Memorando de planeacinEMPRESA HIPOTTICA LTDA.Auditora Operacional ao 20XXPreparado por:Pedro A. Guevara R

XX de Julio de 20XXVersin 1.0

CONTENIDO

Pg.

11.Enfoque y tipo de trabajo

22.Presentacin

33.Alcance de la auditora

44.Objetivos de la Auditora operacional

44.1.Objetivos generales

44.2.Objetivos especficos

55.Riesgo de auditora

55.1.Control

65.2.Inherente

65.3.Deteccin

75.4.Calificacin del riesgo de auditora

86.Enfoque General del trabajo de auditora

86.1.Etapas

86.1.1.Familiarizacin

86.1.2.Investigacin y anlisis

86.1.3.Diagnstico

96.1.4.Informe

9a.Informe de control interno

9b.Informe final de auditora

96.2.reas de importancia

106.3.Asuntos de importancia

106.3.1.Para la organizacin:

106.3.2.Para la el auditor:

106.4.Pruebas de auditora final

106.5.Visitas

106.5.1.Preliminar

116.5.2.En el desarrollo del trabajo de auditora

116.5.3.Posterior

116.6.Fechas de ejecucin del trabajo de auditora

127.Personal Involucrado

127.1.Por la empresa

127.2.Por la firma de auditora

138.Presupuesto de tiempo de la auditora

149.Anlisis de Riesgos de la organizacin en el proceso

149.1.Escenario de riesgos:

1. Enfoque y tipo de Trabajo

A continuacin se describe la planeacin relacionada con la Auditora Operacional del proceso de XXXXX de la Organizacin HIPOTTICA LTDA.La auditora a desarrollar, segn la propuesta presentada, conllevara una revisin y examen crtico constructivo de los Procesos de la empresa HIPOTTICA LTDA., as como los procedimientos seguidos para su desarrollo y determinar si se cumplen los principios de eficiencia, eficacia y economa establecidos.

2. Presentacin

Entidad auditada:

COMPAA HIPOTTICA LTDA.rea de trabajo : XXXXXXXEquipo de Profesionales requerido:

Johanna Gualdrn Medina Contador Pblico

Libia Jeannette Bandera Rodrguez Contador Pblico

Mara Fernanda Motta Tierradentro Contador Pblico Claudia Moreno Velsquez Contador Pblico Manuel Escobar Escobar Contador PblicoTiempo de ejecucin: 4.5 semanas Fecha Iniciacin: Septiembre 21 de 20XX

Fecha de Terminacin: Noviembre 09 de 20XX 3. Alcance de la Auditora

La auditora del proceso de XXXX a realizar en HIPOTTICA LTDA. tiene como fin evaluar los procesos y procedimientos establecidos dentro de la organizacin, con el fin de determinar si se cumplen los principios de eficiencia, eficacia y economa establecidos.

La auditora que se llevara a cabo es de tipo operacional, las pruebas a realizarse deben considerar y evaluar los siguientes aspectos:

a) Realizacin de investigacin y verificacin de las operaciones en el proceso de XXXXX.

b) Se verificar que las operaciones efectivamente realizadas con los diferentes beneficiarios del pago cuenten con las aprobaciones establecidas dentro del procedimiento de XXXXX.

c) Evaluacin de procedimientos a las operaciones llevadas a cabo y relacionadas con el proceso de XXXXX en cada uno de los beneficiarios, seleccionados aleatoriamente.

d) Anlisis de los niveles de riesgo en el manejo de beneficiarios anteriormente evaluados.

e) Para llevar a cabo el proceso de auditora teniendo como fecha referencia el da 21 de Septiembre a 09 de Noviembre de 20XX.

4. Objetivos de la Auditora Operacional

4.1. Objetivos generales

Evaluar la razonabilidad del proceso de XXXXX y determinar que este proceso cumpla con los principios de eficiencia, eficacia y economa.

Evaluar el proceso de XXXXX y verificar la razonabilidad de los controles utilizados por la compaa.

Determinar si los procedimientos utilizados y las medidas de control interno estn de acuerdo con las normas que le son aplicables y si dicho procedimiento est operando de manera efectiva, si son adecuados al logro del objetivo de la compaa.

Sugerir en el informe final de la auditora operacional los cambios a realizar para que este proceso cumpla con los principios de eficiencia, eficacia y economa.

4.2. Objetivos especficos

Determinar la confiabilidad de los procesos y la efectividad de los procedimientos internos.

Evaluar y registrar los errores e irregularidades significativas, que se puedan presentar.

Revelar las ineficiencias en las operaciones.

Dar una opinin acerca del proceso de XXXXX.

Recomendar cambios necesarios en los procedimientos de la operacin.

5. Riesgo de AuditoraDentro de la evaluacin de riesgos a los que se puede enfrentar el rea ingresos, costos y gastos, debemos considerar los factores internos y externos que puedan afectar el objetivo de la compaa. En la determinacin del nivel de riesgo, se tuvo en cuenta el impacto y la probabilidad de los controles existentes al interior de los diferentes procesos y procedimientos que se han de realizan.

Para adelantar esta etapa se deben tener muy claro los puntos de control existente en los diferentes procesos, los cuales permiten obtener informacin para efectos de tomar decisiones, estos niveles de riesgos pueden ser:

ALTO: (1.0) Cuando el riesgo hace altamente vulnerable a la entidad o unidad

MEDIO: (0.5)Cuando el riesgo presenta una vulnerabilidad media.

BAJO: (0.3)

Cuando el riesgo presente vulnerabilidad baja.

5.1. Control

Este riesgo est relacionado con los controles vigentes que se tengan, si los mismos son adecuados y suficientes, por lo tanto, si este riesgo de control es mnimo significa que los controles del rea son suficientes.RIESGOCALIFICACIN

Revisar que las condiciones pactadas y polticas de pago con cada proveedor tales como: radicaciones, vencimientos, descuentos y forma de pago se estn cumpliendo. MEDIA

Confrontar que los proveedores estn dentro del Registro y aprobacin proveedores de HIPOTTICA LTDA. MEDIA

Evaluar la fecha de radicacin de las XXXXX y su incidencia en el pago.MEDIA

La radicacin, contabilizacin y pago doble vez. MEDIA

El control y vigilancia de las fechas de vencimiento de las XXXXX inmediatas. MEDIA

Verificar que las cotizaciones, rdenes de compra y remisiones se realicen en los tiempos establecidos.MEDIA

RIESGO DE CONTROL = R C = 50%

5.2. Inherente

Este riesgo esta relacionado con

RIESGOCALIFICACIN

Determinar el riesgo de efectuar pagos a terceros ficticios o integrantes de la lista emitida por la Superfinanciera investigados por ella.BAJA

Verificar la ptima calidad de los materiales de fabricacin y condiciones de los repuestos y servicios utilizados por parte de los diferentes proveedoresALTA

RIESGO INHERENTE = R I = 30 %

5.3. Deteccin

Este riesgo esta relacionado conRIESGOCALIFICACIN

Que no se lleve a cabo la programacin de auditora de acuerdo con el cronograma establecido.BAJA

Que el acceso al sistema aplicativo sea el adecuado.MEDIA

Que la compaa no facilite la informacin necesaria para efectuar la auditora sobre el proceso de XXXXX.MEDIA

RIESGO DETECCIN = R D = 40 %

5.4. Calificacin del Riesgo de AuditoraCalificacin del Riesgo de Auditora RA

RA = RC * RI * RD(RA = 50% * 30% * 40%= 6%

Teniendo en cuenta las calificaciones expresadas independiente, objetiva y tcnicamente, en forma porcentual a los diferentes tipos de riesgos que se evaluaron, referente a la auditora objeto del presente memorando de planeacin esta calculada en el 6 %, es decir BAJO.

La utilidad en la calificacin del riesgo de auditora est en servir de insumo a los procesos de decisin. En el caso del auditor, esta calificacin brinda un indicador simple y objetivo de evaluacin del riesgo que complementa su propio anlisis, permitiendo as determinar el riesgo que puede exigir un proceso determinado dentro del desarrollo de la auditora. Por otro lado, la compaa se beneficia con la posibilidad de esclarecer objetivamente los riesgos a que se enfrenta la auditora y as poder apoyarla y complementarla.

6. Enfoque General del Trabajo de Auditora6.1. Etapas

6.1.1. Familiarizacin

Identificar a nivel general el funcionamiento del ciclo operacional de la organizacin y su influencia sobre las dems reas de la compaa.

Para conocer el rea de XXXX, se elabora un programa de auditora preliminar donde se solicitar informacin concerniente a la empresa, documentos legales, Organigrama y Mapa de proceso Administrativo de la compaa como el mapa de procesos del rea a evaluar, funciones por puesto y conformacin de grupos de trabajo.

6.1.2. Investigacin y anlisis

Una vez recopilada la informacin se procede a analizarse en mesas de trabajo junto con el grupo de auditores. Con este proceso se pretende profundizar e indagar con el personal de las diferentes reas involucradas en el rea objeto de estudio, de esta forma logrando evidenciar fsicamente la informacin reunida debidamente clasificada y referenciada.

6.1.3. Diagnstico

Consiste en informar conceptualmente el estado de eficiencia y eficacia del control interno, teniendo en cuenta el resultado de pruebas de auditora debidamente sustentados y documentados en los papeles de trabajo. Utilizando las diferentes tcnicas existentes tales como indagacin, observacin, inspeccin, entrevistas internas (desde asistentes hasta auxiliares) y externas (clientes) entre otras poder sacar el mejor provecho a la informacin obtenida anteriormente.

6.1.4. Informe

Como resultados finales de la evaluacin que se desarrollara al proceso, se presentarn dos tipos de informes:

a. Informe de Control Interno

Soportado con las pruebas necesarias para poder dar una opinin acorde con la realidad del funcionamiento del control existente en las distintas reas que participan en el proceso de xxxx.

b. Informe final de auditoraEn este informe se incluye el resultado del examen de la auditora operacional con los soportes suficientes y competentes de la evaluacin, permitiendo identificar las posibles falencias en los procesos y as mismo, la gerencia pueda tomar decisiones acertadas acerca del mejoramiento de procesos.

6.2. reas de importancia

Dentro de la compaa xxx se tienen como reas importantes las siguientes:

Gerencia administrativa y financiera Gerencia de servicios

Departamento de contabilidad e impuestos Departamento de tesorera

Departamento de cartera

Departamento de almacn.

6.3. Asuntos de Importancia

6.3.1. Para la Organizacin:

Obtener la base de proveedores autorizados vigentes.

Analizar las ltimas cotizaciones, rdenes de compra y remisiones del ltimo semestre y XXXXX efectivamente realizadas.

Comparar los proveedores actuales con los autorizados

Revisar las XXXXX recibidas de los proveedores.

6.3.2. Para la el Auditor:

Obtener 6.4. Pruebas de Auditora Final

Para desarrollar la auditora aplicaremos pruebas sustantivas, analticas, cumplimiento y control por medio de la indagacin, observacin, inspeccin, documentacin y confirmacin.

6.5. Visitas

Con el fin de obtener informacin oportuna se realizarn las siguientes visitas: Preliminar, en el desarrollo de la auditora, con las reas involucradas en el proceso evaluado y una visita final o posterior a la auditora.6.5.1. Preliminar

En el acuerdo con el que hemos llegado con la gerencia de HIPOTTICA LTDA. se realiza la auditora en forma general al proceso de XXXXX iniciando con las polticas establecidas en los procesos de la compaa hasta el manejo y el control interno de todos los procedimientos referentes al anterior mencionado, mediante una reunin con el personal de las siguientes reas:

Departamento de Almacn

Gerencia de servicios

Asistente del departamento de auditora interna

Asistente de contabilidad

Asistente de compras6.5.2. En el desarrollo del trabajo de auditoraPara la realizacin de la auditora se harn visitas habituales, mientras se desarrolla el transcurso normal del trabajo, para lograr la acertada y confiable obtencin de datos necesarios.

6.5.3. Posterior

Culminado y una vez entregado el informe de auditora se har una ltima visita para obtener la idea clara del resultado del informe, si el gerente se encuentra satisfecho con el trabajo realizado y conocer tambin opiniones del desempeo del equipo de auditora.

Dentro del cumplimiento de este paso se aclararan todas las expectativas que tenga, con respecto con lo escrito en el informe y las sugerencias que se le anotan, como un medio para tener un conocimiento amplio de la funcionalidad de todo el proceso de XXXXX.

6.6. Fechas de ejecucin del trabajo de auditora

PreliminarSEPT.22SEPT.29OCT.06

TrabajoOCT.13OCT.20OCT.27NOV.03

PosteriorNOV.09

7. Personal Involucrado

Para llevar a cabo la auditora del proceso de XXXXX en xxx se requiere la colaboracin de personas vinculadas en el proceso y de quienes efectan esta funcin dentro de la compaa

7.1. Por la Empresa

NombreCargo

Enrique Guzmn GlvezGerente General

Flix Daro GuevaraGerente Administrativo y Financiero

Hctor CarranzaContador

German Rojas P.Auditor

7.2. Por la firma de AuditoraNombreCargo

Johana Gualdrn MedinaSocio Gerente de Auditora

Libia J. Bandera RodrguezSocio Sector Operacional

Maria F. Motta TierradentroSnior de Auditora

Claudia Moreno VelsquezAsistente de Auditora

Manuel EscobarAsistente de Auditora

8. Presupuesto de Tiempo de la AuditoraCuadro explicativo presupuestado en horas de trabajo.

PlaneacinPreliminarPosteriorTotal

Gerente 1051227

Gerente operacional25253080

Senior15151545

Asistente de auditora20202060

Asistente de auditora20202060

TOTAL908597272

9. Anlisis de Riesgos de la Organizacin en el Proceso DE (Colocar el proceso y el area o areas a evaluar)Es un proceso de identificacin, medicin, control, monitoreo, evaluacin y optimizacin de todas las situaciones que representan riesgos para la organizacin.

Permite conocer, evaluar y administrar los riesgos de negocios en todos los niveles de la operacin. La administracin de riesgos hace posible la previsin de riesgos que pueden acabar con el negocio y facilita alternativas de administracin consideradas de mejor prctica.

La administracin de riesgos es una parte integral del proceso de administracin, es un proceso multifactico de aspectos apropiados del cual son a menudo llevados a cabo mejor por un equipo multidisciplinario.

A travs de la Auditora Operacional que llevaremos a cabo, en lo que tiene que ver con los procesos, se pretende identificar y clasificar los riesgos a los que esta expuesta la compaa objeto de esta auditora, ya sean propios o generados por entes externos, que interactan con la compaa y con los departamentos relacionados. Para realizar estos procesos es muy importante evaluar el riesgo organizacional y el riesgo operativo, para lo cual evaluaremos cada operacin relacionada directa e indirectamente con el proceso evaluado.

9.1. Escenario de riesgos: Determinar el sistema o proceso a evaluar.

Definir y concretar los escenarios ms relevantes de riesgos del las reas a evaluar. Es decir definir el punto exacto, actividades y acciones que permitan analizarlos muy bien.

Para cada escenario de riesgo localizado, se determinarn las actividades sujetas a control que se realizan en un escenario de riesgos concreto. Es decir se tomara informacin de las reas que participan dentro del proceso para ratificar las reas criticas y los problemas de control.

Para cada proceso sujeto de control definido, se definirn las amenazas a que estarn expuestas y se identificaran los puntos crticos..

Finalmente, se clasificaran dicha amenazas y los controles actuales, y se propondrn controles especficos que disminuyan estos riesgos.

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