MEMORIA - CARM

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SUMARIO

1. Introducción, participantes, objetivos. 1

2. Metodología y desarrollo. 2

3. Documentos de trabajo. 4

4. Participación en el proyecto de gestión del

conocimiento disperso en la CARM.

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5. Conclusiones. 5

6. Nuevas propuestas. 6

7. Actas. 8

8. Anexos. 38

Anexo I. Fichas de identificación de centros. 39

Anexo II. Estudio cuantitativo de centros. 48

Anexo III. Hemeroteca en www.carm.es. 51

Anexo IV. Estudios de software. 53

Anexo V. Instrucción para compartir revistas. 63

Anexo VI. Manual de procedimiento. 66

Anexo VII. Difusión. 108

http://www.carm.es/

SEMINARIO DE COOPERACIÓN EN GESTIÓN DE LA INFORMACIÓN

CÓDIGO 13/SEM/4279

MEMORIA

Introducción

Este seminario es la continuación del trabajo ya comenzado por el Seminario de Documentación y Gestión de la Información en los años 2011 y 2012. Se le ha dado la nueva denominación “Seminario de Cooperación en Gestión de la Información” para reforzar el carácter de grupo abierto a la entrada de nuevos miembros y el objetivo básico de cooperación entre profesionales y centros que desarrollan similares funciones en la CARM.

Participantes

Carmen Alarcón Ruiz, Concepción D. Alcázar Ruiz, Isabel Andréu Felipe, Juan Antonio Bejarano García, Mª Victoria Botí Espinosa, Carmen de las Heras García, Tomás Durán Valera, Rosa Elgarrista Domeque, María Valle Fabre Gimeno, María José Funes Atenza, María José Gómez Aroca, Candida F. González Gómez, Rocío Quiñonero, Belén Granados Franco, José Hurtado Martínez, Mª Jesús Martínez Pérez, Julia Martínez-Pastor Sánchez, Quiteria Rodríguez Rueda, María Jesús Sánchez Clares, Eva Serna López, Ascensión Soler Madrid, María Fernanda Torres Espejo. Las incidencias respecto a este capítulo han sido que Candida F. González Gómez y Rocio Quiñonero se han incoporado más tarde al grupo por circunstancias ajenas a su voluntad, lo que no les ha impedido colaborar activamente en grupo además de completar el inventario de centros, el análisis cuantitativo y las aportaciones a la Hemeroteca en web de nuevos centros (IMIDA y CENDEAC). En total han sido 22 alumnos.

Objetivos

Continuando con las tareas desarrolladas en el seminario del año anterior, en 2013 teníamos previsto trabajar en las siguientes líneas: 1. Procedimiento para documentación inédita. 2. Sistema de gestión documental para trabajar y/o consultar en red.

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3. Normativa de la red de centros: creación y desarrollo. 4. Punto de acceso único en la web que permita la consulta y difusión de las suscripciones de revistas de la CARM.

Metodología El seminario se ha desarrollado siguiendo un calendario periódico de reuniones en el aula solicitada previamente a la EAP en las que se actúa de modo activo y participativo. Han sido siete sesiones de trabajo conjuntas, además de las sesiones por grupos que se han podido tener en cada caso. A veces, hemos tenido que sustituirlas por trabajo colaborativo en red por falta de tiempo para reunirnos físicamente. Los trabajos individuales se han compartido vía correo electrónico y posteriormente en Internet. En las sesiones conjuntas se han expuesto y discutido los resultados de los trabajos realizados por los grupos sectoriales, a través de los medios proporcionados en el aula, facilitando así su posterior consenso.

Desarrollo El curso se ha realizado en el periodo de tiempo comprendido entre abril y noviembre de 2013. Las sesiones presenciales se han celebrado en el aula 5 de la EAP y el resto de sesiones, en diferentes consejerías dependiendo de la disponibilidad de espacios y de los miembros de los grupos. Como novedad, este año hemos contado con un espacio virtual en la “nube” donde hemos compartido la documentación generada en el seminario. Calendario de reuniones mensuales

• 12 y 24 de abril. • 15 de mayo. • 12 de junio. • 24 de septiembre. • 16 de octubre. • 13 de noviembre.

Actividades Para cumplir los objetivos enumerados en el punto 3 se ha tenido que trabajar en las siguientes actividades y en consecuencia se han formado nuevos grupos asi como realizar el seguimiento de otros antiguos cuyos objetivos son la esencia del seminario:

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1. Elaboración de procedimiento para documentación inédita. Se encarga el grupo de trabajo “Manual de procedimiento”. Este grupo está integrado por Eva Serna, Ma. José Gómez Aroca (coordinadora), Ma. Jesús Sánchez Clares, Ma. Valle Fabre y Carmen Alarcón. 2. Estudio y valoración de sistemas de gestión documental para trabajar y/o consultar en red. Se encarga el grupo de trabajo “Software corporativo y web”. Este grupo está integrado en principio por Julia Ma. Martínez Pastor, Juan Antonio Bejarano, Isabel Andreu, Ma. Jesús Martínez, Inma Alcazar, Tomás Durán (coordinador) y Ascensión Soler. Se incorpora después Rocío Quiñonero. Posteriormente, por operatividad se divide en dos : análisis de software corporativo (Isabel Andreu, Ma. Jesús Martínez, Inma Alcazar, Tomás Durán (coordinador) y hemeroteca en la web (Julia Ma. Martínez Pastor, Juan Antonio Bejarano, Ascensión Soler y Carmen de las Heras) 3. Elaboración de la normativa necesaria para la puesta en marcha de la red de centros. Se encarga el grupo de trabajo “Normativa”. Este grupo está integrado por Rosa Elgarrista, Ma. José Funes, Quiteria Rodriguez y José Hurtado (coordinador). Aquí se incluyen también las tareas de actualización de los centros participantes y los de nueva incorporación, por tanto, continúa las tareas del grupo “Identificación de centros”, impulsando la inclusión de nuevos centros y facilitando la cumplimentación y recogida de las fichas de identificación. 4. Adecuación de contenidos actuales para conseguir un punto de acceso único en la web de revistas en la CARM. Se encarga el grupo de trabajo “Software corporativo y web” y el de “Publicaciones Periódicas”, por compartir objetivos, quedando finalmente este trabajo para el grupo de publicaciones periódicas que pasa a llamarse “hemeroteca web”. Además de estos grupos, se crea uno nuevo llamado “Financiación” integrado por Inma Alcázar, Ma. Jesús Martínez, Ma. Jesús Sánchez Clares, Isabel Andreu que enseguida deja de funcionar pues se llega a la conclusión de que no es preciso que exista como tal en estos momentos, ya que la búsqueda de financiación debe ser una tarea compartida por todos y continua.

Destacar que las personas integrantes de estos grupos, han trabajado mucho tanto de forma individual como en reuniones de sus grupos asi

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como en la puesta en común en las sesiones mensuales del seminario. El producto de este trabajo se puede ver en los anexos a continuación.

Documentos de trabajo.

Fichas de Identificación de centros (Anexo I)

La encuesta de identificación de centros ha sido rellenada este año por tres nuevos centros:

o D.G. de Economía, Planificación y Proyectos Estratégicos

(Consejería de Economía y Hacienda) o IMIDA (Consejería de Agricultura y Agua) o CENDEAC (Consejería de Cultura y Turismo)

Estudio cuantitativo de centros. (Anexo II)

Durante el estudio y valoración de Sw para la red se vió la necesidad de contar con unas cifras de partida para tener una idea del tamaño de las colecciones que éstos iban a manejar, necesidades y servicios a usuarios asi como grado de automatización.

Hemeroteca en www.carm.es (Anexo III)

A partir del documento de la pasada edición del seminario con las revistas que tenía cada centro, se ha introducido el listado en el gestor de contenidos corporativo I-GES, ordenados albabéticamente y por materias en el apartado temático “Documentación” de la página principal, y dentro de éste, en el epígrafe “Hemeroteca”. Es posible consultar el centro donde se encuentra la revista asi como los sumarios.

Estudio de Sistemas Integrados de Gestión Bibliotecaria (SIGB) de Software libre. (Anexo IV)

Se trata de otro análisis necesario donde se han reflejado los principales programas que hay en el mercado con sus características, ventajas e inconvenientes.

Instrucción para compartir revistas (Anexo V) Desarrollando las recomendaciones del Código de Buenas Prácticas, finalmente se ha consensuado una instrucción para compartir revistas entre centros de forma que se de servicio a todos los usuarios de la CARM, con el menor coste. Así, tendremos que atender peticiones de otros centros como propias. Este será el germen normativo para la creación de la Red de centros.

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http://www.carm.es/

Manual de procedimiento (Anexo VI) Ha concluido los procesos técnicos a la espera de poder adecuarlos a las aplicaciones informáticas corporativas que se decidan para la gestión documental. Se ha incorporado el capítulo de adquisiciones y se han añadido fichas de anexos.

Difusión (Anexo VII) Noticias publicadas sobre el Seminario.

Participación en el proyecto de gestión del conocimiento disperso en la CARM En abril de 2013 conocimos la existencia del Plan Gacela (Gestión Pública Centrada en el Cuidadano) y precisamente uno de sus aspectos a desarrollar era la Gestión del Conocimiento en la CARM, que se le había asignado a la EAP como órgano gestor. Como profesionales de esta materia, el CEDI mantuvo reuniones con la EAP y La Oficina de Coordinación de Proyectos de la Consejería de Economía y Hacienda para ver como se podía articular la recogida del conocimiento disperso en la CARM. Este seminario, con tres años ya de andadura, era perfectamente capaz de colaborar para fijar los métodos de tratamiento de la información y las funcionalidades de la plataforma que diera soporte al proyecto, además de aportar numerosas fuentes de conocimiento mediante los recursos ya inventariados en los centros de documentación y unidades de información. Por todo lo expuesto, el Seminario está incluido en el proyecto como participante fundamental y preparado para comenzar con el trabajo que se precise cuando sea requerido. No obstante, el Seminario comenzará el año que viene a estudiar un repositorio institucional, recogido en el Código de Buenas Prácticas, que podría ser perfectamente la plataforma básica que soporte este proyecto.

Conclusiones 2013

Este es el resumen de CONCLUSIONES de este año y de los proyectos para el seminario en el próximo año:

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1. Identificación y análisis cuantitativo de centros. En 2013 se han incorporado tres nuevos centros. Además se ha realizado un estudio cuantitativo básico que ha permitido conocer cifras como la cantidad de documentos de que disponemos en nuestros catálogos, número de usuarios, número de consultas, así como grado de automatización de las colecciones. De momento, con tan solo 11 centros analizados tenemos casi 100.000 volúmenes, cerca de 700 títulos de revistas y casi 40.000 usuarios. 2. Hemeroteca y centros en la web. Se ha puesto en la web corporativa el acceso a todas las revistas con suscripción abierta que hay en todos los centros, pudiendo consultar las que son de acceso libre directamente así como la forma de solicitar artículos cuando sean de acceso restringido. Se ofrece un listado alfabético de títulos y otro por materias que se está elaborando. Se accede a través del área temática “documentación” en www.carm.es Asimismo en esta misma parte de la web van a quedar identificados todos los centros que participan en el seminario así como su horario, contacto, servicios y localización. 3. Instrucción para compartir revistas. Se ha elaborado una instrucción para compartir revistas entre centros de modo que los usuarios tengan un mayor número de títulos a su disposición. Se publicará en la actualización del Código de buenas prácticas. 4. Manual de procedimiento. Se ha concluido el manual de procedimiento básico de los procesos técnicos habituales en los centros, a la espera de adecuarlos a las aplicaciones informáticas corporativas para la gestión documental que de desarrollen en el futuro: repositorio institucional y gestión de bibliotecas especializadas.

NUEVAS PROPUESTAS 5. Continuar con el proyecto del Catálogo colectivo de las bibliotecas especializadas de la CARM. Se propone continuar trabajando en la implantación de un programa de catalogación compartida en las bibliotecas especializadas de la CARM que permita consultar todos los documentos y logar un catálogo colectivo con todos los fondos bibliográficos de la comunidad. Este es otro de los objetivos recogidos en el Código de Buenas Prácticas.

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6. Repositorio institucional. Siguiendo el Código de Buenas Prácticas de la CARM, se acuerda para 2014, participar en un proyecto de gestión del conocimiento enfocado a la creación de un repositorio institucional. Recogería los contenidos digitales de estudios de investigación, trabajos técnicos, y demás publicaciones propias de la CARM al objeto de facilitar su gestión y difusión, incluyendo su preservación, organización, acceso y distribución. 7. Comisión permanente de seguimiento. Se ha creado una comisión de seguimiento integrada por algunos miembros del grupo para continuar trabajando en la creación de la red, además de ser el órgano de representación del grupo.

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Actas.

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ACTA DE LA 1ª SESIÓN DEL SEMINARIO DE COOPERACIÓN EN GESTIÓN DE LA INFORMACIÓN (CÓDIGO 13/SEM/4279).

LUGAR DE LA REUNIÓN Aula 5 de la EAP, Avda. Infante Juan Manuel, Edificio Hefame, nº 14 de Murcia. DÍA: 12 de Abril de 2013. Hora de inicio: 9:00 horas. Hora de finalización: 11:30 horas.

Reunidos: Mª. José Funes Atenza, Rosa Elgarrista Domeque, Isabel Andréu Felipe, Mª. Fernanda Torres Espejo y Quiteria Rodríguez Rueda de la Consejería de Presidencia, Julia Martínez-Pastor, Juan Antonio Bejarano de la Consejería de Obras Públicas y Ordenación del Territorio, Tomás Durán de la Consejería de Sanidad y Política Social. María Jesús Sánchez del Instituto de Seguridad y Salud Laboral. María José Gómez Aroca de la Consejería de Universidades, Empresa e Investigación, María del Valle Fabre Gimeno de la Consejería de Economía y Hacienda, Inmaculada Alcázar Ruiz del Servicio Regional de Empleo y Formación, José Hurtado de la Consejería de Educación y Empleo, Ascensión Soler del Consejo Jurídico, Eva Serna de la Dirección General de los Servicios Jurídicos, Victoria Botí Espinosa de la Dirección General de Economía, Planificación y Proyectos Estratégicos y Mª. Jesús Martínez Pérez de la Dirección General de Medio Ambiente. Inicia la sesión Pedro José Navarro, coordinador del Seminario por parte de la Escuela de Administración Pública y en representación del Director de la misma que da la bienvenida a los asistentes e insta a continuar con la misma ilusión y dinamismo que en las ediciones anteriores. A continuación Mª. José Funes, coordinadora de las ediciones anteriores presenta y da paso a la nueva coordinadora, Isabel Andréu. Ésta da la bienvenida a los nuevos miembros que se incorporan: Mª. Victoria Botí, Tomás Durán y Mª. Jesús Martínez Pérez (4º punto del orden del día). Tras las presentaciónes se pasa al primer punto del orden del día que es el nombramiento de un/a Co-coordinador/a y Secretario/a, para ayudar en el desarrollo de las sesiones, cargos que son asumidos por Eva Serna y Quiteria Rodríguez respectivamente. El segundo punto “Repaso del Contenido del Programa del Seminario”. Previamente se hace un somero resumen de los

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distintos grupos de trabajo de la edición anterior, con especial referencia a las fichas de revistas para la elaboración del Mapa de Recursos.

Fruto de la entrevista que tuvo Mª. José Funes con el Grupo de trabajo de los Vicesecretarios, a los que entregó una carta personalizada para la constitución de la Red, la ficha de identificación de centros, el documento “Inventarios de Revistas con duplicados” marcando el énfasis en el ahorro presupuestario que supondría evitar duplicidades innecesarias, hemos pasado de 13 a 18 centros o servicios de documentación en una previsión mínima de 25.

El tercer punto fue, “calendario de sesiones”. Se acuerdan por unanimidad las fechas previstas: 12/04/2013, 24/04/2013, 15/05/2013, 12/06/2013, 24/09/2013, 16/10/2013, 13/11/2013, todas las sesiones de 9 a 11,30, salvo la última que será de 9 a 14 horas. El quinto punto fue, “creación de los grupos de trabajo” en el orden del día se proponen seis grupos:

Grupo 1. Normativa necesaria para consolidación de la Red. Después de diversas intervenciones en las que se recuerda la necesidad de pedir informes jurídicos sobre”la propiedad intelectual” para no incurrir en ilegalidad y en contar con una apoyo normativo para el intercambio de información y material documental se apunta la posibilidad de elaborar un documento previo de carácter jurídico como inicio de un posterior desarrollo normativo de la futura Red de Centros. Revisará igualmente otra normativa que afecte a la constitución de la red de centros.

Este grupo queda constituido por Rosa Elgarrista, Mª. José

Funes, Quiteria Rodríguez y José Hurtado. Grupo 2. Se acuerda fusionar los grupos 2 y 4 “software corporativo” y “grupo Web” queda constituido por: Julia Mª. Martínez Pastor, Juan Antonio Bejarano, Isabel Andréu, Mª. Jesús Martínez, Inmaculada Alcazar, Tomás Durán y Ascensión Soler. Grupo 3 “Manual de procedimiento” el cual quedó bastante avanzado en la edición anterior se continuará con la incorporación de Eva Serna, y se mantienen Mª. José Gómez Aroca (nueva coordinadora), Mª. Jesús Sánchez Clares, Mª. Valle Fabre y Carmen Alarcón.

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Grupo 4 “publicaciones seriadas” estará integrado por Victoria Botí, Mª. Jesús Sánchez Clares y Mª. Fernanda. Este grupo tratará de ampliar el inventario de centro de sus respectivos fondos. Mª. Victoria Botí informa que con los recortes económicos se han dado de baja las suscripciones a revistas y prensa, quedando esta última para el Consejero exclusivamente, en la misma línea comenta Mª. Jesús Martínez Pérez que en su Dirección General ocurre lo mismo. Esto lleva a pensar en la necesidad de buscar soluciones conjuntas e incluso crear un punto único en la web de usuarios y que alguien que disponga de la prensa pueda crear y alimentar ese punto único. Grupo 5 “grupo de financiación” con el fin de buscar fondos nacionales y europeos, Inma sugiere que existe una empresa en Murcia que se dedica a estos temas. Este grupo lo constituyen Inma Alcázar, Mª. Jesús Martínez, Mª. Jesús Sánchez Clares e Isabel Andréu. Queda incorporar a los grupos arriba citados a José Hurtado, Carmen de la Heras y Carmen Alarcón Ruiz (éstas últimas han justificado su ausencia). Se recuerda que en las reuniones de los seis grupos de trabajo debe haber un coordinador y que recogerán los acuerdos en sus respectivas actas. Sin más puntos que tratar se levanta la sesión siendo las 11,30 horas. Murcia, 13 de abril de 2013 LA SECRETARIA DEL SEMINARIO

Quiteria Rodríguez Rueda

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LUGAR DE LA REUNIÓN Aula 5 de la EAP, Avda. Infante Juan Manuel, Edificio Hefame, nº 14 de Murcia. DÍA: 24 de Abril de 2013. Hora de inicio: 9:00 horas. Hora de finalización: 11:30 horas.

Reunidos: Mª. José Funes Atenza, Rosa Elgarrista Domeque, Isabel Andréu Felipe, Mª. Fernanda Torres Espejo y Quiteria Rodríguez Rueda de la Consejería de Presidencia (CEDI), Julia Martínez-Pastor de la Consejería de Obras Públicas y Ordenación del Territorio, Tomás Durán de la Consejería de Sanidad y Política Social, María Jesús Sánchez Clares del Instituto de Seguridad y Salud Laboral, Inmaculada Alcázar Ruiz del Servicio Regional de Empleo y Formación, José Hurtado, Carmen Alarcón Ruiz y Carmen de las Heras de la Consejería de Educación, Formación y Empleo, Ascensión Soler del Consejo Jurídico, Eva Serna de la Dirección General de los Servicios Jurídicos, Victoria Botí Espinosa de la Dirección General de Economía, Planificación y Proyectos Estratégicos y Mª. Jesús Martínez Pérez de la Dirección General de Medio Ambiente y Rocio Quiñonero del CENDEAC. Comienza la sesión con la exposición de Tomás Saorín sobre el grupo de trabajo OFIWEB formado por informáticos para el estudio de gestión de contenidos de la CARM y Portales Web. Propuesta de utilizar software libre para migrar unos 150 portales ajenos a Neweb. El establecimiento de dos tipos de portales:

1) Portales con funcionalidades genéricas (Iges….) 2) Portales de gestión compartida con otras Instituciones, y la

posibilidad de un tercer portal de negocios.

Tomás comenta que, su asistencia a ese grupo de trabajo se debe a que, ha sido invitado a título personal y no como documentalista. Intuye que en el fondo subyace la idea de que el papel de los documentalistas en este proyecto es necesario y

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fundamental y no le cabe la menor duda de que, en un momento dado, se producirá la incorporación de este colectivo en el proyecto de la futura “Oficina Web”.

La coordinadora del seminario presenta a Rocio Quiñonero de

CENDEAC como nuevo miembro del grupo. 2º punto del orden del día. Lectura y aprobación del acta de la

sesión anterior (12/04/2013) con la salvedad de que José Hurtado se incorpora al grupo de trabajo “Normativa” y se propone y es aceptado como coordinador de éste. Carmen de las Heras se incorpora el grupo de “Software corporativo y web”.

3º punto. Cada uno de los grupos expone lo que han visto en

este corto espacio de tiempo, que ha habido entre las dos reuniones, y todos coinciden en que poco se ha podido avanzar.

El primer grupo “normativa” con la argumentación y

propuesta de Rosa se acepta, por parte de todos los miembros, elaborar un documento normativo de colaboración entre todas las unidades de documentación para el intercambio de artículos de revistas. Este grupo se encargará de hacer el estudio de normas y consultas a juristas de la Comunidad Autónoma para que nos ayuden a elaborar una resolución, convenio o figura jurídica que se adapte de forma rápida y sencilla a nuestras necesidades.

El segundo grupo “software corporativo y Web” estará

coordinado por Inma. Se vuelve a plantear la necesidad de tener un Software libre. Inma refiere las empresas que hay en el mercado: Kobli, 102 Novadoc, avisedm.com. Además, se acuerda trabajar un poco más la propuesta de reorganización de contenidos de nuestras áreas en IGES que se elaboró el año pasado.

El tercer grupo, “Manual de procedimiento”, no ha podido

reunirse por falta de tiempo y por traslado de despacho de algún miembro del mismo.

El cuarto grupo “Publicaciones periódicas”. Se reunió y

presenta acta de las conclusiones. Informa que enviarán la ficha de revistas a los documentalistas que se han ido incorporando. Se

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recuerda que hay que realizar la actualización de los títulos suscritos en 2013.

En el quinto grupo, “Financiación”, se llega a la conclusión de

que no es preciso que exista como tal en estos momentos, ya que la búsqueda de financiación debe ser una tarea compartida por todos.

En el apartado de “Ruegos y preguntas”, Mª Jesús Martínez

Pérez incide en la necesidad de utilizar todas la experiencia de otros departamentos de la Comunidad, como los programas, ya gestionados y con eficacia probada, de la Consejería de Agricultura y de Política Social.

Se valora la importancia para nuestro seminario, y en general

para el colectivo de trabajadores de documentación, que Tomás Saorín asista a las reuniones del grupo de trabajo de gestión de contenidos de la plataforma, para darnos más visibilidad dentro de la Administración y nexo de unión. Sin más puntos que tratar se levanta la sesión siendo las 11,30 horas. Murcia, 24 de abril de 2013 LA SECRETARIA DEL SEMINARIO


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LUGAR DE LA REUNIÓN Aula 5 de la EAP, Avda. Infante Juan Manuel, Edificio Hefame, nº 14 de Murcia. DÍA: 15 de mayo de 2013. Hora de inicio: 9:00 horas. Hora de finalización: 11:30 horas.

Reunidos: Mª. José Funes Atenza, Isabel Andréu Felipe, Mª. Fernanda Torres Espejo y Quiteria Rodríguez Rueda de la Consejería de Presidencia (CEDI), Julia Martínez-Pastor, Juan Antonio Bejarano de la Consejería de Obras Públicas y Ordenación del Territorio, José Hurtado, Carmen Alarcón Ruiz y Carmen de las Heras de la Consejería de Educación, Formación y Empleo, Victoria Botí Espinosa de la Dirección General de Economía, Planificación y Proyectos Estratégicos y Mª. Jesús Martínez Pérez de la Dirección General de Medio Ambiente y Rocio Quiñonero del CENDEAC, Cándida Fuensanta González Gómez del IMIDA . Comienza la sesión siendo las 9,15 horas con la presencia del Director de la Escuela D. Francisco Saavedra para dirigir un saludo de bienvenida a los presentes y palabras de estímulo para continuar con la labor emprendida, con el convencimiento de que esta puesta en común de experiencias nos llevará a la gestión del cambio por el conocimiento. También unas breves palabras de la coordinadora en el sentido de exponer ante el Director y la incorporación de una nueva persona al grupo de trabajo de las pretensiones de este Seminario de documentación para normalizar tareas de las bibliotecas especializadas, portales…etc. consiguiendo una mayor visibilidad.

Destaca entre las tareas realizadas el Manual de procedimiento y el listado de revistas fruto de las aportaciones de de cada unos de los centros participantes en el seminario.

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Los integrantes del grupo de documentación exponen la necesidad y la idoneidad de compartir con el grupo de informática las gestiones del Portal de la Comunidad. Punto primero: Lectura del acta anterior, se aprueba por unanimidad, con una corrección del nombre de la Consejería de Educación, Formación y Empleo por la omisión de uno de estos términos. Ma. Jesús Martínez Pérez informa que ha quedado en suspenso hasta el año próximo la continuidad del grupo de trabajo de la plataforma OFIWEB del que nos informó Tomás Saorín.

Punto segundo: Se procede a la explicación por parte de cada uno de los responsables de grupo de los avances que se han producido en las actividades de cada uno de ellos. En el grupo de Normativa su coordinador José Hurtado expone las conclusiones de la última reunión: elaboración de un documento de carácter normativo que posibilite el intercambio de artículos de revistas. Se ve la dificultad de que este documento sea un decreto porque no podemos hablar de centros de documentación ya que la mayoría de ellos no están creados por decreto y habría que estudiar como se articulan dentro de su Consejería o Centro Directivo, también se contempló la posibilidad de un Convenio de Colaboración, pero tampoco parece viable esta figura dentro de la propia. Será preciso buscar una fórmula lo mas sencilla posible, como una resolución. Cándida Gonzalez comenta que en la biblioteca del IMIDA funcionan dentro de la Red Iris y la Red de Centros de Medio Ambiente con intercambio de artículos, sin que se produzcan problemas de índole legal y no existe ningún convenio firmado. El grupo de Software corporativo no se ha reunido y habría que buscar un nuevo responsable del mismo. EL grupo de Manual de Procedimiento ha convenido repartirse los puntos que están menos desarrollados con el fin de completarlos. Se vuelve a cuestionar la urgencia de continuar o no con dicho Manual hasta tanto no se tenga mas claro el software.

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El grupo publicaciones periódicas considera solicitar a los miembros la actualización de las fichas y la inclusión de nuevas altas. También sería conveniente hacer un excel más claro y amigable. Julia Martínez y Juan Bejarano se comprometen a gestionar con el servicio de informática (CAU) la forma de subir a IGES las revistas y sumarios en las áreas temáticas del portal de la CARM , con el nombre de HEMEROTECA. Se llega al compromiso de hacer un proyecto piloto de tres o cuatro centros.

Carmen de las Heras se compromete a hacer un listado de publicaciones. Sin más puntos que tratar se levanta la sesión siendo las 11,30 horas. Murcia, 15 de mayo de 2013 LA SECRETARIA DEL SEMINARIO


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LUGAR DE LA REUNIÓN Aula 5 de la EAP, Avda. Infante Juan Manuel, Edificio Hefame, nº 14 de Murcia. DÍA: 12 de junio de 2013. Hora de inicio: 9:00 horas. Hora de finalización: 11:30 horas.

Reunidos: Mª. José Funes Atenza, Rosa Elgarrista Domeque, Mª. Fernanda Torres Espejo y Quiteria Rodríguez Rueda de la Consejería de Presidencia (CEDI), Julia Martínez-Pastor, Juan Antonio Bejarano de la Consejería de Obras Públicas y Ordenación del Territorio, José Hurtado, Carmen Alarcón Ruiz y Carmen de las Heras de la Consejería de Educación, Formación y Empleo, Mª. Jesús Martínez Pérez de la Dirección General de Medio Ambiente, Cándida Fuensanta González Gómez del IMIDA, Tomás Durán, Consejería de Sanidad y Política Social, Ascensión Soler del Consejo Jurídico, Belén Granados de Consejería de Trabajo, Rocío Quiñonero del CENDEAC, Eva Serna de la Dirección General de los Servicios Jurídicos, Inmaculada Alcazar Ruiz del Servicio Regional de Empleo, Ma. Valle Fabre, Función Pública. Comienza la sesión siendo las 9,15 horas con la intervención de Eva Serna para excusar la no asistencia de la Coordinadora Isabel Andréu por motivos de salud y de Victoria Botí que se encuentra muy ocupada con motivo del desalojo de los armarios compactos en los que tiene depositada la biblioteca por problemas de almacenamiento de su Dirección General. Se lee y aprueba el Acta de la sesión 3º. 2º punto del orden del día. Los distintos grupos de trabajo exponen los avances que han realizado hasta el momento. El grupo de Normativa esboza un proyecto de propuesta de norma con el fin de que sea la propia Escuela la que pueda determinar el carácter jurídico que puede tener: decreto, orden o resolución. José Hurtado hace lectura y defensa del texto consensuado en el grupo de trabajo.

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Al hilo de sus explicaciones Rosa precisa que lo más conveniente sería una Instrucción, pues se trata de una figura jurídica sencilla, que no requiere la firma del Consejero, su tramitación es muy factible y puede dar lugar a posteriores instrucciones según vayan siendo necesarias. Inmaculada comenta la escasa operatividad de este grupo de software en estos momentos debido a los continuos avances y, sobre todo, a las expectativas de cambio a nivel corporativo que se avecinan, por lo que sería conveniente dejarlo para un futuro y cuando el proyecto de Red esté más avanzado.

Para este grupo se nombra a Tomás Duran como nuevo coordinador en sustitución de la anterior.

José Hurtado dice de elaborar un documento con distintas

aportaciones para la catalogación compartida. Según Ma. Fernanda la clasificación por materias es fundamental y deben establecerse de forma coordinada para poder realizar intercambios.

Ma. José Funes comenta que con motivo del traslado de todo el

material que existe en el CEDI y ante la imposibilidad de trasladar todo el contenido al nuevo espacio pone a disposición de los distintos Centros las REVISTAS PROPIAS Y MEMORIAS de cada Consejería.

También informa del PLAN GACELA. Concretamente en el

artículo 9 del Código de Buenas Prácticas se contempla la existencia de intereses comunes en la identificación de centros. Siendo el grupo de documentación considerado por La Escuela uno de los grupos que pueden desarrollar partes de ese Plan, junto con la Oficina de Proyectos y de Informática. Sería conveniente que fuese este grupo de trabajo quién encabezase y liderase la parte que corresponde a documentación.

El proyecto “Gestión del conocimiento disperso en las distintas

unidades de la CARM” está contemplado dentro del Plan Gacela. Con el fin de conocer los fondos existentes se requiere recabar información a los Secretarios Generales de las Consejerías sobre las Unidades de gestión del conocimiento, a lo que desde el CEDI se informó que en el Grupo de Trabajo de Documentación ya se ha trabajado con formularios parecidos y que han sido remitidos a

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través de los Vicesecretarios a las distintas unidades. Estos formularios podrían servir de base para este estudio con las rectificaciones y ampliaciones pertinentes que se acuerden.

El grupo publicaciones periódicas encabezado por Julia

Martínez y Juan Bejarano y Carmen de las Heras muestran los resultados y se comprometen a continuar en la ampliación y mejora de la aplicación.

En ruegos y preguntas se ve la conveniencia de revisar

las fichas de centros o servicios de documentación con el fin de dar un nuevo avance en el mapa de recursos y la incorporación de nuevos miembros al grupo de trabajo. Sin más puntos que tratar se levanta la sesión siendo las 11,30 horas. Murcia, 12 de junio de 2013 LA SECRETARIA DEL SEMINARIO


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ACTA DE LA 5ª SESIÓN DEL SEMINARIO DE COOPERACIÓN EN GESTIÓN DE LA INFORMACIÓN (CÓDIGO 13/SEM/4279). LUGAR DE LA REUNIÓN Aula 5 de la EAP, Avda. Infante Juan Manuel, Edificio Hefame, nº 14 de Murcia. DÍA: 24 de septiembre de 2013. Hora de inicio: 9:00 horas. Hora de finalización: 11:30 horas.

Reunidos: Rosa Elgarrista Domeque, Isabel Andreu Felipe y Quiteria Rodríguez Rueda de la Consejería de Presidencia (CEDI), Julia Martínez-Pastor, Juan Antonio Bejarano de la Consejería de Obras Públicas y Ordenación del Territorio, José Hurtado, Ma. Jesús Sánchez Clares, Carmen Alarcón Ruiz, Carmen de las Heras y Belén Granados de la Consejería de Educación, Formación y Empleo, Mª. Jesús Martínez Pérez de la Dirección General de Medio Ambiente, Cándida Fuensanta González Gómez del IMIDA, Ascensión Soler del Consejo Jurídico, Eva Serna de la Dirección General de los Servicios Jurídicos, Inmaculada Alcazar Ruiz del Servicio Regional de Empleo, Ma. Valle Fabre de Función Pública, Ma. José Gómez Aroca de Consejería de Industria, Empresa e Innovación.

Comienza la sesión siendo las 9,15 horas con el primer punto del orden del día: Lectura y aprobación del acta anterior con la salvedad del punto referido al grupo de trabajo “publicaciones periódicas” para eliminar los nombres de los integrantes, por considerar que no es preciso enumerarlos.

A continuación, la coordinadora Isabel Andréu haciendo

recordatorio de temas pendientes comenta que “el Plan Gacela” parece que está un poco parado. El CEDI ha elaborado un informe sobre “el conocimiento disperso” en los distintos centros de documentación que tenemos inventariados pero no ha recibido respuesta alguna.

En el segundo punto del orden del día (grupos de trabajo)

en el grupo de normativa, el coordinador José Hurtado comenta que se entregó al Director de la Escuela de Administración Pública el texto consensuado antes del 28 de mayo, en éste se recogía el criterio

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del punto 11 del Código de Buenas prácticas pero no se ha recibido respuesta. Respecto a instrucción debería ser publicada en el BORM para general conocimiento.

En el grupo de trabajo de Manual de Procedimiento interviene

Cándida comentando las materias utilizadas en la Junta de Andalucía, donde cada centro ha volcado sus fondos documentales como ha podido, sin unos criterios de uniformidad. En este sentido Isabel Andreu reitera la necesidad de un Software compartido para la catalogación.

El grupo de Sw se compromete a hacer un estudio de las

necesidades de nuestros centros basado en las fichas que ya están rellenas y algunos datos cuantitativos más, aún por decidir. Además se propone incluir una parte económica donde quede reflejado el gasto actual en los sistemas de gestión bibliotecaria actuales. Con estos datos se hará un informe solicitando un sw para poder compartir el catálogo de fondos. Asimismo este informe debe llevar incluida una propuesta de sw libre concreta para tal fin. Se habla de Kobli (utilizado por las biblotecas de la AGE) para trasladar a la Dirección General de Informática. Este grupo queda compuesto por: Inmaculada Alcazar, Isabel Andreu, Tomás Durán, Cándida F. González y Ma. Jesús Martínez Pérez.

En el grupo sitio Web, que se reunieron el pasado 1 de julio, se

comenta los centros que ya han entregado la información para el listado de revistas, la conveniencia de tener otro listado por materias GENERALES y Juan Bejarano se compromete a enviar de nuevo el acta de aquella reunión al resto de grupos. Se recuerdan los componentes: Ascensión Soler, Julia Mª Martínez, Juan Bejarano, Carmen de las Heras y Belén Granados.

Destacar que estos dos grupos al principio del seminario eran

uno solo pero ahora, con las necesidades actuales, se han separado para mayor operatividad.

Como tercer punto del orden del día se exponen los objetivos

urgentes que queremos cumplir en esta edición del seminario: -Inventario de revistas finalizado para colgar en el sitio

HEMEROTECA.

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-Propuesta de software compartido presentado a DG de

Informática. -Fichas de entidad de cada centro para hacer un DIRECTORIO

con información básica: contacto, teléfono, situación…etc. clasificadas en el apartado DOCUMENTACION de la web por temas de la CARM.

-Información cuantitativa de los centros para hacer un informe

de toda la información que tenemos recopilada. -Eliminar los documentos que tenemos en el Portal del CEDI y

trasladarlos a la nube en Google drive o Tropos para esta tarea se comprometen Inmaculada Alcazar y Ascensión Soler.

Y sin más puntos que tratar se levanta la sesión siendo las

11,30 horas. Murcia, 24 de septiembre de 2013 LA SECRETARIA DEL SEMINARIO


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ACTA DE LA 6ª SESIÓN DEL SEMINARIO DE COOPERACIÓN EN GESTIÓN DE LA INFORMACIÓN (CÓDIGO 13/SEM/4279). LUGAR DE LA REUNIÓN Aula 5 de la EAP, Avda. Infante Juan Manuel, Edificio Hefame, nº 14 de Murcia. DÍA: 16 de octubre de 2013. Hora de inicio: 9:00 horas. Hora de finalización: 11:30 horas.

Reunidos: Rosa Elgarrista Domeque, Isabel Andréu Felipe, Ma. José Funes Atenza y Quiteria Rodríguez Rueda de la Consejería de Presidencia (CEDI), Julia Martínez-Pastor, Juan Antonio Bejarano de la Consejería de Obras Públicas y Ordenación del Territorio, José Hurtado, Carmen Alarcón Ruiz, de la Consejería de Educación, Formación y Empleo, Mª. Jesús Martínez Pérez de la Dirección General de Medio Ambiente, Cándida Fuensanta González Gómez del IMIDA, Ascensión Soler del Consejo Jurídico, Eva Serna de la Dirección General de los Servicios Jurídicos, Inmaculada Alcazar Ruiz del Servicio Regional de Empleo, Ma. José Gómez Aroca de Consejería de Industria, Empresa e Innovación y Ma. Victoria Botí de la Consejería de Hacienda. Comienza la sesión siendo las 9,15 horas con el primer punto del orden del día: Lectura y aprobación del acta anterior. Respecto al segundo punto de orden del día, exposición de los grupos de trabajo: Grupo de normativa. Intervienen el secretario de la EAP, D. Francisco Martínez y D. Pedro José Navarro, coordinador del Seminario. Ambos coinciden en que la instrucción sobre compartir publicaciones periódicas debería ser informada por los servicios jurídicos de las consejerías implicadas por lo que aconsejan una recomendación nunca una imposición, ya que no todos las unidades de documentación están en estructura orgánica en sus respectivas Consejerías y tampoco al mismo nivel competencial.

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Se podría basar en el Código de las Buenas Prácticas, presentarse como una iniciativa-conclusión del seminario de documentación y se podría incorporar en la nueva redacción que se está preparando del Código. Además, comentan que la EAP está organizando un nuevo curso sobre gestión del conocimiento y ambos instan al grupo del Seminario a que lo realicen puesto que va a haber una parte de redacción de un proyecto. Respecto al grupo que lleva la Hemeroteca en la web, se acuerda que Juan Bejarano y Julia Mª Martínez preparen unas materias genéricas donde se puedan clasificar todas las revistas de la CARM. A este respecto Cándida F. comenta que ha realizado un estudio de la Red Idea de Andalucía llegando a la conclusión de que, cada grupo establece sus materias dentro de un marco de referencia o en su defecto las utilizadas por la Biblioteca Nacional. Además, se comprometen a incluir en Hemeroteca todo lo que falta por incorporar.

El grupo de Software se ha reunido esta semana y Tomás Durán hace una somera explicación de lo tratado, llegando a las siguientes conclusiones: 1) Es preciso seguir dando pasos en la creación de la Red, pues con un nombre que nos agrupe es mucho más fácil dirigirse a otras personas en la adminsitración. Se duda entre crear una red de centros, una comisión coordinadora técnica de información y documentación o cualquier otro ente. Se constituye un grupo de trabajo para elaborar una propuesta al respecto integrado por Ma. José Funes, Ma. Jesús Martínez Pérez, Tomás Durán, Inma Alcázar e Isabel Andréu. 2) Es preceptivo concertar una reunión con Santiago Dominguez Barrios (D.G. Informática) para hacerle la propuesta de sw libre. 3) Los datos cualitativos que se están preparando respecto de los centros del grupo nos pueden servir para justificar la necesidad el Sw. Se descarta el sw ABSYS por las pocas licencias disponibles y se propone Sw libre como KOBLI y PMB. Dentro de los gestores documentales se considera más adecuado a nuestras necesidades el

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sw, ALFRESCO. Otro aspecto importante es el ahorro anual que supondría dejar los programas que tenemos actualmente contratados y apostar por sw libre con mantenimiento dentro de la CARM. Respecto a la financiación de este nuevo sw, en principio no necesitaría más que la dedicación de personal funcionario de la CARM y su formación al respecto. Y sin más puntos que tratar se levanta la sesión siendo las 11,30 horas. Murcia, 16 de octubre de 2013 LA SECRETARIA DEL SEMINARIO


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LUGAR DE LA REUNIÓN Aula 5 de la EAP, Avda. Infante Juan Manuel, Edificio Hefame, nº 14 de Murcia. DÍA: 13 de noviembre de 2013. Hora de inicio: 9:00 horas. Hora de finalización: 14:00 horas.

Reunidos: Mª. José Funes Atenza, Isabel Andréu Felipe, Rosa Elgarrista Domeque y Quiteria Rodríguez Rueda de la Consejería de Presidencia (CEDI), Julia Martínez-Pastor, Juan Antonio Bejarano de la Consejería de Obras Públicas y Ordenación del Territorio, José Hurtado, Carmen Alarcón Ruiz y Carmen de las Heras de la Consejería de Educación, Formación y Empleo, Mª. Jesús Martínez Pérez de la Dirección General de Medio Ambiente, Cándida Fuensanta González Gómez del IMIDA, Tomás Durán, Consejería de Sanidad y Política Social, Ascensión Soler del Consejo Jurídico, Inmaculada Alcazar Ruiz del Servicio Regional de Empleo, Ma. Valle Fabre, Función Pública. Comienza la sesión siendo las 9,15 horas con la lectura y aprobación del acta anterior. 2º punto del orden del día. Los distintos grupos de trabajo exponen los avances que han realizado hasta el momento. El grupo de Normativa ya acabó su trabajo con la elaboración de la Instrucción, que ya se comentó por parte del grupo y de los representantes de la Escuela que se introducirá en la nueva redacción del Código de Buenas Prácticas como una recomendación dentro de los apartados 9 y 11 y que podría aparecer como punto 11.2.4 del Código. Queda pendiente pedir un informe jurídico sobre propiedad intelectual de publicaciones editadas por la CARM y publicadas en Internet (web corporativa). En el grupo Hemeroteca web, Juan Antonio Bejarano expone las materias que se han seleccionado para que se vean en la web de la CARM (áreas temáticas/documentación/hemeroteca) y explica las búsquedas a través de Dialnet y la necesidad de unificar el formato de los sumarios en la web con un índice temático. Se instará a los centros que no han aportado todavía sus revistas a que aporten las mismas hasta final de año, de igual modo se enviarán todas las

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revista organizadas por materias de cada centro. También se podrán incluir las de acceso libre y se pondrá la aclaración “texto completo”. Hay que completar el directorio de centros en la web con la ficha “tipo entidad” para dar una uniformidad. Las personas que no tengan cuenta en I-GES pueden solicitar la ayuda a otro compañero del seminario para esto. El grupo de Manual de Procedimiento ha concluido los procesos técnicos a la espera de poder adecuarlos a las aplicaciones informáticas corporativas que se decidan para la gestión documental. Se ha incorporado el capítulo de adquisiciones y se han añadido fichas de anexos. Tomás Durán del grupo de software expone los avances y las conclusiones a las que han llegado en la última reunión. Se han pedido dos presupuestos para la gestión privada del software a dos empresas: Baratz (sw Absys Expres) y Odilo (sw Biblio3000) para ello se ha hecho una estimación de un centro tipo con unos 8.000 ó 9.000 volúmenes con unos 5.000 usuarios, no ha habido respuesta todavía. Odilo solicita nº de préstamos. Queda por terminar el informe sobre programas de sw libre para incorporar a la memoria de este año. Por otro lado para el software libre se ha intentado contactar con Santiago Barrios de la D.G. Informática, pero no se ha obtenido, hasta el momento, ninguna respuesta. Mª José Funes informa del seguimiento y avances en el Código de Buenas Prácticas realizado hasta la fecha por parte de la EAP y el CEDI, de acuerdo a la mención de ambos centros en las tareas que refleja el artículo 11 y más adelante el artículo 9 con el Plan Gacela. En este sentido se recuerda al Grupo de Trabajo que está muy considerado tanto por haber colaborado en la nueva redacción del artículo 11 del Código relativo a “Buenas Prácticas en Publicaciones Oficiales” como en la futura implicación en el artículo 9 del mismo documento titulado “Buenas Prácticas en la realización de estudios y trabajos técnicos” Igualmente adelanta que le ha pedido a la EAP la presentación al Grupo de Trabajo del proyecto de “Gestión del conocimiento disperso en las distintas unidades de la CARM”, para lo que ya se ha

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elaborado un documento de arranque del Plan Gacela” (proyecto 13-01-05-01) Con esta información, se debate y se comenta por todos los participantes que es más factible y deseable por la Administración crear el repositorio institucional en base a lo establecido en el Código de Buenas Prácticas y el proyecto de “gestión del conocimiento disperso” dentro del Plan Gacela, incluso sería el hilo que nos podría conducir a la creación de la Red de Centros objetivo inicial de este Seminario y con lo que se podría seguir de forma paralela. Podría ser el tema de trabajo central para el seminario el próximo año. Estudiar el software que tiene la Consejería de Sanidad para este fin. Se sugiere mantener un órgano interno como comisión de seguimiento para la creación de la red compuesto por Ma. Jesús Martínez Pérez, Isabel Andréu, Inmaculada Alcazar, Tomás Durán y Ma. José Funes. Este grupo podrá mantener reuniones, investigar normativa y servir de representación permanente del Seminario fuera de las fechas de funcionamiento del mismo. Se acuerda comunicar su existencia a la EAP, D.G. de Función Pública, D.G. de Informática, comunidad de Documentalistas de la CARM y darnos a conocer como grupo técnico de gestión de información y documentación en los foros que sea necesario. Vista la exposición de los grupos y las novedades sobre el Repositorio, Isabel Andréu hace un resumen de las CONCLUSIONES y de los proyectos para el seminario en el próximo año: 1. Identificación y análisis cuantitativo de centros. En 2013 se han incorporado tres nuevos centros. Además se ha realizado un estudio cuantitativo básico que ha permitido conocer cifras como la cantidad de documentos de que disponemos en nuestros catálogos, número de usuarios, número de consultas, así como grado de automatización de las colecciones. De momento, con tan solo 11 centros analizados tenemos casi 100.000 volúmenes, cerca de 700 títulos de revistas y casi 40.000 usuarios. 2. Hemeroteca y centros en la web. Se ha puesto en la web corporativa el acceso a todas las revistas con suscripción abierta que hay en todos los centros, pudiendo consultar las que son de acceso libre directamente así como la forma de

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solicitar artículos cuando sean de acceso restringido. Se ofrece un listado alfabético de títulos y otro por materias que se está elaborando. Se accede a través del área temática “documentación” en www.carm.es Asimismo se en esta misma parte de la web van a quedar identificados todos los centros que participan en el seminario así como su horario, contacto, servicios y localización. 3. Instrucción para compartir revistas. Se ha elaborado una instrucción para compartir revistas entre centros de modo que los usuarios tengan un mayor número de títulos a su disposición. Se publicará en la actualización del Código de buenas prácticas. 4. Manual de procedimiento. Se ha concluido el manual de procedimiento básico de los procesos técnicos habituales en los centros, a la espera de adecuarlos a las aplicaciones informáticas corporativas para la gestión documental que de desarrollen en el futuro: repositorio institucional y gestión de bibliotecas especializadas. NUEVAS PROPUESTAS 5. Continuar con el proyecto del Catálogo colectivo de las bibliotecas especializadas de la CARM. Se propone continuar trabajando en la implantación de un programa de catalogación compartida en las bibliotecas especializadas de la CARM que permita consultar todos los documentos y logar un catálogo colectivo con todos los fondos bibliográficos de la comunidad. Este es otro de los objetivos del código de buenas prácticas. 6. Repositorio institucional. Siguiendo el Código de Buenas Prácticas de la CARM, se acuerda para 2014, participar en un proyecto de gestión del conocimiento enfocado a la creación de un repositorio institucional. Recogería los contenidos digitales de estudios de investigación y trabajos técnicos, las publicaciones propias de la CARM para facilitar su gestión y

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difusión, incluyendo su preservación, organización, acceso y distribución. 7. Comisión permanente de seguimiento. Se ha creado una comisión de seguimiento integrada por algunos miembros del grupo para continuar trabajando en la creación de la red, además de ser el órgano de representación del grupo. A continuación y para cerrar la última sesión del seminario de este año intervienen Pedro José Navarro, de la Escuela de Administración Pública y Francisco Saavedra, director de la misma en el sentido de agradecer el gran esfuerzo realizado por los componentes, la lealtad y el buen hacer de éstos. Seguidamente presentan al GTD el Plan Gacela, y la propuesta de realizar un curso “on line” de Gestión del Conocimiento donde podríamos crear nuestros proyectos con datos reales de la CARM. Nuestro grupo tendrá preferencia para entrar en este curso y además podremos sugerir como participantes a compañeros de la CARM. Ambos coinciden en la pertinencia de exponer los resultados del Seminario en el Tablón del Empleado Sin más temas que tratar se levanta a la sesión siendo las catorce horas.

Murcia, 13 de noviembre de 2013 LA SECRETARIA DEL SEMINARIO


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Acta de la 1a sesión del Grupo "elaboración de normativa"del Seminario de Cooperación en gestión de la Información 2013

Lugar de la reunión: CEDÍ, avda. de la Libertad. 6, bajo, 30009 MurciaDía: 6 de mayo de 2013Hora de inicio: 17:30Hora fin: 19:30

Reunidos: Ma José Funes Atenza, Quiteria Rodríguez Rueda, Rosa Elgarrista Domequey José Hurtado Martínez, como coordinador

Acuerdan:

Que como punto de partida se puede elaborar un documento Borrador deAcuerdo que detalle cómo se van a compartir las publicaciones y el servicio a otrasunidades de la red. quiénes van a participar y qué publicaciones son de suscripciónobligatoria para el desenvolvimiento de su gestión. Todos los acuerdos se recogerán enel articulado que se elabore de forma consensuada. Este documento podría considerarsecomo el germen para el decreto de creación de la red de centros.

Que el decreto para la creación de la red, puede realizarse en una segunda fasedonde la experiencia de la puesta en marcha del Borrador de Acuerdo que pretendemossalga este año publicado, nos dé la experiencia piloto que necesitamos de cooperaciónentre unidades de gestión documental.

Que con motivo de la propuesta por parte de la EAP para 2013, en el programade calidad de las unidades, de impartir un Curso titulado "Cómo gestionar laPropiedad Intelectual en la Administración Pública", y relacionado con lasactuaciones del intercambio de información de centros, se sugiere que los participantesque lo cursen, que a su vez sean miembros del seminario, aporten el material reunido algrupo de trabajo para conocimiento del manejo de materiales y obras protegidas por elderecho de autor. Si es necesario, se dirigirá un escrito al Jefe de Servicio dePublicaciones y Estadística, coordinador del curso, solicitándolo.

Informar al grupo de trabajo en la reunión general de 15 de mayo seminario queel documento que se está elaborando no está terminado, que precisa de otra reunión delgrupo normativa para recabar más información, además de consultarlo con el serviciojurídico que corresponda.

Comunicar a la EAP en la tercera reunión EAP/CEDI de fecha 21 de mayo de2013, la necesidad de elaborar una disposición sencilla para normalizar el intercambiode revistas y de publicaciones entre los centros de la futura red.

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Acta de la 2a sesión del Grupo "elaboración de normativa"del Seminario de Cooperación en Gestión de la Información 2013

Lugar de la reunión: CEDÍ, avda. de la Libertad, 6, bajo, 30009 MurciaDía: 22 de mayo de 2013Hora de inicio: 12:30Hora fin: 14:30

Reunidos: Ma José Funes Atenza, Quiteria Rodríguez Rueda, Rosa Elgarrista Domequey José Hurtado Martínez, como coordinador

Acuerdan:

Que habiendo comunicado a la EAP en la tercera reunión EAP/CEDI de fecha21 de mayo de 2013, la necesidad de elaborar una disposición sencilla para normalizarel intercambio de revistas y de publicaciones entre centros de la futura red, en base alpunto 11 del Código de Buenas Prácticas, donde se implica a la EAP y al CEDÍ paraproponer de forma conjunta medidas necesarias de cooperación y coordinación entre losdepartamentos responsables de la CARM, la EAP nos solicita la propuesta de borradordel documento para enviarla al Servicio Jurídico que corresponda.

A tal efecto, se modifica y se consensúa la nueva redacción del documento alque denominamos "Instrucción", destacando lo indicado en el Código para remitirlo a laEAP, como parte interesada en su desarrollo y redacción definitiva.

Se adjuntan al acta la instrucción elaborada y la comunicación interior de suenvío a la EAP.

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Acta de la reunión del Grupo de Software Lugar: Sección de Documentación de Política Social Fecha: 14/10/2013 Hora de inicio: 9:00 h. Hora de finalización: 13:00 h. Asistentes: Cándida González Gómez Inmaculada Alcázar Ruiz María Jesús Martínez Pérez Isabel Andréu Felipe Tomás Durán Valera Acuerdan:

Comunicar al los miembros del seminario que es fundamental iniciar la creación formal de la Red de Unidades de Información y Documentación. Ya que, consideramos que, se puede hacer más presión a los dirigentes políticos y técnicos implicados en la toma de decisiones de implantación de software si nos dirigimos a ellos como entidad en lugar de dirigirnos por centros. Isabel Andréu queda encargada de redactar un texto inicial sobre el que discutir y determinar los pasos a dar en el futuro.

Se plantea la posibilidad de mantener una reunión con el Subdirector de

Informática, Santiago Domínguez Barrios, que dirige el grupo encargado de la implantación/estudio de software libre en la C.A.R.M. Dicha reunión se concretará más adelante y se gestionará a través del Seminario formalmente.

Se van a solicitar a los centros datos cuantitativos, que no se habían pedido anteriormente, para completar los formularios estadísticos de funcionamiento. Los datos recopilados servirán como base para argumentar/respaldar las necesidades de software solicitado a través de un informe que elaborará este grupo y que irá dirigido al responsable técnico correspondiente.

Hemos planteado varias opciones a la hora de elegir el software que más se

pueda ajustar a las necesidades de los centros. Una de las opciones es usar ABSYS, ya que la C.A.R.M, en un proyecto liderado por la Biblioteca Regional, cuenta con licencias. Sin embargo se ha descartado esta opción debido a las reticencias iniciales (relacionadas con limitaciones presupuestarias) de los responsables del proyecto.

La otra opción es optar por software libre. Así que se ha elaborado un listado

de Sistemas Integrados de Gestión Bibliotecaria de software libre que recoge los datos básicos de dichas aplicaciones y sus descripciones. Del listado, hemos llegado a la conclusión que los SIGB que mejor podrían cumplir los requerimientos son: Koha-Kobli y PMB. También se ha elaborado un documento que recoge las ventajas e inconvenientes, por módulos, del SIGB KOHA que es la base de Kobli.

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Fichas de Identificación de centros nuevos que se han incorporado al

Seminario en 2013

(Anexo I)

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FORMULARIO DE RECOGIDA DE DATOS PARA LA ELABORACIÓN DEL MAPA DE RECURSOS DE INFORMACIÓN EN LA CARM

1. IDENTIFICACIÓN DEL CENTRO

Nombre del centro CENDEAC. Centro de Documentación y Estudios Avanzados de Arte Contemporáneo

Consejería de !cultura y Turismo

Cent ro Directivo Instituto de las Industrias Culturales y las Artes de la Región de Murcia. (ICA)

Servicio/ sección/negociado

Dirección

E-mail

Antiguo Cuartel de Artillería. Pabellón S - 2• planta. C/ Madre Elísea Oliver Molí na s/n 30002 Murcia

[email protected]

Teléfono 1868914385

Horario IL-J 9h-20h. V 9h-14h

Nombre y puesto o cargo del responsable técnico

Rocío Quiñonero Sánchez. Responsable de Documentación y Biblioteca

Ámbito de especialización del centro 1 (administrativa, jurídica, económica, Cultural

cultural, etc.) .

~==========================~ Decreto de estructura

Funciones básicas

1 2.1NFORMACIÓN GENERAL

Biblioteca. Conformar un fondo documental bien dotado, mediante intercambios, donaciones y adquisiciones, que que evite la fuga de investigadores al exterior, y

fomentar la llegada de investigadores a Murcia. Elaboración de productos documentales que conformen un contenido de referencia en torno a las actividades realizadas por el centro y temáticas de interés para usuarios e investigadores.

2.1. RECURSOS HUMANOS (marque e indique el número y grupo al que pertenecen. Para otro tipo de personal, rellénese el campo de observaciones)

~ Personal Técnico en Documentación N.o D Grupo D O Personal Administrativo (Jefes de Servicio y/ o Sección,

Administrativos y Auxil iares Administrativos N.o D Grupo D

O Personal de Servicios 1 Ordenanzas N.o D Grupo D

Observaciones

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2.2. RECURSOS TÉCNICOS (Indique el número)

1ZJ Escáner N.o D D Grabadora de OVO-ROM N.o D Observaciones:

[gJ Fotocopiadora N.o D D Máquina fotográfica N.o D [gJ Impresora N.o D D Otros (a especificar) N.o D

1 2.3. SERVICIOS

1 2.3.1. ALCANCE

D Al propio Organismo 1 Consejería D A toda la CARM 18J Al público en general

Observaciones

1 2.3.2. CONSULTA EN SALA

IZJ Sala propia O Compartida rg) Acceso a Internet

Observaciones

1 2.3.3. PRÉSTAMO

D Sólo a funcionarios de la propia Consejería 1 Organismo

IZJ lnterbibliotecario

1 2.3.4. REPROGRAFÍA E IMPRESIÓN

[8] Obtención de copia en papel

1 2.3.S. PRODUCTOS QUE ELABORA EL CENTRO

O Boletín de sumarios D Dossier de prensa

D Boletín de novedades O Dossier temático

D Web institucional

[gJ Blog

D Muros en redes sociales (especificar en observaciones)

O General a funcionarios de otras Consejerías 1 Organismos

[gJ General a ciudadanos

[8] Obtención de copia digital

O Catálogo bibliográfico manual

~ Catálogo bibliográfico automatizado

Programa utilizado IAbsys

~====~ Visible a través de Llln_t_e_rn_e_t ____ ___J

Observaciones

La responsable de documentación elabora unas guías de lectura con bibliografía y documentos a texto completo (disponibles en la Webl. así como dossiers impresos disponibles para consulta en sala sobre diferentes temáticas y artistas dependiendo de los intereses de los usuarios y/o investigadores así como de la programación del centro.

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•

13. RECURSOS DOCUMENTALES

181 Monografías

181 Publicaciones periódicas

181 Prensa

O Diarios oficiales

Publicaciones propias D (de la Consejería 1 Organismo)

O Folletos

O Fotografías

D Cartografía

O Láminas, carteles, grabados, tarjetas postales

rg¡ Publicaciones propias (del propio Centro)

O Recursos electrónicos (CD-ROM, DVD-ROM, USB, etc)

O Recursos sonoros (COA, vinilos, casetes, etc,)

181 Recursos audiovisuales (DVD, VHS, etc)

O Bases de datos de acceso restringido y/o pago

Nombre de las bases de datos

Otros (especificar)

Murcia, 24 de Mayo de 2013

Firmado IRocío Quiñonero Sánchez

O Normas y patentes

O Informes y proyectos

O Legislación

O Dictámenes

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•



Nombre del centro Instituto Murciano de Investigación y Desarrollo Agrario y Alimentario

Consejería de !Agricultura y Agua

Centro Directivo !organismo Autónomo

Servicio/sección/ negociado !Negociado de Fondos Bibliográficos

Dirección C/Mayor, s/ n. 30150 La Alberca (Murcia) Teléfono 1968366730

E-mail [email protected] 1

Horario l o e Lunes a Viernes de 8 a 15,30

Nombre y pu técnico

esto o cargo del responsable !cándida F. González Gómez, Jefa de Negociado de Fondos Bibliográficos

specialización del centro Ámbito de e (administrat cultu ral, etc.

iva, jurídica, económica, )

Biblioteca especializada en Agricultura y ciencias afines

Decreto de e structura Decreto n.o 13 /2006, de 17 de marzo, por el que se aprueban los Estatutos del Instituto

Murciano de Investigación y Desarrollo

Funciones b ásicas

1 2. INFORMACIÓN GENERAL


O Personal Técnico en Documentación N.o D Grupo D O Personal Administrativo (Jefes de Servicio y/o Sección,

Administrativos y Auxiliares Administrativos N.o D Grupo D


Observaciones

1

11

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~Escáner N.o D D Grabadora de OVO-ROM N.o D Observaciones:

D Fotocopiadora N.o D D Máquina fotográfica N.o D ~ Impresora N.o D D Otros (a especificar) N.o D 2.3. SERVICIOS

1 2.3.1. ALCANCE

~ Al propio Organismo 1 Consej ería D A toda la CARM D Al público en general

Observaciones


~ Sala propia D Compartida ~ Acceso a Internet

Observaciones

1 2.3.3. PRÉSTAMO

~ Só lo a funcionarios de la propia Consejería 1 Organismo

D lnterbibliotecario

1 2.3.4. REPROGRAFÍA E IMPRESIÓN

~ Obtención de copia en papel

1 2.3.5. PRODUCTOS QUE ELABORA EL CENTRO

O Boletín de sumarios D Dossier de prensa

D Boletín de novedades O Dossier temático

~ Web institucional

D Blog

O Muros en redes sociales (especificar en observaciones)

Obse<Vaciones IEI pcog"m' utili,.do es S•bini

D General a funcionarios de otras Consejerías 1 Organismos

O General a ciudadanos

~ Obtención de copia digital


¡gj Catálogo bibliográfico automatizado

Programa utilizado !otros (especificar)

Visible a través de !Intranet e Internet

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13. REC.,URSOS DOCUMENTALES

[gJ Monografías

[gJ Publicaciones periódicas

D Prensa

t8J Diarios oficiales

Publicaciones propias [gJ (de la Consej ería 1 Organismo)

-D Folletos

D Fotografías

D Cartografía

D Láminas, carteles, grabados, tarjetas postales

[gJ Publicaciones propias (del propio Centro)

[gJ Recursos electrónicos (CD-ROM, DVD-ROM, USB, etc)

D Recursos sonoros (COA, vini los, casetes, etc,)

D Recursos audiovisuales (DVD, VHS, etc)

[gJ Bases de datos de acceso restringido y/o pago

Nombre de las bases de datos CAB Abstracts en CD-ROM; Web of Knowledge (WOK); A GRIS

Otros (especificar)

Murcia, 24/05/2013

Firmado jcándida F. González Gómez

D Normas y patentes

D Informes y proyectos

D Legislación

D Dictámenes

... - 44 -



Nombre del centro lsección de Documentación

Consejería de !sanidad y Política Social

Centro Directivo

Servicio/ sección/ negociado Secretaría General 1 Servicio de Régimen Interior

Dirección !Avenida de la Fama, 3, planta 3• Teléfono 1968365183

E-mail [email protected] Horario lo8:oo-15:oo

Nombre y puesto o cargo del responsable ~~omás Durán Va lera. Jefe de Sección. técnico .

Ámbito de especialización del centro Información y documentación en Servicios Sociales de la Comunidad Autónoma de la

(administrativa, jurídica, económica, Región de Murcia. cultural, etc.)

Decreto de estructura Decreto n.o 146/2011 , de 8 de julio, del Consejo de Gobierno, por el que se establecen los órganos Directivos de la Consejería de Sanidad y Política Social.

-Elaboración del Plan de Publicaciones de la Consejería. -Recopilación y publicación de las d isposiciones generales de la Consejería, así como la divulgación de informes y estudios de interés para la misma. Funciones básicas - Coordinación de las publicaciones de la Administración Regional en materias propias de la Consejería. - Ormmi7;trin n v nP~tinn rlPI fnnrln hihlinnr~firn rlP l;¡ ínn~P iPrÍ;¡

1 2. INFORMACIÓN GENERAL


1XJ Personal Técnico en Documentación N.o D Grupo D IX! Personal Administrativo (Jefes de Servicio y/ o Sección,

Administrativos y Auxiliares Administrativos N.o D Grupo EJ


11

Contamos con un puesto de Psicólogo para labores de asesoramiento en información especializada en servicios Observaciones

sociales.

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j


t8J Escáner N.o D O Grabadora de DVD-ROM N.o D Observaciones:

t8J Fotocopiadora N.o D O Máquina fotográfica N.o D t8J Impresora N.o D O Otros (a especificar) N.o D

1 2.3. SERVICIOS

1 2.3.1. ALCANCE

O Al propio Organismo 1 Consejería ~ A toda la CARM ¡g¡ Al público en general

Observaciones


t8J Sala propia O Compartida O Acceso a Internet

Observaciones

1 2.3.3. PRÉSTAMO

O Sólo a funcionarios de la propia Consejería 1 Organismo

~ lnterbibliotecario

1 2.3.4. REPROGRAFIA E IMPRESIÓN

~ Obtención de copia en papel

1 2.3.5. PRODUCTOS QUE ELABORA El CENTRO

~ Boletín de sumarios [gl Dossier de prensa

181 Boletín de novedades [gJ Dossier temático

~ Web institucional

O Blog

O Muros en redes sociales (especificar en observaciones)

~ General a funcionarios de otras Consejerías 1 Organismos

~ General a ciudadanos

~ Obtención de copia digital


~ Catálogo bibliográfico automatizado

Programa utilizado IAbsys

:======~ Visible a través de !Intranet e Internet

Observaciones Además de Absys contamos con programas desarrollados por el centro para la gestión de bases de datos

informativas y documentales.

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3. RECURSOS DOCUMENTALES

[gl Monografías

[gJ Publicaciones periódicas

O Prensa

[g) Diarios oficiales

Publicaciones propias ¡gj (de la Consejería 1 Organismo)

[g) Folletos

O Fotografías

O Cartografía

¡gj Láminas, carteles, grabados, tarjetas postales

¡gj Publicaciones propias (del propio Centro)

[gJ Recursos electrónicos (CD-ROM, DVD-ROM, USB, etc)

[g) Recursos sonoros (COA, vinilos, casetes, etc,)

¡gj Recursos audiovisuales (DVD, VHS, etc)

[gJ Bases de datos de acceso restringido y/o pago

O Normas y patentes

~ Informes y proyectos

¡gj Legislación

O Dictámenes

Nombre de las BD-DOCTEC: Base de Datos Documentos Técnicos, BD-SUM: Sumarios de revistas, BD-LEG: Legislación, BD-REV: bases de datos Catálogo de Revistas, HADDOC: Base de Datos de libros y artículos de revista.

Otros (especificar)

Murcia, 19/12/2012

Firmado !Tomás Durán Valera.

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Estudio cuantitativo de centros.

(Anexo II)

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Datos cuantitativos que interesa recoger relativos al inventario de centros de documentación de la CARM

1. COLECCIÓN / RECURSOS DOCUMENTALES Nº DE RECURSOS AUTOMATIZADOS. Nº de registros en bases de datos o programas de gestion bibliotecaria o documental. Nº DE REGISTROS NO AUTOMATIZADOS. Si resulta difícil de cuantificar se puede hacer un cálculo aproximado. Nº DE TÍTULOS DE PUBLICACIONES PERIÓDICAS.

2. SERVICIOS. Nº DE PRÉSTAMOS. Para el centro que los haga. Nº DE CONSULTAS. Para el centro que las registre. Pueden ser bibliográficas, de información legislativa, jurídica, orientación, etc.

3. USUARIOS. Nº DE USUARIOS YA SEAN POTENCIALES O REALES. Los usuarios potenciales de un centro se pueden cuantificar basándose en la amplitud del servicio. Por ejemplo, si es un centro que da servicio a una Consejería, los usuarios potenciales serían el conjunto de trabajadores que pertenecen a la misma y si es de una D.G. lo mismo pero a nivel D.G.

4. AUTOMATIZACIÓN. Si tiene CATÁLOGO AUTOMATIZADO. Si el CATÁLOGO AUTOMATIZADO QUE CUMPLE LOS ESTÁNDARES BIBLIOTECARIOS para el intercambio de registros (formato MARC). COSTE ANUAL DE ESTE SOFTWARE.

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ESTUDIO CUANTITATIVO DE PARÁMETROS CLAVE SOBRE UNIDADES DE INFORMACIÓN Y DOCUMENTACIÓN EN LA CARM

CENTROS/UNIDADES COLECCION SERVICIOS USUARIOSNº rec. aut. Nº rec. no autNº tit.p.p. Nº prest. Nº consultas Nº usuarios

Centro de documentación e información (CEDI) 2.491 7.000 31 1 1.605 5.400IMIDA 6.023 521 30 327 350 165Servicio regional de Empleo y Formación 500 484D. G. Servicios Jurídicos (Presidencia) 600 400 5 300 25Consejo Jurídico de la Región de Murcia 3.296Consejería de Obras Públicas 7.373 300 134 170 446 300Consejería de Educación, Universidades y Empleo 8.736 16 281 20.600D.G. Economía, Planificación y Proyectos estratégico 13.406 13 200Consejería de Sanidad y Consumo (Política Social) 9.800 6 762 459 3.400CENDEAC 15.097 16.000 331 656D.G. Función Pública 952 250 202

TOTALES 67.774 24.721 566 2.197 3.410 30.776

AUTOMATIZACIÓNCat autom. Cat. aut. MARPrograma Coste

Centro de documentación e información (CEDI) SI NO ORACLE (Ad-hoc)IMIDA SI SI SABINIServicio regional de Empleo y Formación NO NOD. G. Servicios Jurídicos (Presidencia) SI NO ORACLE (Ad-hoc)Consejo Jurídico de la Región de Murcia SI SI ABSYS EXPRESS V. 7,5 1.290Consejería de Obras Públicas SI SI KNOSYS Y ABSYS Consejería de Educación, Universidades y Empleo SI SI ABSYS D.G. Economía, Planificación y Proyectos estratégicoSI NO KNOSYSConsejería de Sanidad y Consumo (Política Social) SI SI KNOSYS Y ABSYS CENDEAC SI SI ABSYSD.G. Función Pública SI NO KNOSYS

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Hemeroteca en www.carm.es.

(Anexo III)

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Volcado de pantalla:

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Estudio de Sistemas Integrados de Gestión Bibliotecaria (SIGB) de Software

libre.

(Anexo IV)

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Listado de SIGB basados en Software libre

1. Catalis: (http://inmabb.criba.edu.ar/catalis/catalis.php?p=main).

Aplicación Web que permite administrar bases de datos CDS/ISIS con registros bibliográficos en formato MARC 21 y contiene ayudas contextuales, descargadas desde el sitio MARC Standards (http://www.loc.gov/marc/) e incluidas con la autorización de Library of Congress, Network Development and MARC Standards Office.

Es un desarrollo argentino de software de código abierto. A destacar: la simplicidad del sitio, su excelente estructura, completa documentación, ya que cuenta con un Catalis Wiki en http://catalis.uns.edu.ar/wiki/index.php/Portada, y una lista de discusión en http://groups.google.com.ar/group/catalis.

Tiene ayudas para la aplicación de las Reglas de catalogación angloamericanas: presentación del asiento AACR2 asociado con cada registro bibliográfico y generación automática de la puntuación ISBD. Posee plantillas para diferentes tipos de materiales y manejo de indicadores con asignación de valores por defecto modificables.

2. Proyecto Open MarcoPolo: (http://marcopolo.uner.edu.ar/index.htm)

El proyecto Open MarcoPolo comprende un software para la gestión de bibliotecas que trabaja íntegramente con bases de datos Isis, lo que posibilita una compatibilidad total con MicroIsis o WinIsis. Está programado en WXIS/HTML y pensado para funcionar en entornos Web.

Los requerimientos para su funcionamiento en red son mínimos, se precisa un equipo PC servidor que administre todas las operaciones del sistema, y no presenta límites de usuarios conectados.

Su desarrollo modular permite llegar generar un sistema integrado de gestión bibliotecaria. Actualmente, cuenta con los módulos de: circulación bibliográfica, consulta al catálogo, consultas y administración.

3. Greenstone: (http://greenstone.org).

Greenstone es un conjunto de programas para la construcción y distribución de colecciones en una biblioteca digital.

Producido por el New Zealand Digital Library Project de la University of Waikato, y desarrollado y distribuido en cooperación con UNESCO y el Human Info NGO, a través de un proyecto de cooperación internacional establecido en agosto de 2000, es un software de código abierto multilingüe, distribuido bajo los términos de GNU.

Sus requerimientos son los siguientes:

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http://inmabb.criba.edu.ar/catalis/catalis.php?p=main

http://www.loc.gov/marc/

http://catalis.uns.edu.ar/wiki/index.php/Portada,

http://groups.google.com.ar/group/catalis

http://marcopolo.uner.edu.ar/index.htm

http://greenstone.org/

- Se ejecuta en plataformas Windows, Linux y Macintosh OS X, así como con un servidor Apache. - Utiliza GDBM para manejar bases de datos, y Java Runtime Environmet para su interfaz gráfica. - Es compatible con varios estándares, entre ellos MARC y Dublin Core, y con el protocolo Z39.50. Todos los documentos de trabajo en español se encuentran disponibles en el proyecto de documentación libre Greenstone SpanishDOC (http://gsdl-esdoc.berlios.de/), y que se aloja en berliOS (http://developer.berlios.de/).

4. Koha: (http://www.koha.org/).

Es un SIGB desarrollado en Nueva Zelanda por la empresa Katipo Communications en el año 1999. El término Koha significa "regalo o contribución" en idioma maorí. Es un software de código abierto liberado bajo Licencia Pública General (GPL), mantenido por un grupo de desarrolladores de distintos países.

En marzo del año 2004 se publicó la versión 2.0. Esta implementó el MARC21 en lugar del UNIMARC. Koha cuenta con los módulos clásicos: OPAC, catalogación, préstamo de documentos, administración del sistema. La aplicación permite también la gestión de las adquisiciones, el control de autoridades, un tesauro y permite la captura de registros bibliográficos transmitidos desde clientes Z39.50.

Koha es un programa multilingüe con traducciones disponibles en inglés, francés, español. El programa se distribuye en dos variantes, la nativa para el entorno Linux y la de Microsoft Windows.

A pesar de ser un programa maduro, todavía presenta una pequeña falta de homogeneidad en la interfaz, por las sucesivas modificaciones que ha experimentado desde la aparición de la primera versión del paquete.

Sus principales características son:

- Corre bajo plataformas Linux y Windows, y en cualquier servidor Web, preferentemente Apache, PHP y MySQL. - Cuenta con módulos de catalogación, circulación y adquisición, además de que incluye una ejecución para el OPAC. - Es compatible con los estándares de MARC21. Existe una demostración en línea del programa en http://liblime.com/demos.

A pesar del gran esfuerzo realizado, Koha carece todavía de un manual exhaustivo para sus usuarios.

5. Koha UNLP (la versión Argentina en español de Koha) (http://koha.unlp.edu.ar/).

Koha UNLP la adaptación en español de gestión de bibliotecas, traducido y adaptado por la Facultad de Informática de la Universidad Nacional de La Plata.

Permite realizar todos los procesos necesarios, que van desde la adquisición de los materiales hasta los servicios a usuarios.

Funciona con una arquitectura cliente-servidor, que utiliza:

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http://gsdl-esdoc.berlios.de/

http://developer.berlios.de/

http://www.koha.org/

http://liblime.com/demos

http://koha.unlp.edu.ar/

- GNU/Linux, Apache, MySQL, Perl y OpenLDAP en el servidor. - Cualquier navegador Web en el cliente.

Todo el funcionamiento se gestiona vía Web, para esto posee dos interfaces:

• Interfaz de administración (para los procesos bibliotecarios). • Interfaz de acceso público (catálogo en línea).

Koha-UNLP se basa en la versión 2.0.0 del proyecto original Koha.

5B. Koha-KOBLI (la versión española de Koha) (http://kobli.bage.es/ ).

Sistema integrado de gestión de bibliotecas (SIGB) desarrollado por impulso del Grupo de Trabajo de las BAGEs (Bibliotecas de la Administración General del Estado).

Se eligió Koha por ser el SIGB más avanzado que cubre la mayoría de las funcionalidades requeridas.

Kobli 1.4 es el resultado de añadir a Koha 3.4 una parte de las funcionalidades sugeridas en el Informe de evaluación del Grupo de Trabajo, algunas de las cuales están ya incluidas por la comunidad Koha en versiones posteriores.

6. OpenBiblio (http://sourceforge.net/project/showfiles.php?group_id=50071).

Es un sistema desarrollado en PHP y MySQL en el año 2002 por Dave Stevens. Está diseñado para organizar bibliotecas particulares, escolares y académicas, y se distribuye bajo licencia GNU.

Sus características son:

• Corre en plataformas Linux y Windows, así como en cualquier servidor Web, PHP y MySQL.

• Cuenta con módulos de circulación, catalogación, OPAC, informes, estadísticas, impresión de etiquetas y administración de personal.

• Es compatible con los estándares de MARC21.

7. EspaBiblio (la versión en español de OpenBiblio) (http://www.desem.cl/espabiblio/).

EspaBiblio es un sistema automatizado de gestión bibliotecaria y la versión en español del sistema OpenBiblio, que desarrolló y adaptó Jorge Lara Cravero.

8. PHPMyBibli (http://www.infogestores.cl/?page_id=25) y (http://phpmybibli.sourceforge.net/).

PHPMyBibli, un software de origen francés que nació en el año 2002, es un software

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http://kobli.bage.es/

http://sourceforge.net/project/showfiles.php?group_id=50071

http://www.desem.cl/espabiblio/

http://www.infogestores.cl/?page_id=25

http://phpmybibli.sourceforge.net/

de código abierto que funciona bajo plataformas Linux y Windows, y en cualquier servidor Web, PHP y MySQL.

Ofrece varios módulos como: adquisiciones, circulación, catalogación, administración, OPAC y diseminación selectiva de información (DSI).

Además de monografías, permite gestionar publicaciones periódicas y posee control de autoridades.

Cumple con estándares como el MARC21, permite la búsqueda de registros bibliográficos mediante el protocolo Z39.50 y la importación de registros en formato MARC.

Es un software abierto y modular que puede adecuarse a diversas necesidades, tanto por su naturaleza de software libre, como por la posibilidad de establecer parámetros para su uso.

9. CLABEL (http://acervos.cirma.org.gt/clabel25/install/setup.php).

Las siglas de CLABEL responden a catálogo en línea para automatizar bibliotecas electrónicas.

Es un software libre para la creación de catálogos públicos con acceso en línea muy útil para la mayoría de las unidades de información.

Para su diseño, se empleó el WXIS y el PHP-OpenISIS como sistemas gestores de bases de datos; como formato para el intercambio de información, el MARC21.

Sus requerimientos son:

• PHP instalado en su servidor Web. • PHP-OpenIsis, versión 1.0.3-pre3 o superior. • Tener acceso a una base de datos SQL soportada por el modulo

DBX de PHP (por ejemplo: MySQL, PostgreSQL y MS SQL).

10. EMILDA (http://www.emilda.org/).

Emilda es un sistema integrado de gestión de bibliotecas que incluye entre otros módulos: OPAC, circulación, funciones de administración, protocolo Z39.50 y compatibilidad con el formato MARC.

Emilda es desarrollado y mantenido por Realnode Ltd en cooperación con SDU bajo la licencia GNU General Public License.

Características:

•Código fuente abierto. Puede ser editado y personalizado completamente de una forma rápida y sencilla.

•Módulo YAZ: Z39.50 y Net::Z39.50

•Salidas en PDF y PostScript para la impresión de recibos, justificantes, etiquetas y códigos de barras.

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http://acervos.cirma.org.gt/clabel25/install/setup.php

http://www.emilda.org/

•Gestión de usuarios, y operadores mediante mySQL local o Servidor LDAP.

•Automatización de procesos administrativos y de interacción con los usuarios

•Envío de recordatorios, servicio de reservas, reclamación de elementos prestados

•Configuración máxima, por tipos de soportes, usuarios, grupos de usuarios, administradores, grupos de administradores, mezcla de cualquiera de ellos y privilegios cruzados,.

•Interfaz sencilla e intuitiva.

•Funcionamiento por código de barras para el préstamo.

•Multilenguaje. Disponible en cualquier idioma.

11. EVERGREEN (http://evergreen-ils.org/).

Evergreen es el software para informatización de bibliotecas desarrollado y mantenido por el consorcio de bibliotecas del estado de Georgia conocido como PINES. Surgido en 2006, tiene dos ramas de desarrollo estables, y las dos últimas versiones disponibles son la 2.0.4 y la 1.6.1.8, ambas liberadas el 16 de marzo de 2011.

La arquitectura de la herramienta es una combinación de un servidor de información y de un cliente de escritorio.

El servidor se monta sobre GNU/Linux (Debian, Ubuntu o Fedora), pero el cliente sólo está disponible para Windows, aunque también ha sido portado a OS X, y es posible compilar el código una versión para GNU/Linux, o hacerlo funcionar sobre Wine. Desde la última versión es posible ejecutar una versión web de la aplicación usando XULRunner. El servidor descansa sobre una implementación básica de OpenSRF.

La base de datos no descansa sobre MySQL, sino sobre PostgreSQL. Y no usa PHP, sino Perl.

Evergreen se organiza alrededor de los módulos clásicos de: catalogación, circulación y catálogo público u OPAC. En cada uno de estos módulos ofrece las funcionalidades clásicas, pudiendo además personalizar aspectos de estadísticas, usuarios y grupos de usuarios asociados, establecer anotaciones individuales sobre los fondos, RSS, cliente Z39.50, integración con motores de búsqueda y navegadores diversos, utilización de expresiones OpenSearch, creación y compartición de listas de listas de items, portadas gráficas, etc.

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http://evergreen-ils.org/

http://www.georgialibraries.org/public/pines.php

http://es.wikipedia.org/wiki/XULRunner

http://journal.code4lib.org/articles/3284

http://www.opensearch.org/Home

En lo que concierne a los formatos de información bibliográfica, Evergreen utiliza MARC 21 para los registros bibliográficos, de autoridad y seriadas, pero también es capaz de lidiar con Dublin Core, MODS y OAI.

Sistema potente, orientado a bibliotecas medianas y grandes, y cuya instalación y ajuste requiere mayor dedicación que otros sistemas.

* Tramullas, Jesús. Evergreen, software libre para informatizar bibliotecas [en línea]. <http://tramullas.com/evergreen-software-libre-para-informatizar-bibliotecas > [Consulta: 16 de octubre de 2013]

12. PMB (http://www.sigb.net ).

Software francés de código abierto desarrollado y actualizado por PMB Services.

Módulos de PMB:

• Circulación: Permite el control de los préstamos, la identificación, ubicación y estado de cualquier publicación o usuario.

• Catalogación: Un sistema de registro flexible hace de la catalogación de documentos un trabajo sencillo y rápido. Cumple con la norma UNIMARC.

• Autoridades: Posee control estricto ayudado por el sistema que permite monitorear cualquier detalle en la normalización de su información.

• OPAC: Un sistema de búsqueda en plataforma Web que permite de manera dinámica recuperar la información, reservar libros y renovar préstamos.

• D.S.I. Este módulo agiliza su servicio de alerta, para incrementar las consultas al sistema.

• Informes: Cuenta con un conjunto completo de estadásticas y reportes personalizables.

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http://tramullas.com/evergreen-software-libre-para-informatizar-bibliotecas

http://www.sigb.net/

Ventajas y desventajas del sistema Koha (por módulos): 1. Administrativo a) Ventajas:

● Permite realizar un amplio número de estadísticas tales como: selección, adquisición, procesos técnicos, circulante, interbibliotecario, tesauro, lista de usuarios por categoría, documentos consultados, temática, tipo de documento, orden alfabético, número de clasificación y control de autoridades. ● Los informes pueden ser generados haciendo una tabla que una dos puntos de los anteriormente señalados, por ejemplo, tipo de documento (en la columna) y categoría de usuario (en la fila). Los resultados pueden ser exportados en archivo Excel (Office) o en Calc (OpenOffice). ● Su pueden obtener listados de las publicaciones tanto por tema como autor. ● Tanto el sistema como la interfaz son parametrizables de acuerdo a las características de la biblioteca. ● El sistema de la posibilidad de incorporar nuevos módulos que se hayan desarrollado. ● La interfaz gráfica es ergonómica y accesible.

2. Procesos técnicos a) Ventajas

● Maneja las listas de sugerencias, selección, adquisición, reclamación y recepción, lo que permite tener el control de toda la colección que esta dentro de la biblioteca y de la que esta por ingresar. ● Permite manejar registros de los proveedores y de los editores. ● Existe registro de usuarios, editores e instituciones. ● Permite controlar la facetas de una publicación: inicio, vencimiento, renovación y los datos de recepción. ● En los datos de adquisición permite controlar los datos de: código del proceso, precio, nota fiscal y el número de la factura. ● Elabora listas de duplicados. ● Controla el estatus del documento y de esta manera se tiene un seguimiento de los estados: perdido y esperando autorización. ● Permite controlar el presupuesto que es asignado a la biblioteca. ● Permite especificar la moneda de transacción. ● Da la posibilidad de manejar impuestos. ● Es compatible con los campos de las Reglas Angloamericanas de Catalogación. ● Control de validación de los campos para hacer las entradas al sistema. ● Construye un sistema de autoridades usando como base los registros ya incorporados. ● Permite la consulta interactiva durante el ingreso de un registro. ● Genera etiquetas para usuarios a partir de los valores: NIF, nombre del usuario y número del carnet. ● Genera tejuelos. ● Genera etiquetas de códigos de barras. ● Integra los procesos de: devoluciones, préstamos, renovaciones y atrasos. ● Maneja categoría de préstamos: circulante, especial (pueden ser documentos específicos para usuarios con perfil diferente) e interbibliotecario. ● Adapta el préstamo de documentos para diferentes niveles de usuarios. ● Recibos de préstamos.

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● Maneja categorías de materiales. ● Muestra los usuarios por orden alfabético. ● Define automáticamente las condiciones de préstamos a los usuarios de acuerdo al perfil que tengan. ● Aplica automáticamente multas o suspensiones. ● Se puede conocer el estatus del documento. ● Se pueden realizar préstamos, renovaciones y reservaciones en línea. ● La interfaz gráfica es ergonómica y accesible.

b) Desventajas

● No identifica diferente modalidades de adquisición: donación, compra, canje, depósito legal. Todas las maneja como adquisición. ● No emite cartas de mora, reclamación o agradecimiento de donaciones. ● En préstamo en sala no la maneja a parte lo considera un préstamo circulante. ● No emite cartas o correos para usuarios con retraso.

3. Tecnología a) Ventajas

● Se puede acceder al sistema vía web o vía intranet. ● Usa lector de códigos de barras. ● Es compatible con cualquier sistema operativo que use la biblioteca. ● Gestiona bases de datos con diferentes tipos de documentos. ● Almacena y recupera caracteres de la lengua castellana. ● Los datos tienen el formato de yyyy/mm/dd. ● Tiene capacidad para escalar de más de 500.000 registros. ● Actualiza instantáneamente los datos. ● Garantiza seguridad en la integridad de los registros. ● Es compatible con el formato MARC. ● El acervo esta disponible en línea. ● Permite la exportación e importación de datos. ● Permite auditar el sistema. ● Permite el acceso concurrente e ilimitado de usuarios. ● Niveles diferenciados de acceso al sistema (superlibrarian, usuarios por módulos para cada asignación de trabajo, usuarios visitantes, etc) ● Back up ● Acceso irrestricto al código fuente del sistema. b) Desventajas ● No maneja la arquitectura cliente/servidor. Solo maneja la arquitectura Web, esto depende mucho de como fue concebido el sistema.

4. Servicio al público a) Ventajas

● Tiene búsqueda avanzada, básica y permite la búsqueda en línea. ● Búsqueda por múltiples campos: autor, tema, editor, localidad, palabras clave, tipo de documentos, resumen, clasificación Dewey o LC o por áreas de conocimiento, ISSN, ISBN, idioma, cota y la posibilidad de seleccionar en cuales campos se hará la búsqueda. ● Posibilidad de búsquedas con rangos de fecha ● Uso de frases, truncado, operadores booleanos y proximidad y distancia entre los términos. ● Posibilidad de buscar a partir de resultados de otras búsquedas. ● Búsqueda automática por los términos del tesauro ● Ordenar y clasifica por: autor, título y tema. ● Por defecto presenta los resultados en orden cronológico decreciente.

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● Permite limpiar el formulario para hacer nuevas búsquedas. ● Visualización de los resultados en referencias bibliográficas breves o completas. ● Visualización de los resultados de acuerdo a las AACR2 ● Visualización de la cantidad de registros recuperados y en que orden se encuentran (ejemplo 1/10) ● Seleccionar registros e imprimirlos. ● Almacenamiento de los resultados de las búsquedas en dispositivos electrónicos. ● Indica el status del documento: prestado, en tratamiento o disponible. ● Posibilidad de mostrar el estado de una publicación: activa, inactiva o suspendida. ● Diseminación selectiva de información de acuerdo al perfil de los usuarios. ● Posibilidad de hacer préstamos o renovaciones. ● La interfaz gráfica es ergonómica y accesible.

b) Desventajas

● No permite recuperar los resultados por: relevancia, tipo de documento u orden cronológico.

5. Proveedores a) Ventajas

● Usa el método de conversión retrospectiva. ● Tiene período de prueba, demo, implantación, entrenamiento, soporte, soporte en línea y garantía de mantenimiento. ● El soporte del producto tiene un coste. ● Garantía de la donación de los archivos fuentes del software y el acceso irrestricto al código fuente del sistema. ● Hay frecuentes actualizaciones y por lo tanto disponibilidad de nuevas versiones.

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Instrucción para compartir revistas.

(Anexo V)

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Dentro del Programa de Formación de Grupos de Trabajo, Plan V, se

contemplan comunidades de aprendizaje compuestas por empleados públicos que trabajan en áreas comunes y abordan desde la Escuela de Administración Pública, EAP, propuestas de trabajo conjuntas.

De acuerdo a dicho programa el Centro de Documentación, CEDI, de la

Consejería de Presidencia ha impulsado las ediciones del Seminario de Documentación y Gestión de la Información, constituyendo un grupo de trabajo de documentación preparado para afrontar los retos de tratamiento de la información en la gestión del conocimiento.

Uno de los trabajos realizados ha consistido en el estudio e identificación de los

títulos de revistas y publicaciones periódicas en los distintos centros de la CARM, para lo que se ha elaborado un inventario de las mismas que refleja entre otras cosas los duplicados y el coste necesario para su gestión.

Con fecha 3 de agosto de 2012 se publica en el BORM el Código de Buenas

Prácticas aprobado por acuerdo del Consejo de Gobierno de 27 de julio que establece en su punto 11 Buenas Prácticas en Publicaciones Oficiales, recomendaciones para la gestión adecuada del área de documentación de la CARM en sentido amplio (suscripciones, ediciones, distribución, etc.), atribuyendo en el punto 11.1.2. a la EAP y al CEDI competencias en cooperación y coordinación:

“Para hacer realidad estos criterios, ambos centros directivos propondrán de

forma conjunta las medidas necesarias de cooperación y coordinación entre los departamentos responsables de la CARM, así como las necesidades de bases de datos corporativas que deberán permitir, en todo caso, la catalogación compartida”

Implica, tanto en éste como en otros puntos del código de temática similar, la

necesidad de colaboración entre la EAP y el CEDI y la capacidad de proponer medidas de coordinación.

De acuerdo con lo expuesto se considera adecuado proponer se dicte la siguiente

Primera Instrucción Los profesionales de la documentación pertenecientes al seminario de cooperación en gestión de la información, que prestan sus servicios en distintas unidades de la CARM, deberán considerar como función propia atender las solicitudes de artículos pertenecientes a los títulos de revistas y publicaciones periódicas de que dispongan y que les demanden desde otros centros de la CARM. Siempre que sea posible se procurará coordinar, a través del seminario, la selección de títulos de que dispone cada unidad, de forma que se eviten duplicados o triplicados de un mismo título en varias unidades. Este criterio deberá ser compatible y atender prioritariamente a las especialidades de cada centro en la selección de los títulos.

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Los responsables de los centros deberán facilitar el acceso vía web de los títulos de las publicaciones periódicas de que disponen, preferiblemente en un solo punto de acceso. El trámite será recogido y descrito en el Manual de procedimiento correspondiente, en el apartado de intercambio de artículos de revistas entre centros.

La propuesta obedece a criterios de transparencia, control de gastos,

automatización y racionalización de procesos…

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Manual de procedimiento.

(Anexo VI)

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ELABORACION DEL MANUAL DE PROCEDIMIENTO PARA LA GESTIÓN DOCUMENTAL BÁSICA (NOVIEMBRE 2013)

SUMARIO

INTRODUCCION ………………………………………………………………2

SELECCIÓN DE DOCUMENTOS………………………………………………4

ADQUISICIÓN DE DOCUMENTOS…………………………………………….6

DESCRIPCIÓN DOCUMENTAL……………………………………………….12

BÚSQUEDA Y RECUPERACIÓN DE INFORMACIÓN……………………..20

DIFUSIÓN DE INFORMACIÓN: BOLETÍN DE SUMARIOS, NOVEDADES, DIFUSIÓN SELECTIVA, NORMATIVA E INFORMACIÓN BIBLIOGRÁFICA…………………………………………………………………22

PRÉSTAMO Y OBTENCIÓN DE DOCUMENTOS……………………………25

ALMACENAMIENTO, CONSERVACIÓN Y EXPURGO DE DOCUMENTOS…………………………………………………………………...28

SOLICITUD E INTERCAMBIO DE ARTÍCULOS DE REVISTAS ENTRE CENTROS………………………………………………………………………....32

ANEXOS…………………………………………………………………………...34

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INTRODUCCION

Uno de los trabajos propuestos para realizar en el Seminario de Información y Documentación durante el año 2012, fue la elaboración de un manual de procedimiento.

Un manual de procedimiento es uno de los documentos necesarios para un sistema de calidad. En él se describen métodos, procesos, operaciones, etc, para dar un producto o servicio. Su detallada descripción le imprime un carácter de documento de uso exclusivo de la propia organización1.

Partiendo del Mapa de Recursos de Información y Documentación, iniciado durante el Seminario celebrado en 2011, se comienza a elaborar el manual de procedimiento estableciendo los procesos de gestión documental básica en distintos soportes (monografías, publicaciones periódicas, etc), sostenida por centros y bibliotecas especializadas, que prestan servicios de información y documentación a usuarios internos (profesionales de la Comunidad Autónoma de la Región de Murcia) y externos (personal ajeno a la Comunidad Autónoma de la Región de Murcia: investigadores, ciudadanos, estudiantes, etc).

Los procesos que se ha definido son:

1. Selección de documentos

2. Adquisición de documentos

3. Descripción documental (registro, catalogación, indización y resumen)

4. Búsqueda y recuperación de información

5. Difusión de información: boletín de sumarios, novedades, normativa e información bibliográfica

6. Préstamo y obtención de documentos

7. Almacenamiento, conservación y expurgo de documentos

8. Solicitud e intercambio de artículos de revistas entre centros

La descripción de los procesos se ha realizado siguiendo un guion elaborado para esta tarea. Los puntos del guion de descripción de procesos es la siguiente:

1. Título del procedimiento

2. Definición

3. Objetivo 1 Chaín Navarro, Celia. Técnicas de gestión de calidad en instituciones documentales. Murcia: Diego Marín, 2001

2- 68 -

4. Descripción

Desde que se inicia hasta que termina. El desarrollo del procedimiento deberá responder a las siguientes preguntas:

¿Qué hacer para prestar? ¿Cómo se hace? Qué instrumentos o equipos de oficina se utilizan? ¿Dónde se hace? ¿Cuándo se hace? ¿Quién lo hace? ¿Qué decisiones se toman? ¿Qué documentos se generan? ¿Cuál es el destino de los documentos o de información que se genera?

Si el resultado del procedimiento sirve de inicio para otro procedimiento deberá señalarse su conexión.

5. Definición de conceptos

6. Resultado

7. Evaluación (indicadores para saber si se ha cumplido el objetivo del procedimiento)

Algunas partes de procesos no se han podido describir al detalle, ya que para ello es necesario conocer el sistema de gestión documental que se va a utilizar. Una vez que se conozca el sistema, se completará la descripción de los procedimientos.

El manual también incluirá los procesos de gestión de documentación específica inédita, que genera la Comunidad Autónoma de la Región de Murcia y es de uso interno (informes, proyectos, sentencias, etc), cuya descripción se realizará más adelante.

3- 69 -

SELECCIÓN DE DOCUMENTOS


Selección de documentos

2. Definición

Proceso mediante el cual se eligen los documentos que interesan a los profesionales de la Comunidad Autónoma de la Región de Murcia (más adelante CARM) y usuarios que reciben los servicios prestados por los centros que pertenecen a la Red.

3. Objetivo

Seleccionar los documentos necesarios para el desarrollo del trabajo del personal técnico de la CARM.

4. Descripción

1. El proceso de selección de documentos se inicia en el momento en el que:

• El personal técnico solicita al centro que se adquiera una publicación.

• El documentalista, a través de catálogos, otras fuentes e Internet, selecciona publicaciones de interés para los usuarios del centro.

• En el centro se reciben gratuitamente publicaciones de otras instituciones o personas.

• En el centro se reciben publicaciones elaboradas en el Servicio, Dirección General o Consejería.

2. La selección de documentos se realiza de acuerdo al criterio de:

• El contenido que sea de interés para la toma de decisiones, elaboración de planes, proyectos y programas, la resolución de problemas, formación del personal, evaluación y sirva como referencia o consulta.

• En publicaciones periódicas se tendrá en cuenta el factor de impacto.

3. La selección de documentos se realiza consultando: catálogos de publicaciones, la base de datos del ISBN e Internet.

4. La selección de publicaciones la puede realizar el personal técnico de la CARM o el técnico en documentación. El personal de la

4- 70 -

CARM solicita el documento al responsable en documentación y una vez que ha comprobado la idoneidad del documento, inicia el proceso de adquisición.

5. El listado de adquisiciones queda relacionado en un documento que contiene: título, autor, editor, lugar de edición, año, lugar donde se adquiere y datos de contacto para adquirir los documentos (Ver anexo I). Este documento se puede usar en el proceso de adquisiciones con el fin de controlar las publicaciones que se adquieren.

6. Se genera un documento con los datos de los documentos a adquirir.


Documento: Es toda fuente de información registrada sobre un soporte físico o virtual.

Documento electrónico: documento cuyo soporte material es algún tipo de dispositivo electrónico o magnético, y en el que el contenido está codificado mediante algún tipo de código digital, que puede ser leído, interpretado o reproducido, mediante el auxilio de detectores de magnetización (Fuente: Wikipedia)

Usuario de la información: se encuentran comprendidos en un espectro muy amplio que abarca desde una persona hasta una organización y/o comunidad, donde se halla un grupo de individuos que demandan una determinada información a un centro (Fuente: Recursos de interés bibliotecario. Disponible en http://www.rdib.net/glosario.htm)

6. Resultado

Un listado con los documentos seleccionados para solicitar su adquisición.

7. Evaluación

• Nº documentos seleccionados relacionados con la temática de la institución

• Encuesta de satisfacción de usuarios

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http://www.rdib.net/glosario.htm

ADQUISICIÓN DE DOCUMENTOS

1. Título

Adquisición de documentos

2. Definición

Proceso mediante el cual las distintas unidades administrativas, que forman parte del Sistema de Información de la Comunidad Autónoma de la Región de Murcia, incorporan, previa selección, los documentos en los distintos formatos que formarán parte de la colección especializada en las materias concretas propias de cada unidad.

3. Objetivos

Completar y mantener, lo más actualizada posible, las distintas colecciones de las unidades administrativas del Sistema de Información, con el fin de crear un catálogo colectivo y único de los fondos para su posterior consulta y préstamo, con el fin de economizar recursos al evitar la duplicación de ejemplares. Para la adquisición de documentos hay que tener en cuenta tres factores fundamentales: el costo, el valor y el precio de los materiales bibliográficos previamente seleccionados .

4. Descripción

Se consideran cuatro tipos básicos de adquisición de documentos: compra, donación, canje y publicaciones gratuitas.

Compra

Es el método por excelencia para la adquisición de documentos en cualquier formato, físico o electrónico, ya que se obtienen aquellos ejemplares que cumplirán las expectativas bibliográficas de la unidad de información en cuestión.

Hay que tener en cuenta distintos factores como son:

Las necesidades, previo estudio, de la unidad administrativa concreta para el desarrollo de sus funciones internas y de las posibles peticiones de usuarios (particulares u otros centros del Sistema) que requieren documentos para consulta o préstamo.

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Conocer el presupuesto asignado para esta tarea y distribuirlo de la manera más eficaz, es decir “no comprar por comprar” sino racionalizar las adquisiciones, estableciendo una escala de valores y prioridades. Una vez hecha la selección se procurará obtener el precio más económico del mercado, para ello será preciso la consulta de distintas bases de datos de carácter comercial.

Llevar el control administrativo de las distintas compras que se hagan: presupuestos, facturación, etc.

La adquisición de un lote de documentos debe ser equilibrado para la creación de una colección lo más completa, estable y actualizada posible.

Donación

Sistema mediante el cual también se incrementan los fondos pero de forma gratuita. En este caso, el centro será receptor de la donaciones que le vengan de fuera o emisor de aquellas obras aportadas a otros centros del Sistema interesados en dichas publicaciones.

Canje

Sistema mediante el cual se produce un intercambio de publicaciones entre las distintas unidades administrativas o con otras instituciones no incluidas en el Sistema de Información.

Para llevar a cabo esta gestión interesa ofrecer los fondos que existen duplicados o que hayan llegado por cualquier vía, y que no sean, por su temática, apropiadas a nuestra unidad. Será necesario tener un control sobre estos ejemplares, elaborando una base de datos que aporte la información, aunque sea mínima, sobre los fondos: título, autor, año y número de duplicados de los que se dispone. Una vez elaborada esta lista se oferta mediante correo electrónico o cualquier otro medio a los otros centros integrantes del Sistema de Información para que pidan formalmente y se les sirve a cambio de otras publicaciones que, por sus contenidos, pueden resultar útiles en nuestro centro.

De este modo se van completando las lagunas temáticas de las colecciones y aumentando los fondos de cada unidad integrada en el Sistema de Información de la Región de Murcia.

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Publicaciones gratuitas

En los distintos servicios de publicaciones de otras CCAA podemos encontrar publicaciones gratuitas a las que se puede acceder para incorporarlas a la colección si es de interés para nuestro fondo.

Así tenemos, por Comunidades Autónomas:

Servicio de publicaciones de la Junta de Andalucía

http://www.juntadeandalucia.es/servicios/publicaciones.html

Gobierno de Aragón

http://www.aragon.es/portal/site/GobiernoAragon

Principado de Asturias

http://www.jgpa.es/portal.do?NM=1&IDM=24

Gobierno de las Islas Baleares

http://www.caib.es/root/index.do?lang=ca

Gobierno de Cantabria

http://www.cantabria.es/

Junta de Comunidades de Castilla-La Mancha

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http://www.juntadeandalucia.es/servicios/publicaciones.html

http://www.aragon.es/portal/site/GobiernoAragon

http://www.jgpa.es/portal.do?NM=1&IDM=24

http://www.caib.es/root/index.do?lang=ca

http://www.cantabria.es/

http://ccta.jccm.es/dglab/Cliente?id_aplic=26&idpv=3&id_tabla=427&pagActual=1&id_area=2&id=1&admin=No&txtSufijo=esp

Junta de Castilla y León

http://www.jcyl.es/web/jcyl/Portada/es/Plantilla100/1246947733694/_/_/_

Canarias

http://www3.gobiernodecanarias.org/hacienda/viceconomia/europe_direct/publicaciones.jsp

Generalitat Cataluña

http://www.gencat.cat/economia/ur/serveis/publicacions/catalegs_digitals/index_es.html

Gobierno de Extremadura

http://www.gobex.es/gobex/view/main/index/index.php

Xunta de Galicia

http://www.xunta.es/portada

Comunidad de Madrid

http://www.madrid.org/edupubli/m_cata.htm

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http://www.jcyl.es/web/jcyl/Portada/es/Plantilla100/1246947733694/_/_/_





http://www.gobex.es/gobex/view/main/index/index.php

http://www.xunta.es/portada

http://www.madrid.org/edupubli/m_cata.htm

Gobierno de Navarra

http://publicaciones.navarra.es/TiendaPublicaciones/novedades.faces

Gobierno de La Rioja

http://www.larioja.org/npRioja/default/defaultpage.jsp?idtab=448879

Generalitat Valenciana

http://www.librerialuces.com/editorial/generalitat-valenciana-llig-llibre-publicaciones/1013/

Ciudad Autonómica de Ceuta

http://www.ceuta.es/ceuta/

Ciudad Autonómica de Melilla

http://www.melilla.es/melillaportal/home.jsp

4. Resultados

Creación, ampliación y cobertura de lagunas de contenido de las colecciones bibliográficas, en cualquier soporte, de los centros que integraron el Sistema de Información de la Comunidad Autónoma de la Región de Murcia

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http://publicaciones.navarra.es/TiendaPublicaciones/novedades.faces

http://www.larioja.org/npRioja/default/defaultpage.jsp?idtab=448879



http://www.ceuta.es/ceuta/

http://www.melilla.es/melillaportal/home.jsp

5. Evaluación

En términos anuales :

Nº de documentos incorporados a la colección mediante compra

Nº de documentos incluidos mediante donación

Nº de documentos incorporados al fondo mediante canje o intercambio

Nº de documentos preferentes, pendientes de adquisición, extraídos de las listas de selección.

Nº de documentos obtenidos de otras Comunidades Autónomas mediante la oferta de publicaciones gratuitas.

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DESCRIPCIÓN DOCUMENTAL

1. Definición

Proceso mediante el cual los profesionales en esta área de la Comunidad Autónoma de la Región de Murcia, tratan la información contenida en los documentos pertenecientes a ésta Administración, siempre siguiendo la normativa aceptada en nuestro país, con el fin de recuperarla lo más pertinente y eficazmente posible.

2. Objetivo

Tratar los documentos que forman parte de la red de centros de información y documentación de la CARM, registrando, catalogando, clasificando, indizando y resumiendo su contenido, facilitando así el acceso a los mismos para el desarrollo óptimo y ágil de los servicios prestados en esta Administración.

3. Descripción

1. Alta del documento en la red. El personal responsable, al tener constancia de un material de nuevo ingreso en el centro, ya sea por compra, donación, intercambio o por producción propia, procederá a su introducción en el sistema automatizado, con unos datos mínimos informativos a los que llamaremos precatalogación y donde el sistema le asignará un número de registro y control que identifique inequívocamente ese documento.

2. Se procederá a continuación a la catalogación con el fin de intercambiar la información contenida en los documentos. Se hará de acuerdo a las normas internacionales utilizadas por todos los profesionales de nuestro país, nos referimos a las ISBD consolidadas, International Standard Bibliographic Description, http://www.bne.es/es/Servicios/NormasEstandares/ISBDconsolidada/Docs/ISBDconsolidada.pdf

En el anexo II, se adjuntará un manual de procedimiento mínimo para cada tipo de soporte documental de adaptación de estas normas ISBD consolidadas con los ejemplos más frecuentes, a fin de agilizar los procesos.

3. Para la clasificación de la documentación se opta por la más universal y general implantada en nuestro país e internacionalmente. Hablamos de la CDU, Clasificación Decimal Universal, donde todos los conocimientos se agrupan en 10 apartados numéricos; a partir de estos números generales se va descomponiendo decimalmente dicha información, hasta abarcar todos los conocimientos de una materia

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http://www.bne.es/es/Servicios/NormasEstandares/ISBDconsolidada/Docs/ISBDconsolidada.pdf

http://www.bne.es/es/Servicios/NormasEstandares/ISBDconsolidada/Docs/ISBDconsolidada.pdf

http://www.udcc.org/udcsummary/php/index.php?id=25403&lang=en

Cada centro aplicará ésta clasificación hasta el nivel de detalle que crea más pertinente y apropiado a la generalidad de sus usuarios. En el anexo III se va a publicar una adaptación de la CDU mínima y común a la mayoría de los centros de la red de información y documentación de la CARM.

4. En la indización, es decir, en el extracto de unos mínimos términos, palabras-clave, que indiquen la materia de nuestro documento, utilizaremos la lista de materias que aplica la Biblioteca Nacional de España, ya que en ella, por su carácter general y exhaustivo, se encuentran todas las materias de la documentación editada en nuestro país a lo largo de los años, http://catalogo.bne.es/uhtbin/authoritybrowse.cgi

Los centros de la red que por su especialización necesiten aplicar otros vocabularios controlados más específicos y adaptados a su área, como los thesauros o incluso los elaborados por los propios centros, procederán a comunicarlo al resto de centros de la red, a fin de tenerlo en cuenta a la hora de la recuperación de información.

Se confeccionará un vocabulario controlado mínimo y más utilizado en la red de centros y publicará en el anexo IV de este manual de procedimiento.

5. Se tenderá a conseguir realizar y sumar a la descripción un mínimo resumen indicativo de cada documento integrante de la red de información y documentación de la CARM. Aportando así agilidad, eficacia y servicio al usuario invadido literalmente por la información que nos rodea, evitándole pérdidas de tiempo en recuperar documentos, que al final no eran los demandados y que por los datos mínimos de la descripción bibliográfica podrían llevar a error.

En el anexo V se establecerá un listado mínimo de pasos a seguir para una mayor normalización y optimización del tiempo en la elaboración de este tipo de resumen. Avanzar hasta llegar a un resumen mucho más exhaustivo como el informativo será una decisión de cada centro de la red, adoptada según el nivel de especialización de sus usuarios

4. Definición de conceptos (fuente: http://www.rdib.net/glosario.htm )

Asiento bibliográfico: relación de datos mínimos indispensables de un documento, ya sea título, autor, materia, etc., que se realiza atendiendo a unas reglas determinadas y que permite identificar dicho documento.

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http://catalogo.bne.es/uhtbin/authoritybrowse.cgi


Base de datos: es un conjunto de datos que pertenecen al mismo contexto almacenados sistemáticamente para su uso posterior. En este sentido, una biblioteca puede considerarse una base de datos compuesta en su mayoría por documentos y textos impresos en papel e indexados para su consulta. Se distribuyen diversos tipos de bases de datos: las bibliográficas, que ofrecen datos de identificación de documentos; las numéricas o fácticas, que contienen datos objetivos de un área temática específica; las de texto completo, que ofrecen el texto íntegro de los documentos; las imágenes; etc

Biblioteca virtual: Aquella que incorpora los avances de la realidad virtual; sus equipos de cómputo tendrán que reflejar la tecnología de punta y las representaciones en hipermedia serán las adquisiciones más representativas, para relacionar y dirigir al usuario a colecciones específicas que no se encuentran en un solo sitio, y administrando su uso remoto.

Canje: Es el procedimiento de adquisición de publicaciones por el que bibliotecas u otras instituciones intercambian materiales bibliográficos.

Catalogación: Conjunto de operaciones bibliotecarias necesarias para la descripción completa de un documento y la asignación de una asignatura topográfica. Las operaciones incluyen la catalogación por materias -interna- además de la elección y redacción de los puntos de acceso principal y secundario. El resultado de la catalogación es un registro o asiento bibliográfico.

Catalogación centralizada: Modalidad de catalogación en la que una biblioteca o un servicio central realiza la catalogación de los fondos, que se envían a las diferentes sucursales junto con sus registros bibliográficos, en soporte impreso o electrónico.

Catalogación compartida: Modalidad de catalogación en la que varias bibliotecas, generalmente pertenecientes a una red con fondos similares, se ponen de acuerdo para catalogar cada una de ellas solo una parte de los fondos e intercambiar luego los registros entre sí.

Catalogación cooperativa: Modalidad similar a la catalogación compartida, pero contando con una base de datos centralizada de la que se copian y a la que se aportan registros poniendo en común el trabajo de todas las bibliotecas de una red.

Catalogación por materias: Determinación de los puntos de acceso que permiten la recuperación de un documento por razón de su contenido. En concreto, consiste en la asignación del término o signo correspondiente a la materia del documento en el lenguaje documental utilizado, bien sea un sistema de clasificación, bien se trate de encabezamientos de materia o descriptores de un "tesauro".

Catálogo: Lista ordenada de piezas que contiene una colección determinada. Supone la descripción de las piezas, los elementos para la

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ordenación de las descripciones y los recursos para la localización de las piezas de la colección. En una biblioteca, dichas piezas son los documentos.

Catálogo bibliográfico: Conjunto ordenado de registros bibliográficos que describen los documentos de una colección determinada (por ejemplo, de una biblioteca). Puede ser manual o automatizado. El catálogo manual es un conjunto de fichas de cartón que se ordenan por su encabezaminetro (autor, título, materia, CDU). El catálogo automatizado es una base de datos constituida por ficheros de registros y ficheros de índices.

Catálogo colectivo: Catálogo que contiene la información bibliográfica (descripción completa y localización) de fondos pertenecientes a varias bibliotecas unidas por algún fin común.

Catálogo sistemático: Catálogo ordenado jerárquicamente de acuerdo con un código de clasificación.

Catálogo topográfico: Catálogo ordenado de acuerdo con la signatura topográfica.

CDU (Clasificación Decimal Universal): Tiene su origen en la clasificación elaborada por Dewey en 1876. Otlet y La Fontaine pidieron permiso a Dewey para adaptarla al francés y configuraron un sistema que sirviera para sistematizar todos los saberes. En España desde 1939 es el sistema oficial de clasificación de las bibliotecas públicas. Sistema de clasificación que divide el conocimiento en diez clases que, a su vez en diez subclases cada una, y así sucesivamente. Sede Web UDCC.

Centro de documentación: Organismo orientado a la preparación de compilaciones de documentos, además anuncian, seleccionan, procesan, a través del resumen y la extratanción y la indización, recuperan y diseminan determinados documentos en respuesta a las demandas y necesidades de información específicas de los usuarios. Su objetivo es facilitar el acceso rápido y sencillo a los documentos mediante un análisis de su contenido. También llamado Centro de información.

Ciencias de la información: Según la UNESCO, no son sólo las Ciencias de la comunicación de las masas (radio, TV, prensa, etc.) sino también todas aquellas que comunican a los individuos cualquier información, como la Biblioteconomía la Archivística, las Ciencias de la documentación.

Clasificación: Técnica que se utiliza para la identificación, agrupación y distribución sistemática de documentos o cosas semejantes, con características comunes o sistema determinado y que pueden ser con posterioridad diferenciadas según su tipología fundamental. Dicho proceso se aplica de acuerdo a un esquema lógico predeterminado para señalar su ubicación. Cuando se trata de libros o documentos se llama clasificación bibliográfica o documental.

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http://www.udcc.org/

http://www.unesco.org/es

Clasificación de Dewey: Tiene su origen en 1876. Conocida como DDC (Dewey Decimal Classification), se usa por primera vez el sistema decimal, destinado a dividir las clases en diferentes subclases y también se usa en la notación. Sede Web DDC.

Descripción bibliográfica: Enumeración, ordenada y generalmente codificada, de los elementos o aspectos que mejor pueden identificar externamente un documento. Constituye el núcleo de un registro bibliográfico

Descriptores: Palabra o grupo de palabras seleccionadas entre un conjunto de términos para representar sin ambigüedad una noción contenida en un documento o en una solicitud de búsqueda de información. Los descriptores relativos a un tema se presentan de forma estructurada en tesauros.

Documentalista: Persona dedicada a recopilar datos biográficos, informes, noticias, etc., sobre determinada materia.

Documento: Es toda fuente de información registrada. Dependiendo del soporte en el que se difunda, hablaremos de impreso, electrónico, virtual o digital.

Documento primario: Es todo documento original, realizado por el autor, por ejemplo, un libro de poemas, una novela, un ensayo, un artículo.

Documento secundario: Es un documento que se refiere a otros documentos primarios. Su finalidad es facilitar la búsqueda de información. Son ejemplos de documentos secundarios las bibliográficas, los boletines, los catálogos, etc.

Documentación: Ciencia que se ocupa de probar o justificar una cosa con documentos. Es un proceso de preparación de la información disponible sobre un hecho que se está investigando. Hace que esta información esté dispuesta o asequible para examinar y analizar los hechos, las variables o los datos en general.

Encabezamiento: Elemento que se destaca a la cabecera de un registro bibliográfico, que sirve para ordenarlo dentro de un catálogo y para facilitar su recuperación.

Encabezamiento de materia: Término o conjunto de términos que designan o describen el asunto de que trata un documento.

Ficha catalográfica: Tarjeta de papel o cartulina de forma rectangular y dimensiones pequeñas en la que se fija de forma sintetizada el contenido y los caracteres externos de un documento o libro. De este modo se ofrece una idea de la materia, partes constitutivas, etc., de los mismos desde un punto de vista gráfico y tipográfico con la idea de facilitar el trabajo de los investigadores.

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http://www.oclc.org/dewey/

Ficha de autoridades: Fichero o lista de los encabezamientos admitidos por una biblioteca. Resuelve unívocamente los casos concretos en que existe ambigüedad durante los trabajos de catalogación. Ofrece además al catalogador las instrucciones y las referencias precisas para evitar decisiones o formas dobles. Los ficheros de autoridad más utilizados son: de nombres propios (de personas, de entidades, geográficos); de títulos uniformes; de encabezamientos de materia; de notaciones de un sistema de clasificación.

Fondo: Colección de los documentos de una biblioteca, hemeroteca, filmoteca, etc.

Formato normalizado: Cualquier formato de trabajo que se ajusta a una norma comúnmente aceptada (impreso, campos de un registro, etc.)

Gestión del Conocimiento: Corresponde al conjunto de actividades desarrolladas para utilizar, compartir, desarrollar y administrar los conocimientos que posee una organización y los individuos que en esta trabajan, de manera de que estos sean encaminados hacia la mejor consecución de sus objetivos.

Indización: Confección de índices. Traducción a un lenguaje documental (sistema de clasificación, descriptores, encabezamientos de materias) del contenido de un documento. Indicación de los lugares en que aparecen en un documento.

Información: En sentido general es un conjunto organizado de datos, que constituyen un mensaje sobre un determinado ente o fenómeno

ISBD (International Standard Bibliographic Description): Contiene normas internacionalmente admitidas para la descripción utilizable en monografías, publicaciones periódicas y cualquier clase de materiales.

ISO (International Standard Organitation): Organización internacional de normalización. Sede Web ISO.

Literatura gris: Se denominan así los documentos elaborados por el propio centro o por otros centros e instituciones, que se difunden principalmente por medio de fotocopias. Son publicaciones que nunca se aproximan a los cauces comerciales habituales por lo que resulta difícil conseguirlas.

MARC (Machine Readable Cataloguing): Primer formato normalizado para la catalogación y el intercambio de información bibliográfica legible por ordenador, creado por la Library of Congress en 1966. Surge por la necesidad de recoger la información bibliográfica e introducirla en el ordenador mediante una estructura catalográfica que haga que el registro sea identificado por el ordenador. Ha sido adoptado en otros países con pequeñas variantes: USMAC, DMARC, UNIMARC. En España se llama IBERMARC, existiendo una versión catalana denominada CATMARC. Sede Web MARC Standards.

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http://www.iso.org/

http://www.loc.gov/

http://www.loc.gov/marc/

Normalización: Establecimiento de procedimientos y formas de trabajo consensuados, para su aplicación en la fabricación de productos y en la prestación de servicios.

OSI: Modelo de referencia de Interconexión de Sistemas Abiertos (OSI, Open System Interconection) lanzado en 1984 fue el modelo de red descriptivo creado por ISO. Proporcionó a los fabricantes un conjunto de estándares que aseguraron una mayor compatibilidad e interoperabilidad entre los distintos tipos de tecnología de red producidos por las empresas a nivel mundial.

Punto de acceso: Información por la que se espera vaya ser buscado y recuperado un documento. Una vez redactado a la cabeza de un registro bibliográfico, se le llama encabezamiento.

Registro bibliográfico: Resultado escrito de la descripción de un documento. Se denomina también asiento bibliográfico y ficha, aunque estos términos se suelen usar para referirse a los catálogos manuales.

Registro informático: En un fichero de bases de datos, cada uno de los elementos en que se divide. Contiene los datos de un elemento de los descritos en el fichero, dividiendo la información en campos. Generalmente es el contenido de un formulario completo del formato escogido para la recogida de datos.

Resumen: Exposición breve y objetiva de un documento que indica el propósito del trabajo, métodos, los resultados y conclusiones del trabajo. Puede acompañar al documento original o incluirse en el documento que lo sustituye.

Ruido: Dícese de los documentos que se recuperan durante una búsqueda y que no son relevantes para el usuario que la realizó.

SGBD (Sistema de Gestión de Base de Datos): Son un tipo de software muy específico, dedicado a servir de interfaz entre las bases de datos y las aplicaciones que la utilizan. Se compone de un lenguaje de definición de datos, de un lenguaje de manipulación de datos y de un lenguaje de consulta. Su expresión inglesa es DBMS (DataBase Management System).

Silencio: Documentos que existen en una base de datos, que interesarían al usuario que busca información y que sin embargo no se recuperan porque no ha habido coincidencia entre los términos que utilizó el analista (creador de la base de datos) y los que utiliza el usuario que busca información.

Tesauro: Según Van Slype, es una lista estructurada de conceptos, destinados a representar de manera unívoca el contenido de los documentos y de las consultas dentro de un sistema documental determinado, y a ayudar al usuario en la indización y en la correcta recuperación de la información consultada.

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http://www.iso.org/

Usuario de la información: se encuentran comprendidos en un espectro muy amplio que abarca desde una persona hasta una organización y/o comunidad, donde se halla un grupo de individuos que demandan una determinada información a un centro.

Vaciado: Término coloquial que utilizan los bibliotecarios para referirse a la catalogación de los artículos de una revista.

Z39.50: Es un protocolo de red que gestiona la interconexión de ordenadores para funciones de búsqueda y recuperación. Pretende evitar conocer el funcionamiento de los distintos interfaces de OPACs mediante un traductor universal.

5. Resultado

El control y aprovechamiento de toda la información documental de la red de centros de la CARM.

6. Evaluación

• Nº de documentos precatalogados y registrados en un periodo determinado.

• Nº de documentos catalogados, clasificados e indizados en ese mismo periodo.

• Nº de documentos resumidos.

• Nº de documentos digitalizados y ofrecidos en red.

• Encuestas de satisfacción de usuarios y conclusiones periódicas.

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BÚSQUEDA Y RECUPERACIÓN DE INFORMACIÓN


Búsqueda y recuperación de información

2. Definición

Es el procedimiento mediante el cual se localiza un conjunto de documentos que cumplen unas determinadas condiciones de entre los registros bibliográficos incluidos en las bases de datos de la Red de información de la CARM, encaminados a satisfacer las necesidades de información de los usuarios.

3. Objetivo

Satisfacer las necesidades de información del usuario de la CARM, mediante la interrogación de las bases de datos de la Red de información y documentación de la CARM.

4. Descripción

Una vez conocido el sistema documental que se va a emplear, se desarrollará el procedimiento de búsqueda de información. No obstante se indica la secuencia a seguir en la estrategia de búsqueda más frecuente en los sistemas de información, que es la búsqueda temática (ver Anexo VI)

El resultado del procedimiento de búsqueda servirá de inicio para el procedimiento Difusión de información,


Base de datos: Es un conjunto de datos que pertenecen al mismo contexto almacenados sistemáticamente para su uso posterior. Se distribuyen en diversos tipos de bases de datos: las bibliográficas, que ofrecen datos de identificación de documentos; las numéricas o fácticas, que contienen datos objetivos de un área temática específica; las de texto completo, que ofrecen el texto íntegro de los documentos; las de imágenes; etc

Documento: Es toda fuente de información registrada sobre soporte.

Extracto: lista de resultados de una búsqueda que contiene los puntos esenciales

Encabezamientos de materias: Término o conjunto de términos que designan o describen el asunto de que trata un documento.

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Información: En sentido general es un conjunto organizado de datos, que constituyen un mensaje sobre un determinado ente o fenómeno.

Registro bibliográfico: Resultado escrito de la descripción de un documento. Se denomina también asiento bibliográfico y ficha, aunque estos términos se suelen usar para referirse a los catálogos manuales.

Usuario de la información: se encuentran comprendidos en un espectro muy amplio que abarca desde una persona hasta una organización y/o comunidad, donde se halla un grupo de individuos que demandan una determinada información a un centro (Fuente: Recursos de interés bibliotecario. Disponible en http://www.rdib.net/glosario.htm)

Estrategia: En un proceso regulable, conjunto de las reglas que aseguran una decisión óptima en cada momento. (Fuente: Real Academia Española)

5. Resultado

El resultado de un proceso de selección (búsqueda), es un conjunto de documentos, clasificados en un orden determinado, que cumplen los criterios de selección especificados.

La relación de documentos seleccionados se visualiza en forma de extracto o lista de resultados sobre los que nos podemos desplazar y acceder a su visualización y contenido

6. Evaluación

• Cantidad suficiente de los resultados

• Encuesta de satisfacción de usuario

• Exhaustividad

• Pertinencia de los resultados

• Ruido

• Silencio

• Tiempo de ejecución de la búsqueda.

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DIFUSIÓN DE INFORMACIÓN: BOLETÍN DE SUMARIOS, NOVEDADES, DIFUSIÓN SELECTIVA, NORMATIVA E INFORMACIÓN BIBLIOGRÁFICA

1. Titulo del procedimiento

Difusión de información: boletín de sumarios, novedades, difusión selectiva, normativa e información bibliográfica.

Definición

Proceso mediante el cual se organiza, mantiene y se suministra información bibliográfica y documental en la CARM.

Objetivo

Facilitar la búsqueda, localización, difusión y recuperación de la información, permitiendo a los usuarios finales conocer y acceder a los recursos documentales públicos en sus distintos formatos y que existan en todas las unidades o centros de documentación.

Descripción

Para poder realizar el procedimiento de difusión de información (boletín de sumarios, novedades, difusión selectiva, normativa e información bibliográfica) es necesario crear, administrar y mantener un sistema de tratamiento y gestión documental que utilice estándares y normalice los procedimientos de los fondos bibliográficos de los centros.

Las áreas de documentación bibliográfica se encargarán, entre otras de la elaboración de:

- Boletín de sumarios

- Novedades bibliográficas

- Difusión selectiva

- Información bibliográfica

• Boletín de sumarios

1. Los sumarios de publicaciones periódicas se han incorporado al sistema de gestión documental.

2. El buscador permitirá localizar los Sumarios de Publicaciones Seriadas disponibles en cada uno de los centros adscritos a la red.

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3. Los títulos se organizarán alfabéticamente, pudiendo tener acceso al sumario de la publicación seriada y a su vez a los sumarios individuales de cada uno de los títulos.

4. El sistema permitirá crear el Boletín de Sumarios automáticamente. El técnico selecciona los sumarios de los títulos de revistas que quiere que formen parte de ese boletín y el sistema automáticamente generará el documento con todos los sumarios.

5. La periodicidad será adecuada a las necesidades de cada centro.

• Novedades bibliográficas

Esta es una búsqueda predefinida, mediante la cual el usuario del sistema podrá recuperar los documentos introducidos en la red durante determinados periodos de tiempo, así esta sección actuaría a modo de alerta informativa.

Los títulos del boletín de novedades se organizarán alfabéticamente.

• Difusión selectiva de la información

Se entiende por difusión selectiva de la información el conjunto de información que se obtiene periódicamente y se procesa con el fin de enviarlo a los usuarios adscritos a la lista de distribución de la aplicación asociada a un tesauro o listas de materias, mediante el envío periódico a través de correo electrónico. (Ver anexo VII)

Objetivo:

Alertar de las novedades legislativas o documentos relacionados con el área temática de su interés. Se trata de mantenerlos al día, haciéndoles llegar periódicamente la información, mediante la actualización constante, proporcionándoles la documentación a texto completo en pdf o bien adjuntándoles el enlace a la página que contiene ese documento.

Descripción:

1. Periódicamente se selecciona los contenidos pertinentes de los documentos a difundir.

2. Todas las referencias seleccionadas se catalogan, clasifican e indizan en las bases de datos correspondientes a las que se les ha añadido un campo para introducir los enlaces, que nos sirvan, para su posterior recuperación a texto completo.

3. A los documentos catalogados e indizados se les adjudica a su vez una clasificación temática.

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4. Esta clasificación temática nos servirá para realizar el perfil de los futuros usuarios.

Profesionales que llevan a cabo el procedimiento: el personal cualificado que se responsabilice de cada uno de las actividades.

Los usuarios de los dos primeros productos son indeterminados y desconocidos, no ocurre lo mismo con aquellos que deciden utilizar el producto de la información selectiva, los cuales accederán a ella después de contestar a un cuestionario previo (Por determinar).

• Información documental

El usuario puede acceder a búsquedas documentales predefinidas configuradas en la sección de “monográficos”, dossieres que se irán confeccionando en función de temas concretos que sean de interés por su actualidad o en función de necesidades creadas por usuarios. A las novedades bibliográficas que se van incorporando al sistema y a otro tipo de información como son los enlaces de interés a páginas web externas.

5. Resultados

Crear los suficientes productos de difusión que permitan al usuario conocer rápida y eficazmente los recursos bibliográficos y documentales de que dispone la CARM.

6. Evaluación

Arbitrar los mecanismos para poder evaluar si los procesos documentales llevados a cabo sirven para dar respuesta a las demandas.

Encuestas de satisfacción de usuarios, medibles mediante el recuento de entradas en los diversos productos. Esta encuesta se elaboraran en fases posteriores.

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PRÉSTAMO Y OBTENCIÓN DE DOCUMENTOS

1. Título

Préstamo y obtención de documentos

2. Definición

Proceso mediante el cual se gestionan las transacciones por la que una biblioteca o centro de documentación deja, temporalmente, a sus usuarios (persona física o entidad) los documentos disponibles en ella, en los distintos formatos, como apoyo al aprendizaje, la docencia, la investigación o la práctica profesional del personal de la CARM.

3. Objetivo

Obtener y acceder a la información a través del contenido de los documentos disponibles en cualquier centro integrado dentro de la Red con el fin de compartir recursos y evitar la duplicidad de éstos.

4. Descripción del proceso

El préstamo que se va a definir es el de “Préstamo entre Organismos de la Comunidad Autónoma de la Región de Murcia” y el préstamo a otras Administraciones.

En la descripción del proceso de préstamo hay que distinguir distintas acciones:

- Alta de usuario. Cualquier centro podrá efectuar esta acción. Todas las altas de usuario quedarán recogidas en una base de datos común para todos los centros de la red con el fin de evitar la duplicidad de datos. (Ver anexo VIII)

- Lugar dónde se efectúa el préstamo. Para formar parte de una política compartida de préstamo será necesario que todos los catálogos, con los fondos susceptibles de ser prestados, estén disponibles en un catálogo común, con el fin de conocer exactamente el lugar en que está el documento y su situación, para efectuar el préstamo. Así pues el lugar donde se realizará el préstamo será el centro en el que se encuentre físicamente disponible el documento.

- Personal. La persona que tramitará cualquier acción de préstamo será el responsable en cada centro integrante en la red.

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- ¿Cómo efectuar el préstamo? El usuario, suponiendo que ya esté dado de alta, realizará su petición de forma presencial o no, a través del correo electrónico, fax, etc.

En el centro donde se puede obtener el documento, el responsable informará si está disponible o prestado, tanto una como la otra situación aparecerá reflejada a través del sistema de gestión documental, así como también figurará si se puede realizar el préstamo o no por estar sancionado, caso que ocurrirá si el usuario ha incumplido los plazos en la devolución de un préstamo anterior, si el documento está disponible en el centro procederá a realizar este servicio. Una vez diseñado el sistema que se va a emplear se pormenorizará en los plazos de este procedimiento.

En el caso de que la publicación no esté disponible, por encontrarse en situación de prestado, se activará una llamada de “reserva”, previamente diseñada para que cuando se produzca la devolución se pueda comunicar al usuario que hizo la reserva , de la disponibilidad del documento .

En el caso de que el usuario en cuestión se demore en la devolución del ejemplar/res el responsable le recordará que está incumpliendo los plazos de devolución.

Para la devolución del ejemplar, el usuario se personará en el centro del cual se lo llevó y el responsable dará por terminado el proceso de préstamo, apareciendo en la base de datos, de nuevo, como “disponible” y lo colocará en su ubicación original. Si se ha activado la “reserva” se comunicará a la persona interesada, por teléfono o correo electrónico, la disponibilidad del documento.

Tanto el préstamo como la devolución, a parte de efectuarse de forma presencial puede llevarse a cabo a través de los repartos internos entre las Consejerías.

- ¿Cómo efectuar el préstamo a otras Administraciones? Esta modalidad de préstamo se efectúa entre bibliotecas o centros de documentación de otras Administraciones o de otras Comunidades Autónomas, cualquier usuario podrá hacer uso de este servicio siempre a través de un centro, convirtiéndose en “centro receptor” (recibe el préstamo) o “centro prestatario” (emite el préstamo), para este último caso, es para el que se describe el proceso, puesto que el centro prestatario es el que impone sus normas.

Al igual que ocurre con el préstamo anteriormente descrito, ante una consulta, se informará al usuario en que centro se encuentra el ejemplar para que lo solicite directamente en éste.

26- 92 -

Se requerirá una petición formal de préstamo entre centros mediante un correo electrónico o un formulario, previamente diseñado con unos datos básicos. (Ver anexo IX)

Una vez que el centro prestatario recibe la solicitud formal que se requiere, el responsable comprueba la disponibilidad del ejemplar y se procede igual que con el préstamo descrito en el punto anterior. Si no está disponible, se activa la reserva, y si lo está se procede al envío del documento, por correo postal certificado y con acuse de recibo.

Simultáneamente al envío se emitirá un correo electrónico a la biblioteca peticionaria recordándole las normas para el préstamo. (Ver anexo X)

Una vez terminado el periodo de préstamo, la receptora devolverá el ejemplar a la prestataria, al igual que lo recibió, por correo postal certificado con acuse de recibo y se hará cargo, también, del pago de la devolución.

5. Resultado

Acceso y obtención temporal de los documentos

6. Evaluación

En términos anuales:

• Nº de documentos prestados

• Nº de reservas de préstamo

• Nº de préstamos pendientes

• Tiempo medio de devolución de los documentos

• Encuesta de satisfacción del usuario

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ALMACENAMIENTO, CONSERVACIÓN Y EXPURGO DE DOCUMENTOS

1. Título

Almacenamiento, conservación y expurgo de documentos

2. Definición

Almacenamiento es el sistema mediante el cual los materiales son dispuestos en un espacio físico o virtual para su uso, mientras la conservación comprende todas las actividades económicas y administrativas que incluyen el depósito y la instalación de los materiales, la formación del personal, los planes de acción, los métodos y técnicas referentes a la preservación de los materiales documentales y la información contenida en los mismos.

3. Objetivo

Disponibilidad óptima del fondo.

4. Descripción

4.1. Almacenamiento.

El almacenamiento comienza en el momento en que disponemos los materiales documentales en un espacio físico o virtual para su uso, tras haber pasado por el proceso de descripción documental.

El almacenamiento será realizado por el personal responsable que determine el centro y comprenderá los siguientes pasos.

Clasificación de materiales por el tipo de soporte.

Soporte papel.

• Se almacenará en estanterías convencionales para ello, las publicaciones periódicas contarán con cajetines que impidan la deformación de las mismas y en cajas archivadoras normalizadas.

• Para evitar que los materiales anteriores se deformen sería conveniente el uso de sujetalibros.

• Aquellos materiales en soporte papel que cuenten con un formato especial, se almacenarán en mobiliario adecuado. Especificaciones en Anexo I.

Documentos electrónicos.

• El almacenamiento de documentos digitales en soporte físico tanto óptico como magnético se realizará en mobiliario

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adecuado, cajoneras o estanterías especiales para este tipo de material.

• Documentos digitales en la red, teniendo en cuenta la volatilidad de la información que circula en Internet será preciso proceder al almacenamiento en un repositorio propio para poder conservar los contenidos.

4.2 Conservación.

• Conservación preventiva del fondo contra los tres tipos de agresiones básicas, termodegradación, biodegradación y manipulación adecuada

• Reparación y reproducción digital de los contenidos con la finalidad de preservar el original.

• Migraciones de formato en soportes digitales desfasados para preservar la información.

• Planificación de siniestros y restitución de elementos deteriorados y perdidos.

Especificaciones por tipos de materiales en el anexo XI.

4.3 Expurgo.

El expurgo es la operación técnica de evaluación crítica del fondo con vistas a mantener la vigencia y coherencia del mismo, es por lo tanto una tarea de gestión más que contribuye a mantener la colección en óptimas condiciones.

4.3.1. Criterios de expurgo.

Los criterios de expurgo serán objetivos y subjetivos. Los objetivos son aquellos que se pueden medir con cantidades, medidas, fechas, etc., mientras que los subjetivos son aquellos que dependen de una interpretación del personal responsable.

Criterios objetivos.

• Antigüedad de la colección.

• Redundancia.

• Uso.

Criterios subjetivos.

• Actualidad de la información.

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• Adecuación de la obra a las necesidades los usuarios del centro.

• Calidad de la información.

Criterios materiales:

• Estado físico de la obra.

• Formato o tipo de documento.

• Presentación material.

4.3.2. Aplicación de los criterios de expurgo.

Los criterios de expurgo deben ser aplicados a la colección mediante el cálculo de una medida a la que se aplicará un "punto de corte" o umbral de decisión, que será un marcador que determinará uno u otro tratamiento y destino final para cada documento.

Mientras que para la antigüedad y el uso, por ser criterios objetivos, es fácil determinar la medida y el punto de corte que determinará el destino de las obras, para los otros criterios la única medida será la opinión del personal responsable.

4.3.3 Después del expurgo.

Destino de los fondos.

• Fondos a conservar en la colección.

• Reintegración a su lugar de almacenamiento.

• Reparación o restauración, interna o externa.

• Fondos a retirar:

• Relegación o mantenimiento en la colección, pero en otro lugar de almacenamiento o con otro status.

• Depósito interno.

• Depósito externo.

• Eliminación, salida de las obras de la colección

• Donación a otros centros.

• Destrucción física.

Evaluación del expurgo.

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Como toda operación de la gestión de la colección, el expurgo es necesario que sea evaluado para determinar hasta qué punto ha alcanzado sus objetivos y poder corregir, si es el caso, en un futuro la metodología utilizada.

Especificaciones sobre expurgo, indicadores de evaluación y ficha de relación de documentos a expurgar en el anexo XII.


Almacenamiento: Almacenamiento es el sistema mediante el cual los materiales son dispuestos en un espacio físico o virtual para su uso.

Conservación: la conservación comprende todas las actividades económicas y administrativas que incluyen el depósito y la instalación de los materiales, la formación del personal, los planes de acción, los métodos y técnicas referentes a la preservación de los materiales documentales y la información contenida en los mismos.

Expurgo: Operación técnica de evaluación crítica con vistas a la retirada de parte de una colección bibliotecaria. Supresión de determinados fondos de la biblioteca, ya sea momentánea o definitivamente, con el fin de dar mayor operatividad y eficacia a la gestión de la colección, ajustándola a las necesidades reales de los usuarios. (RBDI)

Documento: Es toda fuente de información registrada sobre un soporte físico o virtual.

6. Resultado

Mantener el fondo documental actualizado y conservado.

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SOLICITUD E INTERCAMBIO DE ARTÍCULOS DE REVISTAS ENTRE CENTROS


Solicitud e intercambio de artículos de revistas entre centros

2. Definición

Proceso mediante el cual, de forma electrónica, los responsables de los centros que integran la red, solicitan artículos al centro donde se encuentra ubicada físicamente la revista.

3. Objetivo

Intercambiar artículos de revistas entre los diferentes centros que pertenecen a la red y personal técnico de la CARM.

4. Descripción.

El formulario de solicitud permitirá buscar y seleccionar la revista. Como sabemos que títulos tiene cada centro entonces al seleccionar la revista, automáticamente aparecerá el correo electrónico del centro que tiene que dar respuesta y la solicitud le llega a ese centro.

1. El usuario (el técnico de la CARM o responsable de otro centro) solicita un artículo de revista, rellenando un formulario web. (Ver anexo XIV)

2. El responsable del centro donde se encuentra ubicada la revista recibe la solicitud del artículo.

3. Busca el artículo de la revista y lo escanea.

Seria interesante establecer un sistema donde se depositaran los artículos que se escanean y en vez de enviar el artículo como documento adjunto, que a veces da problemas por el tamaño del fichero, enviar el enlace donde se encuentra el artículo.

4. Envía el artículo por correo electrónico. La Red establecerá los plazos mínimos de respuesta.

Al enviar el artículo por correo electrónico el sistema debe registrar una serie de datos a efectos de control y estadísticas. (Ver anexo XV)


6. Resultado

El envío del artículo en formato electrónico o la dirección web donde se pueda descargar.

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7. Evaluación

- Nª de solicitudes pendientes

- Nº de solicitudes en proceso

- Nº de solicitudes enviadas

- Encuesta de satisfacción de usuarios

33- 99 -

ANEXOS Anexo I. Relación de documentos para seleccionar y adquirir

Título:

Autor:

Editor:

Lugar de edición:

Año:

Tipo de adquisición (compra, donación, propia):

Lugar de adquisición y datos de contacto(librería, institución, etc):

Fecha de solicitud:

Fecha de entrega:

Otros datos:

----------------------------------------------------------------------------------------

Título:

Autor:

Editor:

Lugar de edición:

Año:

Tipo de adquisición (compra, donación, propia):

Lugar de adquisición y datos de contacto(librería, institución, etc):

Fecha de solicitud:

Fecha de entrega:

Otros datos:

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Anexo II. Manuales de procedimiento según los tipos documentales procesados en la red de información y documentación de la CARM

- Monografías

- Publicaciones periódicas

- Recursos electrónicos

- Audiovisuales

- Mapas y materiales gráficos (incluye fotografías)

- Documentos on line , en Internet

Anexo III. Clasificación Decimal Universal adaptada.

CDU mínima básica que desarrolle todas las materias aplicadas en la red.

Anexo IV. Listado de materias.

Listado de materias mínimo aplicado en la red de centros de la CARM y los listados específicos que algunos centros necesiten.

Recomendados:

Tesauros y Glosarios IEDCYT en Línea (antes CINDOC) http://thes.cindoc.csic.es/index_esp.php

Tesauro de la Unesco. http://skos.um.es/unescothes/?l=eshttp://skos.um.es/unescothes/?l=es Lista de encabezamientos de materias para Biliotecas Públicas http://www.mcu.es/bibliotecas/docs/MC/LEMBP/LEMBP.pdf

35- 101 -

https://correo.carm.es/exchweb/bin/redir.asp?URL=http://thes.cindoc.csic.es/index_esp.php

https://correo.carm.es/exchweb/bin/redir.asp?URL=http://skos.um.es/unescothes/?l=eshttp://skos.um.es/unescothes/?l=es

https://correo.carm.es/exchweb/bin/redir.asp?URL=http://www.mcu.es/bibliotecas/docs/MC/LEMBP/LEMBP.pdf

Anexo V. Especificaciones para elaborar resúmenes.

Ficha nº Autor Titulo Soporte Editorial: Lugar: Año: Código identificación Localización

Descriptores: Áreas temáticas Resumen

Anexo VI. Simulación de estrategia de búsqueda temática

1. Aclarar bien qué es lo que necesitamos realmente, en todos sus aspectos, centrar o definir bien la necesidad de información, la pregunta que hemos de formular a un sistema de información o BD:

‡ El tema que nos interesa en general

‡ Bajo que aspectos nos interesa y bajo cuales no

‡ Lengua de los documentos

‡ El tipo de documentos primarios que buscamos

‡ La época de los documentos que buscamos

‡ Una vez que tenemos claro lo que buscamos podríamos seguir estos nueve pasos

2. Identificar conceptos importantes que describan la información que buscamos

3. Sintetizarlos en palabras clave.

4. Determinar si hay sinónimos, términos relacionados u otras variaciones que sea conveniente introducir en la búsqueda

36- 102 -

5. Determinar cómo vamos a combinar los términos operadores boléanos y truncamiento

6. Elegir la base de datos o el motor de búsqueda

7. Familiarizarse con las características de la base de datos o el motor de búsqueda elegida: ayuda, búsqueda avanzada, FAQ

8. Expresar la búsqueda en función de las posibilidades de la base de datos

9. Evaluar los resultados

10. Replantear la estrategia en los puntos 3-5

Encontrar una referencia que se ajusta a nuestra demanda es de hecho el mejor modo de precisar y mejorar nuestra búsqueda, usándola como ejemplo podemos encontrar las que tienen los mismos términos descriptores, clasificaciones, etc.

Es interesante llevar un registro de búsquedas, anotando la fecha, la base de datos, o el motor de búsqueda utilizado, la formulación de la búsqueda, el número de resultados obtenidos.

Anexo VII. Difusión de información

Formulario de difusión selectiva de información (DSI)

Este servicio tiene como objetivo poner a disposición del usuario la información normativa y bibliográfica de que se dispone en el centro de documentación.

El acceso a esta información se acotará por campos de interés. El usuario debe seleccionar una o varias materias de las especificadas en el listado y quedará incluido en la lista de distribución. La información se recibirá vía e-mail con una periodicidad semanal.

Datos de contacto

Datos personales

Nombre:

Apellidos:

Consejería:

Dirección General:

Descripción puesto de trabajo:

Teléfono:

37- 103 -

Fax:

e-mail:

De acuerdo con la legislación vigente, Ley Orgánica 15/199, de 13 de diciembre, de Protección de Datos de Carácter Personal, al utilizar este servicio, acepto que mis datos sean incluidos en un fichero automatizado de carácter confidencial y restringido para ser utilizado en la gestión de este servicio.

Materias (a estudio posterior)

Anexo VIII. Datos básicos para el “alta de usuario”

• Denominación de la Unidad Administrativa a quien se le hace el préstamo

• Organismo al que pertenece la Unidad

• Dirección y Código postal

• Teléfono/s de contacto

• Dirección de correo electrónico

• Otros: para cualquier puntualización, al margen de los datos básicos y que se consideren relevantes

Anexo IX. Datos para el préstamo entre centros de la CARM

• Denominación del centro o biblioteca peticionaria

• Domicilio y código postal

• Teléfono

• Correo electrónico

• Título y autor de la publicación que se pide

• Editorial y año de publicación

• Fecha de préstamo

• Otros

Anexo X. Normas para el préstamo entre centros externos a la CARM

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• Duración del préstamo: un mes con la posibilidad de una renovación de otro mes

• Posible sanción en el caso de retraso en la dovolución o extravío del documento

• Precio del envío, que el centro receptor abonará a la llegada del documento en concepto de gastos de envío

• Informar de que en el caso de que se pierda el documento, la biblioteca receptora procederá a su reposición

• Modo de devolución

Anexo XI. Especificaciones sobre conservación por tipos de

Ámbito Temperatura Humedad Ventilación de aire

Colecciones bibliográficas 18ºC a 20ºC 45% Aconsejable Áreas públicas y de personal 20ºC a 24ºC 45% Aconsejable Taller de conservación y restauración

18ºC a 20ºC 50% Si

Digitalización de documentos 18ºC a 20ºC 50% Si Material fotográfico 16ºC a 18ºC 35% Si Películas de nitrato 16ºC a 18ºC 35% Aconsejable Películas de triacetato 16ºC a 18ºC 35% Aconsejable Material informático 21ºC a 20ºC 50% Si

Anexo XII. Especificaciones sobre expurgo.

1. Datos del Centro Orgánica: Consejería. Centro Directivo Denominación del centro o unidad 2. Identificación de los fondos Tipos de materiales: Libro Publicación periódica

39- 105 -

Recurso electrónico en soporte material Recurso electrónico en repositorio Otros 2.1. Datos de identificación libro Título Autor Código de control normalizado Fecha Código identificación Patrimonio (número de inventario) Número de registro Soporte 2.2. Datos de identificación colección: 3. Criterios • Antigüedad • Redundancia-Duplicada • Uso por los usuarios (3-5 últimos años)

Consulta frecuente (valores de frecuencia) Consulta esporádica Ninguna consulta

• Conservación Bien conservado Deteriorado

• Actualidad de la información

Vigente No vigente Valor histórico

• Disponibilidad Disponible en otro centro Accesible en Internet

• Pérdida 4. Clasificación:

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Expurgo Donación – Centro de destino

Anexo XIII. Creación de un formulario web de revistas, dicho formulario deberá llevar los siguientes campos:

Título de la revista

Número y volumen

Año

Autor

Título del artículo

Nombre de la persona que solicita

Organismo

Teléfono y email

Anexo XIV. Datos a efectos de control y estadística

Nª solicitud

Fecha de solicitud

Fecha de envío

Estado: pendiente (se ha recibido), en proceso (se está realizando el proceso para remitirlo) y enviado (se ha enviado y terminado el proceso)

Observaciones

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Difusión.

(Anexo VII)

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11.04.2013

Comienzan las primeras sesiones de formación de los Grupos de Trabajo y Seminarios de 2013

La Escuela de Administración Pública mantiene abierto el plazo para que nuevos grupos de trabajo puedan incorporase a este modelo formativo centrado en el aprendizaje compartido, fruto de la reflexión sobre la práctica profesional

Durante esta semana han comenzado a celebrarse las primeras sesiones del Programa de Formación de Grupos de Trabajo y/o Seminarios, incluidas en las acciones formativas del Programa de Calidad de las Unidades (PCU) para el presente año 2013 de la Escuela de Administración Pública (EAP) de la Región de Murcia. Este modelo formativo permite establecer protocolos de actuación y de buenas prácticas con una aplicación directa e inmediata en la mejora de las diferentes unidades administrativas.

La Escuela de Administración Pública, adscrita a la Dirección General de la Función Pública y Calidad de los Servicios, mantiene abierto el plazo para poder solicitar la creación de nuevos grupos de trabajo y/o seminarios, ajustándose a las condiciones establecidas para este Programa de Formación, y que pueden consultarse en la Web de la EAP, en el apartado de ‘Oferta Formativa ’.

Este Programa de Grupos de Trabajo y Seminarios recibió el Premio 2012 a la Calidad en la Formación para el Empleo de las Administraciones Públicas, en

1 / 2 Información disponible en > eapmurcia.carm.es - 109 -

http://eapmurcia.carm.es/web/pagina?IDCONTENIDO=18314&IDTIPO=11&RASTRO=c$m



el apartado de Innovación Didáctica, que concede el Instituto Nacional de Administración Pública (INAP), dependiente del Ministerio de Hacienda y Administraciones Públicas.

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Vigilancia de Salud y Gestión de la Información

En concreto, el pasado martes 9 de abril inició sus trabajos el 'Seminario sobre Vigilancia de la Salud', en su segunda edición, en el que participan 12 profesionales del personal sanitario y técnico del Servicio de Prevención de Riesgos Laborales. Entre los proyectos que va a desarrollar este grupo de trabajo se encuentran el estudio de actuaciones específicas de vigilancia de la salud para personal que desarrolla sus tareas al aire libre y otro para quienes realizan trabajos en altura.

Por otra parte, el viernes 12 de abril comienza el 'Seminario de Cooperación en Gestión de la Información', en el que participan 20 empleados públicos de las ramas de Archivística, Biblioteconomía y Documentación, que van a estudiar y evaluar sistemas de gestión documental para trabajar y/o consultar en red, así como efectuar protocolos de actuación para la puesta en marcha de la red de centros y la adecuación de contenidos actuales para conseguir un punto de acceso único en la Web de revistas de la CARM.


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19.11.2013

El Seminario de Gestión de la Información crea un servicio de hemeroteca de acceso libre

Tres nuevos centros de Documentación de la CARM se han incorporado a este grupo de trabajo, pionero en el desarrollo del Código de Buenas Prácticas

La web corporativa www.carm.es ha puesto en marcha un acceso a todas las revistas con suscripción abierta disponibles en los centros que colaboran en el Seminario de Cooperación en Gestión de la Información, uno de los grupos de trabajo y comunidades de práctica de la Escuela de Administración Pública, que el pasado miércoles finalizó sus sesiones formativas.

Mediante esa hemeroteca se pueden consultar directamente las que son de acceso libre, así como la forma de solicitar artículos cuando las revistas sean restringidas. Asimismo, se ofrece un listado alfabético de títulos y otro por materias que se está elaborando, al acceder a través del área temática “Documentación” del portal institucional.


http://www.carm.es/web/pagina?IDCONTENIDO=1&IDTIPO=180

http://www.carm.es/web/pagina?IDCONTENIDO=56&IDTIPO=140&RASTRO=c$m

http://www.carm.es/web/pagina?IDCONTENIDO=1&IDTIPO=180

http://www.carm.es/web/pagina?IDCONTENIDO=56&IDTIPO=140&RASTRO=c$m

Este es uno de los logros alcanzados en este Seminario, uno de los grupos de trabajo pioneros en el aprendizaje colaborativo y de buenas prácticas que puso en marcha la Escuela de Administración Pública hace tres años. Esta comunidad de prácticas finalizó la semana pasada las sesiones formativas de su tercera edición, en la que se han integrado profesionales de Documentación y Gestión de la Información de once centros documentales repartidos en las consejerías y los organismos autónomos de la CARM.

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Precisamente, en el área temática de Documentación de la web van a quedar identificados todos los centros que participan en el Seminario, así como su horario, contacto, servicios y localización.

En este tercer año se han incorporado al grupo de trabajo tres nuevos centros, hasta alcanzar los once, y los participantes han realizado un estudio cuantitativo básico para conocer la cantidad de documentos de que disponen en sus catálogos, el número de usuarios y de consultas, así como el grado de automatización de las colecciones. De momento, se cuenta con casi 100.000 volúmenes, unos 700 títulos de revistas y casi 40.000 usuarios.

Desarrollo del Código de Buenas Prácticas

Otro de los resultados de los trabajos del Seminario ha sido la elaboración de una Instrucción para compartir revistas y publicaciones entre los centros de documentación e información, de modo que los usuarios tengan un mayor número de títulos a su disposición. Está previsto que esta Instrucción actualice los artículos del Código de Buenas Prácticas de la Administración Pública de la Región de Murcia , en todo aquello que tiene que ver con el buen uso de los recursos públicos en materia de Publicaciones.

A este respecto, y con el fin de desarrollar el Código de Buenas Prácticas en estas materias, el Seminario tiene previsto participar en un proyecto de gestión del conocimiento enfocado a la creación de un repositorio institucional. Éste albergaría los contenidos digitales de estudios de investigación y trabajos técnicos que disponen los diferentes departamentos de la Administración regional, al igual que las publicaciones propias de la CARM, para facilitar su gestión y difusión, incluyendo su preservación, organización, acceso y distribución.

También se ha propuesto continuar trabajando en la implantación de un programa de catalogación compartida en las bibliotecas especializadas de la CARM, que permita consultar todos los documentos y lograr un catálogo colectivo con todos los fondos bibliográficos de la Comunidad. Este es otro de los objetivos del Código de Buenas Prácticas.

El grupo de trabajo ha concluido, asimismo, el Manual de Procedimiento básico de los procesos técnicos habituales en los centros, a la espera de adecuarlos a las aplicaciones informáticas corporativas para la gestión documental que se desarrollen en el futuro: repositorio institucional y gestión de bibliotecas especializadas.


http://intranet.carm.es/web/pagina?IDCONTENIDO=39427&IDTIPO=100&RASTRO=c$m11343,12850



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MEMORIA - CARM