Melhores Práticas para Gestão de Material de Consumo na ... · •Implantar processo de Melhoria Contínua na Gestão de Estoques na universidade, exigência do Ministério de Planejamento

Melhores Práticas para Gestão de Material de Consumo na UFPR 2018

Workshop sobre Implantação de Controles Internos Mensais de Material

de Consumo: entradas, estocagem, distribuição, saídas, saldos.

UFPR WorkShop Gestão de Materiais de Consumo UFPR 2018 * Janeiro 2018 * Adm. Ricardo Belinski * [email protected] https://ricardobelinski.wixsite.com/2018almox900 e http://www.pra.ufpr.br/portal/almoxarifado/

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Ponto de Partida 2018

• Notas de Empenho inscritas em Restos a Pagar (31/12/2017): relatório BVI entregue em dezembro (Inventário Anual 2017).

• Saldos em estoques em cada depósito pequeno, médio e grande: unidades, quantidades, descrição, local de armazenagem.

• Previsão de demanda 2018: uso em laboratórios, material de expediente, vidraria, reagentes, gases especiais, água mineral, insumos agropecuários etc que devem estar previstos nas Atas de Registro de Preços com vigência em 2018.

• Todas as aquisições devem ser planejadas e previstas, nada deve ficar como urgente para efetuar dispensa sem justa causa durante o ano.

• Sistema de Registro de Preços é uma ferramenta para planejamento de todo tipo de compra que possa ser efetuada durante o ano, mesmo que em janeiro não haja disponibilidade financeira imediata.

UFPR WorkShop Gestão de Materiais de Consumo UFPR 2018 * Janeiro 2018 * Adm. Ricardo Belinski * [email protected] https://ricardobelinski.wixsite.com/2018almox900 e http://www.pra.ufpr.br/portal/almoxarifado/ 2





Variáveis de Gestão Estratégica 1

Os vários campus, setores e iniciativas da UFPR contém o mesmo CNPJ e única equipe de contabilidade, que podem acarretam as seguintes restrições à gestão eficiente:

• Em cada endereço físico UFPR deve haver um depósito adequado para recebimento de material, principalmente aqueles controlados pela legislação (produtos químicos).

• Em cada endereço físico UFPR deve haver um local adequado para recebimento de entregas de fornecedores por nota de empenho: central de recebimento descentralizado por código de endereçamento postal (CEP).





Variáveis de Gestão Estratégica 2

Os vários campus, setores e iniciativas da UFPR contém o mesmo CNPJ e única equipe de contabilidade, que podem acarretam as seguintes restrições à gestão eficiente:

• Alguns produtos de consumo não permitem o recebimento em local 1 e deslocamento para local 2, quer por exigências de nota fiscal, quer pela complexidade do material, quer pelo custo extra logístico (Gás GLP, gases especiais, produtos químicos, vidrarias, ração).

• Com a implantação do Sistema Eletrônico de Informações (SEI) em dezembro de 2016 está sendo desativado o serviço de entrega de malote entre os mais de 2.500 locais de trabalho. Portanto não há mais carros e caminhões fazendo entregas regulares entre os endereços físicos da UFPR.





Compliance

• Compliance: agir em relação às normas.

• Acórdão 2.345/2016 TCU Plenário – sobre planejamento das aquisições da UFPR.

• Estratégia Geral de Logística do Ministério do Planejamento 2016-2019 e Plano Diretor de Logística para a gestão pública federal.

• Orientações de Auditorias Externas TCU e CGU: responsabilização.


https://endeavor.org.br/compliance/




Planejamento e Controles

• Os controles internos de material de consumo devem abranger: entradas, saídas, quebras, saldos, valores, descartes, depósitos, distribuição.

• Previsão de demanda reprimida e demanda atendida por meio de métodos estatísticos por unidade.

• Necessidade de Elaboração de Plano Anual de Aquisições de Material de Consumo aprovado pelo diretor de cada unidade e pela alta administração anualmente (Acórdão 2.345/2016 TCU Plenário).

• Implantar processo de Melhoria Contínua na Gestão de Estoques na universidade, exigência do Ministério de Planejamento (Filosofia Lean).





Transparência Ativa das Despesas Públicas

• Desenvolvimento de competências essenciais para atendimento às exigências da Transparência Ativa da Lei de Acesso à Informação (Lei n. 12.527/2011)

• As universidades ainda não criaram capital intelectual nos agentes de comunicação para gerenciar os dados abertos. Somos todos responsáveis pelas informações gerenciais e contábeis de suporte à gestão universitária.

• Lei de Acesso à Informação é uma exigência e uma necessidade desde 2011 para a UFPR.

WorkShop Gestão de Materiais de Consumo UFPR 2018 – Janeiro 2018 – Adm. Ricardo Belinski – [email protected] 7

http://bit.ly/2mVAm1H

http://bit.ly/2mVAm1H

https://ricardobelinski.wixsite.com/comunicacao

Inventários Rotativos de Estoques

1) Orientação da UFPR de como se fazer os Controles Internos mensais de todo tipo de materiais de consumo na universidade: http://bit.ly/2wDvq7B

2) Uso de planilhas eletrônicas (2017 e 2018) e implantação do Sistema SIE AVMB para os locais de recebimento a partir de 01/03/2018

3) Exigências da Contabilidade aplicada ao setor público: valores dos estoques atualizados mensalmente.


http://bit.ly/2wDvq7B

http://www.avmb.com.br/site/index.php




Inventário 2017 e Balanço Inicial

• Será lançado para todas as unidades orçamentárias o Balanço Inicial no sistema SIE AVMB a partir de 01/03/2018.

• O ponto de partida desse Balanço Inicial será o saldo do Inventário em 31/12/2017 atualizado em janeiro e fevereiro 2018 no RMA. Isso será fundamental para os ajustes.

• O código de cada produto do catálogo de material de consumo já está disponível no SIE AVMB para consultas.

• Produtos que não estejam cadastrados devem ser informados por e-mail ([email protected]) ou pelo Sistema SIE AVMB (pedido de inclusão).


http://bit.ly/2i14k1n







Responsáveis por Gestão de Materiais de Consumo

1) Somos todos responsáveis pela gestão de material de consumo nas etapas de planejamento de demanda, recebimento, prestação de contas, armazenamento, descarte e baixa por consumo (técnicos-administrativos, professores, terceirizados, bolsistas de pesquisa etc). Somos uma rede de responsáveis pela gestão de material na nossa universidade. 2) O almoxarife de cada unidade é o responsável pela compilação de informações gerenciais de seus locais de trabalho. 2) Devido à dispersão em prédios, o recebimento de material de consumo está descentralizado na UFPR por endereço de edifício nos mais de 113 locais de entrega pelo Almoxarifado Central, e também descentralizado nos mais de 150 laboratórios que recebem reagentes químicos e vidrarias; nas várias fazendas que recebem insumos agropecuários; e nos mais de 2.500 locais de trabalho.





Centralizar ou Descentralizar?

1) Uma centralização de todos os recebimentos em único depósito facilmente exigiria altos investimentos anuais em desperdício (mão-de-obra, transporte, espaço físico).

2) Há que se melhorar a relação custo/benefício, transferindo custos logísticos para os fornecedores da cadeia de suprimentos (Sistema de Registro de Preços e Previsão de Consumo).

3) Atualmente apenas o Almoxarifado Central (Delog/PRA) assume altos custos extras para receber, armazenar e distribuir produtos de uso comum para Curitiba e outras cidades e isso deve ser otimizado para reduzir riscos e custos de logística (mais de R$1 milhão anual). Desafio: os custos com as mais 1.200 entregas anuais substituem os custos de gestão de 1.200 das notas de empenho, por exemplo.





Otimização de Custos

1) Em cada edifício UFPR deverá haver um local para recebimento das transferências do Almoxarifado Central, bem como para recebimento de produtos dos fornecedores licitantes (depósitos).

2) É preciso reduzir os custos de transporte e manuseio de material: o almoxarifado central atende mais de 1.200 pedidos de entrega anuais, atendendo 113 locais de entregas com entregas mensais.

3) É preciso implantar cultura de combate aos custos logísticos que não agregam valor ao negócio (desperdícios).





Tipos de Almoxarifados

Temos várias categorias de almoxarifados e depósitos:

a) Depósito Central para produtos de uso comum.

b) Depósitos Suinfra para material de construção.

c) Depósitos específicos: biotério, agropecuário, farmácias, informática, químicos e vidrarias, água mineral e gás GLP, depósitos de material de expediente, alimentos, material hospitalar, gases especiais.





Tipos de Aquisições

1) Os Controles Internos devem abranger as compras por dispensa recebidos diretamente nas unidades de negócio UFPR, as transferências do Almoxarifado Central, as doações e todas as formas de entradas de produtos nos mais de 2.500 locais de trabalho na UFPR.

2) Essas informações devem chegar mensalmente ao Almoxarife para contabilizar e gerenciar as informações de entradas, saídas e saldos em sistema informatizado (ERP).





Trabalho contínuo e sistemático

1) Os Controles Internos das Aquisições é um trabalho contínuo e sistemático, deve ser feito mensalmente, conforme a complexidade dos depósitos.

2) Alguns depósitos possuem equipes exclusivas como o Almoxarifado Central e o da Suinfra, porém a maioria é um trabalho part-time, ou seja, não há necessidade de um posto de trabalho 40 horas semanais, nem função gratificada.





Como fazer os Controles Mensais?

1) Em agosto de 2017 foi publicado o Memorando-Circular n. 001/2017 DCF/Delog para auxiliar os controles internos.

2) As planilhas contém informações sobre tipos de entradas, tipos de saída, descartes, saldos e informações sobre notas de empenho e processos financeiros.

3) Esse controle mensal é essencial para cumprir as regras do Tesouro Nacional no tocante ao quanto há em valores em estoques na UFPR.


http://www.pra.ufpr.br/portal/almoxarifado/inventario-rotativo-e-anual/








Planilhas e Sistema Informatizado

1) Em 2017 foi solicitado para se fazer os controles internos mensais por meio de planilhas eletrônicas. Isso será objeto de auditoria interna e externa em 2018.

2) A partir de 01/03/2018 haverá um almoxarifado (depósito) para cada unidade orçamentária no Sistema SIE AVMB, pelo menos para registrar as transferências do Almoxarifado Central (Delog/PRA).

Alguns almoxarifados são compostos por vários depósitos, com um responsável pelos registros mensais. Temos atualmente 100 depósitos cadastrados no SIE AVMB.

Acesso às Planilhas Controles Internos de Material de Consumo UFPR 2018: http://bit.ly/2DIUyv3


http://bit.ly/2DIUyv3





Relatório Mensal de Movimentação de Almoxarifado UFPR

1) Ao final de cada mês, até o segundo dia útil, deve ser encaminhado um Processo SEI de RMA (Relatório Mensal de Movimentação de Almoxarifado) para a Contabilidade UFPR.

2) Este documento deve será elaborado em conjunto pelo orçamentário (notas de empenho) e pelo almoxarife (entradas, saídas, saldos). Essa dupla garante a idoneidade do processo financeiro e gerencial de estoques.

3) Esse relatório deve incluir todas as entradas de material de consumo nos mais de 2.500 locais de trabalho da UFPR, seja por nota de empenho, seja por transferência do almoxarifado central, seja por convênios ou doações.





Controles por Planilhas Eletrônicas

• É necessário o preenchimento das planilhas eletrônicas em janeiro e fevereiro até que o sistema SIE AVMB seja implantado em 01/03/2018.

• As unidades que não aderiram ao Sistema SIE AVMB deve continuar a elaborar suas planilhas eletrônicas manuais durante 2018.

• Estas planilhas estão disponíveis no Google Drive para consulta.







Todas as Entradas de Materiais

• Entradas por Notas de Empenho (Anexo 102 2018): número de empenho e processo financeiro, dados da empresa e descrição do produto (produtos químicos, vidrarias, ração, biotério, farmácia, carimbos, gás GLP, água mineral, gases especiais etc – vide pregões vigentes).

• Outros tipos de entradas de material (Anexo 103 2018): principalmente transferências de material do Almoxarifado Central (papel higiênico, toalha de papel, folha sulfite, material de expediente etc).

• Todos os locais de recebimento devem informar mensalmente ao Almoxarifado de sua Unidade Orçamentária todos os tipos de entradas (aquisição, doação, transferência, convênios etc). Tudo deve estar registrado mensalmente!


http://bit.ly/2mC036F

http://bit.ly/2DxlX5s




Todas as Saídas de Materiais

• Relação Mensal de baixa de bens consumidos (Anexo 104 2018): baixas por consumo final (laboratório, projeto, sala etc) etc. Tudo deve ser registrado por pedidos e requisições pelo sistema ou por escrito em protocolo nos depósitos.

• Relação Mensal de bens de outra forma de consumo (Anexo 105 2018): transferência para outra UGR (setor), doação, quebra, perda, extravio, vencidos etc.

• Quebras, perdas, produtos vencidos etc devem ser informados também na planilha de Descarte (Anexo 110 2018). Esta planilha não está contemplada no Sistema SIE AVMB (relatório por tipo de baixa).


http://bit.ly/2DklCDX

http://bit.ly/2DklCDX

http://bit.ly/2rklsXy

http://bit.ly/2rklsXy

http://bit.ly/2mGaOF0

http://bit.ly/2mGaOF0




Resumo Consolidado Mensal

• Mensalmente há um resumo do saldo anterior, entradas, saídas e saldo atual por subelemento de despesa (Anexo 101 2018).

• Relação mensal de produtos em estoques (Anexo 106 2018) contém o saldo atual e seu valor monetário. Esta planilha fornece o saldo inicial mensalmente, sendo bastante útil para o inventário rotativo mensal e conferência do estoque físico no depósito. É a consolidação de todas as planilhas de entradas e saídas anteriores.


http://bit.ly/2Dn2cgQ

http://bit.ly/2DkGATd

http://bit.ly/2DkGATd




Conferência dos Estoques Mensais

• O estoque deve ser conferido regularmente: conferência entre os indicadores do sistema e o que há nas prateleiras (inventário).

• Recomenda-se fazer o inventário rotativo mensal de conferência. Por exemplo, um estoque com 500 itens pode ser dividido mensalmente durante o ano. Assim no inventário anual em dezembro o inventário já está ajustado e devidamente corrigido.

• Vide Anexo 107 2018 para efetuar esta conferência por subelemento de despesa e por produto. Não se pode deixar de fazer este inventário rotativo mensal sob pena de descontrole das entradas e saídas de materiais de consumo.

• Também devem ser identificados mensalmente produtos a vencidos, danificados, quebrados, inservíveis, obsoletos etc. Um depósito não pode ser uma central de lixo!


http://bit.ly/2risYC3




Bens sem Entrada e Sem Saída

• Identificar bens sem entrada em determinado período (mensal, semestral, anual): pode ser algo em excesso, sem utilidade, sem necessidade etc. (Anexo 108 2018).

• Identificar bens sem saída em determinado período (mensal, semestral, anual): pode ser algo em excesso, sem utilidade, sem necessidade etc. (Anexo 108 2018).

• Tomada de decisão: transferir, doar, descartar etc mediante justificativa e autorização do diretor da unidade UFPR.

• Deve-se evitar compras em excesso, evitar vencimento de produtos, evitar danificar produtos no armazenamento, evitar manter itens obsoletos etc.


http://bit.ly/2EPvxgU

http://bit.ly/2EPvxgU




Previsão de Demanda Mensal e Anual

• Verificar a demanda reprimida mensalmente de material de consumo (Anexo 109 2018): bens necessários, mas não adquiridos por falta de recursos ou outro motivo.

• Verificar a demanda atendida mensalmente (Anexo 109 2018). Consolidar em dezembro 2018.

• Está relacionado ao Planejamento Anual de Compras por UGR e previsão de demanda a ser adquirido pelos Almoxarifados Central, Suinfra, Farmácia, Hospitais, Biotério, Laboratórios, Projetos, Fazendas, Cursos etc.


http://bit.ly/2FQ1ffu






Restos a Pagar (BVI)

• Em dezembro 2018 será feito levantamento de Restos a Pagar (BVI) (Anexo 112 2018) pelo orçamentário e almoxarife.

• Deve-se também registrar no inventário o Restos a Pagar de 31/12/2017 para a Tomada de Contas anuais.

• Trabalho em conjunto entre orçamentário e o almoxarife por unidade UGR.


http://bit.ly/2mHi9E4

Produtos Químicos Controlados

• Deve haver um depósito especial para os produtos químicos, sobretudo os controlados pelas Polícias Civil e Federal, além do Exército Brasileiro.

• Houve aumento da fiscalização da legislação vigente, sendo necessário agora seu fiel cumprimento, tais como Alvará da Prefeitura e do Corpo de Bombeiros. O depósito deve estar fora das dependências com alunos e professores.

• Sem o atendimento das exigências legais não será mais possível aos fornecedores emitir nota fiscal e entregar produtos na universidade a partir de 01/01/2018.

• A Polícia Federal exige apresentação de Mapas Mensais de consumo dos produtos em estoque na universidade (Anexo 111 2018) com dados da transportadora e do fornecedor entre outros.


http://bit.ly/2mDgWh8

http://bit.ly/2mDgWh8

Implantação do Sistema SIE

1) A partir de março 2018 essas planilhas serão substituídas pelo sistema SIE AVMB. Durante 60 dias será necessário manter estes controles em paralelo até que sejam validadas todas as informações corretamente no Relatório Mensal de Almoxarifado (RMA).

2) O catálogo de material está atualizado para uso pelas unidades UFPR. Cada produto tem um código único (SKU). Isso está centralizado na Divisão de Suprimentos (ramal 4208).

3) Período de testes em fevereiro 2018. Período de carregamento do Balanço Inicial a partir de 01/03/2018.

4) Treinamento de multiplicadores do SIE AVMB na primeira semana de março (20 vagas).

5) Capacitação nas funcionalidades do SIE AVMB em fevereiro 2018. 6) Apresentação dos tipos de relatórios disponíveis no SIE AVMB em

fevereiro 2018 (a ser agendada).


Implantação do Sistema SIE

• As unidades UFPR que utilizam outros sistemas devem adaptar suas rotinas para apresentar estes tipos de informação citadas anteriormente: descartes, baixas, entradas, saldos, notas de empenho, processos financeiros, inventário mensal e anual, produtos químicos etc.

• As unidades que não têm sistema informatizado e não quiseram aderir ao SIE AVMB devem continuar a preencher as planilhas manualmente em 2018, malgrado orientação da CGU.

• As unidades que ainda não delegaram responsabilidade sobre a Gestão de Materiais de Consumo devem fazer isso o mais breve possível (almoxarife por UGR).





Acesso às informações

• Saiba mais sobre a Gestão de Materiais de Consumo na UFPR:

• Site Almoxarifados UFPR

• Rede Social Almoxarifados UFPR

• Inscrição nos eventos de capacitação

• Site Compras Governamentais


http://www.pra.ufpr.br/portal/almoxarifado

https://www.facebook.com/almoxarifadosUFPR

https://www.sympla.com.br/ricardo7

https://www.comprasgovernamentais.gov.br/




Tomada de Contas Anual

• Na primeira quinzena de dezembro 2018 haverá o Inventário Anual de Materiais de Consumo.

• O inventário rotativo mensal deve conferir os saldos em estoque nos depósitos com as informações disponíveis no sistema. Ajustes devem ser feitos o mais breve possível mensalmente.

• Este trabalho é puramente a consolidação dos 12 Relatórios Mensais de Almoxarifado (RMA) realizados anteriormente, conferidos por equipe inventariante da própria UGR. Melhorias contínuas devem aparecer nas notas explicativas.

• Unidades que não fazem regularmente o RMA e ajustes mensais demonstram maior estresse em dezembro. É melhor prevenir que remediar!





Capacitação e Assessoria

• Dúvidas relativas à Gestão de Materiais de Consumo podem ser sanadas com Adm. Ricardo Belinski por e-mail, telefone, skype, whatsapp.

• Skype: [email protected]

• Ramal 4208 ou Telefone (41) 3360 4208

• E-mail: [email protected]

• Cel. (41) 9 9657 1059 (whatsapp)







WorkShop Gestão de Materiais de Consumo UFPR 2018 * Janeiro 2018

Facilitador: Ricardo Belinski Administrador Profissional Diplomado

Especialista em Gestão Logística da Cadeia de Suprimentos Mestre em Administração e Master in Business

Administration em Gestão Estratégica Mestrando em Ciências da Informação e Estratégia

Curitiba, Paraná.

UFPR WorkShop Gestão de Materiais de Consumo UFPR 2018 * Janeiro 2018 * Adm. Ricardo Belinski * [email protected] https://ricardobelinski.wixsite.com/2018almox900 e http://www.pra.ufpr.br/portal/almoxarifado/

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Saiba mais

• Lean Instituto Brasil: https://www.lean.org.br/o-que-e-lean.aspx

• Trata-se de um corpo de conhecimento cuja essência é a capacidade de eliminar desperdícios continuamente e resolver problemas de maneira sistemática.

• Isso implica repensar a maneira como se lidera, gerencia e desenvolve pessoas.

• É através do pleno engajamento das pessoas envolvidas com o trabalho que se consegue vislumbrar oportunidades de melhoria e ganhos sustentáveis.


https://www.lean.org.br/o-que-e-lean.aspx











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