Melhorar a produtividade

Existe uma obsessão real pela produtividade no local de trabalho mas as soluções apresentadas para a melhorar nem sempre são as ideais. As inúmeras reuniões ao longo do dia, longas chamadas telefónicas ou emails com 20 tópicos não ajudam e, pelo contrário, só contribuem para o aumento da distração e da perda de foco no que deveria mais contar: o trabalho.

Para ajudar, o perito em produtividade e gestão de projetos Tony Wong elaborou para a revista Forbes uma lista de 9 dicas imprescindíveis para aumentar a produtividade.

1. Reduza a lista de tarefas para metade. Durante os dias de trabalho não se deve tentar meter todas as tarefas nas oito horas. Não é necessário fazer 30 mil coisas num único dia. Tenha mais uma atitude de menos é mais (“less is more”) e foque-se somente nas tarefas que realmente contam.

2. Faça mais pausas. Essa dor de cabeça após várias horas de trabalho é um claro sinal de que o melhor é parar. A glucose no cérebro foi totalmente usada e agora é o momento de refrescar ao dar um passeio, comer qualquer coisa ou simplesmente meditar. Ao regressar, vai ter as suas baterias carregadas e vai conseguir alcançar uma maior eficiência.

3. Cumpra a regra do 80/20. Apenas 20% do que se faz diariamente produz 80% dos resultados. Elimine as coisas que não são importantes durante a jornada, estas têm um efeito mínimo na sua produtividade total. Por exemplo, divida o seu projeto em vários passos e remova sistematicamente tarefas até ficar com os 20% que obtêm 80% dos resultados.

. Use a manhã para se focar em si próprio. Acordar e começar a ler emails é um grande erro. Comece por tomar um bom pequeno almoço com a sua família, ler as notícias, meditar ou exercitar-se. Desta forma, não permite que terceiros ditem o seu início de dia e ganha combustível suficiente para tornar o seu dia produtivo.

5. Cumpra as tarefas mais difíceis antes de almoço. Os maiores desafios devem ser resolvidos quando a cabeça está mais fresca. Reuniões de trabalho ou encontros com clientes devem ser marcados para a parte da tarde. Com este agendamento, será mais fácil criar uma nova e mais produtiva forma de gerir o seu tempo.

6. Email: Melhore a sua etiqueta. O correio eletrónico, por excelência, mata a produtividade é geralmente é uma distração das tarefas mais relevantes. Manter-se afastado desta armadilha é bastante importante. Muitos trabalhadores geralmente colocam várias pessoas na conversa por email, como forma de sacudir a água do capote, mas muitas vezes isto é um sinal de preguiça, e distrai todos ao criar ruído face às tarefas que estão a tentar completar. Como regra, quando receber um email com muitas pessoas em CC, faça um favor a todos e transfira-os para BCC na sua resposta. Se a conversa for além de duas respostas de email, está na altura de pegar no telefone.

7. Crie um sistema. Com a experiência, vamos criando alguns hábitos menos produtivos mas agora é altura de parar para pensar. Para aqueles que verificam a sua caixa de correio compulsivamente, o ideal é planear um horário de manhã, tarde e noite para gerir a caixa. Caso contrário, as distrações serão mais que muitas impedindo uma melhor produtividade.

8. Não confunda produtividade com preguiça. Apesar de ninguém gostar de admitir, a procrastinação é o pior inimigo da produtividade. De facto, vários métodos usados para poupar tempo - como enxurradas de emais e reuniões sem fim – são, na verdade, formas de evitar trabalhar à séria. Foque-se em fazer as coisas mais importantes da forma mais eficiente e eficaz possível.

9. Pare de fazer tudo ao mesmo tempo. Multi-tasking? Não, obrigado! Mudar as tarefas 10 vezes por dia leva a uma queda do QI em, pelo menos, 10 pontos. Faça as coisas de uma forma mais eficaz e eficiente ao focar-se numa tarefa de cada vez.