MEDaftale2020

DIALOGSAMTALE

MED

MEDaftale 2020

MEDaftale 2020 | 3

Personalepolitiske værdier

Bilag 1 over den samlede MEDstruktur

VILJEN TIL AT GØRE EN FORSKEL FOR LIVET I VEJLEVILJEN TIL AT GØRE EN FORSKEL FOR LIVET I VEJLESom ansat i Vejle Kommune er vi ansat for at gøre en forskel for livet i Vejle.

For børnene og de unge. De voksne. De ældre. De svage. Virksomhederne.For hele det liv der leves i vores kommune.

Som MEDudvalg understøtter vi dette.

IntentionVores MEDsamarbejde bygger på viljen til at dele viden, lysten til aktivt at bidrage til en attraktiv arbejdsplads og en interesse og et fælles ansvar for det udviklende og sunde arbejdsmiljø.

MED er tillidsskabende og effektivt. Samarbejdet er respektfuldt. I MED spiller vi hinanden gode.

MEDudvalget er en „tænketank“, og vores samarbejde er baseret på en grundholdning om, at vores beslutninger og strategier bliver bedre med en tidlig og reel inddragelse af MED.

Dialog, forskellige perspektiver og samarbejdet om kerneopgaven er i centrum i MED.

De personalepolitiske værdier er grundlaget for MED.

Vi ved, at MED kan mere, når det fungerer. MED skaber bæredygtige arbejdsfællesskaber.

Form og valgMålet er en effektiv og målrettet struktur, der til enhver tid fokuserer på kerneopgaven og samspillet til arbejdsforholdene. Derved sikres et sundt og sikkert arbejdsmiljø, hvor arbejdsmiljø og arbejdsforhold integreres i opgaveløsningen. Se bilag 1 over den samlede MEDstruktur.

Udpegning til HovedMED og FagMEDDe faglige organisationer udpeger medarbejderrepræsentanter til HovedMED og FagMED blandt de ansatte i Vejle Kommune. Der tilstræ-bes en så bred og repræsentativ udpegning som muligt.

4 | MEDaftale 2020

Bilag 2 - principperfor selvejende instittioner

Rammeaftalens § 10 og Rammeaftalens § 17

Valg til LokalMED og MEDpersonalemøderMedarbejderrepræsentanterne i MEDudvalgene udgøres af tillids- og arbejdsmiljørepræsentanter valgt på og af arbejdspladsen. Der kan vælges MEDrepræsentanter, hvis der inden for en given faggruppe ikke er valgt en tillidsrepræsentant eller tillidsrepræsentantsuppleant på arbejdsplad-sen.

Udpegning af ledelsesrepræsentanterLedelsesrepræsentanterne afspejler ledelsesstrukturen og udpeges af ledelsen. Minimum én af ledelsesrepræsentanterne skal være del af en ar-bejdsmiljøgruppe. Ved udpegningen lægges blandt andet vægt på at opnå en så bred og repræsentativ fordeling som muligt.

Antallet af ledelsesrepræsentanter i MEDudvalget kan ikke overstige an-tallet af medarbejderrepræsentanter.

Medlemmer og suppleanter vælges/udpeges for 2 år ad gangen. Første gang pr. 1. september 2020 og næste gang pr. 1. august 2022, samtidig med afvikling af valg til arbejdsmiljørepræsentanter. Herefter hvert andet år.

Alle MEDrepræsentanter repræsenterer hele arbejdspladsen i MEDsam-arbejdet.

Selvejende institutionerFor selvejende institutioner med driftsoverenskomst med Vejle Kommune gælder principperne som beskrevet i bilag 2, der også indeholder en over-sigt over de selvejende institutioner.

TR strukturTR strukturen fastlægges med afsæt i Rammeaftalens § 10 efter forhand-ling mellem den lokale ledelse og den forhandlingsberettigede organisati-on, jf. Rammeaftalens § 17.

Valg af arbejdsmiljørepræsentanterValg af arbejdsmiljørepræsentanter foretages af og blandt medarbejderne. Der vælges i videst muligt omfang repræsentanter, der repræsenterer alle personalegrupper på arbejdspladsen (f.eks. vagtskifte/områder). Dette princip er gældende for valg til samtlige tre MEDniveauer:

a) Til LokalMED vælges arbejdsmiljørepræsentanter af og blandt arbejds-miljøgruppernes arbejdsmiljørepræsentanter.

b) Til FagMED vælges arbejdsmiljørepræsentanterne af og blandt LokalMEDs arbejdsmiljørepræsentanter.

c) Til HovedMED vælges arbejdsmiljørepræsentanterne af og blandt FagMEDs arbejdsmiljørepræsentanter.

MEDaftale 2020 | 5

ANSVAR

SAMSPIL

VID

EN

Hvervets ophørHvervet ophører, såfremt en ledelsesrepræsentant forlader den stilling, der har begrundet udpegningen, eller en medarbejderrepræsentant for-lader institutionen eller den afdeling af institutionen, hvorfra denne er valgt ind. For medarbejderrepræsentanter ophører hvervet ligeledes, hvis valggrundlaget eller grundlaget for udpegning ikke længere er til stede.

De tillidsvalgtes rolle og samspillet mellem leder og tillidsvalgteI Vejle Kommune er alle tillidsvalgte en vigtig samarbejdspartner for le-delsen og arbejdspladserne.

De tillidsvalgte er en vigtig og essentiel aktør i MEDsystemet. De fungerer som medarbejdernes talerør, og de indgår både i det daglige arbejde og i arbejdspladsens strategiske udvikling.

Vi ønsker at give de tillidsvalgte vilkår, der gør det muligt for dem at udfø-re deres hverv. Tillidsvalgte skal derfor have mulighed for og har pligt til at tilegne sig den nødvendige information.

Der skal afsættes den nødvendige og tilstrækkelige tid til varetagelsen af deres hverv.

MEDsamarbejdet bygger på tre grundlæggende værdier: Viden – Samspil – Ansvar.

Viden bygger på, at ledelse og tillidsvalgte har et fælles ansvar for tidligt at informere og inddrage hinanden og have et højt informationsniveau.

Samspil bygger på, at både ledelse og tillidsvalgte inddrager og udviser forståelse og nysgerrighed for hinandens perspektiver og vilkår.

Ansvar bygger på, at ledelse og tillidsvalgte sammen tager et ansvar for fælles beslutninger. Begge skal være med til at sikre en god dialog og at-mosfære på arbejdspladsen, og så tidligt som muligt håndtere situationer, der vurderes at kunne udvikle sig.

TRIO1 samarbejdet understøtter og supplerer det etablerede og formelle MEDsystem og er omdrejningspunktet for den løbende dialog og det lø-bende samarbejde lokalt på den enkelte arbejdsplads. TRIO samarbejdet skal være med til at forenkle samarbejdet på den enkelte arbejdsplads og samtidig skabe større ejerskab til udmøntningen af løbende processer på arbejdspladsen med udgangspunkt i MEDudvalgets drøftelser og beslut-ninger. TRIO gruppen arbejder med og bidrager til at omsætte beslutnin-ger fra MEDsystemet til en daglig praksis på den enkelte arbejdsplads.

1 TRIO består af ledelses-, tillidsrepræsentant- og arbejdsmiljørepræsentantfunktionen lokalt

6 | MEDaftale 2020

Rammeaftalens kapitel 2

VærdierLedelse og tillidsvalgte har et særligt ansvar for at omsætte de personale-politiske værdier til handlinger på den enkelte arbejdsplads.

I Vejle Kommune vil vi fremme faglig stolthed. Vi tager en tillidsbaseret drøftelse på den enkelte arbejdsplads om det bæredygtige arbejdsfælles-skab.

MEDindflydelse og MEDbestemmelseInformation og drøftelse er en gensidig pligt til tidligt at informere om og reelt drøfte alle forhold af betydning for arbejds-, personale-, samarbejds- og arbejdsmiljøforhold. Disse drøftelser tages med udgangspunkt i at understøtte løsning af kerneopgaven.

Informationen skal gives på et så tidligt tidspunkt på en sådan måde og i en sådan form, at det giver gode muligheder for en grundig drøftelse.

MEDindflydelse betyder, at medarbejdernes synspunkter og forslag ind-går i overvejelserne for ledelsens beslutninger.

MEDbestemmelse betyder, at vi i MEDsystemet har mulighed for at forhandle og indgå aftaler, fx i form af retningslinjer eller politikker for tilrettelæggelse af arbejdsforholdene mv. inden for ledelsens ansvars- og kompetenceområde. Begge parter skal udvise positiv forhandlingsvilje og søge at opnå enighed. Disse aftaler skal understøtte løsning af kerneopga-ven.

Der skal aftales retningslinjer for proceduren for drøftelse af

1. budgettets konsekvenser for arbejds- og personaleforhold,2. større rationaliserings- og omstillingsprojekter ogkommunens personalepolitik, herunder eksempelvis ligestilling, kompe-

tenceudvikling mv.

Hvis der ikke opnås enighed om retningslinjer på et givet område, skal ledelsen, hvis medarbejderne ønsker det, redegøre for, hvorledes man derefter vil forholde sig på det pågældende område.

Der henvises i øvrigt til Rammeaftalens kapitel 2.

MEDaftale 2020 | 7

Rammeaftalens § 9 og Arbejdsmiljøhåndbogen

Arbejdsmiljøhåndbog og Rammeaftalens bilag 10

Rammeaftalens § 5 og bilag 3 - årshjul

Kompetencer, opgaver og niveauMEDindflydelse og MEDbestemmelse udøves inden for det kompeten-ceområde, som ledelsen har med hensyn til arbejds-, personale-, samar-bejds- og arbejdsmiljøforhold, jf. Rammeaftalens § 5. Der er visse temaer, som MEDudvalget skal drøfte i løbet af et år. Se bilag 3 årshjul.

Vi har en énstrenget MEDstruktur. Det vil sige, at opgaven vedrørende arbejds-, personale-, samarbejds- og arbejdsmiljøforhold foregår i det/de samme udvalg.

For organisering af arbejdsmiljøarbejdet henvises til Vejle Kommunes Arbejdsmiljøhåndbog og Rammeaftalens bilag 10.

Personsager drøftes IKKE i et MEDudvalg.

HovedMEDHovedMED har kompetencen til at tilpasse MEDstrukturen/organiserin-gen af arbejdsmiljøarbejdet i Vejle Kommune, bortset fra når der ønskes en ny MEDaftale, eller der er tale om så væsentlige ændringer, at der er nødvendigt at forhandle en ny MEDaftale.

HovedMED har på det overordnede niveau til opgave gensidigt at infor-mere, drøfte og udarbejde retningslinjer vedrørende arbejds-, personale-, samarbejds- og arbejdsmiljøforhold, der har betydning for hele kommu-nen. Kerneopgaven er det centrale omdrejningspunkt.

HovedMED understøtter og sikrer et godt og sammenhængende MEDsystem og vurderer, om der er behov for tværgående indsatser. HovedMED tager initiativ til tværgående arrangementer, der understøtter kommunens strategier.

Budgetstrategi inkl. tidsplan og den del af budgetbehandlingen, der ved-rører budgettets konsekvenser for de ansatte i Vejle Kommune, skal drøf-tes løbende i HovedMED. HovedMED mødes med den politiske ledelse to gange om året.

HovedMED skal sikre den overordnede strategiske planlægning af ar-bejdsmiljøarbejdet. Én gang årligt gennemføres en arbejdsmiljødrøftelse på grundlag af en arbejdsmiljøberetning med relevante data, og der fast-lægges arbejdsmiljømæssige indsatser på baggrund heraf.

Der henvises i øvrigt til Rammeaftalens § 9 og Vejle Kommunes Arbejdsmiljøhåndbog.

8 | MEDaftale 2020

Fordelingsnøglen - bilag 1

FagMEDFagMED fungerer som overordnede MEDudvalg for fagområderne og drøfter emner af tværgående generel betydning for medarbejdere på fagområdet, fx budgetlægningens betydning og arbejdsmiljøets risikofak-torer. Kerneopgaven er det centrale omdrejningspunkt.

På fagområdet har FagMED til opgave gensidigt at informere, drøfte og evt. udarbejde retningslinjer vedrørende arbejds-, personale-, samar-bejds- og arbejdsmiljøforhold, der har betydning for hele fagområdet.

FagMED skal følge arbejdsmiljøet og sygefraværet i fagområdet og iværk-sætte foranstaltninger, der er med til at sikre et sundt og sikkert arbejds-miljø.

På baggrund af den årlige arbejdsmiljødrøftelse i eget udvalg og HovedMEDs indsatser, fastlægger FagMED mål for det kommende års arbejdsmiljøindsatser.

FagMED spiller en vigtig rolle i forhold til at sikre en MEDorganisation med en høj grad af relevant videndeling mellem de forskellige niveauer i MEDstrukturen.

FagMED har en central opgave i implementering af beslutninger fra HovedMED.

Ved implementeringen af denne aftale har FagMED kompetencen til at godkende størrelsen af de underliggende udvalg ud fra fordelings-nøglen i bilag 1. Ved fremtidige justeringer i Lokal- og FagMED er det HovedMED, der har kompetencen til at godkende ændringer.

LokalMED og MEDpersonalemøderLokalMED og MEDpersonalemøder udgør nerven i Vejle Kommunes MEDorganisation. Kerneopgaven er det centrale omdrejningspunkt.

Her drøfter man de emner, der har betydning for medarbejderne på den arbejdsplads/de arbejdspladser, som de dækker, herunder budgettet og dets betydning for arbejdsforholdene og risikofaktorer i arbejdsmiljøet.

LokalMED og MEDpersonalemøder har til opgave gensidigt at informere, drøfte og evt. udarbejde retningslinjer vedrørende arbejds-, personale-, samarbejds- og arbejdsmiljøforhold, der har betydning for arbejdspladsen.

LokalMED og MEDpersonalemøder skal følge arbejdsmiljøet og sygefra-været på arbejdspladsen og iværksætte foranstaltninger, der er med til at sikre et sundt og sikkert arbejdsmiljø.

På baggrund af den årlige arbejdsmiljødrøftelse i eget udvalg og FagMEDs indsatser, fastsætter LokalMED og MEDpersonalemøder mål for det kommende års arbejdsmiljøindsatser.

MEDaftale 2020 | 9

Arbejdsmiljølovgivningen

LokalMED og MEDpersonalemøder spiller en vigtig rolle i forhold til at sikre en MEDorganisation med en høj grad af relevant videndeling mel-lem de forskellige niveauer i MEDstrukturen.

LokalMED og MEDpersonalemøder har en central opgave i forhold til implementering af beslutninger fra FagMED og eller HovedMED.

Hvis LokalMED eller MEDpersonalemødet ikke har et FagMED over sig, refererer de til HovedMED. Derfor ligger FagMED opgaverne i disse LokalMED/MEDpersonalemøder. Ad hoc MEDudvalgDer kan i særlige tilfælde nedsættes et ad hoc MEDudvalg på tværs af allerede eksisterende udvalg vedrørende forhold, der har betydning for arbejds-, personale-, samarbejds- og arbejdsmiljøforhold på tværs af flere områder. Dette kan være på både FagMED- og LokalMEDniveau.

Proceduren for at nedsætte et ad hoc MEDudvalg er, at såvel leder- som medarbejdersiden kan foreslå det i eget MEDudvalg og anmode for-mandsskabet i andre omfattede MEDudvalg om at drøfte forslaget. Flere MEDudvalg kan samtidig behandle forslag om at nedsætte et ad hoc udvalg.

Hvis flere MEDudvalg på samme niveau ikke kan blive enige om at ned-sætte et ad hoc udvalg, kan FagMED eller HovedMED træffe beslutning herom.

Medlemmer i et ad hoc udvalg udpeges af de involverede udvalg. Udvalget skal have en størrelse, der understøtter deres opgave, men sam-tidig ikke større end, at det bevarer fleksibiliteten.

ArbejdsmiljøgruppernePå arbejdspladsniveau varetages arbejdsmiljøarbejdet af arbejdsmil-jøgrupperne. Arbejdsmiljøgrupperne er krumtappen i arbejdsmiljøar-bejdet. Det er arbejdsmiljøgrupperne, som gennem samarbejdsvilje og forebyggelse til stadighed sætter arbejdsmiljøet i fokus.

Arbejdsmiljøgrupperne skal i deres arbejde søge at tænke arbejdsmiljøet ind i opgaveløsningen og den faglige praksis.

Arbejdsmiljøgrupperne oprettes og nedlægges efter gældende regler i arbejdsmiljølovgivningen.

10 | MEDaftale 2020

Rammeaftalens §§ 21, 22 og 23

Sådan arbejder vi sammen – bilag 4

MødeformDer udarbejdes en „Sådan arbejder vi sammen“ (se bilag 4) skabelon for dagsorden til MEDudvalgsmøder, som kan danne grundlag for formands-skabets tilrettelæggelse af møderne.

MEDudvalgene opfordres til at arbejde med alternative mødeformer, der fremmer dialog og inddragelse både lokalt på arbejdspladsen, mellem niveauer og på tværs, eller ad hoc, når forholdene taler for dette.

Der skal som minimum afholdes fire ordinære møder om året.

MEDuddannelseMEDuddannelsen godkendes i HovedMED.

Alle medlemmer af MEDudvalg samt formænd og næstformænd for MEDpersonalemøder skal gennemføre MEDuddannelsen.

Godkendelse, opsigelse og ændringerMed hensyn til de centrale parters opgaver og kompetence samt voldgift henvises til Rammeaftalens §§ 21, 22 og 23.

Denne aftale godkendes ved parternes underskrift.

Denne aftale kan opsiges skriftligt med ni måneders varsel. Ved aftalens opsigelse optages forhandling om indgåelse af en ny aftale. En lokal aftale kan genforhandles uden forinden at være opsagt.

Hvis der ikke ved udløbet af opsigelsesvarslet er indgået en ny MEDaftale, varetages sikkerheds- og samarbejdsarbejdet i Vejle Kommune efter reglerne i „Aftale om tillidsrepræsentanter, samarbejde og samarbejdsud-valg“ og Arbejdsmiljøloven.

Godkendt aftale

MEDaftale 2020 | 11

IkrafttrædenDenne aftale træder i kraft 1. april 2020 og erstatter „MEDaftale i Vejle Kommune“ underskrevet 23. november 2016.

Aftalen er godkendt af: 27. februar 2020

12 | MEDaftale 2020

Bilag1-4

MEDaftale 2020 | 13

Bilag1OBS: Opdateret bilag 1 findes på Intra under MED og arbejdsmiljø

HovedMED

3/7/2

5/13/2

LokalMED LokalMEDSkansebakken Møllegaarden

MEDpersonalemødeErhverv & Turisme

LokalMED

MEDpersonalemødeÅgård Børnehave

MEDpersonalemødeKolbøtten

Størrelsen på MEDudvalg

Ny tekst

FordelingsnøgleAntal fuldtidsansatte = antal medarbejderrepræsentanter + antal arbejdsmiljørepræsentanter:

0 - 40 = 1 leder / 2-3 medarbejderrep. + 1 arbejdsmiljørep.flere end 41: 1-2 ledere / 4-6 medarbejderrep. / 1

arbejdsmiljørep.** dog op til 2 ved døgndækkede områder

Figurforklaring

MEDaftalen gælder også ansatte ved selvejende institutioner som Vejle Kommune har indgået driftsoverenkomst med. De selvejende institutioner er afbilledet uden baggrundsfarve.

LokalMEDKrogården

Handicapafdeling

Social- ogpsykiatriafdeling

MEDpersonalemøde

Betty Sørensens Parken

Postens Vej

Vejle Kommunes MEDstruktur med

Arbejdsmiljøgrupper (AMG)• • • • • • • • • • •

2. marts 2020

LokalMEDGrønnedalen & Solsikkegård

LokalMED

Voksenservicefarvekoder

Børnethuset Bullerbo

LokalMEDØdsted Skole

LokalMEDFirehøjeskolen

LokalMED

LokalMED

LokalMED

LokalMED

LokalMED

LokalMED

LokalMEDCSV

LokalMEDSkibet Skole

LokalMEDSmidstrup-Skærup Skole

FagMED

FagMEDFamilie,

forbyggelse og stab

LokalMED/MEDpersonalemøde

LokalMEDBørne- & Familiecentret

LokalMEDFårupgård Ungecenter Døgninst. Brummersvej

LokalMEDVejle Fjord Centret

LokalMEDTCBU

LokalMED LokalMEDBifrost

MEDpersonalemødeB&U Staben

LokalMEDFamilie- & Handicapafd.

LokalMEDSundhedsplejen

LokalMEDVejle Midtbyskole

LokalMED LokalMED

LokalMED

Bredagerskolen

LokalMED

LokalMED

10. Klasse Skolen

LokalMEDMølholm Skole

Skibet Børnehus

De Tre Sociale Klubber

LokalMED

SprogcentretLokalMED

LokalMED

LokalMED

LokalMED

Bredsten Gadbjerg Skole

LokalMEDGårslev Skole

MEDpersonalemødeVIFIN

LokalMED

LokalMEDØster Starup Skole

LokalMEDEgtved Skole

LokalMEDEngum Skole

Højen Skole

LokalMED

HovedMED8/14/3

LokalMEDBorgerservice & Stadsarkivet

MEDpersonalemødeDirektionssekretariatet

MEDpersonalemødeJuridisk Kontor

MEDpersonalemødeInnovation & Entreprenørskab

LokalMEDKultur

LokalMEDStadion & Hal

LokalMEDMusikskolen

LokalMEDVejleMuseerne

LokalMED

LokalMEDVejle Bibliotekerne

LokalMEDAdministrativLokalMED

2/6/2

5/7/3

KommunikationMEDpersonalemødeKoncern HR

LokalMED

LokalMED

LokalMED

LokalMED

Kildedalen

Oasen

Asebo

Valhalla

Grejsdalens Børnehus

LokalMED

LokalMED

MEDpersonalemøde

MEDpersonalemødeNetværkslokomotivet

LokalMEDLokalMEDGrejsdal Skole

FagMEDUddannelse &

LæringSøndermarksskolen

Myndighed

Affald & GenbrugLokalMED

Storkereden

Gadkjærgård

Grangård

Jelling Børnegård

Solsikken/Tusindfryd

LokalMEDHjælpemiddeldepotet

LokalMEDSpurvetoften

LokalMEDSpecial inst. Solen

LokalMEDVelfærdsstab & Økonomi

MaterielgårdenLokalMED

Skovkanten

BøgenLokalMED

LokalMED

LokalMED

5/7/2

5/6/3

Øster Nykirke Skole

LokalMED

SkovagerskolenLokalMED

Vinding Skole

MEDpersonalemøde

LokalMED

Troldebakken

LokalMED

Stjerneskuddet

LokalMED

LokalMED

Ungdommens Udd. Vejl.

LokalMED

Thyregod SkoleLokalMED

Petersminde Skole

LokalMED

KirkebakkeskolenLokalMED

Hældagerskolen

Fælleshåbsskolen

Uddannelse & LæringLokalMED

Ungdomsskolen

Møllehuset

MEDpersonalemødeBlæksprutten

LokalMED

LokalMEDBørnegården Uhrhøj

LokalMEDSkovgården

Søndermarkends Børnehus

Kollerup Skole

MEDpersonalemødeSSP

LokalMEDRegnbuen/Valmuen

MEDpersonalemøde

LokalMEDVindmøllen

Galaksen

Trekløveren

FagMEDKultur

FagMEDArbejdsmarkes

området

LokalMED

LokalMED

Center for Social Rehabilitering

FagMEDSundhed

Administrationen

SundhedsfremmeLokalMED

3/7/2

LokalMEDCFBB

RusmiddelCenter VejleLokalMED

BO-Vejle

LokalMED

Tandplejen

5/6/3

FagMEDØkonomi Rådhusservice

6/7/2

FagMEDSenior Drift

LokalMED

FagMEDVoksen Drift

Novaskolen

3/4/2

FagMEDDagtilbud

2/3/2

4/7/2

FagMEDTeknik & Miljø

LokalMEDLokalMED

LokalMED

MEDpersonalemødeKollerup Børnehus

Mælkevejen og Helgesvej

LokalMED

LokalMED

Børnegården Søndervang

Mariehønen

Børnehuset Gaia

Troldebo/Labyrinten

Kirkebakken

Kernehuset

Børnehuset ved Banen

Lilholtgård

Krystallen

LokalMEDEnglystskolen

LokalMED

Firkløverskolen

LokalMED

LokalMED

LokalMED

FuglekærLokalMED

Solgaven

LokalMED

LokalMED

LokalMEDØdsted og Jerlev

LokalMEDBorggården

MEDpersonalemødeLæringsCenter Brejning

LokalMEDDemensenheden

LokalMEDAdminstration

LokalMEDDagplejen

LokalMED

Havnely

Sneglehuset

LokalMED

Trip Trap Træsko

LokalMED

LokalMEDCenter for Døgn

Vejle MusikteaterMEDpersonalemøde

LokalMEDPlejecentre

LokalMEDDistrikter

MEDpersonalemødeDagtilbud Administration

LokalMED

Paddehatten

Mælkebøtten

Karla Grøn

1/4/1AMG: 1

Leder / MED.rep. /AM-rep.

AMG = Antal arbejdsmiljøgrupper

14 | MEDaftale 2020

Bilag2

Selvejende institutioner med driftsoverenskomst med Vejle Kommune Vejle Kommune har driftsoverenskomst med flg. selvejende institutioner Børn & Unge Dagtilbud: Brejning Fritidscenter Bøgen Krogården Ågård Børnehave Møllehuset Familie & Forebyggelse: Børne- & Ungdomspensionen Brummersvej Børne- & Ungecentret Vejle Fjord Velfærd Plejecenter Solgaven Vejle Krisecenter Vejle Handicapcenter Betty Sørensens Parken Indragelse i MED For selvejende institutioner med driftsoverenskomst med Vejle Kommune gælder følgende principper for inddragelsen i MEDorganisationen: a) FagMED med kun 1 selvejende institution med driftsoverenskomst, skal sikre plads til en ledelsesrepræ-sentant og en arbejdsmiljørepræsentant for den selvejende institution. b) Under FagMED med flere end 1 selvejende institution med driftsoverenskomst oprettes et fælles forum. I disse fora deltager ledelsesrepræsentanter og valgte arbejdsmiljørepræsentanter fra hver af de selvejende institutioner og ledelsesrepræsentanter og valgte arbejdsmiljørepræsentanter fra de tilsvarende kommu-nale institutioner. Formålet med de fælles fora er at give mulighed for at udveksle informationer og koordi-nere arbejdsmiljøanliggender af fælles betydning på tværs af institutionerne. c) I forbindelse med den årlige arbejdsmiljøkonference afsættes der hvert 2. år tid til et konstituerende møde for de selvejende institutioner, hvor der skal vælges 1 ledelsesrepræsentant og en 1 arbejdsmiljøre-præsentant under hvert FagMED.

MEDaftale 2020 | 15

Bilag3

Årshjul for HovedMED 2020 Vedtaget på HovedMED 27/11 2019 – det aktuelle årshjul er på Intra under MED og Arbejdsmiljø

Dato Emne Sagsbehandler 1. kvartal • Orientering og drøftelse af udkast til Budgetstrategi 2021-2027

• Arbejdsmiljødrøftelse med udgangspunkt i arbejdsmiljøberetningen • Trivselsmåling 2021 – nedsættelse af styregruppe

2. kvartal • Døgnseminar • Budgetdrøftelse med Økonomiudvalget • Trivselsmåling 2021 – projektbeskrivelse og tidsplan

3. kvartal • Orientering om Budget 2021-2024 – spor 1 og 2 • Budgetdrøftelse med Økonomiudvalget • Ledelsen orienterer om status på arbejdet med Budget 2021 • Strategisk drøftelse af hvilke indsatsområder og opgaver der skal

fokuseres på og arbejdes med. Drøftelsen tager udgangspunkt i HR-redegørelsen

• Trivselsmåling 2021 - spørgeramme

4. kvartal • Årshjul 2021 HovedMED aftaler møder og drøfter ønsker til anvendelse af klippekortmodul for medlemmer af HovedMED i 2021

HovedMED er også forpligtet til at kigge på / evaluere allerede vedtagne retningslinjer og delpolitikker…. Herudover skal HovedMED løbende forholde sig til punkter fra FagMED

Der henvises til Rammeaftalens bilag 2

16 | MEDaftale 2020

Bilag3

Årshjul for FagMED 20XX Vedtaget FagMED xx/xx 20xx

Dato Emne Sagsbehandler 1. kvartal • Arbejdsmiljø ‐ løbende drøfte status

• Sygefravær ‐ løbende statistik • Budgetter og regnskab ‐ løbende drøfte status • Forholde sig til HovedMED og LokalMED

2. kvartal • Arbejdsmiljø ‐ løbende drøfte status, samt indsatsområder • Sygefravær ‐ løbende statistik • Budgetter og regnskab ‐ løbende drøfte status • Forholde sig til HovedMED og LokalMED

3. kvartal • Arbejdsmiljø ‐ løbende drøfte status • Sygefravær ‐ løbende statistik • Budgetter og regnskab ‐ løbende drøfte status • Forholde sig til HovedMED og LokalMED

4. kvartal • Budgetter og regnskab ‐ fokus på den kommende års budget • Arbejdsmiljø ‐ løbende drøfte status • Sygefravær ‐ løbende statistik • Årshjul for det efterfølgende år • Strategi for kompetenceudvikling • Forholde sig til HovedMED og LokalMED

Herudover skal følgende drøftes løbende:

• Implementering af retningslinjer og delpolitikker godkendt i HovedMED • Aftale møder og drøfte ønsker til anvendelse af klippekortmodul for medlemmer af FagMED det

efterfølgende år • Genbesøge „Sådan samarbejder vi“ – Forretningsorden for FagMED fx hvert 2‐3 år

Der henvises til Rammeaftalens bilag 3

MEDaftale 2020 | 17

Bilag3

Årshjul for LokalMED / MEDpersonalemøde 20XX Vedtaget af LokalMED / MEDpersonalemøde xx/xx 20xx

Dato Emne Sagsbehandler 1. kvartal • Arbejdsmiljø ‐ løbende drøfte status

• Sygefravær ‐ løbende statistik • Budgetter og regnskab ‐ løbende drøfte status • Udmøntning af FagMEDs strategi for kompetenceudvikling • Forholde sig til FagMED

2. kvartal • Arbejdsmiljø ‐ løbende drøfte status, samt indsatsområder • Sygefravær ‐ løbende statistik • Budgetter og regnskab ‐ løbende drøfte status • Forholde sig til FagMED

3. kvartal • Arbejdsmiljø ‐ løbende drøfte status • Sygefravær ‐ løbende statistik • Budgetter og regnskab ‐ løbende drøfte status • Forholde sig til FagMED

4. kvartal • Budgetdrøftelser • Årshjul for det efterfølgende år • Forholde sig til FagMED

Herudover skal følgende drøftes løbende:

• Implementering af retningslinjer og delpolitikker på baggrund af anmodning fra FagMED • LokalMED / MEDpersonalemøder aftaler møder og drøfter ønsker til anvendelse af

klippekortmodul for medlemmer af LokalMED / MEDpersonalemøder det efterfølgende år • Genbesøge „Sådan samarbejder vi“ – Forretningsorden for LokalMED / MEDpersonalemøde fx

hvert 2‐3 år

Der henvises til Rammeaftalens bilag 3

18 | MEDaftale 2020

Bilag4

Sådan arbejder vi sammen - skabelon til forretningsorden FagMED

Skabelonen er vejledende og udarbejdet til brug for FagMED. HovedMED anbefaler, at I bruger den, natur-ligvis med de nødvendige lokale justeringer. Der kan dog være forskel på om alle punkter er relevante for det enkelte udvalg, og hvor detaljeret I har brug for at beskrive forretningsordenen.

Husk at den er et støtteredskab i det gode MEDsamarbejde, og er med til at skabe overblik og synlighed om rammerne for arbejdet i udvalget. I skabelonen er indskrevet forslag til en minimumstekst, som I kan ændre efter behov. Endvidere er en vejledning til punktet markeret med kursiv.

Sådan samarbejder vi - forretningsorden for FagMED Sådan samarbejder vi er et supplement til Vejles MEDaftale og danner sammen med denne rammen for udvalgets arbejde.

Direktøren eller den øverste chef for området er formand for FagMED.

Medarbejderrepræsentanterne vælger blandt sig en næstformand for udvalget. Næstformanden vælges for hele den 2-årige funktionsperiode. Udtræder næstformanden af udvalget undervejs i funktionsperioden vælger medarbejderrepræsentanterne ny næstformand for den resterende periode. Udtræden af udvalget vil normalt kun ske, hvis næstformanden ophører i sit job, eller hvis næstformanden er TR, og der undervejs i perioden vælges ny.

Det er formand og næstformands opgave at sikre, at relevante punkter dagsordenssættes og behandles i MED, ligesom formand og næstformand i fællesskab udarbejder dagsorden for møderne.

Mødefrekvens FagMED har 4 ordinære møder om året – et i hvert kvartal. Møde afholdes endvidere, når formand eller næstformand finder det nødvendigt. Møderække for det kommende år fastlægges på årets sidste møde.

Beskriv hvor ofte udvalget holder møder, hvordan møderne fastlægges, herunder hvordan de planlægges i forhold til HovedMEDs møder og LokalMEDs møder. Desuden beskrives muligheden for at afholde ekstraor-dinære møder.

Mødeform Formanden leder møderne, eller i dennes fravær af næstformanden.

Målet er at nå til enighed i sager til beslutning – MEDbestemmelse, retningslinjer. Målet skal nås gennem fri og åben dialog blandt alle udvalgets medlemmer, med fokus på kerneopgaven.

Beskriv i øvrigt hvad der er relevant at aftale om mødeform. Punkterne „mødefrekvens“ og „mødeform“ kan evt. slås sammen til et punkt.

MEDaftale 2020 | 19

Sådan arbejder vi sammen - skabelon til forretningsorden FagMED

Skabelonen er vejledende og udarbejdet til brug for FagMED. HovedMED anbefaler, at I bruger den, natur-ligvis med de nødvendige lokale justeringer. Der kan dog være forskel på om alle punkter er relevante for det enkelte udvalg, og hvor detaljeret I har brug for at beskrive forretningsordenen.

Husk at den er et støtteredskab i det gode MEDsamarbejde, og er med til at skabe overblik og synlighed om rammerne for arbejdet i udvalget. I skabelonen er indskrevet forslag til en minimumstekst, som I kan ændre efter behov. Endvidere er en vejledning til punktet markeret med kursiv.

Sådan samarbejder vi - forretningsorden for FagMED Sådan samarbejder vi er et supplement til Vejles MEDaftale og danner sammen med denne rammen for udvalgets arbejde.

Direktøren eller den øverste chef for området er formand for FagMED.

Medarbejderrepræsentanterne vælger blandt sig en næstformand for udvalget. Næstformanden vælges for hele den 2-årige funktionsperiode. Udtræder næstformanden af udvalget undervejs i funktionsperioden vælger medarbejderrepræsentanterne ny næstformand for den resterende periode. Udtræden af udvalget vil normalt kun ske, hvis næstformanden ophører i sit job, eller hvis næstformanden er TR, og der undervejs i perioden vælges ny.

Det er formand og næstformands opgave at sikre, at relevante punkter dagsordenssættes og behandles i MED, ligesom formand og næstformand i fællesskab udarbejder dagsorden for møderne.

Mødefrekvens FagMED har 4 ordinære møder om året – et i hvert kvartal. Møde afholdes endvidere, når formand eller næstformand finder det nødvendigt. Møderække for det kommende år fastlægges på årets sidste møde.

Beskriv hvor ofte udvalget holder møder, hvordan møderne fastlægges, herunder hvordan de planlægges i forhold til HovedMEDs møder og LokalMEDs møder. Desuden beskrives muligheden for at afholde ekstraor-dinære møder.

Mødeform Formanden leder møderne, eller i dennes fravær af næstformanden.

Målet er at nå til enighed i sager til beslutning – MEDbestemmelse, retningslinjer. Målet skal nås gennem fri og åben dialog blandt alle udvalgets medlemmer, med fokus på kerneopgaven.

Beskriv i øvrigt hvad der er relevant at aftale om mødeform. Punkterne „mødefrekvens“ og „mødeform“ kan evt. slås sammen til et punkt.

Bilag4

Arbejdsgrupper FagMED kan nedsætte mindre arbejdsgrupper, når karakteren af en opgave taler herfor. Arbejdsgruppen kan bestå af medlemmer fra udvalget, men også andre ledere og medarbejderrepræsentanter kan indgå i arbejdsgruppen. Arbejdsgruppen kan også være arbejdsmiljøgruppen eller TRIOgruppen.

FagMED definerer i den konkrete situation arbejdsgruppens nærmere opgave og tidsramme.

Punktet om arbejdsgrupper skal kun indgå, hvis det er relevant for jer.

Dagsorden Ved ordinære møder sendes punkter til dagsorden til formand eller næstformand senest 2 uger før mødet afholdes.

Formand og næstformand udarbejder i fællesskab dagsorden. Samtidigt aftales, om der er behov for for-møde for medarbejderrepræsentanterne, hvor meget tid der skal bruges til formødet og hvornår formødet afholdes. Som et forsøg kan man undlade formøder.

Dagsordenen skal være så fyldestgørende, at dagsordenspunkterne på forhånd kan være drøftet af den en-kelte i dennes bagland / i medarbejdergruppen. Endvidere skal der i dagsordenen stå, om punktet er til in-formation og drøftelse eller til beslutning - MEDindflydelse eller MEDbestemmelse.

Dagsorden med alle relevante bilag sendes ud elektronisk senest 8 dage før mødet afholdes til udvalgets medlemmer og deres suppleanter, ligesom den lægges på Intranettet.

I ganske særlige tilfælde kan tidsfristerne fraviges efter aftale mellem formand og næstformand.

Faste punkter på ordinære møder:

1. Godkendelse af referat fra sidste møde

2. Godkendelse af dagsorden

3. Orientering om status på arbejdsmiljøarbejdet

4. Drøftelse af seneste fraværsstatistik, herunder måltal

5. Opfølgning på referater fra LokalMED og HovedMED

6. ….

7. Eventuelt

Det er vigtigt, at I beskriver, hvem der udarbejder dagsordenen, hvordan man kan få punkter med på dags-ordenen, og hvornår den skal sendes ud til udvalget. Beskriv desuden muligheder for formøde og eventuel drøftelse med baglandet.

20 | MEDaftale 2020

Bilag4

Referater Der laves altid referater fra møderne. Referaterne skal ud over udvalgets beslutninger indeholde en uddy-bende tekst, der gør det muligt for baglandet og andre at forstå, hvad der er drøftet på mødet. Referaterne færdiggøres senest en uge efter mødets afholdelse.

Referaterne sendes til udvalgets medlemmer inkl. suppleanter på mail. Referaterne gøres herudover til-gængelige på Intra.

Det er formandens ansvar at sikre, at referaterne bliver sendt til FagMED, samt gøres tilgængelige for øv-rige medarbejdere.

Referatet godkendes … beskriv her om referatet godkendes af formand og næstformand inden det sendes ud eller det godkendes på udvalgets næste møde.

Vær tydelig omkring hvordan og hvornår referaterne udarbejdes og sendes ud.

Punkter til behandling i LokalMED eller HovedMED Ønsker FagMED en sag eller et emne behandlet i LokalMED eller HovedMED skal dette sendes til formand eller næstformand for LokalMED / HovedMED senest 3 uger før LokalMED / HovedMEDs næste møde. Der skal være en konkret beskrivelse af, hvad FagMED ønsker LokalMED / HovedMEDs stillingtagen til. Det er ikke tilstrækkeligt at sende referatet fra FagMED mødet til LokalMED / HovedMED, med mindre det her er beskrevet konkret, hvad man ønsker LokalMED / HovedMED skal drøfte. Det er formandens ansvar at sikre, at sagen sendes til LokalMED / HovedMED.

Sekretær Udvalget kan udpege en sekretær uden for udvalget, som blandt andet varetager mødebooking, udsen-delse af dagsorden og referatskrivning

Punktet tages med hvis det er relevant – ellers beskrives under punkterne mødefrekvens, dagsorden og refe-rat, hvem der gør hvad.

MEDaftale 2020 | 21

Bilag4

Sådan arbejder vi sammen - Skabelon til forretningsorden LokalMED/MEDpersonalemøder Sådan arbejder vi sammen - forretningsorden Skabelonen er vejledende og udarbejdet til brug for LokalMED / MEDpersonalemøder. HovedMED anbefa-ler, at I bruger den, naturligvis med de nødvendige lokale justeringer. Der kan dog være forskel på om alle punkter er relevante for det enkelte udvalg / MEDpersonalemøde, og hvor detaljeret I har brug for at be-skrive forretningsordenen.

Husk at forretningsordenen er et støtteredskab i det gode MEDsamarbejde, og er med til at skabe overblik og synlighed om rammerne for arbejdet i udvalget. I skabelonen er indskrevet forslag til en minimumstekst, som I kan ændre efter behov. Endvidere er en vejledning til punktet markeret med kursiv.

Forretningsorden for LokalMED / MEDpersonalemøder Forretningsordenen er et supplement til Vejles MEDaftale og danner sammen med denne rammen for ud-valgets arbejde.

Den ansvarlige leder er formand for udvalget / MEDpersonalemødet. Formandsposten følger ledelseskom-petencen.

Medarbejderrepræsentanterne vælger blandt sig en næstformand for LokalMED. Næstformanden vælges for hele den 2-årige funktionsperiode. Udtræder næstformanden af LokalMED undervejs i funktionsperio-den vælger medarbejderrepræsentanterne en ny næstformand for den resterende periode. Udtræden af udvalget vil normalt kun ske, hvis næstformanden ophører i sit job, eller hvis næstformanden er TR, og der undervejs i perioden vælges ny.

Medarbejdere på arbejdspladser med MEDpersonalemøder vælger en næstformand af og blandt medarbej-derne. På arbejdspladser med tillidsrepræsentanter sker valget blandt disse.

Det er formand og næstformands opgave at sikre, at relevante punkter dagsordenssættes og behandles i MED, ligesom formand og næstformand i fællesskab udarbejder dagsorden for møderne.

Mødefrekvens LokalMED / MEDpersonalemøde har 4 ordinære møder om året – et i hvert kvartal. Møde afholdes endvi-dere, når formand eller næstformand finder det nødvendigt. Møderække for det kommende år fastlægges på årets sidste møde.

Beskriv hvor ofte udvalget / afdelingen holder møder, hvordan møderne fastlægges, herunder hvordan de planlægges i forhold til HovedMEDs møder og FagMEDs møder. Desuden beskrives muligheden for at af-holde ekstraordinære møder.

Mødeform Møderne ledes af formanden, eller i dennes fravær af næstformanden.

Målet er at nå til enighed i sager til beslutning – MEDbestemmelse, retningslinjer. Målet skal nås gennem fri og åben dialog blandt alle udvalgets medlemmer, med fokus på kerneopgaven.

Beskriv i øvrigt hvad der er relevant at aftale om mødeform. Punkterne ”mødefrekvens” og ”mødeform” kan evt. slås sammen til et punkt.

22 | MEDaftale 2020

Bilag4

Arbejdsgrupper LokalMED / MEDpersonalemødet kan nedsætte mindre arbejdsgrupper, når karakteren af en opgave taler herfor. Arbejdsgruppen kan bestå af medlemmer af udvalget, men også andre ledere og medarbejderre-præsentanter kan indgå i arbejdsgruppen. Arbejdsgruppen kan også være arbejdsmiljøgruppen eller TRIO-gruppen.

LokalMED / MEDpersonalemødet definerer i den konkrete situation arbejdsgruppens nærmere opgave og tidsramme.

Punktet om arbejdsgrupper indgår kun hvis det er relevant.

Dagsorden Ved ordinære møder sendes punkter til dagsorden til formand eller næstformand senest 2 uger før mødet afholdes.

Formand og næstformand udarbejder i fællesskab dagsordenen. Samtidigt aftales, om der er behov for for-møde for medarbejderrepræsentanterne, hvor meget tid der skal bruges til formøde og hvornår formødet afholdes. Man kan som et forsøg undlade formøder.

Dagsordenen skal være så fyldestgørende, at dagsordenspunkterne på forhånd kan være drøftet af den en-kelte i dennes bagland / i medarbejdergruppen. Endvidere skal der i dagsordenen stå, om punktet er til in-formation og drøftelse eller til beslutning - MEDindflydelse eller MEDbestemmelse.

Dagsorden med alle relevante bilag sendes ud elektronisk senest 8 dage før mødet afholdes til udvalgets medlemmer og deres suppleanter, ligesom den lægges på Intranettet.

I ganske særlige tilfælde kan tidsfristerne fraviges efter aftale mellem formand og næstformand.

Faste punkter på dagsordenen:

1. Godkendelse af referat fra sidste møde

2. Godkendelse af dagsorden

3. Orientering om status på arbejdsmiljøarbejdet

4. Opfølgning på referater fra FagMED og HovedMED

5. Drøftelse af den seneste fraværsstatistik, herunder måltal

6….

7. Eventuelt

Det er vigtigt, at I beskriver hvem der udarbejder dagsordenen, hvordan man kan få punkter med på dagsor-denen, og hvornår den skal sendes ud til udvalget. Beskriv desuden muligheder for formøde og eventuel drøftelse med baglandet.

MEDaftale 2020 | 23

Bilag4

Referater Der laves altid referater fra møderne. Referater fra møderne udarbejdes af sekretæren.

Referaterne skal ud over udvalgets beslutninger indeholde en uddybende tekst, der gør det muligt for bag-landet og andre at forstå, hvad der er drøftet på mødet. Referaterne færdiggøres senest en uge efter mø-dets afholdelse.

Referaterne skal ud over udvalgets beslutninger indeholde en uddybende tekst, der gør det muligt for udenforstående at forstå, hvad der er drøftet på mødet. Referaterne færdiggøres senest en uge efter mø-dets afholdelse.

Referaterne sendes direkte til udvalgets medlemmer inkl. suppleanter på mail. Referaterne gøres herud-over tilgængelige på Intra.

Det er formandens ansvar at sikre at referaterne bliver fremsendt til FagMED, samt gøres tilgængeligt for øvrige medarbejdere.

Referatet godkendes … beskriv her om referatet godkendes af formand og næstformand inden det sendes ud eller det godkendes på udvalgets næste møde.

Vær tydelig omkring hvordan og hvornår referaterne udarbejdes og udsendes.

Punkter til behandling i FagMED Ønsker LokalMED /MEDpersonalemødet en sag eller et emne behandlet i FagMED skal dette sendes til for-mand eller næstformand for FagMED senest 3 uger før FagMEDs næste møde. Der skal være en konkret beskrivelse af, hvad LokalMED / MEDpersonalemødet ønsker FagMEDs stillingtagen til. Det er ikke tilstræk-keligt at sende referatet fra LokalMED / MEDpersonalemødet til FagMED, med mindre det her er beskrevet konkret, hvad man ønsker FagMED skal drøfte. Det er formandens ansvar at sikre at sagen sendes til Fag-MED.

Sekretær Udvalget kan udpege en sekretær uden for udvalget, som blandt andet varetager mødebooking, udsen-delse af dagsorden og referatskrivning.

Punktet tages med hvis det er relevant – ellers beskrives under punkterne mødefrekvens, dagsorden og refe-rat hvem der gør hvad.

Vejle KommuneKoncern HR

Skolegade 1, 7100 VejleMail: post@vejle.dk

www.vejle.dk