Memoria practicum

BECA DE COLABORACIÓN EN EL SERVICIO DE COMUNICACIÓN INSTITUCIONAL

SARA DEL VALLE RUIZ PRÁCTICUM 2008/2009 GRUPO 34-5

PrácticumDurante el curso 2008-2009 he disfrutado de la oportunidad de ser miembro del Servicio de Comunicación Institucional de la Universidad Carlos III en calidad de becaria de colabo-ración. Concretamente, he colaborado veinte horas semanas en el área de comunicación interna, bajo la tutela de Daniel Vega Prieto.

En estos meses he comprendido mejor cómo se coordinan los diferentes departamentos que integran un gabinete de comunicación y el papel que cumple la comunicación interna en una organización.

En la presente memoria explicaré brevemente cuál es la iden-tidad de la institución donde he colaborado y las actividades que he realizado durante el periodo de prácticas para con-cluir con mi valoración personal de mi estancia, la cual ha sido desde el primer momento satisfactoria.

La Universidad Carlos III de Madrid (UC3M) es una institución educativa y pública dedicada a la enseñan-za superior y a la investigación. Tiene como principal compromiso ofrecer la máxima calidad docente e in-vestigadora para formar a ciudadanos íntegros, críticos y capaces de asumir la responsabilidad de trabajar por un mundo más justo y solidario. La UC3M presta espe-cial atención a las acciones de cooperación y sostenibi-lidad y concibe como valores fundamentales el respeto al medio ambiente y la solidaridad.

La Universidad Carlos III de Madrid, con campus en Getafe, Leganés y Colmenarejo, busca la excelencia en todos sus ámbitos, especialmente en la investigación. Precisamente, durante este curso académico 2009-2010, se han incorporado a la Universidad diez inves-tigadores de Excelencia, gracias al Convenio de Cola-boración suscrito con el Banco Santander. La UC3M es, además, la primera universidad española con la mención de calidad otorgada por el Ministerio de Edu-

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UNA INSTITUCIÓN PÚBLICA DE EXCELENCIA: LA UNIVERSIDAD CARLOS III DE MADRID

SUMARIO

Una institución pública de excelencia: la Universidad Carlos III de Madrid.........1

1. Servicio de Comunicación Institucional

Beca de colaboración en el área de Comunicación Interna.............................3

1. Boletín universitario Semanal 3 2. “Antiguos alumnos y empresas”3. Publicación de avisos4. Agenda5. Otras tareas

Valoración personal.................................7

1. Daniel Vega, mi tutor

Prácticum 2008-2009

Prácticum 2008-2009 Prácticum 200-2009

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cación y Ciencia en sus Programas de Doctorado y la única universidad pública española que ha adaptado en este curso sus titulaciones al nuevo Sistema Euro-peo de Enseñanza Superior.

Servicio de Comunicación InstitucionalCon la elección del nuevo rector Daniel Peña en abril de 2007, se reestructuró el Servicio de Comunicación Institucional y se constituyó un nuevo equipo profesio-nal repartido en cuatro áreas: Comunicación Corpora-tiva, Comunicación Interna, Edición Gráfica, Relaciones con los medios de Comunicación. A continuación se presentan sus respectivas funciones:

1. Área de Comunicación Corporativa

Diseño de los materiales de información corporativa: • impresos, web institucional, medios electrónicos, audiovisuales, etcétera.Planificación y desarrollo de campañas de comuni-• cación interna y externa de la responsabilidad social corporativa de la UC3M, premios, eventos, semana de la ciencia, etcétera.Rediseño y realización de campañas de publicidad para • la promoción de la Universidad: selección de agencia, planes de medios en prensa, radio, Internet.Desarrollo del plan de presencia de la Universidad en • ferias

2. Área de Comunicación Interna

Planificación y coordinación de envíos de correos elec-• trónicos masivos en la Universidad.Gestión de Agenda y Avisos del web institucional.• Edición de boletín electrónico semanal de comunica-• ción interna.Edición de boletines electrónicos para otros públicos: • empresa y antiguos alumnos.Planificación y gestión de tablones electrónicos.• Coordinación de los soportes de publicidad exterior • situados en los campus.

3. Relación con Medios de Comunicación

Externos

Relaciones informativas con medios: atención de de-• mandas de información de periodistas y envío de notas de prensa.Organización de ruedas de prensa y encuentro con pe-• riodistas.Seguimiento de apariciones en los medios: gestión y • distribución de dossier de prensa.


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4. Edición y Producción Gráfica

Desarrollo de la identidad grafica corporativa• Implantación de un sistema de publicaciones de uso ge-• neral en la universidadEdición de materiales gráficos y supervisión de la ima-• gen de los soportes de comunicación producidos en la universidad.Creación de un fondo fotográfico para la comunicación • institucional y publicitaria.Organización de la fotografía protocolaria e institucio-• nal.

1. Boletín universitario Semanal 3

La elaboración del boletín universitario requiere una serie de procedimientos que incluyen la toma de de-cisiones periodísticas y actividades técnicas con herra-mientas informáticas. La preparación del Semanal 3 comienza el lunes anterior de la semana de su publi-cación y debe “cerrarse” todos los viernes tras la apro-bación del Vicerrectorado de Comunicación. El primer paso consiste en la redacción de un documento de pre-visiones que incluya eventos y actividades susceptibles de ser anunciados. En esta fase inicial, que transcurre los dos primeros días de la semana, lunes y martes, es cuando adquiere gran relevancia las tareas de docu-mentación y de contacto con fuentes universitarias.

a. Fuentes

Para obtener una primera aproximación de las activi-dades que se organizarán en la UC3M, consultamos

en primer lugar todas las webs de los departamentos académicos, servicios universitarios e institutos. Otros documentos que resultan de especial utilidad son el documento Excel de acceso restringido para la reserva de aulas y la agenda de actos del área de Audiovisuales, en la que figuran aquellas actividades que necesitan soporte audiovisual como cámaras. Asimismo, los avi-sos enviados por el Personal de Administración y Servi-cios (PAS), por el Personal Docente e Investigador (PDI) y por las asociaciones de estudiantes también aportan datos de utilidad que incorporamos al documento de previsiones. En algunas ocasiones, no obstante, hemos acudido a fuentes externas como entidades que orga-nizan competiciones o Universia, web con información universitaria de interés donde han publicado noticias relacionadas con la UC3M que todavía no ha recibido su correspondiente tratamiento informativo por parte

BECA DE COLABORACIÓN EN EL ÁREA DE COMUNICACIÓN INTERNA

Como becaria del área de comunicación interna del Servicio de Comunicación Institucional, he prestado apoyo a diversas tareas, entre las que destacan, por orden de importancia, la elabora-

ción del boletín universitario Semanal 3, Semanal 3 “Antiguos Alumnos”, Semanal 3 “Empresas”, la publicación de avisos y la publicación de la agen-da institucional.

del área de Comunicación Externa . Cabe señalar que, si bien la mayoría de los servicios universitarios vuelcan constantemente nuevas informaciones en la web de la Universidad, sólo algunos departamentos académicos e institutos mantienen permanentemente actualiza-dos sus contenidos. Por esto es imprescindible contac-tar telefónicamente –o por email- con cada secretaría o directamente con el profesorado para confirmar la celebración de actos y obtener más información. Ro-gamos a cualquier miembro de la comunidad universi-taria que quiera publicar algún evento en el Semanal 3 que aporte los siguientes datos:

Al inicio del curso 2008-2009, que coincidió con la incorporación en el puesto de beca de colaboración, apenas recibíamos correos solicitando la inclusión de actos al boletín. No obstante, a medida que contacta-ba telefónicamente con los distintos departamentos y profesorado y tras explicarles el procedimiento de ac-tuación, ha aumentado notablemente el volumen de peticiones para aparecer en el Semanal 3.

Una vez que el documento de previsiones ya contie-ne suficiente información, el responsable de comuni-cación interna, Daniel Vega, se reúne con el director del Servicio de Comunicación Institucional, Jose Mª Martín Dávila, para consensuar su aprobación y elegir los 3 actos más destacados, que ocuparán una posi-ción preferente en el boletín. La última evaluación, una

vez que se finalice la maquetación del Semanal 3, co-rrerá a cargo de la Vicerrectora de Comunicación, Cul-tura y Deporte y Extensión Universitaria, la profesora Montserrat Iglesias Santos.El boletín Semanal 3 consta de diversas secciones que tienen un lugar predeterminado:

• Destacados: el Servicio de Comunicación Institucional, en con-

senso con el Vicerrectorado de Comunicación, elige las 3 activi-

dades más relevantes, que ocupan una posición preferente en el

boletín y se distinguen por el tamaño de la imagen que las acom-

paña.

• Seminarios: se situán siempre en la columna vertical del marco

izquierdo, priorizando los que sean impartidos por profesores de

universidades extranjeras.

• Conferencias, Jornadas, Talleres: cada una de estas secciones

debe situarse en el marco central y próximas a los destacados.

Al tratarse de actividades académicas, gozan de una prioridad

mayor.

• Cátedra de Excelencia: espacio reservado al breve perfil de uno

de los 10 investigadores de Excelencia que se han incorporado

en la UC3M.

• Perfil: tabla dedicada a un profesor, investigador o personalidad

relevante que visita nuestra Universidad.

• Cooperación: Noticia de Responsabilidad Social Corporativa, di-

ferenciada del resto por el tono gris de la cabecera.

• Noticia de la Oficina Científica

• Cultura: incluye las actividades que prepara el Espacio de Estu-

diantes así como el Auditorio de la UC3M.

• Videodrome: proyección semanal organizada Elena Galán, pro-

fesora del Departamento de Comunicación Audiovisual.

• Deportes

• Idiomas

• Postgrado: Sección que se ha incorporado recientemente con

la apertura del periodo inscripción a los programas máster de la

UC3M

• Becas

• Avance: si algún evento previsto para la siguientes semanas re-

quiere de inscripción previa y es destacable, se anuncia con sufi-

ciente tiempo de antelación.

b. Herramientas informáticas

Dreamweaver y Photoshop

Para montar el boletín utilizamos Dreamweaver y Pho-toshop de Adobe. Nos basamos en una maqueta previa que incorpora la cabecera y permite que diseñemos el boletín en un área de trabajo estándar. A partir de ahí, creamos tablas y celdas que varían cada semana en

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• Nombre del ponente o ponentes

• Título del seminario, conferencia, jornada,

encuentro, etcétera

• Fecha, hora, aula o sala, campus

• URL o díptico/cartel en formato .doc o pdf que

haya creado el departamento para la ocasión

(voluntario)

Durante este curso han aumentado las solicitudes de publicación en el boletín. ,,

función de la extensión de cada sección o del número de temas, excepto en los destacados, que siempre res-petan las mismas proporciones semana tras semana.Con Photoshop adaptamos el tamaño de las imágenes que necesitamos para ilustrar los eventos. No obstan-te, la tarea de diseño gráfico y de composición de imá-genes se asigna a la diseñadora gráfica del servicio y responsable del área de Edición y Producción Gráfica.

Contribute

El proceso de elaboración del Semanal 3 no sólo re-quiere programas como Dreamweaver o Photoshop. Debemos subir al servidor de la Universidad todas las imágenes que utilizamos en la maquetación –para reducir considerablemente el peso del archivo- y los carteles y dípticos que nos envían desde los diferen-tes departamentos e institutos. El programa empleado para ello es Contribute (de Macromedia), que no sólo asigna a cada documento una dirección web sino que también permite reeditarlo. Una vez finalizado el bole-tín y momento previo a su envío, también subimos al servidor el archivo html resultante de la maquetación en Dreamweaver . De este modo obtenemos la versión web , caracterizada por mantener un tamaño que opti-miza la visualización, y la versión pdf , que ofrece a los usuarios la posibilidad de guardar el documento o de imprimirlo.

Mozilla Thunderbill

Tras preparar las versión de visualización óptima y la versión PDF procedemos, cada viernes, al envío del boletín a todo el alumnado por email. Tras convertir el html en un archivo eml con el programa de correo electrónico Mozilla Thuderbill, enviamos masivamente el archivo eml a todas las direcciones de correo de los alumnos. El envío para el Personal de Administración y de Servicios y el Personal Docente e Investigador sigue el mismo procedimiento, pero se retrasa al siguiente lunes.

2. “Antiguos Alumnos” y “Empresas”

La Universidad Carlos III de Madrid, con el fin de man-tener unos estrechos vínculos con antiguos alumnos y empresas colaboradoras, manda a principios de cada mes el boletín Semanal 3 Antiguos Alumnos y el Se-manal 3 Empresas. Los pasos que seguimos para su redacción, maquetación y envío son exactamente los mismos que se han descrito anteriormente. Sólo va-

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rían los contenidos, que se adaptan al perfil del público destinatario. Ambos boletines incluyen enlaces de las noticias más destacadas que el Servicio de Comunica-ción y la Oficina Científica han publicado en el último mes, así como los perfiles de las Cátedras de Excelen-cia y de las personalidades relevantes que han partici-pado en alguna actividad de la Universidad. El boletín para los antiguos alumnos incorpora entrevistas de an-tiguos estudiantes que ocupan un puesto relevante en su sector y a directores de programas máster. Además, informa de becas de interés, cursos de formación con-tinua y de descuentos ofrecidos por otras empresas de los que pueden beneficiarse. El boletín para empresas, desarrollado en colaboración con la Fundación de la UC3M, está pensado para estrechar vínculos entre la Universidad y empresas e instituciones colaboradoras.

3. Publicación de Avisos

Durante todo el curso, el área de Comunicación In-terna recibe constantemente correos con formularios que han cumplimentado los PAS, PDI y algunos alum-nos miembros de asociaciones universitarias. En estos formularios, nos indican el canal de publicación, título del aviso, el colectivo al que se dirige, el título del mis-mo, información adicional, hipervínculo al que enlazar la información y su fecha de publicación y periodo de vencimiento. Los avisos se visualizan en Aula Global, en la columna que ocupa el marco central de la página principal. Para colgarlos, es preciso utilizar el gestor de contenidos ORACLE , empleado para editar los conte-nidos de la web de la Universidad.

El pasado 21 de abril, Daniel Vega y las dos becarias del área Comunicación Interna impartimos un curso al Personal de Administración y Servicios para que ellos mismos pudieran colgar los avisos sin tener que me-diar el Servicio de Comunicación Institucional. El ob-jetivo que se persigue al descentralizar esta tarea es optimizar el tiempo, pues los PAS ya no deben cumpli-mentar un formulario previo y esperar a que lo reciba correctamente el Servicio, sino que pueden publicar el aviso directamente. En el curso también explicamos algunas pautas periodísticas de redacción de titulares y de entradillas para que los avisos lleguen de la forma más efectiva al colectivo elegido y causen el impacto deseado.

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4. Agenda

El gestor de contenidos ORACLE también permite edi-tar la agenda institucional, que se visualiza en la página de inicio de la Universidad y también desde Aula Glo-bal. Su sistema de empleo es muy sencillo, pues tan sólo hay que cumplimentar una serie de campos de un formulario . En la Agenda sólo figuran aquellos eventos que se celebran en las instalaciones de los tres cam-pus, los cuales se extraen del boletín Semanal 3.

En este momento, poco antes de finalizar el curso aca-démico 2008/2009, el Servicio de Comunicación ha solicitado una nueva agenda con un diseño más fun-cional con el fin de mejorar la experiencia del usuario. Una tarea que se me asignó fue, precisamente, la ela-boración de un breve documento donde constasen las pautas de diseño y contenidos básicos que deberían aparecer en la nueva aplicación.

5. Otras tareas

Además de gestionar la agenda y los avisos de la web institucional y editar los boletines electrónicos para la comunidad universitaria, antiguos alumnos y em-presas, también me han encomendado otros trabajos puntuales.

Elaboración de una noticia institucional sobre la do-•

nación de mobiliario universitario , que incluye la-

bores de documentación, contacto con fuentes así

como redacción y subida al servidor de la noticia.

Preparación de titulares para los monitores instalados •

en las cafeterías con motivo de la Semana de la Ciencia.

Elaboración de una escaleta para varios vídeos •

corporativos.

Atención telefónica a llamadas dirigidas a Daniel •

Vega o al área de Comunicación Interna.

MÁS FUNCIONES...

En los 9 meses de beca de colaboración en el Servicio de Comunicación Institucional de la Universidad Carlos III de Madrid he conocido de primera mano cómo se estructura y actúa un gabinete de comunicación. Ante todo he valorado la interdependencia de cada área, la constante relación entre el área de Comunicación Interna y las áreas de Edición y Producción Gráfica Re-lación, de Relación con Medios de Comunicación Ex-ternos y de Comunicación Corporativa.

El trabajo conjunto se desarrolla tanto para la creación de imágenes, banners, carteles publicitarios, sección de Cátedras de Excelencia o sección de Cooperación, etcétera, como para la redacción de perfiles, noticias institucionales y entrevistas. Así, por ejemplo, aunque la elaboración de perfiles y de entrevistas es propia del área Medios de Comunicación Externos, Comunicación Interna participa en la elección del sujeto entrevistado, redacta un breve para incluirlo en el Semanal 3 y sube al servidor el material aportado por el área de Relación con Medios.

1. Daniel Vega, mi tutor

La atención y el trato que he recibido por parte de mi tutor, Daniel Vega, ha sido ejemplar. Desde mi incor-poración nuestra relación profesional se ha sustentado siempre en valores como el respeto y la cooperación. Durante mis primeras semanas, se esforzó al máximo para que pudiera comprender bien cuáles eran mis funciones y cómo realizarlas de la mejor manera po-sible. Después, me ha demostrado cómo un profesio-nal que asume bastante responsabilidad y que debe afrontar momentos de tensión y presión por parte de Director de Comunicación o de Vicerrectorado es ca-paz de mantener siempre la templanza y el buen hu-mor. Daniel Vega constituye un ejemplo a seguir por su entrega en el trabajo y la relación cercana y cálida que mantiene con los compañeros, ya no sólo del Servicio de Comunicación Institucional sino también de toda la Universidad.

Entre todos los miembros del Servicio de Comunica-ción Institucional, incluyendo a las becarias de cada área, existe una complicidad que contribuye a crear

un clima muy favorable de trabajo y que establece las sinergias necesarias para el buen funcionamiento y co-ordinación de todo el departamento. Debo destacar la estupenda relación que hay entre las becarias –Henar Mejías, de Medios, y Cristina Muñoz, de Comunicación Interna. Concretamente, Cristina Muñoz ha desem-peñado las mismas funciones que yo pero en distinto horario, por lo que constantemente hemos mantenido una comunicación fluida para no repetir tareas y tra-bajar con eficacia.

No obstante, el funcionamiento de Servicio de Comu-nicación Institucional no es completamente óptimo. Desde febrero, Laura Leguina, responsable del área de Relación con Medios de Comunicación Externos, está de baja laboral. Durante estos últimos tres meses, al no incorporarse ningún sustituto a su puesto, no se han atendido las peticiones de los medios de comu-nicación o gabinetes de prensa que han contactado con el Servicio de Comunicación Institucional por las mañanas, pues la becaria de dicha área sólo trabaja en turno de tarde.

Esta falta de atención en un horario clave para los me-dios externos perjudica gravemente la imagen de la UC3M porque erosiona la confianza que depositan en nosotros, disminuye la cobertura informativa externa sobre la Universidad y, consecuentemente, reduce su visibilidad en la sociedad. Por ello, sería conveniente que el Servicio de Comunicación Institucional evaluara si está cumpliendo correctamente todos los objetivos que se marcó en el momento de su reestructuración y diagnosticara cómo le ha afectado la reducción im-prevista de su personal y la ausencia de una actuación inmediata.

VALORACIÓN PERSONAL DE LA EXPERIENCIA

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La ausencia de la respon-sable del área de Medios perjudica gravemente la imagen de la UC3M. ,,


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Documents

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