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Mémoire au Cabinet et présentation au Conseil du Trésor
– pourquoi ces outils sont essentiels pour le gouvernement
Présenté par : Samantha Tattersall
Directrice exécutive, Secteur des programmes économiquesSecrétariat du Conseil du Trésor
Mai 2014
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Faire mieux comprendre le processus décisionnel du gouvernement fédéral
• Rôles du mémoire au Cabinet et de la présentation au CT et différences entre ces documents
• Nouveaux gabarit et guide pour les présentations au CT:
points importants à considérer au moment de la rédaction
processus menant à une réunion du CT
conseils pour réussir
Aperçu
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Trois des principales approbations habituellement requises pour la mise en œuvre d’un nouveau programme ou d’une nouvelle initiative.
• Approbation de financement : Habituellement dans le cadre du processus budgétaire (sauf
s’il s’agit d’une décision « hors budget ») Finances Canada dirige le processus – nouveau rôle
consultatif pour le SCT
• Approbation de politique : Mémoire au Cabinet Le BCP dirige le processus, mais le ministère des Finances et
le SCT y participent
• Approbation de programme : Présentation au Conseil du Trésor Le Secrétariat du Conseil du Trésor dirige le processus
Processus décisionnel
Approbation du Cabinet (MC)
Approbation du Conseil du
Trésor (présentation
au CT)
Approbation du Parlement
(versement réel de fonds à
l’organisation)
Le ou la ministre demande au Cabinet d’approuver une nouvelle politique ou initiative en présentant un MC expliquant cette dernière et proposant des options.
Si approuvée, le ou la ministre détient l’autorisation de politique, mais ne peut toujours pas aller de l’avant puisqu’une approbation de programme est également requise (modalités p. ex.)
Les MC approuvent une idée.
Une fois que le ou la ministre a l’autorisation de politique ET une source de financement, il ou elle doit obtenir une autorisation de programme en soumettant une présentation au CT. Dans cette présentation se trouvent des détails concrets sur les objectifs, les résultats, le modèle d’exécution et l’optimisation des ressources du programme ainsi que la mention de toutes les politiques pertinentes du CT.
Les présentations au CT sont beaucoup plus détaillées que les MC.
Elles approuvent les paramètres détaillés de programme.
Une fois l’approbation du CT obtenue, l’organisation peut aller de l’avant, mais les fonds ne peuvent pas lui être versés avant que le Parlement ait approuvé les budgets en adoptant la loi de crédits connexe (Budget principal et Budget supplémentaire). Plusieurs ministères assurent la gestion du risque de ce processus.
Le Parlement approuve le pouvoir de dépenser.
Comment une organisation fédérale obtient des fonds pour une nouvelle
initiative
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Approbation du CabinetMémoire au Cabinet (MC)
Puisque le MC précède la présentation dans le processus, l’information qu’il contient est parfois de nature beaucoup plus générale et axée sur la justification stratégique (pourquoi en avons-nous
besoin?). Des renseignements détaillés sur l’exécution d’une nouvelle initiative sont fournis plus tard au Conseil du Trésor par le biais d’une présentation au CT, une fois que l’organisation détient une
analyse de rentabilité qui décrit la conception et le plan de mise en œuvre du programme (de quelle manière allons-nous procéder?).
• Le MC vise principalement à faire approuver une nouvelle initiative. L’approbation du Cabinet (approbation de politique) accorde généralement à une organisation gouvernementale la permission de continuer d’explorer la possibilité de mettre en œuvre un « nouvelle idée »
• Les MC peuvent être préparer pour de nombreuses raisons, notamment: une organisation fédérale propose un nouveau programme ou une nouvelle
politique qui concorde avec les priorités du gouvernement, telles des initiatives découlant du discours du Trône;
une organisation a besoin de fonds additionnels pour se conformer à des exigences législatives ou réglementaires;
de nouveaux problèmes se posent nécessitant qu’une organisation intervienne au nom du gouvernement; ou
Le Premier ministre ou un ministre souhaite présenter une nouvelle politique ou donner suite à un engagement antérieur, hors budget, du Cabinet.
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Approbation du Conseil du Trésor Présentation au CT
• La présentation au CT vise principalement à obtenir une autorisation de programme des ministres du Conseil du Trésor afin de mettre en œuvre une nouvelle initiative qui a déjà reçu l’approbation du Cabinet et pour laquelle une source de financement est établie
• Les présentations au CT peuvent également être préparées pour différentes raison, notamment lorsqu’une organisation a besoin :
d’une autorisation pour réaliser un projet ou une initiative dont le coût excéderait la valeur du pouvoir de dépenser délégué au ministre
de l’autorisation de verser des subventions ou contributions, ou de modifier les modalités de programmes de subvention et de contribution
de recommandations d’approbation de décrets ayant des répercussions sur les ressources ou la gestion de l’autorisation de conclure un marché dépassant les pouvoirs délégués à l’organisation ou au ministre
ou qui échappent à la portée de ces pouvoirs d’une exemption à une politique du Conseil du Trésor
Une présentation est un document officiel soumis par le ou la ministre responsable au nom d’une organisation fédérale afin d’obtenir l’approbation ou l’autorisation du Conseil du
Trésor pour une initiative que l’organisation ne pourrait pas autrement mettre en œuvre ou qui dépasse les pouvoirs qui lui ont été délégués.
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Les MC et les présentations au CT informent le processus décisionnel du gouvernement de différentes façons
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Mémoire au Cabinet Présentation au CT
Objet Faire approuver une politique ou initiativeFaire approuver des éléments de la conception, de la prestation et de la mise en œuvre d'un programme
AxeJustification stratégique et description détaillée des objectifs de la politique; proposition pour mise en œuvre
Conception et plan de mise en œuvre détaillés d'un programme; couts détaillés, cadres de mesure des résultats et de responsabilisation; posibilités de réaffectation
Détails sur les ressources
Renseignements généraux sur le financement, y compris le montant total des ressources par année (comptabilité de caisse et d'exercice)
Détails spécifiques du financement et justification claire des ressources dépensées chaque année, y compris nombre précis d'ETP
Public cibleComités sur les politiques, ministres du Cabinet (présenté par ministre(s) responsable(s)
Ministres du CT (présentée par le secrétaire adjoint du Secteur des programmes du SCT)
Principales organisations fédérales concernées
Organisation(s) parrainant le MC, BCP, Finances, SCT et autres organisations fédérales concernées
Organisation(s) parrainant la présentation (dans le cas d'une société d'État, la société elle-même et le ministère de portefeuille) et le SCT
Recommandation/approbation
Recommandation ministérielle approuvée, approbation de principe, report ou non approbation par comité responsable de la politique. L'approbation doit être ratifiée par le Cabinet ou Priorités et planification
Le SCT prépare les recomandations, le CT prend la décision finale : approuver, ne pas approuver, approuver avec des conditions ou reporter
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Concordance entre les documents du Cabinet
Recommandations ContexteJustification JustificationApproche proposée et options Résultats escomptésPoints à considérer Risques et réactions aux risquesDiligence raisonnable Coût et provenance des fonds
Établissement des coûts, diligence raisonnable et validationPersonnne-ressource
Annexes AppendicesAnnexe X des RM : Plan de mise en œuvre Appendice A : Données financièresAnnexe Y des RM : Plan stratégique de communication
Appendice B : Autorisations émanant de lois ou de politiques existantes
Annexe Z des RM : Plan parlementaire Appendice C : Harmonsation des programmes et mesures du rendement Appendice D : Audit et évaluation Appendice E : Considérations relatives aux politiques pangouvernementales (environnement, analyse comparative entre les sexes, langues officielles)
Les gabarits des MC et des présentations au CT comprennent les renseignements suivants :
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• Titre et sommaire• Autorisations demandées au CT• Contexte• Justification • Conception, prestation et mise en
œuvre**• Résultats attendus**• Risques et réactions aux risques**• Coût, exigences de financement et
provenance des fonds**• Validation et diligence raisonnable
aux fins de l’établissement des coûts**
• Personne-ressource
L’information sur les propositions contenues dans la présentation est présentée de manière plus cohérente et plus facile à suivre
* Nouveaux en-têtes ou sections
Nouveau gabarit du Conseil du Trésor– moderniser en fonction des priorités du
gouvernement –
Nouveau gabarit du Conseil du Trésor – moderniser en fonction des priorités du
gouvernement –
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Ancien gabarit Nouveau gabarit Titre de section Titre de section Emplacement Objet Titre et sommaire Corps du document Autorisation Autorisations émanant de lois et de
politiques existantes Appendices
Proposition Autorisations demandées au Conseil du Trésor
Corps de la présentation
Coût et provenance des fonds
Coût et provenance des fonds Corps de la présentation
Langues officielles Appendices obligatoires (LO, ACS et environnement)
Appendices
Audit et évaluation Appendices Audit et Évaluation Appendices Remarques Contexte
Corps de la présentation
Justifications*
Résultats escomptés*
Risques et reactions aux risques*
Établissement des coûts, diligence raisonnable et validation* Appendices Harmonisation des programmes et Mesures du rendement *
Appendices
Personne-ressource du Ministère
Personne-ressource Corps de la présentation
* Nouvelle section
Principaux points à considérer pour la rédaction d’une
présentation au CT• Le nouveau gabarit des présentations au CT contribue à présenter une
histoire plus claire et plus cohérente pour expliquer l’initiative proposée aux ministres
• Nouvelles séries de questions pratiques dont chaque organisation devrait tenir compte lorsqu’elle élabore ses présentations
• Les questions témoignent des intérêts actuels du ministre du CT et peuvent changer au fil du temps, comme les priorités
• Les conseils relatifs aux principaux points à considérer sont organisés par section du gabarit:
Autorisations demandées au Conseil du Trésor Contexte Justification Résultats attendus* Risques et réactions aux risques Coût et provenance des fonds Validation et diligence raisonnable aux fins de l’établissement des coûts*
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12http://www.tbs-sct.gc.ca/tbs-pct/dgw-ddir/tps-opp-fra.asp
Extraits des principaux points à considérer : Contexte
• Quel est le contexte de votre proposition?
• Comment la proposition se rattache -t- elle au mandat de votre organisation?
• Quel est l’historique de la proposition ou du programme? Depuis combien de temps la proposition ou le programme existe- t- il? Quel budget lui a été attribué par le passé?
• Des décisions antérieures du Cabinet ou du Conseil du Trésor se rapportent -elles à la proposition?
• Des annonces publiques pertinentes ont -elles été faites au sujet de la proposition?
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Extraits des principaux points à considérer : Justification
• Pourquoi le plan d’action proposé est-il nécessaire? Quel problème les autorisations demandées devraient -elles régler? Comment votre proposition appuie-t-elle les priorités du gouvernement ou
s’y rattache-t-elle? Le rôle du gouvernement fédéral à ce chapitre est-il légitime et nécessaire?
• Quel contexte des politiques et des dépenses s’applique? S’agit-il d’une nouvelle initiative ou du renouvellement d’un programme
existant? Quels résultats ont été obtenus par le passé? Le plan d’action proposé a-t-il été élaboré par suite de l’analyse des écarts? Quelles analyses comparatives ont servi à juger du caractère raisonnable
de la proposition?
• Comment la proposition cadre-t-elle avec les programmes existants et l’architecture d’alignement des programmes (AAP) actuelle de votre organisation)? Votre organisation a-t-elle montré qu’il existe clairement un écart dans sa
série de programmes et de politiques ou dans l’AAP pertinente d’autres organisations gouvernementales, dans le cas des activités horizontales? 14
Extraits des principaux points à considérer : Résultats escomptés
• Quels sont les résultats escomptés?
• Comment mesurez-vous le succès?
• Vos résultats sont ils alignés sur votre mandat organisationnel?
• Vos stratégies de prestation concordent-elles avec vos objectifs stratégiques?
• Quels sont les plans en matière d’audits et d’évaluations futurs?
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Extraits des principaux points à considérer : Risques et réactions aux
risques
• Quel est le degré de complexité de votre proposition?
• Votre organisation possède-t-elle la capacité d’exécuter l’initiative?
• Les antécédents du dossier font- ils état de risques?
• Quels sont les risques financiers?
• Comment votre organisation réagira- t -elle aux risques et les surveillera -t- elle?
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Extraits des principaux points à considérer : Coût et provenance des
fonds• Votre organisation a- t- elle pris en compte tous les
aspects des coûts et de la provenance des fonds de chaque proposition?
Avez-vous examiné des options moins coûteuses en matière de prestation?
Avez-vous analysé des options de recouvrement des coûts?
Les coûts risquent -ils de dépasser les estimations, ce qui pourrait entraîner à l’avenir des préoccupations quant à des coûts non provisionnés et à l’intégrité des programmes?
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Extraits des principaux points à considérer : Validation et diligence
raisonnable aux fins de l’établissement des coûts• De quelle façon les coûts concordent-ils avec la priorité du
gouvernement visant à réduire les dépenses? La proposition se rapporte-t-elle à des décisions antérieures du PARD et de
l’ES? Rétabli-t- elle des programmes qui ont déjà été supprimés ou réduits? Quels efforts ont été déployés pour limiter les coûts? La proposition est-elle abordable dans l’actuelle conjoncture budgétaire?
• De quelle façon les coûts sont-ils limités? Les ressources financières demandées sont-elles adéquates pour exécuter
le programme? Les ressources permanentes sont -elles suffisamment justifiées? Quels efforts votre organisation a- t- elle déployés pour minimiser les coûts
de fonctionnement?
• Votre organisation a-t-elle fait preuve de diligence raisonnable? La méthode utilisée pour préparer l’estimation des coûts est-elle conforme
au Guide d’établissement des coûts du CT? Existe -t- il des initiatives nationales ou internationales comparables?
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Principaux acteurs du processus d’élaboration des présentations
au CT• Dans votre ministère client :
Secteur(s) de programmes à l’origine de la présentation Groupe des services ministériels / des finances Autres directions générales importantes de votre ministère (services
juridiques, d’audit, d’évaluation, etc.) Sous-ministre Ministre
• Au Secrétariat du Conseil du Trésor : Analyste du Secteur des programmes assigné à un ministère client –
point d’accès principal Analyste(s) du centre de décision — spécialiste(s) du domaine Secrétaires adjoints qui présenteront la proposition au CT
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Processus d’approbation des présentations au CT : 90 % sous la
surface
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Version provisoire
Analyste du SCTMinistère
Pointe de l’iceberg
CommentairesNouvelles normes de service – Dans les cinq jours ouvrables suivant la réception de la version provisoire d’une présentation au CT, le Secrétariat en évaluera la qualité générale. Dans un délai de 10 jours ouvrables suivant la confirmation selon laquelle le contrôle diligent ira de l’avant, le Secrétariat fournira des commentaires de fond sur la version provisoire de la présentation au CT.
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Processus des présentations au CT
Secteur des politiques
Analyste du SCT
Version provisoire Version
provisoire
Ministère (par le biais des services
ministériels ou financiers)
Communication au ministère de ses commentaires par l’analyste
Précis rédigé par l’analyste
Version finale de la présentation soumise au
SCT
VERSIO
N
RÉVISÉERédaction nouvelleversion
Révision par l’analyste
La collaboration entre le ministère et le SCT se poursuit jusqu’à ce que l’analyste du SCT ait la certitude que toutes les questions ont été réglées. Cette étape déterminera le temps requis pour approuver la présentation.
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Présentation finale signée attendue au
SCT
Examen par le secrétaire adjoint des présentations
et des précis avec les autres secrétaire adjoints
et le secrétaire du CT
Processus des présentations au CT
Précis final
Examen par le secrétaire adjoint de la présentation
et du précis avec l’analyste
Breffage du président
3,5 semaines avant soumission au CT
2 semaines avantCT
1,5 semaine avant CT
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Que se passe-t-il à la réunion ?
• Les fonctionnaires du SCT présentent les dossiers aux ministres du CT
• Les ministres du CT ont quatre possibilités lorsqu’ils examinent une demande:
approuver telle quelleapprouver avec des conditionsne pas approuver reporter leur décision
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Conseils pour réussir• Communiquer dès le départ et régulièrement avec le SCT:
Des réunions régulières forgent des liens étroits La collaboration aide à cerner rapidement les problèmes de manière à
ce que nous puissions travailler à leur solution Des communications continues durant le processus sont essentielles
pour la gestion efficace des affaires du ministère• Une longue présentation n’est pas nécessairement une bonne
présentation – il faut toujours se demander « quel est le scénario? »
• N’oubliez pas le public (ministres du CT) N’insistez pas sur les détails techniques (et n’utilisez pas un langage
trop spécialisé), déterminez stratégiquement l’information à inclure Prévoyez les questions que pourraient avoir les ministres du CT
• Attendez-vous à ce que le processus dure environ 3 mois (ou plus) et faites vos plans en conséquence
• Votre analyste au SCT contestera votre dossier en même temps qu’il le défendra; aidez-nous à vous aider – en nous fournissant l’information en temps opportun
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