Mejoras en la gestión de calendarios en Exchange Server 2007 Rubén Loma-Osorio Ingeniero de Soporte [email protected] David Cervigón IT Pro Evangelist

Mejoras en la gestión de Mejoras en la gestión de calendarios en calendarios en Exchange Server 2007Exchange Server 2007

Rubén Loma-OsorioRubén Loma-OsorioIngeniero de SoporteIngeniero de [email protected]

David CervigónDavid CervigónIT Pro EvangelistIT Pro [email protected]@microsoft.comhttp://blogs.technet.com/davidcervigon http://blogs.technet.com/davidcervigon

mailto:[email protected]

Asistente reuniones (Scheduling Assistant)Asistente reuniones (Scheduling Assistant)

Operador de calendario (Calendar Attendant)Operador de calendario (Calendar Attendant)

Buzones de recursosBuzones de recursos

Operador de Reserva de Recursos Operador de Reserva de Recursos (Resource Booking Attendant)(Resource Booking Attendant)

AgendaAgenda

Situación actualSituación actual

Planificar una reunión es una tarea que puede Planificar una reunión es una tarea que puede llevarnos mucho tiempollevarnos mucho tiempo

La información puede estar obsoletaLa información puede estar obsoleta

Difícil compartir la información necesariaDifícil compartir la información necesaria

Herramientas actuales no son las óptimasHerramientas actuales no son las óptimas

OrganizadoOrganizadorr

AsistentAsistentee

Encontrar Encontrar el el

momento momento y el lugary el lugar

Enviar Enviar invitacioninvitacion

eses

SeguimienSeguimiento de to de

respuestasrespuestas

Enviar Enviar respuestrespuest

aa

ComprobacióComprobación de n de

conflictosconflictos

Aceptar Aceptar o o

RechazarRechazar

Gestión de calendarios y reunionesGestión de calendarios y reuniones

Información de disponibilidad mejoradaInformación de disponibilidad mejorada

Datos en tiempo realDatos en tiempo realLos datos de disponibilidad son tomados Los datos de disponibilidad son tomados directamente del calendariodirectamente del calendario

SeguroSeguro

El usuario controla quien tiene acceso y a quéEl usuario controla quien tiene acceso y a quéSin acceso, acceso clásico, algunos detalles, acceso Sin acceso, acceso clásico, algunos detalles, acceso totaltotal

Horario de trabajo, incluyendo la zona horariaHorario de trabajo, incluyendo la zona horaria

Asistente para reunionesAsistente para reunionesAyuda al organizador a Ayuda al organizador a encontrar el mejor encontrar el mejor momento momento

Lista de tiempos posibles Lista de tiempos posibles para cada díapara cada díaDa un Ranking del mejor Da un Ranking del mejor momento basándose en momento basándose en conflictos y horario de conflictos y horario de trabajotrabajoOfrece sugerencias sobre Ofrece sugerencias sobre alternativasalternativasCódigos de colores para Códigos de colores para elegir el mejor díaelegir el mejor día

Ayuda al organizador a Ayuda al organizador a elegir el mejor lugarelegir el mejor lugar

Cada sugerencia incluye Cada sugerencia incluye salas disponiblessalas disponiblesEl usuario puede elegir El usuario puede elegir lugar y hora en un solo cliclugar y hora en un solo clic

Disponible tanto en OWA Disponible tanto en OWA como en Outlookcomo en Outlook

Servicio web de disponibilidadServicio web de disponibilidad

Usado por el asistente para reunionesUsado por el asistente para reuniones

Desplegado con el rol de Acceso de ClienteDesplegado con el rol de Acceso de Cliente

Outlook 2007 utiliza “AutoDiscover” para Outlook 2007 utiliza “AutoDiscover” para obtener la URL del Servicio de Disponibilidadobtener la URL del Servicio de Disponibilidad

Outlook 2003 utiliza carpetas públicas para Outlook 2003 utiliza carpetas públicas para acceder a la información de disponibilidadacceder a la información de disponibilidad

Servicio web de disponibilidad Servicio web de disponibilidad (Outlook 2007 y Exchange 2007)(Outlook 2007 y Exchange 2007)

Servicio de disponibilidad

Petición SOAPOutlook 2007 pide la

información de disponibilidad de

[email protected] [email protected]

El asistente para reuniones crea una petición web

usando la URL obtenida por “AutoDiscover”

Buzón de rubenlo en

Exchange 2007

Servicio dedisponibilidad

Servidor de Acceso Cliente

Buzón de davidce en

Exchange 2007

Exchange RPC

1

AD

Site

2A

D S

ite 1

Exchange RPC



El Servicio de Disponibilidad determina

que buzones son locales y cuales residen en sedes

remotas







2


Exchange 2007




Exchange 2007

1

AD

Site

2A

D S

ite 1Servidor de

Acceso Cliente




remotas







2


Exchange 2007




Exchange 2007

1

AD

Site

2A

D S

ite 1

Exchange RPC

La información de disponibilidad se obtiene directamente del servidor local usando MAPI RPC

3





remotas







La petición SOAP es reenviada a un servidor

de Acceso Cliente remoto

2


Exchange 2007




Exchange 2007

Exchange RPC

Petición SOAP

1

4

AD

Site

2A

D S

ite 1

Exchange RPC


3





remotas

Información de disponibilidad







La petición SOAP es reenviada a un servidor

de Acceso Cliente remoto

2


Exchange 2007




Exchange 2007

Exchange RPC

Petición SOAP


1

El Servicio de Disponibilidad combina ambos resultados y los

devuelve al cliente

5

4

AD

Site

2A

D S

ite 1

Exchange RPC


3


Servicio web de disponibilidad Servicio web de disponibilidad (Entorno mixto)(Entorno mixto)



Petición SOAP


Outlook 2007 pide la información de

disponibilidad [email protected] [email protected]

El asistente para reuniones crea una

petición web usando la URL obtenida por

“AutoDiscover”

Buzón de rubenlo en Exchange 2007

1

Servidor de Carpetas Públicas

Buzón de davidce en Exchange 2003

Outlook 2003 sigue leyendo y publicando

la información de disponibilidad en carpetas públicas

Publica y lee disponibilidad

de carpeta pública

Publica disponibilidad en carpeta pública

Sin

gle

AD

Site

/ Sin

gle

Fo

res

t


El Servicio de Disponibilidad determina que buzones

residen en Exchange 2007 y cuales en Exchange 2003



Petición SOAP






“AutoDiscover”

2


1






de carpeta pública


Sin

gle

AD

Site

/ Sin

gle

Fo

res

t






Petición SOAP






“AutoDiscover”

2


1La información de

disponibilidad se obtiene directamente del servidor local usando MAPI RPC

3






de carpeta pública


Sin

gle

AD

Site

/ Sin

gle

Fo

res

t

Exchange RPC






Petición SOAP






“AutoDiscover”

Disponibilidad de usuarios Exchange 2003 se obtiene de carpetas públicas

2


1La información de


3

4 Servidor de Carpetas Públicas


Petición a la carpeta

pública por OWA




de carpeta pública


Sin

gle

AD

Site

/ Sin

gle

Fo

res

t

Exchange RPC






Petición SOAP






“AutoDiscover”

Disponibilidad de usuarios Exchange 2003 se obtiene de carpetas públicas

2


1La información de


3

El Servicio de Disponibilidad combina ambos resultados y

los devuelve al cliente

5

4 Servidor de Carpetas Públicas


Petición a la carpeta

pública por OWA




de carpeta pública


Sin

gle

AD

Site

/ Sin

gle

Fo

res

t

Exchange RPC

Asistente para fuera de oficinaAsistente para fuera de oficina

Puede ser programadoPuede ser programadoNo hace falta dejarlo para última horaNo hace falta dejarlo para última hora

El usuario puede crear mensajes internos y externos El usuario puede crear mensajes internos y externos distintos distintos

El mensaje externo puede restringirse solamente a El mensaje externo puede restringirse solamente a los contactos del usuariolos contactos del usuario

Administrador puede restringir los mensajes externosAdministrador puede restringir los mensajes externos

Los mensajes soportan HTMLLos mensajes soportan HTML

DemoDemo

Asistente para reuniones

Asistente para fuera de oficinaConfigurar jornada laboralPermisos sobre disponibilidad Planificando reuniones

Demo

Asistente para reuniones (Scheduling Assistant)Asistente para reuniones (Scheduling Assistant)




AgendaAgenda

Operador de calendario Operador de calendario (Calendar Attendant)(Calendar Attendant)

Asegura que el calendario siempre esté Asegura que el calendario siempre esté actualizadoactualizado

Reduce las intervenciones por parte del usuarioReduce las intervenciones por parte del usuario

Resalta los cambios importantesResalta los cambios importantes

Actualizaciones automáticasActualizaciones automáticas

Procesa mensajes durante el repartoProcesa mensajes durante el repartoColoca las nuevas reuniones en el calendario como tentativasColoca las nuevas reuniones en el calendario como tentativas

Aplica actualizaciones y cancelaciones a los elementos Aplica actualizaciones y cancelaciones a los elementos existentesexistentes

Actualiza el estado del seguimiento según las respuestas Actualiza el estado del seguimiento según las respuestas recibidasrecibidas

Mensajes externos son procesados tras la Mensajes externos son procesados tras la entregaentrega

Procesa las notificaciones de reenvío de Procesa las notificaciones de reenvío de convocatoriasconvocatorias

Envía una notificación cuando la convocatoria es reenviadaEnvía una notificación cuando la convocatoria es reenviada

Agrega a los asistente cuando se recibe la notificaciónAgrega a los asistente cuando se recibe la notificación

Reduce las notificacionesReduce las notificaciones

Elimina los mensajes que ya no son necesariosElimina los mensajes que ya no son necesariosBorra las actualizaciones y respuestas obsoletasBorra las actualizaciones y respuestas obsoletas

Borra las cancelaciones para reuniones que ya no existenBorra las cancelaciones para reuniones que ya no existen

Oculta el reenvío de notificacionesOculta el reenvío de notificaciones

Resalta los cambios que se produzcanResalta los cambios que se produzcan

Marca las actualizaciones con la categoría Marca las actualizaciones con la categoría “informativa”“informativa”

Actualizaciones que no afectan a la hora de la reuniónActualizaciones que no afectan a la hora de la reunión

Actualizaciones que no requieren acción por parte del usuarioActualizaciones que no requieren acción por parte del usuario

Como funcionaComo funciona

Servidor de buzones

Servidor de Transporte de Concentrador

Buzón

Una petición o una respuesta

llega

1

AD

Site


Servidor de buzones


Buzón

Comprueba si el Operador de

Calendario está activo


llega

1

2

AD

Site


Servidor de buzones


Buzón


Calendario está activo

Si está activo, el calendario es

actualizado (antes que las reglas). Se resaltan

los cambios en las respuestas

Llega una invitación o una

respuesta

1

2

3

AD

Site

Servidor de buzones


Buzón


Calendario está activo.

Si está activo, el calendario es

actualizado (antes que las reglas). Se resaltan

los cambios en las respuestas


llega

Se entrega en el buzón. Tras la entrega, el Operador actualiza el calendario y borra la

información innecesaria u obsoleta.


1

2

3

4

AD

Site

DemoDemo

Operador de Calendario

Calendario siempre actualizadoCambios importantes resaltados

Demo





AgendaAgenda

Buzones de RecursosBuzones de Recursos

Dos tipos de buzones de recursosDos tipos de buzones de recursos

Buzón de SalaBuzón de Sala

Buzón de EquipoBuzón de Equipo

Requieren una cuenta deshabilitadaRequieren una cuenta deshabilitada

Se amplia el esquema para soportar los Se amplia el esquema para soportar los buzones de recursosbuzones de recursos

Buzones de RecursosBuzones de Recursos

Tienen propiedades personalizablesTienen propiedades personalizables

Por ejemplo, “televisión”, o “proyector” o “portátil”Por ejemplo, “televisión”, o “proyector” o “portátil”

Nueva lista de direcciones “Todas las Salas”Nueva lista de direcciones “Todas las Salas”

Selector de salas en Outlook y en OWASelector de salas en Outlook y en OWASe lanza desde el asistente para reunionesSe lanza desde el asistente para reuniones

Búsqueda por localización, nombre o propiedades Búsqueda por localización, nombre o propiedades personalizadaspersonalizadas

Las Salas se resuelven automáticamenteLas Salas se resuelven automáticamente

DemoDemo

Buzones de Recursos

Creación de buzones de recursos

Demo





AgendaAgenda

Operador de Reserva de RecursosOperador de Reserva de Recursos

Reserva automática de salas de reunionesReserva automática de salas de reuniones

No es necesaria intervención algunaNo es necesaria intervención alguna

Control sobre quien puede reservar y cuandoControl sobre quien puede reservar y cuando

Protección del contenido confidencialProtección del contenido confidencial

Respuestas personalizadas con información de Respuestas personalizadas con información de utilidadutilidad

Gestión de Reservas de Recursos: Gestión de Reservas de Recursos: Administrador de ExchangeAdministrador de Exchange

Control de toda la configuración por línea de Control de toda la configuración por línea de comandoscomandos

Facilidad para realizar cambios masivos en las Facilidad para realizar cambios masivos en las propiedades de las salaspropiedades de las salas

Podemos delegar la gestión a un administrador Podemos delegar la gestión a un administrador de recursosde recursos

Gestión de Reservas de Recursos: Gestión de Reservas de Recursos: Administrador de RecursosAdministrador de Recursos

Gestiona la agenda de la salaGestiona la agenda de la sala

Necesita control total sobre el buzón de recursoNecesita control total sobre el buzón de recurso

Puede gestionar toda la configuración de la sala Puede gestionar toda la configuración de la sala desde OWAdesde OWA

Gestión de Reservas de Recursos: Gestión de Reservas de Recursos: Tiempo y ConflictosTiempo y Conflictos

El Operador de Reserva de Recursos El Operador de Reserva de Recursos (Resource Booking Attendant) de Exchange (Resource Booking Attendant) de Exchange Server 2007 amplía las funcionalidades del Auto Server 2007 amplía las funcionalidades del Auto Accept Agent de Exchange 2003Accept Agent de Exchange 2003

Duración máxima de la reuniónDuración máxima de la reunión

Permitir reservar solo en horas de oficinaPermitir reservar solo en horas de oficina

Permitir conflictosPermitir conflictos

Gestión de Reservas de Recursos: Gestión de Reservas de Recursos: Permisos para reservarPermisos para reservar

Distintos permisos para reservar recursosDistintos permisos para reservar recursos

No se asignan permisos directamente sobre el No se asignan permisos directamente sobre el calendariocalendario

Las peticiones se pueden reenviar Las peticiones se pueden reenviar automáticamente al administrador para automáticamente al administrador para aprobaciónaprobación

El usuario puede recibir una respuesta El usuario puede recibir una respuesta automática indicando que su petición está automática indicando que su petición está pendiente de aprobaciónpendiente de aprobación

Gestión de Reservas de Recursos: Gestión de Reservas de Recursos: Seguridad y RespuestasSeguridad y Respuestas

Protección del contenido Protección del contenido

Asunto recortadoAsunto recortado

Agregar el nombre del organizador al AsuntoAgregar el nombre del organizador al Asunto

Personalización de respuestas Personalización de respuestas

Respuesta personalizada en HTML para cada Respuesta personalizada en HTML para cada buzón buzón

Incluir el nombre del organizador con Incluir el nombre del organizador con información sobre conflictos información sobre conflictos

DemoDemo

Operador de Reserva de Recursos

Administración desde OWA

Demo

Exchange Server 2007 Beta 2 Technical Library:Exchange Server 2007 Beta 2 Technical Library:http://www.microsoft.com/technet/prodtechnol/exchange/2007/http://www.microsoft.com/technet/prodtechnol/exchange/2007/library/default.mspx library/default.mspx

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Nuestros Eventos de lanzamiento de Vista, Exchange 2007 y Nuestros Eventos de lanzamiento de Vista, Exchange 2007 y Office System 2007:Office System 2007:

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Disponibilidad de las Betas Disponibilidad de las Betas Públicas de Exchange 2007Públicas de Exchange 2007

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beta/default.mspxbeta/default.mspx

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exchange/2007/downloads/es/beta.mspxexchange/2007/downloads/es/beta.mspx

Y por supuesto....Y por supuesto....

Todos los productos y Betas disponibles a través de la Todos los productos y Betas disponibles a través de la

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