Upload
ledang
View
266
Download
1
Embed Size (px)
Citation preview
MEMBANGUN KOMUNIKASI INTERPERSONAL BAGI SEKRETARIS
Diajukan Kepada Fakultas Ekonomi
untuk Memenuhi Sebagai Persyaratan g
Gelar Profesi Ahli Madya Sekretari
PROGRAM STUDI SEKRETARI
UNIVERSITAS NEGERI YOGYAKARTA
MEMBANGUN KOMUNIKASI INTERPERSONAL BAGI SEKRETARIS
TUGAS AKHIR
Diajukan Kepada Fakultas Ekonomi
Universitas Negeri Yogyakarta
k Memenuhi Sebagai Persyaratan guna Memperoleh
Gelar Profesi Ahli Madya Sekretari
Disusun Oleh :
DAISY ASTUTI
10411131007
PROGRAM STUDI SEKRETARI DIPLOMA III
FAKULTAS EKONOMI
UNIVERSITAS NEGERI YOGYAKARTA
2013
MEMBANGUN KOMUNIKASI INTERPERSONAL BAGI SEKRETARIS
HALAMAN PERNYATAAN KEASLIAN TUGAS AKHIR
Yang bertanda tangan dibawah ini, saya:
Nama : Daisy Astuti
NIM : 10411131007
Program Studi : Sekretari DIII
Judul Tugas Akhir : Membangun Komunikasi Interpersonal bagi
Sekretaris
Menyatakan bahwa karya ilmiah ini merupakan hasil kerja sendiri dan sepanjng
pengetahuan saya tidak berisi materi yang dipublikasikan atau dipergunakan
sebagai persyaratan studi di perguruan tinggi oleh orang lain kecuali pada bagian-
bagian tertentu yang saya ambil sebagai acuan atau kutipan dengan mengikuti tata
penulisan karya ilmiah yang telah lazim. Apabila terbukti pernyataan ini tidak
benar, sepenuhnya menjadi tanggung jawab saya.
Yogyakarta,
Yang menyatakan,
(Daisy Astuti)
MOTTO
� Tidak ada masalah yang tidak bisa diselesaikan selama ada komitmen
untuk menyelesaikannya.
� Kebanggaan yang terbesar adalah bukan karena tidak pernah gagal, tetapi
bangkit kembali setiap kali kita jatuh.
� Jika Kita tidak pernah mencoba, Kita tidak akan berhasil
PERSEMBAHAN
Tugas Akhir ini penulis persembahkan kepada:
� Mamah tercinta dan ayahku terimakasih atas segala cinta dan kekuatan
untuk mendidik kami dalam penuh kesabaran dan kasih sayang yang tidak
dapat tergantikan dan tidak terlupakan di dunia ini.
� Kakakku tercinta, terimakasih atas segala nasihat, bimbingan, semangat,
dan kasih sayangnya hingga aku berubah seperti ini.
� Sahabat terbaik dan terhebatku, Mie_Chien Community, terimakasih
untuk pengalaman terbaik hingga aku bisa seperti ini.
ABSTRAK
MEMBANGUN KOMUNIKASI INTERPERSONAL BAGI SEKRETARIS
Oleh : Daisy Astuti 10411131007
Penulisan Tugas Akhir ini bertujuan untuk mengetahui : (1) Seberapa pentingnya komunikasi interpersonal bagi sekretaris, (2) proses terjadinya komunikasi interpersonal, (3) pentingnya etika komunikasi interpersonal, (4) cara menciptakan komunikasi interpersonal yang efektif, (5) faktor penghambat dan pendukung dalam komunikasi interpersonal. Pembahasan permasalahan pada Tugas Akhir ini dilakukan dengan metode kualitatif, yaitu pendekatan pemecahan masalah dengan berdasarkan uraian yang tidak berwujud angka. Penulis membahas permasalahan yang akan dikaji dengan menggunakan data secara alamiah menggunakan studi pustaka yang bersifat deskriptif. Studi pustaka dilakukan dengan cara membaca buku yang berhubungan dengan permasalahan yang dibahas. Hasil pembahasan menjelaskan bahwa : (1) komunikasi interpersonal penting bagi sekretaris: memudahkan sosialisasi diri, memudahkan koordinasi pekerjaan, memudahkan dalam mengamati karakter lawan bicara, menciptakan hubungan yang akrab, menciptakan keterbukaan komunikasi, menciptakan empati, memunculkan citra positif (2) proses komunikasi dimulai dari peran sekretaris dalam menciptakan pesan kemudian dikirimkan kepada komunikan yang nantinya akan menberikan tanggapan atau umpan balik terhadap isi pesan, (3) komunikasi dapat berjalan efektif antara sekretaris dengan pimpinan, bawahan, klien, dan orang lain apabila dalam penyampaiannya, sekretaris telah menyiapkan ide-ide yang akan disampaikan, memahami isi pesan yang akan disampaikan, pesan disampaikan dengan bahasa yang sopan dan jelas, bersifat mendukung lawan bicara, bersedia menerima umpan balik yang positif maupun negatif, (5) faktor penghambat komunikasi interpersonal antara lain rendahnya kepercayaan terhadap kredibilitas sekretaris, kurang memahami lawan bicara, prasangka negatif, perbedaan bahasa, komunikasi satu arah, lingkungan, penyaringan pesan kurang tepat, perbedaan spesialisasi pekerjaan. Sedangkan faktor pendukung komunikasi interpersonal antara lain, kredibilitas sekretaris, kecakapan sekretaris, pengetahuan sekretaris, daya tarik sekretaris, keramahan sekretaris, keakraban sekretaris, kemampuan memahami lawan bicara serta pesan harus jelas dan sesuai kebutuhan.
KATA PENGANTAR
Puji syukur kami panjatkan kehadirat Allah SWT karena berkat rahmat
dan karuniaNya, kami dapat menyelesaikan penyusunan Tugas Akhir sebagai
syarat penyelesaian studi pada program Sekretari Diploma III Universitas Negeri
Yogyakarta, untuk memperoleh gelar Ahli Madya (A.Md.).
Dalam penyusunan Tugas Akhir ini tidak lepas dari bimbingan dan
bantuan berbagi pihak yang dengan ikhlas telah meluangkan waktu dan tenaganya
demi terselesaikannya penyusunan Tugas Akhir ini, untuk itu tidak lupa penulis
mengucapkan terimakasih kepada:
1. Dr. Sugiharsono, M.Si selaku Dekan Fakultas Ekonomi
2. Bpk. Dapan, M.Kes selaku Ketua Pengelola Kampus Wates
3. Ibu Muslikhah Dwi Hartanti, SIP, selaku dosen pembimbing dalam
penyusunan tugas akhir ini, yang telah memberikan bantuan serta
bimbingan.
4. Ibu Rosidah, M.SI, selaku Kaprodi D3 Sekretari.
5. Bapak dan Ibu Dosen Program Studi Sekretari yang sudah memberikan
Pengetahuan dan Ilmunya selama Penulis kuliah.
6. Saudara-saudaraku tersayang yang senantiasa memberikan nasihat dan
dukungannya kepadaku.
7. Rekan-rekan seperjuanganku tersayang Sekretari 2010.
Penulis menyadari bahwa tugas akhir ini masih banyak sekali kekurangan
dan kesalahan, oleh karena itu penulis, mengharapkan saran dan kritik demi
sempurnanya tugas akhir di masa yang akan datang.
Yogyakarta, Juni 2013
Penulis
Daisy Astuti
DAFTAR ISI
Halaman
ABSTRAK ......................................................................................... vii
KATA PENGANTAR ........................................................................ viii
DAFTAR ISI ...................................................................................... x
DAFTAR GAMBAR .......................................................................... xi
BAB I PENDAHULUAN ................................................................... 1
A. Latar Belakang ........................................................................ 1
B. Rumusan Masalah ................................................................... 6
C. Tujuan Tugas Akhir ................................................................ 7
D. Manfaat Tugas Akhir................................................................ 7
BAB II KAJIAN PUSTAKA .............................................................. 8
A. Pengertian Sekretaris ............................................................... 8
B. Tugas Sekretaris ...................................................................... 9
C. Pengertian Komunikasi Interpersonal ...................................... 11
D. Tujuan Komunikasi Interpersonal ............................................ 13
E. Asas-asas Komunikasi Interpersonal ....................................... 16
F. Ciri-ciri Komunikasi Interpersonal .......................................... 19
G. Komponen-komponen Komunikasi Interpersonal .................... 23
H. Proses Komunikasi Interpersonal ............................................. 27
I. Etika Komunikasi Interpersonal ............................................... 30
J. Faktor Penghambat dan Pendukung Komunikasi Interpersonal 31
K. Komunikasi Interpersonal yang Efektif bagi Sekretaris ............ 38
BAB III METODE PENGKAJIAN ..................................................... 43
A. Metode Pendekatan ................................................................. 43
B. Metode Pemecahan Masalah ................................................... 43
BAB IV PEMBAHASAN ................................................................... 45
A. Pentingnya Komunikasi Interpersonal bagi Sekretaris ............. 45
B. Proses Komunikasi Interpersonal Sekretaris ............................ 51
C. Menciptakan Komunikasi Interpersonsl yang Efektif ............... 57
D. Faktor Penghambat dan Pendukung Komunikasi Interpersonal 65
BAB V PENUTUP ............................................................................. 80
A. Kesimpulan ............................................................................. 80
B. Saran ....................................................................................... 82
DAFTAR PUSTAKA ......................................................................... 83
DAFTAR GAMBAR
Gambar 1. Komponen Komunikasi Interpersonal ................................ 27
Gambar 2. Proses Komunikasi Interpersonal ....................................... 28
Gambar 3. Siklus Proses Komunikasi Interpersonal ............................ 29
BAB I
PENDAHULUAN
A. Latar Belakang
Di abad informasi dewasa ini setiap orang menginginkan informasi
yang up to date, akurat dan dapat dipercaya. Hal tersebut dirasa wajar karena
manusia sebagai mahkluk sosial tentu memiliki kebutuhan untuk saling
berkomunikasi satu sama lain baik secara langsung maupun tidak langsung.
Melalui proses komunikasi, seseorang berusaha untuk menyampaikan pikiran,
dan perasaannya kepada orang lain. Dari proses komunikasi tersebut akan
tercipta upaya dalam mempengaruhi orang lain untuk ikut merasakan atau
lebih jauh melakukan apa yang dikehendaki oleh si pembicara.
Disadari ataupun tidak disadari setiap hari pasti akan tercipta hubungan
komunikasi baik dalam masyarakat sekitar maupun dalam dunia kerja, dari
komunikasi yang membahas hal ringan sampai dengan hal yang kompleks
tergantung dari pihak-pihak yang menjalin komunikasi tersebut. Komunikasi
merupakan suatu kebutuhan dalam bermasyarakat yang tidak dapat dihindari
maupun digantikan keberadaannya sebagai sarana bertukar informasi yang
memang akan diperlukan setiap saat. Komunikasi yang dilakukan dalam
masyarakat ini bertujuan untuk mempengaruhi orang lain, merangsang minat,
mengurangi permusuhan, menggerakkan masyarakat melakukan suatu tugas
atau mendidik perilaku. Sedangkan komunikasi yang dilakukan dalam suatu
kantor atau organisasi memiliki tujuan untuk memberikan informasi kepada
pimpinan, karyawan, klien, kolega, bawahan, dan penyedia.
Komunikasi dilihat dari jenis interaksi dibedakan menjadi tiga kategori
yaitu komunikasi interpersonal, komunikasi kelompok kecil, dan komunikasi
publik. Akan tetapi Komunikasi interpersonal dianggap jenis komunikasi
yang paling efektif dalam upaya mengubah sikap, pendapat atau perilaku
seseorang, karena sifatnya yang dialogis berupa percakapan. Dengan
komunikasi interpersonal ini pengirim pesan juga akan lebih memahami, serta
mengetahui sejauh mana pesan yang disampaikan dapat diterima dengan baik
oleh penerima pesan. Komunikasi interpersonal ini juga merupakan suatu
kegiatan yang dapat dikatakan aktif. Hal ini dapat dilihat dari arus balik
komunikasi interpersonal yang bersifat langsung, dimana pengirim pesan
mengetahui tanggapan lawan bicara ketika itu juga sehingga pengirim pesan
dapat memberikan kesempatan pada lawan bicara untuk bertanya seluas –
luasnya, sehingga dapat tercipta komunikasi timbal balik antara pengirim
pesan dan penerima pesan.
Komunikasi interpersonal itu tidak selamanya mudah dilaksanakan,
walaupun sudah berusaha untuk melakukan komunikasi interpersonal sebaik-
baiknya, akan tetapi masih saja timbul berbagai kendala serta hambatan yang
kemudian mengganggu kelancaran dalam bertukar informasi sehinggga
proses penyampaian pesan tidak sesuai dengan sasaran yang dikehendaki.
Salah satu masalah yang sering muncul atau dihadapi dalam hubungan
komunikasi yaitu terjadinya miss communication yaitu terjadinya kesalah
pahaman pengertian dalam komunikasi. Hal ini akan sangat menghambat
dalam proses komunikasi karena apa yang disampaikan oleh pengirim pesan
tidak dapat diterima dengan baik oleh penerima pesan sehingga nantinya
komunikasi berjalan tidak efektif. Bukan hanya tidak efektif dengan kesalah
pahaman ini juga dapat menimbulkan berbagai dampak yaitu munculnya
pertengkaran, perselisihan, perdebatan maupun perkelahian diantara pengirim
pesan dan penerima pesan apabila kesalah pahaman tersebut tidak secepatnya
diklarifikasikan dengan baik. Untuk menghindari hal – hal tersebut serta agar
komunikasi interpersonal dapat berjalan dengan efektif sesuai sasaran, maka
perlu terlebih dahulu mengetahui faktor – faktor penghambat. Dengan
demikian dapat ditentukan berbagai cara untuk mengatasi hambatan –
hambatan yang muncul dalam komunikasi interpersonal.
Sekretaris merupakan assisten pimpinan dimana mereka dituntut harus
memiliki keahlian dalam mengurus kantor, disamping itu mereka juga
memiliki tanggung jawab besar dalam membantu menangani semua
pekerjaan dari pimpinan secara profesional. Pekerjaan Sekretaris ini juga
tidak lepas dari hubungan komunikasi. Hampir setiap hari mereka melakukan
komunikasi baik dengan atasan, klien maupun pegawai lainnya. Sekretaris
dituntut mempunyai keterampilan dalam berkomunikasi serta senantiasa
menjaga pembicaraan agar tidak salah bicara.
Seorang Sekretaris yang senantiasa harus bekerja profesional dan dapat
meningkatkan citra baik perusahaan perlu memahami pentingnya komunikasi
interpersonal. Dengan komunikasi yang lebih personal ini akan dapat
membantu sekretaris dalam perkembangan intelektual, sosial, membentuk
identitas atau jati diri lewat komunikasi dengan orang lain serta akan lebih
dapat bersosialisasi serta diterima dalam kantor. Sekretaris yang memiliki
kemampuan komunikasi interpersonal akan jauh lebih peka dan mudah
bergaul dengan siapa saja baik atasan, klien, maupun pegawai yang lainnya.
Hal ini dikarenakan komunikasi interpersonal cenderung menjalin hubungan
komunikasi dengan menggunakan perasaan. Perasaan disini bukan diartikan
sebagai perasaaan sayang ataupun cinta akan tetapi perasaan dimana seorang
sekretaris bisa bersikap terbuka terhadap lawan bicara, mengungkapkan
informasi yang sejujur-jujurnya tanpa ada yang disembunyikan, asalkan hal
itu masih dalam taraf kewajaran serta dengan keterbukaan dapat menerima
semua perbedaan yang ada. Dengan hal tersebut maka seorang sekretaris
dapat diterima dengan baik dan dipercaya oleh orang lain.
Komunikasi interpersonal juga mengajarkan untuk bersikap empati.
Sekretaris yang dapat bersikap empati berarti dapat mengetahui apa yang
sedang dialami orang lain pada suatu saat tertentu. Sekretaris akan lebih
tanggap dan memahami apa yang lawan bicara rasakan serta yang diharapkan.
Misal sekretaris dengan atasan dimana mereka sedang menyelesaikan
pekerjaan bersama, Sekretaris yang memahami dan tanggap akan apa yang
dibutuhkan oleh atasannya, dalam mengerjakan tugas tersebut tanpa
mendapat perintah Sekretaris akan mengerjakan apa yang seharusnya
dikerjakan, dan sekretaris akan mendapatkan nilai positif dari atasanya
tersebut. Atasan yang sudah merasa nyaman dan percaya terhadap kinerja dari
Sekretarisnya tersebut sangat berdampak baik terhadap karir seorang
Sekretaris.
Kenyataannya, tidak semua sekretaris dapat menjalin komunikasi
interpersonal dengan baik. Keterbatasan dalam komunikasi ini dapat menjadi
penghalang yang cukup besar terhadap karir dan kinerja sekretaris. Sekretaris
yang tidak dapat berkomunikasi dengan baik, akan mengalami kesulitan
dalam melakukan hubungan kerja dalam kantor. Sekretaris akan cenderung
sulit dalam bersosialisasi dengan orang lain sehingga mereka hanya bersikap
seperlunya saja sebatas pekerjaan tanpa melakukan pendekatan yang lebih
mendalam terhadap kebutuhan lawan bicara, mereka tidak dapat menjadikan
lawan bicara sebagai teman. Hubungan komunikasi antara sekretaris dengan
atasan tidaklah selalu bersifat formal, adakalanya pembicaraan juga bersifat
santai dan bersahabat. Akan tetapi apabila sekretaris tidak dapat menjalin
komunikasi yang baik dan menciptakan suasana yang menyenangkan dalam
menjalin komunikasi tersebut maka hubungan komunikasi akan bersifat kaku
dimana sekretaris akan merasa canggung dan merasa sangat takut terhadap
atasan, hal ini dapat berakibat terhadap kinerja dan mental sekretaris.
Sekretaris yang tidak memiliki keterampilan dalam menjalin hubungan
komunikasi interpersonal akan mengalami kesulitan dalam menyampaikan
informasi atau pesan yang dibutuhkan. Pesan yang diharapkan tidak dapat
diterima oleh pihak lain sehingga mengakibatkan salah persepsi atau
penafsiran, dari hal tersebut dapat mengakibatkan timbulnya miss
communication antara sekretaris dan pihak lain. Apabila sekretaris tidak dapat
mengatasi permasalahan miss communication tersebut maka dapat berdampak
negatif, yaitu dapat memudarkan hubungan yang harmonis baik dengan
pimpinan, karyawan, bawahan, klien, maupun orang lain, disamping itu
sekretaris tidak dapat dipercayai memiliki kemampuan yang berkompeten
dalam bidangnya karena tidak dapat mengatasi permasalahn yang muncul dari
segi komunikasi. Dari permasalahan tersebut akan sulit mendapatkan nilai
positif dari orang lain yang nantinya akan berdampak pula pada citra baik
perusahaan.
Berdasarkan uraian di atas mengenai pentingnya komunikasi
interpersonal, oleh karena itu dipilih judul yaitu “Membangun Komunikasi
Interpersonal bagi Sekretaris”.
B. Rumusan Masalah
Masalah-masalah yang dirumuskan dalam Tugas Akhir ini adalah
sebagai berikut:
1. Apa pentingnya komunikasi interpersonal bagi sekretaris?
2. Bagaimana proses komunikasi interpersonal?
3. Bagaimana cara menciptakan komunikasi interpersonal yang efektif ?
4. Apa faktor penghambat dan pendukung dalam komunikasi interpersonal?
C. Tujuan Tugas Akhir
Tujuan Tugas Akhir yang akan dibahas, dirumuskan sebagai berikut:
1. Mengetahui seberapa pentingnya komunikasi interpersonal bagi
sekretaris.
2. Mengetahui proses terjadinya komunikasi interpersonal.
3. Mengetahui cara menciptakan komunikasi interpersonal yang efektif.
4. Faktor penghambat dan pendukung dalam komunikasi interpersonal.
D. Manfaat Tugas Akhir
1. Bagi Universitas/Almamater
Menambah ilmu pengetahuan mengenai komunikasi interpersonal yang
dapat dijadikan sebagai bahan referensi untuk penulisan karya ilmiah.
2. Bagi Penulis
Menambah pengetahuan tentang komunikasi interpersonal serta
mengembangkan kemampuan dan keterampilan dalam berkomunikasi.
3. Bagi Pembaca
Memberikan gambaran tentang membangun komunikasi interpersonal
pada diri sekretaris dan menciptakan komunikasi interpersonal yang
efektif.
BAB II
KAJIAN PUSTAKA
A. Pengertian Sekretaris
Istilah sekretaris berasal dari kata Latin secretum yang berarti rahasia.
Dari kata secretum itu terbentuk kata secretarius yang berarti “petugas atau
karyawan kepercayaan. Kata Secretarius itu menjadi secretaris dalam bahasa
Belanda, secretaire dalam bahasa Perancis, atau secretary dalam bahasa
Inggris. Dari pelacakan asal kata itu, istilah sekretaris yang dikenal selama ini
mungkin sekali diambil alih dari kata Belanda secretaris.
Pendapat tentang definisi sekretaris yang dikemukakan oleh
M.G.Hartiti Hendarto dan F.X Tulusharyono,M.M, (2003:4) yaitu:
“Sekretaris adalah orang yang membantu seseorang, yaitu pimpinan dalam
melaksanakan tugas perkantoran yang timbul dari tugasnya sebagai
pemimpin.”
Lebih lanjut menurut Saiman, (2002:24) tentang sekretaris adalah
sebagai berikut:
“Sekretaris adalah seseorang yang mempunyai tugas yang sangat berkaitan
dengan kegiatan tulis-menulis atau catat-mencatat dari suatu kegiatan
perkantoran atau perusahaan.”
Dari beberapa definisi diatas, dapat disimpulkan bahwa pengertian
sekretaris pada hakikatnya orang yang membantu pimpinan, yang diberikan
tugas, meliputi kegiatan mencatat dan menulis dari suatu kegiatan
perkantoran.
B. Tugas Sekretaris
Tugas seorang sekretaris tidak hanya membantu meringankan tugas
seorang pimpinan, namun seorang sekretaris juga dituntut untuk mampu
berkompeten dalam mengerjakan tugas-tugas kesekretariatannya. Seperti
dalam hal korespondensi, kearsipan, dan penyelenggaraan rapat. Semua itu
juga merupakan tugas sekretaris.
“Tugas sekretaris dalam arti sempit adalah sebagai orang yang dipercaya oleh pimpinan untuk menyimpan rahasia pimpinan. Sedangkan tugas sekretaris dalam arti luas adalah pelaksanaan tugas-tugas yang bersifat membantu manajer atau pimpinan untuk menjalankan roda organisasi, lembaga, maupun kantor.” (Saiman, 2002:40) Sedangkan menurut Eti Ratnawati dan Sunarto (2006:16-18), tugas
sekretaris dapat dibagi menjadi tiga kelompok : tugas rutin, tugas pelaksanaan
instruksi, dan tugas kreatif.
1. Tugas rutin Kata rutin berasal dari kata Perancis la routine yang berarti kebiasaan, praktik yang sudah lazim, prosedur yang sudah mapan, hal-hal yang dilakukan sehari-hari. Tugas rutin adalah tugas yang dilakukan setiap hari sesuai dengan prosedur yang sudah mapan atau praktik yang sudah lazim, tanpa perlu menunggu perintah atau mencari waktu khusus untuk melaksanakannya. Tugas rutin sekretaris mencakup pembuatan surat-surat keluar, pengurusan surat-surat masuk, arsip, tamu, telepon, acara kegiatan pimpinan, laporan, rapat rutin, dan lain-lain.
2. Tugas pelaksana instruksi Tugas pelaksana instruksi adalah tugas yang diperintahkan oleh pimpinan. Tugas ini diperintahkan karena tidak termasuk ke dalam kelompok tugas
rutin dan harus dikerjakan di tengah-tengah kerja rutin. Tugas-tugas itu antara lain berkaitan dengan rapat yang tidak rutin, perjalanan dinas, proyek khusus, dan lain-lain.
3. Tugas kreatif Tugas kreatif tidak termasuk ke dalam tugas rutin dan tugas instruksi. Tugas ini muncul terinspirasi dalam diri sekretaris sendiri dan dimaksudkan agar bantuan yang diberikan kepada pimpinan lebih berarti dan bermutu. Tugas kreatif dapat berkaitan dengan efisiensi kerja, seperti perencanaan kerja, pengelolaan waktu, dapat berhubungan dengan pengaturan menyangkut ruang dan penyediaan peralatan kerja, dapat menyangkut peningkatan kepribadian, pengetahuan, atau kecakapan yang diperlukan agar kualitas, peran, fungsi, dan tugas keseluruhannya makin meningkat.
Menurut Neni Nuraeni (www.greatsecretary.wordpress.com)
menjelaskan bahwa sekretaris dibanding dengan posisi lain, termasuk
karyawan yang memiliki multi tugas, diantaranya :
1. Menurut wewenangnya a. Tugas rutin, meliputi pengetikan, making call, menerima tamu,
korespondensi, filing, surat menyurat. b. Tugas instruksi, meliputi penyusunan jadwal perjalanan, making
appointment, pengaturan keuangan, persiapan dan penyelenggaraan rapat, arrange schedule.
c. Tugas kreatif, meliputi pembuatan formulir telepon, dokumentasi, mengirim ucapan kepada klien, mengatur ruang kantor pimpinan.
2. Menurut jenis tugasnya a. Tugas administrasi perkantoran, meliputi surat menyurat, pembuatan
laporan, filing. b. Tugas resepsionis, meliputi making call, melayani tamu, menyusul
jadwal pertemuan pimpinan. c. Tugas insidentil, meliputi mempersiapkan rapat, mempersiapkan pidato,
presentasi, dan mempersiapkan perjalanan dinas pimpinan. d. Tugas sosial, meliputi mengatur rumah tangga kantor, mengirim ucapan
selamat kepada relasi, mempersiapkan resepsi/jamuan acara resmi kantor.
Dari beberapa pendapat tersebut, dapat disimpulkan bahwa sekretaris
memiliki tanggung jawab yang tinggi dimana sebagai seorang sekretaris
memiliki tugas yang sangat kompleks, dan tidak hanya berhubungan dengan
tugas pimpinan saja. Sekretaris juga memiliki tugas-tugas yang berhubungan
dengan kesekretariatan meliputi tugas rutin, tugas pelaksanaan instruksi,
tugas kreatif, tugas insidentil dan tugas sosial.
C. Pengertian Komunikasi Interpersonal
Komunikasi interpersonal merupakan kegiatan yang sangat dominan
dalam kehidupan sehari – hari, namun tidaklah mudah memberikan definisi
yang dapat diterima semua pihak. Sebagaimana layaknya konsep-konsep
dalam ilmu sosial lainnya, komunikasi interpersonal juga mempunyai banyak
definisi sesuai dengan persepsi ahli–ahli komunikasi yang memberikan
batasan pengertian.
Pendapat tentang definisi komunikasi interpersonal menurut Agus M.
Hardjana (2003:85) adalah sebagai berikut
“Komunikasi interpersonal adalah interaksi tatap muka antara dua atau
beberapa orang, dimana pengirim dapat menyampaikan pesan secara
langsung dan penerima pesan dapat menerima dan menanggapi secara
langsung pula”.
Pendapat senada dikemukakan oleh Deddy Mulyana (2001:73) bahwa
“Komunikasi interpersonal atau komunikasi antarpribadi adalah komunikasi
antara orang-orang secara tatap muka, yang memungkinkan setiap pesertanya
menangkap reaksi orang lain secara langsung, baik secara verbal maupun
nonverbal.
“Komunikasi antarpribadi (interpersonal communication) merupakan
komunikasi yang berlangsung dalam situasi tata muka antara dua orang atau
lebih, baik secara terorganisasi maupun pada kerumunan orang.” (Wiryanto,
2006:32).
Sedangkan menurut Suranto Aw (2003:5) memberikan uraian
mengenai definisi komunikasi interpersonal, dapatlah dikemukakan
pengertian yang sederhana, bahwa komunikasi interpersonal atau komunikasi
antarpribadi adalah proses penyampaian dan penerimaan pesan antara
pengirim pesan (sender) dengan penerima (receiver) baik secara langsung
maupun tidak langsung. Komunikasi dikatakan terjadi secara langsung
(primer) apabila pihak-pihak yang terlibat komunikasi dapat saling berbagi
informasi tanpa melalui media. Sedangkan komunikasi tidak langsung
(sekunder) dicirikan oleh adanya penggunaan media tertentu.
Dari beberapa definisi yang telah dikemukakan oleh para ahli dapat
diambil kesimpulan bahwa komunikasi interpersonal adalah proses
pertukaran informasi yang dilakukan antara orang-orang atau biasanya di
antara dua orang secara langsung dalam situasi bertatap muka sehingga
komunikator dapat secara langsung menerima respon atau umpan balik dari
komunikan.
D. Tujuan Komunikasi Interpersonal
Komunikasi interpersonal merupakan suatu action oriented, ialah
suatu tindakan yang berorientasi pada tujuan tertentu. Menurut Suranto Aw
(2011:19-22) tujuan komunikasi interpersonal itu bermacam-macam,
beberapa diantaranya dipaparkan sebagai berikut:
1. Mengungkapkan perhatian kepada orang lain
Dalam hal ini seseorang berkomunikasi dengan cara menyapa, tersenyum,
melambaikan tangan, membungkukkan badan, menanyakan kabar partner
komunikasinya, dan sebagainya. Pada prinsipnya komunikasi interpersonal
hanya dimaksudkan untuk menunjukkan adanya perhatian kepada orang
lain, dan untuk menghindari kesan dari orang lain sebagai pribadi yang
tertutup, dingin, dan cuek.
2. Menemukan diri sendiri
Menemukan diri sendiri artinya, seseorang melakukan komunikasi
interpersonal karena ingin mengetahui dan mengenali karakteristik diri
pribadi berdasarkan informasi dari orang lain. Bila seseorang terlibat
komunikasi interpersonal dengan orang lain, maka terjadi proses belajar
banyak sekali tentang diri maupun orang lain.
3. Menemukan dunia luar
Dengan komunikasi interpersonal diperoleh kesempatan untuk
mendapatkan berbagai informasi dari orang lain, termasuk informasi
penting dan aktual. Misalnya komunikasi interpersonal dengan seorang
dokter mengantarkan seseorang untuk mendapatkan informasi tentang
penyakit dan penanganannya.
4. Membangun dan memelihara hubungan yang harmonis
Sebagai makhluk sosial, salah satu kebutuhan setiap orang yang paling
besar adalah membentuk dan memelihara hubungan baik dengan orang
lain. Karena apabila ada seorang saja sebagai musuh, kemungkinan akan
menjadi kendala. Oleh karena itulah setiap orang telah menggunakan
banyak waktu untuk berkomunikasi interpersonal yang ditujukan untuk
membangun dan memelihara hubungan sosial dengan orang lain.
5. Mempengaruhi sikap dan tingkah laku
Komunikasi interpersonal ialah proses penyampaian suatu pesan oleh
seseorang kepada orang lain untuk memberitahu atau mengubah sikap,
pendapat, atau perilaku baik secara langsung maupun tidak langsung
(dengan menggunakan media). Contoh, melalui komunikasi interpersonal
seorang ayah menginginkan agar ada perubahan sikap dan perilaku
anaknya sehingga sang anak meningkatkan intensitas belajar, dan
mengurangi ketergantungan “kutak-kutik” hand-phone dan internet.
6. Mencari kesenangan atau sekedar menghabiskan waktu
Ada kalanya, seseorang melakukan komunikasi interpersonal sekedar
mencari kesenangan atau hiburan. Berbicara dengan teman, hal dapat
mendatangkan kesenangan, karena komunikasi interpersonal semacam ini
dapat memberi keseimbangan yang penting dalam pikiran yang
memerlukan suasana rileks, ringan, dan menghibur dari semua keseriusan
berbagai kegiatan sehari-hari.
7. Menghilangkan kerugian akibat salah komunikasi
Komunikasi interpersonal dapat menghilangkan kerugian akibat salah
komunikasi (miss communication) dan salah interpretasi (miss
interpretation) yang terjadi antara sumber dan penerima pesan. Karena
dengan komunikasi interpersonal dapat dilakukan pendekatan secara
langsung, menjelaskan berbagai pesan yang rawan menimbulkan
kesalahan interpretasi.
8. Memberi bantuan (konseling)
Ahli-ahli kejiwaan, ahli psikologi klinis dan terapi menggunakan
komunikasi interpersonal dalam kegiatan profesional mereka untuk
mengarahkan kliennya. Dalam kehidupan sehari-hari, di kalangan
masyarakat pun juga dapat dengan mudah diperoleh contoh yang
menunjukkan fakta bahwa komunikasi interpersonal dapat dipakai sebagai
pemberian bantuan (konseling) bagi orang lain yang memerlukan.
Menurut Fajar (2009:78-80) tujuan komunikasi interpersonal adalah
sebagai berikut:
1. Mengenali diri sendiri dan orang lain Komunikasi interpersonal memberikan kesempatan untuk memperbincangkan diri sendiri atau membuka diri, melalui komunikasi ini memberikan pelajaran bagaimana dan sejauh mana untuk membuka diri pada orang lain.
2. Mengetahui dunia luar Komunikasi interpersonal memungkinkan untuk memahami lingkungan secara baik yakni tentang objek dan kejadian-kejadian orang lain. Informasi yang diperoleh sebagian besar berasal dari interaksi interpersonal.
3. Menciptakan dan memelihara hubungan menjadi bermakna Manusia diciptakan sebagai makhluk individu sekaligus makhluk sosial. Dalam kehidupan sehari-hari, orang ingin menciptakan dan memelihara hubungan dekat dengan orang lain. Dengan melakukan hubungan
komunikasi interpersonal dapat menciptakan dan memelihara hubungan sosial dengan orang lain.
4. Mengubah sikap dan perilaku Dalam komunikasi interpersonal sering mengubah sikap dan perilaku orang. Tanpa disadari melalui komunikasi interpersonal tersebut dapat mempersuasi orang lain.
5. Bermain dan mencari hiburan Bermain mencakup semua kegiatan untuk memperoleh kesenangan. Seringkali tujuan ini dianggap tidak penting, tetapi sebenarnya komunikasi yang demikian perlu dilakukan, karena dapat memberi suasana lepas.
6. Membantu Psikiater, psikolog klinik dan ahli terapi adalah contoh profesi yang
mempunyai fungsi menolong orang lain. Tugas-tugas tersebut sebagian besar dilakukan melalui komunikasi interpersonal.
Dari tujuan komunikasi diatas dapat disimpulkan secara sederhana
bahwa tujuan komunikasi intepersonal adalah untuk dapat mendekatkan diri
dengan orang lain sehingga nantinya akan mendapatkan lebih banyak lagi
berbagai informasi baru yang diperlukan serta dapat membantu dalam
pemecahan suatu masalah. Disamping itu dengan komunikasi interpersonal
yang lebih menekankan terhadap perasaan maka akan menciptakan suatu
hubungan yang harmonis.
E. Asas-asas Komunikasi Interpersonal
Komunikasi interpersonal melibatkan sekurang-kurangnya dua
orang, satu orang berperan sebagai pengirim informasi, dan seorang lainnya
sebagai penerima. Secara teoritis, kelancaran komunikasi ditentukan oleh
peran kedua orang tersebut dalam memformulasikan dan memahami pesan.
Berikut ini dikemukakan lima asas komunikasi interpersonal menurut Suranto
Aw (2011:13-14). Kiranya asas-asas komunikasi interpersonal dapat menjadi
bahan pertimbangan ketika sesorang akan melancarkan suatu proses
komunikasi interpersonal.
1. Komunikasi berlangsung antara pikiran seseorang dengan pikiran orang
lain.
Komunikasi interpersonal melibatkan sekurang-kurangnya dua
orang. Agar komunikasi dapat berjalan efektif, maka diantara orang-orang
yang terlibat komunikasi tersebut memiliki pengalaman bersama dalam
memahami pesan. Apabila isi pesan dipahami berbeda maka akan
menimbulkan miss communication. Perbedaan pemaknaan dapat
disebabkan oleh banyak faktor, antara lain latar belakang pengetahuan
bahasa, asal daerah yang berbeda, serta pengalaman yang berbeda.
2. Orang hanya bisa mengerti sesuatu hal dengan menghubungkannya
dengan suatu hal lain yang telah dimengerti.
Artinya ketika memahami suatu informasi, seseorang akan
menghubungkannya dengan pengalaman dan pengetahuan yang sudah
dimengerti. Seseorang akan memahami pesan yang disampaikan
komunikator apabila pengetahuan serta pengalaman yang dimiliki
sepadan dengan yang dimiliki komunikator. Misalnya ketika mendengar
bunyi kentongan, asosiasi dapat berbeda-beda. Bagi sekelompok orang
bunyi kentongan dimaknai sebagai adanya orang yang sedang bertugas
ronda yaitu menjaga keamanan lingkungan, namun bagi kelompok orang
lain dapat dimaknai berbeda-beda: pedagang mie ayam, petani menghalau
burung yang menyerang tanaman padi, dan sebagainya.
3. Setiap orang berkomunikasi tentu mempunyai tujuan.
Komunikasi interpersonal bukanlah keadaan yang pasif, melainkan
suatu action oriented, ialah suatu tindakan yang berorientasi pada tujuan
tertentu. Tujuan komunikasi itu mulai dari sekedar ingin mempunyai atau
sekedar basa-basi untuk menunjukkan adanya perhatian kepada orang
lain, menyampaikan informasi, sekedar untuk menjaga hubungan, sampai
kepada keinginan mengubah sikap dan perilaku orang lain.
4. Orang yang telah melakukan komunikasi mempunyai suatu kewajiban
untuk meyakinkan dirinya bahwa ia memahami makna pesan yang akan
disampaikan itu.
Sebelum pesan diinformasikan kepada orang lain seorang
komunikator harus terlebih dahulu meyakini bahwa makna pesan yang
akan disampaikan sudah sesuai dengan yang diinginkan. Kewajiban untuk
meyakini pemahaman makna pesan, terkait dengan upaya agar
komunikasi berjalan efektif. Agar tidak terjadi kekeliruan pemaknaan
pesan pada diri sumber dan penerima pesan.
5. Orang yang tidak memahami makna informasi yang diterima, memiliki
kewajiban untuk meminta penjelasan agar tidak terjadi bias komunikasi.
Untuk menghindari kemungkinan terjadinya mis-komunikasi,
diperlukan kesediaan masing-masing pihak yang berkomunikasi untuk
meminta klarifikasi sekiranya tidak memahami arti pesan yang
diterimanya. Dalam hal ini komunikator harus pandai menyampaikan
pesan dimana menggunakan bahasa yang mudah dimengerti sehingga
tidak terjadi kesalahan atau perbedaan persepsi antara komunikator
dengan komunikan.
Menurut Badri M. Sukoco (2007:51) juga memaparkan asas
komunikasi, yaitu:
1. Komunikasi berlangsung antara pikiran seseorang dengan pikiran orang lain.
2. Orang hanya bisa memahami tentang suatu hal jika menghubungkannya dengan hal lain yang telah dimengerti
3. Orang yang melakukan komunikasi mempunyai suatu kewajiban untuk membuat dirinya dimengerti
4. Orang yang tidak paham dalam menerima pesan mempunyai suatu kewajiban untuk meminta penjelasan.
Dari uraian asas-asas komunikasi intepersonal diatas dapat
disimpulkan bahwa setiap menjalin komunikasi pasti ada tujuan atau sasaran
yang hendak dicapai sehingga apabila dari pihak komunikan kurang
memahami isi pesan yang disampikan oleh komunikator diharapkan dapat
meminta penjelasan sehingga komunikasi dapat berjalan dengan lancar, apa
yang dipikirkan komunikator dapat diterima oleh komunikan serta
meminimalisir terjadinya miss communication.
F. Ciri-ciri Komunikasi Interpersonal
Menurut Suranto Aw (2011:14-16), komunikasi interpersonal
merupakan jenis komunikasi yang frekuensi terjadinya cukup tinggi dalam
kehidupan sehari-hari. Apabila diamati dan dikomparasikan dengan jenis
komunikasi lainnya, maka dapat dikemukakan beberapa ciri-ciri komunikasi
interpersonal yaitu:
1. Arus pesan dua arah
Komunikasi interpersonal menempatkan sumber pesan dan
penerima dalam posisi yang sejajar, sehingga memicu terjadinya pola
penyebaran pesan mengikuti arus dua arah, artinya komunikator dan
komunikan dapat berganti peran secara cepat.
2. Suasana nonformal
Komunikasi interpersonal biasanya berlangsung dalam suasana
nonformal, relevan dengan suasana nonformal tersebut, pesan yang
dikomunikasikan biasanya bersifat lisan, bukan tertulis. Di samping itu,
forum komunikasi yang dipilih biasanya juga cenderung bersifat
nonformal, seperti percakapan intim dan lobi, bukan forum formal seperti
rapat.
3. Umpan balik segera
Komunikasi interpersonal biasanya mempertemukan para pelaku
komunikasi secara bertatap muka, maka umpan balik dapat diketahui
dengan segera. Seorang komunikator dapat segera memperoleh balikan
atas pesan yang disampaikan dari komunikan, baik secara verbal maupun
nonverbal.
4. Peserta komunikasi berada dalam jarak yang dekat
Komunikasi interpersonal merupakan metode komunikasi
antarindividu yang menuntut agar peserta komunikasi berada dalam jarak
dekat, baik jarak dalam arti fisik maupun psikologis. Jarak yang dekat
dalam arti fisik, artinya para pelaku saling bertatap muka, berada pada
satu lokasi tempat tertentu. Sedangkan jarak yang dekat secara psikologis
menunjukkan keintiman hubungan antarindividu.
5. Peserta komunikasi mengirim dan menerima pesan simultan dan spontan,
baik secara verbal maupun nonverbal.
Untuk meningkatkan keefektifan komunikasi interpersonal, peserta
komunikasi dapat memberdayakan pemanfaatan kekuatan pesan verbal
maupun nonverbal secara simultan. Peserta komunikasi berupaya saling
meyakinkan, dengan mengoptimalkan penggunaan pesan verbal maupun
nonverbal secara bersamaan, saling mengisi, saling memperkuat sesuai
tujuan komunikasi.
Sementara itu Judy C. Person yang dikutip Suranto Aw (2011:16)
menyebutkan enam karakteristik komunikasi interpersonal, yaitu:
1. Komunikasi interpersonal dimulai dengan diri pribadi (self). Artinya bahwa segala bentuk proses penafsiran pesan maupun penilaian mengenai orang lain, berangkat dari diri sendiri.
2. Komunikasi intepersonal bersifat transaksional maksudnya dalam komunikasi ada komunikator yang memberikan pesan serta komunikan yang berperan menerima dan memberikan tanggapan pada komunikator. Ciri komunikasi seperti ini terlihat dari kenyataan bahwa komunikasi interpersonal bersifat dinamis atau berubah ubah dimana komunikator dapat berperan sebagai komunikan dan komunikan dapat berperan sebagai komunikator, merupakan pertukaran pesan secara timbal balik dan berkelanjutan.
3. Komunikasi interpersonal menyangkut aspek isi pesan dan hubungan antarpribadi. Maksudnya bahwa efektivitas komunikasi interpersonal tidak hanya ditentukan oleh kualitas pesan, melainkan juga ditentukan kadar hubungan antarindividu.
4. Komunikasi interpersonal mensyaratkan adanya kedekatan fisik antara pihak-pihak yang berkomunikasi. Dengan kata lain, komunikasi interpersonal akan lebih efektif manakala antara pihak-pihak yang berkomunikasi itu saling bertatap muka.
5. Komunikasi interpersonal menempatkan kedua belah pihak yang berkomunikasi saling tergantung satu dengan lainnya (interdependensi). Hal ini mengindikasikan bahwa komunikasi interpersonal melibatkan ranah emosi, sehingga terdapat saling ketergantungan emosional antara pihak-pihak yang berkomunikasi.
6. Komunikasi interpersonal tidak dapat diubah maupun diulang. Artinya ketika seseorang sudah terlanjur mengucapkan sesuatu kepada orang lain maka ucapan itu sudah tidak dapat diubah atau diulang, karena sudah terlanjur diterima oleh komunikan.
Sedangkan menurut Agus M. Hardjana (2003:86-90) ciri-ciri
komunikasi antarpribadi sebagai berikut:
1. Komunikasi interpersonal adalah verbal dan nonverbal 2. Komunikasi interpersonal mencakup perilaku tertentu 3. Komunikasi interpersonal adalah komunikasi yang berproses
pengembangan 4. Komunikasi interpersonal mengandung umpan balik, interaksi, dan
koherensi 5. Komunikasi interpersonal berjalan menurut peraturan tertentu 6. Komunikasi interpersonal adalah kegiatan aktif 7. Komunikasi interpersonal saling mengubah
Dari beberapa pendapat yang dikemukakan mengenai ciri-ciri
komunikasi interpersonal, maka dapat disimpulkan bahwa komunikasi
interpersonal berlangsung secara dua arah antara komunikator dan
komunikan, situasi ketika berlangsung komunikasi tidak formal dimana
pembicaraan dapat lebih akrab, serta komunikasi dilakukan dalam jarak yang
dekat sehingga memudahkan komunikator dalam menerima tanggapan atau
umpan balik dari komunikan terhadap pesan yang disampaikan secara cepat.
G. Komponen-komponen Komunikasi Interpersonal
Secara sederhana dapat dikemukakan suatu asumsi bahwa proses
komunikasi interpersonal akan terjadi apabila ada pengirim menyampaikan
informasi berupa lambang verbal maupun nonverbal kepada penerima dengan
menggunakan medium suara manusia (human voice), maupun dengan media
tulisan. Oleh karena itu Suranto Aw (2011:7-9) mengklasifikasikan 9
komponen dalam komunikasi interpersonal yaitu:
1. Sumber/komunikator
Merupakan orang yang mempunyai kebutuhan untuk
berkomunikasi, yakni keinginan untuk membagi keadaan internal sendiri,
baik yang bersifat emosional maupun informasional dengan orang lain.
Dalam konteks komunikasi intepersonal komunikator adalah individu yang
menciptakan, memformulasikan, dan menyampaikan pesan.
2. Encoding
Encoding adalah suatu aktifitas internal pada komunikator dalam
menciptakan pesan melalui pemilihan simbol-simbol verbal dan nonverbal,
yang disusun berdasarkan aturan-aturan tata bahasa, serta disesuaikan
dengan karakteristik komunikan. Encoding merupakan tindakan
memformulasikan isi pikiran ke dalam simbol-simbol, kata-kata, dan
sebagainya sehingga komunikator merasa yakin dengan pesan yang
disusun dan cara penyampaiannya.
3. Pesan
Pesan merupakan hasil encoding, pesan adalah seperangkat simbol-
simbol baik verbal maupun non verbal, atau gabungan keduanya, yang
mewakili keadaan khusus komunikator untuk disampaikan kepada pihak
lain. Pesan itulah yang disampaikan oleh komunikator untuk diterima dan
diinterpretasi oleh komunikan.
4. Saluran
Saluran merupakan fisik penyampaian pesan dari sumber ke
penerima atau yang menghubungkan orang ke orang lain secara umum.
Dalam komunikasi interpersonal, penggunaan saluran atau media semata-
mata karena situasi dan kondisi tidak memungkinkan dilakukan
komunikasi secara bertatap muka.
5. Penerima/komunikan
Penerima/komunikan adalah seseorang yang menerima,
memahami, dan menginterpretasi pesan. Dalam proses komunikasi
interpersonal, penerima bersifat aktif, selain menerima pesan melakukan
pula proses interpretasi dan memberikan umpan balik.
6. Decoding
Decoding merupakan kegiatan internal dalam diri penerima.
Melalui indera, penerima mendapatkan macam-macam data dalam bentuk
“mentah”, berupa kata-kata dan simbol-simbol yang harus diubah kedalam
pengalaman-pengalaman yang mengandung makna.
7. Respon
Respon yaitu apa yang telah diputuskan oleh penerima untuk
dijadikan sebagai sebuah tanggapan terhadap pesan. Respon dapat bersifat
positif, netral maupun negatif.
8. Gangguan (noise)
Gangguan atau noise atau barier beraneka ragam, untuk itu harus
didefinisikan dan dianalisis. Noise dapat terjadi di dalam komponen-
komponen manapun dari sistem komunikasi. Noise merupakan apa saja
yang mengganggu atau membuat kacau penyampaian dan penerimaan
pesan, termasuk yang bersifat fisik dan psikis.
9. Konteks komunikasi
Komunikasi selalu terjadi dalam suatu konteks tertentu, paling
tidak ada tiga dimensi yaitu ruang, waktu, dan nilai. Agar komunikasi
interpersonal dapat berjalan secara efektif, maka masalah konteks
komunikasi ini kiranya perlu menjadi perhatian.
Menurut Agus M. Hardjana (2003:12) Unsur-unsur komunikasi
interpersonal yaitu:
1. Pengirim (sender) Pengirim menjadi asal atau sumber pesan serta orang yang masuk ke dalam hubungan interpersonal dengan orang lain.
2. Encoding Secara harfiah encoding berarti memasukkan ke dalam kode. Dengan encoding, pengirim memasukkan atau mengungkapkan pesannya ke dalam kode atau lambang dalam bentuk kata-kata atau nonkata.
3. Pesan yang dikomunikasikan Pesan yang dikomunikasikan adalah pesan yang berarti dan informatif. Pesan disampaikan untuk menghibur, memberi informasi, meyakinkan atau mengajak untuk berbuat sesuatu.
4. Saluran komunikasi Pesan dapat disampaikan melalui saluran (channel) atau media. Pengirim dapat memilih media lisan (oral), tertulis (written), atau elektronik (electronik).
5. Gangguan Komunikasi Gangguan adalah segala sesuatu yang menghambat atau mengurangi kemampuan untuk mengirim dan menerima pesan.
6. Situasi komunikasi Komunikasi terjadi pada situasi: tempat, waktu, cuaca, iklim, dan keadaan alam serta psikologis tertentu. Situasi dapat mempengaruhi jalannya komunikasi dan hasilnya.
7. Pihak yang menerima (receiver) Pihak yang menerima pesan adalah rekan (partner) dalam komunikasi. Pihak yang menerima pesan disebut penerima (receiver). Penerima menerima pesan melalui indranya terutama telinga dan mata.
8. Umpan balik dan dampak Umpan balik (feedback) adalah tanggapan penerima terhadap pesan yang diterima dari pengirim. Umpan balik dapat berupa tanggapan verbal atau nonverbal.
Dari uraian diatas dapat disimpulkan bahwa semua komponen
komunikasi interpersonal yaitu dari komunikator, encoding, pesan, saluran,
penerima, decoding, respon, gangguan, konteks komunikasi pasti ada dalam
proses komunikasi interpersonal. Semua itu telah melekat pada hubungan
komunikasi karena apabila ada komponen yang hilang pasti akan
menimbulkan ketidak lancaran dalam komunikasi interpersonal.
Komponen-komponen komunikasi interpersonal tersebut digambarkan
dalam suatu bagan atau model, maka akan menunjukkan sebuah model
komunikasi interpersonal
Gambar 1. Komponen – komponen komunikasi interpersonal menurut Suranto Aw (2011:10)
H. Proses Komunikasi Interpersonal
Proses komunikasi interpersonal ialah langkah-langkah yang
menggambarkan terjadinya kegiatan komunikasi. Menurut Suranto Aw
(2011:10-11) proses komunikasi interpersonal terdiri dari enam langkah
yaitu:
1. Keinginan berkomunikasi Seorang komunikator mempunyai keinginan untuk berbagi gagasan dengan orang lain.
2. Encoding oleh komunikator Encoding merupakan tindakan memformulasikan isi pikiran atau gagasan ke dalam simbol-simbol, kata-kata, dan sebagainya sehingga komunikator merasa yakin dengan pesan yang disusun dan cara penyampaiannya.
Saluran
SUMBER ENCODI
NG
PESAN DECODI
NG
PENERI
MA
NOISE
Saluran
R
E
S
P
O
N
K
O
N
T
E
K
S
K
O
N
T
E
K
S
R
E
S
P
O
N
PENERI
MA
DECODI
NG
PESAN ENCODI
NG
SUMBER
3. Pengiriman pesan Untuk mengirim pesan kepada orang yang dikehendaki, komunikator memilih saluran komunikasi seperti telepon, SMS, e-mail, surat, ataupun secara tatap muka.
4. Penerimaan pesan Pesan yang dikirim oleh komunikator telah diterima oleh komunikan.
5. Decoding oleh komunikan Decoding merupakan kegiatan internal dalam diri penerima. Komunikan menterjemahkan pesan yang diterima dari komunikator dengan benar, memberi arti yang sama pada simbol-simbol sebagaimana yang diharapkan oleh komunikator.
6. Umpan balik Setelah menerima pesan dan memahaminya, komunikan memberikan respon atau umpan balik. Dengan umpan balik ini, komunikator dapat mengevaluasi efektivitas komunikasi. Umpan balik biasanya merupakan awal dimulainya suatu siklus proses komunikasi baru, sehingga proses komunikasi berlangsung secara berkelanjutan.
Proses Komunikasi interpersonal dapat digambarkan sebagai berikut:
P
Gambar 2. Proses Komunikasi Interpersonal
Langkah 1
Keinginan
Berkomunikasi
Langkah 6
Umpan
Balik
Langkah 2
Encoding oleh
Komunikator
Langkah 3
Pengiriman
Pesan
Langkah 4
Penerimaan
Pesan
Langkah 5
Decoding oleh
Komunikan
Gambar diatas menunjukkan bahwa proses komunikasi interpersonal
berlangsung sebagai sebuah siklus. Proses komunikasi berlangsung secara
timbal balik, sehingga komunikator dan komunikan dapat saling berbagi
peran.
Menurut Shirles Taylor yang dikutip oleh Suranto Aw (2003:12)
bahwa “Proses Komunikasi dalam interpersonal dimulai oleh seorang sender
(pengirim) mengkonsep pesan yang ingin disampaikan kepada recipient
(penerima). Prosesnya dikategorikan sebagai siklus karena aktivitas
pengiriman dan penerimaan pesan berlangsung secara timbal balik dan
berkelanjutan.”
SENDER RECIPIENT
Gambar 3. Siklus Proses Komunikasi Interpersonal
1
Conceive the
message
2
Encode the
message
6
Feedback
3
Select appropriate
channel
5
Interpret the
message
4
Decode the
message
Menurut A. Supratiknya (1995:31) proses komunikasi antara dua
orang yaitu sebagai berikut:
1. Maksud-maksud, gagasan-gagasan dan perasaan-perasaan yang ada dalam diri pengirim serta bentuk tingkah laku yang dipilihnya.
2. Proses kodifikasi pesan oleh pengirim. Pengirim mengubah gagasan, perasaan dan maksdu-maksud dalam bentuk pesan.
3. Proses pengiriman pesan kepada penerima. 4. Adanya saluran atau media, melalui pesan dikirimkan. 5. Proses dekodifikasi pesan oleh penerima. Penerima menginterpretasikan
atau menafsirkan makna pesan. 6. Tanggapan batin oleh penerima terhadap hasil interpretasinya tentang
makna pesan yang ditangkap. 7. Kemungkinan adanya hambatan (noise) tertentu.
Dari beberapa pendapat diatas dapat disimpulkan bahwa dalam proses
komunikasi interpersonal ini komunikator berperan dalam kegiatan
mengkonsep maksud, gagasan serta perasaan menjadi sebuah pesan.
Kemudian pesan tersebut dikirim kepada komunikan melalui sebuah media
atau saluran. Pesan yang telah diterima oleh komunikan kemudian
diterjemahkan maksud dan isinya sehingga komunikan dapat memberikan
tanggapan atau umpan balik dari pesan tersebut kepada komunikator.
I. Etika Komunikasi Interpersonal
Beberapa norma etika komunikasi interpersonal menurut Suranto Aw
(2011:138) yaitu:
1. Waktu berbicara hendaklah bersikap tenang, diperbolehkan untuk sekali-kali menegaskan pembicaraan dengan gerakan tangan secara halus dan sopan.
2. Jangan membicarakan sesuatu yang ingin dilupakan orang lain, kembangkan tema pembicaraan.
3. Jangan mempergunjingkan orang lain. Tindakan menggunjingkan orang lain tidaklah baik, karena biasanya membahas mengenai kejelekan dan sisi negatif orang lain.
4. Jangan memborong seluruh pembicaraan. Membiasakan untuk mendengarkan orang lain, jangan memotong pembicaraan orang lain.
5. Waktu berbicara hendaknya mengambil jarak yang sesuai dengan orang yang diajak bicara.
6. Ketika berbicara, suara hendaknya disesuaikan jangan terlalu keras.
Menurut Agus M. Hardjana (2003:102-103) etika komunikasi
interpersonal yaitu sebagai berikut:
1. Jangan berbicara terlalu banyak tentang diri sendiri. Hal itu membuat seseorang akan terkesan sombong dan menyebabkan percakapan akan membosankan.
2. Jangan memonopoli percakapan dan berlatih kesempan kepada rekan bicara untuk berbicara secara leluasa.
3. Gunakan bahasa yang sopan tetapi efektif. 4. Mendengarkan ketika rekan berbicara untuk memahami isi dan perasaan
yang terkandung dalam percakapan. 5. Dalam percakapan hendaknya memperhatikan situasi dan keadaan rekan
bicara. 6. Jangan bersikap kaku karena memberi kesan keras kepala dan menggurui.
Dari beberapa pendapat diatas mengenai etika komunikasi
interpersonal dapat disimpulkan bahwa dalam berkomunikasi menggunakan
bahasa yang sopan, tidak mempergunjingkan keburukan orang lain, agar
komunikasi dapat berjalan menarik dan tidak membosankan jangan bersikap
kaku atau menonopoli percakapan. Memberikan rekan bicara untuk
menyampaikan perasaannya serta harus memperhatikan nada suara ketika
sedang berkomunikasi.
J. Faktor Penghambat dan Pendukung Komunikasi Interpersonal
1. Faktor penghambat komunikasi interpersonal
Menurut Suranto Aw (2011:86-87) faktor-faktor yang menghambat
efektivitas komunikasi interpersonal yaitu:
a. Kredibilitas komunikator rendah
Komunikator yang tidak berwibawa dihadapan komunikan,
menyebabkan berkurangnya perhatian komunikan terhadap
komunikator.
b. Kurangnya memahami latar belakang sosial dan budaya.
Nilai-nilai sosial budaya yang berlaku di suatu komunitas atau
masyarakat harus diperhatikan, sehingga komunikator dapat
menyampaikan pesan dengan baik.
c. Kurang memahami karakteristik komunikan
Karakteristik komunikan meliputi tingkat pendidikan, usia, jenis
kelamin, perlu dipahami oleh komunikator. Apabila komunikan
kurang memahami pesan yang disampaikan komunikator dapat
menghambat komunikasi karena terjadi kesalah pahaman.
d. Prasangka buruk
Prasangka negatif antara pihak-pihak yang terlibat komunikasi harus
dihindari, karena dapat menimbulkan pelokan terhadap pesan yang
disampaikan.
e. Verbalistis
Komunikasi yang hanya berupa penjelasan verbal berupa kata-kata
saja akan membosankan dan mengaburkan komunikan dalam
memahami makna pesan.
f. Komunikasi satu arah
Komunikasi yang dimonopoli oleh komunikator saja sehingga
komunikan tidak mendapatkan kesempatan untuk meminta penjelasan
terhadap hal-hal yang belum dimengerti.
g. Tidak digunakan media yang tepat
Pilihan penggunaan media yang tidak tepat menyebabkan pesan yang
disampaikan sulit untuk dipahami oleh komunikan.
h. Perbedaan bahasa
Perbedaan bahasa menyebabkan terjadinya perbedaan penafsiran
terhadap simbol-simbol tertentu/ makna pesan yang diterima.
i. Perbedaan persepsi
Perbedaan latar belakang sosial budaya, seringkali mengakibatkan
perbedaan persepsi/pandangan.
Menurut Titiek Triwidodo dan Djoko Kristanto (2004:106-108) faktor
penghambat komunikasi dibedakan atas tujuh macam gangguan yaitu:
a. Gangguan teknis Gangguan teknis ini terjadi pada sarana komunikasi, gangguan sarana dapat terjadi pada komunikator, komunikan ataupun kedua-duanya. Misalnya, suasana yang gaduh saat seseorang sedang berbicara.
b. Gangguan sematik Gangguan sematik merupakan gangguan komunikasi akibat kesalahan bahasa yang digunakan. Perbedaan bahasa antara komunikator dengan komunikan.
c. Gangguan psikologis Gangguan psikologis merupakan gangguan yang dialami karena keadaan di dalam diri baik komunikator maupun komunikan. Sebagai contoh, adanya prasangka terhadap komunikator.
d. Gangguan fisik Gangguan fisik adalah rintangan yang disebabkan oleh kondisi geografis dan kondisi pelaku komunikasi. Misalnya, jauhnya jarak antara komunikator dengan komunikan.
e. Gangguan status Gangguan status adalah gangguan yang disebabkan oleh perbedaan status antara komunikator dengan komunikan. Misalnya, perbedaan status pimpinan dengan bawahan.
f. Gangguan kerangka berfikir Gangguan kerangka berfikir adalah gangguan yang berasal dari perbedaan tanggapan antara komunikator dengan komunikan. Gangguan ini biasanya berasal dari perbedaan cara berfikir, kematangan pengalaman, dan latar belakang pendidikan.
g. Gangguan budaya Gangguan budaya adalah gangguan akibat perbedaan budaya antara komunikator dengan komunikan. Gangguan ini berupa perbedaan norma, kebiasaan, adat istiadat, dan nilai-nilai yang diyakini.
Dari beberapa pendapat diatas, dapat penulis simpulkan bahwa faktor
penghambat komunikasi interpersonal tidak hanya terletak pada kurangnya
kemampuan komunikator dalam menyampaikan pesan atau keterbatasan
komunikan dalam menerima serta mengartikan pesan yang disampaikan oleh
komunikator. Akan tetapi masih banyak hal yang dapat menghambat seperti
perbedaan bahasa, kurangnya pemahaman mengenai latar belakang sosial dan
budaya masing-masing pihak, serta penggunaan sarana/ media komunikasi
yang tidak sesuai juga dapat menghambat kelancaran dalam komunikasi
interpersonal.
2. Faktor pendukung komunikasi interpersonal
Menurut Suranto Aw (2011:84-86) faktor pendukung komunikasi
interpersonal dibedakan menjadi 3 yaitu
a. Faktor pendukung dilihat dari sudut komunikator
1. Kredibilitas ialah kewibawaan seorang komunikator dihadapan
komunikan.
2. Daya tarik ialah daya tarik fisik maupun nonfisik, adanya daya
tarik ini akan mengundang simpati penerima pesan komunikasi.
3. Kemampuan intelektual, ialan tingkat kecakapan, kecerdasan dan
keahlian seorang komunikator.
4. Integritas atau keterpaduan sikap dan perilaku dalam aktivitas
sehari-hari.
5. Keterpercayaan, kalau komunikator dipercaya oleh komunikan
maka akan lebih mudah menyampaikan pesan dan mempengaruhi
orang lain.
6. Kepekaan sosial yaitu suatu kemampuan komunikator untuk
memahami situasi dilingkungan hidupnya.
7. Kematangan tingkat emosional, ialah kemampuan komunikator
untuk mengendalikan emosinya.
8. Berorientasi pada kondisi psikologis komunikan, artinya
seseorang komunikator perlu memahami kondisi psikologis orang
yang diajak bicara.
9. Komunikator harus bersikap supel, ramah, dan tegas.
b. Faktor pendukung dilihat dari sudut pandang komunikan
1. Komunikan yang cakap akan mudah menerima dan mencerna
materi yang diberikan komunikator.
2. Komunikan yang mempunyai pengetahuan yang luas akan cepat
menerima informasi yang diberikan komunikator.
3. Komunikan harus be4rsikap ramah, supel, dan pandai bergaul agar
tercipta proses komunikasi yang lancar.
4. Komunikan harus memahami dengan siapa berbicara.
5. Komunikan bersikap bersahabat dengan komunikator.
c. Faktor pendukung dilihat dari sudut pesan
1. Pesan dirancang dan disampaikan sedemikian rupa sehingga
menumbuhkan perhatian komunikan.
2. Lambang-lambang yang digunakan harus dipahami oleh kedua
belah pihak.
3. Pesan-pesan disampaikan secara jelas dan sesuai kondisi.
4. Pesan tidak menimbulkan penafsiran yang berlainan.
5. Menyediakan informasi yang dapat membantu komunikan.
Menurut Agus M. Hardjana (2003:91-94) faktor pendukung
keberhasilan komunikasi interpersonal antara lain:
a. Kecakapan sosial Kecakapan ini membantu pihak-pihak yang berkomunikasi mengerti bagaimana cara mencapai tujuan personal dan relasional dalam komunikasi dengan orang lain. Kecakapan ini meliputi: 1. Empati (emphaty), kecakapan untuk memahami perngertian dan
perasaan orang lain.
2. Perspektif sosial (social perspective), kecakapan melihat kemungkinan-kemungkinan perilaku yang dapat diambil orang yang berkomunikasi.
3. Kepekaan (sensitivity) terhadap peraturan atau standar yang berlaku dalam komunikasi interpersonal.
4. Pengetahuan akan situasi pada waktu berkomunikasi. 5. Memonitor diri (self-monitoring), kecakapan memonitor diri
membantu menjaga ketepatan perilaku dan jeli memperhatikan pengungkapan diri orang yang berkomunikasi.
b. Kecakapan behavioral Kecakapan behavioral adalah kecakapan pada tingkat perilaku. Kecakapan behavioral meliputi: 1. Keterlibatan interaktif (interactive involvement), kecakapan yang
menentukan tingkat keikutsertaan dan partisipasi dalam komunikasi. Sikap yang harus dimiliki pada kecakapan ini yaitu sikap tanggap, sikapt perseptif, dan sikap penuh perhatian.
2. Manajemen interaksi (interaction management), kecakapan yang membantu untuk mengambil tindakan-tindakan yang berguna untuk mencapai tujuan komunikasi.
3. Keluwesan perilaku (behavioral flexibility), membantu untuk melaksanakn berbagai kemungkinan perilaku yang diambail untuk mencapai tujuan komunikasi.
4. Mendengarkan (listening), mendengarkan tidak hanya isi pesan, tetapi perasaan yang menyertainya.
5. Gaya sosial (social style), membantu untuk berperilaku menarik, dapat diterima oleh yang yang menjalin komunikasi.
6. Kecemasan komunikasi (communication anxiety), kecakapan ini membantu mengatasi rasa takut, bingung, yang muncul dalam ketika berkomunikasi.
Dari beberapa pendapat diatas, dapat penulis simpulkan bahwa
keberhasilan suatu komunikasi sangat terpengaruh dari kemampuan seorang
komunikator dalam menyampaikan pesan serta kemampuan komunikator
dalam melihat situasi serta kondisi komunikan. Komunikan juga harus
mempunyai pengetahuan yang luas sehingga dapat mengartikan pesan yang
disampaikan oleh komunikator. Masing-masing pihak yang terlibat
komunikasi juga harus mempunyai kecakapan sosial serta kecakapan
behavioral. Dan yang tidak kalah penting adalah pesan yang disampaikan
harus jelas, mudah dimengerti dan tidak menimbulkan salam penafsiran.
K. Komunikasi Interpersonal yang Efektif bagi Sekretaris
Komunikasi interpersonal dikatakan efektif apabila memenuhi tiga
persyaratan utama, yaitu (1) pesan yang dapat diterima dan dipahami oleh
komunikan sebagaimana dimaksud oleh komunikator; (2) ditindak lanjuti
dengan perbuatan secara suka rela, (3) meningkatkan kualitas hubungan antar
pribadi.
Menurut Suranto Aw (2011:80-82) lima hukum komunikasi efektif
yaitu:
1. Respect Respect adalah sikap menghargai setiap individu yang menjadi sasaran pesan yang kita sampaikan.
2. Emphaty Emphaty (empati) adalah kemampuan untuk menempatkan diri pada situasi atau kondisi yang dihadapi oleh orang lain.
3. Audible Makna audible antara lain: dapat didengarkan atau dimengerti dengan baik, maka audible berarti pesan yang disampaikan dapat diterima oleh penerima pesan.
4. Clarity Clarity berarti kejelasan dari pesan itu sendiri sehingga tidak menimbulkan multi interpretasi atau berbagai penafsiran yang berlainan.
5. Humble Humble yang berarti rendah hati, sikap ini merupakan unsur yang terkait dengan hukum yang pertama untuk membangun rasa menghargai orang lain, biasanya didasari oleh sikap rendah hati yang dimiliki.
Menurut Devito (1997:259-264) yang dikutip oleh Suranto Aw bahwa
efektifitas komunikasi interpersonal dimulai dengan lima kualitas umum
yaitu:
1. Keterbukaan (openness) Keterbukaan ialah sikap dapat menerima masukan dari orang lain, serta berkenan menyampaikan informasi penting kepada orang lain.
2. Empati (emphaty) Empati ialah kemampuan untuk merasakan kalau seandainya menjadi orang lain, dapat memahami sesuatu yang sedang dialami orang lain, dapat merasakan apa yang dirasakan orang lain.
3. Sikap mendukung (supportiveness) Masing-masing pihak yang berkomunikasi memiliki komitmen untuk mendukung terselenggaranya interaksi secara terbuka.
4. Sikap positif (positiveness) Pihak-pihak yang terlibat dalam komunikasi interpersonal harus memiliki perasaan dan pikiran positif, bukan prasangka dan curiga.
5. Kesetaraan (equality) Kesetaraan adalah pengakuan bahwa kedua belah pihak memiliki kepentingan, kedua belah pihak sama-sama bernilai dan berharga, dan saling memerlukan. Menurut Agus M. Hardjana (2003:45-46) untuk meningkatkan
efektivitas komunikasi sebagai berikut:
a. Sebagai Pengirim 1. Menggunakan bahasa yang tepat dan menarik serta dapat dimengerti
oleh penerima. 2. Menggunakan empati dengan berusaha menempatkan diri di tempat
penerima. 3. Mempertajam persepsi dengan membayangkan bagaimana pesan akan
diterima, dibaca, ditafsirkan, dan ditanggapi oleh penerima. 4. Mengendalikan bentuk tanggapan dengan menggunakann kode atau
lambang yang tepat dan saluran yang sesuai. 5. Bersedia menerima umpan balik yang positif maupun negatif. 6. Mengembangkan kredibilitas diri sehingga dapat dipercaya karena
kualitas pribadi, mutu hidup, dan keahlian profesional. 7. Mempertahankan hubungan baik dengan penerima.
b. Sebagai Penerima 1. Meningkatkan kemampuan untuk mendengarkan sampai mampu
mendengarkan dengan empatik. 2. Waspada terhadap prasangka, bias dan apriori, dan sikap tidak terbuka. 3. Mengembangkan kecakapan bertanya.
4. Mengembangkan kecakapan menyampaikan umpan balik secara konstruktif.
5. Berusaha berpikir kreatif terhadap pesan yang diterima. 6. Bersikap terbuka, tetapi kritis.
Dari beberapa pendapat dapat penulis simpulkan bahwa dalam
komunikasi interpersonal agar dapat berjalan secara efektif maka dalam
penyampaian pesan harus menggunakan bahasa yang tepat dan menarik.
Bersikap menghargai terhadap lawan bicara, bersikap empati, selain itu
keterbukaan juga adalah faktor yang penting sehingga diantara komunikator
dan komunnikan tidak terdapat hal-hal yang ditutupi sehingga meningkatkan
rasa percaya diantara kedua belah pihak.
Sekretaris sebagai tangan kanan pimpinan yang senantiasa membantu
kelancaran pekerjaan pimpinannya ini juga tidak luput dari hal-hal yang
berhubungan dengan komunikasi, baik secara lisan maupun tertulis. Hal ini
mensyaratkan sebagai sekretaris harus memiliki keterampilan dalam
berkomunikasi sebab dalam melaksankan tugasnya, seorang sekretaris setiap
hari harus berhubungan dengan bermacam-macam orang, antara lain dengan
pimpinan, bawahan, klient maupun orang-orang diluar kantor. Peran
keterampilan berkomunikasi ini akan tampak jelas saat seorang sekretaris
harus melakukan hubungan komunikasi di dalam mendukung kelancaran
tugas sehari-hari, seorang sekretaris senantiasa dituntut untuk terampil
melakukan komunikasi yang efektif.
Salah satu jenis komunikasi yang diharapkan dapat meningkatkan
citra positif baik sekretaris maupun perusahaan karena sifatnya yang lebih
personal yaitu komunikasi interpersonal. Banyak hal-hal positif yang dapat
diperoleh oleh sekretaris apabila memiliki keterampilan dalam berkomunikasi
interpersonal ini yaitu
1. Membangun hubungan yang lebih personal sehingga dapat lebih
mendalami kepribadian dari lawan bicara dan mengerti apa yang
diinginkan karena komunikasi interpersonal lebih menekankan pada
perasaan dengan pihak-pihak yang menjalin komunikasi, seperti pimpinan,
bawahan, klien ataupun orang-orang luar kantor.
2. Banyak pengetahuan serta pengalaman-pengalaman baru yang diperoleh
dari proses komunikasi interpersonal sehingga meningkatkan intelektual
sekretaris yang dapat bermanfaat pada pekerjaannya.
3. Dengan komunikasi interpersonal seorang sekretaris dapat menganggap
penting dan lebih menghargai terhadap pesan yang disampaikan sehingga
lawan bicara akan merasa dihormati dan dihargai yang dapat
meningkatkan kualitas hubungan.
4. Komunikasi interpersonal yang menjalin hubungan komunikasi ke arah
yang lebih personal antar pribadi membuat sekretaris mudah bergaul dan
bersosialisasi serta diterima oleh semua pihak baik pimpinan, bawahan,
maupun klien.
5. Dapat merasakan apa yang dirasakan oleh orang lain dan berfikir seperti
mereka akan sangat berguna, sekretaris akan mendapatkan penilaian baik
karena dianggap cekatan dan peka terhadap situasi dan kondisi yang ada.
6. Dengan kejelasan informasi yang diberikan oleh sekretaris akan
memudahkan lawan bicara dalam menangkap informasi yang diberikan.
Dan tanpa adanya hal yang ditutup-tutupi oleh sekretaris mengenai
informasi yang diinginkan akan menciptakan kepercayaan baik terhadap
sekretaris maupun perusahaan tersebut.
7. Dengan penyampaian pesan yang mudah dipahami, jelas serta kepercayaan
yang telah diperoleh oleh pihak lain akan memudahkan sekretaris dalam
meyakinkan lawan bicara bahwa ide atau pesan yang disampaikan
memang sangat penting untuk diperhatikan.
BAB III
METODE PENGKAJIAN
A. Metode Pendekatan
Dalam pembahasan masalah yang dikaji dalam Tugas Akhir ini,
penulis membutuhkan data atau informasi yang lengkap, jelas, dan akurat.
Oleh karena itu penulis mengumpulkan data dengan menggunakan
pendekatan deduktif yaitu penarikan berbagai macam leteratur yang bersifat
khusus dan dituangkan ke dalam sebuah kesimpulan yang bersifat umum.
Pendekatan ini dilakukan dengan cara mengkaji secara mendalam bahan-
bahan pustaka dan pendapat para ahli yang begitu banyak yang terkait satu
sama lain, selanjutnya ditarik kesimpulan sesuai dengan permasalahan yang
ada.
B. Metode Pemecahan Masalah
Untuk memecahkan masalah-masalah yang dihadapi, langkah-langkah
yang harus ditempuh dalam melakukan pengkajian masalah, antara lain:
1. Studi Pustaka
Mengumpulkan sumber-sumber pustaka yang sesuai dengan
permasalahan yang dibahas seperti dari berbagai buku yang berkaitan
dengan komunikasi interpersonal serta dari internet. Adapun
permasalahan yang akan ditulis dalam tugas akhir adalah mengenai
pentingnnya komunikasi interpersonal bagi sekretaris, proses komunikasi
interpersonal, etika komunikasi interpersonal, cara menciptakan
komunikasi interpersonal yang efektif, serta faktor penghambat dan
pendukung dalam komunikasi interpersonal.
2. Mengumpulkan Bahan
Dalam langkah ini penulis mengumpulkan berbagai bahan yang terdapat
dalam buku-buku referensi, juga terdapat beberapa materi yang penulis
ambil dari materi perkuliahan yang diberikan oleh dosen pengajar
dibangku kuliah.
3. Menarik Kesimpulan
Setelah mengumpulkan semua bahan-bahan, data-data yang ada,
kemudian penulis menarik kesimpulan dari permasalahn yang telah
dibahas untuk kemudian disusun dan dituangkan ke dalam Tugas Akhir
ini.
BAB IV
PEMBAHASAN
A. Pentingnya Komunikasi Interpersonal bagi Sekretaris
Sebagai makhluk sosial manusia tidak dapat hidup sendiri tanpa
bantuan orang lain, mereka senantiasa bersosialisasi dan berinteraksi dengan
orang lain. Interaksi yang paling mudah untuk dilakukan yaitu dengan
komunikasi. Baik disadari maupun tanpa disadari setiap hari akan selalu
menjalin komunikasi baik dengan orang tua, saudara, teman, guru, dosen
serta baik dalam masyarakat maupun dalam perusahaan. Komunikasi ini
berjalan secara terus menerus dalam kehidupan manusia sebagai sarana
bertukar informasi.
Salah satu jenis komunikasi yang frekuensi terjadinya cukup tinggi
adalah komunikasi interpersonal atau komunikasi antarpribadi. Hal ini
dikarenakan komunikasi interpersonal dianggap mudah dilakukan,
komunikasi terjadi secara langsung dimana orang-orang saling bertatap muka
sehingga umpan balik dapat secepatnya diterima. Komunikasi interpersonal
juga lebih bersifat personal, sehingga komunikator dapat mengetahui lebih
jauh tentang komunikan baik kepribadian, karakter, maupun yang diharapkan
komunikan.
Sebagai sekretaris yang pekerjaannya tidak jauh-jauh dari yang
namanya komunikasi baik dengan atasan, bawahan, orang-orang luar
perusahaan, maupun klien akan sangat menguntungkan apabila memiliki
kemampuan dalam komunikasi interpersonal ini. Sekretaris yang mampu
menguasai komunikasi interpersonal akan cenderung lebih memahami pihak
lain, dikarenakan sifat komunikasi yang personal. Dengan lebih memahami
pihak yang diajak berbicara baik dari segi kepribadian, karakteristik, latar
belakang sosial, bahasa serta pendidikan akan memudahkan kedua belah
pihak dalam menjalin komunikasi. Sekretaris yang memiliki kemampuan
komunikasi yang baik akan menggunakan berbagai segi tersebut untuk
menyusun serta menyampaikan informasi yang diperlukan sesuai dengan
kemampuan penerima pesan sehingga mudah untuk dipahami serta
meminimalisir terjadinya miss communication.
1. Memudahkan sosialisasi diri
Kemampuan memahami pihak lain ini akan sangat membantu seorang
sekretaris dalam hal bersosialisasi dalam kantor. Seorang sekretaris yang
dapat memahami karakter dari lawan bicara, dalam menjalin komunikasi
akan memperhatikan kelemahan serta kelebihan yang dimiliki oleh lawan
bicara sehingga sekretaris tidak akan menyampaikan informasi melebihi
batas kemampuan lawan bicaranya sehingga komunikasi dapat berjalan
dengan lancar, dan aktif karena adanya persamaan pengetahuan sehingga
tidak ada salah satu pihak yang memonopoli jalannya komunikasi.
Sekretaris yang dapat menciptakan komunikasi yang mengasyikan akan
mudah bersosialisasi dan diterima oleh siapa saja karena sikapnya yang
dapat menghargai orang lain.
Sekretaris yang dapat bersosialisasi dengan baik akan cenderung lebih
dapat diterima, baik oleh pimpinan. Hal ini dikarenakan sekretaris yang
pandai dalam bersosialisasi, biasanya juga pandai menciptakan hubungan
komunikasi yang tidak membosankan dan dapat diterima siapapun.
Apalagi jika sekretaris dapat berkomunikasi dengan baik dalam
penyampaian pesan mengenai pekerjaan kepada pimpinanya akan
memudahkan pimpinan dalam penyelesaian tugas. Disamping itu dapat
menciptakan hubungan komunikasi yang santai antara sekretaris dan
pimpinan, akan sangat membantu dalam bekerja karena akan tercipta
hubungan yang nonformal atau lebih ke arah personal sehingga antara
sekretaris dan pimpinan akan lebih mengetahui akan apa yang diharapkan
masing-masing dalam meningkatkan kinerja perusahaan.
2. Memudahkan koordinasi pekerjaan
Sebagai sekretaris yang profesional tidak hanya dapat menjalin
hubungan baik dengan pimpinan, tetapi juga dengan bawahan, serta klien
pimpinan. Jika seorang sekretaris dapat menjalin hubungan yang baik
dengan bawahan maka dapat menganggap bawahan sebagai teman. Hal ini
akan memudahkan sekretaris dalam pengkoordinasian pekerjaan atau
menyampaikan perintah dari atasan kepada bawahan, serta tujuan yang
diharapan akan tercapai dengan baik. Begitu pula jika sekretaris bisa cepat
beradaptasi dengan orang-orang luar perusahaan atau klien dari pimpinan.
Dengan kedekatan hubungan yang diciptakan tersebut dapat
mempermudah sekretaris dalam penyampaian informasi tentang
keberadaan dan produk kantor kepada masyarakat. Hal ini diharapkan
dengan sikap yang bersahaja dan berteman dari sekretaris ini dapat
meningkatkan taraf kepercayaan dan minat pihak lain tehadap perusahaan
serta menciptakan citra positif dari perusahaan tersebut.
3. Memudahkan dalam mengamati karakter dan kondisi lawan bicara
Dengan komunikasi interpersonal yang terjadi secara langsung ini
akan memudahkan sekretaris dalam mengamati karakter, kondisi dari
lawan bicaranya tersebut serta perubahan sikap yang mungkin terjadi pada
pihak lain ketika berkomunikasi. Selama proses komunikasi dengan orang
lain ini, secara sadar maupun tidak sadar seorang sekretaris harus dapat
mengamati, memperhatikan semua tanggapan yang diberikan oleh orang
lain terhadapnya baik tanggapan yang positif maupun tanggapan negatif.
Dengan berbagai tanggapan tersebut sekretaris harus menyikapinya
dengan bijak karena hal tersebut dapat memberitahu tentang bagaimana
pandangan orang lain terhadapnya dan menjadikan sekretaris dapat
introspeksi diri dan mengetahui apa saja kelebihan serta kekurangan yang
dimilikinya. Dengan mengetahui akan kelebihan serta kekurangannya
tersebut diharapkan seorang sekretaris dapat lebih meningkatkan kelebihan
yang dimilikinya tersebut.
4. Menciptakan hubungan yang akrab dengan pihak lain
Dengan hubungan komunikasi yang lebih personal ini akan
menciptakan hubungan yang akrab antara sekretaris dan pihak lain baik itu
pimpinan, bawahan, klien, maupun orang diluar perusahaan. Dengan
hubungan yang akrab akan menciptakan suasana komunikasi yang santai
dan tidak bersifat formal, sehingga bahan pembicaraan tidak hanya
berkutat mengenai masalah pekerjaan. Akan lebih banyak topik
pembicaraan yang disampaikan, mungkin saja topik tentang kehidupan
saat kini, perjalanan hidup, pengalaman hidup, masalah pribadi. Semakin
banyak topik pembahasan akan semakin banyak pengetahuan serta
pengalaman yang diperoleh sekretaris dari proses komunikasi. Karena
dengan komunikasi merupakan salah satu cara yang paling tepat untuk
proses pertukaran informasi serta menambah wawasan bagi pihak-pihak
yang menjalin komunikasi. Pengetahuan serta berbagai pengalaman yang
diperoleh tersebut dapat digunakan sekretaris, dimana mengambil sisi
positif dari pengalaman orang lain serta berusaha untuk dapat menerapkan
dalam pekerjaan sehingga akan meningkatkan produktifitas dari sekretaris.
5. Menciptakan keterbukaan komunikasi
Dengan komunikasi interpersonal diharapkan proses komunikasi
terjalin secara keterbukaan. Keterbukaan ini dapat menjadi kunci sukses
dalam menjalin komunikasi serta menciptakan rasa percaya pada orang
lain. Seorang sekretaris dalam memberikan informasi kepada pihak-pihak
yang berkepentingan harus dapat berkata sejujurnya tanpa ada yang
ditutup-tutupi, tidak berkata bohong, tidak menyembunyikan informasi
yang sebenarnya serta informasi yang penting yang diharapkan oleh pihak
lain, asalkan tidak melebihi batas kewajaran karena salah satu tugas
sekretaris adalah menjaga rahasia baik pimpinan maupun perusahaan.
Dengan transparansi informasi yang diberikan sekretaris ini, maka
sekretaris akan lebih dapat dihargai serta dapat meningkatkan rasa percaya
baik bagi sekretaris maupun bagi perusahaan tersebut. Keterbukaan disini
juga dapat dimaksudkan sebagai kesediaan dalam menerima masukan dari
pihak lain. Masukan merupakan sebuah motivasi yang membangun ke arah
yang lebih baik. Sebagai sekretaris yang profesional seharusnya dapat
bersikap bijaksana menanggapi secara positif, serta mengolah berbagai
masukan maupun kritik yang diperoleh dari orang lain. Dengan kritikan
serta masukan yang diberikan menandakan pihak lain masih perduli,
dengan kritikan maupun masukan yang diberikan dapat menjadi motivasi
untuk memperbaiki apa yang kurang sesuai dan menjadikannya lebih baik
lagi, sehingga ada kemauan untuk berkembang dan menjadi lebih baik dari
sebelumnya.
6. Menciptakan empati
Komunikasi interpersonal ini juga mengajarkan sekretaris untuk dapat
bersikap empati dalam komunikasi. Dengan sikap empati sekretaris tidak
hanya terfokus pada isi pesan yang disampaikan tapi dengan perasaan-
perasaan yang ada dalam pesan itu, dapat merasakan apa yang sedang
dirasakan oleh orang lain. Sehingga apa yang disampaikan oleh pihak lain
dapat kita terima sesuai yang diharapkan. Pemahaman yang sama terhadap
pesan itu menjadikan orang lain lebih dapat menghargai sekretaris sebagai
pendengar yang baik.
7. Memunculkan penghargaan dan citra positif
Komunikasi interpersonal ini sangat penting diterapkan bagi seorang
sekretaris karena banyak manfaat yang diperoleh, baik dari penghargaan
orang lain terhadap diri sekretaris yang dianggap dapat menghargai dan
menerima berbagai informasi yang diterima, keramahan serta kearkraban
yang diciptakan selama menjalin komunikasi, dengan kedekatan antara
sekretaris dengan pihak lain banyak informasi, pengetahuan serta
pengalaman-pengalaman baru yang dapat digali sehingga dapat
meningkatkan derajat kecerdasaan sekretaris yang nantinya dapat
digunakan sebagai bahan perubahan sikap sekretaris kearah yang lebih
baik lagi. Serta dengan penghargaan yang diberikan dapat menciptakan
citra positif sekretaris.
B. Proses Komunikasi Interpersonal Sekretaris
Hakikatnya komunikasi tidak berlangsung begitu saja, ada
komunikator yang berperan dalam menciptakan dan mengirim pesan serta
komunikan yang bertugas dalam menerima dan menterjemahkan pesan
tersebut. Menurut Suranto Aw (2011:10-11) proses komunikasi terdiri dari 6
langkan yaitu “keinginan berkomunikasi, encoding oleh komunikator,
pengiriman pesan, penerimaan pesan, decoding oleh komunikan, dan umpan
balik.”
Sekretaris juga dalam berkomunikasi harus dapat memperhatikan
langkah-langkah atau proses komunikasi:
1. Keinginan berkomunikasi
Sebelum berkomunikasi pasti seseorang memiliki dasar atau alasan
mereka melakukan komunikasi. Begitu pula dengan seorang sekretaris
yang setiap saat menjalin komunikasi baik dengan pimpinan, bawahan,
klien, maupun dengn orang-orang luar perusahaan, dalam berkomunikasi
pasti memiliki tujuan yang hendak dicapai.
Sekretaris menjalin komunikasi dengan pimpinan dikarenakan sebuah
kewajiban dimana mereka harus senantiasa memberikan informasi yang
dibutuhkan oleh pimpinannya baik mengenai jadwal pekerjaan pimpinan,
menyampaikan laporan pekerjaan, laporan rapat, maupun menyampaikan
laporan mengenai siapa saja yang menelepon maupun yang ingin bertemu
dengan pimpinan, serta meminta saran maupun penjelasan kepada
pimpinan mengenai hal-hal yang belum dimengerti.
Selain dengan pimpinan, sekretaris juga menjalin komunikasi dengan
bawahan. Komunikasi antara sekretaris dan bawahan ini biasanya didasari
pada penyampaian perintah-perintah atasan yang berkaitan dengan
pekerjaan kantor, pemberian teguran, saran maupun penyampaian
motivasi kepada bawahan. Biasanya komunikasi dengan bawahan tidak
hanya masalah pekerjaan akan tetapi hanya untuk bertukar informasi
sekedar curhat.
Komunikasi tidak hanya terjadi dalam ruang lingkup kantor saja,
tetapi komunikasi juga terjadi dengan pihak-pihak diluar kantor. Pihak
luar kantor ini juga merupakan pihak-pihak yang sangat berpengaruh
besar terhadap maju mundurnya perusahaan, oleh karena itu dalam
menjalin komunikasi harus sangat berhati-hati serta menjaga citra baik
perusahaan. Komunikasi dengan pihak luar atau klien ini biasanya
didasari pada kegiatan penerimaan tamu, penyampaian informasi
mengenai perusahaan, penyampaian informasi mengenai produk
perusahaan, penyampaian informasi mengenai keberadaan pimpinan, serta
kegiatan komunikasi yang tidak dapat dihindarkan dalam perusahaan
yaitu kegiatan bertelepon.
2. Encoding
Encoding merupakan tindakan memformulasikan isi pikiran atau
gagasan ke dalam simbol-simbol, kata-kata, dan sebagainya sehingga
komunikator merasa yakin dengan pesan yang disusun dan cara
penyampaiannya. Seorang sekretaris harus pandai dalam
memformulasikan isi pikiran menjadi pesan yang siap disampaikan
kepada pihak-pihak yang membutuhkan, dan yang tidak boleh dilupakan
yaitu pesan yang disampaikan harus jelas dan mudah dipahami.
Dalam memformulasikan pesan-pesan yang dibutuhkan sekretaris
sebelumnya mencermati dan mengamati akan kebutuhan pesan yang
diharapkan. Setelah mengetahui akan pesan yang diharapkan tersebut,
sekretaris menyusun gagasan-gagasan, ide-ide kedalam bentuk kata-kata.
Gagasan yang disampaikan sekretaris harus sesuai dengan kenyataan atau
fakta yang ada atau pesan yang dibuat-buat tanpa ada landasannya
sehingga orang lain akan merasa yakin dengan pesan yang disusun.
Gagasan yang telah dibentuk menjadi sebuah pesan tidak akan dapat
diterima dengan sendirinya oleh pihak lain. Disini sekretaris juga harus
menyampaikan pesan yang telah diformulasikan. Penyampaian pesan
yang tidak tepat dapat mengganggu kelancaran pengiriman informasi
dapat diterima sesuai yang diharapkan sekretaris. Sekretaris harus
menyampaikan pesan dengan baik, dimana tidak ada faktor penghambat
yang mengganggu proses pengiriman informasi seperti bahasa yang tidak
sama, perbedaan penafsiran karena kata memiliki makna ganda atau
dalam ruang tersebut terjadi kegaduhan.
3. Pengiriman pesan
Pengiriman pesan dilakukan secara bertatap muka karena pembahasan
materi disini mengenai komunikasi interpersonal sehingga tidak
menggunakan bantuan saluran komunikasi seperti telepon, SMS, e-mail,
maupun surat. Sekretaris menyampaikan informasi secara bertatap muka
atau langsung berhadapan dengan pihak lain. Penyampaian pesan
menggunakan bahasa yang sopan serta informasi yang diberikan haruslah
efektif namun tetap jelas oleh penerima pesan. Komunikasi yang terjadi
secara langsung ini akan membantu sekretaris dalam memahami karakter,
situasi dan kondisi penerima pesan, raut muka, serta keminatan dalam
menjalin komunikasi. Pengiriman pesan yang menarik akan menciptakan
komunikasi akan mengalir terus menerus sehingga komunikasi berjalan
secara aktif.
4. Penerimaan pesan
Penerima pesan disini ditujukan kepada pimpinan, bawahan, klien
serta orang-orang luar perusahaan yang membutuhkan berbagai informasi
untuk memenuhi kebutuhannya terkait informasi yang mereka inginkan
dan diperlukan. Pesan yang telah disampaikan oleh sekretaris telah
diterima oleh pihak lain. Akan tetapi sekretaris belum dapat memastikan
apakan pesan yang telah disampaikan tersebut dapat diterima dengan
baik, serta maksud dari pesan sesuai dengan yang diharapkan oleh
sekretaris. Penerimaan tersebut tergantung dari bagaimana penerima
menerjemahkan pesan yang diterimanya. Sekretaris akan mengetahui
apakah komunikasi berjalan secara efektif atau tidak ketika penerima
telah memberikan umpan balik.
5. Decoding oleh komunikan
Pesan yang telah diterima kemudian diterjemahkan oleh penerima
pesan, pada proses ini penerima berusaha menterjemahkan pesan yang
diterimanya kemudian menghubungkan dengan pengetahuan yang
dimiliki, serta pada suatu hal lain yang telah dimengerti. Penerima pesan
berusaha menterjemahkan pesan yang diterima dari sekretaris dengan
benar, memberi arti yang sama pada simbol-simbol sebagaimana yang
diharapkan sekretaris. Untuk menghindari terjadinya miss communication
dalam pemberian umpan balik, diperlukan kesediaan masing-masing
pihak yang menjalin komunikasi untuk mengklarifikasi sekiranya tidak
memahami isi pesan yang diterima. Dalam hal ini, decoding memiliki
peranan yang penting. Sekiranya penerima pesan tidak memahami isi
serta maksud pesan yang diterimanya, maka merupakan sutau tindakan
yang tepat, apabila sebelum memberikan tanggapan terlebih dahulu
berusaha mencari penjelasan atas pesan tersebut.
6. Umpan balik
Setelah penerima pesan menerima pesan dan memahami isi pesan
yang terkandung dalam pesan tersebut. Dari umpan balik yang diberikan
akan terlihat komunikasi tersebut dapat berjalan efektif ataupun tidak.
Apabila penerima pesan memberikan umpan balik negatif berarti
penerima pesan tidak dapat menerima dengan benar pesan yang
diterimanya. Dari umpan balik negarif ini dapat dijadikan bahan
pertimbangan bagi sekretaris untuk memperbaiki isi dan cara
penyampaian pesan.
Apabila penerima pesan memberikan umpan balik positif menandakan
penerima bersedia untuk menerima dan mengerti pesan dengan baik serta
memberikan tanggapan sebagaimana yang diinginkan oleh sekretaris.
Dengan umpan balik yang positif ini akan membuat komunikasi berlanjut,
permasalahan mendapatkan jalan keluarnya, hubungan antara sekretaris
dan penerima tetap atau bertambah baik. Sesudah umpan balik diterima
oleh sekretaris itulah komunikasi secara sepenuhnya terjadi. Dimana,
secara bergantian peran sekretaris berubah menjadi penerima pesan dan
penerima pesan berubah menjadi pengirim pesan.
C. Menciptakan Komunikasi Interpersonal yang Efektif
Kebutuhan komunikasi tidak hanya diperlukan dikalangan masyarakat
umum akan tetapi dalam sebuah perusahaan komunikasi ini juga sangat
penting selain sebagai sarana bertukar informasi juga untuk menciptakan
hubungan yang lebih baik dan erat antara orang-orang yang terkait dalam
kantor untuk meningkatkan produktifitas peekerjaanya. Akan tetapi proses
pertukaran informasi ini tidak selamanya berhasil, pasti ada hambatan yang
menyebabkan komunikasi tidak berjalan dengan efektif. Akan tetapi apabila
sekretaris dapat bersifat kreatif dan pandai dalam menjalin komunikasi baik
antara pimpinan, bawahan, klient maupun orang-orang dari luar kantor, maka
bukan hal yang tidak mungkin jika proses komunikasi dapat berjalan secara
efektif.
a. Komunikasi interpersonal yang efektif antara sekretaris dengan pimpinan
Menjalin komunikasi interpersonal antara sekretaris dengan pimpinan
mungkin akan cukup sulit dilakukan karena perbedaan jabatan antara
sekretaris sebagai bawahan terhadap pimpinan yang merupakan atasan.
Disini ada garis pembatas yang jelas membedakan tingkatan mereka
dalam suatu perusahaan akan tetapi bukan tidak mungkin sekretaris dapat
menjalin komunikasi interpersonal yang efektif dengan pimpinannya.
Sekretaris yang memang merupakan pembantu pimpinan akan senantiasa
berada berdekatan dengan pimpinan dalam menyelesaikan pekerjaan-
pekerjaannya. Keterkaitan pimpinan dengan sekretarisnya dalam
menyelesaikan berbagai tugasnya yang menyebabkan antara sekretaris
dan pimpinan sering terlibat dalam suatu komunikasi. Apabila sekretaris
dapat menjalin komunikasi yang baik, menciptakan komunikasi yang
lebih akrab, serta dapat menjadi tempat bertukar pikiran pimpinanya
dalam berbagai permasalahan kantor yang dihadapinya, namun tetap
dalam batasan-batasan yang berlaku. Hal ini akan menlunturkan kekakuan
dalam menjalin komunikasi antara pimpinan dengan bawahan karena
faktor jabatan. Komunikasi yang berjalan formal dapat beralih kearah
yang lebih santai, sehingga sekretaris dapat lebih mendalami dan
mengetahui berbagai hal yang diharapkan pimpinan dalam
berkomunikasi.
Komunikasi ke atas dapat berbentuk usulan, laporan, atau keluhan dari
sekretaris terhadap atasannya. Apabila seorang sekretaris telah
menetapkan tujuan dalam penyampaian informasi maka tahapan-tahapan
yang dapat dilakukan agar pesan dapat sampai kepada pimpinan dan
diterima dengan baik yaitu:
1. Menyiapkan gagasan-gagasan atau ide-ide yang akan disampaikan
kepada atasan, misalnya seorang sekretaris merasa dalam perusahaan
tersebut kinerja dari para pegawai kurang maksimal sehingga dapat
mengganggu produktivitas perusahaan.
2. Sekretaris harus memahami isi pesan yang akan disampaikannya serta
mencari fakta-fakta yang dapat memperkuat isi pesan. Serta inforamsi
tersebut dapat dipertanggung jawabkan kebenarannya.
3. Penyampaian pesan sebisa mungkin memperhatikan keadaan serta
kondisi pimpinan apakah sedang sibuk atau dalam keadaan santai
sehingga pembicaraan dapat berjalan dengan lancar.
4. Memulai pembicaraan dengan menunjukkan rasa rendah hati,
maksudnya seorang sekretaris yang memang sebagai bawahan harus
tetap menyadari kedudukannya berada dibawah pimpinan sehingga
harus tetap menghargai kepentingan pimpinan.
5. Pesan-pesan disampaikan dengan bahasa sopan, pesan disampaikan
dengan bahasa yang jelas sehingga tidak menimbulkan penafsiran
yang salah.
6. Tetap menjaga nada pembicaraan sehingga tidak menimbulkan
penafsiran yang menggurui. Dalam menegaskan pembicaraan
diperbolehkan mempergunakan gerakan tangan akan tetapi tidak
berlebihan.
7. Bersedia menerima umapal balik yang positif maupun negatif.
Dengan berbagai tahapan diatas diharapkan pesan yang sekretaris
sampaikan dapat diterima dengan baik oleh pimpinan, dan pimpinan
dapat memberikan tanggapan atau umpan balik dari pesan yang
diterimanya sehingga proses komunikasi dapat berjalan dengan efektif.
b. Komunikasi interpersonal yang efektif antara sekretaris dengan bawahan
Komunikasi interpersonal yang dilakukan dalam kantor tidak hanya
antara sekretaris dengan pimpinan, komunikasi ini juga terjalin antara
sekretaris dengan bawahan. Bentuk komunikasi kebawah ini dapat berupa
percakapan, dialog atau wawancara interpersonal satu lawan satu orang,
rapat, konferensi atau penyampaian tugas. Bawahan juga merupakan
bagian yang penting dalam perusahaan dimana mereka yang
menggerakkan laju produksi perushaan, agar bawahan dapat menjalankan
tugasnya sesuai dengan harapan perusahaan maka dalam penyampaian
pesan harus lengkap dan jelas sehingga dapat dimengerti oleh bawahan.
Sekretaris merupakan penghubung antara pimpinan. Oleh karena itu,
sekretaris sangat berperan penting dalam penyampaian pesan kepada
bawahan.
1. Sekretaris berperan dalam mengolah informasi yang diperolehnya dari
atasan mengenai tugas-tugas dan tanggung jawab bawahan. Pesan
yang diperoleh tidak boleh ditambah ataupun dikurangi karena nanti
akan menyebabkan pesan yang baru tidak sejalan dengan maksud
yang dituju oleh atasan.
2. Pada situasi ini sekretaris harus bisa menempatkan dirinya sebagai
bawahan, tidak semua bawahan memiliki jenjang pendidikan yang
tinggi, latar belakang sosial yang sama oleh karena itu penyampaian
pesan harus disesuaikan dengan kemampuan penerimaan bawahan.
3. Meskipun jenjang pekerjaan dibawah sekretaris, namun sekretaris
harus dapat menghargai bawahan sebagai seseorang yang sama
tingkatannya, sikap menghargai ini akan memudahkan penyampaian
informasi karena bawahan akan merasa keberadaannya memang
berarti dalam perusahaan.
4. Sekretaris dalam menyampaikan pesan menggunakan bahasa yang
sopan, penyampaian pesan jelas serta mudah dipahami oleh bawahan
sehingga isi pesan sesuai dengan apa yang diinginkan. Sekretaris
harus bisa menerangkan secara terperinci setiap detail pekerjaan yang
telah dilimpahkan atasannya kepada bawahan, sehingga bawahan
dapat benar-benar paham dengan yang diharapkan atasan.
5. Menunjukkan sikap yang mendukung dalam jalannya komunikasi
karena setiap orang yang menjalin komunikasi memiliki kepentingan
masing-masing yang berbeda dan penting. Memotivasi bawahan untuk
menjalankan berbagai aktivitas sesuai dengan pesan yang telah
disampaikan
6. Bersifat terbuka, memberikan kesempatan kepada bawahan untuk
meminta penjelasan ulang akan pesan yang diterima serta
mengutarakan pendapatnya, tidak hanya memonopoli pembicaraan
karena akan mengganggu kelancaran komunikasi. Menerima berbagai
kritikan sebagai saran dan masukan positif demi kemajuan
perusahaan.
c. Komunikasi interpersonal yang efektif antara sekretaris dengan klien
Interaksi yang terjadi dalam suatu kantor tidak hanya melibatkan
orang-orang yang berada dan berperan dalam kantor saja. Komunikasi
juga terjadi dengan pihak luar, pihak luar disini seperti relasi atau klien
diatas. Klien juga berperan penting terhadap maju mundurnya suatu
perusahaan, karena mereka merupakan pihak-pihak yang menjalin
kerjasama dengan sebuah perusahaan. Sekretaris sebagai seseorang yang
membuka percakapan sebelum klien dapat bertemu dengan pimpinan,
disini sekretaris sangat berperan penting dalam meningkatkan citra
perusahaan dimana mereka dituntut bersikap ramah dan bersahaja dalam
menerima tamu pimpinan yang membutuhkan informasi akan keberadaan
pimpinan. Sekretaris harus menunjukkan sikap yang bersahabat sehingga
pesan-pesan yang disampaikan dapat diterima dan dipercaya dengan baik.
1. Bersikap ramah dan menunjukkan perhatian terhadap kepentingan
klien. Menanyakan hal-hal yang dapat dibantu oleh seorang sekretaris
terhadap permasalahan yang mungkin sedang dihadapi.
2. Menyusun materi pembicaraan dengan baik serta memahami isi pesan
yang akan diberikan kepada pihak lain. Sekretaris juga harus meyakini
bahwa pesan yang akan disampaikan dapat dijamin kebenarannya
serta bertanggung jawab penuh terhadap pesan tersebut.
3. Pesan yang disampaikan benar apa adanya, tidak ada yang ditutup-
tutupi atau tidak berkata bohong. Misalnya seorang klien ingin
bertemu dengan pimpinan akan tetapi saat ini sedang menerima tamu
penting, maka pesan yang disampaikan harus sesuai dengan
kenyataan.
4. Pesan yang disampaikan harus jelas dan mudah dipahami oleh pihak
lain sehingga tidak menimbulkan salah penafsiran yang dapat
mengganggu jalannya komunikasi.
5. Ikut merasakan apa yang sedang dirasakan oleh pihak lain, tunjukkan
bahwa sekretaris memiliki kepedulian yang tinggi terhadap keadaan
klien tersebut dengan menyarankan untuk menunggu. Dengan
keramahan dan sopan santun, klien akan merasa dihargai sehingga
mereka akan merasa nyaman dalam menjalin komunikasi sehingga
mampu menerima pesan tersebut.
d. Komunikasi interpersonal yang efektif antara sekretaris dan orang-orang
luar kantor
Komunikasi yang terjadi dengan orang-orang luar kantor biasanya
dikarenakan kebutuhan informasi terkait tentang perusahaan maupun
produk-produk dari perusahaan itu sendiri. Komunikasi ini dapat
dijadikan sarana memperkenalkan dan mempromosikan kualitas
perusahaan serta produk yang dihasilkan. Kemampuan sekretaris dalam
komunikasi sangat dibutuhkan dalam mengemas pesan yang akan
disampaikan dalam bentuk yang menarik dan dapat diterima oleh setiap
kalangan masyarakat.
1. Isi pesan disusun secara sederhana, mudah diterima oleh semua
kalangan masyarakat, baik yang tingkat pendidikannya tinggi, rendah
maupun yang berlatar belakang sosial budaya berbeda, akan tetapi isi
pesan dapat dipahami lawan bicara.
2. Menunjukkan sikap bersahaja dan bersahabat kepada pihak lain,
dengan ikut merasakan apa yang sedang dirasakan orang lain terkait
kebutuhan informasi yang mereka inginkan.
3. Sekretaris yang dapat mendekatkan diri dan menunjukkan sikap akrab
dapat mengetahui berbagai keinginan dan harapan mereka akan proses
komunikasi ini.
4. Sekretaris menyampaikan pesan mengenai perusahaan serta produk
perusahaan dengan bahasa yang mudah dipahami serta jelas. Pesan
yang disampaikan harus sesuai dengan kenyataan tidak ada yang
dikurangi, ditambah atau disembunyikan. Menunjukkan perhatian
yang mendalam terhadap pihak lain sehingga mereka merasa tertarik
dan lebih menghargai pesan yang disampaikan.
5. Sekretaris memberikan kesempatan-kesempatan pihak lain untuk
menanyakan mengenai berbagai informasi yang dirasa kurang jelas.
Hal ini akan menunjukkan rasa peduli sekretaris.
6. Menerima umpan balik yang positif dan negatif
7. Kemampuan sekretaris yang baik dalam membawakan pesan yang
disampaikannya itu akan menciptakan kepercayaan dihati penerima
pesan. Dengan kepercayaan yang telah diperoleh sekretaris, akan
memudahkan sekretaris dalam memberikan rangsangan-rangsangan
atau pendapat yang dapat dengan mudah diterima oleh penerima
pesan, sehingga tujuan komunikasi dapat tercapai.
D. Faktor Penghambat dan Pendukung Komunikasi Interpersonal
1. Faktor penghambat komunikasi interpersonal
Komunikasi bukanlah merupakan kegiatan yang tabu bagi manusia,
karena disadari maupun tidak disadari setiap hari mulai dari membuka
mata sampai menutup mata manusia selalu menjalin komunikasi dengan
orang lain. Komunikasi ini merupakan kegiatan yang sangat mudah
karena setiap orang hampir dapat melakukannya, begitu juga dalam dunia
usaha tidak pernah lepas dari yang namanya komunikasi baik antar orang
dalam perusahaan maupun antar perusahaan dalam menjalin sebuah
kesepakatan kerjasama. Sekretaris sebagai sebuah profesi dalam
perusahaan juga tidak pernah terlepas dari yang disebut berkomunikasi.
Sekretaris dalam menjalin komunikasi dalam perusahaan tidak hanya
dengan pimpinan akan tetapi sekretaris juga menjalin komunikasi dengan
bawahan, klien, serta orang-orang luar perusahaan.
Komunikasi yang dianggap mudah ini bila ditelusuri dan dicermati
lebih mendalam ternyata tidaklah semudah kelihatannya. Seperti halnya
seorang sekretaris yang sudah berusaha untuk berkomunikasi sebaik-
baiknya kadang kala masih saja dalam berkomunikasi karena berbagai
alasan. Usaha untuk berkomunikasi secara maksimal kadang-kadang
diganggu oleh berbagai hambatan.
a. Rendahnya kepercayaan terhadap kredibilitas sekretaris
Sekretaris akan sangat berperan penting dalam hal penyampaian
informasi dalam kantor. Oleh karena itu pelaksanaan komunikasi
interpersonal dapat terjalin secara efektif tergantung pada bagaimana
seorang sekretaris dapat diterima oleh pihak lain sebagai komunikan.
Akan tetapi tidak selamanya proses komunikasi interpersonal yang
terjadi dalam kantor ini bisa terjalin secara efektif. Salah satu faktor
penghambat yang dapat menyebabkan komunikasi tidak efektif adalah
ketika seorang sekretaris dalam penyampaiannya tidak memiliki
kewibawaan serta kemampuan dalam menyampaikan informasi
kepada pihak lain. Sekretaris yang bermaksud untuk menyampaikan
informasi yang dibutuhkan hanya akan dipandang sebelah mata oleh
pihak lain karena dianggap kurang berkompeten atau kurang memiliki
kecerdasan dalam menyampaikan informasi yang diperlukan.
Sekretaris yang kurang memiliki wibawa didepan orang lain ketika
menyampaikan pesan menyebabkan berkurangnya perhatian orang
lain terhadap sekretaris. Jika lawan bicara sudah tidak memperhatikan
pesan yang disampaikan oleh sekretaris maka akan memudarkan rasa
percaya lawan bicara terhadap keakuratan serta ketepatan pesan yang
telah disampaikan. Ketidakpercayaan ini akan mengganggu jalannya
komunikasi, karena apabila pesan yang disampaikan oleh sekretaris
tidak dapat dipercaya maka akan sulit untuk mengubah sikap lawan
bicara sesuai dengan tujuan komunikasi.
b. Kurang memahami karakteristik lawan bicara
Karakteristik antara orang yang satu dengan orang yang lain
tidaklah sama, perbedaan itu biasanya terletak pada tingkat
pendidikan, usia serta jenis kelamin. Sebagai seorang sekretaris yang
profesional harus dapat memahami semua perbedaan yang ada dalam
menjalin komunikasi dengan orang lain. Jika sekretaris tidak dapat
membedakan serta menyama ratakan dan menganggap sama semua
orang yang diajak berkomunikasi kemungkinan besar komunikasi
tersebut akan berjalan tidak lancar. Sebagai contohnya apabila
sekretaris berkomunikasi dengan seseorang yang memiliki pendidikan
rendah akan tetapi topik yang dibahas mengenai perkembangan laju
perusahaan di era global saat ini, sudah pasti komunikasi tidak akan
efektif dimana lawan bicara tidak memiliki pengetahuan atau
kompetensi mengenai masalah tersebut. Lawan bicara sudah pasti
kurang memahami pesan yang disampaikan oleh sekretaris sehingga
dapat menghambat komunikasi karena terjadi kesalah pahaman atau
pesan yang diterima oleh lawan bicara tidak sesuai dengan isi pesan
yang diharapkan oleh sekretaris.
c. Prasangka negatif
Perasaan negatif ini dapat berupa rasa tidak nyaman seperti: takut,
tertekan, terpaksa, enggan, agresif, dan malu. Prasangka negatif ini
sangat berdampak buruk dalam proses komunikasi karena dapat
mendorong kearah penolakan dari pihak-pihak yang menjalin
komunikasi. Sekretaris yang memiliki perasaan tidak nyaman dalam
komunikasi seperti diatas akan menjadi sibuk dengan dirinya sendiri
dan hal-hal di luar hal yang harus disampaikan. Sekretaris yang
memiliki prasangka negatif akan merasa kurang percaya terhadap
dirinya sendiri. Sekretaris akan merasa takut dan tertekan dalam
menyampaikan informasi, mereka akan berfikiran apabila pesan yang
disampaikan tidak sesuai dengan yang dibutuhkan oleh orang lain
serta pesan tersebut tidak dapat diterima dengan baik.
Dengan keragu-raguan yang ditunjukkan sekretaris dalam
menyampaikan informasi tersebut justru akan menjadikan lawan
bicara merasa enggan dan terpaksa dalam menangkap serta menerima
gagasan-gagasan maupun isi pesan yang disampaikan oleh sekretaris.
Akibatnya, sekretaris tidak dapat mengemas dan mengirim pesan
dengan baik, dan penerima pesan tidak siap menrima pesan yang
disampaikan kepadanya. Hal itu dapat menurunkan tingkat kredibilitas
sekretaris didepan mata orang lain.
d. Perbedaan bahasa
Hambatan karena perbedaan bahasa sering terjadi di perusahaan
besar yang memiliki karyawan dan berasal dari daerah lain atau
negara lain. Mereka memiliki bahasa daerah yang berbeda antara
tempat yang satu dengan tempat yang lain. Sekretaris harus benar-
benar menyadari dan memperhatikan hambatan dari perbedaan bahasa
ini. Apabila dilihat kembali perbedaan bahasa ini merupakan hal
sepele tetapi dampaknya sangatlah besar terhadap kelancaran
komunikasi.
Sekretaris harus dapat menempatkan dirinya secara tetap sesuai
dimana keberadaannya. Sekretaris yang bekerja di sebuah perusahaan
dimana banyak orang-orang yang keluar masuk dari berbagai daerah
yang berbeda dan dengan berbagai bahasa yang berbeda pula. Apabila
dalam bekerja seorang sekretaris terbawa oleh bahasa sehari-hari
(bahasa daerah) yang digunakan maka mengakibatkan
ketidakpahaman lawan bicara karena belum tentu mereka berasal dari
daerah yang sama. Proses komunikasi tidak akan berjalan dengan
lancar karena salah satu pihak tidak dapat mengartikan isi pesan atau
menafsirkan isi pesan. Komunikasi bukan menjadi sarana bertukar
informasi yang akurat lagi. Bahasa yang digunakan untuk
berkomunikasi dapat berubah menjadi penghambat bila antara
sekretaris dan lawan bicara mengartikan isi pesan secara berbeda.
e. Komunikasi satu arah
Komunikasi berjalan satu arah, dari komunikator kepada
komunikan terus menerus dari awal sampai akhir. Pada komunikasi
ini sekretaris sepenuhnya berperan sebagai komunikor yaitu sebagai
pihak yang menyusun dan menyampaikan pesan kepada pihak lain
dari awal komunikasi sampai komunikasi diakhiri. Pihak lain hanya
berperan sebagai pendengar dimana hanya mendengarkan serta
menerima pesan yang disampaikan oleh sekretaris tanpa memberikan
tanggapan ataupun umpan balik terhadap pesan yang telah
diterimanya. Dengan sikap pasif dari pihak komunikan ini seorang
sekretaris tidak dapat mengetahui penerima dalam mengartikan pesan
yang disampaikan, apakah sudah jelas atau pesan yang telah diberikan
tidak dapat dimengerti dan ditakutkan tujuan dari pesan tidak dapat
tercapai. Komunikasi yang seperti ini juga tidak bisa berjalan secara
timbal balik karena ada satu pihak yang hanya bersikap pasif sehingga
komunikasi tidak dapat berlangsung secara terus menerus.
f. Lingkungan
Ruang kerja sekretaris biasanya ditempatkan di ruang terbuka yang
mudah dijumpai oleh lain, hal ini dikarenakan untuk memudahkan
pihak luar kantor jika ingin meminta informasi atau mengklarifikasi
pertemuan dengan pimpinan. Sekretaris juga berperan sebagai
perantara antara pimpinan dan klien sebelum mereka dapat bertemu.
Dengan posisi ruang kerja yang diletakkan ditempat terbuka pasti
akan menyebabkan banyak terjadinya lalu lalang oleh orang-orang
baik pekerja dikantor tersebut maupun pihak luar kantor.
Hal tersebut menyebabkan kurang terciptanya suasana yang
kondusif serta nyaman. Tempat yang terbuka akan menyebabkan
kurangnya keleluasan atau kenyamanan dalam penyampaian informasi
yang sifatnya rahasia atau pribadi. Serta tempat yang bising atau
gaduh tersebut juga sangat mengganggu proses pengiriman informasi.
Sekretaris dituntut untuk berbicara secara sopan, lemah lembut dan
memperhatikan nada bicaranya, apabila suara sekretaris tersebut
terganggu oleh suara bising serta gadung dari lingkungan dimana
sekretaris tersebut bekerja yang ada kemungkinan pesan yang
disampaikan tidak dapat diterima dengan baik oleh pihak lain
sehingga tujuan komunikasi tidak dapat tercapai sebagaimana yang
diharapkan.
g. Penyaringan pesan kurang tepat
Hambatan karena penyaringan pesan yang kurang tepat disebabkan
oleh seorang sekretaris yang terkadang dalam berkomunikasi tidak
menyampaikan pesan yang diinginkan oleh lawan bicara secara
keseluruhan. Sebelum sekretaris melakukan penyaringan terhadap
pesan yang akan disampaikan biasanya ada berbagai pertimbangan
yang mendasari dilakukannya pengurangan atau penyaringan dari isi
pesan tersebut. Misalnya pesan yang akan disampaikan terlalu banyak,
pesan kurang etis untuk disampaikan dan pesan tersebut bersifat
rahasia.
Akan tetapi ada kemungkinan bahwa seorang sekretaris kurang
memahami akan kebutuhan pesan yang diharapkan oleh pihak lain.
Hal ini berdampak ketika sekretaris melakukan pengurangan akan isi
pesan tersebut ternyata pesan tersebut dibutuhkan oleh pihak lain.
Pengurangan dan penyaringan isi pesan yang salah ini mampu
menghambat penyampaian informasi yang seharusnya dapat diketahui
dan dibutuhkan oleh pihak lain. Hal tersebut sebenarnya dapat
dihindarkan apabila sebelum seorang sekretaris menyampaikan
informasi terlebih dahulu menganalisis kebutuhan pihak lain yang
akan diberi informasi atau berusaha melihat kebutuhan informasi dari
sudut pandang penerima informasi, sehingga meminimalisir terjadinya
pengurangan informasi yang salah.
h. Perbedaan spesialisasi pekerjaan
Dalam suatu perusahaan pasti terdapat spesialisasi pekerjaan, hal
ini dikarenakan agar kerja dapat dilakukan secara efisien dan efektif.
Dalam kenyataannya sekretaris memiliki bidang khusus dalam
membantu setiap pekerjaan pimpinan dalam kantor, spesialisasi
pekerjaan ini menimbulkan perbedaan dan kesenjangan yang mampu
memisahkan orang-orang untuk menjalin komunikasi. Hal tersebut
terjadi karena perbedaan fungsi, kepentingan dan kegiatan, yang
mengakibatkan mereka seakan ada pada dunia yang berbeda.
Akibatnya, sekretaris akan sulit dalam menciptakan kesamaan rasa
dan pengertian antar para pegawai dalam perusahaan. Hal ini tentu
saja menjadi penghalang besar untuk berkomunikasi.
2. Pendukung komunikasi interpersonal
Komunikasi yang disampaikan oleh sekretaris dapat berjalan sesuai
tujuan yang telah ditentukan apabila pihak-pihak yang menjalin
komunikasi tersebut paham serta mengerti terhadap kemampuan serta isi
pesan yang disampaikan. Keberhasilan komunikasi ini tidak dapat terjadi
begitu saja apabila tidak ada faktor-faktor pendukung yang menunjang
keberhasilan komunikasi tersebut.
a. Kredibilitas sekretaris
Sekretaris yang memiliki kredibilitas tinggi akan mampu bersikap
wibawa dalam setiap penyampaian informasi yang disampaikannya.
Sikap wibawa yang ditunjukkan sekretaris tersebut dapat
menunjukkan seberapa paham sekretaris dalam menguasai serta
memahami pesan-pesan yang dibutuhkan oleh pihak lain. Semakin
menunjukkan kewibawaan sekretaris dimata lawan bicara, maka akan
semakin mudah mempengaruhi perubahan sikap dan perilaku lawan
bicara melalui pesan yang kita sampaikan. Hal ini dikarenakan kesan
yang dibentuk lawan bicara tentang kemampuan sekretaris dalam
menyampaikan topik atau pesan kepada pihak lain.
Dengan kesan tersebut lawan bicara akan merasa percaya dengan
kualitas sekretaris dalam menyampaikan pesan yang diharapkan,
dimana sekretaris mampu mengetahui pokok permasalahannya.
Dengan kepercayaan yang telah didapatkan dari pihak lain ini, maka
sekretaris bebas mengutarkan pendapatnya tanpa prasangka buruk dari
lawan bicara. Sekretaris yang sudah dipercaya baik terkait orangnya,
kualitas maupun pesan yang diinformasikan akan lebih mudah
meyakinkan lawan bicara. Dalam dunia bisnis hal ini akan sangat
menguntungkan karena perusahaan dapat memberikan informasi
sebanyak-banyaknya mengenai kelebihan perusahaan dan masyarakat
pun akan mempercayai kualitas dari perusahaan.
b. Kecakapan sekretaris
Sekretaris sebelum menyampaikan pesan yang dibutuhkan oleh
orang lain terlebih dahulu mempelajari serta memahami materi yang
akan disampaikan terlebih dahulu. Sehingga dapat mengetahui
kelebihan serta kelemahan dari isi pesan yang disampaikan, dengan
begitu sekretaris dapat memilah-milah informasi yang benar-benar
dibutuhkan oleh pihak lain dan yang bermanfaat serta informasi yang
tidak penting sebaiknya tidak perlu diungkapkan karena itu hanya
akan membuang-buang waktu. Sekretaris yang telah memahami
materi yang disampaikannya itu apabila mendapat tanggapan dari
pihak lain pasti dapat mengklarifikasi secara seksama serta mendetail
sesuai apa yang diharapkan oleh komunikan.
Tanggapan-tanggapan serta argumentasi yang disampaikan tersebut
dapat digunakan sebagai sarana mengetahui seberapa paham sekretaris
dalam memahami materi atau isi pesan yang disampaikan. Dengan
kecakapan yang ditunjukkan sekretaris dalam berkomunikasi akan
memberikan kesan positif bagi sekretaris serta membangkitkan minat
serta menumbuhkan perhatian lawan bicara unuk menjalin komunikasi
yang lebih personal.
c. Pengetahuan sekretaris
Sekretaris merupakan pekerjaan yang sangat berdampak besar
terhadap kelancaran pekerjaan pimpinan. Ruang lingkup pekerjaan
sekretaris cukuplah luas tidak hanya berkutat dengan hal-hal yang
berkaitan dengan catat mencatat seperti penanganan surat akan tetapi
juga membantu kelancaran pekerjaan pimpinan dengan pihak lain.
Oleh karena itu agar sekretaris dapat mengimbangi dan menyesuaikan
diri dengan berbagai macam pekerjaan pimpinan, sekretaris dituntut
memiliki pengetahuan yang luas.
Sekretaris yang memiliki pengetahuan yang luas akan terlihat
ketika menjalin sebuah komunikasi. Pengetahuan yang dimiliki
tersebut akan membantu sekretaris dalam memahami serta menguasai
materi yang disampaikan, dalam proses pembentukan pesan tersebut
sekretaris mampu menyesuaikan data-data dengan kenyataan yang ada
sehingga informasi yang disampaikan tersebut akan terjamin
ketepatannya. Disamping itu sekretaris yang memiliki pengetahuan
akan mudah menjalin komunikasi dengan siapa saja karena mereka
memiliki pandangan yang luas sehingga berbagai topik yang dibahas
dapat diterima dengan baik. Hubungan komunikasi akan berjalan
dengan baik dan terus menerus, tidak pernah kehabisan topik yang
akan dibahas sehingga antara sekretaris dan komunikan akan sama-
sama memberikan informasi serta mendapatkan berbagai informasi
yang baru.
d. Daya tarik sekretaris
Pada umumnya sesorang akan melihat orang lain dari segi fisiknya
terlebih dahulu, apakah cantik, tampan setelah itu baru melihat tentang
kepribadiannya. Dalam kehidupan nyata seseorang sekretaris biasanya
digambarkan sebagai seseorang yang cantik, anggun, lemah lembut
dan pandai dalam berpenampilan sehingga dapat menarik perhatian
orang lain. Seorang sekretaris yang cantik bahkan dapat
berpenampilan menarik akan cenderung mendapat perhatian lebih dari
orang lain. Daya tarik tersebut tidak hanya dilihat dari segi fisik
sekretaris akan tetapi daya tarik tersebut juga datang dari sikap yang
sopan, ramah, bersahaja seorang sekretaris dalam berkomunikasi,
kecapakan, kepekaan serta pengetahuan yang dimiliki sekretaris
dalam berkomunikas.
Dengan daya tarik yang ditunjukkan seorang sekretaris tersebut,
akan menjadikan sekretaris menjadi pusat perhatian bagi orang lain.
Dengan demikian sekretaris akan jauh lebih mudah menyampaikan
informasi atau gagasan-gagasan yang dimilikinya. Pihak lain akan
memperlakukan secara sopan dan menghargai setiap informasi yang
disampaikan, sehingga mereka akan lebih seksama dalam
mendengarkan serta mencermati isi pesan yang sekretaris sampaikan.
Sehingga diharapkan pesan yang disampaikan oleh sekretaris dapat
diterima dengan baik oleh pihak lain, dan dapat merubah pandangan
orang lain tentang sesuatu yang telah disampaikan sesuai dengan
pandangan sekretaris.
e. Keramahan sekretaris
Bersikap ramah kepada orang lain harus dimiliki setiap orang
dalam kehidupan bermasyarakat, banyak manfaat yang dapat
diperoleh dengan sikap ramah salah satunya menambah teman. Begitu
pula sebagai seorang sekretaris yang bekerja dan berhubungan dengan
banyak orang. Dituntut harus dapat bersikap ramah, karena mereka
sebagai citra pimpinan maupun sebagai penentu citra perusahaan
tersebut. Sikap ramah yang diberikan sekretaris kepada orang lain
akan membuat orang lain merasa dihargai serta akan memudahkan
pihak lain dalam menangani kesulitan yang mungkin sedang dihadapi.
Sekretaris yang cekatan dan memiliki profesionalisme yang tinggi
ketika melihat sesorang yang merasa kebingungan dalam mencari
informasi dengan ramah dan sopan menanyakan apa yang dapat
dibantu bahkan dapat memecahkan masalah dari persoalan itu akan
menyebabkan sekretaris dianggap memiliki kepekaan yang tinggi dan
meningkatkan citra positif sekretaris.
f. Keakraban sekretaris
Sikap akrab merupakan salah satu faktor yang mempengaruhi daya
tarik di mata komunikan. Begitu pula dengan sekretaris yang dapat
akrab dengan lawan bicara akan lebih menarik dan akhirnya
menjadikan komunikasi efektif. Pihak yang diajak bicara akan lebih
menyenangi sekretaris yang memiliki hubungan yang erat dengan
dirinya. Sekretaris yang dapat menjalin hubungan yang erat
mendekatkan diri dengan pihak lain akan lebih dapat memperoleh
tanggapan yang positif terhadap berbagai pesan yang disampaikan.
Pihak lain akan lebih merasa nyaman untuk menjalin komunikasi
sehingga akan lebih banyak lagi informasi yang didapatkan bahkan
berbagai pesan atau informasi yang mungkin sangat rahasia bagi
seseorang. Hal ini disebabkan oleh kelihaian sekretaris yang dapat
menciptakan hubungan akrab sehingga lebih bersifat bersahabat dan
dalam komunikasi tidak ada halangan atau pembatas seperti jabatan
maupun faktor lainnya. Dapat dilihat apabila sekretaris dapat menjalin
kedekatan dengan bawahan ini merupakan salah satu faktor yang
menentukan efektifitas komunikasi, sehingga sekretaris perlu
menciptakan kedekatan melalui berbagai cara sehingga sekretaris
tidak dianggap asing atau orang lain bagi bawahan.
g. Kemampuan memahami lawan bicara
Dalam sebuah perusahaan orang-orang yang terkait didalamnya
pasti memiliki banyak perbedaan antara orang yang satu dengan orang
yang lain, baik dari latar belakang sosial, pendidikan, usia, jenis
kelamin. Agar komunikasi tetap dapat berjalan secara efektif, seorang
sekretaris harus memahami berbagai perbedaan yang ada dengan
lawan bicaranya. Apabila sekretaris dapat memahami perbedaan yang
ada, dia akan menjalin komunikasi sesuai dengan kemampuan dan
topik yang dapat diterima oleh pihak lain. Serta dalam penyampaian
untuk mengantisipasi perbedaan latar belakang sosial seseorang
sebaiknya dalam penyampaian pesan menggunakan bahasa yang
umum digunakan dan menggunakan kata-kata yang mudah dimengerti
dan tidak menimbulkan salah pengertian. Sehingga penerima pesan
dapat menangkap isi yang terkandung dalam pesan dengan baik.
h. Pesan harus jelas dan sesuai kebutuhan
Penyampaian informasi menggunakan kata-kata ataupun kalimat
yang panjang itu tidak selamanya dapat diterima dengan baik.
Terkadang penyampaian yang seperti itu hanya membuat kebingungan
pihak yang menerima pesan karena isi pesan tidak terfokus pada inti
permasalahan, justru merambat ke topik yang tidak dibahas. Agar
komunikasi dapat berjalan secara efektif sesuai dengan tujuan yang
hendak dicapai dalam komunikasi, sekretaris dalam menyampaikan
pesan sebaiknya terlebih dahulu merencanakan atau mempersiapkan
secara baik materi-materi atau gagasan-gagasan yang mendukung
pesan tersebut, serta sesuai dengan kebutuhan pesan. Sekretaris
menggunakan bahasa yang dapat dimengerti oleh kedua belah pihak
serta tidak menggunakan bahasa yang memiliki makna ganda karena
akan menimbulkan salah pengertian. Penyampaian pesan tidak
memerlukan penjelasan yang panjang namun tidak bermakna, lebih
baik singkat namun isi pesan yang diharapkan dapat tersampaikan
dengan baik. Disamping itu pengemasan pesan juga harus menarik
sehingga minat lawan bicara serta menimbulkan kepuasan bagi
penerima pesan.
BAB V
PENUTUP
A. Kesimpulan
Kegiatan komunikasi mutlak dilaksanakan dalam kehidupan sehari-
hari baik dalam lingkungan bermasyarakat maupun dalam suatu perusahaan.
Komunikasi sangat berperan banyak dalam pertukaran informasi serta sebagai
sarana interaksi antara individu yang satu dengan individu yang lain. Begitu
pula dengan komunikasi interpersonal, disamping sebagai sarana untuk
menjalin komunikasi dan bertukar informasi, dengan komunikasi ini
sekretaris dapat menjalin hubungan yang lebih pribadi dengan lawan bicara
sehingga dapat mengetahui karakter lawan bicara serta keinginan-keinginan
yang diharapkan dalam komunikasi sehingga tujuan atau pesan yang
disampaikan dapat diterima dengan baik.
1. Komunikasi interpersonal sangat penting dimiliki oleh sekretaris karena
akan memudahahkn dalam bersosialisasi dengan pihak lain, memudahkan
dalam penyampaian koordinasi pekerjaan terhadap bawahan,
memudahkan sekretaris dalam mengamati karakter dan kondisi lawan
bicara, dapat menciptakan hubungan yang akrab dengan pihak lain,
menciptakan keterbukaan informasi, mrnciptakan empati, serta dapat
memunculkan penghargaan dan citra positif terhadap diri sekretaris yang
dapat menunjang terhadap keberhasilan karir sekretaris.
2. Proses komunikasi interpersonal dimulai dari peran sekretaris dalam
memformulasikan atau menciptakan pesan yang kemudian dikirimkan
kepada penerima pesan. Oleh penerima pesan kemudian pesan
diterjemahkan lalu memberikan umpan balik kepada sekretaris terkait
pesan yang disampaikan.
3. Untuk menciptakan komunikasi interpersonal yang efektif maka sebelum
pesan disampaikan kepada komunikan, sekretaris harus mempersiapkan
dengan baik ide, gagasan atau maksud pesan dengan jelas. Pesan
disampaikan dengan bahasa yang mudah dimengerti, jelas, menciptakan
hubungan yang saling menghargai satu sama lain. Bersedia menerima
umpan balik yang positif maupun negatif.
4. Komunikasi interpersonal tidak selamanya dapat berjalan dengan efektif,
masih saja terdapat hambatan-hambatan yang mengganggu. Akan tetapi
hambatan tersebut dapat dihindarkan apabila terdapat kesadaran untuk
meningkatkan kemampuan berbicara, pengetahuan, memiliki kemampuan
memahami lawan bicara, serta dalam penyampaian pesan harus jelas serta
sesuai kebutuhan. Sehingga pesan yang disampaikan dapat diterima
dengan baik serta sesuai dengan tujuan komunikasi.
B. Saran
1. Sebaiknya sekretaris dapat memahami seberapa pentingnya dampak
positif dari komunikasi interpersonal. Berusaha membangun kemampuan
berkomunikasi interpersonal untuk menunjang karir serta menciptakan
citra positif terhadap diri sekretaris.
2. Sekretaris dan lawan bicara dapat berperan aktif dalam proses komunikasi
interpsersonal, sehingga pesan yang disampaikan sekretaris dapat
diterjemahkan dengan baik oleh lawan bicara.
3. Tingkatkan kemampuan komunikasi baik dalam penyampaian ataupun
menerima informasi dengan membiasakan berbicara, mendengarkan serta
memahami orang lain.
4. Tingkatkan pengetahuan supaya dapat dengan mudah berkomunikasi
dengan orang lain.
DAFTAR PUSTAKA
Agus M. Hardjana. 2003. Komunikasi Intrapersonal & Komunikasi Interpersonal. Yogyakarta: Penerbit Kanisius
Badri M. Sukoco. 2007. Manajemen Administrasi Perkantoran Modern. Jakarta:
Erlangga Deddy Mulyana, M.A., Ph.D. 2001. Ilmu Komunikasi Suatu Pengantar. Bandung:
PT Remaja Rosdakarya Dr. A. Supratiknya. 1995. Komunikasi Antarpribadi Tinjauan Psikologis.
Yogyakarta: Kanisius. Eti Ratnawati dan Sunarto. 2006. Kompetensi Sekretaris Profesional. Yogyakarta:
Andi Offset Fajar Marhaeni. 2009. Ilmu Komunikasi: Teori dan Praktik. Yogyakarta: Graha
Ilmu
Hartiti Hendarto dan Tulusharyono, F.X. 2003. Menjadi Sekretaris Profesional. PPM
Neni Nurnaeni. 2007. Peranan dan Tugas Sekretaris. (http://greatsecretary.wordpress.com diakses tanggal 10 Mei 2013, 20.00)
Saiman. 2002. Manajemen Sekretaris. Jakarta : Ghalia Indonesia
Suranto Aw. 2011. Komunikasi Interpersonal. Yogyakarta: Graha Ilmu
Titiek Triwidodo dan Djoko Kristanto. 2004. Pengembangan Kepribadian Sekretaris. Jakarta: Grasindo.
Wiryanto. 2006. Pengantar Ilmu Komunikasi. Jakarta: Grasindo