce qui concerne l’agriculture on aura tout intérêt à exprimer les encours par un montant en valeur absolue. De même, pour l’industrie, dès que les travaux en cours à la clôture deviennent importants (par rapport à la production), il sera plus aisé de les saisir en montant.

Dans ces cas, il pourra également être plus significatif de rentrer les achats en valeur absolue plutôt qu’en pourcentage de la production.

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CAS PARTICULIER DE CREDITS BAILS

La partie Crédit bail en Financement ne permet de gérer que des crédits bails dont les loyers restent constants tout au long du contrat.

Or, on peut se trouver confronter à des crédits bails avec des loyers dégressifs ou avec un premier loyer élevé.

Dans ces cas, il convient de ne pas utiliser la partie Financement / Crédit bail mais de se servir de la partie Exploitation / Charges externes.

Il suffit de créer une ligne de charge pour le crédit bail concerné et de ventiler les loyers sur l’exercice en utilisant la grille de ventilation.

Attention toutefois, de ne pas confondre un crédit bail dont le premier loyer est important, avec un crédit bail pour lequel un dépôt de garantie est exigé.

Dans ce dernier cas, il conviendra de créer une immobilisation financière qui sera remboursée au terme du contrat.

La déte

Ciel Business Plan pour Windows - Référence manuel : 600.03.07

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