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• MEMORANDO DE ASIGNACiÓN Código: F-120-21

Fecha de aprobación: 25 de Julio de2014

Versión: 01

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ENCARGO AUDITORIA No. 01-2015REGULAR CON ENFOQUE INTEGRAL

UNIDAD CENTRAL DEL VALLE DEL CAUCA (UCEVA)

DE: GILBERTO CASTRILLON VALENCIAContralor Municipal Tuluá

PARA:

NOMBRE CARGO PROFESIONLuz Piedad Perea Roldan Técnico Administrativo Administradora de Emp.Carlos Octavio Quitian Mart. Auditor Fiscal 11 AbogadoEdgar Garcia Marín Auditor Fiscal I Ingeniero Industrial

PERSONAL DE APOYO: Ángela María Ruiz Mena. Contador PúblicoGustavo Adolfo Roa Abogado

ASUNTO: Asignación Proyecto de Auditoria

Me permito comunicarles que en desarrollo del Plan General de Auditoría de lavigencia 2015, han sido asignados para realizar Auditoría con Enfoque IntegralModalidad Regular a la Unidad Central del Valle del Cauca (UCEVA) vigencia2014.

El trabajo en mención deberá realizarse bajo los siguientes parámetros;

l. ANTECEDENTES Y HECHOS RELEVANTES.

La Contraloría Municipal de Tuluá Valle del Cauca, fue creada mediante AcuerdoNo. 21 de noviembre 30 de 2012, por el Honorable Concejo Municipal.

La competencia sobre el Control Fiscal, de la Unidad Central del Valle del Cauca(UCEVA), venía siendo ejercida por la Contraloría Departamental del Valle delCauca, hasta el 30 de mayo de 2014, donde el Tribunal Contencioso

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Administrativo del Valle del Cauca, mediante sentencia No 83 de dicha fecha leotorgo la competencial del Control Fiscal; y en el proceso de traspaso y empalmea la Contraloría Municipal por parte de la CDVC, hizo entrega de un Plan deMejoramiento, que será evaluado en el proceso Auditor.

11.LÍNEAS Y OBJETIVOS DE AUDITORIA

A. Objetivo General

Evaluar la gestión fiscal en cumplimiento de las políticas, planes y programas de laUnidad Central del Valle del Cauca (UCEVA), correspondiente a la vigencia 2014,verificando que la contratación enfocada al Plan de Desarrollo Institucional y susplanes complementarios e instrumentos de evaluación, esté debidamenteejecutada en el presupuesto; examinando si los recursos disponibles, involucradosen las diferentes actividades y procesos fueron asignados, distribuidos y utilizadosde acuerdo con los principios de eficiencia, eficacia, economía, efectividad, equidady valoración de los costos ambientales, que permita establecer la coherencia entrelo planeado y lo ejecutado, en cumplimiento de su misión constitucional y de lanormatividad vigente.

B. Objetivos Específicos por Factor de Auditoria

1. Gestión y Resultados

• Evaluación y Seguimiento al Plan de Mejoramiento, suscrito entre la EntidadAuditada y la CDVC, y así corregir las deficiencias plasmadas en él, comoproducto de los procesos auditores, teniendo en cuenta el cronogramaestipulado para subsanar dichas observaciones en el tiempo programado;comprobar que las medidas y acciones propuestas por la entidad han sidoefectivas, en la solución de las observaciones presentadas en los procesosauditores.

• Evaluación y Seguimiento a la Rendición Pública de Cuentas.• Determinar la satisfacción e impacto social de la prestación del servicio con

relación a su Objeto Misional.• Determinar la eficiencia y la eficacia mediante la evaluación de los procesos

administrativos, la utilización de indicadores, el ciclo presupuestal y la población

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beneficiaria del ente auditado; y establecer en qué medida el Sujeto de Control,logra y cumple los planes, programas y proyectos adoptados.

• Determinar si las políticas, planes, programas, objetivos y metas son coherentescon la realidad económica y social de la entidad.

• Verificar que el Plan de Desarrollo Institucional cumpla con las metas de gestióny resultados relacionadas con la viabilidad financiera, la calidad y eficiencia enla prestación de los servicios y las metas y compromisos incluidos en conveniossuscritos con la Nación, Departamento, entre otros.

• Verificar si la planeación obedece a un sistema presupuestal: Plan de DesarrolloInstitucional, Plan Financiero, Plan de Acción, Plan de Compras y Presupuestode la vigencia, incluyendo el cierre fiscal, con el fin de verificar su integralidad ydeterminar el resultado fiscal.

• Evidenciar y analizar si cada uno de los contratos a evaluar (muestraseleccionada) obedece a criterios de planeación en el marco del PlanEstratégico.

• Evaluar la estructura organizacional y funcional de la entidad en sus niveles deautoridad, responsabilidad y mecanismos utilizados para el alcance de losobjetivos.

• Efectuar un examen crítico, sistemático y selectivo a los sistemas deinformación implementados por la entidad, con el propósito de conceptuarrespecto a la eficiencia y eficacia de éstos, al igual que su confiabilidad,consistencia, integridad y oportunidad.

• Verificar el cumplimiento de la ley 594 del 2000 y sus normas complementariasdel Archivo General de la Nación.

2. Financiero

• Establecer si los Estados Financieros reflejan razonablemente el resultado desus operaciones y los cambios en su situación financiera. Se debe tener encuentas los aspectos relacionados con Sistema Contable, presupuestal y elCierre fiscal.

• Verificar la planeación financiera y analizar su ejecución, determinando que losresultados se orienten al cumplimiento de las metas institucionales.

• Establecer la efectividad del presupuesto como instrumento de planeación,gestión y control para el cumplimiento de la misión y los objetivosinstitucionales.

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• Determinar que el manejo dado al presupuesto sea acorde a lo establecido enlas normas que lo reglamentan.

• Evaluar y determinar la situación presupuestal y de tesorería a 31 de diciembrede la vigencia a Auditar, verificando en el cierre fiscal la ejecución presupuestalvs. el estado del tesoro, el resultado fiscal, los superávit o déficit a incorporarpor fuentes de financiación, las cuentas por pagar y reservas de apropiaciónconstituidas.

• Dictaminar sobre la razonabilidad de los estados contables con corte al 31 dediciembre de la vigencia a auditar, para establecer la realidad económica yfinanciera de la entidad, de acuerdo con los principios de contabilidadgeneralmente aceptados y con el Plan General de Contabilidad Pública.

• Determinar la calidad y efectividad del Sistema de Control Interno Contable.• Verificar el cumplimiento de los principios fundamentales de la contabilidad.• Sobre la muestra de contratación, verificar que los pagos realizados se hayan

efectuado en los términos establecidos en los mismos y se apliquen al objetopara el que se contrató, desde el punto de vista presupuestal y contable.

3. Legalidad

• Establecer la aplicación normativa externas e internas en las operacionesfinancieras, administrativas, económicas y de otra índole, aplicables al Sujeto deControl.

• Verificar el cumplimiento de la normatividad vigente en el desarrollo de lagestión.

• Seleccionar la muestra de contratación que se va a evaluar en cuantíarepresentativa al 30% como mínimo del total de la contratación.

• Verificar el cumplimiento de los objetos contractuales de la muestra selectivadeterminando el impacto de esta contratación frente a los objetivosInstitucionales, para la vigencia auditada.

• Efectuar seguimiento al proceso contractual de la Entidad auditada en relaciónal informe del observatorio del control fiscal de la contratación vigencia 2014realizada por la Auditoria General de la República AGR.

4. Sistema de Control Interno y Calidad.

• Evaluar la eficiencia, la eficacia y el nivel de confianza del Sistema de ControlInterno, con el fin de determinar si este garantiza de manera razonable el logro

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de los objetivos del ente y valorar el cumplimiento de las acciones correctivaspropuestas en los planes de mejoramiento, producto de las auditorías internas.

• Verificar la implementación del Sistema de Gestión de la Calidad y MECI.

5. Quejas, Denuncias y Derechos de Petición

Atender las quejas, solicitudes y/ o derechos de petición que se surtan antes ydurante proceso auditor.

6- Revisión de la Cuenta

Verificar la información rendida por el Sujeto de Control.

7-Consolidación de la Calificación de la Gestión y Fenecimiento

Mediante la matriz de evaluación de la gestión, se consolidará y se conceptualizaraen forma integral las áreas, procesos o actividades auditadas, la opinión de losestados contables y el fenecimiento de las cuentas revisadas para la vigencia 2014de la Unidad Central del Valle del Cauca (UCEVA).

111. ALCANCE

Se realizara mediante el análisis, evaluación y resultados de la informaciónfinanciera, legal y administrativa, de las diferentes actividades misionales,desarrolladas por la Unidad Central del Valle del Cauca (UCEVA) vigencia 2014, encumplimiento de los objetivos institucionales.

IV. ASPECTOS QUE DEBE CONTENER EL INFORME

Adicional a lo establecido en cada uno de los objetivos específicos y alcance, elinforme en la parte de resultados de auditoría debe contener la siguienteinformación:

• Verificar si la entidad cuenta con Comités de Conciliación Judicial, y si seencuentra en funcionamiento.

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• Verificar si la entidad tiene deuda pública, y si las metas de superávit lepermiten hacerla sostenible.

• Verificar y evaluar la cartera de la Entidad.• Evaluar la contratación por compras y suministros• Evaluar los convenios suscritos con el Departamento y/o Municipio

V. TÉRMINOS DE REFERENCIA

1. Cubrimiento

El sitio donde se ejecutará la auditoria será en las dependencias de la UnidadCentral del Valle UCEVA, ubicada en la carrera 27A No 48-144 kilómetro 1 salidasur del Municipio de Tuluá.

2. Duración del Proyecto

La auditoría tendrá una duración de veinte y cuatro (24) días hábiles, contadosdesde el 2 de marzo hasta el 10 de abril de 2015, cuyas fases tendrán la siguienteprogramación:

Fase de Planeación: del 2 al 15 de marzo de 2.015Fase de Ejecución: del 5 al 27 de marzo de 2015Fase de Informe: del 6 al10 de abril de 2.015

3. Administración del Trabajo

La administración del trabajo estará a cargo del Ingeniero Edgar Garcia Marín.

Atentamente,

~~~GILBERTO CASTRILLON VALENCIAContralor Municipal de Tuluá

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