MEMBANGUN KOMUNIKASI INTERPERSONAL BAGI SEKRETARIS … · yaitu komunikasi interpersonal, komunikasi kelompok kecil, dan komunikasi ... dikerjakan, dan sekretaris akan mendapatkan

MEMBANGUN KOMUNIKASI INTERPERSONAL BAGI SEKRETARIS

Diajukan Kepada Fakultas Ekonomi

untuk Memenuhi Sebagai Persyaratan g

Gelar Profesi Ahli Madya Sekretari

PROGRAM STUDI SEKRETARI

UNIVERSITAS NEGERI YOGYAKARTA


TUGAS AKHIR

Diajukan Kepada Fakultas Ekonomi

Universitas Negeri Yogyakarta

k Memenuhi Sebagai Persyaratan guna Memperoleh

Gelar Profesi Ahli Madya Sekretari

Disusun Oleh :

DAISY ASTUTI

10411131007

PROGRAM STUDI SEKRETARI DIPLOMA III

FAKULTAS EKONOMI

UNIVERSITAS NEGERI YOGYAKARTA

2013


HALAMAN PERNYATAAN KEASLIAN TUGAS AKHIR

Yang bertanda tangan dibawah ini, saya:

Nama : Daisy Astuti

NIM : 10411131007

Program Studi : Sekretari DIII

Judul Tugas Akhir : Membangun Komunikasi Interpersonal bagi

Sekretaris

Menyatakan bahwa karya ilmiah ini merupakan hasil kerja sendiri dan sepanjng

pengetahuan saya tidak berisi materi yang dipublikasikan atau dipergunakan

sebagai persyaratan studi di perguruan tinggi oleh orang lain kecuali pada bagian-

bagian tertentu yang saya ambil sebagai acuan atau kutipan dengan mengikuti tata

penulisan karya ilmiah yang telah lazim. Apabila terbukti pernyataan ini tidak

benar, sepenuhnya menjadi tanggung jawab saya.

Yogyakarta,

Yang menyatakan,

(Daisy Astuti)

MOTTO

� Tidak ada masalah yang tidak bisa diselesaikan selama ada komitmen

untuk menyelesaikannya.

� Kebanggaan yang terbesar adalah bukan karena tidak pernah gagal, tetapi

bangkit kembali setiap kali kita jatuh.

� Jika Kita tidak pernah mencoba, Kita tidak akan berhasil

PERSEMBAHAN

Tugas Akhir ini penulis persembahkan kepada:

� Mamah tercinta dan ayahku terimakasih atas segala cinta dan kekuatan

untuk mendidik kami dalam penuh kesabaran dan kasih sayang yang tidak

dapat tergantikan dan tidak terlupakan di dunia ini.

� Kakakku tercinta, terimakasih atas segala nasihat, bimbingan, semangat,

dan kasih sayangnya hingga aku berubah seperti ini.

� Sahabat terbaik dan terhebatku, Mie_Chien Community, terimakasih

untuk pengalaman terbaik hingga aku bisa seperti ini.

ABSTRAK


Oleh : Daisy Astuti 10411131007

Penulisan Tugas Akhir ini bertujuan untuk mengetahui : (1) Seberapa pentingnya komunikasi interpersonal bagi sekretaris, (2) proses terjadinya komunikasi interpersonal, (3) pentingnya etika komunikasi interpersonal, (4) cara menciptakan komunikasi interpersonal yang efektif, (5) faktor penghambat dan pendukung dalam komunikasi interpersonal. Pembahasan permasalahan pada Tugas Akhir ini dilakukan dengan metode kualitatif, yaitu pendekatan pemecahan masalah dengan berdasarkan uraian yang tidak berwujud angka. Penulis membahas permasalahan yang akan dikaji dengan menggunakan data secara alamiah menggunakan studi pustaka yang bersifat deskriptif. Studi pustaka dilakukan dengan cara membaca buku yang berhubungan dengan permasalahan yang dibahas. Hasil pembahasan menjelaskan bahwa : (1) komunikasi interpersonal penting bagi sekretaris: memudahkan sosialisasi diri, memudahkan koordinasi pekerjaan, memudahkan dalam mengamati karakter lawan bicara, menciptakan hubungan yang akrab, menciptakan keterbukaan komunikasi, menciptakan empati, memunculkan citra positif (2) proses komunikasi dimulai dari peran sekretaris dalam menciptakan pesan kemudian dikirimkan kepada komunikan yang nantinya akan menberikan tanggapan atau umpan balik terhadap isi pesan, (3) komunikasi dapat berjalan efektif antara sekretaris dengan pimpinan, bawahan, klien, dan orang lain apabila dalam penyampaiannya, sekretaris telah menyiapkan ide-ide yang akan disampaikan, memahami isi pesan yang akan disampaikan, pesan disampaikan dengan bahasa yang sopan dan jelas, bersifat mendukung lawan bicara, bersedia menerima umpan balik yang positif maupun negatif, (5) faktor penghambat komunikasi interpersonal antara lain rendahnya kepercayaan terhadap kredibilitas sekretaris, kurang memahami lawan bicara, prasangka negatif, perbedaan bahasa, komunikasi satu arah, lingkungan, penyaringan pesan kurang tepat, perbedaan spesialisasi pekerjaan. Sedangkan faktor pendukung komunikasi interpersonal antara lain, kredibilitas sekretaris, kecakapan sekretaris, pengetahuan sekretaris, daya tarik sekretaris, keramahan sekretaris, keakraban sekretaris, kemampuan memahami lawan bicara serta pesan harus jelas dan sesuai kebutuhan.

KATA PENGANTAR

Puji syukur kami panjatkan kehadirat Allah SWT karena berkat rahmat

dan karuniaNya, kami dapat menyelesaikan penyusunan Tugas Akhir sebagai

syarat penyelesaian studi pada program Sekretari Diploma III Universitas Negeri

Yogyakarta, untuk memperoleh gelar Ahli Madya (A.Md.).

Dalam penyusunan Tugas Akhir ini tidak lepas dari bimbingan dan

bantuan berbagi pihak yang dengan ikhlas telah meluangkan waktu dan tenaganya

demi terselesaikannya penyusunan Tugas Akhir ini, untuk itu tidak lupa penulis

mengucapkan terimakasih kepada:

1. Dr. Sugiharsono, M.Si selaku Dekan Fakultas Ekonomi

2. Bpk. Dapan, M.Kes selaku Ketua Pengelola Kampus Wates

3. Ibu Muslikhah Dwi Hartanti, SIP, selaku dosen pembimbing dalam

penyusunan tugas akhir ini, yang telah memberikan bantuan serta

bimbingan.

4. Ibu Rosidah, M.SI, selaku Kaprodi D3 Sekretari.

5. Bapak dan Ibu Dosen Program Studi Sekretari yang sudah memberikan

Pengetahuan dan Ilmunya selama Penulis kuliah.

6. Saudara-saudaraku tersayang yang senantiasa memberikan nasihat dan

dukungannya kepadaku.

7. Rekan-rekan seperjuanganku tersayang Sekretari 2010.

Penulis menyadari bahwa tugas akhir ini masih banyak sekali kekurangan

dan kesalahan, oleh karena itu penulis, mengharapkan saran dan kritik demi

sempurnanya tugas akhir di masa yang akan datang.

Yogyakarta, Juni 2013

Penulis

Daisy Astuti

DAFTAR ISI

Halaman

ABSTRAK ......................................................................................... vii

KATA PENGANTAR ........................................................................ viii

DAFTAR ISI ...................................................................................... x

DAFTAR GAMBAR .......................................................................... xi

BAB I PENDAHULUAN ................................................................... 1

A. Latar Belakang ........................................................................ 1

B. Rumusan Masalah ................................................................... 6

C. Tujuan Tugas Akhir ................................................................ 7

D. Manfaat Tugas Akhir................................................................ 7

BAB II KAJIAN PUSTAKA .............................................................. 8

A. Pengertian Sekretaris ............................................................... 8

B. Tugas Sekretaris ...................................................................... 9

C. Pengertian Komunikasi Interpersonal ...................................... 11

D. Tujuan Komunikasi Interpersonal ............................................ 13

E. Asas-asas Komunikasi Interpersonal ....................................... 16

F. Ciri-ciri Komunikasi Interpersonal .......................................... 19

G. Komponen-komponen Komunikasi Interpersonal .................... 23

H. Proses Komunikasi Interpersonal ............................................. 27

I. Etika Komunikasi Interpersonal ............................................... 30

J. Faktor Penghambat dan Pendukung Komunikasi Interpersonal 31

K. Komunikasi Interpersonal yang Efektif bagi Sekretaris ............ 38

BAB III METODE PENGKAJIAN ..................................................... 43

A. Metode Pendekatan ................................................................. 43

B. Metode Pemecahan Masalah ................................................... 43

BAB IV PEMBAHASAN ................................................................... 45

A. Pentingnya Komunikasi Interpersonal bagi Sekretaris ............. 45

B. Proses Komunikasi Interpersonal Sekretaris ............................ 51

C. Menciptakan Komunikasi Interpersonsl yang Efektif ............... 57

D. Faktor Penghambat dan Pendukung Komunikasi Interpersonal 65

BAB V PENUTUP ............................................................................. 80

A. Kesimpulan ............................................................................. 80

B. Saran ....................................................................................... 82

DAFTAR PUSTAKA ......................................................................... 83

DAFTAR GAMBAR

Gambar 1. Komponen Komunikasi Interpersonal ................................ 27

Gambar 2. Proses Komunikasi Interpersonal ....................................... 28

Gambar 3. Siklus Proses Komunikasi Interpersonal ............................ 29

BAB I

PENDAHULUAN

A. Latar Belakang

Di abad informasi dewasa ini setiap orang menginginkan informasi

yang up to date, akurat dan dapat dipercaya. Hal tersebut dirasa wajar karena

manusia sebagai mahkluk sosial tentu memiliki kebutuhan untuk saling

berkomunikasi satu sama lain baik secara langsung maupun tidak langsung.

Melalui proses komunikasi, seseorang berusaha untuk menyampaikan pikiran,

dan perasaannya kepada orang lain. Dari proses komunikasi tersebut akan

tercipta upaya dalam mempengaruhi orang lain untuk ikut merasakan atau

lebih jauh melakukan apa yang dikehendaki oleh si pembicara.

Disadari ataupun tidak disadari setiap hari pasti akan tercipta hubungan

komunikasi baik dalam masyarakat sekitar maupun dalam dunia kerja, dari

komunikasi yang membahas hal ringan sampai dengan hal yang kompleks

tergantung dari pihak-pihak yang menjalin komunikasi tersebut. Komunikasi

merupakan suatu kebutuhan dalam bermasyarakat yang tidak dapat dihindari

maupun digantikan keberadaannya sebagai sarana bertukar informasi yang

memang akan diperlukan setiap saat. Komunikasi yang dilakukan dalam

masyarakat ini bertujuan untuk mempengaruhi orang lain, merangsang minat,

mengurangi permusuhan, menggerakkan masyarakat melakukan suatu tugas

atau mendidik perilaku. Sedangkan komunikasi yang dilakukan dalam suatu

kantor atau organisasi memiliki tujuan untuk memberikan informasi kepada

pimpinan, karyawan, klien, kolega, bawahan, dan penyedia.

Komunikasi dilihat dari jenis interaksi dibedakan menjadi tiga kategori

yaitu komunikasi interpersonal, komunikasi kelompok kecil, dan komunikasi

publik. Akan tetapi Komunikasi interpersonal dianggap jenis komunikasi

yang paling efektif dalam upaya mengubah sikap, pendapat atau perilaku

seseorang, karena sifatnya yang dialogis berupa percakapan. Dengan

komunikasi interpersonal ini pengirim pesan juga akan lebih memahami, serta

mengetahui sejauh mana pesan yang disampaikan dapat diterima dengan baik

oleh penerima pesan. Komunikasi interpersonal ini juga merupakan suatu

kegiatan yang dapat dikatakan aktif. Hal ini dapat dilihat dari arus balik

komunikasi interpersonal yang bersifat langsung, dimana pengirim pesan

mengetahui tanggapan lawan bicara ketika itu juga sehingga pengirim pesan

dapat memberikan kesempatan pada lawan bicara untuk bertanya seluas –

luasnya, sehingga dapat tercipta komunikasi timbal balik antara pengirim

pesan dan penerima pesan.

Komunikasi interpersonal itu tidak selamanya mudah dilaksanakan,

walaupun sudah berusaha untuk melakukan komunikasi interpersonal sebaik-

baiknya, akan tetapi masih saja timbul berbagai kendala serta hambatan yang

kemudian mengganggu kelancaran dalam bertukar informasi sehinggga

proses penyampaian pesan tidak sesuai dengan sasaran yang dikehendaki.

Salah satu masalah yang sering muncul atau dihadapi dalam hubungan

komunikasi yaitu terjadinya miss communication yaitu terjadinya kesalah

pahaman pengertian dalam komunikasi. Hal ini akan sangat menghambat

dalam proses komunikasi karena apa yang disampaikan oleh pengirim pesan

tidak dapat diterima dengan baik oleh penerima pesan sehingga nantinya

komunikasi berjalan tidak efektif. Bukan hanya tidak efektif dengan kesalah

pahaman ini juga dapat menimbulkan berbagai dampak yaitu munculnya

pertengkaran, perselisihan, perdebatan maupun perkelahian diantara pengirim

pesan dan penerima pesan apabila kesalah pahaman tersebut tidak secepatnya

diklarifikasikan dengan baik. Untuk menghindari hal – hal tersebut serta agar

komunikasi interpersonal dapat berjalan dengan efektif sesuai sasaran, maka

perlu terlebih dahulu mengetahui faktor – faktor penghambat. Dengan

demikian dapat ditentukan berbagai cara untuk mengatasi hambatan –

hambatan yang muncul dalam komunikasi interpersonal.

Sekretaris merupakan assisten pimpinan dimana mereka dituntut harus

memiliki keahlian dalam mengurus kantor, disamping itu mereka juga

memiliki tanggung jawab besar dalam membantu menangani semua

pekerjaan dari pimpinan secara profesional. Pekerjaan Sekretaris ini juga

tidak lepas dari hubungan komunikasi. Hampir setiap hari mereka melakukan

komunikasi baik dengan atasan, klien maupun pegawai lainnya. Sekretaris

dituntut mempunyai keterampilan dalam berkomunikasi serta senantiasa

menjaga pembicaraan agar tidak salah bicara.

Seorang Sekretaris yang senantiasa harus bekerja profesional dan dapat

meningkatkan citra baik perusahaan perlu memahami pentingnya komunikasi

interpersonal. Dengan komunikasi yang lebih personal ini akan dapat

membantu sekretaris dalam perkembangan intelektual, sosial, membentuk

identitas atau jati diri lewat komunikasi dengan orang lain serta akan lebih

dapat bersosialisasi serta diterima dalam kantor. Sekretaris yang memiliki

kemampuan komunikasi interpersonal akan jauh lebih peka dan mudah

bergaul dengan siapa saja baik atasan, klien, maupun pegawai yang lainnya.

Hal ini dikarenakan komunikasi interpersonal cenderung menjalin hubungan

komunikasi dengan menggunakan perasaan. Perasaan disini bukan diartikan

sebagai perasaaan sayang ataupun cinta akan tetapi perasaan dimana seorang

sekretaris bisa bersikap terbuka terhadap lawan bicara, mengungkapkan

informasi yang sejujur-jujurnya tanpa ada yang disembunyikan, asalkan hal

itu masih dalam taraf kewajaran serta dengan keterbukaan dapat menerima

semua perbedaan yang ada. Dengan hal tersebut maka seorang sekretaris

dapat diterima dengan baik dan dipercaya oleh orang lain.

Komunikasi interpersonal juga mengajarkan untuk bersikap empati.

Sekretaris yang dapat bersikap empati berarti dapat mengetahui apa yang

sedang dialami orang lain pada suatu saat tertentu. Sekretaris akan lebih

tanggap dan memahami apa yang lawan bicara rasakan serta yang diharapkan.

Misal sekretaris dengan atasan dimana mereka sedang menyelesaikan

pekerjaan bersama, Sekretaris yang memahami dan tanggap akan apa yang

dibutuhkan oleh atasannya, dalam mengerjakan tugas tersebut tanpa

mendapat perintah Sekretaris akan mengerjakan apa yang seharusnya

dikerjakan, dan sekretaris akan mendapatkan nilai positif dari atasanya

tersebut. Atasan yang sudah merasa nyaman dan percaya terhadap kinerja dari

Sekretarisnya tersebut sangat berdampak baik terhadap karir seorang

Sekretaris.

Kenyataannya, tidak semua sekretaris dapat menjalin komunikasi

interpersonal dengan baik. Keterbatasan dalam komunikasi ini dapat menjadi

penghalang yang cukup besar terhadap karir dan kinerja sekretaris. Sekretaris

yang tidak dapat berkomunikasi dengan baik, akan mengalami kesulitan

dalam melakukan hubungan kerja dalam kantor. Sekretaris akan cenderung

sulit dalam bersosialisasi dengan orang lain sehingga mereka hanya bersikap

seperlunya saja sebatas pekerjaan tanpa melakukan pendekatan yang lebih

mendalam terhadap kebutuhan lawan bicara, mereka tidak dapat menjadikan

lawan bicara sebagai teman. Hubungan komunikasi antara sekretaris dengan

atasan tidaklah selalu bersifat formal, adakalanya pembicaraan juga bersifat

santai dan bersahabat. Akan tetapi apabila sekretaris tidak dapat menjalin

komunikasi yang baik dan menciptakan suasana yang menyenangkan dalam

menjalin komunikasi tersebut maka hubungan komunikasi akan bersifat kaku

dimana sekretaris akan merasa canggung dan merasa sangat takut terhadap

atasan, hal ini dapat berakibat terhadap kinerja dan mental sekretaris.

Sekretaris yang tidak memiliki keterampilan dalam menjalin hubungan

komunikasi interpersonal akan mengalami kesulitan dalam menyampaikan

informasi atau pesan yang dibutuhkan. Pesan yang diharapkan tidak dapat

diterima oleh pihak lain sehingga mengakibatkan salah persepsi atau

penafsiran, dari hal tersebut dapat mengakibatkan timbulnya miss

communication antara sekretaris dan pihak lain. Apabila sekretaris tidak dapat

mengatasi permasalahan miss communication tersebut maka dapat berdampak

negatif, yaitu dapat memudarkan hubungan yang harmonis baik dengan

pimpinan, karyawan, bawahan, klien, maupun orang lain, disamping itu

sekretaris tidak dapat dipercayai memiliki kemampuan yang berkompeten

dalam bidangnya karena tidak dapat mengatasi permasalahn yang muncul dari

segi komunikasi. Dari permasalahan tersebut akan sulit mendapatkan nilai

positif dari orang lain yang nantinya akan berdampak pula pada citra baik

perusahaan.

Berdasarkan uraian di atas mengenai pentingnya komunikasi

interpersonal, oleh karena itu dipilih judul yaitu “Membangun Komunikasi

Interpersonal bagi Sekretaris”.

B. Rumusan Masalah

Masalah-masalah yang dirumuskan dalam Tugas Akhir ini adalah

sebagai berikut:

1. Apa pentingnya komunikasi interpersonal bagi sekretaris?

2. Bagaimana proses komunikasi interpersonal?

3. Bagaimana cara menciptakan komunikasi interpersonal yang efektif ?

4. Apa faktor penghambat dan pendukung dalam komunikasi interpersonal?

C. Tujuan Tugas Akhir

Tujuan Tugas Akhir yang akan dibahas, dirumuskan sebagai berikut:

1. Mengetahui seberapa pentingnya komunikasi interpersonal bagi

sekretaris.

2. Mengetahui proses terjadinya komunikasi interpersonal.

3. Mengetahui cara menciptakan komunikasi interpersonal yang efektif.

4. Faktor penghambat dan pendukung dalam komunikasi interpersonal.

D. Manfaat Tugas Akhir

1. Bagi Universitas/Almamater

Menambah ilmu pengetahuan mengenai komunikasi interpersonal yang

dapat dijadikan sebagai bahan referensi untuk penulisan karya ilmiah.

2. Bagi Penulis

Menambah pengetahuan tentang komunikasi interpersonal serta

mengembangkan kemampuan dan keterampilan dalam berkomunikasi.

3. Bagi Pembaca

Memberikan gambaran tentang membangun komunikasi interpersonal

pada diri sekretaris dan menciptakan komunikasi interpersonal yang

efektif.

BAB II

KAJIAN PUSTAKA

A. Pengertian Sekretaris

Istilah sekretaris berasal dari kata Latin secretum yang berarti rahasia.

Dari kata secretum itu terbentuk kata secretarius yang berarti “petugas atau

karyawan kepercayaan. Kata Secretarius itu menjadi secretaris dalam bahasa

Belanda, secretaire dalam bahasa Perancis, atau secretary dalam bahasa

Inggris. Dari pelacakan asal kata itu, istilah sekretaris yang dikenal selama ini

mungkin sekali diambil alih dari kata Belanda secretaris.

Pendapat tentang definisi sekretaris yang dikemukakan oleh

M.G.Hartiti Hendarto dan F.X Tulusharyono,M.M, (2003:4) yaitu:

“Sekretaris adalah orang yang membantu seseorang, yaitu pimpinan dalam

melaksanakan tugas perkantoran yang timbul dari tugasnya sebagai

pemimpin.”

Lebih lanjut menurut Saiman, (2002:24) tentang sekretaris adalah

sebagai berikut:

“Sekretaris adalah seseorang yang mempunyai tugas yang sangat berkaitan

dengan kegiatan tulis-menulis atau catat-mencatat dari suatu kegiatan

perkantoran atau perusahaan.”

Dari beberapa definisi diatas, dapat disimpulkan bahwa pengertian

sekretaris pada hakikatnya orang yang membantu pimpinan, yang diberikan

tugas, meliputi kegiatan mencatat dan menulis dari suatu kegiatan

perkantoran.

B. Tugas Sekretaris

Tugas seorang sekretaris tidak hanya membantu meringankan tugas

seorang pimpinan, namun seorang sekretaris juga dituntut untuk mampu

berkompeten dalam mengerjakan tugas-tugas kesekretariatannya. Seperti

dalam hal korespondensi, kearsipan, dan penyelenggaraan rapat. Semua itu

juga merupakan tugas sekretaris.

“Tugas sekretaris dalam arti sempit adalah sebagai orang yang dipercaya oleh pimpinan untuk menyimpan rahasia pimpinan. Sedangkan tugas sekretaris dalam arti luas adalah pelaksanaan tugas-tugas yang bersifat membantu manajer atau pimpinan untuk menjalankan roda organisasi, lembaga, maupun kantor.” (Saiman, 2002:40) Sedangkan menurut Eti Ratnawati dan Sunarto (2006:16-18), tugas

sekretaris dapat dibagi menjadi tiga kelompok : tugas rutin, tugas pelaksanaan

instruksi, dan tugas kreatif.

1. Tugas rutin Kata rutin berasal dari kata Perancis la routine yang berarti kebiasaan, praktik yang sudah lazim, prosedur yang sudah mapan, hal-hal yang dilakukan sehari-hari. Tugas rutin adalah tugas yang dilakukan setiap hari sesuai dengan prosedur yang sudah mapan atau praktik yang sudah lazim, tanpa perlu menunggu perintah atau mencari waktu khusus untuk melaksanakannya. Tugas rutin sekretaris mencakup pembuatan surat-surat keluar, pengurusan surat-surat masuk, arsip, tamu, telepon, acara kegiatan pimpinan, laporan, rapat rutin, dan lain-lain.

2. Tugas pelaksana instruksi Tugas pelaksana instruksi adalah tugas yang diperintahkan oleh pimpinan. Tugas ini diperintahkan karena tidak termasuk ke dalam kelompok tugas

rutin dan harus dikerjakan di tengah-tengah kerja rutin. Tugas-tugas itu antara lain berkaitan dengan rapat yang tidak rutin, perjalanan dinas, proyek khusus, dan lain-lain.

3. Tugas kreatif Tugas kreatif tidak termasuk ke dalam tugas rutin dan tugas instruksi. Tugas ini muncul terinspirasi dalam diri sekretaris sendiri dan dimaksudkan agar bantuan yang diberikan kepada pimpinan lebih berarti dan bermutu. Tugas kreatif dapat berkaitan dengan efisiensi kerja, seperti perencanaan kerja, pengelolaan waktu, dapat berhubungan dengan pengaturan menyangkut ruang dan penyediaan peralatan kerja, dapat menyangkut peningkatan kepribadian, pengetahuan, atau kecakapan yang diperlukan agar kualitas, peran, fungsi, dan tugas keseluruhannya makin meningkat.

Menurut Neni Nuraeni (www.greatsecretary.wordpress.com)

menjelaskan bahwa sekretaris dibanding dengan posisi lain, termasuk

karyawan yang memiliki multi tugas, diantaranya :

1. Menurut wewenangnya a. Tugas rutin, meliputi pengetikan, making call, menerima tamu,

korespondensi, filing, surat menyurat. b. Tugas instruksi, meliputi penyusunan jadwal perjalanan, making

appointment, pengaturan keuangan, persiapan dan penyelenggaraan rapat, arrange schedule.

c. Tugas kreatif, meliputi pembuatan formulir telepon, dokumentasi, mengirim ucapan kepada klien, mengatur ruang kantor pimpinan.

2. Menurut jenis tugasnya a. Tugas administrasi perkantoran, meliputi surat menyurat, pembuatan

laporan, filing. b. Tugas resepsionis, meliputi making call, melayani tamu, menyusul

jadwal pertemuan pimpinan. c. Tugas insidentil, meliputi mempersiapkan rapat, mempersiapkan pidato,

presentasi, dan mempersiapkan perjalanan dinas pimpinan. d. Tugas sosial, meliputi mengatur rumah tangga kantor, mengirim ucapan

selamat kepada relasi, mempersiapkan resepsi/jamuan acara resmi kantor.

Dari beberapa pendapat tersebut, dapat disimpulkan bahwa sekretaris

memiliki tanggung jawab yang tinggi dimana sebagai seorang sekretaris

memiliki tugas yang sangat kompleks, dan tidak hanya berhubungan dengan

tugas pimpinan saja. Sekretaris juga memiliki tugas-tugas yang berhubungan

dengan kesekretariatan meliputi tugas rutin, tugas pelaksanaan instruksi,

tugas kreatif, tugas insidentil dan tugas sosial.

C. Pengertian Komunikasi Interpersonal

Komunikasi interpersonal merupakan kegiatan yang sangat dominan

dalam kehidupan sehari – hari, namun tidaklah mudah memberikan definisi

yang dapat diterima semua pihak. Sebagaimana layaknya konsep-konsep

dalam ilmu sosial lainnya, komunikasi interpersonal juga mempunyai banyak

definisi sesuai dengan persepsi ahli–ahli komunikasi yang memberikan

batasan pengertian.

Pendapat tentang definisi komunikasi interpersonal menurut Agus M.

Hardjana (2003:85) adalah sebagai berikut

“Komunikasi interpersonal adalah interaksi tatap muka antara dua atau

beberapa orang, dimana pengirim dapat menyampaikan pesan secara

langsung dan penerima pesan dapat menerima dan menanggapi secara

langsung pula”.

Pendapat senada dikemukakan oleh Deddy Mulyana (2001:73) bahwa

“Komunikasi interpersonal atau komunikasi antarpribadi adalah komunikasi

antara orang-orang secara tatap muka, yang memungkinkan setiap pesertanya

menangkap reaksi orang lain secara langsung, baik secara verbal maupun

nonverbal.

“Komunikasi antarpribadi (interpersonal communication) merupakan

komunikasi yang berlangsung dalam situasi tata muka antara dua orang atau

lebih, baik secara terorganisasi maupun pada kerumunan orang.” (Wiryanto,

2006:32).

Sedangkan menurut Suranto Aw (2003:5) memberikan uraian

mengenai definisi komunikasi interpersonal, dapatlah dikemukakan

pengertian yang sederhana, bahwa komunikasi interpersonal atau komunikasi

antarpribadi adalah proses penyampaian dan penerimaan pesan antara

pengirim pesan (sender) dengan penerima (receiver) baik secara langsung

maupun tidak langsung. Komunikasi dikatakan terjadi secara langsung

(primer) apabila pihak-pihak yang terlibat komunikasi dapat saling berbagi

informasi tanpa melalui media. Sedangkan komunikasi tidak langsung

(sekunder) dicirikan oleh adanya penggunaan media tertentu.

Dari beberapa definisi yang telah dikemukakan oleh para ahli dapat

diambil kesimpulan bahwa komunikasi interpersonal adalah proses

pertukaran informasi yang dilakukan antara orang-orang atau biasanya di

antara dua orang secara langsung dalam situasi bertatap muka sehingga

komunikator dapat secara langsung menerima respon atau umpan balik dari

komunikan.

D. Tujuan Komunikasi Interpersonal

Komunikasi interpersonal merupakan suatu action oriented, ialah

suatu tindakan yang berorientasi pada tujuan tertentu. Menurut Suranto Aw

(2011:19-22) tujuan komunikasi interpersonal itu bermacam-macam,

beberapa diantaranya dipaparkan sebagai berikut:

1. Mengungkapkan perhatian kepada orang lain

Dalam hal ini seseorang berkomunikasi dengan cara menyapa, tersenyum,

melambaikan tangan, membungkukkan badan, menanyakan kabar partner

komunikasinya, dan sebagainya. Pada prinsipnya komunikasi interpersonal

hanya dimaksudkan untuk menunjukkan adanya perhatian kepada orang

lain, dan untuk menghindari kesan dari orang lain sebagai pribadi yang

tertutup, dingin, dan cuek.

2. Menemukan diri sendiri

Menemukan diri sendiri artinya, seseorang melakukan komunikasi

interpersonal karena ingin mengetahui dan mengenali karakteristik diri

pribadi berdasarkan informasi dari orang lain. Bila seseorang terlibat

komunikasi interpersonal dengan orang lain, maka terjadi proses belajar

banyak sekali tentang diri maupun orang lain.

3. Menemukan dunia luar

Dengan komunikasi interpersonal diperoleh kesempatan untuk

mendapatkan berbagai informasi dari orang lain, termasuk informasi

penting dan aktual. Misalnya komunikasi interpersonal dengan seorang

dokter mengantarkan seseorang untuk mendapatkan informasi tentang

penyakit dan penanganannya.

4. Membangun dan memelihara hubungan yang harmonis

Sebagai makhluk sosial, salah satu kebutuhan setiap orang yang paling

besar adalah membentuk dan memelihara hubungan baik dengan orang

lain. Karena apabila ada seorang saja sebagai musuh, kemungkinan akan

menjadi kendala. Oleh karena itulah setiap orang telah menggunakan

banyak waktu untuk berkomunikasi interpersonal yang ditujukan untuk

membangun dan memelihara hubungan sosial dengan orang lain.

5. Mempengaruhi sikap dan tingkah laku

Komunikasi interpersonal ialah proses penyampaian suatu pesan oleh

seseorang kepada orang lain untuk memberitahu atau mengubah sikap,

pendapat, atau perilaku baik secara langsung maupun tidak langsung

(dengan menggunakan media). Contoh, melalui komunikasi interpersonal

seorang ayah menginginkan agar ada perubahan sikap dan perilaku

anaknya sehingga sang anak meningkatkan intensitas belajar, dan

mengurangi ketergantungan “kutak-kutik” hand-phone dan internet.

6. Mencari kesenangan atau sekedar menghabiskan waktu

Ada kalanya, seseorang melakukan komunikasi interpersonal sekedar

mencari kesenangan atau hiburan. Berbicara dengan teman, hal dapat

mendatangkan kesenangan, karena komunikasi interpersonal semacam ini

dapat memberi keseimbangan yang penting dalam pikiran yang

memerlukan suasana rileks, ringan, dan menghibur dari semua keseriusan

berbagai kegiatan sehari-hari.

7. Menghilangkan kerugian akibat salah komunikasi

Komunikasi interpersonal dapat menghilangkan kerugian akibat salah

komunikasi (miss communication) dan salah interpretasi (miss

interpretation) yang terjadi antara sumber dan penerima pesan. Karena

dengan komunikasi interpersonal dapat dilakukan pendekatan secara

langsung, menjelaskan berbagai pesan yang rawan menimbulkan

kesalahan interpretasi.

8. Memberi bantuan (konseling)

Ahli-ahli kejiwaan, ahli psikologi klinis dan terapi menggunakan

komunikasi interpersonal dalam kegiatan profesional mereka untuk

mengarahkan kliennya. Dalam kehidupan sehari-hari, di kalangan

masyarakat pun juga dapat dengan mudah diperoleh contoh yang

menunjukkan fakta bahwa komunikasi interpersonal dapat dipakai sebagai

pemberian bantuan (konseling) bagi orang lain yang memerlukan.

Menurut Fajar (2009:78-80) tujuan komunikasi interpersonal adalah

sebagai berikut:

1. Mengenali diri sendiri dan orang lain Komunikasi interpersonal memberikan kesempatan untuk memperbincangkan diri sendiri atau membuka diri, melalui komunikasi ini memberikan pelajaran bagaimana dan sejauh mana untuk membuka diri pada orang lain.

2. Mengetahui dunia luar Komunikasi interpersonal memungkinkan untuk memahami lingkungan secara baik yakni tentang objek dan kejadian-kejadian orang lain. Informasi yang diperoleh sebagian besar berasal dari interaksi interpersonal.

3. Menciptakan dan memelihara hubungan menjadi bermakna Manusia diciptakan sebagai makhluk individu sekaligus makhluk sosial. Dalam kehidupan sehari-hari, orang ingin menciptakan dan memelihara hubungan dekat dengan orang lain. Dengan melakukan hubungan

komunikasi interpersonal dapat menciptakan dan memelihara hubungan sosial dengan orang lain.

4. Mengubah sikap dan perilaku Dalam komunikasi interpersonal sering mengubah sikap dan perilaku orang. Tanpa disadari melalui komunikasi interpersonal tersebut dapat mempersuasi orang lain.

5. Bermain dan mencari hiburan Bermain mencakup semua kegiatan untuk memperoleh kesenangan. Seringkali tujuan ini dianggap tidak penting, tetapi sebenarnya komunikasi yang demikian perlu dilakukan, karena dapat memberi suasana lepas.

6. Membantu Psikiater, psikolog klinik dan ahli terapi adalah contoh profesi yang

mempunyai fungsi menolong orang lain. Tugas-tugas tersebut sebagian besar dilakukan melalui komunikasi interpersonal.

Dari tujuan komunikasi diatas dapat disimpulkan secara sederhana

bahwa tujuan komunikasi intepersonal adalah untuk dapat mendekatkan diri

dengan orang lain sehingga nantinya akan mendapatkan lebih banyak lagi

berbagai informasi baru yang diperlukan serta dapat membantu dalam

pemecahan suatu masalah. Disamping itu dengan komunikasi interpersonal

yang lebih menekankan terhadap perasaan maka akan menciptakan suatu

hubungan yang harmonis.

E. Asas-asas Komunikasi Interpersonal

Komunikasi interpersonal melibatkan sekurang-kurangnya dua

orang, satu orang berperan sebagai pengirim informasi, dan seorang lainnya

sebagai penerima. Secara teoritis, kelancaran komunikasi ditentukan oleh

peran kedua orang tersebut dalam memformulasikan dan memahami pesan.

Berikut ini dikemukakan lima asas komunikasi interpersonal menurut Suranto

Aw (2011:13-14). Kiranya asas-asas komunikasi interpersonal dapat menjadi

bahan pertimbangan ketika sesorang akan melancarkan suatu proses

komunikasi interpersonal.

1. Komunikasi berlangsung antara pikiran seseorang dengan pikiran orang

lain.

Komunikasi interpersonal melibatkan sekurang-kurangnya dua

orang. Agar komunikasi dapat berjalan efektif, maka diantara orang-orang

yang terlibat komunikasi tersebut memiliki pengalaman bersama dalam

memahami pesan. Apabila isi pesan dipahami berbeda maka akan

menimbulkan miss communication. Perbedaan pemaknaan dapat

disebabkan oleh banyak faktor, antara lain latar belakang pengetahuan

bahasa, asal daerah yang berbeda, serta pengalaman yang berbeda.

2. Orang hanya bisa mengerti sesuatu hal dengan menghubungkannya

dengan suatu hal lain yang telah dimengerti.

Artinya ketika memahami suatu informasi, seseorang akan

menghubungkannya dengan pengalaman dan pengetahuan yang sudah

dimengerti. Seseorang akan memahami pesan yang disampaikan

komunikator apabila pengetahuan serta pengalaman yang dimiliki

sepadan dengan yang dimiliki komunikator. Misalnya ketika mendengar

bunyi kentongan, asosiasi dapat berbeda-beda. Bagi sekelompok orang

bunyi kentongan dimaknai sebagai adanya orang yang sedang bertugas

ronda yaitu menjaga keamanan lingkungan, namun bagi kelompok orang

lain dapat dimaknai berbeda-beda: pedagang mie ayam, petani menghalau

burung yang menyerang tanaman padi, dan sebagainya.

3. Setiap orang berkomunikasi tentu mempunyai tujuan.

Komunikasi interpersonal bukanlah keadaan yang pasif, melainkan

suatu action oriented, ialah suatu tindakan yang berorientasi pada tujuan

tertentu. Tujuan komunikasi itu mulai dari sekedar ingin mempunyai atau

sekedar basa-basi untuk menunjukkan adanya perhatian kepada orang

lain, menyampaikan informasi, sekedar untuk menjaga hubungan, sampai

kepada keinginan mengubah sikap dan perilaku orang lain.

4. Orang yang telah melakukan komunikasi mempunyai suatu kewajiban

untuk meyakinkan dirinya bahwa ia memahami makna pesan yang akan

disampaikan itu.

Sebelum pesan diinformasikan kepada orang lain seorang

komunikator harus terlebih dahulu meyakini bahwa makna pesan yang

akan disampaikan sudah sesuai dengan yang diinginkan. Kewajiban untuk

meyakini pemahaman makna pesan, terkait dengan upaya agar

komunikasi berjalan efektif. Agar tidak terjadi kekeliruan pemaknaan

pesan pada diri sumber dan penerima pesan.

5. Orang yang tidak memahami makna informasi yang diterima, memiliki

kewajiban untuk meminta penjelasan agar tidak terjadi bias komunikasi.

Untuk menghindari kemungkinan terjadinya mis-komunikasi,

diperlukan kesediaan masing-masing pihak yang berkomunikasi untuk

meminta klarifikasi sekiranya tidak memahami arti pesan yang

diterimanya. Dalam hal ini komunikator harus pandai menyampaikan

pesan dimana menggunakan bahasa yang mudah dimengerti sehingga

tidak terjadi kesalahan atau perbedaan persepsi antara komunikator

dengan komunikan.

Menurut Badri M. Sukoco (2007:51) juga memaparkan asas

komunikasi, yaitu:

1. Komunikasi berlangsung antara pikiran seseorang dengan pikiran orang lain.

2. Orang hanya bisa memahami tentang suatu hal jika menghubungkannya dengan hal lain yang telah dimengerti

3. Orang yang melakukan komunikasi mempunyai suatu kewajiban untuk membuat dirinya dimengerti

4. Orang yang tidak paham dalam menerima pesan mempunyai suatu kewajiban untuk meminta penjelasan.

Dari uraian asas-asas komunikasi intepersonal diatas dapat

disimpulkan bahwa setiap menjalin komunikasi pasti ada tujuan atau sasaran

yang hendak dicapai sehingga apabila dari pihak komunikan kurang

memahami isi pesan yang disampikan oleh komunikator diharapkan dapat

meminta penjelasan sehingga komunikasi dapat berjalan dengan lancar, apa

yang dipikirkan komunikator dapat diterima oleh komunikan serta

meminimalisir terjadinya miss communication.

F. Ciri-ciri Komunikasi Interpersonal

Menurut Suranto Aw (2011:14-16), komunikasi interpersonal

merupakan jenis komunikasi yang frekuensi terjadinya cukup tinggi dalam

kehidupan sehari-hari. Apabila diamati dan dikomparasikan dengan jenis

komunikasi lainnya, maka dapat dikemukakan beberapa ciri-ciri komunikasi

interpersonal yaitu:

1. Arus pesan dua arah

Komunikasi interpersonal menempatkan sumber pesan dan

penerima dalam posisi yang sejajar, sehingga memicu terjadinya pola

penyebaran pesan mengikuti arus dua arah, artinya komunikator dan

komunikan dapat berganti peran secara cepat.

2. Suasana nonformal

Komunikasi interpersonal biasanya berlangsung dalam suasana

nonformal, relevan dengan suasana nonformal tersebut, pesan yang

dikomunikasikan biasanya bersifat lisan, bukan tertulis. Di samping itu,

forum komunikasi yang dipilih biasanya juga cenderung bersifat

nonformal, seperti percakapan intim dan lobi, bukan forum formal seperti

rapat.

3. Umpan balik segera

Komunikasi interpersonal biasanya mempertemukan para pelaku

komunikasi secara bertatap muka, maka umpan balik dapat diketahui

dengan segera. Seorang komunikator dapat segera memperoleh balikan

atas pesan yang disampaikan dari komunikan, baik secara verbal maupun

nonverbal.

4. Peserta komunikasi berada dalam jarak yang dekat

Komunikasi interpersonal merupakan metode komunikasi

antarindividu yang menuntut agar peserta komunikasi berada dalam jarak

dekat, baik jarak dalam arti fisik maupun psikologis. Jarak yang dekat

dalam arti fisik, artinya para pelaku saling bertatap muka, berada pada

satu lokasi tempat tertentu. Sedangkan jarak yang dekat secara psikologis

menunjukkan keintiman hubungan antarindividu.

5. Peserta komunikasi mengirim dan menerima pesan simultan dan spontan,

baik secara verbal maupun nonverbal.

Untuk meningkatkan keefektifan komunikasi interpersonal, peserta

komunikasi dapat memberdayakan pemanfaatan kekuatan pesan verbal

maupun nonverbal secara simultan. Peserta komunikasi berupaya saling

meyakinkan, dengan mengoptimalkan penggunaan pesan verbal maupun

nonverbal secara bersamaan, saling mengisi, saling memperkuat sesuai

tujuan komunikasi.

Sementara itu Judy C. Person yang dikutip Suranto Aw (2011:16)

menyebutkan enam karakteristik komunikasi interpersonal, yaitu:

1. Komunikasi interpersonal dimulai dengan diri pribadi (self). Artinya bahwa segala bentuk proses penafsiran pesan maupun penilaian mengenai orang lain, berangkat dari diri sendiri.

2. Komunikasi intepersonal bersifat transaksional maksudnya dalam komunikasi ada komunikator yang memberikan pesan serta komunikan yang berperan menerima dan memberikan tanggapan pada komunikator. Ciri komunikasi seperti ini terlihat dari kenyataan bahwa komunikasi interpersonal bersifat dinamis atau berubah ubah dimana komunikator dapat berperan sebagai komunikan dan komunikan dapat berperan sebagai komunikator, merupakan pertukaran pesan secara timbal balik dan berkelanjutan.

3. Komunikasi interpersonal menyangkut aspek isi pesan dan hubungan antarpribadi. Maksudnya bahwa efektivitas komunikasi interpersonal tidak hanya ditentukan oleh kualitas pesan, melainkan juga ditentukan kadar hubungan antarindividu.

4. Komunikasi interpersonal mensyaratkan adanya kedekatan fisik antara pihak-pihak yang berkomunikasi. Dengan kata lain, komunikasi interpersonal akan lebih efektif manakala antara pihak-pihak yang berkomunikasi itu saling bertatap muka.

5. Komunikasi interpersonal menempatkan kedua belah pihak yang berkomunikasi saling tergantung satu dengan lainnya (interdependensi). Hal ini mengindikasikan bahwa komunikasi interpersonal melibatkan ranah emosi, sehingga terdapat saling ketergantungan emosional antara pihak-pihak yang berkomunikasi.

6. Komunikasi interpersonal tidak dapat diubah maupun diulang. Artinya ketika seseorang sudah terlanjur mengucapkan sesuatu kepada orang lain maka ucapan itu sudah tidak dapat diubah atau diulang, karena sudah terlanjur diterima oleh komunikan.

Sedangkan menurut Agus M. Hardjana (2003:86-90) ciri-ciri

komunikasi antarpribadi sebagai berikut:

1. Komunikasi interpersonal adalah verbal dan nonverbal 2. Komunikasi interpersonal mencakup perilaku tertentu 3. Komunikasi interpersonal adalah komunikasi yang berproses

pengembangan 4. Komunikasi interpersonal mengandung umpan balik, interaksi, dan

koherensi 5. Komunikasi interpersonal berjalan menurut peraturan tertentu 6. Komunikasi interpersonal adalah kegiatan aktif 7. Komunikasi interpersonal saling mengubah

Dari beberapa pendapat yang dikemukakan mengenai ciri-ciri

komunikasi interpersonal, maka dapat disimpulkan bahwa komunikasi

interpersonal berlangsung secara dua arah antara komunikator dan

komunikan, situasi ketika berlangsung komunikasi tidak formal dimana

pembicaraan dapat lebih akrab, serta komunikasi dilakukan dalam jarak yang

dekat sehingga memudahkan komunikator dalam menerima tanggapan atau

umpan balik dari komunikan terhadap pesan yang disampaikan secara cepat.

G. Komponen-komponen Komunikasi Interpersonal

Secara sederhana dapat dikemukakan suatu asumsi bahwa proses

komunikasi interpersonal akan terjadi apabila ada pengirim menyampaikan

informasi berupa lambang verbal maupun nonverbal kepada penerima dengan

menggunakan medium suara manusia (human voice), maupun dengan media

tulisan. Oleh karena itu Suranto Aw (2011:7-9) mengklasifikasikan 9

komponen dalam komunikasi interpersonal yaitu:

1. Sumber/komunikator

Merupakan orang yang mempunyai kebutuhan untuk

berkomunikasi, yakni keinginan untuk membagi keadaan internal sendiri,

baik yang bersifat emosional maupun informasional dengan orang lain.

Dalam konteks komunikasi intepersonal komunikator adalah individu yang

menciptakan, memformulasikan, dan menyampaikan pesan.

2. Encoding

Encoding adalah suatu aktifitas internal pada komunikator dalam

menciptakan pesan melalui pemilihan simbol-simbol verbal dan nonverbal,

yang disusun berdasarkan aturan-aturan tata bahasa, serta disesuaikan

dengan karakteristik komunikan. Encoding merupakan tindakan

memformulasikan isi pikiran ke dalam simbol-simbol, kata-kata, dan

sebagainya sehingga komunikator merasa yakin dengan pesan yang

disusun dan cara penyampaiannya.

3. Pesan

Pesan merupakan hasil encoding, pesan adalah seperangkat simbol-

simbol baik verbal maupun non verbal, atau gabungan keduanya, yang

mewakili keadaan khusus komunikator untuk disampaikan kepada pihak

lain. Pesan itulah yang disampaikan oleh komunikator untuk diterima dan

diinterpretasi oleh komunikan.

4. Saluran

Saluran merupakan fisik penyampaian pesan dari sumber ke

penerima atau yang menghubungkan orang ke orang lain secara umum.

Dalam komunikasi interpersonal, penggunaan saluran atau media semata-

mata karena situasi dan kondisi tidak memungkinkan dilakukan

komunikasi secara bertatap muka.

5. Penerima/komunikan

Penerima/komunikan adalah seseorang yang menerima,

memahami, dan menginterpretasi pesan. Dalam proses komunikasi

interpersonal, penerima bersifat aktif, selain menerima pesan melakukan

pula proses interpretasi dan memberikan umpan balik.

6. Decoding

Decoding merupakan kegiatan internal dalam diri penerima.

Melalui indera, penerima mendapatkan macam-macam data dalam bentuk

“mentah”, berupa kata-kata dan simbol-simbol yang harus diubah kedalam

pengalaman-pengalaman yang mengandung makna.

7. Respon

Respon yaitu apa yang telah diputuskan oleh penerima untuk

dijadikan sebagai sebuah tanggapan terhadap pesan. Respon dapat bersifat

positif, netral maupun negatif.

8. Gangguan (noise)

Gangguan atau noise atau barier beraneka ragam, untuk itu harus

didefinisikan dan dianalisis. Noise dapat terjadi di dalam komponen-

komponen manapun dari sistem komunikasi. Noise merupakan apa saja

yang mengganggu atau membuat kacau penyampaian dan penerimaan

pesan, termasuk yang bersifat fisik dan psikis.

9. Konteks komunikasi

Komunikasi selalu terjadi dalam suatu konteks tertentu, paling

tidak ada tiga dimensi yaitu ruang, waktu, dan nilai. Agar komunikasi

interpersonal dapat berjalan secara efektif, maka masalah konteks

komunikasi ini kiranya perlu menjadi perhatian.

Menurut Agus M. Hardjana (2003:12) Unsur-unsur komunikasi

interpersonal yaitu:

1. Pengirim (sender) Pengirim menjadi asal atau sumber pesan serta orang yang masuk ke dalam hubungan interpersonal dengan orang lain.

2. Encoding Secara harfiah encoding berarti memasukkan ke dalam kode. Dengan encoding, pengirim memasukkan atau mengungkapkan pesannya ke dalam kode atau lambang dalam bentuk kata-kata atau nonkata.

3. Pesan yang dikomunikasikan Pesan yang dikomunikasikan adalah pesan yang berarti dan informatif. Pesan disampaikan untuk menghibur, memberi informasi, meyakinkan atau mengajak untuk berbuat sesuatu.

4. Saluran komunikasi Pesan dapat disampaikan melalui saluran (channel) atau media. Pengirim dapat memilih media lisan (oral), tertulis (written), atau elektronik (electronik).

5. Gangguan Komunikasi Gangguan adalah segala sesuatu yang menghambat atau mengurangi kemampuan untuk mengirim dan menerima pesan.

6. Situasi komunikasi Komunikasi terjadi pada situasi: tempat, waktu, cuaca, iklim, dan keadaan alam serta psikologis tertentu. Situasi dapat mempengaruhi jalannya komunikasi dan hasilnya.

7. Pihak yang menerima (receiver) Pihak yang menerima pesan adalah rekan (partner) dalam komunikasi. Pihak yang menerima pesan disebut penerima (receiver). Penerima menerima pesan melalui indranya terutama telinga dan mata.

8. Umpan balik dan dampak Umpan balik (feedback) adalah tanggapan penerima terhadap pesan yang diterima dari pengirim. Umpan balik dapat berupa tanggapan verbal atau nonverbal.

Dari uraian diatas dapat disimpulkan bahwa semua komponen

komunikasi interpersonal yaitu dari komunikator, encoding, pesan, saluran,

penerima, decoding, respon, gangguan, konteks komunikasi pasti ada dalam

proses komunikasi interpersonal. Semua itu telah melekat pada hubungan

komunikasi karena apabila ada komponen yang hilang pasti akan

menimbulkan ketidak lancaran dalam komunikasi interpersonal.

Komponen-komponen komunikasi interpersonal tersebut digambarkan

dalam suatu bagan atau model, maka akan menunjukkan sebuah model

komunikasi interpersonal

Gambar 1. Komponen – komponen komunikasi interpersonal menurut Suranto Aw (2011:10)

H. Proses Komunikasi Interpersonal

Proses komunikasi interpersonal ialah langkah-langkah yang

menggambarkan terjadinya kegiatan komunikasi. Menurut Suranto Aw

(2011:10-11) proses komunikasi interpersonal terdiri dari enam langkah

yaitu:

1. Keinginan berkomunikasi Seorang komunikator mempunyai keinginan untuk berbagi gagasan dengan orang lain.

2. Encoding oleh komunikator Encoding merupakan tindakan memformulasikan isi pikiran atau gagasan ke dalam simbol-simbol, kata-kata, dan sebagainya sehingga komunikator merasa yakin dengan pesan yang disusun dan cara penyampaiannya.

Saluran

SUMBER ENCODI

NG

PESAN DECODI

NG

PENERI

MA

NOISE

Saluran

R

E

S

P

O

N

K

O

N

T

E

K

S

K

O

N

T

E

K

S

R

E

S

P

O

N

PENERI

MA

DECODI

NG

PESAN ENCODI

NG

SUMBER

3. Pengiriman pesan Untuk mengirim pesan kepada orang yang dikehendaki, komunikator memilih saluran komunikasi seperti telepon, SMS, e-mail, surat, ataupun secara tatap muka.

4. Penerimaan pesan Pesan yang dikirim oleh komunikator telah diterima oleh komunikan.

5. Decoding oleh komunikan Decoding merupakan kegiatan internal dalam diri penerima. Komunikan menterjemahkan pesan yang diterima dari komunikator dengan benar, memberi arti yang sama pada simbol-simbol sebagaimana yang diharapkan oleh komunikator.

6. Umpan balik Setelah menerima pesan dan memahaminya, komunikan memberikan respon atau umpan balik. Dengan umpan balik ini, komunikator dapat mengevaluasi efektivitas komunikasi. Umpan balik biasanya merupakan awal dimulainya suatu siklus proses komunikasi baru, sehingga proses komunikasi berlangsung secara berkelanjutan.

Proses Komunikasi interpersonal dapat digambarkan sebagai berikut:

P

Gambar 2. Proses Komunikasi Interpersonal

Langkah 1

Keinginan

Berkomunikasi

Langkah 6

Umpan

Balik

Langkah 2

Encoding oleh

Komunikator

Langkah 3

Pengiriman

Pesan

Langkah 4

Penerimaan

Pesan

Langkah 5

Decoding oleh

Komunikan

Gambar diatas menunjukkan bahwa proses komunikasi interpersonal

berlangsung sebagai sebuah siklus. Proses komunikasi berlangsung secara

timbal balik, sehingga komunikator dan komunikan dapat saling berbagi

peran.

Menurut Shirles Taylor yang dikutip oleh Suranto Aw (2003:12)

bahwa “Proses Komunikasi dalam interpersonal dimulai oleh seorang sender

(pengirim) mengkonsep pesan yang ingin disampaikan kepada recipient

(penerima). Prosesnya dikategorikan sebagai siklus karena aktivitas

pengiriman dan penerimaan pesan berlangsung secara timbal balik dan

berkelanjutan.”

SENDER RECIPIENT

Gambar 3. Siklus Proses Komunikasi Interpersonal

1

Conceive the

message

2

Encode the

message

6

Feedback

3

Select appropriate

channel

5

Interpret the

message

4

Decode the

message

Menurut A. Supratiknya (1995:31) proses komunikasi antara dua

orang yaitu sebagai berikut:

1. Maksud-maksud, gagasan-gagasan dan perasaan-perasaan yang ada dalam diri pengirim serta bentuk tingkah laku yang dipilihnya.

2. Proses kodifikasi pesan oleh pengirim. Pengirim mengubah gagasan, perasaan dan maksdu-maksud dalam bentuk pesan.

3. Proses pengiriman pesan kepada penerima. 4. Adanya saluran atau media, melalui pesan dikirimkan. 5. Proses dekodifikasi pesan oleh penerima. Penerima menginterpretasikan

atau menafsirkan makna pesan. 6. Tanggapan batin oleh penerima terhadap hasil interpretasinya tentang

makna pesan yang ditangkap. 7. Kemungkinan adanya hambatan (noise) tertentu.

Dari beberapa pendapat diatas dapat disimpulkan bahwa dalam proses

komunikasi interpersonal ini komunikator berperan dalam kegiatan

mengkonsep maksud, gagasan serta perasaan menjadi sebuah pesan.

Kemudian pesan tersebut dikirim kepada komunikan melalui sebuah media

atau saluran. Pesan yang telah diterima oleh komunikan kemudian

diterjemahkan maksud dan isinya sehingga komunikan dapat memberikan

tanggapan atau umpan balik dari pesan tersebut kepada komunikator.

I. Etika Komunikasi Interpersonal

Beberapa norma etika komunikasi interpersonal menurut Suranto Aw

(2011:138) yaitu:

1. Waktu berbicara hendaklah bersikap tenang, diperbolehkan untuk sekali-kali menegaskan pembicaraan dengan gerakan tangan secara halus dan sopan.

2. Jangan membicarakan sesuatu yang ingin dilupakan orang lain, kembangkan tema pembicaraan.

3. Jangan mempergunjingkan orang lain. Tindakan menggunjingkan orang lain tidaklah baik, karena biasanya membahas mengenai kejelekan dan sisi negatif orang lain.

4. Jangan memborong seluruh pembicaraan. Membiasakan untuk mendengarkan orang lain, jangan memotong pembicaraan orang lain.

5. Waktu berbicara hendaknya mengambil jarak yang sesuai dengan orang yang diajak bicara.

6. Ketika berbicara, suara hendaknya disesuaikan jangan terlalu keras.

Menurut Agus M. Hardjana (2003:102-103) etika komunikasi

interpersonal yaitu sebagai berikut:

1. Jangan berbicara terlalu banyak tentang diri sendiri. Hal itu membuat seseorang akan terkesan sombong dan menyebabkan percakapan akan membosankan.

2. Jangan memonopoli percakapan dan berlatih kesempan kepada rekan bicara untuk berbicara secara leluasa.

3. Gunakan bahasa yang sopan tetapi efektif. 4. Mendengarkan ketika rekan berbicara untuk memahami isi dan perasaan

yang terkandung dalam percakapan. 5. Dalam percakapan hendaknya memperhatikan situasi dan keadaan rekan

bicara. 6. Jangan bersikap kaku karena memberi kesan keras kepala dan menggurui.

Dari beberapa pendapat diatas mengenai etika komunikasi

interpersonal dapat disimpulkan bahwa dalam berkomunikasi menggunakan

bahasa yang sopan, tidak mempergunjingkan keburukan orang lain, agar

komunikasi dapat berjalan menarik dan tidak membosankan jangan bersikap

kaku atau menonopoli percakapan. Memberikan rekan bicara untuk

menyampaikan perasaannya serta harus memperhatikan nada suara ketika

sedang berkomunikasi.

J. Faktor Penghambat dan Pendukung Komunikasi Interpersonal

1. Faktor penghambat komunikasi interpersonal

Menurut Suranto Aw (2011:86-87) faktor-faktor yang menghambat

efektivitas komunikasi interpersonal yaitu:

a. Kredibilitas komunikator rendah

Komunikator yang tidak berwibawa dihadapan komunikan,

menyebabkan berkurangnya perhatian komunikan terhadap

komunikator.

b. Kurangnya memahami latar belakang sosial dan budaya.

Nilai-nilai sosial budaya yang berlaku di suatu komunitas atau

masyarakat harus diperhatikan, sehingga komunikator dapat

menyampaikan pesan dengan baik.

c. Kurang memahami karakteristik komunikan

Karakteristik komunikan meliputi tingkat pendidikan, usia, jenis

kelamin, perlu dipahami oleh komunikator. Apabila komunikan

kurang memahami pesan yang disampaikan komunikator dapat

menghambat komunikasi karena terjadi kesalah pahaman.

d. Prasangka buruk

Prasangka negatif antara pihak-pihak yang terlibat komunikasi harus

dihindari, karena dapat menimbulkan pelokan terhadap pesan yang

disampaikan.

e. Verbalistis

Komunikasi yang hanya berupa penjelasan verbal berupa kata-kata

saja akan membosankan dan mengaburkan komunikan dalam

memahami makna pesan.

f. Komunikasi satu arah

Komunikasi yang dimonopoli oleh komunikator saja sehingga

komunikan tidak mendapatkan kesempatan untuk meminta penjelasan

terhadap hal-hal yang belum dimengerti.

g. Tidak digunakan media yang tepat

Pilihan penggunaan media yang tidak tepat menyebabkan pesan yang

disampaikan sulit untuk dipahami oleh komunikan.

h. Perbedaan bahasa

Perbedaan bahasa menyebabkan terjadinya perbedaan penafsiran

terhadap simbol-simbol tertentu/ makna pesan yang diterima.

i. Perbedaan persepsi

Perbedaan latar belakang sosial budaya, seringkali mengakibatkan

perbedaan persepsi/pandangan.

Menurut Titiek Triwidodo dan Djoko Kristanto (2004:106-108) faktor

penghambat komunikasi dibedakan atas tujuh macam gangguan yaitu:

a. Gangguan teknis Gangguan teknis ini terjadi pada sarana komunikasi, gangguan sarana dapat terjadi pada komunikator, komunikan ataupun kedua-duanya. Misalnya, suasana yang gaduh saat seseorang sedang berbicara.

b. Gangguan sematik Gangguan sematik merupakan gangguan komunikasi akibat kesalahan bahasa yang digunakan. Perbedaan bahasa antara komunikator dengan komunikan.

c. Gangguan psikologis Gangguan psikologis merupakan gangguan yang dialami karena keadaan di dalam diri baik komunikator maupun komunikan. Sebagai contoh, adanya prasangka terhadap komunikator.

d. Gangguan fisik Gangguan fisik adalah rintangan yang disebabkan oleh kondisi geografis dan kondisi pelaku komunikasi. Misalnya, jauhnya jarak antara komunikator dengan komunikan.

e. Gangguan status Gangguan status adalah gangguan yang disebabkan oleh perbedaan status antara komunikator dengan komunikan. Misalnya, perbedaan status pimpinan dengan bawahan.

f. Gangguan kerangka berfikir Gangguan kerangka berfikir adalah gangguan yang berasal dari perbedaan tanggapan antara komunikator dengan komunikan. Gangguan ini biasanya berasal dari perbedaan cara berfikir, kematangan pengalaman, dan latar belakang pendidikan.

g. Gangguan budaya Gangguan budaya adalah gangguan akibat perbedaan budaya antara komunikator dengan komunikan. Gangguan ini berupa perbedaan norma, kebiasaan, adat istiadat, dan nilai-nilai yang diyakini.

Dari beberapa pendapat diatas, dapat penulis simpulkan bahwa faktor

penghambat komunikasi interpersonal tidak hanya terletak pada kurangnya

kemampuan komunikator dalam menyampaikan pesan atau keterbatasan

komunikan dalam menerima serta mengartikan pesan yang disampaikan oleh

komunikator. Akan tetapi masih banyak hal yang dapat menghambat seperti

perbedaan bahasa, kurangnya pemahaman mengenai latar belakang sosial dan

budaya masing-masing pihak, serta penggunaan sarana/ media komunikasi

yang tidak sesuai juga dapat menghambat kelancaran dalam komunikasi

interpersonal.

2. Faktor pendukung komunikasi interpersonal

Menurut Suranto Aw (2011:84-86) faktor pendukung komunikasi

interpersonal dibedakan menjadi 3 yaitu

a. Faktor pendukung dilihat dari sudut komunikator

1. Kredibilitas ialah kewibawaan seorang komunikator dihadapan

komunikan.

2. Daya tarik ialah daya tarik fisik maupun nonfisik, adanya daya

tarik ini akan mengundang simpati penerima pesan komunikasi.

3. Kemampuan intelektual, ialan tingkat kecakapan, kecerdasan dan

keahlian seorang komunikator.

4. Integritas atau keterpaduan sikap dan perilaku dalam aktivitas

sehari-hari.

5. Keterpercayaan, kalau komunikator dipercaya oleh komunikan

maka akan lebih mudah menyampaikan pesan dan mempengaruhi

orang lain.

6. Kepekaan sosial yaitu suatu kemampuan komunikator untuk

memahami situasi dilingkungan hidupnya.

7. Kematangan tingkat emosional, ialah kemampuan komunikator

untuk mengendalikan emosinya.

8. Berorientasi pada kondisi psikologis komunikan, artinya

seseorang komunikator perlu memahami kondisi psikologis orang

yang diajak bicara.

9. Komunikator harus bersikap supel, ramah, dan tegas.

b. Faktor pendukung dilihat dari sudut pandang komunikan

1. Komunikan yang cakap akan mudah menerima dan mencerna

materi yang diberikan komunikator.

2. Komunikan yang mempunyai pengetahuan yang luas akan cepat

menerima informasi yang diberikan komunikator.

3. Komunikan harus be4rsikap ramah, supel, dan pandai bergaul agar

tercipta proses komunikasi yang lancar.

4. Komunikan harus memahami dengan siapa berbicara.

5. Komunikan bersikap bersahabat dengan komunikator.

c. Faktor pendukung dilihat dari sudut pesan

1. Pesan dirancang dan disampaikan sedemikian rupa sehingga

menumbuhkan perhatian komunikan.

2. Lambang-lambang yang digunakan harus dipahami oleh kedua

belah pihak.

3. Pesan-pesan disampaikan secara jelas dan sesuai kondisi.

4. Pesan tidak menimbulkan penafsiran yang berlainan.

5. Menyediakan informasi yang dapat membantu komunikan.

Menurut Agus M. Hardjana (2003:91-94) faktor pendukung

keberhasilan komunikasi interpersonal antara lain:

a. Kecakapan sosial Kecakapan ini membantu pihak-pihak yang berkomunikasi mengerti bagaimana cara mencapai tujuan personal dan relasional dalam komunikasi dengan orang lain. Kecakapan ini meliputi: 1. Empati (emphaty), kecakapan untuk memahami perngertian dan

perasaan orang lain.

2. Perspektif sosial (social perspective), kecakapan melihat kemungkinan-kemungkinan perilaku yang dapat diambil orang yang berkomunikasi.

3. Kepekaan (sensitivity) terhadap peraturan atau standar yang berlaku dalam komunikasi interpersonal.

4. Pengetahuan akan situasi pada waktu berkomunikasi. 5. Memonitor diri (self-monitoring), kecakapan memonitor diri

membantu menjaga ketepatan perilaku dan jeli memperhatikan pengungkapan diri orang yang berkomunikasi.

b. Kecakapan behavioral Kecakapan behavioral adalah kecakapan pada tingkat perilaku. Kecakapan behavioral meliputi: 1. Keterlibatan interaktif (interactive involvement), kecakapan yang

menentukan tingkat keikutsertaan dan partisipasi dalam komunikasi. Sikap yang harus dimiliki pada kecakapan ini yaitu sikap tanggap, sikapt perseptif, dan sikap penuh perhatian.

2. Manajemen interaksi (interaction management), kecakapan yang membantu untuk mengambil tindakan-tindakan yang berguna untuk mencapai tujuan komunikasi.

3. Keluwesan perilaku (behavioral flexibility), membantu untuk melaksanakn berbagai kemungkinan perilaku yang diambail untuk mencapai tujuan komunikasi.

4. Mendengarkan (listening), mendengarkan tidak hanya isi pesan, tetapi perasaan yang menyertainya.

5. Gaya sosial (social style), membantu untuk berperilaku menarik, dapat diterima oleh yang yang menjalin komunikasi.

6. Kecemasan komunikasi (communication anxiety), kecakapan ini membantu mengatasi rasa takut, bingung, yang muncul dalam ketika berkomunikasi.

Dari beberapa pendapat diatas, dapat penulis simpulkan bahwa

keberhasilan suatu komunikasi sangat terpengaruh dari kemampuan seorang

komunikator dalam menyampaikan pesan serta kemampuan komunikator

dalam melihat situasi serta kondisi komunikan. Komunikan juga harus

mempunyai pengetahuan yang luas sehingga dapat mengartikan pesan yang

disampaikan oleh komunikator. Masing-masing pihak yang terlibat

komunikasi juga harus mempunyai kecakapan sosial serta kecakapan

behavioral. Dan yang tidak kalah penting adalah pesan yang disampaikan

harus jelas, mudah dimengerti dan tidak menimbulkan salam penafsiran.

K. Komunikasi Interpersonal yang Efektif bagi Sekretaris

Komunikasi interpersonal dikatakan efektif apabila memenuhi tiga

persyaratan utama, yaitu (1) pesan yang dapat diterima dan dipahami oleh

komunikan sebagaimana dimaksud oleh komunikator; (2) ditindak lanjuti

dengan perbuatan secara suka rela, (3) meningkatkan kualitas hubungan antar

pribadi.

Menurut Suranto Aw (2011:80-82) lima hukum komunikasi efektif

yaitu:

1. Respect Respect adalah sikap menghargai setiap individu yang menjadi sasaran pesan yang kita sampaikan.

2. Emphaty Emphaty (empati) adalah kemampuan untuk menempatkan diri pada situasi atau kondisi yang dihadapi oleh orang lain.

3. Audible Makna audible antara lain: dapat didengarkan atau dimengerti dengan baik, maka audible berarti pesan yang disampaikan dapat diterima oleh penerima pesan.

4. Clarity Clarity berarti kejelasan dari pesan itu sendiri sehingga tidak menimbulkan multi interpretasi atau berbagai penafsiran yang berlainan.

5. Humble Humble yang berarti rendah hati, sikap ini merupakan unsur yang terkait dengan hukum yang pertama untuk membangun rasa menghargai orang lain, biasanya didasari oleh sikap rendah hati yang dimiliki.

Menurut Devito (1997:259-264) yang dikutip oleh Suranto Aw bahwa

efektifitas komunikasi interpersonal dimulai dengan lima kualitas umum

yaitu:

1. Keterbukaan (openness) Keterbukaan ialah sikap dapat menerima masukan dari orang lain, serta berkenan menyampaikan informasi penting kepada orang lain.

2. Empati (emphaty) Empati ialah kemampuan untuk merasakan kalau seandainya menjadi orang lain, dapat memahami sesuatu yang sedang dialami orang lain, dapat merasakan apa yang dirasakan orang lain.

3. Sikap mendukung (supportiveness) Masing-masing pihak yang berkomunikasi memiliki komitmen untuk mendukung terselenggaranya interaksi secara terbuka.

4. Sikap positif (positiveness) Pihak-pihak yang terlibat dalam komunikasi interpersonal harus memiliki perasaan dan pikiran positif, bukan prasangka dan curiga.

5. Kesetaraan (equality) Kesetaraan adalah pengakuan bahwa kedua belah pihak memiliki kepentingan, kedua belah pihak sama-sama bernilai dan berharga, dan saling memerlukan. Menurut Agus M. Hardjana (2003:45-46) untuk meningkatkan

efektivitas komunikasi sebagai berikut:

a. Sebagai Pengirim 1. Menggunakan bahasa yang tepat dan menarik serta dapat dimengerti

oleh penerima. 2. Menggunakan empati dengan berusaha menempatkan diri di tempat

penerima. 3. Mempertajam persepsi dengan membayangkan bagaimana pesan akan

diterima, dibaca, ditafsirkan, dan ditanggapi oleh penerima. 4. Mengendalikan bentuk tanggapan dengan menggunakann kode atau

lambang yang tepat dan saluran yang sesuai. 5. Bersedia menerima umpan balik yang positif maupun negatif. 6. Mengembangkan kredibilitas diri sehingga dapat dipercaya karena

kualitas pribadi, mutu hidup, dan keahlian profesional. 7. Mempertahankan hubungan baik dengan penerima.

b. Sebagai Penerima 1. Meningkatkan kemampuan untuk mendengarkan sampai mampu

mendengarkan dengan empatik. 2. Waspada terhadap prasangka, bias dan apriori, dan sikap tidak terbuka. 3. Mengembangkan kecakapan bertanya.

4. Mengembangkan kecakapan menyampaikan umpan balik secara konstruktif.

5. Berusaha berpikir kreatif terhadap pesan yang diterima. 6. Bersikap terbuka, tetapi kritis.

Dari beberapa pendapat dapat penulis simpulkan bahwa dalam

komunikasi interpersonal agar dapat berjalan secara efektif maka dalam

penyampaian pesan harus menggunakan bahasa yang tepat dan menarik.

Bersikap menghargai terhadap lawan bicara, bersikap empati, selain itu

keterbukaan juga adalah faktor yang penting sehingga diantara komunikator

dan komunnikan tidak terdapat hal-hal yang ditutupi sehingga meningkatkan

rasa percaya diantara kedua belah pihak.

Sekretaris sebagai tangan kanan pimpinan yang senantiasa membantu

kelancaran pekerjaan pimpinannya ini juga tidak luput dari hal-hal yang

berhubungan dengan komunikasi, baik secara lisan maupun tertulis. Hal ini

mensyaratkan sebagai sekretaris harus memiliki keterampilan dalam

berkomunikasi sebab dalam melaksankan tugasnya, seorang sekretaris setiap

hari harus berhubungan dengan bermacam-macam orang, antara lain dengan

pimpinan, bawahan, klient maupun orang-orang diluar kantor. Peran

keterampilan berkomunikasi ini akan tampak jelas saat seorang sekretaris

harus melakukan hubungan komunikasi di dalam mendukung kelancaran

tugas sehari-hari, seorang sekretaris senantiasa dituntut untuk terampil

melakukan komunikasi yang efektif.

Salah satu jenis komunikasi yang diharapkan dapat meningkatkan

citra positif baik sekretaris maupun perusahaan karena sifatnya yang lebih

personal yaitu komunikasi interpersonal. Banyak hal-hal positif yang dapat

diperoleh oleh sekretaris apabila memiliki keterampilan dalam berkomunikasi

interpersonal ini yaitu

1. Membangun hubungan yang lebih personal sehingga dapat lebih

mendalami kepribadian dari lawan bicara dan mengerti apa yang

diinginkan karena komunikasi interpersonal lebih menekankan pada

perasaan dengan pihak-pihak yang menjalin komunikasi, seperti pimpinan,

bawahan, klien ataupun orang-orang luar kantor.

2. Banyak pengetahuan serta pengalaman-pengalaman baru yang diperoleh

dari proses komunikasi interpersonal sehingga meningkatkan intelektual

sekretaris yang dapat bermanfaat pada pekerjaannya.

3. Dengan komunikasi interpersonal seorang sekretaris dapat menganggap

penting dan lebih menghargai terhadap pesan yang disampaikan sehingga

lawan bicara akan merasa dihormati dan dihargai yang dapat

meningkatkan kualitas hubungan.

4. Komunikasi interpersonal yang menjalin hubungan komunikasi ke arah

yang lebih personal antar pribadi membuat sekretaris mudah bergaul dan

bersosialisasi serta diterima oleh semua pihak baik pimpinan, bawahan,

maupun klien.

5. Dapat merasakan apa yang dirasakan oleh orang lain dan berfikir seperti

mereka akan sangat berguna, sekretaris akan mendapatkan penilaian baik

karena dianggap cekatan dan peka terhadap situasi dan kondisi yang ada.

6. Dengan kejelasan informasi yang diberikan oleh sekretaris akan

memudahkan lawan bicara dalam menangkap informasi yang diberikan.

Dan tanpa adanya hal yang ditutup-tutupi oleh sekretaris mengenai

informasi yang diinginkan akan menciptakan kepercayaan baik terhadap

sekretaris maupun perusahaan tersebut.

7. Dengan penyampaian pesan yang mudah dipahami, jelas serta kepercayaan

yang telah diperoleh oleh pihak lain akan memudahkan sekretaris dalam

meyakinkan lawan bicara bahwa ide atau pesan yang disampaikan

memang sangat penting untuk diperhatikan.

BAB III

METODE PENGKAJIAN

A. Metode Pendekatan

Dalam pembahasan masalah yang dikaji dalam Tugas Akhir ini,

penulis membutuhkan data atau informasi yang lengkap, jelas, dan akurat.

Oleh karena itu penulis mengumpulkan data dengan menggunakan

pendekatan deduktif yaitu penarikan berbagai macam leteratur yang bersifat

khusus dan dituangkan ke dalam sebuah kesimpulan yang bersifat umum.

Pendekatan ini dilakukan dengan cara mengkaji secara mendalam bahan-

bahan pustaka dan pendapat para ahli yang begitu banyak yang terkait satu

sama lain, selanjutnya ditarik kesimpulan sesuai dengan permasalahan yang

ada.

B. Metode Pemecahan Masalah

Untuk memecahkan masalah-masalah yang dihadapi, langkah-langkah

yang harus ditempuh dalam melakukan pengkajian masalah, antara lain:

1. Studi Pustaka

Mengumpulkan sumber-sumber pustaka yang sesuai dengan

permasalahan yang dibahas seperti dari berbagai buku yang berkaitan

dengan komunikasi interpersonal serta dari internet. Adapun

permasalahan yang akan ditulis dalam tugas akhir adalah mengenai

pentingnnya komunikasi interpersonal bagi sekretaris, proses komunikasi

interpersonal, etika komunikasi interpersonal, cara menciptakan

komunikasi interpersonal yang efektif, serta faktor penghambat dan

pendukung dalam komunikasi interpersonal.

2. Mengumpulkan Bahan

Dalam langkah ini penulis mengumpulkan berbagai bahan yang terdapat

dalam buku-buku referensi, juga terdapat beberapa materi yang penulis

ambil dari materi perkuliahan yang diberikan oleh dosen pengajar

dibangku kuliah.

3. Menarik Kesimpulan

Setelah mengumpulkan semua bahan-bahan, data-data yang ada,

kemudian penulis menarik kesimpulan dari permasalahn yang telah

dibahas untuk kemudian disusun dan dituangkan ke dalam Tugas Akhir

ini.

BAB IV

PEMBAHASAN

A. Pentingnya Komunikasi Interpersonal bagi Sekretaris

Sebagai makhluk sosial manusia tidak dapat hidup sendiri tanpa

bantuan orang lain, mereka senantiasa bersosialisasi dan berinteraksi dengan

orang lain. Interaksi yang paling mudah untuk dilakukan yaitu dengan

komunikasi. Baik disadari maupun tanpa disadari setiap hari akan selalu

menjalin komunikasi baik dengan orang tua, saudara, teman, guru, dosen

serta baik dalam masyarakat maupun dalam perusahaan. Komunikasi ini

berjalan secara terus menerus dalam kehidupan manusia sebagai sarana

bertukar informasi.

Salah satu jenis komunikasi yang frekuensi terjadinya cukup tinggi

adalah komunikasi interpersonal atau komunikasi antarpribadi. Hal ini

dikarenakan komunikasi interpersonal dianggap mudah dilakukan,

komunikasi terjadi secara langsung dimana orang-orang saling bertatap muka

sehingga umpan balik dapat secepatnya diterima. Komunikasi interpersonal

juga lebih bersifat personal, sehingga komunikator dapat mengetahui lebih

jauh tentang komunikan baik kepribadian, karakter, maupun yang diharapkan

komunikan.

Sebagai sekretaris yang pekerjaannya tidak jauh-jauh dari yang

namanya komunikasi baik dengan atasan, bawahan, orang-orang luar

perusahaan, maupun klien akan sangat menguntungkan apabila memiliki

kemampuan dalam komunikasi interpersonal ini. Sekretaris yang mampu

menguasai komunikasi interpersonal akan cenderung lebih memahami pihak

lain, dikarenakan sifat komunikasi yang personal. Dengan lebih memahami

pihak yang diajak berbicara baik dari segi kepribadian, karakteristik, latar

belakang sosial, bahasa serta pendidikan akan memudahkan kedua belah

pihak dalam menjalin komunikasi. Sekretaris yang memiliki kemampuan

komunikasi yang baik akan menggunakan berbagai segi tersebut untuk

menyusun serta menyampaikan informasi yang diperlukan sesuai dengan

kemampuan penerima pesan sehingga mudah untuk dipahami serta

meminimalisir terjadinya miss communication.

1. Memudahkan sosialisasi diri

Kemampuan memahami pihak lain ini akan sangat membantu seorang

sekretaris dalam hal bersosialisasi dalam kantor. Seorang sekretaris yang

dapat memahami karakter dari lawan bicara, dalam menjalin komunikasi

akan memperhatikan kelemahan serta kelebihan yang dimiliki oleh lawan

bicara sehingga sekretaris tidak akan menyampaikan informasi melebihi

batas kemampuan lawan bicaranya sehingga komunikasi dapat berjalan

dengan lancar, dan aktif karena adanya persamaan pengetahuan sehingga

tidak ada salah satu pihak yang memonopoli jalannya komunikasi.

Sekretaris yang dapat menciptakan komunikasi yang mengasyikan akan

mudah bersosialisasi dan diterima oleh siapa saja karena sikapnya yang

dapat menghargai orang lain.

Sekretaris yang dapat bersosialisasi dengan baik akan cenderung lebih

dapat diterima, baik oleh pimpinan. Hal ini dikarenakan sekretaris yang

pandai dalam bersosialisasi, biasanya juga pandai menciptakan hubungan

komunikasi yang tidak membosankan dan dapat diterima siapapun.

Apalagi jika sekretaris dapat berkomunikasi dengan baik dalam

penyampaian pesan mengenai pekerjaan kepada pimpinanya akan

memudahkan pimpinan dalam penyelesaian tugas. Disamping itu dapat

menciptakan hubungan komunikasi yang santai antara sekretaris dan

pimpinan, akan sangat membantu dalam bekerja karena akan tercipta

hubungan yang nonformal atau lebih ke arah personal sehingga antara

sekretaris dan pimpinan akan lebih mengetahui akan apa yang diharapkan

masing-masing dalam meningkatkan kinerja perusahaan.

2. Memudahkan koordinasi pekerjaan

Sebagai sekretaris yang profesional tidak hanya dapat menjalin

hubungan baik dengan pimpinan, tetapi juga dengan bawahan, serta klien

pimpinan. Jika seorang sekretaris dapat menjalin hubungan yang baik

dengan bawahan maka dapat menganggap bawahan sebagai teman. Hal ini

akan memudahkan sekretaris dalam pengkoordinasian pekerjaan atau

menyampaikan perintah dari atasan kepada bawahan, serta tujuan yang

diharapan akan tercapai dengan baik. Begitu pula jika sekretaris bisa cepat

beradaptasi dengan orang-orang luar perusahaan atau klien dari pimpinan.

Dengan kedekatan hubungan yang diciptakan tersebut dapat

mempermudah sekretaris dalam penyampaian informasi tentang

keberadaan dan produk kantor kepada masyarakat. Hal ini diharapkan

dengan sikap yang bersahaja dan berteman dari sekretaris ini dapat

meningkatkan taraf kepercayaan dan minat pihak lain tehadap perusahaan

serta menciptakan citra positif dari perusahaan tersebut.

3. Memudahkan dalam mengamati karakter dan kondisi lawan bicara

Dengan komunikasi interpersonal yang terjadi secara langsung ini

akan memudahkan sekretaris dalam mengamati karakter, kondisi dari

lawan bicaranya tersebut serta perubahan sikap yang mungkin terjadi pada

pihak lain ketika berkomunikasi. Selama proses komunikasi dengan orang

lain ini, secara sadar maupun tidak sadar seorang sekretaris harus dapat

mengamati, memperhatikan semua tanggapan yang diberikan oleh orang

lain terhadapnya baik tanggapan yang positif maupun tanggapan negatif.

Dengan berbagai tanggapan tersebut sekretaris harus menyikapinya

dengan bijak karena hal tersebut dapat memberitahu tentang bagaimana

pandangan orang lain terhadapnya dan menjadikan sekretaris dapat

introspeksi diri dan mengetahui apa saja kelebihan serta kekurangan yang

dimilikinya. Dengan mengetahui akan kelebihan serta kekurangannya

tersebut diharapkan seorang sekretaris dapat lebih meningkatkan kelebihan

yang dimilikinya tersebut.

4. Menciptakan hubungan yang akrab dengan pihak lain

Dengan hubungan komunikasi yang lebih personal ini akan

menciptakan hubungan yang akrab antara sekretaris dan pihak lain baik itu

pimpinan, bawahan, klien, maupun orang diluar perusahaan. Dengan

hubungan yang akrab akan menciptakan suasana komunikasi yang santai

dan tidak bersifat formal, sehingga bahan pembicaraan tidak hanya

berkutat mengenai masalah pekerjaan. Akan lebih banyak topik

pembicaraan yang disampaikan, mungkin saja topik tentang kehidupan

saat kini, perjalanan hidup, pengalaman hidup, masalah pribadi. Semakin

banyak topik pembahasan akan semakin banyak pengetahuan serta

pengalaman yang diperoleh sekretaris dari proses komunikasi. Karena

dengan komunikasi merupakan salah satu cara yang paling tepat untuk

proses pertukaran informasi serta menambah wawasan bagi pihak-pihak

yang menjalin komunikasi. Pengetahuan serta berbagai pengalaman yang

diperoleh tersebut dapat digunakan sekretaris, dimana mengambil sisi

positif dari pengalaman orang lain serta berusaha untuk dapat menerapkan

dalam pekerjaan sehingga akan meningkatkan produktifitas dari sekretaris.

5. Menciptakan keterbukaan komunikasi

Dengan komunikasi interpersonal diharapkan proses komunikasi

terjalin secara keterbukaan. Keterbukaan ini dapat menjadi kunci sukses

dalam menjalin komunikasi serta menciptakan rasa percaya pada orang

lain. Seorang sekretaris dalam memberikan informasi kepada pihak-pihak

yang berkepentingan harus dapat berkata sejujurnya tanpa ada yang

ditutup-tutupi, tidak berkata bohong, tidak menyembunyikan informasi

yang sebenarnya serta informasi yang penting yang diharapkan oleh pihak

lain, asalkan tidak melebihi batas kewajaran karena salah satu tugas

sekretaris adalah menjaga rahasia baik pimpinan maupun perusahaan.

Dengan transparansi informasi yang diberikan sekretaris ini, maka

sekretaris akan lebih dapat dihargai serta dapat meningkatkan rasa percaya

baik bagi sekretaris maupun bagi perusahaan tersebut. Keterbukaan disini

juga dapat dimaksudkan sebagai kesediaan dalam menerima masukan dari

pihak lain. Masukan merupakan sebuah motivasi yang membangun ke arah

yang lebih baik. Sebagai sekretaris yang profesional seharusnya dapat

bersikap bijaksana menanggapi secara positif, serta mengolah berbagai

masukan maupun kritik yang diperoleh dari orang lain. Dengan kritikan

serta masukan yang diberikan menandakan pihak lain masih perduli,

dengan kritikan maupun masukan yang diberikan dapat menjadi motivasi

untuk memperbaiki apa yang kurang sesuai dan menjadikannya lebih baik

lagi, sehingga ada kemauan untuk berkembang dan menjadi lebih baik dari

sebelumnya.

6. Menciptakan empati

Komunikasi interpersonal ini juga mengajarkan sekretaris untuk dapat

bersikap empati dalam komunikasi. Dengan sikap empati sekretaris tidak

hanya terfokus pada isi pesan yang disampaikan tapi dengan perasaan-

perasaan yang ada dalam pesan itu, dapat merasakan apa yang sedang

dirasakan oleh orang lain. Sehingga apa yang disampaikan oleh pihak lain

dapat kita terima sesuai yang diharapkan. Pemahaman yang sama terhadap

pesan itu menjadikan orang lain lebih dapat menghargai sekretaris sebagai

pendengar yang baik.

7. Memunculkan penghargaan dan citra positif

Komunikasi interpersonal ini sangat penting diterapkan bagi seorang

sekretaris karena banyak manfaat yang diperoleh, baik dari penghargaan

orang lain terhadap diri sekretaris yang dianggap dapat menghargai dan

menerima berbagai informasi yang diterima, keramahan serta kearkraban

yang diciptakan selama menjalin komunikasi, dengan kedekatan antara

sekretaris dengan pihak lain banyak informasi, pengetahuan serta

pengalaman-pengalaman baru yang dapat digali sehingga dapat

meningkatkan derajat kecerdasaan sekretaris yang nantinya dapat

digunakan sebagai bahan perubahan sikap sekretaris kearah yang lebih

baik lagi. Serta dengan penghargaan yang diberikan dapat menciptakan

citra positif sekretaris.

B. Proses Komunikasi Interpersonal Sekretaris

Hakikatnya komunikasi tidak berlangsung begitu saja, ada

komunikator yang berperan dalam menciptakan dan mengirim pesan serta

komunikan yang bertugas dalam menerima dan menterjemahkan pesan

tersebut. Menurut Suranto Aw (2011:10-11) proses komunikasi terdiri dari 6

langkan yaitu “keinginan berkomunikasi, encoding oleh komunikator,

pengiriman pesan, penerimaan pesan, decoding oleh komunikan, dan umpan

balik.”

Sekretaris juga dalam berkomunikasi harus dapat memperhatikan

langkah-langkah atau proses komunikasi:

1. Keinginan berkomunikasi

Sebelum berkomunikasi pasti seseorang memiliki dasar atau alasan

mereka melakukan komunikasi. Begitu pula dengan seorang sekretaris

yang setiap saat menjalin komunikasi baik dengan pimpinan, bawahan,

klien, maupun dengn orang-orang luar perusahaan, dalam berkomunikasi

pasti memiliki tujuan yang hendak dicapai.

Sekretaris menjalin komunikasi dengan pimpinan dikarenakan sebuah

kewajiban dimana mereka harus senantiasa memberikan informasi yang

dibutuhkan oleh pimpinannya baik mengenai jadwal pekerjaan pimpinan,

menyampaikan laporan pekerjaan, laporan rapat, maupun menyampaikan

laporan mengenai siapa saja yang menelepon maupun yang ingin bertemu

dengan pimpinan, serta meminta saran maupun penjelasan kepada

pimpinan mengenai hal-hal yang belum dimengerti.

Selain dengan pimpinan, sekretaris juga menjalin komunikasi dengan

bawahan. Komunikasi antara sekretaris dan bawahan ini biasanya didasari

pada penyampaian perintah-perintah atasan yang berkaitan dengan

pekerjaan kantor, pemberian teguran, saran maupun penyampaian

motivasi kepada bawahan. Biasanya komunikasi dengan bawahan tidak

hanya masalah pekerjaan akan tetapi hanya untuk bertukar informasi

sekedar curhat.

Komunikasi tidak hanya terjadi dalam ruang lingkup kantor saja,

tetapi komunikasi juga terjadi dengan pihak-pihak diluar kantor. Pihak

luar kantor ini juga merupakan pihak-pihak yang sangat berpengaruh

besar terhadap maju mundurnya perusahaan, oleh karena itu dalam

menjalin komunikasi harus sangat berhati-hati serta menjaga citra baik

perusahaan. Komunikasi dengan pihak luar atau klien ini biasanya

didasari pada kegiatan penerimaan tamu, penyampaian informasi

mengenai perusahaan, penyampaian informasi mengenai produk

perusahaan, penyampaian informasi mengenai keberadaan pimpinan, serta

kegiatan komunikasi yang tidak dapat dihindarkan dalam perusahaan

yaitu kegiatan bertelepon.

2. Encoding

Encoding merupakan tindakan memformulasikan isi pikiran atau

gagasan ke dalam simbol-simbol, kata-kata, dan sebagainya sehingga

komunikator merasa yakin dengan pesan yang disusun dan cara

penyampaiannya. Seorang sekretaris harus pandai dalam

memformulasikan isi pikiran menjadi pesan yang siap disampaikan

kepada pihak-pihak yang membutuhkan, dan yang tidak boleh dilupakan

yaitu pesan yang disampaikan harus jelas dan mudah dipahami.

Dalam memformulasikan pesan-pesan yang dibutuhkan sekretaris

sebelumnya mencermati dan mengamati akan kebutuhan pesan yang

diharapkan. Setelah mengetahui akan pesan yang diharapkan tersebut,

sekretaris menyusun gagasan-gagasan, ide-ide kedalam bentuk kata-kata.

Gagasan yang disampaikan sekretaris harus sesuai dengan kenyataan atau

fakta yang ada atau pesan yang dibuat-buat tanpa ada landasannya

sehingga orang lain akan merasa yakin dengan pesan yang disusun.

Gagasan yang telah dibentuk menjadi sebuah pesan tidak akan dapat

diterima dengan sendirinya oleh pihak lain. Disini sekretaris juga harus

menyampaikan pesan yang telah diformulasikan. Penyampaian pesan

yang tidak tepat dapat mengganggu kelancaran pengiriman informasi

dapat diterima sesuai yang diharapkan sekretaris. Sekretaris harus

menyampaikan pesan dengan baik, dimana tidak ada faktor penghambat

yang mengganggu proses pengiriman informasi seperti bahasa yang tidak

sama, perbedaan penafsiran karena kata memiliki makna ganda atau

dalam ruang tersebut terjadi kegaduhan.

3. Pengiriman pesan

Pengiriman pesan dilakukan secara bertatap muka karena pembahasan

materi disini mengenai komunikasi interpersonal sehingga tidak

menggunakan bantuan saluran komunikasi seperti telepon, SMS, e-mail,

maupun surat. Sekretaris menyampaikan informasi secara bertatap muka

atau langsung berhadapan dengan pihak lain. Penyampaian pesan

menggunakan bahasa yang sopan serta informasi yang diberikan haruslah

efektif namun tetap jelas oleh penerima pesan. Komunikasi yang terjadi

secara langsung ini akan membantu sekretaris dalam memahami karakter,

situasi dan kondisi penerima pesan, raut muka, serta keminatan dalam

menjalin komunikasi. Pengiriman pesan yang menarik akan menciptakan

komunikasi akan mengalir terus menerus sehingga komunikasi berjalan

secara aktif.

4. Penerimaan pesan

Penerima pesan disini ditujukan kepada pimpinan, bawahan, klien

serta orang-orang luar perusahaan yang membutuhkan berbagai informasi

untuk memenuhi kebutuhannya terkait informasi yang mereka inginkan

dan diperlukan. Pesan yang telah disampaikan oleh sekretaris telah

diterima oleh pihak lain. Akan tetapi sekretaris belum dapat memastikan

apakan pesan yang telah disampaikan tersebut dapat diterima dengan

baik, serta maksud dari pesan sesuai dengan yang diharapkan oleh

sekretaris. Penerimaan tersebut tergantung dari bagaimana penerima

menerjemahkan pesan yang diterimanya. Sekretaris akan mengetahui

apakah komunikasi berjalan secara efektif atau tidak ketika penerima

telah memberikan umpan balik.

5. Decoding oleh komunikan

Pesan yang telah diterima kemudian diterjemahkan oleh penerima

pesan, pada proses ini penerima berusaha menterjemahkan pesan yang

diterimanya kemudian menghubungkan dengan pengetahuan yang

dimiliki, serta pada suatu hal lain yang telah dimengerti. Penerima pesan

berusaha menterjemahkan pesan yang diterima dari sekretaris dengan

benar, memberi arti yang sama pada simbol-simbol sebagaimana yang

diharapkan sekretaris. Untuk menghindari terjadinya miss communication

dalam pemberian umpan balik, diperlukan kesediaan masing-masing

pihak yang menjalin komunikasi untuk mengklarifikasi sekiranya tidak

memahami isi pesan yang diterima. Dalam hal ini, decoding memiliki

peranan yang penting. Sekiranya penerima pesan tidak memahami isi

serta maksud pesan yang diterimanya, maka merupakan sutau tindakan

yang tepat, apabila sebelum memberikan tanggapan terlebih dahulu

berusaha mencari penjelasan atas pesan tersebut.

6. Umpan balik

Setelah penerima pesan menerima pesan dan memahami isi pesan

yang terkandung dalam pesan tersebut. Dari umpan balik yang diberikan

akan terlihat komunikasi tersebut dapat berjalan efektif ataupun tidak.

Apabila penerima pesan memberikan umpan balik negatif berarti

penerima pesan tidak dapat menerima dengan benar pesan yang

diterimanya. Dari umpan balik negarif ini dapat dijadikan bahan

pertimbangan bagi sekretaris untuk memperbaiki isi dan cara

penyampaian pesan.

Apabila penerima pesan memberikan umpan balik positif menandakan

penerima bersedia untuk menerima dan mengerti pesan dengan baik serta

memberikan tanggapan sebagaimana yang diinginkan oleh sekretaris.

Dengan umpan balik yang positif ini akan membuat komunikasi berlanjut,

permasalahan mendapatkan jalan keluarnya, hubungan antara sekretaris

dan penerima tetap atau bertambah baik. Sesudah umpan balik diterima

oleh sekretaris itulah komunikasi secara sepenuhnya terjadi. Dimana,

secara bergantian peran sekretaris berubah menjadi penerima pesan dan

penerima pesan berubah menjadi pengirim pesan.

C. Menciptakan Komunikasi Interpersonal yang Efektif

Kebutuhan komunikasi tidak hanya diperlukan dikalangan masyarakat

umum akan tetapi dalam sebuah perusahaan komunikasi ini juga sangat

penting selain sebagai sarana bertukar informasi juga untuk menciptakan

hubungan yang lebih baik dan erat antara orang-orang yang terkait dalam

kantor untuk meningkatkan produktifitas peekerjaanya. Akan tetapi proses

pertukaran informasi ini tidak selamanya berhasil, pasti ada hambatan yang

menyebabkan komunikasi tidak berjalan dengan efektif. Akan tetapi apabila

sekretaris dapat bersifat kreatif dan pandai dalam menjalin komunikasi baik

antara pimpinan, bawahan, klient maupun orang-orang dari luar kantor, maka

bukan hal yang tidak mungkin jika proses komunikasi dapat berjalan secara

efektif.

a. Komunikasi interpersonal yang efektif antara sekretaris dengan pimpinan

Menjalin komunikasi interpersonal antara sekretaris dengan pimpinan

mungkin akan cukup sulit dilakukan karena perbedaan jabatan antara

sekretaris sebagai bawahan terhadap pimpinan yang merupakan atasan.

Disini ada garis pembatas yang jelas membedakan tingkatan mereka

dalam suatu perusahaan akan tetapi bukan tidak mungkin sekretaris dapat

menjalin komunikasi interpersonal yang efektif dengan pimpinannya.

Sekretaris yang memang merupakan pembantu pimpinan akan senantiasa

berada berdekatan dengan pimpinan dalam menyelesaikan pekerjaan-

pekerjaannya. Keterkaitan pimpinan dengan sekretarisnya dalam

menyelesaikan berbagai tugasnya yang menyebabkan antara sekretaris

dan pimpinan sering terlibat dalam suatu komunikasi. Apabila sekretaris

dapat menjalin komunikasi yang baik, menciptakan komunikasi yang

lebih akrab, serta dapat menjadi tempat bertukar pikiran pimpinanya

dalam berbagai permasalahan kantor yang dihadapinya, namun tetap

dalam batasan-batasan yang berlaku. Hal ini akan menlunturkan kekakuan

dalam menjalin komunikasi antara pimpinan dengan bawahan karena

faktor jabatan. Komunikasi yang berjalan formal dapat beralih kearah

yang lebih santai, sehingga sekretaris dapat lebih mendalami dan

mengetahui berbagai hal yang diharapkan pimpinan dalam

berkomunikasi.

Komunikasi ke atas dapat berbentuk usulan, laporan, atau keluhan dari

sekretaris terhadap atasannya. Apabila seorang sekretaris telah

menetapkan tujuan dalam penyampaian informasi maka tahapan-tahapan

yang dapat dilakukan agar pesan dapat sampai kepada pimpinan dan

diterima dengan baik yaitu:

1. Menyiapkan gagasan-gagasan atau ide-ide yang akan disampaikan

kepada atasan, misalnya seorang sekretaris merasa dalam perusahaan

tersebut kinerja dari para pegawai kurang maksimal sehingga dapat

mengganggu produktivitas perusahaan.

2. Sekretaris harus memahami isi pesan yang akan disampaikannya serta

mencari fakta-fakta yang dapat memperkuat isi pesan. Serta inforamsi

tersebut dapat dipertanggung jawabkan kebenarannya.

3. Penyampaian pesan sebisa mungkin memperhatikan keadaan serta

kondisi pimpinan apakah sedang sibuk atau dalam keadaan santai

sehingga pembicaraan dapat berjalan dengan lancar.

4. Memulai pembicaraan dengan menunjukkan rasa rendah hati,

maksudnya seorang sekretaris yang memang sebagai bawahan harus

tetap menyadari kedudukannya berada dibawah pimpinan sehingga

harus tetap menghargai kepentingan pimpinan.

5. Pesan-pesan disampaikan dengan bahasa sopan, pesan disampaikan

dengan bahasa yang jelas sehingga tidak menimbulkan penafsiran

yang salah.

6. Tetap menjaga nada pembicaraan sehingga tidak menimbulkan

penafsiran yang menggurui. Dalam menegaskan pembicaraan

diperbolehkan mempergunakan gerakan tangan akan tetapi tidak

berlebihan.

7. Bersedia menerima umapal balik yang positif maupun negatif.

Dengan berbagai tahapan diatas diharapkan pesan yang sekretaris

sampaikan dapat diterima dengan baik oleh pimpinan, dan pimpinan

dapat memberikan tanggapan atau umpan balik dari pesan yang

diterimanya sehingga proses komunikasi dapat berjalan dengan efektif.

b. Komunikasi interpersonal yang efektif antara sekretaris dengan bawahan

Komunikasi interpersonal yang dilakukan dalam kantor tidak hanya

antara sekretaris dengan pimpinan, komunikasi ini juga terjalin antara

sekretaris dengan bawahan. Bentuk komunikasi kebawah ini dapat berupa

percakapan, dialog atau wawancara interpersonal satu lawan satu orang,

rapat, konferensi atau penyampaian tugas. Bawahan juga merupakan

bagian yang penting dalam perusahaan dimana mereka yang

menggerakkan laju produksi perushaan, agar bawahan dapat menjalankan

tugasnya sesuai dengan harapan perusahaan maka dalam penyampaian

pesan harus lengkap dan jelas sehingga dapat dimengerti oleh bawahan.

Sekretaris merupakan penghubung antara pimpinan. Oleh karena itu,

sekretaris sangat berperan penting dalam penyampaian pesan kepada

bawahan.

1. Sekretaris berperan dalam mengolah informasi yang diperolehnya dari

atasan mengenai tugas-tugas dan tanggung jawab bawahan. Pesan

yang diperoleh tidak boleh ditambah ataupun dikurangi karena nanti

akan menyebabkan pesan yang baru tidak sejalan dengan maksud

yang dituju oleh atasan.

2. Pada situasi ini sekretaris harus bisa menempatkan dirinya sebagai

bawahan, tidak semua bawahan memiliki jenjang pendidikan yang

tinggi, latar belakang sosial yang sama oleh karena itu penyampaian

pesan harus disesuaikan dengan kemampuan penerimaan bawahan.

3. Meskipun jenjang pekerjaan dibawah sekretaris, namun sekretaris

harus dapat menghargai bawahan sebagai seseorang yang sama

tingkatannya, sikap menghargai ini akan memudahkan penyampaian

informasi karena bawahan akan merasa keberadaannya memang

berarti dalam perusahaan.

4. Sekretaris dalam menyampaikan pesan menggunakan bahasa yang

sopan, penyampaian pesan jelas serta mudah dipahami oleh bawahan

sehingga isi pesan sesuai dengan apa yang diinginkan. Sekretaris

harus bisa menerangkan secara terperinci setiap detail pekerjaan yang

telah dilimpahkan atasannya kepada bawahan, sehingga bawahan

dapat benar-benar paham dengan yang diharapkan atasan.

5. Menunjukkan sikap yang mendukung dalam jalannya komunikasi

karena setiap orang yang menjalin komunikasi memiliki kepentingan

masing-masing yang berbeda dan penting. Memotivasi bawahan untuk

menjalankan berbagai aktivitas sesuai dengan pesan yang telah

disampaikan

6. Bersifat terbuka, memberikan kesempatan kepada bawahan untuk

meminta penjelasan ulang akan pesan yang diterima serta

mengutarakan pendapatnya, tidak hanya memonopoli pembicaraan

karena akan mengganggu kelancaran komunikasi. Menerima berbagai

kritikan sebagai saran dan masukan positif demi kemajuan

perusahaan.

c. Komunikasi interpersonal yang efektif antara sekretaris dengan klien

Interaksi yang terjadi dalam suatu kantor tidak hanya melibatkan

orang-orang yang berada dan berperan dalam kantor saja. Komunikasi

juga terjadi dengan pihak luar, pihak luar disini seperti relasi atau klien

diatas. Klien juga berperan penting terhadap maju mundurnya suatu

perusahaan, karena mereka merupakan pihak-pihak yang menjalin

kerjasama dengan sebuah perusahaan. Sekretaris sebagai seseorang yang

membuka percakapan sebelum klien dapat bertemu dengan pimpinan,

disini sekretaris sangat berperan penting dalam meningkatkan citra

perusahaan dimana mereka dituntut bersikap ramah dan bersahaja dalam

menerima tamu pimpinan yang membutuhkan informasi akan keberadaan

pimpinan. Sekretaris harus menunjukkan sikap yang bersahabat sehingga

pesan-pesan yang disampaikan dapat diterima dan dipercaya dengan baik.

1. Bersikap ramah dan menunjukkan perhatian terhadap kepentingan

klien. Menanyakan hal-hal yang dapat dibantu oleh seorang sekretaris

terhadap permasalahan yang mungkin sedang dihadapi.

2. Menyusun materi pembicaraan dengan baik serta memahami isi pesan

yang akan diberikan kepada pihak lain. Sekretaris juga harus meyakini

bahwa pesan yang akan disampaikan dapat dijamin kebenarannya

serta bertanggung jawab penuh terhadap pesan tersebut.

3. Pesan yang disampaikan benar apa adanya, tidak ada yang ditutup-

tutupi atau tidak berkata bohong. Misalnya seorang klien ingin

bertemu dengan pimpinan akan tetapi saat ini sedang menerima tamu

penting, maka pesan yang disampaikan harus sesuai dengan

kenyataan.

4. Pesan yang disampaikan harus jelas dan mudah dipahami oleh pihak

lain sehingga tidak menimbulkan salah penafsiran yang dapat

mengganggu jalannya komunikasi.

5. Ikut merasakan apa yang sedang dirasakan oleh pihak lain, tunjukkan

bahwa sekretaris memiliki kepedulian yang tinggi terhadap keadaan

klien tersebut dengan menyarankan untuk menunggu. Dengan

keramahan dan sopan santun, klien akan merasa dihargai sehingga

mereka akan merasa nyaman dalam menjalin komunikasi sehingga

mampu menerima pesan tersebut.

d. Komunikasi interpersonal yang efektif antara sekretaris dan orang-orang

luar kantor

Komunikasi yang terjadi dengan orang-orang luar kantor biasanya

dikarenakan kebutuhan informasi terkait tentang perusahaan maupun

produk-produk dari perusahaan itu sendiri. Komunikasi ini dapat

dijadikan sarana memperkenalkan dan mempromosikan kualitas

perusahaan serta produk yang dihasilkan. Kemampuan sekretaris dalam

komunikasi sangat dibutuhkan dalam mengemas pesan yang akan

disampaikan dalam bentuk yang menarik dan dapat diterima oleh setiap

kalangan masyarakat.

1. Isi pesan disusun secara sederhana, mudah diterima oleh semua

kalangan masyarakat, baik yang tingkat pendidikannya tinggi, rendah

maupun yang berlatar belakang sosial budaya berbeda, akan tetapi isi

pesan dapat dipahami lawan bicara.

2. Menunjukkan sikap bersahaja dan bersahabat kepada pihak lain,

dengan ikut merasakan apa yang sedang dirasakan orang lain terkait

kebutuhan informasi yang mereka inginkan.

3. Sekretaris yang dapat mendekatkan diri dan menunjukkan sikap akrab

dapat mengetahui berbagai keinginan dan harapan mereka akan proses

komunikasi ini.

4. Sekretaris menyampaikan pesan mengenai perusahaan serta produk

perusahaan dengan bahasa yang mudah dipahami serta jelas. Pesan

yang disampaikan harus sesuai dengan kenyataan tidak ada yang

dikurangi, ditambah atau disembunyikan. Menunjukkan perhatian

yang mendalam terhadap pihak lain sehingga mereka merasa tertarik

dan lebih menghargai pesan yang disampaikan.

5. Sekretaris memberikan kesempatan-kesempatan pihak lain untuk

menanyakan mengenai berbagai informasi yang dirasa kurang jelas.

Hal ini akan menunjukkan rasa peduli sekretaris.

6. Menerima umpan balik yang positif dan negatif

7. Kemampuan sekretaris yang baik dalam membawakan pesan yang

disampaikannya itu akan menciptakan kepercayaan dihati penerima

pesan. Dengan kepercayaan yang telah diperoleh sekretaris, akan

memudahkan sekretaris dalam memberikan rangsangan-rangsangan

atau pendapat yang dapat dengan mudah diterima oleh penerima

pesan, sehingga tujuan komunikasi dapat tercapai.

D. Faktor Penghambat dan Pendukung Komunikasi Interpersonal

1. Faktor penghambat komunikasi interpersonal

Komunikasi bukanlah merupakan kegiatan yang tabu bagi manusia,

karena disadari maupun tidak disadari setiap hari mulai dari membuka

mata sampai menutup mata manusia selalu menjalin komunikasi dengan

orang lain. Komunikasi ini merupakan kegiatan yang sangat mudah

karena setiap orang hampir dapat melakukannya, begitu juga dalam dunia

usaha tidak pernah lepas dari yang namanya komunikasi baik antar orang

dalam perusahaan maupun antar perusahaan dalam menjalin sebuah

kesepakatan kerjasama. Sekretaris sebagai sebuah profesi dalam

perusahaan juga tidak pernah terlepas dari yang disebut berkomunikasi.

Sekretaris dalam menjalin komunikasi dalam perusahaan tidak hanya

dengan pimpinan akan tetapi sekretaris juga menjalin komunikasi dengan

bawahan, klien, serta orang-orang luar perusahaan.

Komunikasi yang dianggap mudah ini bila ditelusuri dan dicermati

lebih mendalam ternyata tidaklah semudah kelihatannya. Seperti halnya

seorang sekretaris yang sudah berusaha untuk berkomunikasi sebaik-

baiknya kadang kala masih saja dalam berkomunikasi karena berbagai

alasan. Usaha untuk berkomunikasi secara maksimal kadang-kadang

diganggu oleh berbagai hambatan.

a. Rendahnya kepercayaan terhadap kredibilitas sekretaris

Sekretaris akan sangat berperan penting dalam hal penyampaian

informasi dalam kantor. Oleh karena itu pelaksanaan komunikasi

interpersonal dapat terjalin secara efektif tergantung pada bagaimana

seorang sekretaris dapat diterima oleh pihak lain sebagai komunikan.

Akan tetapi tidak selamanya proses komunikasi interpersonal yang

terjadi dalam kantor ini bisa terjalin secara efektif. Salah satu faktor

penghambat yang dapat menyebabkan komunikasi tidak efektif adalah

ketika seorang sekretaris dalam penyampaiannya tidak memiliki

kewibawaan serta kemampuan dalam menyampaikan informasi

kepada pihak lain. Sekretaris yang bermaksud untuk menyampaikan

informasi yang dibutuhkan hanya akan dipandang sebelah mata oleh

pihak lain karena dianggap kurang berkompeten atau kurang memiliki

kecerdasan dalam menyampaikan informasi yang diperlukan.

Sekretaris yang kurang memiliki wibawa didepan orang lain ketika

menyampaikan pesan menyebabkan berkurangnya perhatian orang

lain terhadap sekretaris. Jika lawan bicara sudah tidak memperhatikan

pesan yang disampaikan oleh sekretaris maka akan memudarkan rasa

percaya lawan bicara terhadap keakuratan serta ketepatan pesan yang

telah disampaikan. Ketidakpercayaan ini akan mengganggu jalannya

komunikasi, karena apabila pesan yang disampaikan oleh sekretaris

tidak dapat dipercaya maka akan sulit untuk mengubah sikap lawan

bicara sesuai dengan tujuan komunikasi.

b. Kurang memahami karakteristik lawan bicara

Karakteristik antara orang yang satu dengan orang yang lain

tidaklah sama, perbedaan itu biasanya terletak pada tingkat

pendidikan, usia serta jenis kelamin. Sebagai seorang sekretaris yang

profesional harus dapat memahami semua perbedaan yang ada dalam

menjalin komunikasi dengan orang lain. Jika sekretaris tidak dapat

membedakan serta menyama ratakan dan menganggap sama semua

orang yang diajak berkomunikasi kemungkinan besar komunikasi

tersebut akan berjalan tidak lancar. Sebagai contohnya apabila

sekretaris berkomunikasi dengan seseorang yang memiliki pendidikan

rendah akan tetapi topik yang dibahas mengenai perkembangan laju

perusahaan di era global saat ini, sudah pasti komunikasi tidak akan

efektif dimana lawan bicara tidak memiliki pengetahuan atau

kompetensi mengenai masalah tersebut. Lawan bicara sudah pasti

kurang memahami pesan yang disampaikan oleh sekretaris sehingga

dapat menghambat komunikasi karena terjadi kesalah pahaman atau

pesan yang diterima oleh lawan bicara tidak sesuai dengan isi pesan

yang diharapkan oleh sekretaris.

c. Prasangka negatif

Perasaan negatif ini dapat berupa rasa tidak nyaman seperti: takut,

tertekan, terpaksa, enggan, agresif, dan malu. Prasangka negatif ini

sangat berdampak buruk dalam proses komunikasi karena dapat

mendorong kearah penolakan dari pihak-pihak yang menjalin

komunikasi. Sekretaris yang memiliki perasaan tidak nyaman dalam

komunikasi seperti diatas akan menjadi sibuk dengan dirinya sendiri

dan hal-hal di luar hal yang harus disampaikan. Sekretaris yang

memiliki prasangka negatif akan merasa kurang percaya terhadap

dirinya sendiri. Sekretaris akan merasa takut dan tertekan dalam

menyampaikan informasi, mereka akan berfikiran apabila pesan yang

disampaikan tidak sesuai dengan yang dibutuhkan oleh orang lain

serta pesan tersebut tidak dapat diterima dengan baik.

Dengan keragu-raguan yang ditunjukkan sekretaris dalam

menyampaikan informasi tersebut justru akan menjadikan lawan

bicara merasa enggan dan terpaksa dalam menangkap serta menerima

gagasan-gagasan maupun isi pesan yang disampaikan oleh sekretaris.

Akibatnya, sekretaris tidak dapat mengemas dan mengirim pesan

dengan baik, dan penerima pesan tidak siap menrima pesan yang

disampaikan kepadanya. Hal itu dapat menurunkan tingkat kredibilitas

sekretaris didepan mata orang lain.

d. Perbedaan bahasa

Hambatan karena perbedaan bahasa sering terjadi di perusahaan

besar yang memiliki karyawan dan berasal dari daerah lain atau

negara lain. Mereka memiliki bahasa daerah yang berbeda antara

tempat yang satu dengan tempat yang lain. Sekretaris harus benar-

benar menyadari dan memperhatikan hambatan dari perbedaan bahasa

ini. Apabila dilihat kembali perbedaan bahasa ini merupakan hal

sepele tetapi dampaknya sangatlah besar terhadap kelancaran

komunikasi.

Sekretaris harus dapat menempatkan dirinya secara tetap sesuai

dimana keberadaannya. Sekretaris yang bekerja di sebuah perusahaan

dimana banyak orang-orang yang keluar masuk dari berbagai daerah

yang berbeda dan dengan berbagai bahasa yang berbeda pula. Apabila

dalam bekerja seorang sekretaris terbawa oleh bahasa sehari-hari

(bahasa daerah) yang digunakan maka mengakibatkan

ketidakpahaman lawan bicara karena belum tentu mereka berasal dari

daerah yang sama. Proses komunikasi tidak akan berjalan dengan

lancar karena salah satu pihak tidak dapat mengartikan isi pesan atau

menafsirkan isi pesan. Komunikasi bukan menjadi sarana bertukar

informasi yang akurat lagi. Bahasa yang digunakan untuk

berkomunikasi dapat berubah menjadi penghambat bila antara

sekretaris dan lawan bicara mengartikan isi pesan secara berbeda.

e. Komunikasi satu arah

Komunikasi berjalan satu arah, dari komunikator kepada

komunikan terus menerus dari awal sampai akhir. Pada komunikasi

ini sekretaris sepenuhnya berperan sebagai komunikor yaitu sebagai

pihak yang menyusun dan menyampaikan pesan kepada pihak lain

dari awal komunikasi sampai komunikasi diakhiri. Pihak lain hanya

berperan sebagai pendengar dimana hanya mendengarkan serta

menerima pesan yang disampaikan oleh sekretaris tanpa memberikan

tanggapan ataupun umpan balik terhadap pesan yang telah

diterimanya. Dengan sikap pasif dari pihak komunikan ini seorang

sekretaris tidak dapat mengetahui penerima dalam mengartikan pesan

yang disampaikan, apakah sudah jelas atau pesan yang telah diberikan

tidak dapat dimengerti dan ditakutkan tujuan dari pesan tidak dapat

tercapai. Komunikasi yang seperti ini juga tidak bisa berjalan secara

timbal balik karena ada satu pihak yang hanya bersikap pasif sehingga

komunikasi tidak dapat berlangsung secara terus menerus.

f. Lingkungan

Ruang kerja sekretaris biasanya ditempatkan di ruang terbuka yang

mudah dijumpai oleh lain, hal ini dikarenakan untuk memudahkan

pihak luar kantor jika ingin meminta informasi atau mengklarifikasi

pertemuan dengan pimpinan. Sekretaris juga berperan sebagai

perantara antara pimpinan dan klien sebelum mereka dapat bertemu.

Dengan posisi ruang kerja yang diletakkan ditempat terbuka pasti

akan menyebabkan banyak terjadinya lalu lalang oleh orang-orang

baik pekerja dikantor tersebut maupun pihak luar kantor.

Hal tersebut menyebabkan kurang terciptanya suasana yang

kondusif serta nyaman. Tempat yang terbuka akan menyebabkan

kurangnya keleluasan atau kenyamanan dalam penyampaian informasi

yang sifatnya rahasia atau pribadi. Serta tempat yang bising atau

gaduh tersebut juga sangat mengganggu proses pengiriman informasi.

Sekretaris dituntut untuk berbicara secara sopan, lemah lembut dan

memperhatikan nada bicaranya, apabila suara sekretaris tersebut

terganggu oleh suara bising serta gadung dari lingkungan dimana

sekretaris tersebut bekerja yang ada kemungkinan pesan yang

disampaikan tidak dapat diterima dengan baik oleh pihak lain

sehingga tujuan komunikasi tidak dapat tercapai sebagaimana yang

diharapkan.

g. Penyaringan pesan kurang tepat

Hambatan karena penyaringan pesan yang kurang tepat disebabkan

oleh seorang sekretaris yang terkadang dalam berkomunikasi tidak

menyampaikan pesan yang diinginkan oleh lawan bicara secara

keseluruhan. Sebelum sekretaris melakukan penyaringan terhadap

pesan yang akan disampaikan biasanya ada berbagai pertimbangan

yang mendasari dilakukannya pengurangan atau penyaringan dari isi

pesan tersebut. Misalnya pesan yang akan disampaikan terlalu banyak,

pesan kurang etis untuk disampaikan dan pesan tersebut bersifat

rahasia.

Akan tetapi ada kemungkinan bahwa seorang sekretaris kurang

memahami akan kebutuhan pesan yang diharapkan oleh pihak lain.

Hal ini berdampak ketika sekretaris melakukan pengurangan akan isi

pesan tersebut ternyata pesan tersebut dibutuhkan oleh pihak lain.

Pengurangan dan penyaringan isi pesan yang salah ini mampu

menghambat penyampaian informasi yang seharusnya dapat diketahui

dan dibutuhkan oleh pihak lain. Hal tersebut sebenarnya dapat

dihindarkan apabila sebelum seorang sekretaris menyampaikan

informasi terlebih dahulu menganalisis kebutuhan pihak lain yang

akan diberi informasi atau berusaha melihat kebutuhan informasi dari

sudut pandang penerima informasi, sehingga meminimalisir terjadinya

pengurangan informasi yang salah.

h. Perbedaan spesialisasi pekerjaan

Dalam suatu perusahaan pasti terdapat spesialisasi pekerjaan, hal

ini dikarenakan agar kerja dapat dilakukan secara efisien dan efektif.

Dalam kenyataannya sekretaris memiliki bidang khusus dalam

membantu setiap pekerjaan pimpinan dalam kantor, spesialisasi

pekerjaan ini menimbulkan perbedaan dan kesenjangan yang mampu

memisahkan orang-orang untuk menjalin komunikasi. Hal tersebut

terjadi karena perbedaan fungsi, kepentingan dan kegiatan, yang

mengakibatkan mereka seakan ada pada dunia yang berbeda.

Akibatnya, sekretaris akan sulit dalam menciptakan kesamaan rasa

dan pengertian antar para pegawai dalam perusahaan. Hal ini tentu

saja menjadi penghalang besar untuk berkomunikasi.

2. Pendukung komunikasi interpersonal

Komunikasi yang disampaikan oleh sekretaris dapat berjalan sesuai

tujuan yang telah ditentukan apabila pihak-pihak yang menjalin

komunikasi tersebut paham serta mengerti terhadap kemampuan serta isi

pesan yang disampaikan. Keberhasilan komunikasi ini tidak dapat terjadi

begitu saja apabila tidak ada faktor-faktor pendukung yang menunjang

keberhasilan komunikasi tersebut.

a. Kredibilitas sekretaris

Sekretaris yang memiliki kredibilitas tinggi akan mampu bersikap

wibawa dalam setiap penyampaian informasi yang disampaikannya.

Sikap wibawa yang ditunjukkan sekretaris tersebut dapat

menunjukkan seberapa paham sekretaris dalam menguasai serta

memahami pesan-pesan yang dibutuhkan oleh pihak lain. Semakin

menunjukkan kewibawaan sekretaris dimata lawan bicara, maka akan

semakin mudah mempengaruhi perubahan sikap dan perilaku lawan

bicara melalui pesan yang kita sampaikan. Hal ini dikarenakan kesan

yang dibentuk lawan bicara tentang kemampuan sekretaris dalam

menyampaikan topik atau pesan kepada pihak lain.

Dengan kesan tersebut lawan bicara akan merasa percaya dengan

kualitas sekretaris dalam menyampaikan pesan yang diharapkan,

dimana sekretaris mampu mengetahui pokok permasalahannya.

Dengan kepercayaan yang telah didapatkan dari pihak lain ini, maka

sekretaris bebas mengutarkan pendapatnya tanpa prasangka buruk dari

lawan bicara. Sekretaris yang sudah dipercaya baik terkait orangnya,

kualitas maupun pesan yang diinformasikan akan lebih mudah

meyakinkan lawan bicara. Dalam dunia bisnis hal ini akan sangat

menguntungkan karena perusahaan dapat memberikan informasi

sebanyak-banyaknya mengenai kelebihan perusahaan dan masyarakat

pun akan mempercayai kualitas dari perusahaan.

b. Kecakapan sekretaris

Sekretaris sebelum menyampaikan pesan yang dibutuhkan oleh

orang lain terlebih dahulu mempelajari serta memahami materi yang

akan disampaikan terlebih dahulu. Sehingga dapat mengetahui

kelebihan serta kelemahan dari isi pesan yang disampaikan, dengan

begitu sekretaris dapat memilah-milah informasi yang benar-benar

dibutuhkan oleh pihak lain dan yang bermanfaat serta informasi yang

tidak penting sebaiknya tidak perlu diungkapkan karena itu hanya

akan membuang-buang waktu. Sekretaris yang telah memahami

materi yang disampaikannya itu apabila mendapat tanggapan dari

pihak lain pasti dapat mengklarifikasi secara seksama serta mendetail

sesuai apa yang diharapkan oleh komunikan.

Tanggapan-tanggapan serta argumentasi yang disampaikan tersebut

dapat digunakan sebagai sarana mengetahui seberapa paham sekretaris

dalam memahami materi atau isi pesan yang disampaikan. Dengan

kecakapan yang ditunjukkan sekretaris dalam berkomunikasi akan

memberikan kesan positif bagi sekretaris serta membangkitkan minat

serta menumbuhkan perhatian lawan bicara unuk menjalin komunikasi

yang lebih personal.

c. Pengetahuan sekretaris

Sekretaris merupakan pekerjaan yang sangat berdampak besar

terhadap kelancaran pekerjaan pimpinan. Ruang lingkup pekerjaan

sekretaris cukuplah luas tidak hanya berkutat dengan hal-hal yang

berkaitan dengan catat mencatat seperti penanganan surat akan tetapi

juga membantu kelancaran pekerjaan pimpinan dengan pihak lain.

Oleh karena itu agar sekretaris dapat mengimbangi dan menyesuaikan

diri dengan berbagai macam pekerjaan pimpinan, sekretaris dituntut

memiliki pengetahuan yang luas.

Sekretaris yang memiliki pengetahuan yang luas akan terlihat

ketika menjalin sebuah komunikasi. Pengetahuan yang dimiliki

tersebut akan membantu sekretaris dalam memahami serta menguasai

materi yang disampaikan, dalam proses pembentukan pesan tersebut

sekretaris mampu menyesuaikan data-data dengan kenyataan yang ada

sehingga informasi yang disampaikan tersebut akan terjamin

ketepatannya. Disamping itu sekretaris yang memiliki pengetahuan

akan mudah menjalin komunikasi dengan siapa saja karena mereka

memiliki pandangan yang luas sehingga berbagai topik yang dibahas

dapat diterima dengan baik. Hubungan komunikasi akan berjalan

dengan baik dan terus menerus, tidak pernah kehabisan topik yang

akan dibahas sehingga antara sekretaris dan komunikan akan sama-

sama memberikan informasi serta mendapatkan berbagai informasi

yang baru.

d. Daya tarik sekretaris

Pada umumnya sesorang akan melihat orang lain dari segi fisiknya

terlebih dahulu, apakah cantik, tampan setelah itu baru melihat tentang

kepribadiannya. Dalam kehidupan nyata seseorang sekretaris biasanya

digambarkan sebagai seseorang yang cantik, anggun, lemah lembut

dan pandai dalam berpenampilan sehingga dapat menarik perhatian

orang lain. Seorang sekretaris yang cantik bahkan dapat

berpenampilan menarik akan cenderung mendapat perhatian lebih dari

orang lain. Daya tarik tersebut tidak hanya dilihat dari segi fisik

sekretaris akan tetapi daya tarik tersebut juga datang dari sikap yang

sopan, ramah, bersahaja seorang sekretaris dalam berkomunikasi,

kecapakan, kepekaan serta pengetahuan yang dimiliki sekretaris

dalam berkomunikas.

Dengan daya tarik yang ditunjukkan seorang sekretaris tersebut,

akan menjadikan sekretaris menjadi pusat perhatian bagi orang lain.

Dengan demikian sekretaris akan jauh lebih mudah menyampaikan

informasi atau gagasan-gagasan yang dimilikinya. Pihak lain akan

memperlakukan secara sopan dan menghargai setiap informasi yang

disampaikan, sehingga mereka akan lebih seksama dalam

mendengarkan serta mencermati isi pesan yang sekretaris sampaikan.

Sehingga diharapkan pesan yang disampaikan oleh sekretaris dapat

diterima dengan baik oleh pihak lain, dan dapat merubah pandangan

orang lain tentang sesuatu yang telah disampaikan sesuai dengan

pandangan sekretaris.

e. Keramahan sekretaris

Bersikap ramah kepada orang lain harus dimiliki setiap orang

dalam kehidupan bermasyarakat, banyak manfaat yang dapat

diperoleh dengan sikap ramah salah satunya menambah teman. Begitu

pula sebagai seorang sekretaris yang bekerja dan berhubungan dengan

banyak orang. Dituntut harus dapat bersikap ramah, karena mereka

sebagai citra pimpinan maupun sebagai penentu citra perusahaan

tersebut. Sikap ramah yang diberikan sekretaris kepada orang lain

akan membuat orang lain merasa dihargai serta akan memudahkan

pihak lain dalam menangani kesulitan yang mungkin sedang dihadapi.

Sekretaris yang cekatan dan memiliki profesionalisme yang tinggi

ketika melihat sesorang yang merasa kebingungan dalam mencari

informasi dengan ramah dan sopan menanyakan apa yang dapat

dibantu bahkan dapat memecahkan masalah dari persoalan itu akan

menyebabkan sekretaris dianggap memiliki kepekaan yang tinggi dan

meningkatkan citra positif sekretaris.

f. Keakraban sekretaris

Sikap akrab merupakan salah satu faktor yang mempengaruhi daya

tarik di mata komunikan. Begitu pula dengan sekretaris yang dapat

akrab dengan lawan bicara akan lebih menarik dan akhirnya

menjadikan komunikasi efektif. Pihak yang diajak bicara akan lebih

menyenangi sekretaris yang memiliki hubungan yang erat dengan

dirinya. Sekretaris yang dapat menjalin hubungan yang erat

mendekatkan diri dengan pihak lain akan lebih dapat memperoleh

tanggapan yang positif terhadap berbagai pesan yang disampaikan.

Pihak lain akan lebih merasa nyaman untuk menjalin komunikasi

sehingga akan lebih banyak lagi informasi yang didapatkan bahkan

berbagai pesan atau informasi yang mungkin sangat rahasia bagi

seseorang. Hal ini disebabkan oleh kelihaian sekretaris yang dapat

menciptakan hubungan akrab sehingga lebih bersifat bersahabat dan

dalam komunikasi tidak ada halangan atau pembatas seperti jabatan

maupun faktor lainnya. Dapat dilihat apabila sekretaris dapat menjalin

kedekatan dengan bawahan ini merupakan salah satu faktor yang

menentukan efektifitas komunikasi, sehingga sekretaris perlu

menciptakan kedekatan melalui berbagai cara sehingga sekretaris

tidak dianggap asing atau orang lain bagi bawahan.

g. Kemampuan memahami lawan bicara

Dalam sebuah perusahaan orang-orang yang terkait didalamnya

pasti memiliki banyak perbedaan antara orang yang satu dengan orang

yang lain, baik dari latar belakang sosial, pendidikan, usia, jenis

kelamin. Agar komunikasi tetap dapat berjalan secara efektif, seorang

sekretaris harus memahami berbagai perbedaan yang ada dengan

lawan bicaranya. Apabila sekretaris dapat memahami perbedaan yang

ada, dia akan menjalin komunikasi sesuai dengan kemampuan dan

topik yang dapat diterima oleh pihak lain. Serta dalam penyampaian

untuk mengantisipasi perbedaan latar belakang sosial seseorang

sebaiknya dalam penyampaian pesan menggunakan bahasa yang

umum digunakan dan menggunakan kata-kata yang mudah dimengerti

dan tidak menimbulkan salah pengertian. Sehingga penerima pesan

dapat menangkap isi yang terkandung dalam pesan dengan baik.

h. Pesan harus jelas dan sesuai kebutuhan

Penyampaian informasi menggunakan kata-kata ataupun kalimat

yang panjang itu tidak selamanya dapat diterima dengan baik.

Terkadang penyampaian yang seperti itu hanya membuat kebingungan

pihak yang menerima pesan karena isi pesan tidak terfokus pada inti

permasalahan, justru merambat ke topik yang tidak dibahas. Agar

komunikasi dapat berjalan secara efektif sesuai dengan tujuan yang

hendak dicapai dalam komunikasi, sekretaris dalam menyampaikan

pesan sebaiknya terlebih dahulu merencanakan atau mempersiapkan

secara baik materi-materi atau gagasan-gagasan yang mendukung

pesan tersebut, serta sesuai dengan kebutuhan pesan. Sekretaris

menggunakan bahasa yang dapat dimengerti oleh kedua belah pihak

serta tidak menggunakan bahasa yang memiliki makna ganda karena

akan menimbulkan salah pengertian. Penyampaian pesan tidak

memerlukan penjelasan yang panjang namun tidak bermakna, lebih

baik singkat namun isi pesan yang diharapkan dapat tersampaikan

dengan baik. Disamping itu pengemasan pesan juga harus menarik

sehingga minat lawan bicara serta menimbulkan kepuasan bagi

penerima pesan.

BAB V

PENUTUP

A. Kesimpulan

Kegiatan komunikasi mutlak dilaksanakan dalam kehidupan sehari-

hari baik dalam lingkungan bermasyarakat maupun dalam suatu perusahaan.

Komunikasi sangat berperan banyak dalam pertukaran informasi serta sebagai

sarana interaksi antara individu yang satu dengan individu yang lain. Begitu

pula dengan komunikasi interpersonal, disamping sebagai sarana untuk

menjalin komunikasi dan bertukar informasi, dengan komunikasi ini

sekretaris dapat menjalin hubungan yang lebih pribadi dengan lawan bicara

sehingga dapat mengetahui karakter lawan bicara serta keinginan-keinginan

yang diharapkan dalam komunikasi sehingga tujuan atau pesan yang

disampaikan dapat diterima dengan baik.

1. Komunikasi interpersonal sangat penting dimiliki oleh sekretaris karena

akan memudahahkn dalam bersosialisasi dengan pihak lain, memudahkan

dalam penyampaian koordinasi pekerjaan terhadap bawahan,

memudahkan sekretaris dalam mengamati karakter dan kondisi lawan

bicara, dapat menciptakan hubungan yang akrab dengan pihak lain,

menciptakan keterbukaan informasi, mrnciptakan empati, serta dapat

memunculkan penghargaan dan citra positif terhadap diri sekretaris yang

dapat menunjang terhadap keberhasilan karir sekretaris.

2. Proses komunikasi interpersonal dimulai dari peran sekretaris dalam

memformulasikan atau menciptakan pesan yang kemudian dikirimkan

kepada penerima pesan. Oleh penerima pesan kemudian pesan

diterjemahkan lalu memberikan umpan balik kepada sekretaris terkait

pesan yang disampaikan.

3. Untuk menciptakan komunikasi interpersonal yang efektif maka sebelum

pesan disampaikan kepada komunikan, sekretaris harus mempersiapkan

dengan baik ide, gagasan atau maksud pesan dengan jelas. Pesan

disampaikan dengan bahasa yang mudah dimengerti, jelas, menciptakan

hubungan yang saling menghargai satu sama lain. Bersedia menerima

umpan balik yang positif maupun negatif.

4. Komunikasi interpersonal tidak selamanya dapat berjalan dengan efektif,

masih saja terdapat hambatan-hambatan yang mengganggu. Akan tetapi

hambatan tersebut dapat dihindarkan apabila terdapat kesadaran untuk

meningkatkan kemampuan berbicara, pengetahuan, memiliki kemampuan

memahami lawan bicara, serta dalam penyampaian pesan harus jelas serta

sesuai kebutuhan. Sehingga pesan yang disampaikan dapat diterima

dengan baik serta sesuai dengan tujuan komunikasi.

B. Saran

1. Sebaiknya sekretaris dapat memahami seberapa pentingnya dampak

positif dari komunikasi interpersonal. Berusaha membangun kemampuan

berkomunikasi interpersonal untuk menunjang karir serta menciptakan

citra positif terhadap diri sekretaris.

2. Sekretaris dan lawan bicara dapat berperan aktif dalam proses komunikasi

interpsersonal, sehingga pesan yang disampaikan sekretaris dapat

diterjemahkan dengan baik oleh lawan bicara.

3. Tingkatkan kemampuan komunikasi baik dalam penyampaian ataupun

menerima informasi dengan membiasakan berbicara, mendengarkan serta

memahami orang lain.

4. Tingkatkan pengetahuan supaya dapat dengan mudah berkomunikasi

dengan orang lain.

DAFTAR PUSTAKA

Agus M. Hardjana. 2003. Komunikasi Intrapersonal & Komunikasi Interpersonal. Yogyakarta: Penerbit Kanisius

Badri M. Sukoco. 2007. Manajemen Administrasi Perkantoran Modern. Jakarta:

Erlangga Deddy Mulyana, M.A., Ph.D. 2001. Ilmu Komunikasi Suatu Pengantar. Bandung:

PT Remaja Rosdakarya Dr. A. Supratiknya. 1995. Komunikasi Antarpribadi Tinjauan Psikologis.

Yogyakarta: Kanisius. Eti Ratnawati dan Sunarto. 2006. Kompetensi Sekretaris Profesional. Yogyakarta:

Andi Offset Fajar Marhaeni. 2009. Ilmu Komunikasi: Teori dan Praktik. Yogyakarta: Graha

Ilmu

Hartiti Hendarto dan Tulusharyono, F.X. 2003. Menjadi Sekretaris Profesional. PPM

Neni Nurnaeni. 2007. Peranan dan Tugas Sekretaris. (http://greatsecretary.wordpress.com diakses tanggal 10 Mei 2013, 20.00)

Saiman. 2002. Manajemen Sekretaris. Jakarta : Ghalia Indonesia

Suranto Aw. 2011. Komunikasi Interpersonal. Yogyakarta: Graha Ilmu

Titiek Triwidodo dan Djoko Kristanto. 2004. Pengembangan Kepribadian Sekretaris. Jakarta: Grasindo.

Wiryanto. 2006. Pengantar Ilmu Komunikasi. Jakarta: Grasindo

Documents

MEMBANGUN KOMUNIKASI INTERPERSONAL BAGI SEKRETARIS … · yaitu komunikasi interpersonal, komunikasi kelompok kecil, dan komunikasi ... dikerjakan, dan sekretaris akan mendapatkan