Stephan Lamprecht
Mein Business, mein Büro, mein Mac Mac für Unternehmer und Freiberufler
Mein Business, mein Büro, mein Mac Bibliografische Information der Deutschen Nationalbibliothek Die Deutsche Nationalbibliothek verzeichnet diese Publikation in der Deutschen National­ bibliografie; detaillierte bibliografische Daten sind im Internet über http://dnb.d­nb.de abrufbar.
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ISBN: 978­3­944165­88­2 1. Auflage 2013
Projektleitung und Lektorat: Gabriel Neumann Korrektorat: Dr. Anja Stiller­Reimpell Layout und Satz: Peter Murr Covergestaltung: Johanna Voss, Florstadt Coverfoto und Seite 3, 11, 193: iStockphoto 18869287/aluxum Kapitel­Trennseiten: Seite 15: fotolia 37988230/vladgrin Seite 55: fotolia 41072278/Julien Eichinger Seite 97: fotolia 39306544/Albachiaraa Seite 125: fotolia 42122445/cirquedesprit Seite 155: fotolia 48939913/tiero Seite 175: fotolia 48500453/alphaspirit Druck und Bindung: M. P. Media­Print Informationstechnologie GmbH, 33100 Paderborn
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Kapitel 3 Marketing betreiben 97
Kapitel 4 Aufgaben und Projekte bewältigen 125
Kapitel 5 Finanzen managen 155
Kapitel 6 Spezielle Anwendungen 175
Tastenkombinationen 190
Index 193
Vorwort 11
Kapitel 1 Dokumente perfekt organisieren 15 1.1 So finden Sie Ihr perfektes Ablagesystem ...................................................... 16
Die Wiedervorlage – organisieren Sie Papier nebenbei ............................... 19 Vorschlag für eine Ablagesystematik ............................................................. 19
1.2 Ablage automatisieren ................................................................................... 21 1.2.1 Automator ..................................................................................................... 21
Lassen Sie den Automator Dateien komprimieren ...................................... 22 1.2.2 Hazel räumt Ihren Mac auf! ......................................................................... 25 1.3 Dokumente sicher ablegen ............................................................................ 28
Diese Gefahren drohen Ihren Daten ............................................................. 28 Eine Frage des Formats – wie Daten langfristig archivieren? ..................... 29 Sie brauchen Datensicherungen – wirklich! ................................................. 31 Mein persönliches System .............................................................................. 33 Time-Machine-Backup verlagern ................................................................. 33 Festplatten klonen ......................................................................................... 34 Offsite-Backup online .................................................................................... 36 Denken Sie auch an Ihre iOS-Geräte ........................................................... 39
1.4 Papierberge digitalisieren .............................................................................. 39 Datenvolumen reduzieren ............................................................................. 43 PDF optimieren mit der Mac-Vorschau ....................................................... 43 PDF/A – A wie aufgepasst ............................................................................ 46
1.5 Informationen sammeln und ablegen ........................................................... 46 Spotlight kann mehr finden, als Sie denken ................................................. 51
Kapitel 2 Schreiben, Kalkulieren, Präsentieren 55 2.1 Textedit kann mehr, als es scheint ................................................................. 56 2.2 Office-Programme – wer die Wahl hat ... ..................................................... 59 2.3 Sie sind Vielschreiber? ................................................................................... 62 2.4 Business-Kalkulationen ................................................................................. 64
Diagramme in Numbers anfertigen .............................................................. 64 Tendenzen in LibreOffice erkennen .............................................................. 65 Pivot-Analysen mit Excel .............................................................................. 66
2.5 Präsentationen – überzeugen Sie Ihre Kunden ............................................ 68 Von der Textgliederung zur Präsentation ..................................................... 68 Remote-Präsentationen – am einfachsten mit Microsoft ............................ 69
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Tipps für eine erfolgreiche Präsentation ....................................................... 70 Rechzeitig und umfassend planen ................................................................ 71 Stoff gliedern .................................................................................................. 72 Botschaften unterstreichen – ohne Bullets! ................................................... 72 Animationen – sparsam einsetzen! ............................................................... 72 Mit Bildern arbeiten ...................................................................................... 72 Testen und probieren ..................................................................................... 73
2.6 Business-Diagramme ..................................................................................... 74 Organigramm in Pages .................................................................................. 74 Diagramme in Omnigraffle ........................................................................... 75 Funktionen und Graphen ............................................................................. 77 Mindmaps ...................................................................................................... 78 Aus der Praxis: Mindmaps mit iMindmap .................................................. 80
2.7 Elektronische Korrespondenz erledigen ........................................................ 80 Apple Mail für GMail einrichten .................................................................. 81 So bearbeiten Sie Ihre Post einfach schneller ................................................ 83 So erkennen Sie wichtige E-Mails schneller in Apple Mail .......................... 84
2.8 Erleichtern Sie sich den Arbeitsalltag ........................................................... 86 Tastenkürzel nutzen und einprägen ............................................................. 86 Setzen Sie einen Launcher ein! ..................................................................... 87 Überall Textbausteine einsetzen ................................................................... 88 Aus der Praxis: mit Typinator automatisch Dateinamen vergeben ............ 90 Immer und überall praktische Kürzel mit Keyboard Maestro ..................... 91 So bauen Sie ein Makro in Keyboard Maestro ............................................. 92
2.9 Schneller Dateien umbenennen .................................................................... 94 2.10 Schneller Termine erfassen ............................................................................ 94
Kapitel 3 Marketing betreiben 97 3.1 Kundenbasis verwalten ................................................................................. 98 3.2 Flyer und Geschäftsvorlagen entwerfen ...................................................... 104 3.2.1 Scribus als Satzprogramm für Unternehmensdrucksachen ....................... 105
Ein Layout mit Scribus anlegen .................................................................. 106 3.2.2 Kommerzielle Alternativen ......................................................................... 109 3.3 Webauftritte umsetzen ................................................................................ 111 3.3.1 Statische HTML Seiten und noch mehr – einfach in Textform ................. 112 3.3.2 iWeb – Auslaufmodell, aber gut .................................................................. 114 3.3.3 Rapid Weaver: für den höheren Anspruch ................................................. 115 3.3.4 Dynamische Webseiten pflegen, zum Beispiel Blogs .................................. 116
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3.4 Elektronische Newsletter produzieren ........................................................ 116 3.4.1 Newsletter mit Mail und dem Adressbuch versenden ................................ 117 3.4.2 Newsletter mit LibreOffice versenden ......................................................... 118 3.4.3 Newsletterversand mit Spezialprogrammen ............................................... 121 3.4.4 Nicht alles, was möglich ist, ist auch erlaubt! ............................................. 122
Kapitel 4 Aufgaben und Projekte bewältigen 125 4.1 Aufgabenverwaltung ganz einfach .............................................................. 126 4.2 Tools für die GTD-Methode ........................................................................ 127
Tipps zur Einrichtung von Omnifocus ........................................................ 131 4.3 Projektmanagement auf dem Mac .............................................................. 132
Tipps zum Umgang mit Merlin ................................................................... 135 Exportieren Sie die Termine der Projektmitarbeiter aus Merlin ............... 137 Projekte im Team abwickeln ....................................................................... 138 Setzen Sie Ihren Mac als Server ein ............................................................ 139 Ein Wiki auf Ihrem Mac aufsetzen ............................................................. 141 Dokuwiki für die Projektarbeit fit machen ................................................. 143 Collabtive – mehr Möglichkeiten mit MySQL ............................................ 145 MySQL auf Ihrem Mac installieren ............................................................ 145 Collabtive installieren .................................................................................. 148
4.4 Zeiterfassung und Abrechnung ................................................................... 149 mite – einfach, preiswert, webbasiert ......................................................... 150 (K)eine einfache Lösung mit Standard-Software? ...................................... 151 Integrierter Ansatz mit Revolver Solo ......................................................... 151
Kapitel 5 Finanzen managen 155 5.1 Software für die Buchhaltung ..................................................................... 156 5.1.1 Das Beispiel MonKey Office ........................................................................ 159
Adressen aus Adressbuch übernehmen ....................................................... 160 Diese Daten brauchen Sie für das Buchen ................................................. 161
5.1.2 Mac-HaBu – für die Wanderer zwischen den Welten ............................... 163 5.2 Banking ........................................................................................................ 165
So einfach geht’s Banking: Einrichtung eines Kontos mit Outbank ........... 167 5.2.1 Profiprogramme für Spezialfunktionen ...................................................... 169 5.3 Steuern ......................................................................................................... 169 5.3.1 Einkommenssteuer ...................................................................................... 170
Steuerfuchs – Steuererklärung online ......................................................... 170 Klassische Software gefällig? ....................................................................... 172
5.3.2 Umsatzsteuer ............................................................................................... 172 Winston – Umsatzsteuer an das Finanzamt übermitteln ......................... 172
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6.1.1 Bildschirmvideos ......................................................................................... 178 6.1.2 Grafikbearbeitung ........................................................................................ 180 6.1.3 Zeichenprogramme ...................................................................................... 182 6.1.4 Multimedia-Werkzeuge ............................................................................... 184 6.1.5 Onlineshops ................................................................................................. 186 6.1.6 Spracherkennung und OCR ........................................................................ 188
Die wichtigsten Tastenkombinationen 190
Vorwort
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Vorwort
Für einen Autor ist es zweifellos immer etwas Besonderes, wenn er über sein eigenes Hand- werkszeug schreiben darf, so wie in diesem Fall. Ich arbeite seit vielen Jahren als Selbststän- diger, und wenn auch Sie zu dieser Spezies gehören, dann wissen Sie selbst am besten, dass viel Wahrheit in dem Satz liegt, »ständig und selbst zu arbeiten«. Denn ich muss ja nicht nur meinem eigentlichen Handwerk nachgehen, sondern bin auch mein eigener Verkäufer. Ich pflege die Beziehungen zu meinen Kunden. Ich muss kreative Ideen entwickeln, um neue Produkte auf den Markt zu bringen. Und schließlich warten da auch noch Aufgaben auf Sie und mich, die nicht immer ganz so viel Spaß machen, wie die Buchhaltung und die Abgabe diverser Steuererklärungen. Und natürlich auch das Bezahlen von Rechnungen.
Für alle diese Aufgaben nutze ich meine Geräte aus dem Hause Apple. Was mit der An- schaffung eines Macbook Pro begonnen hat, ist inzwischen zu einem kleinen Gerätepark angewachsen, zu dem auch noch ein iPhone 4s und ein iPad kommen. Diese Geräte hel- fen mir heute alle dabei, produktiv zu arbeiten, und ich bereue den Umstieg auf die Apple- Produkte nicht.
Obwohl dieser Wechsel nicht ganz einfach war. Ich war an Anwendungen unter Windows und Linux gewohnt und nun stand ich vor der Herausforderung, alle gewohnten Abläufe und notwendigen Arbeiten unter einem neuen System zu organisieren. Womit erledige ich am besten meine Buchhaltung? Welche Software ist am besten für die Kalkulation oder die Präsentation geeignet? Wie kriege ich meine Aufgaben und Termine am besten verwaltet? Wer zum ersten Mal den App Store von Apple betritt, wird vom umfangreichen Angebot an Software-Titeln regelrecht erschlagen. Aber welches davon ist eigentlich sein Geld wert und kommt vor allem mit der deutschen Sprache zurecht?
Alle Um- und Einsteiger, die professionell und produktiv mit dem Mac arbeiten wollen, dürften früher oder später vor einigen dieser Fragen stehen. Und genau für diese Anwender ist das vorliegende Buch gedacht. Ich hätte mir gewünscht, dass es bereits zur Zeit meines Umstiegs einen solchen Titel gegeben hätte. Denn die Recherche in allen nur erdenklichen Foren und Communitys im Internet lässt eigentlich nie einen eindeutigen Favoriten für die Bewältigung einer Aufgabenstellung erkennen. Ein Programm, mit dem der eine Anwen- der gute Erfahrungen gemacht hat, versagte bei anderen den Dienst. So blieb in vielen Fäl- len nur das Ausprobieren mit dem sprichwörtlichen Lehrgeld, das dabei zu bezahlen ist.
In diesem Buch stelle ich Ihnen Arbeitsabläufe und Programme vor, die das professionelle Arbeiten mit dem Mac erleichtern. In vielen Fällen können Sie die ausgewählten Anwen- dungen auch gleich selbst in Form von Workshops ausprobieren. Gewachsen sind die Bei- spiele alle aus meinen eigenen praktischen Erfahrungen, etwa wenn es um die Auswahl eines Banking-Programms geht. Dabei möchte ich Ihnen nicht nur die aus meiner Sicht besten Programme vorstellen, sondern auch allgemeine Tipps und Tricks verraten, wie Sie schneller und komfortabler Ihren Mac beruflich nutzen können.
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Ich freue mich über Ihre Erfahrungen, Anmerkungen und kritischen Bemerkungen. Schrei- ben Sie mir gern eine E-Mail an stephan@lamprecht.net oder besuchen Sie mein Blog unter www.der-lifehacker.de. Dort finden Sie auch eventuell notwendige Ergänzungen oder Kor- rekturen zu diesem Buch.
Mein Dank gilt an dieser Stelle allen Mitarbeitern des dpunkt.verlages und von SmartBooks, die einen solchen Titel ermöglicht haben. Aber jetzt wünsche ich Ihnen eine spannende und erfolgreiche Lektüre!
Stephan Lamprecht
Dokumente perfekt organisieren
Wohl zu kaum einem Thema werden Sie so viele unter- schiedliche Ansichten, Empfehlungen und Tipps le- sen wie zur Ablage von Dokumenten und Dateien auf einem Computer. In diesem, wie auch den nächsten Kapiteln möchte ich Ihnen Lösungen vorstellen, die aus meinem unmittelbaren Arbeitsalltag und den Erfah- rungen von Kollegen und Freunden erwachsen sind.
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Kapitel 1
Generell gibt es in der Frage nach einem guten Ablagesystem kein »richtig« oder »falsch«, sondern lediglich Ablagesysteme, die zum eigenen Arbeitsstil passen oder eben nicht. Ein gutes Ablagesystem erspart Ihnen das umständliche Suchen nach Informationen. Stellen Sie sich vor, Sie werden jetzt von einem Kunden zu einem Projekt angerufen. Schaffen Sie es, die gewünschte Information gleich auf den Bildschirm zu zaubern und die passende gedruckte Unterlage neben den Telefonhörer zu legen? Auch wenn Sie die Frage mit einem klaren Ja be­ antworten können, empfehle ich Ihnen, das Kapitel zu lesen, denn ich stelle Ihnen auch Werk­ zeuge und Techniken vor, mit deren Hilfe Sie die Ablage von Dokumenten beschleunigen.
1.1 So finden Sie Ihr perfektes Ablagesystem
Wenn Sie sich gerade erst selbstständig gemacht haben, stehen Sie vielleicht zum ersten Mal vor der Frage, wie Sie Projektunterlagen, Korrespondenz und Rechnungen organisieren sol­ len. Möglicherweise sind Sie aber auch mit Ihrem bisherigen System unzufrieden und wol­ len den Umstieg auf den Mac dazu nutzen, die Systematik zu verändern. Vielleicht verbrin­ gen Sie aber auch mehr Zeit mit dem Suchen als mit dem Finden von Informationen. Dann wäre es Zeit für eine Veränderung.
Was macht ein gutes Ablagesystem aus? Aus meiner Sicht sind dies in erster Linie zwei Fak­ toren: Zum einen spart es Ihnen Zeit und Sie finden ein Schriftstück oder eine Datei genau dann, wenn Sie sie benötigen. Zum anderen können Sie die dahinterstehende Systematik in wenigen Worten erklären. Im Falle eines Falles kann ein Kollege, Partner oder Familien­ mitglied ein Dokument ebenso schnell wie Sie finden. Gehen Sie dabei vom Schlimmsten aus und denken Sie daran, dass Sie vielleicht (was ich Ihnen natürlich keinesfalls wünsche) ein paar Tage aus Krankheitsgründen nicht ins Büro gehen können und jemand anderes Sie vertreten muss. Wird er im Zweifel schnell notwendige Unterlagen finden?
Damit Sie eine individuelle Ablagestruktur finden, müssen Sie erst einmal ermitteln, um welche Dokumente und Unterlagen es geht. Unterlagen? Ganz richtig, denn Sie werden wahrscheinlich genauso wenig wie ich ein papierloses Büro geschaffen haben. In meinem Büro befinden sich:
Briefe, Rechnungen und andere Schreiben, die frisch eingetroffen oder angelegt wor­ den sind, die aber noch nicht bearbeitet werden. Dieser Block erhält mehr oder weniger täglich Nachschub. Und es ist auch noch nicht klar, was ich nach der Erledigung noch aufheben muss oder aufbewahren möchte.
Dokumente, die ich im Rahmen eines aktuellen Projekts benötige. Gesprächsnotizen, Ideen, Projektauftrag oder Verträge mit Kunden.
jede Menge Papiere, die ich für eine Zeit im Blick behalten muss. Dazu gehören etwa Rechnungen, die ich gestellt habe, zu denen aber noch keine Zahlung erfolgt ist. Oder auch die Bahnfahrkarten für eine Reise, die erst in einigen Wochen ansteht.
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Dokumente perfekt organisieren
Einen der größten Blöcke bilden Unterlagen, mit denen ich eigentlich nichts mehr an­ stelle, die ich aber als Unternehmer für eine längere Zeit aufbewahren muss. Bezahlte Rechnungen, Kontoauszüge, Dokumente an und für das Finanzamt.
Schließlich ist da noch jede Menge Papier, auf das ich besonders aufpassen muss, da die Wiederbeschaffung kompliziert ist und diese Dokumente wichtig sind: Geburts­ urkunden, Zeugnisse, Versicherungspolicen usw.
Ich bin mir sehr sicher, dass Sie genau die gleichen Arten von Belegen auch bei sich finden. Und wenn Sie sich die Daten auf Ihrer Festplatte ansehen, kehrt dieses Muster sicherlich auch dort wieder. Um die Sache noch etwas zu komplizieren, gibt es genügend Dateien, die mit Papierdokumenten korrespondieren. Denken Sie nur an Projektunterlagen. Sie haben Absprachen mit Kunden per E­Mail getroffen oder auch Rückmeldungen oder Briefings in digitaler Form erhalten. Zu einer kompletten Rundumsicht auf ein Projekt gehört natürlich, dass Sie auch schnell auf diese Daten zugreifen können.
AUFGEPASST Deswegen plädiere ich eindringlich dafür, dass bei der Einrichtung Ihrer Systema­ tik kein Unterschied zwischen elektronischen Dokumenten und solchen aus Papier gemacht wird!
Beginnen wir mit Dateien und Unterlagen, die Sie täglich neu erhalten. Dazu zählt die ein­ gehende Post oder auch Notizen, die Sie während eines Telefonats schreiben. Dazu gehö­ ren aber auch eingehende E­Mails und Dateien oder Programme, die Sie sich später noch einmal ansehen wollen. Sie brauchen einen Ort, an dem Sie das Material erst einmal sam­ meln, bevor Sie darüber entscheiden, was damit geschehen soll. Sie brauchen also eine Art von Eingangskorb.
Streng genommen werden Sie drei solcher Eingangskörbe besitzen. Zum einen den Post­ eingang Ihres Mailprogramms. Dann einen Platz auf Ihrer Festplatte, wo neue Dateien lan­ den, und schließlich einen Ort, wo neue Papiere liegen.
AUFGEPASST Es gibt eine einfache Regel, die Ihnen dabei hilft, den Überblick über all dieses neue Zeug zu behalten. Machen Sie nicht Feierabend, bevor nicht jeder dieser Eingangs­ plätze leer ist!
Starten wir also mit dem eingehenden Papier: Natürlich können Sie sich einen Eingangskorb der Sorte anschaffen, die im Bürofachhandel auch als »Briefablageschalen« bezeichnet wer­ den. Ich persönlich lagere diese Dinge in einer Ecke meines Schreibtisches. Da es zu mei­ ner Gewohnheit gehört, am Ende eines Tages meinen Arbeitsplatz aufzuräumen, werden die dort zwischengelagerten Unterlagen bearbeitet. Dabei überlege ich bei jedem Schriftstück, was ich damit tun will. Reklame und Ähnliches wandert meist gleich in den Papierkorb.
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Kapitel 1
Unterlagen, die zu einem Projekt oder Kunden gehören, lege ich in die entsprechende Mappe (dazu gleich noch mehr). Schließlich bleiben die Papiere übrig, auf die ich zu einem späteren Zeitpunkt zurückkommen muss. Diese werden in die Wiedervorlage aufgenommen.
Danach widme ich mich dem Posteingang meines E­Mail­Programms. Einzelheiten zur Organisation von E­Mails finden Sie in Kapitel 2 dieses Buches.
Schließlich sehe ich mir dann noch die neuen Dateien des Tages an. Hier landet alles, was ich so im Laufe eines Tages herunterlade und nicht sofort abgelegt habe.
Bestimmt geht es Ihnen genauso: Am Ende des Tages haben Sie viele Dateien und Doku­ mente auf Ihren Rechner geladen, zum Beispiel Mailanhänge, die Sie sich nur kurz ansehen, oder Bild­Dateien. In meinem Fall sind es viele Programme, die ich ausprobieren möchte, um darüber zu schreiben. Um zu vermeiden, dass sich dieses Zeug an vielen unterschied­ lichen Stellen auf der Festplatte sammelt, habe ich meinen Browser und mein Mailpro­ gramm so eingerichtet, dass heruntergeladene Dateien an einem festen Platz landen, was ich auch Ihnen empfehlen möchte.
TIPP Ihr Mac hat dafür auch bereits einen Ordner reserviert: Downloads. Wenn Sie die­ ses Verzeichnis ändern wollen oder kontrollieren möchten, ob heruntergeladene Dateien auch dort landen, gehen Sie so vor. In Mail rufen Sie sich die Einstellungen auf (c­,). Unter Allgemein finden Sie die Rubrik Download-Ordner. Darüber wählen Sie optional ein anderes Verzeichnis aus. Analog gehen Sie in Safari vor. Eine ähnli­ che Option ist aber auch in Google Chrome oder anderen Anwendungen enthalten.